Exemplar nr.

SMS Editia:2
PROCEDURĂ OPEARŢIONALĂ Revizia: 0
Elaborarea procedurilor Sistemului de management al Data:01.12.2011
CNCF "CFR"- S.A
RGSCC siguranţei feroviare, revizuirea lor şi implicarea personalului în Pagina: 2 /8
actualizarea acestora
PO SMS 0-4.01

LISTA DE DIFUZARE / RETRAGERE A DOCUMENTULUI

Denumire document (cod / actualizare): PO “ Elaborarea procedurilor Sistemului de

management al siguranţei feroviare, revizuirea lor şi
implicarea personalului în actualizarea acestora”
Ediţia 2, Revizia 0
Nr. Difuzat:
exemplar
Ediţia / Direcţie, Serviciu, Numele, prenumele Data Semnătura
Revizia Compartiment
1 2/0 Direcţia Trafic
2 2/0 Direcţia Instalaţii
3 2/0 Direcţia Linii
4 2/0 Direcţia Tehnică
5 2/0
6 2/0
7 2/0
8 2/0
9 2/0
10 2/0
11 2/0 RRSC Bucureşti
12 2/0 RRSC Craiova
13 2/0 RRSC Timişoara
14 2/0 RRSC Cluj
15 2/0 RRSC Braşov
16 2/0 RRSC Iaşi
17 2/0 RRSC Galaţi
18 2/0 RRSC Constanţa
19 2/0
20 2/0 ASFR
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
 Exemplar nr.
SMS Editia:2
PROCEDURĂ OPEARŢIONALĂ Revizia: 0
Elaborarea procedurilor Sistemului de management al Data:01.12.2011
CNCF "CFR"- S.A
RGSCC siguranţei feroviare, revizuirea lor şi implicarea personalului în Pagina: 3 /8
actualizarea acestora
PO SMS 0-4.01

LISTA DE CONTROL A EDIŢIILOR / REVIZIILOR PROCEDURII

Ed/ Motivul modificării Capitolul, paragraful / Data Elaborat / revizuit

Rev pagina / rândul difuzării Nume şi prenume Semnătura
modificat
1/0 Elaborare iniţială - Constantin Răzvan
Schimbare denumire
procedură.
Actualizare conform
2/0 toate Constantin Răzvan
cerinţelor
Regulamentului (UE)
1169/2010
 Exemplar nr.
SMS Editia:2
PROCEDURĂ OPEARŢIONALĂ Revizia: 0
Elaborarea procedurilor Sistemului de management al Data:01.12.2011
CNCF "CFR"- S.A
RGSCC siguranţei feroviare, revizuirea lor şi implicarea personalului în Pagina: 4 /8
actualizarea acestora
PO SMS 0-4.01

1. SCOP

Prezenta procedură documentează procesul de ţinere sub control a documentelor sistemului

de management al siguranţei (proceduri, standarde, structură organizatorică, interfaţa cu OTF)
prin identificare, elaborare, analizare, aprobare, difuzare, modificare, arhivare şi retragere,
precum şi responsabilităţile personalului implicat în aceste activităţi.

2. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplică de către tot personalul implicat tuturor documentelor sistemului de
management al siguranţei de la CNCF“CFR”- S.A..
Prezenta procedură se aplică centralului CNCF “CFR” SA şi Centrelor Regionale de Exploatare,
Întreţinere şi Reparaţii CF.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
 ROF al CNCF „CFR”- SA, în vigoare;
 Legea nr.55/2006 privind siguranţa feroviară.
 OMT nr.101/29.01.2009 pentru aprobarea Normelor privind acordarea autorizaţiilor de
siguranţă administratorului /gestionarului de infrastructura feroviară din România.
 Regulamentul (UE) nr.1169 din 10 decembrie 2010 al Comisiei privind o metodă de
siguranţă comună pentru evaluarea conformităţii cu cerinţele pentru obţinerea
autorizaţiei de siguranţă feroviară.
 Lista documentelor aplicabile, ediţia în vigoare.

4. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI
4.1 Definiţii

Dată: Reprezentare de fapte, concepte şi instrucţiuni, într-un mod formalizat, adecvat prelucrării
de către oameni sau computere.
Informaţie: Înţeles dat unei date.
Document: Mijloc scris sau grafic pentru transmiterea informaţiei (procedură, standard, structură
organizatorică sau pentru interfaţa cu OTF).
Formal: Oficial, cu respectarea unor reguli convenite în prealabil.
Compartiment: Direcţie, Serviciu, Birou, Compartiment, Sucursală, Agenţie, Divizie,
Regulator, Secţie, Staţie, District, etc.
Procedura: mod specific de efectuare a unei activităţi.

Note :
1. În unele cazuri procedurile sunt documentate (de exemplu proceduri ale sistemului de
management al siguranţei, dispoziţii ale Directorului general al CNCF „CFR” SA, etc ).
2. Atunci când o procedură este documentată, se utilizează frecvent termenul de procedură
scrisă sau procedură documentată.
3. O procedură scrisă sau documentată conţine de regulă scopurile şi domeniul de aplicare ale
unei activităţi:
 ceea ce trebuie făcut;
 de către cine;
 când, unde şi cum trebuie efectuată activitatea;
 Exemplar nr.
SMS Editia:2
PROCEDURĂ OPEARŢIONALĂ Revizia: 0
Elaborarea procedurilor Sistemului de management al Data:01.12.2011
CNCF "CFR"- S.A
RGSCC siguranţei feroviare, revizuirea lor şi implicarea personalului în Pagina: 5 /8
actualizarea acestora
PO SMS 0-4.01

 ce materiale, echipamente şi documente trebuie utilizate;

 cum trebuie controlată şi înregistrată activitatea.
4.2 Prescurtări
RGSCC- Revizoratul General de Siguranţa Circulaţiei şi Control
RRSC- Revizoratul Regional de Siguranţa Circulaţiei
SMS - Sistemul de Management al Siguranţei
RSMS- Responsabil SMS
DG – Director General
DR – Director Sucursala CREIR CF
COMP – compartiment
PO - Procedura Operaţionala
ROF – Regulament de organizare şi funcţionare
RI – Regulament intern

5. DESCRIEREA ACTIVITĂŢII
5.1 Elaborarea procedurilor opereaţionale SMS
Procedurile şi instrucţiunile de lucru SMS se elaborează de către personalul din cadrul RGSCC de
specialitate în colaborare cu personalul din cadrul direcţiei de specialitate căreia i se adresează
procedura şi sunt verificate din punct de vedere al SMS de către responsabilul de la RGSCC.

5.2 Controlul documentelor interne

5.2.1 Generalităţi
Documentele interne sunt acele documente elaborate în cadrul organizaţiei ( ex: Hotărâri AGA,
CA, ROF, RI, dispoziţii ale directorului general, documente SMS).

5.2.2. Identificarea documentelor SMS

Documentele SMS sunt identificate prin: sigla companiei, titlul documentului, compartimentul
emitent, codul documentului, ediţia, revizia şi numărul exemplarului.
Documentele interne controlate ale SMS sunt prezentate în “Lista documentelor interne SMS”,
ediţia în vigoare, la fiecare COMP. Lista conţine numărul curent, denumirea, codificarea, ediţia /
revizia în vigoare şi se actualizează ori de câte ori se impune.

5.2.3. Codificarea documentelor

Documentele SMS se codifică de RGSCC utilizând grupuri de litere şi cifre.

5.2.4 Verificarea, avizarea şi aprobarea documentelor SMS

După elaborare procedura /instrucţiunea se distribuie compartimentelor care gestionează
activităţile descrise din centralul CNCF „CFR” SA, de către persoana desemnată cu elaborarea
din cadrul RGSCC. Procedurile sunt analizate şi se operează de către elaborator modificările
necesare identificate în urma analizei efectuate.
După aceasta se editează procedura operaţională SMS considerată ediţia 1, revizia 0.
Avizarea, verificarea şi aprobarea procedurilor operaţionale SMS în funcţie de tipul (rangul)
lor se face în conformitate cu capitolul 6. ale prezentei proceduri Responsabilităţi..
5.2.5 Distribuirea, evidenţa şi arhivarea
Procedurile SMS elaborate sunt distribuite în mod controlat în baza unei liste de difuzare către
toate compartimentele implicate în implementarea procedurii /instrucţiunii..
 Exemplar nr.
SMS Editia:2
PROCEDURĂ OPEARŢIONALĂ Revizia: 0
Elaborarea procedurilor Sistemului de management al Data:01.12.2011
CNCF "CFR"- S.A
RGSCC siguranţei feroviare, revizuirea lor şi implicarea personalului în Pagina: 6 /8
actualizarea acestora
PO SMS 0-4.01

