INFIINTAREA UNEI SOCIETATI COMERCIALE: Ce e important de stiut? Care sunt actele necesare infiintarii unei societati comerciale?

Pentru infiintarea unei societati comerciale, fie ca vorbim de o societate comerciala pe actiuni sau de o societate comerciala cu raspundere limitata, actele de care avem nevoie pentru a fi despuse la registrul comertului sunt: rezervarea denumirii societatii comerciale, care se obtine de la oficiul registrului comertului, dupa o verificare in prealabil a acesteia, actul constitutiv al societatii comerciale, dovada privind sediului social, dovada privind depunerea capitalului social, declaratii ale asociatilor, ale administratorilor si specimenul de semnatura pe care le depune administratorul societatii comerciale, copii ale actelor de identitate pentru asociatii persoane fizice, iar pentru asociatii persoane juridice, documente din care rezulta existenta respectivelor persoane juridice, precum si statutul acestora ca fiind societati in functiune. Un alt document care trebuie sa fie depus este certificatul de cazier fiscal care se depune pentru persoanele fizice si persoanele juridice rezidente in Romania. Pentru nerezidenti se depune o declaratie pe propria raspundere, potrivt careia respectivele persoane fizice sau juridice nu au debite la bugetul de stat si nu sunt inregistrate fiscal pe teritoriul Romaniei. Fata de documentele enumerate mai sus, valabile si pentru o societate cu raspundere limitata si pentru o societate pe actiuni, pentru societatea pe actiuni, este necesar sa se depuna documentele referitoare la existenta a trei cenzori si a membrilor supleanti sau, dupa caz, a unui auditor financiar, dupa cum societatea pe actiuni opteaza. Evident, fie ca este societate comerciala pe actiuni sau societate cu raspundere limitata, trebuie sa fie depusa si dovada taxelor achitate pentru inregistrarea societatii la Registrul Comertului. Care ar fi pasii necesari pentru infiintarea unei societati cu raspundere limitata? Pentru infiintarea unei societati cu raspundere limitata, avem de parcurs doua etape principale: o etapa prealabila inregistrarii societatii in Registrul Comertului si etapa aferenta inregistrarii in Registrul Comertului. Prima etapa are in vedere rezervarea denumirii societatii comerciale, incheierea unui document pentru atestarea existentei sediului social in care urmeaza sa functioneze societatea, intocmirea actului constitutiv de catre asociatii care sunt fondatorii societatii, deschiderea contului bancar si depunerea capitalului social initial al societatii. Odata ce vom avea aceste documente intocmite, putem trece la parcurgerea celei de-a doua etape, respectiv depunerea cererii si formalitatilor de inregistrare a societatii in Registrul Comertului. In prezent cat este capitalul social minim? Pentru o societate cu raspundere limitata, capitalul social minim este de 200 de lei. Pentru o societate pe actiuni, este de 90 de mii de lei.

