Sunteți pe pagina 1din 36

Coresponden a oficial

Coresponden a oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic , n

scopul stabilirii unor rela ii ntre ele.

ntre o scrisoare i act exist urm toarele deosebiri: scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obliga ie etc. actul are titlu, scrisori purt toare de titlu se ntlnesc mai rar; actul are specificat n cuprinsul s u titularul n folosul c ruia se face constatarea; majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit ; scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ie ire; actele au numere proprii de ordine, pe baza c rora se ine eviden a emiterii i circula iei lor (n Registrul de intrareie ire sunt nregistrate scrisorile nso itoare ale actelor); scrisorile pot fi redactate i semnate de orice func ionar cu delega ie de corespondent; actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de func ionari investi i printr-o dispozi ie expres a unui act normativ cu aceste drepturi; actul circul de la autor la beneficiar nso it de o scrisoare; cnd nu se folose te scrisoarea nso itoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semn tur ;

Sfera coresponden ei oficiale este larg , ea cuprinznd probleme cu con inut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distan ele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior ncheierii tranzac iilor, fac necesar comunicarea prin intermediul coresponden ei oficiale. De remarcat c predominant este con inutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei economii diversificate i n continu dezvoltare.

Importan a activit ii de coresponden const n faptul c : este un element de baz pentru stabilirea rela iilor ntre unit ile economice, ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s - i rezolve anumite probleme n comun; ofer posibilitatea consemn rii scriptice a unei activit i; constituie un element de nregistr ri contabile; serve te ca prob n justi ie; permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem , constituirea unui ciclu de coresponden ce oglinde te apari ia, modificarea sau stingerea unor rela ii ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice. devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd stadiile evolu iei raporturilor economice, precum i ale evolu iei vocabularului din domenii diferite de activitate.

Clasificarea coresponden ei
Coresponden a oficial se poate clasifica dup mai multe criterii: y a) dup criteriul de circumscriere: y coresponden a intern (ntre compartimente sau responsabili ai acelea i organiza ii); y coresponden a externa (c tre sau de la o institu ie spre mediul exterior alt institu ie sau persoan ) ;
y

y y

b) dup domeniul de activitate: coresponden a juridic (contesta ia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de chemare n judecat etc.); coresponden a administrativ (referatul, raportul, darea de seam , procesul verbal, decizia, ordinul, dispozi ia); coresponden a protocolar (invita ii, scrisori de felicitare, felicit ri, coresponden a tehnica a departamentelor de protocol etc.); coresponden a comercial (cererea de ofert , oferta, comanda, reclama ia economic , avizul de nso ire a m rfii, scrisoarea de garan ie etc.); coresponden a diplomatic (nota diplomatic , scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatic , nota verbal etc.)

c) dup scopul ei: coresponden a de solicitare (cererea economic , juridic , etc.); coresponden a de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam , etc.); coresponden a de constatare (procesul verbal, etc.) coresponden a de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia); coresponden a de reclama ie (reclama ia economic , juridic ); coresponden a nso itoare de acte;

d) dup criteriul accesibilit ii: coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate; folosit n sistemul institu ionalizat (Birou Documente Secrete - BDS); coresponden a deschis (transmis pe cale obi nuit i poate lua toate formele materiale ale coresponden ei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.) e) dup ini iativa trimiterii scrisorii: scrisoarea ini ial ; de r spuns ; de revenire;

f) dup criteriul suportului: coresponden a clasic scrisoarea; coresponden a telegrafic telegrama, telexul; coresponden a electronic e-mailul; g) dup modul de ntocmire: documente tipizate ; documente netipizate

h)

dup natura i destina ia exemplarelor: originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semn tur i tampil , nr. de nregistrare; copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are tampil nici semn tur original . Are num r de nregistrare.; duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul nou eliberat se men ioneaz duplicat; are puterea originalului; copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi : copia certificat are configurarea c este valabila; se folose te pentru p strarea originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unit ii care p streaz originalul. Dup cola ionare se scrie conform cu originalul, pentru conformitate. Obligatoriu, copia poart semn tura i tampila ; copia legalizat este eliberat de notariat. Ea con ine reproducerea exact a con inutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox,, precum i ncheierea de legalizare, sub semn tura notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special la notariat; fotocopia are valoare numai n cazul legaliz rii de notariat; extrasul constituie copia unei p r i, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condi ionat de certificare.

