UNIVERSITATEA TEHNIC GHEORGHE ASACHI DIN IAI

Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii (DEAC)

METODOLOGIE
DE ELABORARE A PROCEDURILOR l
INSTRUCIUNILOR DE LUCRU
COD TUIASI.POM.01

APROBAT

ELABORAT
DEAC

VERIFICAT
CEAC/ DEAC

AVIZAT
CEAC

ing. Delia TODEREAN

prof.univ.dr.ing. Mihail
VOICU, m.c. al
Academiei Romne/
prof.univ.dr.ing.
Nicolae S E G H E D Ifcl/

prof.univ.dr.ing. Mihail
VOICU, m.c. al
Academiei Romne

ianuarie 2011

ianuarie 2001

/ 01.02.2011

EDIIA

REVIZIA

R e c to r

kh

i4

prof.univ.dr.ing.
Ion GIURMA

08.02.2011

UNIVERSITATEA TEHNICA
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
DEPARTAMENTUL PENTRU
EVALUAREA I ASIGURAREA
CALITII (DEAC)

M E T O D O L O G I E
Ediia: 2

DE ELABORARE A PROCEDURILOR
I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

Revizia: 0

Aprobat de SENAT
Data: 08.02.2011

COD: TUIASI.POM.01

INDICATORUL APROBRILOR I AL REVIZIILOR

Nr.
crt.

Revizia / Data
aplicrii

1.

R0/30.11.2006

2.

R1/ 09.02.2011

Nume i prenume

Numrul
capitolului i
al paginilor
revizuite

Coninutul
modificrii

Elaborat

Verificat

Avizat

Aprobat

Procedura
complet

Elaborare
Ediia 1

ing. Delia
TODEREAN

conf.univ.dr.ing.
Nicolae SEGHEDIN

prof.dr.ing.
Mihail VOICU,
m.c. al Academ iei
Romne

prof.univ.dr.ing.
Nicolae BADEA

ing. Delia
TODEREAN

prof.dr.ing.
Mihail VOICU,
m.c. al Academ iei
Romne/
prof.univ.dr.ing.
Nicolae SEGHEDIN

prof.dr.ing.
Mihail VOICU,
m.c. al Academ iei
Romne

prof.univ.dr.ing.
Ion GIURMA

Procedura
complet

Elaborare
Ediia 2

Pagina 2 din 9

M E T O D O L O G I E

UNIVERSITATEA TEHNICA
GHEORGHE ASACHI DIN IAI

Ediia: 2

DE ELABORARE A PROCEDURILOR
I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

DEPARTAMENTUL PENTRU
EVALUAREA I ASIGURAREA
CALITII (DEAC)

Revizia: 0

Aprobat de SENAT
Data: 08.02.2011

COD: TUIASI.POM.01

1. SCOP
Scopul acestei proceduri este de a stabili metodologia i responsabilitile privind
elaborarea procedurilor i instruciunilor de lucru, documente ale sistemului de
management al calitii.
2. DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplic n cadrul Universitii Tehnice "Gheorghe Asachi" din Iai,
pentru elaborarea procedurilor generale, procedurilor operaionale specifice i a
instruciunilor de lucru.
3. DOCUMENTE DE REFERIN
9

3.1.

Legea educaiei naionale nr.1/ 2011

3.2.

Legea nr. 87/ 2006 pentru aprobarea O.U.G. nr. 75/ 2005 privind asigurarea
calitii educaiei

3.3.

H.G. nr. 1257/ 2005 privind aprobarea Regulamentului de organizare i

funcionare al Ageniei Romne de Asigurare a Calitii n nvmntul Superior
(ARACIS)

3.4.

H.G. nr. 1418/ 2006 pentru aprobarea Metodologiei de evaluare extern, a

standardelor, a standardelor de referin i a listei indicatorilor de performan a
Ageniei Romne de Asigurare aCalitii n nvmntul Superior

3.5.

Standards and Guidelines

Education Area - ENQA

3.6.

SR EN ISO 9001:2008

3.7.

SR EN ISO 19011:2003

3.8.

