Referat

la Sisteme de planificare in afaceri

Tema: Planificarea timpului

Metode de planificare a timpuluiavantaje/dezavantaje Consecintele unei planificari ineficiente Cercetare pe un esantion de 25 persoane privind folosirea metodelor de planificare
Profesor:Cernat Veronica Student:Agac i !orina

C isinau AS"M#2$%&
Generalitati
Managementul timpului se refera la un set de principii# practici# aptitudini si sisteme# utilizate pentru a controla perioada de timp petrecuta pentru indeplinirea unor activitati specifice# cu scopul de a spori eficienta sau productivitatea muncii' (impul este considerat a fi cel mai important factor generator de stres si# desi in cantitate mica are efect de motivare# in com)inatie cu nemultumirea pe plan profesional# a fost asociat cu diferite afectiuni precum ipertensiunea# ipercolesterolemia si im)atranirea prematura' Managementul timpului incepe cu managementul propriei persoane# principala cauza a esecului fiind lipsa autodisciplinei' Pentru aceasta tre)uie sa urmati citeva reguli: %'Planificati-va timpul dinainte 2'Sta)iliti-va tintele si prioritatile &' Masurati-va progresul *' +nvatati sa spuneti nu 5' !elegarea ,' -olositi te nologia in avantajul dvs' .' Alocati-va timp si pentru dvs' /' 0rganizati-va locul de munca +ntotdeauna ne dorim mai mult timp: pentru a duce la )un sf1r2it un proiect# pe a fi al3turi de familie# pentru a ie2i cu prietenii# pentru a termina toate ac4iunile din agenda zilnic3' Vor)im de o resurs3 fragil3# a c3rei administrare este de foarte multe ori pro)lematic3' (impul este cea mai rar3 resurs3 fiind ne5nlocui)il dar 5n acela2i timp 6nelimitat78 este scump dar nu poate fi cump3rat# depozitat# multiplicat iar pierderea sa nu poate fi asigurat3 nici de cea mai mare firm3 de asigur3ri din lume# deci nu poate fi 6desp3gu)it78 este foarte perisa)il 2i inelastic' Cu toate acestea# timpul nu este proprietatea nim3nui# este impersonal# al tuturor 2i nu este re4inut de frontiere fizice' C1teva sfaturi privind utilizarea timpului: -3-4i 9 timp pentru a munci: este pre4ul succesului -3-4i 9 timp pentru a g1ndi: este sursa puterii -3-4i 9 timp pentru a te juca: este secretul tinere4ii ve2nice -3-4i 9 timp pentru a citi: este f1nt1na 5n4elepciunii -3-4i 9 timp pentru prieteni: este drumul spre fericire -3-4i 9 timp pentru iu)ire: este pl3cerea vie4ii -3-4i 9 timp pentru a r1de: este muzica sufletului

Metode de planificare a timpului:avantaje si dezavantaje

6(impul 5nseamn3 )ani7# spunea :enjamin -ran;lin' !e aceea fiecare moment conteaza'Pentru gestionarea eficienta a timpului avem nevoie de citeva te nici sau metode de planificare a acestuia' (e nicile clasice de gestionare a timpului sunt: Managementul prin o)iective <M:0=# spreads eets-urile# analiza S>0(# graficele ?antt# 6Mind mapping7urile# fi2ele de evaluare a 2edin4elor' Mult mai moderne 2i eficiente# dar care necesit3 efort investi4ional sunt soft@are-urile specifice care permit adaptarea stilului de lucru al managerilor rom1ni la standardul occidental' %' Spreads eet A urile sunt foi de calcul con4in1nd coloane pentru: arii c eie# o)iective# termene limit3# costuri 2i alte detalii' (a)el nr'% -oi de eviden43 A 6Spreads eets7 0)iective (ermen-limita Masurare Activitati Planificare 2' Managementul )azat pe o)iective 2i-a c12tigat recunoa2terea odat3 cu apari4ia# 5n %B5*# a volumului 6Practice of management7 de Peter !ruc;er' Pentru a da rezultate semnificative# procesul de sta)ilire a o)iectivelor tre)uie s3 se fac3 la toate nivelele organiza4iei# de la top manager p1n3 la cea mai joas3 pozi4ie a ierar iei' +mplementarea managementului )azat pe o)iective 5ncepe prin comunicarea scopurilor organiza4iei tuturor angaja4ilor 5n cadrul unei 5ntruniri' &' 6Mind mapping7-ul este o te nic3 de planificare a timpului# ce permite utilizarea la maCim a puterii min4ii' Mind mapping A ul cuprinde procesul de )rainstorming 2i un grafic pentru 5nregistrarea ideilor' Cu ajutorul acestor dou3 elemente# se poate face ulterior o ierar izare a ideilor 2i se poate crea un ar)ore de decizie' Mind mapping A ul folose2te cuvinte# linii# culori# imagini 2i sunete pentru a stimula activitatea cere)ral3' (a)el nr' 2 - ?rafic de planificare a timpului 5n M:0

