Primria Constana

Studiu de caz: Soluie de registratur electronic i management de documente

Primria Constana gestioneaz peste 200.000 documente anual, cu soluia Tethys, dezvoltat pe
tehnologie Microsoft

Despre organizaie

Primria Constana administreaz una dintre cele mai mari comuniti urbane din Romnia, cu
circa 300.000 locuitori i peste 20.000 de societi comerciale. Activitatea se desfoar ntr-o
locaie central i alte 9 locaii secundare interconectate printr-un VPN. n cadrul instituiei
lucreaz cca. 618 angajai care, n urma interaciunii cu cetenii, proceseaz anual peste 200.000
documente. Infrastructura IT este format dintr-o reea structurat ce unete toate cele 10 locaii,
350 PC-uri i o camer de date cu 16 servere. ntreaga infrastructur ITC este gestionat de un
serviciu specializat format din 5 persoane. Consiliul Local Constanta este format din 27 de
membri ca autoritate deliberativ i primarul Radu Mazre, reales n 2008, ca autoritate
executiv.

Situaia iniial

[...] registratura era ntotdeauna foarte aglomerat, iar timpul necesar depunerii unui document
nepermis de lung.

Adriana Stamat

Director Direcia Organizare i Informatizare

Primria Constana

n anul 2000, la venirea echipei Radu Mazre n Primria Constana, s-a fcut o analiz detaliat
a situaiei existente, analiz care a artat o echipare total necorespunztoare din punct de vedere
ITC. Numrul de PC-uri era nesatisfctor, existau mai multe reele mici lipsite de integrare i se
lucra preponderent local existnd un singur server de fiiere. La nivel software, existau doar
aplicaii de productivitate personal, iar circulaia documentelor se fcea pe suport hrtie. n
2001 s-au fcut primele investiii prin cumprarea mai multor servere, calculatoare i a licenelor
necesare, construirea unui dataroom i implementrii Active Directory, Domains Controller etc.
Complementar, locaiile Primriei au beneficiat de cablare structurat.

n 2000, din punct de vedere al interaciunii cu cetenii, registratura se inea exclusiv pe hrtie,
ntr-o camer dedicat la parterul cldirii, att pentru documentele interne ct i pentru cele
externe. n prima parte a zilei se nregistrau documentele, iar n a doua parte se distribuiau ctre
funcionari, unde se fcea o alt luare n eviden. Din aceste motive, registratura era ntotdeauna
foarte aglomerat, iar timpul necesar depunerii unui document nepermis de lung. De asemenea,
gsirea unui document era foarte complicat fiind posibil doar prin discuii cu angajaii. Pentru
ceteni era un adevrat comar, dup depunerea unui document nu se putea ti la cine era un
document, dac s-a dat o rezoluie etc. afirm Adriana Stamat, Director Direcia Organizare i
Informatizare, Primria Constana.

n toamna anului 2000, una dintre primele decizii ale noii echipe, a fost renunarea la tipul vechi
de registratur i implementarea unei prime versiuni de registratur electronic. Era vorba de o
aplicaie relativ simpl, open-source cu o baz de date MySQL, care permitea alocarea unui
numr unic de nregistrare, definirea mai multor registraturi i urmrirea traseului unui
document. Pentru o perioad a fost suficient ns, ulterior, dup ce angajaii s-au obinuit cu
sistemul, au nceput s cear funcionaliti suplimentare. Creterea volumului de documente
procesate n cadrul Primriei precum i cerinele tot mai complexe ale funcionarilor fceau
necesar ns dezvoltarea aplicaiei. Mai mult, baza de date crescuse foarte mult i limita viteza
de lucru. Mediul open source pe care fusese creat aplicaia i lipsa unui suport solid limita
posibilitile de extindere ale acesteia, astfel nct, n 2003, s-a luat decizia adoptrii unei soluii
noi.
Principalele noastre obiective sunt buna administrare a oraului i creterea gradului de confort al
cetenilor si. Am neles c doar cu ajutorul tehnologiilor moderne ne putem atinge aceste
obiective i am decis s facem investiiile necesare ca s punem la dispoziia constnenilor
servicii de calitate care s le rezolve problemele i s nu le consume inutil timpul a declarat
Decebal Fgdau, Vice-Primar, Primria Constana.

Soluia

n 2003, conducerea Primriei Constana a decis realizarea unei noi soluii pentru registratur i
document management prin ncheierea unui parteneriat cu o companie local pentru derularea
unui proiect pilot. n urma acestui parteneriat, a fost dezvoltat aplicaia Tethys, bazat
tehnologie Microsoft, licenele de aplicaie i serviciile de dezvoltare fiind prestate gratuit.
Soluia Tethys a fost dezvoltat n medii de dezvoltare Visual Studio pe Internet Informations
Server i ruleaz baze de date Microsoft SQL Server. Tethys permite gestionarea eficient a
tuturor documentelor existente n Primrie, prin urmrirea traseului parcurs de un document, la
nivel de organigram, pn la rezolvarea lui final i realizarea unei arhive electronice. Mai mult,
prin interfaare cu portalul www.primaria-constanta.ro, aplicaia permite livrarea de servicii
electronice pentru ceteni, folosind tehnologii SharePoint. Alegerea tehnologiilor Microsoft s-a
fcut pe baza utilizrii pe scara larg a acestora n adminsitraia public, a suportului uor
accesibil i a existenei unei documentaii acoperitoare pentru oricare dintre produse.

