Curs Managementul Timpului

1

Cum punem cursul n practic
Acest curs poate fi o afacere important pentru tine. Dac vei
pune n practic mcar 10% din aceste informaii vei ctiga cel puin o or
pe zi n care tu vei putea s faci ce vrei.
Pentru a fi organizat nu trebuie sa ai caliti nnscute. Oricine
poate fi organizat. Aceast calitate se dobndete i acest lucru este
demonstrat de toi experii n materie. Singurul lucru necear este dorina de
a nva cum s fi mai organizat. Noiunile nvate te vor ajuta n orice
domeniu al vieii.
Acest curs i va fi un sprijin n a te organiza mai bine. Cu
aceste informaii i vei construi un arsenal de stiluri i tehnici de a te
organiza.
Dup ce ai citit acest introducere sunt convins ca i pui o
ntrebare pertinent: cum punem n practic toate aceste noiuni pe
care le vom studia? Foarte simplu! Cea mai eficient modalitate de a le
folosi n munca noastr i a obine beneficii de pe urma lor este
chiarPRACTICA. Cu ct vor fi puse mai mult n practic cu att mai repede
rezultatele vor fi mai bune. Puse n practic aceste noiuni vor fi folosite mai
fluent.
Acest lucru este uor trebuie doar exerciiu. i recomand s
exersezi lucrurile care i se par mai grele i, repet, pune-le n practic. Pot
paria ce gndeti acum: c subliniez exagerat chestiunea practicii.
Subliniez aceast chestiune deoarece sunt foarte muli care exerseaz o
dat, vd c au ineles partea teoretic i ce au de fcut i renun s mai
exerseze.
Curs Managementul Timpului


2

De multe ori auzim prieteni sau cunotine care nu au obinut ceea
ce i-ar fi dorit spunnd c au tiut mereu ce trebuie fcut dar nu au
fost n stare s punn practicnoiunile cunoscute.
A confunda nelegerea cu competena este o capcan n care
cad foarte muli. Pentru a pune n practic ceea ce am nvat avem nevoie
s exersm.
Ei cunoteau teoria, tiau ce trebuie s fac dar lipsa de
exerciiu nu i-a lsat s utilizeze cunotinele acumulate. Exerseaz zi de
zi, iar atunci cnd vei avea nevoie de cunotinele acumulate, acestea vor fi
n mintea ta pregtite pentru a fi utilizate.
Nu este nevoie s i aminteti fiecare amnunt, dar pe msura
ce parcurgi cursul i l pui n practic puin cte puin, ceea ce ai nvat va
rmne n memorie iar n timp va veni de la sine tehnica potrivit i, astfel,
i vei construi propriul stil.
Pentru a-i crea propriul stil i recomand s citeti fiecare lecie
de mai multe ori, cu atenie. Constuiete-i o imagine clara a coninutului.
ncearc s intri n detalii i s transformi lecia intr-o poveste sau film,
ncearc s vizualizezi acest poveste sau film. Faptul c te imaginezi n
acest poveste te va ajuta s exersezi, s repei toate capacitile i
resursele umane, s i nvei subcontientul s conceap raspunsurile
potrivite.
Folosii acest curs ca resurs pentru a v completa bagajul de
cunotine, pentru a v perfecion. Toate aceste lucruri sunt posibile cu
ajutorul disciplinei vazut nu ca o corvoad, ci ca un mijloc de a te bucura
de propriile posibiliti. Trebuie s te concentrezi zilnic pe ceea ce vrei i s
fi perseverent pn obii ceea ce vrei. Cu acest curs vei cpta cunotine i
vei nva s le implementezi zi de zi.

Curs Managementul Timpului


3

Necesitatea Management-ului Timpului
Management-ul timpului te va ajuta i atingi scopurile, s prioritizezi,
s creezi o imagine de ansamblu a sarcinilor tale, s i aminteti mai multe
lucruri, s profii mai mult de timpul tu, s delegi, s comunici mai bine, s
menii un echilibru n via i s i creti caltatea vieii.
Definirea noiunii de timp ridic numeroase probleme generate de
percepia diferit pe care o au cei din jurul nostru cu privire la acest subiect.
Ne vom opri, totui, la o definiie de dicionar i reinem c timpul este
odurat limitat considerat n raport cu utilizarea care i se d.
Dintotdeauna, omul s-a strduit s gseasc modaliti de msurare a
timpului. Managementul timpului impune i el acest lucru.
Msurarea timpului nu se face ns, dect pe baza rezultatului
fiecrei activiti realizate ntr-un interval de timp dinainte stabilit. Altfel
spus, nu gestionm timpul n sine, ci activitile desfurate ntr-o anumit
perioad.
Managementul timpului se bazeaz pe trei piloni: planificarea,
organizarea icontrolul timpului. Noiunea de eficacitate cere ca, pentru
fiecare individ, timpul s fie utilizat n mod raional i productiv, n
conformitate cu ritmul personal i cu resursele de care dispune fiecare
individ, cu scopul de a asigura ndeplinirea unor activiti precise ntr-un
interval de timp dat. Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare
individ, s se aloce secvene de timp, riguros calculate, pentru fiecare
activitate ce trebuie desfurat (planificarea), s se fac toate eforturile
posibile pentru a le respecta (organizarea) i s se evalueze, n mod
regulat, rezultatele obinute (controlul).
Managementul timpului pornete de la un aspect paradoxal:
dei, n mod real, dispunem astzi de mult mai mult timp dect altdat,
avem sentimentul c el nu ne ajunge.
n realitate orice om dispune de 168 ore pe sptmn pe care
le repartizeaz, aproximativ, n felul urmtor:
Curs Managementul Timpului


4

ntr-o fabric care confecioneaz obiecte de art, lucrtorul de la
linia de montaj va aprecia ca fiind mult mai lung timpul sau de
lucru comparativ cu un artist care execut n paralel un obiect de
art.
40 ore pentru activiti profesionale;
56 ore pentru somn i,
72 ore pentru diverse activiti personale.
Cele 40 de ore destinate activitilor profesionale sunt
influenate indirect de celelalte dou destinaii:
Dac individul nu-i acoper nevoile de somn, nu poate
obine performana maxim n munca sa. Vorbim aici, nu ntmpltor,
despre eficacitatea utilizrii timpului personal i despre productivitate
maxim: este evident c, fr productivitate, organizaia nu poate fi
concurenial i, n final, nu poate supravieui.
Dac salariatul muncete mult, fr ns a-i gestiona
tiinific activitile, exist riscul oboselii, al reducerii productivitii,
al demotivrii, al stresului, al uzurii fizice i mentale. Exist un numr
tot mai mare de salariai care sufer de depresie sau de epuizare
profesional i pentru care se pune, n mod acut, problema evitrii
situaiilor dificile. Ori, o mai bun gestionare a timpului este poate un
nceput de soluionare a problemelor salariailor, care nu ar avea
dect de ctigat dac i-ar utiliza mai bine timpul.
Atunci cnd gestionm propriul nostru timp sau atunci cnd ne
ocupm de timpul altora trebuie s lum n seam cteva legi generale:
a. cu ct o activitate este mai fracionat, cu att ea pare c
dureaz mai mult. Totul depinde de gradul de repetare a activitii i de
motivarea celui care o efectueaz.
Curs Managementul Timpului


5

b. cu ct o activitate este mai interesant cu att ea pare mai
scurt i invers. Interesul sau motivarea pentru executarea unei activiti ne
fac s ignorm restriciile de timp;
c. timpul pare, totdeauna, mai lung atunci cnd ateptm.
naintea unui examen sau a unui eveniment, atunci cnd ateptm un
rspuns sau stm la ua stomatologului, timpul de ateptare este imposibil
i avem sentimentul unei pierderi nejustificate.