Activitate

Desurse

?rafic de planificare Scara a timpului

*' Eista de priorit34i A reprezint3 cea mai simpl3 2i 5n acela2i timp cea mai folosit3 te nic3 de planificare a timpului' Matricea prioritatilor +mportant-urgent:crize#pro)leme presante#proiecte-limita#intilniri +mportant-ne-urgent:planificare#prevenire#eCercitiu#relatii Feimportant-urgent:telefoane#lucruri presante#vizitatori care intrerup Feimportant-ne-urgent:lucruri )anale#visare cu oc ii desc isi#activitati cu scop personal' Avantaj: la nceputul programului ve4i fi mult mai odi nit 2i ve4i da mai mult randament# rezolv nd cu u2urin43 lucrurile mai dificile' !ezavantaj: lucrurile pe care le considera4ii mai putin importante v3 pot provoca consecin4e dureroase' a= 6Degula celor cinci minute7 A pentru acei angaja4i care nu au darul de a fi succin4i 2i tranform3 cea mai simpl3 discu4ie 5ntr-o conversa4ie mult prea lung3# preg3te2te o surpriz3' Managerul poate s3-i anun4e foarte clar c3 nu are la dispozi4ie dec1t cinci minute' Prin aceast3 metod3 angaja4ii 52i vor 5m)un3t34i aptitudinea de a fi succin4i 2i 5ntrevederea va lua sf1r2it dup3 ce se vor scurge cele cinci minute' Degula celor 5 minute la dispozi4ia angajatului este o metod3 eCcelent3# at1ta timp c1t nu este un mod de lucru constant cu to4ii angaja4ii# ci ia 5n considera4ie tipul de pro)lem3 2i rela4ia anterioar3 cu su)ordonatul' )= 6Degula orei de lini2te7 A c iar 2i managerii care aplic3 regula 6u2ii desc ise7 5si permit s3 52i 5nc id3 u2a )iroului din c1nd 5n c1nd' Degula propus3 de manageri este urm3toarea: diminea4a# ei folosesc prima or3 de munc3 pentru a-2i planifica priorit34ile pe ziua respectiv3' Angaja4ii tre)uie s3 5n4eleag3 faptul c3 ace2tea nu sunt disponi)ili 5n acest3 or3# cu eCcep4ia cazurilor urgente' c= 6!elegarea# 5ncurajarea angaja4ilor s3 ia decizii7 A mul4i dintre managerii care se pl1ng de lipsa timpului sunt de fapt o)seda4i s3 de4in3 controlul 2i nu se simt 5n largul lor dac3 nu particip3 la luarea celei mai mici decizii' Acest lucru 5i face s3 se simt3 puternici# indispensa)ili# dar# pe de alta parte 5i face pe angaja4i sa se simt3 dependen4i de ei 2i nesiguri pe for4ele proprii' Gns3 5n management# 5n4elepciunea const3 5n a 5ncuraja luarea deciziilor# c iar 2i de c3tre cel mai modest angajat' Managerii nu pierd timpul f3c1nd trea)a su)ordona4ilor lor# ci prefer3 s3 52i investeasc3 timpul asigur1ndu-se c3 personalul are la dispozi4ie toate condi4iile de munc3 necesare: training# ec ipament# cu alte cuvinte 52i folosesc timpul conduc1nd' d= 6+nvestirea timpului 5n eCplicarea clar3 a o)iectivelor7 A managerii care se gr3)esc 5n procesul de eCplicare a proiectelor# a o)iectivelor 2i a responsa)ilita4ilor economisesc c1teva minute# pe care le vor pl3ti cu v1rf 2i 5ndesat spre finalizarea proiectelor' Pentru c3 nu li s-au eCplicat o)iectivele concrete 2i pa2ii clari necesari pentru a le atinge# angaja4ii vor ac4iona confuz# 5n direc4ii gre2ite' Sta)ilirea eCact3 a strategiei de lucru va economisi 5ntreruperi# frustr3ri# ne5n4elegeri 2i timp'

