Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
MD Ghid Matricea L
MD Ghid Matricea L
i
i
Ob. general
Obiectiv
Rezultate
Activiti
R I M S
Og
O
R
A
Enterprise Support and Workspace Centers Management Program
SPRIJIN PENTRU INTREPRINZATORI MATRICEA CADRU-LOGIC
Poi concepe un proiect cu Obiectivul de a mbunti producia agricol. Poi concepe c va sprijini
ranii cu noi resurse (credite,semine, unelte, etc.) i capabiliti. Dei echipa poate obine toate
aceste rezultate plnificate, ea nu poate fi considerat rspunztoare dac ranii vor hotr s fac
ceva complet diferit.
Pasul 3: Definete Rezultatele pentru ndeplinirea Obiectivului
Rezultatele descriu CE dorim s livreze proiectul. Ele sunt
descrise de obicei n termenii de referin (TOR) ai
proiectului. Dac asiguri resursele necesare, poi face
echipa de proiect direct rspunztoare de obinerea
acestor rezultate.
Pasul 4: Definete Activitile necesare pentru obinerea Rezultatelor
Activitile definesc CUM va lucra echipa la proiect. La
modul general ar trebui s descri pe scurt ntre 3 i 7
activiti care trebui realizate pentru a ndeplini fiecare
Rezultat propus pentru ndeplinirea obiectivului. Asigur
suficiente detalii pentru a defini strategia de realizare a
fiecrei Activiti, i pentru a asigura baza pentru analiza
proiectului (Grafic de lucru, graficul activitilor, grafic
Gantt).
Amintete-i c managementul proiectului presupune realizarea mai multor activiti. Trebuie s
incluzi aceste Activiti n Matricea Logic. Prevede un program cu edinele periodice,
evenimentelor de monitorizat i evaluat. Unele echipe de proiect subliniaz aceste Activiti prin
includerea lor n Ieiri denumite Sistemul de Management al Proiectului Instalat i Operaional.
Pasul 5: Verific Logica Vertical cu testul Dac-Atunci
R I M S
Og
O
R
A
R I M S
Og
O
R
R I M S
Og
O
R Atun
ci
Structura Matricei Logice este bazat pe conceptul Cauz
i Efect. Dac se ntmpl ceva sau se obine ceva, atuci
altceva va rezulta.
Prin definiie, fiecare proiect descris de o Matrice Logic se
bazeaz pe efectul logic Dac/Atunci sau Cauz-Efect.
A
Dac
ntr-o Matrice Logic bine planificat, la nivelele cele mai de jos ale ei poi spune c dac au fost
fcute anumite Activiti atunci este de ateptat obinerea anumitor Rezultate. Aceeai relaie logic
ar trebui s fie ntre rezultate i Obiectiv, i ntre Obiectiv i Obiectivul General.
Ca un exemplu, se poate spune c dac reueti s asiguri ranii cu semine mbuntite atunci se
va ndeplini Obiectivul de cretere a produciei.
Cu ct se reuete realizarea unei legturi cauz-efect mai puternic ntre obiectivele de la diferite
nivele, cu att mai bun va fi concepia proiectului.
CRZM Gorj ________________________________________________________________
6
Enterprise Support and Workspace Centers Management Program
SPRIJIN PENTRU INTREPRINZATORI MATRICEA CADRU-LOGIC
Matricea Logic de oblig s explici aceast logic. Ea nu asigur ns o bun concepie datorit
faptului c valabilitatea efectului cauz-efect depinde de calitatea i experiena echipei de concepie
a proiectului.
Pasul 6: Definete Supoziiile corespunztoare fiecrui nivel
Dei exist o legtur logic ntre afirmaiile cuprinse n
coloana Sumar (Rezumat), totui exist posibilitatea ca ali
factori s rup aceste legturi. Supoziiile sunt afirmaii
despre factori inceri care ar putea rupe legtura dintre
obiectivele de la diferite nivele. Acetia ar putea fi factori
externi pe care nu-i poi controla n proiect sau aceia pe
care ai decis s nu-i controlezi. Aceasta este logica extern
a proiectului.
