Abordarea sistemic a componentei informaionale a unei organizaii

1. Abordarea sistemic a organizaiei 2. Organizaia ca sistem cibernetic

3. Intercondiionri existente ntre sistemul informaional i celelalte subsisteme ale unei organizaii 4. Tipologia sistemelor informatice

1. Abordarea sistemic a organizaiei Orice demers de studiu i analiz a organizaiei, indiferent de domeniul n care funcioneaz, trebuie s porneasc de la o abordare sistemic a acesteia i s se bazeze pe principiile fundamentale ale teoriei sistemelor. Organizaia se constituie ca un sistem (economic, administrativ etc.) care reunete un ansamblu de elemente (materiale, utilaje, capital financiar, resurse umane etc), nzestrate cu o anumit ordine i care funcioneaz n baza unor relaii de cauzalitate, pentru realizarea unui obiectiv. Pornind de la premisele abordrii sistemice - dintre care dou s-a considerat a fi eseniale: interaciunile dintre elemente i axarea pe concepia global sistemul organizaiei este caracterizat de urmtoarele aspecte:

 este un sistem complex, caracterul de complexitate al unui sistem se reflect n existena unei mari varieti de elemente independente, aflate n interaciune. este un sistem socio -economic, deoarece reunete mijloacele de producie i fora de munc prin care se realizeaz producia de bunuri materiale, prestarea de servicii, conform obiectivelor strategice stabilite; este un sistem dinamic, care i asigur n condiii favorabile, dezvoltarea; caracterul dinamic este determinat de modificrile care au loc n cadrul sistemului sau n relaiile acestuia cu mediul, determinndu-i astfel o anumit traiectorie de evoluie; este un sistem probabilistic n sensul c activitatea de ansamblu a societii este supus permanent influenei unor factori aleatori generai de contactul acesteia cu mediul concurenial n care funcioneaz.

 ntr-un sistem complex se pot identifica o serie de determinani ce caracterizeaz, n totalitate, ansamblul unei organizaii: a) Comportament imprevizibil, intuitiv al variabilelor de intrare (variaii majore de curs valutar, pierderea unor cote de piaa, schimbarea formei de proprietate asupra pachetului de aciuni etc). b) Existena unui numr mare de bucle de reacie, care permit sistemului s se restructureze sau s-i modifice schema de interaciune ntre variabilele sale. De exemplu, bucla de reacie la nivelul sistemului de aprovizionare, n care se comand un anumit stoc de materiale. Sistemul ajusteaz ritmul de comandare n funcie de variabilele de nivel (stocul), pentru a realiza echilibrul ntre necesarul i disponibilul de materiale. n acelai timp se creeaz i conexiunea invers ntre componenta sistemic de producie, comercial i desfacere a produselor.

 c) Gradul de centralizare/descentralizare a procesului de decizie, care ntr-un sistem complex vizeaz o difuzare de autoritate pe nivelurile ierarhice. Spre deosebire de sistemele simple, unde decizia este centralizat la nivelul unui numr mic de factori decizionali, ntr-un sistem complex se combin un mare numr de aciuni care induc sistemului un anumit comportament. d) Interaciuni puternice ntre componente, ceea ce face ca un sistem complex s fie dificil de descompus n elemente, ignorndu-se relaiile de interdependen dintre ele. Neglijarea uneia dintre pri distruge aspectele eseniale legate de comportamentul i de structura sistemului n ansamblu. De exemplu funcia sistemului comercial prin care se asigur legtura organizaiei, ca entitate microeconomic, cu mediul macroeconomic, se materializeaz prin buclele de reacie dintre activitatea de marketing i structura planului de producie, sau dintre elaborarea necesarului de aprovizionat cu dimensiunea capacitii de producie. n esen, proprietile regsite la nivelul sistemului comercial n-ar mai fi semnificative, dac s-ar neglija una din prile sale componente i, evident, relaiile dintre ele.