Pe langa capitalul social minim, ce alte costuri mai implica infiintarea unei societati comerciale? In primul rand, in etapa prealabila inregistrarii la Registrul Comertului, sunt anumite acte care se intocmesc la notarul public. Spre exemplu, declaratiile pe propriile raspundere ale cetatenilor sau personaelor juridice straine care devin asociati intr-o societate si specimenul de semnatura al administratorului. Acestea sunt documente care trebuie intocmite de catre notarul public pentru care se platesc taxe notariale. De asemenea, daca intre asociatii societatii exista persoane juridice nerezidente straine, care nu isi au sediul in Romania, acestea trebuie sa produca dovezi privind existenta si functionalitatea lor. Dovezile respective se emit de catre autoritatile competente din statul din care provine persoana juridica nerezidenta, in limba acelui stat sau intr-o limba de circulatie internationala-preferabil in limba engleza, iar pe teritoriul Romaniei, se traduc de catre un traducator autorizat, a carui semnatura urmeaza a fi legalizata de catre notarul public. Pentru aceste formalitati pe teritoriul Romaniei, de asemenea, avem taxe de achitat: onorariul notarului, onorariul traducatorului autorizat. Toate aceste cheltuieli pe care le-am mentionat pana acum si cheltuielile aferente inregistrarii societatii in registrul comertului variaza de la 400 la 1000 de Ron, depinde de multitudinea documentelor pe care le avem de intocmit, inainte de inregistrare societatii in Registrul Comertului Ce reprezinta actul constitutiv? Actul constitutiv este documentul contractul prin care asociatii se inteleg sa infiinteze societatea comerciala, prin intermediul acestuia, reglementand modalitatea de organizare si de functionare a societatii. Cum se realizeaza acest act? Actul constitutiv se intocmeste in conformitate cu prevederile din Legea 31/1990 privind societatile comerciale, care reglementeaza in articole distincte atat prevederile pe care trebuie sa le aiba actul constitutiv al unei societati pe actiuni, cat si prevederile pe care tebuie sa le aiba actul constitutiv al unei societati cu raspundere limitata. Aceste prevederi legale sunt imperative si nu pot lipsi dintr-un act constitutiv. In plus, asociatii pot stabili conventional si alte clauze in actul constitutiv, cu conditia ca acestea sa nu contravina prevederilor imperative impuse de lege. La cine trebuie apelat pentru realizarea lui? Actul constitutiv poate fi intocmit de catre un avocat. Deci, partile pot apela la un avocat pentru intocmirea unui act constitutiv care va atesta respectivul act constitutiv.

In cazul in care aportul la capitalul social este reprezentat de un imobil, este foarte important ca actul constitutiv sa poata fi autentificat de un notar public. Este o prevedere legala imperativa pentru ca acel act constitutiv sa fie valabil sa produca efecte. Sau pot apela direct la Camera de Consultanta din cadrul Registrului Comertului. Dupa ce criterii se poate opta pentru o societate pe actiuni sau pentru o societate cu raspundere limitata? De regula, optiunea dintre o societate cu raspundere limitata si o societate pe actiuni, este determinata de magnitudinea business-ului pe care partile vor sa il deruleze. Companiile multinationale care infiinteaza o societate comerciala in Romania opteaza pentru o societate cu raspundere limitata pentru ca nu exista de la bun inceput garantia ca businessul va reusi sa fie operational in Romania. Motivul pentru care prefera sa inceapa cu o societate cu raspundere limitata are in vedere aspecte de natura financiara. De ce? Pentru ca o societate cu raspundere limitata are un capital social mai mic, de 200 de lei. O societate pe actiuni are un capital social de 90 de mii de lei. Deci, este o diferenta care, pentru un investitor in Romania este importanta, neavand garantia succesului in business. In plus, pentru o societate pe actiuni este necesara numirea a 3 cenzori sau a unui auditor financiar care, de asemenea, necesita costuri suplimentare. Din aceste puncte de vedere, optiunea initiala pentru o companie multinationala este societatea cu raspundere limitata. In cazul in care, in timp, se dovedeste a fi operationala si de succes, nimic o impiedica modificarea formei juridice din societate cu raspundere limitata, in societate pe actiuni si, ulterior, chiar listarea ei la bursa de valori. Care ar fi cele mai intalnite probleme din practica vis a vis de infiintarea unei societati comerciale cu raspundere limitata? In practica, problemele care apar au in vedere depunerea unui dosar incomplet la Registrul Comertului. Un dosar incomplet este respins de catre referenti la momentul depunerii, cu o fisa de obiectiuni in care se identifica actele lipsa care este necesara a fi depusa pentru completarea dosarului si, ulterior, transmiterea acestuia catre judecatorul delegat. Cum este mai avantajos pentru o firma: sa fie platitoare de TVA sau nu? Cand discutam de avantajul de a fi sau a nu fi platitor de TVA, trebuie sa avem in vedere, in primul rand, raportul dintre venituri si cheltuieli. Cu alte cuvinte, in cazul in care o societate are cheltuieli mai mari decat veniturile, estimeaza, de la infiintare, ca vor fi mai mari cheltuielile decat veniturile sau nu va avea venituri, este recomandabil ca societatea sa fie platitoare de TVA pentru ca, in felul acesta, va putea sa recupereze cheltuielile respective cu conditia, foarte importanta, ca respectivele cheltuieli sa fiE exclusiv legate de incasarea respectivelor venituri, in cazul in care cheltuielile sunt mai mari.

