CATERINGUL DE EVENIMENT 1.1.

Ce nseamn i cum funcioneaz serviciile de catering de eveniment Mncarea este definit ca vedeta lumii cateringului, dar aceasta reprezint doar o parte din aceast ecuaie. Astfel, se poate spune c serviciile de catering satisfac toate simurile:

Cu o atmosfer adecvat, serviciile de catering pot ispiti toate aceste simuri fcnd din orice eveniment unul special i memorabil. Bineneles, mncarea poate sau nu s eclipseze evenimentul n sine. Drept urmare, managerii firmelor moderne de catering vor s dein controlul absolut asupra evenimentului, ocupndu-se astzi de tot evenimentul ( de la mncare la aranjamente). De la tacmuri la flori, de la lumini la ervete i fee de mas, de la mese la melodia de fundal, totul trebuie s completeze mncarea pentru a crea o experien unic, compact. Aadar, continuitatea este cheia succesului ntr-o astfel de afacere. Orice aspect trebuie s fie perfect sincronizat cu cellalt. De exemplu: t? Care este mrimea grupului? Acestea sunt ntrebri la care organizatorul trebuie s se gndeasc foarte bine, pentru c, nu conteaz ct de ncnttoare este grdina, deoarece cu siguran oaspeii nu vor dori s stea afar dac plou sau dac este prea cald.

ar putea s nu fie cele mai potrivite la o mas obinuit sau la o recepie n stil barbeque. n aceast situaie cele mai potrivite ar fi printurile festive ( fee de mas albastre i albe i platouri din sticl simpl).

Indiferent dac vorbim de un cocktail party la care avem 50 de invitai sau un mare eveniment cu 500, obiectivul este acelai satisfacerea clienilor. O ntrebare popular n lumea cateringului este How can I make it happen for you?. Pentru muli aceasta nu este dect o simpl ntrebare. Un manager de restaurant sau un furnizor de preparate culinare valoros st n spatele acestei fraze. La primul contact al clientului cu managerul firmei de catering care va furniza preparatele culinare, managerul va afla ce i dorete clientul i decide n ce fel compania lui poate s realizeze totul perfect. Chiar dac contactul se realizeaz telefonic, responsabilul cu relaiile cu clienii va trebui s afle ct mai multe informaii, care pot fi de folos n pregtirea evenimentului . Clientul trebuie s fie pregtit s rspund unor ntrebri de genul: rganizai evenimentul?

Bineneles c ntrebrile difer i de tipul de eveniment care va avea loc. Trebui ns, s se in minte c aceast discuie iniial este critic, deoarece ea va constitui punctul de referin n propunerea maagerului. n cazul n care clientul are deja nite idei bine formulate n minte cel mai bine este ca persoana care st prima de vorb cu el, s ncerce s i le descopere. Se spune c, cel mai important lucru la prima discuie este acela de a descoperi ce este n mintea clientului? Una dintre cele mai mari greeli pe care clientul le face este s se gndeasc numai la buget. Cei mai muli clieni se ateapt ca, dup ce i dezvluie bugetul alocat, evenimentul s primeasc cel mai rezonabil rspuns i cea mai bun ofert. Din pcate, serviciile vor fi cu adevrat excepionale dect atunci cnd organizatorul evenimentului va afla pe lng buget i informaii suplimentare legate de locaie, invitai, numr de invitai, ceea ce i dorete clientul i multe altele. De exemplu, dac cineva dorete s organizeze o aniversare pentru 50 de ani de la cstoria prinilor si i are un buget destul de limitat, trebuie mai nti s i creeze o imagine a evenimetului n minte. Alturi de reprezentatul firmei organizatoare, cu siguran c se va gsi cea mai optim variant de a mbina luxul imaginat cu bugetul existent. Cele mai frecvente ntrebri care se pun n astfel de situaii, sunt:

aia lor favorit de vacan ?

1.2.Pregtirea unei propuneri de meniu O propunere de meniu ncepe ntotdeauna (dup cum am mai spus) cu ntnirea cu potenialul client i cu perspectiva acestuia asupra evenimentului:

narmat cu aceste cunotine, organizatorul evenimentului i poate construi o propunere detaliat care s includ meniul, buturile, lista cu echipamentul de nchiriat, cerinele pentru personal i taxele pentru mncare i butur. Planificarea evenimentului Organizatorii de evenimente i firmele de catering au astzi multe unelte la dispoziie n planificarea unui eveniment perfect. Un produs numit Room Viwer automatizeaz procesul de desenare al planului ncperii pentru evenimente i petreceri. Indiferent dac evenimentul va fi afar sau nuntru, indiferent de forma sau aspectul camerei, acest aa numit CAD (computer aided design software) ajut firma organizatoare s utilizeze ct mai bine spaiul.

Aadar, acest sistem poate ajuta la buna desfurare a muncii:

ilor care nchiriaz echipamentul necesar

Acest sistem poate fi utilizat pentru o mulime de funcii, de la aranjarea meselor pentru bufet pn la aranjamentele florale. Programul software ajut nu numai la planificarea iniial a spaiului, dar este foarte util i n timpul aranjrii propriu-zise. Se pot printa scheme care pot fi mprite ntre angajaii firmei organizatoare, n felul acesta lucrndu-se pe mai multe planuri, n acelai timp. Iat un exemplu de aranjament al unui eveniment de tip bufet: corturi, decor, etc. Curenia dup finalizarea evenimentului , de asemenea, este un factor important. De obicei, curenia de dup un eveniment dureaz cel puin 3 ore. Foarte important este i natura ntlnirii. Dac este vorba de recepia din timpul unei nuni, trebuie ca cineva s-i pun ntrebarea toti invitaii vor sosi la timp?. Firete c nu. Dac este vorba despre un cocktail, se pune ntrebarea ct de mult va ine? , cu ct timp nainte de mas trebuie s se termine?. Toi aceti timpi ntr-o organizare de eveniment sunt foarte importani. De exemplu la o nunt, trebuie s se aloce timp suficient pentru aruncarea buchetului, toast-uri, tierea tortului, alte obiceiuri locale, etc.