Atitudinea fa de timp
n decursul istoriei, percepia noastr privind timpul a cunoscut
modificri semnificative. i aceasta pentru c, ntre altele, s-a modificat
durata de via, s-a prelungit perioada de munc, s-au accelerat ritmurile i
a aprut concurena dintre salariai. Este tot mai evident faptul c, ntr-o
organizaie, timpul a devenit o resurs ce trebuie optimizat, raionalizat i
controlat.
Mai nou, n prezent, salariatul occidental caut o formul
magic pentru a-i mpri timpul ntre munc, familie i propriile sale
aspiraii. Cum poate fi echilibrat timpul alocat pentru satisfacerea acestor
trei opiuni? Nu exist un rspuns general valabil pentru aceast ntrebare;
totul depinde de normele culturale, sociale, economice i legale din ara n
care trim.
Curs Managementul Timpului


6

Imaginai-v o banc care v creditez n fiecare diminea cu 86400
lei. Banii nu vor rmne n cont de pe o zi pe alta, la sfritul zilei vor fi
scoi din cont. Ce ai face n cazul acesta? Bnuiesc c ai retrage pn
la ultimul leu nainte de ora nchiderii iar dac vei fi inteligent vei investi
o parte pentru viitor.
Cu toi avem o banca asemntoare cu cea imaginar. Se numete
TIMP. n fiecare diminea ne crediteaz cu 86400 secunde.
Neutiliznd depunerea vei pierde ceea ce nu ai folosit. Fiecare din noi
primim aceiai sum pentru a o folosi cum credem de cuviin. De cele
mai multe ori nu folosim acest sum n avantajul nostru i nici nu
reuim s investim pentru viitor. Ceasul ticie. Nu lsa secunde
preioase s se piard!
Timpul a ajuns un subiect de mod. Au aprut cursuri,
seminarii, conferine dedicate acestei teme, abordndu-se problema att
din punct de vedere al organizaiei, ct i al salariatului.

Importana timpului
De civa ani emisiunile de tiri au nceput s prezinte
concomitent cu stirile prezentate de crainic si stiri care curg pe o bar
colorat n josul ecranului. De ce asest lucru? Pentru c tirile se schimb
att de rapid i volumul de informaii proaspete a devenit att de mare,
inct pur i simplu nu pot fi prezentate ntr-o singur emisiune, limitat de
timp. Mai mult dect att oamenii nu mai au timp s mai atepte, vor s
afle tirile ntr-un timp scurt. n ziua de azi oamenii au posibilitatea de a
asimila mai multe fluxuri de informaii odat.
Tehnologia a fcut posibil transmiterea de mari cantiti de
date folositoare la locul nostru de munc, la gestionarea finanelor, la
Curs Managementul Timpului


7

comunicarea cu prietenii sau la organizarea volumului de date
recepionate. Ca urmare putem fi mult mai productivi ca orice alt
generaie. Avem instrumente care ne pot ajuta n eforturile noastre de
gestiona timpul, a spori eficiena i a ne organiza viaa. Trebuie doar s fim
deschii la schimbri, s mbrim aceste idei noi.
Putem mblnzi timpul prin nelegerea i folosirea corect a
schimbrilor tehnologice. Responsabilitile noastre au crescut odat cu
prgresul tehnologic, dar fa de generaiile trecute noi avem un avantaj:
apariia nenumratelor mdaliti de comunicare i modaliti de
organizare. Astzi putem trimite prin e-mail o fotografie de produs sau o
prezentare unui potenial client, sau putem evita o cltorie de afaceri cu o
teleconferin.
Toate aceste progrese tehnologice au i pri bune i pri mai
puin bune care vor crete gradul de stres, s dm exemplul telefonului
mobil care ne ine n contact cu lumea dar ne va deranja de neneumrate
ori n timpul nostru liber.
Costul unei proaste gestionri a timpului este foarte mare, ne va
afecta productivitatea, timpul liber i pacea interioar. Pentru a exercita
acest control trebuie s fim deschii la schimbri, dispui s ne adaptm la
noi oportuniti, dornici de a ne dezvolta. Cum ncepem? Prin analiza
stilului nostru de a gestiona timpul.
n primul rnd suntem cu toi diferii n ceea ce privete munca sau
nvarea, unii au un stil vizual, adic nva din ceea ce vd, unii au un stil
auditiv, reinnd foarte bine prin intermediul auzului. Pe de alt parte unii
oameni sunt foarte ordonai nc din copilrie, au un scris curat i ordonat,
iar hainele lor sunt perfect aranjate n sertar, pe cnd alii sunt extrem de
dezordonai, iar o alt categorie sunt cteodat organizai i cteodat
foarte dezordonai. Acest aspect poate fi neltor cteodat, de exemplu o
persoan dezordonat poate scoate un document dintr-o stiv de hrti mai
repede dect ar gsi-o ntr-un dulap organizat.
Curs Managementul Timpului


8

Scopul acestui curs nu este de a-i impune un stil de gestionare
a timpului ci va da sugestii i sfaturi din care s selectezi ceea ce este util.
Aceste sfaturi sunt utile n primul rnd celor care nu sunt organizai dar i
celor care i gestionaz timpul n mod corect. Mai nti trebuie s
nelegem unde suntem i dup aceea vom tii ce mai trebuie completat.
Pe scurt, ai nevoie de o imagine de ansamblu a felului n care i
organizezi timpul. Rspunde sincer la ntrebrile de mai jos pentru a afla
stilul tu de a gestiona timpul.


1. Dac ai acumulat ntre 22-26 puncte se poate spune ca ai
o obsesie pentru ordine i organizare.
Nr Afirmaie DA NU PCT
1
Ai un calendar de zi cu zi care sa il ti aproape?
2 1

2
i faci copii la documentele importante?
2 1

3
Ai hart n main? Dac nu ai maina, ai pstra o harta?
2 1

4
i reprogramezi ntlnirile fcute cu ceva timp n urm
2 1

5
Revi la un apel telefonic pierdut n termen de 24 ore?
2 1

6
Ai n cas suport pentru cheie?
2 1

7
Pstrezi manualele de service ale aparatelor intr-un loc unde s
le gsele gseti rapid?
2 1

8
Ai un suport i un creion lng telefonul de acas
2 1

9
Exist un timp oficial n care cineva te caut i te va gsi la birou?
2 1

10
Dac vei lipsi de la lucru, are cine s te nlocuiasc?
2 1

11
i evidena lucrurilor din casa ta?
2 1

12
Dac becul din camera ta se arde ai un alt bec de rezerv?
2 1

13
Citeti reviste nainte de a intra la medic?
2 1

Total


Curs Managementul Timpului


9

2. Dac ai acumulat ntre 15-21 puncte ei o persoana
organizata.
3. Dac ai acumulat ntre 8-14 puncte atunci mai ai de lucru
n ceea ce privete organizarea.