 Sub aspectul caracterului de complexitate al sistemului organizaiei, aprofundarea fenomenelor economice aduce n discuie probleme legate de comanda i controlul sistemului, cum ar fi raporturile cauz-efect dintre elemente, autonomia lor, factorii care influeneaz sistemul i cuantificarea gradului lor de influen, ordinea sau dezordinea componentelor sistemice. Toate aceste teme fac obiectul domeniului sistemelor dinamice neliniare. Organizaia ca sistem reunete o mare varietate de elemente aflate n relaii de interaciune, ale cror efecte sunt de cele mai multe ori imprevizibile i greu de cuantificat. Din aceast cauz se impune studiul entitii economice sau administrative din punctul de vedere al abordrii sistemice, axat pe relaiile puternice i de natur neliniar dintre componente. ntr-un sistem dinamic neliniar, aciunile trecute stau la originea celor prezente, care la rndul lor determin aciunile viitoare, conform principiului care definete sistemul cu conexiune invers.

 La nivelul sistemului dinamic neliniar exist o multitudine de factori de influent. Unii dintre acetia conduc sistemul spre instabilitate i dezordine, alii dimpotriv, au calitatea de a menine stabilitatea i ordinea. Prin combinarea acestor dou tipuri de factori sistemul evolueaz, trecnd prin mai multe stri - unele stabile, altele puternic instabile. Atunci cnd forele de ordine i stabilitate sunt predominante, iar sistemul posed bucle de retroaciune negativ se nregistreaz o stare stabil a lui (retroaciune = feedback). Spunem n aceast situaie c sistemul este caracterizat de un grad mare de organizare. n cazul n care prevaleaz forele de dezordine i instabilitate i sistemul include bucle de retroaciune pozitiv care i deviaz comportamentul de la regimul su iniial se nregistreaz o stare instabil. Dac influenta celor dou categorii de factori - unii care menin sistemul n regimul su original, alii care l conduc n afara acestuia este sensibil apropiat, se spune c sistemul se afl ntr-o stare de echilibru complex.

 Pornind de la toate aceste aspecte teoretice putem afirma c, ansamblul sistemic al organizaiei este caracterizat att de complexitate, ct i de dinamism i neliniaritate. Este bine tiut faptul ca, de exemplu, n cadrul unei organizaii industriale se manifest o serie de fore contrare ( prin fore nelegnd n acest context procese, funcii, activiti, aciuni, evenimente etc). Unele dintre acestea genereaz in sistem ordine i stabilitate, cum ar fi de pild, procesul de planificare, funcia de control sau de organizare a managementului. n acelai timp, apar fore care pot creea dezordine i instabilitate i ne putem referi la procesele inovaionale, diverse forme de experimentare, iniiative de grup sau individuale. Alternarea acestor fore are tendina de a conduce sistemul dinamic neliniar al organizaiei ntr-o stare de echilibru complex, dar care odat atins nu poate rmne definitiv. ntr-o astfel de stare, sistemul poate adopta un echilibru stabil, un echilibru periodic mergnd pn la o stare de echilibru aflat la frontiera dezordinii complete (haos).

2. Organizaia ca sistem cibernetic

Fondat n anul 1948 de matematicianul american Norbert Wiener, cibernetica reprezint tiina general a controlului sistemelor, fiind axat pe urmtoarele trei direcii: identificarea structurii i strilor interne ale sistemului; descrierea relaiilor din sistem, precum i dintre acesta i mediu; cunoaterea comportamentului i a evoluiei sistemului n timp.

 Abordarea cibernetic a sistemelor are la baz o analiz global a elementelor, n principal sub aspectul interaciunilor dintre acestea. Dup cum se cunoate, nsi noiunea de sistem se bazeaz pe relaiile de intercondiionare dintre elemente, dar n cazul unui sistem cibernetic conceptele de aciune i retroaciune sunt definitorii. Aciunea unui element asupra altuia, antreneaz un retur al rspunsului celui de-al doilea element asupra primului, n acelai sens sau n sensuri opuse. Se spune c cele dou elemente sunt legate prin intermediul unei bucle de feedback (sau bucl de retroaciune). Aceasta justific cea mai semnificativ proprietate a sistemului cibernetic - autoreglarea, care implic un mod de control a funcionrii sistemului, materializat prin retroaciune, adic o aciune n retur" ntre elemente.

