UNIVERSITATEA PETRE ANDREI DIN IAI FACULTATEA DE ECONOMIE, ANUL II, FR

COMUNICAREA ORGANIZAIONAL

REALIZATOR REFERAT: MARIANA DIUGU Facultatea de Economie, anul II, specializarea CIG, FR

UNIVERSITATEA PETRE ANDREI DIN IAI FACULTATEA DE ECONOMIE, ANUL II, FR

Comunicarea organizaional
Comunicarea organizaional este diciplina care se ocup cu studiul proceselor de comunicare n cadrul contextului organizaional. Totui chiar n context organizaional termenul nu este folosit n sens de disciplina, ci se face referire la una sau mai multe din urmtoarele clase: comunicarea interpersonal direct sau mediat dintre membrii organizaiei: angajai, manageri, specialiti, colaboratori; comunicarea dintre structuri organizaionale: ntre departamente, divizii, filiale, direcii, compartimente; maniera prin care organizaia abstractizat comunic prin transmitere de semnificaii ctre proprii angajai, ctre clieni i ctre alte organizaii: prin politici de personal, marketing intern, publicitate, comunicare public, politici de pia; Comunicarea poate fi neleas ca transfer de semnificaii ntre emitor i receptor prin intermediul unui canal de comunicare. Cei mai muli teoreticienii consider c exist comunicare i nu doar transfer dect atunci cnd receptorul emite feed-back. La nivelul comunicrii organizaionale nu numai feed-back-ul, ci i calitatea i rapiditatea cu care acesta este oferit devin piatra de ncercare a oricrei organizaii moderne. Unul din promotorii conceptului de comunicare organizaional a fost Chris Argyris (Personality and Organization 1954) ca reacie la postulatele managementului stiinific dezvoltate de Taylor ce promovau ruptura radical dintre manageri i muncitori, de ex.: managerii tiu cel mai bine, iar muncitorii sunt proti i lenei, opunndu-se mereu managerilor. Acest punct de cotitur n tiina psihologiei manageriale a propulsat obligativitatea mbuntirii comunicrii organizaionale, devenind unul din obiectivele de baz ale interveniilor de dezvoltare organizaional. n practica managerial curent se observ urmtorul fenomen: cnd se vorbete de comunicare organizaional fiecare persoan din organizaie va nelege altceva, avnd o alta percepie (personal i subiectiv) asupra a ceea ce nseamn acest lucru. este greu de definit vreo problem n cadrul unei organizaii care s nu aib la baz deficiene n comunicarea organizaional sau n care deficienele de comunicare s nu fie un factor agravant! Din aceste considerente n momentul n care se utilizeaz expresii cum ar fi: avem probleme de comunicare n organizaie, trebuie s mbuntim comunicarea organizaional sau obiectivul este creterea comunicrii interdepartamentale..., se creeaz involuntar mai degrab o divergen a nelegerii naturii problemelor i implicit a scopurilor i inteniilor de optimizare. Nu trebuie s ne surprind c pentru anumite cazuri particulare (i mai pe placul managerilor) se utilizeaz sintagma de flux de comunicare ntre ... i ntre.... Se creeaz astfel o percepie mai clar a conceptului de comunicare, de 2

UNIVERSITATEA PETRE ANDREI DIN IAI FACULTATEA DE ECONOMIE, ANUL II, FR

proces dinamic, uor identificabil ntre dou entiti definite, proces ce poate fi proiectat i coordonat, i unde este mai uor de stabilit calitatea i frecvena dezirabil a feed-back-urilor.

Frecvent comunicarea organizaional era analizat prin urmtoarele componente: formal (oficial) i informal; orizontal (la acelai nivel ierarhic), ascendent (de la subordonai la superiori) sau descendent; intern (n organizaie), extern (cu parteneri, clieni, colaboratori, furnizori, etc) . n managementul modern comunicarea organizaional a cptat o dimensiune suplimentar datorit tehnologiei informatice care a creat mutaii serioase n utilizarea conceptului. De exemplu, interaciunea este fundamental n definirea comunicrii, dar se pune din ce n ce mai mult accent pe canalul de comunicare (electronic, wireless), pe procesarea informaiilor, codarea i decodarea lor n procesul comunicaional. Se dezvolt concepte noi cum ar fi: comunicarea n reea sau echipe virtuale. Transformri radicale de tip: business reengineering sunt efectul firesc al acestor mutaii n paradigma comunicrii organizaionale. Calitatea comunicrii organizaionale, att formale ct i informale este factorul determinant n formarea a ceea ce numim cultur organizaional.

