Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
SISTEMULUI DE CONTROL
INTERN/MANAGERIAL
Conform prevederilor
Ordinului SGG 400/2015
Necesitatea controlului intern/managerial
1. Cerinţă normativă imperativă:
- Art. 4 din O.G. nr. 119/1999 - fiecare conducător de entitate are obligaţia
implementării şi dezvoltării SCI/M, iar neaplicarea dispoziţiilor menţionate
poate implica sancţiuni contravenţionale;
- Art.2 din ordinul SGG 400/2015 – “conducatorul fiecarei entitati publice
dispune , tinand cont de particularitatile cadrului legal de organizare si
functionare precum si de standardele prevazute in cuprinsul anexei 1, masurile
necesare pentru elaborarea si/sau dezvoltarea sistemului de control
intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activitati”;
- Anexa 1 la ordinul SGG 400/2015 – “controlul intern/managerial este in
respon- sabilitatea conducatorilor, care au obligatia de a-l defini, proiecta,
implementa si de a-l perfectiona continuu”.
- Strategia Nationala Anticoruptie 2012-2015 – adoptata prin HG 2015/2012
prevede ca 2 masuri principale necesare implementarii acesteia : dezvoltarea
auditului public intern si punerea in practica a standardelor de control intern
/managerial .
2
1. Argument de ordin istoric: angajamentul luat de România în procesul
de aderare la Uniunea Europeană de adoptare a unui nou tip de
management în entităţile publice, care viza întărirea responsabilităţii
manageriale şi implementarea SCI/M; un element urmărit în evaluarea
sistemelor de control existente în ţările candidate la uniune îl
reprezenta implementarea CFPI
2. Argument de ordin managerial: SCI/M asigură exercitarea tuturor
funcţiilor managementului (ex.: planificarea, organizarea, conducerea,
controlul - R.L. Daft). Controlul reprezintă o funcţie de bază a
managementului, fiind exercitat prin elementul cheie - activităţile de
control.
3. Sprijină atingerea scopului entităţii: SCI/M crește probabilitatea de
atingere a obiectivelor prin maniera sistematică de aplicare (obiective,
indicatori, riscuri, atribuții, organizare, proceduri etc.). De asemenea,
reducere erorile, riscul de fraudă, pierderile, ineficiența, sprijină
respectarea normelor, emiterea de raportări sincere. Dacă nu există
CI/M poate fi ameninţată chiar existenţa sau continuitatea organizaţiei.
4. Instrumentul de alertare al managementului: prin CI/M compară
rezultatele obţinute de entitate cu obiectivele stabilite pentru
identificarea unor posibile abateri, analizează cauzele care le-au
determinat şi dispune măsurile corective sau preventive ce se impun în
timp util.
CONCEPTUL DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL
1. Reprezintă ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de
către managementul şi personalul entităţii publice, în vederea furnizării unei
asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entităţii publice într-un mod
economic, eficient şi eficace; respectarea regulilor externe şi a politicilor şi
regulilor managementului; protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi
depistarea fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor de contabilitate si
producerea în timp util de informaţii de încredere, referitoare la segmentul
financiar şi de management. (Comisia Europeană)
2. Este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare rezonabilă că
obiectivele managementului sunt îndeplinite. (INTOSAI)
3.Orice măsură luată de conducere, consiliu şi alte părţi pentru a gestiona riscurile
şi a mări probabilitatea ca obiectivele şi scopurile stabilite să fie atinse.
Conducerea planifică, organizează şi direcţionează realizarea unor acţiuni
suficiente pentru a furniza o asigurare rezonabilă privind atingerea obiectivelor şi
scopurilor. (Standardele Institutului Auditorilor Interni – Glosar)
4. Un ansamblu de dispozitive implementate de catre responsabilii de la toate
nivelurile organizatiei pentru a detine controlul asupra functionarii activitatilor lor
(ordinul SGG 400/2015). Controlul intern este privit ca o functie manageriala si nu
ca o operatiune de verificare.