Derulare proiect

Realizarea aplicaiei Tethys s-a fcut n a doua parte a anului 2003, iar n 2004 s-a trecut la
exploatare efectiv. Dezvoltarea s-a fcut pe baza colaborrii strnse ntre prile implicate, prin
analize detaliate i dezvoltarea unor versiuni intermediare. Pentru fiecare versiune intermediar
s-a cerut feedbackul utilizatorilor cheie din toate direciile instituiei.
Un aspect important este c am eliminat scrisul de mn la completarea unor documente oficiale
[...]

Adriana Stamat

Director Direcia Organizare i Informatizare

Primria Constana

Am trecut go live cu o prim versiune care era cel puin la fel de eficient ca aplicaia precedent
i ulterior s-au adugat funcionaliti i module suplimentare, consider Adriana Stamat, ef
Serviciu IT, Primria Constana.

Tethys are 7 module de producie i unul pentru administrare. n esen, aplicaia permite
derularea activitii de registratur electronic, managementul documentelor i ntreinerea
portalului public al Primriei Constana. Informaiile sunt stocate centralizat, ntr-o baz de date
unic, accesibil tuturor utilizatorilor n funcie de drepturile acestora, de pe orice staie de lucru,
prin intermediul browser-ului. Interfaa este simpl, avndu-se n vedere i utilizatorii care nu au
cunotine avansate n operarea unui PC.

Modulul principal este cel de Gestiune Documente/Registratur, care permite nregistrarea

documentelor n sistem, att a celor generate n interiorul organizaiei ct i a documentelor
externe, primite de la persoane sau alte instituii precum i alocarea automat a numerelor de
nregistrare. Pentru fiecare tip de document n parte se poate specifica termenul de rezolvare (n
numr de zile), care este setat automat n momentul nregistrrii unui document de un anumit tip.
Documentele expirate sunt monitorizate prin intermediul modulului de rapoarte i sunt semnalate
vizual n culoarea roie.

Aplicaia permite realizarea de conexiuni ntre diferite documente pentru care exist o legtur
logic, iar pentru fiecare document n parte se pot vizualiza detalii despre toate documentele cu
care acesta are o conexiune. De asemenea, este permis ataarea de note sau observaii la fiecare
document nregistrat. Tot n acest modul, n funcie de drepturile alocate fiecrui utilizator, se
face vizualizarea documentelor aflate n lucru pe un anumit nivel din organigram i operarea lor
prin trimiterea ctre alt nivel sau rezolvarea final (aprobat, neaprobat, alte tipuri de rspuns etc).
Toate documentele pot fi semnate electronic (de ctre funcionarii care dein o semntur
digital) i convertite doc/pdf sau pdf/doc, direct din browser. Din cauza schimbrilor legislative
frecvente i a modului de lucru n administraia public local nu au fost predefinite fluxuri de
lucru. Tethys permite urmrirea foarte eficient a circulaiei fiecrui document n parte, cu toate
verigile intermediare ca timp, rezoluie, redirecionare etc. Nu am optat pentru fluxuri de lucru
predefinite pentru c am fi intrat ntr-o poveste fr sfrit deoarece n adminsitraia public
exist formularea "dup caz" ceea ce introduce numeroase excepii, mai mult schimbrile de
legislaie i metodologie sunt att de frecvente nct face imposibil predefinirea unor astfel de
fluxuri afirm Adriana Stamat.

Trimiterea documentelor se face pe fiecare nivel din organigram, iar pentru evitarea unor
trimiteri eronate, documentele confideniale se pot cripta cu menionarea expres a persoanelor
care au acces la informaii. De asemenea, sistemul ofer funcionaliti de colaborare i partajare:
permite modificri directe din editorul de text, identificare i pstrare versiuni etc.

La intrarea unui document pe flux destinatarul primete alerte sub forma de pop-up, iar refresh-ul
se face automat. Complementar, aplicaia permite trimiterea automat de notificri pe e-mail.
Frecvena acestor alerte este configurabil pentru a nu fragmenta totui munca funcionarilor. De
asemenea, pentru documentele al cror timp de rezolvare a expirat, funcionarul este alertat
pentru a lua o decizie.

Toi cei 618 utilizatori din Primrie au drept de registratur intern, o parte dintre ei, care au
atributii n acest sens, nregistreaz i documente externe. Eliminm astfel nevoia deplasrii ntr-
un alt birou, timpi de ateptare etc. La nregistrarea unei solicitri, operatorul are acces la o list
complet de documente necesare solicitrii respective i menioneaz n solicitarea ceteanului
ce documente a adus i care mai sunt necesare. Fiecare funcionar, vede i acceseaz doar
documentele pentru care are drepturi, declar Adriana Stamat.

Modulul permite cutarea rapid a documentelor dup orice cmp care definete documentul,
inclusiv dup cuvinte sau expresii din ataamentele acestuia. Tethys pune la dispoziie i
numeroase rapoarte manageriale cu privire la activitatea funcionarilor, grad de ncrcare, numr
de documente procesate, ntrzieri etc. pe care persoanele abilitate le pot accesa rapid. Spre
exemplu, se pot lista rapoarte i statistici privind documentele expirate (nerezolvate, al cror
termen de rezolvare a fost depit) pentru orice nivel din organigram, ct i pentru subnivelurile
acestuia, afirm Adriana Stamat. n prezent, aplicaia ofer un numr de peste 50 de rapoarte
predefinite, iar dac exist solicitri se pot elabora noi tipuri de rapoarte.