Aceste ntrebri vor evalua dac anumite obiceiuri adnc
nrdcinate n stiulul tau submin eficiena ta.
1. Dac ai acumulat ntre 5-10 puncte putem spune c ei un
om eficient n ceea ce faci dar ntodeauna mai este ceva
de nbuntit.
2. Dac ai acumulat ntre 11-18 puncte atunci putem spune
c ai ceva probleme legate de managementul timpului.
Nr Afirmaie DA NU PCT
1
Ai primit vreo amend n ultimele 3 luni?
2 1

2
i iei de lucru acas mai mult de o dat pe sptmn
2 1

3
Stai peste progrm mai mult de 2 zile pe sptmn?
2 1

4
Cnd erai la coal ai fost la examen dup ce ai fost la
petrecere?
2 1

5
Ai participat la o edin plictisitoare?
2 1

6
Respingi apelul unei persoane care nu i place chiar dac este
important?
2 1

7
Atepi s ai o problem dentar pentru a merge la dentist?
2 1

8
Sari peste micul dejun fregvent?
2 1

9
Scrii numere de telefon sau adrese pe bucele de hrtie i le
aduni n birou sau buzunar?
2 1

Total


Curs Managementul Timpului


10

Mituri privind timpul
De-a lungul vieii sale, orice individ cultiv anumite mituri privind
timpul i le utilizeaz ori de cte ori este necesar. Cele mai multe astfel de
mituri privesc timpul de munc:
a. Pierderea de timp este cauzat de alii. Multe persoane
justific proasta utilizare a timpului lor acuzndu-i pe ceilali c le irosesc
timpul cu vizite neateptate, apeluri telefonice, convocri la reuniuni
organizate necorespunztor etc..
b. Cu ct lucrm mai mult cu att ne ndeplinim mai complet
sarcinile. Exist persoane care lucreaz 16-17 ore/zi i apte zile pe
sptmn fr ca, n mod obligatoriu, s-i ndeplineasc sarcinile
considerate de el i de ceilali, ca fiind interesante i satisfctoare.
c. Cnd avem foarte mult de munc suntem indispensabili.
Apreciind c sunt mult mai siguri de munca lor dect de a celorlali, multe
persoane acumuleaz sarcini suplimentare. Ele nu ncearc nici s
planifice, nici s organizeze, nici s delege, nici s formeze alte persoane
pentru efectuarea unor activiti, ceea ce conduce, n mod inevitabil, la
imposibilitatea de a desfura activitatea n mod corespunztor.
d. Conteaz numai rapiditatea. Atunci cnd urmrim doar
cantitatea obinut ntr-o perioad dat, riscm s neglijm calitatea.
Aciunile desfurate ntr-un interval de timp dat trebuie s vizeze
eficacitatea global, calitatea produselor executate, oricare ar fi rapiditatea
de execuie. Nu trebuie ignorat faptul c adoptarea rapid a unor decizii,
fr o reflecie corespunztoare poate conduce la cheltuielile de munc i
financiare nejustificate.
e. Judecile ndelungi conduc la decizii mai bune. Multe
persoane aloc mult timp pentru a reflecta i a culege noi informaii.
Acestea nu aduc totdeauna clarificri utile pentru adoptarea deciziei i
determin, cel mai adesea, paralizarea decidentului.
Curs Managementul Timpului


11

f. Cu ct delegm mai mult, cu att putem rezolva mai multe
probleme. Atunci cnd este posibil, multe persoane transfer ctre ceilali o
mare parte din ceea ce trebuie s fac ele. Folosind timpul celorlali, ei pot
dedica timpul i energiile personale pentru ndeplinirea altor scopuri dect
cele curente.
g. Timpul este inamicul nr. 1. Multe persoane se plng de timpul
lor, nerealiznd c este vorba, cel mai adesea, de o utilizare
necorespunztoare. Timpul este ntotdeauna neutru dar gestionarea lui
poate fi eficace sau dezastruoas; el devine duman doar pentru cei care
nu tiu s-l utilizeze n mod corespunztor.

15 sfaturi pentru un bun Time Management
De mult timp m tot gndeam cum s mi organizez timpul,
astfel ncat ceea ce fac s fie eficient, i n acelai timp s m simt bine.
Am citit diverse articole de Time Management, i am nceput s aplic unele
chestii de pe acolo. n timp, am observat c m simt mai bine atunci cnd
folosesc "cu cap" timpul meu, i obin multe dac m organizez. De aceea
i propun 15 sfaturi de care ar trebui s ii cont pentru a-i organiza mai
bine timpul, aceste sfaturi o s le dezvoltm pe parcursul cursului n
detaliu:
Stabilete bine obiectivele. nainte de a ncepe o activitate
sau un proiect, trebuie s te gndesti n primul rnd unde vrei s ajungi. Un
obiectiv trebuie s fie clar definit i posibil de atins. Astfel, ai o singur
direcie pe care te deplasezi, iar acest lucru te ajut n planificarea timpului
necesar pentru a ajunge la destinaie. Foarte important: scrie pe hrtie
obiectivele tale pe termen scurt, mediu i lung, i va fi mai uor s le
ndeplineti.
F-i curaj s ncepi. De cele mai multe ori este uor s
finalizezi o sarcin. Este mai greu s o ncepi. Frica, plictiseala sau
Curs Managementul Timpului


12

complexitatea task-urilor, pot s te demotiveze n ceea ce faci, dar trebuie
s aplici regula celor 10 minute: "ncepe task-ul i lucreaz la el 10 minute.
Astfel o s vezi c poi s duci sarcina pan la capt".Una din temele
acestei lecii va fi un test care ne va arta unde ne poziionm noi n ceea
ce ntreprindem n via. n acest test nvingtorul este cel care nu va
abandona, este cel cu personalitate puternic care a ajuns la contiina
propriilor capaciti i la convingerea c este predestinat s reueasc n
ceea ce ntreprinde. Dorete s i ating scopul cu orice pre, are
siguran i stpnire de sine, echilibru emoional, nu cedeaz n faa
greutilor, are capacitatea de a lua decizii eficiente, este tenace, hotrt,
prezent. n opoziie este nvinsul care este tentat spre abandon, pentru el
este mai important s nu piard, este lipsit de ncredere n forele proprii,
de perseveren i iniiativ. Mare parte din eecurile din carier i via se
datoreaz abandonului i lipsei de organizare.
Organizeaz zilnic lista cu ce trebuie s faci. Dac nu tii ce
ai de fcut, atunci planificarea timpului nu mai are rost. Extrage n fiecare
sear task-urile pe care vrei s le faci a doua zi. Astfel vei fi mult mai
organizat, iar timpul disponibil va putea fi utilizat eficient. ncearc s
denumesti task-urile cu titluri scurte dar reprezentative.
Prioritizeaz task-urile. Este important s stabileti tipul task-
urilor pe care i le-ai propus. Exist task-uri importante sau mai puin
importante, urgente sau vitale, cu durat lung sau scurt etc. Combinnd
i atribuind task-urilor aceste caracteristici, vei obine informaii pe baza
crora vei putea stabili ordinea n care vei executa ce i-ai propus.
Prioritizarea task-urilor nu dureaza mai mult de 10 minute, i poate fi facut
cu o sear nainte, sau dimineaa la cafea, la birou, sau chiar n metrou. Nu
uita: Planific prioritizarea, nu prioritiza ce ai planificat.
Ocup-te de lucrurile importante cnd eti cel mai eficient.
Este bine tiut faptul clucrm cel mai eficient cnd suntem odihnii, de
aceea recomand ca cele mai importante sarcini pe care le ai de fcut, s le
faci dimineata, n prima jumatate a zilei. Aplicnd aceast metod, nu
Curs Managementul Timpului


