STUDIU DE CAZ 1.

SISTEMUL ECONOMIC AL UNEI ENTITĂȚI ȘI

APLICAȚIILE INFORMATICE EXISTENTE.

1.1.DESCRIEREA ORGANIZATIEI (ENTITĂȚII ECONOMICE)

Consolida Regalis S.R.L este o societate comercialǎ, care își are sediul în orașul Cahul.
Firma a fost infiintata in anul 2004, fiind înscrisă în Registrul de Comeț, durata de functionare a
societatii fiind pe o perioada nedeterminata, cu exceptia dizolvarii anticipate a acesteia sau
prelungirii duratei de functionare, prin hotararea adunarii generale.
Societatea comercială Consolida Regalis S.R.L este persoana juridică, având forma de
organizare SOCIETATE CU RASPUNDERE LIMITATA, care își desfasoară activitatea în
conformitate cu legislați R. Moldova și actul constitutiv.
Societatea, dupǎ mǎrime, se încadreazǎ în sectorul microintreprinderilor, însumând un
numǎr de 21 angajați și detine trei puncte de lucru, unul în Cahul, spațiu considerat principal,
deoarece aici se primește marfa și apoi se distribuie, iar cel de-al doilea punct este situat în
localitatea X (rn-ul. Cahul).Cel de-al treilea punct se află în localitatea Y (r –nul Cahu). Sunt în
decurs de amenajare încǎ douǎ puncte farmaceutice, tot pe teritoriul raionului Cahul, fiind
considerate tot puncte secundare.
Entitatea supusă analizei, are ca obiect de activitate principal comercializarea
produselor farmaceutice și parafarmaceutice. Consolida Regalis S.R.L desfașoară o activitate cu
caracter social-sanitar, oferind servicii de sănătate, competență în eliberarea de medicamente,
consiliere în ceea ce privește utilizarea corecta și rațională a acestora.

1.1.Structura organizatorică și funcțională

Societatea comercială S.C. Consolida Regalis S.R.L are un număr de 21 salariați dintre care:
1 administrator;
1 director de vânzări;
1 contabil;
1 farmacist diriginte;
6 farmacisti;
6 asistenti
1 distribuitor medicamente
3 femei de servici
1 paznic noapte(sediul central)
Organigrama firmei este prezentata in cele ce urmeaza:
 Astfel, directorul de vânzări este subordonat administratorului și are la rândul lui în
subordine contabilul, farmacistul diriginte de la sediul central și cei doi farmaciști de la sediile
secundare. Farmacistul diriginte are răspundere directa asupra farmaciștilor de la sediul central și
a distribuitorului de medicamente, iar farmaciștii au în subordine asistenții farmaciști.

1.2. Descrierea principalelor aplicații informatice economice existente în firmă.

Consolida Regalis S.R.L are în dotare un număr de 7 calculatore , având următoarea

configurație:
Processor : AMD Sempron 1900 MHz
512 MB DDR
Hard Disk 80 GB
Monitor SAMSUNG LCD 17”
Placă de rețea: Realtek.
Pe langă acestea firma mai deține 3 imprimante Lexmark X1270 și 3 case de
marcat Datex UP55 pentru fiecare sediu în parte.
Ca software firma utilizează sistemul de operare Windows XP. În ceea ce privește
protecția antivirus, firma utilizează Norton antivirus 2008.
Aplicații informatice economice: Principala aplicație informatică economică întâlnită în
firmă este ERP-ul firmei Softeh: Netfarm.
Netfarm este varianta reproiectata a sistemului informatic GESTFARM și înglobează
experiența de peste 6 ani de utilizare. Se remarcă prin multitudinea și complexitatea funcțiilor
oferite accesate prin intermediul unei interfețe prietenoase și bine optimizate.
Principalele funcționalități sunt:
Meniul principal al aplicației este alcătuit din 9 meniuri secundare care la rândul lor
prezintă alte submeniuri:

Aplicația realizează acoperirea tuturor cerințelor specifice ale unei farmacii.