Cerin e actuale fa de coresponden oficial


Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a rela iilor ntre oameni, conform rolului fiec ruia, coresponden a se supune la rndul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris r mne. Se impune din aceast cauz , din partea celor care ntocmesc coresponden a o preocupare permanent pentru nsu irea i respectarea unor principii ce stau la baza coresponden ei, dintre acestea amintim:

1) Promptitudinea r spunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul coresponden ei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un r spuns. Dac r spunsul la o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau institu ia respectiv este c tie s se organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect .

2) Elaborarea coresponden ei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papet ria i timbrele, ci i costul manevr rii scrisorii prin sistemul po tal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp, necesitnd echipament i spa iu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai pu in costisitoare. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de urm toarele aspecte. propozi ii scurte i clare; folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte ( abloanelor), astfel de acces ri fiind mult u urate de calculator; redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nen elegerile i implicit revenirile.

3) Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece n func ie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:  s inform m sau s afl m ceva;  s motiv m sau s influen m;  s ne scuz m;  s solicit m sau s oferim ceva;  s accept m sau s refuz m;  s felicit m; 4) Nivelul ierarhic. Presupune diferen ierea i limitarea coresponden ei pe paliere ierarhice.

5) Eficien i credibilitate. Eficien a coresponden ei se refer la: promptitudine (transmiterea la timp a informa iilor); precizia i caracterul complet al informa iilor; informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i serviciilor ce pot fi furnizate de firma respectiv ; Credibilitatea informa iilor transmise reprezint o condi ie esen ial n ncheierea unui parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n r spunsurile la reclama ii sunt unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului, de exemplu: reclama strident promisiunile exagerate; informa iile nefondate i neverificabile; pretextele formul rile preten ioase n care vina este dat pe al ii sau pe for a major .

6) Corectitudinea i aspectul pl cut: mecanica textului (punctua ia i gramatica) trebuie s fie corect , o gre eal de ortografie vorbe te despre nivelul de profesionalism al celui care scrie. alegerea stilului corespunz tor; asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i

dac respect anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual c tig deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac . 7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel formulat nct destinatarul s reac ioneze n sensul dorit de expeditori (cazul ideal motivare i nu manipulare).

8) Atitudinea i exprimarea pozitiv . Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv sentimente pozitive i tendin a de a ac iona n mod pozitiv. Exist mai multe modalit mare parte aceste modalit i de a asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n i i g sesc expresia prin intermediul limbajului

non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii r spunsului (element al atitudinii pozitive) comunic polite e i considera ie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de polite e, considera ie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncredere destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu mesajul pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne pare r u c nu putem s v pl tim cecul la data de/cecul dv. va fi achitat la data de)

Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu ceea ce nu avem. De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s -l admonest m sau s -l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne p str m atitudinea pozitiv i s ne concentr m aten ia asupra rezolv rii problemei.

Stilul coresponden ei oficiale


y

Stilul coresponden ei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ se ntlne te n textele i activit ile administrative,

juridice, diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris monologat , dar poate lua i forma dialogului (n coresponden a oficial , n negocieri, n raporturile cet autorit ilor sau n ac iunile judiciare. Se desf enilor cu

oar ntr-un cadru institu ional,

local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hot rri, ordonan e, instruc iuni, circulare etc), de documentare (procesulverbal, memoriul, protocolul, rezolu ia, contractul etc.) de informare (anun ul, declara ia, n tiin area, notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc).
y

In raport cu alte stiluri este nchis la influen e, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului publicistic.

