ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE BUCURETI

MANAGEMENTUL INFORMATIZAT AL PROIECTELOR

Management informational pentru sectia de productie produse de papetarie

- Studiul de caz: Papetaria S.A. -

Bucuresti

2010

CUPRINS
1

1.CUNOASTEREA MECANISMULUI ECONOMIC...................2

1.1.Obiectul de activitate si forma juridica..........................................2 1.2.Furnizorii intreprinderii....................................................................3 1.3.Clientii intreprinderii........................................................................3 1.4.Definirea subsistemelor componente............................................3

2.DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIONAL ACTUAL...3

2.1. Analiza structurii organizatorice a unitatii.................................3 2.2.Elementele supuse observarii.........................................................4 2.4.Lista documentelor proprii..............................................................8 2.5.Lista documentelor externe............................................................8 2.6.Lista beneficiarilor...........................................................................8 2.7.Lista furnizorilor de informatii........................................................9 2.8.Lista spatiului informational...........................................................9 2.9.Fluxurile informationale la nivel fizic.............................................9

3.ANALIZA SI REPREZENTAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL ACTUAL....................................................10 4.ELABORAREA FLUXURILOR INFORMATIONALE LA NIVEL CONCEPTUAL.............................................................13 5.ANALIZA FLUXURILOR INFORMATIONALE LA NIVEL LOGIC.......................................................................................15 6.EVALUAREA SI REPROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL....................................................................16
1. Cunoasterea mecanismului economic
Prezentul studiu de caz vizeaza efectuarea unei analize informationaldecizionala a sistemului din sectia de productie a companiei Papetaria SA.

1.1.

Obiectul de activitate si forma juridica

Societatea PAPETARIA SA a fost infiintata in anul 1992 si este memebra a unui grup de firme al carui domeniu de activitate il reprezinta productia si distributia unui foarte vast sortiment de produse de papetarie si birotica la standarde europene, in conformitate cu sistemul de management al calitatii SR EN ISO 9001-2001. Produsele pe care Papetaria SA le produce sunt structurate dupa cum urmeaza: 2

Caiete capsate si cu arc spirala, spira duble, bloc notes-uri, carnetele; Dosare din carton duplex si color; Registre cartonate, coperti dure (policromie), repertoare; Bibliorafturi, cutii arhivare, tuburi de proiecte; Hartie de scris (200, 1.000 coli/set), hartie milimetrica, rezerve caiet mecanic; Toata gama de plicuri; Caiete pentru discipline speciale, blocuri de desen;

1.2.

Furnizorii intreprinderii

In domeniul productiei, firma dispune de cea mai noua tehnologie, utilajele de productie fiind achizitionate din import (masina de imprimatfabricat caiete tip productie Italia, ghilotine Schneider, Senator si Polar productie Germania, masina pentru caiete spiralizate productie Germania si China etc.).

1.3.

Clientii intreprinderii

Printre clienti importanti cei mai important ai Papetaria SA se numara marile retele de supermarketuri si hipermarketuri din Romania: Metro Cash & Carry Selgros Cash & Carry Real Cora Auchan Billa Interex Spar Gimrom Centrele de librarii zonale

1.4.

Definirea subsistemelor componente

Analiza structurarii informationale largeste sfera de cunoastere prin interferarea structurii organizatorice cu structura functionala. Realizarea acestei structurari permite identificarea compartimentelor care realizeaza fiecare activitate pentru fiecare functie a intreprinderii.

2. Descrierea sistemului informational actual 2.1.

Analiza structurii organizatorice a unitatii

Structura organizatorica de baza a companiei este compusa dintr-o serie de departamente si relatii ierarhice care permit structurarea si ordonarea 3

orientarii fluxurilor informationale ascendente, descendente si orizontale. Analiza structurii organizatorice a unitatii este in mod firesc insotita de regulamentul de organizare si functionare, prin care se stabilesc competentele, sarcinile si atributiile pentru fiecare post de lucru.

