ANALIZA IMAGINII ORGANIZATIEI

SET EVENTS
I. ANALIZA ORGANIZATIEI
Set Events este o agentie de BTL care se ocupa de organizarea de evenimente. Organizatia face parte din holdingul Set, alaturi de Media Set (productie publicitara), Lin Set (indoor and outdoor advertising), !ater Set (dispozitive de purificare a apei), MotoMarine Set (motoare de ambarcatiuni). "irma se incadreaza in categoria de agentii mici si mi#locii$ in sc%imb, evenimentele organizate de Set Events sunt ma#oritar %ig%&class, de o amploare deosebita. 'rincipalele evenimente sunt (omanian Boat S%o) (care va a#unge in acest an la a treia editie), prima e*pozitie profesionista de ambarcatiuni din (omania si (egatta Marii +egre (tot a treia editie), primul concurs international de veliere organizat in (omania dupa o absenta de peste ,- de ani). 1. Scop .at fiind faptul ca Set Events organizeaza in principal evenimente cu caracter nautic, este de la sine inteles ca scopul principal al organizatiei este sustinerea dezvoltarii pietei de a !arcatiuni din Ro ania si a /ac%ting&ului ca %obb/ in care merita sa investesti pasiune si timp. ". O!iective 'iata de ambarcatiuni din (omania este abia in curs de dezvoltare, insa, de la an la an, numarul proprietarilor de ambarcatiuni creste. .e asemenea, fata de pietele occidentale (piata de /ac%turi din 0talia, in care cumparatorii sunt, mai ales interesati de fiabilitatea ambarcatiunilor, cea din S12, in care cumparatorii sunt interesati de design sau cea din "ranta, unde cumparatorii cauta mai ales ambarcatiuni de viteza), in (omania

nu se poate vorbi de un profil bine conturat al cumparatorului. 3ei care poseda o ambarcatiune de lu*, sunt mai ales interesati de statutul social pe care il confera o astfel de ac%izitie. 2stfel, Set Events, isi propune o educare a cu paratorilor de a !arcatiuni ca principal obiectiv care sa sustina o dezvoltare coerenta si coeziva a pietei. 'rin prezentarea de ambarcatiuni si accesorii cone*e sporturilor nautice in cadrul (omanian Boat S%o) si (egatta Marii +egre, Set Events isi propune in#or area celor interesati de acest domeniu cu privire la modalitatile de ac%izitie si la principalii dealeri. $rearea de oportunitati pentru dealeri prin popularizarea /ac%tingului este, de asemenea, un obiectiv care va sustine dezvoltarea pietei de ambarcatiuni din (omania. 'rin organizarea (omanian Boat S%o), Set Events #aciliteaza dialo%ul dintre dealeri si potentialii lor clienti intr&un spatiu semi&formal, care permite oferirea de solutii personalizate fiecarui vizitator interesat si posibilitatea ac%izitionarii unei ambarcatiuni c%iar in incinta spatiului e*pozitional. &. Structura Set Events este o agentie de dimensiuni medii, structurata iera%ic dupa cum urmeaza4 'irector General 'irector E+ecutiv
(R E+ecutive