4
Concluzie: Controlul intern este setul de
politici interne prin care managementul
ofera asigurare atat organizatiei proprii
cat si factorilor interesaţi cu privire la
atingerea obiectivelor în condiţiile
respectării celor 4 “E” (economicitate,
eficienta, eficacitate, etica), a regularitătii /
conformităţii cu legile si normele incidente,
precum si a implementarii bunelor practici
in domeniul respectiv de activitate.
Proiectarea şi implementarea unui sistem de control
intern viabil sunt posibile numai cu condiţia ca sistemul să
respecte următoarele cerinţe:
Avantaje :
- simplifica documentatia necesara autoevaluarii si raportarii implementarii
CIM
- realizeaza o mai buna responsabilizare a managementului entitatilor publice
- introduce veridicitatea situatiilor financiar contabile ca element de asigurare
- realizeaza legatura audit intern – managementul riscurilor – control
- impune necesitatea definirii indicatorilor de performanta
- propune un model mult mai bine structurat de procedura operationala cu sanse
mult mai mari de functionalitate
- realizeaza o legatura mai buna intre obiective – planificare – premise –
ipoteze –-reevaluari – asigurare resurse
Dezavantaje :
- nu contine precizari directe la “functiile sensibile”
- prezinta unele erori la modul de evaluare a conformitatii CIM prin explicatiile
asociate chestionarului de autoevaluare – anexa 4.1
2. Implementarea Standardelor de
control intern/managerial în entităţile
publice conform prevederilor ordinului
SGG 400/2015
ORGANIZAREA IMPLEMENTĂRII SCI/M
Institutia X
Directorul adjunct – președintele comisiei
Conducatori de compartimente:
- Directia Resurse Umane
- Direcția Comercial
- Directia Administrativa
- Direcția Economică
Alti membrii din personalul cu vechime si experienta din organizatie
Obs.: Auditorul intern este invitat să participe la reuniunile comisiei (nu
votează, nu ia decizii)
Recomandabil este ca din structura sa faca parte directorii adjuncti
deoarece directorii generali de regula nu sunt implicati practic in conducerea
activitatilor directiilor.
Numirea comisiei si stabilirea atributiilor acesteia se efectueaza prin
decizie scrisa a conducatorului organizatiei. La fel si orice modificari ale
componentei comisiei.
ORGANIZAREA IMPLEMENTĂRII SCI/M
- Erori posibile -
Listă semnată de
Prelucrarea cu angajații a prevederilor Consilierul
1.1.1 luare la St. 1 15.01.20XX
codului de conduită de etică
cunoștință
Actualizare fișe post în concordanță Fișe post
1.2.1 St. 2 Șefi comp. 30.01.20XX
cu obiectivele entității actualizate
Elaborarea inventarului funcțiilor
eliminat si absorbit
Standardul a fost
1.3.1 Inventarul f.s.
sensibile
30.04.20XX
Elaborarea listei cu personalul care St. 2 Comisia
1.3.2 Lista
ocupă funcții sensibile
1.3.3 Elaborarea planului de gestionare fs Plan gestionare 30.04.20XX
Program de dezvoltare – extras/II (exemplu)
Nr. Stan-
Activități Rezultate Responsabil Termen Obs.
crt. darde
Registrul de
Șefii de cpt.
1.5.2 Actualizarea registrului de riscuri riscuri St. 8 20.06.20XX
Comisia
actualizat
Cpt. 1 (5 PO)
1.6.1 Elaborarea PO 20 PO St. 9 29.03.20XX
Cpt. 2 (15 PO)
1.6.2 Revizuirea PO St. 9 Șefii de cpt. 29.03.20XX
25.01.20XX,
1.7.1 Elaborarea situațiilor semestriale și anuale St.15 Comisia 25.07.20XX,
20.02.20XX
1.8.1 Realizarea autoevaluării Chestionare St. 15 Comisia 10.01.xx
1.9.1 Elaborarea raportului anual Raport Director 10.02.xx
Erori privind elaborarea Programului de dezvoltare
1. În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial nu se
regăsesc obiective cu privire la CI/M ci obiectivele entităţii
2. Nu sunt menţionate în Programul de dezvoltare a sistemului de control
intern/managerial obiective privind perfecţionarea profesională a
personalului
3. În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial sunt
menţionate obiective privind perfecţionarea profesională a personalului dar
nu în domeniul CI/M ci în alte domenii (contabilitate, resurse umane,IT, etc.)