Primria are 10 sediii, iar soluia Tethys ne permite nregistrarea unui document n oricare dintre
locaii, pentru a nu plimba cetenii inutil.

Adriana Stamat

Director Direcia Organizare i Informatizare

Primria Constana

Modul Urbanism

Pentru eficientizarea activitii n cadrul Direciei Urbanism au fost definite o serie de

funcionaliti pentru nregistrarea i urmrirea documentelor specifice: Autorizaii de Construire
sau Demolare, Certificate de Urbanism, Avize Urbanism etc. Utilizatorii pot lista formularele de
Urbanism n formatul specificat de legislaia n vigoare i pot urmri termenele de expirare a
autorizaiilor. Aplicaia permite generarea automat a formularelor, completate cu informaii din
baza de date, arhivarea i semnarea electronic a acestora.
Colegii de la urbanism i-au definit o serie de cerine deosebite. Anterior certificatele de
Urbanism se completau de mn pe un tipizat. Acum, aplicaia genereaz automat formularul
respectiv avnd cmpurile deja formulate cu datele nregistrate i semnat electronic de ctre
persoanele competente, a declarat Adriana Stamat.

Modulul Registre Speciale

Acesta permite gestionarea Registrelor Speciale (Hotrri, Dispoziii etc.), n funcie de tipul
acestora (se pot crea oricte categorii i oricte tipuri de registre speciale, dinamic, n funcie de
necesitile fiecruia). Dup adugarea n baza de date de ctre utilizatorii care au acest rol,
documentele din registrele speciale pot fi cutate dup diferite criterii i vizualizate de ctre toi
cei interesai. De asemenea, prin intermediul unui serviciu XML, anumite nregistrri din
Registrele Speciale (ex. Hotrri de Consiliu) pot fi publicate pe pagina de web a instituiei.

Modulul Formulare

Are ca rol standardizarea tuturor formularelor la nivelul instituiei sau a direciilor i permite
crearea de modele predefinite. Se pot aduga cmpuri predefinite care s ncarce anumite
informaii din baza de date.

Modulul de expediere documente

Are ca scop administrarea i monitorizarea corespondenei Primriei. n cadrul acestui modul se

genereaz registrele potale, completndu-se automat cu datele existente. Funcionarul poate
selecta diverse opiuni i documente necesare corespondenei iar la nchiderea activitii se
genereaz automat plicul cu adresa de corespondenta corespunzatoare. Ulterior funcionarul este
notificat cand s-a fcut expedierea i cand aceasta a ajuns la destinatar.

Modulul Administrare

Acest modul face ca aplicaia s fie foarte uor de configurat din punct de vedere al securitii. n
funcie de necesiti, utilizatorii pot fi restrictionai att n privina modulelor de aplicaie la care
au acces, a staiilor de lucru de pe care opereaz n anumite module, ct i n privina nivelurilor
din organigram pe care au drept de operare, a tipurilor de documente pe care le pot nregistra
sau ataa i a mrimii acestora. Utilizatorii pot efectua numai operaiunile care le sunt permise de
ctre administratorul aplicaiei.

Alte module: Gestionare Fie Post, Nomenclatoare, Anunuri etc.

Prin integrarea cu portalul www.primaria-constanta.ro, Tethys ofer o serie de funcionaliti i

pentru ceteni: informarea cu privire la activitatea i deciziile Primriei precum i servicii
electronice. Serviciul de acte necesare prin care cetenii pot descrca formularele necesare
solicitrilor i serviciul ,,afl unde este cererea ta prin care se poate afla oricnd starea unei
solicitri, la cine se afl aceasta n mod curent i traseul acesteia n sistem precum i un mod de
interaciune cu funcionarii implicai. Accesul se face pe baza numrului de nregistrare, data
solicitrii i a unei chei unice primite la nregistrare.

Urmtoarea versiune a aplicaiei, care va integra mai multe produse din Microsoft Citizen
Services, va avea mai multe funcionaliti, i va putea oferi mai multe servicii electronice
cetenilor, consider Adriana Stamat.
Beneficiile

Implementarea aplicaiei Tethys, dezvoltat pe tehnologie Microsoft, n cadrul Primriei

Constana i-a atins obiectivele iniiale i a reuit eliminarea nemulumirilor existente prin
utilizarea sistemului precedent. Investiia a dat rezultatele ateptate, iar beneficiile nregistrate de
Primria Constana prin utilizarea soluiei Tethys sunt multiple i se regsesc att n activitatea
funcionarilor i a conducerii instituiei ct i a cetenilor.

Cu Tethys ctigm timp important prin eliminarea cutrilor inutile, a documentelor i a

versiunilor acestora.

Adriana Stamat

Director Direcia Organizare i Informatizare

Primria Constana

Primria a obinut o cretere a productivitii prin automatizarea unui numr important de

procese interne, aceasta permind gestionarea unui numr mai mare de activiti cu personalul
existent. S-a nregistrat i o reducere a costurilor prin circulaia documentelor pe suport
electronic i semnarea digital a acestora. Avnd n vedere numrul foarte mare de documente
care circul n cadrul instituiei economia obinut la nivel de consumabile (hrtie,
cerneal/tonner) precum i uzura mai mic a echipamentelor reprezint o valoare considerabil.
De asemenea, prin utilizarea arhivei electronice s-a redus i spaiului necesar depozitrii
documentelor i cheltuielile aferente ntreinerii acestuia.