 Retroactiunea poate fi negativ sau pozitiv. n cazul retroaciunii negative, un proces de cretere a valorilor de ieire din sistem, antreneaz o diminuare a celor de intrare, situaie n care comportamentul sistemului tinde spre o stare de echilibru. n cazul retroaciunii pozitive, o cretere/diminuare a valorilor de ieire, genereaz o cretere/diminuare a celor de intrare n sistem, ceea ce face ca antagonismele ntre elemente s se exacerbeze i evoluia sistemului s tind spre o cretere exponenial sau spre o stare de blocaj. Ca urmare a faptului c orice sistem este supus n permanen perturbrilor aleatoare provenite din mediu, cele dou moduri de retroaciune coexist la nivelul unui ntreg. Pentru exemplificare, considerm sistemul funciunii comerciale din cadrul unei organizaii, n care o categorie de variabile de ieire se concretizeaz n volumul livrrilor de produse finite (x), iar cele de intrare n numrul comenzilor (y) primite de la clieni pentru respectivele produse.

 X = volumul livrrilor de produse finite Y = numrul comenzilor primite de la clieni Figura 1. Asigurarea strii de echilibru a sistemului prin prezena retroaciunii negative

 Prezena n sistem a retroaciunii negative (figura 1) presupune c, o cretere a volumului vnzrilor de produse finite (x) antreneaz o diminuare a numrului comenzilor primite de la clieni (y), acest lucru realiznduse n scopul asigurrii echilibrului ntre disponibilul de produse finite al organizaiei i necesarul solicitat de pia.

Sistemul i autoregleaz n acest fel funcionarea, astfel nct tendina de evoluie ntr-un sens a ieirilor, s creeze condiiile pentru evoluia n sens invers a intrrilor.

Din acest motiv, spunem c sistemul funciunii comerciale este un sistem cibernetic (sau cu feedback).

 X = volumul livrrilor de produse finite Y = numrul comenzilor primite de la client Figura 2. Generarea unei stri de blocaj ca urmare a retroaciunii pozitive a sistemului

 n figura 2 se prezint cazul retroaciunii pozitive la nivelul sistemului comercial. Se observ astfel c, o cretere a volumului livrrilor de produse (x), antreneaz creterea numrului comenzilor de la clieni (y), evoluia sistemului tinznd spre o cretere exponenial. n aceast situaie sistemul atinge la un moment dat n funcionarea sa, o stare n care nivelul livrrilor de produse, dei n cretere, nu mai reuete s satisfac comenzile clienilor, variabil aflat de asemenea, n cretere. Evident c, sub influena diferiilor factori de mediu sau din interiorul organizaiei, n sistemul cibernetic al funciunii comerciale se regsesc ambele tipuri de retroaciune, care asigur o evoluie controlat a acestuia. Un exemplu mai extins care reliefeaz particularitile i funcionarea unui sistem cibernetic este cel care ia n considerare att sistemul comercial, ct i cel de producie din cadrul organizaiei (figurile 3 i 4):

 a = necesarul de materii prime b = volumul produciei fabricate Figura 3. Legtura dintre subsistemele producie i comercial sub influena retroaciunii negative

 Dup cum se poate observa, s-a considerat ca variabil de ieire din sistemul comercial necesarul de materii prime care trebuie asigurat (a), iar ca variabil de ieire volumul produciei fabricate (b). n prezena retroaciunii negative (figura 3) la nivelul ansamblului care conine cele dou subsisteme, creterea necesarului de aprovizionat antreneaz o diminuare a volumului produciei fabricate, pn la limita la care este asigurat producia pentru care exist contracte ferme care trebuie onorate. De asemenea, diminuarea necesarului de aprovizionat, antreneaz creterea volumului produciei fabricate, dar numai n limita stocurilor de materii prime disponibile. Astfel, autoreglarea sistemului este stabilit prin conexiunea invers negativ dintre cele dou componente (comercial i producie).