4. La acţiunile de perfecţionare profesională în domeniul CI/M nu participă
personalul entităţii ci doar membrii comisiei
5. La acţiunile de perfecţionare profesională în domeniul CI/M nu participă
personalul de conducere al entităţii
6. Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial nu este
actualizat (spre ex. este elaborat din 2013)
7. Programul nu a fost transmis celor implicati in realizarea actiunilor
8. Actiunile din program nu au fost îndeplinite
STANDARDELE DE CONTROL INTERN
1. SCOP:
1. model de control managerial uniform şi coerent
2. referenţial/criteriu în raport cu care se evaluează sistemele de control
intern
2. Definesc un minimum de reguli de management
3. Pentru implementare se parcurg toate elementele cheie pentru fiecare
obiectiv
4. Organizare:grupate în cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului:
1. Mediul de control (St.1-ETICA, INTEGRITATEA/ St.2-ATRIBUŢII, FUNCŢII,
SARCINI/ St.3-COMPETENŢA, PERFORMANŢA/ St.4- STRUCTURA ORGANIZATO-
RICĂ)
2. Performanţe şi managementul riscului (St.5- OBIECTIVE/ St.6 - PLANIFICA -
REA/ St.7 - MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR/ St.8 – MANAGEMENTUL RISCU-
LUI)
3. Activităţi de control (St.9 - PROCEDURI/ St.10 - SUPRAVEGHEREA/ St.11-
CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII )
4. Informarea şi comunicarea (St.12-INFORMAREA SI COMUNICAREA/ St.13-
GESTIONAREA DOCUMENTELOR/ St.14 - RAPORTAREA CONTABILA SI
FINANCIARA)
5. Auditarea şi evaluarea (St.15 - EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL
INTERN/MANAGERIAL/ St.16 - AUDITUL INTERN)
Etape pentru implementarea Standardelor (algoritm)
1. Structura specializată va stabili grupuri de lucru pentru fiecare standard care
să includă specialişti în problematica vizată de standardul respectiv (pretabila
organizatiile medii sau mari)
2. Structura specializată va stabili compartimentele la care un standard este
aplicabil sau nu (decizia de stabilire va fi reanalizată ulterior)
3. Se analizeaza cerinţele generale ale standardului (se identifica actiunile
necesare implementarii)
4. Se identifică prevederile aplicabile standardului din actele normative indicate
ca referinţe principale in OSGG 400/2015
5. Se identifică prevederile aplicabile standardului din normele şi regulamentele
specifice domeniului, entităţii, compartimentului (pentru fiecare
compartiment)
6. Se identifică elementele de bună practică în aplicarea standardului
7. Se efectueaza analize ale diferenţelor dintre prevederile aplicabile şi practica
curentă a compartimentului respectiv
8. Se stabilesc activităţi, documente etc. necesare implementării standardului în
cadrul programului de dezvoltare a SCI/M
9. Structura specializată evaluează periodic progresele înregistrate privind
conformitatea cu standardul şi dispune măsuri de corectare a deficienţelor
Standardul 1 - ETICA, INTEGRITATEA
5. Principii de bază
6. Reguli de aplicare
7. Sancțiuni
8. Responsabilități de verificare
9. Dispoziții finale
Standardul 1 - ETICA, INTEGRITATEA (III)
Principalele acţiuni pentru implementare
Observaţii:
•Codul etic trebuie aprobat de conducătorul entităţii, care trebuie să dea
tonul în respectarea lui
•Codul etic trebuie să includă prevederi pentru toate categoriile de personal
specifice entităţii în cauză, în raport cu atribuţiile desfăşurate
•În afară de prevederile codului etic, anumite categorii de angajaţi trebuie să
respecte coduri de etică specifice atribuţiilor desfăşurate. De exemplu,
auditorii interni sau personalul din structura de achiziţii
2.Comunicarea periodică a codului etic personalului entităţii:
La angajare, fiecare persoană trebuie să studieze codul etic
Trebuie să semneze un document de luare la cunoştinţă a prevederilor
codului etic care se anexează în dosarul personal
Testarea periodică cu privire la prevederile codului etic (eventual)
Periodic (cel puţin anual), ar trebui prelucrate prevederile codului etic
tuturor angajaţilor, la care să participe conducerea entităţii pentru a sublinia
importanţa respectării valorilor etice în organizaţie;
Fișă pentru comunicarea codului etic și altor
documente (ROF, ROI etc.)
