G Hid Comunica Re 08052014

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE
UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN

MBUNTIREA CALITII COMUNICRII
ORGANIZAIONALE

Aprobat:
Director Marcel GHI

Avizat:
ef birou Croitoru Ion

Elaborat:
Auditor superior Nicolau Cornelia

Prezentul ghid general este elaborat n baza art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind
auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare i a Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern aprobate prin H.G. nr. 1086/2013.

BUCURETI
2014

2

CUPRINS

CUVNT NAINTE 3
ETAPA I. PREGTIREA MISIUNII 5
1.1 Iniierea auditului intern 5
1.1.1 Ordinul de serviciu 5
1.1.2 Declaraia de independen 6
1.1.3 Notificare privind declanarea misiunii de audit public intern 9
1.2 edina de deschidere 11
1.2.1 Minuta edinei de deschidere 11
1.3 Colectarea i prelucrarea informaiilor 12
1.3.1 Chestionarul de luare la cunotin 12
1.3.2 Studiu preliminar 17
1.4 Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern 34
1.4.1 Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor 34
1.4.2 Chestionarul de control intern 37
1.4.3 Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern 40
1.5 Elaborarea Programului misiunii de audit public intern 46
1.6.1 Programul misiunii de audit public intern 46
ETAPA II. INTERVENIA LA FAA LOCULUI 48
2.1 Colectarea i analiza probelor de audit 48
2.1.1 Obiectiv 1: Aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur un nivel
ridicat de calitate i transparen n realizarea obiectivelor
48
2.1.2 Obiectiv 1: mbuntirea comunicrii cu ceteanul prin desfurarea
activitilor specifice.
56
2.2 edine de nchidere 69
2.2.1 Minuta edinei de nchidere 69
ETAPA III. RAPORTAREA REZULTATELOR MISIUNII 70
Proiectul Raportului misiunii de audit public intern 70
Raportul misiunii de audit public intern 78
Sinteza Raportului misiunii de audit public intern 86
Supervizarea documentelor 89
ETAPA IV. URMRIREA RECOMANDRILOR 90
Fia de urmrire a implementrii recomandrilor 90

3

CUVNT NAINTE

Ghidul practic privind misiunea de audit public intern ,,mbuntirea calitii
comunicrii organizaionale reprezint un model practic de desfurare a misiuni de audit
public intern, prin parcurgerea n detaliu, a fiecrei proceduri de audit.
Elaborarea ghidului practic s-a realizat avnd la baz prevederile art. 8 lit. c) din Legea
nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare i Normele generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate
prin HG nr. 1086/2013, potrivit crora UCAAPI are ca atribuie dezvoltarea i implementarea
de proceduri i metodologii uniforme, bazate pe standardele internaionale de audit intern.
La elaborarea ghidului practic s-a avut n vedere definiia auditului performanei din
cadrul normativ naional, potrivit creia auditului performanei este o ,,activitate care
examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i sarcinilor entitii
publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac rezultatele sunt conforme
cu obiectivele.
n realizarea misiunii de audit public intern, auditorul intern ncearc s rspund la dou
probleme, respectiv dac s-a lucrat n mod corect i dac s-a atins obiectivul stabilit. In primul caz se
urmrete dac deciziile au fost implementate corespunztor i dac s-a respectat cadrul normativ si
procedural n concordan cu politica stabilit, iar in al doilea caz se analizeaz dac politicile adoptate au
fost implementate corespunztor si resursele au fost utilizate eficient.
Ghidul practic privind misiunea de audit public intern al performanei mbuntirea
calitii comunicrii organizaionale a fost elaborat prin parcurgerea procedurilor i documentelor
specifice structurate pe etapele derulrii unei misiuni de audit intern stabilite prin normele generale,
astfel:
- n etapa Pregtirea misiunii au fost elaborate documentele prevzute de norme, fiind
aduse clarificri, n special, cu privire la modul concret de realizare a procedurilor de Colectarea
i prelucrarea informaiilor i Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern i succesiunea
documentelor;
- n etapa Intervenia la faa locului au fost elaborate documente pentru a prezenta
modalitatea de utilizare a diferitelor tehnici de audit, cu ajutorul crora sunt stabilite constatrile
care vor fi menionate n Raportul misiunii de audit public intern;
- n etapa de Raportarea rezultatelor misiunii s-a urmrit elaborarea unui model de
Raport misiunii de audit public intern structurat pe obiectivele stabilite pentru auditare astfel
nct acesta s comunice clar cititorului obiectivele, perioada de timp acoperit de audit, aria de
cuprindere, constatrile, concluziile auditului i recomandrile formulate;
- n etapa Urmrirea recomandrilor s-a urmrit caracterul adecvat, eficacitatea i
oportunitatea aciunilor ntreprinse pentru implementarea recomandrilor formulate.
Obiectivele misiunii de audit public intern ,,mbuntirea calitii comunicrii
organizaionale au fost urmtoarele:
Aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur un nivel ridicat de calitate i
transparen n realizarea obiectivelor.
mbuntirea comunicrii cu ceteanul prin desfurarea activitilor specifice.

4

Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern
Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern ,, mbuntirea calitii
comunicrii organizaionale presupune parcurgerea n cadrul fiecrei etape a activitilor
specifice i elaborarea documentelor aferente, conform schemei prezentate n continuare.

Etape Proceduri Cod Documente
Elaborarea Ordinului de
serviciu
P-01 Ordinul de serviciu
Elaborarea Declaraiei de
independen
P-02 Declaraia de independen
Iniierea
auditului
intern
Elaborarea Notificrii privind
declanarea misiunii de audit
public intern
P-03 Notificarea privind declanarea
misiunii de audit public intern
edina de deschidere P-04 Minuta edinei de deschidere
Constituirea/actualizarea
dosarului permanent
P-05 Chestionarul de luare la cunotin Colectarea i
prelucrarea
informaiilor Prelucrarea i documentarea
informaiilor
P-06

Studiul preliminar

Evaluarea riscurilor
P-07

Stabilirea punctajului total al riscurilor
i ierarhizarea riscurilor
Chestionarul de control intern
Analiza
riscurilor i
evaluarea
controlului
intern

Evaluarea controlului intern
P-08
Evaluarea gradului de ncredere n
controlul intern
Pregtirea
misiunii

Elaborarea Programului misiunii de audit
public intern
P-09

Programul misiunii de audit public
intern
Teste
Chestionar list de verificare - CLV; foi
de lucru; interviuri; chestionare etc.
Efectuarea testrilor i
formularea constatrilor
P-10

Foi de lucru
Analiza problemelor i
formularea recomandrilor
P-11 Fi de Identificare i Analiz a
Problemei - FIAP
Colectarea
i analiza
probelor de
audit
Analiza i raportarea
iregularitilor
P-12 Formular de Constatare i Raportare a
Iregularitilor FCRI
Revizuirea documentelor i constituirea
dosarului de audit
P-13

Nota centralizatoare a documentelor de
lucru
Intervenia
la faa
locului
edina de nchidere P-14 Minuta edinei de nchidere
Elaborarea proiectului
Raportului misiunii de
audit public intern
P-15 Proiectul Raportului misiunii de audit
public intern
Transmiterea proiectului
Raportului misiunii de
audit public intern
P-16 -
Elaborarea
proiectului
Raportului
misiunii de
audit public
intern
Reuniunea de conciliere P-17 Minuta Reuniunii de conciliere
Raportul misiunii de audit
public intern
P-18 Raportul misiunii de audit public intern
Raportarea
rezultatelor
misiunii

Elaborarea
Raportului
misiunii de
audit public
intern
Difuzarea Raportului
misiunii de audit public
intern
P-19 -
Urmrirea
recomand
rilor
Urmrirea recomandrilor

P-21 Fi de urmrire a implementrii
recomandrilor

S

U

P

E

R

V

I

Z

A

R

E

A

P-20
5
Entitatea public
Compartimentul Audit Public Intern
Nr. 77867/15.01.2014

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 13, lit. c din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, republicat, cu modificrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea a Normelor
generale privind exercitarea activitii de audit public intern i a Planului anual de audit public intern
pentru anul 2014, n perioada, 03.02.2014 28.02.2014 se va efectua o misiune de audit public intern
la nivelul entitii, cu tema ,,mbuntirea calitii comunicrii organizaionale.

Perioada supus auditrii: 01.01.2011 31.12.2013

Scopul misiunii este de a analiza economicitatea, eficiena i eficacitatea activitii de
comunicare i gradul n care obiectivele specifice domeniului auditat sunt realizate.

Obiectivele generale ale misiunii sunt:
1. Asigurarea unui nivel calitativ al comunicrii organizaionale n scopul realizrii obiectivelor
stabilite.
2. mbuntirea comunicrii cu ceteanul prin desfurarea activitilor specifice.

Menionm c, se va efectua un audit al performanei

Echipa de audit este format din urmtorii auditori interni:
Popescu George, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern;
Ionescu Corneliu, auditor principal.

Supervizorul misiunii de audit public intern este Slvescu Dana, care ndeplinete i funcia de
ef al compartimentului de audit public intern.

ef Compartiment Audit Intern,
Slvescu Dana

Not:
Ordinul de serviciu se ntocmete de ctre conductorul structurii de audit intern pe baza
Planului anual de audit intern. Reprezint mandatul de intervenie dat de ctre structura de
audit intern auditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea de audit public intern i
repartizeaz sarcinile auditorilor nominalizai pentru efectuarea misiunii.
Definete domeniul de intervenie al auditului i informeaz responsabilii de realizarea misiunii
asupra urmtoarelor:
- cadrul juridic privind realizarea misiunii de audit public intern;
- domeniul auditului;
- obiectivele generale ale misiunii de audit public intern;
- perioada efecturii misiunii de audit public intern;
- numele i prenumele auditorilor desemnai s realizeze misiunea de audit public
intern.
6
Entitatea public
Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Popescu George
Misiunea: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale.

Data: 15.01.2014
Nr.
crt.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitilor Da Nu
1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din
cadrul entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n
care putei s intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la
misiunea de audit public intern?
X
2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri,
care au legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n
X
3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod
n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
X
4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral
sau parial de Uniunea European?
X
5. Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce va fi auditat?
X
6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu
conductorul entitii/structurii ce va fi auditat?
X
7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care
are legtur cu entitatea/structura ce va fi auditat?
X
8. Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
X
9. Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce
va fi auditat?
X
10. Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze
ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de
X
11. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele
specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entitii?
X
12. Dac n timpul misiunii de audit public intern apar incompatibiliti personale,
externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a
elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit
public intern?
X

1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul
2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul
3. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul

Auditor intern, eful Compartimentului Audit Public Intern,
Popescu George Slvescu Dana
7

Entitatea public

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Ionescu Corneliu
Misiunea: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale.
Data: 15.01.2014
Nr.
crt.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitilor Da Nu
1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din
cadrul entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n
care putei s intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la
misiunea de audit public intern ?
X
2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri,
care au legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n
X
3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod
n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
X
4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral
sau parial de Uniunea European?
X
5. Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce va fi auditat?
X
6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu
conductorul entitii/structurii ce va fi auditat?
X
7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care
are legtur cu entitatea/structura ce va fi auditat?
X
8. Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
X
9. Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce
va fi auditat?
X
10. Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze
ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de
X
11. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele
specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entitii?
X
12. Dac n timpul misiunii de audit public intern apar incompatibiliti personale,
externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a
elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit
public intern?
X

1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul
2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul
3. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul

Auditor intern, eful Compartimentului Audit Public Intern,
Ionescu Corneliu Slvescu Dana
8

Not:

Independena auditorilor interni nominalizai pentru realizarea unei misiuni trebuie declarat, motiv
pentru care fiecare membru al echipei de audit intern va ntocmi Declaraia de independen.
Declaraia de independen trebuie s asigure:
- eliminarea incompatibilitilor auditorului intern fa de conducerea structurii auditate i fa de
salariaii ai cror activiti le supune auditrii,
- asigurarea independenei fa de activitile pe care le supune auditrii, respectiv s nu fi fost
implicat n realizarea acestora o perioad de cel puin trei ani n urm;
- capacitatea profesional a auditorului intern, respectiv cunotine i abiliti adecvate, de a
atinge obiectivele misiunii de audit intern i de a obine rezultatele ateptate.
Conductorul compartimentului de audit intern va urmri s nu desemneze un auditor acolo unde
exist incompatibiliti personale i nu poate fi demonstrat obiectivitatea pentru entitatea auditat.
Dac n timpul efecturii misiunii de audit public intern apare o incompatibilitate, real sau
presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen conductorul compartimentului de audit intern.

9

Entitatea public
Compartimentul Audit Public Intern
Nr. 5535/15.01.2014

NOTIFICARE PENTRU DECLANAREA MISIUNII DE
AUDIT PUBLIC INTERN

Ctre: Direcia comunicare
Director tefnescu Mihai

De la: eful Compartimentului Audit Intern
Referitor la: Misiunea de audit public intern mbuntirea calitii comunicrii
organizaionale

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmeaz ca n perioada 03.02
28.02.2014 s efectum misiunea de audit public intern cu tema mbuntirea calitii
comunicrii organizaionale.

Scopul misiunii este de a analiza economicitatea, eficiena i eficacitatea activitii de
comunicare i gradul n care obiectivele specifice domeniului auditat sunt realizate.

Perioada supusa auditrii este perioada 01.01.2011 31.12.2013.

Obiectivele generale ale misiunii sunt:

1. Asigurarea unui nivel calitativ al comunicrii organizaionale n scopul realizrii
obiectivelor stabilite.
2. mbuntirea comunicrii cu ceteanul prin desfurarea activitilor specifice.

Realizarea misiunii va respecta metodologia general de efectuare a misiunilor de audit
public intern.

Ulterior, v vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data i modul de organizare a
edinei de deschidere a misiunii n cadrul creia vom avea n vedere:
a) prezentarea auditorilor;
b) prezentarea i documentarea obiectivelor misiunii;
c) scopul misiunii;
d) modalitatea de desfurare a misiunii, persoanele de contact;
e) alte aspecte.
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la
dispoziie documentaia necesar privind: planificarea, organizarea i controlul activitii
auditabile; legile i reglementrile aplicabile; obiectivele specifice stabilite la nivelul Direciei
comunicare; strategia i politicile n domeniul comunicrii organizaionale elaborate;
10
organigrama, Regulamentul de organizare i funcionare i manuale operaionale;
indicatorii/intele/modalitile de cuantificare a performanelor, ct i rezultatele monitorizrilor
efectuate; rapoarte de audit intern anterioare i proceduri care stau la baza desfurrii activitii;
decizii ale managementului n domeniul comunicrii organizaionale; proceduri, instruciuni
privind nregistrarea i soluionarea petiiilor .a.

Pentru eventualele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s-l contactai pe
domnul Popescu George, coordonatorul misiunii de audit public intern.

Cu deosebit consideraie,

Data: 15.01. 2014
ef Compartiment Audit Intern
Slvescu Dana

Not:
Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern se comunic structurii auditate cu
cel puin 15 zile calendaristice nainte de data interveniei la faa locului.
Scopul notificrii este de a anuna structura auditat de intenia compartimentului de audit intern n
legtur cu realizarea misiunii de audit public intern, precum i de a da posibilitatea structurii auditate s
aduc la zi evidenele i s pregteasc documentele necesare n vederea asigurrii desfurrii
corespunztoare a misiunii.
Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern, de regul, cuprinde urmtoarele
informaii referitoare la:
- aria/domeniul entitii auditate;
- scopul misiunii de audit public intern;
- obiectivele generale ce vor fi avute n vedere de auditori;
- durata misiunii;
- documentele pe care structura auditat trebuie s la pun la dispoziia auditorilor;
- modul de abordare a misiunii.
Transmiterea Notificrii asigur ntiinarea structurii auditate asupra misiunii de audit public
intern ce urmeaz a fi efectuat i permite obinerea documentelor necesare n vederea realizrii cercetrii
preliminare.

11

PREGTIREA MISIUNII Compartiment Audit
Public Intern edina de deschidere

Data: 03.02.2014
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

Lista participanilor:
Numele Funcia
Direcia/
Serviciul
Nr.
tel.
E-mail Semntura
Slvescu Dana Sef serviciu SAI
Popescu George Auditor intern SAI
Ionescu Corneliu Auditor intern SAI
Stefanescu Mihai Director Direcia comunicare
Tomescu Viorel ef serviciu Direcia comunicare
Stnescu Ioana ef serviciu Direcia comunicare

Stenograma edinei

n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit public intern;
Prezentarea caracteristicilor misiunii de audit public intern;
Prezentarea temelor si obiectivelor auditului public intern care se vor realiza i prioritile stabilite.
Entitatea auditat i-a exprimat punctul de vedere cu privire la temele propuse n vederea efecturii misiunii de
audit public intern fiind n totalitate de acord cu acestea i recunoscnd existena posibilitilor de mbuntire
a activitii;
Specificarea tipului de abordare a misiunii de audit public intern, respectiv orientarea pe rezultate;
Prezentarea modului de derulare a metodologiei misiunii de audit public intern;
Stabilirea persoanelor care vor fi contactate de ctre auditorii interni n vederea colectrii informaiilor, a
programului ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea misiunii;
Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit
(spaiu de lucru, calculatoare, posibilitile de editare etc.)
Convenirea unor aspecte procedurale, respectiv informare sistematic asupra constatrilor, programarea
unor edine intermediare n cursul auditului.
Solicitarea de informaii referitoare la: planurile anuale (2011-2013), obiectivele stabilite n cadrul
departamentului, strategiile i politicile elaborate, detalii cu privire la indicatorii/intele/i modalitile de
cuantificare a performanei;
Stabilirea modalitii de redactare a Raportului misiunii de audit public intern. Recomandrile formulate
vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv calendarul implementrii recomandrilor i persoanele
rspunztoare cu implementarea acestora.

12

Public Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor

Data: 04.02.2014

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN

Nr.
crt.
NTREBAREA DA NU COMENTARII

I.
Cunoaterea contextului socio-economic specific domeniului comunicrii
organizaionale
1. Procesul de comunicare
organizaional este bine definit la
nivelul entitii publice?

Da

-

2. Conducerea entitii publice
contientizeaz importana procesului
de comunicare organizaional?

Da

-

3. Procesul de comunicare
organizaional i mass-media la
nivelul entitii publice se realizeaz
la nivelul unei singure structuri?
- - Direcia comunicare este organizat ca
structur distinct n subordinea conducerii
entitii.

4. Exist bugete aprobate pentru a
asigura realizarea activitilor
specifice comunicrii
organizaionale?

Da

-

5. Calitatea aciunilor de comunicare
realizate?

-

Nu
Recent au fost introduse chestionare de
satisfacere a beneficiarilor aciunilor de
comunicare.
6. Aciunile de comunicare realizate au
contribuit la mbuntirea imaginii
entitii publice?

Da

-

7. Chestionarele de satisfacere a
beneficiarilor aciunilor de
comunicare sunt prelucrate, iar pentru
aspectele negative care atrag
nemulumirea acestora sunt luate
msuri n vederea verificrii calitii
acestora?

-

Nu

8. Exist un sistem de motivare al
personalului care are contribuie la
mbuntirea imaginii entitii
publice?
- Nu
9. Exist programe de formare
profesional a personalului n
domeniul comunicrii?

Da

-
Nu sunt realizate cursuri de pregtire n
domeniul publicitii.
13
Nr.
crt.
10. Programele de formare elaborate n
domeniu sunt realizate?
- - Personalul particip la toate cursurile de
pregtire i perfecionare profesional pe
domeniile specifice entitii publice.
11. Exist un feed-back corespunztor
ntre Direcia comunicare i celelalte
structuri organizatorice din entitatea
public?

Da

-

Dar nu suficient.
12. Stabilirea unui anumit tip de aciune
de comunicare s-a realizat avndu-se
n vedere eficiena i eficacitatea
acesteia?

-

Nu
S-a urmrit ndeosebi asigurarea experienei
salariatului pentru ca aciunea s poate fi
finalizat i mai puin aspectul de
performan al acesteia.
13. Fiele posturilor identific corect
responsabilitile personalului
implicat n activitile de comunicare
organizaional?
Da -
14. Personalul cunoate sarcinile ce-i
revin i acioneaz n consecin?

Da

-

15. Relaiile sunt definite nct s asigure
o bun colaborare ntre posturi?

Da

-

16. Rezultatele individuale sunt
recunoscute i apreciate?
- Nu
17. Exist o repartizare zilnic a
sarcinilor?
- Nu
18. Realizarea sarcinilor este urmrit
zilnic?
- Nu
19. Exist un sistem de evaluare a
personalului?
Da - Rapoartele de evaluare profesional
individual, anuale.
20. Relaiile ierarhice asigur o bun
colaborare ntre posturile de
conducere i cele de execuie?

Da

-

21. Delegarea de competene asigur
continuitatea activitilor?
Da -
..

II.