13

numai vei reduce timpul consumat pentru efectuarea sarcinii, dar vei mri
calitatea i eficiena cu care lucrezi.
Concentreaz-te la ce faci. Take your time atunci cnd este
vorba de calitate. Odat ce ai nceput s lucrezi la un task, concentreaz-te
asupra lui. nltur totul ce te poate distrage: telefon mobil, televizor,
messenger, pagina de youtube etc. Dac te apuci s faci un task, termin-l.
Nu te lasa sedus de altceva. Nu te apuca de alt task. Nu vrei s ajungi s
ai 10 taskuri pe care le-ai nceput, i niciunul terminat.
Deleaga sarcinile. Gandete-te c timpul pe care l consumi
pentru a ndeplini o sarcina cost. O lun are n medie 21 de zile
lucrtoare, adic 30240 de minute. La un salariu de 2000 lei/luna,
nseamn c un minut cost 0,06 lei. Merit s pierzi acest minut pentru a
lucra la sarcina respectiv? Exista altcineva care ar putea ndeplini
sarcin? Poate c minutul lui (pe care oricum l pierde nefcnd nimic)
cost mai ieftin. Poate poi s investeti minutele tale n task-uri mai
importante. Poi s delegi?
Nu uita s faci pauze cnd ai nevoie. Chiar dac e un sfat
uor de urmat, acesta este unul cu o importan deosebit. Dac crezi c
ai nevoie de o pauza, ia-o. Nu uita c eti n primul rnd om. Nu trebuie
ns exagerat cu pauzele. Pauza de igar de 10 minute la fiecare 15, este
ineficient. n acelai timp, nu irosi pauzele. F o pauza cu un coleg de
serviciu care te poate ajuta n ndeplinirea task-urilor. nva din experiena
lui. Discut ideile pe care le ai ntr-o atmosfera mai puin "formal".
Folosete instrumente de Time Management. Este foarte
important s nregistrezi activitile tale. Asta ajut nu numai pentru
planificarea timpului ci i pentru evaluarea lui. O s fii surprins ct timp l
pierzi pentru activiti care nu i aduc nimic. Folosete o agend n care s
notezi ce faci n fiecare jumatate de or. Nu lsa completarea pentru
sfritul zilei. S-ar putea ca memoria s te dea de gol.
Curs Managementul Timpului


14

Evalueaz timpul. nregistrarea activiailor pentru care i
"cheltui" timpul, trebuie urmat de o perioada de evaluare. Studiaz timpul
n care ai fcut anumite activiti i ncearca s vezi dac acestea nu
puteau fi fcute mai rapid. Fiecare minut conteaz n Time Management, i
dac l pierzi, eti ineficient.
Stabilete din timp durata task-urilor. Pentru o bun
planificare a timpului, trebuie s tii ct trebuie s aloci pentru fiecare
sarcin. La nceput s-ar putea s fie mai greu, dar daca vei reui, vei putea
foarte uor s planifici timpul, i vei lucra cu eficien maxim.
Nu pierde timpul ateptnd. Nu f aceast greeal. Fie c
eti n staia de metrou, atepi la coad la medic sau pur i simplu atepi
pe cineva la o ntalnire nu pierde timpul! Citete o carte, un raport, planific
ce vei spune la urmatoarea edin, schieaz nite idei (O sa rmi
surprins s vezi c cele mai bune idei apar n astfel de situaii).
Fii organizat. Organizarea activitii va reduce mult din timpul
pierdut "n zadar". Organizeaz-i documentele la birou n dosare.
Organizeaz-i fiierele de pe calculator, n funcie de proiectele la care
lucrezi. Organizeaz-i mail-urile n diverse dosare folosind filtrele. Nu lsa
nici un mail "neprocesat". Daca eti rugat n mail s faci o sarcin, pune-o
imediat n "ToDo List".
nva s spui "NU". NU accepta s faci sarcinile care nu le
poi face, sau care pur si simplu nu trebuie s le faci tu. De obicei, astfel de
task-uri i consuma timp i nu dau nici un rezultat profitabil pentru tine.
Dormi bine, Mnnc sntos i f sport. Nu uita c n
spatele unei activitati eti tu - un OM. Eti pus n situaia de a consuma
50% din timpul tu, pentru a te alimenta. Dormi bine, ca s poi avea
mintea odihnit i gata de o nou zi - (productiv) de munc. Mnnc
sntos, ca s se simta bine organismul tu. F sport, ca s poi s
consumi energia negativ acumulat de corpul tu.
Curs Managementul Timpului


15

Factori care influeneaz timpul
Elaborarea modelelor de conduit temporal i punerea lor n
aplicare depind de numeroi factori culturali, individuali, organizaionali,
sociali sau tehnologici.
a. Factorii culturali.
Comparaia efectuat pe un interval de timp de peste 30 de ani
ntre culturaafrican, european, nord-american, latino-american i
oriental, a evideniatmodificrile pe care cultura le-a exercitat asupra
conceptului de timp. Occidentaliise ntreab de ce Africanii i Latino-
Americanii nu neleg necesitatea de a fipunctual sau de a respecta
termenele prevzute pentru finalizarea unor proiecte.
Ori, aceast relativizare are o explicaie cultural. Spre
exemplu, muli Africanisunt ostili fa de orice ncercare de structurare
rigid a timpului; ei justific acestlucru prin dorina de a utiliza timpul nu
doar pentru munc, aa cum facoccidentalii, ci i pentru a tri dincolo de
constrngerile impuse de viaaprofesional.
Anumii antropologi arat cum variaz noiunea de timp n
funcie devalorile culturale. Distingem astfel, ri avnd o cultur
monocron (ntr-un intervalde timp ne focalizm exclusiv asupra unui lucru;
n acest caz timpul este conceputn mod linear, ca un drum care conduce
ctre viitor) i ri avnd o culturpolicron (n care activittile, sarcinile,
schimburile, se desfoar n funcie deprograme foarte riguros ntocmite).
Modificrile generate de aceste dou culturi se regsesc n
modelul urmtor:
Cultura policron (ri latine).
individul desfoar concomitent mai multe activiti
individul admite ntreruperile i schimbrile de ocupaie
Curs Managementul Timpului


16

n comunicare apar, n mod frecvent, referiri la context
relaiile dintre indivizi sunt mai importante dect atingerea
scopului
programele i proiectele sunt modificate frecvent i cu
uurin
exactitatea este relativ
relaiile sunt mai intense i mai durabile
indivizii nu au rbdare i tind s treac direct la aciune
angajamentele considerate a fi mai dificile privesc
persoanele
Cultura monocron (ri anglosaxone, germanice)
individul se focalizeaz exclusiv asupra unei activiti
individul se dedic total i exclusiv unei sarcini de
ndeplinit
n comunicare nu apar deloc, sau doar rareori, referiri la
context
executarea proiectului sau a sarcinii are prioritate n
raport cu problemele umane
programele stabilite sunt normate ntocmai
exactitatea este mpins la extrem
relaiile sunt superficiale i efemere
indivizii sunt mai leni i acioneaz metodic
angajamentele considerate a fi mai dificile privesc
sarcinile
Orientalul acord o mai mare importan persoanei, laturii
informale, contextului i se intereseaz mai mult de timp. Viziunea sa este
mai spiritualizat i mai simbolic dect cea a occidentalului care privete
timpul, mai degrab, ca pe o resurs cantitativ care trebuie optimizat,
raionalizat i controlat.
Curs Managementul Timpului


