Procedura

Audit intern


1 SCOP
Scopul prezentei proceduri este de a stabilii principiile de baz pentru: investigarea i identificarea
aspectelor pozitive, localizarea punctelor de nerespectare a ceea ce a fost definit, verificarea i confirmarea
experienelor pozitive, mbuntirea continu a SMC implementat pentru ca acesta s fie apt de a atinge,
menine i mbuntii obiectivele i politicile calitii definite i pentru a permite evaluarea SMC n raport cu
referenialul care a stat la baza proiectrii sale (SR EN ISO 9001:2001).


2 DOMENIUL DE APLICARE
Prezenta procedur se aplic n compartimentele din CRTTC pentru activitatea de audit intern.


3 DEFINIII I PRESCURTRI
3.1 Definiii
Definirea termenilor cuprini n aceast procedur sunt n conformitate cu SR EN ISO 9000:2006.
Se consider necesar s se defineasc urmtorii termeni specifici:
3.1.1 Audit examen metodic i independent n scopul de a determina dac activitile i rezultatele relative
la calitate satisfac dispoziiile prestabilite, dac aceste dispoziii sunt puse n practic n mod eficace i dac ele
sunt apte s ating obiectivele; Auditul calitii poate fi efectuat pentru scopuri interne sau externe.
3.1.2 Auditor persoan care are pregtirea pentru a executa audituri ale calitii.
3.1.3 Responsabil de audit (auditor ef) un auditor desemnat pentru a conduce auditul calitii.
3.1.4 Client - persoan sau organism care cere auditul.
3.1.5 Auditat organism care este supus auditrii
3.5.6 Observaie constatarea faptelor efectuat n cadrul procesului de audit i sprijinit de probe tangibile.

3.2 Prescurtri
3.2.1 INCDMF - Institutul Naional de Cercetare Dezvoltare pentru Mecanic Fin
3.2.2 CRTTC - Centrul Releu de Transfer Tehnologic i Consultan
3.2.3 RMC - Reprezentantul Managementului Calitii
3.2.4 NA Notificarea auditului
3.2.5 RAI Raport de Audit Intern
3.2.6 LV Lista de verificri
3.2.7 RN Raport de Neconformitate
3.2.8 PAAI Programarea Anual a Auditurilor Interne
3.2.9 PAC/P Program de Aciuni Corective/Preventive
3.2.10 LAI Lista Auditorilor Interni