2.2.

Elementele supuse observarii

Prezenta analiza informational-decizionala va avea in vedere elementele principale ale sistemului informational: documentele (mesajele informationale), indicatorii economici, deciziile dar si fluxurile informationale. 2.2.1. Machetele documentelor proprii

M01- Necesar aprovizionare Nr.crt Denumirea Dimensiune . articolului I01 M02- Grafic operativ de productie Nr. Lot produse Bucati produse papetarie produse

UM

Cantitate I02

Cantitate I03

Data I04

M03 - Fisa de urmarire pentru produsele de papetarie 4

Operatia tehnologica de verificare I05

Conditii tehnice Caracteristici tehnice si standarde impuse I06

Rezultatul verificarii Corespunde DA/NU I07

Verificat Nume (semnatura)

Cantitatea I08

M04 - Situatia zilnica a productiei Sortiment Fabricat Cantitate I09 I10 predata I11

Stoc sectie I12

Data I13

M05 - Bon de predare a produselor de papetarie Sortiment Cantitate UM I14 I15 M06 - Bon de predare deseuri Cantitate I17

Data predarii I16

UM

Data predarii I18

2.2.2.

Documentele externe

M07 - Program de fabricatie Produs I19

Cantitate I20

U.M.

M08 - Dispozitie tehnologica Produs Conditii tehnice Cantitate Ambalare Marcaj I21 Caracteristici tehnice I23 si standarde impuse I22 M09 - Bon de consum hartie Nr.crt. Denumirea valorilor materiale I25 2.2.3. Fisele documentelor

Termen de livrare I24

Cantitatea eliberata I26

UM

Pentru fiecare document identificat in cadrul sistemului analizat se intocmeste cate o fisa, care va contine : beneficiarii documentului respectiv; periodicitatea si numarul de exemplare in care se completeaza respectivul document; modul de obtinere al indicatorilor indicatori primari, indicatori derivati sau indicatori preluati din alte documente daca se preiau din documente proprii se va indica codul documentului si pozitia indicatorului in document, iar daca se preiau din alte documente externe se va indica denumirea indicatorului si cine elaboreaza acest document extern; fapte de opinie (arata parerea celui care efectueaza analiza cu privire la fenomenul studiat).

M01 Necesar materiale 1. Beneficiar: Departamentul achizitii (E1) 2. Periodicitate: lunar 3. Modul de calcul al indicatorilor: I01- denumirea articolului (materia prima-hartie) Se preia din documentul extern M07 I02- cantitatea necesara de hartie Se preia din documentul extern M07 Furnizor: Sectia produse papetarie M02- Grafic operativ de productie 1. Beneficiari: Sectia produse papetarie 2. Periodicitate: zilnic 3. Modul de calcul al indicatorilor: I03 Cantitatea de produse de papetarie (...) Se preia din documentul extern M07 si M08 I04 Data producerii Furnizor: Sectia produse papetarie M03- Fisa de urmarire pentru produsele de papetarie 1. Beneficiari: Serviciul CTC 2. Periodicitate: de cate ori este nevoie 3. Modul de calcul al indicatorilor: I05 Operatia tehnologica care se verifica din punct de vedere al calitatii I06 Conditii tehnice; Caracteristici tehnice si standarde impuse I07 Rezultatul verificarii, Corespunde: DA/NU I08 Cantitatea de produse de papetarie produse si verificate 6

Furnizor: Sectia produse papetarie M04- Situatia zilnica a productiei 1. Beneficiari: Departamentul vanzari (E2) prin depozitul de produse finite 2. Periodicitate: zilnic 3. Modul de calcul al indicatorilor: I09 Sortiment Se ia din documentele externe M07 si M08 I10 Fabricat (cantitatea fabricata) I11 Cantitate predata Se ia din M05 I12 Stoc sectie I13 Data Furnizor: Sectia produse papetarie M05- Bon de predare produse papetarie 1. Beneficiari: Departamentul vanzari (E2) prin depozitul de produse finite 2. Periodicitate: zilnic 3. Modul de calcul al indicatorilor: I14 Sortiment Se preia din documentul propriu M02 I15 Cantitate Se preia din documentul propriu M02 I16 Data predarii Se preia din documentul propriu M02 Furnizor: Sectia produse papetarie M06-Bon de predare deseuri 1. Beneficiari: Departamentul vanzari (E2) prin depozitul de produse finite 2. Periodicitate: bilunar 3. Modul de calcul al indicatorilor: I17 Cantitate Se calculeaza din I26-I10 I18 Data predarii Furnizor: Sectia produse papetarie 2.3. Statia S1

Matricea informationala a documentelor

S1 M01, M02, M03, M04, M05, M06, M09 E1 M01 E2 M05, M06 E3 E4 M03

E1

E2 E3 E4 S1E1E2E3E4-

M07, M08

Sectia producere hartie Departamentul achizitii (depozitul de materiale) Departamentul vanzari (depozitul de produse finite) Departamentul tehnic si de productie Serviciul C.T.C.

2.4. Lista documentelor proprii

Codul documentului Denumirea documentului Furnizorul documentului Codul documentului care participa la formare M07 M07, M08 M02, M08

M01 M02 M03

M04 M05 M06

Necesar aprovizionare Grafic operativ de productie Fisa de urmarire pentru produse papetarie Situatia zilnica a productiei Bon de predare produse papetarie Bon de predare deseuri

Sectia produse papetarie Sectia produse papetarie Sectia produse papetarie Sectia produse papetarie Sectia produse papetarie Sectia produse papetarie

M02 M04 M04

2.5. Lista documentelor externe

Cod document M07 M08 M09 Denumire document Program de fabricatie Dispozitie tehnologica Bon consum deseuri Furnizor E3 E3 E1

2.6. Lista beneficiarilor

Lista beneficiarilor de informatii se obtine consultand punctul 1 al fisei fiecarui document si analizand organigrama.

Cod statie S1 E1 E2 E4

Denumire statie Sectia produse papetarie Departamentul achizitii (depozitul de materiale) Departamentul vanzari (depozitul de produse finite) Serviciul C.T.C

2.7. Lista furnizorilor de informatii

Lista furnizorilor de informatii se obtine din Lista documentelor externe, coloana Furnizor si are forma: Cod statie S1 E1 E3 Denumire statie Sectia produse papetarie Departamentul achizitii Departamentul tehnic si de productie

2.8. Lista spatiului informational

Pe baza Listei beneficiarilor si a Listei Furnizorilor se obtine Lista spatiului informational: Cod statie S1 E1 E2 E3 E4 Denumire Sectia produse papetarie Tipul statiei Beneficiar Furnizor * * * * * * *

2.9. Fluxurile informationale la nivel fizic

3. Analiza si reprezentarea sistemului informational actual

3.1. Matricea document document
Pune in evidenta relatiile informationale dintre componentele sistemului, reprezentate de documente. Se completeaza pe baza Listei documentelor proprii-coloana Documentul care participa la formare (2.4) si a Listei documentelor externe-coloana Furnizor (2.5) Spatiul informational E1 E2 E3 E4 1 1 -1 1 1 1 1 III 1 1 1 1 1 1 IV 1

CD P M0 1 M0 2 M0 3 M0 4 M0 5 M0 6 CD E M0

M0 1

M02

M03

M04

M0 5

M0 6

S1

10

7 M0 8 M0 9

1 1

CDP - Cod Document Propriu CDE - Cod Document Extern Analizand matricea document-document se observa urmatoarele: -rolul statiei S1 (sistemul analizat) de beneficiar si furnizor de informatii; -o coloana arata modul de formare a unui document propriu; -documentul extern M09 nu furnizeaza informatii pentru documentele proprii.

