Instrumentele ajutătoare pentru îmbunătățirea calitatii

Brainstorming-ul este o tehnică de grup care ajută la generarea de idei și la

stimularea gândirii creative. El este folositor atunci când se dorește evitarea tiparelor
vechi de gândire, pentru a dezvolta noi moduri de a privi lucrurile. Statisticile spun că
prin Brainstorming se emit de 1,7 ori mai multe idei decât individual. Dintre ideile
emise, circa 20% sunt direct aplicabile. Dintre ele, o cincime sunt de o reală valoare.
De aceea, in zilele noastre managerii organizațiilor tind să recurgă tot mai des la
această metodă de generare și evaluare a ideilor.

În publicitate, brainstorming-ul este pasul preliminar al găsirii unui concept creativ.

Atunci când toată echipa creativă este familiarizată cu brief-ul, se organizează o
întâlnire cu scopul de a genera liber idei creative pentru găsirea unui concept.
Realizat în echipă, brainstorming-ul este o cale ușoară de a aduce, într-un singur loc,
experiența tuturor membrilor, ceea ce duce la înmulțirea ideilor explorate.
În calitatea sa de tehnică managerială, brainstormingul are o vechime considerabilă,
fiind imaginat și utilizat în cursul anilor '30 de Alex Oborn, care lucra într-o agenție
publicitară din New York.
Cu trecerea anilor, termenele s-a mai demonetizat, ajungând să definească un grup
de persoane care stau in jurul unei mese și emit tot felul de idei.
Având la bază budismul Zen, este sinteza între cultura intelectuală a Indiei, spiritul
pragmatic al Chinei și sensibilitatea emoțional-sentimentală a Japoniei, metoda
facilitează transmiterea de la un participant la altul a iluminării ideatice asociativ-
combinatorie și, prin aceasta, realizarea unei “reacții creative în lanț”.

Metoda brainstorming este o activitate complexă, menită să producă idei noi. Ca

urmare a nevoii de a suspenda orice raționament se acceptă chiar din cele mai
neverosimile sugestii, ședințele de brainstorming sunt aproape incontrolabile.
Brainstormingul poate fi definit ca o modalitate de a obține, într-un răstimp scurt, un
număr mare de idei de la un grup de oameni.

Definiția se axează pe trei elemente:

- un număr mare de idei
- un grup de oameni
- un răstimp scurt.

Brainstorming-ul este caracterizat de mai multe variabile, printre care: o atmosferă

relaxantă, libertatea exprimării ideilor, jocul creativ. Brainstorming-ul, așa cum o
spune și numele, trebuie să fie o furtună de idei, un efort colectiv pentru găsirea celei
mai bune abordări.
Numeroși manageri susțin că nu au suficientă vreme pentru a organiza o ședință de
brainstorming; la urma urmei, ei au de luat decizii.

Brainstorming-ul sau: „evaluarea amânată”, „furtuna de creiere”, “cascada ideilor”:

• metodă interactivă de dezvoltare de idei noi ce rezultă din discuțiile purtate între mai
mulți participanți;
• fiecare participant vine cu o mulțime de sugestii;
• rezultatul acestor discuții se soldează cu alegerea celei mai bune soluții de
rezolvare a situației dezbătute;
• atmosferă lipsită de critică, ne inhibatoare, rezultat al amânării momentului evaluării:
• brainstorming-ul se desfășoară în cadrul unei reuniuni de durata a 30–45 minute;
• grupul - 3 până la 10 membri, de preferință eterogen din punct de vedere al
pregătirii și al specializărilor, sub coordonarea unui moderator – lider;
• rolul liderului - de animator, de mediator, de a asigura “productivitatea” emiterii de
idei, de a scoate grupul din momentele de “stagnare”.

Metoda Brainstorming cuprinde două momente:

• unul de producere a ideilor;
• momentul evaluării acestora - faza aprecierilor critice; participa liderul împreună cu
responsabilul de proiect (dacă acesta nu este și lider).