 a = necesarul de materii prime b = volumul produciei fabricate Figura 4. Legtura dintre subsistemele producie i comercial n prezena retroaciunii pozitive

 n figura 4 se prezint cazul retroaciunii pozitive n sistemul care include cele dou subsisteme, proprietate n baza creia, creterea necesarului de aprovizionat implic creterea volumului produciei fabricate. O astfel de evoluie a sistemului conduce la un moment dat la o stare n care nivelul produciei fabricate va fi peste limita contractelor ncheiate de organizaie, consecina fireasc fiind aceea c vor exista stocuri de produse nevndute. Cu aceste precizri, putem defini sistemul cibernetic ca fiind o reuniune de elemente, caracterizat de prezena interaciunilor i a schimburilor informaionale, de energie i materiale, astfel nct s se asigure pe un interval de timp un proces de autoreglare a ntregului ansamblu. Privit din aceast perspectiv, organizaia este considerat a fi un sistem cibernetic, caracterizat de prezena feedbackului, care permite manifestarea proprietatii de autoreglare, n funcie de factorii intrinseci i de cei care provin din mediu, astfel nct sistemul n ansamblul su s-i ating finalitatea.

3. Intercondiionri existente ntre sistemul informaional i celelalte subsisteme ale unei organizaii Ipoteza fundamental care st la baza abordrii sistemice se ntemeiaz pe transformrile care se produc n interiorul ansamblului studiat, rezultate din modificrile mai mult sau mai puin controlate pe care le sufer variabilele de intrare, provenind din alte sisteme sau din mediu. La nivelul sistemului de management al organizaiei, subsistemul informaional se detaeaz prin dinamism i flexibilitate, n special datorit componentelor sale informatice. Atenia deosebit care este acordat acestui subsistem n cadrul oricrei organizaii este justificat att de locul i rolul su n ansamblul componentelor de management, ct i de amploarea pe care a cunoscut-o n ultimele decenii dezvoltarea tehnologiei informaiei.

 ntre componentele sistemului de management se poate remarca existena unei interaciuni dinamice, procesele de informare fiind asigurate prin intermediul subsistemului informaional. Potrivit abordrii cibernetice, sistemul de management al unei organizaii este unul cu feedback, bazat pe prezena aciunii i retroaciunii la nivelul elementelor componente. n acest sistem, componenta informaional realizeaz o condiionare reciproc ntre cea decizional i cea organizatoric (figura 5).

Figura 5. Intercondiionrile existente ntre sistemul informaional i celelalte subsisteme ale sistemului de management al unei organizaii

 Se observ c ieirile subsistemului organizatoric, concretizate n date i informaii despre procesele de munc desfurate la nivelul compartimentelor funcionale, sunt preluate de ctre subsistemul informaional, prin intermediul circuitelor informaionale, sub forma fluxurilor de informaii. Raionalitatea cu care acestea sunt prelucrate influeneaz n mod direct acurateea, viteza i pertinena informaiilor care n final, vor sta la baza adoptrii deciziilor. Prin intermediul mijloacelor clasice sau a componentelor informatice, variabilele de intrare n sistemul informaional sunt supuse diferitelor prelucrri, urmnd s fie direcionate ctre subsistemul decizional. Considerate variabile de intrare pentru acest subsistem, informaiile stau la baza actului decizional, finalizat prin elaborarea deciziilor pentru o anumit problem. Decizia constituie variabil de ieire a subsistemului decizional, respectiv de intrare n cel organizatoric, realizndu-se astfel conexiunea invers n cadrul sistemului de management.

 Remarcm faptul c, subsistemul decizional i cel organizatoric sunt n fapt, un caz particular al modelului general operaie - informaie - decizie, care reliefeaz sistemul informaional ca un element de corelare al sistemului de comand (pilotaj) i al celui operant (de execuie) din cadrul oricrei organizaii. Potrivit acestei abordri, organizaia este structurat n trei componente sistemice, aflate n interaciune: Subsistemul de comand (de pilotaj), care are rolul de a
coordona, controla i decide asupra evoluiei evenimentelor specifice, provenind din mediul intern sau extern.

Subsistemul operant (de execuie), care are rolul de a ndeplini sarcinile trasate de ctre subsistemul de comand, contribuind astfel la funcionarea de ansamblu a sistemului organizaiei. Subsistemul informaional, care asigur, n esen, comunicarea ntre celelalte dou subsisteme, pe de-o parte i interfaa cu mediul extern, pe de alt parte. n aceast viziune, sistemul informaional joac rolul unei memorii" ntre sistemul de comand i cel de execuie i susine procesele de informare dintre acestea.