SR ISO IWA 2:2006

for Quality Assurance

in the

European Higher

4. DEFINIII I ABREVIERI
Asigurarea calitii = parte a managementului calitii, concentrat pe
furnizarea ncrederii c cerinele referitoare la calitate vor fi ndeplinite.
Proces = ansamblu de activiti corelate sau n interaciune care transform
elemente de intrare n elemente de ieire.
Procedur; instruciune de lucru = mod specificat de desfurare a unei
activiti sau a unui proces.
TUIASI - Universitatea Tehnic "Gheorghe Asachi" din Iai
5. INDICATORI DE PERFORMAN
9

Numr de proceduri elaborate/ revizuite/ verificate/ avizate/ aprobate/ difuzate.

Pagina 3 din 9

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
DEPARTAMENTUL PENTRU
EVALUAREA I ASIGURAREA
CALITII (DEAC)

M E T O D O L O G I E
Ediia: 2

DE ELABORARE A PROCEDURILOR
I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU
COD: TUIASI.POM.OI

Revizia: 0

Aprobat de SENAT
Data: 08.02.2011

6. LIMITELE PROCESULUI
6.1. Date de intrare
cerinele legale (legi, hotrri de guvern, ordine ale ministrului educaiei,
decizii ale Rectorului etc) i cerine reglementate (standarde, normative
aplicabile);
procesele care se desfoar n cadrul universitii;
competena personalului implicat n desfurarea activitilor;
resurse financiare alocate.
6.2. Date de ieire
proceduri generale;
proceduri operaionale;
instruciuni de lucru.
7. DESCRIEREA ACTIVITTII
9

7.1.

Identificarea proceselor i iniierea elaborrii procedurilor / instruciunilor

de lucru
(1) Identificarea proceselor care influeneaz calitatea serviciilor educaionale
oferite de ctre universitate i identificarea interaciunilor care au loc ntre
aceste procese este de competena Comisiei pentru Evaluarea i Asigurarea
Calitii - CEAC. Pentru ndeplinirea acestor atribuii, CEAC consult
comunitatea academic.
(2) Iniierea elaborrii procedurilor/ instruciunilor de lucru se face, de regul, de
ctre responsabilul procesului respectiv. Poate iniia elaborarea de proceduri/
instruciuni orice persoan care este implicat n realizarea/ monitorizarea
activitilor care pot face obiectul procedurii/ instruciunii de lucru.
(3) Lista procedurilor generale, procedurilor operaionale specifice i a
instruciunilor de lucru care se utilizeaz n cadrul Universitii Tehnice
"Gheorghe Asachi" din Iai n cadrul sistemului de managementul calitii este
analizat de Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii - CEAC i
aprobat de Rectorul universitii, pe baza propunerilor fcute de ctre
Directorul Departamentului pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii - DEAC.

7.2.

Analiza tehnic a procedurii/ instruciunii de lucru

(1) Elaborarea i redactarea procedurilor i instruciunilor de lucru se face pe
baza documentaiei specifice existente, n cadrul compartimentului care
coordoneaz procesul/ activitatea, conform diagramei - flux din Anexa 1.
(2) Elaborarea/ analiza/ revizia procedurilor i instruciunilor de lucru se
efectueaz prin consultarea comisiilor de specialitate ale Senatului, comunitii
academice, compartimentelor implicate din cadrul universitii i/ sau grupurilor
interesate i cu avizul Biroului Senatului universitii.
(3) Elaborarea i redactarea procedurilor i instruciunilor de lucru trebuie
efectuat, de regul, de ctre responsabilul calitii pentru procesul respectiv;
responsabilul calitii, n colaborare cu Departamentul pentru Evaluarea i
Pagina 4 din 9

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
DEPARTAMENTUL PENTRU
EVALUAREA I ASIGURAREA
CALITII (DEAC)

M E T O D O L O G I E
Ediia: 2

DE ELABORARE A PROCEDURILOR
I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU
COD: TUIASI.POM.OI

Revizia: 0

Aprobat de SENAT
Data: 08.02.2011

Asigurarea Calitii, poate desemna o alt persoan competent pentru

efectuarea acestei activiti.
7.3.