Mulumit acestor rezultate, planurile de colaborare ale Primriei Constana cu Microsoft vor
continua i prin implementarea, pe viitor, a Microsoft Dynamics CRM ca aplicaie de gestiune a
sesizrilor cetenilor pe diferite probleme, precum i a altor aplicaii, n funcie de necesitile
concrete aprute i de prioriti.
Pentru funcionari:

Reducerea timpului de gsire a documentelor prin existena unor funcionaliti complexe de

indexare i cutare. Cu Tethys ctigm timp important prin eliminarea cutrilor inutile, a
documentelor i a versiunilor acestora. Orice modificare autorizat se propag automat n sistem
declar Adriana Stamat.

Eliminarea erorilor la completarea documentelor oficiale prin renunarea la scrisul de mn i

completarea automat din baza de date. Un aspect important este c am eliminat scrisul de mn
la completarea unor documente oficiale (Autorizaii de construcie, spre exemplu) care
introducea frecvent erori sau nenelegeri, a afrimat Adriana Stamat.

Scurtarea considerabil a timpului alocat realizrii statisticilor i rapoartelor manageriale.

Eliminarea timpilor neproductivi prin reducerea nevoii de deplasare n cadrul instituiei pentru
nregistrarea, consultarea sau depunerea unui document.

Creterea nivelului de pregtire a funcionarilor publici prin accesarea unor informaii grupate pe
diverse teme, n funcie de aria de interes i expertiz a funcionarilor, precum i a unei seciuni
actualizate despre legislaie, proceduri, metodologii etc.

mbunirea calitii rspunsurilor oferite publicului; La interaciunea cu ceteanul,

funcionarul are acces la toate informaiile despre acesta i istoricul acestuia n relaie cu
Primria, accesnd informaiile dup nume, numr cerere etc. i deci rspunsul oferit este foarte
pertinent afirm Adriana Stamat.

Pentru manageri:

mbuntirea controlului asupra organizaiei printr-o informare corect asupra tuturor aspectelor
activitii. Anterior, informarea managerilor era dificil prin lipsa unor date consolidate. Era
nevoie de discuii directe cu angajaii sau de un efort consistent de colectare i analiz a
informaiilor.

Monitorizarea activitii la nivel de detaliu; Sunt disponibile peste 50 de rapoarte detaliate la

nivel de angajat, departament, documente emise, decizii etc. Rapoartele existente n Tethys
permit formarea unei imagini reale asupra activitii din instituie a declarat Adriana Stamat.

Creterea calitii deciziilor; Deciziile sunt luate acum pe baza informaiilor reale existente n
sistem. Spre exemplu pentru audiene, persoanele responsabile au acces n timp real la orice
informaii cu privire la interaciunea dintre petent i instituie.

Reducerea timpului necesar pentru luarea deciziilor prin informarea imediat asupra cazurilor.

Pentru ceteni:

Creterea gradului de ncredere n Primrie prin accesarea unor informaii actualizate i credibile.

Reducerea considerabil a numrului deplsrilor fizice la Primrie prin verificarea online a

documentelor necesare precum i a situaiei solicitrilor depuse.

Posibilitatea depunerii unei solicitri n oricare dintre sediile Primriei datorit registraturii
electronice. Primria are 10 sediii, iar soluia Tethys ne permite nregistrarea unui document n
oricare dintre locaii, pentru a nu plimba cetenii inutil, a afirmat Adriana Stamat.

Intervenia direct asupra procesului de rezolvare a unei solicitri prin posibilitatea contactrii
funcionarilor implicai.

Reducerea timpului de primire a unui rspuns la solicitri printr-o informarea corect i facil
asupra documentaiei necesare.

Creterea gradului de coeziune dintre ceteni i administraie prin accesarea rapid a

informaiilor despre activitatea instituiei i a hotrrilor adoptate.

Aplicaia Tethys mpreun cu produsele Microsoft ne-au permis un control eficient asupra
instituiei i ne-au oferit informaiile eseniale pentru adoptarea unor msuri necesare depirii
problemelor curente din Administraia Public local. Am reuit astfel s ne derulm activitatea
cu resurse tot mai puine, fr a reduce din calitatea serviciilor oferite cetenilor i companiilor
din judeul Constana a afirmat Decebal Fgdau, Vice-Primar, Primria Constana.

Primria oraului Eforie, judeul Constana Administratorul public extensia

economic a primarului

Localitatea Eforie apare descris ca fiind cea mai veche staiune de pe litoralul romnesc potrivit
prezentrii expuse pe pagina de internet a Primriei oraului Eforie. Oraul Eforie cuprinde cele
dou staiuni: Eforie Nord i Eforie Sud. Staiunea Eforie Nord este cunoscut pentru bazele de
tratament balnear, prin existena Sanatoriului Balnear Efosan (GRAND) unde se trateaz diferite
afeciuni prin metode naturale (bi, aerosoli, nmol de Techirghiol). Plaja staiunii atinge
aproximativ 3 km lungime i are limi de 20-199 m. n ceea ce privete hotelurile, acestea sunt
relativ mici, cele mai multe dintre ele fiind de 2 stele. O alt alternativ n privina turismului
este reprezentat de numrul mare de vile care ofer cazare. Localitatea Eforie Sud a fost
nfiinat de Ioan Movil, un boier din prile Moldovei, la 1899. La nceput staiunea a purtat
numele de Bile Techirghiol-Movil, mai apoi Bile Movil sau Techirghiol-Movil. n prezent
aceasta constituie o staiune estival integrat oraului Eforie. Potrivit informaiilor specificate pe
pagina de internet a primriei localitii: Staiunea are peste 2.500 paturi n hoteluri i vile de
categorii de 1 sau 2 stele. Centrul de sntate Bile Reci, situat n apropierea lacului Techirghiol,
asigur tratamente cu ap srat din lac i tratament romnesc Gerovital. Eforie Sud este
recomandat pentru tratamentul afeciunilor reumatice, dermatologice i ale sistemului osos. Aici
exist i un sanatoriu pentru copii cu afeciuni reumatologice, cu regim permanent, care trateaz
ndeosebi slbiciunea fizic i rahitismul. Conform descrierii evideniate pe pagina electronic a
Primriei Eforie dup anul 2004, Eforie a nregistrat un trend cresctor, de la an la an, numrul
de turiti fiind mai mare. La ora actual ne situm ntre primele 3 destinaii favorite ale turitilor
romni pe litoral. Investiiile din ultimii 4 ani realizate de administraia local s-au ndreptat
ctre reabilitarea parcurilor i spaiilor verzi, realizarea de locuri de joac pentru copii i
relaxare pentru aduli, strzi, trotuare, iluminat public, salubrizare, accese ctre plaj. De
asemenea au fost reabilitate reele termice, unitile de nvmnt au fost complet modernizate,
s-a nceput realizarea a peste 200 de apartamente, s-au realizat canalizri, alimentri cu ap,
staie de pompare ape uzate, reele de alimentare cu energie electric i multe altele. Din
informaiile obinute n urma interviului realizat cu primarul localitii a fost evideniat faptul c
particularitatea oraului este dat de caracterul preponderent turistic pe care acesta l are, aspect
care determin lipsa altor activiti care pot asigura surse de venit. Principalele activiti care
asigur surse de venit sunt constituite de practicarea turismului, prestrile de servicii i
asigurarea serviciilor aferente turismului balnear. unor fabrici sau uzine determin urmtoarea
particularitate: 90% din persoane triesc din turism: din nchiriat, din alimentaie public, din
comerul acesta ambulant. Un beneficiu este c avem ieire i la mare i la lacul Techerghiol care
este bine cunoscut pentru proprietile terapeutice. (primar). n ceea ce privete una din
principalele probleme cu care se confrunt localitatea Eforie a fost specificat urmtorul aspect:
Avnd n vedere c trim din turism, o mare problem care ne afecteaz este dispariia plajelor,
deci erodarea continu i puternic a plajelor. (...) E bine c la Eforie Sud am reuit s se
stabilizeze ct de ct zona central, falezele, malurile i faleza interioar, cea de promenad.
(primar). Referitor la dezvoltarea n viitor a localitii Eforie, acesta este unul din subiectele
asupra crora primarul localitii Eforie a evitat stabilirea unui pronostic deoarece n condiiile
n care litoralul este tratat n continuare n funcie de coloratura politic, este destul de greu s
putem vorbi despre o dezvoltare unitar a litoralului romnesc, probabil c vor mai trebui s
treac nc 20 de ani i s vin ali oameni care s aib alt viziune. (primar). Scurt istoric al
deciziei de nfiinare a postului de administrator public La nivelul oraului Eforie, decizia de
nfiinare a postului de administrator public s-a concretizat ca urmare a apariiei contextului
legislativ prin introducerea funciei de administrator public reglementat prin Legea nr. 286/2006
care modific i completeaz Legea nr. 215/2001 a administraiei publice locale. O dat cu
apariia acesteia, primarul a considerat ca fiind un aspect pozitiv nfiinarea postului de
administrator public la nivelul Primriei oraului Eforie ca urmare a faptului c n administraia
public nu poate exista o persoan care s fie pregtit n toate domeniile, iar din punct de vedere
al atribuiilor unui primar, transmiterea anumitor responsabiliti unei alte persoane constituie un
lucru bun pentru c pn la urm te gndeti c nu toat lumea este specialist (primar).
Iniiativa angajrii administratorului public a venit din partea primarului localitii Eforie care a