Cunoaterea contextului organizaional privind desfurarea procesului de comunicare

1. Entitatea public are elaborat o
strategie de dezvoltare?

Da

-
Strategia entitii publice are definit un
obiectiv n domeniul comunicrii.
2. Entitatea public are definit un
obiectiv general care acoper
domeniul comunicrii
organizaionale?

Da

-
Este definit un obiectiv general privind
activitatea de relaionare intern i extern.
3. La nivelul Direciei comunicare sunt
definite obiective specifice?
Da - Sunt stabilite 4 obiective specifice.
4. Obiectivele specifice stabilite
acoper n totalitate activitile
derulate de Direcia comunicare?

Da

-
Dar nu toate sunt definite prin respectarea
caracteristicilor SMART.

5. Obiectivele specifice Direciei
comunicare au asociai indicatori de

Da

-
Dar nu suficieni i nu toi cu influen
semnificativ n urmrirea atingerii
14
Nr.
crt.
performan? obiectivelor pe care le nsoesc.
6. Cum este organizat Direcia
comunicare?
- - Direcia are 2 servicii funcionale.

7. Care sunt relaiile de subordonare? - - Conductor entitate, director direcie, efi
serviciu, i personal de execuie.
8. Organizarea Direciei comunicare
rspunde cerinelor entitii publice i
mediului n care acioneaz?

Da

-
Serviciile funcionale acoper ntreaga
problematic ce se impune n domeniul
comunicrii.
9. Direcia comunicare are un sistem de
raportare al rezultatelor?
Da - Sunt raportrile prevzute n cadrul normativ
privind activitatea de comunicare.
10. Exist organigram la nivelul
Direciei comunicare?
Da -
11. Organigrama definete relaiile
funcionale?
Da -
12. Fiele posturilor definesc clar
condiiile specifice ale acestora?
Da -
13. Fiele posturilor individualizeaz
postul?
Da -
14. Nivelul de calificare solicitat unui
post este n concordan cu
complexitatea sarcinilor
responsabilizate?

Da
-
15. Sarcinile posturilor de conducere
difer de cele ale posturilor de
execuie?

Da

-

16. Exist un circuit al documentelor la
nivelul Direciei comunicare?

Da - Circuitul documentelor se constituie din
diagramele aferente procedurilor
operaionale elaborate pentru fiecare din
activitile direciei.
17. Circuitul documentelor
individualizeaz n mod corect
parcursul documentului de la iniiere
i pn la finalizare?

-

Nu

18. Posturile existente corespund tatului
de funcii aprobat?
Da -
19. Exist un sistem de promovare al
salariailor?
- Nu

III.

Cunoaterea funcionrii Direciei comunicare

1. Organizarea i desfurarea activitii
de comunicare respect metodologia
i legislaia n vigoare?
Da -

2. Exist registru de coresponden la
nivelul Direciei comunicare?
Da -
3. Direcia comunicare are elaborate
proceduri operaionale?

Da - Procedurile operaionale sunt elaborate,
verificate i avizate de Comisia de
monitorizare de la nivelul entitii i
15
Nr.
crt.
aprobate n totalitate de conducerea
superioar.
4. Procedurile operaionale acoper toate
activitile direciei?
Da -
5. Procedurile operaionale definesc clar
responsabilitile?
Da -
6. Procedurile operaionale asigur
separarea sarcinilor?
Da -
7. Procedurile operaionale sunt
cunoscute i utilizate n practic?

-

Nu
Fiecare salariat i cunoate sarcinile de
serviciu.
Ca regul, salariatul care rspunde de o
anumit activitate a elaborat procedura
operaional aferent acesteia, dar nu le
cunoate pe celelalte, dei de cele mai multe
ori ndeplinete i alte sarcini de serviciu.
8. Activitile derulate n cadrul
Direciei comunicare sunt
supervizate?

-

-
Orice document privind activitatea Direciei
Comunicare este avizat pentru conformitate
i legalitate de personalul de conducere
responsabil.
9. Conducerea superioar are experien
n domeniul de activitate?

Da

-
Parial. Nu exist experien in ceea ce
privete promovarea i publicitatea.
10. Derularea activitilor asigur
conformitatea cu procedurile
operaionale elaborate?

Da

-
Parial. Prin proceduri, cadrul legal i
procedural este respectat ntocmai, n
realitate se mai fac abateri de la metodologie.
11. Aciunile de comunicare sunt
realizate n totalitate i n condiii de
performan?

-

Nu
Realizarea este condiionat de resursele
financiare i experiena salariailor.

12. Riscurile sunt gestionate la nivelul
direciei?
- Nu Nu exist elaborat Registrul riscurilor.
13. Performana procesului de
comunicare este msurat?

-

Nu

14. Rezultatele comunicrii conduc la
mbuntirea activitii i imaginii
entitii publice?

-

Nu
Rezultatele sunt raportate numai cu referire
la ncadrarea n plan.
15. Exist Regulament de Organizare i
Funcionare?
Da -
16. ROF-ul cuprinde n mod corect i
complet atribuiile Direciei
comunicare?

Da

-

17. Exist un program de pregtire
profesional a salariailor Direciei
comunicare?

Da

-

18. Strategia IT de la nivelul entitii
publice asigur i informatizarea
Direciei comunicare?

Da

-

19. Exist acces la internet, intranet .a.? Da - Este foarte important n aceast activitate.
20. Exist o politic de gestiune a
informaiilor?
Da -
21. Gestiunea informaiilor acoper tipul Da -
16
Nr.
crt.
de date colectate?
22. Informaiile gestionate sunt utilizate
eficient?

-

-
Informaiile nu sunt actualizate sistematic i
de multe ori sunt ineficiente.
23. Care sunt direciile de dezvoltare de
la nivelul Direciei comunicare?

-

-
Metode noi, moderne pentru msurarea
performantei activitii de comunicare.
Pregtirea personalului in acest sens.

Auditori interni, Supervizat,
Ionescu Corneliu

17


Data: 05.02.2014

STUDIU PRELIMINAR

Prin Studiul preliminar, echipa de audit i propune s neleag mediul organizaional al
entitii privind realizarea proceselor de comunicare i s identifice problemele care mpiedic
entitatea public s i realizeze obiectivele stabilite n domeniul comunicrii organizaionale.
Prezentul studiu este structurat pe 6 capitole, astfel:
1. Analiza domeniului auditabil
2. Stabilirea ntrebrilor secundare domeniului auditabil
3. Analiza obiectivelor domeniului auditabil
4. Analiza indicatorilor de performan
5. Analiza surselor de date utilizate de management;
6. Stabilirea ariei de cuprindere a misiunii

1. ANALIZA DOMENIULUI AUDITABIL

1.1. Prezentare general a entitii publice i a domeniului auditabil

Entitatea public este organ de specialitate al administraiei publice centrale, cu personalitate
juridic, n subordinea Guvernului, care aplic strategia i politica Guvernului i rspunde de
realizarea reformei n sectorul public.
Dup natura activitilor i modul de desfurare, entitatea public este organizat pe:
- structuri organizatorice funcionale n cadrul crora se realizeaz funciile suport, care
asigur condiiile economice, juridice, tehnice, de personal i informaionale pentru
realizarea atribuiilor entitii publice;
- structuri organizatorice de specialitate n cadrul crora se realizeaz funciile de
specialitate care asigur realizarea activitilor specifice entitii publice.
Entitatea public este structurat pe 10 direcii generale i 7 direcii, iar n cadrul acestora
exist 45 servicii i 14 compartimente. Resursele umane sunt n numr de 500 de persoane, ncadrate
ca funcionari publici.
n cadrul celor 7 direcii, se regsete i Direcia comunicare, aflat n directa subordonare a
conducerii entitii care are atribuii i competene n asigurarea implementrii i realizrii procesului
de comunicare organizaional i asigur interfaa cu mass-media. Structura organizatoric,
competenele i responsabilitile specifice personalului acestei direcii au fost stabilite prin
Regulamentul de Organizare i Funcionare, organigram i fiele posturilor.
n cadrul procesului de comunicare organizaional, direcia specializat din cadrul entitii
urmrete s asigure mbuntirea imaginii entitii publice, organizarea i derularea optime a
relaiilor cu publicul, precum i asigurarea organizrii i derulrii optime a activitilor de transparen
decizional.
18
Direcia comunicare cu cele dou servicii i un compartiment: Serviciul de relaii publice i relaii
cu mass-media, Serviciul de informaii publice, relaii cu publicul i transparen decizional i
Compartimentul pentru soluionare petiii are rolul de a realiza obiectivele generale ale organizaiei,
urmrind, prin eficientizarea comunicrii entitii publice, realizarea i promovarea cadrului de lucru
comunicaional.

Serviciul de relaii publice i relaii cu mass-media are urmtoarele atribuii:
a) asigur elaborarea i implementarea strategiei de comunicare a entitii publice, n
cooperare cu factorii implicai, precum i realizarea i promovarea cadrului de lucru comunicaional;
b) particip la realizarea i ntreinerea unei imagini unitare i stabilirea de relaii favorabile
cu celelalte instituii;
c) asigur comunicarea permanent i propune msuri de mbuntire ntre toate structurile
entitii;
d) organizeaz evenimente i aciuni specifice de relaii publice;
e) asigur aplicarea regulilor de comunicare pentru transmiterea mesajului public;
f) asigur accesul mass-media la informaiile cu caracter public;
g) gestioneaz situaiile de criz comunicaional i reacie rapid;
h) asigur instruirea personalului pe principii de eficien, eficacitate i economicitate.

Serviciul de informaii publice, relaii cu publicul i transparen decizional are urmtoarele
atribuii:
a) asigur publicarea anual a buletinului informativ cu informaiile din oficiu;
b) asigur actualizarea anual a situaiei documentelor de interes public produse i gestionate
de entitatea public;
c) asigur optimizarea structurii paginii de internet a entitii publice i publicarea i
actualizarea informaiilor de interes public.

Compartimentul pentru soluionare petiii are urmtoarele atribuii:
a) primete i nregistreaz petiiile;
b) asigur redactarea i comunicarea rspunsului la petiii, potrivit rezoluiei conducerii
entitii publice;
c) asigur transmiterea la alte entiti a petiiilor primite care conin probleme i aspecte care
nu intr n atribuiile entitii;
d) ntocmete rapoartele de activitate privind soluionarea petiiilor.

Caracteristicile Direciei comunicare se evideniaz prin faptul c fiecare subdiviziune
organizatoric este specializat n efectuarea unor activiti complexe i convergente.

Direcia comunicare este dimensionat la un numr de 20 posturi (3 posturi de conducere i 17
posturi de execuie) care sunt ocupate n totalitate. Din cele 20 posturi, 16 sunt ocupate de personal cu
studii superioare i patru posturi, respectiv cte dou la fiecare serviciu, de personal cu studii medii.

n concluzie, organizarea actual a Direciei comunicare permite realizarea activitilor
specifice. Analiza modului de repartizare a activitilor la nivel de direcie pune n eviden faptul c
toate activitile identificate sunt repartizate, asigurndu-se o delimitare clar a acestora pe servicii,
evitnd suprapunerile de activiti sau activiti redundante.

Principalele reglementri utilizate ca refereniale n cadrul acestei misiuni de audit, se refer la:
19
a) HG privind organizarea i funcionarea entitii publice;
b) Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public;
c) HG nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001;
d) OG nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor;
e) Legea nr. 233/2002 pentru aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 27/2002;
f) Legea nr. 52/2003 privind transparena decizional n administraia public;
g) OMFP nr. 559/2002 privind responsabilul pentru relaia cu societatea civil;
h) Regulamentul de organizare i funcionare al entitii publice;
i) OMFP nr. 370/2002 privind petiiile i primirea n audien a persoanelor fizice i juridice,
cu modificrile i completrile ulterioare;
j) OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de
management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.

1.2. Analiza situaiei actuale privind activitatea organizaional de comunicare din
entitatea public

Organizarea i desfurarea activitilor de furnizare a informaiilor publice

ntreaga activitate privind organizarea i desfurarea activitilor de furnizare a informaiilor
publice este n sarcina Serviciul de relaii publice i relaii cu mass-media, este realizat de salariaii
serviciului, grupul int fiind reprezentat de publicul interesat.
Din evaluarea documentelor puse la dispoziie, respectiv materialele de specialitate elaborate la
nivelul serviciului i a cadrului normativ specific, au rezultat urmtoarele:
a) entitatea public nu a impus instituiilor din mass media publicarea articolelor n pres;
b) punctele de vedere au fost postate pe prima pagina a site-ului entitii;
c) conferinele de pres au fost organizate la solicitarea conducerii entitii publice;
informaiile de interes public au fost comunicate/postate pe pagina de internet a entitii;
d) pe site-ul entitii publice exist un formular de acreditare pentru nregistrarea n baza de
date a ziaritilor acreditai de entitate; acreditarea se acord la cerere;
e) pe site-ul entitii publice sunt postate informaii privind activitatea curent a conducerii
entitii publice, precum i conferinele de pres;
f) comunicatele/informrile de pres au fost postate pe site-ul entitii publice ori de cte ori
activitatea acesteia a prezentat un interes public (pentru anul 2012 s-au nregistrat 17 postri, iar n
anul 2013 s-au nregistrat 21 de postri);
g) Direcia Comunicare a difuzat ziaritilor dosare legate de evenimentele sau de activitatea
entitii publice..

Organizarea accesului la informaiile de interes public i a transparenei decizionale.

Conducerea entitii a elaborat un ordin intern pentru punerea n aplicare a prevederilor Legii
nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public i ale H.G. nr. 123/2002 pentru
aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001.
Majoritatea solicitrilor de informaii de interes public au fost transmise electronic, prin e-mail,
dar i prin adrese. Entitatea public a asigurat accesul la informaiile de interes public, din oficiu, pe
site-ul entitii publice i, la cerere, prin rspunsurile transmise solicitanilor. Pentru solicitrile n
scris nu au fost folosite formularele tip elaborate n acest sens, dei formularele tip au fost postate pe
site pentru a putea fi descrcate i transmise. Pe site-ul entitii publice sunt postate diverse informaii,
astfel:
20
a) Organizarea i conducerea entitii, agenda public;
b) programe i strategii; buget entitate public; organigrama; ROF ul; proceduri
operaionale; formulare tip (modele de cerere, reclamaii, registru); alte informaii (raport
de activitate, comisie paritare);
c) Rapoartele de activitate ale entitii publice, Raportul anual privind accesul la informaiile
de interes public;
Pagina de internet a entitii publice este relativ uor de vizualizat, avnd n vedere faptul c nu
impune accesri dificile pentru a afla informaia dorit. Pe prima pagin exist domeniile Informaii
publice i Transparen decizional. Documentele sunt postate n format PDF. Informaiile de
interes public de pe site sunt revizuite periodic i actualizate.

Organizarea activitii privind soluionarea petiiilor

Compartimentul de soluionare petiii asigur ntreg circuitul petiiilor la nivelul entitii publice
de la nregistrare pn la soluionare. (procedura operaional prevede faptul c pe tot circuitul de
soluionare se pstreaz acelai numr de nregistrare, de la primire pn la expedierea rspunsului,
respectiv numrul de nregistrare din Registrul unic pentru petiii al entitii publice;
La nivelul entitii sunt ntocmite rapoarte lunare, semestriale, anuale privind modul de
repartizare i a stadiului de soluionare a petiiilor. Petiiile au fost transmise prin pota, depuse la
registratura general a entitii publice sau prin pota electronic.
Petiiile greit ndreptate sunt redirecionate de ctre compartimentul de relaii cu publicul
ctre instituiile publice care au ca atribuii rezolvarea problemelor sesizate. De asemenea, petiiile
anonime sau cele n care nu sunt trecute datele de identificare ale petiionarului nu sunt luate n
considerare, fiind nregistrate i clasate.

Calitatea procesului de comunicare

Entitatea public a derulat un proiect finanat n totalitate din fonduri europene, pe o perioad
de 2 ani, respectiv 2012-2013. Proiectul a urmrit asigurarea pregtirii funcionarilor publici n
vederea dezvoltrii capacitii acestora de utilizare a calculatorului. Entitatea public coordoneaz i
monitorizeaz acest proces la nivel public naional. Proiectul a presupus dotarea hard i soft i
pregtirea informatic, gratuit, on line, a funcionarilor publici pentru obinerea certificatelor ECDL.
Direcia Comunicare a fost responsabil de promovarea proiectului, informarea beneficiarilor,
monitorizarea ntregului parcurs de derulare a proiectului. Rezultatele finale, concretizate n numrul
de accesri ale suporturilor de curs i aplicaiilor informatice i calificativele obinute n urma testelor
de simulare nu au fost cele dorite.
Cheltuielile totale, respectiv cu dotrile informatice, pregtirea personalului pentru susinerea
activitii de informare i promovare i ntreg suportul publicitar nu au condus la eficien[ ]n
implementarea proiectului.

Concluzii:
Condiiile privind dezvoltarea activitii de comunicare sunt reprezentate de:

Puncte forte i oportuniti:
a) procesul de gestiune al acestei activiti (managementul) este dezvoltat n conformitate cu
prevederile legale n domeniu;
b) existena procedurilor aferente activitii de comunicare;
c) personalul utilizat este calificat;
21
d) relaii active cu instituii interne i internaionale;
e) dotare cu tehnic de calcul, acces prin internet la o multitudine de materiale necesare
activitii de comunicare .a.

Puncte slabe i ameninri:
a) fonduri insuficiente i nu ntotdeauna bine gestionate pentru activitatea de comunicare;
b) sunt constatate dificulti de comunicare intern cu implicaii directe i negative asupra
comunicrii externe;
c) informaii insuficient de relevante n ceea ce privete importana procesului de
comunicare;
d) neutilizarea la identificarea nevoilor de pregtire profesional[ a rapoartelor de evaluare
individuale;
e) inexistena unor strategii de formare i dezvoltare a personalului;
f) posibiliti limitate n motivarea personalului;
g) pregtire unilateral a angajailor, cu imposibilitatea de a face fa complexitii sarcinilor;
h) exod de persoane calificate n ri ale UE;
i) lipsa de atractivitate a administraiei publice pentru tinerii specialiti .a.

Cerine ale utilizatorilor
Utilizatorii sunt reprezentai de personalul de conducere, personalul de execuie, inclusiv
formatorii, furnizorii externi de servicii de formare .a. Toi aceti factori interesai dezvolt ateptri
diferite, att n ceea ce privete modul de realizare a obiectivelor, dar i al satisfacerii nevoilor n
condiii de performan, dintre care putem enumera: organizarea activitilor n spaii adecvate;
asigurarea unor servicii de comunicare corespunztoare; dezvoltarea centrelor de informare i
asigurarea unor sisteme de informare eficiente; asigurarea de materiale i echipamente
corespunztoare activitii publicitare; asigurarea continuitii comunicrii informaiilor; evaluarea
dup obiective/criterii adecvate; deschiderea pieelor si promovarea competenelor; interes pentru
anumite produse/servicii; adecvarea prestaiei serviciului la propriile ateptri .a.

Influena mediului extern i impactul aferent:
Avnd n vedere cercetarea efectuat i concluziile prezentate mai sus, obiectivele misiunii de
audit al performanei axate pe economicitate, eficien i eficacitate vor avea n vedere urmtoarele:
a) cu privire la economicitate: analiza costurilor aciunilor de comunicare.
b) cu privire la eficien: analiza modalitilor de stabilire a aciunilor de comunicare raportate
la necesiti i analiza rezultatelor obinute n raport cu resursele disponibile.
c) cu privire la eficacitate: analiza ndeplinirii aciunilor programate, raportnd rezultatul dorit
la rezultatul obinut .

Echipa de auditori interni va efectua o misiune de audit public intern al performanei care s
analizeze economicitatea, eficiena i eficacitatea activitii de comunicare i gradul n care
obiectivele specifice domeniului auditat sunt realizate.
n acest sens, ntrebrile principale la care trebuie s rspund misiunea de audit al performanei,
n funcie de analiza diagnostic efectuat sunt:

a) Dac aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur un nivel ridicat de calitate i
transparen n realizarea obiectivelor i activitilor derulate?
b) Dac aciunile de comunicare desfurate asigur ceteanului un grad ridicat de satisfacie?

22

2. STABILIREA NTREBRILOR DERIVATE DOMENIULUI AUDITABIL

Pe baza ntrebrilor principale au fost stabilite ntrebrile de rang inferior care sunt prezentate
detaliat cu scopul de a sprijini auditorii interni n identificarea activitilor/aciunilor auditabile,
riscurilor poteniale aferente acestora i controalele interne implementate la nivelul entitii pentru
atenuarea efectelor riscurilor.
Stabilirea ntrebrilor pentru domeniul auditabil a fost realizat cu ajutorul documentului Lista
ntrebrilor auditului, n care ntrebrile sunt detaliate pe 4 niveluri, ntrebrile elementare asociate
ultimului nivel au rolul de a identifica instrumentele de control intern implementate.
Documentul formalizat utilizat pentru stabilirea ntrebrilor auditului este prezentat n
continuare.