Gestiunea cantitativ valorică pe un număr nelimitat de gestiuni, eliberarea produselor pe toate
tipurile de retete sau la liber, întocmirea borderourilor specifice de raportare, multitudinea de
rapoarte contabile și de analiză generate, compatibilitatea cu toate modelele cunoscute de case de
marcat, imprimante fiscale și cititoare de cod de bare, actualizarea la timp a tuturor modificărilor
legislative, etc, sunt doar cateva din funcțiile de baza ale acestui sistem.
Pastrarea în baza de date a tuturor listelor de medicamente pentru a se putea face sau reface
orice raportare anterioară.
Posibilitatea de excluderea sau modificare individuală a rețetelor din cadrul unui borderou,
implicit din cadrul unei facturi decont.
 MAXIMĂ SECURITATE ȘI CORECTITUDINE A DATELOR
Stucturat pe o bază de date Sybase, cu posibilitatea de backup zilnic, sistemul conferă o
siguranță sporită a datelor introduse și garantează corectitudinea informațiilor extrase din sistem
în orice moment.
Inglobarea tehnologiilor moderne de transfer date prin Internet pe orice suport (cablu,
telefonie fixa, telefonie mobilă) prin realizarea de rețele VPN, cu următoarele avantaje:
Actualizările de program (upgrade-urile) de pe un server al SOFTEH
Actualizarea automată a nomenclatoarelor
Preluarea facturilor de la diverși furnizori de produse farmaceutice
Primirea de mesaje informaționale cu posibilitatea de vizualizare direct din aplicație

Adaptabilitate, scalabilitate, și integrare cu alte sisteme informatice

Programul a fost conceput pentru a se dapta cât mai rapid modificărilor legislative foarte
frecvente în acest domeniu, precum și interfatarii cu alte sisteme informatice
Generarator de rapoarte de analiză a intregii activități din farmacii
Existența unei game foarte variate de rapoarte, predefinite destinate monitorizării optime a
gestiunii farmaceutice, a analizei vânzărilor pe diverse criterii (perioada, gestiune, produs,
utilizator)
Posibilitati avansate de customizare a rapoartelor realizate(aranjari, sortări, căutări în cadrul
raportului)

Existența prospectelor de medicamente

Prezența în nomenclatorul de medicamente al unui număr mare de prospecte în format
electronic, ce pot fi accesate în orice moment.
Configurare avansată a drepturilor pentru utilizatori
 Gestionarea accesului în sistem prin definirea exactă a utilizatorilor și a drepturilor acestora.
Sistemul permite configurarea drepturilor pe fiecare funcțiune în parte
Opțiune de folosire a tehnologiei de coduri de bare
Netfarm permite tipărirea cu ajutorul imprimantei “Zebra” a două tipuri de coduri: cod
de bare atașat stocului eliminând posibilitatea de a vinde din calculator altceva decât ceea ce
ați ales de pe raft și cod de bare intern, exportabil, care oferă posibilitatea de identificare a
produsului în orice locație, în cazul în care aveți mai multe puncte de lucru.
Opțiune de folosire a cardurilor de fidelitate
Permite un mod foarte flexibil de configurare a politicilor de fidelizare a clienților prin toate
metodele folosite în prezent (discount la vânzare, acumulare puncte, etc)
Opțiune de tipărire a rețetelor la imprimantă
Usurează munca farmacistului și elimină greșelile de completare a rețetelor. Rețetele pot fi
completate(tipărite) imediat, la eliberarea medicamentelor sau ulterior.

Integrare cu modulul Multifarm

Permite replicarea și consolidarea datelor din farmacii pe un server aflat la sediul central, cu
posibilitatea de realizare a rapoartelor de analiză pe fiecare faramacie în parte.
Acest program permite și realizarea unor operațiuni periodice obligatorii precum:
Updatarea listelor cu medicamente compensate, a medicilor, respectic a bolilor prin
selectarea opțiunii “Preluări medicamente/medici/boli” din submeniul “Preluări CJAS”;
Calcularea Z-ului zilnic anexa prin selectarea opțiunii “Z zilnic” din submeniul “Rapoarte
imprimantă fiscală” a meniului Rapoarte;
Fiind o aplicație de tip ERP, programul îndeplinește și diferite funcții economice specifice
departamentului de contabilitate(gestiunea stocurilor, a facturilor, tipuri de produse, inventar,
incasări/plăți), departamentul de marketing (oferte promoționale), departamentul de
management (comenzi, gestiunea utilizatorilor).
O alta aplicatie întalnită în cadrul firmei este programul de contabilitate și gestiune
produse. Utilizarea programului WinMENTOR constă în intoducerea în calculator a datelor
zilnice și exploatarea datelor introduse prin liste. Meniul principal permite alegerea unuia din
cele șase module în care se dorește a se lucra: MENTOR, SERVICE, SALARII, PRODUCȚIE,
EXPERT și SATELIT.
Modulul MENTOR este utilizat pentru a avea acces la liste ce țin de Stocuri, Mișcări,
Trezorerie, Parteneri, Contabile, Diverse. Din cele opt opțiuni din bara de meniu, cinci se referă
la încărcarea, modificarea sau stergerea a diverse categorii de tranzactii curente din cursul
lunii. Modulul principal MENTOR oferă următoarele facilitțți de gestionare:
1.Evidenta contabilă : Programul calculează automat coeficientul diferențelor de preț la
mărfuri, inchide automat conturile de venituri și cele de cheltuieli, conturile de TVA. Întrucât
înregistrările contabile sunt efectuate automat, programul compune și explicațiile acestora,
detaliate conform opțiunii utilizatorului. Inregistrările contabile efectuate automat de program
pot fi completate, eventual, cu note contabile diverse (ex.: pentru cheltuieli de constituire,
repartizarea profitului, impozit pe dividende).
2.Stocuri :
- ține evidența multi-gestiune cantitativ-valorică;
-descarcarea automată din stoc;
- nomenclatorul articolelor de stoc este compact (pentru intrări cu prețuri diferite la același
articol nu se creează poziții noi în nomenclator);
- posibilitatea înregistrării automate a patru taxe asociate pentru fiecare articol de stoc în parte;
- identificarea rapidă a articolelor din stoc prin folosirea claselor de încadrare și a atributelor de
caracterizare;
- folosirea de unități de măsură multiple, cu transformarea automată a cantității și a prețului pe
baza parităților specificate;
-  evidenta pe serii, termene de garanție și date de expirare;
Rezolvarea documentelor legate de înregistrarea stocurilor și a serviciilor se face pe
machete specializate, cu aspect asemanător cu cel al formularelor tipizate. Posibilități:
- intrari de stocuri sau servicii pe facturi, avize de expediție, chitanțe fiscale, bonuri de achiziție,
cu evidențierea diferențelor constatate la recepție și tipărirea de note de recepție corespunzătoare;
- intrări din import și calcul automat al prețului de import, cu toate componentele acestuia
(transport, asigurare, taxe și comisioane vamale, accize, etc.);
- vânzări de mărfuri din stoc evidențiate pe agenți de vânzare, cu tipărirea facturilor, avizelor de
expediție sau a chitanțelor fiscale corespunzătoare;
- modificări de stoc (modificarea prețului de înregistrare, măriri sau diminuări de stoc), cu
tipărirea de note de transfer sau avize de expediție;
- evidența comenzilor emise către furnizori și a comenzilor de la clienți, cu tipărire de facturi;
- evidența facturilor nesosite, aferente intrărilor pe avize de la furnizori și a facturilor de
întocmit, posibilitatea tipăririi facturilor corespunzătoare avizelor emise.
WinMENTOR inregistrează orice tip de discount, cu posibilitatea de distribuire pe prețuri
a discounturilor de la furnizori și generarea automată de discounturi pentru vânzări în funcție de
valoarea facturii, volumul tranzacțiilor încheiate cu clientul, cantitatea facturată către un client
sau termenul de plată a facturii. Pentru toate tipurile de documente de vânzare se pot urmări
termene de plată și majorări de întarziere la plată.
3. Furnizori și clienti : WinMENTOR dă posibilitatea imparțirii în clase de încadrare, în
funcție de necesitățile curente de operare, pentru identificarea rapidă a partenerilor. Pachetul de
programe pastrează în nomenclatorul de parteneri o singură înregistrare, indiferent de moneda
tranzacției sau de tipul contabil al partenerilor (furnizori, furnizori de imobilizări, furnizori plătiți
în avans, furnizori - facturi nesosite, clienți, incasări în avans de la clienți, clienți - facturi de
întocmit); în funcție de macheta în care este utilizat un partener, fie el furnizor sau client,
programul identifica tipul contabil potrivit pentru a trata corect cazul propus spre rezolvare.
Pe baza creditelor acordate clienților, WinMENTOR semnalează situațiile în care pe un