argumentat alegerea fcut pe baza faptului c un aspect important la nivelul unei primrii este
cel reprezentat de componenta financiar (investiiile, cheltuielile efectuate, colectarea de
fonduri), prin urmare delegarea calitii de ordonator principal de credite administratorului public
constituie o necesitate avnd n vedere lipsa unei pregtiri specializate din partea primarului:
Dac poi s delegi atribuia asta i dac poi s delegi o persoan care s se ocupe de linia asta,
este un lucru destul de bun. Acum, administratorul public de la Eforie, pe care l-am pus eu, este
cel mai bun, ce s zic, nu tiu, pn acum nu am avut deloc probleme. Este o persoan care i d
interesul s fie pregtit profesional, din pcate motivarea financiar nu putem s o facem aa
cum i-ar dori cineva, dar asta e. (primar). n ceea ce privete decizia i procesul prin care a fost
angajat administratorul public, acestea nu au fost influenate de exemplele ntlnite n cazul altor
instituii sau de modele de bune practici identificate la nivelul altor uniti administrativ-
teritoriale. Referitor la argumentele aduse pentru nfiinarea postului de administrator public,
primarul localitii Eforie a specificat faptul c era necesar crearea unei eficiene din punct de
vedere al organizrii la nivelul primriei, acordarea unei atenii mai ridicate pentru realizarea
anumitor probleme, aspecte ce apar n activitatea primriei. nfiinarea postului de administrator
public este argumentat prin prisma nevoii angajrii unei persoane care s ajute primarul prin
delegarea de atribuii n scopul realizrii unei: gestionri mai eficiente i mai la obiect. Mai
bun, cum s zic eu, s fie cineva care s neleag ce se ntmpl acolo, nu s dea semnturi fr
s verifice. (primar). nfiinarea postului de administrator public la nivelul Primriei oraului
Eforie nu a fost nsoit de opoziie deoarece persoanele din primrie nu cunoteau foarte bine
rolul i atribuiile unui administrator public. Angajaii primriei au perceput delegarea calitii de
ordonator principal de credite ca fiind un aspect pozitiv. Recrutarea i integrarea
administratorului public La recrutarea administratorului public s-a inut cont de legea
transparenei deciziilor prin postarea anunului de angajare att n pres, ct i la sediul
instituiei. O descriere elocvent asupra procedurii de selecie desfurate a fost oferit de
administratorul public care a specificat faptul c depunerea candidaturii pentru ocuparea postului
de administrator public a fost realizat la solicitarea primarului localitii Eforie: Cnd s-a fcut
modificarea n legea cu administratorul public din 2006, la sfritul anului, n decembrie, s-a
fcut hotrrea de consiliu local i mi s-a fcut contractul de management. Mi-am depus
candidatura la solicitarea domnului primar, fiind din instituie i cunoscnd foarte bine mersul
lucrurilor pe aici. (administrator public). Referitor la numrul de participani care s-au prezentat
la concursul organizat pentru ocuparea postului de administrator public, primarul localitii a
precizat faptul c nu au fost mai muli participani. Decizia ocuprii funciei de administrator
public a fost determinat de experiena anterioar a administratorului public n cadrul Primriei
oraului Eforie i de criterii informale precum: buna nelegere i colaborarea eficient cu
primarul localitii de-a lungul timpului. Primarul a oferit urmtoarea motivaie pentru criteriile
de selecie avute n vedere pentru ocuparea postului de administrator public: Eu aici, n
primrie, sunt un fel de profesor bun la toate, n afar de partea economic unde administratorul
public este profesorul. (...) Pi, n primul rnd, i-a dorit funcia asta. Era director al Direciei
Financiare i e i o etap din carier cnd mai urci un nivel. n afar de asta, spre deosebire de
ceilali a fost o persoan i este o persoan care se preocup tot timpul s citeasc, s se pun la
punct cu ce apare, este o persoan mai energic i care poate s stpneasc serviciul respectiv,
cam astea sunt. Este o persoan deschis i corect n colaborare. (primar). n ceea ce privete
integrarea administratorului public, aceast etap nu a fost necesar avnd n vedere experiena
anterioar a acesteia n primrie ca ef a Direciei Financiare. n schimb, datorit acestei
experienei, ea a reuit s aduc angajaii la un numitor comun: Asta vroiam s v spun c exist
o relaie strns i din partea noastr, cum s v spun, deja suntem ca o familie. (subaltern). Un
aspect important este determinat de faptul c angajaii Primriei oraului Eforie (att colegii, ct
i subalternii administratorului public) nu cunoteau cu exactitate atribuiile administratorului
public n momentul nfiinrii acestui post. Acestea au fost identificate ulterior prin intermediul
interaciunilor destinate rezolvrii anumitor atribuii sau problemelor care interveneau la locul de
munc. nfiinarea postului de administrator public nu a cauzat schimbri n privina colaborrii
dintre angajai.