Asistent
'irector de (roductie

'irector )inanciar

'irector te*nic

Asistent

Asistent

So#er

Asistent

Muncitor

Muncitor

So#er

Set Events are patru departa ente ('( si comunicare, productie, financiar si te%nic). .epartamentele interactioneaza intre ele, fiind interdependente, insa fiecare isi realizeaza sarcina specifica, conform fisei postului, specializarii si diviziunii muncii. ,. (ersonalul 'ersonalul organizatiei este format e*clusive din oameni tineri cu varsta sub 56 de ani$ 7-8 dintre acestia au studii superioare finalizate, 68 & studii superioare in curs de finalizare, iar restul de 6 procente au studii medii$ proportia dintre femei si barbata este una ec%ilibrata, 9-8 & femei si :-8 & barbati. .eoarece Set Events este o organizatie cu dimensiuni reduse, relatiile dintre membrii personalului sunt puternic influentate de nepotism$ unii dintre anga#ati se afla in relatii foarte stranse de rudenie sau prietenie cu directorul general. 2cest fapt face imposibila afirmarea unui lider de opinie informal si duce la formarea de grupuri de interese si, implicit, la fracturarea comunicarii, atat la nivel formal, cat si informal. 2cest deficit in comunicarea formala duce la o neconcordanta intre scopurile individuale ale anga#atilor si scopul de ansamblu al organizatiei. .e asemenea, daca anga#atii nu vor comunica eficient la nivel informal, comunicarea formala va avea de suferit, grupurile de interese nu se vor a#uta reciproc, nu isi vor impartasi informatiile esentiale. 3omunicarea in cadrul organizatiei ar trebui sa se desfasoare pe verticala$ informatiile ar trebui sa plece de la directorul general, spre directorul e*ecutiv, care sa le distribuie directorilor de departamente, iar acestia, la randul lor, subordonatilor. 0nsa, dupa cum aratam mai sus, flu*ul de comunicare se intrerupe datorita relatiilor interumane dintre anga#ati, scopul organizatiei avand de suferit.

-. $ultura Or%anizationala

a. Mituri si credinte. Mitul fundamental al Set Events este cel cu privire la infiintarea organizatiei. 3onform acestuia, firma, a treia din %olding, s&a nascut din pasiunea directorului general pentru ambarcatiuni.

b. Simboluri, ceremonialuri si ritualuri. Sigla organizatiei4

Sigla simbolizeaza dinamicitate, crestere (cele trei linii;sageti rosii sunt dispuse intr&o structura piramidala). (osu si albastru, culorile fundamentale folosite in sigla simbolizeaza pasiune, determinare si incredere. 1n alt simbol al organizatiei este motto&ul acesteia, We know youre perfect, but we can do better. La fel ca si sigla, acesta denota determinare si professionalism, completand simbolistica siglei cu increderea organizatuiei in client si viceversa. 'rintre ceremonialurile practicate de organizatie se numara serbarea zilelor de nastere ale anga#atilor prin mici atentii oferite de colegi. .eoarece organizatia este tanara (din anul <--:), nu s&au conturat inca ritualuri specifice. c. Limba ul specific organi!atiei. 0n cadrul Set Events, se utilizeaza prescurtari specifice ale anumitor departamente si anumite pseudonime pentru anga#ati;departamente. d. "alori si norme. 'rincipalele valori ale Set Events sunt profesionalismul anga#atilor si transparenta. 'rintre norme regasim punctualitatea, interdictia de a instala anumite programe pe computerele firmei etc.

II. ANALIZA S.OT

Stren%*ts
& organizarea unor evenimente unice in (omania$ & & vizibilitatea media$ notorietate$ & & &

.ea/nesses
comunicare interna deficitara$

interesele divergente ale anga#atilor$ lipsa trainigurilor de specializare oferite de specialisti din e*teriorul organizatiei$

&

participarea larga a e*pozantilor in cadrul (omanian Boat S%o) si a concurentilor +egre. la (egatta Marii

&

lipsa unui departament de resurse umane.

Opportunities
& concurenta redusa$ &

T*reats
monopolul impus de detinatorii spatiilor de desfasurare a evenimentelor, datorita faptului ca acestea sunt foarte putine$

&

piata nautica in crestere la nivel national$

&

perceptia gresita a /ac%ting&ului ca sport destinat celor bogati$

&

interesul crescand al publicului = tinta pentru acest domeniu$

&

probleme de logistica legate de conditiile meteo (principalele

evenimente se desfasoara in aer liber)$ & implicarea activa a dealerilor in cadrul (omanian Boat S%o) si a concurentilor in cadrul (egattei Marii +egre$ & public restrans, datorita faptului ca evenimentele sunt unele de nisa.

.upa cum se poate observa din analiza de mai sus, punctele tari ale organizatiei sunt semnificative si ii pot asigura acesteia succesul pe termen lung, cu atat mai mult cu cat oportunitatile sunt de asemenea viabile. Spre e*emplu, notorietatea evenimentelor corelata cu interesul crescand al partcipantilor este un plus important. .e asemenea, putem afirma ca unele dintre amenintari sunt imposibil de neutralizat de catre organizatie, ele fiind amenintari cu care se confrunta ma#oritatea organizatiilor (de e*emplu, conditiile meteorologice). Mai mult, amenintarile care ar putea fi inlaturate de catre organizatie (publicul restrans si monopolul) converg catre scopul general al Set Events, acela de contributie la dezvoltarea pietei de ambarcatiuni din (omania, de unde rezulta ca ele ar putea sa dispara in timp. Totusi, pe palierul slabiciunilor observam ca acestea depind numai de organizatie. 'entru a mentine perceptia e*erioara de succes asupra Set Events si a evenimentelor organizate de firma, precum si pentru a nu periclita comunicarea e*terna, comunicare interna trebuie sa se imbunatateasca. 2sadar, campania de relatii propusa va viza e*clusiv palierul intern, singurul in care apar probleme ma#ore.

III. $AM(ANIA 'E RELATII (01LI$E

1. Scop Scopul campaniei de relatii publice este imbunatatirea comunicarii interne, atat la nivel formal, cat si la nivel informal, intre anga#atii Set Events, avand ca finalitate congruenta dintre scopul organizatiei si scopurile individuale. ". O!iective 2nga#atii Set Events trebuie sa inteleaga ca, in ciuda relatiilor mai apropiate dintre directorul general si anumiti membri ai personalului, cu totii sunt egali, iar ceea ce se comunica in cadrul firmei, la nivel formal sau informal, ramane doar intre anga#ati. .e asemenea, cei care se afla in relatii de prietenie sau rudenie cu directorul general trebuie sa inteleaga faptul ca tot ceea ce le este impartasit de catre colegii lor ramane confidential fata de conducere. 3omunicarea trebuie sa se desfasoare e*clusiv pe directia stabilita de la bun inceput, conform organigramei. Trebuie eradicate zvonurile, barfele si comunicarea incompleta a directivelor si ordinelor. 'rin aceasta campanie trebuie sa se intareasca relatiile dintre anga#ati, trebuie ca acestia sa se cunoasca reciproc si in alte situatii decat cele legate de atributiile de serviciu. .e asemenea, trebuie efectuata o specializare periodica a personalului, in functie de departamentul in care activeaza. &. (u!licuri 2 tinta 'ublicul = tinta al campaniei este format din anga#atii Set Events. Se va comunica identic cu toti membrii publicului = tinta, nu se vor realize segmentari pe varsta, se*, studii sau pozitie ocupata in cadrul firmei. 3onsideram ca o segmentare ar fi inoportuna, atata timp cat campania promoveaza egalitatea dintre anga#ati si buna intelegere dintre ei. ,. Mesa3e

Mesa#ele folosite vor avea un ton prietenos, cald, apropiat si non&imperativ. 'entru a asigura, pe langa coeziunea grupului de anga#ati si aderarea acestora la cultura oganizationala a firmei, se va pleca de la motto&ul Set Events, >!e no) /ou?re perfect, but )e can do better@ in crearea mesa#ului principal al campaniei. 2cesta va fi We know were perfect, but we can do better, sugerand increderea in anga#ati si incura#and, in acelasi timp, continua autoperfectionare, atat la nivel de organizatie, cat si la nivel individual. (epetarea pronumelui personal de persoana 0 plural evidentiaza importanta care se acorda anga#atilor, ca un grup puternic coeziv si ca un tot unitar. .e asemenea, folosirea in campania interna a unui slogan aproape identic cu cel folosit in e*terior impulsioneaza anga#atii sa actioneze in sensul unei congruente intre scopurile lor individuale si scopul organizatiei. Mesa#ul central isi dovedeste eficienta prin faptul ca, o data cu realizarea unei coeziuni sporite la nivelul colectivului, se va imbunatati si comunicarea dintre acestia. Mesa#ele secundare vor urma aceeasi idAe si acelasi ton al vocii ca si mesa#ul principal, urmand ca acestea sa apara pe toate materialele folosite in campanie, selectiv, alaturi de mesa#ul central. B 'e toate materialele din aceasta campanie va aparea si motto&ul oficial al organizatiei, alaturi de mesa#ul central, pentru emfaza necesitatii alinierii scopurilor individuale la cel al organizatiei. -. $anale .at fiind faptul ca aceasta este o campanie cu public e*clusiv intern, nu se vor folosi canalele traditionale de comunicare (TC, radio, printuri in reviste, outdoor si indoor). 3ampania va beneficia de canale specifice unor astfel de actiuni# o revista interna cu aparitie lunara, din care anga#atii pot afla cum se deruleaza activitatea in alte departamente ale firmei, precum si principalele evenimente din cadrul celorlalte companii membre ale %oldingului.

