.

Cuprins:

CAPITOLULI. NOIUNI INTRODUCTIVE..........................................................................- 7 1.1 Scurt istoric.................................................................................................................- 9 1.2 Metodologii eficiente de implementare a unei soluii ERP/CRM..................................- 10 1.3 Ct de profitabil este o soluie ERP/CRM?................................................................- 12 1.4 Piaa ERP.................................................................................................................- 12 1.5 Scurt descriere a principalilor furnizori de soluii ERP................................................- 17 1.5.1 SAP.................................................................................................................- 17 1.5.2 Oracle.............................................................................................................- 18 1.5.3 Baan...............................................................................................................- 19 1.5.4 Siveco Romnia..............................................................................................- 19 1.5.5 AIS - Advanced Integrated System.................................................................- 21 CAPITOLULII. PREZENTARE S.C. ELECTRICAS.A..........................................................- 25 2.1 Scurt istoric al S.C. Electrica S.A................................................................................- 25 2.2 Cadrul general de organizare al sucursalei de distribuie i furnizare a energiei electrice. - 26 2.3 Structura organizatoric a sucursalei de distribuie i furnizare a energiei electrice.........- 27 2.4 Obiectul de activitate al sucursalei de distribuie i furnizare a energiei electrice............- 28 2.5 Indicatori economici..................................................................................................- 31 CAPITOLULIII. IMPLEMENTAREASISTEMULUI ERP-SAPR/3 N S.C. ELECTRICAS.A...- 34 3.1 Despre soluia ERP -,,SAP R\3.................................................................................- 34 3.2 Premizele implementrii SAP R/3..............................................................................- 35 3.1.1 Etape n procesul de pregatire a datelor n vederea prelurii lor n sistemul R/3......................- 37 3.1.2 Procedura de curare a datelor....................................................................- 39 3.1.3 Procedura de pregtire a datelor...................................................................- 40 3.1.4 Procedura de verificare a datelor..................................................................- 41 3.1.5 Procedura de validare a datelor....................................................................- 41 3.3 Prezentare general sistem SAP R/3...........................................................................- 42 3.4 Prezentare general modul FI.....................................................................................- 58 3.5 Sistemul de module pe care le acoper soluia ERP SAP R\3........................................- 60 3.6 Elemente de cost.......................................................................................................- 63 CAPITOLUL. IV.PREZENTAREAMODULULUI GESTIUNEAMATERIALELOR..............- 65 4.1 Date de baz.............................................................................................................- 67 4.1.1 nregistrri de baz........................................................................................- 67 4.1.1.1 Structura informaiilor.............................................................................- 67 4.1.1.2 Codificarea materialelor.........................................................................- 68 4.1.1.3 Tip de material.........................................................................................- 69 4.1.2 Date de baz de furnizor................................................................................- 72 4.2 Aprovizionare...........................................................................................................- 74 4.2.1 Aprovizionarea cu materiale i servicii externe.............................................- 74 4.2.1.1 Cerere de ofert / Oferta..........................................................................- 77 4.2.1.2 Contracte de aprovizionare......................................................................- 79 4.2.1.3 Intrri de bunuri.......................................................................................- 82 4.2.1.4 Ieiri de bunuri.........................................................................................- 87 4.2.1.5 Transferul de stoc.....................................................................................- 87 2

4.2.1.6 Verificarea facturii...................................................................................- 91 4.2.1.7 Inventarul fizic.........................................................................................- 95 CONCLUZII I PROPUNERI..............................................................................................- 98 BIBLIOGRAFIE................................................................................................................- 100 -

CAPITOLUL I. NOIUNI INTRODUCTIVE

1.1 Scurt istoric
Soluiile ERP se refer la managementul resurselor de ntreprindere, fiind centrate
de diverse modele de afaceri care s-au dovedit de succes pe plan internaional.
Din anul 1960, cnd a aprut pentru prima data conceptul de MRP (Material
Resource Planning), cuprinznd doar un mecanism de calcul al necesarului de materiale,
conceptul a suferit schimbari i a evoluat n sistemul ERP de azi, precum i n sistemele
ERP de mine. n anii 80 s-a incorporat planificarea la MRPII, iar n anii 90 s-a introdus
ERP (Enterprise Resource Planning), care a fost extins n domeniul finantelor, resurselor
umane i previziunilor. n prezent ERP-urile se extind pentru a include i supply chain
management (SCM) - e-business i managementul relaiilor cu clienii (MRC).
n zilele noastre, companiile sunt obligate sa gaseasca cele mai bune ci pentru a furniza
produse i servicii de cea mai buna calitate. Un ERP integreaza informaiile utilizate de
catre funciile i departamentele unei companii: finane, distribuie, resurse umane,
gestiunea calitaii, raportarea sau monitorizarea, structurndu-le ntr-un sistem coerent i
unitar.
n anii 90 tot mai muli manageri au neles necesitatea abordrii unei soluii
unitare pentru administrarea eficient a companiei. Soluia pentru aceste cerine a fost
software-ul ERP (Enterprise Resource Planning), care are rolul de a integra punctele cheie
ale unei afaceri i de a oferi o perspectiv global a ceea ce se ntmpl n cadrul structurii
organizaionale. La fel, CRM (Customer Relationship Management), c strategie utilizat
pentru dezvoltarea unei conexiuni strnse ntre producator i client, constituie motorul unei
afaceri de succes.
Este evident, asadar, c un business infloritor, care, prin cumulare, genereaz o
stare economica prosper, nu poate fi conceput fr o bun planificare i organizare a
resurselor interne ale intreprinderii sau a relaiilor cu clienii. ERP devine tot mai complex
i astfel au aprut noi abrevieri, derivate din ERP : SRM (Supplier Relationship
Mangement)-managementul relaiei cu distribuitorii, SCM (Supply Chain Management)managementul lanului de distribuie sau PLM (Product Life-Cycle management)managementul ciclului de via al produsului.
ERP este o aplicaie multi-modular care integreaz procesele economice i
optimizeaz resursele disponibile ale ntreprinderii.
ERP nu este un instrument magic, care transform totul peste noapte.
ERP nu se vinde cu garania succesului (se pot citi destule istorii de implementri
euate).
Chiar dac piaa romaneasc a soluiilor ERP nu este foarte dezvoltat, aa cum
reiese i din studiul IDC, este indubitabil interesul crescnd al companiilor, indiferent de
mrimea acestora, pentru administrarea riguroasa, analitic i eficienta a tot ceea ce
nseamna resurs a intreprinderii - producie, resurs uman, volum de vnzri,
contabilizarea finanelor, dar i tot ceea ce implica relaia cu clienii, cu furnizorii,
marketing, imagine. Aceasta deoarece managerii au ineles c succesul afacerii depinde,
aa cum este firesc, de folosirea metodelor moderne de administrare a resurselor
companiei, ecuatie n care pionul principal este calculatorul, prin facilitaile pe care le ofer
un software adecvat.
Pentru a se oferi o imagine a ceea ce nseamn abordarea eficient a unei soluii
ERP, a modului n care se poate recupera investiia ntr-o astfel de aplicaie software, dar i
care este rolul departamentului IT n reuita implementrii soluiei, s-a apelat la experiena
n domeniu a unora dintre principalii furnizori de soluii ERP/CRM pe piaa romneasc.
4

1.2 Metodologii eficiente de implementare a unei soluii ERP/CRM

Ceea ce urmrete oricare dintre firmele furnizoare de soluii ERP/CRM este,
firesc, s catige de partea sa ct mai muli clieni i dac se poate, ct mai importani.
Pentru aceasta, la fel de firesc, trebuie ctigat ncrederea beneficiarilor i acest lucru
ncepe cu procesul de implementare a soluiei.
Managerii nteleg cu uurina c abordarea unei soluii ERP este o investiie n
creterea eficienei, dar nu toi realizeaz schimbarea organizaional pe care o implic
aceast implementare, att la nivelul top-managementului, ct i al departamentelor vitale
ale companiei. Acesta este motivul pentru care Scala Business Solutions acord o
importan deosebit momentului implementrii, utiliznd o metodologie special creat
pentru a susine companiile n aceast tranziie: ''Pentru c o soluie ERP/CRM s fie
implementat rapid i s ruleze eficient este necesar ca furnizorul s poat oferi un ritm al
implementrii personalizat, urmrind n acelai timp, pe baza unei metodologii ce i-a
dovedit valoarea n timp i n sute de alte proiecte, nite obiective bine definite i
comensurabile. i, poate cel mai important aspect ce trebuie luat n calcul, echipa de
consultant a furnizorului trebuie s fie alcatuita din profesioniti cu experien ndelungat
care, n afar de cunoasterea profund a produsului, este necesar s aiba i cunotine
despre mediul de afaceri, care s le permit s neleag specificul fiecrui client n parte i
sa ofere soluii personalizate unor cerine speciale''.
Foarte asemntor este i punctul de vedere al managementului de la LLP
Bucharest, care consider c succesul implementrii unei soluii ERP/CRM rezid n
capacitatea de a rspunde n cunotin de cauz ntrebarea multipl: ''Ce, cum, cu cine
implementez?''. Dintre aceste elemente, ponderea n succesul implementrii este de 40%
pentru soluia propriu-zis i caracteristicile sale pur tehnice i funcionale, n timp ce
integratorului i revin 60%. Cu alte cuvinte, ''implementatorul i experiena acestuia (sau,
dimpotriv, lipsa ei) reprezinta factorul determinant al succesului unui proiect, cu accentul
pus pe urmtoarele aspecte: urmrirea a cel putin doua proiecte realizate de acesta i
discuii directe cu beneficiarii, gradul de specializare pe respectiva soluie ERP a
implementatorului, experiena consultanilor de implementare''
Suita de aplicaii ERP continut n pachetul integrat SIVECO Applications
inglobeaza expertiza acumulata n cei 10 de ani de activitate de ctre specialitii din cadrul
companiei: produsul este permanent actualizat, innd cont de solicitarile clienilor, de
modificrile ce intervin n legislatia intern i international, precum i de mediul de
afaceri din Romnia. Flexibilitatea produsului este pus n evident de posibilitatea de
reproiectare rapid a fluxurilor informatice la implementare, ceea ce permite punerea la
dispoziia clienilor de soluii ''croite'' pe condiiile concrete ce in cont de derularea
proceselor interne i a relaiilor cu partenerii lor de afaceri. Aadar, respectarea condiiilor
specifice ale clienilor la implementarea unei soluii ERP face parte din politica de
companie a SIVECO Romnia.
Iat ns c pe o cu totul alt poziie se situeaz o companie multinaional, cu o
experien de 30 de ani n dezvoltarea de soluii pentru e-business, cum este SAP: ''Dac
se dorete ca o soluie ERP/CRM s fie implementat rapid, atunci trebuie evitat
parcurgerea unor pai aa-zii standard ca, de exemplu, definirea cerinelor, proiectarea
soluiei, dezvoltarea specificaiilor etc. Toate aceste etape sunt mari consumatoare de timp
i, n plus, conduc la o soluie extrem de personalizat, dificil de ntretinut ulterior''.
Totui, practicile moderne de afaceri oferite de SAP pentru fiecare domeniu de activitate
fac posibil ca implementarea unei soluii SAP sa garanteze o rulare eficient i la standarde
internaionale.
5

Metodologia de implementare ''fast-forward'' oferit de Oracle este bazat pe

instalarea unor module sau pachete de aplicaii pentru arhitecturi care permit
standardizarea i soluii cu caracteristici repetitive. Politica companiei de implementare a
unei soluii ERP/CRM const n integrarea tuturor proceselor de business ntr-un sistem
unitar, bazat pe o arhitectur robust i o baz de date centralizat, scopul fiind obinerea
unei cote ridicate de profitabilitate.
n ceea ce privete rapiditatea implementrii unui sistem ERP/CRM, ''durata de
implementare poate varia de la cteva sptmni la civa ani, n funcie de complexitatea
proiectului, existena unui sistem anterior, numarul de module alese pentru implementare,
interoperabilitatea cu alte sisteme, experiena echipei, tipul i calitatea serviciilor asigurate
de furnizorul software sau de integrator''. Cu o experien de 8 ani n implementarea de
soluii ERP, Crescendo International apreciaz c este vorba, n primul rnd, de un transfer
de tehnologie i de ''know-how''. Acest din urm element constituie valoarea adugat,
coninnd analiza de business, modelarea proceselor de intreprindere, definirea, realizarea
i testarea solutiilor.
Specialitii de la Crescendo Internaional consider c n implementarea unei soluii
ERP trebuie luate n calcul urmtoarele aspecte:

Implementarea soluiei ca proiect, agreat de ambele prti;

Capacitatea i disponibilitatea clientului de a asigura:
* implicarea direct a managementului (top, middle)
* resursele necesare derulrii proiectului (un manager de proiect i echipa de
implementare cu un timp dedicat proiectului de 20% - 40% din timpul de lucru
efectiv);
* acces la experiena de management i operaionala a clientului pentru fiecare
arie funcionala abordat;
Implicarea direct a managementului n stabilirea obiectivelor i urmrirea
atingerii lor. Alegerea unui partener (furnizor al soluiilor ERP) care s
rspund la urmtoarele cerine:
* s aib experian verificat (cel puin 10 sisteme implementate n ara);
* s aib experien i capacitatea necesare proiectrii i realizrii modificrilor
soluiei standard la cerinele obiective ale derulrii afecerii.
Existena unei metodologii verificate de implementare, cu respectarea de ctre
compania client a fazelor i etapelor recomandate.
Implicarea managerului beneficiar n procesul de implementare a unei soluii ERP,
cu acceptarea schimbrilor aferente la toate nivelurile, precum i definirea exact a echipei
de proiect a utilizatorului sunt elemente care fac parte i din politica de implementare ERP
abordat de CRIsoft, premise pentru o eficien maxim n exploatare.

1.3 Ct de profitabil este o soluie ERP/CRM?

Chiar dac abordarea soluiilor de tip ERP/CRM nu numr prea muli ani trecui, a
fost posibil realizarea unor studii care s monitorizeze timpul i gradul de realizare a
obiectivelor iniiale, precum i capacitatea de recuperare a investiiei ntr-o astfel de
aplicaie.
Mihai Chiria, director general la LLP Bucharest, spune c un studiu recent releva
faptul c la un an dup terminarea proiectului, 40% dintre firmele care au implementat o
soluie ERP, nu au reuit sa-i ating obiectivele iniiale propuse la nceperea proiectului.
n ceea ce privete rata de recuperare a investiiei (ROI - return on investment), n
cazul unei soluii ERP/CRM cu costuri totale de 50.000 USD i care reuete sa-i
amortizeze n ntregime costul pe parcursul unui an de la darea n funciune prin economii,
reduceri de costuri sau creteri ale veniturilor ROI ar trebui s fie de 100%.
''n practic, v pot spune c am ntlnit situaii (destul de rare, totui) n care unii
dintre clienii notri au atins, n urma implementrii SunSystems, un ROI de aproape
200%, ceea ce este, evident, un fapt remarcabil. Cu toate acestea, cred c pentru o
implementare tipica ERP, un ROI mediu ar fi n jur de 30% - 50% pe an.''
Conform Gartner Group, pentru sistemele complexe de tip ERP, cel mai bun raport
ntre investiia iniial i restul cheltuielilor - meninerea n via, adaptarea i dezvoltarea
sistemului - este de 38%. Implementrile ROMSYS de astfel de sisteme din ultimii trei ani
au aproximat un excelent raport de peste 70%. Laura Lazaroiu, Director de Marketing la
ROMSYS, precizeaza c n elaborarea unor calcule de eficien este esenial a se cunoate,
gestiona i reduce costurile cu aplicaia, infrastructura, comunicaiile, munca vie, alte
costuri, ntr-un cuvnt TCO (Total Cost of Ownership - cheltuielile cu sistemul ERP/CRM
pe tot ciclul cursului util i activ de via al acestuia). Eficiena sistemului informatic i rata
de recuperare a investiiei (ROI - Return Of Investment) sunt subordonate necesitaii de
business n folosirea unor astfel de sisteme, de presiunea mediului competiional, de gradul
de organizare al organizaiei. dac n faza iniiala recuperarea investiiei reprezint mai
mult o lista de beneficii care justific investiia, pe parcursul implementrii (pe msura ce
modelul prinde contur i baza de date este populat) apar elemente clare de eficien, ns
greu de cuantificat (acces rapid la date, acuratee, consisten, proceduri standardizate etc.).
Elemente de eficien cu criterii mai clar cuantificabile apar o dat cu exploatarea curent.
Cu ct perioada de implementare este scurtat, sistemul acceptat i alimentat cu date, cu ct
sunt mai puine intreruperi n exploatare i cheltuieli ulterioare ce depesc cuantumul
normal al mentenanei, cu atat vorbim de o rat mai buna a investiiei. De regula, pentru
sistemele de tip ERP/CRM calculele se fac pe un orizont de via de 3 - 5 ani.
Investiia ntr-o soluie ERP/CRM tinde s devin o cerin critic att pentru
controlul i managementul profesional al unei afaceri, ct i pentru ocuparea i meninerea
unei poziii privilegiate n pia. Beneficiile obinute prin implementarea unei soluii
ERP/CRM sunt de cele mai multe ori intangibile necuantificabile n cifre, dar, cu toate
acestea, uor observabile n evoluia companiei.
Stefan Baciu, Marketing & PR Coordinator SCALA, consider c ''investiia ntrun sistem ERP/CRM elimin munca redundana, fluentizeaz fluxurile de informaie,
permite reacii rapide la cerinle pieei, susine luarea unor decizii strategice, apropie
compania de clienii si, eficientizeaz n ansamblu majoritatea activitailor, de la cele
financiar-contabile pn la cele de marketing i client services''.
Adevrul este c toate aceste beneficii ''nevzute'' ar trebui s fie n general
msurabile, de exemplu: o reducere a costurilor de producie cu 10% sau o cretere cu 25%
a eficienei activitii departamentului financiar-contabil. ''Din pcate, n Romnia o astfel
de cuantificare a obiectivelor lipsete de cele mai multe ori, cu consecine negative pentru
7

client'' , precizeaza Mihai Chirita. Domnia sa considera c una dintre condiiile importante
pentru ca un client s obin un ROI semnificativ este aceea de a avea o echip intern
puternic pentru ntreinerea aplicaiei, precum i o disciplin strict privind utilizarea
corect a sistemului de ctre toi utilizatorii, ceea ce conduce implicit la un grad mare de
acuratee a datelor, tiut fiind c pentru conducerea eficient a afacerii cu ajutorul unui
sistem ERP, datele de intrare trebuie s fie corecte n proporie de 98%.
n concepia ORACLE, Return on Investment (ROI) este un factor important care
trebuie luat n calcul la alegerea unei soluii pentru orice proiect tehnologic. n cazul
sistemelor informatice, acest factor devine critic, prin prisma implicaiilor majore pe care
le poate avea insuccesul unui proiect. Radu Crahmaliuc, Marketing representativ Oracle,
consider c ''alegerea unor aplicaii disparate, avand c prim criteriu preul de achiziie,
nu este recomandat. Cele mai ieftine soluii nu asigur returnarea rapid a investiiei
dect n situaiile extrem de simple. n situaiile reale, modul de proiectare a unei
arhitecturi unice, alegerea unor module sau pachete de aplicaii integrate, accesul deschis
asigurat de tehnologiile Internet i calitatea serviciilor asigurate sunt principalele
elemente care contribuie la reducerea timpului de returnare a investitiei. Alegerea unor
metodologii de implementare fast-forward sau utilizarea infrastructurii sistemului n regim
de outsourcing pot contribui la obinerea unor indici ROI extrem de spectaculoi. Conform
unui recent studiu NetLedger, o companie mic sau medie care implementeaz pachetul
Oracle Small Business Suite poate obine economii medii anuale de 17.000 USD, cu un
factor ROI potenial de peste 1.700%''.
Avnd n vedere complexitatea soluiilor ERP oferite de SAP, Valentin Tomsa,
director SAP Romnia, apreciaz c ''rata de recuperare a investiiei este cu atat mai mare
cu cat soluia va acoperi ct mai multe dintre domeniile unei intreprinderi. De asemenea,
aceasta depinde i de modul n care instituia a fost administrat pn la momentul
implementrii soluiei ERP/CRM. i, evident, depinde de fiecare industrie n parte''.
Ioan Stefu, Sales Assistent la CRIsoft, este mai concret: ''Investiia ntr-o soluie
CRIsoft Organization Server (CROS) se recupereaz ntre 6 luni i un an, n funcie de
cerinele specifice, de natura activitaii, de implicarea conducerii, de respectarea
standardelor''. Importana este consilierea beneficiarului, nc din timpul discuiilor
comerciale sau imediat dup nceperea implementrii, despre modul de exploatare optim al
programelor CRIsoft i care sunt fluxurile de proces care pot s fie influenate major de
soluia integrat CRIsoft.
Chiar dac Octavian Maraescu, CRM Project Manager la SOFTWIN, este de
acord cu rezultatele studiului ''Customer Marketing Institute'', conform cruia creterea
EBDITA dup o implementare a unui sistem CRM ar trebui s fie echivalent cu o cretere
a profitului de 10%, far o cretere corespunztoarea costurilor de marketing i de vnzri,
totui, domnia sa recunoate c este foarte dificil de dat un ''verdict'': ''n primul rnd,
aceste date sunt n general confideniale. n al doilea rnd, exist companii care au
raportat recuperarea a peste 80% din investiei nc din primul an, dar exist i companii
care au recuperat doar 20% din investiie. Depinde de mrimea companiei de ct de bine
a reuit implementarea, de condiiile economice etc.'' . n general, implementarea unei
soluii CRM conduce la creterea vnzrilor cu 10%-15%. Comparnd valoarea investiiei
cu profitul suplimentar pe care l aduce aceast cretere a vnzrilor, companiile ii pot
forma o idee privind timpul necesar pentru a-i recupera investiia.
n aceeai ordine de idei, Mariana Brbuoiu, Director Adjunct Departamentul
''Aplicaii Software'' Crescendo Internaional, apreciaz c ''n general, ciclul de
implementare a soluiilor este variabil, dup cum variabila este i rata de recuperare a
investiiei. Din experiena noastra, ciclul de implementare poate dura ntre 4 i 8 luni, iar
recuperarea investiiei se poate realiza ntr-un an'' . Domnia sa considera c paii de urmat
pentru atingerea obiectivului propus la implementarea unei soluii ERP sunt, din punct de
8

vedere tehnic, cei ai metodologiei utilizate.Metodologia utilizat de CRESCENDO

cuprinde, pentru implementarea sistemului MFG/PRO, urmatoarele faze:
1. Definirea cerinelor afacerii: n aceast faz sunt analizate i stabilite scopul i
obiectivele afacerii pentru proiect. Opional, se pot prevedea indicatorii de performan.
2. Alocarea resurselor i planificarea proiectului: este stabilit managerul proiectului i
echipa nucleu. De asemenea, sunt puse la punct resursele cheie, facilitaile, strategiile i
planurile necesare bunei desfaurri a proiectului.
3. Realizarea prototipului: sunt testate atat soluia ERP, cat i procesele vechiului i
noului sistem, pentru a determina viabilitatea i performana acestora. Sunt precizate
adaptrile software-ului la cerinele clientului.
4. Pregtirea sistemului: are loc revizuirea, verificarea i documentarea procesului
afacerii. Sunt realizate, testate i acceptate adptarile software la cerinele beneficiarului.
La finalul acestei faze, este realizat instruirea utilizatorilor cheie pentru rularile solicitate
de sistemul-pilot.
5. Staia-pilot: sistemul este testat i verificat de utilizatorii cheie i finali pentru a se
asigura c toate aspectele derulrii afacerii au fost precizate i rezolvate adecvat.
6. Implementarea: acum are loc instruirea utilizatorilor finali pentru insuirea noului
proces al afacerii i a MFG/PRO, n vederea pregatirii trecerii la utilizarea real a noului
sistem.
7. Inchiderea proiectului: are loc o revizuire a proiectului pentru a determina dac au fost
atinse obiectivele stabilite ale afacerii.
Opinia general este c rata de recuperare a investiiei pentru o soluie ERP/CRM
constituie un element care trebuie calculat anterior deciziei de achizitionare a soluiei
respective, chiar dac reprezint un calcul estimativ, precizia depinznd de numeroi
factori, muli dintre ei greu de cuantificat.
Jan Marian Ionita, Consultant la ALGORITMA.ERP, vine cu un exemplu care
susine afirmaia de mai sus: ''Utilizarea aplicaiilor de Supply Chain Management poate
conduce la avantaje competitive cum ar fi scderea stocurilor (valoarea n zile) sau a
costurilor de aprovizionare. Acestea ns depind n limite foarte largi, n primul rnd, de
la o vertical la alta (88 de zile pentru telecom faa de 47 n chimie - pentru stocuri sau
8,58% n industrial fa de 1,37% n chimie) pentru media pe ramura. Pornind de la acest
exemplu, calculul ROI va fi i n continuare afectat de dimensiunile intreprinderii, o
reducere de la 78 (valoarea medie pe verticala industrial) la 18 (valoarea intreprinderilor
cu cele mai bune performane n acelai domeniu) a numarului de zile n stoc, n valori
absolute, cu siguranta va nsemna cu totul altceva pentru o intreprindere de marime medie
din Romnia (cu o cifra de afaceri de cteva zeci de milioane de dolari) sau o companie
tot de mrime medie dintr-o ar dezvoltat (cu o cifr de afaceri de cel puin 10 ori mai
mare)''
De aceea, statisticile realizate pe eantioane de companii care au implementat
diverse soluii n diverse medii economice nu pot fi extrapolate fr riscuri majore n cazul
intreprinderilor romneti.
Este tot att de adevrat c pentru o intreprindere romneasca aflata la inceput de
drum ntr-o economie de piata implementarea unei soluii ERP, prin contactul cu cele mai
noi metode i practici de business, consacrate de mult pe plan mondial i induse de
utilizarea unei soluii ERP pot aduce i avantaje necuantificabile nebanuite.

