Costurile proiectului

Managementul costului proiectului se refer , n primul rnd, la costul resurselor necesare pentru realizarea activitilor proiectului. El reprezint efectul deciziilor proiectului cu privire la rezultatele proiectului. De exemplu, limitarea numrului i duratei reviziilor fazelor de proiectareare ca efect scderea costului total al proiectului (reduce cheltuielile fcute de utilizator), dar,aceasta impune calitate i performan, precum i optimizarea deciziilor. n multe aplicaii , previziunile i prognoze financiare asupra rezultatelor proiectului sunt realizate n afara acestuia. n altele, proiectul include i aceste costuri. Managementul costului proiectului trebuie s furnizeze informaii financiare asupra stadiului proiectului n orice moment (comand, livrare,nregistrare) i pentru orice partener implicat. n proiectele mici, planificarea resurselor, estimareacosturilor i bugetul sunt considerate ca un singur proces. n cele ce urmeaz ele sunt prezentateca procese distincte pentru c instrumentele i tehnicile utilizate sunt diferite pentru fiecare. Managenemtul costului proiectului include procesele necesare pentru realizarea activitilor proiectului, n vederea atingerii obiectivelor stabilite, acestea fiind urmtoarele: planificarea resurselor; estimarea costurilor; elaborarea bugetului; controlul costurilor;

Managementul financiar al proiectului ca element component al managementului proiectului, innd cont de relaiile din interiorul proiectului, serve te ca ghid pentru satisfacerea ct mai binea obiectivelor de performan, costuri i termene, de la prima faz/ activitate a acestuia i pn la sfritul proiectului. Costul global cuprinde ansamblul costurilor relative ale produsului pe parcursul ntregii durateisale de via (ciclului su de via). El exprim valoarea actualizat a costurilor iniialede investiii i a costurilor ulterioare de exploatare i de ntreinere, pe perioada de via economic a proiectului pe o durat convenit de timp. Acestea sunt, de regul: a. Costurile de cercetare-dezvoltare: numai 5% din costurile ciclului de via a produsului sunt utilizate n aceast faz, dar 80% din costurile ciclului de viat a produsului sunt fixate n aceast faz. b. Costurile de producie: exist modaliti de estimare a costurilor de producie n funcie de ramura economic i de costul materiilor prime.

c. Costurile de utilizare: 1.Sub garanie pentru a acoperi eventualele disfuncionaliti gestionate nc insufficient n etapele de dezvoltare i de producie, furnizorul vinde produsul cu unul sau mai muli ani de garanie. n acest perioad toate slabiciunile proiectului din fazele de dezvoltare i de producie sunt suportate de ctretre productor. Dac exist relaii bune ntre furnizor i client, informaiile primitede furnizor n aceast perioad permit ameliorarea performanelor produsului i a procedeelor de fabricaie i, deci, reducerea costului produsului. 2. n afara garaniei - eliminarea la timp a sl biciunilor de concepie i producie creeaz posibilitatea de a vinde produsul mai ieftin. Acest cost este suportat de clienti intr n costul de achiziie al produsului. d. Costurile de distrugere/reciclare: Atunci cnd produsul devine complet inutilizabil, trebuie evitat de a-l arunca n natur, pentru a nu afecta colectivitatea actual sau viitoare. Pentru aceasta, furnizorul de produs trebuie s se asigure de distrugerea produslui sau de distrugerea deeurilor. Sunt costurile de distrugere final a produsului sau de reciclare i reprezint costul acestor procese minus ctigurilor obinute din valoarificarea materialelor sau echipamentelor de producie. Estimarea costurilor proiectului Estimarea costurilor se face pornind de la specificaiile proiectului. ansele de a face greeli de estimare sunt cu att mai mici cu ct este mai bine definit proiectul de la nceput. Probabilitateaerorilor nu poate fi ns redus la zero i niciodat estimrile iniiale de costuri ale unui proiect ntreg nu sunt lipsite de erori i perfect corecte.Estimarea presupune ntotdeauna un element deapreciere personal. Proiectul conine ntotdeauna surprize.Se poate ncerca s se elimine unele surse posibile de erori de estimare i s se instituie sistemeeficiente pentru m surarea costurilor care ar urma s apar. Estimrile fcute cu un grad sporit de certitudine sunt foarte utile atunci cnd se urmrete obinerea unor preuri competitive. Estimrile precise sporesc eficiena bugetelor i planificrii resurselor. a. Clasificarea estimrilor dup gradul de certitudine: Clasificarea estimrilor costurilor depinde de calitatea de informaii de care dispun realizatorii proiectului precum i de timpul alocat preparrii estimrilor.Cazurile tipice de estim ri sunt: 1. Estim rile aproximative sunt cele fcute nainte s nceap proiectul, cnd nu exist dect informaii foarte vagi i trebuie formulate practic toate detaliile activitilor viitoare. Estimrile aproximative se fac i ncazurile de urgen, cnd exist destule informaii pentru a face o estimare 2