Data: 07.02.2014

LISTA NTREBRILOR AUDITULUI

ntrebarea nivel 1: Aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur un nivel ridicat de calitate i
transparen n realizarea obiectivelor i activitilor derulate?
Nr.
crt.
Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4
Este elaborat o strategie n ceea ce privete
activitatea de comunicare?
Obiectivele generale i specifice comunicrii sunt
acoperitoare obiectivului strategic?
Obiectivele specifice sunt definite SMART?
Sunt definite obiectivele
strategice specifice
comunicrii
interne/extern?
Se asigur coresponden ntre comunicarea intern i
extern?
Exist Plan anual de comunicare formalizat?
Formalizarea planului respect structura standard?
Exist o
planificare/etapizare pe
termen scurt, mediu i
lung a activitilor de
comunicare?
La stabilirea planului s-a luat n calcul prioritizarea
aciunilor de comunicare?
Este creat i actualizat periodic o baz de date
privind ofertele de servicii specifice comunicrii?
Este creat i actualizat periodic o baz de date
privind soluionarea petiiilor identice?
Baza de date conine date
utile activitii de
comunicare?
Bazele de date create asigur informaii pentru toate
tipurile de aciuni de comunicare?
Sunt stabilite criterii pentru determinarea nevoilor i
oportunitilor de comunicare?
Exist analiza realizrilor?
Aciunile de comunicare
asigur atingerea
obiectivelor?
Informaiile comunicate sunt viabile?

1.
Este
evaluat
modul de
organizare
i
funcionare
a activitii
comunicai
onale?
Sunt asigurate resurse
financiare i materiale
Exist fonduri direcionate spre activitatea de
comunicare?
23
Cheltuielile cu comunicarea sunt bugetate?
Fiecare aciune de publicitate are asigurat dotarea
material corespunztoare?
optime activitilor de
comunicare?
Fiecare aciune de comunicare, din punct de vedere al
resurselor este conform?
Entitatea public are propria revist? Evenimentele i
activitile entitii sunt
prezentate n propria
revist?
Sumarul revistei cuprinde informaii interne i
externe?
ntreaga activitate de comunicare este procedurat?
Exist manuale de comunicare specifice entitii?
Sunt elaborate
metodologii privind
activitatea de
comunicare?
Exist manuale de identitate vizual specifice
entitii?
Activitatea de comunicare se bazeaz pe contracte cu
agenii de pres?
Sunt ncheiate relaii
contractuale cu agenii de
pres pentru asigurarea
fluxurilor informaionale?
Pentru ntocmirea revistei presei se utilizeaz
informaii furnizate de agenii de pres?
Pentru fiecare activitate sau eveniment important din
entitate se organizeaz conferine de pres?
Campaniile tematice
respect politica entitii?
n ordinele de zi ale conferinelor de pres este
reflectat politica entitii?
Exist suficient material publicitar pentru
mbuntirea imaginii entitii publice i cunoaterea
imaginii acesteia?
Activitatea
de
comunicare
asigur
mbuntir
ea imaginii
entitii
publice?
Publicitatea entitii face
referire la activitatea
derulat efectiv de
aceasta? Exist suficient material publicitar pentru beneficiarii
activitii entitii?
ntrebarea nivel 1: Aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur publicului un grad ridicat de
satisfacie?
Entitatea public are pe site o pagin dedicat acestei
activiti?
Anunurile informative sunt suficiente ca numr?
Spaiile de afiare a anunurilor informative sunt
corespunztoare ca locaii i suficiente ca numr?
Sunt asigurate condiiile
de informare a publicului
privind elaborarea de
proiecte de acte
normative?
Anunurile informative apar la avizierele dedicate la
termen?
Anunurile fizice informative fac trimitere explicit la
site-ul entitii?
Sunt asigurate toate
informaiile necesare
publicului privind
elaborarea de proiecte de
acte normative?
Pe site este publicat proiectul de act normativ ce face
obiectul procesului de transparen decizional?
Sunt organizate, dac este cazul, dezbateri publice?
Este asigurat transparena edinelor publice prin
nregistrarea acestora i liberul acces la ele?
Derularea
activitilor
se face n
conformitate
cu
prevederile
legale privind
transparena
decizional?
Sunt primite i analizate
propunerile, sugestiile i
opiniile persoanelor
interesate? Soluiile adoptate n cadrul dezbaterilor
publice/edinelor publice se pot regsi n forma final
a proiectului de act normativ supus procedurii de
transparen decizional?
2.
Derularea
activitilor
Se public un buletin
informativ?
Activitatea anual a entitii se regsete ntr-un
buletin informativ?
24
Sunt asigurate spaii n incinta entitii pentru
consultarea informaiilor privind entitatea?
cu
prevederile
legale privind
liberul acces
la informaii
de interes
public?
Este asigurat consultarea
(afiare la sediul entitii,
publicaii proprii, pagina
proprie de Internet, etc.) a
informaiilor privind
entitatea?
Informaiile privind entitatea public se gsesc n
publicaii proprii sau pe pagina proprie de Internet?
Este asigurat
corespunztor
nregistrarea i
repartizarea petiiilor?
Petiiile intr, sunt nregistrate i repartizate numai
prin Direcia Comunicare?
Soluionarea petiiilor
respect termenele
legale?
Registrul de eviden conine termenele de intrare i
de ieire ale petiiilor?
Se nregistreaz reveniri
la petiii in cazul
solicitanilor nemulumii
de rspunsurile primite?
Revenirile petiiilor pentru completri apar repetat i
diferit n registrul de eviden la fiecare revenire?
Derularea
activitilor
se face n
conformitate
cu
prevederile
legale privind
soluionarea
petiiilor?
Se elaboreaz anual un
raport privind activitatea
de soluionare a petiiilor?
Raportul cuprinde numrul total al petiiilor intrate n
entitatea public?

Ionescu Corneliu

3. ANALIZA OBIECTIVELOR DOMENIULUI AUDITABIL

Potrivit Planului strategic privind domeniul comunicrii, entitatea public i-a fixat ca obiectiv
strategic:
Dezvoltarea capacitii instituionale a entitii publice
Planul strategic al entitii a fost adus la cunotina salariailor prin publicare pe site-ul organizaiei,
astfel nct acetia s cunoasc contextul general privind dezvoltarea entitii.

n consens cu obiectivul strategic, entitatea public i-a stabilit ca obiectiv general n domeniul
comunicrii organizaionale:
Asigurarea comunicrii interne i externe la un standard calitativ superior.

n acord cu obiectivul general formulat n domeniul comunicrii organizaionale, la nivelul
Direciei comunicare i mass-media au fost stabilite urmtoarele obiective specifice:

Asigurarea unui nivel calitativ ridicat al comunicrii organizaionale ntre structurile
funcionale ale entiti, precum i ntre acestea i tere persoane sau organisme externe cu care
entitatea public intr n contact.
mbuntirea relaiilor de comunicare cu mass-media i relaiilor de lucru cu persoane
fizice.
Organizarea i desfurarea planificat a activitilor privind accesul la informaiile de
interes public i transparen decizional.
Creterea gradului de analiz i soluionare a petiiilor primite i reducerea timpului de
25
transmitere a rspunsurilor.

Pentru implementarea corect a obiectivelor specifice este necesar ca exprimarea acestora s se
fac n termeni de rezultate. Un obiectiv specific trebuie s conduc la realizarea obiectivului general i
difer de acesta, prin aceea c vizeaz rezultate concrete.
Pentru a putea fi realizate, obiectivele specifice trebuie s fie n concordan cu atribuiile
Serviciului Formare Profesional, repartizate n interiorul serviciului, cuantificabile, abordabile,
realiste i ncadrate n timp, astfel nct s rspund pachetului de cerine SMART, respectiv:
Specific Obiectivul indic exact ceea ce se dorete a se obine
Msurabil Obiectivul poate fi cuantificat, fie cantitativ, fie calitativ
Accesibil Obiectivul poate fi atins
Realist Obiectivul contribuie la impactul prevzut de proiect
Raportat la timp Obiectivul conine perioada pn la care este prevzut a se realiza

Analiza obiectivelor s-a realizat cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor, care este
prezentat n continuare.


Data: 07.02.2014

EVALUAREA OBIECTIVELOR

EVALUARE OBIECTIVE
Specific Msurabil Realizabil Realist Limitat n
timp
Obiectiv 1. Asigurarea unui nivel
calitativ ridicat al comunicrii
organizaionale ntre structurile
funcionale ale entiti, precum i
ntre acestea i tere persoane sau
organisme externe cu care
entitatea public intr n contact

Da

Da

Da

Da

Da
Evaluare general Obiectiv cu caracteristici SMART
Obiectiv redefinit de conducerea
entitii i agreat cu auditorii interni
din punct de vedere al cerinelor
SMART

Nu e cazul.

Obiectiv 2. mbuntirea
relaiilor de comunicare cu mass-
media i a relaiilor de lucru cu
persoanele fizice

Da

Da

Da

Da

Da
SMART

Nu este cazul.
26
Obiectiv 3. Organizarea i
desfurarea planificat a
activitilor privind accesul la
informaiile de interes public i
transparen decizional

Da

Da

Da

Da

Da
SMART

Obiectiv 4. Creterea gradului de
analiz i soluionare a petiiilor
primite i reducerea timpului de
transmitere a rspunsurilor

Da

Da

Da

Da

Da
SMART

Nu este cazul

Ionescu Corneliu

Prin analiza obiectivelor specifice stabilite s-a urmrit ca acestea s fie clar definite, respectiv
s fie suficiente pentru a comunica o cerin clar, s existe o modalitate explicit de a evalua dac
activitatea desfurat pentru atingerea lor are succes, s fie realizabile, s fie compatibile cu alte
obiective i relevante pentru rezultatele dorite (realiste) i limitate n timp.

4. ANALIZA INDICATORILOR DE PERFORMAN

Pentru a formula o opinie cu privire la posibilitatea de realizare a criteriilor de performan
stabilite de entitate pentru realizarea obiectivelor, auditorii interni evalueaz indicatorii de
performan stabilii de conducere i ataai obiectivelor specifice.
Pentru evaluarea indicatorilor de performan au fost utilizate 7 criterii de evaluare care sunt
reflectate n documentul Evaluarea indicatorilor, prezentat n continuare.

Public Intern Colectare i prelucrarea informaiilor
Data: 07.02.2014

EVALUAREA INDICATORILOR

Criterii de evaluare Indicator 1.1. Indicator 1.2. Indicator 1.3.
Obiectiv 1: Asigurarea unui
nivel calitativ ridicat al
comunicrii organizaionale

Elaborarea unei
strategii pe termen

Gradul de respectare,
corespunztor
-
27
ntre structurile funcionale ale
entiti, precum i ntre acestea
i tere persoane sau organisme
externe cu care entitatea
public intr n contact
scurt, mediu i lung
privind activitatea de
comunicare

strategiei, a msurilor
anuale de informare -
100%

Relevant pentru obiective Da Da -
Definit clar fr ambiguiti Da Da -
Uor de neles i de folosit Da Da -
Comparabil Da Da -
Verificabil Da Da -
Acoper toate variabilele de
cantitate, calitate, cost, durat
Axat pe cantitate i
timp
Axat pe timp,
cantitate, calitate i
cost.
-
Raportare la timp

Este necesar
clarificarea elementului
calitate i cost.
Este necesar
clarificarea
elementelor de cost.
-
Evaluarea general a
indicatorilor sau instrumentelor
de msur luate ca ntreg
Parial adecvat
trebuie analizat
creterea calitii
aciunilor raportat la
cost
Adecvat .
-

Propuneri de msuri/indicatori
noi sau alternative

Nu este cazul.

Nu este cazul.
Reducerea cu 5% a
costurilor privind
informarea, fa de
perioada anterioar,
n condiiile pstrrii
standardelor de
calitate a acesteia.

Obiectiv 2: mbuntirea
relaiilor de comunicare cu
mass-media i a relaiilor de
lucru cu persoanele fizice

Gradul n care planul
iniial/actualizat este
realizat (100%)

Existena unui plan
anual de derulare a
activitilor de
comunicare

Planul anual
privind derularea
activitilor de
comunicare realizat
fr modificri n
timpul anului
Relevant pentru obiective Da Da Da
Definit clar i fr ambiguiti Da Da Da
Uor de neles i de folosit Da Da Da
Comparabil Da Da Da
Verificabil Da Da Da
Acoper toate variabilele Da Da Da
Raportare la timp Da Da Da
Evaluarea general a
de msur luate ca ntreg.
Adecvat. Adecvat. Adecvat.
noi sau alternative

Nu este cazul.

Nu este cazul.

Nu este cazul.

28
Obiectiv 3: Organizarea i
desfurarea planificat a
activitilor privind accesul la
informaiile de interes public i
transparen decizional
Gradul de analiz a
propunerilor primite
(100%)
Numrul mediu de
dezbateri publice
organizate
Numr mediu lunar
de accesri privind
informaiile de
interes public
Relevant pentru obiective Da Da Da
Definit clar i fr ambiguiti Da Da Da
Uor de neles i de folosit Da Da Da
Comparabil Da Da Da
Verificabil Da Da Da
cantitate, calitate, cost, durat
Da Da Da
Raportare la timp Da Da Da
Evaluarea general a
de msur luate ca ntreg

Adecvat. Adecvat. Adecvat.
noi sau alternative

Nu este cazul.

Nu este cazul.

Nu este cazul.

Criterii de evaluare Indicator 4.1. Indicator 4.2. Indicator 4.3. Indicator 4.4.
Obiectiv 4: Creterea
gradului de analiz i
soluionare a petiiilor
primite i reducerea timpului
de transmitere a
rspunsurilor
Gradul de
rspuns la
petiiile primite
100%.
Gradul de
respectare a
termenului de
soluionare a
petiiilor
100%
Numrul mediu
de zile de
rspuns pentru
o petiie
(reducere cu 10
zile)
-
Relevant pentru obiective Da Da Da -
Definit clar i fr ambiguiti Da Da Da -
Uor de neles i de folosit Da Da Da -
Comparabil Da Da Da -
Verificabil Da Da Da -
cantitate, calitate, cost,
durat
Da Da Da -
Raportare la timp Da Da Da -
Evaluarea general a
indicatorilor sau
instrumentelor de msur
luate ca ntreg
Adecvat. Adecvat. Adecvat. -
Propuneri de
msuri/indicatori noi sau
alternative

Nu este cazul.

Nu este cazul.

Nu e cazul.
Ponderea
petiiilor revenite
pentru clarificri
(sub 5%).

Ionescu Corneliu

Fiecrui obiectiv specific definit i se stabilesc instrumente/indicatori de performan.
29
Ansamblul acestora rspunde la ntrebarea cum ne descurcm pentru a atinge obiectivele i n ce
msur le-am atins?
Sistemul de msurare a performanei trebuie s respecte urmtoarele principii:
a) claritatea scopului cine, n ce mod i de ce va utiliza informaiile;
b) accent concentrare pe prioritile entitii publice;
c) aliniere consens cu procesul de stabilire a unui obiectiv i modul de examinare a
performanei;
d) echilibru indicatorii trebuie s ofere o imagine echilibrat a performanei entitii
publice, un echilibru ntre costul colectrii indicatorului i valoarea informaiilor furnizate de
acesta;
e) perfecionare continu actualizare permanent pentru adaptarea la situaiile aflate n
schimbare;
f) robustee uor de neles i garantarea soliditii informaiilor obinute.
Din analiz a rezultat c instrumentele de msur/indicatorii de performan nu sunt
acoperitori pentru msurarea obiectivelor specifice stabilite la nivelul Direciei comunicare i
mass-media. Pentru unele obiective nu sunt prevzui, respectiv calculai indicatori/instrumente de
msur a performanei care s ating simultan variabilele de cantitate, calitate, cost i timp.

5. ANALIZA SURSELOR DE DATE UTILIZATE DE MANAGEMENT

Pentru mbuntirea activitii de formare profesional au fost analizate sursele de informaii
utilizate de conducere pentru definirea criteriilor de performan.
n acest scop, ntr-o prim etap, au fost identificate sursele de informaii utilizate de
management, iar apoi s-a evaluat adecvarea i corectitudinea surselor de date. Analiza este efectuat
cu ajutorul documentului Evaluarea surselor de date, care este prezentat n continuare.


Data: 07.02.2014

SITUAIE PRIVIND EVALUAREA SURSELOR DE DATE

Indicator
existent
Surse de date
existente
Criterii stabilite
pentru evaluarea
surselor de date
Rezultatele
evalurii surselor
de date
Aprecierea
global a
suficienei
surselor de date
utilizate
Elaborarea unei
strategii pe
termen scurt,
mediu i lung
privind
activitatea de
comunicare

Politica entitii
publice n
domeniul
comunicrii.
Strategia entitii
publice n
domeniul
comunicrii.

S-a examinat modul n
care politica entitii
publice n domeniul
comunicrii este n
concordan cu
obiectivele
strategice/generale i
specifice stabilite.

Indicatorul, dei
realizat, nu rspunde
scopului pentru care
se elaboreaz acest
document.
Informaiile cuprinse
nu asigur o
programare eficient
i eficace la termen a
Strategia elaborat
nu este de maxim
utilitate.
Informaii
insuficiente.
30
activitii de formare
profesional.
Gradul de
respectare,
corespunztor
strategiei, a
msurilor anuale
de informare -
100%

Strategia 2010 -
2013 privind
activitatea de
comunicare din
entitatea public.
Planurile anuale
de activitate
pentru anii 2011-
2013.
S-a examinat modul n
care aciunile de
comunicare realizate,
prevzute n Planurile
anuale sunt n
concordan cu Strategia.
Indicatorul este
imposibil de realizat
Informaii
insuficiente.
.

Gradul n care
planul
iniial/actualizat
este realizat
(100%)
Planurile anuale
i formele
actualizate ale
acestora.
Raportrile cu
privire la
aciunile de
comunicare
finalizate.
Raportrile
privind stadiul de
implementare al
aciunilor de
comunicare.
S-a testat dac aciunile
de comunicare planificate
corespund ordinii de
prioritate fundamentate.

Nu este asigurat
corespondena dintre
aciunile derulate i
evenimentul final.
Valoarea
indicatorului este
maxim, dar
planurile anuale
privind activitatea
de comunicare nu
rspund n
totalitate scopului
dorit, rezultnd o
slab eficacitate.
Existena unui
plan anual de
derulare a
activitilor de
comunicare
Planurile
anuale/trimestrial
e actualizate

S-a testat modul de
derulare a activitii de
formare profesional
organizat, prestabilit pe
baz de plan
Planuri anuale
privind activitatea de
comunicare pentru
anii auditai, aprobate
Realizarea acestui
indicator
corespunde
scopului definit
dorit.
Planul anual
privind derularea
activitilor de
comunicare
realizat fr
modificri n
timpul anului
Planurile anuale
corespund unui
an calendaristic.
S-a testat modul de
derulare a aciunilor de
comunicare, prestabilite
pe baz de plan

Aciuni de
comunicare, strict
necesare, necuprinse
n plan n intervalul
de timp potrivit
Realizarea acestui
indicator nu
coincide cu
asigurarea
comunicrii i
implicit atingerea
obiectivelor
entitii publice.
Gradul de
analiz a
propunerilor
primite (100%)
Centralizatorul
propunerilor,
sugestiilor i
opiniilor.
Procesele-
verbale ale
dezbaterilor
publice
organizate.
S-a testat dac soluiile
analizelor se regsesc n
forma final a actelor
normative.
Procent bun de
realizare a acestui
indicator, n cretere
pe parcursul anilor
auditai
n condiiile unei
planificri optime,
procentul de
realizare a acestui
indicator de 90%
este un punct tare.
Numrul mediu
de dezbateri
publice
organizate
Planurile
anuale/trimestrial
e actualizate.
Procesele-
verbale ale
dezbaterilor
publice
organizate.
Asigurarea termenelor
planificate privind
dezbaterile publice.
Testarea modului de
organizare a dezbaterilor.
Procent bun de
realizare a acestui
indicator.
Realizarea acestui
indicator asigur
promovarea n
termen a unui act
normativ.
31
Numr mediu
lunar de accesri
privind
informaiile de
interes public
Informaiile
furnizate de
compartimentul
IT, care
monitorizeaz
acest proces.
Existena i asigurarea
actualizrii paginii
informatice privind
informaiile de interes
public.
Sunt nregistrate
accesri suficiente ale
paginii informatice
privind informaiile
de interes public.
n condiiile
asigurrii
actualizrii
procentul de
realizare a
indicatorului este
bun.
Gradul de
rspuns la
petiiile primite
100%.