O ședință de brainstorming bine condusă generează sute de sugestii și soluții - de la

unele cu adevărat extraordinare la cele absolut nebunești, stupide ori inutile.
Numărul optim de participanți la o ședință este de aproximativ doisprezece; astfel,
fiecare își poate aduce contribuția la recolta de idei. Dimensiunile grupului nu trebuie
sa depășească însă douăzeci de persoane, în caz contrar, fluxul ideatic este atât de
abundent încât unii participanți nu mai prind ocazia să strecoare și ei "o vorbă". După
o vreme exasperați, renunță, ratând prilejul de a-și aduce contribuția la desfășurarea
ședinței.

Pe de alta parte, numărul minim de persoane trebuie să se situeze în jur de șase,

inclusiv liderul. Într-un grup mai mic există riscul de a se instaura o atmosfera de
hiper-politețe și de curtoazie, fiecare membru invitându-i pe ceilalți să-și expună
opiniile. De asemenea, într-o formație restrânsă, spontaneitatea, râsul și libertatea de
gândire sunt mai greu de instaurat. Durata unei ședințe de brainstorming este de
aproximativ 30-45 de minute, după aceasta perioadă participanții începând să
obosească și pierzându-și capacitatea de concentrare și interesul față de problema
discutată. Ședința trebuie să fie condusă de către un moderator, pentru ca aceasta
să se desfășoare în direcția dorită.

Conducătorul echipei are următoarele sarcini:

1. Contribuie la conversație, nu inhibă dialogul. Nu controlează excesiv.
2. Încurajează participarea tuturor. Nu lasă o singură persoană să acapareze
conversația.
3. Readuce conversația la subiectul principal, atunci când aceasta se abate.
4. Introduce “generatoare de idei” când energia sau entuziasmul se epuizează.
5. Introduce “jocuri creative” atunci când se potrivesc.
6. Votează aprobator sau dezaprobator fiecare idee.
7. Elimină ideile proaste.
8. Privește apoi fiecare idee bună în parte și întreabă dacă ar mai fi metode pentru a
le îmbunătăți, sau vine cu idei similare.
Avantajele brainstorming-ului
1. Metodă de lucru în echipă:
- punerea în comun a experienței și viziunii fiecărui participant;
- abordare mult fațetată a problemei prin contribuția fiecărui membru;
- o multitudine de idei rezultate din efortul colectiv al echipei, idei care nu ar fi putut fi
generate de un singur membru;
2. Evadare din gândirea clișeică:
- fiecare membru al echipei este încurajat să abordeze problema din orice unghi
dorește;
- fiecare membru al echipei poate spune orice, fie că este relaționat sau nu cu
subiectul în cauză (uneori, din ideile care par pe lângă subiect se pot naște concepte
frumoase);
3. Metodă de teambounding:
- fiecare membru are aceeași libertate de exprimare, lucru care le oferă tuturor o
șansă egală de contribuție;
- un singur scop (găsirea unei idei originale) care-i face pe membrii echipei să lupte
pentru același lucru;

Dezavantajele brainstorming-ului
1. Devierea de la subiect:
- participanții au tendința de a ocoli subiectul în cauză, de aceea este important să
existe un coordonator care să-i ghideze permanent spre scopul întâlnirii;
2. Timiditatea participanților:
- nu toți membrii echipei se exprimă cu ușurință sau nu toți au curajul de a-și face
publice ideile, de aceea este important de stabilit încă de la început că nimeni nu va fi
judecat sau criticat pentru contribuția sa;
3. Monopolul:
- unii participanți la brainstorming pot acapara discuția, expunându-și ideile în mod
repetat și nelăsându-le celorlalți timp să și le expună pe ale lor;
4. Brainstorming-ul nu este doar distracție:
- deși este și o metodă de relaxare și de unificare a echipei, brainstorming-ul trebuie
să fie focusat în principal pe găsirea unei idei creative care să se potrivească cu
cerința brief-ului;