4. Tipologia sistemelor informatice

Sistemul informatic ocup un loc central n cadrul sistemului informaional i are rolul de a trata i administra (creare, consultare, modificare, suprimare) datele ajunse n sistem, prin intermediul canalelor de comunicaie. Componentele complexe de prelucrare includ, att datele care au doar un simplu regim de tranzitare (date comunicate de alte sisteme) , ct i datele stocate n memorie, care urmeaz s fie gestionate (date rezidente). n cadrul oricrui sistem informaional exist de regul, un subsistem de prelucrare al datelor, care poate fi dup caz, manual, mecanizat, automat sau combinat. n principal, aceast component asigur urmtoarele categorii principale de procese: culegerea i stocarea datelor; efectuarea tuturor operaiilor de prelucrare a datelor i informaiilor; comunicarea lor la momentele de timp necesare i n punctele n care ele sunt solicitate.

 Dac n sistemul informaional, prelucrrile de date se realizeaz cu ajutorul tehnicii electronice de calcul, pe baza unor programe (software-uri) specializate, vorbim atunci de existena subsistemului informatic, acesta fiind un caz particular al subsistemului de prelucrare. Privit n perspectiva sistemic (raportarea prii la ntreg), subsistemul informatic reprezint un ansamblu structurat, format din echipamente electronice de calcul i comunicaie, procese i proceduri automatizate, care interacioneaz n vederea asigurrii prelucrrii automate a datelor i informaiilor din cadrul sistemului informaional. O formulare mai concis a conceptului de subsistem informatic evideniaz c acesta reprezint acea parte a sistemului informaional n care prelucrarea datelor se realizeaz automat.

n practica organizaiilor exist deseori situaii n care se manifest tendina de a suprapune cele dou noiuni, informaional i informatic. Apreciem c o astfel de abordare nu poate avea caracter absolut i menionam cel puin trei aspecte pentru a arta c sistemul informaional nu se reduce la cel informatic:
exist o serie de sarcini importante, care se execut manual (preluri de date, interprearea rezultatelor, efectuarea unor analize economice etc); exist i alte instrumente neinformatice, care ndeplinesc funcii n interiorul sistemului informaional (copiatoare, telefax-uri mijloace audiovizuale); rezolvarea problemelor de gestiune, indiferent de natura resurselor gestionate (materiale, umane, financiare etc.) nu poate fi preluat n totalitate de ctre sistemul informatic. Aceasta deoarece o serie de activiti sau funcii nu pot fi formalizate - criteriu primordial pentru prelucrarea automatizat, iar pe de alt parte, deoarece evoluia rapid a software-ului de aplicaie, determin adesea o reaezare a regulilor de gestiune. De aceea putem admite c o parte din procedurile specifice diverselor activiti ale organizaiei scap" de sub acoperirea sistemelor informatice, rmnnd manuale sau informale.

 Dup cum este cunoscut, mediul economic i administrativ este caracterizat de generarea i vehicularea unor volume de informaii extrem de mari, care provin fie din sistemul propriu al organizaiilor, fie din mediul extern, cu care acestea interacioneaz. n condiiile n care orice agent economic sau instituie public urmrete atingerea unor indicatori de performan i asigurarea avantajului competitiv, ntregul proces de culegere, prelucrare, transmitere a diverselor categorii de date i informaii trebuie s se desfoare n mod rapid i eficient. Realizarea acestui deziderat este puternic condiionat de structura i funcionalitatea sistemului informaional, precum i de gradul n care acesta, ca interfa ntre sistemul de conducere i cel condus (decizional i operaional), reuete s asigure desfurarea optim a activitilor de natur informaional.

 Acest aspect ns, reprezint doar o condiie necesar, nu i suficient, n vederea perfecionrii proceselor existente la nivelul organizaiei. Astfel, pentru transferul i controlul centralizat sau distribuit al informaiilor din sistem se impune - ca o condiie obiectiv dezvoltarea unei infrastructuri informatice i de comunicaie complexe, care s se constituie ntr-un real suport, att n gestionarea activitilor operaionale, ct i n optimizarea procesului de fundamentare al deciziilor, la toate nivelurile de conducere.