Deci, practic, este o optiune a fiecarei societati, in functie de afacerea pe care stie ca o va derula, de valoarea veniturilor si de valoarea cheltuielilor estimate, de a opta in a fi sau nu a fi platitor de TVA. Ce se intampla cu o societate comerciala cu raspundere limitata care nu mai are activitate? Optiunile pe care le pot avea asociatii intr-o astfel de situatie se refera fie la dizolvarea societatii, in cazul in care, realmente, asociatii considera ca nu mai au niciun motiv sa o mai tina, nu pot sa ii schimbe obiectul de activitate, sa se replieze pe o alta linie de business. Sau, daca nu vor sa o dizolve si sa o lichideze, pentru o perioada de trei ani, pot solicita Registrului Comertului sa inregistreze suspendarea temporara a activitatii, urmand ca dupa cei trei ani de zile, asociatii sa decida ce vor face cu aceasta societate. Ce recomandati celor care doresc sa infiinteze o societate comerciala cu raspundere limitata in actualele conditii economice? Din punctul meu de vedere, oricine ar vrea sa infiinteze o societate, indiferent daca este pe actiuni sau cu raspundere limitata, in actualele conditii, trebuie sa se gandeasca de doua ori. Cu alte cuvinte, trebuie foarte bine sa evalueze inainte de a decide infiintare acesteia, oportunitatea si posibilitatea de a derula businessul respectiv, atat din punct de vedere al parghiilor de business, cat si din punct de vedere al parghiilor financiare care sa permita dezvoltarea afacerii pentru ca sunt nenumarate situatiile in care investitotul, fie ca este persoana juridica sau persoana fizica, fie ca este roman sau nerezident, infiinteaza o societate si constata, dupa 2-3 luni, ca nu o pot face operationala, ca lipsesc diverse elemente pentru ca businessul sa fie profitabil, si-atunci, se gandeste ca nu are alta solutie decat sa o dizolve si sa o lichideze, ceea ce presupune, din nou, costuri, timp, angajarea de resurse. De aceea, cel mai bine este ca atunci cand decidem sa facem o societate sa stim pe ceea ce ne bazam. INCEP O AFACERE PAS CU PAS Pasii care trebuiesc urmati pentru a deschide propria afacere: 1. Dovada rezervare denumire. 2. Act constitutiv (care poate fi autentificat de catre avocat/notar dar poate fi si sub semnatura privata) 3. Dovada sediu ( act proprietate, contract de inchiriere, subinchiriere, contract de comodat). 4. specimen de semnatura pentru administrator (care se poate da la notariat sau la depunerea dosarului, la ONRC fara plata). 5. Cazier fiscal de la 1 octombrie 2007 informatiile din cazierul fiscal al contribuabililor vor fi transmise in format electronic de ANAF catre ONRC, la solicitarea acestuia din urma, in termen de opt ore. Solicitantii vor obtine cazierul fiscal direct de la oficiile registrului, ONRC colectand, de asemenea, pentru fiecare solicitare si taxa de 20 RON prevazuta de art.9, alin (3) din OG

