Structura organizatorica a unei agentii de turism

In cadrul agentiei de turism toate birourile si compartimentele isi aduc aportul la structurarea
produselor turistice, la elaborarea documentatiei referitoare la programele de voiaj, formarea
itinerariilor, serviciilor si ofertelor agentiilor corespondente.

Structura tehnica a unei agentii de turism importante, se prezinta astfel: biroul secretariat, biroul
dezvoltare, biroul transporturi, biroul de turism (compartimentul de productie si compartimentul
de receptie), biroul trafic accesoriu, biroul tarife si documentare, biroul de publicitate, biroul
difuzare si fisier general.7

Biroul secretariat are sarcini in efectuarea de lucrari de secretariat pentru directorul tehnic;
inregistrarea corespondentei sosite si trierea ei pentru diversele birouri si oficii, instruirea si
coordonarea muncii paznicilor, curierilor, comisionarilor.

Biroul dezvoltare cuprinde persoane experte in relatiile publice, bune cunoscatoare a mediului
industrial, comercial, financiar, persoane influente si cu relatii in randul oamenilor de afaceri.

Biroul transporturi este organizat pe doua sectii cu atributii specifice: sectia de contracte
(care incheie contracte cu furnizorii de servicii de transport, stabileste conditiile si tarifele de
vanzare a biletelor, precum si comisioanele agentiei, intocmeste toate instructiunile cu privire la
vanzarea titlurilor, la contabilizarea si plata lor, trateaza problemele de principiu cu furnizorii
privind executarea corecta a normelor contractuale) si sectia materiala (care se ingrijeste de
atragerea biletelor precum si de distribuirea acestora catre filiale si sucursale, se ocupa de
intocmirea registrelor de stoc de bilete si raspunde de gestionarea biletelor).

Biroul turism este organizat in doua compartimente: productie si receptie.

Compartimentul productie cuprinde:

- sectia de programe generala (care se ocupa de studiul programelor de voiaj, cu

urmatoarele operatiuni: formarea itinerariului, alcatuirea devizului estimativ al costului pe baza
informatiilor si tarifelor existente in documentatia agentiei sau din acordurile sociale facute cu
furnizorii sau agentii corespondente; constituirea de “allottements”-rezervari anticipate ale
mijloacelor de transport sau camerelor de hotel in limitele contractuale; efectuarea eventuaelelor
plati anticipate in numerar pentru rezervarea contingentata de servicii; modalitati de executare si
de vanzare a voiajelor; programul provizoriu);

- sectia operativa generala se ocupa, in acord cu sectia de programe, de punerea in

executie a voiajelor in grup programate, cu oferta catre public;

- sectia operativa congrese si pelerinaje se ocupa de voiajele colective cu caracter

profesional si religios.

Compartimentul receptie asigura organizarea serviciilor de primire si de acces a turistilor,

cuprinzand trei sectii:
 - sectia contracte pentru servicii receptive care: incheie contracte cu hoteluri si
restaurante, incheie contracte cu furnizorii de diverse servicii receptive: localuri, agentii de
spectacole etc; incheie contracte cu agentiile corespondente ;

- sectia receptiva generala , care : indeplineste toate opratiunile referitoare la formarea

devizelor estimative cerute din afara pentru voiajele cu itinerare particulare neprogramatel
studiaza serviciile agentiei ;

- sectia operativa generala care indeplineste toate operatiunile de rezervari si de

prestari de servicii catre clientela sosita in diversele localitati vizitate, prin intermediul
instructiunilor transmise filialelor si agentiilor corespondente.

Biroul trafic accesoriu este compus din sectia de servicii bancare (care efectueaza
schimbul valutar, repartizeaza valuta externa rezidentilor ce pleaca in strainatate, emite carti de
credit), sectia asigurari diverse si expeditii bagaje (care emite si vinde polite de asigurare, se
ocupa cu organizarea generalaa a serviciului de expediere a bagajelor), sectia servicii diverse
(care incheie acorduri pentru vanzarea de bilete la spectacole, ghiduri, harti topografice,
suveniruri).

