Procedura

Analiza comenzii/contractului

1. SCOP

Procedura descrie modul de primire, analiză şi aprobare a comenzilor /contractelor şi

ofertelor de produse/servicii furnizate de ENVICONS CIT, pentru asigurarea că cerinţele
clientului (implicite sau explicite) sunt clar definite, complete şi înţelese de ambele părţi şi că
pot fi îndeplinite. Se urmăreşte menţinerea şi câştigarea de noi clienţi prin furnizarea la timp a
produselor solicitate, la calitatea cerută, la preţuri competitive, dar care să asigure
profitabilitatea entităţii.

2. DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplică pentru analiza comenzilor / contractelor şi analiza ofertelor pentru

licitaţie, indiferent de obiectul ofertei.

3. TERMINOLOGIE, ABREVIERI

Terminologia utilizată este conform SR EN 9001:2000, din care se menţionează:

3.1.3 produs: rezultat al activităţilor sau proceselor.

Un produs poate fi material, de exemplu, ansambluri sau materiale procesate sau imaterial,
de exemplu, cunoştinţe sau concepte, sau o combinaţie a acestora.

3.1.2 proces: ansamblu de resurse şi activităţi independente care transformă datele de

intrare în date de ieşire; resursele pot include personal, finanţe, facilităţi, echipamente, tehnici
şi metode.

3.1.3 entitate: ceea ce poate fi descris şi luat în considerare în mod individual. De

exemplu, o activitate sau un proces, un produs; o organizaţie, un sistem sau un proces; sau
orice combinaţie a acestora.

3.1.4 analiza contractului: activităţi sistematice efectuate de furnizori înainte de

semnarea contractului pentru a se asigura că sunt definite în mod corespunzător, fără
ambiguităţi, condiţiile referitoare la calitate şi că acestea sunt documentate şi pot fi îndeplinite
de furnizor.

3.1.5 calitate: ansamblu de caracteristici ale unei entităţi, care îi conferă acesteia
aptitudinea de a satisface necesităţi exprimate şi implicite (necesităţile sunt de regulă
transpuse în caracteristici).
 3.1.6 condiţii referitoare la calitate: exprimare a necesităţilor sau transpunerea
acestora într-un ansamblu de condiţii exprimate calitativ sau cantitativ, referitoare la
caracteristicile unei entităţi, în scopul de a permite realizarea şi examinarea acestora.

3.1.7: planul calităţii: document care precizează practicile, resursele şi succesiunea

activităţilor specifice referitoare la calitate, relevante pentru un anumit produs, proiect sau
contract.

3.2 CAP = Comisie de Analiză Permanentă = echipă de lucru formată din

conducătorii compartimentelor Economic, Tehnic şi Informare Tehnologica care analizează şi
asigură corecta şi completa definire a condiţiilor contractuale (din punct de vedere tehnic, al
capabilităţii şi al eficienţei).

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

SR EN ISO 9001 : 2000

5. MĂSURI PREALABILE:

5.1 REGISTRU DE EVIDENŢĂ AL COMENZILOR, formular cod: PS3/01-F1-R0. Serveşte la

înregistrarea comenzilor / contractelor adresate ENVICONS CIT şi a modului de soluţionare
a acestora. Registrul va avea paginile numerotate, pe ultima pagină menţionându-se sub
semnătură numărul de file.

5.2 FIŞĂ DE ANALIZĂ A COMENZII este utilizată pentru înregistrarea tuturor observaţiilor
privind obiectul comenzii contractului în vederea clarificării lor cu clientul sau pe plan intern.
Se menţionează tot ce este necesar pentru completa definire a produsului (caracteristici
tehnice şi de calitate, preţuri, termene) elemente care trebuie înţelese şi acceptate de client
şi incluse în contract, capabilitatea de execuţie, termenele şi condiţiile de livrare, etc. Se
poate menţine şi sub formă de registru.

6. REGULI DE PROCEDURĂ

6.1 Comanda / Contractul clientului se primeşte la sediul ENVIOCNS CIT prin delegat, poştă
sau fax. Comanda este înaintată pentru avizare şi repartizare Directorului ENVICONS CIT,
după care este înregistrată în registrul de evidenţă curentă al CIT.