n cadrul Primriei oraului Eforie, serviciile conduse de administratorul public sunt urmtoarele:
Departamentul de Achiziii Publice, Serviciul de Asisten Social, Bugetul Local i Politicile
Fiscale, iar instituiile publice de interes local coordonate de administratorul public sunt: Casa de
Cultur Eforie, Grupul colar i Clubul Sportiv Eforie. Acest lucru face ca administratorul public
s coordoneze 70 dintre cei 120 de angajai ai unitii administrativ-teritoriale. O particularitate
identificat n cazul Primriei oraului Eforie este reprezentat de faptul c administratorul
public ndeplinea nainte funcia de director executiv al Direciei Financiare, iar prin numirea
acestuia n noua funcie s-a adugat exercitarea calitii de ordonator principal de credite, ns
administratorul public este consultat i rezolv n continuare n mare parte atribuiile pe care le
realiza n cadrul poziiei ocupate anterior. Principalele responsabiliti ale administratorului
public sunt cele referitoare la direcia financiar i implicit delegarea responsabilitii de
ordonator principal de credite, precum i reprezentarea primarului n relaia cu terii:
Responsabilitatea principal e c se ocup de Direcia Financiar. Eu i-am lsat libertatea ca s
fac cam tot ceea fac eu n lipsa mea, dar nu pot s am pretenii s se implice n rezolvarea unor
probleme pe linii de urbanism sau pe administrarea domeniului public, de juridic, de
administraie public local. Iar asta nu pentru c nu are cunotine, ci e vorba c acolo sunt nite
directori care au i ei orgoliile lor i nu vreau s par c administratorul public e un fel de vtaf
pe moie care, cnd lipsete proprietarul, d cu biciul pe acolo. (primar); Am i alte
responsabiliti de organizare de diverse lucruri, dar aceasta (ordonator principal de credite) este
principal din punctul meu de vedere pentru c poart cea mai mare responsabilitate.
(administrator public). Pentru ndeplinirea rolului de ordonator principal de credite este necesar
o bun cunoatere a legislaiei referitoare la fiscalitatea bugetar i de contabilitate bugetar,
avnd n vedere c toate activitile din primrie sunt influenate de factorul financiar. n plus
fa de atribuiile referitoare la aspectele financiare, administratorul public este un 50 bun
gospodar al oraului fiind i o interfa ntre componenta tehnic i cea financiar deoarece
acesta se implic att n coordonarea realizrii strategiei de dezvoltare a oraului i
implementarea diferitelor proiecte (componenta tehnic), ct i n administrarea bugetului local.
Administratorul public este angajat pe baza unui contract de management, iar atribuiile acestuia
sunt specificate ntr-o fi de post detaliat care prevede printre atribuii: participarea la
selectarea n vederea angajrii de personal, rezolvarea corespondenei i comunicarea
informaiilor de interes public, urmrirea i coordonarea instituiilor publice i a societilor
comerciale aflate n subordinea Consiliului Local Eforie. n situaii speciale atribuiile
administratorului public se modific, aa cum s-a ntmplat n cazul reducerilor de personal din
primrie care au dus la preluarea de noi atribuii ntre toi angajaii Primriei oraului Eforie. O
alt situaie a fost atunci cnd: au venit n 2007, cu o solicitare de la Grupul colar Carmen
Sylva, care este subordonat nou aici n localitate, o solicitare privind reprezentantul primarului
n Consiliul de Administraie. Domnul primar m-a desemnat pe mine. Ceea ce nseamn c a
aprut o atribuie n plus n fia postului i anume ca eu s fiu reprezentantul primarului n
Consiliul de Administraie al Grupului colar pentru c era trecut acolo, c era necesar s fie
trecut i un reprezentant al primarului. Cum domnul primar nu se poate duce tot timpul, atunci
m-a delegat pe mine. (administrator public). Referitor la modalitatea de evaluare a
administratorului public la nivelul Primriei oraului Eforie nu au fost specificate detalii.
Primarul oraului a precizat faptul c nu a inut cont de indicatori de performan n evaluarea
activitii administratorului public i a justificat acest lucru pe baza faptului c este dificil
realizarea unei evaluri a angajailor:

) Interesul meu este s mi duc la bun sfrit mandatul i nu am avut motive ca s zic c sunt
nemulumit. (primar). Administratorul public a menionat c ultima oar cnd a fost realizat o
evaluare, aceasta s-a produs n contextul implementrii unui proiect referitor la managementul
calitii. Acesta a specificat faptul c, potrivit prevederilor, ar trebui prezentat trimestrial un
raport de activitate, ns acest lucru se realizeaz pe cale verbal, prin discuii cu primarul.
Principalele obiective care au fost menionate n contractul de management i pe care
administratorul public trebuie s le ndeplineasc n acest an sunt: reprezentarea primriei n
relaiile cu terii, exercitarea calitii de ordonator principal de credite, ntocmirea plilor i
semnarea contractelor n numele primarului, partea de colectare de venituri la bugetul local i
partea de organizare a contabilitii i a evidenei contabile i de patrimoniu. Documentele asupra
crora administratorul public are drept de semntur sunt urmtoarele: certificate fiscale,
adeverine de salarizare sau altele asemenea eliberate n cadrul Compartimentului Personal,
ntiinri de plat, titluri executorii, somaii; adrese i ntiinri eliberate de ctre
compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului iar, n lipsa primarului, este
permis semnarea tuturor documentelor care necesit semntura primarului, inclusiv a
dispoziiilor. n ceea ce privete msurarea obiectivelor specificate n contractul de management,
primarul a punctat necesitatea realizrii unei evaluri: Evaluarea trebuie s se fac cel puin o
dat anual i mai apoi ori de cte ori este nevoie. Cnd apare, aa, o sincop n activitate sau cnd
vezi c omul nu mai are chef de treab, atunci normal c i pui problema c s-a ntmplat ceva i
c trebuie fcut o evaluare. O evaluare atept s o propun specialitii pentru c nu sunt eu
specialist n domeniul acesta i nu pot eu s propun o evaluare. Cred c ar trebui s pleci de la o
tem fix destul de clar. Poi, de exemplu, s i creti gradul de colectare la taxele i la
impozitele locale. () La noi, evalurile cam astea sunt. Pn la urm este o evaluare zilnic,
normal c i aduci aminte de o problem i suni i ntrebi dac a fost fcut cutare lucru. Exist o
evaluare, dar nu una care s fie asemntoare cu evaluarea unui funcionar public normal care se
face pe baza gradului de implicare. Administratorul public, chiar dac este un om care se
angajeaz pe baza criteriilor oficiale i prin anunuri n ziare, este un om pe care pn la urm i-l
asumi. (primar). Exemple de bun practic identificate n activitatea administratorului public
Majoritatea persoanelor intervievate au precizat c la nivelul Primriei oraului Eforie s-au
produs schimbri importante odat cu apariia postului de administrator public. Printre
principalele realizri ale administratorului public amintite de primar s-au numrat: crearea unei
sli de consiliu, renovarea cldirii vechi, dotarea cu calculatoare i instruirea personalului: toate
astea le-am fcut mpreun, la modul c am rugat-o s urmreasc lucrurile astea i s se ocupe
de ele i a fcut-o cu interes i cu plcere. (primar). n rndul principalelor realizri ale
administratorului public au fost identificate i aspecte referitoare la asigurarea fluenei activitii
n primrie produs ca urmare a degrevrii primarului de anumite sarcini. Rezolvarea
problemelor legate de semnturi, aprobri de referate, ordine de plat semnate au determinat
schimbri vizibile din punctul de vedere al organizrii activitii n primrie: La noi activitatea
merge 50%, dac nu 60% mai bine datorit administratorului public. (coleg al administratorului
public). O alt realizare se refer la crearea unui echilibru ntre propunerile diferitelor
departamente: Compartimentul tehnic propunea ceva, compartimentul financiar nu era de acord
sau spunea c nu sunt resurse suficiente sau invers i se ajungea la discuii. Adic toate
problemele acestea trebuia s le discute cineva superior i nu era dect primarul (sau
viceprimarul, n unele cazuri). Iar administratorul public cum este un manager are mai mult
timp s se o cupe de problemele acestea. Primarul este o persoan aleas, deci el poate s fie
medic, el nu neaprat trebuie s aib pregtire economic i de asta este bine s fie o persoan cu
pregtire economic (...) care s coordoneze toate problemele acestea. (coleg al
administratorului public). Primarul localitii Eforie a specificat c lucrurile cele mai importante
realizate de administratorul public la nivelul primriei au fost cele referitoare la: reorganizarea
52 serviciului financiar-contabil, modul de colectare al taxelor i al impozitelor, organizarea
serviciului, introducerea unor programe de gestionare a tuturor informaiilor care ne-au ajutat
foarte mult pentru c m sturasem de cincizeci de mii de registre pe holuri. Astzi avem
separate birourile de relaii cu publicul unde casierele au fiecare n fa un monitor. Au acces la
programul acela Pegas care este parolat. Informaia care pleac nspre cetean este diseminat
ntr-un timp mult mai scurt, afl mult mai repede ce mai are de pltit, ce are de fcut, care sunt
avantajele i dezavantajele dac nu pltete i eu cred c este un lucru mult mai civilizat. Ne
apropiem de ceea ce am vzut cnd mergeam prin Europa. (primar). Alte realizri importante au
fost identificate n ceea ce privete proiectele depuse pentru atragerea de fonduri europene sau de
la bugetul de stat. Un alt exemplu a fost oferit pentru situaia relaiei cu bncile i cu unitile
creditoare unde a fost materializat obinerea anumitor credite i a anumitor faciliti. O alt
problem important reglementat de administratorul public la nivelul Primriei oraului Eforie a
fost obinerea acreditrii ISO i a sistemului de management al calitii. nfiinarea postului de
administrator public a determinat suplinirea primarului prin dreptul de semntur i dreptul de
decizie n absena acestuia. Elementul cel mai important enumerat n toate interviurile realizate a
fost cel referitor la asigurarea unei organizri mai bune prin rezolvarea aspectelor administrative
cu o mai mare eficien, oferirea unui rspuns prompt solicitrilor care vin la nivelul primriei.
De asemenea, crearea postului de administrator public a contribuit la asigurarea unei cursivitii
n organizarea activitii din primrie. ncheiere i concluzii Evoluia postului n viitor a fost
descris de primar prin prisma alocrii mai multor responsabiliti administratorului public.
Acesta a specificat c una din probleme o reprezint meninerea unui nivel de implicare constant,
fapt ce este datorat plafonrii care apare n orice funcie o dat cu trecerea timpului. n ceea ce
privete ateptrile primarului privind evoluia postului de administrator public: Eu a vrea s
i pstreze acelai nivel de implicare pe care l avea n anii trecui i s ofere soluii, s propun
soluii pentru gestionarea problemelor financiare ale unitii administrativ-teritoriale pentru c
avem probleme foarte mari cu finanarea programelor de investiii, achitarea creditelor care au
fost realizate anterior pentru lucrrile de interes public (locuine sociale, lumin i ap n
cartierele noi). (primar). Primarul a specificat faptul c nu urmrete alocarea de mai multe
responsabiliti deoarece administratorul public are o implicare complet la toate nivelurile.
Argumentul principal care a fost adus n sprijinul angajrii unui administrator public venit din
partea primarului a fost urmtorul: Deci eu a recomanda oricrui primar s angajeze un
administrator public pentru c, dac este o persoan compentent, nu face dect s fie acel cap
limpede de care avem cu toii nevoie n zilele astea cnd lucrurile decurg aa n vitez i sunt
att de complicate nct e bine s mai ai pe cineva. (primar). Alte argumente aduse se refer la:
ajutorul pe care l are primarul, al doilea ar fi o mai bun gestionare a serviciilor din primrie.
Nevoia de administrator public apare n locurile unde este mult de munc i n locurile unde sunt
foarte multe proiecte i se ncearc s se fac ceva (...). Un alt argument ar fi mintea limpede pe
care trebuie s o ai tot timpul lng tine astzi i atunci i pui sperana n cineva care tii c poate
s fie atent. (primar). Tot din registrul argumentelor care au fost aduse n sprijinul angajrii unui
administrator public s-au enumerat: degrevarea primarului de anumite atribuii, dezvoltarea
unitii administrativ-teritoriale deoarece prin intermediul unui administrator public poate fi
realizat un management eficient, posibilitatea administratorului public de a gestiona totalitatea
planurilor de dezvoltare a localitii. Unul din riscurile identificate n evoluia postului de
administrator public n viitor a fost faptul c administratorul public ar putea ajunge un instrument
politic, lucru care ar diminua din eficiena rezolvrii atribuiilor pe care le are acesta de
ndeplinit.