Procedurile scanate sunt difuzate prin e-mail (Outlook) către la şefii compartimentelor şi
responsabililor SMS, conform listei de difuzare. Exemplarul original al procedurii se păstrează la
RGSCC împreună cu lista de difuzare. Persoana desemnată cu SMS la nivelul de
compartimentului administrează documentele păstrând controlul asupra distribuţiei şi retragerii
lor şi ţine evidenţa permanentă a procedurii / instrucţiunii valabile.
La nivelul CREIR documentele sunt transmise de către responsabilul cu SMS din cadrul RRSC
către compartimentele CREIR implicate în aplicarea acestora. Compartimentele cărora au fost
ditribuite sunt menţionate în Lista de distribuţie.
Responsabilii SMS ai compartimentelor CREIR înaintează documentele SMS personalului din
subordine.
Transmiterea se poate face in format electronic sau în scris. Dovada distribuirii se anexează
documentelor respective.

5.2.6 Modificarea procedurii / instrucţiunii

Toate compartimentele implicate în activităţile procedurate pot propune revizuirea
procedurilor/instrucţiunilor.
Modificările propuse se operează numai după realizarea şi aprobarea lor de către personalul cu
funcţiile care au elaborat, verificat şi aprobat documentul iniţial.
Procedura revizuită urmează aceleaşi reguli ca şi documentul elaborat iniţial. Modificarea se
înregistrează în “Lista de control a paginilor revizuite – modificate ” .
Se pot face maxin 3 revizii pentru o procedură, după care se elaborează o no uă
ediţie. Evidenţa reviziilor se face prin notarea în indicatorul paginii a numărului reviziei.
Când un document este revizuit aproape în totalitate, se editează o nouă ediţie.
Noua ediţie este consemnată prin înscrierea cifrei corespunzătoare în indicatorul formatului
paginii de procedură.

5.3. Controlul documentelor externe

Documentele externe sunt:
-standarde naţionale,
-standarde internaţionale,
-contracte, convenţii, prescripţii încheiate cu OTF sau cu gestionarii insfrastructurii
neinteroperabile;
-metodologii, normative, îndrumare, cărţi, ordine, instrucţii, reglementări legislative, etc.
Documentele externe sunt controlate şi prezentate conform „Listei documentelor externe”, în
vigoare, de către fiecare COMP. Ea se actualizează ori de câte ori este necesar.
Lista centralizatoare a documentelor externe va conţine :
- Numărul curent,
- Denumirea reglementării, instrucţiei, ordinului, dispoziţiei, legii, etc.
- Codificarea reglementării, standardului sau specificaţiei, etc.
- Ediţia în vigoare.
Documentele se retrag şi se înlocuiesc, cu altele noi, atunci când se primesc de la organizaţia
emitentă sau când se constată că nu mai sunt în vigoare, modificându-se în consecinţă şi lista.
În cazul apariţiei modificărilor de interfaţă cu OTF sau cu gestionarii infrsatructurii
neinteroperabile, acestea se aduc la cunoştinţă COMP interesate de către COMP care le
gestionează.
 Exemplar nr.
SMS Editia:2
PROCEDURĂ OPEARŢIONALĂ Revizia: 0
Elaborarea procedurilor Sistemului de management al Data:01.12.2011
CNCF "CFR"- S.A
RGSCC siguranţei feroviare, revizuirea lor şi implicarea personalului în Pagina: 7 /8
actualizarea acestora
PO SMS 0-4.01

6. RESPONSABILITATI
6.1 Directorul general
 aprobă manualul şi documentele care fac parte din sistemului de management al
siguranţei;
6.2 Revizorul General
 dispune elaborarea procedurilor SMS în comisie cu personalul RGSC, RRSC sau de la
direcţiile de specialitate şi instrucţiuni de lucru proprii activităţii sale şi efectuarea reviziei
acestora după caz;
 avizează manualul şi toate procedurile / instrucţiunile elaborate din punct de vedere al
conformităţii sistemului de management al siguranţei adoptat;
 asigură asistenţa metodologică pentru personalul implicat în elaborarea procedurilor /
instrucţiunilor;
 coordonează activitatea de elaborare a procedurilor / instrucţiunilor;
 răspunde de elaborarea, implementarea, actualizarea, funcţionarea SMS şi de
organizarea identificării modificărilor PO SMS.