Fiind mai pu in diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne : limbajul juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis apari iei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce prive te puritatea n func ie de situa ie sau de destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale. Func iile dominante sunt cele denominativ-referen iale i persuasive (destinatarul fiind avut permanent n vedere n formularea comunic rilor specifice). Stilul coresponden ei oficiale prezint anumite particularit i lexicale, gramaticale, sintactice i stilistice.

y y

Particularit i lexicale Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul este folosit n comunicare gndurilor. Una din condi iile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i n eles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu no iunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis no iunea sau situa ia tratata i poate exprima ideea unei propozi ii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la bordul unui vas se folose te expresia franco-bordul vasului. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai conving toare i mai clar . Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesiguran a, comoditate, lipsa de informa ie precum i diferi ilor factori de team (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte preten ioase i savante cred, n mod gre it, c aceasta nsemn a scrie bine. Ace tia asociaz competen a cu parada cuvintelor.

y y

Particularit i gramaticale In redactarea coresponden ei oficiale se respect formele gramaticale prev zute de gramatica limbii romne, dar specificul stilului coresponden ei const i n folosirea anumitor particularit i, i anume: se folose te pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordan a ntre num rul real i cel gramatical (se nume te pluralul autorit ii): V rug m s , Confirm m primirea ofertei dv. ...; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II a se utilizeaz formele de polite e ale pronumelui personal dumneavoastr , care se acord cu predicatul la plural : Dv. ve i primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv. sunte i reprezentantul firmei. se folose te neconcordan a ntre timpul real i cel gramatical, n unele situa ii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguran a i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de se va livra sau pentru numirea n func ie se nume te n func ia de n loc de se va numi n func ia de .

y y

se folose te reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: expozi ia s-a deschis nu expozi ia a fost deschis ; reflexivul impersonal nlocuie te diateza activ : se certific vechimea n func ie..., se aplic regulamentul.... Aceste exprim ri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal . gerunziul folosit la nceput de fraz ; acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz ntotdeauna la subiectul propozi iei principale. Astfel, formularea: Mul umindu-v pentru scrisoare, primi i, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune este gre it . Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd formula: Mul umindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primi i .. se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de ndrumare i control se folose te infinitivul cu valoare de imperativ: a se urm ri ndeplinirea formalit ilor i viitorul cu valoare de imperativ Serviciul Personal va aduce la ndeplinire..., Vor fi sanc iona i abunden a construc iilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condi iile legii, conform deciziei, n scopul ob inerii). frecven a mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, solu ionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, to i, fiecare etc.) a prepozi iilor i conjunc iilor, neutralizarea opozi iei de gen la unele substantive personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul).

Particularit

i gramaticale

Particularit
y

i de ordin sintactic

In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne, dar i n acest domeniu exist anumite particularit i: folosirea ordinii directe n propozi ie i fraz (subiect i determinan ii s i, predicatul i determinan ii s ); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric. construirea de propozi ii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau na tere la confuzii, producnd greut i n n elegere; nlocuirea subordonatelor cu p r i de propozi ie corespunz toare, cnd acest mod de construc ie scurteaz textul, m rind precizia exprim rii. n loc de Marfa comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom spune Marfa din comanda dv. nr., livrat la data de introducerea unor forma iuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (din cauz ...) sau consecin a (de unde rezult c ...), a unor expresii precum Drept pentru care am ncheiat procesul-verbal, n mod nemijlocit..., n mod obligatoriu.. (n loc de nemijlocit, obligatoriu.

y y

Particularit

i stilistice

Principalele caracteristici ale stilului coresponden ei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, polite ea i demnitatea, naturale ea i simplitatea. Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale, ortografice, de punctua ie, de fonetic . n coresponden , corectitudinea stilului este urm rit i pentru exigen e speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare m sur respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n coresponden a contribuie la evitarea confuziilor i interpret rilor gre ite pe care ar putea s le provoace gre elile gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctua ie, a altor manuale nu este o dovad de incultur , ci, dimpotriv , de cunoa tere i dorin a de perfec ionare. Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele legate de con inutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cota ii, etc.); scrisoarea poate fi folosit adesea ca documente n rela iile dintre parteneri.

y y

Particularit

i stilistice

Claritatea este o particularitate comun oric rui stil, dar n coresponden a, n scrierea documentelor este urm rit cu mult grij , ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situa ii, drepturi, obliga ii, r spunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii p r ilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circula ie general sau care exprim aproxima ii, nesiguran a, n elesuri alternative. Concizia este o condi ie specific stilului coresponden ei, ntruct scrierea, multiplicarea, lectura, etc, necesita cheltuieli de timp i materiale. Aceast tr s tur stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propozi ii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate. Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de n eles (ex. vom spune dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce prive te productivitatea, Acest calculator este foarte performant n loc de acest calculator este de foarte buna calitate i de aceea prezint performante foarte bune). n acela i timp, o scrisoare trebuie s fie complet . Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare.

