Birouri importante ale agenției de turism

A.Biroul Secretariat

Activități desfășurate:
• redactează și expediază corespondența(prin fax,e-mail,poștă);
• înregistrează și transmite toate mesajele primite,
• înregistrează în registrul de intrare-ieșire a corespondenței toate documentele sosite/intrate
în agenție și le distribuie destinatarilor;
• primește și redirectioneaza zilnic către toate compartimetele e-mailurile primite pe adresa
agenției;
• efectuează alte lucrări de secretariat;
• instruiește și coordonează activitatea paznicilor, a curierilor și a comisionarilor

B.Biroul Dezvoltare

Activități desfășurate:
o asigurarea creșterii vânzărilor prin activități de tipul relațiilor publice
o constituie un fișier general al firmelor și persoanelor cu care au legături strânse de afaceri,
pentru a le expedia programe, scrisori,oferte etc.

C.Biroul Transporturi: este organizat pe doua secții de atribuții specifice:secția contracte și secția
materiale.

Secția contracte:
-încheie contracte cu furnizorii de servicii de transport și urmărește respectarea clauzelor
contractuale negiciate cu aceștia:
-stabilirea condițiilor și tarifelor de vânzare a biletelor,precum și comisioanele practicate de
agenție;
-transmite toate instrucțiunile și informațiile privind validitatea și vânzarea
lor(tarife,orare,manuale,breviare).

Secția materiale
-întocmește/emite biletele;
-tine gestiunea biletelor de la emitere până la arhivare.

În funcție de condițiile concrete ale agenției,acest birou este specific, de regulă, agențiilor
care dispun de bază de date proprie de transport și are rolul de a asigura exploatarea și
valorificarea cu maximum de eficiență a bazei auto. În cazul în care agenția nu dispune de parc
auto propriu, încheierea contractelor cu furnizorii se servicii de transport și asigurarea serviciilor
de transport este, de regulă, o activitate desfășurată în cadrul biroului turism sau în cadru biroului
Ticketing, a cărei activitate vizează operațiile ocazionate de vânzarea biletelor de avion.

În aceste condiții, operațiile tehnice specifice biroului Transporturi sunt:

 exploatarea, întreținerea, valorificarea bazei materiale la parametrii optimi;
 asigurarea trasporturilor de persoane la cerere prin inchirierea mijloacelor de transport
proprii;
 transfer turistic auto;
 asigurarea trasporturilor in excurisiile incoming, outgoing sau interne.

Operațiile tehnice specifice biroului Ticketing sunt:

 încheierea contractelor cu trasporturi aeriene,
 negocierea clauzelor contractuale și urmărirea respectării lor;
 stabilirea comisioanelor agenției,a condițiilor și a tarifelor de vânzare a biletelor;
  emiterea biletelor de avion pe rute interne și internaționale;
 evidența încasărilor și a plăților în lei sau în valută;
 întocmirea și/sau verificarea și avizarea decontărilor cu IATA
 asigurarea unei bune fuctionari a sistemului de rezervări;
 gestionarea documentelor specifice;
 colaborarea cu toate celelalte departamente pentru realizarea programelor.

Ideal ar fi ca, o dată cu vânzarea biletelor de avion să se asigure și vânzarea unor servivii turistice
și complementarea acestora (cazarea, rent-a-car, alte servicii).

D. Biroul Turism este organizat în două oficii, fiecare dintre acesetea având la rândul său,cate trei
secții

a)Oficiul producție are următoarele secții:

Secția programare generală, care se ocupă cu conceperea tuturor categoriilor de programe

turistice,exceptând congresele și pelerinajele.Are următoarele atribuții:
concepe programele turistice
întocmește calculația de preț
contractează locuri în mijloacele de transport sau unități de cazare s.a, prin construirea de
contingente,care pot fi:
-allottment;
-garanție
efectuează eventuale plăți anticipate pentru rezervarea de contingență;
stabilește modalități și condiții de vânzare a produselor;
elaborează programul provizoriu al voiajului, sub forma diverselor publicații (fascicule, pliante,
reviste etc).