1.4 Piaa ERP

n ultimii zece ani piaa ERP a avut o evoluie destul de spectaculoas, astfel c n
anul 1993, investiiile privind implementarea sistemelor ERP erau n jur de 319 milioane
de dolari, ajungnd ca n anul 2003 ele s creasc n jurul valorii de 28 de miliarde de
dolari.

(sursa: PricewaterhouseCoopers)
Figura nr. 1.1 Evoluia sistemelor ERP n ultimii zece ani

10

n Europa Central i de Est pricipalii furnizori de soluii ERP, CRM i SCM sunt
SAP, Oracle si Navision urmai de Scala, BAAN si alii. SAP conduce detaat n furnizarea
att a soluiilor ERP ct i a soluiilor CRM si SCM, cota sa de pia fiind n jurul valorii
de 40%.

Figura. nr 1.2 Cota de pia n soluii ERP n Europa Centrala i de EST la sfritul anului
2003

Figura.nr. 1.3 Cota de pia n soluii CRM n Europa Centrala i de EST la sfritul anului
2003

11

Fig.nr. 1.4 Cota de pia n soluii SCM n Europa Centrala i de EST la sfritul anului
2003
Sursa: Arthur Andersen n Romnia
n ultimii ani, tot mai multe ntreprinderi au apelat la implementarea de sisteme
ERP datorit impactului pe care acesta l-a avut asupra cifrei lor de afaceri. Acest lucru a
condus la creterea venituri marilor furnizori de soluii ERP.
Tabel nr.1.1
Ierarhizarea furnizorilor de soluii ERP
dup veniturile obinute.

Sursa: www.manufacturingsystems.com

12

ntreprinderi din domenii diferite au adoptat implementarea sistemelor ERP pentru

mbuntirea activitilor de la nivelul principalelor procese economice. Veniturile
obinute n urma implementrii demonstreaz eficiena soluiilor ERP.n continuare sunt
prezentate cteva reuite n domeniu.
Tabel.nr. 1.2
Proiecte de succes

13

1.5 Scurt descriere a principalilor furnizori de soluii ERP

1.5.1 SAP
SAP AG, companie german cu sediul central n Walldorf, este a treia companie de
software din lume ca mrime i cea mai mare companie din lume n domeniul produselor
software inter-enterprise. Systems, Applications, Products (SAP) produce, pe lng
soluiile integrate inter-enterprise, i soluii de colaborare e-business pentru toate
categoriile de industrie i pentru toate pieele majore. Fondat n 1972 de cinci ingineri de
sistem, foti angajai IBM, SAP are acum peste 28.000 de angajai n mai mult de 50 de
ri, echipa de dezvoltatori depind 5.400 de angajai n toat lumea. Nu mai puin de
18.000 companii din peste 120 de ri i administreaz afacerile folosind SAP. SAP i
tranzacioneaz aciunile la cteva burse din lume, inclusiv la Bursa de la Frankfurt i la
cea de la New York (NYSE).
SAP AG, lider mondial n furnizarea de soluii software pentru afaceri, pentru
ntregul an 2003, venitul operational a atins cifra record de 1,7 miliarde euro (2002: 1,6
miliarde euro), ceea ce a reprezentat o cretere cu 6 la suta n comparaie cu anul anterior.
Pe baza veniturilor din licene, compania a atins o cot de pia la nivel global
(calculat n raport cu cei patru mari competitori ai si: Oracle, PeopleSoft, Siebel i i2) de
59 la sut la sfritul celui de-al patrulea trimestru al anului 2003, fat de 51 la sut la
sfaritul celui de-al patrulea trimestru al anului 2002.
n Statele Unite, SAP a obinut o cifra de afaceri solid n anul 2003, realiznd
creteri substaniale att la nivelul veniturilor obinute din vnzarea de licene de software,
ct i al cotei de profitabilitate, comparativ cu anul 2002. Veniturile obinute din vnzarea
de licene software au crescut cu 23 la suta n moned american. La rndul su, venitul net
a atins o cifra record de 1,1 miliarde euro (2002: 509 milioane euro), sau 3,48 euro per
aciune (2002: 1,63 euro per aciune). Marginea profitului operaional a fost de 25 la sut,
ceea ce reprezint o cretere cu 3 puncte procentuale. Marginea profitului operaional pro
forma a fost de 27 la sut, ceea ce reprezint o cretere cu 4 puncte procentuale fa de
2002.
Veniturile din vnzrile de licene software au fost de 2,1 miliarde euro (2002: 2,3
miliarde euro), ceea ce reprezint o scdere cu 6 la sut fa de anul 2002 n valoare
nominala. La o rat constant de schimb, veniturile din vnzrile de licene software au
crescut cu unu la suta fa de anul precedent.
Compania se consider acum cel mai mare furnizor de aplicaii de software CRM,
comparndu-i veniturile obinute din vnzarea de licene software CRM cu cele obinute
de competitorii si, n cele patru trimestre.
Veniturile totale ale SAP au fost de 7,4 miliarde euro (2002: 7,0 miliarde euro),
inregistrnd o cretere de 3 la sut fa de anul 2002 la o rat constant de schimb,
respectiv o scdere de 5 n valoare nominal.
Pentru anul 2004, compania SAP estimeaz c veniturile obinute din vnzarea de
licene software vor crete cu aproximativ 10 la sut fa de anul 2003. Totodat,
catigurile pro forma per aciune care exclud compensaiile bazate pe aciuni, taxele
referitoare la achiziii i cele referitoare la depreciere, se vor situa n intervalul 4,20 euro 4,30 euro per aciune. Aceste previziuni se bazeaz pe o rat de schimb dolar - euro
estimat la valoarea de 1,25 dolari pentru un euro. Cu ajutorul platformei de soluii pentru
afaceri mySAP Business Suite, companiile din ntreaga lume ii mbunataesc relaiile cu
clienii i partenerii, ii eficientizeaz fluxurile operaionale i obin avantaje semnificative
n cadrul lanului de aprovizionare. Procesele cheie dintr-un numr variat de domenii sunt
cuprinse n functionalitaile oferite de cele peste 23 de soluii adaptate pentru domenii de
14

afaceri. Astzi, peste 20 000 de companii din mai mult de 120 de ari dein peste 64500 de
instalri de software SAP. Cu subsidiare n peste 50 de ri, compania este listat la burse
precum Bursa din Frankfurt sau NYSE, cu simbolul "SAP"/ROMPRES/.
(Sursa: www.Stiri.rol.ro)
1.5.2 Oracle
Prezent n ar nc din 1992 printr-un distribuitor autorizat, corporaia Oracle i-a
nfiinat reprezentana n Romnia n toamna anului 1995, datorit creterii numrului de
utilizatori ai produselor Oracle, precum i a unei continue dezvoltri a proiectelor
informatice complexe bazate pe soluii Oracle, care necesitau expertiz tehnic local.
Astfel, Oracle a devenit prima mare companie de software care i-a deschis un birou de
reprezentan n Bucureti.
Activitatea de succes desfurat pn n prezent ct i influena asupra ntregului
mediu IT din Romnia face din Oracle Romnia un juctor major pe piaa local, unde
compania dispune de una dintre cele mai puternice echipe de specialiti, capabil s ofere
i s susin pe plan local toate tehnologiile, soluiile de afaceri i serviciile oferite de
Oracle la nivel global. n perioada 1995-2003Oracle Romnia a nregistrat o cretere
anual de peste 30%, mult peste rata medie de cretere a pieei locale de IT apreciat la
11%.
Aplicaiile complexe bazate pe Oracle Applications implementate pentru beneficiari
de interes naional demonstreaz capacitatea Oracle Romnia de a asigura expertiza i
transferul de know-how ctre utilizatori. Noile pachete de soluii i transformrile
intervenite la nivel de corporaie au permis extinderea funcionalitii produselor Oracle pe
piaa romneasc, unde alturi de aplicaiile financiare pot fi acum integrate, componente
de planificare a resurselor ntreprinderii (ERP), gestionare a resurselor umane (CRM) sau
orice alt categorie de soluii capabile s susin o organizaie n eforturile de tranziie la
noua economie bazat pe e-business.
Printre cei mai importani clieni se afl Ministerul Industriei i Resurselor,
Ministerul Finanelor Publice, Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Sntii i
Familiei, Ministerul de Interne, Comisia Naional de Statistic, Banca Naional a
Romniei, Banca Comercial Romn, CFR S.A., Transelectrica, Romtelecom, Sidex
Galai, Oltchim Rm Vlcea, MobilRom, MobiFon, Gelsor i Regisco. De asemenea
aplicaii complexe bazate pe Oracle Applications cum ar fi cele de la Oltchim, CFR S.A.,
BNR, Romtelecom, Compania Naional de Lignit i MobilRom demonstreaz c echipa
din Romnia, i n special departamentul de consultan, este capabil s asigure expertiza i
transferul de know-how ctre utilizatori.
Oracle este partener strategic al guvernului n domeniul tehnologiei informaiei n
urma protocolului semnat cu Guvernul Romniei (Memorandum of Understanding). n
acest sens, reprezentana Oracle Romnia a fost i este angajat n sprijinirea domeniului
educaional din ara noastr, prin:

donarea de tehnologie la ase mari universiti

deschiderea unui Centru de Excelen Oracle (n

colaborare cu IBM) la Academia de Studii Economice din Bucuresti

programul OAI (Oracle Academic Iniiative) care a cuprins pna la aceasta

dat un numar de 26 de facultai de profil, acoperind peste 90% din nvmntul superior
cu profil de informatic

deschiderea centrului LaCOR (Laboratoarele Compaq - Oracle) n cadrul

Facultii de Automatic i Calculatore din Universitatea Politehnica Bucuresti.
15

Obiective
Principalele obiective ale Oracle Romnia se focalizeaz pe:
dezvoltarea industriei de profil prin promovarea celor mai noi soluii odat cu intrarea n
noua er Internet Computing.

Implicarea n proiectele mari, de importan strategic, n mod direct i prin

parteneri.

Sprijinirea procesului educaional din Romnia prin susinerea Iniiativei

Academice Oracle.
1.5.3 Baan
De mai bine de 25 de ani, intreprinderile industriale cu procese complexe de
producie i service, s-au bazat pe Baan pentru a-i mbunti performanele. Baan este
orientat spre livrarea de soluii informatice i servicii pentru intreprinderi industriale din
sectoarele construciei de maini i echipamente, a electronicii, aeronauticii, aprrii i
automobilelor. Bazndu-se pe o experiena de neegalat n verticalele industriale int, Baan
asigur clienilor cele mai sczute costuri de achiziie i intreinere, precum i cel mai scurt
timp de implementare a soluiilor. Baan are 6500 de clieni n ntreaga lume i peste 15000
de instalri ale produsului la filialele acestora.
Personalul Baan cu experien, lucreaz alturi de clieni, pentru a asigura
proiectarea i implementarea soluiilor informatice. Pentru a maximiza rezultatele
investiiei clienilor, Baan ofer servicii pe ntreg ciclul de via al produsului, pentru
administrarea, actualizarea i optimizarea acestuia. Scopul Baan este de a menine soluiile
Baan la un nivel de maxima eficien, oferind clienilor posibilitatea s se concentreze
asupra afacerii proprii.
1.5.4 Siveco Romnia
SIVECO Romnia destinat organizaiilor mijlocii i mari a nceput dezvoltarea
pachetului integrat Siveco Applications n 1994, pachet ajuns n prezent la versiunea 10.4.
Aceast soluie ERP cuprinde module care rezolv principalele probleme ale oricrei
organizaii mijlocii i mari:
gestiunea economic,
automatizarea fluxurilor de date,
consistena i coerena datelor,
regsirea i raportarea rapid a informaiilor,
reproiectarea fluxurilor informatice
Din 1994 pn n prezent, Siveco Romnia a lansat cel puin o nou versiune pe an
a tuturor componentelor Pachetului Integrat pstrnd compatibilitatea cu versiunile
anterioare. Apariia noilor versiuni a fost determinat n primul rnd de necesitile
beneficiarilor, apoi de modificri de legislaie sau de modul de tratare a problematicii
acoperite i de schimbri la nivelul tehnologiei informatice.
Efortul total de dezvoltare i implementare a pachetului integrat Siveco
Applications a fost de aproximativ 50 de specialiti/an i s-a desfurat timp de 9 ani.
Funcionaliti
16

Pachetul Integrat SIVECO Applications, funcionnd i pe Web, acoper funcionaliti

complexe:
Componenta de Management al Produciei
Componenta de Management al Aprovizionrii
Componenta de Management al Mentenanei
Componenta de Management al Resurselor Umane
Componenta de Management al Stocurilor
Componenta de Management Financiar-Contabil
Componenta de Management al Salarizrii Personalului
Componenta de Management al Mijloacelor fixe i al Obiectelor de inventar
Componenta de Management al Bugetelor
Componenta de Management al Clienilor
Componenta de Management al Tarifelor
Componenta de Management al Transporturilor
Componenta de Management al Parametrilor i al normelor
Componenta de Management al Serviciilor
Componenta de Facturare utiliti
Componenta de Management al documentelor i fluxurilor de lucru
Sistem Informatic de Management.
Caracterul integrat al componentelor n cadrul pachetului este dat de concepia
unitar avut n vedere n timpul dezvoltrii lor, de arhitectura (Client/Server), n-tier,
mediul de dezvoltare i server de baz de date (Oracle) folosite.
Avantaje pentru utilizator
Comunicaia dintre componente este rezolvat n mod intrinsec prin utilizarea unei
baze de date comune.
Utilizatorul beneficiaz de aceeai interfa grafic, toate componentele folosind
acelai standard referitor la ferestre, moduri de lucru, obiecte informatice.
Securizarea datelor este tratat n mod uniform, drepturile de acces ale utilizatorului putnd
fi stabilite pn la cel mai detaliat nivel posibil: operaiile (vizualizare, adugare,
modificare, tergere) existente n cadrul fiecrui modul al componentelor i chiar datele din
baza de date.
Dezvoltarea componentelor din pachetul Integrat s-a realizat pe baza cerinelor exprimate
de utilizatori fr cunotine informatice, dar experi n domeniile lor de activitate - acest
lucru a fcut posibil rezolvarea de ctre ansamblul componentelor a problemelor specifice
domeniilor acoperite.

17

Modularitate i scalabilitate
Privit c instrument de lucru curent n cadrul ntreprinderii, Sistemul Informatic
Integrat contribuie semnificativ la:
ordonarea i ritmicizarea activitii, impus de integrarea aplicaiilor;
verificarea intrinsec a fiecrei activiti, la nivelul fluxului integrat de date din care
face parte;
creterea coerenei i corectitudinii datelor primite, prelucrate i transmise;
creterea vitezei de procesare a documentelor, eliminarea timpilor de ateptare i a
documentelor prelucrate manual;
controlul activitilor i fundamentarea deciziilor la nivelul managementului pe
baza indicatorilor de analiz;
controlul foarte riguros al accesului la date;
pstrarea datelor n deplin siguran, folosirea lor numai acolo unde este deplin
justificat i n forma de prezentare corespunztoare graie procedurilor de
securitate, implementate la nivel de departament, utilizator i nregistrare.
Poziia pe pia
Conform studiului IDC privind piaa ERP pentru 2002, SIVECO Romnia este
furnizorul de soluii ERP (Enterprise Resource Planning) cu cu cea mai ridicat rat anual
de cretere (57%) a marketshare-ului. n ultimii doi ani, compania a ctigat o important
cot de pia, n 2002 deinnd 10,8% din piaa de soluii ERP.
Att n 2001 ct i n 2002 soluia Siveco Applications s-a situat pe primul loc ntre
soluiile romneti de gestiunea resurselor ntreprinderii iar SIVECO Romnia este ntre
primii trei furnizori de produse ERP din Romnia.
1.5.5 AIS - Advanced Integrated System
AIS este un sistem de contabilitate i gestiune, modulele asigurnd un flux
informaional complet pentru a v putea realiza
Advanced Integrated System (AIS) este un sistem economic integrat, o soluie complet
realizat la un nalt nivel tehnologic. AIS este destinat administrrii i conducerii
activitilor societii Dvs., indiferent de profilul de activitate.
Este proiectat pe criterii multi-companie i multi-devize, soluie ERP (Enterprise Resource
Planning) i este dezvoltat n Romnia n conformitate cu specificul legislaiei romnesti n
vigoare, fiind perfect adaptabil oricrei eventuale modificri ulterioare a acesteia.
Prin funcionalitaile sale, AIS ofer att asisten computerizat la nivel operaional, ct i
suport de decizie la nivel managerial.
Beneficiile clienilor soluiei ERP AIS sunt:

cel mai mic pre raportat la o calitate superioar, dovedit, a produselor i

serviciilor sale
grija permanent orientat spre client, printr-o comunicare eficient i
profesional cu acesta
timp minim i eficien maxim n procesul de implementare a soluiei ERP
AIS
18

personalizarea
beneficiarului

solutiei

ntocmai

cu

specificul

activitii

necesitile

Soluia ERP AIS - Advanced Integrated System - ofer asisten la

toate nivelele de activitate: operaional, tactic, strategic.
Ceea ce o difereniaz ntre celelalte soluii ERP din Romnia:

nivelul superior de integrare a modulelor componente

modul intuitiv de utilizare a aplicaiei, ceea ce implic, ntre altele, o durat
redus de scolarizare a utilizatorilor finali.

Sistemul Informatic Profesional AIS are o arhitectur de tip Client/Server. n

esen, acest concept presupune gestiunea unitar a informaiilor vehiculate. c urmare,
influena unei informaii introduse ntr-un punct al sistemului se va transmite n timp real la
toate parile sistemului cu care este n relaie de interdependen. Astfel se asigur un grad
optim de securitate aplicaiilor rulate i viteza necesar unui produs profesional.
AIS conine o serie de module care realizeaz o gestiune unitar a informaiilor
vehiculate.
1.Contabilitate
Modulul permite meninerea mai multor perioade contabile deschise simultan.
Contarea tranzaciilor se face automat i n timp real. Modulul de contabilitate poate realiza
organizarea evidenei contabile pentru mai multe firme independente sau componente ale
unui holding.
2.Managementul bugetelor i proiectelor
Administrarea superioar a afacerii i analize financiare pe Centre de Cost.
Diverse tipuri de bugete: administrative (buget pe departament) i de proiect (buget pe
proiect detaliat pe departamente), cu posibilitatea urmririi modului n care acestea sunt
folosite.
3.Analize i statistici
Instrument de analiz global a activitii i a performanelor companiei folosind
modele economice multidimensionale: cuburi de date. Avantajul cheie al utilizatorului este
viteza cu care se obin aceste date i faptul c nu mai necesit nici o prelucrare ulterioar,
putand fi folosite direct n procesul decizional.
4.Programarea, lansarea i urmarirea produciei
Programarea zilnica i sptmnal a produciei n funcie de comenzile de livrare.
Definirea structurii unui produs (materiale, componente) i a fiei tehnologice,
fia tehnologic care cuprinde operaiile tehnologice suferite de produs precum i
utilajele folosite i timpii de incrcare.
5.Administrare de sistem
n principal, acest modul este destinat experilor care asigur instalarea i pregtirea
pentru funcionare a aplicaiei. Aici se stabilesc, printre altele, drepturile de acces la
funcionalitile aplicaiei. Tot de aici se poate urmri activitatea fiecrui utilizator la partea
de program la care are acces.
19

6.Gestiune financiar
Aici partea financiar este tratat cu toat importana care i se cuvine. Se pot crea
tranzaciile financiare folosind un sistem multidimensional din punct de vedere al firmelor,
bncilor, conturilor i devizelor folosite.
7.Aprovizionare
Aplicaia ofer informaii vitale despre situaia comenzilor, a contractelor ncheiate
i a documentelor nsoitoare pentru bunurile primite, indiferent c este vorba de furnizori
interni sau externi.
Documentele de evidena a recepiei bunurilor sunt cele obisnuite, NIR i PVR,
gestionarea acestora fiind foarte facil. Aplicaia ofer toat flexibilitatea necesar pentru
planificri i ealonri ale operaiilor de acest tip.
8.Desfacere
Sistemul gestioneaz ntregul proces de desfacere: ncepnd de la crearea i
urmarirea portofoliului de contracte i comenzi de desfacere i continund cu administrarea
i monitorizarea seciunii operative (facturare). n acelai timp sunt furnizate informaii
analitice i sintetice, vitale pentru actul de analiz i decizie la nivel managerial.
9.Stocuri
Administreaz informaiile legate de gestionarea, evaluarea, micrile, evoluia i
consumarea stocurilor, oferind informaii complete la nivelul oricrei entiti stocabile.
10.Mijloace fixe
Gestionarea intrrilor i ieirilor de mijloace fixe din evidena firmei cu contarea
automat a acestor operaii pe tipuri de operaii: intrri din investiii, cumparare (legatura
cu facturile primite), producie proprie, ieiri prin vnzare, casare etc., transferuri ntre
gestiuni, ntre locaii, reevaluri de durate, reevaluri ale valorii de inventar i amortizrii
etc.
Calcularea automat a amortizrii lunare conform regimului de amortizare asociat fiecrui
mijloc fix, pe centre de cost, gestiuni etc.
11.Resurse Umane i Salarizare
n aplicaie sunt integrate datele personale ale angajailor, detaliile financiare,
nivelul i evoluia profesional a acestora n firma precum i poziia fiecruia n schema
organizaional.Cu ajutorul acestui modul se poate raspunde la unele dintre cele mai
importante ntrebri pe care orice manager le are:
Care sunt cheltuielile cu angajaii? Care este eficiena cu care acetia lucreaz? n ce
direcie trebuie s se canalizeze investiiile n personal? Pe baza informaiilor extrase din
program se pot lua deciziile optime.
12.AIS Language-Customizer
Cu ajutorul acestui modul, utilizatorii pot folosi aplicaia AIS cu interfee n limba
dorita. Pe lng uurina cu care poate fi folosit, modulul este o noutate n peisajul ERP
din Romnia.
Acest modul poate fi folosit i independent de AIS pentru traducerea interfeelor oricrei
alte aplicaii care folosete baze de date relaionale (SQL).
13.Generator de Analize i Situaii
20

Generatorul de Analize i Situaii, este modulul care ofer utilizatorului

posibilitatea sa-i creeze n cateva minute propriile rapoarte, n funcie de necesitile de
informare i de drepturile sale de acces la modulele aplicaiei. Aceste rapoarte se stocheaz
i pot fi accesate oricnd ulterior.
Generatorul de Analize i Situaii poate fi folosit i independent de AIS pentru generarea
de analize i situaii din orice alt aplicaie care folosete baze de date relaionale (SQL).

21

CAPITOLUL II. PREZENTARE S.C. ELECTRICA S.A.

2.1 Scurt istoric al S.C. Electrica S.A.
Bucuretiul a fost prima capital din lume iluminat cu petrol lampant, n anul
1857. Se spune c din acel moment au inceput preocuprile pentru modernizarea vieii
publice din Romnia, implicit i a celei industriale. Anii respectivi au marcat nceputul
avntului economic al rii (anul 1938 este folosit ca referin pentru starea economic a
Romniei nainte de schimbarea regimului de guvernmnt) i una din direcii a fost
dezvoltarea energetic a rii.
Treptat, n funcie de volumul de munc cerut i dezvoltarea industrial a rii
noastre, au fost puse n funciune capaciti de producie noi (hidrocentrale, termocentrale,
centrale electrice pe gaz, linii electrice de transport i distribuie etc.) care au condus la
inchegarea Sistemului Energetic Naional; n zilele noastre, au ramas neelectrificate
aproximativ 300 de localiti, reprezentnd circa 2 % din totalul localitilor din ara.
Momente importante din istoria activitii de distribuie i furnizare a energiei electrice:

1882, Bucureti - se pune n funciune prima reea de iluminat public din ar

1884, Timioara - se pune n funciune primul iluminat electric stradal din Europa
1887, Craiova - se realizeaz iluminatul electric al Teatrului Naional
1894, Bucureti - primele tramvaie electrice din ar
1898, Bucureti - ia fiin "Societatea Romn pentru Intreprinderi Electrice
Industriale", care n 1921 devine "S.C. ELECTRICA S.A. - Societate Anonim
Romn"
1899, Iai - ncepe distribuia public de energie electric n ora
1902, Ploieti - incepe distribuia public de energie electric n ora
1913 - prima cale ferata electrificat din ar, pe ruta Arad - Ghioroc - Pincota Radna
1930 - 1931, Bucureti - punerea n funciune a primei reele electrice de distribuie
pe stlpi de beton armat din ar
1939 - 1940, Snagov - punerea n funciune a primului cablu subacvatic

Exist multe alte evenimente importante n construcia i dezvoltarea Sistemului

Energetic Naional, acestea reprezentnd realizri obinute de-a lungul anilor de societile
comerciale aprute prin reorganizarea Ministerului Energiei Electrice, RENEL i CONEL.
Trebuie amintit totui infiinarea n 1909 a Muzeului Tehnic "Dimitrie Leonida" din
Bucureti, inclus n 1965 n cadrul Ministerului Energiei Electrice aflat n momentul de
fa n grija ELECTRICA S.A.

