Minighid de Managementul Proiectelor

ROMNIA
UNIVERSITATEA BABE-BOLYAI CLUJ-NAPOCA

OFICIUL DE ACCESARE A FONDURILOR EUROPENE

Str. Mihail Koglniceanu, nr. 1, camera P22, cod 400084 Cluj-
Napoca
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00 int. 5116, 5483, 5482
Fax:. (00) 40 - 264 - 40.53.79
E-mail: fondurieuropene@staff.ubbcluj.ro
2
Oficiul de Accesare a Fondurilor Europene





Prof. univ. dr. Adriana TIRON-TUDOR Director
Tel. Facultate: 0264-405300, int. 5842
e-mail: adriana.tiron@staff.ubbcluj.ro

Alina-Elena DUMITRACU ef Oficiu
Tel. Serviciu: 0264-405300, int. 5116
e-mail: alinad@staff.ubbcluj.ro





Adriana CERVINSCHI Expert
Tel. Serviciu: 0264-405300, int. 5483
e-mail: acervinschi@staff.ubbcluj.ro
Irina DRAGOMAN Expert
Tel. Serviciu: 0264-405300, int. 5482
e-mail: irina.dragoman@staff.ubbcluj.ro
Cristina DOMINIC Referent
Tel. Serviciu: 0264-405300, int. 5482
e-mail: cristina.dominic@staff.ubbcluj.ro
3



CUPRINS



Ce este un PROIECT? --------------------------------- 4
Componentele proiectului ---------------------------- 5
Ciclul de via al unui proiect ------------------------ 7
Cum se identific nevoia de finanare? ------------- 10
Cum se identific grupurile int?------------------- 12
Cum se stabilesc obiectivele unui proiect? --------- 13
Planul de activiti al proiectului -------------------- 13
Rezultatele proiectului ------------------------------- 16
Indicatorii SMART------------------------------------ 16
Bugetul proiectului ----------------------------------- 17
4
Managementul proiectelor implic planificarea,
organizarea, conducerea, coordonarea activitilor i
controlul resurselor necesare pentru desfurarea unui
proiect, care e limitat de timp i buget.


Ce este un PROIECT?
Conform DEX-ului, un proiect este:
un plan sau o intenie de-a ntreprinde ceva, de a
organiza, de a face un lucru;
prima form a unui plan (economic, social, financiar
etc.) care urmeaz s fie discutat i aprobat pentru a
primi un caracter oficial i a fi pus n aplicare.

Proiectul reprezint o serie de activiti organizate,
desfurate n vederea atingerii unor obiective predefinite,
care necesit resurse i efort i care reprezint o
ntreprindere unic, pe baza unui buget i a unui program
bine stabilit. Munca depus n cadrul unui proiect nu este
permanent, proiectul ncetndu-i existena dup ce a fost
realizat.

Componentele unui proiect:
data nceperii;
data ncheierii;
obiectivele;
5
bugetul alocat proiectului;
activitile (n general unice pentru fiecare proiect n
parte);
cadrul organizat de desfurare;
ciclul de via determinat.
Astfel, se pot face cteva nuanri:
Majoritatea proiectelor doresc s ating un obiectiv cu
totul nou (ceea ce n mod normal este indicat prin
numele proiectului); acest obiectiv deosebete un
proiect de o activitate de rutin cu caracter repetitiv;
Majoritatea activitilor se pot executa de mai multe
ori, n timp ce proiectele se desfoar o singur
dat;
Un proiect const ntr-o niruire de activiti cu
nceput i sfrit stabilite, activiti ce sunt limitate de
timp, resurse i buget, n scopul atingerii obiectivului
proiectului.
Propunerea de proiect este modul formalizat n care se
adreseaz unui finanator rugmintea de a finana un plan
de activiti, cu un scop bine definit, innd cont de limitrile
financiare i temporale.


Componentele proiectului:
Activitile = sarcinile/aciunile care trebuie ntreprinse
pentru a produce rezultate.
6

Mijloacele = resursele necesare pentru derularea
activitilor (umane, materiale, financiare).

Rezultatele = produsele activitilor derulate n perioada de
implementare a proiectului.

Scopul proiectului = obiectivul specific al proiectului, care
vizeaz problema principal i definete beneficiile
sustenabile pentru grupul int. Fiecare proiect are un singur
scop!

Obiectivul general = obiectiv de amploare la care
contribuie proiectul (ex. Nivel ridicat dezvoltare socio-
economic, omaj sczut) i vizeaz beneficii importante i
pe termen lung pentru comunitate. De ce este proiectul
important pentru societate? Obiectivul general nu va fi
realizat doar de un proiect, ci doar ca urmare a
implementrii mai multor proiecte sau programe.