Rolul comunicrii n obinerea succesului organizaiei

ntr-o organizaie comunicarea prezint o importan capital. Dac ar fi s ne referim numai la decizia managerial i-ar fi suficient sublinierea c o bun adoptare a acesteia i o reuit execuie a ei sunt de neconceput fr o comunicare perfect ntre membrii echipei manageriale i ntre acetia i restul angajailor. Managementul const, mai presus de orice, n realizarea, cu ajutorul comunicrii, a unui proces de influenare interpersonal exercitat ntr-o situaie anumit i ndreptat spre atingerea sau ndeplinirea unor obiective. A conduce nseamn a comunica, nseamn, nainte de toate, a transmite idei, sentimente, decizii subordonailor i posibilitatea de ntoarcere a informaiilor. Astzi, comunicarea a devenit din ce n ce mai important i mai nuanat. n viaa profesional, angajaii se confrunt cu un exces de informaii, dar i cu insuficiena i chiar absena comunicrii. Informarea i comunicarea sunt dou noiuni diferite, ns interdependente. Informarea pune persoanele n relaii cu anumite informaii, iar comunicarea pune persoanele n relaii cu alte persoane. Ce nseamn ns a comunica? Acest termen const n transmiterea unor informaii de ctre o surs (emitor) unuia sau mai multor destinatari (receptori), prin intermediul unor canale i mijloace de comunicare sub forma mesajelor simbolice (codificate) i retransmiterea unui mesaj (rspuns) de la receptor ctre emitor (definiie preluat din manualul Conducerea resurselor umane Radu Emilian ). 2

UNIVERSITATEA PETRE ANDREI DIN IAI FACULTATEA DE ECONOMIE, ANUL II, FR

O bun comunicare conduce la crearea unui sistem de colaborare reciproc care va favoriza dezvoltarea organizaiei spre nfptuirea obiectivelor propuse, putndu-se crea astfel un climat uman generator de eficien i satisfacii. Misiunea comunicrii n organizaie este aceea de a o poziiona, de a-i conferi o personalitate recunoscut i o identitate distinct fa de concuren. Comunicarea intern este aceea care se dezvolt n cadrul relaiilor dintre resursele umane ale organizaiei. Ea este cea care se impune cu prioritate n cadrul politicii de comunicare a ntreprinderii. O organizaie nu va putea s-i creeze o imagine favorabil pe pia sau n faa partenerilor si de afaceri atta timp ct personalul su este insuficient informat, ascultat. Activitatea managerial nsi este un proces complex i continuu de comunicare. O cerin special fa de manager este aceea de a fi un bun comunicator, cci problema real a comunicrii organizaionale nu este aceea a implicrii sau nu a managerului, ci dac el comunic bine sau nu. De el depinde n mare msur succesul organizaiei, de modul n care acesta transmite informaiile i de felul n care i ascult pe cei din jurul su ; pentru c deosebit de important pentru orice proces de comunicare este ascultarea. Specialitii propun i tehnici de succes n ceea ce privete ascultarea. Angajaii unei organizaii trebuie s neleag ncotro se ndreapt aceasta, ei au nevoie s le fie recunoscute competenele, au nevoie s fie ascultai. O bun comunicare are un efect pozitiv asupra climatului intern i, implicit, asupra imaginii globale a organizaiei. Comunicarea intern contribuie la construirea imaginii organizaiei alturi de comunicarea extern (relaiile organizaiei cu piaa i cu partenerii de afaceri). Comunicarea este, astfel, o necesitate n cadrul organizaiei, la locul de munc, mbogind coninutul propriei personaliti i integrnd informaiile primite i transmind noi informaii. Ea este mijlocul prin care se confer unitate ntregii activiti dintr-o ntreprindere. Comunicarea ajut ntregul personal din organizaie s se descopere, s converseze, s se contrazic i s cad de acord, s ia decizii mpreun etc. Totodat, o comunicare eficient i va ajuta pe oameni s tie ce urmrete organizaia, ce se ateapt de la ei, care le sunt sarcinile de ndeplinit. Imaginea organizaiei depinde de imaginea difuzat de oamenii ce o alctuiesc. Experiena a artat c cele mai bine vzute organizaii sunt cele n care personalul este motivat, informat, poate s rspund la critici i s explice dificultile, s difuzeze succesul i s-i vnd meritele ( Conducerea resurselor umane Radu Emilian ). Tipurile de organizaii sunt foarte diferite, iar grupurile umane din cadrul acestora sunt de foarte multe ori eterogene. Totui singura modalitate de a soluiona problemele aprute n cadrul unei organizaii 2

UNIVERSITATEA PETRE ANDREI DIN IAI FACULTATEA DE ECONOMIE, ANUL II, FR

este comunicarea. Iat de ce spunem: comunicarea este inevitabil. Uzm de aceasta n aproape oricare moment al vieii noastre personale, sociale i profesionale.

Apar aproape inevitabil n cadrul grupului diverse conflicte, tensiuni, lupte pentru putere sau supremaie, uneori unii membrii manifest lipsa de interes pentru ndeplinirea obiectivelor grupului, alii au lips de iniiativ, etc. Toate grupurile pun presiuni asupra membrilor pentru a-i determina s se conformeze regulilor grupului. Cu alte cuvinte apar tensiuni care trebuie echilibrate. Eficiena liderului depinde de msura n care acesta le poate influena. Acesta le influeneaz prin comunicare. Nu exista alt mijloc care s determine schimbarea atitudinii, comportamentului, rezultatelor unei persoane sau unui grup.