4 DOCUMENTE DE REFERIN
4.1 SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular;
4.2 SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de management al calitii. Cerine;
4.3 Manualul calitii, cod: MC - CRTTC 01;
4.4 Procedura: Elaborarea procedurilor SMC, cod: AC - PO 4.2.3/1;
4.5 SR ISO 19011:2003, GHID PENTRU AUDITAREA SISTEMELOR DE MANAGEMETUL CALITII
I/SAU MEDIU.
5 DESCRIEREA PROCEDURII
5.1 Persoanele care desfoar activitatea de audit intern trebuie s fie competente, n scopul efecturii i
conducerii auditurilor. Aceste persoane trebuie s urmeze cursuri de instruire pentru cunoaterea prevederilor SR
EN ISO 9001 i SR ISO 19011, a metodelor i tehnicilor de audit.
5.1.1 Instruirea auditorilor se refer la:
- cunoaterea i nelegerea standardelor referitoare la activitatea de auditare i a referenialelor care au
stat la baza proiectrii sistemului de management al calitii auditat.
- tehnici de examinare, tehnici de formulare a ntrebrilor care stau la baza chestionarelor utilizate, tehnici
de evaluare i de rapoarte a rezultatelor activitii de auditare
- tehnici specifice necesare pentru conducerea unui audit, cum ar fi planificarea, organizarea, comunicarea
cu cel auditat i ndrumarea acestuia.
5.2 Competena echipelor de audit
5.2.1 Echipele de audit formate din specialiti, independeni fa de activitatea auditat
5.3 Desemnarea responsabilului echipei de audit (a auditorului ef)
5.3.1 Responsabilul echipei de audit trebuie s aib capacitate i experien de conducere i s dispun de
autoritate pentru a lua decizii finale referitoare la conducerea auditului i la orice observaii provenite din audit.
5.4 ntocmirea programelor de audit
5.4.1 Anual se ntocmete nregistrarea PROGRAMAREA ANUAL A AUDITURILOR INTERNE, pe formularul
avnd codul F. PS 8.2.2 prezentat n anexa 7.1, la prezenta procedur, stabilindu-se:
perioada n care se desfoar auditul;
funcia de sistem (activitatea) auditat;
auditorul ef.
5.4.2 Pentru verificarea implementrii aciunilor corective/preventive iniiate prin PAC/P, rezultate n urma:
analizelor efectuate de management asupra SMC;
informaiilor provenite de la clieni;
a reclamaiilor primite;
a modificrilor survenite n SMC,
se vor realiza audituri suplimentare - audituri de supraveghere (neprogramate).
5.5 Desfurarea auditului
5.5.1 Formarea echipei de audit
5.5.1.1 Responsabilul echipei de audit i formeaz echipa de audit conform prevederilor de la pct. 5.2
5.5.2 Notificarea auditului
5.5.2.1 Cu minim 5 zile (lucrtoare) nainte de data programat pentru audit, responsabilul activitii ce urmeaz
s fie auditat este ntiinat, printr-o not scris denumit NOTIFICAREA AUDITULUI, nregistrare ntocmit pe
formularului F.PO - 8.2.2 - 2 prezentat n Anexa 7.2, n care se specific urmtoarele:
data i ora nceperii auditului
locul desfurrii auditului
scopul auditului
perioada de desfurare a auditului
responsabilul echipei de audit
faciliti necesare echipei de audit.
5.5.3 Elaborarea listei de verificri
5.5.3.1 LISTA DE VERIFICRI utilizat n desfurarea auditului este elaborat de ctre membrii echipei de
audit i aprobat de auditorul ef. Formularul utilizat pentru ntocmirea nregistrrii LIST DE VERIFICRI este
prezentat n Anexa 7.3 (F:PO.8.2.2-3).
5.5.4 Realizarea auditului
5.5.4.1 Aceast etap a auditului cuprinde 4 activiti distincte:
a) ntlnirea iniial, n cadrul creia:
- se prezint echipa de audit reprezentanilor prii auditate;
- se confirm, pe scurt, scopul i obiectivele auditului;
- se furnizeaz pe scurt rezumat al metodelor i procedurilor ce vor fi folosite n realizarea auditului;
- se clarific orice ambiguiti ale procesului de audit;
- se stabilete, de comun acord cu auditatul, un timp pentru realizarea auditului.
b) aciunea de audit propriu-zis
Auditul propriu-zis are la baz o LV care are coloanele 0 i 1 deja completate, celelalte coloane urmnd a
fi completate n aceast etap. Pentru completarea LV n coloana CONFORMITATEA ACTIVITII auditorul ef
are la dispoziie urmtoarele patru opiuni:
acceptabil, inacceptabil, inaplicabil i vezi comentarii. Coloana COMENTARII / RECOMANDRI
este utilizat pentru a da mai multe detalii despre o activitate , sau pentru a face referiri la neconformiti.
c) evaluarea rezultatelor
Dup desfurarea auditului, echipa de audit evalueaz rezultatele aprute n timpul auditului, analiznd
orice neconformitate aprut. Pe baza acestor rezultate se ntocmete nregistrarea RAPORT DE AUDIT
INTERN, pe formularul F.PO.8.2.2 - 4 (conform Anexei 7.4), i nregistrarea Raport de aciuni corective i
preventive (conform Anexei 7.4).
d) ntlnirea final
La finalizarea auditului, responsabilul echipei de audit prezint rezultatele auditului, asigurndu-se c
acestea sunt nelese de auditai i ntocmete RAI; RAI este semnat de auditorul ef i de partea auditat, cu
meniunea c semntura auditatului nu indic un acord, ci numai o recunoatere a constatrilor fcute. Un
exemplar din RAI se nmneaz responsabilului activitii auditate. La aceast ntlnire final particip i
reprezentanii conducerii, dac este cazul.
5.6 Rezultatele auditurilor interne reprezint date de intrare pentru analizele efectuate de management.


6 RESPONSABILITI
6.1 Directorul General al SC ENVICONS CONSULTING SRL
aprob PROGRAMAREA ANUAL A AUDITURILOR INTERNE i LISTA AUDITORILOR INTERNI.
6.2 Coordonatorul (Managerul) ENVICONS CIT
determin ce elemente ale SMC, ce documente: proceduri sau instruciuni se supun auditrii n cadrul
unei perioade de timp determinate (1an) i elaboreaz PAAI;
particip la analizarea rezultatelor auditurilor interne i prezint concluziile sale n vederea prezentrii
acestora n edinele de evaluare a SMC fcute de management;
avizeaz aciunile corective i preventive propuse de RC;
numete Auditorul ef.
6.3 Auditorul ef
i formeaz echipa de audit pentru auditul intern pe care l conduce ca auditor ef;
elaboreaz i transmite auditatului NA;
conduce aciunea de audit intern care i-a fost ncredinat;
elaboreaz documentele de lucru i d instruciuni echipei de audit;
raporteaz auditatului neconformitile critice;
urmrete realizarea aciunilor corective, la termenul propus de auditat, rezultate n urma auditului pe
care l-a condus.
6.4 Responsabilul calitii din ENVICONS CIT
informeaz personalul implicat asupra obiectivelor i domeniului auditului;
nsoete membrii echipei de audit;
pun la dispoziie echipei de audit resursele necesare, n scopul asigurrii eficienei auditului;
asigur accesul la faciliti i la materialele doveditoare, dup cum solicit auditorii.
iniiaz aciunile corective, care decurg din RAPORTUL DE AUDIT INTERN
6.6 Echipa de audit
asigur conformitatea cu condiiile aplicabile auditului;
coopereaz cu responsabilul echipei de audit;
planific i realizeaz n mod eficient responsabilitilor atribuite;
consemneaz observaiile;
particip a raportarea rezultatelor auditului;
pstreaz i protejeaz n condiiile de securitate documentele referitoare la audit;