17

n mod paradoxal, trebuie semnalat faptul c, n toate culturile,
durata probabil a unei viei este aproape aceeai, indiferent de
instrumentul cu care este msurat sau de alte aspecte particulare. Chiar
i culturile, care au calendare diferite, au zile de 24 de ore care cuprind
cam aceleai perioade de somn sau de veghe.
Factorul cultural apare ca fiind cel mai important n explicarea
nuanelor eseniale care apar n percepia diverselor popoare cu privire la
timp. Orict de mult ne-am ataa de latura fizic sau material a timpului,
exist i vor exista ntotdeauna popoare care, datorit tradiiilor lor, a
obiceiurilor lor, a obinuinelor, de munc i de via vor tri i, n
consecin, vor gestiona timpul n mod diferit.
b. Factorii individuali.
Fiecare individ i folosete timpul n funcie de convingerile
personale, deexperiena dobndit i n funcie de contextul n care
triete, de modul n care gndesc cei din jurul su. Aa de exemplu, muli
salariai venii de curnd, din diverse continente pentru a se stabili n ri
occidentale, au mari dificulti de adaptare la ritmul impus aici, att n sfera
de munc, ct i n viaa privat.
Modificarea unor obinuine, a unor reflexe nrdcinate,
creterea preocuprii pentru a evita pierderile de timp este ns vital nu
doar pentru organizaii, ci i pentru omul care, procednd astfel devine mai
eficient, nva mai mult, este apreciat pentru competena sa profesional
i valoarea sa uman.
c. Factori organizaionali
Exist limite organizaionale care influeneaz direct sau
indirect managementul timpului. Dintre acestea reinem:
Curs Managementul Timpului


18

1. definirea greit a timpului, necunoaterea exact a ceea
ce trebuie fcut. n aceast situaie nu pot fi stabilite cu precizie
sarcinile, calendarul desfurrii lor, termenele intermediare;
2. apariia unor tensiuni sau conflicte generate de modul de
alocare a timpului. Uneori, pentru a evita aceste neajunsuri putem
stabili anumite reguli:
primul sosit, primul servit;
acordarea unor perioade de timp specifice fiecrei
persoane cu care urmeaz s conlucrm;
utilizarea, n anumite situaii, a unui cod de urgen;
repartizarea sarcinilor n funcie de prioritatea proiectelor
de rezolvat.
d. Factori sociali
Asistm n prezent la o cretere a influenei factorilor sociali
asupramanagementului timpului. n multe ri dezvoltate apare o
preocupare tot mai mare pentru timpul liber al fiecrui individ, apar frecvent
instituii care organizeaz ianim activitile extraprofesionale.
e. Factori tehnologici
De la experienele tiinifice ale lui Taylor privind economia de
timp nactivitile de execuie i pn n prezent, tehnologia a influenat
puternic timpulnecesar derulrii unor activiti diverse. Recurgem astzi, n
tot mai mare msur,la redactarea i corectarea manuscriselor pe
calculator, agende electronice, roboitelefonici, sisteme de msurare a
timpului alocat fiecrui client, curier electronic,simulri pe calculator etc.
Factori care favorizeaz risipa de timp
Factorii care determin risipa de timp sunt universali i foarte
frecvent ntlnii n mediul de munc. Ei reprezint mprejurrile, motivele
Curs Managementul Timpului


19

care genereazo ntrerupere a unei activiti n curs de desfurare sau o
depire a durateiacesteia.
Pentru a mpiedica aciunea acestor factori, individul trebuie s
se autoanalizeze i s priveasc atent n jurul su: poate constata c este
risipitor de timp sau, c se las furat de ctre ceilali. n raport de aceste
constatri, de responsabilitile pe care le are, fiecare adopt msurile
adecvate pentru a se proteja de riscul risipei de timp.
a. ntreruperile
n mediul de munc apar adesea ntreruperi determinate de
telefoane, viziteneanunate sau diverse urgene. Atitudinea fa de aceste
ntreruperi variaz de laun individ la altul, dar este influenat i de postul
ocupat, nivelul ierarhic la careeti plasat, organizaia sau ara unde i
desfori activitatea i trieti.
n modelul de mai jos sunt prezentate aceste ntreruperi,
efectele pozitive i negative pe care le genereaz precum i soluiile
posibile n fiecare caz.
Telefonul
Efecte pozitive: permite economii considerabile de timp; reduce deplasrile.
Efecte negative: deranjeaz permanent; transform individul ntr-un sclav
al muncii sale.
Soluii posibile: limitarea apelurilor personale; nregistrarea mesajelor;
preluarea apelurilor la momentul convenabil; stabilirea riguroas a scopului
apelurilor, a problemelor de discutat, parcurgerea informaiilor necesare pe
durata convorbirii; reducerea duratei convorbirilor i limitarea lor politicoas
doar la aspectele eseniale; transferul rapid al legturii ctre persoana
solicitat; utilizarea unei note de servicii n cazul n care mesajul se
Curs Managementul Timpului


20

adreseaz mai multor persoane; strdania de a vorbi ct mai rapid cu
persoana cutat, n cazul n care aceasta nu a rspuns direct la apel.
Vizite neateptate
Efecte pozitive: permite testarea capacitii de adaptare a persoanei fa
de diverse situaii de munc.
Efecte negative: ntrerup concentrarea persoanei; reduc productivitatea.
Soluii posibile: stabilirea unor perioade specifice n care s nu fie
acceptate ntreruperi i avizarea persoanelor interesate; programarea
activitilor legate de proiecte speciale la ore considerate ideale;
programarea de ntlniri, pentru orice persoan care sosete neanunat,
definirea obiectivului i duratei acestora; folosirea cu zgrceniei a timpului
nostru, n toate situaiile; folosirea unor semnale vizibile pentru perioadele
n care nu dorim s fie deranjai (plcue cu Nu deranjai pe u).
Urgene
Efecte pozitive: permite verificarea eficacitii metodelor ntrun context
concret de munc.
Efecte negative: influeneaz negativ organizarea timpului prestabilit; pune
n discuie voina salariatului de a regla lucrurile la termenul prevzut.
Soluii posibile: cultivarea capacitii de a aciona n condiii de stres;
evaluarea corect a situaiilor pentru a identifica urgenele reale;
antrenarea colaboratorilor n soluionarea problemelor; asigurarea
autoritii i a informaiilor necesare pentru a aciona n astfel de situaii;
culegerea unui volum suficient de informaii; constituirea unor echipe
specializate pentru rezolvarea urgenelor; fixarea de termene pentru
rezolvarea i respectarea lor riguroas.
b. edine
Curs Managementul Timpului


21

Utilitatea edinelor nu poate fi contestat. n multe cazuri ns,
elegenereaz risipa de timp. Acest lucru se produce atunci cnd edinele:
sunt prea frecvente i inadecvat pregtite;
au o durat prea mare. Studiile statistice au artat c, n
funcie de nivelul ierarhic la care se gsesc, managerii petrec circa
11-23 ore/sptmn n astfel de edine i c, n multe cazuri, au
sentimentul c sunt bombardai de intervenii lipsite de semnificaie;
depesc durata programat;
nu respect ordinea de zi sau nu ajung s soluioneze
toate problemele vizate;
nu se desfoar n locuri adecvate, determinnd
deplasri nejustificate ale participanilor sau deranjndu-i prin lipsa
unor condiii de mediu (temperatur, zgomot, vizibilitate etc.);
existena unor obiective parazitare pe care participanii le
depisteaz i le sancioneaz:
o respectarea unei metode;
o dorina de a proba c activitatea se desfoar ntr-
un mediu democratic;
o evitarea rspunderii pentru o decizie individual;
o controlarea direct i indirect a atitudinilor
membrilor echipei;
o flatarea unor persoane.