22

2.2 Cadrul general de organizare al sucursalei de distribuie i furnizare a

energiei electrice
n temeiul prevederilor art.107 din Constitutia Romniei i ale Hotrrii Guvernului
nr.138/2000 privind programul de restructurare n sectorul energiei electrice i termice,
Guvernul Romniei a hotrt, prin HG nr.627/31 iulie 2000, nfiintarea Societtii
Comerciale de Distribuie i Furnizare a Energiei Electrice Electrica SA, cu sediul n
municipiul Bucureti, str. Grigore Alexandrescu nr. 9, Sectorul 1, denumit n continuare
Electrica S.A.
Caracteristicile generale ale Electrica S.A. sunt urmatoarele:
* persoan juridic romn, este organizat i funcioneaz n conformitate cu
dispoziiile legale n vigoare i cu statutul propriu prevzut n anexa nr.5.1 la HG
nr.627/2000.
* are ca obiect principal de activitate distribuia i furnizarea energiei electrice,
precum i exploatarea i dezvoltarea sistemelor de distribuie, telecomunicaii i tehnologii
informatice n corelare cu sistemele de producere i transport, pe baz de licene conform
legii .
* poate desfura complementar i alte activiti conexe pentru susinerea
obiectului principal de activitate, n conformitate cu legislaia n vigoare i cu statutul
propriu, cu condiia c funcionarea n siguran a Sistemului energetic naional s nu fie
afectat .
* rspunde de funcionarea instalaiilor energetice proprii n condiii de calitate,
siguran, eficien economic i protecie a mediului nconjurtor .
* are organizate n componena sa 8 sedii secundare, cu statut de sucursal fr
personalitate juridic, care au n componen 42 de exploatri de distribuie .
* este condus de adunarea general a acionarilor i de consiliul de administraie .
* este nmatriculat n registrul comerului sub numrul J 40 / 7425 / 2000 din data
de 10.08.2000 .
Capitalul social al Electrica S.A. este detinut n ntregime de statul romn n
calitate de actionar unic, reprezentat de Ministerul Industriei i Resurselor .
Sucursala de Distribuie i Furnizare a Energiei Electrice (SDFEE) funcioneaz c
sucursal a Societii Comerciale de Distribuie i Furnizare a Energiei Electrice
Electrica S.A si are urmatoarele caracteristici:
* nu are personalitatea juridic i va efectua operaiuni contabile pn la nivelul
balanei de verificare, n condiiile Legii Contabilitii nr. 82/91, cu modificrile ulterioare.
* rspunde n faa conducerii S.C. Electrica S.A. de ndeplinirea tuturor
atribuiilor, responsabilitilor i competenelor ncredinate de aceasta prin hotrri i
decizii de mputernicire.
* are c obiect principal de activitate distribuia i furnizarea energiei electrice,
precum i exploatarea i dezvoltarea sistemelor de distribuie, telecomunicaii i tehnologii
informatice n corelare cu sistemele de producere i transport, pe baz de licene conform
legii.
* poate desfura complementar i alte activiti conexe pentru susinerea
obiectului principal de activitate, n conformitate cu legislaia n vigoare i cu statutul
propriu, cu condiia c funcionarea n siguran a Sistemului Energetic Naional s nu fie
afectat.
23

* rspunde de funcionarea instalaiilor energetice proprii n condiii de calitate,

siguran, eficien economic i protecie a mediului nconjurtor.
* este condus de o echip managerial cu urmtoarea componen:
- directorul sucursalei, care ndeplinete sarcina de conducere operativ a SDFEE i
este subordonat directorului general al ELECTRICA - S.A.,
- directorul direciei distribuie, informatic
- directorul direciei furnizare
- directorul direciei dezvoltare
- directorul direciei servicii energetice
- directorul direciei finane patrimoniu
precum i directorii Exploatrilor de Distribuie i Furnizare a energiei electrice
(EDFEE) din componena SDFEE .

2.3 Structura organizatoric a sucursalei de distribuie i furnizare a energiei

electrice
1. Director Sucursal, are n subordine direct urmtoarele compartimente:
- Serviciul resurse umane
- Compartimentul expertizare manageri i indicatori de performan
- Serviciul juridic
- Serviciul control tehnic i financiar
- Serviciul securitatea i medicina muncii
- Biroul AQ-PM, conformitate furnizori
- Biroul relaii publice
Totodat, directorul are n subordine exploatri de distribuie i furnizare a energiei
electrice
2. Director distribuie informatic, cu urmtoarele compartimente n subordine:
- Serviciul operator distribuie, urmrirea calitii construciilor
- Serviciul PRAM, informatic de proces
- Biroul telecomunicaii
- Serviciul coordonare dispeceri
- Biroul tehnic
- Serviciul MIS
3. Director furnizare, cu urmtoarele compartimente n subordine:
- Serviciul gestiune i msura energiei electrice, CPT
- Serviciul FEE, marketing i relatii cu clienii
- Serviciul aprovizionare
- Serviciul administrativ
4. Director dezvoltare, cu urmtoarele compartimente n subordine:
- Serviciul strategie, studii dezvoltare
- Serviciul investiii reparaii:
- Serviciul energetic
5. Director servicii energetice, cu urmtoarele compartimente n subordine:
- Serviciul coordonare mentenan, instalaii de distribuie i MHC
- Serviciul consultan, coordonare proiectare i activiti conexe
24

- Serviciul comercial, aprovizionare, administrativ

- Serviciul coordonare activitate auto, mecanic ef
- Biroul coordonare reparaii echipamente energetice i echipamente de msur
6. Director finane - patrimoniu, cu urmtoarele compartimente n subordine:
- Serviciul financiar, decontri creane
- Serviciul contabilitate, bugete, centre de cost
- Biroul preuri i tarife, disciplin contractual
- Biroul patrimoniu

2.4 Obiectul de activitate al sucursalei de distribuie i furnizare a energiei

electrice
S.D.F.E.E. are c obiect de activitate (conform HGR 627/2000, anexa nr. 5.1. art.6,
completat prin Hotrrea AGA nr.10 / iulie 2001 ):
distribuia energiei electrice, inclusiv n zonele libere ;
proiectarea instalaiilor energetice proprii i ale terilor ;
furnizarea energiei electrice, inclusiv n zonele libere ;
producerea de energie electric n centrale proprii ;
achiziia de energie electric ;
dispecerizarea energiei electrice prin operator de distribuie ;
operaiuni de import export de energie electric i tranzitul de energie electric
prin reele proprii ;
realizarea de investiii pentru dezvoltri i retehnologizri ;
msurarea energiei electrice ;
achiziia, comercializarea i nchirierea de aparatur de msurare ;
verificarea metrologic a echipamentelor de msurare a energiei electrice ;
montarea echipamentelor de msurare a energiei electrice ;
activitatea de microproducie ;
repararea echipamentelor electrice n ateliere proprii sau prin colaborri
(transformatoare de putere, maini electrice rotative, ntreruptoare, separatoare
etc.)
executarea de lucrri noi, de separaii, de modernizri sau de reparaii, inclusiv
activitatea de service n instalaii electrice de utilizare ale consumatorilor ;
realizarea de instalaii conexe reelelor electrice ;
realizarea de panouri publicitare ( neiluminate i iluminate electric ) ;
colaborarea cu agenii economici de specialitate n domeniul telecomunicaiilor sau
emisiilor radio tv ;
depozitarea i desfacerea prin magazine proprii a materialelor pentru instalaii de
alimentare cu energie electric, a produselor electrocasnice i electronice, inclusiv
asigurarea de service pentru aceste produse ;
instruirea, testarea psihologic i perfecionarea personalului de specialitate
autorizat pentru proiectare, execuie i recepie a lucrrilor la instalaiile electrice ;
executarea de lucrri n laboratoare de specialitate proprii privind protecia,
raionalizarea i automatizarea instalaiilor electrice ;
defectoscopie i profilaxie n reelele de cabluri de joas i medie tensiune proprii
i ale terilor
25

 executarea de lucrri de montaj i service la liniile electrice subterane de 110 kV

din gestiunea societii i a altor ageni economici ;
executarea unor instalaii pentru securitatea bunurilor i a persoanelor ( instalaii
antifurt, alarme etc. ) cu semnalizare la punctele cu personal permanent i asigurare
service ;
elaborarea de norme, instruciuni i regulamente privind activitile specifice
desfurate ;
operaiuni de comision i de intermediere ;
expertize, testri, consultan, reparaii, retehnologizri i modernizri n domeniul
energetic ;
audit, inspecii, expertize, recepii n domeniul calitii produselor/serviciilor,
exploatrii instalaiilor ;
cercetare proiectare n domeniul su de activitate ;
revizii i reparaii ale agregatelor i instalaiilor energetice, precum i ale
dispozitivelor de lucru i de mecanizare specifice ;
modernizarea i retehnologizarea instalaiilor energetice existente, precum i
extinderea automatizrii ;
ntocmirea de programe, studii, analize i audit pentru reducerea impactului
instalaiilor energetice asupra mediului, rapoarte de expertiz, memorii tehnice, n
vederea obinerii de autorizaii n domeniul de activitate al societii ;
eficientizarea utilizrii energiei electrice i termice i realizarea la consumatori de
investiii din fondurile proprii, n acest scop sau pentru nlocuirea energiei termice
cu energia electric ;
aprovizionarea tehnico material din ar i din import, necesar pentru
desfurarea activitilor proprii ;
participarea la trguri i expoziii interne i internaionale ;
valorificarea materialelor rezultate din stocuri, reparaii, demolri, casri, produse
secundare rezultate din activitatea de baz ;
participarea c membru colectiv la organizaii profesionale interne i internaionale
;
desfurarea de activiti specifice pentru utilizarea brevetelor i a documentelor
privind protecia proprietii intelectuale, pentru care societatea este titular, coform
prevederilor legale
msurarea, aplicarea de tehnologii informatice i de telecomunicaii n unitile
proprii, precum i realizarea de sisteme proprii noi ;
prestri de servicii n domeniul tehnologiilor informatice i de telecomunicaii
pentru cerinele interne i internaionale ;
proiectare, realizare i service pentru sisteme informatice integrate pentru teri ;
elaborarea de programe software n domeniu ;
transportul personalului propriu la / de la locul de munc ;
cooperare economic internaional ;
participarea cu capital, n condiiile legii, la constituirea de societi comerciale,
mpreun cu persoane fizice i / sau juridice romne ori strine de drept privat ;
vnzarea, darea n locaie i nchirierea de spaii, terenuri i bunuri ale societii
comerciale unor persoane fizice sau juridice, n condiiile legii : cumprarea,
preluarea n locaie i nchirierea de spaii, terenuri i bunuri de la persoane fizice
sau juridice, n condiiile legii ;
26

 editarea de publicaii, lucrri tehnico tiinifice specifice activitilor pe care

societatea le desfoar ; executarea de tiprituri inclusiv imprimate n regim
special ;
organizarea de servicii publicitare pentru nevoi proprii sau pentru teri ;
executarea de revizii i reparaii ale autovehiculelor i ale autoutilajelor speciale n
autobazele proprii ( revizii periodice, reparaii curente, reparaii capitale ) ;
prestri de servicii pentru facturarea i ncasarea taxei de abonament pentru
posesorii de televizoare i radio ;
realizarea de studii topografice, trasri, cadastru, cartografie, geodezie i
organizarea teritoriului prin atelierele de proiectare proprii, pentru necesiti interne
i pentru teri ;
efectuarea i prestarea serviciilor de transport de mrfuri i de persoane cu
mijloace proprii sau nchiriate ;
construcia, administrarea, cumprarea i vnzarea de locuine, construcia i
administrarea de spaii de cazare pentru personalul propriu n cmine de nefamiliti
i n locuine de intervenie ;
realizarea de transport maritim, fluvial i pe rurile interioare ;
operaiuni de leasing, conform legislaiei n vigoare ;
asigurarea pazei proprii sau n condiii contractuale a obiectivelor din sistemul
energetic ;
prestarea de activiti de turism, agrement, agroturism, piscicultur, alimentaie
public i activitate hotelier prin valorificarea patrimoniului propriu pentru teri i
pentru personalul propriu ;
tiparirea ziarelor ;
alte activiti anexe tipografiei ;
fabricarea altor masini i utilaje specifice ;
fabricarea calculatoarelor i a altor echipamente electronice ;
producia de receptoare de radio i televiziune; aparate de nregistrare i
reproducere audio i video ;
producia de ceasuri ;
producia de energie electric ;
intermedieri n comerul cu maini, echipamente industriale, nave i avioane ;
intermedieri n comerul specializat n vnzarea produselor cu caracter specific
neclasificate n alta parte ;
intermedieri n comerul cu produse diverse ;
comert cu ridicata al altor produse, neclasificate n alta parte ;
reparatii de articole electrice de uz gospodaresc ;
alte mijloace de cazare ;
restaurante ;
activiti ale agentiilor de turism i asistenta turistica ;
activiti ale altor agentii de transport ;
activiti de televiziune ;
activiti de radiocomunicatii ;
alte activiti de telecomunicatii neclasificate n alta parte ;
alte servicii de telecomunicatii, neclasificate n alta parte ;
consultatii n domeniul echipamentelor de calcul ;
27

 activiti legate de bancile de date ;

ntreinerea i repararea mainilor de birou, de contabilizat i a calculatoarelor ;
alte activiti legate de informatic ;
cercetare i dezvoltare n tiinte fizice i naturale ;
activiti de consultare pentru afaceri i management ;
activiti de testri i analize tehnice ;
activiti de secretariat, dactilografiere, multiplicare i traduceri ;
alte activiti de servicii prestate n principal ntreprinderilor ;
alte forme de nvmnt ;
orice alte activiti pentru realizarea obiectului su de activitate, permise de lege.

2.5 Indicatori economici

S.C. Electrica S.A. are un capital social de 4.022.973 milioane lei. La nceputul
anului 2003 societatea i-a nceput activitatea cu o cifr de afaceri planificat de 7.715.600
mil. lei pentru ca la sfritul anului s nregistreze doar 6.995.520 mil. lei, rezultnd o
pierdere n mrime absolut de 78.527 mil. lei. Rezultatul financiar negativ se datoreaz
unui volum al cheltuielilor mai mare dect al veniturilor nregistrate. Structura veniturilor
i cheltuielilor aferente exerciiului financiar din anul 2003 se prezint astfel:

Venituri
Venituri totale 7.089.028 mil lei, din care:
- Venituri activitatea de exploatare: 6.995.520 mil lei
- Venituri activitatea financiar:
5.127 mil lei
- Venituri activitatea excepional:
88.371 mil lei
Pondere venituri
91,80%, din care:
- Venituri activitatea de exploatare: 90,67%
- Venituri activitatea financiar:
79,74%
- Venituri activitatea excepional: nu au fost programate

Cheltuieli
Cheltuieli totale 7.151.666 mil lei, din care:
- Cheltuieli activitatea de exploatare: 7.032.254 mil lei
- Cheltuieli activitatea financiar:
19.864 mil lei
- Cheltuieli activitatea excepional:
99.548 mil lei
Pondere cheltuieli
93,21%, din care:
- Cheltuieli activitatea de exploatare: 90,67%
- Cheltuieli activitatea financiar:
79,74%
- Cheltuieli activitatea excepional: nu au fost programate
Se observ c pe toate posturile de structur, cheltuielile au devansat veniturile, lucru
care se poate datora, n mare parte, lipsei sau slabei gestionri a resurselor. Astfel, att n
activitatea de exploatare, ct i n cea financiar si excepional, s-au nregistrat pierderi,
care n mrime absolut arat astfel:
Pierdere:
- 78.527 mil lei
din care:
- activitatea de exploatare:
- 52.623 mil lei
28

- activitatea financiar:
- 14.737 mil lei
- activitatea excepional:
- 11.167 mil lei
Cele mai mari cheltuieli nregistrate au fost cele financiare care au devansat
veniturile n mrime relativ cu 563%.
Cu toate c, cheltuielile din activitatea excepional nu au fost programate ele au
intervenit pe parcursul exerciiului financiar cu urmatoarea structur:
Cheltuieli activitatea excepional: 99.548 mil lei
din care:
- majorri de intrziere aferente TVA:
- majorri i penalitai aferente impozitului pe profit:
- impozit pe profit stabilit suplimentar:
- TVA stabilit suplimentar:
- majorri i penaliti aferente creditelor preluate prin protocol

28.591 mil lei

2.733 mil lei
2.261 mil lei
1.024 mil lei
56.940 mil lei

Pentrul riscul de diferen net de curs valutar s-au constituit provizioane n valoare
de 15.228. mil. lei. Situaia lor arat astfel:
Provizioane pentru diferen net de curs valutar:
15.228 mil lei
din care:
- Merill Lynch
3.304 mil lei
- BEI 1.8194
11.737 mil lei
- BIRD
187 mil lei
Pentru o demonstraie mai riguroas a cauzelor care au dus la pierderea nregistrat
de SC Electrica SA la sfritul anului 2003 se prezint n continuare indicatorii concrei de
la nivelul activitii ntreprinderii nregistrai la ncheierea exerciiului financiar.
Tabel.nr. 2.1
Indicatori economico financiari la 31.12.2003
INDICATORI
Energie electric facturat 2002
Energie electric ncasat 2002
Ponderea energieie incasate n
energie facturat
Cheltuieli activitate proprie
SEN
Pondere SEN n total venituri
Pondera cheltuielilor proprii n
producia marf
Valoarea medie lunar a
ncasrilor
Durata medie de recuperare a
creanelor

mil lei
mil lei
%

U/M

BACAU
2.496.963
2.239.621
90

mil lei
mil lei
%
%

333.488
1.599.990
0,76
13

mil lei

248.847

zile

73

29

Obiective pe anul 2004

Reducerea CPT cu 0,5% fa de anul 2003 reprezentnd 273 MWh, respectiv 304
milioane lei
Angajarea cheltuielilor proprii, corelat cu gradul de realizare a veniturilor
ncadrarea n limitele stabilite de ANRE pentru standardele de performan n
activitatea de distribuie i furnizare
ncasarea lunar a contravalorii energiei electrice n procent de cel puin 95%
Reducerea cu 20% a numrului de reclamaii privind serviciul de distribuie i
furnizare
Finalizarea implementrii SAP n vederea gestionrii riguroase a resurselor
Implementarea sistemului OPEN SGC n vederea reducerii ciclului citire
facturare - ncasare
Certificarea sistemului integrat de management calitate - madiu
Trecerea la standardele internaionale de contabilitate

30

CAPITOLUL III. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI ERP-SAP R/3 N

S.C. ELECTRICA S.A.
3.1 Despre soluia ERP -,,SAP R\3

SAP -- 30 de ani n E-Business

56 000 de instalri. 1000 de parteneri. 21 de soluii pentru ntreprinderi, 10 milioane de
utilizatori
SAP AG, companie german cu sediul central n Walldorf, este a treia companie de
software din lume ca mrime i cea mai mare companie din lume n domeniul produselor
software inter-enterprise. Systems, Applications, Products (SAP) produce, pe lng
soluiile integrate inter-enterprise, i soluii de colaborare e-business pentru toate
categoriile de industrie i pentru toate pieele majore. Fondat n 1972 de cinci ingineri de
sistem, foti angajai IBM, SAP are acum peste 28.000 de angajai n mai mult de 50 de
ri, echipa de dezvoltatori depind 5.400 de angajai n toat lumea. Nu mai puin de
18.000 companii din peste 120 de ri i administreaz afacerile folosind SAP. SAP i
tranzacioneaz aciunile la cteva burse din lume, inclusiv la Bursa de la Frankfurt i la
cea de la New York (NYSE).
SAP R/3 este componenta de ERP (Enterprise Resource Planning Planificarea
Resurselor ntreprinderii) din portofoliul de produse SAP i este cea mai cunoscut soluie
ERP de pe pia. Datnd din anii 70, R/3 este soluia carea a adoptat ideea reunirii mai
multor funcii de afaceri ntr-o singur aplicaie rulnd pe o singura baz de date.
Componentele principale ale unui sistem SAP R/3 sunt serverul pentru baza de date,
serverele de aplicaii i serverele de prezentare.
Pentru a-si pastra independena fa de furnizorii de sisteme de operare i de
sisteme de gestiune a bazelor de date relaionale, SAP a dezvoltat foarte multe structuri
personalizate, adaptate la diversele soluii existente pe pia. Astfel, serverul pentru
gestiunea bazelor de date poate folosi tehnologie Oracle, IBM DB2, Adabas, Informix,
Microsoft SQL Server, serverele de aplicaii pot rula pe sisteme de operare Microsoft,
sisteme de tip UNIX (de la diversi furnizori) sau VMS. Serverele de prezentare folosesc un
protocol de comunicare propriu, care utilizeaz la nivel inferior TCP/IP. Clientul poate rula
partea de prezentare de pe diverse sisteme de operare, inclusiv de pe un simplu interenet
explorer.
Sistemul ERP SAP R/3 gestioneaz mai multe arii de interes precum logistica,
contabilitatea, resursele umane. Toate aplicaiile de nivel utilizator (mai puin cea de
salarizare) sunt localizate i n limba romna, adaptrile incluznd traducera meniurilor i
modificarile specifice legislaiei din Romnia. n cazul achiziionrii serviciului de
mentenan, SAP AG, prin SAP Romnia, furnizeaz prompt pachetele de program
necesare implementrii oricrei schimbri legislative.
n versiunea comercializat curent, licenele pentru sistemul ERP R/3 pot fi
achiziionate sub forma setului de produse mySAP Business Suite. O licen de acest tip
ofer utilizatorului dreptul de a folosi, pe lnga sistemul ERP, i alte produse SAP fr a
mai achiziiona licenele suplimentare. Sunt incluse aici produse c CRM (Customer
Relationship Management gestiunea relaiei cu clienii), SCM (Supply Chain
Management managementului canalului de furnizare / distribuie), BW (Business
Warehouse), SAP Enterprise Portal .
31

Pentru buna funcionare a oricrui produs SAP este necesar, pe lnga instalarea
propriu-zis, i configurarea sistemului astfel nct s se adapteze perfect proceselor de
afaceri utilizate de client. Aceast configurare este realizat de partenerii SAP.
Radix Company S.A. a devenit partener SAP n 2002 i are statutul de General
Contractor i de Service Partner. Avnd o echip de oameni cu o pregtire tehnic (n
domeniul IT) i economic de excepie, Radix Company S.A. abordeaz proiectele de
implementare SAP cu maxim seriozitate folosind tehnologia de implementare
recomandata de SAP (Accelerated SAP ASAP). Aceast tehnologie folosete instrumente
moderne de management de proiect urmrind pas cu pas toate elementele necesare unei
implementri de succes, lund n calcul experiena de zeci de ani de implementari SAP.
Durata unei implementri, incepnd de la pregtirea proiectului i ncheind cu darea n
funcionare cu datele clientului (nsoit de suportul necesar) variaz foarte mult funcie de
gradul de complexitate al proceselor de afaceri analizate. c ordin de mrime se poate
considera durata total a unui astfel de proiect de la ase luni la peste un an.
Dintre toate produsele oferite de SAP, n momentul de fa Radix Company S.A. i
dezvolt echipa de consultani concentrndu-se pe implementri de sisteme ERP R/3, c
parte a pachetului mySAP.com, i pe implementri de sisteme de enterprise portal.
Portalul SAP Enterprise ofer o interfa structurat, ierarhizat tematic, uor de
accesat, cu o mare flexibilitate i dinamic avand c int comunitile de tip corporaie cu
acces personalizat i permind n acelai timp integrarea altor aplicaii web cu care
utilzatorul era deja familiarizat (de exemplu, SAP Portal Enterprise permite integrarea
facilitilor portaluluiYahoo n interfaa proprie), sau a altor aplicaii de comunicaii
mobile.
Privit c o replic la aplicaii de tip portal public, SAP Portal Enterprise ii propune
cu precdere realizarea unui instrument virtual al schimbului de informaii ntre membrii
unei comuniti profesionale: directori, angajai, parteneri, clieni, sau oricare ali utilizatori
avnd interese comune mediului de afaceri respectiv. c sa exemplificm doar una dintre
facilitile oferite de SAP Portal, amintim aplicaia de tip "SAP Collaboration Room" care
are la baz accesul unitar la informaiile de interes comun diferitelor grupuri cu interese
comune n interiorul corporaiei, alturi de conceptul de "re-utilizare" a modulelor accesate
de diferite grupuri, plecnd de la o bibliotec impresionant de "template"-uri. Astfel
iniierea unui nou proiect, urmrirea lui, modificarea sarcinilor persoanelor implicate
devine o operaiune rezolvabila n mai puin de 15...20 minute. SAP ofer de asemenea
servicii i aplicaii de dezvoltare profesionale clienilor care urmresc s dezvolte aplicaii
proprii pe platforma SAP Portal Enterprise (de tipul Portal Development kit). Un exemplu
n acest sens este portalul www.iviewstudio.com, care ofer unelte de dezvoltare pentru
aplicaii proprii pe platforma SAP Portal Enterprise, lrgind n acest fel gradul de
flexibilitate i integrare cu alte tehnologii al conceptului de Portal SAP.