Supoziiile pot descrie condiii naturale importante, cum ar fi ploi cu debite de 20 l/m.p. ntre lunile
Mai i Octombrie. Pot fi factori umani cum ar fi lipsa grevelor pe perioada nceperii proiectului,
aprobarea bugetului la timp, dorina fermierilor de a ncerca metode noi, dorina fermierilor de a
utiliza un nou mecanism de credit. Pot fi de asemenea factori externi cum ar fi factorii economici, de
exemplu, stabilitatea preurilor pentru culturile vegetale. Pot fi legai de alte proiecte care se execut
n legtur cu acest proiect, de ex. Valabilitatea proiectului Bncii Mondiale n domeniu, sau
finalizarea programul Naiunilor Unite n domeniu nainte de nceperea proiectului.
CRZM Gorj ________________________________________________________________
7
n Sumar afirmaiie sunt trecute dup logica Dac/Atunci ca o condiie pentru legturile dintre nivele.
Supoziiile completeaz logica matricei cu Dac/I/Atunci. Ele se refer la condiiile care sunt
necesare s susin legtura cauz/efect ntre nivele. Ele mai sunt cunoscute ca fiind condiii
suficiente.
Dac cauza i efectul sunt conceptul central de design al unui proiect bun, condiiile necesare i
suficiente sunt corolarul. Condiiile necesare descriu relaia tip cauz i efect dintre Activitate-la-
Rezultat, Rezultat-la-Obiectiv i Obiectiv-la-Obiectiv general pentru realizarea obiectivelor
proiectului. Aceasta este logica intern dar nu definete condiiile diferite de la fiecare nivel pentru
realizarea nivelului imediat superior.
Aceste alte condiii sunt supoziiile. Aceasta este logica extern. Obiectivele (condiiile necesare)
plus supoziiile (condiiile suficiente) ne dau o idee mai clar despre design-ul (concepia) proiectului.
Prin definiie, echipa de proiect nu este responsabil de supoziii. Acestea se afl n afara
controlului lor. Echipa este responsabil de producerea Rezultatelor. Cnd supoziiile eueaz sau
se schimb, acest acord de management nu se mai aplic. Echipa de proiect agreeaz s
monitorizeze schimbrile supoziiilor, iar ntr-un caz ca acesta supoziiile trebuie s fie ct mai
specifice cu putin. Aceasta ar putea nsemna plasarea indicatorilor pe supoziii astfel nct s
poat fi identificate mai uor, dar echipa de proiect nu este responsabil de producerea lor.
n ciuda faptului c ei nu sunt responsabili de Supoziii, membrii echipei de proiect super-
performante petrec mult timp ncercnd s influeneze probabilitatea ca supoziiile proiectului lor s
fie adevrate.
Importana clarificrii Supoziiilor
Supoziiile sunt condiiile externe asupra crora proiectul alege s nu exercite sau s nu dein
controlul, dar de care depinde ndeplinirea obiectivelor.
R I M
S
Og
O
R
A
Enterprise Support and Workspace Centers Management Program
SPRIJIN PENTRU INTREPRINZATORI MATRICEA CADRU-LOGIC
Putei determina supoziiile prin ntrebarea, Ce condiii trebuie s existe n plus fa de obiectivul
meu (la niveluri de Activitate, Rezultat, Obiectiv sau Obiectiv general) pentru a ajunge la nivelul
urmtor?
n exemplul nostru exist supoziia c va cdea suficient ploaie. Fr aceast ploaie, noile semine
nu vor da producia mare pe care o ateptm. Dac dorii s msurai gradul de incertitudine,
trebuie s cunoatei probabilitatea ca aceast supoziie s fie adevrat. Dac 20 l/m.p. de ploaie
n timpul sezonului de plantare este cerina minim pentru produciile de recolt proiectate, i
aceasta s-a ntmplat numai n trei ani din ultimii zece, probabilitatea ca aceast supoziie s fie
adevrat pentru acest proiect este mic (30% probabilitate).
Nu putem avea niciodat siguran 100% c Rezultatele proiectului vor cauza Obiectivul sau c
Obiectivul va cauza Obiectivul general. Lucrnd cu proiecte facem supoziii despre gradul de
incertitudine dintre aceste niveluri de obiective. Cu ct incertitudinea este mai mic cu att design-ul
(concepia) proiectului este mai puternic. Orice manager de proiect experimentat va fi de acord c
supoziiile ucigae, i anume acelea care se vor dovedi fatale unui proiect, pot deraia un proiect la
fel de des precum rezultatele slabe obinute.
Step 7: Definirea Indicatorilor de Verificare a Obiectivelor (IVO) pentru Obiective generale,
Obiective, Rezultate, i apoi pentru Activiti.
Principiul de baz al coloanei IVO este acela c dac l poi
msura atunci l poi conduce. Indicatorii demonstreaz
rezultate. Ca msuri de performan, ele ne spun cum s
recunoatem ndeplinirea cu succes a obiectivelor. Ele nu
sunt condiii necesare pentru atingerea acelor rezultate. Nu
exist o relaie cauz i efect. Dar ele definesc n detalii
msurabile nivelurile de performan cerute de obiective n
coloana Rezumat .
R I M S
CRZM Gorj ________________________________________________________________
8
Testul necesar i suficient
IVO-urile ne spun nu numai care realizare este necesar, ci i care ar fi performana suficient
pentru a asigura c putem atinge obiectivele nivelului urmtor. Din acest motiv este mai bine s
ncepem la sfrit, i anume s ncepem cu un obiectiv de la un nivel mai nalt i s lucrm n
descretere prin lanul cauzal. Obiectiv general, apoi Obiectiv, apoi, Rezultate, apoi Activiti.
Cantitate, Calitate i Timp (CCT)
n mod normal vom exprima Indicatorii n termeni de Cantitate, Calitate i Timp (i cteodat loc i
cost). Operaia de a pune numere i date pe indicatoare se numete Targeting. Dei se afirm
adesea c obiectivele de la niveluri mai mari nu sunt msurabile, aceasta nu este adevrat. Putem
alege s nu punem targets pe ele, dar putem da tuturor Obiectivelor generale, Obiectivelor i
Rezultatelor indicatoare msurabile.
Ci Indicatori?
Cu ct mai puine cu att mai bine. Folosii numai numrul de indicatoare cerute pentru a clarifica ce
trebuie ndeplinit pentru a satisface obiectivul formulat n coloana de Rezumat .
Cum se construiete un IVO?
ncepei cu indicatorul de baz. Asigurai-v c este Cuantificabil n sistemul numeric i apoi
adugai Calitatea i apoi dimensiunile de Timp.
(Cantitate + Calitate + timp = CCT)
Un exemplu:
Pasul 1: Indicatorul de Baz:
Og
O
R
A
Enterprise Support and Workspace Centers Management Program
SPRIJIN PENTRU INTREPRINZATORI MATRICEA CADRU-LOGIC
CRZM Gorj ________________________________________________________________
9
Produciile de orez ale micilor fermieri au crescut
Pasul 2: Adaug Cantitatea:
Produciile de orez ale micilor fermieri au crescut cu X banie
Pasul 3: Adaug Calitatea:
Produciile de orez (de o calitate asemntoare recoltei din 1997) ale micilor fermieri
(care dein 3 hectare sau mai puin) au crescut cu X banie.
Pasul 4: Adaug Timp:
Produciile de orez (de o calitate asemntoare recoltei din 1997) ale micilor fermieri
(care dein 3 hectare sau mai puin) au crescut cu X banie pn la sfritul recoltei
anului 1998.