Includerea n sistemul de managementul calitii a procedurii/ instruciunii

de lucru
(1) Fiecare procedur/ instruciune de lucru trebuie verificat de ctre
specialistul desemnat de ctre Directorul Departamentului pentru Evaluarea i
Asigurarea Calitii DEAC, avizat de Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea
Calitii CEAC, aprobat de Senatul universitii i difuzat n mod controlat
pentru a fi aplicat.
(2) n cazul n care, n urma verificrii, se constat c este necesar o nou
analiz tehnic a procedurii/ instruciunii de lucru, Directorul Departamentului
pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii informeaz, n scris, responsabilul de
proces, caz n care se reia diagrama - flux de la Anexa 1.
(3) n cazul n care avizul n urma verificrii este favorabil, se fac modificrile
corespunztoare n Indicatorul aprobrilor l al reviziilor i se nainteaz
procedura spre avizare/ aprobare structurilor desemnate.

7.4.

(1) Procedura/ instruciunea de lucru intr n vigoare ncepnd cu ziua

urmtoare edinei Senatului n care a fost aprobat.
(2) Dup aprobare, procedura/ instruciunea de lucru se difuzeaz n mod
controlat de ctre Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii DEAC
ctre compartimentele care urmeaz s o aplice, conform listei de difuzare
aprobate.
Difuzarea
procedurii/
instruciunii
de
lucru n
interiorul
compartimentului ctre cei care urmeaz s o aplice este responsabilitatea
efului compartimentului.
(3) Evidena procedurilor/ instruciunilor aprobate este inut de ctre
Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii DEAC prin Manualul
procedurilor.

7.5.

Forma i coninutul procedurii/ instruciunii de lucru

7.5.1. Forma paginii curente

(1)
Fiecare pagin a procedurii/ instruciunii de lucru conine elemente de
identificare i control, respectiv:
- denumirea universitii;
- denumirea compartimentului emitent;
- titlul procedurii/ instruciunii de lucru;
- codul procedurii/ instruciunii de lucru;
- ediia procedurii/ instruciunii de lucru;
- revizia procedurii/ instruciunii de lucru;
- pagina__din total d e ____ ;
- aprobat d e ___;
- data intrrii n vigoare etc.
(2)
Codificarea procedurilor se va face astfel: primul grup de litere TUIASI
(denumirea universitii), prima liter P (de la procedur), a doua liter G sau O (de la
Pagina 5 din 9

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
DEPARTAMENTUL PENTRU
EVALUAREA I ASIGURAREA
CALITII (DEAC)

M E T O D O L O G I E
Ediia: 2

DE ELABORARE A PROCEDURILOR
I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU
COD: TUIASI.POM.OI

Revizia: 0

Aprobat de SENAT
Data: 08.02.2011

general sau operaional), a treia (numai pentru proceduri operaionale) M, B sau S (de
la "proces de management", "proces de baz" sau "proces suport") dup care urmeaz
codul numeric xx, astfel nct procedurile s fie unic identificabile.
(3)
Codificarea instruciunilor de lucru se va face astfel: primul grup de litere TUIASI
(denumirea universitii) primele dou litere IL (de la "instruciune de lucru") dup care
urmeaz codul numeric xx, astfel nct instruciunile s fie unic identificabile. n cazul n
care o instruciune de lucru descrie o activitate specific din cadrul unui proces deja
procedurat, codificarea se realizeaz utiliznd i denumirea procedurii.
7.5.2. Forma paginii de gard
(1) Fiecare procedur/ instruciune de lucru se editeaz pe pagin format A4 i va
avea la nceput pagina de gard care va conine:
- denumirea universitii;
- denumirea compartimentului emitent;
- denumirea i codul procedurii/ instruciunii de lucru;
- ediia curent i numrul reviziei curente;
- datele elaborrii, verificrii i aprobrii (datele cronologice, denumirea
compartimentelor implicate i numele persoanelor implicate);
- a doua pagin reprezint "Indicatorul aprobrilor i al reviziilor, n care se
menioneaz istoricul elaborrii, modificrilor, avizrilor, aprobrilor etc.
(2) Se utilizeaz Formularul TUIASI.POM.01-F1
7.5.3. Forma i stilul textului
Procedurile/ instruciunile de lucru se tehnoredacteaz cu font Arial 12 la un rnd.
Formulrile trebuie s fie scurte, concise, lipsite de ambiguiti. Textul nu trebuie s
conin consideraii generale sau teoretice i nici detalii nesemnificative sau neaplicabile,
dar poate face referire la alte documente (standarde, instruciuni etc). Etapele sau
activitile distincte trebuie s fie identificabile prin titluri i subtitluri numerotate sau prin
simpla enumerare, dup caz.
7.5.4. Structura i coninutul procedurii/ instruciunii de lucru scrise
Seciunea SCOP
Se refer la obiectivele pentru care se elaboreaz procedura/ instruciunea de lucru,
fcndu-se precizri succinte la activitatea descris.
Seciunea DOMENIU DE APLICARE
Precizeaz situaia n care se aplic procedura/ instruciunea i personalul implicat n
aplicarea ei, eventual cazurile i situaiile similare n care procedura/ instruciunea nu se
aplic, dac acest lucru este semnificativ.
Seciunea DOCUMENTE DE REFERIN
Cuprinde, de regul, documente care conin cerine sau informaii despre activitatea
descris n procedur/ instruciune, documente care clarific sau detaliaz activitatea
descris i care trebuie consultate pentru aplicarea corect. Documentele de referin
trebuie specificate prin titlul complet, numrul i data emiterii.
)

