Ghid - Proceduri

Strada Apolodor nr.
17, Latura Nord, Sector 5, Bucureti, ROMNIA, 050741 - RO,

Tel: 037 211 1627, 037 211 1579, Fax: 037 211 1633

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i
operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii
Regionale i Locuinei

Autori:
Petronela Iacob i Endre Erddi
Manageri Publici
Unitatea de Politici Publice

Revizia a II-a
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul
Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei

2

Cuprins

1. Motivaie / Not de fundamentare ..................................................................4
2. Introducere n tematica procedural................................................................5
3. Recomandri cu privire la elaborarea unei proceduri scrise ....................................7
3.1. Iniierea de proceduri scrise................................................................. 7
3.1.1. Proceduri de sistem (PS) ................................................................ 7
3.2.2. Proceduri operaionale (PO)............................................................ 7
3.2. Elaborarea primei pagini ..................................................................... 7
3.3. Antetul i subsolul paginilor ................................................................. 7
3.4. Coninutul formularului de procedur ..................................................... 8
3.5. Mod de redactare.............................................................................. 8
3.5.1. Paragrafe, subparagrafe ................................................................ 8
3.5.2. Reguli de redactare...................................................................... 9
3.5.3. Sistemul de codificare al procedurilor scrise........................................ 9
3.6. Coninutul procedurii ....................................................................... 10
3.6.1. Scopul .................................................................................... 10
3.6.2. Domeniul de aplicare.................................................................. 10
3.6.3. Definiii, abrevieri i acronime ...................................................... 10
3.6.4. Documente de referin i conexe .................................................. 11
3.6.5. Descrierea procedurii.................................................................. 11
3.6.6. Responsabiliti i verificare ......................................................... 13
3.6.7. Anexe .................................................................................... 13
3.7. Avizare i aprobare.......................................................................... 13
3.7.1. Procedurile de sistem ................................................................. 13
3.7.2. Procedurile operaionale ............................................................. 14
3.8. Distribuirea procedurii ..................................................................... 15

3
3.9. Revizia procedurii ........................................................................... 15
3.9.3. Prevederi comune...................................................................... 16
3.10. nregistrarea i arhivarea procedurii.................................................... 16
3.10.1. Procedurile de sistem................................................................ 16
3.10.2. Procedurile operaionale ............................................................ 17
4. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii de sistem ......................................... 18
5. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii operaionale ..................................... 19
Bibliografie ............................................................................................... 20

Anexa 1: Model procedur de sistem (inclusiv formulare)
Anexa 2: Model procedur operaional (inclusiv formulare)
Anexa 3: Lista codurilor compartimentelor din cadrul MDRL
Anexa 4: Registrul procedurilor de sistem scrise la nivelul MDRL
Anexa 5: Registrul procedurilor operaionale scrise


4
1. Motivaie / Not de fundamentare

Acest ghid a fost creat din necesitatea realizrii unei uniti i identiti vizuale n ceea
ce privete elaborarea procedurilor operaionale i de sistem din cadrul Ministerului
Dezvoltrii Regionale i Locuinei. Menionm c structura acestui ghid nu este una
exhaustiv, ci conine elementele minimale ale unei proceduri, n conformitate cu
actele normative n vigoare. Acolo unde se consider necesar, pot fi adugate pri
suplimentare.
Baza legal care fundamenteaz acest manual este reprezentat de:
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar
preventiv, republicat;
Ordinul Ministrului Finanelor Publice (OMFP) nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru
aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de
management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor
de control managerial, modificat i completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august
2006;
Ordinul Ministrului Dezvoltrii Regionale i Locuinei nr. 736 din 21 septembrie
2009 privind constituirea, organizarea i funcionarea Grupului de management i
a subgrupurilor tehnice de management.
Controlul intern este un nou tip de management adoptat i implementat la nivelul
administraiei publice europene. Cartea Alb a reformei manageriale n cadrul serviciilor
Comisiei Europene definete CI ca fiind totalitatea politicilor i procedurilor
concepute i implementate de managementul instituiei, pentru a asigura:
Atingerea obiectivelor organizaiei n mod eficient i eficace;
Respectarea regulamentelor externe, a politicilor interne i a principiilor
de management.
Potrivit OG nr. 119/1999, controlul intern este definit ca ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de
conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea
asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; acesta include,
de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile.
Pentru elaborarea, implementarea i monitorizarea unui sistem de control managerial
intern, responsabilii din orice entitate public au la dispoziie un instrumentar de
control intern (MEF 2005: 4) ce cuprinde urmtoarele elemente: obiectivele,
mijloacele, sistemul informaional, organizarea, controlul i procedurile.