PLANIFICA DOAR O PARTE DIN PROGRAMUL DE LUCRU CONFORM PRINCIPIULUI PARETO:

aproC' H aproC' H aproC' H Avantaj: posi)ilitatea de a v3 p3stra programul nepertur)at# iar 5n cazul n care totul decurge f3r3 incidente# c2tiga4i cteva minute n plus' 0 alta clasificare a metodelor de planificare este: %' !elegarea de autoritate !elegarea A consta in incredintarea temporara a unor sarcini de catre manager# unui su)ordonat al sau' Caracteristicile delegarii: are caraceter temporar < perioada scurta de timp= in caz contrar are loc o descentralizare a conducerii8 transfer temporar intre doua persoane a atri)utelor conducerii8 2$I : activit34i spontane 2i sociale <timp creativ= 2$I : activit34i neprev3zute <5ntreruperi# timp r3pit de altii= ,$I : activit34i planificate <planul zilnic=

se deleaga toate componentele postului: sarcini# competente si responsa)ilitati8

AVAF(AJ"E" K(+E+LAD++ !"E"?AD++ folosirea mai eficienta a potentialului de conducere prin degrevarea managerilor de pro)lemele operationale care pot fi solutionate si de catre alte persoane8 valorificarea mai )una a potentialului su)ordonatilor si stimularea creativitatii acestora8 crearea unor conditii favora)ile pentru formare a viitorilor manageri8

E+M+("E" !"E"?AD++ practicarea aceluiasi stil de management8 temerile din partea managerilor superiori in legatura cu pierderea posturilor daca su)ordonatii delegati se dovedesc a fi mai eficienti'

S"!+F(A "ste o reuniune a mai multor persoane# pentru o anumita perioada de timp# su) coordonarea unui cadru de conducere# in vederea solutionarii comune a mai multor pro)leme de interes general# avand caracter informational sau decizional' (+P0E0?+A S"!+F("E0D Ktilizate in procesul de conducere sedintele pot fi: sedinte de informare - se produc ori de cate ori este nevoie8 sedinte decizionale A ale top managementului sau consiliului de administratie8 sedinte de armonizare8 sedinte de eCplorare A cautare de raspunsuri8

AVAF(AJ"E" K(+E+LAD++ S"!+F("+ posi)ilitati mai mari de informare a personalului si fundamentare a deciziilor8 facilitarea sc im)ului de eCperienta intre personae

E+M+("E" <!ezavantajele= K(+E+LAD++ S"!+F("+ consum mare de timp8 pierderea de idei valoroase emise de participanti in cazul neconsemnarii acestora in scris de catre secretarul de sedinta

Folosii o agend Cea mai )un3 metod3 de a v3 organiza programul este s3 folosi4i o agend3 n care pute4i ad3uga fiecare sarcin3 program5ndu-v3# astfel# zilele 5n avans' Avantaj: o inei !n ta lo! "e #$t se "oate de #la% al a#tivitilo% "e #a%e le avei de %eali&at' De&avantaj: at!n#i #$nd %as(oii agenda "!tei s !itai de esena sa%#inilo% )enionate

