În cadrul diplomaţiei moderne, protocolul diplomatic apare ca un mijloc de menţinere a
relaţiilor oficiale dintre state şi alte subiecte ale dreptului internaţional, în scopul realizării obiectivelor politicii externe prin mijloace paşnice. Etimologia termenului protocol denotă că originile sale provin de la cuvântul grecesc protokollon: protos – primul, kolla – lipici, problemă, contact. În Imperiul Bizantin, protocol era numită prima parte a documentului redactat în termeni solemni, în care se enumerau listele participanţilor. În perioada Evului mediu, cuvântul protocol însemna totalitatea normelor de documentare şi arhivare. Mai târziu, acest termen a început a fi folosit în serviciul diplomatic. În literatura de specialitate occidentală şi rusă există diverse definiţii ale protocolului diplomatic. Cercetătorul rus F.Molocikov, autorul lucrării Protocolul diplomatic şi practica diplomatică, consideră că „...protocolul diplomatic constituie o formă a acţiunii politice externe preluată de stat, prin reprezentanţa acestuia sau reprezentantul său”. Prin această definiţie, autorul identifică sensul politic şi semnificaţia protocolului politic. Aceeaşi abordare a protocolului este prezentată de profesorul rus P.Lyadov, care menţionează că „protocolul nu reprezintă doar un set de reguli internaţionale de curtoazie şi norme de ceremonial dezvoltate de-a lungul secolelor, dar constituie, de asemenea, şi un important instrument politic de menţinere a relaţiilor dintre state. Protocolul diplomatic constituie baza de funcţionare a relaţiilor interstatale. Respectarea normelor de protocol diplomatic asigură o eficienţă înaltă la stabilirea contactelor în cadrul cooperării economico-internaţionale”. Diplomaţii occidentali John Wood şi Jeannes Serres, în lucrarea Protocolul şi ceremonialul diplomatic, prezintă următoarea definiţie: „Protocolul este un set de reguli de conduită pentru reprezentanţii guvernelor în cadrul diferitelor ocazii oficiale şi neoficiale”. Cea mai succintă definiţie a protocolului diplomatic este expusă de cercetătorul belarus V.Ulahovici: „Protocolul este un set de reguli, în conformitate cu care fiecare ţară reglementează organizarea diverselor ceremonii diplomatice”. Diplomatul român E. Manciur consideră că protocolul este cel ce stabileşte ansamblul regulilor, al normelor în materie de ceremonie, pentru manifestările oficiale, indicând, totodată, uzanţele ce trebuie respectate în relaţiile interpersonale şi în viaţa socială.