Regulile brainstorming-ului
1. Încurajarea ideilor
Prima regulă a brainstorming-ului este aceea că nu există idei nebunești sau ridicole.
Fiecare idee adusă în discuție poate fi începutul unui concept extraordinar. Din acest
motiv, fiecare participant trebuie să se simtă liber să spună orice îi trece prin cap,
indiferent de cât de trăsnit poate părea. Este mai ușor să modelezi o idee
nebunească decât să transformi în original o idee banală.
2. Interzicerea criticilor
Ideile celorlalți nu trebuie judecate, pentru că în brainstorming nu există idei bune și
idei proaste. De asemenea, trebuie evitată și lăudarea unor idei, pentru că există
riscul ca brainstorming-ul să se axeze doar pe acele idei.
3. Cantitatea primează în fața calității
Scopul brainstorming-ului este de a genera cât mai multe idei, indiferent de calitatea
lor. Cu cât sunt mai multe cu atât cresc șansele de a găsi o idee extraordinară. De
aceea e important ca fiecare membru al echipei să nu-și limiteze gândirea doar la
soluții creative, de calitate, pentru că există riscul de a apărea un blocaj mental.
4. Toate ideile trebuie notate
În faza de brainstorming, fiecare idee trebuie notată rapid, fără a reflecta foarte mult
asupra ei. Ulterior se încearcă dezvoltarea lor și li se hotărăște valabilitatea.
5. Generarea de idei
Fiecare participant trebuie să fie atent la ce spun ceilalți, pentru a putea să dezvolte
ideile deja spuse cu noi adăugiri care să genereze alte noi idei.
6. Fiecare membru este important
În cadrul unui brainstorming, nu există șefi și subalterni, nu există oameni mai creativi
și oameni mai puțin creativi. Fiecare individ are o perspectivă unică asupra situației
discutate, de aceea e important ca fiecare membru al echipei să participe activ la
întâlnire.

Tehnici de brainstorming
În cadrul oricărui brainstorming se pot aplica mai multe tipuri de tehnici pentru a
încuraja generarea de idei.:
- Time Travel – Cum ai aborda problema dacă ai fi într-o altă perioadă de timp? Acum
10 ani? Acum 100 de ani? Dar dacă ai fi în viitor?
- Teleportation - Cum ai face față situației dacă ai fi în alt loc, într-o altă țară, într-o
altă cultură?
- Attribute change – Cum ai analiza situația dacă ai fi de alt sex, de altă vârstă, de
altă rasă?
Cu fiecare schimbare de atribut, te expui unui nou spectru de gândire, pe care, în
mod inconștient, îl aveai închis.
- Role storming – Ce ai face dacă ai fi altcineva? Tatăl tău? Profesorul din liceu?
Șeful tău?
Prietenul tău cel mai bun?
- Mind Map – Pornind de la o idee, dezvoltă o hartă de concepte asemănătoare,
ierarhizate
și subcategorizate.
- Brian Writing – Fiecare participant își scrie ideile pe o foaie proprie, care ajunge,
ulterior, la toți ceilalți participanți pentru a fi completată cu alte idei.
- Random input – Găsește-ți o serie de stimuli aleatorii și vezi cum s-ar potrivi ei în
situația dată. Stimuli ca: un cuvânt, o imagine, un obiect din cameră etc.
- SWOT Analyses – Realizează o analiză SWOT a situației. Vezi care îi sunt Punctele
Tari (Strengths), Punctele Slabe (Weaknesses), Oportunitățile (Opportunities) și
Amenințările (Threats). Această analiză îți va deschide drumul către idei la care nu
te-ai fi putut gândi altfel.
- Reverse Thinking – Gândește-te la cum ar face toți ceilalți dacă ar fi în situația ta,
apoi fă exact opusul.
Principiile care stau la baza acesteia sunt:
- nu există restricții privind emiterea ideilor; orice idee este luată în evidență,
considerându-se că nu poate fi găsită calitatea, decât dacă se caută mai întâi
cantitatea de idei (principiu “cantitatea naște calitate”);
- complementaritatea (de vârstă, specialiști, temperamente) conferă colectivului o
eficiență deosebită în elaborarea ideilor;
- grupul poate fi considerat ca un rezervor de idei; el acționează ca un stimulent
pentru fiecare dintre participanți. O idee, chiar deplasată, este reținută, fără a fi
criticată, întrucât ea poate sugera celorlalți membri ai grupului, idei valoroase. Critica
ideilor este cu desăvârșire interzisă;
- se poate obține un număr dublu de idei bune (în același interval de timp) dacă se
amână emiterea unei judecăți asupra unei probleme până după întocmirea unei liste
care include toate soluțiile posibile elaborate (principiul “amânarea judecății”).
Pregătirea reuniunii cuprinde activitățile de:
• programare a acesteia;
• stabilirea și organizarea corespunzătoare a locului de desfășurare;
• asigurarea materialului de înregistrare exactă și completă a discuțiilor;
• selecția și constituirea grupului;
• prezentarea de către lider (animator) a problemei de rezolvat (chiar cu câteva zile
înainte de convocarea reuniunii, pentru a oferi posibilitatea de reflectare asupra
problemei supuse dezbaterii).

