INTRODUCERE

Activitatea economic are ca obiectiv principal prelucrarea resurselor, utilizarea acestora cu bune rezultate, ceea ce se realizeaz printr-o maximizare a efectelor utile i de minimalizare a consumului de resurse. n cadrul acesteia producia are un rol deosebit de important, definit ca fiind procesul de transformare sau conversie a unor bunuri n alte bunuri. Din punct de vedere economic termenul de producie este atribuit tuturor activitilor economice, cu excepia celor de realizare a consumului final de bunuri i servicii. Toate aceste bunuri i servicii, ca rezultat al unor procese i fenomene sunt limitate dintr-un anumit punct de vedere, ceea ce impune utilizarea raional i eficient a acestora i n acelai timp fiind abordate ntr-un mod specific sub forma etalonului bnesc avnd nclinaia spre interesul pecuniar din partea celor care desfoar aceste activiti. Desfurarea unei activiti se realizeaz prin utilizarea de resurse umane, materiale i financiare, cu un scop bine definit ,,eficiena, pentru ca o activitate sa fie eficient, aceasta trebuie s se desfoare n baza unor reguli sau norme. Existena regulilor i normelor impune exercitarea unui control asupra modului n care sunt respectate, prin urmare ntr-o definire simpl controlul reprezint aprecierea conformitii cu o norm, un standard sau un model. Avnd n vedere o apreciere mai larg, controlul este o activitate specific uman care se desfoar n mod contient i urmrete de fiecare dat un scop, desfurarea acestuia constnd n verificarea i analiza permanent ct i periodic sau inopinat a unor procese, fenomene, operaii, informaii i rezultate obinute ntr-un domeniu oarecare, avnd scopul prentmpinrii i lichidrii eventualelor neajunsuri. Prin urmare putem spune c controlul asigur o cunoatere temeinic i detaliat a realitii economico-sociale, fr ns a se limita la aceasta, ce este mai important const n faptul c trebuie s fac judeci de valoare sau de conformitate, realiznd o interpretare a strilor de lucruri constatate prin comparaie continu a acestora cu obiectivele de atins, normele stabilite anticipat sau a regulilor de desfurare prestabilite. Este posibil ca prin acest control s se determine abaterile ce au avut loc, s se stabileasc semnificaia i implicaiile lor, s se identifice cauzele care le-au generat i s se stabileasc msurile ce se impun pentru evitarea repetrii lor n viitor. Din punct de vedere a timpului n care se desfoar controlul este: periodic, continuu i permanent (autocontrol). Activitatea de control presupune cel puin trei elemente eseniale (pe care specialitii le recunosc simbolic prin ,,cei 3 c sau mai simplu prin ,,ccc.) : cunoatere, constatare, comparare, respectiv cunoaterea strilor de lucru ideale, constatarea realitilor practice i compararea acestora. Dar nu putem exclude unele situtii n care pot interveni anumite tolerane, care sunt judecate n context, iar concluziile fiind cele care finalizeaz aciunile de control.

CAPITOLUL I Conceptul de control propriu

1.1. Rolul, obiectivele i funciile controlului Controlul propriu este o noiune atribuit unei activiti ce se organizeaz i se desfoar n interiorul unitilor economico-sociale sau la nivelurile ierarhice imediat superioare ale acestora, fr a depi cadrul sistemului organizatoric respectiv. Acesta este un control microeconomic, avnd n vedere nivelul la care se desfoar, respectiv nivelul verigilor de baz ale activitii social economice n regim autonom, instituii publice, societi comerciale, fie c se manifest ca un control propriu al managerului, sau ca un control al organelor specializate (Cenzorii, CFI, Audit intern). Controlul propriu este un proces de msurare a performanelor, de iniiere i intreprindere a unor aciuni care s asigure rezultatele dorite, fiind considerat ca: - funcie a managementului prin el fiecare manager vrea s se asigure c activitatea decurge conform programului prestabilit, c resursele sunt utilizate conform destinaiei stabilite i c n final performana real va atinge sau va depi obiectivele fixate iniial; - atribut al conducerii mijloc de perfecionare a activitii entitilor publice i private exercitat sub forme diferite de structuri organizate piramidal, cu responsabiliti i obiective clar precizate de lege; - metoda de verificare a modului de gestionare a resurselor. Putem spune c rolul controlului propriu este de a supraveghea i de a interveni n toate etapele proiectrii, organizrii i desfurrii activitilor economico-sociale, n special n faza final, unde rezultatele obinute sunt raportate la scop, n acest mod stabilindu-se abaterile nregistrate, ct i cile de remediere a acestora. Rolul controlului propriu deriv i din necesitatea obiectiv i contiena ntregii activiti democratice care trebuie instituit n mecanismul managerial al fiecrei uniti patrimoniale avndu-se n vedere: - urmrirea i realizarea politicii economico-financiare a statului; - stimularea activitilor productive n scopul creterii eficienei economice n toate domeniile; - aprarea integritii avutului public i privat i gospodrirea raional a fondurilor; - verificarea ndeplinirii legilor, a hotrrilor organelor legislative i executive; - determinarea managerului, a organelor de conducere colectiv i executiv, ale unitii patrimoniale s ia msuri pentru utilizarea raional a resurselor materiale i bneti deinute; - descoperirea eventualelor ilegaliti, precum i folosirea neraional i neoportun a fondurilor proprii mprumutate i atrase. Pornind de la rolul controlului propriu se pot contura i obiectivele, acestea fiind urmtoarele: - introducerea unui spirit de rspundere i respectare a legislaiei economico-financiare; - perfecionarea produciei i a muncii n toate sectoarele de activitate; - gospodrirea mai bun a resurselor economice i de munc de care dispune unitatea patrimonial; - nlturarea lipsurilor, deficienelor i abaterilor care exist; - creterea eficienei ntregii activiti economice; - prevenirea i nlturarea eventualelor neajunsuri n scopul asigurrii unei activiti profitabile. 9

Controlul propriu, ca funcie a menagementului, atribut al conducerii i metod de verificare, asigur ndeplinirera unor funcii specifice i avem n vedere n principal cinci asemenea funcii, dup cum urmeaz : Funcia de prevenire (preventiv), are ca finalitate prentmpinarea producerii unor rezultate negative sau nclcri ale disciplinei economice i financiare. Funcia de reglare - urmrete coordonarea i sincronizarea aciunilor individuale, ct i adaptarea continu a mijloacelor i metodelor de lucru, nct s se obin rezultate apropiate de sarcinile propuse sau de obiectivele stabilite anticipat. Funcia de corectare (corectiv) - indic conducerii erorile comise, mrimea sau gravitatea acestora i cile de nlaturare a lor. Funcia de atestare-certificare - are misiunea de a certifica situaiile financiare anuale ale entitilor economice, dovedind c acestea dau o imagine fidel, clar i complet a poziiei financiare, a performaei financiare i a celorlalte informaii referitoare la activitatea desfurat. Funcia de prevedere (previzional) - poate anticipa evoluia unor procese, fenomene, dar i consecinele lor[Boulescu, M., Florea I. ,,Control financiar].

1.2. Clasificarea controlului Controlul implic cunoaterea temeinic i detaliat a realitilor economico-sociale, fr ns a se limita la acestea, putem spune c controlul are o sfer de aciune aproape nelimitat, avnd implicaii n toate activitile umane organizate. Indiferent de forma de organizare sau de statutul fiecrei uniti patrimoniale sau instituii publice, controlul propriu este un atribut de baz a conducerii, nlesnind armonizarea aciunilor individuale ntr-un ansamblu, ntr-o structur unitar, prin aciunile de prevedere, organizare, coordonare i comand, ct i sarcina de a controla totalitatea aciunilor intreprinse, pe toat durata desfurrii activitii. Pentru c activitile economico-sociale au un mod de desfurare ciclic, prin definirea scopului, respectiv a obiectivelor de atins, alegerea mijloacelor i metodelor de lucru, organizarea i desfurarea muncii, ca apoi s se ncheie cu evaluarea efectului obinut, putem spune c, controlul propriu vizeaz toate laturile vieii economice, administrative i sociale, genernd o multitudine de tipuri diferite de control. n domeniul economic, productor de plus valoare i cu implicaii n toate activitile umane organizate, controlul are n vedere principalele trei laturi de baz ale activitilor ce se desfoar n entitile economice: - latura tehnic sau profesional, care are n vedere specificul propriu-zis al activitii; - latura economic, se refer la totalitatea mijloacelor antrenate n realizarea respectivei activiti; - latura financiar, este concentrat pe procurarea resurselor, eficiena muncii i rezultatele obinute. Corespunztor acestor trei laturi vom avea: control tehnic, control economic i control financiar.

10

Controlul tehnic specializat n aspectele tehnologice ale proceselor de producie i de circulaie, proprietile fizice i chimice ale bunurilor i caracteristicile mijloacelor ce particip la desfurarea activitii. Acesta se exercit n urmtoarele mprejurri: recepionarea materialelor, utilajelor sau mrfurilor achiziionate; obinerea unor produse sau semifabricate din producie proprie; ncheierea unor operaiuni, procese, lucrri sau unor faze ale acestora, ct i urmrirea pe parcurs a desfurrii proceselor tehnologice, asistena tehnic de specialitate. Controlul economic monitorizeaz cu precdere activitatea de producie i cea gestionar a entitii economice, ct i modul de gospodrire i utilizare a resurselor materiale i umane, realizarea integral i la timp a obiectivelor propuse. Sunt supuse acestui control modul de utilizare a bazei tehnice, organizarea muncii i productivitatea acesteia, nivelul i structura costurilor. n funcie de obiectivele pe care le urmrete, de natura mijloacelor sau proceselor supuse verificrii, de modul de reflectare a acestora n sistemele de eviden, fiecare aciune de control economic poate fi efectuat n uniti naturale, n uniti valorice, uniti convenionale sau n uniti de munc. Controlul financiar activeaz n sfera relaiilor financiare, fiscale i de credit i vizeaz la nivelul entitilor economice urmtoarele obiective: elaborarea bugetelor de venituri i cheltuieli i execuia acestora; rentabilizarea tuturor activitilor, produselor i sectoarelor; sporirea acumulrilor bneti i asigurarea capacitii de plat; creterea resurselor proprii de finanare; integritatea patrimoniului, prevenirea, descoperirea i recuperarea pagubelor suferite; lichidarea cheltuielilor supradimensionate i stoparea cazurilor de risip; respectarea disciplinei financiare i fiscale. El vizeaz, n egal msur relaiile financiare ale unitilor patrimoniale cu exteriorul, cu mediul economic, administrativ i social n care acesta i desfoar activitatea [Florea I., Macovei Corina, Florea R. ,,Control financiar i gestionar]. Dup cum observm n cele prezentate anterior, controlul economic i cel financiar au nenumrate apropieri i interferene, astfel c activitile specifice lor nu pot fi n toate cazurile delimitate. Controlul financiar, n esena lui, este o form a controlului economic, limitat la sfera raporturilor financiare i de credit, ns problemele care fac obiectul controlului economic, ntr-un fel sau altul, au consecine i implicaii financiare, nct acestea necesit a fi urmrite i sub aspectul aportului pe care l au la desfurarea eficient a muncii, la obinerea rezultatelor financiare pozitive. Toate acestea ne conduc la ideea c la noi n ar se exercit de fapt un control economic, financiar i gestionar, care cumuleaz prerogativele controlului economic, ct i pe cele ale controlului financiar. De observat este faptul c, sub raport teoretic, controlul economic, financiar i gestionar este reprezentat prin funcia de control a finanelor i mai ales prin funcia de control gestionar i informaional al contabilitii. Din sfera de cuprindere a controlului economic,finaciar i gestionar,un loc important l ocup controlul gestionar, ca urmare a faptului c acesta urmrete n principal asigurarea integritii valorilor corporale i a celor de trezorerie aflate n administrarea operativ a unitilor economico-sociale i utilizarea acestor valori n conformitate cu interesele proprii, dar i cu normele legale n vigoare. Principala sarcin a controlului gestionar este de a prentmpina producerea unor fenomene negative i de a preveni pgubirea avutului public i privat, fr a se limita numai la aceasta. Dac msurile preventive nu sunt eficiente, controlul 11

gestionar intervine pentru identificarea abaterilor, pentru descoperirea i evaluarea prejudiciilor provocate agenilor economici, pentru stabilirea i urmrirea msurilor de recuperare a pagubelor. Controlul gestionar este o component de baz a controlului propriu exercitat n cadrul unitilor patrimoniale, n rolul sau n conducerea i gestiunea ntreprinderii dup cum este prezentat n figura nr.1.2.1[Florea I., Macovei Corina, Florea R. ,,Control financiar i gestionar]. Obiective, programe i sarcini Alegerea mijloacelor i metodelor de lucru

SCOP

CONTROL - CUNOATERE - CONSTATARE - MSURARE - EVALUARE - COMPARARE - APRECIERE PRELIMINAR

Organizarea i desfurarea activitii Msuri de reglare/autoreglare (funcionarea optim a sistemului)

EFECT
CONCLUZII

Fig. 1.2.1. Rolul controlului n conducerea activitilor economico-sociale Realizarea funciilor controlului economic, financiar i gestionar impune implementarea acestuia n condiii concrete de timp i de loc, precum i diversificarea controlului n funcie de particularitile domeniului de referin, nivelul de competen, de obiectivele urmrite, ct i de scopul propus. Avnd n vedere marea diversitate a unitilor economico-sociale i varietatea aspectelor ce caracterizeaz activitatea acestora, putem determina existena mai multor forme de control economic, financiar i gestionar, ct i exercitarea acestora de ctre diferite categorii de organe. Prin urmare se poate efectua o grupare, o sistematizare, o clasificare a formelor de control care se pot exercita n economie. Clasificarea formelor de control economic, financiar i gestionar se poate realiza din mai multe puncte de vedere, cum sunt: momentul exercitrii, aria de cuprindere, scopul urmrit, modalitile de executare, poziia organelor de control fa de unitile controlate. A) n funcie de momentul exercitrii lui, controlul economic, financiar i gestionar poate fi: controlul anterior (preventiv), controlul concomitent (curent) i controlul posterior (ulterior). Controlul anterior (preventiv) - form a controlului economic, financiar i gestionar, se exercit nainte de efectuarea operaiunii, sau activitii supuse verificrii, nainte ca un document s fie lansat n procesul economic i are drept scop prevenirea unor nclcri ale disciplinei financiare urmrind concomitent: necesitatea, legalitatea, oportunitatea, economicitatea i realitatea respectivelor operaiuni economico-financiare. Controlul anterior

12

(preventiv) n practic se realizeaz n deosebi prin analiza documentelor de dispoziie prin care o unitate contracteaz drepturi i obligaii. Controlul concomitent (curent), form a controlului economic, financiar i gestionar, caracterizat prin faptul c se realizeaz concomitent cu desfurarea operaiunilor economice i financiare, a fenomenelor economice controlate i permite, n orice moment, cunoaterea amnunit a modului n care se realizeaz sarcinile rezultate din programele generale privind gestionarea patrimoniului unei uniti economice. Controlul concomitent se exercit de ctre personalul care exercit controlul economic, financiar i gestionar, personal tehnic, personal economic, acesta realizndu-se pe domeniul su de activitate i n baza atribuiilor de serviciu stabilite prin fia postului. n cadrul unitilor patrimoniale asemenea controale exercit toate persoanele cu funcii de conducere (controlul ierarhizat operaional de conducere, prescurtat ,,C.I.O.C.), dar i de organele tehnice i de recepie. Controlul concomitent (curent) n practic se realizeaz prin ndreptarea, corectarea operativ a deficienelor constatate cu ocazia derulrii curente a activitii controlate i contribuie la desfurarea unei activiti corespunztoare. Controlul posterior (ulterior), este forma controlului economic, financiar i gestionar, cu sfera cea mai larg de aciune, care se exercit dup efectuarea activitilor i proceselor economice supuse verificrii, avnd ca suport datele nregistrate n documentele de execuie, n evidenele tehnico-operative i n contabilitate. Acesta cade n sarcina unor organe specializate de control i are drept scop analiza rezultatelor obinute sau a situaiilor de fapt, depistarea eventualelor deficiene, a cauzelor i a vinovailor de producerea lor, precum i stabilirea msurilor pentru lichidarea acestora i prentmpinarea repetrii lor n viitor. Controlul posterior (ulterior) este exercitat de ctre organele de specialitate cu pregtire economic i juridic (uneori) organizate n compartimente, funcii distincte (birouri, servicii, direcii). Acestea formeaz ciclul de control al oricrei activiti i asigur continuitatea activitii ncepnd cu momentul pregtirii unei activiti i pn la terminarea activitii. B) n funcie de aria de cuprindere, controlul economic, financiar i gestionar, se realizeaz sub mai multe forme, cum sunt: control general i control parial; control total i control prin sondaj; control combinat sau mixt. Controlul general sau de fond se realizeaz prin acea activitate de control ce cuprinde totalitatea actelor i faptelor referitoare la activitatea economic i financiar a ntreprinderii, instituiei sau organizaiei supuse verificrii. n acest caz nici un sector de activitate i nici un grup de operaiuni nu rmn n afara controlului. Controlul parial, spre deosebire de controlul general sau de fond, constatm c acesta se exercit numai asupra unor sectoare, activiti sau grupuri de operaii, care formeaz o subdiviziune sau o funcie a unitii verificate. n concluzie putem spune c att controlul general ct i cel parial delimiteaz pe orizontal aria de cuprindere i obiectivele aciunilor de control. Controlul total, form a controlului economic, financiar i gestionar, presupune verificarea fr excepie a tuturor actelor i faptelor ce caracterizeaz activitatea dintr-un sector sau chiar din toate sectoarele intreprinderii. Controlul prin sondaj se exercit numai asupra unor documente, operaiuni sau bunuri, considerate a fi reprezentative pentru fenomenul verificat, acestea fiind alese dup un 13