6.2 Se analizează comanda/contractul, cererea de ofertă (a clientului) şi se stabileşte

persoana responsabilă realizarea contractului, legătura cu clientul în vederea comunicării,
clarificării şi soluţionării cu acesta a oricăror diferenţe între condiţiile solicitate şi cele ce pot fi
oferite (rezultate în urma analizării comenzii/contractului/ofertei).

6.3 Comanda / contractul clientului sau oferta este înregistrată în REGISTRUL DE

EVIDENŢĂ A COMENZILOR, formular cod: PS3/01-F1-R0.
6.4 Comanda / contractul clientului sau oferta este analizată de membrii CAP pentru
asigurarea că sunt definite, documentate şi soluţionate orice diferenţe între condiţiile cerute
de client şi cele oferite de furnizor şi că există capabilitatea de a satisface clientul în condiţii
de eficienţă maximă pentru centru.
Analiza comenzilor/contractelor, ofertelor constă în investigarea, discutarea şi consemnarea
în FIŞA DE ANALIZĂ A COMENZII, formular cod: PS3/01-F2-R0.

Nota 1: CAP se întruneşte periodic (de două ori pe săptămână) ori în maximum 48 de ore de
la primirea unei comenzi, dacă în acest timp nu au loc întâlnirile periodice curente. Şefii
departamentelor de execuţie sunt convocaţi de către Directorul General sau Direcotrul CTT
AVANMAT, după caz.
Nota 2: Membrii CAP pot utiliza pentru analiză, ca ghid, o listă de verificare astfel încât să nu
se omită nici un aspect de definire a produsului sau a termenilor de contract.
Nota 3: Membrii comisiei vor avea la dispoziţie o bază de date care va cuprinde minimum:
- Lista de produse/servicii speciale oferite în mod curent
- un grafic, reprezentând încărcarea cu lucrări a ENVICONS CIT

6.4.1 Analiza aspectelor comerciale:

- dacă produsul/servicul solicitat este cuprins în Lista de produse/servicii executate
anterior şi când a avut loc ultima livrare
- se identifică materialele necesare şi se verifică stocurile existente pentru evaluarea
necesarului de aprovizionat (cantităţi, furnizori potenţiali, preţuri şi termene de achiziţie
prezumtive)
- orice informaţii privind relaţiile anterioare cu clientul, volumul tranzacţiilor anterioare,
starea de bonitate, etc.
- se stabilesc modalităţile de legătură cu clientul

6.4.2 Analiza aspectelor de execuţie (privind capabilitatea realizării produsului/serviciillor):

- dacă sunt înţelese, clar definite şi documentate datele de intrare şi ieşire ale procesului de
execuţie
- dacă este disponibilă şi completă documentaţia de realizare
- dacă tehnologia transferată este omologată, ori trebuie întocmite caiete de sarcini şi planuri
de calitate
- dacă există probleme legate de drepturile de proprietate intelectuală
- dacă sunt disponibile resursele tehnice şi umane necesare pentru execuţie
- termenul de execuţie
- pentru procesele speciale, dacă sunt disponibile proceduri de lucru, planuri de calitate.

6.4.3 Analiza aspectelor privind calitatea:

- dacă există criterii de acceptare şi procedură de recepţie
- disponibilitatea resurselor tehnice şi umane pentru verificarea pe parcurs şi finale-
documente de calitate ce însoţesc produsul

6.4.4 Analiza aspectelor financiare şi juridice:

- dacă există şi sunt actuale analizele de preţ, evaluarea costurilor realizării contractului
- posibilităţi de asigurare a resurselor financiare pentru executarea comenzii (cheltuieli pentru
aprovizionarea de materii prime, utilităţi, colaborări, etc.)
- condiţii şi modalităţi de plată, avansuri şi eşalonarea plăţilor
- proceduri de rezolvare a unor probleme apărute ulterior, garanţii, căi pentru eventuale
modificări ale contractului.