Desfășurarea reuniunii este etapa la care participă:

• liderul;
• 1-2 secretari (care asigură materialul de înregistrare sau notează și numerotează
ideile);
• 5 membri cu o bogată experiență în brainstorming;
• 4-5 invitați, specialiști în problema pusă în discuție.
Este indicat ca cei 6-13 membrii ai grupului să fie așezați astfel încât să se vadă (la o
masă rotundă sau ovală). Toate ideile emise sunt notate sau înregistrate, fără nici un
fel de reținere sau cenzurare. Această etapă poate dura, în funcție de complexitatea
problemei, între 20 minute și 3 ore.
Evaluarea ideilor este etapa ce poate avea loc la 2-3 zile de la data desfășurării
reuniunii.
Se recomandă ca la această etapă să participe un alt grup de experți, mai redus ca
număr, cu o gândire puternic convergentă, care vor selecționa și clasifica ideile pe
categorii:
• idei realizabile și cu aplicabilitate imediată;
• idei realizabile într-un timp mai îndelungat;
• idei neaplicabile.
Soluțiile astfel clasificate sunt apoi analizate și evaluate.
În aplicarea metodei brainstorming, pentru a rezolva problemele trebuie asigurate o
serie de condiții:
- grupul trebuie să aibă o structură eterogenă, compusă din specialiști (economiști,
ingineri, chimiști etc.);
- asigurarea unui climat creativ;
- reuniunea trebuie condusă de un lider dinamic și competent.
Succesul activității de brainstorming depinde in mod considerabil de aplicarea in
practica si de respectarea a patru jaloane, si anume:
a) Suspendarea oricărui raționament
b) Libertatea de gândire
c) Cantitatea
d) Fertilizarea încrucișată.
Suspendarea oricărui raționament impune ca toți participanții, inclusiv liderul, să se
abțină de la critici, aprecieri sau judecăți de valoare pe întreg parcursul ședinței. Nu
se permite nici un fel de evaluare, indiferent de ideile generate sau de emitentul lor.
Libertatea de gândire presupune eliminarea tuturor barierelor sau a inhibițiilor, lăsând
astfel minții libertatea de a zburda și de a cerceta problema pe toate fețele. Orice
idee – bună sau rea, logică sau stupidă - este acceptată și notată.
Cantitatea. Participanții fiind încurajați, în mod deliberat, să emită un număr mare de
idei, indiferent de nivelul lor calitativ. Toate sugestiile sunt considerate acceptabile.

Fertilitatea încrucișată, impune ca ideile celorlalte persoane din grup să fie studiate și
elaborate. Într-o ședință obișnuită, de tip analitic, ideile celorlalți sunt respectate și
lăsate să se dezvolte singure. Fertilizarea încrucișată presupune tocmai schimbul de
idei, discutarea și elaborarea acestora în cadrul grupului, sub conducerea liderului.
Aceste jaloane sunt deosebit de importante, încât pe tot parcursul ședinței de
brainstorming ele trebuie afișate la loc vizibil. Orice participant care le încalcă,
tinzând de pildă să facă aprecieri și evaluări, este admonestat cu promptitudine.
Uneori, este necesar ca liderul să dea dovadă de fermitate și să impună cu strictețe
respectarea acestor jaloane; în caz contrar, dacă permite cel mai mic semn de
dezaprobare sau o cât de sumar analiză a ideilor propuse, atmosfera antrenantă, de
libertate în gândire, riscă să fie imediat destrămată.