nr.75/2001 privind organizarea si functionarea cazierului fiscal, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. 6. Copii de pe acte identitate asociati/administrator. 7. Dovada depunere capital social. 8. Declaratie pe propria raspundere ca sunt indeplinite conditiile pentru a fi asociat/administrator (poate fi autentificata de avocat). 9. Aviz asociatie proprietari + vecini pe verticala si pe orizontala, cu acordul comitetului executiv al asociatiei, semnat de membrii acestuia. 10. Cerere inregistrare. 11. Declaratie pe propria raspundere ca sunt indeplinite conditiile de autorizare 12. Formular inregistrare fiscala. 1.Rezervare denumire. Pentru acesta trebuie sa va alegeti in ordinea preferintei 3 denumiri. Puteti verifica pe site-ul ONRC daca denumirile alese de dvs. exista deja. Trebuie sa stiti ca, chiar in conditiile in care pe site le gasiti disponibile, exista posibilitatea sa nu fie acceptate fara un element de diferentiere care trebuie avut in vedere de la inceput. TAXA : 50 lei 2. Actul constitutiv. Actul constitutiv al societatii va cuprinde: a. b. c. d. datele de identificare a asociatilor; forma, denumirea si sediul social; obiectul de activitate al societatii, cu precizarea domeniului si a activitatii principale; capitalul social, cu mentionarea aportului fiecarui asociat, in numerar sau in natura, valoarea aportului in natura si modul evaluarii. La societatile cu raspundere limitata se vor preciza numarul si valoarea nominala a partilor sociale, precum si numarul partilor sociale atribuite fiecarui asociat pentru aportul sau; e. asociatii care reprezinta si administreaza societatea sau administratorii neasociati, datele lor de identificare, puterile ce li s-au conferit si daca ei urmeaza sa le exercite impreuna sau separat; e1) in cazul societatilor cu raspundere limitata, daca sunt numiti cenzori sau auditor financiar, datele de identificare ale primilor cenzori, respectiv ale primului auditor financiar; f. partea fiecarui asociat la beneficii si la pierderi; g. sediile secundare sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica -, atunci cand se infiinteaza o data cu societatea, sau conditiile pentru infiintarea lor ulterioara, daca se are in vedere o atare infiintare;

h. durata societatii; i. modul de dizolvare si de lichidare a societatii. Forma autentica este obligatorie daca printre bunurile subscrise ca aport in natura la capitalul social se afla un teren; in celelalte cazuri fiind suficienta atestarea de catre avocat in conditiile Legii nr. 51/1995, modificata, darea de data certa, acordata, in conditiile legii, de catre notarul public sau de catre serviciul de asistenta din cadrul ORC, sau incheierea actului sub semnatura privata. In termen de 15 zile de la data incheierii actului constitutiv, fondatorii, primii administratori sau, daca este cazul, primii membri ai directoratului si ai consiliului de supraveghere ori un imputernicit al acestora vor cere inmatricularea societatii in registrul comertului in a carui raza teritoriala isi va avea sediul societatea. Ei raspund in mod solidar pentru orice prejudiciu pe care il cauzeaza prin neindeplinirea acestei obligatii. Cand actul constitutiv nu cuprinde mentiunile prevazute de lege ori cuprinde clauze prin care se incalca o dispozitie imperativa a legii sau cand nu s-a indeplinit o cerinta legala pentru constituirea societatii, judecatorul delegat, din oficiu sau la cererea oricaror persoane care formuleaza o cerere de interventie, va respinge, prin incheiere, motivat, cererea de inmatriculare, in afara de cazul in care asociatii inlatura asemenea neregularitati. Judecatorul delegat va lua act in incheiere de regularizarile efectuate. 3. Dovada sediu.

contract de vanzare-cumparare, intabulat; contract de schimb, intabulat; contract de inchiriere: inregistrat la Administratia Finantelor Publice, pentru cel incheiat intre persoane fizice si persoane juridice; neinregistrat la Administratia Finantelor Publice, pentru cel incheiat intre persoane juridice. contract de subinchiriere; contract de concesiune, intabulat; contract de leasing imobiliar; contract de comodat, in original, in forma autentica sau sub semnatura privata, insotit de actul doveditor al proprietarului, intabulat; contract de donatie, in forma autentica, intabulat; contract de uz; contract de uzufruct; extras de carte funciara, in termen de valabilitate la depunere pentru oricare din actele prevazute ca dovada de sediu (inclusiv in cazul aportului la capitalul social la constituirea societatii, pe numele asociatului care aporteaza); certificat de rol fiscal/rol agricol, in termen de valabilitate; certificat de mostenitor;

act notarial de iesire din indiviziune sau de delimitare a proprietatii, intabulat; hotarare judecatoreasca definitiva privind proprietatea (intabulata) sau folosinta/uzufructul; hotarare judecatoreasca definitiva de iesire din indiviziune, intabulata proces verbal de receptie a constructiei, intabulat; act de adjudecare a imobilului vandut in cadrul executarii silite; contract de asistenta juridica privind stabilirea sediului social la sediul profesional al avocatului conform art. 3 alin. (1) lit. h) si i) din Legea nr. 51/1995, cu modificarile si completarile ulterioare.