Entitatea publică……………………
Nume şi prenume…………………..
Compartimentul…………………….
Data angajării……………………….
Funcţia………………………………
- conducerea institutiei
- seful ierarhic superior
- consilierul de etica (Conform Legii nr. 50/2007, fiecare instituţie publică
trebuie să desemneze în cadrul departamentelor de resurse umane un funcţionar public care
să se ocupe de consiliere etică şi monitorizarea respectării normelor de conduită)
- comisia de disciplina din institutie
- organele legale
- mass media
- organizatiile sindicale, ONG-uri, etc.
Principalele deficienţe şi erori posibile în implementarea
St. 1 – Etica, Integritatea
Erori posibile
1.stabilirea arbitrară a funcţiilor sensibile, fără o analiză asupra
riscurilor implicate;
2.neaplicarea planului de gestionare a functiilor sensibile;
3.nestabilirea niciunei funcţii sensibile, deşi se impune acest fapt
Ce este o “functie sensibila” ?
Acele posturi din organizatii unde manifestarea
unor deficiente de natura etica sau operationala,
datorita atributiilor specifice , nivelului de
competenta decizionala sau gradului de
reprezentativitate poate genera prejudicii
semnificative / consecinte negative de natura
financiara, reputationala sau functionala
Factori sursa de sensibilitate a functiilor:
DE NATURA ORGANIZATIONALA
DE NATURA UMANA
Factori favorizanti de natura organizationala
- competenta de a lua decizii importante privind entitatea sau de a le
influenţa
- accesul la informaţii confidenţiale/clasificate sau sensibile
- implicarea în alocarea şi gestionarea resurselor (materiale și
financiare)
- deţinerea unui monopol, drepturi exclusive în anumite servicii de
interes general
- implicarea in procesul de evaluare a unor active
- implicarea in realizarea unor evaluări pentru angajarea personalului
- caracterul inalt specializat sau unic al unor funcţii fără de care
entitatea nu poate funcţiona sau care pot determina perturbarea serioasă a
activităţilor în caz de plecare a acestora
- existenta unor interacţiuni frecvente cu terţe părţi
- implicarea si competentele in activitatile de control intern
- existenta competentelor in procesul de achizitii publice
- fluctuatia semnificativa a personalului pe posturi
Factori favorizanti de natura umana
NATURA
FUNCŢIE
SURSEI DE NUMELE ŞI PRENUMELE
SENSIBILA
Nr. COMPARTI – FUNCTIA SENSIBILITATE TITULARULUI
crt MENTUL FUNCŢIEI SENSIBILE
Organiza -
DA NU Umana
tionala
4
Fisa de analiza a riscurilor funcţiei sensibile
Entitatea …………………………………….….………Compartimentul: ………………………………………..
Denumirea postului/ functiei………………………..……………………………………………………………….
Data completării: ……………….…Data reevaluării nivelului de sensibilitate…..………………………………...
Descrierea Evaluare risc
Factori sursa Domenii/procese afectate
consecintelor / I P Nivel
riscului
organizationali
umani
DA: ……NU:….