Informaiile
nregistrate n
Registrul
intrri/ieiri de la
nivelul
Serviciului
soluionare
petiii
S-a testat daca numrul
petiiilor intrate este egal
cu al rspunsurilor ieite.
Exist diferene
datorate petiiilor
nesoluionate sau
clasate.
Un indicator care
folosit independent
nu indic
informaii complete
privind activitatea
de soluionare
petiii.
Gradul de
respectare a
termenului de
soluionare a
petiiilor 100%

Informaiile
nregistrate n
Registrul
intrri/ieiri de la
nivelul
Serviciului
soluionare
petiii
S-a verificat timpul de
rspuns pentru fiecare
petiie intrat n entitate la
nivelul compartimentului.
Exist depiri de
termen.
Un indicator care
folosit de sine
stttor nu ofer
informaii complete
privind calitatea
activitii de
soluionare petiii.
Numrul mediu
de zile de rspuns
pentru o petiie
(reducere cu 10
zile)
Informaiile
nregistrate n
Registrul
intrri/ieiri de la
nivelul
Serviciului
soluionare
petiii
S-a elaborat o situaie
privind numrul zilelor de
rspuns pentru o petiie.
Exist o reducere de
3 zile n medie.
Un indicator care
folosit de sine
stttor nu ofer
informaii complete
privind calitatea
activitii de
soluionare petiii.

Popescu George, Slvescu Dana
Ionescu Corneliu

6. STABILIREA ARIILOR AUDITABILE

Pe baza ntrebrilor principale, auditorii interni identific ariile auditabile, care i ghideaz n
activitatea de efectuare a testrilor. Identificarea ariilor auditabile se realizeaz cu ajutorul unui
document formalizat care este prezentat n continuare.


Data: 07.02.2014

ARIA DE CUPRINDERE A AUDITULUI

Nr. crt. Obiective Activiti/Aciiuni Observaii
A. Aciunile de A.1. Evaluarea modului de organizare i funcionare a
32
activitilor comunicaionale. comunicare stabilite i
realizate asigur un
nivel ridicat de calitate
i transparen n
realizarea obiectivelor
A.2. mbuntirea imaginii entitii publice asigurat
prin activitatea de comunicare.

B.1. Transparena decizional asigurat n condiii de
performan?
B.2. Liberul acces la informaii de interes public
asigurat n condiii de performan?
B.

Aciunile de
comunicare stabilite i
realizate asigur
publicului un grad
ridicat de satisfacie

B.3. Asigurarea performanei n derularea activitilor
privind soluionarea petiiilor?

Ionescu Corneliu


Data: 07.02.2014
Domeniu/activitatea evaluat: Comunicare organizaional

Foaie de lucru 1.2.

Elemente
analizate
Analiza i evaluarea indicatorilor de performan

Documente
analizate
Analiza indicatorilor stabilii, afereni obiectivelor, din punct de vedere calitativ
i cantitativ i a intelor de atins.
Descrierea
constatrilor
Efectuarea testrii a presupus analiza indicatorilor de performan ataai celor
4 obiective specifice definite pentru domeniul auditabil, prin utilizarea unui
numr de 7 criterii de evaluare a acestora, prin utilizarea formularului
Evaluarea indicatorilor.
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei, ns exist 2 obiective
pentru care acetia nu pot msura total ndeplinirea lor, propunndu-se
completarea cu urmtorii:
Obiectiv specific 1: Analiza n perioada de referin a condiiilor prezente i
viitoare, inclusiv a resurselor disponibile i elaborarea strategiei n domeniul
comunicrii ntr-o entitate public.
Indicator propus:
Reducerea cu 5% a costurilor privind informarea, fa de perioada anterioar,
n condiiile pstrrii standardelor de calitate a acesteia.
Obiectiv specific 4: Organizarea i desfurarea planificat a activitilor de
analiz i soluionare a petiiilor primite i reducerea timpului de transmitere a
rspunsurilor
Indicator propus:
Ponderea petiiilor revenite pentru clarificri (sub 5%).
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui, pentru 2 obiective
indicatorii fixai sunt insuficieni. Auditorii interni au analizat instrumentele de
33
msur/indicatorii de performan existeni i au propus completarea acestora urmnd
a-i prezenta pentru analiz i acceptare conducerii entitii. Aceste aspecte se vor
cuprinde n Raportul de audit public intern de performan.

Ionescu Corneliu

Not:
Studiul preliminar are rolul, ca pe baza cunoaterii i nelegerii domeniului auditabil, s
se poat stabili i defini ntrebrile principale pe care se va axa i realiza misiunea de audit al
performanei i de a stabili criteriile de audit bazate pe economicitate, eficien i eficacitate.
Structura documentului elaborat, nu este una rigid, aceasta putnd fi dezvoltat n
funcie de complexitatea domeniului n care urmeaz a se realiza misiunea de audit al
performanei.
De regul, Studiul preliminar este bine s cuprind componente legate de prezentarea
domeniului activitii auditate, cadrul de reglementare, obiectivele generale i specifice ale
activitii auditabile i o analiz critic sau comparativ cu standardele de reglementare n
domeniu.
n baza acestei documentaii, se stabilesc ntrebrile generale la care trebuie s rspund
studiul efectuat i se formuleaz obiectivele misiunii de audit public intern structurate pe cei 3E.
Auditorul intern urmrete s gseasc i s evalueze caracterul adecvat, corectitudinea,
utilitatea i eficiena datelor/informaiilor utilizate de conducere n scopul monitorizrii
instrumentelor de msurare/indicatorilor de performan. Auditorul intern trebuie s evalueze ce
informaii exist, cum sunt acestea folosite, cum testeaz conducerea acurateea i
completitudinea informaiilor. Auditorul intern evalueaz n ce msur informaiile sunt
suficiente, utile, fiabile, complete i furnizate n timp util pentru fiecare instrument/indicator al
performanei.

34
Public Intern Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern

Data: 08.02.2014

STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR I IERARHIZAREA RISCURILOR

Criterii de analiz a riscurilor Nr.
crt.
Obiective
Activiti/Aci
uni
Riscuri identificate
Probabilitate (P) Impact (I)
Punctaj
total
Ierarhizarea
riscurilor
Strategia entitii publice nu definete obiectivele
specifice activitii de comunicare.
2 3 6
Ridicat
Derularea activitii de comunicare n mod neplanificat. 2 3 6
Ridicat
Baza de date conine informaii exhaustive i nerelevante
pentru desfurarea activitii de comunicare
2 3 6
Ridicat
Aciunile de comunicare sunt determinate incorect n
raport cu obiectivele individuale i ale entitii.
3 2 6 Ridicat
Evaluarea
modului de
organizare i
funcionare a
activitilor
comunicaional
e.

Resursele alocate activitii de comunicare sunt utilizate
neadecvat raportat la necesiti.
3 2 6 Ridicat
Entitatea public nu prezint evenimentele interne n
revista proprie.
1 2 2 Mic
Activitatea de comunicare nu se desfoar dup
metodologii prestabilite
2 1 2 Mic
Fluxurile informaionale nu sunt asigurate adecvat la
nivelul entitii.
1 2 2 Mic
Politica entitii publice nu se regsete n campaniile
tematice derulate de aceasta.
1 2 2 Mic
1. Aciunile de
comunicare
stabilite i
realizate
asigur un
nivel ridicat de
calitate i
transparen n
realizarea
obiectivelor
mbuntirea
imaginii
entitii publice
asigurat prin
activitatea de
comunicare
Activitatea desfurat de entitatea public nu presupune
i o comunicare adecvat cu clienii.
2 1 2 Mic
35
Criterii de analiz a riscurilor Nr.
crt.
Obiective
Activiti/Aci
uni
Riscuri identificate
Probabilitate (P) Impact (I)
Punctaj
total
Ierarhizarea
riscurilor
nclcarea, n detrimentul publicului, a perioadei de
informare privind elaborarea de proiecte de acte
normative.
1 2 2 Mic
Informaii sumare, irelevante pentru public privind
elaborarea de proiecte de acte normative.
1 2 2 Mic
Transparena
decizional
asigurat n
condiii de
performan
Dezbaterile publice/edinele publice nu constituie
modalitatea de analiz a propunerilor, opiniilor i
sugestiilor publicului privind elaborarea de proiecte de
acte normative/luarea deciziilor n domenii de interes
public.
1 2 2 Mic
Inexistena la nivelul i pentru entitatea public a unui
Buletin informativ de activitate.
1 2 2 Mic
Inexistena unui Raport de activitate al entitii publice ,
pentru informarea oficial, public, a realizrilor acesteia.
1 2 2 Mic
Publicul nu are posibilitatea consultrii vizuale fizice a
informaiilor despre entitatea public n incinta acesteia.
1 2 2 Mic
Liberul acces la
informaii de
interes public
asigurat n
condiii de
performan

Imposibilitatea unei persoane s studieze n interes
personal parcursul entitii publice din baza de date a
acesteia.
1 2 2 Mic
Neglijen n traseul urmat de petiii n interiorul entitii
publice.
2 3 6
Ridicat
Depirea, n detrimentul petentului, a termenului de
rspuns la solicitarea acestuia.
2 3 6
Ridicat
Rspunsuri repetate/nejustificate la petiii i petiionari
identici/fr competen legal.
3 2 6 Ridicat
2. Aciunile de
comunicare
stabilite i
realizate
asigur
publicului un
grad ridicat de
satisfacie
Asigurarea
performanei n
derularea
activitilor
privind
soluionarea
petiiilor

Necunoaterea situaiei anuale a activitii de soluionare a
petiiilor de la nivelul entitii publice.
3 2 6 Ridicat
Popescu George/Ionescu Corneliu Slvescu Dana
36
Not:
Stabilirea criteriilor de analiz a riscurilor - sunt reprezentate de impactul i probabilitatea de manifestare a riscului, fiind evaluate pe o scal cu trei niveluri,
astfel:

Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor presupune:
a) stabilirea punctajului total al riscurilor, ca produsul dintre probabilitate i impactul riscului, obinut pe baza formulei:
PT = P x I, unde PT punctajul total al riscului
P probabilitate
I impact
b) ierarhizarea riscurilor se realizeaz pe baza punctajelor totale obinute din evaluarea riscului, iar activitile/aciunile auditabile se mpart n
activiti/aciuni cu risc mic, mediu i mare, astfel:
- pentru PT = 1 sau 2, riscul este mic;
- pentru PT = 3 sau 4, riscul este mediu;
- pentru PT = 6 sau 9, riscul este mare;
Mare
(3)

S-R
(3)

M-R
(6)
R-R
(9)
Medie
(2)

S-M
(2)

M-M
(4)
R-M
(6)
Mic
(1)
P
R
O
B
A
B
I
L
I
T
A
T
E

S-S
(1)

M-S
(2)
R-S
(3)
IMPACT
Sczut
(1)
Moderat
(2)
Ridicat
(3)
Mic
Mediu
Ridicat
37


Data: 08.02.2014

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

NTREBRI FORMULATE DA NU OBSERVAII
Obiectiv: Aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur un nivel ridicat de calitate i
transparen n realizarea obiectivelor
1. Evaluarea modului de organizare i funcionare a activitilor comunicaionale
1.1. Activitatea de comunicare are elaborat o strategie? X
1.2. Obiectivele generale i specifice comunicrii sunt acoperitoare
obiectivului strategic?
X

1.3. Obiectivele specifice sunt definite SMART? X
1.4. Se asigur coresponden ntre comunicarea intern i cea extern? X
1.5. Planul anual de comunicare este formalizat? X
1.6. Formalizarea planului respect structura standard? X
1.7. Planul prioritizeaz aciunile de comunicare? X
1.8. Baza de date privind ofertele de servicii specifice comunicrii este
creat i actualizat periodic?
X

1.9. Baza de date privind soluionarea petiiilor identice este creat i
actualizat periodic?
X

1.10. Toate tipurile de aciuni de comunicare se regsesc n bazele de
date create?
X

1.11. Pentru determinarea nevoilor i oportunitilor de comunicare sunt
criterii stabilite?
X

1.12. Realizrile n domeniul comunicrii sunt analizate? X
1.13. Informaiile comunicate sunt viabile? X
1.14. Activitatea de comunicare are fonduri asigurate? X
1.14. Cheltuielile cu comunicarea sunt bugetate? X
1.15. Este asigurat dotarea material corespunztoare pentru fiecare
aciune de publicitate?
X

1.16. Este asigurat conformitatea fiecrei aciuni de comunicare, din
punct de vedere al resurselor?
X

.
2. mbuntirea imaginii entitii publice asigurat prin activitatea de comunicare
2.1. Entitatea public are propria revist? X
2.2. Sumarul revistei cuprinde informaii interne i externe? X
2.3. Exist procedur formalizat pentru ntreaga activitate de
comunicare?
X

2.4. Exist manuale de comunicare specifice entitii? X
2.5. Exist manuale de identitate vizual specifice entitii? X
38

2.6. Activitatea de comunicare se bazeaz pe contracte cu agenii de
pres?
X

2.7. Pentru ntocmirea revistei presei se utilizeaz informaii furnizate de
agenii de pres?
X

2.8. Sunt organizate conferine de pres pentru fiecare activitate sau
eveniment important din entitate?
X

2.9. n ordinele de zi ale conferinelor de pres este reflectat politica
entitii?
X

2.10. Materialul publicitar pentru mbuntirea imaginii entitii publice
i cunoaterea imaginii acesteia este suficient?
X

Obiectiv: aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur publicului un grad ridicat de
satisfacie
1. Transparena decizional asigurat n condiii de performan
1.1. Entitatea public are pe site o pagin dedicat acestei activiti? X
1.2. Numrul anunurilor informative este suficient? X
1.3. Locaiile alese pentru afiarea anunurilor informative sunt
corespunztoare ca i suficiente ca numr?
X

1.4. Anunurile informative apar la avizierele la termen? X
1.5. Anunurile fizice informative fac trimitere explicit la site-ul
entitii?
X

1.6. Pe site este publicat proiectul de act normativ ce face obiectul
procesului de transparen decizional?
X

1.7. Cnd este cazul sunt organizate dezbateri publice? X
1.8. Este asigurat transparena edinelor publice prin nregistrarea
acestora i liberul acces la ele?
X

1.9. Soluiile adoptate n cadrul dezbaterilor publice/edinelor publice
se pot regsi n forma final a proiectului de act normativ supus
procedurii de transparen decizional?
X

.
2. Liberul acces la informaii de interes public asigurat n condiii de performan.
2.1. Activitatea anual a entitii se regsete ntr-un buletin informativ? X
2.2. Entitatea face public, din oficiu, un raport periodic de activitate? X
2.3. Sunt asigurate spaii n incinta entitii pentru consultarea
informaiilor privind entitatea?
X

2.4. Informaiile privind entitatea public se gsesc n publicaii proprii
sau pe pagina proprie de Internet?
X

..
3. Asigurarea performanei n derularea activitilor privind soluionarea petiiilor
3.1. Petiiile intrate n Direcia comunicare i mass-media sunt
nregistrate i repartizate numai prin Direcia Comunicare?
X

3.2. Registrul de eviden conine termenele de intrare i de ieire ale
petiiilor sunt trecute n Registrul de eviden?
X

39

3.3. Revenirea petiionarului cu o nou petiei este nregistrat separat n
Registrul de eviden?
X

3.4. Este elaborat un raport anual care s cuprind numrul total al
petiiilor intrate n entitatea public?
X

.

Auditori interni, Supervizor,
Ionescu Corneliu
40


Data: 08.02.2014

EVALUAREA INIIAL A CONTROLUL INTERN I STABILIREA OBIECTIVELOR DE AUDIT

Activiti/
aciuni
Riscuri identificate Ierarhiza
rea
riscurilor
Instrumente de control ateptate Instrumente de
control existente
Evaluare iniial
a controlului
intern
Selectare
n
auditare
Obiectiv: Aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur un nivel ridicat de calitate i transparen n realizarea obiectivelor
Strategia entitii publice
nu cuprinde obiective
specifice activitii de
comunicare

Ridicat
Organizarea unei strategii pentru activitatea
de comunicare din cadrul entitii.
Stabilirea pentru fiecare obiectiv strategic
aferent activitii de comunicare de
obiective generale, respectiv specifice.
Asigurarea caracteristicilor SMART n
definirea obiectivelor specifice.
Armonizarea activitii de comunicare
intern de la nivelul entitii cu comunicarea
extern.
Analiza in paralel a
obiectivelor definite, de
la cele strategice pana la
cele individuale, pentru
asigurarea activitii de
comunicare ctre i
dinspre structurile
entitii i persoanele
juridice i fizice externe.

Parial conform Da
Derularea activitii de
comunicare n mod
neplanificat
Ridicat
Formalizarea Planului anual de comunicare.
Cuprinderea n Planul anual de comunicare
de informaii privind temele, perioadele,
responsabilii aciunilor de comunicare.
Asigurarea corespondenei ntre Planul
anual de comunicare i prioritizarea
aciunilor de comunicare.
Planul anual de
comunicare este elaborat
i aprobat.
Neconform Da
Evaluarea
modului de
organizare i
funcionare a
activitilor
comunicaion
ale.

Baza de date conine
informaii exhaustive i
nerelevante pentru
Ridicat
Elaborarea i actualizarea periodic a bazei
de date privind ofertanii de servicii
specifice activitii de comunicare.
Baza de date exist i este
actualizat periodic.

Parial conform Da
41

Activiti/
aciuni
rea
riscurilor
control existente
Evaluare iniial
a controlului
intern
Selectare
n
auditare
desfurarea activitii de
comunicare
Elaborarea i actualizarea periodic a bazei
de date privind solicitri de soluionri
petiii identice.
Cuprinderea n baza de date de oferte pentru
toate tipurile de aciuni de comunicare
derulate n entitate.
Baza de date exist i este
actualizat periodic.

Baze de date complete.
sunt determinate incorect n
raport cu obiectivele
entitii i cele individuale
Ridicat
Stabilirea unor criterii pentru determinarea
nevoilor i oportunitilor de comunicare.
Verificarea periodic a realizrii sarcinilor
individuale i analiza nerealizrilor.
Aciunile de comunicare trebuie s asigure
viabilitatea informaiilor.
sunt fundamentate.

Neconform Da
Resursele alocate activitii
de comunicare sunt utilizate
neadecvat raportat la
necesiti
Ridicat
Identificarea fondurilor necesare realizrii
aciunilor de comunicare, asigurarea
suficienei acestora, cuprinderea lor n
buget.
ncadrarea cheltuielilor cu activitatea de
comunicare n bugetul aprobat i n
estimarea iniial.
Verificarea existenei materialelor de
promovare i publicitate.
Obinerea de aprobri pentru aciunile de
comunicare i tot suportul de susinere a
acestora.

Fondurile necesare
activitii de comunicare
sunt cuprinse n buget.
Cheltuielile cu aciunile
de comunicare s-au
ncadrat n bugetul
aprobat.
Este realizat ntreg
suportul de susinere a
aciunilor de comunicare.
i suportul de susinere au
aprobrile conducerii.
Parial conform Da
mbuntirea
imaginii
entitii
publice
asigurat prin
Entitatea public nu
prezint evenimentele
interne n revista proprie
Mic
Verificarea redactrii Revistei proprii
entitii publice.

Verificarea sumarului revistelor.
Revista proprie entitii
se redacteaz trimestrial
i se distribuie in entitate.
Cuprinsul revistelor
prezint ntotdeauna un
Conform Nu
42

Activiti/
aciuni
rea
riscurilor
control existente
Evaluare iniial
a controlului
intern
Selectare
n
auditare

capitol distinct cu
evenimentele din entitate.
Activitatea de comunicare
nu se desfoar dup
metodologii prestabilite
Mic
Desfurarea activitii pe baz de proceduri
operaionale formalizate.

Asigurarea formalizat a unui manual de
identitate vizual al entitii publice.

Procedurile operaionale
sunt formalizate, aprobate
i cunoscute de salariai.
Manualul de identitate
vizual a fost distribuit
ctre toate structurile din
entitatea public.
Parial conform

Nu
Fluxurile informaionale nu
sunt asigurate de agenii de
pres sigure

Mic
ncheierea de contracte ferme cu agenii de
pres cunoscute pe plan local, naional i,
dac e cazul internaional.
Informaiile furnizate de agenii de pres
prestabilite sunt suport material pentru
revista presei.
Contracte cu agenii de
pres n derulare.

Neconform Da
activitatea de
comunicare

Politica entitii publice nu
se regsete n campaniile
tematice derulate de aceasta
Mic
Activitile i evenimentele de la nivelul
entitii publice sunt subiecte ale
conferinelor de pres.

Ordinele de zi ale
conferinelor de pres.
Minutele conferinelor de
pres.
Conform Nu
Activitatea desfurat de
entitatea public nu are
suport publicitar Mic
Informaii despre activitatea entitii publice
se regsesc n promovarea publicitar.
Satisfacerea beneficiarilor serviciilor
entitii publice depinde de activitatea de
promovare derulat de aceasta.

Material publicitar
elaborat.

