1. Ce este utilizarea activității la fiecare pas al procesului?

Care este utilizarea directă a

forței de muncă?

În cele mai simple cuvinte, utilizarea este o măsură a timpului petrecut muncind. Este raportul
dintre timpul lucrat și timpul care ar fi putut fi petrecut muncind.

adică Utilizare = Actual time spent working ÷ Time available for work

Ne uităm în mod specific la două tipuri de utilizare aici. Mai întâi vom analiza utilizarea pentru
fiecare departament și apoi vom analiza utilizarea directă a forței de muncă. Detaliile privind
modul în care au fost efectuate calculele sunt furnizate în apendice.

Utilizarea activității
În scopul calculării utilizării activității, analizăm utilizarea fiecăruia dintre cele patru
departamente - Front office (înregistrare și verificare), radiografie și radiologie, predare cu raze
X și examinare. Pentru calcule, adunăm toți timpii petrecuți de toți angajații din fiecare
departament îndeplinindu-și sarcinile și împărțim această sumă la suma minutelor totale de om
disponibile la fiecare departament.

Din calculul utilizării putem vedea că utilizarea generală a clinicii este de 76,36%. Acest lucru
pare logic o rată bună de utilizare, dar ar putea fi vizată o utilizare puțin mai mare.

Privind cele 4 departamente individual, activitatea de examinare pare foarte mult utilizată la o
rată de 97,6%. Acest departament pare să fie sub presiune foarte mare și un pic de variabilitate ar
putea provoca o mulțime de probleme. Și după cum vom vedea în secțiunea următoare, angajații,
inclusiv chirurgul, tehnicianul turnat și rezidentul senior, se află sub o presiune imensă, utilizarea
chirurgului depășind 100%.

Recepția care este responsabilă pentru înregistrarea, verificarea, colectarea radiografiilor și

depunerea / pregătirea sălii de examinare este utilizată la o rată de 76,02%, care este comparabilă
cu utilizarea generală a clinicii și nu poate fi apelată la utilizare. Departamentul de raze X și
radiologie pare să fie subutilizat la doar aproximativ 70%. Având în vedere timpii foarte lungi de
așteptare la acest departament, o îmbunătățire serioasă a procesului pare esențială.

Utilizarea directă a forței de muncă

Chirurgul este utilizat pentru aproape 110%, adică trebuie să lucreze mai mult decât ar trebui să
lucreze și, prin urmare, plângerea din partea lui despre suprautilizare pare corectă. Rezidentul
senior are, de asemenea, o rată de utilizare de 92,23% și poate fi considerat destul de corect, deși
o comparație cu alte resurse umane și utilizarea generală a clinicii i-ar putea face să pară și
utilizați. Al treilea membru al sălii de examinare din tehnicianul turnat are o rată de utilizare de
90,03% și este, de asemenea, o rată bună de utilizare. Asistentele medicale sunt utilizate în
proporție de 77,05%, în timp ce grefierii sunt utilizați în proporție de 74,07%.

Dacă luăm în considerare departamentul de radiologie / raze X ca parte a clinicii, atunci

utilizarea forței de muncă pentru tehnicieni și radiologi este de 83,44% și, respectiv, 69,79%.

2. Cum afectează variabilitatea capacitatea clinicii? Cum poate fi controlată variabilitatea?

Majoritatea datelor sunt variabile în funcție de apariția lor. Aici, suntem îngrijorați de fluxul de
pacienți într-o clinică ortopedică pediatrică. Nu putem controla numărul și tipul fluxului de
pacienți pentru verificarea într-o clinică. Putem gestiona și programa resursele disponibile într-o
clinică doar într-un mod eficient, astfel încât serviciul să poată fi livrat într-un mod optimizat.

Pe baza datelor colectate, arată că clinica examinează aproximativ 80 de pacienți în fiecare

jumătate a zilei, dintre care 60% se întorc pentru programarea ulterioară. În acest caz, clinica
poate prezice, în avans, cazul și natura acestuia a aproximativ 48 de pacienți care se înregistrează
pentru urmărire în fiecare zi. Conform exponatului 3, blocajul întregului proces pare a fi
departamentul de radiologie unde pacienții trebuie să aștepte în medie 58 de minute și are, de
asemenea, o abatere standard ridicată de 22 de pacienți.

Timpul mare de așteptare și, de asemenea, o abatere standard foarte mare arată că variabilitatea
la acest departament este foarte mare. Departamentul de Radiologie este utilizat de Clinica de
Pediatrie, Urologie și Piept și de ER. Acest lucru duce la cereri diferite care depind de sosirile
pacienților pentru fiecare departament, ceea ce determină variabilitatea timpului în care un
pacient trebuie să aștepte pentru a fi tratat. Cu cât sunt mai mulți pacienți, cu atât este mai
probabil ca timpul de așteptare să crească.

O modalitate de a controla această variabilitate ar fi îmbunătățirea programării clinicii cu

celelalte departamente. Testul poate fi efectuat pentru a vedea când mașinile sunt utilizate cel
mai puțin timp și încercați să programați întâlniri atunci. De asemenea, pot fi avute în vedere
achiziții suplimentare de echipamente și personal pentru a reduce efectul variabilității.

În mod similar, natura radiografiei necesare afectează, de asemenea, variabilitatea la clinică. În

funcție de tipul de raze X, mașina are nevoie de ajustări majore. Aici, natura variabilă a
pacienților care sosesc afectează timpul necesar pentru radiografie datorită ajustării necesare
pentru a comuta între extremitățile superioare și inferioare. Cerința variabilă a pacientului poate
fi oarecum controlată prin utilizarea fiecărui aparat pentru a face radiografii la nivelul
extremităților superioare sau inferioare. Cele șase mașini disponibile pot fi dedicate unui anumit
tip de raze X pe baza datelor anterioare. Dar flexibilitatea mașinilor ar trebui păstrată în
continuare pentru a aborda situațiile în care necesitatea nu urmează tendințele.
Spitalul s-ar putea gândi, de asemenea, să cumpere un nou aparat cu raze X, care ar ajuta la
reducerea timpului de așteptare (dar nu putem spune sigur) și, de asemenea, ar ajuta la controlul
variabilității într-o oarecare măsură. Cu toate acestea, având în vedere costul noii mașini și, mai
important, având în vedere că utilizarea procesului de filmare cu raze X este de numai
aproximativ 80%, iar dezvoltarea razelor X este de numai aproximativ 60%, o programare mai
bună poate da cu siguranță rezultate mai bune chiar și cu numărul existent de mașini.

3. Unde este blocajul în acest proces? Care sunt constrângerile de capacitate la clinică?

Blocajele sunt obstacolele și obstrucțiile proceselor care cauzează așteptări și întârzieri. Blocajele
întrerup fluxul natural și determină ritmul în care funcționează întregul proces. În acest caz,
blocajul proceselor este inerent timpilor de așteptare și ratelor de utilizare la unele departamente
și activități.

Blocajele majore în acest caz se observă în departamentul de radiologie și în sala de examinare.

În departamentul de radiologie, pacienții ar putea fi nevoiți să aștepte până la dublul timpului pe
care îl petrec la orice alt departament. Pacienții trebuie să aștepte în zona de recepție a
departamentului de radiologie până când aparatul cu raze X este disponibil. În funcție de tipul de
imagine cu raze X, mașina trebuie ajustată și pentru a regla mașina de la o extremitate la alta a
durat câteva minute. După radiografie, pacientul trebuie să aștepte din nou pentru a colecta
imaginea cu raze X pe film. Departamentul de radiologie este, de asemenea, utilizat de clinica de
urologie, pediatrie și piept. Excepțiile sunt frecvent făcute pentru unii pacienți de la Urgențe care
au necesitat o radiografie urgentă într-un termen scurt. Prin urmare, putem găsi un volum mare
de pacienți în departamentul de radiologie, ceea ce a crescut semnificativ timpul de așteptare în
departamentul de radiologie.

În sala de examinare, s-a observat că personalul este suprasolicitat sau aproape de a fi utilizat.
Fie chirurgul, fie unul dintre rezidenții seniori a efectuat examinarea medicală a pacientului.
Chirurgul a examinat toți pacienții noi și aproximativ 30% dintre pacienții urmăriți cu o
complexitate mai mare. Un rezident senior a examinat pacienții rămași de urmărire și are o rată
de utilizare de peste 90%. Blocajul a fost determinat a fi sala de examinare, unde chirurgul, în
special, a lucrat peste capacitate la peste 110%.

Cererea serviciilor, în special la sala de examinare, este mai mare decât capacitatea. Deși
utilizarea generală este de 97% pentru sala de examinare, chirurgul este suprautilizat,
reprezentând o constrângere de capacitate. Toate celelalte departamente au capacitatea de a face
față cererii actuale de 80 de pacienți în acest moment, deși variabilitatea poate face ca capacitatea
să pară inadecvată.
4. Care este costul economic al timpilor de așteptare?

După cum este dat în acest caz, venitul mediu anual al lucrătorilor cu normă întreagă din Londra
este de 44000 USD, ceea ce înseamnă că venitul mediu pe minut este de 0,08 USD (începând cu
44000 / (365 * 24 * 60)) . Calculul prezentat mai jos a fost făcut luând în considerare un nivel de
încredere de 95%, adică 2 sigma și datele furnizate mai jos
Pacienți noi Urmărirea pacienților
Timp
Departament Timp de Timp
Timp de aștepta Timp de Timp de
total proces re total proces așteptare
Limita
superioară 38 14 24 33 9 24
Recepţie
Limita
inferioară 22 14 8 17 9 8
Limita
Departamen
superioară 102 23 79 102 23 79
tul de
Limita
Radiologie
inferioară 14 23 0 14 23 0
Limita
Predarea
superioară 7 4 3 7 4 3
radiografiei
Limita
la clinică
inferioară 0 4 0 0 4 0
Limita
Sala de superioară 76 24 52 71 24 47
examinare Limita
inferioară 0 24 0 0 24 0
Limita
superioară 223 65 158 213 60 153
Total
Limita
inferioară 36 65 8 31 60 8

Venitul
mediu anual 44000
Venitul
mediu pe
minut 0.0837

Costul Pacienți noi Limita

economic al superio
timpilor de ară 13.23
așteptare Limita 0.67
 inferioa
ră
Limita
superio
pentru o Urmărirea ară 12.81
vizită pacienților Limita
inferioa
ră 0.67

Prin urmare, costul economic al unei vizite pentru un pacient nou poate varia de la 0,67 USD la
13,23 USD, iar cel pentru un pacient de urmărire poate varia de la 0,67 USD la 12,81 USD.

5. Ce recomandări ați face și de ce?

a. Modificarea calendarului clinicii

Funcționarea clinicii coincide cu orele obișnuite de birou și, prin urmare, mulți părinți
se plâng. Acest lucru ar putea fi rezolvat prin schimbarea orei de funcționare a
clinicii, probabil la ora de seară, când majoritatea părinților și-ar termina munca.

b. Permiteți ambilor rezidenți în vârstă să verifice pacienții

Sala de examinare este văzută ca un gât de sticlă. Chirurgul este suprasolicitat și un
alt rezident senior aproape utilizat, în timp ce al doilea rezident este limitat la a fi un
simplu observator. Dacă acest lucru se face în scopuri de instruire, clinica poate plasa
chirurgul și un rezident senior în aceeași sală de examinare, astfel încât chirurgul să
poată supraveghea rezidentul senior în timp ce verifică și alți pacienți.

c. Programarea corectă cu alte clinici

În prezent, diferite clinici funcționează în același timp și împart departamentul de
radiologie. Departamentul de radiologie este un blocaj și se confruntă cu o mulțime
de variabilitate. Programarea timpului de funcționare a clinicii va ajuta la scăderea
presiunii și, de asemenea, la scăderea variabilității cu care se confruntă
departamentul.

d. Achiziționarea unui nou aparat cu raze X

Deși nu putem spune cu certitudine, se estimează că o mașină nouă ar putea reduce
timpul de așteptare cu 25%. Timpul actual de așteptare de 35 de minute poate fi redus
la 26,25 minute, iar această reducere ar reprezenta o reducere semnificativă a timpului
total. Dar această achiziție ar crește costul total și ar trebui explorate mai întâi alte
opțiuni.
e. Mașini dedicate extremităților superioare și inferioare
Timpul de ajustare al aparatelor cu raze X la comutarea între extremități este o sursă
de variabilitate și cauzează unele întârzieri. Acest lucru ar putea fi evitat prin
dedicarea unor mașini extremităților superioare, în timp ce altele coboară. Ar trebui
făcută o analiză adecvată a tendințelor pentru a determina câte mașini ar trebui
dedicate fiecărei părți.

f. Activități de pregătire și pre-operare

Există puține activități pe care clinica și pacienții le pot face chiar înainte ca pacienții
să ajungă la clinică. De exemplu, pacienții care sosesc dintr-o locație îndepărtată își
pot face radiografia în propria localitate înainte de a veni la clinică. Asistentele
medicale trebuie să ofere instrucțiuni în timpul vizitelor anterioare. În mod similar, ar
fi mai eficient să se recupereze în prealabil înregistrările pacienților de urmărire,
adică de îndată ce s-a făcut programarea pentru o nouă vizită, în loc să se recupereze
înregistrările numai după sosirea pacientului, pierzându-se astfel timpul în acest sens.

g. Flux automatizat de informații

Cea mai mare parte a fluxului de informații între departamente se întâmplă manual
sub formă de recomandări interne și pe suport de hârtie. Un sistem informatic automat
și în timp real ar economisi mult timp. De exemplu, raportul cu raze X ar putea fi
introdus în sistem de către departamentul de radiologie pentru uzul medicului, mai
degrabă decât pacienții care așteaptă dezvoltarea, mergând 25 de metri, înmânându-l
asistentei care îl arhivează și îl dă examinatorului. Automatizarea ar permite asistentei
de examinare să pregătească camera și chirurgului să fie informat chiar înainte de
sosirea pacientului. Există multe alte activități în care un sistem informatic
automatizat ar fi util.
Apendice: Calculul ratei de utilizare

1. Recepţie
1.1. Înregistrare
Timp de funcționare – 8:30 AM – 11:30 AM adică 3 ore sau 180 de minute
Total personal implicat – 3 grefieri
Timpul total disponibil = 3 × 180 = 540 minute

Timpul petrecut la înscriere = 80 pacienți × 5 minute = 400 minute

Utilizarea grefierilor = utilizarea procesului de înregistrare = 400 ÷ 540 = 74,07%

1.2. Verificare
Timp de funcționare – 8:30 AM – 12:45 PM, adică 4 ore și 15 minute sau 255 minute
Total personal implicat – 3 asistente medicale
Timpul total disponibil = 3 × 255 = 765 minute

Timpul petrecut pentru verificare = 9 min × 32 pacienți noi + 4 min × 48 urmărire = 480
min

Utilizarea procesului de verificare = 480 ÷ 765 = 62.75%

(Deoarece asistentele medicale sunt, de asemenea, implicate în colectarea cu raze X,
acest lucru nu este egal cu utilizarea directă a forței de muncă a asistentei)

Utilizarea totală a activității de înregistrare și verificare =

(400+480) ÷ (540+765) = 67.43%

1.3. Radiografie Hand off

1.3.1. Colecția de raze X
Numărul total de radiografii = 11 min × (toți pacienții noi + 85% din perioada de
urmărire)
=11 × (32 + .85 ×48) = 72.8
Timpul total disponibil = 3 asistente medicale × 255 min = 765 minute
Timpul total necesar = 2 minute × 72,8 radiografii = 146 minute
Utilizare = 146 ÷ 765 = 19.04%