O ședință de brainstorming cuprinde șase etape:

1. Enunțarea problemei și discuțiile pe marginea ei
2. Reformularea problemei
3. Alegerea unei reformulări esențiale și notarea ei
4. Încălzirea
5. Brainstormingul propriu-zis
6. Cea mai fantezista idee.
Enunțarea problemei și discuțiile pe marginea ei
Este absolut necesar ca toți participanții la o ședință de brainstorming să cunoască
într-o anumită măsură problema studiată. Participanții nefamiliarizați cu problema
trebuie să afle despre exact atât cât să le permită s-o înțeleagă; prea multe informații
riscă să le inhibe imaginația și să împiedice găsirea unei soluții.
Formularea problemei și o primă discutare a ei nu trebuie să dureze, în general, mai
mult de zece minute, evitându-i-se întrebările de tip analitic și amănuntele de strictă
socialitate.
Problema trebuie enunțată de persoana care a solicitat organizarea ședinței sau de
un alt participant care o cunoaște bine. În acest stadiu, este important ca problema să
fie luată "ca atare", așa cum a fost enunțată.
Persoana care enunță subiectul discuției îl percepe într-un anume fel și nu acceptă
cu ușurință o respingere dură a acestuia. Alte idei și opinii pot fi emise numai în cel
de al doilea stadiu, în care este reformulată problema.

Reformularea problemei
Reformulările și posibilele soluții pot fi mai bine înțelese dacă le privim ca pe cele
două extremități ipotetice ale unei axe continue. Pragul dintre ele nu este distinct și,
în atmosfera incitanta a ședinței de brainstorming, poate fi ușor de neobservat sau
ratat.
Liderul notează și numerotează toate reformulările pe coli de hârtie ce vor fi apoi
expuse astfel încât să poată fi privite de toți participanții. Unele reformulări par a fi
imaginea în oglindă a altora.

Este de dorit ca liderul, care trebuie să-și aducă și el contribuția în acest stadiu, să-și
pregătească un număr de reformulări încă înainte de începerea ședinței - fapt ce i-ar
putea permite să-și conducă grupul în zone noi și neexplorate ale problemei.

Alegerea unei reformulări esențiale

Există două modalități de selecție: una "dictatorială" și alta "democratică". În primul
caz, cel care alege este, de fapt, liderul grupului - procedura utilă mai cu seamă
atunci când problema în discuție îl interesează în mod direct.
Metoda democratică implică participarea la selecție a tuturor membrilor.
Întotdeauna există o tendință puternică de a renunța la notarea reformulării și de a
trece în viteză direct la etapa propriu-zisa de brainstorming
În atmosfera incitantă, antrenantă și divergentă care se instaurează, este posibil ca
într-un stadiu ulterior, unul dintre participanți să piardă firul discuției și să nu mai știe
care dintre reformulări este supusă brainstormingului.
În aceasta situație, cel în cauza citește rapid lista și își reîmprospătează memoria.
Dacă însă reformularea nu a fost notată, el este nevoit să întrerupă ședința și să-l
roage pe lider să-I amintească baza de discuție, rupând astfel fluxul de idei al
celorlalți.

Etapa de încălzire
Deși, de obicei, este plasată în acest stadiu al unei ședințe de brainstorming, etapa
de încălzire poate fi lansată în orice altă parte a discuției. Deosebit de indicate sunt
momentele de început, pentru a crea o atmosferă antrenantă și incitantă.
O etapa de încălzire trebuie să fie scurtă, de maximum cinci minute, în care
participanții să emită idei în "foc continuu".

Brainstormingul propriu-zis
La începutul acestei etape, liderul citește reformularea aleasă și solicită soluții din
partea participanților. Ideile emise într-un flux rapid, sunt scrise în viteză pe măsura
enunțării lor.
Fiecăreia i se atribuie un număr de ordine și, când coala de hârtie s-a umplut, este
afișată pe perete, la loc vizibil.
Ideile sunt generate de obicei absolut la întâmplare, deși apar uneori anumite
tendințe rare, atunci când unul din participanți avansează o sugestie cu mai multe
posibilități similare de evoluție.
Pe parcursul ședinței, fluxul de idei variază în anumite limite inițial mari iar viteza și
intensitatea scad treptat. Există mai multe metode de contracarare a acestei scăderi
și de evitare a perspectivei de secătuire totală. Prima metodă se referă la "minutul de
incubație tăcută". Liderul solicită liniște deplină și cere participanților să citească
fiecare pentru sine lista de idei aflată la îndemână. Astfel se urmărește așa-numita
fertilizare încrucișată sau generarea unor idei, pornind de la cele deja enunțate.