Parial conform Nu
Obiectiv: mbuntirea comunicrii cu ceteanul prin desfurarea activitilor specifice
Transparena
decizional
asigurat n
condiii de
performan
nclcarea, n detrimentul
publicului, a locului i
perioadei de informare
proiecte de acte normative.
Mic
Informaii pe site-ul entitii publice.
Anunuri informative.
Spaii de afiare pentru anunurile
informative
Site-ul exist i este
actualizat.
Suficiente anunuri
informative.
Exist spaii de afiare
Conform Nu
43

Activiti/
aciuni
rea
riscurilor
control existente
Evaluare iniial
a controlului
intern
Selectare
n
auditare
corespunztor amplasate
Informaii sumare,
irelevante pentru public
proiecte de acte normative.
Mic
Publicarea electronic a proiectelor de acte
normative supuse dezbaterilor publice

Existena arhivei cu
proiectele de acte
normative publicate
electronic naintea
susinerii dezbaterilor
publice
Parial conform Nu
Dezbaterile publice nu
constituie modalitatea de
analiz a propunerilor,
opiniilor i sugestiilor
publicului
Mic
Asigurarea organizrii dezbaterilor
publice/edinelor publice.
Toate propunerile, opiniile i sugestiile
publicului i soluiile adoptate se
consemneaz.
Punerea n practic a soluiilor adoptate n
cadrul dezbaterilor publice/edinelor
publice.
Existena formalizat a
minutelor dezbaterilor
publice.
Existena formalizat a
minutelor dezbaterilor
publice.

Neconform Da
Inexistena la nivelul i
pentru entitatea public a
unui Buletin informativ de
activitate
Mic
Elaborarea buletinelor informative

Buletine informative
actualizate anual.

Conform Nu Liberul acces
la informaii
de interes
public
asigurat n
condiii de
performan

Inexistena unui Raport de
activitate al entitii
publice, pentru informarea
oficial, public, a
realizrilor acesteia
Mic
Elaborarea Raportului de activitate al
entitii publice n scopul informrii publice
asupra realizrilor
- Neconform Da
44

Activiti/
aciuni
rea
riscurilor
control existente
Evaluare iniial
a controlului
intern
Selectare
n
auditare
Publicul nu are posibilitatea
consultrii vizuale fizice a
informaiilor despre
entitatea public n incinta
acesteia
Mic
Spaiu dedicat publicului pentru consultarea
informaiilor de interes public
Materiale de informare
suficiente i relevante
intr-un spaiu
corespunztor consultrii
acestora.
Parial conform Nu
Imposibilitatea unei
persoane de a studia n
interes personal parcursul
entitii publice din baza de
date a acesteia
Mic
Posibiliti fizice i electronice de a
cunoate istoricul entitii publice.
- Neconform Nu
Conformitatea nregistrrii
i repartizrii petiiilor
Ridicat
Existena Registrelor de intrare/ieire a
petiiilor cu rubrici privind data de intrare a
petiiilor, structura de repartizare i data de
ieire a rspunsurilor la acestea.
Prin Direcia Comunicare
pleac spre petiionari i
rspunsuri la petiii
nregistrate ca intrri la
alte structuri.
Parial conform Da
Depirea, n detrimentul
petentului, a termenului de
rspuns la solicitrile
acestuia
Ridicat
Corelarea termenelor de intrare i ieire
aferente petiiilor.
Termene depite legal Conform Da
Rspunsuri repetate/
nejustificate la petiii i fr
competen legal
Ridicat
Solicitantul i problema de soluionat apare
n registrul de eviden de mai multe ori.
Intrri de petiii fr ieiri
de rspuns.
Reveniri pentru
rspunsuri incomplete
Parial conform Da
Asigurarea
performanei
n derularea
activitilor
privind
soluionarea
petiiilor

Necunoaterea situaiei
anuale a activitii de
soluionare a petiiilor de la
nivelul entitii publice
Ridicat
Raportul de activitate privind soluionarea
petiiilor.
- Neconform Da

45


Not: Activitile/aciunile selectate n auditare se prezint dup cum urmeaz:

Obiective Activiti/Aciuni Riscuri identificate
Strategia entitii publice nu cuprinde obiective specifice activitii de
comunicare
Derularea activitii de comunicare n mod neplanificat
Baza de date conine informaii exhaustive i nerelevante pentru desfurarea
activitii de comunicare
Aciunile de comunicare sunt determinate incorect n raport cu obiectivele
entitii i cele individuale
Evaluarea modului de organizare i
funcionare a activitilor
comunicaionale.

Resursele alocate activitii de comunicare sunt utilizate neadecvat raportat la
necesiti
Aciunile de
comunicare stabilite i
realizate asigur un
nivel ridicat de calitate
i transparen n
realizarea obiectivelor
mbuntirea imaginii entitii
publice asigurat prin activitatea de
comunicare
Fluxurile informaionale nu sunt asigurate de agenii de pres sigure
Informaii sumare, irelevante pentru public privind elaborarea de proiecte de
acte normative.
Transparena decizional asigurat n
condiii de performan
Dezbaterile publice nu constituie modalitatea de analiz a propunerilor,
opiniilor i sugestiilor publicului
Liberul acces la informaii de interes
public asigurat n condiii de
performan
Inexistena unui Raport de activitate al entitii publice, pentru informarea
oficial, public, a realizrilor acesteia
Conformitatea nregistrrii i repartizrii petiiilor
Depirea, n detrimentul petentului, a termenului de rspuns la solicitrile
acestuia
Rspunsuri repetate/ nejustificate la petiii i petiionari identici/fr
competen legal
mbuntirea
comunicrii cu ceteanul
prin desfurarea
activitilor specifice

Asigurarea performanei n derularea
activitilor privind soluionarea
petiiilor
Necunoaterea situaiei anuale a activitii de soluionare a petiiilor de la
nivelul entitii publice

46

Public Intern Elaborarea Programului misiunii de audit public intern

Data: 10.02.2014

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Obiective Activiti/
aciuni
Tipul testrii Durata (h) Persoane implicate Locul
desfurrii
226
I. Pregtirea misiunii de audit public intern 64
1. ntocmirea i aprobarea Ordinului de serviciu 2 SD SAI
2. ntocmirea si validarea Declaraiilor de
independen
2 SD, PG, IC SAI
3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind
declanarea misiunii de audit public intern
4 SD, PG, IC SAI
4. Deschiderea misiunii de audit public intern 4 SD, PG, IC, SI SAI
5. Constituirea i actualizarea dosarului permanent 8 SD, PG, IC SAI
6. Prelucrarea i documentarea informaiilor 24
7. Evaluarea riscurilor 8 SD, PG, IC SAI
8. Evaluarea controlului intern 8 SD, PG, IC SAI

9. ntocmirea Programului misiunii de audit
public intern
4 SD, PG, IC SAI
II. Intervenia la faa locului 130
Aciunile de
comunicare
stabilite i
realizate asigur
Evaluarea modului de organizare i funcionare a
activitilor comunicaionale
Analiza
Evaluarea
Verificarea
Chestionar
36 SD, PG, SI SP
47

calitatea i
transparen n
realizarea
obiectivelor
mbuntirea imagini entitii pulbice asigurat
prin activitatea de comunicare
Analiza
Evaluarea
Verificarea
Chestionar
20 SD, PG, SI SP
Transparena decizional asigurat n condiii de
performan
Analiza
Evaluarea
26

SD, IC, SI

SP
SAI
Liberul acces la informaii de interes public
asigurat n condiii de performan
Analiza
Evaluarea
15 SD, IC, SI

SP
SAI
mbuntirea
comunicrii cu
ceteanul prin
desfurarea
activitilor
specifice
Asigurarea performanei n derularea activitilor
privind soluionarea petiiilor
Analiza
Evaluarea
Verificarea
15 SD, IC, SI

SP
SAI
14. Revizuirea documentelor i constituirea
dosarelor de audit intern
- 4 SD, PG, IC SAI

15. edina de nchidere - 4 SD, PG, IC, SI SAI, SP
III. Raportul de audit intern 30
16. Elaborarea proiectului Raportului misiunii de
audit public intern
- 20 SD, PG, IC SAI
17. Transmiterea proiectului Raportului misiunii
de audit public intern
- 2 SD, PG, IC SAI
18. Reuniunea de conciliere - 4 SD, PG, IC, SI SAI, SP
19. Elaborarea Raportului misiunii de audit
public intern
- 2 SD, PG, IC SAI

20. Difuzarea Raportului misiunii de audit public
intern
- 2 SD, PG, IC SAI
IV. Urmrirea recomandrilor 2
21. Elaborarea Fiei de urmrire a implementrii
recomandrilor
- 2 SD, PG, IC SAI

Auditori interni, Supervizat, Aprobat,
Popescu George/Ionescu Corneli Slvescu Dana ef Compartiment Audit Intern
48

INTERVENIA LA FAA LOCULUI Compartiment Audit
Public Intern Colectarea i analiza probelor de audit

Data: 17.02.2014

TESTUL NR. 1.1.

Obiectivul
misiunii
Obiectivul
testului
Evaluarea modului de organizare i funcionare a activitilor comunicaionale.
Modalitatea de
eantionare
Pentru efectuarea testului, s-au analizat aciunile derulate pentru instruirea teoretic i
practic a funcionarilor publici din entitate, desfurat on-line i rezultatele finale,
respectiv rezultatele simulrii n vederea obinerii de ctre acetia a permisului ECDL
(Licena european de operare pe computer) proces care se deruleaz n perioada 2011
2014.

Descrierea
testului
Testarea a urmrit analiza aciunii de promovare a proiectului din punct de vedere al
eficienei, eficacitii i economicitii instruirii profesionale a personalului reflectat n
accesrile funcionarilor publici i n rezultatele acestora la simulrile efectuate.

Constatri
La nivelul entitii este n derulare procesul de instruire i certificare n informatic, la
standarde europene, a funcionarilor publici, proces derulat n cadrul unui proiect din
fonduri europene nerambursabile. Prin intermediul acestui proiect european se asigur la
nivelul entitii publice sisteme informatice care integreaz att componente hard, ct i
aplicaiile soft necesare pentru acumularea cunotinelor privind operarea i utilizarea
calculatorului, n conformitate cu standardul ECDL i pentru derularea simulrilor
pregtitoare ale examenelor ulterioare.
Proiectul se deruleaz n perioada 2011 2014, cu perioad de informare i publicitate
intens n anii 2011 i 2012, pregtire i simulare n anii 2012 i 2013 i certificarea
propriu-zis n anul 2014.
Entitatea public a achiziionat, aplicaiile informatice pentru toate cele 7 module
necesare certificrii. Softul aplicaiei asigur ca un utilizator s aib parol proprie de
intrare i utilizare a aplicaiei i efecturii simulrii. Totodat exist facilitatea
cunoaterii permanente, de ctre furnizorul de servicii, a numrului de utilizatori ai
aplicaiei i rezultatele acestora la simulri.
Utiliznd datele furnizate de program, echipa de audit a constatat c doar 30% dintre
posibilii viitori posesori de permise ECDL au folosit aplicaia, iar calificativele obinute
de acetia nu sunt ncurajatoare. Astfel, din procentul de aplicatori ai simulrii, doar 25%
au obinut calificative de trecere pentru toate cele 7 module ale certificrii; 10% pentru 5
module; 15% pentru 4 module; 40% pentru 2 module; 8% pentru un modul si 2% nu a
promovat la niciunul dintre modulele accesate.
Modalitile de comunicare prevzute n cerinele proiectului i care trebuiau puse n
practic de entitate, n colaborare cu managerul proiectului au fost:
1. Prezentarea iniial a proiectului - invitarea reprezentanilor entitilor definite
ca fcnd parte din publicul int la prezentarea iniial a proiectului. n acest sens, s-a
desfurat o singur ntlnire a conducerea entitii publice beneficiare, n etapa de
demarare a proiectului, ulterior fiecare instituie urmrind pe plan local propria evoluie.
2. Organizarea periodic de forumuri i seminarii privind progresele nregistrate
49

n implementarea proiectului. Nu au existat astfel de aciuni.
3. Comunicare direct prin organizarea unor evenimente de informare. Nu au
existat astfel de aciuni.
4. Comunicare prin mijloace electronice, asigurndu-se informarea rapid a celor
interesai. n acest sens a existat un mesaj electronic prin reeaua entitii publice i ctre
fiecare angajat, cu informaii generale privind proiectul.
5. Comunicare public prin materiale informative. A fost sporadic i s-a
derulat n etapa de lansare a proiectului prin difuzarea unor brouri.
6. Comunicare prin comunicate de pres. Foarte puin a fost aplicat aceast
metod de informare i puin eficient, iar posibilitatea informrii din publicaiile de pe
pia era foarte redus.
7. Conferine de pres cnd intervin schimbri n derularea proiectului. Nu au
existat astfel de aciuni.
8. Organizarea de evenimente pe parcursul anului i prezentarea unor date
statistice ale momentului cu privire la stadiul proiectului. Nu au existat astfel de aciuni.
9. Publicarea de informaii pe site-ul entitii. Au fost permanent actualizate
informaiile privind desfurarea proiectului i au fost prezentate pe site-urile entitii.
10. Tiprirea de brouri, pliante, afie, buletine informative i asigurarea
distribuirii lor. Aceast modalitate de informare a avut aplicabilitate doar n faza de
nceput a proiectului, iar distribuirea lor a fost slab asigurat.
11. Crearea unei adrese de e-mail pentru o coresponden rapid i eficient. Este
creat aceast adres, dar neutilizat.
Pentru a identifica msurile de comunicare iniiate de conducerea entitii n vederea
promovrii i implementrii proiectului s-a folosit ca tehnic de audit chestionarul.
Urmare interpretrii rezultatelor obinute prin prelucrarea rspunsurilor primite la
chestionarul lansat au rezultat urmtoarele:
Rata de rspuns a fost de 100%. Pentru fiecare ntrebare din chestionar, rspunsurilor se
prezint astfel:

Ponderea (%) NR. NTREBARE
DA NU
1) 80 20
2) 40 60
3) 50 50
4) 30 70
5) 20 80
6) 20 80
7) 60 40
8) 30 70
9) 40 60
10) 10 90
11) 10 90
12) 20 80
13) 20 80
14) 10 90
15) 80 20

Interpretarea rezultatelor
Dei, un procent mare din cei chestionai au informaii privind obligativitatea
certificrii lor informatice, mult mai puini au fost cei interesai s cunoasc i condiiile
50

obinerii acestui permis.
Doar jumtate dintre rspunsurile primite vin s confirme cunoaterea derulrii
acestui proiect.
Suportul material publicitar distribuit n entitile publice a fost insuficient, ca
volum i mesaj transmis, avnd n vedere procentele foarte reduse de rspunsuri DA la
ntrebrile 4 i 5.
Funcionarii publici nu au acordat suficient atenie i importan proiectului,
astfel nct dialogul pe aceast tem, ntre colegi, a fost ca i inexistent.
Nu a existat o colaborare eficient, constructiv ntre structura de comunicare,
structura responsabil cu pregtirea profesional, celelalte structuri dintr-o entitate
public i beneficiarii finali, respectiv funcionarii publici salariai.
Funcionarii publici nu au fost suficient informai i motivai, nu au folosit
eficient aceast oportunitate.
Rezultatele furnizate de aplicarea chestionarului corelate cu analiza rezultatelor
nregistrate n urma derulrii proiectului de pregtire evaluat i cu obiectivele entitii n
acest domeniu de activitate impun urmtoarele concluzii:
a) obiectivul specific entitii pe acest domeniu de activitate este generic, nu
respect formatul SMART (specific, msurabil, necesar, realist, cu termen de
implementare) i s-a dovedit a fi insuficient.
b) nu au fost elaborai indicatori de apreciere a nivelului de ndeplinire a
obiectivului propus (ex. 50% din personal dac obine atestat ECDL se poate considera
c obiectivul este ndeplinit).
c) nu au fost planificate resurse i responsabiliti pentru ndeplinirea
obiectivului stabilit (compartimente, persoane, responsabiliti, termene de realizare,
modaliti de evaluare a nivelului de ndeplinire a acestora, resursele financiare,
materiale i umane alocate).
d) la nivelul entitii activitatea de comunicare este tratat ca o activitate lipsit
de importan, se face neplanificat, nu exist proceduri elaborate, nu este definit un
circuit informaional de la decident la executant i invers.
e) avantajele accesrii proiectelor de pregtire finanate din fonduri europene nu
sunt contientizate de managementul instituiei.
Avnd n vedere aceste rezultate, echipa de audit opineaz c activitatea de
comunicare la nivelul entitii este ineficient.

Concluzii
Activitatea de informare i publicitate desfurat n cadrul proiectului pentru obinerea
permisului ECDL s-a dovedit a fi ineficient, consecinele urmnd a fi suportate ulterior
de entitate, prin alocarea de resurse din bugetul propriu pentru pregtirea profesional a
angajailor.
De asemenea exist riscul ca entitatea coordonatoare a proiectului s nu-i ating
obiectivele din proiect (numrul de personal atras n proiect, numrul de personal
certificat, numrul de personal atestat care a lucrat n beneficiul instituiei cel
puin un an etc.).


51


Data: 17.02.2014

FOAIE DE LUCRU nr. 1.1.1.

1. Elemente analizate
Chestionarul este un procedeu folosit pentru colectarea de informaii mai ales n auditul performanei. Este un
mijloc util pentru obinerea probelor de audit, cu condiia s fie bine proiectat, planificat i procesat.
n acest caz se va utiliza chestionarea mixt, o chestionare efectuat de auditorul intern mpreun cu Direcia
de comunicare, innd cont de faptul c informaiile obinute i sunt folositoare i structurii auditate i
rezultatele i recomandrile vor fi mai uor acceptate de aceasta.

2. Documente analizate
Va fi chestionat ntreaga populaie a funcionarilor publici, salariai n cadrul entitilor publice
beneficiare ale proiectului.

3. Descrierea constatrilor
Se folosete chestionarul electronic, o form modern a chestionarului personal. Echipa de audit transmite
fiecrei persoane stabilit a fi chestionat, la adresa electronic, de serviciu, chestionarul corespunztor. Se
solicit ca rspunsurile s fie complete, s fie retransmise la aceeai adres, cea a auditorului intern, n timp de
5 zile de la primire. Dup 2 zile auditorul intern revine cu e-mail-uri ctre persoanele chestionate pentru a le
reaminti importana rspunsurilor. Se consider foarte importante aceste reveniri, ele maximiznd ratele de
rspuns.
Este foarte important proiectarea chestionarelor, ndeosebi s-a avut n vedere ca persoanele chestionate s fie
informai c datele pe care le ofer sunt confideniale i vor fi folosite doar de echipa de audit i de asemenea
au fost oferite informaii pentru completarea chestionarelor. S-au avut n vedere i urmtoarele aspecte:
aezarea n pagin; ordinea ntrebrilor (structurare i ordine logic); ntrebrile s fie clare, scurte, la obiect;
ntrebrile s foloseasc cuvinte simple dnd posibilitatea de a obine rspuns la majoritatea; ntrebrile s fie
formulate astfel nct s aib acelai neles pentru toi cei chestionai; ntrebrile s fie formulate astfel nct
s necesite un singur rspuns.
n cazul de fa s-a optat pentru varianta ntrebri-nchise, care presupune rspunsuri prestabilite.
n cazul tipului de chestionar prezentat, exist munc de teren pentru realizarea chestionrii prin transmiterea
i ulterior revenirea cu e-mail-uri pentru solicitarea completrii rspunsurilor. n faza colectrii datelor, lipsa
rspunsurilor se corecteaz prin contactarea persoanelor chestionate. Dac nu, rspunsurile nevalidate se
exclud.
Practica a demonstrat c nu exist o rat de rspuns complet, de 100%, iar o medie acceptat, relevant
pentru continuarea auditului i interpretarea rezultatelor ar fi de 55-65%.
Pentru c exist numai 2 categorii de rspunsuri analiza i interpretarea datelor din chestionare este sugestiv
prin prezentarea rezultatelor n mrimi relative. Constatrile principale vor fi prezentate i n raportul de audit.

Chestionar utilizat:

Entitatea Public
Compartiment Audit Intern
Direcia Comunicare

52

CHESTIONAR DE EVALUARE
A EFICIENEI ACIUNII DE PROMOVARE I PUBLICITATE A PROIECTULUI

V rugm s rezervai cteva momente pentru completarea acestor chestionare privind evaluarea
eficienei aciunii de promovare i publicitate a proiectului european privind instruirea funcionarilor
publici n vederea obinerii de ctre acetia a permisului ECDL. ntreaga chestionare va dura aprox. 20 de
minute.