anumit criteriu sau luate la ntamplare. n cazul acestui control se pot forma preri de ordin general privind modul de desfurare a ntregului fenomen, ns temeinicia concluziilor rezultate n urma controlului prin sondaj este influenat n mare msur de modul n care au fost stabilite obiectivele i alese eantioanele. Din aceast cauz controlul prin sondaj se foloseste numai n anumite cazuri i situaii, datorit posibilitilor de omitere tocmai a actelor i faptelor generatoare de deficiene. n concluzie controlul total i cel prin sondaj delimiteaz pe vertical sarcinile organului de control, indicnd profunzimea cercetrilor intreprinse i caracterul mai mult sau mai puin analitic al operaiunilor de verificare. C) n funcie de scopul urmrit, controlul economic, financiar i gestionar poate fi: tematic, complex, repetat i sub form de anchet. Controlul tematic se realizeaz cu scopul de a urmri anumite aspecte concrete din viaa unitilor controlate, acesta putndu-se exercita asupra unei singure intreprinderi sau asupra mai multor uniti de acelai fel, n acest caz controlul poate permite efectuarea unor analize comparative, ct i formularea unor concluzii mai analitice cu privire la evoluia fenomenului cercetat. Prin controlul tematic poate fi urmrit i modul de aplicare a unor hotrri ale consiliilor de administraie, a normelor legale noi, sau rezultatele introducerii unor sisteme perfecionate de conducere i organizare a muncii. Controlul complex are menirea de a urmri o arie mai larg de probleme, depind astfel cadrul activitilor economice i financiare ale unitii supuse verificrii. n cazul acestui tip de control obiectivele se extind i asupra unor aspecte tehnice, sociale, juridice ct i politice, dintre acestea putem specifica: nivelul tehnic al produciei, productivitatea muncii, disciplina n munc, sistemul de recompensare i sanciuni, rolul stimulator sau ncurajator al unor msuri juridice ori administrative. Pentru realizarea controlului complex pe lng participarea specialitilor din domeniul financiar i gestionar, acesta presupune i participarea unor specialiti din diverse domenii cum sunt: ingineri, tehnicieni, medici, psihologi, sociologi, cadre din aparatul puterii sau administraiei de stat. Prin utilizarea de specialiti din diverse domenii i prin sfera larg de probleme pe care le abordeaz, controlul complex are o eficien mai mare, permind cunoaterea aprofundat a realitilor, a factorilor care le influeneaz i a cauzelor care le genereaz. Controalele repetate sunt efectuate pentru a urmri evoluia unor fenomene sau procese, a schimbrilor cantitative i calitative ce se produc n starea acestora ntr-o perioad determinat de timp. Controlul repetat se efectueaz n cadrul unitilor economice i sociale, de regul, atunci cnd rezultatele unei activiti sunt constant nesatisfctoare sau cnd se experimenteaz noi sisteme de organizare, administrare i conducere. Controalele repetate sunt efectuate la anumite perioade de timp, urmrind aceleai obiective i progrese nregistrate de la verificarea precedent, fr a se avea n vedere dac se efectueaz de aceeai persoan sau de ctre alte organe de control. Controlul sub form de anchet se realizeaz n cazul unor mprejurri speciale, avnd la baz existena unor sesizri i reclamaii, dar i de constatarea nesinceritii documentelor ntocmite la diferite compartimente sau apariia unor lipsuri nejustificate n gestiuni. Aceast form de control se deosebete de celelalte forme ale controlului financiar i gestionar, prin faptul c au ca punct de plecare strile de lucruri sesizate, presupuse sau constatate, avnd drept scop confirmarea sau infirmarea acestora i stabilirea exact a 14

ntinderii lor. n consecin, dat fiind natura controlului sub form de anchet, la acesta pot participa organe de jurisdicie, respectiv de urmrire sau de cercetare penal, verificarea efectundu-se printr-un contact mai strns cu persoanele implicate, de la care se solicit adesea explicaii verbale, note scrise sau declaraii. D) n funcie de modalitile de exercitare controlul economic, financiar i gestionar poate fi faptic i documentar. Controlul faptic este o form de control care se realizeaz prin verificare la faa locului a operaiunilor economice i financiare, a existenelor de active i a strii calitative a acestora, a stadiului n care se gsesc anumite procese (de prelucrare, montaj, construcii etc.). Cea mai utilizat form de exercitare a controlului faptic este inventarierea, aceasta realizndu-se prin msurare, numrare, cntarire, urmrindu-se n principal determinarea strilor cantitative. Sunt ns i situaii n care inventarierea face necesar determinarea unor stri calitative, aceasta realizndu-se prin observare direct, degustare, analiz de laborator i expertize tehnice asupra bunurilor supuse inventarierii. Controlul documentar are n vedere verificarea indirect a operaiunilor i proceselor economice consemnate n acte, acestea fiind: documente justificative i centralizatoare, evidente tehnic-operative, fie de cont, jurnale contabile, calcule periodice de sinteza (balane de verificare sintetice i analitice, bilanul contabil i anexele sale, situaii comparative etc.). Controlul documentar se poate realiza sub forma de control preventiv, concomitent sau postoperator, n funcie de timpul n care se execut, urmrind n fiecare caz obiective specifice. Efectuarea acestei forme de control are un rol deosebit de important deoarece permite s se reconstituie cu fidelitate modul de desfurare a aciunilor, proceselor i operaiunilor ce au avut loc sau s se prevad consecinele operaiunilor care urmeaz a fi efectuate. E) n final putem spune c la noi se practic un control economic, financiar i gestionar, ce poate fi difereniat i din punct de vedere al poziiei organelor de control fa de intreprinderea, instituia sau organizaia verificat. Din acest punct de vedere, controlul economic, financiar i gestionar poate fi exercitat de organe din interiorul sau din afara unitii supuse verificrii. Sistemul de control economic, financiar i gestionar din Romnia este organizat i funcioneaz n mod unitar, cuprinznd, n principal, trei trepte distincte: controlul economic, financiar exercitat de stat; controlul propriu al unitilor patrimoniale; controlul exterior, independent sau neutru. Controlul economic, financiar i gestionar exercitat din afara unitii const n verificrile fcute i informrile cerute de organele ierarhic superioare, n diferitele forme ale controlului bancar, controlul exercitat de Curtea de Conturi, Ministerul de Finane i organele sale specializate, precum i controlul inspeciilor i inspectoratelor de profil. n literatura noastr de specialitate controlul exercitat din afara unitilor este mprit n dou categorii: controlul departamental i controlul extradepartamental. Controlul departamental este controlul exercitat de organele ierarhic superioare (holding, departament, minister), dar fr a depi cadrul organizatoric al sistemului respectiv. Acest control se poate organiza i exercita sub forma unor aciuni curente de verificare, dar i cu ocazia prezentrii de ctre unitile subordonate a calculelor periodice de sintez (balane de verificare lunare, situaii sau deconturi trimestriale, conturi de execuie sau bilanuri contabile anuale). 15

Controlul extradepartamental are diverse obiective, sarcini i modaliti de exercitare, n categoria acestui tip de control un loc deosebit de important revine controlului independent, avnd ca obiect auditarea conturilor anuale. Controlul din interiorul unitii ca i atribut al conducerii se exercit obligatoriu n cadrul fiecrei intreprinderi, instituii sau organizaii. Acesta se realizeaz n totalitate de organele de conducere, de efii diferitelor compartimente i se manifest sub forma controlului preventiv, operaional i post-operativ. Controlul exercitat din interiorul unitilor economico-sociale, denumit i control propriu al unitilor patrimoniale, urmrete n primul rnd sporirea operativitii controlului i creterea responsabilitii agenilor economici pentru administrarea patrimoniului propriu i pentru calitatea i eficiena activitilor desfurate. La noi se statornicete treptat un sistem unitar de control propriu, adecvat cerinelor economiei de pia. Dintre formele proprii de control, cele mai reprezentative sunt controlul ierarhizat (operaional sau de compartiment), controlul financiar preventiv i controlul gestionar. Din analiza sumar a legislatiei actuale constatm c numai controlul financiar preventiv i cel ,,financiar de gestiune au la baz norme juridice i metodologice obligatorii doar pentru sectorul de stat al economiei. Se are n vedere n primul rnd controlul efectuat pe cale ierarhic de ctre toi responsabilii de compartimente care asigur protecia patrimoniului i succesul afacerilor. n al doilea rnd, se are n vedere formele de control invizibil, cunoscute i sub denumirile de control mutual sau control reciproc, forme care se nregistreaz i n structurile de organizare i conducere ale intreprinderii. Pentru foarte multe firme, controlul invizibil, este unul dintre factorii de succes i nu poate fi neglijat. Toate formele de control propriu menionate mai sus (ierarhizat, financiar preventiv i gestionar), implic stabilirea de funcii, sarcini i atribuii concrete fixate prin norme juridice, statute sau documente de ordine interioar. n prezenta lucrare mi propun s tratez ca tem, forma de control propriu, respectiv operaiunea de control gestionar, cunoscut sub denumirea generic de inventariere. Controlul gestionar este o form complex de control ce vizeaz n principal administrarea corect a patrimoniului din cadrul fiecrei uniti patrimoniale, indiferent de forma juridic i modul de organizare. Aceast form de control este de factur contabil, o revizie contabil ce acioneaz ca un sistem de autoaprare, fr a se limita la verificarea rezultatelor finale. Este necesar de specificat dou aspecte ce privesc controlul gestionar : a) controlul gestionar este o necesitate ce decurge din cerina ca fiecare agent economic, fiecare subdiviziune din structura organizatoric, ct i fiecare gestiune relativ independent s fie supuse periodic unui control analitic, denumit i control de fond, care se efectueaz de regul o singur dat pe an i cuprinde totalitatea operaiunilor economice i financiare care au avut loc de la precedenta verificare pn la zi, fiind exercitat de organe situate la un nivel superior n ierarhia sistemului; b) controlul gestiunilor este o parte, o latur a controlului gestionar (de fond), care se limiteaz la inventarierea, gestiunilor de valori materiale i bneti, a bunurilor i eventual verificarea operaiunilor de primire, pstrare, conservare i eliberare a acestora.

16

Inventarierea este o form de control efectiv al integritii patrimoniului i permite unitilor patrimoniale s cunoasc cu exactitate, la anumite perioade de timp, starea real a patrimoniului prin mbinarea controlului faptic cu cel documentar. n Romnia inventarierea patrimoniului este o obligaie reglementat prin norme juridice i metodologice specifice [Legea contabilitii nr.82/1991, O.M.F.P. nr. 2861/2009] pentru toate unitile patrimoniale. Conform acestor norme, inventarierea elementelor de activ i de pasiv reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena tuturor elementelor respective, cantitativ valoric sau numai valoric, dup caz, la data la care aceasta se efectueaz. Inventarierea patrimoniului trebuie efectuat de toate persoanele juridice prevazute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, i anume: - Societile comerciale, societile/companiile naionale, regiile autonome, institutele de cercetare-dezvoltare, societile cooperatiste i celelalte persoane juridice; - Instituiile publice, asociaiile i celelalte persoane juridice cu i fr scop patrimonial; - Subunitile fr personalitate juridic, cu sediul n strintate; - Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevzute n legislaia pieei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat i alte entiti organizate pe baza Codului civil; - Persoanele fizice care desfoar activiti productoare de venituri i care sunt obligate, potrivit legii, s in contabilitate n partid simpl. Toate aceste persoane juridice au obligaia s efectueze inventarierea cel puin o dat n cursul exerciiului financiar pe parcursul funcionrii lor, n cazul fuziunii sau ncetrii activitii, precum i n alte cazuri particulare prevzute de normele legale, cum ar fi: la cererea organelor de control, cu prilejul efecturii controlului, sau a altor organe prevzute de lege; ori de cte ori sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri n gestiune, care nu pot fi stabilite cert dect prin inventariere; ori de cte ori intervine o predare-primire de gestiune; cu prilejul reorganizrii gestiunilor; ca urmare a calamitilor naturale sau a unor cazuri de for major. Necesitatea inventarierii patrimoniului unitilor se explic prin importana deosebit pe care o reprezint pentru activitatea practic a acestora, sub forma a dou aspecte, delimitate n timp ca momente ale existenei, ct i a evoluiei patrimoniului deinut. n primul rnd, inventarierea constituie baza de pornire pentru deschiderea i organizarea evidenei operative i contabile la unitile patrimoniale nou nfiinate, n acest caz inventarierea are ca obiect principal stabilirea i evaluarea elementelor patrimoniale care constituie aporturile n natur i/sau n bani ale asociailor/acionarilor sau intreprinztorului particular, n funcie de forma de organizare a unitii economice. n al doilea rnd, n decursul exerciiului, inventarierea este determinat de faptul c ntre datele contabilitii i realitatea de pe teren s apar anumite diferene, n plus sau n minus, chiar i n condiiile unei bune organizri a evidenei operative i contabile, datorat mai multor cauze dintre care menionm: - modificri intervenite la elementele patrimoniale ale unitii, fie ca urmare a unor cauze naturale (cum sunt: uscarea, evaporarea, scderea n greutate etc), fie datorit unor cauze subiective (cum sunt: msurri inexacte; sustrageri de mijloace economice; deprecieri n urma unor calamiti); 17

- nentocmirea sau ntocmirea defectuoas a unor documente; - nenregistrarea sau nregistrarea greit n conturi a anumitor operaii; - neglijena i neatenia gestionarilor care gestioneaz bunurile i valorile economice. Rolul inventarierii se manifest pe mai multe direcii i anume: - inventarierea este un mijloc de realizare a concordanei datelor contabilitii i a celorlalte forme de eviden economic cu realitatea obiectiv pe care o reprezint; - constituie un mijloc de control i verificare asupra integritii mijloacelor economice, a bunei gospodriri a patrimoniului pentru ntrirea gestiunii economice, cu aceast ocazie se stabilesc rspunderile i msurile de recuperare a pagubelor produse asupra patrimoniului; - inventarierea contribuie la mobilizarea resurselor interne prin aceea c permite identificarea valorilor materiale fr micare, neutilizate sau degradate, a produselor i mrfurilor greu vandabile etc, i valorificarea acestora; - constatarea deprecierilor provizorii (reversibile) bunurilor i valorilor economice, cu ocazia inventarierii, st la baza constituirii i nregistrrii provizioanelor pentru deprecieri; - prin inventariere se determin mrimea unor indicatori economici cuprini n contabilitate, pe aceast baz are loc determinarea produciei neterminate care influeneaz calculul exact al costurilor i rezultatelor finale; - inventarierea este o lucrare premergtoare, obligatorie, ntocmirii bilanului contabil anual, contribuind la realizarea imaginii fidele a patrimoniului reprezentat prin bilan; - inventarierea contribuie la respectarea disciplinei financiare i la desfurarea normal a decontrilor, prin descoperirea creanelor nencasate, respectiv, a datoriilor neplatite la timp; - pe baza inventarierii se pot obine o serie de concluzii pentru mbuntirea organizrii contabilitii curente, a evidenei operative a stocurilor, a controlului gestionar etc. Obiectul inventarierii l constituie ntregul patrimoniu, adic toate elementele de activ i pasiv de care dispune unitatea patrimonial, n momentul efecturii inventarierii.

1.3. Metodologia de exercitare a controlului propriu prin inventariere Desfurarea activitii de control economic, financiar i gestionar, presupune utilizarea de metode i tehnici n vederea cercetrii fenomenelor economice supuse controlului, ct i n fundamentarea opiniilor, concluziilor sau a msurilor ce urmeaz a fi adoptate. Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitii, comune i altor tiine economice, care reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena cantitativ i valoric sau numai valoric, dup caz, a elementelor de activ i de pasiv aflate n patrimoniu unitii la data la care aceasta se efectueaz.