mai exact, dar nu itimpul necesar. Estimrile aproximative sunt deosebit de utile pentru efectuarea verificrilor preliminare privind necesarul posibil de resurse i pentru alte decizii de planificare. 2. Estim rile comparative se fac prin compararea muncii care trebuie facut pentru un proiect nou cu munca din alte proiecte similare din trecut. Ele pot fi fcute nainte s nceap proiectare detaliat, cnd nu exist liste de materiale sau calendare de activiti precise. Estimrile de acest tip depind de o bunadefinire generic a proiectului, care s permit identificarea tuturor elementelor principale i aprecierea dimensiunilor si complexitii lor. Pe lnga riscurile comerciale ce nu pot fi controlate(fluctuaiile ratei valutare de schimb), acurateea acestei estimri depinde de gradul de ncredere insuflat de soluia propus prin proiect, de metodele de lucru alese pn la sfrit i de asemnarea dintre proiectul nou i cele anterioare. Este posibil snu se ating o acuratee mai bun de 15%. Se folosesc pentru proiectele industriale, i tehnologice n general. Estim riletrebuie s lase loc liber pentru situaiile neprevzute. 3. Estim ri de fezabilitate Pot fi f cute numai dup efectuarea unor activiti semnificative de concepie preliminar a proiectului. Trebuie obinute, de la furnizorii poteniali ai principalelor echipamente din proiectsau de la subcontractori, cotaiile necesare, precum i listele de achizi ii de materiale i celelalte planificri, care ajut la estimarea costurilor materialelor. Factorul de ncredere n acuratee a acestor estimri este de 10%. 4. Estirile definitive nu pot fi efectuate dect spre sfritul proiectului, atunci cnd acesta este deja ntr-o faz destul de avansat. Estimrile definitive pot fi fcute plecnd de la zero, dar cea mai bun metod este s se actualizeze estimrile comparative sau de fezabilitate fcute anterior, din cnd n cndsau n mod continuu, ca parte a procedurilor de raportare sau de control al costurilor. Acurateea estimrii se mbuntete pe msurce costurile reale cunoscute iau locul valorilor estimate. Estimrile sunt definitive atunci cnd acurateea lor declarat este de 5% sau mai bun. La sfritul proiectului, dac sistemele de contabilitate i de control al costurilor nu au gre eli, cifrele costurilor reale de proiect i estimrile definitive trebuie s convearg spre aceleai valori. b.Estimarea practic a costurilor: 1. Compilarea listei de sarcini Prima faz a procesului de estimare a costurilor este compilarea listei cu toate elementele care vorp resupune cheltuieli. Acest lucru este dificil, dar, orice element care, din greeal, nu este inclus n estimrile de cost, duce negreit la subestimarea proiectului n ansamblu, ceea ce poate pune n pericol planificarea i calendarul de lucru.

2. Defalcarea activitilor - pregtirea tabelului de defalcarea activitilor care s cuprind i costurile este o cale logic de abordare a proiectului i o modalitate de a reduce riscul de a omite ceva. ns la nceputul proiectului este foarte probabil ca schema de activiti s nu poat fi fcut dect n termeni destulde generali, deoarece multe dintre detalii nu sunt cunoscute dect dup ce proiectul intr suficientde mult n faza de realizare (cu mult dupce contractul este semnat i toate obligaiilecontractuale sunt ferm stabilite). 3. Estimarea costurilor de materialei echipamente Materialele necesit dou tipuri de estimri. Pentru fiecare activitate se determin costul total estimat, inclusiv taxele de livrare i alte taxe (costurile materialelor reprezint de multe ori mai mult de jumtate din costul proiectului), timpul total de livrare, adic timpul care se presupune c va trece de la nceputul procesului de lansare a comenzilor de achiziie pn la primirea ultimului articol necesar pentruterminarea activitii. Nici o estimare nu este complet, dac la ntocmirea ei nu s-a inut cont de costurile de ambalare, de transport, asigurare, taxele portuare, impozite.Un avertisment este legat de perioada de valabilitate a cotaiilor primite de la furnizorii poteniali. Cotaiile furnizorilor sunt valabile, de obicei, 90 zile sau mai puin, aa c pot apare probleme cu bugetul pentru materiale sau cu disponibilitatea acestora atunci cnd vine vremea s se plaseze comanda. 4. Revizuirea estimrilor de costuri dup ce se colecteaz toate estimarile de detaliu, teoretic devine posibil nsumarea lor i elaborarea bugetului proiectului.Estimrile de costuri sunt extrem de importante pentru proiecte. Orice eroare major poate fi dezastruos pentru contractor i pentru client, dac proiectul are dificulti financiare. Estimrile trebuie, de aceea, s fie efectuate ct mai temeinic posibil de o persoan competent, alta dect cel care ntocmete lista activitilor.

Bibliografie
Crisian Oprean, Sergiu Stan, Managementul proiectulu, Bucureti, 2008. Material accesat la http://www.scribd.com/doc/65813337/38/Estimarea-costurilor-proiectului