După un anumit timp de tăcere absolută, liderul repetă reformularea asupra căreia se
poartă discuția și fluxul imaginativ continuu cu încă aproximativ patruzeci - cincizeci
de idei.
O altă metodă de sporire a fluxului de idei presupune revenirea la o reformulare
selectată anterior.

Dezlănțuirea ideilor și găsirea soluțiilor au loc pe trei căi:

1. calea progresiv-liniară: o idee este derivată ca o continuare a alteia;
2. calea catalitică: declanșarea ideilor se face prin analogie sau prin apariția unor
soluții fără legătură cu cele anterioare, ori chiar opuse acelora;
3. calea mixtă (combinarea primelor două cai).
4. Selectarea ideilor

Cea mai fantezistă idee

Când inventivitatea a scăzut la limită și participanții se simt obosiți și la capătul
puterilor mentale, ședința se încheie cu așa-numita tehnică a "celei mai fanteziste
idei": se preia cea mai nebunească idee emisă pe parcursul întregii ședințe și se
răsucește pe toate fațetele, astfel încât să poată da naștere altor câteva soluții utile.
Dat fiind faptul că o idee fantezistă este, de regulă și nostimă, discutarea ei
descrețește frunțile și le sporește încrederea în propriile forțe. În plus, cea mai
fantezistă idee are uneori capacitatea de a deschide drumul unor soluții noi,
extraordinare, neidentificate încă până în acel moment.
Datorita succesului său foarte mare, metoda de brainstorming a fost răspândită foarte
rapid și folosită în cele mai diverse domenii de activitate. Ea avut până în prezent
parte și de numeroase îmbunătățiri, din care au rezultat tehnici înrudite. Astfel mai
sunt cunoscute si alte metode: sinectica, listarea atributelor, relațiile forțate,
brainstormingul invers cunoscut și ca metoda "avocatul diavolului".

Amprenta personală
De ce este utilă această metodă? În cazul unui grup, când este nevoie de găsirea
unei soluții pentru probleme importante se poate apela cu succes la Brainstorming,
deoarece în multe cazuri, participarea efectivă în găsirea unor idei, care de cele mai
multe ori este surprinzător de bună, se poate datora faptului că toate persoanele care
contribuie își exprimă câte o părere într-un mod cât mai liber și cât mai neîngrădit.
Spre exemplu, într-o companie găsirea unei soluții puțin mai delicate s-a găsit foarte
ușor în cadrul unei ședințe, când au participat peste 50 de persoane, fiecare venind
cu cate o idee, până când majoritatea a considerat că s-a găsit ideea de care era
nevoie. Și pe baza acesteia s-a luat decizia, deci rezolvarea.

Brainstorming-ul negativ
Brainstorming-ul negativ este folosit mai ales ca o strategie de a promova
concentrarea asupra sarcinii și gândirea critică în echipă. Este util pentru verificarea
unei propuneri noi sau pentru evaluarea tacticilor, practicilor sau a obiectivelor deja
existente.

Metoda în discuție are trei etape:

Prima etapă. După emiterea unei idei promițătoare (sau după clarificarea unei practici
sau strategii deja existente), echipa caută aspectele sau consecințele negative ale
acesteia. Brainstorming-ul trebuie să fie la fel de îndrăzneț ca varianta sa pozitivă din
abordareaclasică. Intenția este de a obține o listă cu toate elementele negative ale
ideii sau ale strategiei, indiferent de cât de neîntemeiate sau exagerate ar părea ele.

A doua etapă. Membrii aleg patru sau cinci dintre criticile cele mai solide și le
examinează în detaliu. Cel puțin una dintre acestea se va dovedi neîntemeiată sau
exagerată.

Etapa a treia. Echipa analizează felul în care ideea sau practică existentă ar putea fi
modificată pentru a rezista, pe rând, fiecărei critici ridicate. Acest stadiu este în mod
esențial constructiv, întrucât grupul încearcă să modeleze strategia pentru a
preîntâmpina principalele neajunsuri. Se poate însă întâmpla să identificăm o
dificultate sau un dezavanta fundamental pe care grupul să nu le poată înlătura. În
acest caz ideea sau practica respective trebuie abandonată. Cu toate acestea o
astfel de întâmplare este benefică, ajutându-ne să descoperim în timp util aspectele
negative ale unei abordări sau propuneri.