Indicatorii nivelului Obiectiv general
Indicatorii nivelului Obiectiv general descriu adesea obiectivele de program sau sector spre care
acest proiect i alte cteva sunt direcionate. Din acest motiv, Indicatorii nivelului Obiectiv general
pot include dimensiuni dincolo de scopul acestui proiect, cum ar fi creterea venitului micului
fermier, care poate crete prin rezultatele combinate din cteva proiecte. Recoltele mbuntite de
orez ar putea fi o condiie necesar; dar politica de preuri, subveniile guvernamentale etc. pot fi de
asemenea o cerin pentru a atinge niveluri de venituri stabilite la nivelul Obiectivului general.
Exemple de exprimare a Obiectivului general pot fi producia de gru din nordul provinciei s-a
dublat n 1991 sau venitul micilor fermieri din nordul provinciei a crescut, sau importul de X
produse a sczut.
Indicatorii nivelului Obiectiv specific
Scopul proiectului este motivul principal pentru care se execut proiectul. Este motivul pentru care
producem Rezultatele. Dar obiectivul definete deseori schimbarea n comportament a beneficiarilor
proiectului sau schimbarea n modul de funcionare a instituiilor ca rezultat al Rezultatelor
proiectului. Ceea ce face definirea IVO-urilor la nivelul Obiectivului dificil i complex. Cu toate
acestea Sfritul Strii Proiectului (SSP), sau IVO-urile pentru Obiectiv, cer dimensiuni (CCT)
precum cer Rezultatele. Cu ct se obine o claritate mai mare n definirea nivelului Obiective cu att
se obine mai uor definirea nivelului Rezultate.
De asemenea cnd se face o evaluare cost/eficien a design-ului proiectului, ne uitm la relaia
dintre (SSP) i costuri n loc de simpla relaie dintre Rezultate i costuri.
Este recomandabil s adoptai un singur Obiectiv n coloana de Rezumat
Indicatorii nivelului Rezultate
Prin definiie, aceste indicatoare stabilesc termenii de referin pentru proiect. Dac o echip de
proiect sau un contractor este responsabil() pentru toate Rezultatele, atunci aceste indicatoare
definesc livrrile pentru care contractorul trebuie s dea socoteal.
Indicatorii nivelului de Activitate
IVO-urile la nivelul Activitate sunt de obicei Intrrile sau Bugetul. Deseori acestea vor arta ca un
buget al performanei, de vreme ce costurile pot fi legate direct de activiti. Unele agenii introduc
costurile bugetare folosind categorii standard precum Mrfuri, Servicii Tehnice, Instruire, etc.
Exprimarea bugetului este de obicei un rezumat al resurselor descrise n detaliu ntr-un document
anexat. Costul necesar definit n aceste IVO-uri sunt folosite pentru a analiza eficiena costului
proiectului prin compararea bugetului cu SSP.
Pasul 8: Definirea Mijloacelor de Verificare (MV)
Enterprise Support and Workspace Centers Management Program
SPRIJIN PENTRU INTREPRINZATORI MATRICEA CADRU-LOGIC
n Mijloacele de Verificare (MV) descriei sursele de
informaii care vor demonstra ce a fost ndeplinit. Dac
obiectivul dvs. este Venitul fermierului a crescut cu X% n
19...., de unde vei lua informaia pentru a demonstra c
acest lucru a avut loc?
R I S M
Og
CRZM Gorj ________________________________________________________________
10
Dac decidei c este necesar un sondaj, atunci putei aduga civa pai de aciune pe Lista de
Activiti. Dac aceasta cost bani, trebuie s adugai aceste costuri n buget.
Regula este ca Indicatorii pe care-i alegei pentru msurarea obiectivelor dvs. s fie verificabili prin
anumite mijloace. Dac nu sunt, trebuie s gsii un alt indicator.
Pasul 9: Pregtirea Bugetului de Performan
Ai vzut deja c IVO-urile la nivelul Activitate sunt de obicei Intrrile sau Bugetul. Acum trebuie s
pregtii ntreg Bugetul de Performan. Legai costurile direct de activiti. Ai putea folosi categorii
standard pentru a ntmpina cerinele ageniei pentru care lucrai.