3.2 Premizele implementrii SAP R/3

S-a subliniat i cu alte prilejuri, i evoluiile recente ale procesului de reform prin
care a trecut i va mai trece Electrica o demonstreaz, c domeniile Distribuiei Energiei
Electrice trebuie privite ca afaceri specifice ale proceselor de distribuie, furnizare i ale
activitilor care asigur funcionalitatea acestora, precum ntreinerea, reparaiile i
proiectarea mijloacelor, instalaiilor i echipamentelor electrice, infrastructura de
comunicaii i dotarea informatic.
Transmiterea informaiilor este esenial ntr-o afacere i de aceea ea este o resurs
strategic utilizabil n strategia de management.
32

n Strategia Electrica, i c atare i n Programele de Dezvoltare, se gsesc cuprinse

obiective care urmresc utilizarea unui sistem informatic complex integrat, unic i n timp
real, cu care s se asigure condiiile pentru un management performant al tuturor
activitilor specifice unei companii din domeniul Distribuiei i Furnizrii Energiei
Electrice.
n acest sens, Hotrrile c 2/3555/20.03.2002 i AGA 13/4551/20.03.2002ale S.C.
Electrica S.A. au stabilit c Sistemul Informatic de Management SAP s fie utilizat pentru
conducerea activitilor n toate entitile din domeniul Distribuiei, Furnizrii i a
ntreinerii i Reparaiilor Instalaiilor Electrice, utilizndu-se, pentru finanare, un credit
furnizor.
Implementarea SAP se va efectua de IBM Romnia, n calitate de antreprenor general,
conlucrndu-se cu specialiti i firme abilitate n astfel de proiecte. Proiectul are sprijinul
Reprezentanei SAP n Romnia director Valentin TOMA, i a conducerii Companiei
SAP-AG, Zona Europa Central i de Est, director Wolfgang Kastenhofer i se
concretizeaz prin informarea periodic a stadiului proiectului i analiza necesitilor i a
soluiilor corespunztoare pentru resursele SAP (licene, consultan, expertize, schimb de
experien etc.) utile reuitei implementrii i trecerii n productiv.
Deciziile c i AGA vin s normalizeze o situaie de fapt, nlocuind multitudinea de
aplicaii informatice, care sunt utilizate n Filialele i Sucursalele Electrica, printr-un sistem
informatic de management, unic i folosind acelai model logic ce algoritmeaz procesele
decizionale specifice activitilor de Distribuie, Furnizare i ntreinere-Reparaii i
Servicii Energetice.
Sistemul SAP va asigura o gestiune corect adevrat i n timp real, creindu-se
condiiile pentru analiza diverselor scenarii de organizare i funcionare ntr-un mediu de
pia concurenial, n continu schimbare.
Utilizarea unui astfel de sistem permite un dialog de afaceri inteligibil i eficient cu
partenerii europeni dar i interni, furnizori sau clieni, pentru c SAP a devenit un
instrument practic universal pentru sectorul energetic i al altor ramuri economice, cel
puin din spaiul european.
Racordarea, pe aceast cale, la valorile de management european, cu efectele
scontate n gestionarea veniturilor i costurilor societilor din domeniul specific
activitilor noastre, creaz, n plus, i efecte de imagine pozitiv i de cretere a valorii de
pia a societilor.
Sistemul informatic SAP, un sistem exact i care asigur transparena total a
operaiunilor tehnice, comerciale, financiare i structurale, schimb mantalitatea i
atitudinea ntregului personal al organizaiei, de la top management pn la executani,
fiind, din acest punct de vedere, generatorul unui proces complex de schimbare i de
transformare a conceptului de calitate ntr-o realitate aplicat.
Folosirea SAP, c instrument managerial de lucru i de concepie i verificri
privind adaptarea arhitecturii organizaionale la cerinele pieei, face imposibil
convieuirea noii culturi a organizaiei cu mentalitatea c merge i aa i c la noi (n
Romnia sau n Electrica) nu e nevoie de astfel de metode i tehnici de management
exacte, fiind prea.nemeti.
nc din aceast faz de prezentare i organizare a Programului de Implementare a
Sistemului Informatic de Management (SAP i celelalte componente) n Electrica- Filiale,
Sucursale i Agenii trebuie s se sublinieze c pentru reuit (obligatorie!) este nevoie,
n primul rnd, de schimbarea radical de mentalitate i atitudine i de implicarea total a
factorilor decizionali ai top managementului (Directori Generali, directori, ingineri efi i
efi contabili). Se consider, fr nici o exagerare, c ntregul complex de aciuni ce se va
derula constituie o piatr de ncercare care va proba calitile i capacitile manageriale ale
33

celor numii n prezent (dei nu cu decizii definitive) s conduc Filialele, Sucursalele i

Ageniile Electrica.
Se consider c momentul ales, prin deciziile AGA, este deja unul limit, fiind
practic imposibil s se obin performane manageriale i concordane cu obiectivele
naionale de integrare european, concretizate n acest caz prin deschiderea Capitolului
Energie, n condiiile pstrrii actualei situaii din Electrica (Filiale, Sucursale i Agenii)
privind metodele i tehnicile informatice utilizate.
Aceste raiuni impun o anumit logic a derulrii proiectului i o implicare fr
menajamente, justificnd astfel etapele care vor fi parcurse n continuare, privind
organizarea i evalurile periodice.
3.1.1 Etape n procesul de pregtire a datelor n vederea prelurii lor n sistemul R/3
Pe parcursul implementrii sistemului R/3 activitaile de pregtire a datelor
reprezint un volum important din activitile proiectului. Studiile efectuate arat c acest
volum poate merge pn la 40% din ntregul buget de timp. Drept urmare atenia care
trebuie acordat acestei activiti trebuie s fie foarte mare pentru a asigura resursele
necesare (umane, logistice, de timp) iar planificrile stabilite trebuie urmrite pentru a
evita, pe ct posibil, orice fel de ntrzieri.
Trecerea la o aplicaie unic folosind input-uri de date din aplicaii diverse
reprezint o provocare dar, n acelai timp, i o oportunitate de a curata datele existente de
informaii redundante i eronate. O alta faet a folosirii unui sistem informatic integrat o
reprezint i completarea datelor existente cu date care nu erau folosite n aplicaiile vechi,
date ins necesare pentru funcionarea sistemului n condiiile gndite de echipa de proiect.
Aceste date, alaturi de cele posibil a fi extrase din aplicaiile actuale, vor trebui culese n
formatul cerut prin specificatiile de conversie.
Un sistem informatic integrat prezinta i alte caracteristici care impun o disciplina
obligatorie n gestionarea datelor pentru a evita coruperea acestora. Una dintre aceste
caracteristici este accesul n sistem al unor utilizatori care nu cunoteau o aplicaie
informatic sau erau implicai foarte puin n intreinerea acestora, caracteristic care
reprezint o provocare dar i un risc dac la data trecerii n producie aceti utilizatori nu au
cunotine de lucru cu calculatorul. O alta caracteristic este accesul selectiv la datele din
sistem, acces determinat de profilele de autorizare. n ultim instan o alt caracteristic,
specific Electrica, este folosirea unui nomenclator unic de materiale pentru materialele
gestionate central i a unui plan unic de conturi funcie de apartenena la o unitate sau alta.
innd cont de toate aceste informaii se va ncerca stabilirea unei strategii pentru
pregtirea datelor n vederea prelurii lor n sistemul R/3 dar i de a stabili responsabilii cu
aceast activitate precum i atribuiile acestora.
Echipele de master data
Pentru pregtirea datelor vor fi stabilite echipe de master data n funcie de tipul de date
care trebuie convertite pentru fiecare unitate organizatoric nivel sucursal i agenie. Este
posibil ca anumite tipuri de date s nu fie posibil a fi extrase din aplicaiile actuale nefiind
intreinute n acestea (ex: echipamentele). De aceea se vor stabili cteva reguli privitoare la
modul de organizare.
1. Echipele se vor organiza funcie de tipul de date care trebuie pregtite (ex: o echipa
care se va ocupa de nomenclatorul de clieni i de soldurile clienilor)

34

2. n componenta echipei va fi responsabilul cu pregtirea datelor, unul sau maxim doi

angajai din cadrul Electrica care culeg date n aplicaiile respective (viitorii
utilizatori finali).
3. n cadrul echipelor care vor pregti date care pot fi extrase din aplicaiile actuale
responsabil va fi programatorul care are n responsabilitate aplicaia respectiv.
4. n cadrul echipelor care vor pregti date care nu pot fi extrase din aplicaiile actuale
responsabilul va fi eful de departament care are n subordine activitatea respectiv.
5. Coordonarea echipelor de master data de la nivel de sucursal i agenie va fi
asigurat de ctre efii de MIS.
6. Utilizatorii experi pe modulele respective vor urmri c termenele stabilite pentru
pregtirea datelor s fie respectate i vor verifica i valida datele transmise spre
preluare n sistem. ca urmare a acestui fapt vor fi preluate n R/3 doar fiierele care
vin din partea utilizatorilor experi.
Tipuri de date
n sistemul R/3 vor fi preluate urmatoarele tipuri de date:
1) nomenclator de clieni i solduri clieni (nu casnici)
2) nomenclator de furnizori i solduri furnizori
3) nomenclator de echipamente
4) nomenclator de materiale i stocuri de materiale
5) nomenclator de servicii
6) mijloacele fixe i solduri pentru acestea
7) obiecte de inventar n folosint
8) solduri conturi de Carte Mare
9) date personal i salarizare
Etape n pregtirea datelor
n decursul proiectului de rollout Moldova vor exista trei momente pentru care vor
trebui pregatite date. Acestea sunt:
a.
b.
c.

Testele unitare
Testele de integrare
Trecerea n producie

a.Testele unitare
Se va trece la efectuarea testelor unitare (testarea configurrii prin efectuarea de
tranzacii). Pentru aceste teste se vor introduce manual date de baza pentru toate tipurile de
date. Introducerea acestor date se va face n strns legtur cu consultanii de modul. Nu
se vor prelua solduri.

b.Testele de integrare
Vor avea loc testele de integrare. Testele de integrare vor cuprinde i o testare a
programelor de preluare dezvoltate de IBM si, implicit, a programelor de conversie
35

dezvoltate de programatorii Electrica pentru pregtirea datelor n formatul cerut n

specificatiile de conversie.
Ca urmare pentru aceste teste s-a stabilit efectuarea unei preluari integrale de date . Datele
preluate vor trebui s reconstituie balana contabila a doua dintre sucursalele i a doua
dintre agentiile din sistem. Celelalte sucursale i agenii au datoria de a incheia activitile
cuprinse n planul de proiect n vederea lmuririi problemelor care exist.
c.Trecerea n producie
n cadrul desfurrii proiectului de implementare rollout R/3 ultima etapa o
reprezint trecerea la operarea productiv. n afar de condiiile de ordin tehnic
(comunicaii, calculatoare) i de cele de instruire n operarea sistemului a utilizatorilor
finali aceast etap poate demara doar dup preluarea datelor n sistem.
La acest moment, al prelurii datelor, trebuie s se fi rezolvat absolut toate problemele
aprute la testele de integrare. De asemenea datele pregatite pentru testele de integrare vor
reprezenta o baz n pregtirea datelor pentru trecerea n producie n sensul c o pregatire
corect a datelor pentru teste va uura munca de verificare i curire a datelor pentru
trecerea n producie pentru cele doua sucursale i cele doua agenii.
Celelalte sucursale i agenii au datoria de a verifica lunar integritatea datelor i de a
efectua n timp util curatarea acestora n vederea pastrrii consistenei informaiilor.

3.1.2 Procedura de curare a datelor

Pentru preluarea datelor folosite la testele de integrare i la trecerea n producie
prima activitate care trebuie desfurat este curirea acestora. n aplicaiile actuale exist
multe situaii n care datele gestionate nu mai sunt folositoare i care incarc inutil bazele
de date existente. Trecerea la un sistem informatic integrat, aa cum s-a mai spus, ofer
oportunitatea de a prelua doar date folositoare activitii organizaiei, asigurnd garania
integritii i consistenei acestora.
Activitatea de curire a datelor este necesar pentru a elimina datele redundante i datele
care nu mai sunt de actualitate, pentru a identifica datele care trebuie reglate n aplicaiile
vechi precum i pentru a realiza reconcilierea ntre aplicaiile actuale i valorile din balant.
Datele redundante se pot prezenta sub diverse forme. Se dau cteva exemple:
Coduri duble (multiple) de furnizori
Coduri multiple de materiale
Coduri duble (multiple) de clieni
n general aceasta situaie nu este att de des ntlnit ns este recomandabil c
astfel de reglri s se fac nainte de preluarea datelor n R/3.
Datele care nu mai sunt de actualitate se prezint, n general, sub forma de coduri
de clieni, furnizori, materiale pe care nu au mai fost efectuate nregistrri de mai mult
timp. Aceste date nu vor fi convertite pentru preluare n R/3. De asemenea cazul obiectelor
de inventar sau al mijloacelor fixe casate n aplicaiile vechi nu vor fi pregatite pentru
preluare n R/3.
Reglarea anumitor date din aplicaiile vechi se refer la situaii de genul
materialelor cu micare lent, materiale care nu mai sunt folosite n activitatea curent.
Aceeai situaie apare la obiectele de inventar i mijloacele fixe propuse pentru casare.
Identificarea acestora i declasarea respectiv casarea lor inainte de trecerea n producie
36

reprezint rezolvarea acestei situaii. Acest lucru va uura trecerea n producie prin
evitarea multiplicarii inregistrrilor n perioada respectiv.
De asemenea n aceeai situaie sunt soldurile de furnizori sau clieni care nu mai au
inregistrri de o buna perioad de timp i pentru care se va proceda la reglarea lor n
aplicaiile vechi. O alta posibilitate poate fi existenta unor sume nelmurite n conturi
diverse, valori recomandabil a fi reglate n aplicaiile vechi.
n aceast faz, de analiz a datelor, exist posibilitatea s fie identificate diferene
ntre valorile conturilor din balana i cele din aplicaiile informatice (n aceast situaie
intr i diferenele ntre valorile de amortizate din balan i cele din aplicaiile de mijloace
fixe). n R/3 se vor prelua valorile din balan aa c este obligatorie realizarea reconcilierii
ntre valorile acesteia i cele din aplicaii acolo unde este cazul. Este situaia care necesit
de obicei alocarea unui buget de timp destul de important deoarece identificarea erorilor
implic verificarea unui numr important de documente i inregistrri.
Este posibil ca exemplele furnizate s nu fie exhaustive. De aceea, dac
responsabilii de aplicaii i departamentele implicate n utilizarea acestora, identific i alte
situaii acetia vor lua legatura cu consultanii IBM n vederea rezolvrii ct mai urgente a
problemelor respective.
3.1.3 Procedura de pregtire a datelor
n vederea prelurii datele vor trebui pregtite n forma cerut de specificaiile de
conversie.
Este obligatorie citirea i consultarea acestor specificaii deoarece regulile stabilite
n aceste documente respect configurarea sistemului i asigur consistena prelurii.
Multe din erorile aprute n pregtirea fiierelor s-au datorat nerespectrii acestor indicaii.
de aceea pentru orice nelmurire responsabilii cu pregtirea datelor din toate unitatile
cuprinse n rollout au obligatia de a lua legtura cu partenerii sau consultanii IBM.
fiierele vor fi livrate pentru preluare n format excel.
La acest subcapitol se au n vedere trei situaii speciale n cazul Electrica.Este
posibil ca, n funcie de specificul fiecarei subuniti, s apar i alte situaii. acestea sunt:
A. Modul de evaluare al materialelor pre standard n aplicaiile actuale
B. Echipamente
C. Obiecte de inventar n folosin
A. Modul de evaluare al materialelor pentru a uura conversia i preluarea datelor privind
stocurile de materiale acolo unde aplicaiile actuale folosesc pretul standard ele vor trebui
modificate pentru a calcula preul mediu ponderat. R/3 calculeaz acest pre mediu
ponderat n timp real (orice noua recepie modific preul mediu al materialelor).
B. Echipamente situaia cea mai probabil n cazul echipamentelor este c aceste date nu
exist la aceast dat n format electronic. De aceea pentru pregtirea acestor fiiere, n
vederea asigurrii consistenei informaiilor furnizate, va fi necesar o conlucrare ntre efii
de departamente i echipa care va pregti aceste date.
C. Obiecte de inventar n folosin ca i n cazul echipamentelor este posibil ca anumite
date cerute n specificatiile de conversie pentru obiectele de inventar s nu existe n
aplicaiile actuale. De aceea pentru pregtirea acestor fiiere, n vederea asigurrii
37

consistenei informaiilor furnizate, va fi necesar o conlucrare ntre sefii de departamente

i echipa care va pregti aceste date.
Pentru a urmri mai uor activitile de pregtire a datelor se anexeaza un document
n care vor fi centralizate toate informaiile privind tipul de date care vor fi preluate,
numele aplicaiilor actuale, responsabilii, modulele de care aparin aceste date. Acest
document va fi completat n perioada urmatoare i va fi consolidat la nivel de FDFEE i
SISE Moldova.
3.1.4 Procedura de verificare a datelor
Datorit volumului foarte mare de date care vor trebui preluate i pentru a eficientiza
preluarea toate datele vor fi verificate urmrind urmtoarele criterii:
Numrul de nregistrri n cazul nomenclatoarelor
Valorile cantitative i valorice ale stocurilor de materiale s fie n conformitate cu
balana
Valorile soldurilor i ale poziiilor deschise furnizori, clieni i Carte Mare s fie n
coresponden cu balana
Numrul mrcilor s fie egal cu al angajailor
Valorile din fiierele pentru interfee s fie n coresponden cu datele din
aplicaiile actuale
Orice neconcordane care vor aprea pot determina ntrzieri apreciabile n cazul
prelurii punnd n pericol data de trecere n producie, cu implicaii directe n volumul de
munc al utilizatorilor finali n vederea recuperrii decalajului de timp. De aceea
responsabilitatea efilor de MIS, care n aceast activitate vor trebui s aib susinerea
departamentului financiar-contabil, n verificarea acestor date este foarte mare.
3.1.5 Procedura de validare a datelor
Pentru a evita orice preluare a unor fiiere greite absolut toate datele care se vor
transmite partenerilor i consultanilor IBM vor trece obligatoriu printr-o procedur de
validare.
Responsabili pentru aceast validare sunt, n prima faz, efii de MIS acetia
asigurnd prin aceasta aciune c datele sunt corecte din punctul de vedere al unitii
respective. n faza a doua responsabili pentru validarea datelor sunt utilizatorii experi care
vor trebui s asigure prin aceast aciune c datele au fost reverificate i ele corespund cu
datele din balanele unitilor dar i cu cele din balana centralizatoare.
Abia dupa validarea datelor de ctre utilizatorii experi fiierele vor fi transmise pentru
preluare. n acest moment va fi ncheiat, dupa modelul din proiectul pilot, un protocol de
predare-primire al fiierelor.

38

3.3 Prezentare general sistem SAP R/3

Gestionarea principalelor arii de interes da la nivelul ntreprinderii de ctre sistemul
ERP-SAP R/3 este prezentat n continuare:

Prezentare

SD

Sales &
Distributio
MM n
Material
s
PP Mgmt.
Production
Planning

FI

Financia
l
Account.CO
Controlling

TR

Treasury
Mngmt.

SAP R/3
BASIS

QM

Quality
Management PM

Plant
Main- HR
tenanceHuman

Resources

Mesaj
e

PS

Project
System

Apli
caie

Aplicaie

WF

Workflow

IS

Industry
Solution
s

Mesaj
e

SGBD

Figura.nr. 3.1 Gestionarea principalelor activiti

ale ntreprinderii

39

SAP R/3 procese economice integrate

Procesele economice integrate-componente ale sistemului integrat de gestiune a
resurselor ntreprinderii(SAP R/3)-sunt prezentate in figura nr. 3.2.

Capital

investiii

Costuri

termen lung

Numerar
termen scurt

Resurse de capital
Procese logistice
Aprovizionare

Producie

Servicii

Vnzri

Client

Resurse materiale

Furnizor

Personal

Echipament
Resurse de capacitate

Figura.nr.3.2 Procesele economice integrate n sistem

40

Sistemele de gestiune integrat a resurselor ntreprinderii, SAP R/3, n forma lor

general se prezint astfel:

SM

PP

Contracte
Comenzi

SD

Produse
Comenzi de
producie
Liste de
materiale
Fie tehnologice
Centre de lucru

Vnzri
Distribuie
Facturare

MM

Achiziii
Stocuri
Verificare
facturi

FI

Contabilitate
Financiar

Intr. prev.
Inspecii
Reparaii
Rep. capitale

PM

QM

Planif. Insp.
Efectuare
inspecii

CO

AA

Costuri
Costuri

Mijl. fixe

HR

Personal

Figura.nr.3.3 Sistemele de gestiune integrat

n cadrul sistemului de gestiune integrat SAP R/3 se observ c procesele
economice integrate sunt interdependente, adic ii furnizeaz una celeilalte resursele
necesare desfurrii normale a activitii.

41

...........................PRINCIPALELE ELEMENTE LAUTILIZAREAUNUI SISTEM SAPR/3 SUNT

URMTOARELE :

Navigarea n sistemul
SAP R/3

Logarea n sistemul
SAP R/3

SAP GUI
Interfaa grafic cu
utilizatorul
Rapoarte n sistemul
SAP R/3

Tiprire din sistemul

SAP R/3

Figura.nr.3.4 Elemente de utilizare a sistemului SAP R/3

42

Navigarea n sistemul SAP R/3

Noul meniu standard SAP Easy Access sau meniul de utilizator este punctul de intrare
specific-utilizator n sistemul SAP.

Figura.nr.3.5 Exemplu de interfa a meniului standard

Meniul de utilizator conine doar acele poziii cum ar fi tranzacii, rapoarte i adrese Web
de care este nevoie pentru ndeplinirea sarcinilor zilnice.
Dac administratorul dumneavoastr de sistem a definit un meniu de utilizator, acesta va
aprea cnd are loc logarea la sistem.

43

Utilizarea ariei de navigare

Se pot extinde i restrnge meniurile n aria de navigare alegnd sageile dropdown din
stnga poziiilor din meniu, ca n exemplul de mai jos:

Figura.nr.3.6 Exemplu de interfata a ariei de navigare

Pentrua deschide o aplicaie n aria de navigare:
Se d dublu-clic pe ea, sau
Se alege Enter, sau
Se alege Edit Executie
Pentru a rula o aplicaie ntr-o nou sesiune,se alege Edit Execuie n fereastra nou.

Logarea la sistemul SAP R/3

nainte de utilizarea sistemului R/3, trebuie s aiba loc logarea Dupa terminarea utilizrii
sistemului SAP, utilizatorul se deconecteaz. La prima logare i la intervale regulate, dup
aceea, trebuie schimbat parola.

44

Indiferent de sarcinile pe care efectuate in sistemul SAP, ntotdeauna va trebui deschis i

nchis sistemul SAP.

Sistemul SAP se deschide selectnd iconul de logare de pe desktop.

Are loc logarea la sistemul SAP.
Dac aceasta este prima logare, va trebui schimbat parola iniial asigurat de
administratorul de sistem. dac nu e prima logare, se poate s avea nevoie de
schimbarea parolei n concordan cu politicile de siguran ale companiei .
Dup terminarea lucrului cu sistemul SAP, utilizatorul se deconecteaz.

Logarea pentru prima dat

nainte de prima logare, administratorul de sistem va da o parola iniial. n timpul
procesului de logare, trebuie creat o noua parol,stiuta doar de utilizator . Dup aceasta,se
va folosi aceeasi parola.la fiecare logare
Pentru logare, trebuie mai nti deschis Meniul SAP Logare dnd dublu clic pe iconul su
Dup pornirea sistemului SAP, primul ecran aprut este cel de logare (n acest caz, cu titlul
SAP R/3).

Figura.nr.3.7 Interfa a ecranului de logare

n acest ecran se va completa cmpul User cu numele utilizatorului i n cmpul
Parol se va introduce parola dat de administrator. Apasnd butonul Parol noua se va
putea introduce parola utilizatorului, care va fi utilizat de acum nainte.

Logarea
nainte de logare utilizatorul trebuie s se asigura c si cunoate:
Numrul de client
ID-ul de utilizator
Parola

45

Dac se dorete s se lucreze n alt limba dect engleza, utilizatorul trebuie s se asigure
c tie cheia de limb pentru limba dorit. Pentru mai multe informaii, trebuie contactat
administratorul de sistem.

Figura.nr.3.8 Interfa grafic-opiuni de limb

Deconectarea
Se poate deconecta de la sistemul SAP din orice ecran.
1. Din bara de meniu, se alege Sistem Log off.
2. Se apas butonul
din colul din dreapta sus al ecranului (dac este doar o sesiune
deschis).
Va aparea csua de dialog Log off (dup cum se vede aici), care informeaz c orice
date care nu au fost salvate nc se vor pierde la deconectare.

Figura.nr.3.9 Optiune de salvare naintea deconectrii

3. Dac utilizatorul nu este sigur c a salvat toate datele i nu mai vrea s se deconecteze,
se alege Nu. Se va reveni la ecranul n care se lucreaz.
Dac utilizatorul este sigur c a salvat toate datele dorite, se alege Da. Toate sesiunile
din sistemul SAP se nchid. Utilizatorul s-a deconectat cu succes.

SAP GUI
46

Interfaa grafic cu utilizatorul (SAP GUI ) const n caracteristici tehnice care

permit s se fac schimb de informaii cu Sistemul SAP ( introducnd date, alegnd funcii,
i aa mai departe). Pentru Varianta 4.6, SAP a facut schimbri considerabile n design-ul
SAP GUI.
Caracteristicile remodelate includ:

Fonturi de text i culori

Scheme de culoare

Setri de sunet i de animaie

Opiuni adiionale pentru prezentare de date.