document de ieșire este depășit plafonul de creditare acordat unui client.
Programul permite acordarea de discounturi automate pentru fiecare articol din stoc sau
serviciu vândut în funcție de volumul tranzacțiilor înregistrate în decursul timpului cu un client.
Se pot consulta în orice moment fișe lunare sau anuale de clienți și furnizori în lei sau
valuta, balanțe de furnizori sau clienți, situația furnizorilor neachitați sau a clienților datornici.
WinMENTOR permite lucrul cu parteneri externi (cu care se efectuează tranzacții în
valută), precum și efectuarea operațiunilor de compensare cu terții, pe baza de proces verbal de
compensare.
Lista incasărilor lunare de la clienți, permite evidenta stingerii obligațiilor de încasare pe
clase de parteneri sau pe agenți de vânzări care au intermediat vânzările.
WinMENTOR permite legarea plăților și ăncasărilor de documentele primare care au
generat obligația de plată sau încasare. Problema plăților și încasărilor în valută este rezolvată
complet, cu înregistrarea automată a diferențelor de curs valutar.
4.Încasări și plăți: WinMENTOR permite legarea plăților și încasărilor de documentele
primare care au generat obligația de plată sau încasare. Problema plăților și încasărilor în valută
este rezolvată complet, cu înregistrarea automată a diferențelor de curs valutar.
Evidențiază operațiunile bancare aflate în curs ( cec, bilet la ordin);
Gestionează complet avansurile de trezorerie prin plăți, restituiri și justificarea sumelor cheltuite;
Tipărește registre de casă și de bancă ăn lei sau valută; sumele în curs de decontare pot fi tipărite
separat pentru încasări sau plăți în curs, cu evidențierea datei reale sau probabile de decontare.
5.Liste si rapoarte:
Programul permite ordonarea după valorile crescatoare din oricare coloana, gruparea liniilor
după valori comune din coloane, impunerea de condiții de filtrare a liniilor din lista, centralizarea
automata și alte operații asemanătoare pot fi configurate de utilizator în funcție de necesitățile
apărute.
Listele ce pot fi obținute:
- liste contabile: balanța de verificare ăn lei sau valută, registrul jurnal de ănregistrări
contabile, fise analitice de cont, cartea mare, realizări pe activități în lei sau valuta, declarații
privind obligații de plată la bugetul de stat ;
- liste de TVA: jurnal de cumpărări, jurnal de vânzări, registrul de încasări din farmacii,
declarațiile de TVA;
- liste pentru casă și bancă: registre de casă și bancă (lei sau valuta), liste de plăți și
încasări în curs de decontare, etc;
- stocuri: liste de intrări de la furnizori (inclusiv importuri, cu detalierea modului de
calcul al prețului de import), liste de vânzări, balanța stocurilor, raport de gestiune;
- liste de furnizori/clienți/avansuri de trezorerie: fișa de furnizor/client, balanța de
furnizori/clienti, fișa de avans spre decontare, balanta avansurilor spre decontare, lista furnizori
neachitati, clienti datornici, lista incasărilor de la clienti.
Modulul SERVICE permite introducerea datelor de pornire: planuri de conturi, clienți si
furnizori, personal angajat, gestiuni, articole de stoc, descrierea soldurilor.
 4.Incasari si plati: WinMENTOR permite legarea platilor si incasarilor de documentele
primare care au generat obligatia de plata sau incasare. Problema platilor si incasarilor in valuta
este rezolvata complet, cu inregistrarea automata a diferentelor de curs valutar.
Evidentiaza operatiunile bancare aflate in curs ( cec, bilet la ordin);
Gestioneaza complet avansurile de trezorerie prin plati, restituiri si justificarea sumelor
cheltuite;
Tipareste registre de casa si de banca in lei sau valuta; sumele in curs de decontare pot fi
tipărite separat pentru încasări sau plăți in curs, cu evidențierea datei reale sau
probabile de decontare.
5.Liste și rapoarte:
Programul permite ordonarea după valorile crescătoare din oricare coloană, gruparea liniilor
după valori comune din coloane, impunerea de condiții de filtrare a liniilor din listă, centralizarea
automată și alte operații asemănătoare pot fi configurate de utilizator în funcție de necesitățile
apărute.
Listele ce pot fi obținute:
- liste contabile: balanța de verificare în lei, registrul jurnal de inregistrari contabile, fișe
analitice de cont, realizari pe activitati in lei sau valuta,
- liste de TVA: jurnal de cumpărări, jurnal de vânzări, registrul de încasări din farmacii.
- liste pentru casă și bancă: registre de casa si banca (lei sau valuta), liste de plati si
incasari in curs de decontare (cambie, cec, bilet la ordin), etc;
- stocuri: liste de intrari de la furnizori (inclusiv importuri, cu detalierea modului de
calcul al pretului de import), liste de vanzari, balanta stocurilor, raport de gestiune;
- liste de furnizori/clienti/avansuri de trezorerie: fisa de furnizor/client, balanta de
furnizori/clienti, fisa de avans spre decontare, balanta avansurilor spre decontare, lista furnizori
neachitati, clienti datornici, lista incasarilor de la clienti.
Modulul SERVICE permite introducerea datelor de pornire: planuri de conturi, clienti si
furnizori, personal angajat, gestiuni, articole de stoc, descrierea soldurilor.