Bugetul de Performan nu formeaz o parte din Matricea Logic, dar este un document esenial
care este ataat ei. Amintii-v c cerinele costului definite n Bugetul de Performan vor fi folosite
pentru a analiza eficiena costului proiectului prin compararea bugetului cu IVO-urile la nivelul de
Obiectiv.
Pasul 10: Verific Matricea Logic folosind Lista de Verificare a Design-ului Proiectului
Lucrai cu Lista de Verificare a Design-ului Proiectului ca un ajutor pentru a asigura c proiectul
ntrunete toate cerinele unui Cadru Logic bine proiectat. Ar putea fi de folos s tiprim Matricea
Logic nainte de a revedea proiectul n lumina listei de verificare.
Pasul 11: Revedei design-ul Matricei Logice n lumina experienei anterioare
Ar fi trebuit s v gndii la experiena dvs. anterioar de proiecte n timpul pregtirii Cadrului Logic.
Acum este timpul s facei o verificare final a acestuia.
O
R
A
Enterprise Support and Workspace Centers Management Program
SPRIJIN PENTRU INTREPRINZATORI MATRICEA CADRU-LOGIC
CRZM Gorj ________________________________________________________________
11
Lista de Verificare a Design-ului Proiectului
Check:
1 Proiectul are un singur obiectiv.
2 Obiectivul nu este o reformulare a rezultatelor.
3 Obiectivul se afl n afara responsabilitii de management a echipei de
proiect.
4 Obietivul este clar exprimat.
5 Toate rezultatele sunt necesare pentru ndeplinirea obiectivului.
6 Rezultatele sunt clar exprimate.
7 Rezultatele sunt exprimate sub form de rezultate.
8 Activititile definesc strategia aciunilor pentru ndeplinirea fiecrui rezultat.
9 Obiectivu general este clar exprimat.
10 Relaia dac/atunci dintre obiectiv i obiectiv general este logic i nu omite
paii importani.
11 Supoziiile la nivelul activitate nu includ nici o condiie pre-existent.
(Acestea sunt listate separat).
12 Rezultatele plus supoziiile la acest nivel produc condiiile necesare i
suficiente pentru ndeplinirea scopului.
13 Obiectivul plus supoziiile la acest nivel descriu condiiile critice pentru
ndeplinirea intei.
14 Relaia dintre intrri/resurse i activiti este realist.
15 Relaia dintre activiti i rezultate este realist.
16 Relaia dintre rezultate i obiectiv este realist.
17 Logica pe vertical ntre activiti, rezultate, obiectiv i obiectiv general este
realist pe ansamblu.
18 Indicatorii la nivelul scop sunt independeni de rezultate. Ei nu sunt un
rezumat al rezultatelor ci o msur a obiectivului.
19 Indicatorii obiectivului msoar ceea ce este important.
20 Indicatorii obiectivului au uniti de msurare a cantitii, calitii i a timpului.
21 Indicatorii rezultatelor sunt verificabili obiectiv n termeni de cantitate, calitate
i timp.
22 Indicatorii nivelului int sunt verificabili obiectiv n termeni de cantitate, calitate
i timp.
23 Intrrile descrise la nivelul activitate definesc resurse i costuri cerute pentru
ndeplinirea obiectivului.
24 Coloana Mijloacele de Verificare identific locul unde informaiile pentru
verificarea fiecrui indicator vor fi gsite.
25 Activitile identific orice aciune necesar pentru strngerea Mijloacelor de
Verificare.
26 Rezultatele definesc responsabilitatea de management a proiectului.
27 Cnd revedem Matricea Logic, putem defini planul de evaluare al proiectului.
28 Indicatorii obiectivului msoar impactul proiectului ce urmeaz a fi susinut.
29 Strategia rezultatelor include o descriere a sistemelor de management al
proiectului.
30 Echipa de design (concepie) a proiectului este total extenuat!