Consecintele unei planificari ineficiente

Managementul timpului prezint3 numeroase avantaje' +n cazul in care nu gestionati eficient timpul#riscati sa: M s3 nu ating3 scopul urm3rit8 M s3 nu sta)ileasc3 priorit34ile8 M s3 nu se o)4in3 o vedere de ansam)lu asupra sarcinilor de realizat8 M s3 nu comunice mai )ine8 M s3 nu o)4in3 mai multe rezultate pe unitatea de timp8 M s3 nu delege sarcini8 M s3 nu p3streze ec ili)rul 5n via4a profesional3 2i personal38 M s3 nu-si dezvolte creativitatea8 M s3 nu reziste 2i s3 se adapteze mai )ine sc im)3rilor8 M s3 nu participe la 5m)un3t34irea calit34ii vie4ii tuturor mem)rilor organiza4iei' sa nu aveti li)ertate si control asupra psi icului personal

sa nu evitati conflictele de timp sa nu evitati vina si scuzele pentru esecul anunitor actiuni sa nu evaluati mult mai usor progresul sa nu vedeti 6imaginea de ansam)lu7# 6t e )ig picture7 sa nu gestionati corect cariera sa nu aveti relatii eCcelente in familie si societate sa nu se realizeze sarcinile la timp sa aveti stres maCim la serviciu si in familie sa aveti ineficienta si lipsa de rezultate sa nu indepliniti sarcinile cu succes si la timp

Cercetare pe un esantion de 25 persoane cu privire la folosirea metodelor de planificare a timpului

+n urma acestei cercetari#studentii ai AS"M cu frecventa la zi cu virsta cuprinsa intre 2$ si 22 ani # si-au putut evalua capacitatile lor de gestionare a timpului#fiind pusi in situatia de a identifica metoda de planificare a timpului pe care ei o folosesc' Astfel cercetarii au fost supuse urmatoarele metode:spreads eet-urile# principiul pareto#lista de prioritati#mind-mapping-ul' Astfel am o)tinut urmatoarele rezultate: %' Ce metoda prefer: Metoda Pareto:52I Metoda prioritatilor:&,I Metoda spreads eet :/I Metoda mind-mapping:*I

2' Planific activitatile: !a: .$I Fu:&$I

&' Consecintele planificarii ineficiente: Fu ating scopul urmarit Se confrunta cu stresul !in cauza lipsei de timp nu reusesc sa se adapteze sc im)arilor

Chestionar - * C+t de ine $)i o%gani&e& ti)"!l , *

Rspundei sincer i rapid la urmtoarele ntrebri prin DA sau NU.
-' Ai !n "%og%a) sta ilit "ent%! o%a de t%e&i%e. )as /i #!l#a%e , DA NU 0' Ai !n lo# n!)ai al t! !nde ii $n%egist%%ile. l!#%%ile i)"o%tante /i )otivaiile , DA NU 1' 2i %)+ne &ilni# ti)" /i "ent%! tine $ns!i , DA NU 3' 2i sta ile/ti "%io%itile /i %es"e#i a#east s#4e) , DA NU 5' 2i (a#i liste #! #eea #e ai de (#!t , DA NU 6' 2i %e&e%vi ti)" $n (ie#a%e &i "ent%! ai "lani(i#a &i!a de )+ine , DA NU 7' 8#4e)a ta &ilni# de a#tiviti este dest!l de (le9i il , DA NU :' Aj!ngi la ti)" la $nt+lni%i , DA NU ;' A"ele&i la alii s te aj!te s te%)ini "%o le)ele , DA NU

-<' Te si)i adesea st%esat "ent%! # n! ai ti)" s %e&olvi "%o le)ele , DA NU MODALIT=>I DE PRELUCRARE: -' 8ta ili%ea s#o%!l!i Pent%! (ie#a%e DA a#o%dai 0 "!n#te' Fa#ei s!)a' 0' Eval!a%e: < ? 7 "!n#te ? Pierzi mult timp liber, acord mai mult atenie schemei de management al timpului; : ? -- "!n#te ? Ai ncercat s-i planifici timpul eficient, dar ncercrile nu au reuit. De aceea, adesea eti frustrat c nu poi ndeplinii tot ceea ce i-ai propus; -0 ? -: "!n#te ? n general, i foloseti cum trebuie timpul ! Poi mbunti situaia, acioneaz ! 0< "!n#te ? "ti foarte organizat. i termini treburile la timp, conform planificrii i mai rm#ne timp i pentru tine.