3.2. Lista indicatorilor

Codul documentul Mod ui care de contine formar indicatorul e M01 M07

Indicat or

Nume

Functie

Timp

I01

I02 I03

I04

I05

denumirea evidenta articolului (materia prima-hartie) cantitatea necesara calcul de hartie cantitatea de calcul produse de papetarie la data (...) data producerii evidenta produsului de papetarie operatia tehnologica evidenta care se verifica din punct de vedere al calitatii conditii tehnice; caracteristici tehnice si standarde impuse

lunar

lunar zilnic

M01 M02

M07 M07, M08

zilnic

M02

M07, M08 M02

I06

de cate ori este nevoie evidenta de cate ori este nevoie

M03

M03

M02

11

I07

rezultatul verificarii, Corespunde: DA/NU

evidenta

I08

cantitatea de produse de papetarie produse si verificate sortiment fabricat (cantitatea produse papetarie) cantitate predata stoc sectie data sortiment cantitate data predarii cantitate data predarii

I09 I10 I11 I12 I13 I14 I15 I16 I17 I18

de cate ori este nevoie calcul de cate ori este nevoie evidenta zilnic calcul zilnic calcul zilnic calcul zilnic calcul zilnic evidenta zilnic calcul zilnic evidenta zilnic calcul bilunar evidenta bilunar

M03

M02

M03

M02

M04 M04 M04 M04 M04 M05 M05 M05 M06 M06

M02 M02 M02 M02 M02 M04 M04 M04 M04 M04

3.3. Matricea informationala indicator document

Aceasta matrice evidentiaza legatura dintre indicatorii si documentele din sistemul informational, permitand identificarea apartenentei unui indicator la un document. Pentru completarea matricei este necesara clasificarea indicatorilor in indicatori proprii si indicatori externi. Indicatorii proprii sunt cei care se formeaza exclusiv pe baza informatiilor continute in documentele proprii, iar indicatorii externi vor fi cei care provin din documentele externe. Matricea indicator-document este compusa din patru cadrane, dintre care doua sunt nule (al II-lea si al III-lea), valorile semnificative concentranduse de-a lungul diagonalei principale, in primul si al IV-lea cadran. Schema de principiu a acestei matrice este urmatoarea: Cod document propriu Indicatori proprii I01 I M0 1 1 M0 2 M0 3 M0 4 M0 5 M0 6 Cod document extern II M07 M08 M09

12

I02 I03 I04 I05 I06 I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13 I14 I15 I16 I17 I18 Indicatori externi I19 I20 I21 I22 I23 I24 I25 I26

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 III 1 1 IV

1 1 1 1 1 1

4. Elaborarea fluxurilor informationale la nivel conceptual

4.1. Matricea informationala indicator-indicator
Acest instrument permite analiza informational-decizionala a fluxurilor la nivel conceptual de prelucrare, pe care se transfera latura semantica intre indicatori. Schema de principiu este: Indicatori proprii I0 I0 I0 I1 I1 7 8 9 0 1

Indicat or propriu I01 I02 I03 I04

I0 1

I0 2

I0 3

I0 4

I0 5

I0 6

I1 2

I1 3

I1 4

I1 5

I1 6

I1 7

13

I05 I06 I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13 I14 I15 I16 I17 I18 Indicat or extern I19 I20 I21 I22 I23 I24 I25 I26

1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1

4.2. Matricea informationala indicatori-decizii

Deciziile luate pe baza indicatorilor utilizati sunt: D1 - reducerea consumului de hartie, respectiv marirea cantitatii de produse de papetarie si scaderea cantitatii de deseuri. D2 - scaderea cantitatii de produse de papetarie declasata prin urmarirea sistematica a conditiilor tehnice in care se desfasoara procesul de producere si a caracteristicilor tehnice si standardelor impuse produsului finit. Decizii Indicator propriu I01 I02 I03 I04 I05 D1 D2