5
Aplicabilitate i mod de lucru
innd cont de faptul c n acest moment Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei
gestioneaz programe cu finanare european sau finanate de ctre alte forumuri
internaionale, care impun aspecte procedurabile prestabilite cu rigurozitate, acest
manual va fi utilizat:
n elaborarea de noi proceduri, pentru toate direciile care nu gestioneaz
programe finanate din fonduri externe.
n momentul reactualizrii procedurilor deja existente, pentru toate
direciile, n lipsa unor prevederi externe aplicabile.
De asemenea, n scopul realizrii unei identiti vizuale i a unei uniti prevzute n
OMFP 1389/2006, recomandm ca elementele minimale de structur prevzute n
Ordinul menionat s fie respectate. Pentru aceasta, sugerm direciilor ntocmirea
unui plan de elaborare i reactualizare a procedurilor operaionale i de sistem,
pentru urmtorii 2 ani.

2. Introducere n tematica procedural

2.1. Definiie
Procedura = totalitatea pailor ce trebuie urmai (algoritmul), metodelor de lucru
stabilite i regulilor de aplicat, n vederea executrii activitii, atribuiei sau
sarcinii
1
.
Procedura trebuie neleas ca un set de instruciuni scrise care fundamenteaz
o aciune sau activitate repetitiv din instituia public (US EPA 2007: 1).
Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplic aceluiai
domeniu de activitate. Dac o procedur prezint paii ce trebuie urmai ntr-o
activitate repetitiv, un manual de proceduri trebuie s ofere imaginea unitar a
unui ntreg domeniu de activitate.
Elaborarea i implementarea procedurilor reprezint o parte integrat a unui
sistem al calitii de succes, deoarece confer angajailor informaii utile pentru
activitatea zilnic i faciliteaz realizarea obiectivelor.
Foarte important este faptul c, dei managerul unitii este cel care iniiaz
elaborarea unei proceduri, scopul acesteia trebuie s fie crearea unui document
care s fie uor de citit (s nu conin elemente din limbajul de lemn), inteligibil
i util tuturor celor care l aplic. De asemenea, o procedur foarte bine
formulat va fi un eec, dac aceasta nu este i aplicat n practic.
O procedur nu este un alt element de birocratizare excesiv, ci, contrar
acestei afirmaii, este un instrument care faciliteaz realizarea activitilor
uzuale ct mai rapid, corect i eficient posibil (red-tape smart-tape
2
).

1
OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 i ndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile
publice MEF, p. 17.
2
Red-tape este utilizat n sens peiorativ pentru caracterizarea unei situaii cu reglementri excesive
sau conformiti rigide fa de reguli oficiale, adesea sinonim cu birocraie excesiv; n dorina de a

6
2.2. Accepiuni ale termenului
a. norme metodologice = instruciuni ale instituiei publice pentru punerea n
aplicare a unor reglementri de rang superior;
b. metode de lucru i proceduri formalizate sunt specifice fiecrei instituii i
constituie obiectul sistemului de control managerial intern, respectiv al
standardului nr. 17, intitulat Proceduri.
Pentru ca procedurile s reprezinte instrumente eficiente, trebuie s
ndeplineasc un numr de condiii eseniale:
S fie:
scrise i formalizate pentru fiecare activitate principal n parte,
simple i specifice,
actualizate n mod permanent,
aduse la cunotina executanilor, disponibile i accesibile managerului,
salariailor, precum i terilor,
bine nelese i bine aplicate,
s nu fie redundante.

2.3. Tipuri de proceduri

Procedurile se clasific n dou categorii:
a. Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces
care se desfoar la nivelul tuturor compartimentelor din minister, numite
i proceduri generale.
b. Procedura operaional = procedura care descrie o activitate sau un
proces care se desfoar la nivelul unuia sau mai multor compartimente
din minister. Mai sunt cunoscute i sub denumirile de proceduri
specifice, proceduri de proces, proceduri formalizate etc.

diminua efectele red-tape a luat natere smart-tape, reprezentnd iniiativele i aciunile pentru
mbuntirea eficienei n relaia administraiei publice cu cetenii i agenii economici (sinonim cu
simplificare administrativ).

7
3. Recomandri cu privire la elaborarea unei proceduri scrise
3.1. Iniierea de proceduri scrise
3.1.1. Proceduri de sistem (PS)
Se iniiaz la propunerea Grupului de Management (GM) sau de ctre
direciile de specialitate, cu consultarea prealabil a secretariatului Grupului
de Management (asigurat de ctre Unitatea de Politici Publice). n primul
caz, GM stabilete compartimentele responsabile i termenele la care
acestea vor finaliza realizarea PS. Direciile de specialitate vor colabora
ntre ele n vederea elaborrii PS.

3.2.2. Proceduri operaionale (PO)
Se iniiaz de ctre conductorul oricrui compartiment din cadrul MDRL
pentru a descrie activitile sau procesele, n vederea eficientizrii i
standardizrii acestora.
Conductorul compartimentului, pe baza obiectivelor specifice i a riscurilor
identificate, va stabili lista procedurilor operaionale necesare,
persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO i termenele la care
acestea vor finaliza realizarea PO.