Noul SAP GUI este alctuit din 2 arii principale de ecran :

Antet ecran

Antetul ecranului este alctuit din:

Bara de meniuri

Bara de unelte standard

Bara de titlu

Bara de aplicaii

Corpul ecranului

47

Corpul ecranului este zona dintre antetul ecranului i bara de status.

Elementele unei frestre SAP tipice apar dedesubt:
Bara de meniu

Toolbar standard

Bara de titlu

Banner

Bara de aplicaii
Antet ecran

Corp

Bara de stare
Figura.nr.3.9 Elementele unei ferestre SAP

48

Pai ntr-o Sarcina Tipic n Sistemul SAP R/3

n Sistemul SAP, o sarcin const ntr-unul sau mai multe ecrane pe care introduc
date. Unele sarcini tipice pot s creeze registre de clieni, s introduc facturi, sau s creeze
documente de vnzri.
Pentru a executa o sarcin n Sistemul SAP, de obicei:
1.
Se alege sarcina la care se vrea s se lucreze, din meniu sau cu ajutorul
codului de tranzacie.

Figura.nr.3.10 Meniu de sarcini

2.

Se introduc date n ecranul iniial al sarcinii .

Fiecare ecran conine cmpuri de intrare n care se introduc date. Unele cmpuri cer intrri
(cele n care apare bifa
), altele nu.

Figura.nr.3.11 Meniu cmp de intrare

3. Se merge la ecranul urmtor, apsnd tasta Enter sau butonul

49

Cnd se merge la ecranul urmtor, sistemul SAP depoziteaz temporar datele care tocmai
s-au introdus.
Se poate dori s se anuleze, sau s se tearg datele abia introduse. De exemplu, lipsete o
parte din datele necesare i nu se poate merge mai departe pn cnd nu sunt localizate.
Pentru a anula toate datele abia introduse ntr-un ecran, se alege
sau Edit -> Cancel.
Sistemul scoate datele din ecranul curent, nchide ecranul curent i duce napoi la ecranul
precedent. n funcie de situaie, sistemul poate s afieze o csu de dialog care invit la
confirmarea aciunii.
4. Se introduc date n ecranul urmtor al sarcinii .
Se poate:

ntoarcerea la ecranul precedent pentru a face schimbri

Saltul peste ecranele care nu sunt cerute

Se merge la o sarcin asemntoare pentru a lua informaii sau pentru a completa

ecrane adiionale

5.Se repet paii 3 i 4 pn cnd toate ecranele care alctuiesc sarcina sunt
completate
6. Se salveaza datele pentru ntreaga sarcin (se alege

sau se apas CTRL+S).

Sistemul salveaz datele din toate ecranele pe care completate.

Pentru a ncheia o sarcin:
1. n bara de unelte standard, se alege

sau se apas Shift + F3.

Dac datele sunt deja salvate, sau dac nu sunt de loc date, sistemul ncheie sarcina i
se ntoarce la ecranul iniial al aplicaiei.
2. dac au fost introduse datele n timp ce se lucra n aceast sarcin, dar nu sunt salvate
nc, sistemul afieaz o csu de dialog care invit la salvarea datelor.

Pentru a salva datele i pentru a ncheia sarcina, se alege Da.

Pentru a ncheia sarcina fr a salva datele, se alege Nu.

Pentru a ntoarcerea la sarcin, se alege Anulare.

50

Rapoarte
Cnd se lucreaz n Sistemul SAP, pentru a accesa informaii din baza de date
trebuie s se acceseze rapoarte.
n aceast documentaie, raport se refer la programul de raport, iar lista se refer
la ieire- adic la rezultatele raportului.
Unele rapoarte afieaz informaii; altele permit analizrile.
Dac un raport nu este disponibil direct din sarcina n care se lucreaz, el poate fi executat
ncepnd funcia de Raportare.
1. Din bara de meniuri a ecranului iniial SAP Acces Rapid, se alege Sistem -> Servicii
-> Raportare.
Apare ecranul raport selecie:

Figura.nr.3.12 Interfa execuie program

2. n cmpul Program, se introduce numele raportului.
3. Se alege Execut.
Sistemul afieaz ecranul cu criterii de selecie.
4. Se introduc criteriile de selecie.
Pentru a accesa criteriul de selecie folosind o variant, se poate alege o variant din
lista drop down cu intrri posibile. Aceast list conine intrri numai dac iniial au
fost create variante.
5. Pentru a iniia raportul, se alege din Program -> Execut.
Sistemul execut raportul i afieaz lista care rezult.
Dac se primete mesajul Nu exist date, se verific nc o dat criteriul utilizatorului
de selecie, inclusiv Data De la/ pn la.

Afiare i Printare Liste de Raport

Pentru a afia o list:
1.Se execut raportul din sarcina utilizatorului sau din meniul Sistem.
51

2.n ecranul cu criterii de selecie, se introduc criteriile de selecie n cmpurile de intrare

potrivite.
Pentru a introduce criteriile utilizatorului de selectie folosind o variant, se poate selecta o
variant din lista dropdown cu posibile intrri.
3.Din ecranul cu criterii de selecie, se alege Program -> Execut.
Apare lista. Mai jos se vede un exemplu:

Figura.nr.3.13 Interfa ctiterii de selecie

Tiprirea din sistemul SAP

Utiliznd sistemul SAP output se pot tipri mai multe feluri de documente inclusiv
comenzi de aprovizionare, facturi, note de livrare, state de plat, e-mail-uri i liste de
rapoarte pe dispozitive output cum ar fi imprimante sau faxuri.
Cnd se dorete efectuarea ieirilor de date online sau n background, sistemul output
SAP creaz documentul prin generarea:
1. Unei cereri de spool care n mod normal conine date independente de dispozitiv
2. Unei cereri de output care este folosit pentru a trimite datele dispozitivului de
output respectiv
Pentru a tipri documentele direct, se alege Tiprire imediat pe ecranul de tiprire.
Dac se dorete doar vizionarea datelor unui document, nu se selecteaza aceast casua de
dialog. Se pot afia aceste date n controlorul output.
Dac se alege Tiprire
(sau Sistem Lista Tiparire) ntr-o sarcin SAP, sistemul
afieaz de obicei un Ecran de tiparire, unde se pot specifica criteriile de output.

Ecran de tiparire
Indiferent unde se ncepe tiprirea, sistemul SAP de obicei afieaz ecranul de tiprire. Pe
acest ecran, se poate preciza ce imprimant s fie folosit i cum s fie tratat cererea de
output de ctre sistem.
Exemplul de mai jos arat ecranul de tiparire pentru liste, dar acelai tip de ecran
este folosit pentru toate tipririle.

52

Figura.nr.3.14 Ecran printare

53

Graficul urmtor ilustreaz modul n care datele de tiprire sunt trimise ctre dispozitivul
de output.
1. Situaia a: Cererea de spool i cererea de output sunt create simultan (tiprire
imediat).
2. Situaia b: O cerere de output este creat pentru o cerere de spool imediat dupa ce a
fost creat cererea de spool. Aceast cerere de output este apoi tiprit pe un
dispozitiv. Mai trziu, un utilizator creaz doua cereri de output adiionale pentru
aceeai cerere de spool. Aceste dou cereri de output sunt tiprite pe dou
dispozitive diferite.
3. Situaia c: Este creat doar cerere de spool i nu trebuie tiprit nimic.
Cereri de spool

Cereri de output

Dispozitive de output

Text document
Atribute
Nr. de copii
Dispozitiv
de output
Text document
Atribute
Nr. de copii
Dispozitiv
de output

Date pentru
imprimant
Atribute
Status
Protocol
Date pentru
imprimant

Date pentru
imprimanta

Date pentru
imprimanta

Atribute
Status
Protocol

Atribute
Status
Protocol

Atribute
Status
Protocol

Text document
Atribute
Nr. de copii
Dispozitiv
de output

Figura.nr.3.15 Trimitere date ctre dispozitivul de output

54

Aceasta nseamn c se poate tipri o cerere de spool ntr-o perioad viitoare fr s

trebuiasc recreerea datelor de tiprire.
Se administreaz cererile de spool i cererile de output utiliznd Controlorul Output
(tranzacia SP01).

3.4 Prezentare general modul FI

Componentele modului de Contabilitate Financiar FI:

Contabilitate general-> FI-GL

Contabilitate clieni -> FI-AR
Contabilitate furnizori -> FI-AP
Evidena mijloacelor fixe -> FI- AA

Registre speciale

Rapoarte legale i specifice

Figura.nr.3.16 Componente modul FI

55

FI-GL: Contabilitate General (sau de Carte Mare)

ntreinere plan de conturi

nregistrare note contabile
generale
Analiza conturilor
Pe sold
Pe perioade
Debit/credit
List tranzacii

Sistem de informaii

Balan de verificare
Cont de profit i pierdere
Fia contului

FI-AR: Contabilitate Clieni

ntreinere nomenclator clieni

nregistrri
Analiza conturi
Facturi emise
Facturi restante
Analiza pe sold
Analiza pe perioade
Integrare cu contabilitatea furnizorilor
Analiza cont partener (client - furnizor)
Compensri
Sistem de informaii
Detalierea informaiilor din rapoarte pn la documentul primar

56

FI-AP: Contabilitate Furnizori

ntreinere nomenclator furnizori

nregistrri
Analiza conturi
Facturi primite
Facturi neachitate
Analiza facturilor n funcie de
scadene
Analize pe sold furnizor
Analize pe perioade de raportare

Integrare cu contabilitatea clienilor

Analiza cont partener (client - furnizor)
Compensri
Sistem de informaii
Detalierea informaiilor din rapoarte pn la documentul primar
FI-AA: Contabilitatea Mijloacelor Fixe
Constituiri
mijloace fixe

M. Fixe
provenite
din
investiiii

Achiziii

Transferuri

M.Fixe din
Donaii
Transferuri

Transfer
fictiv

Transfer
efectiv

Retrageri

Casri

Vnzri

Amortizare

Transfer
la alt
unitate

Plani- Neplaficat nificat

Corecii

Figura.nr.3.17 Modul contabilitate mijloace fixe

EVIDENTA
MIJLOACE FIXE
FI
DOCUMENTE CONTABILE

GESTIUNE
MIJLOACE FIXE
CALCUL
AMORTIZARE

FI
DOCUMENTE CONTABILE
CO
COMENZI INTERNE
ACTIVITATI

57

Integrarea cu alte module

PS-IM: evidena investiiilor n
curs
MM: evidena obiectelor de
inventar date n folosin
Sistem de informaii
Detalierea informaiilor din rapoarte
pn la documentul primar

3.5 Sistemul de module pe care le acoper soluia ERP SAP R\3

Sistemul ERP SAP R/3, parte component a setului de produse mySAP.com,
acoper toate elementele de interes pentru buna gestionare a unei afaceri. Pentru
nregistrarea datelor i procesarea tranzaciilor specifice, SAP R/3 folosete diferite
programe care implementeaz n sistem un numr foarte mare de procese de afaceri. Pentru
a facilita adaptarea proceselor implementate prin program la procesele reale din organizaia
clientului i, totodat, pentru a uura activitatea de pregtire a personalului n vederea
utilizrii noului sistem infomratic, SAP grupeaz toate funcionalitile ERP n cateva
module, grupate pe categorii.
Astfel, n categoria contabilitate se gsesc modulele de Contabilitate Financiar
(FI), Contabilitate de Gestiune sau costuri (CO) i Controlul Intreprinderii (EC) (modul
care acopera de fapt mai multe arii de interes, dar conine i elementele legate de centrele
de cost), iar n categoria de logistic se regsesc modulele de Managementul Proiectelor
(PS), Vnzri i Distribuie (SD), Managementul Materialelor (MM), Planificarea i
Controlul Produciei (PP), ntreinere Fabrica (PM) i Managementul Calitii (QM). Un
statut aparte l au modulele de Managementul Resurselor Umane (HR), Modulul de
Administrare de Sistem (BASIS) i modulul de programare care permite modificarea
aplicaiilor existente i dezvoltarea de noi programe integrate n sistemul SAP (ABAP).
Funciile fiecrui modul sunt codificate pe siruri de caractere care ncep cu un grup
de dou litere simboliznd modulul (de exepmlu FI-GL-BNK pentru contabilitatea
operaiilor bancare). Aceast codificare se dovedete foarte util n sistematizarea
informaiilor i n localizarea promt a paginilor de ajutor de interes. SAP R/3 este nsoit
de un sistem de ajutor (help) foarte bine documentat care ofer utilizatorului rspunsuri la
cele mai diverse probleme, pornind de la simpla introducere a unor date pn la operaii
complexe de adaptare / customizare (disponibil online la http://help.sap.com/ ).
Modulul de Contabilitate Financiar (FI) cuprinde:
FI-GL:Contabilitate General (CarteaMare)
FI-GL-CP: Pregatire pentru Consolidare- .Definirea rapoartelor contabile la nivel
consolidat,realizarea,eliminareacheltuielilor/veniturilor,transferurilor,profiturilor/pierderilo
r specifice operaiilor intercompanii precum i a diferenelor de cursuri valutare care apar.
FI-LC: Consolidare Legal
FI-AP: Contabilitate Furnizori
FI-AR: Contabilitate Clieni
FI-AA: Contabilitate Active (Imobilizri necorporale, corporale, financiare)
FI-SL: Jurnale suplimentare - instrument de extindere a funcionalitilor oferite de
aplicaiile SAP; permit efectuarea unor analize ale diferitelor nivele organizatorice
combinnd diferite aplicaii i jurnale furnizate de contabilitatea centrelor de cost, a
centrelor de profit sau de contabilitatea financiar.
Modulul de Contabilitate de Gestiune (CO) cuprinde toate funciile necesare pentru
contabilitatea costurilor i veniturilor.
CO-OM: Contabilitatea costurilor de regie
CO-PC: Contabilitatea costurilor de producie
CO-PA: Analiza profitabilitii
Modulul pentru Controlul ntreprinderii (EC) pune la dispoziia top-managementului
informaii referitoare la ntreaga activitate a societii. Cuprinde:
58

EC-PCA: Contabilitatea centrelor de profit

EC-EIS: Sistem informaional pentru conducere (Tablouri de bord)
Modulul de Managementul Proiectelor (PS) cuprinde:
PS-BD: Date de baz
PS-OPS: Structuri operaionale
PS-PLN: Planificare proiect
PS-APP: Bugetare proiecte
PS-EXE: Executare/integrare proiect
PS-IS: Sistem de informaii
Modulul de Vnzri i Distribuie (SD) cuprinde:
SD-MD: Date principale - administrarea informaiilor generale despre materialele
SD-BF: Funciuni de baz
SD-SLS: Vnzrile - administrarea ofertelor i lansarea comenzilor de vnzare
SD-SHP: Expediia - finalizarea activitilor de ncrcare plus documentele necesare.
SD-TRA: Transportul - rutele pe care se face transportul, punctele de expediie, punctele
de vam.
SD-FTT: Exportul - sistemul suport i controleaz diferite proceduri de export
SD-BIL: Facturarea
SD-CAS: Informaii despre Activitile de Vnzare - informaii de marketing referitoare
la persoanele externe de contact , despre corespondena ntreinut, etc
SD-IS: Sistemul de Informaii despre Vnzri - analiza activitilor de vnzare rapoarte
/ grafice
SD-EDI: Pota electronic - corespondena i informaii transferate electronic ntre
partenerii care au Sistemul R/3 sau intern.
Modulul de Managementul Materialelor (MM) cuprinde:
MM-CBP: Planificarea necesarului de materiale:
MM-PUR: Aprovizionare
MM-IM: Gestiunea inventarului
MM-WM: Gestiunea depozitelor
MM-IV: Verificarea facturii
MM-IS: Sistemul de informare
MM-EDI: Pota electronic
Modulul pentru Planificarea i Controlul Produciei (PP) cuprinde:
PP-BD: Date de Baz: Datele principale pentru planificarea produciei n fabricaia
discret.
PP-SOP: Planificarea Vnzrilor i Fabricaiei: instrument flexibil de prognoz i
planificare.
PP-MP: Planificarea Produselor Directoare - cantitile de produs pentru un anumit
interval.
PP-CRP: Planificarea Capacitilor: determinarea capacitilor disponibile i a
necesarului de capacitate pentru efectuarea nivelrii capacitilor.
PP-MRP: Planificarea Necesarului de Materiale
59

PP-SFC: Comenzi de producie

PP-KAB: KANBAN - tehnic pentru controlul produciei i al fluxului de materiale bazat
pe o legatur modular n amonte a operaiilor n producie.
PP-REM: Fabricaie Repetitiv: planificarea i controlului produciei de serie mare.
PP-ATO: Procese de Asamblare
PP-PI: Planificarea Produciei pentru Industria de Proces: planificarea i urmrirea
fabricaiei de tip proces continuu, orientat pe loturi.
PP-PDC: Culegerea Datelor din Producie
PP-IS: Sistemul de Informare
Modulul pentru Managemenul Activitilor de ntreinere (PM) cuprinde:
PM-EQM- Obiecte tehnice
PM-PRM: Mentenan preventiv
PM-WOC: Managementul comenzilor de mentenan
PM-PRO: Proiecte de mentenan
PM-SMA: Managementul serviciilor (oferite clienilor)
PM-IS: Sistem de informaii
Modulul pentru Managementul Calitii (QM) cuprinde:
QM-PT: Planificarea Calitii
QM-IM: Inspecii de Calitate
QM-QC: Controlul Calitii
QM-CA: Certificate de Calitate
QM-QN: Notificri de Calitate
Modulul pentru Managementul Resurselor Umane (HR) cuprinde:
PA -Administrarea personalului i a statelor de plat
PD - Planificarea i dezvoltarea personalului
Modulul de Programare ABAP: Pentru modificarea aplicaiilor existente, clientul
are acces la codul surs al tuturor programelor. De asemenea, utilizatorul poate realiza
aplicaii proprii pe care s le asocieze unor comnezi sau meniuri. Mediul de dezvoltare
folosit n SAP este ABAP (Advanced Business Application Programming), limbaj de
generaia a patra proiectat n mod special pentru aplicaii integrate. Programatorul are la
ndemn aplicaii puternice cum ar fi biblioteca de aplicaii pentru lucrul cu informaia
(Repository tools) sau mediile de editare a ecranelor i meniurilor (Screen Painter i Menu
Painter) pentru proiectarea interfeelor grafice cu utilizatorul. Suplimentar, sunt
disponibile biblioteci extinse, ce conin numeroase funcii-program reutilizabile.
Un dezvoltator de aplicaii poate proiecta i implementa aplicaii fr a avea
cunotine specifice n domeniul bazelor de date sau a hardware-ului. Aplicaiile clientului
pot rula pe orice sistem de operare, reele, platforme hard sau interfee grafice, indiferent
de componentele system pentru care au fost scrise. Aplicaia de interfa adapteaz
formatul ecranului, automat, n funcie de interfaa grafic disponibil, c de exemplu
OSF/Motif i Windows. Mediul de dezvoltare ABAP/4 nu numai c asigur uoara
portabilitate a aplicaiilor pe o varietate de platforme hard, dar i elibereaz programatorul
de grija pentru particularitile sistemelor de baze de date sau hardware.

60

3.6 Elemente de cost

Se sublinieaz c proiectul nu a fost implementat peste noapte ci n cca. 18 luni,
dup care s-a trecut n productiv, iar costul ansamblului de software (licene), consultan
i dotare tehnic cu servere de producie n centrele teritoriale de prelucrare a informaiilor
se nscrie n creditul de 12 milioane dolari.

Figura.nr.3.18. Elemente de cost

Achiziie PC-uri prin sistem Leasing

160 de calculatoare de tip PC au fost achiziionate prin leasing de ctre

FDFEE Moldova care au rezolvat problema instruirii utilizatorului final SAP, completrii
cu staii performante, i dotare utilizator final SAP din zona FDFEE Moldova

Moldova

67 de calculatoare tip PC au fost achiziionate prin leasing de ctre SISEE

61

CAPITOLUL. IV. PREZENTAREA MODULULUI GESTIUNEA

MATERIALELOR
Structuri organizatorice
Componentele structurii organizatorice ale modulului Gestiunea Materialelor sunt
urmtoarele:
Coduri de companie
CodC
0600
1000

Denumire
companie
FDFEE Moldova
SISEE Moldova

Ora
Bacu
Bacu

Uniti logistice
Codificare uniti Descriere
logistice FDFEE
6010
SDFEE Bacau
Codificare uniti Descriere
logistice SISE
6910
AISEE Bacau
Organizatii de aprovizionare:
Codificare
Descriere
departament
aprovizionare
FDFEE
0010
Departament aprovizionare central FDFEE
Codificare
departament
aprovizionare SISE
0090

Descriere
Departament aprovizionare central SISEE

Grupuri de aprovizionare:
Grupuri de aprovizionare (MM)
max. 3 caractere
Gr.A
F01
FDFEE
F16
SISE
S16
Depozite:

max. 20 caractere
Descr.gr.aprov.
Lucia Marincas
Miclaus Gheorghe
Busecan Sorel

Depozite (MM)
62

max. 4 caractere
UnLg
Dep.
6010
CJ10
FDFEE
6030
MM10
SISE
6930

0301

max. 16 caractere
Descr.depozit
Dep Rechiz.Bacau
Dep. central Bacau
Dep.piese auto Bacau

63

4.1 Date de baz

4.1.1 nregistrri de baz
Baza de date a materialelor numit i nomenclator de materiale, cuprinde toate
nregistrrile de baz a materialelor individuale, nregistrate n sistem i conine descrieri
ale tuturor materialelor pe care ntreprinderea le procur, produce i stocheaz. Ea este
depozitul central al informaiilor cu privire la materiale (cum ar fi nivelurile stocurilor)
pentru ntreprindere. Integrarea tuturor datelor cu privire la materiale ntr-o singur baz de
date a materialelor elimin problema redundantei datelor i permite ca datele s fie folosite
nu doar n cadrul aprovizionrii, ci i de alte aplicaii cum ar fi Gestiunea Stocurilor,
Planificarea Materialelor, Verificarea Facturilor, .a.m.d.). Descrierile materialelor folosite
n ntreprindere sunt stocate i nregistrate n nomenclatoare de materiale.

4.1.1.1 Structura informaiilor

Datele despre materiale sunt ntotdeauna organizate dup acelai tipar ierarhic, de
exemplu din punct de vedere al aprovizionrii, o nregistrare de baz a materialelor conine
urmtoarele nivele organizaionale: client, departament de aprovizionare, unitate logistic
i loc de depozitare.
Client -acest nivel conine date cum ar fi descrierea materialului, grupul de
materiale, unitatea de msura de baz, detalii despre designul unui material (desene CAD)
i date privind condiiile de stocare a materialelor cum ar fi (variaii de temperatur, dac
materialul este exploziv sau perisabil), aplicabile tuturor companiilor din grup, tuturor
unitilor logistice, tuturor depozitelor aparinnd unei ntreprinderi (grup de ntreprinderi).
Unitate logistic (Plant) Acest nivel conine date pentru fiecare exploatare
(sucursal sau agenie) definit ca unitate logistic n cadrul unei anumite companii. Datele
importante pentru aprovizionare sunt stocate la acest nivel care cuprinde grupul de
aprovizionare, bifa privind verificarea disponibilitii i nivelul de reaprovizionare. Datele
unitii logistice se acceseaz prin introducerea codului unitii logistice.
Loc de depozitare Acest nivel conine datele specifice unui loc de depozitare.
Nivelurile stocurilor (nu i valoarea acestora) sunt un exemplu de date meninute pentru
fiecare loc de depozitare. Datele privind locul de depozitare se acceseaz introducnd
codurile unitii logistice i locului de depozitare. Aceast structur a datelor faciliteaz
organizarea informaiilor legate de materiale n ntreaga ntreprindere. Ea previne stocarea
redundant a datelor privitoare la materiale cnd un acelai material este utilizat n mai
multe uniti logistice sau este stocat n mai multe locuri de depozitare.
n cazul n care acelai material este stocat n doua locuri diferite, n aceeasi unitate
logistic (plant), datele privind designul i achizitionarea acestui material vor fi identice.
Totui, datele despre nivelul stocurilor la fiecare locaie vor fi diferite.