PUNCTA@UL T=U AAAAAAAAAAA

L!atiBva !n "i9 si o (oaie de 4a%tie ia% "ent%! (ie#a%e dint%e !%)atoa%ele a(i%)atii. notati !na dint%e !%)atoa%ele valo%i: CNi#iodataC. CO#a&ionalC. CDe %eg!laC. CDeseo%iC sa! CIntotdea!naC' -' CLa s(a%sit!l &ilei. sti! #! e9a#titate #at%e #e di%e#tii a "le#at ti)"!l )e!C' 0' CIn (ie#a%e &i %e!ses# sa inde"lines# sa%#inile #ele )ai i)"o%tanteC' 1' CRe(!& sa )a las "e%t!% at in a#tivitatea )ea de o%i#e ti" de s#!%tB#i%#!itC' 3' CP%io%iti&e& sa%#inile. in o%dinea i)"o%tantei. in (ie#a%e &iC' 5' CPe i%o!l )e!. la vede%e. se gaseste intotdea!na o lista #! #eea #e a) de (a#!tC' 6' CG%!"e& l!#%!%ile ase)anatoa%e "ent%! a #astiga in e(i#ienta Dde e9e)"l! B #onvo% i%ile tele(oni#eEC' 7' CI)i "lani(i# odi4na si %e#%ee%ea la (el #!) i)i o%gani&e& a#tivitateaC' :' CTin evidenta )od!l!i in #a%e )iBa) #ons!)at ti)"!l in (ie#a%e &iFsa"ta)anaC' ;' C8!nt )e%e! atent la sa%#inile #a%e ne#esita sa! se "%etea&a la delega%eC' -<' CEvit sa )a #on#ent%e& n!)ai "e a#tivitatile #a%e i)i "la#C' --' CE9a)ine& atent ti)"!l ne#esa% %eali&a%ii (ie#a%!i "%oie#t "!nand!Bl in %elatie #! valoa%ea "%oie#t!l!i in sineC' -0' C8!nt #onstient #at ti)" alo# "a!&elo% de )asaF#a(eaF%ela9a%eF#onve%satieC' -1' CMa o"%es# din l!#%! at!n#i #and %eali&e& in!tilitatea !nei a#tivitatiC' -3' CIn#e%# sa #o) in sa%#inile si)ila%e "ent%! a le %eali&a si)!ltanC' -5' CI)i "lani(i# a#tivitatea &ilni#. sa"ta)anal si l!na%''' "e 4a%tieC' -6' CMa o"%es# de 5 o%i "e &i "ent%! a )a int%e a #a%e este #el )ai !n )od de (olosi%e a ti)"!l!i %a)asC' -7' CGandes# tot!l in Cse#venteC "ent%! a ase&a "%oie#tele in C!nitati de ti)"C' -:' CCe% aj!to% at!n#i #and se dovedeste a sol!t ne#esa% "ent%! %eali&a%ea !n!i o ie#tivC' -;' CRe!ses# de (ie#a%e data sa te%)in #e a) in#e"!t si. la s(a%sit. i%o!l )e! este li e% si "la#!t "%ivi%iiC' 0<' CIn#e" i)ediat a#tivitatea si n! i)i "la#e sa a)an. #4ia% da#a este vo% a des"%e #eva ne"la#!tC' P!n#taj!l este !%)ato%!l: CNi#iodataC B - "!n#t CO#a&ional C B 0 "!n#te CDe %eg!laC B 1 "!n#te CDeseo%iC B 3 "!n#te CIntotdea!naC B 5 "!n#te 8#o%: Int%e :< si -<< de "!n#te: Un )anage% al ti)"!l!i e9#elent Int%e 6< si :< de "!n#te: G!na !tili&a%e a ti)"!l!i Int%e 3< si 6< de "!n#te: Utili&a%e a##e"ta ila a ti)"!l!i Int%e < si 0< de "!n#te: Utili&a%e )edio#%a a ti)"!l!i si li"sa a #ont%ol!l!i'