Comunicarea formal i informal ntr-o organizaie exist mai multe fluxuri de comunicare: comunicarea formal, informal, vertical (de

sus n jos i de jos n sus), comunicarea pe orizontal. Aceste fluxuri exist toate n situaia ideal de comunicare dintr-o organizaie. Comunicarea formal Mesajele care circul pe canalele reglementate, prestabilite ale unei organizaii constituie comunicarea formal. Coninutul comunicrii este legat de activitatea organizaiei, de munc i de tot ceea ce este legat de aceasta. Comunicarea formal poate consta din mesaje verbale, nonverbale, scrise, sub form de scrisori, mesaje telefonice, mesaje radio, imprimate, note interne. Chiar i unele gesturi pot constitui comunicare formal. Mesajele sunt transmise de cei autorizai: pe canalele oficiale acestea ajung la cei care trebuie s reacioneze, la oameni sau aparatur care trebuie s cunoasc coninutul acestor mesaje. De obicei, toate comunicrile formale sunt nregistrate i pstrate n evidenele organizaiei. Se rein copii ale acestora la emitor, la receptor, la toate birourile din organizaie care trebuie s cunoasc i s pstreze informaia respectiv. Exemple de comuncare formal o pot constitui comenzile de lucru, rapoartele i evidenele financiare, rapoartele asupra vnzrilor/inventarului, declaraiile referitoare la politicile firmei, descrierile posturilor, etc. Comunicarea formal poate avea loc uneori i pe orizontal, de-a lungul direciilor paralele de autoritate. Reeaua de comunicare formal dintr-o organizaie mpreun cu spaiile de pstrare ale acestor comunicri, servete mai multor scopuri. Definete canalele pe care se vor trimite mesaje importante. Se va crea un plan de transmitere ale acestor informaii, att pentru emitor, ct i pentru receptori. Se va indica direcia spre persoanele care vor aciona i spre cei care trebuie s fie informai asupra acestor aciuni, mersul acestora i rezultatul lor. Ofer un spaiu de pstrare a informaiilor care vor fi necesare planificrii, operaiunilor i controlului. Se creeaz un sistem ordonat pentru superiori i pentru subordonai, pentru a se informa unii pe alii n mod constant. Reeaua de comunicare formal este format din canale formale, create prin stabilirea unui sistem formal de responsabiliti conform structurii ierarhice a organizaiei. Reeaua ideal este cea care conine canalele de comunicare de jos n sus, de sus n jos, pe orizontal. Deseori

direcia de comunicare pe orizontal lipsete sau este ineficient i n acest fel scade exactitatea informaiilor. Situaia apare datorit lipsei de circulaie permanent a informaiei dintre departamente, dei aceasta este vital pentru organizaie n condiiile de concuren existente, sau lipsei posturilor de specialiti n comunicare din organigram. Comunicare de sus n jos, de la vrf spre baz, este efectuat de manager ctre subordonai. Se transmit dispoziii i directive, se delimiteaz responsabilitile angajailor. La o organizaie eficient, acest tip de comunicare are ca scop i motivarea angajailor, informarea lor n mod continuu despre politica, scopurile i strategia organizaiei. Periodicitatea este important pentru c asigur permanena comunicrii. Uneori acest tip de comunicare capt o tent preferenial, ndreptndu-se doar spre unii angajai, considerai ca avnd responsabiliti prioritare. Ea poate avea loc i doar atunci cnd managerul transmite ordine i directive angajailor, fr a se preocupa prea mult de informarea lor. Dac organizaia este n schimbare, comunicarea de sus n jos trebuie utilizat pentru a schimba opinii, atitudini, pentru a risipi rezervele i teama fa de dezinformare i pentru a-i sprijini pe angajai s se conformeze acestor schimbri. Acest tip de comunicare necesit i un feedback. De aceea ea este completat cu comunicarea de jos n sus, de la angajai spre manager. Acetia, pe msur ce au neles comunicarea de sus n jos, i pot comunica rspunsurile. Managerul trebuie s acorde atenie informaiei pe care o primete, datorit tendinei angajailor de a spune numai de bine efului: poate aprea i dezinformarea intenionat. Pentru a contracara aceste tendine, managerul trebuie s promoveze un flux de comunicare constant, ce favorizeaz stabilirea unei culturi organizaionale flexibile. Comunicarea pe orizontal este o alt direcie a comunicrii formale, desfurndu-se ntre managerii pe poziii similare n organizaie, ntre persoane din diferite departamente. Acest tip de comunicare trebuie s coordoneze activitatea dintre departamente. Comunicarea dintre departamente este mediat (formal) de manager. Acest lucru constituie o ineficien, avnd n vedere i salariaii departamentului i apare nu numai coordonarea slab a activitii , dar i ineficiena n ansamblu, ceea ce duce la o imagine negativ a organizaiei n exterior. Comunicarea informal Comunicarea formal nu ndeplinete toate cerinele de comunicare din organizaie. Golul creat ntre cerinele sistemului formal i cele ale ntregului sistem al organizaiei este completat