18

n teoria i practica contabil inventarierea ca metod a cunoaterii este utilizat dup mai multe criterii astfel: 1. Din punct de vedere a permanenei metodei fenomenului i controlului gestionar, se practic: - metoda inventarului permanent, care presupune nregistrea n evidena contabil a tuturor bunurilor ca stocuri cantitativ-valorice, prin recepionare i nregistrarea acestora ca imputuri pe msur ce au fost utilizate sau consumate. - metoda inventarului intermitent, const n nregistrarea direct pe cheltuieli a produselor achiziionate n scopul produciei, ca la sfritul perioadei prin inventariere s se stabileasc mrimea i natura stocurilor existente i s se nregistreze acestea pe baza diminurii cheltuielilor nregistrate anterior, ca apoi la reluarea unui nou ciclu de producie s se nregistreze respectivele stocuri pe cheltuieli, aceast metod este utilizat de operatorii economici cu o capacitate de producie mai mic i care produc un numr restrns de produse sau de servicii. 2. Din punct de vedere a perioadei cnd se efectueaz, este: - inventarierea anual, se face de regul, cu ocazia ncheierii exerciiului financiar i cuprinde toate elementele patrimoniale, avndu-se n vedere i specificul activitii unitii economice. - inventarierea periodic se face la alte intervale de timp mai mici, sau mai mari, dect anul calendaristic. De exemplu, casa i alte valori gestionate n caseria unitii se inventariaz cel puin o dat pe lun, mrfurile i ambalajele la unitile comerciale cu amnuntul se inventariaz de dou ori pe an, vagoanele de cale ferat o dat la cinci ani. 3. Din punct de vedere a sferei de cuprindere, poate fi: - inventarierea general cuprinde ntregul patrimoniu, adic toate elementele patrimoniale ale unitii, precum i toate bunurile deinute cu orice titlu, aparinnd altor persoane juridice sau fizice. - inventarierea parial cuprinde numai anumite elemente patrimoniale sau numai anumite gestiuni i are, de regul, caracter ocazional, efectundu-se n cazul modificrii preurilor; la cererea organelor de control, cu prilejul efecturii controlului sau a altor organe prevzute de lege; ori de cte ori sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri n gestiune, care nu pot fi stabili te cert dect prin inventariere; ori de cte ori intervine o predare-primire de gestiune; cu prilejul reorganizrii gestiunilor; ca urmare a calamitilor naturale sau a unor cazuri de for major. 4. Dup natura elementelor supuse inventarierii se disting: - inventarierea mijloacelor materiale i bneti se face prin constatare faptic i cantitativ, iar n cazul disponibilitilor n conturi la bnci se face pe baz de documente (extrasul de cont). - inventarierea produciei neterminate se efectueaz, fie prin constatare faptic la sfritul perioadei, fie prin metoda contabil. - inventarierea creanelor (clieni, debitori interni i externi), respectiv a datoriilor (furnizori,etc) se face pe baz de documente i punctaje cu persoanele juridice sau fizice partenere. Acestea se concretizeaz n situaii n care se nscriu facturile sau alte documente de decontare cu referire la: numrul i data lor, valoarea care urmeaz s se ncaseze sau s se plteasc, dup caz, precum i termenele de decontare.

19

5. Dup rolul pe care l are inventarierea n activitatea practic a unitii patrimoniale avem: - inventarierea de control a gestiunii, ce reprezint de fapt o form a controlului gestionar asupra modului de gospodrire a bunurilor materiale i valorilor bneti. - inventarierea de predare-primire a gestiunii, constituie o operaiune obligatorie n cazul n care se schimb un gestionar sau a nfiinrii unei gestiuni. - inventarierea ca operaiune premergtoare ntocmirii bilanului contabil anual al unitii patrimoniale, care are ca scop verificarea concordanei dintre realitatea faptic i datele nregistrate n contabilitate. Nu putem vorbi despre inventariere fr a meniona legatura indestructibil ntre controlul propriu al unitilor economico-sociale, organizat i exercitat din interiorul acestor uniti i ce este mai important, faptul c acest control se constituie de la nivelurile ierarhice superioare, fr a depi cadrul organizatoric respectiv. n aceste condiii putem vorbi despre implementarea treptat a unui control propriu, avnd menirea de a se conforma cerinelor economiei de pia. Controlul propriu se desfoar i se manifest n urmtoarele forme: controlul ierarhizat (managerial sau operaional), controlul financiar preventiv i controlul gestionar. Controlul ierarhizat, (managerial sau operaional), este exercitat ca atribuii sau obligaii de serviciu de ctre personalul cu funcii de conducere din toate laturile activitii desfurate n cadrul unei unitii. Din punct de vedere teoretic i metodologic, controlul ierarhizat, deriv din principiul general ,,al delegrii autoritii de conducere i control, potrivit acestui principiu fiecrei funcii de conducere i se atribuie rspunderi bine precizate, n corelaie cu autoritatea adecvat funciei respective, pentru a putea urmri i msura ndeplinirea sarcinilor ce i revin. Persoanele cu funcii de conducere au urmtoarele obligaii specifice: - exercitarea autoritii funciei prin control direct i nemijlocit asupra compartimentelor din subordine i un control inopinat n locurile unde se pstreaz i se vehiculeaz valori materiale i bneti; - s dezvolte autocontrolul i controlul mutual (controlul invizibil) sau reciproc n activitatea desfurat de personalul din subordine; - s stabileasc atribuiile de control ierarhic, pentru fiecare subordonat cu funcie de conducere, condiiile de exercitare a acestora i raspunderile ce i revin pentru modul de ndeplinire a acestora. Dup modul de exercitare a controlului ierarhizat, acesta se poate exercita sub forma faptic sau documentar, utiliznd diferite metode i mijloace tehnice, cum sunt: - Inspectarea sau observarea direct, n scopul cunoaterii modului n care sunt ndeplinite sarcinile curente, pentru a face comparaia cu prevederile iniiale, cu normele de munc i reglementrile n vigoare, se realizeaz la faa locului pe sectoare de activitate; - Informarea personal prin organizarea de edine operative, ntre conductori i subordonai, cu scopul de a cunoate i analiza, realizarea sarcinilor i a rezultatelor obinute, factorii de influen, greutile ntmpinate; - Folosirea mijloacelor rapide de comunicare i informare: telefon, interfon, aparate de emisie-recepie, sisteme de telecomand, utilizarea televiziunii cu circuit nchis; - ntocmirea periodic a unor rapoarte, situaii operative, documente centralizatoare sau comparative. 20

Controlul managerial se realizeaz asupra ntregii activiti a unitii prin adoptarea de msuri concrete i eficiente, emiterea de ordine i decizii de ctre conducerea unitii pentru buna gospodrire a patrimoniului. Controlul financiar preventiv, este un atribut al funciei financiar-contabile, instrument de baz al gestiunii previzionale i are drept scop prentmpinarea unor fenomene negative, utilizarea eficient a resurselor, ntrirea ordinii i disciplinei economico-financiare n administrarea patrimoniului unitilor. Organizarea i funcionarea controlului financiar preventiv se face n mod unitar pe toate treptele i n toate compartimentele economiei naionale. Controlul financiar preventiv vizeaz prentmpinarea nclcrii normelor juridice i producerii de pagube sau prejudicii, iar desfurarea acestei activiti se realizeaz prin examinarea, pe baz de documente, a operaiunilor economico-financiare ce urmeaz a se produce n viitor, sub cele cinci aspecte eseniale ale lor: legaliii, realitii, necesitii, oportunitii i economicitii. Conform legislaiei actuale se supun n mod obligatoriu controlului financiar preventiv toate operaiunile cu caracter patrimonial, respectiv toate acele operaiuni din care rezult drepturi i obligaii patrimoniale ale unitilor din sectorul public fa de alte persoane juridice sau fizice, fa de bugetul statului, bnci, organisme de asigurare i protecie social, personalul propriu, att n faza de angajare, ct i n faza de plat. Organizarea efectiv a activitii de control financiar preventiv se realizeaz prin intermediul unor dispoziii de ordine interioar (Decizii sau Ordine emise de conducerea unitii) care vor cuprinde obligatoriu principalele elemente ce privesc punerera n practic a controlului financiar preventiv, acestea fiind: - titularul vizei de control financiar preventiv, respectiv conductorul compartimentului cu atribuii financiar-contabile i nlocuitorul legal sau de drept; - persoanele nputernicite s exercite control financiar preventiv, cu indicarea funciei acestora n unitate, precum i operaiunile sau documentele repartizate lor; - obiectivele ce trebuie urmrite cu ocazia acestui control, pentru fiecare operaie, document sau categorie de documente n parte; - nomenclatorul efilor de compartimente specializate i nlocuitorii acestora (care au dreptul s semneze documentele supuse controlului financiar preventiv) i specimentele lor de semnturi; - termenele maxime, difereniate pe operaii, n cadrul crora urmeaz a se efectua verificarea i a se acorda sau refuza viza de control financiar preventiv. De menionat este faptul c ordinul sau decizia de organizare a controlului financiar preventiv trebuie s conin precizarea expres, c operaiunile care, potrivit legii, se supun controlului financiar preventiv nu pot fi executate i nu pot fi nregistrate n contabilitate dac nu au primit n prealabil viza necesar. ns aceste operaiuni vor fi evideniate distinct, chiar i atunci cnd efectuarea lor a fost aprobat expres de conducerea unitii. Activitatea de control financiar preventiv are o importan deosebit n ceea ce privete corecta administrare a patrimoniului i pentru aceasta s-a impus stabilirea de obligaii, rspunderi i sanciuni ce cad n sarcina tuturor persoanelor care particip, la declansarea, avizarea, aprobarea, efectuarea i nregistrarea operaiunilor economice patrimoniale. 21

Controlul gestionar, acioneaz ca un sistem de autoaprare, fiind un control de factur contabil sau o revizie contabil, fr a se limita la verificarea rezultatelor finale. n desfurarea activitii unitilor economico-sociale, un rol important l are controlul gestionar, avnd ca obiectiv principal asigurarea integritii valorilor materiale i a celor de trezorerie aflate n administrare, ct i utilizarea acestor valori n conformitate cu interesele proprii, cu respectarea normelor legale n vigoare. n acest sens principala sarcin a controlului gestionar este de a prentmpina producerea unor fenomene negative i de a preveni pgubirea avutului public i privat, fr a se limita numai la acestea. Aciunea controlului gestionar ncepe cu implementarea msurilor preventive, iar dac acestea nu sunt eficiente se intervine pentru identificarea abaterilor, descoperirea i evaluarea prejudiciilor provocate, mergnd pn la stabilirea i urmrirea msurilor de recuperare a pagubelor. Necesitatea controlului gestionar a aprut ca o cerint intern, a fiecrui agent economic, ca periodic gestiunile din componena sa s fie supuse unui control analitic, cunoscut sub numele de control de fond. n comparaie cu celelalte forme ale controlului propriu, care au un caracter de continuitate i se exercit de organe din interiorul sistemului controlat, controlul gestionar sau de fond se efectueaz de regul o dat pe an i cuprinde toate operaiunile economice i financiare care au avut loc de la precedenta verificare pn la zi i se exercit de organe situate la un nivel superior n ierarhia sistemului. De remarcat este faptul c trebuie s facem distincie ntre controlul gestionar de fond i controlul gestiunilor de valori materiale i bneti. Controlul gestionar de fond, cuprinde totalitatea actelor i faptelor ce privesc activitatea economic i financiar a unitilor economico-sociale supuse verificrii, ceea ce nseamn c nici un sector de activitate i nici un grup de operaiuni nu rmne neverificat. Controlul gestiunilor se limiteaz la inventarierea bunurilor i verificarea operaiunilor de primire, pstrare, conservare i eliberare a cestora din gestiune. Astfel se poate spune despre, controlul gestiunilor, c acesta reprezint doar o parte a controlului gestionar de fond. Calitatea de gestionar este strns legat de existena unor gestiuni. n accepiunea ei economic gestiunea reprezint totalitatea valorilor materiale i bneti ncredinate unei persoane, cu obligaia primirii, pstrrii i eliberrii lor, n conformitate cu specificul activitii unitii din care face parte gestiunea, n conformitate cu legislaia economic n vigoare. Privit din acest punct de vedere gestiunea este un compartiment specializat, o subdiviziune a unitii patrimoniale. Inventarierea Dup cum menionam anterior, calitatea de gestionar este strns legat de existena unei gestiuni, aceasta, datorit faptului c de existena oricrui bun din patrimoniul unei entiti, rspunde cineva, mai bine zis, orice bun intrat n patrimoniul unei entiti trebuie dat n grija, n pastrarea, unei persoane, care este gestionar al acelui bun att timp ct se afl n grija sa. Pentru ca o persoan s fie gestionar trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii: - s fie angajatul respectivei entiti; - s aib ca atribuiuni principale de serviciu: primirea, pstrarea, conservarea i eliberarea respectivelor bunuri;

22

- s aib vrsta de 21 de ani mplinii, s fi absolvit coala general sau o coal echivalent, s aib cunostinele necesare pentru administrarea bunurilor ncredinate i s prezinte suficiente garanii de moralitate. Integritatea patrimoniului unei entiti nu poate fi garantat numai prin organizarea pe gestiuni i gestionari, deoarece pot s apar, erori de calcul, de nregistrare, deprecieri, sczminte, posibile sustrageri de bunuri cu tiina sau fr tiina gestionarului, de aceea se impune cunoaterea cu exactitate, mcar la anumite perioade de timp, a situaiei reale (faptice) i compararea cu situaia scriptic din documentele contabile. Acest lucru se poate realiza prin operaiunea de control gestionar, denumit inventariere. Inventarierea este o activitate complex ce se desfoar ca atribut al conducerii unitilor patrimoniale, ct i a compartimentelor financiar-contabile ale acestora i se realizeaz prin verificarea realitii efective a tuturor mijloacelor materiale i bneti, a resurselor proprii, a titlurilor i drepturilor de crean, a angajamentelor i obligaiilor de plat. Importana procesului de inventariere const n verificarea faptic a existenei bunurilor i compararea cu situaia scriptic a acestor bunuri din evidena tehnico-operativ, cu o prealabil verificare a operaiunilor de primire, pstrare, conservare i eliberare a acestora. Periodicitatea operaiunilor de inventariere este obligatorie pentru: - disponibilitile bneti, cecurile, cambiile, biletele la ordin i celelalte valori din caseriile unitilor patrimoniale, se inventariaz obligatoriu cel puin o dat pe lun; - decontrile n cadrul grupului, respectiv decontrile ntre unitate i subuniti, se inventariaz obligatoriu trimestrial; - mrfurile i ambalajele din unitile de desfacere cu amanuntul (inclusiv din cele de alimentaie public), se inventariaz mcar de dou ori pe an; - unitile comerciale cu activitate sezonier sunt supuse regimului de inventariere trimestrial i obligatoriu la sfritul perioadei de activitate; - un regim particular l au gestiunile silozurilor de ghea, acestea nu pot fi inventariate pe parcurs, dect scriptic, dup livrarea ntregii cantiti de ghea nsilozat; - producia n curs de execuie se inventariaz obligatoriu la sfritul fiecrei perioade de gestiune care implic determinarea costurilor sau a rezultatelor din exploatare; deoarece obinerea acestei producii a generat cheltuieli, astfel nct la finele perioadei trebuie consemnate i veniturile aferente (venituri din producia stocat). Inventarierea mai poate fi impus i de unele situaii speciale cum sunt: - predarea-primirea unei gestiuni; este interzis cu desvrire schimbarea gestionarilor fr a se efectua inventarierea gestiunii i a se ncheia proces-verbal, care va fi semnat de gestionarul care pred i cel care preia gestiunea. - ori de cte ori sunt indici c ntr-o gestiune exist lipsuri sau plusuri de inventar, a cror mrime se poate determina numai prin inventariere. - la cererea organelor de control financiar sau gestionar, a experilor contabili sau alte organe abilitate de lege. - n cazul modificrilor de preuri, avnd n vedere c se schimb valoarea gestiunii n asemenea situaie i se impune cunoaterea exact a cantitilor efectiv existente n stoc la bunurile sau sortimentele cu preuri modificate. 23

- cu prilejul reorganizrii gestiunilor, prin comasare, divizare sau dizolvare. - n urma unor calamiti naturale care afecteaz o gestiune sau alte elemente patrimoniale ale unitii. Pentru a realiza operaiunea de inventariere propriu-zis a unei gestiuni se are n vedere: 1) Conducerea unitii numete prin decizie scris, comisia de inventariere, unde sunt menionate n mod obligatoriu: componenta comisiei (numele preedintelui i a membrilor comisiei), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizat, gestiunea supus inventarierii, data nceperii i de terminare a operaiunilor. 2) Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii a cror gestiuni sunt supuse inventarierii, contabilii care in evidena gestiunii respective i nici auditorii interni sau statutari. 3) Inventarierea gestiunii se face n prezena obligatorie a gestionarului i a ntregii comisii de inventariere. 4) Membrii comisiei de inventariere nu pot fi nlocuii dect n cazuri bune justificate i numai prin decizie scris emis de cei care i-au numit. 5) nainte de a ncepe inventarierea propriu-zis, comisia de inventariere va cere gestionarului o declaraie de inventariere scris ce va fi completat n faa comisiei. 6) Consemnarea bunurilor inventariate se face n liste de inventar pe msura verificrii efective a existenei fizice a fiecrui bun inventariat. Listele de inventariere se completeaz cu cerneal sau pix, fr spaii libere i fr tersturi sau modificri. Toate aceste precizri sunt prevazute de O.M.F.P.nr. 2861/2009, pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii. Pe lng toate aceste criterii prezentate mai sus, metodologia de exercitare a controlului propriu prin inventariere cuprinde i urmtoarele etape ale desfurrii activitii de inventariere: 1) Pregtirea activitii de inventariere; 2) Efectuarea inventarierii propriu-zise; 3) ntocmirea actelor definitivrii inventarierii i stabilirea rezultatelor. Aceste etape ale desfurrii activitii de inventariere urmeaz a fi prezentate n: ,,Studiul de caz privind realizarea controlului propriu prin inventariere la S.C. Agromec S.A. Hui, respectiv Capitolul II al acestei lucrri.