1 14

I06 I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13 I14 I15 I16 I17 I18 Indicator extern I19 I20 I21 I22 I23 I24 I25 I26

1 1 1 1 1

1 1

1 1 1

Analizand matricea informationala indicatori-decizii, se poate observa faptul ca o parte dintre indicatori nu participa la fundamentarea deciziilor (I01, I02, I03, I04, I09, I12, I13, I14, I16, I18, I19, I20, I21, I24, I25). In aceasta etapa, indicatorii care nu participa la fundamentarea deciziilor pot fi considerati inutili si vor face obiectul analizei ulterioare, din perspectiva eliminarii lor din sistemul analizat.

5. Analiza fluxurilor informationale la nivel logic

5.1. Matricea cerintei externe de informatii
Schema de principiu a matricei cerintei externe este urmatoarea: Statii Indicatori proprii I01 I02 I03 I04 I05 I06 I07 Spatiul informational E1 E2 E3 1 1 1 1 1 1 1 15

S1

E4

I08 I09 I10 I11 I12 I13 I14 I15 I16 I17 I18 Indicatori externi I19 I20 I21 I22 I23 I24 I25 I26

1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

6. Evaluarea si reproiectarea sistemului informational

6.1. Evaluarea
Evaluarea unui principale: sistem informational poate urmari doua obiective

a) stabilirea elementelor existente deja in sistem, care pot fi mentinute in aceeasi forma si cu acelasi continut si compatibilizarea acestora (elementele sistemului informational pot fi documente, indicatori, fluxuri informationale, decizii); b) identificarea si descrierea elementelor noi necesare sistemului care trebuie reproiectat. In faza de evaluare a sistemului informational, echipa de analiza informational-decizionala va trebui sa ia in calcul mai multe aspecte specifice sistemului, care pot consta in logica generala de sistem, faptele de opinie, rezultatele modelelor de analiza si reprezentare a sistemului informational. 6.1.1. Structura studiului de caz

Pentru a usura activitatea echipei de analiza se poate apela la diverse 16

instrumente, dintre care cel mai frecvent utilizat il reprezinta structura studiului de caz sau structura proiectului. Aceasta permite stabilirea de relatii de precedenta intre etapele activitatii de analiza informationaldecizionala, astfel incat, la reproiectare, matricea proiectului va putea furniza informatii despre implicatiile oricarei modificari efectuate in sistemul informational.

Cod element 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 6.1.2. Eleme nt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1

Denumire element

Organigrama Machetele documentelor Fisele documentelor Lista documentelor proprii Lista documentelor externe Lista beneficiarilor Lista furnizorilor Lista spatiului informational Schema fluxurilor la nivel fizic Matricea document-document Lista indicatorilor Matricea indicator-document Matricea indicator-indicator Matricea indicator-decizii Matricea cerintei externe Matricea studiului de caz 2 3 4 5 6 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 7 1 1 1 8 9 1 0

Cod element care participa la formare 2,3 3 1,3 1,3 6,7 5,8 4,5,8 2,3 4,5,11 11 2,3,11 3,5,11

1 1

1 2

1 3

1 4 1 1

1 5 1 1

1 1

17

13 14 15

6.2. Reproiectarea
Finalizand exemplul practic se poate constata ca indicatorii I01 si I02 sunt inutili , iar documentul din care face parte (M01) nu participa la formarea altui indicator. El va trebui eliminat din sistem iar necesarul de hartie sa fie facut de Serviciul Productie direct la Serviciul Aprovizionare in functie de programul de fabricatie stabilit pentru intreaga uzina. Indicatorul I07 continut in documentul intern M03 nu trebuie analizat si completat de sectia produse papetarie ci de Serviciul CTC. Astfel sectia de productie va completa conditiile tehnice, respectiv parametrii tehnologici in care are loc procesul de productie, urmand ca acestia sa fie corectati in functie de rezultatele verificarii calitatii produselor de papetarie.

18