64

4.1.1.2 Codificarea materialelor

Nomenclatorul de materiale va fi compus din dou pri :
Nomenclatorul central care va avea o codificare de forma _ _ _ _ _ _ _ i va fi
identic cu cel furnizat de aplicatia DOCLIB .
n aplicaia DOCLIB lungimea codului este de 7 caractere , dar se dorete ca anumite
materiale care vor fi ntreinute local i care au ca provenient materialele din
nomenclatorul DOCLIB s fie difereniate prin al 8-lea caracter. Aceste materiale sunt
cele cu un anumit grad de uzur (dezmembrri), mrfuri, etc. n acest caz codul tuturor
materialelor va fi de 8 caractere.
n cazul n care se solicit definirea unor noi materiale n nomenclator, n solicitarea
de definire a lor n relaia cu DOCLIB, se vor furniza doar primele 7 caractere, urmnd ca
n momentul introducerii lor n SAP s fie cele 7 , la care se adaug al 8-lea funcie de
semnificaia dorit (0-materiale noi, 5-mrfuri).
Nomenclatorul local, n care vor fi codificate doar acele materiale care se doresc a
fi ntreinute la nivelul FDFEE-SISEE (ex: birouri, rechizite, piese schimb auto).
Structura codului va fi tot de 8 caractere. Primul caracter va fi o liter cuprins n intervalul
A-N.
Ca i n cazul materialelor centrale cel de al 8-lea caracter va avea semnificaia prezentat
mai sus. Intervalul O-Z este rezervat nomenclatorului de servicii.
Descrierea materialelor se va restringe la max. 40 de caractere iar datele vor fi
trecute n fiierele de conversie de colectivul de ntreinere centralizat nomenclatorului de
materiale n conformitate cu procedura de ntreinere centralizat a acestuia.
Materialele care fac obiectul nregistrrilor direct pe cheltuieli vor fi codoficate n
nomenclatorul de materiale cu o denumire restrns iar n momentul comandrii lor ctre
diferii furnizori, aceast denumire s fie extins cu datele dorite (n momentul ntocmirii
CA). Avantajul const n faptul c materialele respective pot fi evideniate n diferitele
rapoarte standard R/3, ele avnd cod de material. De asemenea, funcie de decizia
conducerii de la un anumit moment, ele pot fi achiziionate i nregistrate n depozite
(conturi de stoc), sau pot fi direcionate direct n consum.
Dac se consider c ntr-o relaie de achiziie cu un anumit furnizor de materiale
i/sau servicii, aceast denumire n limita a 40 de caractere nu este suficienta, se va utiliza
cmpul nr. material furnizor din cadrul comenzii de aprovizionare (35 caractere). Se
poate interveni (n sensul modificrii) i asupra denumirii materialelor din comanda de
aprovizionare ins aceste modificri nu au repercursiuni asupra denumirii din datele de
baz i implicit nici asupra rapoartelor specifice de materiale.
n ceea ce priveste grupele CPSA, s-au definit cele cu specific Electrica i au fost
preluate n sistem cu denumirea restrins n limita lungimii campului (20 caractere).
Acestea reprezint datele din cmpul Grup materiale .

65

ntreinerea materialelor

Politica companiei va impune restrictionarea accesului la datele nomenclatorului de

materiale. Restriciile de acces sunt realizate cu intenia de a preveni modificarea
nregistrrilor de baz de materiale de ctre utilizatori neautorizai. n general, responsabilii
cu aprovizionarea pot vedea toate datele pentru un material, dar de obicei nu le este permis
s modifice aceste date.
Anumii utilizatori pot avea autorizatia s modifice datele ntreinute la nivel
central. Aceasta nseamn c au autorizaia s introduc i s modifice toate datele dintr-o
nregistrare de baz de materiale, incluznd datele privitoare la achiziionare .
Orice adugare sau modificare n nomenclatorul de materiale va fi fcuta numai de
persoanele nominalizate n acest sens, astfel nct, nomenclatorul central va fi ntreinut la
nivel central- ELECTRICA Bucuresti i s existe, pe acest segment, o baz de date unic
pentru toate unitile Electrica din tar. Acelai colectiv va avea ca sarcin i nscrierea
codurilor noi n aplicaia DOCLIB.

4.1.1.3 Tip de material

Materialele cu aceleai atribute de baz (functionale, tehnice, etc.) sunt grupate i
alocate unui tip material. Aceasta permite gestionarea diferitelor materiale ntr-o manier
uniform, n concordant cu cerinele companiei. Cnd se creaz o nregistrare de baz de
material, materialul respectiv trebuie alocat unui tip de material. Tipul materialului
determin anumite atribute ale materialului i are importante funcii de control. De
exemplu, el este un factor ce determin secvena de ecrane n care se ntrein date i
selecia cmpurilor care apar ntr-o nregistrare de materiale de baz.
La crearea unei nregistrri de baz a materialelor, tipul materialului ales
determin :

Dac acel cod al materialului poate fi atribuit intern sau extern;

Gama de numere din care e luat codul materialului;
Ce ecrane n care se ntrein date apar i n ce secven;
Ce date cu privire la diferitele departamente implicate (Aprovizionare,
Contabilitate, ntreinere, etc.) pot fi introduse;
Ce tip de aprovizionare are materialul, adic dac este fabricat intern sau procurat
din exterior, sau ambele.
mpreun cu unitatea logistic, tipul materialului determin modul de gestiune al
stocului materialului (conturile n care se efectueaz nregistrri pentru un material ce intr
sau iese din depozit)

66

n modelul Electrica SISE-FDFEE, vom ntlni urmtoarele tipuri de materiale:

Tabel nr.4.1
Mteriale centrale
TIP
ULE1

DESCRIERE
Uleiuri

CHM1

Chimicale

MAE1

Materiale pt.
instalaii electrice,
TC i MIS

OBSERVAII
Conine grupele de uleiuri din instalaii : trafo, MOP,
hidraulic, etc.
Conine materialele din categoriile: vopsele, diluani, chituri,
aracet, prenadez, etc.
Conine materiale electrice, care sufera unele transformri
sau care snt componente sau materiale auxiliare n procesul
de producie (cabluri i conductori electrici din cupru,
aluminiu, oel aluminiu, oel zincat, fibr optic, transmisii
date, manoane, cleme, papuci, etc.),
Tabel.nr.4.2
Materiale locale

TIP
ULE2

DESCRIERE
Uleiuri

CHM2

Chimicale

MAE2

Materiale pt.
instalaii electrice,
TC i MIS

OBSERVAII
Conine grupele de uleiuri din instalaii : trafo, MOP,
hidraulic, etc.
Conine materialele din categoriile: vopsele, diluani,
chituri, aracet, prenadez, etc.
Conine materiale electrice, care sufer unele transformri
sau care snt componente sau materiale auxiliare n
procesul de producie (cabluri i conductori electrici din
cupru, aluminiu, oel aluminiu, oel zincat, fibr optic,
transmisii date, manoane, cleme, papuci, etc.),

Tipurile de materiale care conin ca ultim caracter o cifr, au urmtoarea semnificaie:

1 - tip de material central
2 - tip de material local
Dei au aceiai semnificaie, ele au fost difereniate din cauza alocrii diferite la gamele
de numere centrale i la cele locale.

Materialele centrale au gama de numere: 00000000 - 99999999

Materialele locale au gama de numere: A0000000 - N9999999

Serviciile au gama de numere: O0000000 - Z9999999

Aceste tipuri de materiale se consider acoperitoare att pentru Electrica ct i pentru

FDFEE-SISEE Moldova.
Ca metode de evaluare a materialelor managementul
Electrica a decis, n conformitate cu modelul Electrica Galai, aplicarea
preului mediu ponderat pentru materiale. Metoda de evaluare poate fi
67

schimbat doar la sfaritul anului fiscal anterior pentru anul care

urmeaz printr-o declaraie facut ctre organele fiscale.
Opiunea are importan pentru integrarea dintre modulele contabilitate de gestiune sau
costuri(CO), contabilitate financiar (FI) i ntreinerea fabricii (PM).
Consideraii cu privire la migrarea datelor s-au stabilit n
specificaiile privind pregtirea datelor de materiale i a celor privind
stocurile. Pregtirea fiierelor de materiale, stocuri i furnizori s-a
efectuat conform specificaiilor de mai jos:
Tabel.nr.4.3
Specificaie de conversie - Nomenclator de materiale
Element Lungime Descriere
MATNR XX

Tip Valori

Numr actual material

List
M

MBRSH 1

Valoare
unic

Sector industrial
M

MTART 4

Tip material

List
M

Reguli

Observaii
Pentru un cod R/3 vor exista
Se vor
mai multe coduri actuale.
completa
Valorile nu vor fi folosite la
cu codurile
preluare ci doar n fiierul de
actuale
conversie
Toate materialele introduse n
Valoare sistem vor avea ca sector
unic
industrial-M-inginerie
mecanic
List din
Lista
din
"Specificaia
"Specifica
tehnic"
ia tehnic"

Grupele de materiale
Lista grupelor da materiale a fost furnizat de Electrica Bucuresti i are ca
provenien firma INFSERV-Bucuresti, list ce conine cca. 2400 de grupe iar denumirile
acestora au uneori o lungime de pn la 270 de caractere.Ca urmare a analizei efectuate,
din totalitatea grupelor s-au considerat utile pentru Electrica BC urmtoarele:
Tabel.nr.4.4
Grupe de materiale utile pentru Electrica Bacu
Grup mater
Descriere grup mat.
011382
Alte plante tehnice
101012
Huil neaglomerat
101013
Brichete din huil
141111
Marmur i travertin

68

Tabel.nr.4.5
Clasele de evaluare
Denumire material
funcie de cont

Tip
material

Clas
evaluare

Cont de stoc/cont de
cheltuial

MAUX

3021/6021

Materiale auxiliare

ULE1(2)
CHM1(2)
MAE1(2)
MAI1(2)
MAC1(2)
MAA1(2)
MAG1(2)

Combustibil netehnologic

CRB1(2)
LBR1(2)

CMBN

3022/6022

Materiale pentru ambalaje

MMB1(2)

MAMB

3023/6023

4.1.2 Date de baz de furnizor

Nomenclatorul de furnizori
Datele de baz de furnizor conin informaii despre furnizorii ntreprinderii. Aceste
informaii sunt stocate n nregistrri individuale de date de baz de furnizor. O nregistrare
de date de baz de furnizor conine numele i adresele furnizorilor, precum i informaii
cum ar fi:
Valuta folosit pentru comenzile ctre furnizor
Termenii de plat
Numele persoanelor de contact importante (personalul de la vnzri)
Deoarece pentru departamentul de contabilitate furnizorul este n general un
creditor datele de baz de furnizor conin de asemenea informaii de contabilitate, cum ar fi
contul de reconciliere n Cartea mare. Prin urmare, datele de baz de furnizor sunt
gestionate att de departamentul de contabilitate, ct i de cel de aprovizionare. Datele
contabile trebuie asigurate pentru furnizor nainte de introducerea n sistem a facturii de la
furnizor.

Structura informaiilor

Structura datelor de baz de furnizor o reflect pe aceea a unitii. Datele de baz de

furnizor sunt subdivizate n date generale(se aplic n mod egal tuturor codurilor de
companie din cadrul clientului), date cod companie(deinute la nivel de cod companie) i
date departament de aprovizionare(pstrate la nivel de departament de aprovizionare).
n plus fa de datele aplicabile departamentului de aprovizionare, se pot gestiona date
pentru o anumit unitate logistic sau subgam (de produse) furnizor (termeni de plat sau
Incotermeni, de exemplu) care variaz la nivel de departament de aprovizionare.
69

Grupul de conturi de furnizori

La crearea unei inregistrri de date de baz de furnizor, trebuie introdus un grup de

conturi care determin :
Tipul de atribuire al codului furnizorului
Gama de numere din care este atribuit codul folosit de sistem pentru identificarea
furnizorului
Dac este implicat sau nu un furnizor ocazional
Ce ecrane de date conine i i dac intrarile n cmpurile din aceste ecrane sunt
obligatorii sau opionale
Ce niveluri de ntreinere a datelor sub departamentul de aprovizionare sunt
permise (de exemplu, subgama furnizor)
Ce scheme de determinare a partenerilor sunt valide (funcii partener)
Odat create datele de baz de furnizor nu se mai poate schimba grupul de conturi.
Administratorul de sistem este singurul autorizat s efectueze aceast operaiune n cazuri
excepionale (acest lucru poate fi necesar, de exemplu, dac o aplicaie ulterioar intr n
folosin). n acest caz, cmpurile care fuseser suprimate la momentul crerii pot fi gata s
accepte intrarea cnd nregistrarea de baz este schimbat.

Codificarea furnizorilor

Fiecarei nregistrri de date de baz de furnizor i este alocat un numr unic (codul
sau numrul de cont al furnizorului utilizat de departamentul financiar-contabil i de
aprovizionare). Acest numr este necesar pentru accesarea inregistrrii de baz sau
introducerea comenzilor de achiziie.
Tabel.nr.4.6
Cuprinsul specificaiei de conversie
Grup
Furnizor

Denumire Grup Cont reconciliere

FZRC

Furnizori RC i
RK

FZAS

Furnizori servicii

FZMA

Furnizori
materiale

Denumire cont
reconcilire

Comentarii / Descriere

Codificare extern:
4010010100Furnizori de reparatii - PARTE NUMERIC COD
FISCAL + "R"
Codificare extern:
Ali furnizori interni
4010010100
- PARTE NUMERIC COD
de prestri servicii
FISCAL + "A"
Ali furnizori interni
4010010100
de materiale

70

Codificare extern:
- PARTE NUMERIC COD
FISCAL + "M"

4.2 Aprovizionare
nregistrarea info de aprovizionare servete ca surs de informaii pentru
Aprovizionare. nregistrarea de info de aprovizionare (folosit n form abreviat ca
nregistrare info) conine informaii despre un anumit material i un furnizor al
materialului. De exemplu, preul curent al furnizorului este stocat n nregistrarea info.
nregistrarea info poate conine :
Date cum ar fi preuri i condiii pentru departamentul de aprovizionare sau

unitatea logistic relevant (dac exist)

Numrul ultimei comenzi de aprovizionare
Limitele de toleran pentru supralivrri i sublivrri (dac exist)
Timpul planificat al livrrii (timpul de livrare cerut de furnizor pentru livrarea
materialului)
Date de evaluare a furnizorului nu este folosit n modelul Electrica
Indicatori care arat dac furnizorul este furnizor obinuit pentru material
Perioada de disponibilitate n care furnizorul poate livra materialul
nregistrrile informaionale conin date cu privire la oferte i comenzi de
aprovizionare. Datele din nregistrarea info (de exemplu preuri) pot fi folosite, de
asemenea, ca date implicite pentru comenzile de aprovizionare.
O nregistrare info poate fi aplicat urmatoarelor niveluri organizaionale:

Departament de aprovizionare

Unitate logistic (plant)

n administrarea surselor de aprovizionare este folosita lista surs care specific
sursele de material premise (sau nepermise) pentru o anumita unitate logistic ntr-o
perioad predefinit.
4.2.1 Aprovizionarea cu materiale i servicii externe
Pentru disponibilitatea unui material sau serviciu la un moment dat, n cadrul
ntreprinderii se face o cerere ctre aprovizionare pentru procurarea unei cantiti din
materialul respectiv, cerere numit referat de necesitate.
Referatele de necesitate pot fi create direct sau indirect, direct nsemnnd ca cineva
din departamentul de specialitate s introduc manual (referatul de necessitate) iar indirect
nsemnnd ca referatul s fie iniiat prin intermediul unei alte componente SAP.
Referatul de necesitate este un document intern : nu poate fi folosit n afara
ntreprinderii.
n versiunea standard SAP R/3 referatul de necesitate este numerotat intern de ctre sistem.
Acest cod are o lungime de 8 caractere.Tipul de document folosit pentru referatul de
necesitate este NB.
Procedura de eliberare (aprobare)
Folosirea procedurilor de aprobare pentru referatele de necesitate implic o stabilire
a unor reguli n ceea ce privete drepturile de eliberare i secvena pailor n care se
efectueaz eliberarea. Introducerea unei astfel de proceduri nu este indicat a se face n
perioada de nceput a utilizrii productive a sistemului.
71

Urmnd o astfel de procedur, dac un referat de necesitate ndeplinete anumite

condiii (de ex. valoarea total a comenzii depaete 10,000,000 ROL), trebuie s fie
aprobat (de ctre directorul de exploatare sau seful serviciului producie, de exemplu)
nainte s fie procesat mai departe. Pentru nceput a fost stabilit o procedur extern SAP
de aprobare a referatelor de necesitate, care se bazeaz pe :
Unitatea logistic (plant)
Grup de aprovizionare
Valoare referat de necesitate (pentru fiecare linie)
Tip de cont (centru de cost, etc.)
n plus, odat activat aceast procedur trebuie eliberate toate referatele de
necesitate (inind cont c acestea sunt de un singur tip de document, NB).
Procedura de eliberare a referatelor de necesitate poate fi activat i dup trecerea
n producie. Pn la acel moment se va folosi procedura care const n aprobarea
referatelor prin modificarea lor de ctre persoanele responsabile (extern R/3).

72

Procedura
aprobare
referate dea necesitate
Filiala
Transilvania Nord
Procedura
de aprobare
referatului- de
necessitate
Creare referat de
necesitateresponsabil centru

Modificare Referatresponsabil centru

Nu
Aprobare referat de
necesitate-Sef centru

Da

Aprobare Director
Economic

Nu

Da

Nu

Aprobare Director
Compartiment

Da
Introducere referat de
necesitate in sistem

Intocmire Comanda de
Aprovizionare

Figura.nr.4.1 Procedura de aprobare a referatului de

necesitate

73

4.2.1.1 Cerere de ofert / Oferta

Cererea de ofert este o invitaie a unui departament de aprovizionare ctre un
furnizor de a prezenta o ofert pentru furnizarea de materiale sau livrarea de servicii.
Aceast component este utilizat dac se dorete gestionarea i compararea cererilor de
ofert emise ctre furnizori i ofertele primite de la acetia.
n Aprovizionare cererea de ofert i ofertele formeaz un singur document.
Preurile i condiiile oferite de furnizori sunt introduse n cererea de ofert original. Dac
s-a emis o cerere de ofert ctre mai muli furnizori, sistemul poate determina cea mai bun
ofert primit i poate genera automat scrisori de respingere ofertanilor fr succes. De
asemenea se pot stoca ntr-o nregistrare info preurile i termenii de livrare de la anumite
oferte pentru accesare ulterioar.
Un document R/3 de cerere de ofert const n antet i n pozitii, antetul cererii de
ofert coninnd informaii generale despre cererea de ofert, cum ar fi adresa furnizorului,
iar poziiile documentului, cantitile totale i datele de livrare pentru materialele i
serviciile specificate n cererea de ofert.
O poziie a unei oferte poate conine un program al livrrilor, format dintr-un numr
de linii de plan prin care cantitatea total e mprit n cantiti mai mici, ce urmeaz a fi
livrate la date precizate n decursul unei anumite perioade.
Legat de cerere/ofert apare conceptul de comand de aprovizionare care este
folosit n activiti variate de aprovizionare. Ea reprezint documentul de baz n
procesele de aprovizionare configurate n sistemul R/3. Se pot procura att materiale
(pentru consum direct sau stocabile), ct i servicii externe. Mai mult dect att, sunt
posibile i tipurile speciale de aprovizionare :
subcontractare
teri (implic afaceri n trei i expediii direct la client)
custodie
Comenzile de achiziie se pot folosi pentru acoperirea nevoilor din surse externe
(un furnizor livreaz un material sau presteaz un serviciu).
Se poate folosi o comand de aprovizionare i pentru procurarea dintr-o surs intern, adic
dintr-o unitate logistic, aparinnd de acelai cod de companie, a unui material necesar n
alte uniti logistice. Asemenea operaiuni implic transferuri de stocuri pe distane mai
mari, folosindu-se un tip special de comand de aprovizionare i anume comanda de
transport stoc.
Activitile generate de comenzile de aprovizionare (cum ar fi recepia bunurilor i
facturilor) sunt cuprinse n istoricul comenzii, permind monitorizarea procesului de
aprovizionare.
Dac se dorete realizarea unei relaii de aprovizionare pe termen lung cu
furnizorul, este de dorit crearea unui aa numit acord cadru, din care de obicei rezult
condiii de aprovizionare mai convenabile.
O comand de aprovizionare (CA) este format din antet i un numr de poziii.
Informaiile din antet privesc ntreaga comand de aprovizionare. De exemplu, termenii de
plat i de livrare sunt definii n antet.
Se poate defini cte un tip de aprovizionare pentru fiecare din poziiile documentului :
Standard
Subcontractare
Custodie
Transfer stocuri
74

 Serviciu extern

La FDFEE-SISE Moldova se folosesc doar tipurile de aprovizionare standard.

Livrarea cantitii totale de material (sau prestarea volumului total de servicii) specificate
ntr-o poziie a comenzii de aprovizionare poate fi mprit pe o anumit perioad ntr-un
program al livrrilor, format din linii ce indic cantitile individuale i datele de livrare
planificate ce le corespund.
Costurile pot fi repartizate printre obiecte de control variate prin intermediul alocrii
de cont.
Se poate specifica o alocare de cont pentru o poziie sau alocri multiple de cont.
Acestea permit repartizarea costului unui material acoperit de o comand de aprovizionare
ntre centrul de costuri propriu i alte cteva, de exemplu.
Se specific ce obiect al alocrii de cont trebuie trecut n cont prin intermediul categoriei
de alocare de cont, care determin :
Natura alocrii de cont (centru de costuri, comanda de

ntreinere, .a.m.d.)

Ce conturi trebuie debitate dup nregistrarea facturii

de intrare sau intrrii de bunuri
Ce date cu privire la alocarea de conturi trebuie
asigurate

Categorii de alocari de cont n sistemul R/3:

Mijloc fix Numr i subnumr mijloc fix principal

Comanda Comanda PM i numr de cont Carte Mare
Comanda de producie Numr comand de producie
Centru de cost Centru de cost i numr de cont Carte Mare
Comanda de vnzri Comanda de vanzri i numr de cont Carte Mare

n cazul FDFEE-SISE se utilizeaz urmtoarele categorii de alocare cont:

Centru de cost Centru de cost i numr de cont Carte Mare
Comanda Comanda PM i/sau CO i numr de cont Carte Mare

Se poate schimba categoria de alocare de cont dup introducerea poziiei cu condiia

ca selecia de cmp s fi fost setat potrivit n configurare (nu este cazul n situaia
Electrica S).
Evidena comenzii de aprovizionare
Tranzaciile generate de o comand de aprovizionare sunt inute n evidena CA pe
baza unor poziii specifice. Urmrind istoricul acestui document la nivel de poziie sunt
evideniate recepiile, costurile de transport sau valorile condiiilor care intr n preul
materialelor, eventualele retururi i stornri de recepii precum i facturile, credit memourile i stornrile de facturi aferente acelui material cuprins n CA.
n comanda de achiziie fiecare poziie este destinat unei anumite uniti logistice
(plant). Fiecare unitate logistic aparine unui cod de companie, cruia i este adresat
factura furnizorului.
75

ntr-o comand de aprovizionare se pot introduce texte direct sau se pot efectua
schimbri de text sugerate de sistem. Exista dou tipuri de text :
Text de antet : se refer la ntregul document
Text de poziie : se refer doar la poziia relevant
n configurarea Aprovizionrii se definesc textele care se tipresc i n ce ordine.
Se pot introduce mai multe texte de antet sau de pozitie, care pot fi identificate prin coduri
proprii.
Procedura de eliberare a documentului de aprovizionare este foarte asemntoare,
n linii mari, cu cea de la referatele de necesitate. n sistemul standard SAP R/3 comenzile
de aprovizionare nu fac subiectul unei proceduri de eliberare.
Tot n sistemul standard SAP R/3 comanda de aprovizionare este numerotat intern de ctre
sistem. Codul are o lungime de 8 caractere, ncepnd de la 45xxxxxx pn la 45999999
pentru FDFEE i 47xxxxxx pn la 47999999 pentru SISE.
4.2.1.2 Contracte de aprovizionare
n componenta prii de aprovizionare din modulul Gestiunea Materialelor, un
contract este un tip de acord cadru de aprovizionare conform cruia comenzile de
aprovizionare pot fi emise pentru materialele i serviciile agreate n condiiile i la datele
cerute, de-a lungul unei anumite perioade de timp. Ele poart numele de comenzi de
eliberare.
Contractul este format din poziii care definesc materiale, grupuri de materiale i
servicii cu preuri i cantiti.
O poziie de document i poate fi atribuit, ca i n cazul comenzii de aprovizionare, o
categorie de poziie, care definete tipul de aprovizionare (de ex. categoria de pozitie K
pentru custodie sau L pentru subcontractare).
De asemenea, tot ca n cazul comenzii de aprovizionare, costurile pot fi repartizate ctre
diferite obiecte de control prin intermediul alocrii de cont.
Contractele pot avea urmtoarele forme :
Contracte de cantitate
Acest tip de contract se folosete n cazul n care se cunoate n avans
cantitatea total care urmeaz a fi comandat n timpul perioadei de validitate a
contractului. Contractul se consider ndeplinit cnd au fost emise comenzi de
eliberare totaliznd o anumit cantitate.
Contracte de valoare
Acest tip de contract se utilizeaz dac valoarea total a tuturor comenzilor de
eliberare emise conform contractului nu depaete o anumit valoare predefinit.
Contractul se consider ndeplinit cnd au fost emise comenzi de eliberare
(aprovizionare) totaliznd o anumit valoare.
Un contract se poate crea manual sau utiliznd tehnica de referin (referate de
necesitate, cerere de ofert, alte contracte
nainte de crearea manual a unui contract, e nevoie de urmtoarele informaii :
Alocare de cont

76

 Pentru fiecare poziie ce urmeaz a fi alocat unui cont de consum este nevoie
de categoria de alocare de cont i de datele de alocare de cont (de exemplu,
numarul centrului de cost ce urmeaz a fi ncrcat).
Unitate logistic
Ca o regul, este nevoie de codul unitii logistice pentru care urmeaz s se
comande materialul sau serviciul. Totui este posibil crearea unui contract fr
specificarea unitii logistice. Un contract astfel creat este numit contract
convenit la nivel central. Un contract convenit la nivel central este valid pentru:
Toate unitile logistice alocate departamentului de aprovizionare
responsabil
Toate unitile logistice ale altor departamente de aprovizionare pentru care
departamentul de aprovizionare responsabil a fost definit n configurare ca
departament de aprovizionare de referin
Lista surs
Dac exista liste surs pentru unitatea logistic, mai nti trebuie ntreinut
contractul i apoi listele surs pentru materialele din contractul respectiv. Altfel nu
se va putea emite nici o comand de eliberare conform contractului.
Se poate crea lista surs cnd se trece la ntreinerea/modificarea contractului
(din meniul de date de baz, care este accesat alegnd Mediu Lista

surs).
Furnizorul
Furnizorul trebuie s aib o nregistrare de baz de furnizor. La crearea unui
contract se introduce numrul nregistrarii de baz de furnizor.
n sistemul standard SAP R/3 contractele sunt numerotate intern de ctre sistem.
Codul are o lungime de 8 caractere, ncepand de la 4x000000 pn la 4x999999 :
Pentru FDFEE : 46xxxxxx pn la 46999999-Tip document-MKFD-Contr.

cantitateFDFE
Pentru

SISE :
Contr.cantitateSISE

48xxxxxx

pn

la

-WKFD-Contr.valoareFDFE
48999999-Tip document-MKSE-WKSE-Contr. valoareSISE

Fig.nr. 4.2

77

PROCES
DE APROVIZIONARE
LOCALA
DIN SUBCONTRACTARE-FILIALA
Proces
de aprovizionare
local
din subcontractare
TRANSILVANIA NORD
Referat de necesar
de subcontractare

Analiza contract de
subcontractare

Da (Furnizor Agreat)

Da (Contract Semnat)
Subcontractor
Nu
Emitere Cerere de
Oferta

Da (Contract)

Da (Comanda Directa)
Analiza Oferta
Nu

Respingere Ofeta

Perfectare Acord
Cadru

Emitere Comanda de
Subcontractare

Aprobare Acord
Cadru

Aprobare Comanda
de Subcontractare

Emitere Comanda de
Subcontractare

Aprobare Comanda
de Subcontractare

Iesire Materiale pt.

