PREGĂTIREA

NEGOCIERII COMERCIALE

Partea aIIa Etapele 4-9

 4. PREGĂTIREA MATERIALULUI
DOCUMENTAR
 Structura şi dimensiunile acestui material sunt în
strânsă corelaţie cu natura obiectului de negociat.
Informaţiile necesare sunt selecţionate, prelucrate,
sistematizate şi completate cu calcule de analiză şi
transpuse în trei categorii de dosare:

1. Dosare cu fișe tehnice.

2. Dosare cu fișe comerciale.
3. Dosare cu analize, calcule și materiale
documentare suplimentare cu privire la
conjunctura economică pe piață.
 Dosarele de fişe tehnice. Orice produs trebuie
să aibă un prospect sau o carte tehnică, care să
prezinte caracteristicile sale tehnice şi
funcţionale. În multe cazuri, produsele sunt
standardizate pe plan internaţional şi, în aceste
situaţii, nu mai este nevoie să se mai facă o
descriere amănunţită a produsului, deoarece, în
standard se prevede specificaţia tehnică completă
a acestuia.

 În foarte multe situaţii însă, mai ales când este

vorba de bunuri de consum, maşini şi
echipamente complexe, nu există standarde
unanim acceptate pe plan internaţional şi, în
consecinţă, devine necesară întocmirea aşa-
numitei fişe tehnice.
 Fişele tehnice se elaborează într-una sau, chiar
mai multe limbi de circulaţie internaţională, iar în
cazul exportului, la cerere, şi în limba preferată
de beneficiarul vizat. Aceste fişe, care sunt
trimise şi potenţialilor clienţi din stăinătate, nu
conţin niciun fel de informaţii cu caracter
confidenţial, cum ar fi: preţuri unitare, estimări
valorice privind volumul vânzărilor etc.

 În anumite cazuri, în funcţie de complexitatea

obiectivului, fişele tehnice se înaintează
partenerului de negociere cu câteva luni sau
săptămâni înainte de începerea tratativelor, în
scopul studierii lor. De multe ori, se organizează
chiar discuţii preliminare între specialişti pentru
clarificări şi completări la materialul tehnico-
documentar.
 Dosarele cu fişe comerciale. Ca regulă, unei
fişe tehnice trebuie să îi corespundă o fişă
comercială. Aceasta este special elaborată pentru
uzul intern al companiei. Fişa comercială conţine
elemente comerciale negociabile, confidenţiale,
cu privire la nivelul preţului, posibilităţile
concurenţei, posibilităţile companiei de vânzare-
cumpărare pe alte pieţe etc. Fiind de uz intern,
fişa comercială se redactează în limba naţională a
companiei.

 Datele de comparaţie cu produsele concurenţei,

conţinute în această fişă, se reactualizează
continuu, pentru a se evita tragerea unor
concluzii de către echipa de negociatori pe baza
unor informaţii depăşite.
 În fişa comercială se vor înscrie, ca
informaţii cu un înalt grad de
confidenţialitate, nivelul limită al preţului
care poate fi acceptat, în extremis, de
către echipa de negociatori în cadrul
tratativelor care vor urma, precum şi
clauzele esenţiale din viitorul contact, care
necesită o negociere specială în timpul
discuţiilor cu partenerii de afaceri.
 Fişelor comerciale li se ataşează, de regulă,
documentaţiile de preţ alcătuite pe baza
următoarelor tipuri de materiale utilizate de
echipa de negociere: contracte anterioare, oferte,
publicaţii de specialitate, cataloage de preţuri,
cotaţii de bursă etc. În cazul negocierilor cu un
grad ridicat de complexitate, o importanţă
deosebită trebuie să fie acordată, de către echipa
de negociatori, efectuării diferitelor variante de
analize şi calcule de preţuri de uz intern, care să
permită adoptarea rapidă a soluţiei optime în
timpul tratativelor. Aceste informaţii, cu un grad
ridicat de confidenţialitate, se înscriu în anexe
speciale la dosarul de fişe comerciale.
 In etapele pregătitoare ale tratativelor,
negociatorii au obligaţia să culeagă date,
să le selecţioneze şi să le sistematizeze în
fişe de documentare suplimentară, cu
privire la: bonitatea partenerului de
tratative, potenţialul concurenţei,
structura cererii şi ofertei, particularităţile
legislative ale pieţei în cauză, politica
comercială şi nivelul de dezvoltare
economică ale ţării din care provine
partenerul de tratative, sursele
internaţionale de finanţare pentru
operaţiuni de genul celei vizate de
companie etc.
 5. FIXAREA LEGĂTURILOR DE
COMUNICAȚIE

Ca regulă generală, în NC, comunicațiile

între echipa de negociatori și conducerea
companiei trebuie reduse la minimum
necesar, recurgându-se la codificarea acestora
sau la utilizarea unor forme care să le facă
inaccesibile partenerilor de negociere.

Această problemă se pune mai ales în cazul

în care echipa de negociatori urmează să se
deplaseze în străinătate.
 6. MANDATUL ECHIPEI DE NEGOCIERE

 Mandatul reprezintă documentul care consfințește

sarcinile cu care o echipă pleacă la negociere.
 Mandatul se întocmește în formă scrisă și se
semnează de persoana care are responsabilitatea
companiei.
 În mandat se specifică: persoanele care fac parte
din echipa de negociere, scopul negocierii,
obiectivele dezirabile, obiectivele acceptabile,
limitele spațiului de negociere și, eventual,
perioada de negociere.
 Poziția din mandat nu se încalcă sub nicio
motivație
 7. ÎNTOCMIREA PLANULUI DE
NEGOCIERE

Pe baza mandatului și a tuturor

materialelor menționate, echipa de negociatori
elaborează propriul PLAN (model) de
abordare a negocierii, cu menționarea
strategiilor, tacticilor si tehnicilor și pe care le
va utiliza în timpul tratativelor, a argumentelor
pe care le va susține și gradarea acestora în
funcție de argumentarea partenerilor.
 STRATEGIA DE NEGOCIERE
reprezintă un plan coerent de
alegere și combinare a unor tactici,
tehnici și procedee care asigură cele
mai mari șanse de realizare a
obiectivelor negocierii.
 TACTICA DE NEGOCIERE
desemnează capacitatea de a
combina și executa procedee și
tehnici specifice procesului de
negociere, de a folosi mijloace și
metode adecvate, în scopul atingerii
obiectivelor stabilite în planul general
al strategiei de negociere.
 TEHNICA DE NEGOCIERE
reprezintă totalitatea procedeelor ce
urmează a fi utilizate în desfășurarea
procesului de negociere,
constituindu-se în instrumentul
practic al negociatorului și reprezintă
schemele și formele de acțiune
utilizate în vederea realizării
diverselor tactici de negociere.
 8. SIMULAREA NEGOCIERILOR
COMERCIALE

Această acțiune vizează confruntarea

planului de negociere cu cât mai multe puncte
de vedere diferite de cele ale echipei de
negociere, în scopul identificării unor corecții
pertinente ale acestuia și ale propriei
argumentații și al identificării, pe cât posibil, a
reacțiilor, tezelor și argumentelor probabile ale
partenerului de negociere.
 9. ELABORAREA PROIECTULUI DE
CONTRACT

În limitele mandatului, echipa de negociere

va elabora propria variantă de proiect de
contract de vânzare-cumpărare.