ATENIE Nu trebuie s se confunde proiectul cu
programul!

PROGRAMUL - elaborat de Finanator, gestionat de
o Autoritate de Management; include axele i domeniile de
intervenie pentru un sector al vieii economice i sociale.
7
PROIECTUL - elaborat de solicitantul finanrii, se
ncadreaz n Programul Finanatorului i rspunde unui
domeniu de intervenie.
Pentru un Program vor fi depuse, aprobate i implementate o
multitudine de proiecte de finanare.

Exemplu









Ciclul de via al unui proiect
Ciclul proiectului urmrete viaa unui proiect de la
ideea iniial pn la finalizare. Proiectele se desfoar ntr-
o succesiune de etape, pornind de la un Document Strategic
din care se desprinde ideea de proiect ntr-un anumit
domeniu, care apoi e formulat, implementat i n final
evaluat, cu scopul de a crea condiiile necesare pentru
realizarea unor aciuni viitoare de dezvoltare. Acesta
cuprinde ase etape, schiate grafic astfel:
Programul
Operaional
Sectorial
Dezvoltarea
Resurselor Umane
Proiect pentru
practica
studenilor
Proiect pentru
burse
doctorale
8


1. PROGRAMAREA - stabilirea cadrului general de
cooperare al UE cu o anumit ar sau regiune a Uniunii.
Printr-un proces de consultare i negociere, se convine
acordarea sprijinului pe anumite domenii de activitate i se
schieaz idei de programe. Astfel, sunt identificate i
prezentate domeniile de activitate care s fie sprijinite de UE.

2. IDENTIFICAREA - analizarea problemelor (situaiile
dificile care se doresc a fi nlturate), nevoilor i intereselor
diferitelor grupuri interesate, iar mai apoi identificarea acelor
idei de proiecte care urmeaz s fie aprofundate.

9
3. PREGTIREA - analiza aspectelor importante ale ideii de
proiect, innd cont de obiectivele generale ale Documentului
Strategic. Beneficiarii direci i ali factori interesai trebuie
s participe activ i s se constituie ntr-o echip de proiect.
Se elaboreaz planuri detaliate de implementare a
activitilor ce vor fi realizate n cadrul proiectului, cu
indicatori privind rezultatele ateptate i impactul proiectului,
precum i planul de resurse i implementare.

4. FINANAREA propunerea de finanare se realizeaz
sub forma unei cereri de finanare, care se completeaz ntr-
un formular standardizat, diferit pentru fiecare tip de
program n parte. Comisia de evaluare a propunerilor de
proiect evalueaz cererea de finanare i decide dac
proiectul va fi sau nu finanat, pe baza unor criterii de
selecie, aceleai pentru toate cererile de finanare depuse n
cadrul programului respectiv de finanare. n cazul deciziei
de finanare a proiectului propus, se semneaz Contractul de
finanare ntre Autoritatea contractant i beneficiarul de
sprijin financiar.

5. IMPLEMENTAREA - alocarea resurselor materiale i
umane planificate pentru atingerea obiectivelor proiectului,
executarea activitilor planificate, monitorizarea i
raportarea progreselor, aplicarea msurilor corective
necesare. Activitile implementate n cadrul proiectului
10
implic, de regul, ncheierea unor contracte pentru
realizarea de studii, pentru asisten tehnic, achiziii de
bunuri i lucrri. Evoluia activitilor din proiect este
urmrit (se monitorizeaz progresul proiectului) i, dup
caz, se propun ajustri impuse de schimbarea condiiilor
iniiale. La sfritul perioadei de implementare, se poate
propune un nou proiect pentru continuarea sau extinderea
activitilor proiectului.

6. EVALUAREA - estimarea, ct mai sistematic i obiectiv
cu putin, a unui proiect, program sau politic n derulare
sau finalizat, n fazele de concepie i implementare,
precum i a rezultatelor sale. Scopul acestei etape este de-a
compara coerena rezultatelor proiectului cu obiectivele
propuse, determinnd eficiena, impactul i durabilitatea
proiectului.


Cum se identific nevoia de finanare?
Beneficiarul trebuie s caute bani pentru proiecte i nu
proiecte pentru bani. Finanatorul procedeaz n sens invers.

Mai nti trebuie identificat problema care se dorete
a fi rezolvat prin proiect, mai precis nevoia de finanare. Nu
trebuie s se scrie proiecte doar pentru a rspunde la apelul
11
Finanatorului, pentru a atrage nite bani, ci doar dac este
efectiv nevoie de ele i se contientizeaz nevoia acestora.