Aprecierea privind sensibilitatea functiei/postului Nivelul de sensibilitate :
redus…… mediu…….. ridicat……
Planul de management al functiilor sensibile
Postul / Comparti - Titularul Nivelul de Controlul Termen / Responsabil
Functia mentul functiei sensibilitate implementat periodicitate de masuri
Metode/masuri posibile pentru reducerea sensibilitatii
posturilor/functiilor
2. Durata Implică de regulă o perioada scurtă, precizată de cele mai multe ori când se trece la
folosirea delegării
3. Variabile care condiţioneză Este condiţionată în principal de potenţialul si gradul de încărcare cu sarcini a
derularea proceselor mplicate conducătorilor şi executanţilor implicaţi.
4. Natura şi amploarea Are o sferă de cuprindere restrânsă, obiectul delegarii fiind o sarcină sau o
proceselor de muncă atribuţie de management.
5. Sfera de cuprindere a Determină modificări în realizarea unei funcţii a managementului, de regulă de
procesului de management anvergură redusă
6. Caracteristicile structurii Din punct de vedere structural nu determină modificări în organizare, ci numai
organizatorice funcţional, afectând într-o mică măsură modul de exercitare a posturilor implicate.
7. Importanţa şi amploarea Obiectul său îl formează sarcinile care nu au caracter decizional major ci implică
deciziilor implicate decizii cu caracter curent.
8. Caracteristici ale sistemului maiDetermină modificări de detaliu în unele segmente ale sistemului informaţional,
ales cu caracter funcţional, referindu-se cel mai adesea doar la schimbarea
informaţional temporară a beneficiarului anumitor informaţii
ETAPELE DELEGARII
1.1. identificarea sarcinilor delegabile - solicitarea de către Responsabilul resurse umane şefilor
de structuri pentru completarea Listei de grupare a sarcinilor în vederea delegării, referitor la
posibilitatea delegării de competente. Pentru precizarea sarcinilor, competen- telor si
responsabilităţilor delegate pe fiecare subordonat, se va solicita completarea Listei sarcinilor în
vederea delegării
ETAPA 1
Pregătirea 1.2 pe baza acestor liste se vor nominaliza persoanele delegate
delegării
1.3 obtinerea acordului de voinţă al persoanelor delegate pe bază de semnătură
1.4 informarea colectivului din care face persoana delegată în legătură cu statutul dublu al
acesteia - de subordonat, dar si de persoană desemnată să preia, prin delegare, unele sarcini,
competente si responsabilităţi ce revin managerului (şefului ierarhic superior).
ETAPA 2 Transmiterea în scris, către persoana delegată, atât a sarcinilor, competentelor si responsabilităţilor
delegate, cât şi a rezultatelor ce se aşteaptă si a criteriilor de evaluare.
ETAPA 3
Derularea efectivă a delegării, în sensul de exercitare a sarcinilor, competentelor si responsabilităţilor delegate
ZIUA 2
Standardul 5 – OBIECTIVE
Conducerea entităţii publice defineşte
obiectivele determinante, legate de
scopurile entităţii, precum şi pe cele
complementare, legate de fiabilitatea
informaţiilor, conformitatea cu legile,
regulamentele şi politicile interne, şi
comunică obiectivele definite tuturor
salariaţilor şi terţilor interesaţi
Standardul 5 – OBIECTIVE
Obiectiv general 1
Obiective specifice:
Actualizarea permanentă a regulamentelor de organizare și
funcționare prin reactualizarea rolurilor și obiectivelor
institutiei (permanent = niciodată)
Focalizarea eforturilor institutiei pe o viziune a viitorului, pe
misiunea pe care o are de înfăptuit și pe obiectivele ce
compun aceasta misiune (Star Trek)
Diminuarea birocrației (cum?)
Perfectioanrea profesionala continuă a angajaților în funcție
de reglementările legale în vigoare (îndemn: respectați legea)
Inițierea angajaților institutiei în domeniul utilizării
programelor informatice la nivelul standardelor ECDL
(initiere =?)