1) Funcionarii publici trebuie s fie certificai din punct de vedere informatic, respectiv s posede
permisul ECDL (Licena european de operare pe computer). Avei informaii privind aceast informaie?
DA NU

2) Dac da, cunoatei condiiile (termen, module de absolvit, etc.) obinerii permisului ECDL?
DA NU

3) La nivelul entitii publice, este n faza de implementare un proiect pentru instruirea informatic i
simularea certificrii. Avei informaii despre acesta?
DA NU

4) La nivelul entitii publice n care v desfurai activitatea au fost distribuite materiale publicitare
(fluturai, brouri, pliante, afie, etc.) pentru promovarea acestui proiect?
DA NU

5) Dac da, considerai suficient de motivant mesajul pe care l transmit materialele publicitare aferente
proiectului?
DA NU

6) Avei cunotin dac publicitatea fcut proiectului a avut efect i asupra celorlali colegi, poteniali
beneficiari ai proiectului?
DA NU

7) Ai primit informaii legate de proiect i pe adresa electronic de serviciu, proprie?
DA NU

8) Avei cunotin de crearea unei adrese electronice unice pentru o coresponden rapid i eficient cu
responsabilii de proiect?
DA NU

9) Avei cunotin de acest proiect prin adrese repetate de informare din partea structurii de comunicare
din cadrul entitii publice proprii?
DA NU

10) Avei cunotin de acest proiect prin adrese repetate de informare din partea structurii de pregtire
profesional din cadrul entitii publice proprii?
DA NU

11) Avantajele prezentate prin toate cile de comunicare au fost determinante n a opta pentru aceast
variant de instruire n informatic?
DA NU

53

12. n entitatea public n care v desfurai activitatea exist deja n funciune echipamentele
informatice necesare implementrii proiectului?
DA NU

13) Dac da, ai accesat aplicaia?
DA NU

14) Dac da, ai susinut simularea modulelor?
DA NU

15) Dac da, considerai c pregtirea on-line, asigurat prin acest proiect, ar fi putut asigura pregtirea
teoretic i practic suficiente absolvirii modulelor necesare obinerii permisului ECDL?
DA NU

V mulumim pentru colaborare i timpul acordat

Data:

Numele i prenumele Funcia Semntura:

54


Data: 17.02.2014

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1.

Problema Activitate de informare i publicitate ineficient i neeconomic.

Constatare
Activitatea de informare i publicitate a constituit obiectul unui set de msuri stabilit
de entitate, n conformitate cu cerinele UE.
Din analiza efectuat cu privire la activitatea de informare i comunicare promovat
de entitate n vederea implementrii Proiectului de obinere a permisului ECDL s-au
constatat urmtoarele:
a) nu a existat o promovare suficient privind importana, necesitatea i
utilitatea aplicaiei informatice prevzut de proiect.
b) nu s-au implementat ntocmai modalitile de promovare i publicitate
prevzute n proiect.
c) mesajele de comunicare nu au fost suficient de convingtoare, nu au avut
consistena i insistena necesare care s determine publicul int s fie interesat i
s acceseze proiectul.
d) mesajele transmise nu au fost formulate clar i concis, nu a fost utilizat un
limbaj comun i accesibil, astfel nct informaia s poate fi receptat corespunztor
de publicul int.
e) nu exist din partea entitii publice o monitorizare continu a implicrii
propriilor angajai n demersurile necesare certificrii lor informatice.
f) activitatea de monitorizare nu a fost materializat n rapoarte trimestriale
i nu exist o centralizare a acestor rapoarte la nivelul entitii publice.
g) lipsa de implicare a entitii n utilizarea acestei oportuniti va avea
consecine financiare neeconomice ulterioare ntruct entitile vor fi nevoite s
aloce resurse bugetare proprii pentru pregtirea profesional a angajailor, n
condiiile n care nu au fost utilizate eficient resursele atrase prin fonduri europene.
Pregtirea asigurat prin proiect i acomodarea cu chestionarele testrilor, ca
structur i timp de rezolvare, cu siguran ar crete procentul de promovabilitate
din prima sesiune a testrii.
Cauz Nu au fost planificate resurse i responsabiliti pentru ndeplinirea obiectivului
stabilit
Activitatea de comunicare este tratat ca o activitate lipsit de importan, se face
neplanificat, nu exist proceduri elaborate, nu este definit un circuit informaional de
la decident la executant i invers.
Avantajele accesrii proiectelor de pregtire finanate din fonduri europene nu sunt
contientizate de managementul instituiei.

Consecin
Eficiena sczut a activitii de comunicare a entitii.
Meninerea unui nivel sczut al pregtirii profesionale a personalului, care va genera
i o performan profesional sczut.

Recomandare
Derularea n paralel cu activitatea de pregtire i simulare i n cursul anului 2014 a
unei activiti de informare i publicitate excesiv.
55

Completarea listei de obiective specifice proiectului cu indicatori de
rezultat/performan foarte bine definii i monitorizai permanent la nivelul entitii

ntocmit
Data: 17.02.2014
Auditorii interni,
Popescu George/
Ionescu Corneliu
Pentru luare la cunotin,

Reprezentantul structurii
auditate
Stnescu Ioana
Supervizat
Data: 18.02.2014
Supervizorul
Slvescu Dana

56


Data: 17.02.2014

TESTUL NR. 1.2.

Obiectivul
misiunii
mbuntirea comunicrii cu ceteanul prin desfurarea activitilor specifice
Obiectivul
testului
Asigurarea performanei n derularea activitilor privind soluionarea petiiilor
Modalitatea de
eantionare
Pentru efectuarea testului s-au analizat registrele de intrare/ieire ale petiiilor deschise la
nivelul Direciei comunicare, rapoartele de activitate ale acestei direcii, rapoartele de audit
anterioare.
Descrierea
testului
Fiecrei structuri de specialitate din cadrul entitii publice i s-a solicitat completarea unei
situaii cu referire la activitatea de soluionare petiii la acest nivel. n urma centralizrii
informaiilor, auditorii interni au elaborat o list de control.
De asemenea, pentru o analiz mai complet a activitii de soluionare a petiiilor, auditorii
interni au stabilit, conform pailor din procedura operaional, un numr de 5 activiti
necesare atingerii obiectivului specific i corespunztor acestora mai muli
indicatori de rezultat/performan. Pe baza informaiilor din Lista de control nr. .i din
rspunsurile intervievatului s-au stabilit nivelurilor de realizare ale acestor indicatori.
Testarea a urmrit evaluarea activitii de soluionare a petiiilor.
Constatri Tehnicile folosite i documentele elaborate aferente acestora, de ctre auditorii interni au
condus la urmtoarele constatri:
a) n anul 2012 petiiile intrate n entitate au fost n numr de 300, incluznd aici
petiii scrise, telefonice, audiene, reveniri la petiiile iniiale, din care 80 intrate direct la
structurile de specialitate. Dintre acestea, 50 au fost soluionate i transmis rspuns prin
Direcia Comunicare.
b) au existat ntrzieri n formularea rspunsurilor datorit direcionrii greite a
petiiilor ctre alte structuri interne din entitate.
c) lipsa unei evidene stricte la nivelul Direciei Comunicare a petiiilor intrate a
condus la rspunsuri dublate, prin imposibilitatea conexrii petiiilor identice cu acelai
solicitant.
d) n cazul ntrebrilor multiple care au necesitat rspunsuri de la mai multe structuri
de specialitate competente, pentru respectarea termenului de rspuns legal s-au transmis
rspunsuri fracionate, care au produs reveniri i n 4 cazuri, mult mai grav, rspunsuri
duble contradictorii.
e) cererile n audien au fost n totalitate direcionate ctre structurile de specialitate,
iar revenirile nu au fost dect n cazul n care a fost necesar o autorizare de la conducerea
entitii. Dei procentul de conformitate al cererilor de primire n audien este maxim, se
consider greit direcionarea total a solicitanilor ctre structurile de specialitate fr o
cunoatere prealabil a stadiului problemei ce face obiectul petiiei, respectiv revenirea n
audien, de solicitare de soluionare a problemei i a msurii n care petiionarul revine i
dorete n mod expres o soluionare/confirmare a soluionrii iniiale de la un nivel ierarhic
superior.
f) sunt structuri de specialitate din entitate care omit transmiterea rspunsului ctre
solicitant prin Compartimentul soluionare petiii. Pentru cunoaterea exact a situaiei,
57

echipa de audit intern a solicitat de la toate structurile din entitate o situaie a rspunsurilor
transmise la petiii intrate prin Direcia comunicare i direct de la petiionar. n medie un
procent de 25% din petiii intrate la o structur de specialitate din entitatea public vin
direct de la petiionari i nu ies prin Direcia comunicare.
g) referitor la indicatorul numrul petiiilor soluionate telefonic, raportat la numrul
solicitrilor telefonice, 80%, diferena de procent este dat de solicitrile care nu se puteau
rezolva prin telefon, fiind necesar completarea unor documente / primirea unui rspuns
oficial la o solicitare scris / deplasarea petiionarului la sediul entitii.
h) corelnd cu reducerea numrului petiiilor nregistrate n cei doi ani auditai,
considerm ca suficient de multe accesri externe, 200, i concluzionm c speele i
soluionrile aferente, cuprinse n baza de date sunt satisfctoare multor ntrebri ale
potenialilor petiionari. Puin i ineficient utilizat a fost baza de date de chiar salariaii
Serviciului soluionare petiii.
i) indicatorul gradul de conformitate al cererilor de primire n audien nregistrate a
fost de 80 %. Au fost acceptate, nregistrate i primite n audien persoane care nu
precizaser n cerere cu exactitate problema i stadiul de soluionare al acesteia.
Concluzii Nu a fost promovat corespunztor procedura de sistem privind soluionarea petiiilor.
Este afectat calitatea activitii de comunicare a direciei, cu repercusiuni asupra calitii
rspunsurilor ctre petiionari.
Slab eficien i eficacitate a activitii de soluionare a petiiilor n entitate.

58

INTERVENIA LA FAA LOCULUI Compartiment Audit Public Intern
Colectarea i analiza probelor de audit

Data: 17.02.2014

LIST DE CONTROL nr. 1.2.1.
privind analiza petiiilor soluionate la nivelul structurii n anul 2013

Adrese intrate la structura X Data nregistrrii petiiei Data expedierii rspunsului
ctre petiionar
Conformitatea adresei de
rspuns
Nr.
crt.
Direct de la
petiionar
Direcionate de
la Direcia
Comunicare
la Direcia
Comunicare
la structura
de speciali-
tate
Decizie corect
privind
transmiterea
ctre structura X
Data transmiterii
rspunsului structurii
X ctre Direcia
Comunicare
de la Dir
Comuni
care
de la structura
de specialitate
Ctre
Direcia
Comunicare
Ctre
petiionar
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. - Da 03.02.
2013
06.02. 2013 Da 23.02.2013 25.02.
2013
- Da -
.. .. .. .. .. ..
25. Da Da 05.03.
2013
07.03. 2013 Da

19.03.2013 20.03.
2013
19.03. 2013 Da Da/ vezi obs.
.. . . .... . . . ..
87. Da - - 10.04. 2013 -

Nu Nu 08.05. 2013 Nu Nu/ vezi obs.
. .. .. . . .. . .. .. .
200. Da ctre 5
structuri
13.09.
2013
15.09. 2013 -
ctre 5
structuri
Da 1 30.09.2013
2 01.10.2013
3 17.10.2013
4 18.10.2013
5 03.10.2013
12.10.
2013
- Nu / vezi
obs.
Nu / vezi obs.
. .. . . . .. .
300. - Da 27.11.
2013
28.11. 2013 Da 10.12.2013 12.12.
2013
- Da Da

59

Posibilitate de clasare Reveniri pentru aceeai petiie Nr.
crt.
Petiii
conexate Petiii identice
de la acelai
petiionar
Petiii
anonime
Numr de
reveniri
Motivul revenirii Revenire scris Revenire
telefonic
Revenire
prin
audien
Obs.
0 11 12 13 14 15 16 17 18 19
1. - -

-

1 Depunerea documentelor
necesare, solicitate n
rspunsul la adresa iniial
Adresa
transmitere
documente
solicitate
- - -
.. .. . . .. .. .. . . .
25. Nu - - -

- - - - Trebuia s plece un singur
rspuns de la DC cu referire i
la petiia transmis la structura
de specialitate.
87. - - -

- - - - - Rspunsul trebuia transmis prin
DC
.. .. . .

.. .. .. .
200. - - - 3 Rspuns incomplet. Da Da Da 2 structuri au depit termenul
de rspuns. La petiionar a
plecat un rspuns incomplet.
. .. .. . . ..
300. - - - - - - - - -

60

INTERVENIA LA FAA LOCULUI Compartiment Audit Public Intern
Colectarea i analiza probelor de audit

Data: 17.02.2014

FOAIE DE LUCRU nr. 1.2.2.

Activiti Indicatori de rezultat/ performan Nivel de realizare a
indicatorilor stabilii de
auditai i completai de
auditori

1. Operativitate i siguran n gestionarea
petiiilor i repartizarea corect
1.1. Numr de rspunsuri nregistrate ca ieiri raportat la numrul de
petiii nregistrate ca intrri.
1.2. Numr petiii direcionate corect raportat la numrul petiiilor
nregistrate.
1.3. Numrul de rspunsuri transmise ctre un petiionar raportat la
numrul petiiilor identice transmise de acesta.

90%
90%

100%

2. Sinteza punctelor de vedere i ntocmirea
de rspunsuri coerente cnd n soluionare
sunt implicate mai multe direcii
2.1. Numr de reveniri ale aceluiai petiionar la aspecte punctuale
cuprinse n adresa iniial i pentru care nu s-a rspuns raportat la
petiiile complexe

2.2. Numrul de reveniri pentru rspunsuri incoerente raportat la
petiiile complexe primite
75%

90%
3. Crearea unui flux unitar de informaii n
comunicarea extern
3.1. Gradul transmiterii de rspunsuri identice la petiii identice
primite de la petiionari diferii
100%

4. Derularea competent a rezolvrii
solicitrilor telefonice ale petiionarilor
4.1. Numrul petiiilor soluionate telefonic raportat la numrul
solicitrilor de soluionri telefonice.
4.2. Numrul de petiionari nscrii n audien sau care au solicitat n
scris soluionarea petiiei raportat la numrul solicitrilor telefonice
80%

20%
61

ale acestora pentru aceleai spee.

5. Derularea competent a activitii de
audien cu cetenii
5.1. Gradul de conformitate al cererilor de primire n audien
nregistrate.
5.2. Numrul cererilor de primire n audien direcionate spre
compartimentele de specialitate raportat la numrul total al cererilor
nregistrate.
5.3. Numrul revenirilor n audien raportat la numrul audienelor
100%

100%

0
6. Crearea unei baze de date cu
rspunsurile transmise petiionarilor, cu
referire la spee similare i frecvente din
competena entitii publice
6.1. Numrul de accesri externe
6.2. Numrul de utilizri de ctre Compartimentul Soluionare Petiii

200
50

62


Data: 17.02.2014

INTERVIU Nr. 1.2.1.
adresat doamnei Cristea Gabriela, coordonator Compartiment soluionare petiii
cu privire la modul de soluionare a petiiilor

Nr.
crt.
ntrebri Rspunsuri

1.
Coordonai activitatea
Compartimentului soluionare
petiii?
De cnd?
Da. Sunt coordonatorul compartimentului din 2009. Deci am
coordonat activitatea acestei structuri pe ntreaga perioad
auditat acum de dumneavoastr.

2.
Exist elaborat o procedur de
sistem cu referire la gestionarea
petiiilor?
Da, exist i este aplicabil compartimentului nostru i
celorlalte structuri de specialitate din entitate care particip la
procesul de soluionare a petiiilor. Corespunztor cadrului
legislativ procedura stabilete: primirea i nregistrarea
petiiilor; verificarea/analiza i repartizarea petiiilor; circuitul,
soluionarea i transmiterea rspunsurilor i urmrirea acestei
activiti i raportrile statistice.

3.
Este deschis la nivelul
compartimentului un Registru pentru
petiii. Dac da, pentru toate petiiile
nregistrate exist un control al
transmiterii rspunsurilor?
Da. Exist acest registru.
Sunt situaii n care rspunsurile pleac direct ctre petiionari
de la structurile de specialitate competente, i pentru aceste
petiii, circuitul nu este nchis n registrul nostru.

4.
Ce prevede cadrul legal? Expedierea rspunsurilor numai prin intermediul structurii
noastre, respectiv prin structura care a nregistrat intrarea in
entitate a petiiei, i bineneles urmrirea nchiderii
circuitului.
5. Cum se repartizeaz petiiile ctre
structurile competente?

Salariatul care are repartizat petiia, o analizeaz, stabilete
structura competent pentru soluionare i cu avizul meu
elaboreaz adresa de transmitere. n aceast adres, de fiecare
dat, venim cu completrile legale privind termenul i
condiiile de rspuns.
6. Dac structura care soluioneaz
petiia o transmite direct
solicitantului, petiia nu parcurge
circuitul complet, nici la
dumneavoastr, nici la cealalt
structur. Corect?
Da.
63

Nr.
crt.
ntrebri Rspunsuri
7. Dac petiia presupunea mai multe
rspunsuri aferente unor structuri
competente diferite i solicitantul nu
este mulumit de rspunsul primit,
unde va reveni? Care structur se
face responsabil de rspunsul poate
ambiguu, poate incomplet, poate
peste termenul dorit?
Nu tiu rspunsul.
8. Dac o structur nu v rspunde sau
rspunde direct petiionarului,
rspunsul din partea dumneavoastr
va pleca fracionat? Dac
rspunsurile structurilor au pri
contradictorii, cum sunt transpuse n
rspunsul final ctre petiionar?
Da, va pleca doar ce s-a primit. Salariaii nu au pregtirea
profesional necesar pentru a analiza, a sintetiza i realiza un
rspuns complet, coerent, profesionist. Ei folosesc efectiv
rspunsurile primite de la structurile interne.
9. Monitorizai continuu circuitul
petiiilor intrate n gestiunea
compartimentului dumneavoastr.
ncercm ca adresele intrate s aib circuitul nchis, n
condiiile precizate mai sus. Dar pentru adresele intrate direct
n evidena structurilor de specialitate, recunosc, nu am fcut
demersuri de a trece la ieire prin filtrul nostru, astfel nct
raportarea general a activitii de soluionare petiii s fie
complet.
10. Direciile de specialitate sunt
receptive la solicitrile
dumneavoastr?
Suntei mulumit de feed-back-ul
din acest moment?
Nu n totalitate colaborarea este cum ne-o dorim. De aici si
problemele pe care le-ai sesizat n organizarea activitii de
soluionare petiii.
11. n aceste condiii, considerai c
derularea efectiv a activitilor
structurii condus de dumneavoastr
converg, chiar n condiiile realizrii
indicatorilor propui, spre atingerea
obiectivului specific stabilit?
Ne strduim s aducem mbuntiri activitii noastre.
Ne confruntm cu unele probleme i dorim ca n urma
misiunii dumneavoastr recomandrile primite s ne sprijine
n preformarea aciunilor noastre, n sensul de a asigura
eficientizarea activitii de soluionare petiii.
12. Pentru a v putea mbunti
activitatea este necesar s v
procedurai, responsabilizai, fiecare
activitate, fiecare operaie derulat.
Avei proceduri elaborate i
aprobate? Le considerai suficiente?
Sunt cunoscute i ncercai s le
punei n practic?
Da, acum avem proceduri formalizate. Sunt cunoscute i
practica ne va ajuta s le actualizm i mbuntim de cte ori
va fi necesar.
13 Mai avei ceva de adugat? Nu.

Dat n faa noastr
Astzi 17.02.2014 Coordonator Compartiment soluionare petiii
Auditor intern, Cristea Gabriela

64

Not:
Interviul se desfoar la structura auditat, n biroul celui ntrebat. Auditorul intern explic pe scurt
scopul interviului, condiia de confidenialitate a rspunsurilor, respectiv cine i cum va avea acces la
acestea i tehnica de derulare a acestei aciuni (format interviu, durat, modalitate de comunicare
ulterioar, posibiliti de nregistrare etc.)
n acest caz, auditorul intern a optat pentru un interviu centrat pe probleme care are la baz constatri
anterioare i rspunsurile vin s confirme rezultatele cercetrii efectuate.
Pentru interpretarea probelor de audit se utilizeaz, n practic, i tehnica - matricea datelor calitative, o
paralel ntre nivelul atins i un standard stabilit de atins.
Matricea datelor calitative realizeaz o restructurare a datelor calitative, scond n eviden informaiile
necesare studiului auditului.

65


Data: 17.02.2014

MATRICEA DATELOR CALITATIVE

Desfurar
ea optim a
activitii
de
soluionare
a petiiilor
Operativitate i
siguran n
gestionarea
petiiilor i
repartizarea
corect
Sinteza punctelor de
vedere i
ntocmirea de
rspunsuri coerente

Crearea unui
flux unitar de
informaii n
comunicarea
extern
Rezolvarea
solicitrilor
telefonice
Derularea
activitii de
audien cu
cetenii
Crearea unei
baze de date cu
rspunsurile
transmise
petiionarilor
STANDARD
NIVEL
ATINS
CONCLUZII

P
R
O
B
E

D
E

A
U
D
I
T
Nu toate
structurile de
specialitate
rspund
petiionarilor
prin intermediul
Direciei
Comunicare.
Nu toate petiiile
sunt nregistrate
la nivelul
Direciei
Comunicare
Raportarea
anual privind
activitatea de
soluionare a
petiiilor nu
reflect
realitatea.
Rspunsurile la
petiiile complexe
cuprind numai
rspunsurile
primite n termen
de la structurile de
specialitate.

Rspunsurile la
petiiile complexe
cuprind i soluii
contradictorii
primite de la
structurile de
specialitate,
necorelate i
neclarificate la
nivelul Serviciului
Soluionare Petiii.
Petiiile
identice
primite de la
petiionari
diferii
primesc
aceeai
soluionare.
Petiiile
nesoluiona
te telefonic
fac obiectul
viitoarelor
audiene
sau petiii
scrise.
Toate
cererile de
primire n
audien sunt
direcionate
spre
compartimen
tele de
specialitate
din entitate.