2. Identificarea și selecția proiectului ce va face obiectul analizei

2.1. Identificarea principalelor sisteme informaționale economice din organizație

Consolida Regalis S.R.L foloseste următoarele sisteme: aprovizionare, vânzări,

stocuri, mijloace fixe, personal-salarizare, contabilitate generala, analize economice.
A. Sistemul informațional aprovizionare (datorii) ține evidenta facturilor sau ordinelor
de plată pentru a ști sumele datorate fiecărui creditor, urmărește nivelul creditului acordat de
furnizori și determină resursele financiare disponibile.
Intrările în sistemul de aprovizionare sunt: facturile, chitanta, oferta, contract, aviz de însoțire a
mărfii, iar ca documente de ieșire sunt folosite ordinele de plată, cecurile, lista avansurilor
acordate furnizorilor.
În cadrul firmei sistemul informațional al aprovizionării poate fi structurat pe doua categorii
distincte:
1. Aprovizionarea firmei cu medicamente de către furnizori.
 Astfel recepția se realizează pe baza facturii. Factura este predată de furnizor persoanei
care realizează recepția (farmacistul). Acesta urmează să introducă datele facturii in programul
NetFarm unde i se va atribui un NIR. Factura insoțită de NIR se preda contabilului care o
ănregistrează în registrul de evidență al facturilor. În final, factura se depune în dosarul de
arhivare al facturii pentru a fi pastrată, conform legislatiei in vigoare.
Furnizorii sunt aleși pe baza cataloagelor de produse depuse de către aceștia la sediul
firmei. Aceste oferte sunt preluate de directorul de vânzări. În momentul în care se constată lipsa
unor anumite produse din stoc, directorul de vânzări analizează ofertele și lansează telefonic
comanda către furnizorul ales.

2.Aprovizionarea punctelor de lucru secundare din depozitul firmei.

În momentul în care farmacistul constată epuizarea stocului la unul sau mai multe
medicamente, ia legatura telefonică cu farmacistul diriginte căruia îi comunică lista produselor
necesare. Acesta din urmă după verificarea stocului, o transmite directorului de vânzări, care
întocmește un aviz de expediție. În final medicamentele însoțite de documentul corespunzător
sunt predate distribuitorului de medicamente pentru a fi transportate.

Sistemul informațional aprovizionare înteracționează cu:

Sistemul vânzări
Sistemul stocuri
Sistemul de mijloace fixe
Sistemul de personal-salarizare
Sistemul de contabilitate generală
B. Sistemul informațional vânzări are ca scop gestionarea vânzării produselor și identificarea
clienților care le solicită. Sunt folosite ca documente de intrare fișierul nomenclator, modificări
legislative, reșetele și factura de încasat ,iar ca documente de ieșire bonul fiscal, raportul privind
vânzările, Z-zilnic.
Sistemul de vânzări relaționează cu:
Sistemul de aprovizionare
Sistemul de salarizare
Sistemul de contabilitate generala
Sistemul de analiza economica
Sistemul de stocuri
Sistemul de mijloace fixe.
C. Sistemul informațional personal/salarizare este un sistem informațional orientat spre
evidențierea clară a personalului a veniturilor și debitelor acestora. Acest sistem urmărește
înregistrarea datelor despre salariații întreprinderii, stabilește drepturile de personal si retinerile
aferente, modul de plata a acestora Departamentul de resurse umane are următoarele atribuții în
cadrul acestui sistem:
v     Evidența personalului angajat
 v     Grade de calificare, grade de vechime
v     Centralizarea foilor colective de prezență.

Sistemul personal-salarizare intra în legatură cu:

Sistemul de aprovizionare
Sistemul de stocuri
Sistemul de vânzări
Sistemul de contabilitate generală
Sistemul de analiză economică
D. Sistemul informational al stocurilor asigură o gestiune eficientă a investițiilor în
produse și marfuri, urmarind controlul acestora. Ca intrări se folosesc factura, aviz de însoțire a
mărfii, nota de recepție si constatare de diferența, fisierul nomenclator de stocuri, fisierul intrari-
produse. Ca iesiri sunt utilizate borderou privind evidenta stocurilor, lista unor comenzi ale
clieților si centralizatorul notelor de recepție si constatare de diferențe.
Sistemul de stocuri interacționează cu:
Sistemul de aprovizionare
Sistemul de salarizare-personal
Sistemul de contabilitate generala
Sistemul vânzare
E. Sistemul informațional al contabilității generale permite cunoasterea în orice moment a
situației patrimoniului, a mișcărilor patrimoniale, decontărilor cu terții etc.

Sistemul de contabilitate generală este pus în legatură cu:

 Sistemul de aprovizionare
Sistemul de vânzare
Sistemul de stocuri
Sistemul de mijloace fixe
Sistemul de personal-salarizare
Sistemul de analiza economica.

F. Sistemul informațional de analizai economica este cel care pune la dispozțtia

sistemului de control si gestiune strategica informatii de natura contabila prelucrate in vederea
obținerii de indicatori economico - financiari necesari in realizarea diagnosticului financiar.
Documentele folosite in acest sistem sunt statisticile de achiziție, situațiile de stocuri, fisa
clientului, situatii financiar-contabile, contractele cu furnizorii si beneficiarii, situatia cash-flow,
calculul si situația indicatorilor, studii de piața, plan de afaceri.
Acest sistem interacționează cu:
Sistemul de vânzare
Sistemul de personal-salarizare
Sistemul de contabilitate-generală.
G. Sistemul informational al mijloacelor fixe este orientat spre tinerea evidentei
mijloacelor fixe existente in patrimoniul a intrarilor, modernizarilor, casarilor, vanzarilor,
transferurilor acestora. Gruparea datelor se face pe locuri, marci, grupe si subgrupe de mijloace
fixe, departamente, surse de achizitie, stari (neamortizat, amortizat, casat, vandut, in conservare).
Mijloacele fixe sunt reevaluate periodic.
Sistemul informațional de mijloace fixe interactioneaza cu:
Sistemul de aprovizionare
Sistemul de vâ nzare
Sistemul de contabilitate generala

Enterprise Resource Planning (ERP) sau Planificarea Resurselor Întreprinderii (PRÎ)

sunt nişte sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea
tranzacţiilor şi facilitarea integrării tuturor proceselor, începând cu etapa de planificare a
proceselor, dezvoltare a producţiei până la relaţiile cu furnizorii, clienţii sau cu alţi
parteneri de afaceri.
Un sistem ERP (Enteprise Resource Planning) este o soluţie software din seria
aplicaţiilor economice, multi-modulară, care integrează toate procesele economice ale
întreprinderii cu scopul optimizarii şi creşterii eficienţei acesteia. Un ERP contribuie
decisiv la gestiunea afacerii, ajută în structurarea deciziilor de management prin
furnizarea de rapoarte cu un grad foarte ridicat de acurateţe, asigură un timp de răspuns
extrem de mic şi un mod de organizare relaţional al datelor.