24

CAPITOLUL II Studiu de caz privind realizarea controlului propriu prin inventariere la S.C. AGROMEC S.A. HUI
2.1. Prezentarea societii S.C. AGROMEC S.A. HUI Societatea Comercial Agromec S.A. Hui este una dintre societile care contribuie la creterea economic a Municipiului Hui, prin activitatea pe care o desfoar ca prestator de servicii n agricultur, deservind productorii agricoli (persoane fizice, asociaii familiare, societi agricole), de pe raza Municipiului Hui ct i a comunelor nvecinate acestuia. Societatea Comercial AGROMEC S.A. Hui, are sediul social n str. Calea Basarabiei nr. 108 B din Municipiul Hui, Judeul Vaslui. Este nregistrat la Registrul Comerului cu numrul J37/ 181 / 1991 din 24.04.1991, cod Sirues 370808531 i are Codul Fiscal RO 840180. Societatea a fost nfiinat n anul 1952 sub denumirea de S.M.U. Hui, care se transform n Staiunea pentru Mecanizarea Agriculturii Hui (S.M.A. Hui) n anul 1972 sub ndrumarea i controlul Ministerului Agriculturii, Industriei Alimentare i Apelor Trustul Staiunilor pentru Mecanizarea Agriculturii Vaslui, cadrul legal sub care a fost nfiinat S.M.A. Hui este H.C.M. nr. 218 / 1972. n urma evenimentelor din Decembrie 1989 i S.M.A. Hui ca fost ,,Intreprindere Socialist a fost supus unor transformri conform legislaiei adoptat la noile cerine ale unei economii de pia descentralizat i n continu perfecionare bazat pe capitalism, prin urmare conform Legii nr. 31 / 1990 n anul 1991 prin Hotarrea Guvernului nr. 192 / 22.03.1991, publicat n M. Of. Nr. 84 din 19.04.1991, se transform n S.C. AGROMEC S.A. Hui. Ca n orice societate pe aciuni (S.A.) se vorbete despre: Capital social; Aciuni; Acionari; A.G.A. (Adunarea General a Acionarilor), organismul decizional cel mai important al unei S.A.; Consiliul de Administraie (C.A.), organ de conducere i coordonare a activitii societii. Cu punct de plecare n 1991 i punct de referin n care stagneaz n evoluie anul 1996 cnd societatea a fost privatizat, a nregistrat majorri ale capitalului social de la 13.646 RON reprezentnd 27.292 aciuni n 1991, ajungnd la 186.070 RON mprit n 1.860.700 aciuni n anul 1996, majorarea de capital s-a realizat pe seama reevalurilor patrimoniului societii n trei etape astfel: - n anul 1992 prin aplicarea prevederilor H.G. nr. 26/1992 privind Reevaluarea unor active i pasive ca urmare a unificrii cursurilor de schimb ale leului i regimul de preuri i tarife n aceste condiii; - n anul 1994 prin aplicarea prevederilor H.G. nr. 500/1994 privind Reevaluarea imobilizrilor corporale i modificarea capitalului social; - n anul 1996 prin aplicarea H.G. nr. 855/1995 privind Privatizarea societilor comerciale prestatoare de servicii n agricultur. Aa cum menionam anterior acionariatul societii a suferit modificri dup cum urmeaz: 25

a) prin transformarea din unitate economic de stat n societate comercial, conform Legii nr. 15/1990 privind Reorganizarea unitilor economice de stat ca regii autonome i societi comerciale, publicat n M.Of. nr. 98/1990, modificat prin Legea nr. 58/1991 (M.Of. nr. 169/1991), acionar a devenit statul romn prin cele dou fonduri: - Fondul Proprietii de Stat (F.P.S. Bucureti), care deinea 70 % din capitalul social i aciunile aferente acestuia; - Fondul Proprietii Private (F.P.P.) II Moldova, care deinea 30% din capitalul social i aciunile aferente acestuia. b) n anul 1995 n baza prevederilor H.G. nr. 855/1995 privind Privatizarea societilor comerciale prestatoare de servicii n agricultur, conform Instruciunilor comune ale, Ministerului de Finane nr. 15815, Ministerului Agriculturii i Alimentaiei nr. 97405 i Fondului Proprietii de Stat nr.2108507 din 20.10.1995, prin Ordinul Prefectului Judeului Vaslui, nr. 89 din 10.11.1995 a fost constituit Comisia Judeean de Evaluare, avnd drept scop realizarea prevederilor H.G. NR. 855/1995, care s-a concretizat n ,,Raportul de evaluare a patrimoniului S.C. Agromec S.A. Hui, nregistrat sub numrul 103/4642 din 02.02.1996 prin care s-a stabilit ,,Capitalul social al S.C. Agromec S.A. Hui n suma de 186.070 RON divizat n 74428 aciuni repartizate ctre: - F.P.S. Bucureti 70 % respectiv 130.250 RON divizat n 582.100 aciuni; - F.P.P. II Moldova 30 % respectiv 55.820 RON divizat n 22.328 aciuni. Aceast aciune a fost aprobat de A.G.A. (fiind format din mputerniciii Statului) prin Hotrrea nr. 1 din 26.03.1996 i nregistrat la Oficiul Registrului Comerului Vaslui prin Cererea de meniuni nr. 1234/07.05.1996. tot n anul 1995 a fost adoptat Legea nr. 55/1995 privind Programul de Privatizare n Mas i a fost pus n aplicare prin ,,Subscrierea de ctre posesorii de ,,Titluri de privatizare, a acestora la societile nscrise n ,,Lista de privatizare n mas din care fcea parte i S.C. Agromec S.A. Hui. n urma ncheierii procesului de privatizare n mas la data de 31.03.1996 au subscris, titluri de privatizare, la S.C. Agromec S.A. Hui un numr de 3.113 persoane, prin urmare capitalul social de 186.070 RON a fost divizat n 1.860.700 aciuni nominative cu o valoare nominal de 0,1 RON fiecare, structura acionariatului fiind urmtoarea: - Persoane fizice (n numr de 3.113, denumii i P.P.M-iti), reprezentnd 60 % din capitalul social n valoare de 111.642 RON cu un numr de 1.116.420 aciuni; - F.P.S. 40 % din capitalul social n valoare de 74.428 RON cu un numr de 744.280 aciuni. Deoarece societatea trebuia privatizat 100 %, conform H.G. nr. 855/1995, ori n urma subscrierilor n portofoliul F.P.S. Bucureti a rmas un pachet de 744.280 aciuni reprezentnd 40 % din capitalul social, se punea problema cumprrii acestor aciuni care n oferta fcut de F.P.S. Bucureti era specificat c preul se va stabili prin negociere direct pentru ntregul pachet de aciuni (respectiv ,,ori tot, ori nimic ), aceasta nsemnnd c, cumprtorul era obligat s cumpere ntregul pachet de aciuni sau nimic. n aceste condiii salariaii din cadrul S.C. Agromec S.A. Hui n baza Legii nr.77/1994 i a H.G. nr. 855/1995 au constituit ,, Asociaia Mecanizatorilor Agromec Hui denumit i P.A.S Agromec Hui (Programul Aciunilor Salariailor), la care au aderat ca membri fondatori i cotizat un numr de 251 salariai, practic toi salariaii societii de la acea dat, de menionat c aceti salariai

26

sunt aa zis dublu acionari prin faptul c au subscris titlurile de privatizare deinute, tot la S.C. Agromec S.A. Hui. P.A.S. Agromec S.A. Hui a fost nregistrat ca persoan juridic n urma Sentinei civile nr. 19/PJ din 13.05.1996 a Tribunalului Vaslui i a fost nscris n Registrul de stat sub nr. 51/29.05.1996 conform Certificat nr. 6174/29.05.1996 emis de Direcia General a Finanelor Publice i Controlului Financiar de Stat a Judeului Vaslui. Scopul nfiinrii P.A.S. Agromec Hui a fost de a cumpra de la F.P.S. Bucureti pachetul de aciuni n procent de 40 % din capitalul social al S.C. Agromec S.A. Hui, care a rmas n portofoliul F.P.S. dup ncheierea procesului de privatizare n mas. Prin aciunile desfurate de P.A.S. Agromec Hui, scopul nfiinrii s-a concretizat prin ncheierea ,,Contractului de vnzare-cumprare de aciuni nr. 1516 din 16.12.1996 prin care s-a cumprat de la F.P.S. Bucureti un numr de 74.428 aciuni reprezentnd 40 % din capitalul social al S.C. Agromec S.A. Hui la o valoare negociat de 77.000 RON. n urma ncheierii procesului de privatizare n mas ct i a ncheierii contractului de vnzare-cumprare de aciuni dintre P.A.S. i F.P.S. la sfritul anului 1996 acionariatul S.C. Agromec S.A. Hui prezenta urmtoarea structur 100 % privat: - acionari persoane fizice n numr de 3.113, reprezentnd 60 % din capitalul social cu o valoare de 111.642 RON divizat n 1.116.420 aciuni; - P.A.S. Agromec Hui 40 % din capitalul social cu o valoare de 74.428 RON divizat n 744.280 aciuni. Derularea ,,Contractului de vnzare-cumparre de aciuni ntre F.P.S. Bucureti i P.A.S. Agromec Hui s-a desfurat pe o perioad de zece ani, ncepnd cu 16.12.1996, respectiv prima rat achitat pe 15.12.1997 i s-a ncheiat n 2006, cu ultima rat achitat n 15.12.2006. Prin achitarea ntregului pachet de aciuni a fost atins scopul pentru care a fost nfiinat P.A.S. Agromec Hui, astfel n 28.02.2007 s-a convocat Adunarea General a Membrilor Asociaiei n cadrul creia, pachetul de 744.280 aciuni au fost mprite fiecrui membru al asociaiei n funcie de sumele cotizate n acest scop, dup care s -a hotrt ncetarea activitii P.A.S. prin dizolvare. n prezent dup achitarea de ctre P.A.S. Agromec Hui a ntregului pachet de aciuni cumprate de la F.P.S. Bucureti i dup mprirea aciunilor ntre membrii P.A.S. n funcie de sumele cotizate n acest scop, prin dizolvarea asociaiei, acionariatul se prezint astfel: - acionari persoane fizice n numr de 3210, reprezentnd 100 % din capitalul social cu o valoare de 186.070 RON divizat n 1.860.700 aciuni cu o valoare nominal de 0,1 RON pe aciune. De la nfiinare n 1991 i pn la 31.03.1997, A.G.A. era reprezentat de mputerniciii statului, numii de F.P.S. Bucureti i F.P.P. II Moldova, care la rndul lor numeau ,,Directorul (Managerul) societii prin Hotrre A.G.A din patru n patru ani, pe baza unor criterii de performan a indicatorilor economico-financiari ai societii i a unui angajament privind realizarea acestor indicatori pe perioada mandatului n care urmeaz a fi investit directorul (managerul), numirea fiind consemnat la Oficiul Registrului Comerului Vaslui prin ,,Cerere de meniuni. ncepnd cu 01.04.1997 i pn n 31.03.2007, Adunarea General a Acionarilor este format din cei 3.113 acionari persoane fizice (P.P.M-isti), cu drept de vot pentru numrul de 27

aciuni deinute de fiecare acionar n parte i P.A.S. Agromec Hui, ca acionar majoritar (40 % din aciuni aferente capitalului social al S.C. Agromec S.A. Hui), reprezentat de Preedintele Asociaiei, care are drept de vot pentru ntregul pachet de 744.280 aciuni, fiind mputernicit de membrii P.A.S. De la 01.04.2007, Adunarea General a Acionarilor a S.C. Agromec S.A. Hui este format din 3.210 acionari persoane fizice, ca urmare a dizolvrii P.A.S., se observ o cretere a numrului de acionari de la 3.113 la 3.210, o diferen de 97 acionari, provenit din angajrile efectuate n perioada 1997 2006, respectiv membrii P.A.S. care au aderat dup constituirea Asociaiei i care anterior n cadrul Programului de Privatizare n Mas nu au subscris titluri de privatizare la S.C. Agromec S.A. Hui. n cadrul Adunrilor Generale ale Acionarilor, fiecare acionar are dreptul la vot pentru numrul de aciuni deinute, deci un vot reprezint un numr de aciuni, validarea Hotrrilor A.G.A., realizndu-se dup principiul majoritii capitalului. Adunarea General a Acionarilor este organismul decizional cel mai important al societii i poate fi convocat n edin: - ordinar (de regul anual) n cadrul creia se aprob: Bilanul contabil anual, Contul de profit i pierdere, Raportul de activitate al consiliului de administraie, Raportul de activitate al comisiei de cenzori; - extraordinar, aceasta este convocat din patru n patru ani pentru alegerea unui nou Consiliu de Administraie i a Comisiei de cenzori prin vot secret, dar poate fi convocat i cnd se impune aceasta n buna desfurare a activitii societii. Consiliul de Administraie (C.A.), aa cum menionam anterior este ales de A.G.A. n edina extraordinar din patru n patru ani prin vot secret pe baza candidaturilor depuse anterior de ctre aspiranii la aceste funcii i care sunt acionari ai societii, care trebuie s ndeplineasc unele condiii prevzute n Statutul societii. Obiectul de activitate al S.C. Agromec S.A. Hui, nc de la nfiinare (n anul 1952 sub denumirea de S.M.U. Hui) a fost bine definit i avea menirea de a dovedi superioritatea att calitativ ct i cantitativ n ce privete ,,Prestarea lucrrilor agricole mecanizate n agricultur , dac avem n vedere c n 1952 era nceput procesul de ntovrire n agricultur, proces care a pus bazele transformrilor eseniale n ce privete formele de proprietate asupra terenurilor n agricultur, prin cele dou forme de baz, Cooperativele Agricole de Producie (fostele C.A.P-uri) i Intreprinderile Agricole de Stat (fostele I.A.Suri), la care se adaug ncepnd cu anul 1970, Asociaiile Economice Intercooperatiste (fostele A.E.I-uri, nfiinate prin participarea la formarea patrimoniului a mai multor C.A.Puri, cu terenuri, capital bnesc, pe diferite profile de activitate, zootehnie, viticultur, pomicultur, legumicultur) i ntreprinderea de Prelucrare i Industrializare a Legumelor i Fructelor Hui (fosta I.P.I.L.F. Hui, denumit i Fabrica de Conserve Hui). Pn n 1992, S.C. Agromec S.A Hui a fost prestator de servicii n agricultur, avnd ca obiect de activitate ,,Prestarea lucrrilor agricole mecanizate n agricultur, ce const n executarea de lucrri prevzute de tehnologia culturilor agricole de cereale, plante leguminoase, plante tehnice, plante de nutre, pomi fructiferi, via-de-vie, cum ar fi: fertilizat organic; administrat ngraminte chimice; arat + grapat; discuit; lucrat cu combinatorul; semnat; plantat; tvlugit; combtut duntori; erbicidat; prait mecanic I i II; recoltat; balotat ( paie, fn, lucern); tratamente fitosanitare; stropit; transport denumit i transport 28

tehnologic care cuprinde conform tehnologiei culturilor: transport ngrminte organice; transport ngraminte chimice; transport ap pentru erbicidat i tratamente fitosanitare; transport smn; transport producie (cereale, fructe, struguri, sfecl furajer, sfecl de zahr, plante de nutre recoltate, ct i producia secundar de la culturile de cereale, respectiv paie de gru, orz, ovz, secar i coceni de porumb). Dup 1992 activitatea S.C. Agromec S.A. Hui a nregistrat un regres fiind influienat de apariia Legii nr. 18/1991 Legea fondului funciar, publicat n M. Of. Nr.37/1991, conform creia proprietarii de terenuri sau urmaii acestora, puteau revendica dreptul de proprietate asupra terenurilor care au fost trecute prin naionalizare sau expropriere n Cooperative Agricole de Producie sau ntreprinderi Agricole de Stat, drept urmare au fost desfiinate C.A.P-urile, Asociaiile Economice Intercooperatiste, ntreprinderea de prelucrare a Legumelor i Fructelor Hui iar I.A.S. Hui pentru terenurile deinute n urma retrocedrilor dispune de baz material necesar. n aceste condiii au disprut vechii beneficiari ai serviciilor prestate, menionai mai sus i au aprut noi beneficiari, respectiv persoanele fizice, proprietarii terenurilor agricole ceea ce pentru activitatea S.C. Agromec S.A. Hui a prezentat avantaje dar i dezavantaje. Avantajele au constat n: - meninerea activitii societii avnd n vedere suprafaa de teren deservit pe un areal ce cuprinde un numr de apte comune i municipiul Hui; - baza tehnoco-material concretizat n parcul de tractoare i ntreaga gam de maini agricole necesare pentru efectuarea lucrrilor agricole la care se adaug profesionalismul personalului din unitate format din mecanizatori, maitri mecanici, ingineri agronomi, ingineri mecanici, personal pregtit pentru a face fa tuturor cerinelor; - ncasarea contravalorii serviciilor prestate n momentul efecturii, astfel disponibilitile bneti ale societii au fcut posibil asigurarea necesarului de piese, materiale, carburani i lubrefiani fr a se apela la credite bancare n condiiile n care dobnda la acestea a ajuns i la 150 % n anul 1997. Dezavantajele prestrilor de servicii proprietarilor de terenuri agricole au constat n: - efectuarea lucrrilor agricole pe suprafee mici (pornind de la 0,20 ha pn la maxim 2 ha), comparativ cu terenurile compacte de 15-60 ha, ceea ce implic un consum mai mare de carburani prin deplasarea utilajelor de la un proprietar la altul; - nerespectarea tehnologiei culturilor prin efectuarea minimului de lucrri necesare culturilor agricole, astfel unele maini agricole nu au mai fost folosite, ca s nu mai vorbim de dispariia culturilor de ovz, secar, cartofi, soia, mazre, sfecl de zahr, sfecl furajer, micorarea suprafeelor ocupate de grdinile de zarzavat, lucern, sparcet, trifoi. n unele zone deservite au nceput s apar i s creasc de la un an la altul suprafeele de teren nelucrate ca urmare a lipsei de disponibiliti bneti din partea proprietarilor de terenuri, acestea fiind necesare pentru plata lucrrilor agricole, toate acestea datorit inexistenei unei piee de desfacere a produselor agricole, ca n final s aib influen asupra volumului prestrilor de servicii efectuate de unitate n sens negativ prin scderea volumului i valorii acestora. Prin urmare S.C. Agromec S.A. Hui a procedat la arendarea acestor terenuri ncepnd cu anul 1997 prin contracte de arend ncheiate cu proprietarii de terenuri, pe aceste suprafee nfiinnd culturi agricole ce au o tehnologie cu un grad ridicat de mecanizare cum 29