Nu exist
reveniri n
audien ale
aceleiai
persoane cu
aceeai
problem.
Crearea i
dezvoltarea
bazei de date cu
rspunsurile
transmise
petiionarilor a
condus la
reducerea
numrului de
cereri de
soluionare
petiii.
S-au transmis
rspunsuri
asemntoare ca
fond, dar cu
form diferit
pentru petiii
asemntoare.
Existena
unei
proceduri
operaionale
privind
gestionarea
petiiilor i
circuitul
acestora n
cadrul
entitii
publice.
Procedura de
lucru trebuie
cunoscut,
aplicat, total
responsabiliz
at i
permanent
Aplicarea
necorespun
ztoare a
procedurii
de lucru.
Slaba
colaborare
cu
structurile
de
specialitate
participante
la procesul
de
soluionare
a petiiilor.
Folosirea
ineficient
a bazei de

Aciune
neperforma
nt n
asigurarea
eficienei i
eficacitii
activitii de
soluionare a
petiiilor.
66

mbuntit. date
existente
de ctre
structura de
soluionare
petiii.
67


Data: 17.02.2014

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.
Problema Eficien i eficacitate sczute a activitii de soluionare a petiiilor.
Constatare n anul 2012 petiiile intrate n entitate au fost n numr de 300, incluznd aici
petiii scrise, telefonice, audiene, reveniri la petiiile iniiale, din care 80 intrate
direct la structurile de specialitate. Dintre acestea, 50 au fost soluionate i
comunicat rspunsul prin Direcia Comunicare.
Prin dezvoltarea bazei de date cu rspunsurile transmise petiionarilor, pentru
spee similare i frecvente din competena entitii publice, n anul 2013 numrul
petiiilor s-a redus, cu referire la petiiile identice.
Din analiza i evalurile efectuate au rezultat urmtoarele:
a) ntrzieri de rspuns, care au implicat reveniri, datorit direcionrii
greite ctre structuri interne/alte instituii. Aceste erori au produs pagube morale
i materiale petiionarilor prin ntrzieri de termene, rspunsuri necompetente,
incomplete, imposibil de utilizat oportun la instituiile iniial solicitante.
b) lipsa unei evidene stricte la nivelul Direciei Comunicare a petiiilor
intrate a condus la rspunsuri dublate, prin imposibilitatea conexrii petiiilor
identice cu acelai solicitant.
c) n cazul ntrebrilor multiple care au necesitat rspunsuri de la mai multe
structuri de specialitate competente, pentru respectarea termenului de rspuns
legal s-au transmis rspunsuri fracionate, care au produs reveniri i n 4 cazuri,
mult mai grav, rspunsuri duble contradictorii.
d) cererile n audien au fost n totalitate direcionate ctre structurile de
specialitate, iar revenirile nu au fost dect n cazul n care a fost necesar o
autorizare de la conducerea entitii. Dei procentul de conformitate al cererilor de
primire n audien este maxim, se consider greit direcionarea total a
solicitanilor ctre structurile de specialitate fr o cunoatere prealabil a
stadiului problemei ce face obiectul petiiei, respectiv revenirea n audien, de
solicitare de soluionare a problemei i a msurii n care petiionarul revine i
dorete n mod expres o soluionare/confirmare a soluionrii iniiale de la un nivel
ierarhic superior.
e) unele structuri de specialitate din entitate au omis transmiterea
rspunsului ctre solicitant prin Compartimentul soluionare petiii. Pentru
cunoaterea exact a situaiei, echipa de audit intern a solicitat de la toate
structurile din entitate o situaie a rspunsurilor transmise la petiii intrate prin
68

ntocmit
Data: 17.02.2014
Auditorii interni,
Popescu George/
Ionescu Corneliu
Pentru luare la cunotin,

Reprezentantul structurii
auditate

Supervizat
Data: 17.02.2014
Supervizor
Slvescu Dana
Stnescu Ioana

Direcia Comunicare i direct de la petiionar. n medie un procent de 25% din
petiii intrate la o structur de specialitate din entitatea public vin direct de la
petiionari i nu ies prin Direcia Comunicare.
Referitor la indicatorul numrul petiiilor soluionate telefonic raportat la numrul
solicitrilor telefonice, 80%, diferena de procent este dat de solicitrile care nu
se puteau rezolva prin telefon, fiind necesar completarea unor
documente/primirea unui rspuns oficial la o solicitare scris/deplasarea
petiionarului la sediul entitii. De asemenea, indicatorul gradul de conformitate
al cererilor de primire n audien nregistrate a fost de 80 %. Au fost acceptate,
nregistrate i primite n audien persoane care nu precizaser n cerere cu
exactitate problema i stadiul de soluionare al acesteia.

Cauz
Management defectuos al activitii de soluionare petiii;
Lipsa unor controale interne, ca instrumente manageriale adecvate pentru
obinerea de feed-back i corectarea sincopelor;

Consecin
Repetarea activitilor de rezolvare a petiiilor de ctre compartimente diferite,
uneori i cu rspunsuri diferite (aspecte ce genereaz o risip de resurs uman i
riscuri de imagine asupra entitii)
Recomandare

Elaborarea unei proceduri de sistem la nivelul entitii care s includ toate
compartimentele ce pot fi implicate n activitatea de soluionare a petiiilor, cu
responsabiliti clare i stabilirea un responsabil general care s poat urmri
circuitul unui document indiferent de filiera cum intr n entitate i cum este
soluionat.
Solicitarea lunar, ctre structurile din cadrul entitii publice de prezentare a
situaiei intrrilor i ieirilor de petiii direct prin acestea. Propunem un model al
acestei solicitri.
Rezolvate
n curs de
rezolvare
Sold
nceput
lun
Pri
mit
e n
curs
ul
luni
i
Ministere
sau
instituii
Tot
al
de
rezo
lvat
1+2-
3
Trimis
e la
uniti
subord
inate
fr
rspun
s
Fav
o-
rabi
l
Nef
a-
vo-
rabil
n
termen
Pest
e
term
en
n
ter
men
Peste
termen
1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
- - 3 - 3 - 3 - 3 - - -

69

Public Intern edina de nchidere

Data: 21.02.2014

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

Lista participanilor:
Numele Funcia
Direcia/
Serviciul
Nr.
tel.
E-mail Semntura
Slvescu Dana Sef serviciu SAI
Popescu George Auditor intern SAI
Ionescu Corneliu Auditor intern SAI
Stefanescu Mihai Director Direcia comunicare
Tomescu Viorel ef serviciu Direcia comunicare
Stnescu Ioana ef serviciu Direcia comunicare

Concluzii

n cadrul edinei au fost prezentate constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost
discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost
comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate.
n cadrul edinei de nchidere structura auditat i-a nsuit n totalitate constatrile si recomandrile
formulate de echipa de auditori.
In consecinta, proiectul Raportului misiunii de audit public intern devine Raport al misiunii de audit
public intern final care va fi pregtit pentru aprobare i transmitere structurii auditate.
Structura auditata se angajeaza s elaboreze Planul de actiune si calendarul implementarii
recomandarilor, cu termene de realizare si persoane responsabile.

70

Entitatea Public

PROIECTUL RAPORTULUI MISIUNII
DE AUDIT PUBLIC INTERN

MBUNTIREA CALITII
COMUNICRII ORGANIZAIONALE

STRUCTURA AUDITAT: DIRECIA COMUNICARE

Bucureti,
2014

71

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formata din :
Popescu George - auditor intern, coordonator al misiunii;
Ionescu Corneliu auditor intern.

Ordinul de efectuare a misiunii - Ordinul de serviciu nr. 77867 data 15.01.2014

Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pentru anul 2014, aprobat de conducerea instituiei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
- HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit
public intern;

Durata aciunii de auditare: 03.02. 28.02.2014.

Perioada supus auditrii: 2011 2013.

Scopul misiunii de audit public intern este de a evalua modul n care entitatea i-a organizat
activitatea de comunicare, att n cadrul entitii, ct i n lucrul cu contribuabilul, respectiv n ceea ce
privete respectarea condiiilor de economicitate, eficacitate, eficien.

Obiectivele misiunii:
Asigurarea unui nivel calitativ al comunicrii organizaionale n scopul realizrii

Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern al performanei,
respectiv realizarea unei analize a activitilor desfurate n domeniul comunicrii, urmrindu-se
economicitatea, eficiena i eficacitatea acestora.

Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern s-a desfurat n conformitate cu prevederile Ghidului general
privind metodologia specific de derulare a misiunilor de audit public intern al performanei i
Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea
activitii de audit intern n cadrul entitii.

Tehnici de audit intern utilizate:
verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n
contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a
eficacitii controlului intern cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare:
- comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau
72

mai multe surse diferite;
- examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
- recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
- punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
nregistrri;
- confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul
validrii acestora;
- garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea
nregistrrilor spre documentele justificative;
- urmrirea: verificarea modului n care au fost respectate procedurile de la documentele
justificative spre articolul nregistrat.
observarea fizic: const n urmrirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul i
formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
analiza: const n descompunerea unei entiti/ structuri/activiti n elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate i msurate distinct;
eantionarea: presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai puin de 100% din elementele
populaiei, cu condiia ca toate elementele eantionului s aib posibilitatea de a fi selectate, n scopul
de a trage concluzii valabile pentru ntreaga populaie, bazate pe constatrile obinute din eantion..

Documente i materiale examinate n cadrul entitii activitile desfurate pe perioada etapei
Intervenia la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv 01.01.2011-
31.12.2013, care a cuprins urmtoarele:
- legislaia n vigoare privind activitatea de comunicare i regulamente aplicabile la nivelul
entitii;
- organigrama entitii;
- Regulamentul de Organizare i Funcionare i fiele posturilor;
- procedurile de lucru;
- Planul strategic pentru anii 2011-2013;
- planurile anuale i multianuale de activitate ntocmite i aprobate;
- contractele cu mass-media i documentaia aferent care a stat la baza ntocmirii lor;
- chestionare cu organizatorii i beneficiarii activitii de comunicare;
- documente i aciuni de comunicare pentru perioada 2011-2013 s.a.

Documente i materiale ntocmite pe timpul auditrii:
- Studiu preliminar;
- Chestionarul de luare la cunotin;
- Lista ntrebrilor auditului;
- Evaluarea obiectivelor;
- Evaluarea indicatorilor;
- Evaluarea surselor de date;
- Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern;
- Programul misiunii de audit public intern
73

- teste si foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;
- fie de identificare si analiz a problemelor constatate (FIAP);
- Chestionarul de control intern;
- raport de audit, minutele edinelor de deschidere, nchidere etc.

II. CONSTATRI SI RECOMANDRI

Prezentm n continuare, n mod sintetic, principalele constatri nsoite de cauze, consecine
i recomandri pe baza testrilor efectuate pe timpul Colectrii i prelucrrii informaiilor i
Interveniei la faa locului, consemnate n documentele de lucru.

II.1. Analiza obiectivelor i indicatorilor domeniului auditabil

1.1. Analiza obiectivelor stabilite pentru domeniul auditabil
n baza planului strategic privind domeniul comunicrii, elaborat de entitatea public, care
conine prioritile pe termen mediu i lung i direciile de aciune, au fost elaborate la nivelul
Direciei comunicare obiectivele generale, obiectivele specifice nsoite de indicatori de realizare i
performan.
n acord cu obiectivul general n domeniul comunicrii Direcia comunicare are stabilite
urmtoarele obiective specifice:
Analiza n perioada de referin a condiiilor prezente i viitoare, inclusiv a resurselor
disponibile i elaborarea strategiei n domeniul comunicrii ntr-o entitate public
mbuntirea continu relaiilor de comunicare cu mass-media i relaiilor de lucru cu
persoane fizice.
Organizarea i desfurarea planificat a activitilor de analiz i soluionare a petiiilor
primite i reducerea timpului de transmitere a rspunsurilor .
Obiectivele specifice sunt clar definite, suficiente pentru a comunica o cerin clar,
realizabile, compatibile cu alte obiective, relevante i limitate n timp.

1.2. Analiza indicatorilor
Din analiz a rezultat c instrumentele de msur/indicatorii de performan permit msurarea
performanei obiectivelor specifice stabilite la nivelul Direciei comunicare. Totui, pentru unele
obiective nu sunt prevzui, respectiv calculai indicatori/instrumente de msur a performanei care
s ating simultan variabilele de cantitate, calitate, cost i timp. Auditorii interni au analizat
instrumentele de msur/indicatorii de performan existeni i au agreat cu conducerea entitii i
urmtorii indicatori propui: reducerea cu 5% a costurilor privind informarea, fa de perioada
anterioar, n condiiile pstrrii standardelor de calitate a acesteia, reducerea cu 10% a
ponderii persoanelor propuse pentru specializri externe n totalul personalului, precum i
reducerea cu 5% a ponderii petiiilor revenite pentru clarificri.
74

II.2. Aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur un nivel ridicat de calitate i

2.1. Evaluarea modului de organizare i funcionare a activitilor comunicaionale.

Entitatea public deruleaz un proiect finanat din fonduri europene. Proiectul urmrete
asigurarea pregtirii funcionarilor publici n vederea dezvoltrii capacitii acestora de utilizare a
calculatorului. Prin intermediul acestui proiect european se asigur la nivelul entitii publice sisteme
informatice care integreaz att componente hard, ct i aplicaiile soft necesare pentru acumularea
cunotinelor privind operarea i utilizarea calculatorului, n conformitate cu standardul ECDL
(Licena european de operare pe computer) i pentru derularea simulrilor pregtitoare ale
examenelor ulterioare. Scopul proiectului are n vedere c la nivelul anului 2014, ntr-o societate
avansat, 80% din locurile de munc vor necesita abiliti de utilizare a tehnologiei informaiei i
comunicrii informaionale.
Auditorii interni au evaluat modul de organizare i funcionare a activitilor comunicaionale
prin analizarea aciunilor derulate la nivelul unei entiti publice n vederea promovrii i derulrii
Proiectului european privind ,,Instruirea funcionarilor publici n vederea obinerii de ctre acetia a
permisului ECDL, proiect care se deruleaz n perioada 2011 2011.
S-a urmrit analiza aciunii de promovare a proiectului din punct de vedere al eficienei,
eficacitii i economicitii instruirii profesionale a personalului reflectat n accesrile
funcionarilor publici i n rezultatele acestora la simulrile efectuate.
Activitatea de informare i publicitate a constituit obiectul unui set de msuri stabilit de
entitate, n conformitate cu cerinele UE.
Din analiza efectuat cu privire la activitatea de informare i comunicare promovat de
entitate n vederea implementrii Proiectului de obinere a permisului ECDL s-au constatat
urmtoarele:
a) nu a existat o promovare suficient privind importana, necesitatea i utilitatea aplicaiei
informatice prevzut de proiect.
b) nu s-au implementat ntocmai modalitile de promovare i publicitate prevzute n
proiect.
c) mesajele de comunicare nu au fost suficient de convingtoare, nu au avut consistena i
insistena necesare care s determine publicul int s fie interesat i s acceseze proiectul.
d) mesajele transmise nu au fost formulate clar i concis, nu a fost utilizat un limbaj comun
i accesibil, astfel nct informaia s poate fi receptat corespunztor de publicul int.
e) nu exist din partea entitii publice o monitorizare continu a implicrii propriilor
angajai n demersurile necesare certificrii lor informatice.
f) activitatea de monitorizare nu a fost materializat ntr-un raport la trim./sem./an privind
rezultatele acesteia i nu exist o centralizare a acestor rapoarte la nivelul entitii publice.
Lipsa de implicare a entitii n utilizarea acestei oportuniti va avea consecine financiare
neeconomice ulterioare ntruct entitile vor fi nevoite s aloce resurse bugetare proprii pentru
pregtirea profesional a angajailor, n condiiile n care nu au fost utilizate eficient resursele atrase
75

prin fonduri europene. Pregtirea asigurat prin proiect i acomodarea cu chestionarele testrilor, ca
structur i timp de rezolvare, cu siguran ar crete procentul de promovabilitate din prima sesiune a
testrii. Auditorii interni recomand derularea n paralel cu activitatea de pregtire i simulare i n
cursul anului 2012 a unei activiti de informare i publicitate excesiv.
Auditorii interni au recomandat derularea n paralel cu activitatea de pregtire i simulare i n
cursul anului 2014 a unei activiti de informare i publicitate excesiv, precum i completarea listei
de obiective specifice proiectului cu indicatori de rezultat/performan foarte bine definii i
monitorizai permanent la nivelul entitii.

2.2. mbuntirea imaginii entitii publice asigurat prin activitatea de comunicare
.

II.3. mbuntirea comunicrii cu ceteanul prin desfurarea activitilor specifice

3.1. Transparena decizional asigurat n condiii de performan
.

3.2. Liberul acces la informaii de interes public asigurat n condiii de performan
..

3.3. Asigurarea performanei n derularea activitilor privind soluionarea petiiilor
Compartimentul de soluionare petiii asigur ntreg circuitul petiiilor la nivelul entitii
publice de la nregistrare pn la soluionare.
n anul 2012 petiiile intrate n entitate au fost n numr de 300, incluznd aici petiii scrise,
telefonice, audiene, reveniri la petiiile iniiale, din care 80 intrate direct la structurile de specialitate.
Dintre acestea, 50 au fost soluionate i comunicat rspunsul prin Direcia Comunicare.
Prin dezvoltarea bazei de date cu rspunsurile transmise petiionarilor, pentru spee similare i
frecvente din competena entitii publice, n anul 2013 numrul petiiilor s-a redus, cu referire la
petiiile identice.
a) ntrzieri de rspuns, care au implicat reveniri, datorit direcionrii greite ctre structuri
interne/alte instituii. Aceste erori au produs pagube morale i materiale petiionarilor prin ntrzieri
de termene, rspunsuri necompetente, incomplete, imposibil de utilizat oportun la instituiile iniial
solicitante.
b) lipsa unei evidene stricte la nivelul Direciei Comunicare a petiiilor intrate a condus la
rspunsuri dublate, prin imposibilitatea conexrii petiiilor identice cu acelai solicitant.
c) n cazul ntrebrilor multiple care au necesitat rspunsuri de la mai multe structuri de
specialitate competente, pentru respectarea termenului de rspuns legal s-au transmis rspunsuri
fracionate, care au produs reveniri i n 4 cazuri, mult mai grav, rspunsuri duble contradictorii.
d) cererile n audien au fost n totalitate direcionate ctre structurile de specialitate, iar
revenirile nu au fost dect n cazul n care a fost necesar o autorizare de la conducerea entitii. Dei
procentul de conformitate al cererilor de primire n audien este maxim, se consider greit
76

direcionarea total a solicitanilor ctre structurile de specialitate fr o cunoatere prealabil a
stadiului problemei ce face obiectul petiiei, respectiv revenirea n audien, de solicitare de
soluionare a problemei i a msurii n care petiionarul revine i dorete n mod expres o
soluionare/confirmare a soluionrii iniiale de la un nivel ierarhic superior.
e) unele structuri de specialitate din entitate au omis transmiterea rspunsului ctre solicitant
prin Compartimentul soluionare petiii. Pentru cunoaterea exact a situaiei, echipa de audit intern a
solicitat de la toate structurile din entitate o situaie a rspunsurilor transmise la petiii intrate prin
Direcia Comunicare i direct de la petiionar. n medie un procent de 25% din petiii intrate la o
structur de specialitate din entitatea public vin direct de la petiionari i nu ies prin Direcia
Comunicare.
Referitor la indicatorul numrul petiiilor soluionate telefonic raportat la numrul solicitrilor de
soluionri telefonice, 80%, diferena de procent este dat de solicitrile care nu se puteau rezolva
prin telefon, fiind necesar completarea unor documente/primirea unui rspuns oficial la o solicitare
scris/deplasarea petiionarului la sediul entitii. De asemenea, indicatorul gradul de conformitate al
cererilor de primire n audien nregistrate a fost de 80 %. Au fost acceptate, nregistrate i primite n
audien persoane care nu precizaser n cerere cu exactitate problema i stadiul de soluionare al
acesteia.
Echipa de auditori interni recomand elaborarea unei proceduri de sistem la nivelul entitii
care s includ toate compartimentele ce pot fi implicate n activitatea de soluionare a petiiilor, cu
responsabiliti clare i stabilirea un responsabil general care s poat urmri circuitul unui document
indiferent de filiera cum intr n entitate i cum este soluionat.
Solicitarea lunar, ctre structurile din cadrul entitii publice de prezentare a situaiei petiiilor.
Se propune un model al acestei solicitri.