de sistemul de comunicarea informal. Acesta este alctuit dintr-un numr mare de mesaje, crmpeie informaionale, preri i expresii ale sentimentelor angajailor; ea se desfoar pe canale dictate de necesitile zilnice, care nu corespund cu cele ale comunicrii formale. Nu se pot cataloga chiar toate tipurile de mesaje informaionale sau cile prin care acestea circul n organizaie. Fr comunicarea informal, sarcinile de lucru nu s-ar putea realiza, iar organizaia , cu cerine de ordin economic, social, tehnologic, psihologic nu ar putea funciona. Leon Festinger (Organizaia comunicant, Wikipedia, 2008), dup ce a efectuat un numr de studii asupra comunicrii, a gsit trei surse de tensiune care genereaz comunicarea informal ntre grupuri: 1. pentru a simi apartenena la grup, angajaii trebuie s-i comunice opiniile, atitudinile importante, astfel informaia circul n mod neoficial n ntreaga organizaie i ntre grupuri, subgrupuri. 2. angajaii i exprim speranele i ambiiile n legtur cu nevoile lor de realizare, afiliere, putere. 3. angajaii trebuie s exprime sentimente de bucurie, ostilitate, suprare, etc. O alt surs care s-ar putea aduga aici este legat de rigiditatea structurii birocratice: nevoia de a ocoli canalele oficiale pentru o mai mare rapiditate a schimbului de informaii. Comunicarea informal opereaz pe canale create spontan, care exist n mod necontrolat, se modific i exist la toate nivelurile. Ele funcioneaz pe lng cele oficiale, chiar merg n paralel , mai ales cnd informaia oficial este srac sau canalul formal nu este eficient. Informaiile care circul pe canalele informale prezint pericolul de transformare n zvon sau brf, un lucru care nu este de dorit. Deoarece aceste canale nu pot fi interzise sau desfiinate, este necesar o funcionare eficient ca canalelor oficiale i fluxul de informaie oficial n permanen pentru a contracara efectul informaiilor inexacte pe canalele informale. Canalele neoficiale de comunicare au un rol foarte activ, mai ales n reproiectarea organizaiei, iar managerul trebuie s le cunoasc pentru a putea contracara zvonurile care duneaz activitii i imaginii organizaiei. Tipul de comunicare neoficial se asociaz cu acea politic managerial care sprijin iniiativa i autonomia. Promovarea comunicrii neoficiale reduce riscurile legate de conflictele de munc, de fenomene de tipul contraputerii, care sunt generate de excesul de formalism.

Pentru o mai bun funcionare a organizaiei, comunicarea formal i cea informal trebuie s existe, s se completeze. ncurajarea comunicrii informale o poate transforma ntr-o surs de inovaie pentru comunicarea formal, un avantaj n momente de restructurare a organizaiei. Pe de alt parte, o promovare exclusiv a comunicrii formale va genera dezordine, dezorganizare, imposibilitatea formulrii obiectivelor pe termen lung. n concluzie, trebuie create cadre formale de comunicare, foarte flexibile, pentru a permite circulaia adecvat a fluxurilor purttoare de infromaii i feedback la acestea.