Sisteme de comunicare
Sistemele de comunicare organizaional iau natere, odat cu organizaia, att la nivel formal, ct i la nivel informal. Un sistem de comunicare organizaional presupune existena unor principii i norme formale (reglementri legale, regulamente interne, proceduri), tradiii, principii, proceduri etc., de natur informal, care guverneaz procesul i rezultatele comunicrii. La acestea se adaug reele de comunicare, mijloace i tehnici de comunicare, roluri comunicaionale ndeplinite de actorii procesului (indivizii i compartimentele), responsabiliti ( Deprideri de comunicare - Marcela Rodica Luca). Un bun sistem de comunicare organizaional scris trebuie s se bazeze pe urmtoarele principii: Eficien: documentele trebuie s rspund nevoilor de comunicare rezultate din activitatea practic a organizaiei; ele trebuie concepute ntr-o form simpl i clar (acuratee), trebuie s fie complete i ntocmite / procesate la timp. Reelele de comunicare trebuie, la rndul lor, s fie explicit stabilite ca structur i direcie de circulaie a informaiei. Procedurile de procesare trebuie s cuprind termene i responsabiliti de procesare. Transparen: toi participanii la sistemul de comunicare scris trebuie s cunoasc coninutul i forma documentelor standardizate, coninutul i forma orientative ale celor nestandardizate, reelele (circuitul) i procedurile de procesare pentru fiecare document cu care lucreaz. Responsabilitate: fiecare participant la sistemul de comunicare organizaional trebuie s fie contient de importana asumrii responsabilitii pentru emiterea, recepia i procesarea documentelor legate de sarcinile sale de serviciu. Stabilirea unor proceduri standard de participare la sistemul de comunicare organizaional fixeaz n mod clar responsabilitile i previne orice ambiguitate i pasare a responsabilitii.

UNIVERSITATEA PETRE ANDREI DIN IAI FACULTATEA DE ECONOMIE, ANUL II, FR

Programe de comunicare
Comunicarea organizaional eficient presupune existena unor principii clare, utilizarea unor mijloace i asigurarea bunei funcionri a reelelor de comunicare existente. Principii un bun program de comunicare trebuie s aib dou sensuri (asigurarea feedback-ului); subiectele comunicrilor trebuie s aparin sferei de interes a lucrtorilor; comunicrile sunt eficiente cnd au ca obiect fapte i ineficiene cnd constau n discursuri sau teorii; stilul comunicrilor trebuie s fie obiectiv (nici condescendent, nici paternalist, nici cald, emoional sau dimpotriv, vexatoriu). Mijloace vizite neoficiale ale conducerii la locurile de munc au un efect de calm, satisfacie i stimulare, conducerea invizibil are efecte proaste; discuii directe ef / subaltern; edine scurte, n grupuri mici; anihilarea zvonurilor prin discutarea deschis n grup. Simptome patologice de evitat refuzul efului de a comunica clar obiectivul de atins; teama efului c subalternul s cunoasc obiectivele superioare; refuzul efului de a comunica subalternilor informaiile necesare pentru a-i ndeplini munca. Scopurile comunicrii manageriale sunt strns legate de obiectivele generale ale organizaiei: informare, comand i instruire, influenare i convingere, ndrumare i sftuire, integrare i meninere. Managerul face s circule informaia util atingerii acestor obiective, coordoneaz sursele intermediare de comunicare, face s ajung informaiile utile la timpul potrivit i la persoana potrivit, folosete informaia pentru a face clare scopurile organizaiei pentru angajai, pentru a-i cointeresa i a le crea satisfacia atingerii scopurilor. Adeziunea angajailor la scopurile organizaiei, concertarea i concentrarea eforturilor lor se pot realiza folosind toate formele i resursele comunicrii manageriale. Comunicarea nu reprezint un scop n sine, iar existena ei nu poate fi conceput n afara sprijinirii unei politici generale, orientat spre atingerea scopurilor asumate de organizaie. n aceast situaie,organizaia i comunicarea trebuie privite ca instrumente complementare i nu ca tehnici independente. Acesta este motivul pentru care organizaia trebuie s fie comunicant, iar comunicarea organizat( Comunicare & Comunicare Organizaional- Doina Mihaela Popa).
BIBLIOGRAFIE

1. Doina Mihaela Popa Comunicare & Comunicare Organizaional, Ed. Performantica, Iai 2008

UNIVERSITATEA PETRE ANDREI DIN IAI FACULTATEA DE ECONOMIE, ANUL II, FR 2. Radu Emilian, Olimpia State, Gabriela Tigu, Claudia Tuclea. Conducerea resurselor umane, Ed. Expert 1999 3. Marcela Rodica Luca Deprideri de comunicare, capitolul 3 Comunicarea organizaional.