6.3 Şeful de compartiment

 planifică şi stabileşte responsabilităţi clare la elaborarea documentelor SMS specifice
domeniului de activitate pe care îl coordonează;
 stabileşte, coordonează şi controlează persoanele care participă la elaborearea
procedurilor/ instrucţiunilor care reglementează domeniul de activitate pe care îl
coordonează;
 asigură cunoaşterea, însuşirea, respectarea documentelor de sistem management de
siguranţă aplicabile de către personalul din subordine;
 aproba instrucţiunile de lucru;
 gestionează documentele externe;
 răspunde de organizarea identificării promte a modificărilor PO SMS.

6.4 Persoanele desemnate să elaboreze proceduri / instrucţiuni de lucru

 identifică activităţile ce trebuiesc procedurate;
 elaborează procedurile operaţionale şi instrucţiunile de lucru ce reglementează activitatea
în conformitate cu prevederile prezentului document;
 obţine toate avizările şi aprobările necesare promovării procedurilor / instrucţiunilor
elaborate:
 operează toate modificările care rezultă în urma anchetelor şi analizelor la care este
supusă
procedura / instrucţiunea elaborată;
 supune aceloraşi etape de avizare şi elaborare orice modificare sau actualizare a
procedurilor/ instrucţiunilor elaborate
 asigură difuzarea controlată a fiecărei proceduri / instrucţiuni aprobate şi a reviziilor
acestora în conformitate cu lista de difuzare proprie şi a cerinţelor specificate pentru fiecare
document elaborat.
 Exemplar nr.
SMS Editia:2
PROCEDURĂ OPEARŢIONALĂ Revizia: 0
Elaborarea procedurilor Sistemului de management al Data:01.12.2011
CNCF "CFR"- S.A
RGSCC siguranţei feroviare, revizuirea lor şi implicarea personalului în Pagina: 8 /8
actualizarea acestora
PO SMS 0-4.01

6.5.Responsabilii SMS din cadrul compartimentelor

 asigură difuzarea controlată a fiecărei proceduri / instrucţiuni aprobate şi a reviziilor

acestora în conformitate cu lista de difuzare proprie şi a cerinţelor specificate pentru
fiecare document SMS;
 asigură instruirea personalului din cadrul compartmentului din prevederile documentelor
de sistem de management al siguranţei feroviare aplicabile;
 aplică prevederile documentelor SMS;
 ţine sub control documentele SMS din cadrul compartimentului;
 identifică şi transmite propunerile de revizuire/modificare a documentelor SMS în vigoare sau
transmise în anchetă;
 participă la revizuirea/elaborarea documentelor SMS repartizate.

6.6. Executanţii:
 aplică prevederile documentelor SMS;
 semnalează prompt conducătorilor ierarhici neconformităţile sau problemele pe care le
constată în aplicarea documentelor SMS;
 elaborează propuneri de modificări, în cazul constatării “imposibilităţii aplicării
procedurii” în condiţii ce nu depind de competenţa sa, către şeful ierarhic;
 răspund de cunoaşterea şi aplicarea modificărilor PO SMS.

7. ÎNREGISTRĂRI

 Formularele din anexele prezentate la capitolul 8.

8. ANEXE
Anexa 1. Lista de difuzare a documentului
Anexa 2. Lista de control a ediţiilor / reviziilor procedurii
Anexa 3. Pagină de gardă procedură
Anexa 4. Pagină curentă procedură
Anexa 5. Formular pentru anchetă proceduri
Anexa 6. Lista documentelor interne SMS
Anexa 7. Lista documentelor externe SMS