ar fi: gru, orz, floarea soarelui, soia, rapi, lucru ce a dus la modificarea obiectului de activitate. Astfel pentru a realiza o activitate continu, conducerea societii n urma analizrii posibilitilor i evalurii bazei materiale existente n unitate a hotrt extinderea obiectului de activitate prin desfurarea de noi activiti. n prezent societatea desfoar urmtoarele activiti: * 0111 Cultivarea cerealelor (exclusiv orez), plante leguminoase i a plantelor productoare de semine oleaginoase aceast activitate este strns legat de terenurile pe care societatea le deine n arend, cu: - plante cerealiere din care fac parte: gru, porumb, orz, ovz, secar, orzoaic; - plante leguminoase: mazre, fasole, tomate, ceap, varz, ardei, vinete, morcov, etc.; - plante productoare de semine oleaginoase: floarea-soarelui, soia. Culturile din aceste categorii, ce se pot nfiina sunt mult mai numeroase, ns orientarea societii este ctre acele culturi care s necesite mai puine cheltuieli cu munca vie i care s aib o tehnologie n totalitate mecanizat. De exemplu: la plantele cerealiere i plantele oleaginoase, lucrrile agricole se fac mecanizat, n comparaie cu plantele leguminoase n special, tomate, ceapa, varza, ardei, vinete, unde combaterea duntorilor, prit i recoltat nu se pot efectua mecanizat, n aceste condiii necesitnd cheltuieli cu munca vie. * 0161 Activiti auxiliare pentru producia vegetal reprezint, activitatea principal a societii, desfurat prin prestri de servicii (lucrri agricole mecanizate), pe baza de tarife stabilite pentru fiecare lucrare agricol prevazut de tehnologia culturilor, dintre acestea putem enumera: - lucrri de pregtire a solului: arat, discuit, nivelat, etc.; - nsmnarea; - tratarea culturilor mpotriva buruienilor prin ierbicidare sau prait mecanic I i II; - stropirea culturilor contra bolilor i duntorilor cu fungicide sau insecticide; - recoltarea mecanizat a cerealelor i plantelor tehnice (gru, orz, ovz, orzoaic, secar, porumb, floarea-soarelui, soia, rapi, etc.). * 0163 Activiti dup recoltare constau n lucrri specifice premergtoare, pregtirii solului: - transportat recolta din cmp n depozite; - eliberat terenul de resturile vegetale, prin: balotat paie, tocat coceni, ct i transportul acestora; - administrat ngraminte organice (gunoi de grajd) i chimice; * 1071 Fabricarea pinii; fabricarea prjiturilor i a produselor proaspete de patiserie aceast activitate este desfurat n cadrul cantinei i este cuprins n obiectul de activitate pentru autorizaia de funcionare a cantinei, unde ocazional se prepar pentru consum propriu (intern): pine, prjituri, plcinte, checuri, tarte, etc. * 4520 ntreinerea i repararea autovehiculelor const n lucrri de ntreinerea i repararea autovehiculelor unitii ct i la tere persoane fizice sau juridice, aceste operaiuni constau n: - reparaii mecanice i reparaii electrice; - reparaii ale caroseriei; - reparaii ale unor piese ale motorului; - splare, lustruire; - pulverizare, vopsire; - tratamentul anti-rugin; - instalare de piese i accesorii care nu fac parte din procesul de fabricaie. 30

* 4532 Comer cu amnuntul de piese i accesorii pentru autovehicule aceast activitate nu se desfoar printr-un magazin specializat, ea se refer la piesele i accesorile utilizate la repararea autovehiculelor aparinnd terelor persoane (cu piese din magazia unitii), n atelierul de reparaii specializate al unitii. * 4621 Comer cu ridicata a cerealelor, seminelor, furajelor i tutunului neprelucrat este strns legat de activitatea de arend i se refer la comercializarea produselor agricole obinute de pe suprafeele deinute n arend, att ca producie de cereale, ct i ca producie de material semincer. n ce privete producia de material semincer, n acest scop societatea este autorizat de organele abilitate n acest domeniu, pentru nfiinarea de culturi i de a produce gru smn, nmulirea I (C1) i nmulirea II (C2). S.C. Agromec S.A. Hui i desfoar activitatea sub conducerea administrativ a unui Consiliu de Administraie (C.A.), format din apte membri, eligibili din patru n patru ani dintre acionarii societii, cenzurat de o Comisie de cenzori, format din trei membri, eligibili tot din patru n patru ani, dintre care unul obligatoriu s aib calitatea de Contabil autorizat sau Expert contabil. Conducerea executiv a societii este asigurat de Directorul general i Contabilul ef, sub ndrumarea i controlul Consiliului de Administraie i Comisiei de cenzori. Activitatea de producie a firmei se desfoar prin paisprezece secii de mecanizare situate n localiti diferite pe teritoriul a apte comune i municipiul Hui aa cum sunt prezentate n Tabelul nr. 1. Tabelul nr. 2.1.1. Seciile de mecanizare i comunele unde acestea sunt situate Nr. Comuna / Municipiu crt 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Comuna Arsura Comuna Buneti-Avereti Comuna Duda-Epureni Comuna Drnceni Comuna Lunca-Banului Comuna Pdureni Comuna Stnileti Municipiul Hui unde se afl Centrul administrativ i seciile Secia (localitatea unde este situat secia de mecanizare) Arsura Avereti Buneti Duda Epureni Ghermneti Reti Lunca-Banului Pdureni Vleni Pogneti Stnileti Corni Hui

31

Sediul administrativ al S.C. Agromec S.A. Hui aa cum am menionat anterior este situat n municipiul Hui, unde pe o suprafa de 2,5 ha teren se afl urmtoarele construcii necesare desfurrii activitii unitii: Cldire sediu administrativ; Atelier reparaii tractoare; Atelier recondiionri; Atelier reparaii specializate; Cantin; Gospodria anex; Depozit cereale; Magazie materiale i piese de schimb; Depozit carburani i lubrefiani; Garaje pentru autoturisme. Fiecare secie de mecanizare dispune de o suprafa de teren cuprins ntre 0,5 ha i 1 ha pe care se afl cte un Atelier mecanic; Copertina pentru tractoare; Amenajare parc de maini agricole i combine de recoltat; Rezervor carburani; Rampa auto. Toate aceste dotri au fost concepute i realizate n scopul efecturii interveniilor n cazul defeciunilor ce sunt posibile s apar la utilajele exploatate n campaniile agricole, ct i la ntreinerea i verificarea acestor utilaje, evitndu-se astfel deplasarea uneori costisitoare pn la centru (sediul societii), avnd n vedere c cea mai apropiat secie de mecanizare este la 10 Km iar cea mai ndeprtat la 30 Km. Directorul general , coordoneaz activitatea tehnic din unitate, avnd n subordine: - patru ingineri mecanici dintre care unul este inginer ef mecanic iar ceilali trei rspund fiecare de activitatea a cte un atelier de la centrul administrativ (atelier reparaii tractoare, atelier recondiionri, atelier reparaii specializate); - cinci ingineri agronomi dintre care unul este inginer ef agronom iar ceilali patru rspund fiecare de activitatea ce privete realizarea tehnologiilor de specialitate pentru culturile nfiinate pe suprafeele de terenuri arendate de societate pe raza de activitate a seciilor de mecanizare respectiv cte trei, patru secii de fiecare n funcie de suprafeele arendate; - paisprezece efi de secie, care sunt maitri mecanici agricoli i rspund de buna funcionare a ntregului parc de tractoare i maini agricole din dotarea seciei pe care o gestioneaz. Contabilul ef, coordoneaz activitatea financiar-contabil a societii prin serviciul contabilitate i serviciul personal-salarizare. Subordonatele serviciului contabilitate sunt toate gestiunile din cadrul unitii respectiv: caserie; cantin; magazia de materiale i piese de schimb; depozitul de carburani i lubrefiani; seciile de mecanizare ca puncte de lucru, consumatoare dar i productoare de valori materiale i bneti. La nivel de secie, ca unitate de baz a activitii de producie, rspunderea material i organizatoric, revine efului de secie n coordonarea procesului de producie avnd n subordine mecanicul de secie i mecanizatorii seciei, care sunt direct implicai n procesul de producie, avnd contactul direct cu beneficiarii serviciilor pe care le presteaz, respectiv lucrrile agricole mecanizate. Din punct de vedere informaional societatea dispune de un serviciu informatic specializat, coordonat de un operator calculator, gestionar al informaiilor prelucrate n sistem, subordonat i n relaii directe cu directorul general i contabilul ef. Activitatea financiar-contabil se desfoar zilnic sub coordonarea contabilului ef i ncepe cu evidena primar de la nivelul fiecrei gestiuni, continund cu centralizarea acesteia la nivel de unitate n cadrul serviciului contabilitate prin ntocmirea evidenei contabile, prelucrarea datelor cu ajutorul sistemului informatic, urmat de extragerea rapoartelor pentru monitorizarea, controlul activitii i luarea deciziilor manageriale, ct i generarea documentelor i rapoartelor curente (Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea mare, Jurnalele auxiliare, Balana de verificare). 32

Circuitul documentelor n cadrul unitii ncepe de la nivelul fiecrei gestiuni, unde se ntocmesc zilnic i se supun aprobrii conducerii societii n vederea efecturii acelei operaiuni care poate fi: aprovizionare, consum, transfer ntre gestiuni, prestri servicii, ncasri i pli att prin cas ct i prin banc. Relaiile compartimentului financiar-contabil cu celelalte compartimente din cadrul societii sunt n strans legtur, bazate pe furnizri de date ctre serviciul contabilitate n schimbul crora se primesc n urma prelucrrii informaiei, necesare i utile bunei desfurri a activitii prin cunoaterea existenei patrimoniale, ct i o bun gestionare a resurselor existente. Principalii indicatori economico-financiari la S.C. Agromec S.A. Hui pe ultimii patru ani sunt prezentai n Tabelul nr. 2: Tabelul nr. 2.1.2. Dinamica principalilor indicatori economico-financiari
Nr. Crt 0 1. 2. 3. 4. 5. 6. Denumire indicator Realizat 2008 1 Cifra de afaceri Venituri totale 1.494.289 Profit din exploatare 90.282 Profit brut al exerciiului 90.356 Profit net 75.899 Salariai (numr mediu) 115 98 89 76 65.785 57.056 47.625 78.315 67.924 56.696 78.299 67.969 56.726 1.588.124 1.409.589 1.365.824 2 1.372.466 Realizat 2009 3 1.367.924 Anii Realizat 2010 4 1.286.843

Realizat 2011 5 1.204.397

Dup cum se observ se nregistreaz o scdere de la un an la altul, a valorii principalilor indicatori economico-financiari, datorit condiiilor n care societatea i desfoar activitatea, fiind influenat de urmtorii factori: - creterea fr precedent a preului la carburani i lubrefiani; - creterea preurilor la piesele de schimb i materialele utilizate n procesul de producie; - condiiile pedoclimatice, remarcate prin secete prelungite, att pe timpul verii ct i iarna; - fiscalitate excesiv de mare, concretizat prin procente de impozitare: la T.V.A. 24 %; Impozit pe profit de 16 %; Contribuii asupra salariilor (contribuii angajator i angajai) de 45 %; - preul sczut la valorificare al produselor agricole obinute de pe suprafeele de teren deinute n arend, comparativ cu preul de producie; - imposibilitatea de a majora tarifele la prestrile de servicii (lucrri agricole) n condiiile n care acestea sunt greu de suportat de proprietarii de terenuri, n aceste condiii societatea se limiteaz la o marj de profit din ce n ce mai sczut.

33

2.2. Pregtirea activitii de inventariere S.C. Agromec S.A Hui, aa cum a fost prezentat n sucapitolul 2.1. ,,Prezentarea general a societii , este o societate comercial pe aciuni, cu un volum de activitate ce necesit utilizarea unor nsemnate resurse umane, materiale, financiare i active imobilizate n vederea realizrii activitii de producie. Obiectivele conducerii unitii, privind procurarea, gestionarea i utilizarea acestor resurse sunt: - pstrarea integritii patrimoniului n limitele i cu respectarea normelor legale n vigoare; - gospodrirea ct mai eficient a resurselor de care dispune societatea, cu scopul de a obine un profit maxim cu un volum de cheltuieli minim; - prezentarea ca o imagine fidel a poziiei financiare i a performanei unitii la ntocmirea situaiilor financiare anuale. n desfurarea activitii de producie a societii sunt angrenate un numr de douzeci i unu gestiuni, respectiv: paisprezece secii de mecanizare, magazia de materiale i piese de schimb, depozitul de carburani i lubrefiani, trei ateliere de reparaii,caseria i cantina. ntre aceste gestiuni se deruleaz zilnic transferuri de mijloace materiale i bneti, evidena acestor transferuri se ine la nivelul fiecrei gestiuni ct i n contabilitate pe fiecare gestiune n parte prin utilizarea metodei inventarului permanent. Avnd n vedere volumul mare de valori materiale i bneti ce se deruleaz ntre gestiunile din cadrul unitii nu este de neglijat, personalul ce gestioneaz aceste valori. Prin urmare gestionarii sunt promovai n aceste funcii, din rndul personalului unitii, avnd ca studii ,,coala de maitri mecanici sau ,,liceul i chiar ,,studii superioare (inginer mecanic, ef de atelier sau ef de secie de mecanizare), cu o vechime de minim 5 ani, n cadrul unitii, timp n care s nu fi avut abateri de la disciplina n munc i s fi dat dovad de moralitate, la care se adaug certificatul de cazier judiciar, n vederea verificrii compatibilitii pentru ncredinarea funciei de gestionar i completarea dosarului personal. Pentru promovarea n funcia de gestionar, se procedeaz, conform legii la verificarea cunotinelor de scris, socotit, cntrit, msurat, precum i obligaiile, drepturile i rspunderile ce revin acestora, necesare pentru ndeplinirea funciei de gestionar. Analizarea situaiei fiecrei funcii de gestionar ce urmeaz a fi atribuit unei persoane se face i n cadrul unei edine a Consiliului de Administraie n care se realizeaz un interviu cu persoana respectiv pentru a se primi girul acestui for de conducere . n ce privete garaniile materiale, fiecare gestionar din cadrul unitii are constituit o garanie material n echivalentul a trei salarii de baz lunare prin reinerea n rate luna re a 10 % din salariu pn la cuantumul maxim al garaniei. Pentru garaniile materiale ale gestionarilor societatea are deschis la CEC Bank un cont special n care sunt virate lunar reinerile n scopul constituirii garaniilor, acest cont de disponibil avnd corespondent n evidena contabil contul 462 ,,Creditori diveri analitic garanii materiale pe fiecare gestionar n parte cu sumele constituite. Pregtirea inventarierii se refer la msurile cu, caracter organizatoric i contabil care s asigure desfurarea n bune condiii a celorlalte etape care se succed acestui proces de control.