Exemple de reformulare/1
Obiective specifice:
Indicatorii de produs/serviciu
Indicatorii de produs măsoară cantitatea. Aceştia se referă la
cantitatea de unităţi produse; care este volumul de lucru efectuat.
Exemple :
să asigure
Gradul de îndeplinire a programului PAAP-ul se modifică lunar
Consistenţa compararea în
anual al achiziţiilor publice (PAAP)
Nu
timp semnificativ
Atenţie /
Nu este
Indicatori de performanţă OK Măsuri de
OK
corectare
Valori trimestriale/lunare
Nr. rapoartelor de control cu
contestatii /
Nr. total al rapoartelor de control 0,01 – 0,2 0,21 - 0,4 0,41 – 1
intocmite
Definirea, pentru fiecare obiectiv stabilit, a unor indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi de monitorizare a
performanţelor
Evaluarea periodică a performanţelor obţinute, iar în cazul existenţei unor abateri de la obiective dispunerea măsurilor
corective care se impun
Analizarea de către management a impactului măsurilor corective asupra performanţelor şi să decidă, dacă este cazul,
ajustarea obiectivului
aplicare măsuri
contracarare aplicare
măsuri
stabilire contracarare
măsuri
monitorizare risc
Identificare
+
alerta
RISCURI
= SUNT CELE MAI DIFICIL DE GESTIONAT.
GENERATE DE
ELE SUNT ADEVĂRATA PROVOCARE A MANAGE-
ACTIVITĂŢILE MENTULUI DE RISC. NECESITĂ
VIITOARE, IMPLICAREA REALĂ A MANAGEMENTULUI
PROIECTATE SUPERIOR ŞI A CELUI DE LINIE
IN MAJORITATEA INSTITUTIILOR PUBLICE REGISTRELE DE RISCURI
CONŢIN DOAR RISCURI GENERATE DE EFECTUAREA
ACTIVITĂŢILOR CURENTE
PASUL 2. Cunoaşterea şi înţelegerea factorilor de influenţă
specifici mediului intern şi celui extern în care instituţia publică îşi
desfăşoară activitatea
MEDIUL DE RISC
MEDIUL EXTERN AL INSTITUTIEI
INSTITUTIA PUBLICA
MEDIUL INTERN
Schimbări Schimbările
economice politice
Modificarea Lipsa /
legislatiei falimentul
incidente INSTITUTIA furnizorilor
PUBLICA
Schimbari Schimbari
organizationale climaterice
Aşteptările Limitările
părţilor bugetare
interesate
.
Nivelul de
Insuficienta asigurare şi
personalului starea
echipamentelor
Nivelul de
pregatire al Insuficienta
personalului spatiilor
INSTITUTIA
PUBLICA
Gradul de
procedurare Sistemul IT
al activitatilor
Motivarea Achiziţiile
personalului publice
PASUL 3. Crearea unui context intern favorabil
managementului riscurilor
Director general
Directori adjuncţi şi executivi
Sefi de birouri
Sefi de compartimente
Structură clară
Arhitectură ierarhizată
ORGANIGRAMĂ
Diagrama de relaţii bine stabilită
ECHILIBRATĂ
Relaţiile de subordonare
Canale de comunicare formale si informale
FACTORI DE ANALIZARE
INFLUENŢĂ FACTORI
PASUL 7. Stabilirea impactului riscurilor şi a probabilităţii de
manifestare a acestora
EVALUAREA IMPACTULUI
nivelul
descrierea impactului Consecinţe
impactului
1 Întreruperi de scurtă durată ale
Incovenienţe nesemnificative în
scazut activităţilor, pierderi financiare minore,
derularea activităţilor
nesemnificativ insatisfacţia cetăţenilor
probabilitatea de
descrierea probabilităţii
apariţie
1 nu este aşteptată apariţia fiindcă riscul nu s-a manifestat
scăzută
niciodată în ultimii 10 ani; sub 10% probabilitate de apariţie
neaşteptat
2 riscul este aşteptat să se manifeste cel puţin o dată la 10 ani;
moderată
sub 50% probabilitate de apariţie
posibil
3
ridicată riscul s-a manifestat de câteva ori în 10 ani; peste 50%
aşteptat probabilitate de apariţie
2 R3 R4
1 R2 R1 R6
1 2 3 4
impact
PASUL 9. Stabilirea măsurilor de contracarare şi
implementarea lor în instituţie
- numire
responsabil de - evaluare -calcularea
-alocare resurse
risc; periodica; necesarului de
umane;
- inscrierea - procedurare fonduri;
- alocare resurse
riscului in activităţi; - solicitarea şi
informatice şi
registrul alocarea
riscurilor;
- creşterea software;
resurselor;
frecvenţei - măsuri de
- evaluare - controlul
recuperare a
periodica controalelor utilizării
preventive datelor
fondurilor
Management
superior
Institutia
publica
Sistemul de
management al
riscurilor
Audit intern
Standardul 9 - PROCEDURI
• Pentru activitățile din cadrul entității publice și, în special, pentru operațiunile
economice, aceasta elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor
salariaților implicați.