Rezolvate
n curs de
rezolvare
Sold
ncep
ut
lun
Primit
e n
cursul
lunii
Ministe
re sau
institui
i
Total
de
rezolv
at
1+2-3
Trimise
la uniti
subordina
te fr
rspuns
Fav
o-
rabi
l
Nefa-
vo-
rabil
n
term
en
Peste
termen
n
term
en
Peste
termen
1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
- - 3 - 3 - 3 - 3 - - -

III. CONCLUZII
Raportul misiunii de audit public intern al performanei a fost ntocmit n baza Listei
ntrebrilor, a Programului misiunii de audit i a constatrilor efectuate pe perioada colectrii i
prelucrrii informaiilor i n timpul muncii pe teren. Constatrile au la baz probe de audit obinute
pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru.
Echipa de auditori interni a evaluat activitile desfurate, n cadrul procesului de informare
77

i comunicare organizaional utiliznd o gril cu 3 nivele astfel:
1. Critic: nu exist preocupri din partea managementului pentru implementarea unor
aciuni/instrumente de control necesare desfurrii activitilor n condiii de economicitate, eficien
i eficacitate;
2. De mbuntit: se ndeplinesc cerinele minime ale cadrului normativ, exist preocupri ale
managementului pentru implementarea sistemului de management prin obiective, asigurarea unei
pregtiri profesionale corespunztoare personalului, implementarea i funcionarea sistemului
informaional i a comunicrii din cadrul entitii
3. Funcional: exist o strategie n domeniul comunicrii care are n vedere obiectivele generale ale
entitii i obiectivele specifice activitii informaionale i de comunicare. Totodat, activitatea se
desfoar cu respectarea bunei practici din domeniu.
n urma testrilor efectuate echipa de auditori apreciaz activitile desfurate n cadrul procesului
de informare i comunicare dup cum urmeaz:

Apreciere Nr.
crt.
Activiti auditabile
Funcional De mbuntit Critic
1. Aciunile de comunicare stabilite i realizate
asigur un nivel ridicat de calitate i

X

2. mbuntirea comunicrii cu ceteanul
prin desfurarea activitilor specifice

X

Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n
domeniu i discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de
nchidere, cu privire la recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind
realiste i fezabile.

Data: 28.02.2014

Auditori interni, Supervizat, Pentru luare la cunotin
Popescu George Slvescu Dana Responsabil structur auditat
Ionescu Corneliu

Not:
Avnd n vedere faptul c reprezentanii structurilor ale cror activiti au implicaii asupra desfurrii
n bune condiii a procesului bugetar i-au nsuit constatrile i recomandrile i nu au formulat un
punct de vedere, PROIECTUL RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL
PERFORMANEI devine RAPORTUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL
PERFORMANEI.

78

Entitatea Public

RAPORTUL
MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

MBUNTIREA CALITII
COMUNICRII ORGANIZAIONALE

STRUCTURA AUDITAT: DIRECIA COMUNICARE

Bucureti,
2014

79

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formata din :
Popescu George - auditor intern, coordonator al misiunii;
Ionescu Corneliu auditor intern.

Ordinul de efectuare a misiunii - Ordinul de serviciu nr. 77867 data 15.01.2014

Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pentru anul 2014, aprobat de conducerea instituiei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
- HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit
public intern;

Durata aciunii de auditare: 03.02. 28.02.2014.

Perioada supus auditrii: 2011 2013.

Scopul misiunii de audit public intern este de a evalua modul n care entitatea i-a organizat
activitatea de comunicare, att n cadrul entitii, ct i n lucrul cu contribuabilul, respectiv n ceea ce
privete respectarea condiiilor de economicitate, eficacitate, eficien.

Obiectivele misiunii:
Asigurarea unui nivel calitativ al comunicrii organizaionale n scopul realizrii

Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern al performanei,
respectiv realizarea unei analize a activitilor desfurate n domeniul comunicrii, urmrindu-se
determinarea necesitii i oportunitii mbuntirii economicitii, eficienei i eficacitii acestora.

Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern s-a desfurat n conformitate cu prevederile Ghidului general
privind metodologia specific de derulare a misiunilor de audit public intern al performanei i
Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea
activitii de audit intern n cadrul entitii.

Tehnici de audit intern utilizate:
verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n
contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a
eficacitii controlului intern cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare:
- comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau
80

mai multe surse diferite;
- examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
- recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
- punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
nregistrri;
- confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul
validrii acestora;
- garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea
nregistrrilor spre documentele justificative;
- urmrirea: verificarea modului n care au fost respectate procedurile de la documentele
justificative spre articolul nregistrat.
observarea fizic: const n urmrirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul i
formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
analiza: const n descompunerea unei entiti/ structuri/activiti n elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate i msurate distinct;
eantionarea: presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai puin de 100% din elementele
populaiei, cu condiia ca toate elementele eantionului s aib posibilitatea de a fi selectate, n scopul
de a trage concluzii valabile pentru ntreaga populaie, bazate pe constatrile obinute din eantion..
Instrumentele de audit intern utilizate:
Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la
contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate.

Documente i materiale examinate n cadrul entitii activitile desfurate pe perioada etapei
Intervenia la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv 01.01.2011-
31.12.2013, care a cuprins urmtoarele:
- legislaia n vigoare privind activitatea de comunicare i regulamente aplicabile la nivelul
entitii;
- organigrama entitii;
- Regulamentul de Organizare i Funcionare i fiele posturilor;
- procedurile de lucru;
- Planul strategic pentru anii 2011-2013;
- planurile anuale i multianuale de activitate ntocmite i aprobate;
- contractele cu mass-media i documentaia aferent care a stat la baza ntocmirii lor;
- chestionare cu organizatorii i beneficiarii activitii de comunicare;
- documente i aciuni de comunicare pentru perioada 2011-2013 s.a.

Documente i materiale ntocmite pe timpul auditrii:
- Studiu preliminar;
- Chestionarul de luare la cunotin;
- Lista ntrebrilor auditului;
- Evaluarea obiectivelor;
- Evaluarea indicatorilor;
81

- Evaluarea surselor de date;
- Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern;
- Programul misiunii de audit public intern
- teste si foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;
- fie de identificare si analiz a problemelor constatate (FIAP);
- Chestionarul de control intern;
- raport de audit, minutele edinelor de deschidere, nchidere etc.

II. CONSTATRI SI RECOMANDRI

Prezentm n continuare, n mod sintetic, principalele constatri nsoite de cauze, consecine
i recomandri pe baza testrilor efectuate pe timpul Colectrii i prelucrrii informaiilor i
Interveniei la faa locului, consemnate n documentele de lucru.

II.1. Analiza obiectivelor i indicatorilor domeniului auditabil

1.1. Analiza obiectivelor stabilite pentru domeniul auditabil
n baza planului strategic privind domeniul comunicrii, elaborat de entitatea public, care
conine prioritile pe termen mediu i lung i direciile de aciune, au fost elaborate la nivelul
Direciei comunicare obiectivele generale, obiectivele specifice nsoite de indicatori de realizare i
performan.
n acord cu obiectivul general n domeniul comunicrii Direcia comunicare are stabilite
urmtoarele obiective specifice:
Analiza n perioada de referin a condiiilor prezente i viitoare, inclusiv a resurselor
disponibile i elaborarea strategiei n domeniul comunicrii ntr-o entitate public
mbuntirea continu relaiilor de comunicare cu mass-media i relaiilor de lucru cu
persoane fizice.
Organizarea i desfurarea planificat a activitilor de analiz i soluionare a petiiilor
primite i reducerea timpului de transmitere a rspunsurilor .
Obiectivele specifice sunt clar definite, suficiente pentru a comunica o cerin clar,
realizabile, compatibile cu alte obiective, relevante i limitate n timp.

1.2. Analiza indicatorilor
Din analiz a rezultat c instrumentele de msur/indicatorii de performan permit msurarea
performanei obiectivelor specifice stabilite la nivelul Direciei comunicare. Totui, pentru unele
obiective nu sunt prevzui, respectiv calculai indicatori/instrumente de msur a performanei care
s ating simultan variabilele de cantitate, calitate, cost i timp. Auditorii interni au analizat
instrumentele de msur/indicatorii de performan existeni i au agreat cu conducerea entitii i
urmtorii indicatori propui: reducerea cu 5% a costurilor privind informarea, fa de perioada
82

anterioar, n condiiile pstrrii standardelor de calitate a acesteia, reducerea cu 10% a
ponderii persoanelor propuse pentru specializri externe n totalul personalului, precum i
reducerea cu 5% a ponderii petiiilor revenite pentru clarificri.

II.2. Aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur un nivel ridicat de calitate i

2.1. Evaluarea modului de organizare i funcionare a activitilor comunicaionale.

Entitatea public deruleaz un proiect finanat din fonduri europene. Proiectul urmrete
asigurarea pregtirii funcionarilor publici n vederea dezvoltrii capacitii acestora de utilizare a
calculatorului. Prin intermediul acestui proiect european se asigur la nivelul entitii publice sisteme
informatice care integreaz att componente hard, ct i aplicaiile soft necesare pentru acumularea
cunotinelor privind operarea i utilizarea calculatorului, n conformitate cu standardul ECDL
(Licena european de operare pe computer) i pentru derularea simulrilor pregtitoare ale
examenelor ulterioare. Scopul proiectului are n vedere c la nivelul anului 2014, ntr-o societate
avansat, 80% din locurile de munc vor necesita abiliti de utilizare a tehnologiei informaiei i
comunicrii informaionale.
Auditorii interni au evaluat modul de organizare i funcionare a activitilor comunicaionale
prin analizarea aciunilor derulate la nivelul unei entiti publice n vederea promovrii i derulrii
Proiectului european privind ,,Instruirea funcionarilor publici n vederea obinerii de ctre acetia a
permisului ECDL, proiect care se deruleaz n perioada 2011 2011.
S-a urmrit analiza aciunii de promovare a proiectului din punct de vedere al eficienei,
eficacitii i economicitii instruirii profesionale a personalului reflectat n accesrile
funcionarilor publici i n rezultatele acestora la simulrile efectuate.
Activitatea de informare i publicitate a constituit obiectul unui set de msuri stabilit de
entitate, n conformitate cu cerinele UE.
Din analiza efectuat cu privire la activitatea de informare i comunicare promovat de
entitate n vederea implementrii Proiectului de obinere a permisului ECDL s-au constatat
urmtoarele:
proiect.
d) mesajele transmise nu au fost formulate clar i concis, nu a fost utilizat un limbaj comun i
accesibil, astfel nct informaia s poate fi receptat corespunztor de publicul int.
83

Lipsa de implicare a entitii n utilizarea acestei oportuniti va avea consecine financiare
neeconomice ulterioare ntruct entitile vor fi nevoite s aloce resurse bugetare proprii pentru
pregtirea profesional a angajailor, n condiiile n care nu au fost utilizate eficient resursele atrase
prin fonduri europene. Pregtirea asigurat prin proiect i acomodarea cu chestionarele testrilor, ca
structur i timp de rezolvare, cu siguran ar crete procentul de promovabilitate din prima sesiune a
testrii. Auditorii interni recomand derularea n paralel cu activitatea de pregtire i simulare i n
cursul anului 2012 a unei activiti de informare i publicitate excesiv.
Auditorii interni au recomandat derularea n paralel cu activitatea de pregtire i simulare i n
cursul anului 2014 a unei activiti de informare i publicitate excesiv, precum i completarea listei
de obiective specifice proiectului cu indicatori de rezultat/performan foarte bine definii i
monitorizai permanent la nivelul entitii

2.3. mbuntirea imaginii entitii publice asigurat prin activitatea de comunicare
.

II.3. mbuntirea comunicrii cu ceteanul prin desfurarea activitilor specifice

3.1. Transparena decizional asigurat n condiii de performan
.

3.2. Liberul acces la informaii de interes public asigurat n condiii de performan
..

3.3. Asigurarea performanei n derularea activitilor privind soluionarea petiiilor
Compartimentul de soluionare petiii asigur ntreg circuitul petiiilor la nivelul entitii
publice de la nregistrare pn la soluionare.
n anul 2012 petiiile intrate n entitate au fost n numr de 300, incluznd aici petiii scrise,
Prin dezvoltarea bazei de date cu rspunsurile transmise petiionarilor, pentru spee similare i
frecvente din competena entitii publice, n anul 2013 numrul petiiilor s-a redus, cu referire la
petiiile identice.
solicitante.
84

Direcia Comunicare i direct de la petiionar. n medie un procent de 25% din petiii intrate la o
Comunicare.
cererilor de primire n audien nregistrate a fost de 80 %. Au fost acceptate, nregistrate i primite n
audien persoane care nu precizaser n cerere cu exactitate problema i stadiul de soluionare al
acesteia.
Echipa de auditori interni recomand elaborarea unei proceduri de sistem la nivelul entitii
care s includ toate compartimentele ce pot fi implicate n activitatea de soluionare a petiiilor, cu
responsabiliti clare i stabilirea un responsabil general care s poat urmri circuitul unui document
indiferent de filiera cum intr n entitate i cum este soluionat.
Solicitarea lunar, ctre structurile din cadrul entitii publice de prezentare a situaiei petiiilor.
Se propune un model al acestei solicitri.

Rezolvate
n curs de
rezolvare
Sold
ncep
ut
lun
Primit
e n
cursul
lunii
Ministe
re sau
institui
i
Total
de
rezolv
at
1+2-3
Trimise
la uniti
subordina
te fr
rspuns
Fav
o-
rabi
l
Nefa-
vo-
rabil
n
term
en
Peste
termen
n
term
en
Peste
termen
1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
- - 3 - 3 - 3 - 3 - - -

III. CONCLUZII

Raportul misiunii de audit public intern al performanei a fost ntocmit n baza Listei
85

ntrebrilor, a Programului misiunii de audit i a constatrilor efectuate pe perioada colectrii i
prelucrrii informaiilor i n timpul muncii pe teren. Constatrile au la baz probe de audit obinute
pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru.
Echipa de auditori interni a evaluat activitile desfurate, n cadrul procesului de informare
i comunicare organizaional utiliznd o gril cu 3 nivele astfel:
1. Critic: nu exist preocupri din partea managementului pentru implementarea unor
aciuni/instrumente de control necesare desfurrii activitilor n condiii de economicitate, eficien
i eficacitate;
2. De mbuntit: se ndeplinesc cerinele minime ale cadrului normativ, exist preocupri ale
managementului pentru implementarea sistemului de management prin obiective, asigurarea unei
pregtiri profesionale corespunztoare personalului, implementarea i funcionarea sistemului
informaional i a comunicrii din cadrul entitii
3. Funcional: exist o strategie n domeniul comunicrii care are n vedere obiectivele generale ale
entitii i obiectivele specifice activitii informaionale i de comunicare. Totodat, activitatea se
desfoar cu respectarea bunei practici din domeniu.
n urma testrilor efectuate echipa de auditori apreciaz activitile desfurate n cadrul procesului
de informare i comunicare dup cum urmeaz:

Apreciere Nr.
crt.
Activiti auditabile

X


X

Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n
domeniu i discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de
nchidere, cu privire la recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind
realiste i fezabile.
n consecin, apreciem c implementarea recomandrilor echipei de auditori va avea ca efect
mbuntirea economicitii, eficienei i eficacitii activitii de comunicare organizaionale.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune n vederea
implementrii recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul
implementrii acestora.

Data: 28.02.2014

Auditori interni, Supervizat, Pentru luare la cunotin
Popescu George Slvescu Dana Responsabil structur auditat
Ionescu Corneliu

86

Entitatea public
Compartimentul de audit public intern

SINTEZA

RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

I. INTRODUCERE

Misiunea de audit public intern al performanei privind mbuntirea calitii comunicrii
organizaionale in cadrul entitii s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002
privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 de aprobare a
Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, a Normele proprii de audit
intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea activitii de audit intern n
cadrul entitii i a Planului de audit intern pe anul 2014, i a fost realizat de:
Popescu George, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern;
Ionescu Corneliu, auditor principal.
Scopul misiunii de audit a fost de a formula recomandri, care s fie avute n vedere n procesul
de fundamentare a deciziilor managementului pentru creterea economicitii, eficienei i eficacitii
activitii de comunicare la nivelul entitii.
Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat formularea de recomandri pertinente n vederea
creterii eficacitii sistemelor de control intern instituite n procesul de comunicarea
interinstituionale i n relaia cu clientul.
n contextul obiectivului general, au fost avute n vedere urmtoarele obiective specifice:

II. CONSTATRI I RECOMANDRI

Principalele constatri:
Problema 1:
Pentru unele obiective nu sunt prevzui, respectiv calculai indicatori/instrumente de msur a
performanei care s ating simultan variabilele de cantitate, calitate, cost i timp. Auditorii interni au
agreat cu conducerea entitii urmtorii indicatori: reducerea cu 5% a costurilor privind
87

informarea, fa de perioada anterioar, n condiiile pstrrii standardelor de calitate a acesteia,
reducerea cu 10% a ponderii persoanelor propuse pentru specializri externe n totalul
personalului, precum i reducerea cu 5% a ponderii petiiilor revenite pentru clarificri.
Problema 2:
Din analiza efectuat cu privire la activitatea de informare i comunicare promovat de entitate
n vederea implementrii Proiectului de obinere a permisului ECDL s-au constatat urmtoarele:
proiect.
d) mesajele transmise nu au fost formulate clar i concis, nu a fost utiliza un limbaj comun i
accesibil, astfel nct informaia s poate fi receptat corespunztor de publicul int.
Problema 3:
n anul 2012 petiiile intrate n entitate au fost n numr de 300., incluznd aici petiii scrise,
solicitante.
88

Direci Comunicare i direct de la petiionar. n medie un procent de 25% din petiii intrate la o
Comunicare.
cererilor de primire n audien nregistrate a fost de 80 %. Au fost acceptate, nregistrate i primite
n audien persoane care nu precizaser n cerere cu exactitate problema i stadiul de soluionare al
acesteia.
Principalele recomandri:
1. Derularea n paralel cu activitatea de pregtire i simulare i n cursul anului 2014 a unei
activiti de informare i publicitate excesiv, precum i completarea listei de obiective specifice
proiectului cu indicatori de rezultat/performan foarte bine definii i monitorizai permanent la
nivelul entitii
2. Elaborarea unei proceduri de sistem la nivelul entitii care s includ toate compartimentele ce
pot fi implicate n activitatea de soluionare a petiiilor, cu responsabiliti clare i stabilirea un
responsabil general care s poat urmri circuitul unui document indiferent de filiera cum intr n
entitate i cum este soluionat. Solicitarea lunar, ctre structurile din cadrul entitii publice de
prezentare a situaiei petiiilor.

III. CONCLUZII

n urma testrilor efectuate echipa de auditori apreciaz activitile desfurate n cadrul procesului de
fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
dup cum urmeaz:

Apreciere Nr.
crt.
Activiti auditabile

X


X

Data: 28.02.2014

Auditori interni, Supervizor,
Ionescu Corneliu

89

SUPERVIZAREA Compartiment Audit Public
Intern Nota de supervizare a documentelor
Data: 28.02.2014

NOTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR

Nr.
crt.
Lucrarea
Propunerea efului structurii de
audit/ supervizorului misiunii, ca
urmare a revizuirii documentului
Rspunsul
auditorilor
interni
Revizuirea rspunsurilor
auditorilor de ctre eful
structurii de
audit/supervizor
1.
Declaraia de
independen

Nu exist incompatibilitate
De acord
De acord
2.
Chestionar
de luare la
cunotin

Elaborarea unei foi de lucru
pentru cunoaterea contextului
economic i social n care i
desfoar activitatea
entitatea

De acord,
criteriul a fost
luat n
consideraie n
momentul
elaborrii
documentului.

De acord
3.
Intervenia la
faa locului
FIAP nr. 1.1

Pentru susinerea constatrilor v
recomand ataai la document
probele de audit
De acord,

De acord
n. . .. .

90

URMRIREA RECOMANDRILOR Compartiment
Audit Public Intern Urmrirea recomandrilor

Data: 28.02.2014

FIA DE URMRIRE A IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR

ENTITATEA PUBLIC Compartimentul de Audit Intern
Direcia comunicare
Misiunea de audit public intern:
mbuntirea calitii comunicrii
organizaionale
Raport misiunii de
audit public intern
nr.35555/
28.02.2014
Nr.
crt.
Recomandarea Implementat
Parial
implement
at
Neimpleme
ntat
Data planificat/
Data implementrii
1. Derularea n paralel cu activitatea
de pregtire i simulare i n cursul
anului 2014 a unei activiti de
informare i publicitate excesiv,
precum i completarea listei de
obiective specifice proiectului cu
indicatori de rezultat/performan
foarte bine definii i monitorizai
permanent la nivelul entitii
- X -

31.03.2014
2. Elaborarea unei proceduri de
sistem la nivelul entitii care s
includ toate compartimentele ce
pot fi implicate n activitatea de
soluionare a petiiilor, cu
responsabiliti clare i stabilirea
un responsabil general care s
poat urmri circuitul unui
document indiferent de filiera cum
intr n entitate i cum este
soluionat.
Solicitarea lunar, ctre structurile
din cadrul entitii publice de
prezentare a situaiei petiiilor.
X -

31.03.2014
..

G Hid Comunica Re 08052014

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

G Hid Comunica Re 08052014

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

S-ar putea să vă placă și