In ceea ce priveste intabularea, pentru actele incheiate si transcrise anterior intrarii in vigoare a Legii nr. 7/1996 a cadastrului si publicitatii imobiliare, se va aplica prevederea art. 58 din lege. La acelasi sediu vor putea functiona mai multe societati, daca este indeplinita cel putin una dintre urmatoarele conditii: a. imobilul, prin structura lui, permite functionarea mai multor societati in incaperi diferite; b. cel putin o persoana este, in conditiile legii, asociat in fiecare dintre societati; c. daca cel putin unul dintre asociati este proprietar al imobilului ce urmeaza a fi sediul societatii 5. Cazierul fiscal reprezinta o evidenta electronica a contribuabililor persoane fizice si juridice, asociati, actionari si reprezentanti legali ai persoanelor juridice care au savarsit fapte sanctionate de legislatia financiar-fiscala si vamala, fiind in fapt un mijloc de evidenta si urmarire a disciplinei financiare a contribuabililor. In cazierul fiscal se inscriu faptele sanctionate de legile financiare, vamale sau care privesc disciplina financiara, inclusiv cele care privesc stabilirea si gestionarea impozitelor si taxelor. In certificatul de cazier fiscal se inscriu numai faptele constatate prin acte administrative asupra carora nu s-au exercitat in termenul legal caile de atac sau cele asupra carora s-au pronuntat hotarari judecatoresti definitive/irevocabile. TAXA: 20 lei 8 ore, direct de la ONRC 8. Declaratie pe propria raspundere ca sunt indeplinite conditiile pentru a fi asociat/administrator (poate fi autentificata de avocat) Interdictii pentru detinerea si exercitarea unor calitati in societatile comerciale:

art. 6 alin.(2), art. 15314, si art. 189 alin. (2) din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare: (2) Nu pot fi fondatori, administratori, directori, membri ai directoratului sau ai consiliului de supraveghere, reprezentanti, comanditati, lichidatori persoanele care, potrivit legii, sunt incapabile sau care au fost condamnate pentru gestiune frauduloasa, abuz de incredere, fals, uz de fals, inselaciune, delapidare, marturie mincinoasa, dare sau

luare de mita, precum si pentru infractiunile prevazute la art. 143 145 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolventei sau pentru cele prevazute de prezenta lege. art. 120 alin. (3) si (4) din Legea nr. 161/2003 cu modificarile si completarile ulterioare, Cartea I, Titlul V:Nu pot fi fondatori, administratori, cenzori si lichidatori persoanele care, potrivit legii, sunt incapabile sau care au fost condamnate pentru gestiune frauduloasa, abuz de incredere, inselaciune, delapidare, dare de mita, luare de mita, primire de foloase necuvenite, trafic de influenta, marturie mincinoasa, fals, uz de fals, precum si pentru infractiunile prevazute de Legea nr. 31/1990, republicata, infractiunile prevazute de Legea nr. 241/2005 pentru prevenirea si combaterea evaziunii fiscale si infractiunile de spalare a banilor prevazute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, cu modificarile si completarile ulterioare. art. 15, art. 46 alin. (1), art. 47 alin. (1), art. 57 alin. (6) din Legea nr. 1/2005:Nu pot fi membri fondatori, administratori si cenzori persoanele care, potrivit legii, sunt incapabili sau au fost condamnate prin hotarare judecatoreasca definitiva pentru infractiunile de coruptie, spalare de bani, evaziune fiscala, gestiune frauduloasa, abuz de incredere, fals, uz de fals, inselaciune, delapidare, marturie mincinoasa, dare sau luare de mita, precum si pentru infractiunile prevazute de art. 112 116 din Legea nr. 1/2005. Membrii consiliului de administratie nu pot fi asociati, actionari, administratori, directori executivi sau cenzori in societatile comerciale care au acelasi obiect de activitate cu cel al societatii cooperative.