123
Indiferent dacă ne-am referi la o procedură internă, instituită prin act
administrativ al unei instituții publice, sau la o procedură cu caracter general,
prevăzută printr-un act normativ, aceasta trebuie să îndeplinescă șapte cerințe
importante:
124
Principalele acţiuni pt. realizarea procedurilor
Observaţii:
1.Este esenţială într-un SCIM
2.Reduce riscul erorilor şi acţiunilor neadecvate
3.Reduce riscul apariţiei unei fraude
4.În cazul în care nu se poate realiza, e necesar un control
compensator asupra operaţiunilor (supervizare etc.)
Gestionarea abaterilor de la proceduri
1. Elaborarea unei proceduri operaţionale/sistem privind documentarea,
analizarea şi gestionarea abaterilor de la politicile sau procedurile stabilite;
2. Identificarea și raportarea abaterilor de la proceduri. Se poate realiza prin
stabilirea, în cadrul procedurilor operaţionale elaborate, a unor prevederi
privind raportarea devierilor de la aceste proceduri (raport de semnalare a
abaterii de la procedură), precum şi a nivelurilor de aprobare corespunzătoare
pentru derularea activităţilor în condiţiile neaplicării unor aspecte
procedurale/nerespectării unor controale interne;
3. Analizarea abaterilor. Presupune elaborarea unui raport care să cuprindă
principalele elemente necesare stabilirii măsurilor de corectare şi prevenire a
apariţiei în viitor a devierii identificate. Acest raport trebuie aprobat de
conducătorul entităţii sau la un alt nivel decizional;
4. Monitorizarea aplicării măsurilor corective. În acest sens, se poate întocmi
un raport de implementare a măsurilor de corectare a cauzelor abaterii.
Ce se intelege prin “abatere de la proceduri”?
• se referă la cazurile în care anumite aspecte ale unor proceduri nu sunt
respectate/aplicate în totalitate în desfăşurarea operaţiunilor sau activităţilor, ca
urmare a apariţiei unor circumstanţe deosebite
• vizează descurajarea tendinţei de încălcare a procedurilor operaţionale sau
controalelor interne stabilite.
• a nu se confunda cu semnalarea neregularităților (cuprinsa in st. 2)
• conducerea trebuie să analizeze cazurile în care nu se respectă/aplică controalele
interne stabilite, în baza următoarelor considerente:
– nerespectarea procedurilor instituite de către management sau a unor
controale interne poate determina personalul entităţii să nu mai respecte
deciziile şi regulile stabilite de acesta;
– procedurile operaţionale presupun respectarea unor prevederi legale,
instrucţiuni de siguranţă, dimensiuni, specificaţii etc.
• nerespectarea unor controale interne sau a procedurilor instituite trebuie să fie
interzise nivelurilor de conducere de bază cu excepţia situaţiilor de urgenţă,
conducerea de la nivelul următor să fie imediat notificată în asemenea cazuri, iar
circumstanţele analizate.
Standardul 10 – SUPRAVEGHEREA