Pagina 6 din 9

M E T O D O L O G I E

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI

Ediia: 2

DE ELABORARE A PROCEDURILOR
I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

DEPARTAMENTUL PENTRU
EVALUAREA I ASIGURAREA
CALITII (DEAC)

COD: TUIASI.POM.OI

Revizia: 0

Aprobat de SENAT
Data: 08.02.2011

Seciunea DEFINIII I ABREVIERI

Cuprinde termeni specifici i precizeaz accepiunea adoptat pentru unele cuvinte
utilizate, n scopul nelegerii procedurii i evitrii oricror interpretri eronate. n situaia
utilizrii prescurtrilor, acestea se definesc explicit n acest capitol.
Seciunea INDICATORI DE PERFORMAN
Definete obiectivul (atunci cnd este cazul, cuantificat) procesului descris n
procedur, n vederea identificrii cilor de mbuntire continu.
)

Seciunea LIMITELE PROCESULUI

Precizeaz datele de intrare i datele de ieire pentru procesul descris.
Seciunea DESCRIEREA ACTIVITII
Descrie secvenial activitile necesare realizrii scopului, printr-o exprimare clar i
concis. Seciunea trebuie s fie suficient de detaliat astfel nct s precizeze
urmtoarele aspecte:
- ce i de ce trebuie s se execute;
- cine, unde i cnd execut;
- cum i cu ce trebuie s se execute;
- cui, cnd i sub ce form se raporteaz rezultatele;
- cine i cum valorific informaiile.
)

La elaborarea unei proceduri/ instruciuni de lucru se urmrete:

- stabilirea scopului pentru care este ntocmit instruciunea;
- delimitarea activitii ce urmeaz a fi descris i delimitarea domeniului de aplicare;
- antrenarea tuturor persoanelor implicate n realizarea activitilor descrise;
- identificarea tuturor surselor de informaie pentru documentare;
- identificarea resurselor necesare desfurrii activitii descrise (resurse umane,
echipamente, materiale, resurse financiare) i a condiiilor pe care acestea
trebuie s le ndeplineasc;
- stabilirea metodelor i instrumentelor utilizate;
- determinarea caracteristicilor activitii procedurate ce pot influena calitatea;
- determinarea metodelor de msurare a acestor caracteristici;
- stabilirea criteriilor de acceptare;
- stabilirea responsabilitilor personalului implicat;
- stabilirea tipurilor de nregistrri generate i a formularelor utilizate pentru acestea.
Seciunea RESPONSABILITI
Stabilete responsabilul de proces precum i responsabilitile personalului implicat
n realizarea activitilor procedurii/ instruciunii de lucru. Responsabilul de proces este
descris prin funcia persoanei care asigur coordonarea activitilor precum i atingerea
indicatorilor de performan stabilii. Persoanele sau grupurile de persoane care realizeaz
o anumit activitate sunt identificate prin denumirea funciei pe care o dein.
)

Seciunea NREGISTRRI
Cuprinde totalitatea documentaiei necesar a fi ntocmite pe timpul desfurrii
activitilor precizate, cu scopul de a dovedi c acestea sunt ndeplinite n mod
corespunztor. Suporturile de nregistrri (dosare, registre, fiiere, formulare, fie, caiete,
etichete etc.) trebuie s fie uor de identificat i regsit n arhiv.