art. 161 alin. (2) din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare:(2) Nu pot fi cenzori, iar daca au fost alesi, decad din mandatul lor: a. rudele sau afinii pana la al patrulea grad inclusiv sau sotii administratorilor; b. persoanele care primesc sub orice forma, pentru alte functii decat aceea de cenzor, un salariu sau o remuneratie de la administratori sau de la societate sau ai caror angajatori sunt in raporturi contractuale sau se afla in concurenta cu aceasta; c. persoanele carora le este interzisa functia de membru al consiliului de administratie, respectiv al consiliului de supraveghere si directoratului, in temeiul art. 15314; d. persoanele care, pe durata exercitarii atributiilor conferite de aceasta calitate, au atributii de control in cadrul Ministerului Finantelor Publice sau al altor institutii publice, cu exceptia situatiilor prevazute expres de lege. art. 57 alin. (6) din Legea nr. 1/2005: Nu pot fi cenzori, iar daca au fost alesi sunt decazuti din mandatul lor, persoanele care fac parte din consiliul de administratie, sotul, sotia, rudele si afinii pana la gradul al treilea inclusiv, precum si persoanele carora le este interzisa functia de administrator potrivit prevederilor Legii nr. 1/2005. art. 14 alin. (1) si (2) din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare: o o o persoana fizica sau juridica nu poate fi asociat unic decat intr-o singura societate cu raspundere limitata; o societate cu raspundere limitata nu poate avea ca asociat unic o alta societate cu raspundere limitata, alcatuita dintr-o singura persoana.

art. 253 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare:Lichidatorii persoane fizice sau reprezentantii permanenti persoane fizice ale societatii lichidatoare trebuie sa fie lichidatori autorizati, in conditiile legii. art. 3-9 si art. 12 din Legea nr. 241/2005:Nu pot fi fondatori, administratori, directori sau reprezentanti legali ai societatii comerciale, iar daca au fost alese, sunt decazute din drepturi, persoanele care au fost condamnate pentru infractiunile prevazute in prezenta lege.

9. Aviz asociatie proprietari + vecini pe verticala si pe orizontala, cu acordul comitetului executiv al asociatiei, semnat de membrii acestuia. Prin articolul 42 al legii 230 din 06.07.2007 privind infiintarea, organizarea si functionarea asociatilor de proprietari, se prevede in mod expres ca fiind obligatorie existenta unui aviz al comitetului executiv al asociatiei si acceptul proprietarilor direct afectati, pe plan orizontal si vertical, in cazul in care se schimba destinatia locuintei in alta decat cea de locuit. Potrivit articolului 21 al aceleiasi legi, comitetul executiv al asociatiei de proprietari este format din presedintele asociatiei de proprietari si un cenzor sau o comisie de cenzori. (in prezent, la registrul comertului se solicita avizul comitetului executiv al asociatiei de proprietari semnat de membrii acestuia, ori declaratie pe propria raspundere a presedintelui asociatiei de proprietari ca nu exista un astfel de comitet). 10. Cerere inregistrare. 11. Declaratie pe propria raspundere ca sunt indeplinite conditiile de autorizare 12. Formular inregistrare fiscala. Pasul 1 Trebuie sa va fixati: Tipul de societate pentru a fixa baza de impozitare : intreprindere mica microintreprindere (2% impozit) sau intreprindere mare macrointreprindere (16% impozit); Se alege ca firma sa fie platitoare de TVA sau nu. Se fixeaza obiectul principal de activitate si obiectele secundare conform Cod CAEN Pasul 2 Se face rezervarea de denumire Se redacteaza actul constitutiv Cu actul constitutiv (care prevede repartizarea capitalului social) si rezervarea de denumire se merge la banca si se depune capitalul social. Pasul 3 Incheierea contractului de inchiriere/comodat daca spatiul unde se desfasoara activitatea nu este proprietate. Obtinerea avizului asociatiei de proprietari, vecini, comitet executiv. Pasul 4 Depunerea dosarului. TAXE: aprox 370 lei incluzand cazierul fiscal. Pasul 5 A doua zi este termenul de judecata. Daca totul este in regula, certificatulde inmatriculare se ridica in 2 zile.