Subcontractare
Pr ocesar e Mater ial la Subc ontr actor

-----------------------------------------------------Receptie Materiale din

Subcontractare

Verificare Factura

Plata din Financiar

Figura.nr.4.2 Proces de aprovizionare local din subcontractare

78

4.2.1.3 Intrri de bunuri

n componena prii de aprovizionare din modulul Gestiunea Materialelor aplicabil
la modelul FDFEE-SISE, livrrile de la furnizori sunt rezultatul comenzilor de
aprovizionare iniiate de departamentul de aprovizionare. Sunt i alte cazuri de recepii din
recuperri i producie proprie acestea nefiind nsa apanajul aprovizionrii.
Comanda de aprovizionare nu este doar documentul prin care departamentul de
aprovizionare comand bunuri de la furnizor; este de asemenea o unealt important pentru
planificare i eviden pentru urmatoarele submodule: Aprovizionare, Planificare necesar
de materiale (PNM), Gestiune stocuri i Verificare facturi.
n cazul Electrica SA este se practic nregistrarea ntr-un registru special a tuturor
comenzilor de aprovizionare. Acest registru poart numele de registru unic de comenzi,
fiecare organizaie de achiziionare avnd obligaia s-l actualizeze zilnic. Folosind
facilitile R /3 pentru fiecare intrare de materiale i servicii n ntreprindere trebuie s
existe o comand de aprovizionare ctre furnizorul respectiv.
Caracteristicile recepiilor de bunuri constau n:
Referinta la o comanda de aprovizionare

Dac un material este livrat pentru o comanda de aprovizionare, este important

pentru toate submodulele implicate ca introducerea intrarii de bunuri n sistem s
se refere la aceasta comanda de aprovizionare, din urmatoarele motive :
Receptia bunurilor poate verifica dac livrarea corespunde cu comanda.
Sistemul preia date din comanda de aprovizionare n timpul intrarii de
bunuri (de exemplu materialul comandat, cantitatea, pretul, etc.). Aceasta
simplifica atat intrarea datelor, cat i verificarea (supralivrarile i sublivrarile).
Pentru Electrica S.A. nu sunt prevzute supralivrri i sublivrri, ceea ce
nseamn c acele cantiti de materiale sunt recepionate i nu pot depi
cantitile din comanda de aprovizionare. Cantitile recepionate pot fi mai
mici dect cele din comanda, ns n acest caz comanda nu se consider nchis
putnd fi receptionate ulterior i cantitile diferen.
Livrarea este marcat n evidena comenzilor de aprovizionare. Aceasta permite
departamentului de aprovizionare s in evidena comenzilor de aprovizionare i s
iniieze proceduri de intiinare n cazul ntarzierii unei livrri.
Factura furnizorului este verificat s fie n conformitate cu cantitatea comandata i
cu cantitatea livrat (cantitile din recepii sunt propuse automat la introducerea facturii cu
referin la comanda de aprovizionare).
Intrarea de bunuri este evaluat pe baza preului din comanda de achiziie.
Deoarece exist obligaia ca preul din factur s coincid cu cel din NIR preul din factur
trebuie s fie identic cu cel din comanda de aprovizionare.
Numarul comenzii de aprovizionare este de obicei afiat pe nota de livrare (aviz de
expediie i/sau factur) care este ataat bunurilor comandate i predat de catre furnizor
la punctul de intrare a bunurilor.
Dac numarul comenzii de aprovizionare nu apare pe nota de livrare, se poate cuta n
sistem comanda de aprovizionare care a iniiat livrarea, folosind codul de material sau
codul de furnizor.
nregistrarea intrrilor de bunuri se face prin codul de tranzacie MIGO. Tranzacia
MIGO este folosit pentru nregistrarea intrrilor de bunuri pentru materiale care au fost
79

procurate extern. Pot fi folosite i urmtoarele coduri de tranzacie cu semnificaiile

respective :
Intrarea bunurilor n urma unor comenzi de aprovizionare cunoscute (cod

tranzacie MB01)
Intrare bunuri pentru comenzi de aprovizionare necunoscute (cod tranzacie
MB0A)
Introducerea unui retur livrare (cod tranzacie MBRL)
Anularea documentelor de material pentru intrare de bunuri (cod tranzacie MBST)
Modificarea documentelor de material pentru intrare de bunuri (cod tranzacie MB02)
Afiarea documentelor de material pentru intrare de bunuri (cod operaiune
MB03)
n cazul tranzaciei MIGO toate datele apar pe un singur ecran. Nu este necesar
navigarea ntre un ecran iniial, ecran imagine general, i un ecran de detaliu.
Sistemul nu emite nici un mesaj n timpul introducerii unei micari de bunuri. n
schimb, poate fi afiat o gama larg de avertizri i mesaje de eroare ntr-o csu de
dialog nainte de nregistrarea micrii bunurilor.
Alegerea funciilor i documentelor
ntr-un cmp de list se poate alege ce tranzacie/eveniment se dorete s fie procesat :
Intrare bunuri
Retur livrare
Stornare
Afiare
n al doilea cmp de list se definete la ce se face referin n tranzacia respectiv.
De exemplu, se poate face referin la comenzi de aprovizionare, documente de material,
note de livrare, livrri, transport stoc i cod de identificare transport. Se pot afia de
asemeni i documente de material.
Pe partea din dreapta, lng cmpurile de list, se poate introduce numrul
documentului cerut sau se poate cuta o comand de aprovizionare sau un document de
material.
Pentru intrarea de bunuri pentru comenzi de aprovizionare se pot defini valori
implicite pe care ulterior sistemul le propune la fiecare introducere de intrare de bunuri.
Aceste valori implicite includ date cu privire la unitile logistice, cu privire la locul de
stocare (depozit) i date de tip micare, de exemplu. Valorile implicite se seteaz alegnd
Setri >Valori implicite
Se pot cuta comenzi de aprovizionare sau documente de material. Odat apelat
funcia de cutare, se introduce criteriul de cutare n csua de dialog. Sistemul afieaz
rezultatele cutrii n imaginea general. Afiarea rezultatului cutarii poate varia dup
cerine alegnd butonul Alegere variant de afiare. De asemenea, se poate sorta
rezultatul cutrii alegnd butonul Sortare rezultat cutare. Acesta permite sortarea
documentelor n funcie de furnizor, textul scurt de material sau data livrrii. Acceptarea
unui obiect pentru procesare se face prin dublu clic pe document sau pe poziie. La o
accesare ulterioar a tranzaciei rezultatele cutarii vor fi pierdute.
80

Exist mai multe introduceri posibile de date despre material, furnizor, unitate
logistic i loc de depozitare. Dac utilizatorul nu i aminteste exact numrul locului de
depozitare va introduce o parte din numrul sau numele locului de depozitare i alege
Continuare. Sistemul afieaz ntr-o csu de dialog toate locurile de depozitare n care
datele introduse apar.
Dac trebuie oprit procesarea unei intrri de date inainte de nregistrarea ei, sistemul
poate s rein datele introduse fr a fi nregistrate. Prin urmare, nu este necesar
reintroducerea tuturor datelor data urmatoare. Acceptarea datelor care s fie reinute se face
alegnd butonul Reinere n lista datelor reinute care este afiata n imaginea general.
Sistemul terge automat datele reinute n momentul n care se continu procesarea intrrii
de bunuri. Datele reinute de care nu mai e nevoie pot fi terse alegnd Recepie bunuri
Date reinute.
n timpul procesrii unei intrri de bunuri i a introducerii de date sistemul nu emite
nici un mesaj de avertizare sau de eroare. Dac se dorete cunoasterea poziiilor pentru care
sistemul va emite un mesaj de eroare sau de avertizare nainte de nregistrarea intrrii de
bunuri, se alege butonul Verificare.
n acest caz sistemul afieaz mesajele de avertizare i de eroare ntr-o csuta de
dialog. Dac se dorete salvarea imediat a documentului cu butonul nregistrare, se va
vedea doar o csu de dialog cu un protocol de eroare pentru toate mesajele de eroare i de
avertizare care au fost emise.
Dup prima verificare a documentului, sistemul afieaz o nou coloan Status n
imaginea general, care afieaz rezultatele verificrii pentru fiecare poziie cu ajutorul
unui buton cu semafor. Pentru a ajunge la protocolul de eroare pentru aceast poziie, se
apas butonul de tiprire.
Intrarea de bunuri are urmatoarele rezultate n sistem:
Documentul de material este creat Odat cu nregistrarea unei intrri de bunuri

se creaz un document de material care servete ca dovad a micrii bunurilor.

Documentul de material poate fi afiat din meniul Gestiunea Stocurilor selectnd
Document de material Afiare.
Documentul contabil este creat n paralel cu documentul de material se creaz

un document contabil. Documentul contabil conine liniile de poziie (pentru

conturile corespunztoare) cuprinse n recepie. Din afiarea pe ecran a documentului
de material se poate afia documentul contabil selectnd Mediu Documente
contabile.
Actualizarea stocurilor Dac bunurile sunt destinate depozitrii, sistemul

mreste stocul total evaluat i tipul stocului (de exemplu, stocurile cu utilizare
nerestricionat) cu cantitatea livrat. Valoarea stocului este actualizat concomitent.
Dac bunurile sunt destinate consumului, se actualizeaz doar statisticile de consum
din nregistrarea de baz de material.
Actualizarea conturilor de Carte Mare La nregistrarea intrrii de bunuri

sistemul actualizeaz automat conturile din Cartea Mare cu valoarea intrrii de

bunuri. Pot aprea actualizri i n alte aplicaii. n cazul unei intrri de bunuri pentru
consum, de exemplu, obiectul alocrii de cont (cum ar fi centrul de cost, comand,
mijloc fix, etc.) este debitat.

81

 Actualizri n comanda de aprovizionare La nregistrarea unei intrari de bunuri

se actualizeaz urmtoarele date de aprovizionare :

evidena comenzilor de aprovizionare n timpul nregistrarii intrrii de
bunuri se creaz automat o nregistrare a evidenei comenzii de aprovizionare.
nregistrarea conine date eseniale pentru Aprovizionare, cum ar fi : cantitatea
livrat, numrul i poziia documentului de material, tipul micrii i data
nregistrrii intrrii de bunuri. n cazul existenei condiiilor care intr n preul
materialelor va apare o poziie separat pentru acestea (inclusiv n documentul
contabil).
Actualizare poziie de comand Dac indicatorul livrare complet este setat

n documentul de material, poziia de comand este considerat nchis i cantitatea

din comanda de aprovizionare deschis este egalat cu zero.
Alte actualizari n funcie de caracteristicile materialului, micrii i modulelor

SAP folosite, se efectueaz actualizri adiionale n alte aplicatii SAP. De exemplu, o

intrare de bunuri este relevant pentru :
intrri ce urmeaz a fi fcute n fiierul de planificare sau reducerea
necesarului independent n planificarea de materiale
date statistice
date de evaluare furnizor n Aprovizionare
necesaruri de transfer i cantiti n modulul Gestiunea Depozitului
loturi de control n Gestiunea Calitii

82

GESTIUNE
INVENTAR inventar
"MUNTENIA NORD"
Gestiune

Receptie Materiale

Stocare in Depozit
"1"

Stoc in Inspectie de
Calitate

Transfer intre Depozite

Stoc fara Restrictii

Stocare in Depozit
"2"

Stoc in Inspectie
de Calitate

------------

Transfer intre Depozite

Stoc fara
Restrictii

Transfer din Stoc in Inspectie de

Calitate in Stoc fara Restrictii

Iesire in Consum

Figura.nr.4.3 Gestiune inventar

83

Stocare in Depozit
"6"

------------------

Alte intrri de bunuri

n plus fa de intrrile de bunuri descrise anterior, se pot introduce intrri de bunuri
fr referire la alt document n spea comand de aprovizionare. Asemenea introduceri de
intrri de bunuri se fac selectnd Micri de bunuri->Recepie bunuri->Altele
Se poate face introducere iniial de balan de stoc transfernd balane de stocuri
contabile dintr-un sistem existent n sistemul R/3 la prima implementare a componentei
Gestiunea Stocurilor. Pentru introducerea balanelor de stoc se folosesc urmtoarele tipuri
de micare:
Stoc cu utilizare nerestricionat (561)
Stoc n control de calitate (563)
Stoc blocat (565)
Acest tip de micare va fi folosit doar la preluarea iniial de date dup care se va bloca
contul intermediar folosit.
4.2.1.4 Ieiri de bunuri
Se utilizeaz tipuri variate de ieiri de bunuri, parte standard R/3 parte dezvoltate
conform specificului Electrica. Citeva exemple de micari, fiecare din ele fiind operat n
modelul Electrica Moldova, sunt prezentate n continuare:
Ieire de material pentru comenzi (ntreinere sau producie)
Gestiunea Stocurilor asigur punerea la dispoziie a componentelor pentru
comenzile intreinere. Se introduc consumurile pentru aceste comenzi ca ieiri de
bunuri cu referire la comenzile de ntreinere (Comenzi interne i activiti) pentru
care sunt cerute componentele - tip de micare 261.
Ieiri de materiale pe centre de cost
Materialele pot fi eliberate (retrase) nu doar pentru ntreinere, ci i pentru alte
scopuri - de exemplu, pentru centre de cost - tip de micare 201
Ieiri de materiale pe mijloc fix
Este tipul de micare 241 n R/3 i reprezint darea n consum a materialelor
de investiii.
Ieiri de materiale pentru declasare
Dac un material nu mai este utilizabil, va trebui rebutat. Rebutarea unui
material este introdus n sistemul R/3 ca o ieire de bunuri - tip de micare 551
Ieiri de materiale la vinzare
Micarea este folosit numai din modulul SD i tipul de micare este 601. De
menionat ca aceasta micare este implicit i activat n momentul n care
modulul SD dorete s efectueze o livrare.
4.2.1.5 Transferul de stoc
ntr-o companie, micarea bunurilor nu apare numai sub forma intrrilor i ieirilor
de bunuri. n funcie de departamentul din cadrul companiei (de exemplu depozitare
descentralizat) i de politica s de vanzri pot fi necesare transferurile de stocuri interne.
Transferurile de stoc pot apare la trei niveluri diferite :
de la o unitate logistic la alta
de la o locaie de stocare la alta (n unitatea logistic)
de la un cod de material la un alt cod de material
84

Transferurile de la un cod de companie la altul nu au fost dezvoltate n sistemul

standard SAP R/3. Acesta este folosit sub forma cumprrii i vinzrii ntre dou coduri de
companie.
Transferul ntre uniti logistice se face pe baza tipului de micare folosit n R/3, adic 301.
Un transfer de stocuri de la o unitate logistic la alta conduce nu numai la o
schimbare n mrimea stocurilor din amndou unitile logistice ; dac unitile logistice
sunt alocate unor domenii de evaluare diferite, este creat de asemeni i un document
contabil.
Transferurile de stocuri de la o unitate logistic la alta sunt relevante pentru
Planificare Necesar de Materiale (PNM), deoarece aceasta opereaz la nivel de unitate
logistic.
n modelul FDFEE-SISE Moldova s-a renunat la acest tip de micare n urma

obieciilor referitoare la diferenele cantitative ce pot surveni n timpul transportului.

n acest sens s-au definit micri separate de intrri i respectiv de ieiri materiale
pentru cazurile de transfer ntre subuniti. .

- n cazul transferurilor efectuate n interiorul unei uniti logistice, acestea se vor

face cu nota de transfer. Transferul va fi doar ntre depozitele unitii logistice.

- n cazul transferurilor efectuate ntre SISE i AISE ct i ntre AISEAISE,

nregistrrile se vor efectua numai prin contul 481.

Ex :

1. Pentru un transfer ntre SISE (AISE) Bacu i AISE Bistria se vor face
urmtoarele nregistrri :

SISE (AISE) Bacu

481*=302*

AISE Bistrita
302*=481*

2. Pentru un transfer ntre FDFEE Bacu i SDFEE Bistria se vor face urmtoarele
nregistrri :

FDFEE Bacu
481=302

SDFEE Bistria
302=481

Aceste contri sunt valabile i n cazul transferurilor dintre Sucursale.

nregistrarea se efectueaz n baza avizului de expediie i nu este supus facturrii.

Aceste nregistrri se vor folosi i n cazul aprovizionrii centralizate (achiziie centralizat
a unor materiale de catre SISE sau AISE i distribuirea lor n teritoriu).
n sistemul R/3 se pot nregistra att transferuri de stocuri, ct i nregistrri de
transfer. nregistrrile de transfer difer de transferurile de stocuri prin aceea c
nregistrrile de transfer n general nu sunt conectate cu o micare de bunuri fizice. De
obicei implic o schimbare n tipul stocului, numr de lot sau numr de material (309).
Un exemplu de nregistrri de transfer este eliberare din stocul n inspecie de calitate n
stocul propriu al companiei.
Exist trei tipuri diferite pentru efectuarea unui transfer de stoc:
nregistrare de transfer de stoc prin transfer de stoc folosind o procedur dintr-un
singur pas
nregistrare de transfer de stoc prin transfer de stoc folosind o procedur din doi
pai
nregistrare de transfer de stoc folosind o comand de transfer de stoc
85

Procedura dintr-un pas i procedura din doi pai, const n faptul c att transferurile
de stoc, ct i nregistrrile de transfer consist ntr-o ieire de bunuri dintr-un punct de
ieire i o intrare de bunuri ntr-un punct de intrare
Pe de alt parte procedura din doi pai permite monitorizarea stocurilor n tranzit.
Dup ce ieirea de bunuri este nregistrat la punctul de ieire, stocul apare sub form
de stoc n transfer la punctul de recepie i este gestionat ca i cum ar fi n sistem.
Procedura din doi pai este de asemenea necesar dac utilizatorii decid s dea
autorizri doar pentru unitile logistice proprii.
Prezentm n continuare alte tipuri de transferuri de stoc :
Transferuri de stocuri de la un depozit la alt depozit
Un transfer de stoc de la un loc de depozitare la altul are loc n cadrul unei
uniti logistice. Este de obicei nregistrat fr valoare, deoarece materialul
transferat este gestionat n aceeai unitate logistic i prin urmare cu aceleai date
de evaluare ca i nainte. Dac materialul este evaluat divizat i tipul de evaluare
al materialului se va modifica datorit transferului de stoc, acesta este introdus ca
un transfer de stoc de la o unitate logistic la alta. n plus se creaz i un document
contabil. Modelul Electrica nu foloseste evaluarea divizat.
Transfer de stoc de la o unitate logistic la alta

Un transfer de stoc de la o unitate logistic la alta are loc n general n cadrul

unui cod de companie.
Spre deosebire de un transfer de stoc de la o locaie de depozitare la alta, un transfer
de stoc de la o unitate logistic la alta afecteaz att contabilitatea, ct i Planificarea
Materialelor.

86

Tabel coresponden
Tabel.nr.4.7
Tip document Electrica Tip micare R/3

Nr.
crt.
01

Doc. SDE

02

NR

03

BMC

NIR

Denumire
document
Not de intrare
recepie materiale
Note Restituire (la
bonurile de
consum)
Bonuri de consum
materiale

Micare
R/3
101
102
971
972
261
262
241
242
911
912
991
992

04

05

FLC

NP

Fi limit consum
BCF i carburani
*

309

Nota predare
materiale

521

310
251
252
967
968
261
262

522
921
922
06

NT

Note transfer

311

87

Denumire tip micare R/3

Intrare iniial stoc material
Intrare iniial stoc material - stornare
Consum pt. comanda din depozit
stornare
Consum pentru comanda din depozit
Consum pentru comanda din depozit
Consum pentru comanda din depozit stornare
Ieire materiale de investiii
Ieire materiale de investiii - stornare
Ieire bunuri angajai FDFEE/SISEE la
SDFEE/AISEE
Ieire bunuri angajai FDFEE/SISEE la
SDFEE/AISEE stornare
Ieire obiecte de inventar pe marc
Ieire obiecte de inventar pe marc storno
Transfer material la material - BCF la
benzin
Transfer material la material - stornare
Ieire BCF pentru alimentare
Ieire BCF pentru alimentare - storno
Transformare BCF n combustibil
Transformare BCF n combustibil - storno
Consum pentru comanda din depozit
Consum pentru comanda din depozit
stornare
Intrare fr comanda n stoc (pentru
materiale recuperate sau cu uzur)
Intrare fr comanda n stoc - stornare
Intrare fr cd. prod.n stoc utiliz.fr
restr.-prod.finit (pn acum specifica doar
SISEE)
Intrare fr cd. prod.n stoc -prod.finitstornare (pna acum specifica doar
SISEE)
Transfer ntre lucuri de depozitare ale
aceluiai plant

4.2.1.6 Verificarea facturii

Sistemul SAP este alctuit din cteva componente legate ntre ele astfel nct
departamente diferite din cadrul unei companii pot coopera unele cu celelalte.
Componenta Verificarea Facturilor este o parte din sistemul de Gestiunea
Materialelor (GM). Ea asigur legatura ntre componenta Gestiune a Materialelor i
componentele Contabilitate Financiar, Controlling i Contabilitate Mijloace Fixe.
Verificarea facturilor n gestiunea materialelor servete urmtoarelor scopuri:
Completeaz procesul de aprovizionare cu materiale care ncepe cu referatul de
necesitate, continu cu aprovizionarea i intrarea bunurilor i se termin cu intrarea
facturii
Permite procesarea de credite memo, anularea sau stornarea facturilor i
discounturi
Sarcinile verificrii facturilor includ:
Introducerea facturilor i a notelor de credit intrate
Verificarea acurateii facturilor cu respectarea coninutului, preurilor
Efectuarea nregistrrilor de conturi rezultate dintr-o factur
Verificarea facturilor blocate datorit diferenelor prea mari fa de datele din
comanda de aprovizionare
n sistemul SAP gradul ridicat de integrare permite acestor sarcini s fie efectuate cu
usurin i eficient.
n continuare este prezentat procedura de verificare a facturilor.
Fiecare factur conine diverse poziii de informaii. Pentru nregistrarea unei facturi,
trebuie introduse aceste informaii n sistem. Dac o factur se refer la o tranzacie
existent, anumite poziii de informaii vor fi deja disponibile n sistem. Sistemul propune
aceste date ca date implicite, astfel nct este necesar doar compararea i, la nevoie,
corectarea diferenelor posibile.
Pentru o factur ce se refer la o comand de aprovizionare, de exemplu, e necesar
doar introducerea numrului comenzii de aprovizionare. Sistemul selecioneaz tranzacia
i propune datele din recepia(iile) facut(e) n baza comenzii de aprovizionare, incluznd
furnizorul, materialul, termenii de livrare, termenii de plat.
Factura din modelul Electrica SAP R/3 trebuie s fac referire la o comand de
achiziie i intrare de bunuri.
Aceste date implicite pot fi, bineineles, modificate dac exist diferene. Se poate afisa
evidena comenzilor de achiziie pentru a vedea, de exemplu, ce cantiti au fost livrate i
ct de mult a fost facturat deja.
Dac exist diferene ntre comanda de aprovizionare sau intrarea de bunuri (NIR)
i factur, sistemul va emite o avertizare pe ecran.
La introducerea facturii, sistemul gsete de asemenea contul relevant. Se
genereaz nregistrri automate pentru taxa pentru vnzri, lichidarea bonificaiei la plat
n numerar i variaiile de pret i de asemenea se afieaz nregistrrile efectuate. Dac din
diferite motive, apar mici diferene i soldul nu este zero, utilizatorul trebuie s fac
corecii, deoarece o factur poate fi nregistrat doar dac soldul e egal cu zero.