34

n activitatea S.C. Agromec S.A. Hui, cea mai reprezentativ form de control propriu, respectiv operaiunea de control gestionar, este ,,inventarierea anual a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, care se face, de regul, cu ocazia ncheierii exerciiului financiar. Inventarierea anual a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii ca procedeu al metodei contabilitii pentru S.C. Agromec S.A. Hui, are o importan i o semnificaie deosebit, deoarece este: - o inventariere general ce cuprinde ntregul patrimoniu, adic toate elementele patrimoniale ale unitii (mijloacele materiale i bneti, producia neterminat, creanele i datoriile), precum i toate bunurile deinute cu orice titlu; - operaiunea premergtoare ntocmirii bilanului contabil anual al unitii, avnd ca scop verificarea concordanei dintre realitatea faptic i datele nregistrate n contabilitate, cu obiectivul de a prezenta imaginea fidel a poziiei financiare i a performanei uniti i la ntocmirea situaiilor financiare anuale. Pregtirea activitii de inventariere anual a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii presupune consemnarea unor aciuni prin intermediul urmtoarelor documente: *Referat privind inventarierea i propunerea comisiei de inventar (anexa nr. 01) se ntocmete de ctre contabilul ef, ca i coordonator al activitii financiar-contabile a societii, fiind adresat directorului societii, prin acest referat se consiliaz directorul unitii pentru respectarea prevederilor Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat, ct i a reglementrilor contabile aplicabile [O.M.F.P. nr. 2861/2009] n acest domeniu. *Decizie de organizare, desfurare i valorificare a inventarierii (Decizie de inventariere) (anexa nr. 02) este document scris i semnat, emis de ctre directorul unitii, ca i administrator direct rspunztor pentru buna desfurare a activitii i a gestionrii patrimoniului. Inventarierea este efectuat cu salariaii proprii, cu respectarea reglementrilor legale n domeniu, astfel nct din comisia de inventariere s nu fac parte: gestionarii a cror gestiuni vor fi inventariate, contabilii care in evidena contabil a gestiunilor supuse inventarierii i nici auditorii interni sau statutari. n aceast decizie de numire se menioneaz n mod obligatoriu: - componena comisiei, respectiv nume preedinte, secretar i membri; - modul de efectuare a inventarierii; - metoda de inventariere utilizat; - gestiunile supuse inventarierii, respectiv gestionarul gestiunii; - data de ncepere i de terminare a operaiunilor, respectiv graficul de desfurare a aciunii pe zile i gestiuni. Comisia de inventariere este format din persoane cu pregtire corespunztoare economic i tehnic, care s asigure efectuarea corect i la timp a lucrrilor pentru care au fost numite. Din comisia de inventariere fac parte 5 persoane: preedinte, secretar i trei membri. Decizia de inventariere se emite n ase exemplare, cte un exemplar pentru fiecare persoan din comisie i un exemplar pentru dosarul de inventariere anual. *ntiinarea membrilor comisiei de inventariere se realizeaz de contabilul ef, prin distibuirea pe baz de semntur, fiecrui membru al comisiei, cte un exemplar al deciziei de inventariere, semnarea de primire se face pe exemplarul deciziei care rmne la dosarul de inventariere (pe verso acestuia).

35

*Proces verbal de instruire a comisiei de inventariere (anexa nr. 03) instruirea comisiei de inventariere se realizeaz de ctre contabilul ef, prin redactarea unui proces verbal ce este semnat de ntreaga comisie de inventariere. Instruirea comisiei de inventariere se realizeaz n mod explicit, prin prezentarea modului de organizare i desfurare a inventarierii, tehnici de lucru sau procedeele folosite, documentele folosite (formulare tipizate), modul de completare a listelor de inventariere. Pentru crearea condiiilor corespunztoare de lucru comisiei de inventariere se impune a se implementa msuri sub aspect organizatoric, din partea conducerii unitii, conform dispoziiilor legale i a reglementrilor n domeniu, prin: - organizarea depozitrii bunurilor grupate pe sorto-tipo-dimensiuni, codificarea acestora i ntocmirea etichetelor de raft; - inerea la zi a evidenei tehico-operative la gestiuni i a celei contabile i efectuarea confruntrii datelor din aceste evidene; - participarea ntregii comisii de inventariere la lucrrile de inventariere; - asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaz, respectiv pentru sortare, aezare, cntrire, msurare, numrare etc.; - asigurarea participrii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pre etc.) i la evaluarea lor, conform reglementrilor contabile aplicabile, a unor specialiti din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligaia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor nscrise; - dotarea gestiunilor cu aparate i instrumente adecvate i n numr suficient pentru msurare, cntrire, cu cititoare de bare etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum i cu birotica necesar; - dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul i de sigilare a spaiilor inventariate; - asigurarea proteciei membrilor comisiei de inventariere n conformitate cu normele de protecie a muncii; - asigurarea securitii uilor, ferestrelor, porilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc. Din momentul numirii comisiei de inventariere, prin emiterea deciziei, ntiinarea membrilor comisiei de inventariere, instruirea comisiei i ncheierea procesului verbal de instruire, ct i asigurarea condiiilor corespunztoare de lucru, comisia de inventariere poate ncepe activitatea pentru care a fost numit, respectiv inventarierea elementelor de activ i pasiv, conform graficului stabilit, avnd drepturi depline n exercitarea atribuiunilor, ct i a onorrii obligaiilor ce i revin. O dat numii prin parcurgerea tuturor procedurilor enumerate mai sus, membrii comisiei de inventariere nu pot fi nlocuii dect n cazuri bine justificate i atunci numai prin decizie scris emis de cei care i-au numit. Pentru toate bunurile care se inventariaz, ca document de consemnare este utilizat formularul ,,List de inventar (cod 14-3-12) (anexa nr. 04), conform reglementrilor legale [O.M.F.P. nr. 3512/2008] n domeniu, coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: a) denumirea formularului; b) data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; c) denumirea unitii; d) gestiunea; locul de depozitare; 36

e) numrul curent; f) denumirea bunurilor inventariate; g) codul sau numrul de inventar; h) unitatea de msur; i) cantiti: stocuri scriptice; j) pre unitar; k) cantiti: stocuri faptice; l) cantiti: diferene n plus, diferene n minus; m) valoarea contabil: valoarea, diferene n plus, diferene n minus; n) valoarea de inventar; o) deprecierea: valoarea, motivul; p) comisia de inventariere: numele i prenumele, semntura; q) gestionar: numele i prenumele, semntura; r) contabilitate: numele i prenumele, semntura. Ca aciune de pregtire propriu-zis a procesului de inventariere serviciul contabilitate sub ndrumarea i controlul contabilului ef, n urma verificrii exacte a datelor din evidena contabil, procedeaz la completarea listelor de inventariere cu informaiile cerute de formular de la lit.c)-j), respectiv: c) denumirea unitii: d) gestiunea; locul de depozitare; e) numrul curent; f) denumirea bunurilor inventariate; g) codul sau numrul de inventar; h) unitatea de msur; i) cantiti: stocuri scriptice; j) preul unitar; toate aceste date sunt extrase din datele informatizate ale unitii i sunt grupate n liste separate, pe gestiuni, pe grupe de active i sunt transmise preedintelui comisiei de inventariere pentru efectuarea inventarierii propriu-zise.

2.3. Efectuarea inventarierii propriu-zise Aa cum am menionat anterior, dat fiind numrul nsemnat de gestiuni din cadrul S.C. Agromec S.A. Hui, inventarierea propriu-zis a bunurilor se face pe gestiuni, locuri de depozitare, pe categorii de bunuri i const n identificarea exact a fiecrui element de patrimoniu. Avnd n vedere volumul mare de bunuri att cantitativ ct i valoric, care se deruleaz prin gestiunile din cadrul unitii, se impune o eviden strict i corect a acestora printr-o eviden tehnico-operativ, cantitativ-valoric utiliznd metoda inventarului permanent, acest lucru necesitnd un volum de munc mai mare dar care furnizeaz o informaie util i verificabil n orice moment al activitii de producie i de control. Operaiunea de inventariere propriu-zis ncepe prin prezentarea ntregii comisii la data i locul, respectiv gestiunea programat a fi supus procesului de inventariere, conform graficului din decizia de inventariere. Comisia se prezint la gestiunea ce urmeaz a fi inventariat cu listele de inventariere aferente gestiunii respective, primite de la serviciu contabilitate, completate cu informaiile de la lit. c)-j), separat pe categorii de bunuri, 37

respectiv mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar, combustibili, piese de schimb, mrfuri,etc, aa cum au fost prezentate n finalul subcapitolului ,,2.2. Pregtirea activitii de inventariere, cu meniunea c aceste liste sunt semnate de ctre contabilul care ine evidena gestiunii respective. nainte de a ncepe operaiunea de inventariere, comisia va cere gestionarulului o declaraie scris [O.M.F.P. nr. 2861/2009], conform modelului prezentat n (anexa nr. 05), din care s rezulte dac: - gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare; - n afara bunurilor unitii are n gestiune i alte bunuri aparinnd terilor, primite cu sau fr documente; - are plusuri sau lipsuri n gestiune, despre a cror cantitate ori valoare are cunotin; - are bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au ntocmit documentele aferente; - a primit sau eliberat bunuri fr documente legale; - deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa; - are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. Tot n aceast declaraie scris gestionarul va meniona, felul, numrul i data ultimului document de intrare/ieire a bunurilor n/din gestiune ct i ultima confruntare cu evidena contabil i pentru ce perioad. Declaraia de inventar se completeaz, de ctre gestionar n faa comisiei de inventariere, se dateaz (data, ora) i se semneaz de gestionar ct i de comisia de inventariere. Dup ncheierea acestei proceduri organizatorice a comisiei de inventariere se procedeaz la ntocmirea efectiv a inventarierii prin vizualizare (comisia este obligat s controleze toate locurile n care pot exista bunuri supuse inventarierii), numrare, msurare, cntrire, dup caz, a tuturor bunurilor din gestiune, gsite n teren i nscrise n listele de inventariere la lit. k) cantiti stocuri faptice, dup care determin, eventualele diferene cantitative i valorice prin completarea listei de inventar cu datele de la lit.l)-o), respectiv: l) cantiti: diferene n plus, diferene n minus; m) valoarea contabil: valoarea, diferene n plus, diferene n minus; n) valoare de inventar; o) deprecierea: valoare, motivul; acolo unde este cazul, procedndu-se la efectuarea calculelor necesare, apoi semnarea listelor pe fiecare pagin de ctre comisia de inventariere i de ctre gestionar. ntocmirea listelor de inventar cade n sarcina secretarului comisiei de inventariere, datele privind bunurile inventariate ce se nscriu n listele de inventariere imediat dup determinarea cantitilor inventariate, n ordinea n care ele au fost grupate, inndu-se seama de dimensiunile i unitile de msur cu, care figureaz n evidena gestiunii i n contabilitate, cu meniunea c nu sunt admise: corecturi, tersturi i nici spaii libere. De menionat este faptul c pe ultima fil a listelor de inventar gestionarul trebuie s fac meniunea n scris sub forma unei declaraii dup inventariere, avnd urmtoarea formulare: 38

Subsemnatul.gestionar al .. menionez, c toate bunurile materiale i bneti aflate n pstrarea i rspunderea mea, au fost inventariate n prezena mea corect, fr nici o omisiune, acestea fiind trecute n listele de inventar. Deasemeni declar c nu am nici o obieciune privind modul de efectuare a inventarierii. GESTIONAR, Aa cum am prezentat i anterior, inventarierea anual a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii se realizeaz n cadrul S.C. Agromec S.A. Hui, cu respectarea normelor legale, pe fiecare element de active i datorii n parte astfel pentru: Capital social dovada existenei acestui element se face prin solicitarea de la Oficiul Registrului Comerului Vaslui, a unui Certificat constatator la data de 31.12.2010. Imobilizrile corporale (mijloacele fixe) cu un volum nsemnat, att cantitativ ct i valoric n patrimoniul unitii, reprezentnd mijloacele de munc strict necesare i utilizate intens n desfurarea activitii i sunt reprezentate de: Terenuri sunt active neproductive dar necesare, reprezentnd curi unde sunt amplasate seciile de mecanizare i sediul administrativ al societii. Pentru aceste suprafee totaliznd 135.255,21 m societatea deine un ,,Certificat de atestare a dreptului de proprietate asupra terenurilor, n anexa acestui document este specificat suprafaa aferent fiecrei secii (anexa nr. 06). Inventarierea acestor terenuri se face pe baza acestui certificat de atestare a dreptului de proprietate pe fiecare secie n parte. Cldirile sunt active deinute de societate nc de la nfiinare i sunt cuprinse n ,,Documentaia cadastral, nregistrat sub numrul 125 din 29.02.1996 la Oficiul de Cadastru i Organizare Teritorial al Judeului Vaslui, avnd corespondent n evidena contabil a societii ,,Fia mijlocului fix (cod 14-2-2), pentru fiecare obiectiv n parte, unde sunt nregistrate datele referitoare la identificarea scriptic, respectiv gestiunea creia i aparine, anul dobndirii, valoare, amortizare, etc . Inventarierea acestor cldiri se face prin identificarea lor pe baza documentaiei cadastrale i a fiei mijlocului fix. Bunuri mobile de natura mijloacelor fixe [H.G. nr. 1553/2003] - sunt acele bunuri a cror valoare depete 1.800 lei i au durata normal de utilizare mai mare de 1 an. Potrivit dispoziiilor legale i a reglementrilor [H.G. nr. 2139/2004] n domeniu, clasificarea mijloacelor fixe se face dup ,,Catalogul privind clasificarea i duratele normale de clasificare a mijloacelor fixe. Acest catalog cuprinde clasificarea mijloacelor fixe utilizate n economie (pe ramuri de activitate: industrie, agricultur, comer, construcii,etc.) i duratele normale de funcionare a acestora, care corespund cu duratele de amortizare n ani, aferente, regimului de amortizare liniar. Conform acestui catalog mijloacele fixe sunt clasificate n general n grupe, subgrupe, clase i subclase, n cadrul a trei grupe principale i anume: - Grupa 1 Construcii; - Grupa 2 Instalaii tehnice, mijloace de transport, animale i plantaii; -Grupa 3 Mobilier, aparatur birotic, echipamente de protecie a valorilor umane i materiale i alte active corporale.

39

Am fcut aceste precizri deoarece inventarierea mijloacelor fixe din cadrul S.C. Agromec S.A. Hui se realizeaz prin identificare fizic, aceasta fiind posibil cu ajutorul numrului de inventar atribuit fiecrui mijloc fix la intrarea acestuia n patrimoniul societii n funcie de grupa, subgrupa, clasa din care face parte i numrul propriu zis, fiind separate de punct (ex : 2.1.21.0001). Un numr de inventar ce a fost atribuit unui mijloc fix, care ulterior a fost scos din patrimoniu prin casare sau vnzare nu mai poate fi utilizat pentru un alt mijloc fix. S.C. Agromec S.A. Hui, dispune de un sistem informatic ce are n componen un program de eviden a mijloacelor fixe, la implementarea acestui program au fost luate n calcul viitoare intrri de mijloace fixe, astfel nct au fost create pentru fiecare grup plaje de numere ce urmeaz a fi utilizate. Exemplu: Un tractor U 650, prin achizitionare, la evidenierea n patrimoniul unitii, va fi supus urmtoarelor proceduri: a) nregistrare n evidena contabil, care presupune ncadrarea n grupa corespunztoare, conform Catalogului pentru clasificarea mijloacelor fixe, aprobat prin H.G.nr. 2139/2004, acesta face parte din: * grupa 2. Instalaii tehnice, mijloace de transport, animale i plantaii; * subgrupa 1. (2.1.) Echipamente tehnologice (maini, utilaje i instalaii de lucru); * clasa 21. (2.1.21.) Maini, utilaje i instalaii pentru agricultur. b) atribuirea numrului de inventar, se face avnd n vedere , grupa, subgrupa, clasa n care a fost ncadrat la nregistrarea n evidena contabil, ct i ultimul numr atribuit n aceast grup ultimului mijloc fix intrat, spre exemplu ultimul numr propriu-zis, atribuit este 2895. n acest caz numrul de inventar ce se va atribui va fi: 2.1.21.2896. Aa cum menionam anterior inventarierea mijloacelor fixe din grupele 2 i 3 se realizeaz prin indentificare fizic, pe baza numerelor de inventar. Listele de inventar se ntocmesc pe gestiuni i grupe de mijloace fixe. n istoricul societii nu au fost cazuri n care s se constate diferene cantitative n plus sau n minus la mijloace fixe, dat fiind faptul c aceste bunuri au doi gestionari: - eful de secie gestionar de drept, care gestioneaz i administreaz ntreaga activitate a seciei, direct rspunztor n faa conducerii unitii, avnd n subordine mecanizatorii, pe care i coordoneaz n activitatea pe care acetia o desfoar; - mecanizatorii gestionari de fapt sau gestionari direci, acetia gestioneaz tractoarele, mainile i utilajele din secie, fiecare fiind rspunztor de un anumit numr de utilaje, respectiv cele cu, care lucreaz n funcie de lucrrile pe care le au de efectuat. La angajare un mecanizator primete de la eful de secie pe baz de proces verbal, utilajele cu care urmeaz s lucreze i s execute lucrri agricole pentru care are competene i abiliti, avnd obligaia s repare i s menin n stare de funcionare aceste utilaje iar la plecarea din unitate a mecanizatorului se procedeaz la predarea acestor utilaje n primire efului de secie tot pe baz de proces verbal. n consecin aceste mijloace fixe sunt n continu exploatare i ntreinere fiind practic imposibil dispariia sau distrugerea acestora. Drept dovad unitatea deine n patrimoniu utilaje cu an de fabricaie 1985, ultimul lot de 50 buci Tractoare U 650 achiziionate de unitate a fost n anul 1990 iar ultimile utilaje 40