.e asemenea, se va folosi mai mult comunicarea prin mailuri interne, urmand ca fiecare realizare;esec;eveniment;anunt al unui departament sa fie aflat si de catre ceilalti anga#ati. Se va utiliza comunicarea directa, dupa cum urmeaza4 in fiecare dimineata va avea loc un briefing prin care se repartizeaza sarcinile fiecarui anga#at$ in fiecare seara va avea loc un alt briefing de ma*im D- minute, in care se vor comunica activitatile desfasurate in ziua curenta. Briefingurile se vor desfasura pe departamente si vor fi conduse de seful departamentului. Mai mult, in fiecare saptamana se va desfasura o sedinta condusa de directorul general, la care vor participa directorul e*ecutiv si sefii de departamente, avand ca scop prezentarea principalelor probleme si propunerea de solutii. Lunar, va avea loc si o sedinta generala, la care vor participa toti anga#atii, indiferent de pozitia pe care o ocupa in firma, in cadrul careia se vor trage concluzii referitoare la activitatea din luna precedenta si se vor puncta directiile generale ale lunii urmatoare. 3omunicarea directa are rolul de a imbunatati comunicarea dintre anga#ati si de a transmite informatiile pe cale oficiala, evitand aparitia zvonurilor si a informatiilor trunc%iate. 4. Actiuni 'e langa cele amintite mai sus (sedinte, briefing&uri), se vor desfasura, periodic, si alte actiuni, menite sa a#ute la imbunatatirea comunicarii dintre anga#atii Set Events, dupa cum urmeaza4 & periodic se vor desfasura traininguri de specialitate$ trainingurile vor avea loc pe departamente, cel putin o data pe an sau mai des (in situatia in care se efectueaza noi anga#ari). 2cestea vor fi sustinute de traineri din e*teriorul firmei, vor completa trainingurile >on t%e #ob@ si, pe langa specializarea continua a anga#atilor, vor a#uta si la dezvoltarea comunicarii dintre ei$ & o data la trei luni se vor desfasura team&buildinguri, la care vor participa toti anga#atii Set Events, indiferent de departamentul in care activeaza. 1nele dintre team&buildinguri se pot desfasura in Bucuresti (paintball, laserma**), iar altele se pot desfasura la munte sau la mare. 'entru cele din afara Bucurestiului, se va

contracta o firma specializata, care sa organizeze un program detaliat al fiecarei zile. 2ceste team&buildinguri (mai ales cele din Bucuresti) au rolul de a potenta spiritul de ec%ipa$ BToate actiunile se vor desfasura pe parcursul unui an, dupa care se vor efectua evaluari ale eficientei si se va stabili directia pe care se va continua (de notat faptul ca in permanenta trebuie avute in vedere astfel de actiuni in interiorul organizatiei)

5. Resurse #inanciare6 u ane6 de ti p .epartamentul care se va ocupa de implementarea acestor masuri este cel de (elatii 'ublice, format din '( E*ecutive si un asistent.

$uget estimati%# & revista lunara pentru anga#ati4 <- de e*emplare a cate 5< de pagini, format 26, coala E-g servicii de tipografie in valoare de apro*. D-- Euro;luna = buget anual = 1"77 Euro & trainiguri pentru anga#ati = cost estimativ4 6-- Euro;anga#at;an F D- anga#ati (e*cluzand muncitorii si soferii) buget anual = -777 Euro & team = buildinguri pentru anga#ati4 cost mediu estimat pentru team&buildinguri in Bucuresti4 6- Euro; anga#at F < team = buildinguri;an F D9 anga#ati = D9-Euro;an$ 3ost mediu estimat pentru team = building in afara Bucurestiului (incluzand onorariului firmei organizatoare) = <-- Euro; anga#at F D9 anga#ati = <E-- Euro; an cost total anual team = buildinguri4 ,"77 Euro8 an

99999999999999999 1u%et anual total esti ativ: 17,77 Euro