Cauze ale managementului ineficient al timpului
Cu toate acestea, muli dintre factorii de decizie se ghideaz
nc dup idei preconcepute, care pe ct par de rezonabile, pe att sunt de
false: Sunt tot timpul ocupat, asta nseamn c sunt extrem de eficient;
Cu ct dedic mai mult timp unei anumite sarcini, cu att mi va iei mai
bine sau O s-mi fac timp de restul mai trziu.
Curs Managementul Timpului


22

Sursa problemelor este ns una complex. Cauzele pot fi
grupate n trei categorii distincte:
1) cauzele exterioare, care sunt determinate de lipsa de
organizare: timpii prea scuri alocai iniial activitilor programate,
ntreruperile (inclusiv telefoanele) venite din partea membrilor din
organizaie sau din exteriorul acesteia, urgenele neprevzute (dac este
cazul), nepregtirea din timp a ordinii de zi a edinelor/reuniunilor;
2) cauzele care in exclusiv de persoana managerului, de felul
su de a fi i de a secomporta sau de situaia particular cu care se
confrunt (oboseala, depresia, anxietate, probleme personale - preocupri
financiare sau de familie);
3) cauzele care in de angajaii proprii i/sau partenerii de
afaceri: lipsa de punctualitate a acestora sau faptul c acetia trag de
timp, prelungind discuiile, faptul c intervin cu o problem complicat i
greu de rezolvat pe moment sau din contra, prezint informaii nerelevante
sau eronate, lipsa de competen i plasarea n responsabilitatea
managerului a rezolvrii problemelor care cad n sarcina lor.
Toate acestea sunt rezultatul interveniei aa-numiilorhoi ai
timpului: telefoanele care sun fr ncetare, vizita unor musafiri nepoftii
care rein de la lucru, edine prea lungi i prost organizate, prioriti care
nu au fost stabilite cu claritate sau sunt inexistente pentru manager, lipsa
delegrii de autoritate i responsabilitate, amnarea sarcinilor grele sau
neplcute, navigarea pe Internet sau vizionarea unor emisiuni la televizor,
lipsa structurii, a organizrii, probleme tehnice care nu-i gsesc
rezolvarea, imposibilitatea sau neputina manageruluide a refuza etc.
Hoii de timp
Pot paria c i sa ntmplat de multe ori sa spui c un lucru nu a
fost fcut sau ai ratat o ocazie din cauza lipsei de timp. Cu toate acestea,
lipsa de timp se poate datora lipsei de organizare i gestionare ineficient a
Curs Managementul Timpului


23

timpului. Specialitii n domeniu ne prezint mai multe cauze ale
nerealizrii planificrilor care au fost pregtite n mod optim. Aceste cauze
sunt numite hoi de timp. n continuare i prezint hoii de timp i cteva
metode de a evita apariia acestora.
1. Lipsa obiectivelor i prioritilor.
n ziua de azi succesul vine n momentul n care i atingi
obiectivele, att pe plan profesional, ct i pe plan personal. Este imposibil
s i faci planuri fr s i cunoti obiectivele, dac nu ti ceea ce este
important pentru tine, cu siguran i vei irosi timpul i ocaziile care pot
aprea. Numai atunci cnd cunoti exact fiecare obiectivpe care trebuie s
l atingi, vei putea stabili ordinea activitilor care te vor ndrepta n direcia
realizrii lui.
Folosirea obiectivelor definite conform formulei SMART este n
mod tradiional considerat una dintre cele mai utile metode de dezvoltare
a standardelor si monitorizare a performanei. Dincolo de suportul teoretic
ns, orice utilizare a acestui sistem trebuie s aib n vedere cteva
aspecte de bun sim pe care insist de multe ori criticii acestor metode: de
la utilitatea practic a acestor obiective (n anumite contexte de business),
la abilitatea concret a managerilor de a le utiliza n evaluare, la nivelul de
interpretare pe care l suport i pericolul rigiditii atunci cnd mai
important este adaptarea la schimbari rapide n interiorul i exteriorul
organizatiei. Indiferent de natura comentariilor, toi criticii sunt ns de
acord c renunarea la ideea de obiectiv ca atare nu este nici pe departe
soluia problemei.
Iat cteva din ideile eseniale care stau la baza teoriei
obiectivelor SMART. n virtutea acestei filozofii, pentru a-i servi scopul de
masura a evaluarii orice obiectiv SMART trebuie sa fie definit avnd n
vedere urmtoarele aspecte:
1. Obiectivul trebuie s fie SPECIFIC
Curs Managementul Timpului


24

2. Obiectivul trebuie s fie MASURABIL
3. Obiectivul trebuie s fie ACCESIBIL
4. Obiectivul trebuie s fie REAL
5. Obiectivul trebuie s aib un TERMEN
1. Gradul de specificitate
Aceast cerin atrage atenia asupra faptului c obiectivul
trebuie sdescrie o aciune ce poate fi observat, un comportament sau o
realizare care poate s fie descris n termeni concrei. Ce trebuie sa fac
persoana? Care trebuie s fie rezultatul concret pentru a putea spune c
persoana care ocup postul respectiv este performant? Specificul este pe
de o parte legat de natura postului i de masura n care obiectivul are
relevan pentru postul respectiv, dar n egal msur vorbete si despre
gradul de concretee al obiectivului, indicnd n mod exact care trebuie s
fie rezultatul.
2. Posibilitatea de a fi msurat
Acest aspect subliniaz faptul c atunci cnd se dorete
definirea unui obiectiv, trebuie s se aib n vedere existena unei
modaliti de verificare a realizrii obiectivului respectiv. Cum vom ti c
persoana care ocup postul respectiv i-a atins obiectivul? Cum msurm
atingerea acestui obiectiv? Rspunsul la aceste ntrebri trebuie s impun
includerea n definiia obiectivului a unei indicaii referitoare la aspectele
sale masurabile. De retinut: cel mai uor masurabile sunt aspectele
cantitative (cifre, volume de vnzri, numr de clieni etc.)
3. Accesibilitatea
Aceasta cerin se refer la necesitatea ca obiectivul s poat fi
realizat n condiiile existente. Cele mai bune obiective sunt cele care
necesit o ieire din zona de comfort fr ns s fie absurde. Daca sunt
Curs Managementul Timpului


25

fie prea ambiioase, fie prea mrunte, tendina fireasc va duce la
ignorarea lor (ca metod de auto-conservare). Posibilitatea atingerii
obiectivului trebuie stabilit avnd n vedere o multitudine de condiii
externe i interne, de la contextul de business, aciuni ale competiiei,
resurse disponibile etc, i trebuie validat n permanen pentru a i se
asigura pertinena i utilitatea.
4. Gradul de realism
Realismul se refera n acest caz la definirea obiectivului avnd
n vedere nivelul de resurse realist disponibile pentru atingerea sa. Prin
resurse se inelege att bani, ct i abiliti, echipamente etc.
5. Intervalul de timp
Este foarte posibil ca la un moment dat (oarecare) orice obiectiv
s ajung s fie atins. Dup cum este la fel de posibil ca momentul acela
s fie att de indeprtat n timp ncat s nu mai aiba relevan atingerea
obiectivului. De aici necesitatea de a defini clar perioada de timp n care se
dorete atingerea obiectivului. Momentul acesta temporal ajut o data n
plus la masurarea performanei i stabilirea succesului n mod lipsit de
echivoc. i acest interval de timp trebuie s fie supus probei realismului.
Un interval de timp scurt poate crete considerabil gradul de dificultate al
unui obiectiv altfel relativ uor de atins.
n cadrul activitii tale, vei ndeplini doar unele sarcini n timp
ce altele vor rmne nefinalizate. De aceea, este foarte important s v
stabilii prioritile, cele mai importante activiti, care duc la atingerea
obiectivelor i s le acordai tot timpul de care dispunei.
2. Lipsa planurilor.
Dup ce ai stabilit obiectivele i prioritile trebuie s stabileti
un plan al modului de realizare a acestora. Unii spun c prefer s nu
piard timpul fcnd planuri, ns trebuie sa realizezi c un minut acordat
Curs Managementul Timpului


26

planificrii va economisi cinci minute din timpul necesar punerii n practic
a planurilor. Planificaea este sarcina cea mai important, planificarea
presupune pregtirea i realizarea unei scheme a activitilor. Trebuie s
ncerci acest proces prin stabilirea planurilor pe termen lung i definirea
obiectivelor pentru urmtoarele ase luni i chiar pentru tot anul. Dup ce
ai reuit acest lucru poi ncepe conceperea planului pe sptmni, acest
lucru este recomandat s fie fcut n seara zilei de vineri sau n dimineaa
zilei de luni.
Nu uita s stabileti prioritile! Poi realiza un plan i mai
detailat, mparte sptmna n zile i ore, unde este cazul chiar n 30
minute. Chiar i aa este posibil s nu ndeplineti toate sarcinile propuse
din cauza apariiei unei situaii neprevzute. De aceea este foarte important
ca planul tu s fie adaptabil. i recomand s rezolvi activitile de prim
rang, apoi pe cele de rangul al doilea i las n planificarea fcut o marj
de 15-20% din timp pentru acele situaii neprevzute.