7 ANEXE
7.1 Anexa 7.1 - Programarea anual a auditurilor interne
7.2 Anexa 7.2 - Notificarea auditului
7.3 Anexa 7.3 - Lista de verificri
7.4 Anexa 7.4 - Raport de audit intern
7.5 Anexa 7.5 - Raport de neconformitate.








































Anexa 7.1

PROGRAMAREA ANUAL A AUDITURILOR INTERNE

Nr.
crt.
Proces
/activtate
auditat
Funcia de
sistem/ document
Obiectivul
auditului
Data
programat
pentru
audit
Auditor
ef
Observaii
0 1 2 3 4 5 6
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

11


12




13




14




15






16








Anexa 7.2



NOTIFICAREA AUDITULUI


CTRE: _______________________________________________________

n conformitate cu prevederile SMC implementat, v comunicm c activitatea dvs. urmeaz s fie
auditat:
- n conformitate cu PAI pentru anul: ___________ ;
- prin iniierea unui audit de supraveghere (neplanificat).

Data / ora auditului: _______________ / ______________;
Durata auditului: ____________ore / zile;

Scopul i obiectivele auditului sunt de a verifica implementarea SMC i eficiena urmtoarelor
documente:
Activitatea: ______________________________________________________
___________________________________________________________________
Documentele SMC: ________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_____________________________________________________

Echipa de audit va fi constituit din: ________________________________ auditor ef i
auditorii : _____________________________________________________________

Faciliti necesare: ___________________________________________________
__________________________________________________________________________
____________________________________________________________

V rugm contactai-ne n timp util, dac acest program prezint inconveniente pentru dumneavoastr.


Cu stim,

_____________
(auditor ef)


De acord auditat,
____________________
(nume, prenume, semntur)



Anexa 7.3

Entitatea auditat: ________________
Data: _______________
Raport de audit nr. ____ din: ____________

LISTA DE VERIFICRI

Nr.
crt.
Cerina din standardul de
referin
(SR EN ISO 9001 : 2001)
CONFORMITATEA
ACTIVITII
1)
COMENTARII /
RECOMANDRI
Semntura
auditatului
a
c
c
e
p
t
a
b
i
l

i
n
a
c
c
e
p
t
a
b
i
l

i
n
a
p
l
i
c
a
b
i
l

v
e
z
i


c
o
m
e
n
t
a
r
i
i

















1)
Se opteaz pentru una dintre variante i se marcheaz cu X
Auditor ef,
_____________

(nume, prenume, semntur)






Anexa 7.4

RAPORT DE AUDIT INTERN
Nr. ...... din ........ / .................. / ..............

1 Proces/activitate/funcie:







2 Echipa de audit:

Auditor ef: ______________________
Echipa de audit: _________________; __________________________
3 Obiectul auditului (detalii privind: activiti, documente, metode, proceduri, nregistrri, dovezi
examinate n timpul auditului):







4 Documente de referin:




5 Concluzii:











6 Neconformiti semnalate:
















7 Anexe la RAI:








NTOCMIT, Auditat, Data:
Auditor ef
____________________ ____________________ ___________
(nume, prenume, semntura) (nume, prenume, semntura)






























Anexa 7.5


RAPORT DE NECONFORMITATE
1)
Nr. ...... din ........ / .................. / ..............

1 LOCALIZAREA NECONFORMITII:
1.1 Zona: ________________________________________________________________
1.2 Activitatea: _____________________________________________________________
__________________________________________________________________________
1.3 Referenial: ____________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
1.4 RAI prin care a fost identificat neconformitatea: ______________________________
2 DESCRIEREA NECONFORMITII / SURSE DE INFORMAII PENTRU ACIUNI PREVENTIVE:




Avizat CRTTC: ____________________ _____________
(nume, prenume) (semntura)
3 CAUZELE POSIBILE ALE NECONFORMITILOR SEMNALATE:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
4 RESPONSABILUL ACTIVITII AFECTAT DE NECONFORMITATE:
___________________________________________________________________
5 ACIUNEA CORECTIV / PREVENTIV PROPUS:




6 TERMEN pn la care se realizeaz: ______________________________________________
7 RESPONSABIL pentru realizarea aciunii: __________________________________________
8 VERIFICAREA REALIZRII I EFICIENEI ACIUNILOR CORECTIVE / PREVENTIVE INIIALE:











Auditor ef
2)
, ___________________ ______________ ___________
(nume, prenume) (semntura) (data)


1)
Pentru fiecare neconformitate semnalat se ntocmete cte un RAPORT DE NECONFORMITATE;
2)
Dac neconformitatea nu a fost identificat printr-un audit intern, se nlocuiete Auditor ef cu funcia persoanei care a
identificat neconformitatea.