88

Imediat dup nregistrarea facturii sunt actualizate de ctre sistem anumite date, cum ar fi
preul mediu al materialului comandat (dac exist diferene fa de recepie i acoperire n
stoc) i evidena comenzilor de aprovizionare.
nregistrarea facturilor completeaz Verificarea facturilor. Datele necesare pentru
factura ce trebuie platit exist acum n sistem. Departamentul contabil poate utiliza datele
i efectua plaile necesare cu ajutorul componentei financiar-contabile.
Tipuri de verificare factur
Ca regula, o factur se refer la o tranzacie pentru care partea emitent cere plat.
Verificarea facturilor difer n funcie de tipul de factur :
Facturi bazate pe comenzi de aprovizionare

Cu verificarea facturilor bazat pe comenzi de aprovizionare, toate poziiile

unei comenzi de aprovizionare pot fi aezate mpreun, indiferent dac o poziie a
fost primit n mai multe livrri pariale. Toate livrrile sunt totalizate i
nregistrate ca o singur poziie.
Facturi bazate pe intrri de bunuri

Cu verificarea facturilor bazat pe intrri de bunuri, fiecare intrare individual

de bunuri este facturat separat.
Datele n sistemul SAP pentru Verificarea Facturilor
n verificarea facturilor ca i n alte aplicaii sistemul SAP are nevoie des s
retrag date nregistrate, s schimbe datele dac este necesar sau s adauge informaii.
n funcie de tipul de informaii, datele din sistemul SAP sunt stocate n nregistrri
de baz diferite (cum ar fi nregistrarea de baz de material sau nregistrarea de baz de
furnizor). Stocarea central de date previne redundana.
De asemenea garanteaz c cele mai actualizate informaii de la departamente
diferite (Planificare Necesar Materiale, Aprovizionare, Gestiunea Stocurilor i Verificarea
Facturilor) sunt disponibile pentru celelalte domenii n orice moment.
Datele cheie cerute pentru verificarea facturilor sunt :
Date de baz
Date tranzacie
Datele de baz sunt nite date permanente despre obiecte cum ar fi materialele n
sistemul SAP. Fiecrui obiect i este dat un cod unic, care poate fi identificat n sistem.
Date de material - Datele de material sunt informaii despre materialele cumparate
sau produse de companie. Acestea includ codul de material, denumirea materialului,
unitatea de msur, date despre stocuri, tolerane de supralivrare i sublivrare, date
despre controlul preului i preuri. Datele de material sunt meninute de
departamente diferite n domeniul Gestiunii Materialelor.
Date furnizor- Datele despre furnizor asigur informaii despre furnizorii cu care
trateaz compania. Datele furnizor includ adresa, date despre banc, valuta
furnizorului i termenii de plat i livrare. Datele furnizor sunt ntreinute de
departamentele de Aprovizionare i Contabilitate.
Date contabile - Datele contabile sunt utilizate la definirea conturilor din Cartea
Mare. Ele includ numele contului, tipul contului, valuta n care este gestionat contul,
informaii despre modul n care se efectueaz nregistrrile pe acel cont i crei
89

bugetri financiare i este alocat. Datele contabile sunt ntreinute n componenta

financiar contabil.
Datele de tranzacie nregistreaz tranzacii sau evenimente n sistemul SAP. Ori de
cte ori se nregistreaz o comand de aprovizionare, acord de programare, intrare de
bunuri sau factur, sistemul creaz automat un document. Datele din document despre o
tranzacie depind de aria de aplicare creia i aparine tranzacia. Fiecare document
primete un numr de document prin care poate fi identificat n mod clar.
Document de aprovizionare - Un document de aprovizionare conine informaii

cum ar fi codul furnizorului, data comenzii de aprovizionare, termenii de livrare,

numrul de material i cantitatea comandat.
Document de material - Un document de material se creaz la nregistrarea unei
intrri de bunuri. El include data nregistrrii, cantitatea livrat i probabil i numrul
notei de livrare i numrul comenzii de aprovizionare la care se refer intrarea de
bunuri. Documentul de material nregistreaz schimbrile de cantitate.
Document contabil - Un document contabil este creat cnd se nregistreaz o
intrare de bunuri evaluate sau o factur. El conine detalii despre nregistrrile
individuale cu numrul de cont, cheia de nregistrare i suma. Documentul contabil
nregistreaz schimbri de valoare.
n ceea ce privete alocarea de cont, la nregistrarea unei facturi, sistemul selecteaz
conturile ce urmeaz a fi nregistrate. Alocarea de cont se bazeaz parial pe ce se introduce
la crearea unei facturi i parial pe informaiile stocate n sistem.
Pentru nregistrarea corecta a facturilor, trebuie definite conturile din planul de
conturi i aciunile ce trebuie realizate pentru diferite nregistrri.
Conturile SAP sunt definite ntr-un plan de conturi. Urmtoarele conturi sunt deosebit de
importante pentru verificarea facturilor :
Contul de furnizor - Pentru fiecare furnizor exist un cont separat n contul de

eviden, n care sunt nregistrate toate sumele privind furnizorul. O nregistrare n

contul de furnizor nu este acelai lucru cu o plat. Plata este executata doar cnd
departamentul financiar contabil nregistreaz plata ctre furnizor ntr-un cont bancar,
de exemplu.
Contul de stoc - n sistemul SAP, materiale diferite cu caracteristici similare sunt
grupate mpreun ntr-un cont comun (de exemplu materii prime, piese de schimb).
Acest cont relevant pentru un material este definit n sistem la crearea nregistrrii de
baz de material.
Contul intermediar de furnizor facturi nesosite - Acest cont este un cont
intermediar ntre contul de stoc depozit i contul de furnizor. La intrarea de bunuri,
suma net de facturare asteptat este nregistrat din contul de stoc n acest cont de
cliring. Aceast nregistrare este apoi lichidat printr-o intrare de compensare n
contul de furnizor la recepia facturii.
Date factur
O factur conine diverse informaii, cum ar fi:
Cine a emis factura?
La ce tranzacie se refer factura ?
Ce taxe trebuie pltite ?
90

Dac factura se refer la o tranzacie anume, sistemul va extrage automat informaii

cu privire la tranzacie i va propune pe ecran valori pentru verificare. Informaiile care pot
fi extrase includ:
Termeni de plat
Cantiti de facturat
Sumele estimate de sistem pentru fiecare poziie
Dac factura furnizorului conine detalii diferite, datele propuse pot fi suprascrise.
Sistemul verific dac intrrile efectuate sunt permise i va afia o avertizare sau un alt
mesaj dac ceva este incorect.
Pentru obinerea rezultatelor la nregistrarea unei facturi, sistemul efectueaz
micarile de conturi i genereaz un document financiar contabil care afieaza conturile
implicate n nregistrare i sumele nregistrate n aceste conturi.
Sistemul creaz o statistic a facturilor pentru fiecare poziie din comand de
aprovizionare. Fiecare factur nregistrat este inclus n acest fiier. n acest fel, este
posibil afiarea n orice moment a unei imagini generale curente asupra evidenei
comenzilor de aprovizionare.
Preul mediu variabil este actualizat n nregistrarea de baz de material dac preul
facturii este diferit de cel din comanda de aprovizionare.
Dac preul facturat difer de preul din comanda de aprovizionare pentru un
material cu control al preului mediu variabil, valoarea stocului este actualizat n
nregistrarea de baz de material.
Deoarece sistemul standard SAP R/3 necesit verificarea facturii legate de intrarea
de bunuri (marcatorul Verificarea facturii bazat pe recepia de bunuri setat), este
posibil o singur variant i anume cea prin care variaia este trecut pe valoarea
materialului. Dac cantitatea disponibil n stoc la momentul nregistrarii facturii este mai
mica dect cea din factur diferena ntre preul din factur i preul mediu ponderat va fi
nregistrat ntr-un cont de diferene de pre. ntrucit n modelul Electrica nu sunt
disponibile conturi de diferene de pre s-a convenit ca facturarea s se fac la o dat ct
mai apropiat de momentul recepiei. Acest lucru este posibil innd cont de faptul c
majoritatea mrfurilor cumprate sunt nsoite de factur.
Existena mai multor variante de verificare a impus anumite limite de toleran.
Acestea sunt setate de administratorul de sistem. De fiecare dat cnd apare o
variaie, sistemul verific dac este n limita de toleran definit.
Dac variaia este n afara limitei de toleran, sistemul afieaz acest lucru ntr-un

mesaj de avertizare. Chiar dac nu se ajusteaz intrarile, tot se poate nregistra

factura. Dac, totui, pragul superior de toleran este depit, sistemul blocheaz
automat factura pentru plat. n acest caz factura va putea fi platit de contabilitatea
financiar dup ce factura a fost eliberat ntr-un pas separat.
Dac variaia se afl n limitele de toleran, sistemul accept intrarea. n acest

caz, nu este nevoie de un mesaj de avertizare sau de blocare a plii.

Cheile de toleran sunt la nivel de cod de companie. Nu este posibila, de exemplu,
definirea unei tolerane specifice pentru furnizori.
n ceea ce privete costurile de livrare, n sistemul SAP, exist dou tipuri :
Costurile de livrare planificate sunt introduse n comanda de aprovizionare. Ele
sunt setate pentru costurile relevante la intrarea de bunuri. Referiri la costurile de
livrare nregistrate la intrarea de bunuri se pot face la intrarea facturii.
91

 Costurile de livrare neplanificate sunt introduse doar la inroducerea facturii. La

intrarea bunurilor nu se face nici o nregistrare a acestora.

Costurile de livrare planificate au avantajul c, costurile de livrare sunt incluse n
evaluarea materialului (sau, n cazul unei comenzi de aprovizionare cu alocare de cont,
obiectul contului poate fi debitat) la intrarea de bunuri. Debitrile urmatoare la intrarea
facturii se vor face doar dac costurile de livrare din factur variaz de la costurile de
livrare planificate.
Costurile de livrare planificate sunt costuri de livrare agreate cu furnizorul, o
societate de transport sau un birou vamal nainte de crearea comenzii de aprovizionare i
sunt introduse la introducerea comenzii de aprovizionare.
Costurile de livrare planificate pot fi repartizate dup urmatoarele criterii :
Originea costurilor
Costuri de expediie
Taxe vamale
Este posibil definirea altor tipuri de origine utiliznd funcionalitatea condiiilor n
sistemul de configurare din Aprovizionare.
Calculul costurilor
Suma fix, independent de cantitatea livrat
Suma dependent de cantitatea livrat
Valoare procentuala a bunurilor livrate.
Costurile de livrare planificate sunt nregistrate automat ntr-un cont de cliring la
introducerea intrrii de bunuri. Fiecare tip de origine are propriul su cont de cliring. La
nregistrarea facturii pentru aceste costuri de livrare sunt setate conturile de cliring
corespunztoare.
n Verificarea Facturilor este posibil listarea tuturor costurilor de livrare planificate
pentru o comand de aprovizionare, un furnizor ori o scrisoare de trsura. Poziiile
relevante pot fi copiate din aceast list n document.
Nu trebuie specificat un anumit furnizor pentru costurile de livrare planificate. La
planificarea costurilor de livrare ntr-o comand de aprovizionare se poate introduce un
furnizor (de exemplu un furnizor expediie sau un birou vamal). n Verificarea
Facturilor, totui, costurile de livrare pot fi nregistrate ctre o alta parte emitent.
Costurile de livrare planificate se introduc n comanda de aprovizionare pentru
fiecare poziie. La intrarea facturii, ele sunt alocate poziiilor relevante.
Exist facturi blocate pe care contabilitatea financiar nu le poate plti
O factur poate fi blocat la plat din unul din urmatoarele motive :
Variaii ntr-o poziie a facturii
Suma unei poziii a facturii
Blocare manual
nainte de a putea fi pltite, facturile blocate trebuie eliberate ntr-un pas separat.
Se poate anula indicatorul de blocare care fusese setat la nregistrarea facturii. Deoarece
trebuie pltit ntreaga sum facturat i nu poziii individuale din factur indicatorul de
blocare se seteaz n linia de furnizor. n acest fel, toate poziiile unei facturi blocate pot fi
eliberate numai n acelai timp.

92

4.2.1.7 Inventarul fizic

Aceast componen permite efectuarea inventarului stocurilor din depozitele
companiei. Pentru aceasta pot fi implementate mai multe proceduri.
n modelul Electrica inventarul poate fi efectuat doar pentru stocul propriu al companiei.
Tot n modelul Electrica un inventar va fi efectuat pentru stocul cu utilizare nerestricionat
n depozit.
Inventarul tuturor tipurilor de stoc menionate poate fi fcut ntr-o singur
tranzacie. Pentru materialele care urmeaz a fi inventariate, se creaz cate o poziie n
documentul de inventar pentru fiecare tip de stoc.
Inventarul are loc la nivel de locaie de depozitare. Se creaza cate un document separat de
inventar pentru fiecare locaie de depozitare.
Sistemul standard SAP R/3 suport urmatoarele proceduri de inventar:
Inventar periodic

ntr-un inventar periodic, toate stocurile companiei sunt inventariate n data

cheie stabilit. n acest caz, fiecare material trebuie inventariat. n timpul
inventarierii, micarea materialelor trebuie blocat n intregul depozit. Este
procedura utilizat n cadrul Electrica Transilvania Nord.
Inventar continuu

n procedura de inventar continuu, stocurile sunt inventariate continuu n

timpul ntregului an fiscal. n acest caz, este important s ne asigurm c fiecare
material este inventariat cel putin o dat n timpul anului.
Inventar ciclic

Inventarul ciclic este o metod de inventariere n care acesta se face la

intervale egale din timpul unui an fiscal. Aceste intervale (sau cicluri) depind de
indicatorul de inventariere ciclic setat pentru materiale.
Eantionare pentru inventar

n aceast metod stocuri selectate aleator sunt inventariate n data cheie

bilan. Dac variaiile dintre rezultatul contului i balana stocurilor contabile sunt
destul de mici, se presupune ca balanele stocurilor contabile pentru celelalte
stocuri sunt corecte.
Indiferent de metoda de inventariere, procesul de inventar poate fi divizat n trei faze:
Pregtirea inventarului
Crearea unui document de inventar
Blocarea materialelor pentru nregistrare
Tiprirea i distribuirea documentului de inventar.
Inventarierea
Inventarierea stocurilor
Introducerea rezultatului inventarierii n listingul documentului de inventar
Analiza inventarului
Introducerea rezultatului inventarierii n sistem
Initierea unei reinventarieri, dac e necesar
nregistrarea diferenelor de inventar
93

Pentru monitorizarea procesului de inventar, fiecare document de inventar

nregistreaza paii care au fost efectuai. Aceste informaii sunt continute n datele de
poziie i n antetul documentului.
Evidena inventarului n datele de poziie - Evidena inventarului informeaz
despre ce pai au fost efectuai pentru poziie.
Antetul documentului - n antetul documentului, cmpurile Starea inventarului,
Starea ajustrii i Starea tergerii specifica dac unele dintre poziii sau toate
poziiile au fost inventariate, nregistrate (diferene de inventar) sau terse.
Se pot afia de asemenea statistici pentru documentul de inventar ; statisticile arat
cte pozitii de document sunt deschise, inventariate, nregistrate (diferene de inventar),
reinventariate sau terse.
n ceea ce privete rezultatul inventarului fizic, la nregistrarea diferenelor de
inventar, sistemul ajusteaz valorile din balan de stocuri i valorile contabile astfel nct
s corespund cu stocurile propriu-zise i valoarea acestora. n plus, nregistrarea de baz
de material este schimbat, stocul total este ajustat automat la cantitatea inventariat. Din
punct de vedere contabil, aceasta corespunde unei intrri sau ieiri de bunuri, nsemnnd c
la introducerea diferenei de inventar contul de stoc este debitat sau creditat :
n cazul n care cantitatea inventariat este mai mic dect balana de stocuri

contabile, contul de stoc e creditat cu urmtoarea valoare: diferena de inventar x

pre. Intrarea de compensare e facut n contul Cheltuieli din inventar .
n cazul n care cantitatea inventariat este mai mare dect balana de stocuri
contabile, contul de stoc e debitat cu urmtoarea valoare: diferena de inventar x pre.
Intrarea de compensare e facuta n contul Venituri din inventar .
Deoarece suma nregistrat e calculat pe baza preului mediu standard sau mediu
curent, nregistrarea diferenelor de inventar nu duce la schimbri de pre reprezentative.

94

CONCLUZII I PROPUNERI
Apariia si extinderea sistemelor ERP la nivel mondial a avut un impact puternic
asupra rezultatelor ntreprinderilor, n sensul c implementarea lor a dus la o gestionare mai
eficient a resurselor, o reducere a volumului de munc i prin urmare, o cretere a
veniturilor obinute.
Dezvoltarea sistemelor ERP, ns a trebuit, la nceput s treac de nite obstacole de
ordin psihologic, n sensul c nu multe societi i instituii erau pregtite s aloce sume
destul de mari i s-i asume riscuri n faa inovaiilor. ntreprinztorii deschii noilor
soluii ns au riscat i au reuit. Au obinut un volum de munc mai redus i venituri tot
mai mari. Astfel tot mai multe ntreprinderi, din diferite domenii au apelat la
implementarea de sisteme ERP. Prin urmare, marile firme furnizoare de soluii ERP i-au
mrit rezultatele, ajungnd la sume colosale de ordinul miliardelor de dolari.
Au fost i cazuri de implementri de sisteme ERP, euate, deci acesta nu este un
instrument magic i nu se vinde cu cheia succesului.
ns n majoritatea cazurilor, soluiile ERP au dus la mbuntirea managementului
ntreprinderii, ele furniznd modele de afaceri de success pe plan internaional. Este
evident aadar, c o afacere prosper nu poate fi conceput fr o bun planificare i
organizare a resurselor interne ale ntreprinderii sau a relaiilor cu clienii.
Chiar dac, pe piaa romneasc procentul de implementri de sisteme ERP nu este
foarte ridicat, este incontestabil interesul crescnd al companiilor pentru administrarea
riguroas, analitic i eficient a tot ceea ce nseamn resurs a intreprinderii, relaia cu
clienii, imagine, marketing. Firmele au realizat importana folosirii metodele moderne de
administrare a resurselor, prin intermediul calculatorului i cu facilitile oferite de un
software adecvat.
Tot mai multe firme ar trebui s apeleze la soluiile oferite de sistemele ERP pentru
simplul motiv c aceasta ar putea duce la rezultate incuantificabile. Trebuie s se treac
ns de marcajele de ordin psihologic. Este tot att de adevrat ns i faptul c firmele
romneti sunt la nceput de drum n cadrul economiei de pia fa de companiile strine
consecrate n domeniul afacerilor i mult mai deschise spre inovaii. Ceea ce este ns
important este faptul c procentul ntreprinderilor romneti care apeleaz la soluiile
oferite de sistemele ERP este n continu cretere. Chiar dac este vorba despre o investiie
mare, specialitii au artat c aceasta se poate recupera in cel mult un an. Exist si variaii
ns, n funcie de managementul anterior al companiei i de specificul fiecrei industrii.
S.C. Electrica S.A. a adoptat soluia SAP R/3, component a ERP (Enterprise
Resource Planning) care este si cea mai cunoscut soluie ERP de pe piaa. Sistemul ERP
SAP R/3 gestioneaz, n cadrul ntreprinderii, mai multe arii de interes precum logistica,
contabilitatea, resursele umane.
n versiunea comercializat curent, licenele pentru sistemele ERP R/3 au fost
achiziionate sub forma setului de produse mySAP Business Suite.
Astfel, n Strategia Electrica i n Programele de Dezvoltare, se gseau obiective
care urmreau utilizarea unui sistem informatic complex, integrat, unic i n timp real, cu
care s se asigure condiiile pentru un management performant al tuturor activitilor
specifice unei companii din domeniul Distribuiei si Furnizrii Energiei Electrrice. Aa c,
prin Hotrrile 2/3555/20.03.2002 i AGA 13./4551/20.03.2002 ale SC Electrica SA au
stabilit ca Sistemul Informatic de Management SAP, s fie utilizat pentru conducerea
activitilor n toate entitile sale.Va rezulta o gestiune corect, adevrat i n timp real,
crendu-se, astfel, condiiile pentru analiza diverselor scenarii de organizare i funcionare
ntr-un mediu de pia concurenial, n continu schimbare.
95

S-a demonstrat c utilizarea unui astfel de sistem permite un dialog de afaceri

inteligibil i eficient cu partenerii europeni dar i interni, furnizori sau clieni, pentru c
SAP a devenit un instrument practic, universal pentru sectorul energetic sau al altor ramuri
economice, cel puin din spaiul european.
Racordarea, pe aceast cale, la valorile de management european, cu efectele
scontate n gestionarea veniturilor i costurilor societilor din domeniul specific
activitilor noastre, creaz, n plus, i efecte de imagine pozitiv i de cretere a valorii de
pia a societilor.
Folosirea sistemului informatic SAP asigur transparena total a operaiunilor
tehnice, comerciale, financiare i structurale, schimb mentalitatea i atitudinea ntregului
personal al organizaiei, de la top management pn la executani, fiind din acest punct de
vedere, generatorul unui proces complex de schimbare i de transformare a conceptului de
calitate ntr-o realitate aplicat.
Astfel, pentru reuita Programului de Implementare a Sistemului Informatic de
Management (SAP i celelalte componente) n Electrica-Filiale, Sucursale i Agenii este
nevoie, n primul rnd, de schimbarea radical de mentalitate i atitudine i de implicarea
total a factorilor decizionali ai top managementului.
De asemenea, se consider, far nici o exagerare, c ntregul complex de aciuni ce
se va derula, constituie o piatr de ncercare care va proba calitile i capacitile
manageriale ale celor numii factori decizionali.
Ajungnd la partea tehnic, se observ c SAP R/3, pentru a facilita adaptarea
proceselor implementate prin program la procesele reale din organizaia clientului i
totodat pentru a uura activitatea de pregtire a personalului n vederea utilizrii noului
sistem informatic, grupeaz toate funcionalitile ERP n module. Un modul foarte
important este cel al managementului calitii care cuprinde planificarea calitii inspeciile
de calitate, controlul calitii, certificate de calitate i notificri de calitate.
Forma de integrare a calitii cu producia a evoluat pe parcursul diferitelor etape de
integrare. La rndul su, problema complex a calitii a cunoscut diferite abordri dup
obiectivele urmrite, mijloacele i instrumentele utilizate. Astfel, a aprut n ultimii ani,
conceptul de management total al calitii(TQM) care vine s generalizeze imperativul
calitii la toate nivelurile manageriale, pornind de la vrf, n numele mbuntirii
continue. Totodat TQM orienteaz toate eforturile ctre satisfacerea cerintelor interne i
externe ale clienilor, utilizndu-se, fr rezerve, de toate instrumentele posibile pentru
angajare i participare, de educare i antrenare la prosperitatea organizaiei.
Integrarea calitii cu producia poate fi privit pe parcursul etapelor de via ale
produselor, n sensul larg al ingineriei concurente i simultane, precum i la fiecare nivel al
sistemului managerial-strategic, tactic sau operaional. Integrarea n planul informaional
prezint un interes deosebit pentru conceperea, structurarea si realizarea sistemelor
informatice
Aceasta a dus la preluarea TQM, de ctre ERP ca unul dintre principalele sale
module prin care s asigure ntreprinderii rezolvarea unei multitudini de obiective, n
special cele legate de satisfacerea optim a cerinelor consumatorilor i de mbuntire a
imaginii vis-a-vis de concuren.

96

Bibliografie:
1. Florin Gh. Filip, Concepte,soluii i strategii pentru Romnia, Editura Expert,
Bucureti 2001
2. Doina Banciu, Sisteme automatizate de informare i documentare, Editura Tehnic,
Bucureti 2001
3. Gabriel Neagu, Sistemul informaional al organizaiei, Editura Expert, Bucureti
2001
4. Florin Stnciulescu, Modelarea sistemelor de mare complexitate, Editura Tehnic,
Bucureti 2003
5. Prof. univ.Dumitru Marius Paraschivescu (coordonator), Contabilitate, Editura
Moldavia 2000.
6. Dumitru Oprea, Dinu Airinei, Marin Fotache (coordonatori) - Sisteme
informaionale pentru afaceri, Editura Polirom, Iai, 2002
7. Fotache, Luminia Fnaru - Soluii ERP - SAP R/3 System, NetReport nr. 109,
octombrie 2001
8. Luminia Fnaru, Doina Fotache - SAP R/3 System, Probleme actuale pentru
realizarea sistemelor informaionale pentru conducere, Editura Timpul, Iai 2001
9. Doina Fotache - Peisaj cu ERP, NetReport nr. 108, septembrie 2001
10. Luminia Fnaru , Doina Fotache - Oracle i soluii ERP n Net Report, decembrie
2001
11. , Luminia Fnaru Doina Fotache - Oracle n lumea eBusiness i ERP n NET
REPORT, decembrie 2001
12. - Doina Fotache Produse program integrate de gestiune a firmelor. Piaa ERP n
Tribuna economic, Nr. 28, 2001
13. Doina Fotache - Produse program integrate de gestiune a firmelor. Piaa
romneasca de software ERP i de software financiar-contabil, Tribuna Economic
nr. 36/2001
14. Doina Fotache, Luminia Fnaru, CROS. Un ERP care gndete romnete, NET
REPORT nr. 117, iunie 2002
15. Luminia Fnaru, Doina Fotache, SIVECO Applications un ERP "made n
Romnia", NET REPORT nr.116, mai 2002
16. Doina Fotache - The Romanian ERP Dilemma, Innovative Application of
Information Technologies in Business and Management (International Symposium),
Editura Tehnopress, Iai, 2002
Adrese Internert:
*http://www. baan.ittoolbox.ro
*http://www.siveco.ro
*http://www.itc.ro
*http://www.uti.ro
*http://www.radix.ro
*http://www.scala.ro
*http://utis.cpru.pub.ro
*http://www.computerworld.ro
*http://www.adcos.ro
*http://www.agora.ro
*http://www.competence-site.de
*http://www.managingautomation.com
97