Exemplu







Pentru identificarea nevoii de finanare printr-un
proiect, este necesar identificarea principalelor cauze care
contribuie la existena unei probleme. Aceste cauze sunt apoi
analizate pentru a fi ndeprtate cu ajutorul finanrii prin
proiecte. Identificarea cauzelor i a sub-cauzelor unei
probleme se poate face cu ajutorul unei diagrame, pe baza
creia se adopt mai apoi decizii.








BENEFICIAR = UBB
Nevoia =
dezvoltarea
abilitilor de munc
ale studenilor n
vederea integrrii cu
succes pe piaa
muncii
PROIECT
FINANATOR
= Fondul
Social
European
(FSE)
12
Exemplu









Cum se identific grupurile int?
Identificarea acestora se face:
Simultan cu elaborarea diagramei de analiz a
problemei;
Se identific indivizii/grupurile de indivizi ale cror
nevoi/probleme pot fi rezolvate integral sau parial
prin proiect;
Se cuantific, se clasific i se localizeaz geografic.
Buget redus educaie
i cercetare
Acces
redus la
granturi de
cercetare
Transparen
redus a
informaiei
Competen redus n
elaborarea de
propuneri viabile
Alocare
insuficient
de fonduri
Dezinteres
13
Exemplu - Un numr de 15.000 de studeni din cadrul
UBB care s beneficieze de stagii de practic.


Cum se stabilesc obiectivele unui proiect?
Obiectivele descriu situaia care se creeaz dup
ndeprtarea problemei.
Obiectivele generale = enunuri cu privire la ce se propune
a se realiza prin derularea proiectului, n contextul unor
strategii mai ample la nivel regional, naional i european.
Obiectivele generale sunt mai greu msurabile, ele indic
mai curnd direcia pe care i propune s o urmeze
proiectul, perspectiva pe care ar putea s o deschid acesta.
Obiectivele specifice = rezultatul unui efort de
operaionalizare a obiectivelor generale. Sunt n mod
obligatoriu msurabile.


Planul de activiti al proiectului
Trebuie s se aib n vedere urmtoarele elemente:
Lista de activiti Descrierea activitilor Ordonarea lor
cronologic
Identificarea relaiilor de
condiionare/simultaneitate Pe baza acestora se realizeaz
Graficul Gantt.
14
Un plan de activiti al unui proiect poate fi
reprezentat schematic astfel:

Activitatea Luna
1
Luna
2
Luna
3
Luna
4
Luna
n
Realizator
activitate
Activitate 1 Solicitant
Partener
Activitate 2

Solicitant
Partener
Activitate 3 Solicitant
Partener
Activitate 4 Solicitant
Partener
Solicitant
Partener
Activitate n Solicitant
Partener


Graficul Gantt = metod de reprezentare grafic a
informaiilor, utilizat pentru a stabili calendarul, succesiunea
i durata activitilor proiectului, precum i alocarea
resurselor pentru fiecare activitate n parte.



15
Exemplu


16
Rezultatele proiectului
Rezultatele cantitative = msoar gradul de realizare a
activitilor propuse.

Exemplu - n anul 2009, beneficiarii fondurilor
comunitare vor depune de 2 ori mai multe proiecte
dect n anul 2008.

Rezultatele calitative = msoar nivelul de atingere a
obiectivului specific al proiectului.

Exemplu - Cel putin 75% dintre proiectele depuse vor
fi acceptate pentru a primi finanare.

Rezultatele de impact = msoar contribuia proiectului la
atingerea obiectivelor generale ale programului.

Exemplu - Numrul proiectelor aprobate n domeniul
dezvoltrii resurselor umane va crete n perioada
2007-2013.


Indicatorii SMART
Indicatorii folosii trebuie s fie SMART, adic s fie:
S Specific (Specifici) n termeni de calitate, cantitate i
termene.
17
M Measurable (Msurabili) la un cost acceptabil.
A Available (Disponibili) din sursele existente.
R Relevant (Relevani) pentru ceea ce intenioneaz s
msoare i corespunztor cu nivelul obiectivelor din
intervenia logic.
T Timely (la Timp) produi n momentul n care sunt
necesari, pentru a putea fi utili managementului de proiect.


Bugetul proiectului
Bugetul proiectului = oglinda financiar a activitilor i a
rezultatelor proiectului respectiv.
Pentru a putea fi construit un buget, trebuie s se:
aib o imagine realist asupra costurilor implicate
pentru realizarea activitilor i obinerea rezultatelor;
realizeze o documentare cu privire la eligibilitatea
cheltuielilor (ce cheltuieli pot fi decondate prin
proiect);
cunoasc mecanismul de decontare i s se realizeze
o bun planificare financiar la nivelul organizaiei;
realizeze o documentare cu privire la contribuia
proprie i posibilitatea efecturii unor aporturi n
natur.