achiziionate au fost un lot de 14 Grape cu discuri GD 3,2 n anul 1998, avnd n vedere c durata normal de funcionare la maini, utilaje i instalaii pentru agricultur este de minim 4 ani i maxim de 12 ani, conform H.G. nr. 2139/2004. Stocuri sunt bunuri deinute i utilizate de S.C. Agromec S.A. Hui pentru realizarea activitii de baz, acestea fiind achizitionate periodic n cantitile necesare procesului de producie. Bunurile de natura stocurilor ce se deruleaz prin gestiunile din cadrul S.C. Agromec S.A. Hui i care au o pondere nsemnat n desfurarea activitii, considerate a fi materia prim a procesului de producie, fiind strict necesare acestuia sunt: - piesele de schimb utilizate la ntreineri i reparaii, pentru meninerea n funciune a tractoarelor, mainilor i utilajelor agricole, ca mijloace de munc n prestrile de servicii; - combustibili respectiv motorina, consumat de tractoarele agricole, productoare de for motric, singura surs de energie utilizat pentru a pune n funciune ntreaga gam de utilaje i maini agricole. n categoria combustibililor sunt nregistrate i sortimentele de ulei mineral utilizate la buna funcionare a motoarelor i sistemele hidraulice ale acestora. Activitatea de producie a S.C. Agromec S.A. Hui n cursul unui exerciiu financiar (an calendaristic) se desfoar pe campanii agricole corespunztoare celor patru anotimpuri ale anului, respectiv: campania de primavar; campania de var; campania de toamn; campania de iarn. Fiecare dintre aceste campanii agricole este precedat de cte o campanie de reparaii, ce const n verificarea i repararea utilajelor ce vor fi utilizate n respectiva campanie agricol, ocazie cu care se ntocmete un necesar de piese de schimb n vederea achiziionrii, pe lng acest necesar se are n vedere i crearea unui stoc de rezerv pentru reparaiile accidentale din timpul campaniei agricole, stoc ce va fi calculat avnd n vedere experiena din campaniile anterioare. Toate intrrile la piesele de schimb sunt nregistrate la magazia de piese a unitii pe baz de ,,Factur fiscal emis de ctre furnizor, la care obligatoriu se ntocmete ,,Nota de recepie i constatare de diferene, de ctre gestionarul magaziei de piese de schimb. Consumul (ieiri din magazie) pieselor de schimb se realizeaz pe baz de ,,Bon de consum, ntocmit de ctre eful seciei de mecanizare, care urmeaz s utilizeze aceste piese la reparaia utilajelor, cu meniunea c acest bon de consum obligatoriu trebuie s aib semntura de viz a directorului unitii i a contabilului ef. Prin cele prezentate anterior, n legtur cu piesele de schimb, conducerea S.C. Agromec S.A. Hui, i propune s evite stocurile supradimensionate, stocurile fr micare, stocurile cu micare lent, deteriorate (prin ruginire, oxidare, descompunere n special la cele din cauciuc i plastic). Inventarierea pieselor de schimb se realizeaz la locul de depozitare, respectiv magazia de piese, de ctre comisia de inventariere n prezena gestionarului, la data stabilit n anex la decizia de inventariere, prin nscrierea n listele de inventar, la lit. k) cantiti: stocuri faptice, a fiecrui reper de piese cu denumirea specific din evidena tehnico-operativ, dup numrare, msurare sau cntrire, n funcie de unitile de msur cu care este nregistrat reperul respectiv. La ncheierea operaiunii de inventariere procedndu-se la semnarea listelor de inventar de ctre comisie i gestionar (anexa nr. 07 ).

41

Pe msur ce este identificat fiecare reper de piese din evidena tehnico-operativ a gestiunii, se va bara, semna i se va data n ,,Fia de magazie de ctre comisia de inventariere, n dreptul ultimei operaiuni pentru a avea un control asupra situaiei n cazul unor situaii ce vor necesita verificri ulterioare. Combustibili aa cum am mai menionat anterior la ,,stocuri, acetia sunt reprezentai de: Motorin, Ulei M30 (ulei motor) i Ulei T90 (ulei transmisie, pentru sistemul hidraulic al Tractoarelor U650). Aprovizionarea cu aceste produse se face periodic, de regul la nceput de campanie agricol i n timpul desfurrii acesteia, pe msura necesarului desfurrii activitii, evitndu-se stocurile n cantiti peste limita unui stoc de siguran de 25 t, n depozitul de carburani al unitii la care se adaug cte un stoc de siguran de 500 600 litri la fiecare din cele 14 secii de mecanizare, n total un stoc de siguran de 32 33 t, ce poate asigura activitatea societii pe timp de 5 6 zile. Pentru depozitarea carburanilor societatea are amenajat la sediul administrativ conform Normelor PSI (de Paz i Securitate contra Incendiilor), un ,,Depozit de carburani, dotat cu rezervoare speciale din metal, gradate (litrate) i verificate din punct de vedere a calibrajului de ctre Institutul Naional de Metrologie. Aprovizionarea cu carburani se face direct de la Depozitul Petrom Vaslui cu Autocisterna societii, aceasta avnd o capacitate de 7 tone. Cantitile de motorin achizitionate sunt recepionate i depozitate n recipientele din cadrul depozitului de carburani i apoi distribuite seciilor de mecanizare cu aprobarea conducerii societii, respectiv director i contabil ef. n ce privete uleiurile, acestea sunt achizitionate n recipiente a cte 20 litri fiecare. La primire n depozitul de carburani, motorina este recepionat pe baz de factur fiscal emis de furnizor, astfel nct cantitatea facturat s fie la capacitatea recipientului cisternei, respectiv 7000 litri, n acest sens recipientul avnd semn de calibraj la capacitatea maxim, prin urmare aprovizionrile se fac de fiecare dat numai cu cantiti de 7000 litri, capacitatea cisternei. Distribuirea motorinei din depozitul de carburani ctre seciile de mecanizare se face cu Cisterne RC 3,6, acestea avnd bazinul format din dou compartimente, unul de 1.796 litri i respectiv 1.818 litri, i acestea sunt calibrate cu semn pentru capacitatea maxim, n consecin o secie poate s primeasc 3.614 (1.796 + 1.818 = 3.614) litri motorin sau numai un copartiment din cele dou. nregistrarea transferului de la depozitul de carburani la seciile de mecanizare a cantitilor de motorin i ulei se face pe baz de ,,Aviz de nsoire a mrfii ntocmit de ctre gestionarul depozitului de carburani pentru fiecare cantitate de motorin transferat i pentru fiecare secie de mecanizare, acest document nsoete marfa pe timpul transportului, i poart meniunea ,,Marfa se transport pentru depozitare, nu se factureaz. La rndul lui eful de secie, recepioneaz i gestioneaz cantitile de motorin primite, urmnd a le scoate din gestiune prin consumurile specifice lucrrilor agricole efectuate, i n urma verificrilor efectuate, aprobate prin semnturi de viz din partea directorului i a contabilului ef. Inventarierera combustibililor se realizeaz la locurile de depozitare respectiv, depozitul de carburani i seciile de mecanizare fiecare dintre acestea avnd gestionarul ei.

42

La depozitul de carburani motorina se depoziteaz n ase rezervoare speciale din metal, fiecare avnd capacitatea de 6000 litri, numerotate de la 1 la 6, metoda de determinare a volumului de motorin n litri din fiecare rezervor este urmtoarea: - cu rigla special confecionat, se msoar volumul de motorin din rezervor n centimetri; - din fabricaie capacitatea calibrat a rezervorului este de 28 litri motorin la centimetru; - n funcie de ci centimetri de motorin exist n rezervor prin nmulire cu 28 se afl ci litri de motorin sunt n rezervor. Inventarierea cantitii de motorin din gestiunea depozitului de carburani se realizeaz prin msurare, folosind metoda de calcul volumetric prezentat mai sus i prin nsumarea cantitilor din toate cele ase rezervoare se determin cantitatea total care se nscrie n listele de inventariere. Pe listele de inventariere se specific metoda folosit i modul de calcul din care a rezultat cantitatea nscris n liste la lit. k) cantiti; stocuri faptice, att pentru motorin ct i pentru uleiuri astfel: Motorin n rezervoare: - Rezervor nr. 1 205 cm x 28 litri/cm = 5.740 litri; - Rezervor nr. 2 186 cm x 28 litri/cm = 5.208 litri; - Rezervor nr. 3 190 cm x 28 litri/cm = 5.320 litri; - Rezervor nr. 4 195 cm x 28 litri/cm = 5.460 litri; - Rezervor nr. 5 200 cm x 28 litri/cm = 5.600 litri; - Rezervor nr. 6 x x x ________________________________________ Total cantitate motorin = 27.328 litri Verificarea existenei reale a motorinei n rezervoare s-a fcut prin deschiderea robineilor de golire de la baza fiecrui rezervor, procedndu-se la colectarea de probe i analizarea vizual a acestora n vederea depistrii impuritilor sau a unor cantiti de ap, rezultatul fiind negativ. Ulei M30 - ase bidoane x 20 litri/bidon = 120 litri, bidoanele sunt sigilate la dop, iar coninutul n urma verificrii se confirm a fi ulei M30. Ulei T90 - opt bidoane x 20 litri/bidon = 160 litri, bidoanele sunt sigilate la dop, iar coninutul n urma verificrii se confirm a fi ulei T90. Inventarierea se desfoar n prezena ntregii comisii i a gestionarului, fiele de magazie ale produselor inventariate se bareaz, se semneaz i se dateaz, de ctre comisie, listele de inventariere dup completare sunt semnate de comisie i de gestionar. n mod asemntor se procedeaz i la inventarierea combustibililor de la seciile de mecanizare. Inventarierea materialelor de natura obiectelor de inventar Materialele de natura obiectelor de inventar sunt bunuri, de o categorie, dac putem spune aa, special, acestea se gsesc ntre imobilizri i stocuri, dar care sunt ncadrate totui n categoria activelor circulante, datorit posibilitii lor de recuperare ntr-o perioad mai mic de un an.

43

Conform H.G. nr. 105/2007, publicat n M. Of. nr. 103/12.02.2007, putem spune c materialele de natura obiectelor de inventar sunt bunuri cu o valoare sub 1.800 lei i o durat de utilizare mai mic de un an. Din punct de vedere contabil, materialele de natura obiectelor de inventar, sunt bunuri cu o valoare mai mic dect limita prevazut de lege (1.800 lei) pentru a fi considerate active fixe corporale, indiferent de durata lor de folosin, sau cu o durat mai mic de un an, indiferent de valoarea lor, precum i bunurile asimilate acestora (echipamente de protecie, echipamente de lucru, mecanisme, scule, dispozitive, verificatoare, aparatele de msur i control etc.). S.C. Agromec S.A. Hui achiziioneaz i deine n patrimoniu, materiale de natura obiectelor de inventar, pe care le utilizeaz n procesul de producie dintre acestea cele mai reprezentative sunt: - echipamente de protecie, respectiv salopete pentru mecanizatori; - echipamente de lucru, ca: or sudur, mnui sudur, ochelari sudur, masc sudur, clete sudur - scule: truse scule, set chei tubulare, set chei fixe , set chei inelare, etc - mecanisme i dispozitive: generator acetilen, trus cuite sudur autogen, dispozitiv reglat injectoare pompe injecie, menghin, trus freze (dispozitive) de rectificat chiuloase U650, etc. Inventarierea materialelor de natura obiectelor de inventar se face pe fiecare gestiune n parte prin ntocmirea listelor de inventar, separat pentru cele meninute n funciune i separat pentru cele propuse pentru declasare (anexa nr. 08 ). Pentru materialele de natura obiectelor de inventar propuse pentru declasare se menioneaz pe respectivele liste de inventariere sub forma unui proces verbal, motivele care au stat la baza propunerii acestora pentru declasare. Inventarierea se desfoar n prezena ntregii comisii i a gestionarului, fiele de magazie ale bunurilor inventariate se bareaz, se semneaz i se dateaz, de ctre comisie, listele de inventariere dup completare sunt semnate de comisie i de gestionar. n mod asemntor se procedeaz i la inventarierea materialelor de natura obiectelor de inventar de la seciile de mecanizare. Inventarierea mrfurilor n cadrul S.C. Agromec S.A. Hui, funcioneaz cantina unde se prepar hrana cald pentru salariai i se comercializeaz ca i mrfuri, diferite produse alimentare ce pot fi consumate ca hrana rece, de ctre salariai. Cantina funcioneaz ca gestiune nregistrnd: - intrri de mrfuri pe baz de factur fiscal emis de furizori i pentru care se ntocmete nota de recepie i constatare de diferene; dar i - ieiri de mrfuri, pentru care se ntocmesc: - ,,Liste zilnice de alimente aferente preparrii hranei calde; i - ,,Borderou pentru: - mrfurile vndute salariailor; - salariaii care au servit masa (hrana cald); urmnd ca valoarea acestora s se rein de pe statele de plat din salarii. Avnd n vedere volumul mic de mrfuri rulate ct i specificul activitii cantinei evidena mrfurilor se ine n mod analitic pe fiecare sortiment de marf, utilizndu-se fie de magazie. 44

Inventarierea mrfurilor se face la locul de depozitare, respectiv cantina, n prezena ntregii comisii i a gestionarului, prin identificare (dup denumire), numrare, cntrire n funcie de unitile de msur cu, care este nregistrat fiecare reper de marf n evidena tehnico-operativ i nscrierea n listele de inventariere a acestor mrfuri la lit. k) cantiti; stocuri faptice. Pe msura inventarierii fiecrui sortiment de marf se procedeaz la barare, semnare i datare n fia de magazie dup ultima operaiune, de ctre comisia de inventariere. Pentru mrfurile degradate sau depreciate se ntocmesc liste de inventariere separat, pe aceste liste se vor meniona motivele care au stat la baza selectrii lor i pentru care au fost nscrise n aceste liste (anexa nr. 09 ) dup modelul: Not: ,,Cu ocazia inventarierii gestiunii cantinei am depistat mrfurile menionate n aceast list ca fiind improprii comercializrii avnd termenele de garanie expirate drept pentru care au fost evideniate n lista de inventariere separate pentru a fi sczute din gestiune. La ncheierea operaiunii de inventariere a gestiunii cantinei prin completarea listelor fr a lsa spaii libere, fr tersturi, i fr modificri, se procedeaz la semnarea acestora de ctre comisie i gestionar. Inventarierea disponibilitilor n lei din caseria unitii aceast operaiune se programeaz la emiterea deciziei de inventariere i are loc n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar, dup nregistrarea operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv, confruntndu-se soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cel din contabilitate. Desfurarea acestei operiuni se deruleaz, la sfritul programului din ultima zi lucrtoare a anului, n cazul nostru 31.12.2010, dup ntocmirea i nchiderea registrului de cas din aceast zi, comisia de inventariere n prezena casierului procedeaz la inventarierea numerarului aflat n cas i consemnarea acestuia n lista de inventariere, pe aceast list de inventariere este menionat componena monetarului din care rezult numerarul aflat n casierie, prin ntocmirea unui proces-verbal astfel: Proces-verbal ncheiat astzi 31.12.2010 ora 15 cu ocazia inventarierii gestiunii casieriei, respectiv a numerarului din cas dup ncheierea registrului de cas, procednd la numrarea disponibilitilor existente, ntocmind urmtorul monetar: - cupiuri a 100 lei x 10 buc = 1.000 lei - cupiuri a 50 lei x 12 buc = 600 lei - cupiuri a 10 lei x 70 buc = 700 lei - cupiuri a 5 lei x 40 buc = 200 lei - cupiuri a 1 leu x 16 buc = 16 lei _________________________________ Total 2.516 lei Dup nscrierea n lista de inventariere a celor menionate anterior se procedeaz la semnarea acesteia de ctre comisie i de gestionar. De menionat este faptul c prima obligaie a comisiei de inventariere la prezentarea n vederea inventarierii fiecrei gestiuni din cele menionate n aceast lucrare, este de a cere gestionarului s completeze i s semneze n prezena comisiei, declaraia de inventariere. Inventarierea disponibilitilor aflate n conturi la bnci