Biroul tarife si documentare este format din sectia de tarife (care intocmeste, tipareste si
difuzeaza afise, breviare si tarife pentru servicii turistice de orice tip, pentru uzul diverselor
filiale si sucursale ale agentiei), sectia documentare agentiala (care intocmeste, tiparestesi
difuzeaza pentru fiecare localitate de interes turistic fascicule sau foi mobile ce cuprind toate
informatiile necesare pentru organizarea optima a serviciilor), si sectia de documentare
neagentiala (care procura toate orarele, anuarele, publicatiile editate de furnizorii de servicii si de
intreprinderi turistice si le difuzeaza periodic catre filiale si sucursale);

Biroul de publicitate este format din sectia de contracte (care incheie contracte si
pregateste planurile publicitare, devizele si comenzile pentrupublicitatea activa si pasiva) si
sectia redactionala (unde se pregatesc textele publicitatii pasive precum si insertia textelor
publicitatii active in publicatiile agentiei);

Biroul difuzare si fisier general se ocupa de expedierea intregului material de serviciu, a

materialului publicitar si a corespondentei care-i parvine de la diverse sectoare si birouri.

Structura personalului unei agentii de turism este formata din: personalul administrativ,
personalul tehnic si personalul specializat (curieri, asistentele turistice, ghizi turistici, interpreti).

Personalul administrativ este acel personal care indeplineste sarcini de gestiune generala
si este compus din: personal cu functii de conducere, personal ordinar, personal de ordine,
personal de ingrijire.

Personalul tehnic este format din personal cu functii de conducere, personal destinat
vanzarilor, personal de executie.
 Pentru a putea ocupa functia de director tehnic turistic, angajatul trebuie sa: cunoasca
limbi straine, sa aiba experienta in activitate, sa aiba capacitatea de a fi un animator, sa aiba
capacitatea de a conduce personalul, de a suscita entuziasm si sa aiba capacitatea de a forma
“echipe” cu vanzatorii si cu alti executanti.

Cerintele pentru personalul destinat vanzarilor sunt: cunoasterea in profunzime a

serviciilor vandute, perfecta cunoastere al limbii vorbite de client, capacitatea de inspira
incredere si simpatie, prezenta si educatie ireprosabila, intelegere si toleranta cu clientii cei mai
neavizati, spirit de initiativa si adaptare la cele mai insolite cerinte, capacitatea de a intui imediat
psihologia clientului.

Personalul de executie trebuie sa cunoasca foarte bine limbi straine precum si serviciile
pe care le vand.

Personalul specializat este format din curieri, asistente turistice, ghizi turistici, interpreti.
Curierii sunt de profesionistii care insotesc turistii in voiaje, ei sunt cei care-si pun la
dispozitie serviciile comandate cu anticipatie de catre agentie, pentru ca voiajul sa se desfasoare
conform programului fixat.

Asistentele turistice sunt reprezentate de femei tinere care indeplinesc rolul de gazda
perfecta pentru clientii din avioane, trenuri, nave sau autobuzele de linie, ele sunt acele persoane
care-i ajuta sa petreaca o calatorie cat mai placuta punandu-le la dispozitie informatii si referiri
explicative asupra localitatilor parcurse.

Ghizi turistici sunt acei profesionisti care se ocupa cu intampinarea turistilor in

localitatile de destinatie si-i insotesc in vizitarea acestora, prezentandu-le frumusetile naturale,
obiectivele arheologice, artistice, folclorice precum si istoria localitatilor.

Interpretii sunt reprezentati de profesionisti care intampina clientii in localitatile de sosire

sau de tranzit, sunt la dispozitia acestora pentru a-i ajuta in diferite operatiuni ce trebuie efectuate
pentru a ajunge la locurile unde vor utiliza serviciile receptive sau alte mijloace de transport
pentru a continua voiajul.