Secția operativă generală asigură corelarea ofertei de produse turistice destinate grupurilor de
turiști,cu cererea.
Secția operativă congrese și pelerinaje se ocupă de voiajele colective cu caracter profesional și
religios.

b)Oficiul recepție organizează serviciile de primire și de acces, având în componență următoarele

secții:

Secția recepție generală,care are rol de a încheia contracte cu:

o hoteluri;
o furnizori de diferite servicii suplimentare(organizarea de excursii la diferite obiective din
apropiere, tururi de oraș, mese tradiționale, spectacole etc.);
o agenții partenere.

Secția operativă generală efectuează rezervări pentru serviciile solicitate de către clienți în
localitățile de destinație (prin intermediul filialelor, sucursalelor și agențiilor partenere).
Datorită faptului că nu există un volum de activitate care să necesite înființarea celor două
oficii,cu secțiile aferente, precum și din considerente practice, biroul turism este organizat de
regulă, pe subactivitați precum:
 turism intern
 turism internațional, structurat la rândul său, pe cele două componente:
o outgoing (trimitere de turiști romani în străinătate);
o incoming(primire de turiști străini în Romania);
 turism de afacere.
Birourile opționale ale unei agenții de turism

Biroul trafic accesoriu compus din:

Secția servicii bancare care:
o efectuează schimbul valutar (schimbul monedei externe cu cea națională);
o repartizează valuta externă rezidenților ce pleacă în străinătate;
o emite și vinde "travelers cheques";
o emite cărți de credit.
Secția asigurări diverse și expedieri bagaje care:
emite și vinde polițe de asigurare (bagaje, avion);
se ocupă cu organizarea generală a serviciului de expediere a bagajelor.
Secția servicii diverse care încheie acorduri pentru vânzarea de bilete la spectacole, articole de
librărie (ghiduri, hărti topografice și automobilistice), suveniruri.

Biroul tarife și documentare format din:

Secția tarife care întocmește, tipărește și difuzează fișe, breviare și tabele de tarife pentru
servicii turistice de orice tip, pentru uzul diverselor filiale și sucursale ale agenției.
Secția documentare agențială care întocmește, tipărește și difuzează pentru fiecare
localitate de interes turistic foi mobile cuprinzând toate informațiile necesare pentru organizarea
optimă a serviciilor și pentru un serviciu optim de informare a clientelei.
Secția documentare neagențială care procură toate orarele, anuarele, publicațiile
editate de furnizorii de servicii și de întreprinderi turistice și le difuzează periodic către filiale și
sucursale, pentru o optimă desfășurare a muncii agenției.

Biroul publicitate format din:

Secția contracte care încheie contracte și pregătește planurile publicitare, devizele și
comenzile pentru publicitatea activă și pasivă, ale căror copii se trec în contabilitatea pentru
emiterea facturilor și pentru încasarea lor.
Secția redacțională pregătește nu numai textele publicității pasive, dar se ocupă și de
inserarea textelor publicității active în publicațiile agenției și urmărește redactarea și tipărirea
publicațiilor: reviste, rubrici de știri, broșuri.

Biroul difuzare și fișier general se ocupă cu expedierea întregului material de serviciu, a

materialului publicitar și a corespondenței care-i parvine de la diverse sectoare și birouri,
dispunând de: mașini pentru punerea în plicuri a materialului, pentru tipărirea adresei
destinatarului și pentru timbrarea plicului; fotocopiatoare.
Acest birou se ocupă cu centralizarea comunicațiilor telefonice interurbane și internaționale, a
celor telegrafice, a celor făcute prin intermediul telexurilor, faxurilor și întocmirea fișierului
general al clienților, adus la zi în permanență.

Între componentele structurii organizatorice se pot stabili mai multe tipuri de relaţii:
- relații de autoritate care condiţionează buna desfăşurare a activităţii. Acestea pot fi:
o relaţii ierarhice care se stabilesc între cadrele de conducere şi subordonați;
o relaţii funcţionale care apar între compartimentele funcţionale şi cele operative subordonate
acestora;
o relaţii de stat major care se stabilesc între conducere şi compartimentele cărora le sunt delegate
de către aceasta, anumite sarcini de soluţionare a unor probleme aflate în competenţa sa;
- relaţii de cooperare care se stabilesc între posturi situate pe acelaşi nivel ierarhic, dar aparţinând
unor compartimente diferite. Ele apar între toate compartimentele agenţiei şi sunt determinate de
complexitatea activităţii acesteia şi de raporturile de intercondiţionare în care se află diferite
activităţi.
- relaţii de control care se stabilesc între compartimentele specilizate de control şi celelalte
compartimente.