3. Organizarea ineficient
Aceast problem te va face s pierzi timp preios, fie c este
vorba de munc sau oameni de la birou, de ntlnirile cu clienii sau de
conferine. ncearc s i aminteti de cte ori ai avut impresia c pierzi
timpul pe parcursul edinelor slab organizate, al conferinelor sau stagiilor
de pregtire unde erai trimis doar pentru c cineva trebuia s reprezinte
compania.
De recomandat ca n cazul vizitelor la clieni s v programai
ntlnirile cu acetia n funcie de zona unde se afl pentru ca n aceiai zi
s i vizitai pe cei din aceiai vecintate. Astfel vei evita s strbai oraul
de la un capt la altul sau s atepi fluidizarea treficului rutier.
4. Situaiile de criz
Curs Managementul Timpului


27

Precizarea obiectivelor i a prioritilor i alctuirea unui plan
exact duc la reducerea situaiilor neprevzute i de criz. Cauza apariiei
acestei situaii nefavorabile este planificarea necorespunztoarei
amnarea problemelor pe mai trziu. n aceste situaii, termenele se
suprapun, inti n panic, faci mai multe lucruri odat, pentru a te ncardra n
timp. Rezultatul const ntr-o munc superficial, ce nu te mulumete nici
pe tine nici pe cei din jurul tu.
Situaiile de criz nu pot fi eliminate niciodat ntru totul, de
aceea trebuie s prevezi timp i pentru ele n planul tu, trebuie s te
ntrebi mereu ce ar putea s se mai ntmple. Dup ce simim pe pielea
noastr anumite situaii de criz, ne dm seama c printr-o planificare
corespunztoare am fi putul evita greeli anterioare.
5. Sarcinile inutile i fr importan.
O cauz des ntlnit a irosirii timpului o reprezint
incapacitatea de a distribui responsabilitile i de a transfera autoritatea
altor persoane, n cazul unor manageri care au n subordine un anumit
grup de oameni. Din pcate, aceasta constituie o problem pentru muli
oameni care dein anumite funcii n cadrul unei companii.
Motivele pentru care nu reuim s tranferm din responsabiliti
sunt urmtoarele: suntem siguri c nimeni nu va putea efectua activitatea
mai bine ca noi, ne este team c, n cazul n care altcineva dispune de
aceleai cunotine necesare ndepliniri sarcinilor, ne va lua locul curnd,
sau de multe ori dorim ca niciun coleg s nu tie ce lucrm, de team c v-
ar putea fura subiectul.
Cu toate aceste implicarea n toate aceste activiticonstituie
adesea o pierdere de timp. Sarcina noastr principal va fi deturnat de
aceste mici activiti. Multe activiti bare ne pot fi de mare ajutor n
atingerea acestor scopuri pot fi efectuate de altcineva, cum ar fi: angajai
din departamentul administrativ, relaii clieni, secretare sau angajai part
Curs Managementul Timpului


28

time. Tu trebuie s analizezi care sunt activitile de o mai mic importan
i s gseti o posibilitate ca altcineva s le preia. De exemplu, dac trimii
scrisori de mulumire sau felicitare clienilor asta nu nseamn c tu trebuie
s scri adresa de pe plic. O or economisit n acest fel poate fi folosita
pentru o activitate mult mai important.
6. Telefonul.
Telefonul constituie una din cele mai importante invenii din
istoria lumii, dar poate prezenta i anumite dezavantaje pe care le-am
menionat i mai sus. Dac l foloseti corect, telefonul poate crete
eficiena muncii, dar de multe ori provoac ntreruperea activitii.
Este o idee bun ca cineva din cadrul firmei s rspund la
telefon, s preia mesaje i s fac selecia acestora. Din pcate, numai
persoanele aflate n funcii de conducere i permit acest lux. S rspunzi
la un telefon care nu i este necesar nu dureaz dect cteva minute i nici
nu ne deranjeaz prea mult, ns dac primii 10 astfel de telefoane pe zi
vei observa ct timp se pierde cu acestea, timp care poate fi alocat unor
chestiuni importante din agend. De exemplu dac primim pe zi 10
telefoane, fiecare telefon ne mnnc cte 3 minute, atunci ntr-un an de
munca unde avem 230 zile lucrtoare, vom pierde 6900 de minute, adic
115 ore, adic peste 14 zile lucrtoare. Nici nu ne dm seama cum
pierdem dou sptmni pe an rspunznd la telefoane inutile. Pentru a
evita o asemenea situaie este recomandat s convenii cu clienii s sune
n anumte zile sau la anumite ore, acest lucru are avantajul c tu te poi
concentra la ce este important iar clientul are sigurana c poate lua
legtura cu tine.
Orele de la sfritul zilei de munc sunt cele mai recomandate
n acest sens, deoarece interlocutorii nu mai doresc s fac conversaie i
trec direct la subiect. Dup ncheiera convorbirii i poi modifica lista de
prioriti dac acest lucru este necesar.
Curs Managementul Timpului


29

7. Munca de birou.
Munca de birou este o sarcin care nu poate fi evitat n foarte
multe domenii de activitate; cu toate acestea se pot stabili diferite niveluri
de prioritate ale activitilor.
Comenzile cumprtorilor, facturile sau rapoartele
sptmnala, lunare sau anuale fac parte din grupul activitilor de prim
prioritate, n timp ce unele ntrebri la care se poate rspunde cu ajutorul
intuiiei, pe baza propriei experiene i fr un control detaliat al datelor,
aparin grupului de activiti de o mai mic importan.
Nu trebuie s permitem apariia situaiilor n care o sarcin
important de birou este finalizat la sfritul sptmnii. n timpul
sptmnii se pierd mult timp n trafic, n cltoriile cu trenul sau n
discuiile de afaceri cu clienii, timp care ar putea fi acordat verificrii
facturilor, lecturii corespondenei interne externe sau chiar lecturii revistelor
i crilor de specialitate.
8. Contactele neprotocolare cu clienii.
Orice meserie am avea trebuie s facem eforturi pentru a stabili
relaii cu clienii n afara serviciului. Cu toate acestea, timpul acordat
acestor contacte ar putea fi folosit pentru efectuarea altor activiti. Uneori
este necesar s pierdem sau mai bine zis s investim acest timp pentru a
putea menine interesul clienilor consolidndu-ne relaiile cu acetia. Dac
un client obinuiete s nceap o discuie cu subiecte familiare, trebuie s
i permitem acest lucru. Poi afla o mulime de lucruri interesante din
aceast conversaie, de aceea merit s asculi i s ncerci s nu te
gndeti la altceva. Dac unui client important i place s vorbeasc mult,
trebuie s ii seama de acest lucru n planurile tale. n cazul n care
introducerea familiar dureaz prea mult, poi s revi, n mod pliticos, la
discuia de afaceri pentru care ai stabilit ntlnirea. Nu uita, clientul este cea
Curs Managementul Timpului