6.5 Se menţionează în FIŞA DE ANALIZĂ A COMENZII orice condiţie care trebuie cunoscută
de client pentru acceptare. Se asigură:
- identificarea clară a produsului/serviciilor pentru cei doi parteneri
- cerinţele de calitate şi de asigurare a calităţii
- precizarea întinderii în timp a contractului, eşalonarea pe etape a activităţilor
- stabilirea condiţiilor de preţ şi modalităţile de plată
- definirea responsabilităţilor şi obligaţiilor pentru realizarea parţială sau nerealizarea
produsului la termenul şi calitatea contractată, etc.
Se stabilesc căile de rezolvare a problemelor interne ridicate în legătură cu comanda
analizată. Se avizează oportunitatea încheierii contractului prin semnătura fiecărui membru al
comisiei.

6.6 Se transmit clientului în scris (adresă oficială) toate menţiunile cuprinse în FIŞA DE
ANALIZĂ A COMENZII, şi se asigură că au fost înţelese şi acceptate. În caz de divergenţe
se comunică poziţia clientului membrilor CAP pentru rezolvare.

6.7 Se asigură că au fost acceptate de către client toate diferenţele între condiţiile solicitate şi
condiţiile oferite. Se elaborează în trei exemplare „Proiectul de contract” conţinând toate
completările menţionate în FIŞA DE ANALIZĂ A COMENZII aferentă şi se înaintează pentru
aprobare directorului Economic.

6.8 Verifică „Proiectul de contract” şi semnează pentru validarea prevederilor conţinute.

Responsabilităţi: director Economic.

6.9 Analizează „Proiectul de contract” şi semnează pentru aprobarea încheierii afacerii.

Responsabilităţi: Director CIT.

6.10 Se transmite clientului în două exemplare „Proiectul de contract”, urmărind returnarea

unui exemplar aprobat de client.
Responsabilităţi: Responsabil contract.

6.11 Răspunsul clientului se înregistrează în REGISTRUL DE EVIDENŢĂ A COMENZILOR,

formular cod: PS3/01-F1-R0 prin menţiunile specifice şi în cazul încheierii contractului se
declanşează programarea şi lansarea în execuţie.

6.12 În cazul în care oricare dintre părţi solicită modificarea contractului, conţinutul
modificărilor va fi analizat de aceleaşi funcţii care au analizat şi contractul iniţial. Se
analizează stadiul derulării contractului şi modul în care modificările solicitate pot fi introduse
în proces. Se evaluează implicaţiile generale de modificări şi măsura în care este posibilă
transferarea corectă a modificărilor tuturor funcţiilor implicate. Se decide acceptarea sau nu a
modificării contractului.
Responsabilităţi: CAP
6.13 Sunt transmise modificările comenzii/contractului compartimentelor implicate prin
realizarea unui act adiţional la contract. Se asigură transmiterea modificărilor acceptate
tuturor compartimentelor implicate în realizarea şi urmărirea contractului.

6.14 Lansarea în execuţie

6.14.1 Se întocmeşte graficul de eşalonare a contractului, conform termenelor contractuale

coroborat cu posibilităţile de asigurare a bazei tehnico-materiale.
Responsabilităţi: Director ENVICONS CIT.

6.14.2 Analizează comenzile de lansare şi aprobă lansarea.

Responsabilităţi: Director ENVICONS CIT.

6.14.3 Se întocmeşte graficul desfăşurător al lucrării. Se întocmesc:

- bonurile de consum pentru materialele necesare.
- fişele de lucru
- planul calităţii cuprinzând eşalonarea activităţilor şi metodologiei de control, al procesului de
execuţie al serviciilor
Responsabilităţi: responsabil contract

7. MĂSURI PENTRU ASIGURAREA CALITĂŢII

Prezenta procedură se revizuieşte o dată la doi ani sau ori de câte ori este necesar, prin
grija elaboratorului procedurii.

Implementarea acestei proceduri este condusă şi verificată şi aplicată de ENVICONS

CIT.

Deţinătorii şi utilizatorii procedurii care observă neconcordanţe funcţionale ale procesului

descris în procedură, le vor comunica în scris elaboratorului de procedură.

8. ÎNREGISTRĂRI PENTRU CALITATE

REGISTRU DE EVIDENŢĂ AL COMENZILOR, formular cod: PS3/01-F1-R0

FIŞA DE ANALIZĂ A COMENZII, formular cod: PS3/01-F2-R0