45

Conform O.M.F.P. nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, la pct. 29, alin. (2), ,,Disponibilitile aflate n conturi la banci sau la unitile Trezoreriei Statului se inventariaz prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unitii. Prin urmare comisia de inventariere a S.C. Agromec S.A Hui, procedeaz la confruntarea soldului extrasului de cont emis de Raiffeisen Bank Hui pentru ziua de 31.12.2010 cu soldul fiei de cont din evidena contabil, procednd la nscrierea n lista de inventariere a soldului din extrasul de cont, ca fiind faptic i a celui din evidena contabil, ca fiind scriptic. Pe lista de inventariere se va face notare la modul de inventariere al acestor disponibiliti, urmnd a se anexa la aceasta o xerocopie dup extrasul de cont. Aceste dou solduri obligatoriu trebuie sa fie egale, avnd n vedere c lunar contabilul cu atribuiuni de nregistrare a operaiunilor efectuate prin contul de disponibil verific concordana dintre soldul extrasului de cont i cel din evidena contabil. Lista ntocmit este semnat de comisia de inventariere i contabilul care rspunde de nregistrrile operaiunilor derulate prin contul curent. Inventarierea creanelor i obligaiilor fa de teri Conform pct. 188 din reglementrile contabile aprobate prin O.M.F.P. nr. 3055/2009 modificat i completat prin O.M.F.P. nr. 2869/2010, contabilitatea furnizorilor i clienilor, a celorlalte datorii se ine pe categorii, precum i pe fiecare persoan fizic sau juridic. n acest sens, n contabilitatea, analitic, furnizorii i clienii se grupeaz astfel: interni i externi, iar n cadrul acestora pe termene de plat respectiv de ncasare. n cadrul conturilor de furnizori i clieni, se grupeaz distinct datoriile i creanele rezultate din tranzacii cu clauze de rezerv de proprietate. Evidena contabil a S.C. Agromec S.A. Hui se realizeaz cu respectarea acestei norme legale, respectiv utilizarea: - contului 401 ,,Furnizori dezvoltat n analitic pe fiecare furnizor n parte; i - contul 4111 ,,Clieni dezvoltat n analitic pe fiecare client n parte. Pentru eventuale punctaje cu aceti furnizori i clieni fiind posibil extragerea din evidena contabil, a fiei de cont analitic pentru fiecare. n fia de cont a fiecrui furnizor sau client sunt evideniate n ordine cronologic toate operaiunile care au avut loc. Inventarierea creanelor i obligaiilor fa de teri se realizeaz prin verificri i confirmri pe baza extraselor de cont de solduri debitoare i creditoare ale conturilor de creane i datorii, potrivit ,,Extrasului de cont (cod 14-6-3). Inventarierea datoriilor De regul societatea nu are datorii restante, datoriile din evidena contabil de la sfrit de an sunt credite comerciale acordate de furnizori, pentru achiziiile efectuat e de societate i sunt n termenele stabilite de comun acord, ns legislaia (O.M.F.P. nr. 2861/2009) prevede obligativitatea inventarierii tuturor datoriilor fr a face deosebire ntre ele, deci i acestea. Prin urmare inventarierea datoriilor din cont 401 ,,Furnizori se face pe baza datelor din evidena contabil a societii i a extraselor de cont primite de la furnizori. n listele de inventariere comisia va nscrie fiecare furnizor i va considera ca faptice datele din extrasele de cont i scriptice datele din evidena contabil. Dup ntocmirea listelor 46

de inventariere acestea vor fi semnate de ctre comisie i de contabilul care rspunde de evidena contului 401 ,,Furnizori. Inventarierea creanelor Creanele fa de teri reprezint drepturile societii ce urmeaz a fi ncasate pentru prestrile de servicii efectuate clienilor, cu care au fost ncheiate contracte de prestri servicii i pentru care plata urmeaz a se efectua (credite comerciale acordate clienilor) n termenele stabilite prin contract. Inventarierea acestor creane se realizeaz pe baza datelor din evidena contabil a societii i a extraselor de cont primite de la clieni confirmate. n listele de inventariere comisia va nscrie fiecare client i va considera ca faptice datele din extrasele de cont i scriptice datele din evidena contabil. Dup ntocmirea listelor de inventariere acestea vor fi semnate de ctre comisie i de contabilul care rspunde de evidena contului 4111 ,,Clieni.

2.4. ntocmirea actelor finale inventarierii i stabilirea rezultatelor Efectuarea inventarierii propriu-zise se realizeaz prin ntocmirea listelor de inventariere pe fiecare categorie de bunuri ce se afl n patrimoniul societii (imobilizri, stocuri, disponibiliti, datorii i creane) i ce este mai important, toate acestea sunt grupate pe gestiuni, fiecare dintre acestea avnd gestionarul ei, responsabil de recepie, nregistrare, depozitare, pstrare i distribuire n bune condiii, cantitative i calitative. ncheierea operaiunii de inventariere necesit centralizarea tuturor datelor relevante pe baz listelor de inventariere, n vederea stabilirii rezultatelor generale, a evalurii situaiilor de fapt, concrete, existente i luarea deciziilor ce se impun pentru moment ct i pentru activitatea viitoare. Pentru prezentarea rezultatelor inventarierii, comisia de inventariere, procedeaz la ntocmirea unui ,,Proces-verbal de inventariere (anexa nr.10) n care sunt nscrise obligatoriu urmtoarele date, conform pct. 42 din normele O.M.F.P. nr. 2861/2009: data ntocmirii; numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere; numrul i data deciziei de numire a comisiei de inventariere; gestiunile inventariate, data inventarierii acestora; data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, prezentate ntr-o situaie centralizat; propunerile comisiei de inventariere cu privire la plusu ri, lipsuri, deprecieri, declasri. Concret rezultatele inventarierii sunt prezentate de comisie n procesul verbal cu urmtoarele propuneri: 1) Magazia de piese schimb, conform listelor de inventar de la aceast gestiune (anexa nr. 07), analiznd situaia observm c: - la pozitia 4 din lista, Arc ntinztor lan SPC6 minus 1 buc x 2 lei/ buc = 2 lei, lips imputabil; - la pozitia 7 i 8 din list, Piulia M= 8x1,25, respectiv Piulia M= 10x1,25, primul reper plus al doilea minus, analiznd situaia constatm c reperele au aceeai denumire i sunt de dimensiuni foarte apropiate uor de confundat, se refer la aceeai perioad de gestiune i la

47

aceeai gestiune, cantitatea plus este egal cu cea minus, prin urmare propunem compensarea acestor cantiti, conform pct. 40 alin. 3 din normele O.M.F.P. nr. 2861/2009; - la poziia 18 din list, aiba elastic SPC6 plus 1 buc x 0,70 lei/buc = 0,70 lei, plus de nregistrat - la poziia 19 din list, aiba grower d=8mm plus 1 buc x 0,05 lei/buc = 0,05 lei, plus de nregistrat. De la poziia 18 i 19 rezult un plus de nregistrat n sum de 0,75 lei. 2) Atelier recondiionri n timpul inventarierii au fost gsite materiale de natura obiectelor de inventar n folosin, n valoare de 552 lei (anexa 08), improprii utilizrii ca echipamente de lucru, datorit gradului ridicat de uzur fizic i a perioadei n car e au fost utilizate, respectiv 3 (trei) ani, pentru acestea propunem a se proceda la declasarea lor. 3) Cantina cu ocazia inventarierii au fost depistate mrfuri alimentare n valoare de 4,30 lei, care prezentau termene de garanie expirate, fiind improprii comercializrii i a consumului, pentru acestea a fost ntocmit lista de inventariere separat (anexa 09), pentru acestea propunem nregistrarea ca o depreciere ireversibil i scoaterea lor din gestiune. Acest proces verbal al comisiei de inventariere este prezentat directorului unitii n termen de 7 zile lucrtoare de la data ncheierii operaiunilor de inventariere pentru aprobare. Directorul cu avizul contabilului ef, decide asupra soluionrii propunerilor fcute de comisia de inventariere, procednd la efectuarea nregistrrilor ce se impun n vederea reglrii i soluionrii situaiei de fapt, cu respectarea dispoziiilor legale. n consecin se procedeaz la efectuarea nregistrrilor n evidena contabil a unitii pe baza listelor de inventariere pe fiecare gestiune i gestionar n parte i n analitic pe fiecare reper de piese. 1) Gestiunea magazie de piese schimb: a) minus inventariere la reperul Arc ntinztor lan SPC6, se imput gestionarului Tacu Cristian, pentru aceasta se fac urmtoarele nregistrri: - debitarea gestionarului
4282
,,Alte creane n legatur cu personalul analitic Tacu Cristian

% 7588
,,Alte venituri din exploatare

2,48 lei 2,00 lei 0,48 lei

________________________________________

4427
,,TVA colectat

- descrcarea gestiunii cu piesele lips 6024

,,Cheltuieli privind piesele de schimb

3024
,,Piese de schimb analitic : Arc ntinztor lan SPC6

2,00 lei

b) compensare: Piuli M= 8x1,25, plus 2 buc x 0,50 lei/buc = 1,00 leu; cu Piuli M=10x1,25, lipsa 2 buc x 0,10 lei/buc = 0,20 lei
__________________________________________________________________________

Diferen valoric n plus

= 0,80 lei

48

- se nregistreaz plusul ca intrare de piese prin diminuarea cheltuielilor cu piesele de schimb 3024
,, Piese de schimb analitic: Piulia M=8x1,25 2 buc x 0,50 lei/buc = 1,00 leu

6024

1,00 lei

,,Cheltuieli privind piesele de schimb

- se nregistreaz lips ca iesire de piese pe seama cheltuielilor cu piesele 6024

,,Cheltuieli privind piesele de schimb

3024
,,Piese de schimb analitic : Piulia M=10x1,25 2 buc x 0,10 lei/buc = 0,20 lei

0,20 lei

dup cum se observ cantitile n plus au fost nregistrate n stoc la reperul respectiv iar cele lips au fost sczute din gestiune, diferena de valoare de 0,80 lei n plus se va regsi n contul de rezultate pe seama diminurii cheltuielilor (1,00 leu 0,20 lei = 0,80 lei) din cont 6024 ,,Cheltuieli privind piesele de schimb cu 0,80 lei. c) plusuri inventariere: aiba elastic SPC6 1 buc x 0,70 lei/buc = 0,70 lei;
aiba grower d=8mm 1 buc x 0,05 lei/buc = 0,05 lei
__________________________________________________________________

Total valoare plus

= 0,75 lei

- nregistrarea piselor de schimb plus la inventar se face pe seama diminurii cheltuielilor cu

piesele de schimb
3024
,, Piese de schimb analitic: aiba elastic SPC6 1 buc x 0,70 lei/buc = 0,70 lei aiba grower d=8mm 1 buc x 0,05 lei/buc = 0,05 lei

6024

0,75 lei

,,Cheltuieli privind piesele de schimb

2) Gestiunea Atelier recondiionri declasare (scoaterea din funciune) a ,,Materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin se realizeaz pe baza listelor de inventariere prin urmtoarea nregistrare n evidena contabil: = 8035 552,00 lei
,,Stocuri de natura ob. de inv. date n folosin analitic: Salopete doc 2 per x 27 lei/per = 54 lei Trus chei inelare 1 buc x 357 lei/buc = 357 lei Ochelari sudur 1 buc x 54 lei/buc = 54 lei Masc sudur 1 buc x 87 lei/buc = 87 lei

n subcapitolul anterior la inventarierea materialelor de natura obiectelor de inventar menionam c aceste bunuri la darea n folosin sunt nregistrate pe cheluieli dup metoda integral, prin debitarea contului 603 ,,Cheltuieli privind materialele de natura obiectelor de inventar i creditarea contului 303 ,,Materiale de natura obiectelor de inventar i concomitent se debiteaz contul 8035 ,,Stocuri de natura obiectelor de inventar date n folosin acesta fiind cont de eviden n afara bilanului. Acum pe baza listelor de inventariere cnd sunt propuse pentru declasare, nu mai sunt afectate rezultatele economice ale unitii, dar sunt sczute din contul de eviden n afara bilanului (cont 8035). 49

3) Gestiunea Cantina mrfuri cu termenul de valabilitate expirat, aceste mrfuri prezint o depreciere ireversibil i se scad din gestiune astfel: - diminuarea stocului de marf 607
,,Cheltuieli privind mrfurile

371
,,Mrfuri

4,30 lei

- i TVA colectat 635

,,Cheltuieli cu alte impozite, taxe i vrsminte asimilate

4427

(4,30 x 24%)

1,03 lei

,, TVA colectat

se colecteaz TVA n acest caz, deoarece aceast ieire de mrfuri este perceput din punct de vedere fiscal ca un consum propriu, o livrare. Dup nregistrarea n evidena contabil a procesului-verbal privind rezultatele inventarierii, se are n vedere determinarea impozitului pe profit i nregistrarea acestuia n conturi, apoi se procedeaz la completarea registrului-inventar cu elementele de activ i de pasiv grupate dup natura lor, conform posturilor din bilan (anexa nr. 11 ). Se are n vedere i ntocmirea balanei de verificare la 31.12.2010. Pe baza registrului-inventar i a balanei de verificare ntocmite la 31.12.2010 se ntocmete bilanul contabil, parte component a situaiilor financiare anuale, ale crui posturi trebuie s corespund cu datele nregistrate n contabilitatea unitii i care au fost puse de acord cu situaia real a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, stabilite pe baza inventarului.

50

CONCLUZII
S.C. Agromec S.A Hui i menine i n prezent profilul de baz de la nfiinare n ramura agriculturii, subramura activiti de servicii anexe agriculturii cu subdiviziunea de activiti agricole pe baz de tarife sau contracte executate clienilor. Primordiale pentru activitatea firmei sunt avantajele pe care le ofer clienilor: - lucrrile i serviciile prestate au un grad nalt de mecanizare; - larga diversificare a lucrrilor i serviciilor prestate pe culturi de plante (plante cerealiere, plante tehnice, plante leguminoase, via-de-vie, pomi fructiferi) i campanii agricole. - utilajele i mainile din dotare au performane ridicate de productivitate, fiabilitate, specifice pentru lucrrile i serviciile pe care le execut; - diversitatea lucrrilor i serviciilor pe care le execut (arat, discuit, semnat, erbicidat, stropit, cosit, recoltat, transport tehnologic, etc.). Firma i poate defini oportunitatea prin prisma ariei de rspndire pentru lucrrile i serviciile prestate n prezent. Astfel, vorbind despre lucrri, ne referim la lucrri agricole ce sunt executate mecanizat i de calitate, n perioada optim sub ndrumarea specialitilor unitii, pe suprafee de terenuri agricole de pe raza a apte comune. Ca orice unitate S.C. Agromec S.A. Hui se caracterizeaza prin puncte tari, oportuniti, dar i puncte slabe. Dintre punctele tari se pot meniona: dreptul de proprietete asupra patrimoniului este clar i corect; lipsa conflictelor salariale demonstreaz c resursele umane sunt corect folosite; largi posibiliti tehnologice. Totui punctele slabe sunt cele care afecteaz situaia financiar a firmei: datorii fa de bugetul de stat i bugetele asigurrilor sociale; lipsa unor brevete i licene; rentabilitate redus; o slab utilizare a capitalurilor i a factorilor de producie de care dispune societatea; comenzile primite i executate nu asigur o activitate optim pentru depirea pragului de rentabilitate pe lucrri i servicii prestate; activitatea desfurat are un caracter sezonier (se desfoar pe parcursul campaniilor agricole). n condiiile economiei de pia existente, conducerea S.C. Agromec S.A. Hui, depune nsemnate eforturi pentru meninerea activitii la un nivel ct de ct satisfctor date fiind condiiile pedoclimatice i ale mediului de afaceri. Condiiile pedoclimatice afecteaz activitatea unitii i rezultatele acesteia prin produciile ce se obin la culturile nfiinate de proprietarii de terenuri agricole, asociaiile agricole i chiar de societate pe terenurile arendate, producii ce constau n recolte sczute, datorit lipsei precipitaiilor i a fenomenelor de nghe-dezghe, a precipitaiilor cu grindin. Mediul de afaceri n parte caracterizat prin concurena neloial, desfurarea actelor d e comer pe o pia fr o calitate asigurat produselor comercializate cu referire la piesele de schimb, pe care societatea le achiziioneaz pentru reparaii, n ce privete piaa carburanilor, comercializarea acestora la preuri ce nregistreaz numai majorri, n condiiile n care materia prim pentru societate n desfurarea activitii este motorina. Aa cum menionam n aceast lucrare se impune gospodrirea cu responsabilitate a resurselor de care dispune societatea prin raionalizarea i normalizarea consumului la cote minime n vederea obinerii unor rezultate maxime. 51

Toate acestea se realizeaz prin numrul de gestiuni din cadrul unitii, organizate pe puncte de lucru (secii de mecanizare) i centru de activitate (magazie piese de schimb, depozit carburani, ateliere de reparaii), fiind supuse unui control permanent sub forma vizei cu semntura de control preventiv din partea directorului i a contabilului ef. n acest mod sunt monitorizate: - achiziiile de bunuri care se fac n limita necesarului; - transferurile ntre gestiuni n special motorina; - consumurile de bunuri cu respectarea normelor de consum legale. Pentru buna gospodrire a patrimoniului este necesar verificarea i controlul faptic asupra existenei bunurilor din cadrul gestiunilor, acesta realizndu-se prin efectuarea unui control al gestiunilor periodic, prin inventarierea la fiecare sfrit de campanie, a cantitilor de motorin existent la seciile de mecanizare i depozitul de carburani, verificarea stocului de piese existent la magazie n vederea ntocmirii necesarului pentru campania ce urmeaz. La sfritul fiecrui exerciiu financiar se procedeaz la inventarierea general a patrimoniului n vederea stabilirii situaiei reale a tuturor gestiunilor, procedndu-se la nregistrarea rezultatelor inventarierii n vederea ntocmirii situaiilor financiare anuale care s ofere o imagine fidel a poziiei financiare i a performanei unitii.

52