Pagina 7 din 9

UNIVERSITATEA TEHNICA
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
DEPARTAMENTUL PENTRU
EVALUAREA I ASIGURAREA
CALITII (DEAC)

M E T O D O L O G I E
Ediia: 2

DE ELABORARE A PROCEDURILOR
I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU
COD: TUIASI.POM.01

Revizia: 0

Aprobat de SENAT
Data: 08.02.2011

Seciunea ANEXE
Cuprinde lista documentelor care aduc precizri suplimentare descrierii activitii i
lista formularelor utilizate pentru nregistrrile specifice care se obin ca rezultat al aplicrii
procesului procedurat. Formularele sunt identificate unic prin denumire i cod.
8. RESPONSABILITI
9

8.1.

Responsabilul de proces - DEAC

elaboreaz, verific, difuzeaz, modific,retrage, aplic procedura.

8.2.

Senatul TUIASI
aprob procedura.

8.3.

Rectorul TUIASI
impune aplicarea procedurii;
asigur resurse pentru aplicareaprocedurii.

8.4.

Biroul Senatului universitii

- avizeaz procedura.

8.5.

Comisia pentru Asigurarea i Evaluarea Calitii CEAC

avizeaz procedura.

8.6.

Responsabilii de proces
aplic i respect procedura;
difuzeaz procedura n cadrul compartimentului;
organizeaz grupuri de lucru pentru discutarea i aplicarea procedurii.

9. NREGISTRRI
9.1. Indicatorul aprobrilor i al reviziilor
9.2. Lista de difuzare
9.3. Manualul procedurilor
10. ANEXE
Anexa 1 - cod TUIASI.POM.OI-AI Diagrama - flux a procesului de elaborare
procedurilor/ instruciunilor de lucru
Formular 1 - cod TUIASI.POM.01-F1 Pagina de gard i Indicatorul aprobrilor i al
reviziilor

Pagina 8 din 9

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
DEPARTAMENTUL PENTRU
EVALUAREA I ASIGURAREA
CALITII (DEAC)

M E T O D O L O G I E
Ediia: 2

DE ELABORARE A PROCEDURILOR
I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU
COD: TUIASI.POM.01

Revizia: 0

Aprobat de SENAT
Data: 08.02.2011

LISTA DE DIFUZARE

1. Rectorat
2. Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii DEAC
3. Prorectoratul Didactic
4. Prorectoratul Strategie Universitar
5. Prorectoratul tiinific
6. Prorectoratul Relaii Internaionale i Imagine Universitar
7. Facultatea de Automatic i Calculatoare
8. Facultatea de Inginerie Chimic i Protecia Mediului
9. Facultatea de Construcii i Instalaii
10. Facultatea de Construcii de Maini i Management Industrial
11. Facultatea de Electronic, Telecomunicaii i Tehnologia Informaiei
12. Facultatea de Inginerie Electric, Energetic i Informatic Aplicat
13. Facultatea de Hidrotehnic, Geodezie i Ingineria Mediului
14. Facultatea de Mecanic
15. Facultatea de tiina i Ingineria Materialelor
16. Facultatea de Textile - Pielrie i Management Industrial
17. Facultatea de Arhitectur "G.M.Cantacuzino"
18. Departamentul pentru Pregtirea Personalului Didactic DPPD
19. Centrul de Educaie i Formare Continu CETEX
20. Centrul Regional de Instruire n Administrarea Afacerilor Publice i Private CRIAP2
21. Direcia General Administrativ
22. Direcia Resurse Umane
23. Direcia Financiar - Contabil

Pagina 9 din 9