30

mai important persoan pentru compania la care lucrezi, datorit lui
existm!
9. edinele neproductive.
edinele cu colegii, conferinele, discuiile constituie, probabil,
cel mai important factor ce duce la irosirea timpului. Multe companii au
ncercat s rezolve aceast problem n moduri diferite, dar fr rezultate
satisfctoare. Nu vei obine rezultate mai bune prin scurtarea timpului de
edine. Orice edin trebuie s aib un scop prestabilit. Adesea ne
planificm ntlnirile din obinuin; la nceputul anului stabilim s ne
ntlnim sptmnal pentru a discuta problemele curente. Cu toate acestea
unele probleme trebuiesc rezolvate n momentul respectiv i nu pot fi
amnate pn sptmna viitoare. Din acest motiv, naintea oricrei
edine, trebuie s v punei cteva ntrebri legate de scopul edinei,
dac este important prezena noastr acolo sau dac informaia nu poate
fi transmis prin pota electronic. n funcie de rspunsuri incluzi sau
excluzi sedina din planurile tale.
Dac, totui vei lua parte la edin trebuie s pstrezi prin
orice mijloace ordinea subiectelor i s ceri acelai lucru i celorlali; asta
nseamn c trebuie s fi punctual, s nu depeti timpul acordat
discursului, s ntrebi numai lucruri importante, s nu te abai de la subiect,
s nu iniiezi sau s participi la discuii inutile. De exemplu, dac la edin
sunt persoane care ntrzie cea mai bun metod este ncuierea uii, astfel
nct s se simt jenate s bat la u i s-i acupe locurile. La
urmtoarea edin toat lumea va fi punctual.
Dac te intereseaz doar un subiect care se discut n cadrul
edinei, fi prezent doar n momentul n care se discut subiectul dorit.
Trebuie s i cont de acest aspect atunci cnd organizezi o edin i
stabileti ordinea subiectelor dezbtute.
Curs Managementul Timpului


31

Ce anume trebuie s faci ca organizator al edine pentru a o
realiza ntr-o form scurt, pentru a putea discuta numai subiecte
esenialei pentru a atinge scopurile prestabilite? Urmtoarele ase
sugestii v pot ajuta s conducei cu pricepere edina i s v atingei
scopurile prestabilite:
Prezentarea scopurilor aceste ptrebuie prezentate
concis, n aa fel nct, n orice moment, s fie clar
nelese de ctre toi participanii. Scopul stabilete
limitele discuiei i i ajut pe oameni s se
concentrezeasupra problemelor principale,
Descrierea faptelor / aciunilor ce se propun a fi
ntreprinse. De exemplu Scopul este acela de a
introduce un produs nou pe pia. Trebuie s stabilim
bugetul, termenul de livrare pentru prima tran a mrfii,
necesarul de for de munc suplimentar etc.
Obinerea acceptului pentru soluiile propuse
Trebuie s observi punctul de vedere al persoanelor care
iau parte la edin ncercnd s remarci dac i
manifest sau nu aprobarea pentru problemele
prezentate. Trebuie s obii aprobarea tuturor persoanelor
participante, pentru ca rezultatul s fie satisfctor.
Analiza oricrei decizii importante n acest fel
participanii pot anticipa rezultatul unei decizii / propuneri.
Orice recapitulare a problemei discutate reprezint o
testare a reaciei grupului. Pe baza acestei reacii i vei
da seama de un posibil protesc sau poi primi diferite
propuneri pentru pentru soluionarea problemei aprute.
Controlarea legturii dintre informaie i subiectul
discuiei dac persoana care ofer informaiile este
capabil s dovedeasc legtura acestora cu subiectul,
Curs Managementul Timpului


32

informaiile vor fi acceptate; dac legtura nu este clar,
informaiile vor fi respinse.
Rezumarea etapei urmtoare trebuie s interpretezi
rezultatele finale i s rezumi etapa urmtoare, lucru care
trebuie fcut de ctre un grup sau de persoane
individuale; dac este necesar, folosii termeni bine
stabilii.
Un rezumat scris al edinei, care conine subiectul discuiiei
purtate i rezultatele, trebuie fcut cunoscut tuturor angajailor.
10. Comunicarea ineficient.
Comunicarea ineficient este legat nu numai de slaba
organizare, ci i de incapacitatea de a asculta, de a nelege sensul
informaiilor transmise, precum i de imposibilitatea de a oferi i de a primi
informaiile transmise prin intermediul diferitelor canale de comunicare.Se
observa, mai ales in firmele mari, ca principala problema cu care se
confrunta managerii este comunicarea ineficienta. Tocmai de aceea am
ntocmit o list cu 6 situaii i mai ales cu 6 soluii pe care le putei aplica
pentru evitarea acestor situaii. O putei folosi att pentru managemntul
timpului tu, pentru managentul resurselor umane, dar mai ales pentru a
avea o comunicareeficient.
1. Pierderea i mai ales modificarea mesajului "pe
drum".De obicei mesajele trec prin mai multe ealoane, pe acest drum
putnd interveni diferite modificri. Asta deoarece fiecare interpreteazcum
dorete mesajul sau l " nflorete " cum vrea. Tocmai de aceea sfatul este
s comunici n scris mesajele ce trebuie transmise unui numr mare de
persoane.
2. Comunicarea n exces. Cteodat angajaii sunt bombardai
cu attea mesaje nct ajung s ignore o parte din acestea, poate pe cele
mai importante. Oboseala sau plictiseala intervenit pot afecta receptarea
Curs Managementul Timpului


33

informaiilor. ine-i minte de legea comunicrii: lrgirea excesiv a
comunicarii ntre diferite niveluri ale unei ierarhii poate duce la creterea
nenelegerii. Aa c ine minte scomunici doar ceea ce este necesar.
Las deoparte mail-urile venite pe yahoo sau cele n care transmii
informaii deja cunoscute.
3. Formularea necorespunzatoare a mesajului. Scrie mereu
un mesaj concis i la obiect, nu folosi un limbaj mult prea academic ci unul
simplu, comun. Pe lng asta las deoparte termenii de specialitate atunci
cnd te adresezi unui public larg. Dac mesajul nu a fost nteles
reformuleaz-l.
4. Incapacitatea de a asculta. ine minte c dac auzi ceva nu
nseamn c i asculi. Tocmai de aceea cere feedback dup fiecare mesaj
pe care l transmii. Aa vei afla dac ai fost ascultat i neles. Fi atent i la
comunicarea nonverbal.
5. Emoiile. Suprarea, frustrarea, nelinitea, stresul. Toate
acestea blocheaznelegerea deplin a mesajului. Este foarte greu ca
emoiile s fie controlate. Este foarte posibil ca dac comunici cu o astfel
de persoan s nu fi ineles sau s fi inteles greit, ntr-un mod negativ.
Sfatul meu este s lai acea persoana s i revin sau s o ajui s i
revin i de abia dup aceea s incerci s ii comunici ceea ce avei de
comunicat.
6. Diferenele de percepiePercepia reprezint modul n care
o persona vede realitatea. Din moment ce dou persoane nu beneficiaz
de aceleai experiene, percepiile lor asupra lucrurilor vor fi diferite.
Sfatul meu este ca atunci cnd comunici n scris s nu lai loc
de interpretri. Cere mereu feedbackul i asigur-te c lumea a neles
exact ce doreti s transmii. ncurajeaz angajaii s-i exprime parerea n
legatur cu ceea ce le comunici.