1.3.2. Depunerea și pregătirea sălii de examen

Timpul total disponibil = 1 asistentă medicală care operează timp de 255 minute
(8:45 – 1:00) = 255 min
Timp necesar = 2 min × 80 pacienti (presupunand ca toti pacientii necesita
pregatirea salii de examinare)
= 160 minute
Utilizarea activității = 160 ÷ 255 = 62,75%

Utilizarea activității de predare cu raze X

= (146+160) ÷ (765+255) = 30%
2. Departamentul de Radiologie
2.1. Filmare cu raze X
Funcționează timp de 4 ore sau 240 de minute de la 8:30 la 12:30 cu 6 tehnicieni /
mașini
Dar din aceste 240 de minute doar 2/3 din timpul total este pentru clinică, adică 160 de
minute

Timpul total disponibil pentru filmarea cu raze X pentru clinică = 160 × 6 = 960 minute

Timpul total necesar = 72,8 raze X × 11 minute = 801 minute

Utilizarea procesului = 801 ÷ 960 = 83.44%

2.2. Dezvoltare cu raze X

Aceasta este o activitate non-muncă și este efectuată în totalitate de mașini

Timp disponibil = 960

Timpul necesar = 72,8 radiografii × 7 min = 510 minute

Utilizarea procesului = 510 ÷ 960 = 53.13%

2.3. Diagnostic, citire și analiză

Timp de operare = 160 minute pentru clinica cu 3 radiologi
Timp total disponibil = 160 × 3 = 480 minute

Timpul total necesar = 5 min × 72,8 radiografii = 364

Utilizarea procesului = 364 ÷ 480 = 75.83%

Utilizarea generală a departamentului de radiologie

= (801+510+364) ÷ (960+960+480) = 69.79%

3. Examen
3.1. De către chirurg
Timp de operare: 8:45 – 1:00 adică 255 minute, un chirurg

Timp total disponibil = 255 minute

Timpul total necesar = 7 min × toți pacienții noi + 4 min × 30% din urmărire
= 7 × 32 + 4 × .3 × 48 = 282 minute

Utilizarea chirurgului = 282 ÷ 255 = 110,6%

 3.2. De către rezidentul senior
Timp disponibil = 255 minute
Timp necesar = 7 min × 70% din toți pacienții de urmărire
= 7 × .7 × 48 = 235.2
Rata de utilizare pentru rezidentul senior = 235,2 ÷ 255 = 92,23%

3.3. Tehnician turnare

Timp total disponibil = 255 minute
Timpul total necesar = 17 min × 25% dintre pacienții noi + 13 min × 15% din urmărire
= 17 × .25 × 32 + 13 × .15 × 48 = 229.6

Utilizarea procesului/forței de muncă = 229,6 ÷ 255 = 90,03%

Utilizarea totală a sălii de examen = (282+235,2+229,6) ÷ (255+255+255) = 97,6%

4. Utilizarea forței de muncă pentru asistentele medicale

Timpul total disponibil = Timpul pentru cei trei asistenți medicali la verificare și recoltarea
cu raze X + timpul pentru asistent medical la serviciul de pregătire a
examenului
= 765 + 255 = 1020 minute
Timpul total necesar = Verificare + Recoltare cu raze X + Depunerea și pregătirea sălii de
examen
=480 + 146 + 160 = 786 minute

Utilizarea forței de muncă = 786 ÷ 1020 = 77.05

5. Utilizarea generală a resurselor clinicii

Timpul total disponibil
Grefieri 540
Asistente medicale 1020
Tehnicieni cu raze X 960
Dezvoltarea razelor X 960
Radiologi 480
Chirurgi 255
Rezident senior 255
Tehnicieni de turnare 255
Total 4725

Timpul total necesar pentru

Înregistrare și înregistrare 880
Procese cu raze X 1675
Radiografia se predă 306
Examen 746
Total 3607
Rata generală de utilizare a clinicii = 3607 ÷ 4725 = 76.36%