Particularit

i stilistice

Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unit ilor de m sur oficiale, prin exprimarea n litere, al turi de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantit i, etc. Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s -l ofere certific rile i toate relat rile care se fac n coresponden . Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de nc rc tura afectiv . Polite ea i demnitatea stilul coresponden ei trebuie s fie prin defini ie un stil al polite ii i demnit ii. Polite ea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oric rui om civilizat. Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A spune mul umesc, va rog, apreciez, sunt recunosc tor, etc. sunt formul ri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o form , polemica i limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite nepl ceri. Folosirea pluralului autorit ii, al pronumelor de polite e asigura aceste cerin e. Naturale ea i simplitatea. n baza acestor condi ii, stilul coresponden ei, este i trebuie s fie direct i firesc, nefor at; se impune folosirea cuvintelor simple, nepreten ioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite).

Stilul, n scrierea mesajelor, este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propozi iilor i formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situa iei, contextului i destinatarului, produce reac ia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percep ia destinatarului, de ceea ce cite te ele printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se define te astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reac ii cititorului (destinatarului). Dificultatea control rii tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de percep ia cititorului, percep ie care este strict individual .

Abrevieri folosite n coresponden a oficial


Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce prive te redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spa iu n pagin i economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii, ma ini de scris, cartu , cerneal n cazul folosirii imprimantei. Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al scrierii lor, ct i al pozi ion rii n fraz . Se recomand , utilizarea ra ional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i n elegerii cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint , ct i la considerarea scrisorii ca o lips de polite e fa de destinatar.

y y

In coresponden a oficial se admit, n general, numai: abrevieri prev zute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii din vocabularul obi nuit. abrevieri consacrate de tiin ele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar , financiar , contabil , matematic , fizic , etc.) abrevieri consacrate n uzan a lucr rilor de secretariat i coresponden n ara noastr , pentru scrisori ntocmite n limba romn . Abrevieri consacrate n coresponden a interna ional , cnd scrisorile sunt adresate partenerilor externi. Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.)

Elaborarea mesajului scris


Succesul unor scrisori nu este ntmpl tor; el este rezultatul unei munci i experien e ndelungate. Cei ce scriu trebuie: y s in seama de termenii de specialitate adecva i; y s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical; y s aib un stil agreabil; y s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.
y

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma, structura i mai ales con inutul. Un con inut i neadecvat, erorile de adresare, gre elile gramaticale, tonul, impactul i stilul gre it sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o reprezint . Se cunoa te faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz . O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal. In fapt, abstrac ie f cnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cuno tinte care sunt incluse n tehnicile de redactare a coresponden ei n forma sa clasic . Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o aten ie deosebit , este necesar o preg tire temeinica a acestora.

y y

y y y

Etapele ntocmirii unei scrisori sunt: 1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare); 2) Documentarea consta n culegerea informa iilor necesare pentru tratarea subiectului; informa iile se pot ob ine prin: studiul coresponden ei deja existente; folosirea documenta iei interne i externe; consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv; folosirea jurnalului sau a agendei. Aceste informa ii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selec ie, modificare prin opera iile de analiza, sinteza, etc.

3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schi e care poate fi simpl sau dezvoltat ; 4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la ob inerea formei finale. n aceast etap se acord aten ie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care r mne destinatarul).

5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal . Textul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor), controlnd i corectnd gre elile gramaticale, de punctua ie i stng ciile lingvistice. 6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a ma ini de scris, apoi formatarea i editarea (scoaterea la imprimant ). Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s predomine asupra con inutului. Noile posibilit i de concep ie aduc cu ele i tenta ia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori.