Calificare Furnizori

Cerințe de bază pentru calificarea furnizorilor

 Calificare Furnizori

1. PREMISA

Prezentul document definește cerințele tehnice și calitative de bază pe care trebuie să le

îndeplinească întreprinderile pentru a fi incluse în lista furnizorilor calificați ai Grupului Enel.
Calificarea acordată se referă la societatea care solicită și nu poate fi considerată extinsă la
grupul industrial din care face parte întreprinderea. Societatea va trebui să indice țara pentru
care intenționează să se califice, raportând informațiile detaliate solicitate la alineatele
următoare, cu referire la societatea însăși sau la societățile aparținând aceluiași grup
industrial. În cazul țărilor străine în care societatea nu are o prezență semnificativă pe cont
propriu sau prin intermediul grupului său industrial, aceasta poate utiliza ceea ce rezultă din
contracte specifice încheiate independent de procesul de calificare, care garantează că
informațiile declarate sunt disponibile exclusiv.

1.1 Eficacitatea cerințelor de calificare

De la data publicării, toate societățile care depun cereri de calificare sau de reînnoire sau
revizuire vor fi evaluate în conformitate cu aceste cerințe, care vor fi disponibile pe site-ul
internet al http://globalprocurement.enel.com

1.2 transmiterea datelor și documentelor pentru calificarea și stocarea Enel.

a) Companiile pot solicita admiterea în procesul de calificare în orice moment, prin
depunerea cererii prin intermediul Portalului global Enel de Achiziții (denumit în continuare
Portal Enel)
b) Datele și documentele necesare pentru demonstrarea cerințelor de calificare trebuie
să fie într-un format electronic lizibil și introduse în sistem anexate cererii de calificare
(RFQ) pe site-ul web al Enel. Toate documentele prezentate trebuie să fie actualizate până
în ultima lună, datate, ștampilate și semnate de un reprezentant legal al societății.
În cursul procesului de calificare, Enel poate solicita companiei să actualizeze periodic
sistemul documentația deja prezentată, dacă a expirat, sau să verifice existența acesteia
și să verifice ce este declarat de un audit la fața locului la sediile sau șantierele sale.
Documentația originală trebuie păstrată de companie și păstrată cel puțin pe întreaga perioadă
de valabilitate a calificării Enel.
c) Toate cerințele necesare trebuie să fie documentate de către societate într-un mod
corect și complet, în termen de două luni calendaristice de la trimiterea cererii de calificare
(RFQ). În cazul în care nu se prezintă în acest termen, documentația care atestă
îndeplinirea cerințelor poate duce la încheierea procedurii de calificare numai cu datele
disponibile.
În cazul reînnoirii calificării, finalizarea înregistrării documentației se efectuează în termen de
o lună de la data expirării.
d) Este responsabilitatea companiei să actualizeze prompt Enel cu privire la
schimbarea datelor sale personale (de exemplu: Structura companiei, numărul TVA, codul
 Calificare Furnizori

fiscal, adresa, numerele de telefon, adresa de e-mail etc.); Compania își asumă
responsabilitatea și sarcinile pentru incapacitatea de a-și actualiza datele cu caracter
personal în timp util. În astfel de cazuri, compania trebuie să utilizeze comunicări scrise
(în mod normal în format electronic) și să asigure actualizarea bazelor de date disponibile
pe portalul Enel.

1.3 Termeni și definiții

clasa de evaluare: parametru economic/tehnic măsurat anual și legat de potențialul de
producție.

Grupuri de produse (G.M.): Categorii de produse (materiale, lucrări, servicii) de interes

pentru Enel și supuse procedurii de calificare/înregistrare.

Conformitate: Dovada existenței cerințelor de calificare tehnică și operațională

(disponibilitatea mijloacelor adecvate, a resurselor de proiectare și de implementare și,
dacă este cazul, a personalului profesional, a echipamentului de testare și testare, precum
și a sistemelor de gestionare a producției de produse de interes pentru Enel)legale și
financiare (de exemplu, rentabilitate, echilibru financiar etc.).

Neconformitate: Dovezi privind lipsa cerințelor de calificare tehnică operațională

(disponibilitatea mijloacelor adecvate, resurse de proiectare și implementare și, dacă este
cazul, personal profesional, echipamente de testare și testare, precum și sisteme de
management pentru producția de produse de interes pentru Enel)legale și financiare (de
exemplu, rentabilitate, echilibru financiar etc.).

Întreprindere: Întreprinzător, furnizor sau prestator de servicii, entitate juridică, inclusiv

artizanat, comercial, cooperatist, consorțiu, consorțiu și Grupuri europene De Interes
economic (GEEIGIEE, oferind pe piață, respectiv, executarea de lucrări sau lucrări,
furnizarea de produse, furnizarea de servicii).

Consorțiu: Se referă la consorțiile furnizate de sistemul juridic, cu sau fără personalitate

juridică.

Portalul global de achiziții: Secțiunea portalului Enel dedicat furnizorilor și vizibil pe site-ul
http:///globalprocurement.enel.com (denumit în continuare Portalul Enel)

Procesul de calificare (denumit în continuare „procedura”): Complexitatea acțiunilor

care trebuie întreprinse și a deciziilor care trebuie luate – prin utilizarea procedurii
electronice vizualizabilă pe portalul global de achiziții al Enel

– sa colecteze si sa examineze informatiile, sa evalueze conformitatea/inadecvarea

firmelor in domeniul calificarii, sa inregistreze si sa difuzeze catre unitatile respective
rezultatele calificarilor, informand firmele in sine.

Procesul implică, pentru fiecare întreprindere, evaluarea aspectelor juridice, economice,

financiare, organizaționale, tehnice productive și ale durabilității.

Cerințe de calificare de bază: Cerințe tehnice, sisteme de calitate și organizatorice pe

care întreprinderile trebuie să le dețină pentru a se califica pentru fiecare grup de produse.
Sunt definite, de asemenea, cerințele juridice, de durabilitate și economice pentru
întreprindere în ansamblu.
 Calificare Furnizori

Cererea De Calificare: Cerere însoțită de toate datele și documentația specificată necesară

pentru a demonstra cerințele de calificare.

Sistemul De Management Al Calității: SMC

Sistem De Management Al Securității: SMS

Sistem De Management De Mediu: SMM

Rating furnizor: Procesul de măsurare a performanțelor furnizorilor/contractanților calificați în

executarea contractelor față de aceleași contracte încheiate.

2. CERINȚE PRIVIND CALIFICAREA

Principalele cerințe tehnice/de calitate pe care trebuie să le îndeplinească contractanții pentru

a fi incluși în grupul de produse în cauză sunt:

a) Lista referințelor: Contracte executate în ultimii trei ani, inclusiv în curs de

finalizare, pentru activități similare celor de tipul obiectului (indicații ale
principalilor clienți, valori ale contractelor, modalități și data executării);

b) Existența unei structuri organizaționale și de conducere adecvate, capabilă să

asigure coordonarea și programarea activităților și executarea acestora;

c) Deținerea de echipamente și instalații adecvate pentru desfășurarea activității

Companiile interesate de calificarea Enel trebuie să se afle în posesia tuturor

cerințelor încă din momentul depunerii cererii.

3. CRITERIILE DE ALOCARE A CLASEI DE EVALUARE

Fiecărei companii calificate cu rezultate pozitive i se va atribui o clasă de evaluare, care este
un parametru economic/tehnic măsurat anual și legat de potențialul productiv al organizației.
Clasa de calificare și evaluare este atribuită societății în urma verificării posesiei:

- Cerințelor juridice;

- Trimiterilor referitoare la lucrări/servicii/bunuri efectuate în categoria G.M. în

calificare;

- Fiabilitatii economice și financiare;

- Aspectelor legate de durabilitate (siguranță, mediu, drepturile omului).

 Calificare Furnizori

Toate cerințele trebuie să fie cel puțin la un nivel de suficiență, evaluat pe baza criteriilor de
măsurare exprimate pentru fiecare aspect.

Pentru determinarea clasei de evaluare a intreprinderii se va presupune ca urmatoarele valori

ale potentialului productiv:

Potențialul productiv = CAS

Unde CAS este media cifrei de afaceri specifice a întreprinderii din ultimii trei ani legată de
activitățile grupului de produse, realizată cu rezultate favorabile.

Se aplică următoarele repartizări în clase de evaluare:

- Clasa 1 Până la 200.000 euro/an
- clasa 2 Până la 500.000 euro/an
- Clasa 3 Până la 1.000.000 euro/an
- Clasa 4 Până la 2.000.000 euro/an
- Clasa 5 Până la 4.000.000 euro/an
- Clasa 6 Până la 6.000.000 euro/an
- Clasa 7 Până la 10.000.000 euro/an
- Clasa 8 Până la 15.000.000 euro/an
- Clasa 9 nelimitată

În cazul în care valoarea potențialului productiv se încadrează într-un interval intermediar între
două clase succesive, calificarea este atribuită valorii celei mai apropiate clase. Clasa de
evaluare va putea să țină seama de evaluările tuturor aspectelor prevăzute în calificare
(tehnice, sustenabilitate, financiare, rating furnizor etc.). În cazul Asociațiilor de întreprinderi
(consorții etc.), dacă sunt îndeplinite toate cerințele (juridice, tehnice și economice-financiare)
în mod normal, clasa de evaluare se calculează în funcție de suma potențialului productiv
mediu anual (din ultimii trei ani) specific grupului de marfă în calificare a fiecăreia dintre
societățile care participă la asociație.

În cazul consorțiilor care, pe lângă structura de management, dispun, de asemenea, de

resursele necesare pentru a desfășura în mod direct activitățile care fac obiectul GM
(personal de exploatare, mijloace și echipamente) contribuția potențialului productiv al
consorțiului va fi evaluată cu același criteriu utilizat pentru întreprinderile individuale ale
consorțiului și va determina clasa de evaluare pentru consorțiu.

În cazul Asociațiilor de întreprinderi (consorții etc.), atunci când suma valorilor

corespunzătoare claselor de evaluare alocate fiecărei întreprinderi asociate nu coincide cu
suma corespunzătoare clasei atribuite de Enel întregii asociații (atât în deficit, cât și în
exces), repartizarea cotelor de lucrări/servicii/bunuri trebuie să țină seama de ponderea
procentuală a sumei aferente clasei de evaluare a întreprinderii individuale în raport cu suma
aferentă claselor tuturor membrilor.

Clasele de interpelo 7, 8 și 9 ale Asociațiilor de întreprinderi (consorții etc.) vor

fi atribuite în conformitate cu următoarele criterii minime:
 Calificare Furnizori

 Clasa 7: Unul dintre asociați trebuie să aibă cel puțin clasa 5;

 Clasa 8: Unul dintre asociați trebuie să aibă cel puțin clasa 6;
 Clasa 9: Unul dintre asociați trebuie să aibă cel puțin clasa 6, iar altul dintre
asociați trebuie să aibă cel puțin clasa 5.

De asemenea, trebuie precizat faptul că:

Ca regulă generală, suma valorilor claselor de evaluare care pot fi atribuite unei întreprinderi
pentru calificarea în una sau mai multe grupe de marfă nu poate depăși valoarea producției
medii totale realizate în ultimii trei ani.

4. 4. FAZA DE FUNCȚIONARE A CALIFICĂRII

4.1 Menținerea și adaptarea cerințelor de calificare

În cursul perioadei de cinci ani de calificare, societatea trebuie să mențină cel puțin cerințele
minime necesare. În perioada de valabilitate de cinci ani a calificării, Enel își rezervă dreptul
de a efectua verificări la Companii pentru a asigura menținerea condițiilor de calificare.

Controalele, printre altele, vor viza:

 structura tehnică și managerială plus cerințele privind competențele
profesionale ale personalului tehnic;
 dimensiunea resurselor operaționale și cerințele de conformitate profesională;
 punerea în aplicare a sistemului de management al calității în toate aspectele
relevante pentru activitățile G.M. în domeniul calificării, inclusiv cele de
siguranță și mediu.

În cazul nerespectării cerințelor minime, se pot lua măsuri pentru a reduce clasa de
evaluare, pentru a suspenda sau chiar pentru a revoca calificarea.
În cazul în care sunt îndeplinite condițiile, întreprinderea poate solicita o
reexaminare a calificării și a oricăror limitări ale acesteia, prin completarea
documentației care demonstrează că limitările au fost depășite.

4.2 Reînnoirea calificării

Durata calificării Enel este de cinci ani. La sfârșitul perioadei de valabilitate de cinci ani, aceasta
poate fi reînnoită pentru încă cinci ani.

Societatea care intenționează să depună cererea de reînnoire a calificării va trebui să o

activeze în sistem, prin funcția prezentă în RFQ a calificării în curs disponibilă în semestrul
anterior al expirării acesteia, până la data expirării calificării; În caz contrar, calificarea va
expira și va conduce la excluderea societății din sistemul de calificare.

Cererea de reînnoire, împreună cu toate datele și documentația necesare în acest scop, se

consideră valabilă și transmisă efectiv atunci când societatea finalizează trimiterea
documentelor și datelor menționate anterior.
 Calificare Furnizori

În faza de reînnoire a calificării, societatea va putea face subiectul unei vizite, cu scopul, printre
altele, verificării posesiei cerințelor tehnice și economice-financiare.

4.3 Revizuirea clasei de evaluare

La cererea companiei (și a consorțiilor etc.), trecerea la o clasă superioară de evaluare necesită
demonstrarea deținerii cerințelor tehnice, manageriale și economice aferente.

Cererea de reexaminare a clasei de evaluare formulată de societate, care consideră că

îndeplinește cerințele necesare, nu va fi examinată, în mod normal, înainte de a fi disponibil
un nou bilanț succesiv ultimului verificat. În plus, această cerere nu va fi luată în considerare
în cele șase luni care precedă expirarea calificării, cu excepția cazului în care întreprinderea în
cauză solicită reînnoirea calificării.

Cererea de modificare a structurii întreprinderii, formulată de Asociații de întreprinderi

(consorții etc.) care primesc noi membri, în mod normal, va fi luată în considerare nu mai
devreme de 12 luni de la calificare și nu mai târziu de 30 luni de la calificare, cu excepția
cazului în care, în ultimul caz, se solicită reînnoirea calificării.

Întreprinderile care au avut deja o revizuire a clasei de interpelare sau au finalizat o

tranzacție extraordinară (vânzarea sau achiziționarea de sucursale ale societății,
transferul centrului de producție etc.), în situația altor cereri similare în aceeași
perioadă de cinci ani, acestea vor fi supuse reînnoirii anticipate a calificării.

În cazul Asociațiilor de întreprinderi (consorții etc.) care își schimbă structura corporativă după
obținerea calificării Enel, verificarea îndeplinirii cerintelor GM se va face atat la întreprinderea
nouă, cât și la societatea lider al asociației, care este responsabilă de integrarea organizației.

Verificarea existenței cerințelor pentru revizuirea clasei de evaluare va avea loc, ca regulă
generală, prin examinarea documentației descriptive a potențialului îmbunătățit al societății și
pe baza unui nou audit al organizației în cauză.

Nu sunt considerate cereri de reexaminare a clasei de interpelare :

- Ale întreprinderilor excluse temporar din registrul furnizorilor calificați‫ ؛‬- Înainte
de expirarea a unui an de la readmiterea în registrul furnizorilor, după o perioadă
de suspendare pentru răspunderea recunoscută a întreprinderii (răspundere
legală, de management, siguranță, de mediu, responsabilitate socială etc.)‫ – ؛‬in
ceea ce priveste intreprinderile pentru care exista una dintre conditiile de
excludere descrise de cerintele legale‫ – ؛‬Coincide cu operatiunile extraordinare
care implica transferul de sucursale către întreprinderi necalificate, schimbarea
denumirii, etc.
- Din partea firmelor nou înființate calificate de mai puțin de un an.

4.4 Revizuirea calificării

Eventuale modificări semnificative ale structurii societății, ale structurii acționariatului, ca și
eventuale comportamente anormale detectate și raportate de unitățile responsabile cu
gestionarea contractului sau evidențiate de sistemul Vendor Rating, sau ca urmare a unui
control prin sondaj asupra menținerii cerințelor de calificare de către Întreprinderile calificate,
implică o revizuire a calificării.
 Calificare Furnizori

Rezultatul revizuirii poate duce la revizuirea parametrilor de calificare sau a altor măsuri.

Calificarea este subiectul revizuirii în cazul unor modificări semnificative ale societății, cum ar
fi:

• schimbarea structurii acționariatului sau înlocuirea directorului tehnic;

• restructurare; transferuri;

• fuziuni;

• divizări;

• contribuții;

• cesiuni;

• transformări.

De exemplu, excluderea din sistemul de calificare (după suspendare atunci cand este necesar)
poate fi dispusă pentru evenimente precum:

– apariția unor date de ineficiență economică

– apariția unor date de ineficiență tehnico – organizatorică, care poate rezulta și din indicele
sistemului Vendor Rating;

– neîndeplinirea uneia dintre cerințele legale, inclusiv:

– neglijența în executarea contractului, care a provocat accidente grave sau fatale

– declarații false cu privire la cerințele și condițiile de calificare‫؛‬

– o neconformitate gravă în timpul procedurilor de licitație;

– încălcarea gravă a contractului;

– modificări substanțiale ale tipologiei de producție, de lucrări și/sau de servicii‫؛‬

– existența unei situații de conflict de interese;

- lipsa și/sau comunicarea cu întarziere către Enel a oricărei modificări a informațiilor furnizate
anterior.

În timpul fazei de revizuire, societatea poate fi supusă unei vizite care vizează stabilirea
cerințelor de calificare.

Pentru efectuarea acestor vizite se vor lua în considerare, printre altele, apariția necesității
de a se adapta la noi standarde tehnice, la noi cerințe legale sau clauze contractuale.

4.5 Întreprinderi „excluse de la calificare”

În cazul întreprinderilor aflate într-o situație de excludere temporară din sistemul de calificare,
nu se efectuează niciun fel de operațiuni (de exemplu: revizuiri ale clasei de evaluare,
 Calificare Furnizori

transferuri de sucursale, integrare în asociații de companii etc.) înainte de readmisia formală

și, după caz, în termenul indicat.

4.6 Transferul calificării

Cu ocazia anumitor operațiuni excepționale care implică societăți calificate, calificarea poate
fi transferată, la cererea expresă a persoanelor în cauză, de la o întreprindere la alta.

Eventualul transfer al calificării începe de la data aprobării Enel, fără a afecta data de
expirare a calificării inițiale.

În cazul unui transfer, calificarea inițială se suspendă la societatea cedentă de la data actului
notarial de transfer.

Ca urmare a cererii de transfer a întreprinderii interesate, împreună cu documentația

necesară, transferul calificărilor poate fi acordat după verificarea cu succes a faptului că
toate cerințele de calificare au fost obținute de societatea cesionară (resurse umane, tehnice,
certificări etc.).
Cererea de transfer a calificării poate implica o vizită la cesionar în scopul verificării
îndeplinirii cerințelor tehnice, manageriale și economice-financiare.
La încheierea procesului de transfer al calificării, care poate fi și parțial, calificarea societății
cedente va fi revocată.
4.7 Sistemul Vendor Rating
În perioada de cinci ani de calificare, compania este monitorizată continuu de sistemul de
Rating al furnizorului implementat de Enel.

O evaluare a indicilor se face trimestrial, care, pe baza rezultatelor, poate avea un efect asupra
procesului de calificare sau de reînnoire.

Ratingul furnizorului este un sistem care, prin măsurarea performanțelor întreprinderilor

calificate, permite să controleze aspectele tehnice și calitative ale achizițiilor Enel.

Aplicarea sistemului V.R. duce la atribuirea unui indicator care poate fi utilizat pentru aplicarea
diferitelor măsuri ale societății, cum ar fi:

• Excluderea din sistemul de calificare sau readmiterea în sistemul de calificare;

• Alegeri in cunoștință de cauză în atribuirea contractelor;

• Revizuirea clasei de evaluare, în creștere sau în descreștere;

Rreînnoirea calificărilor pe o perioadă de cinci ani.;

• Recunoașterea îmbunătățirii calității prestațiilor pentru o posibilă acordare de

stimulente pentru o mai bună performanță.