3.2. Elaborarea primei pagini
Prima pagin a procedurilor va conine obligatoriu urmtoarele elemente:
Antetul MDRL, n conformitate cu manualul de identitate vizual;
Denumirea procedurii i codul acesteia;
Numrul ediiei (cu cifre romane) i a reviziei (cu cifre arabe), precum i
data;
Se va utiliza fontul Times New Roman 20.

3.3. Antetul i subsolul paginilor
Pentru restul paginilor se va utiliza un antet i subsol diferit.
Antetul va cuprinde:
Denumirea ministerului i a departamentului n cazul procedurilor
operaionale;
Denumirea procedurii;
Codul procedurii;
Numrul ediiei i al reviziei;
Numrul paginii.

8
Subsolul va cuprinde o linie ngroat, n conformitate cu manualul de identitate
vizual.
Exemple:
a. pentru PS: Anexa 1 (p.2 i urmtoarele);
b. pentru PO: Anexa 2 (p.2 i urmtoarele).

3.4. Coninutul formularului de procedur
Coninutul formularului de procedur va fi urmtorul:
Prima pagin;
Cuprins;
Formular evideniere modificri;
Coninutul propriu-zis al procedurii;
Formulare;
Anexe;
Formular avizare procedur;
Lista de distribuire a procedurii.
Exemple:
a. pentru PS: Anexa 1;
b. pentru PO: Anexa 2.
Aceste anexe reprezint de fapt scheletul procedurilor. Iniiatorul
procedurii nu trebuie s fac altceva, dect s salveze sub alt nume
anexa, s tearg Anexa 1, respectiv Anexa 2 din colul sus-dreapta
de pe prima pagin, s completeze cu datele necesare n seciunile
predefinite (semnalate cu paranteze ptrate []-) i la cele solicitate
de prezentul Ghid (numrul procedurii n antet, denumirea procedurii,
numrul ediiei i reviziei etc).
Cnd totul este completat, se actualizeaz i cuprinsul automat de pe
pagina 2 din Anexa 1 sau Anexa 2 (Click dreapta Update field Update
page numbers only).

3.5. Mod de redactare
3.5.1. Paragrafe, subparagrafe
a. Se vor nota succesiv cu 1.; 1.1.; 1.1.1.; a; i;
b. Bullet-urile pot fi utilizate la fiecare nivel (forma lor trebuie s fie
sub form de bif sau liniu);
c. Titlurile se vor alinia la stnga i vor fi scrise ngroat;

9
d. Titlurile primului i celui de al doilea nivel de paragraf (1. i 1.1.) se
vor scrie cu font de 14, restul fiind scrise cu un font de 12 Times
New Roman;
e. Textul se va alinia la titlul paragrafului respectiv.
3.5.2. Reguli de redactare
a. Formatul hrtiei: A4;
b. Margini: sus: 1 cm; jos: 2,5 cm; stnga i dreapta: 2 cm; antet: 1,25
cm; subsol: 2 cm;
c. Textul va fi scris cu font de 12 normal, Justify, Times New Roman,
cu diacritice;
d. ntre rnduri se pstreaz un rnd, iar ntre paragrafe un spaiu de 6
puncte;
e. Se vor evita sublinierile i ngrorile din corpul textului. Pentru
evidenieri se va utiliza stilul italic;
f. n msura n care este posibil, se asigur pagin distinct pentru
fiecare component a procedurii.

3.5.3. Sistemul de codificare a procedurilor scrise
a. Codul unei PS este format din grupul PS.NN, unde NN reprezint
numrul de ordine al PS scrise, alocat de secretariatul GM;
b. Codul unei PO scrise este format din grupul PO.XXX.YY, unde XXX
reprezint codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO
scrise, iar YY reprezint numrul de ordine a PO, alocat de
compartimentul care a realizat procedura;
c. Codul unui formular utilizat n cadrul unei proceduri este format din
grupul F-PS.NN.ZZ sau F-PO.XXX.YY.ZZ, unde NN, respectiv YY
reprezint numrul de ordine a PS, respectiv PO, iar ZZ reprezint
numrul de ordine al formularului n cadrul procedurii respective,
XXX reprezentnd codul compartimentului care a realizat procedura;
d. Formularele vor utiliza acelai antet i subsol, ca i procedura. n
partea de jos dreapta a paginii va fi evideniat codul formularului,
scris cu corp 12 normal Times New Roman;
e. Codurile compartimentelor sunt cuprinse n Anexa 3.


10
3.6. Coninutul procedurii
3.6.1. Scopul
n aceast seciune se prezint scopul pentru care a fost formulat
procedura respectiv (PO sau PS). Totodat, este recomandabil s fie
precizate i beneficiile care se obin prin utilizarea procedurii n cauz.

Exemple:
a. pentru PS: stabilete modul n care se realizeaz activitatea de
recrutare i selecie la nivelul ministerului; descrie demersurile ce trebuie
urmate pentru plecarea n deplasri; descrie modul n care sunt arhivate
documentele etc.
b. pentru PO: descrie detaliat managementul financiar al fondurilor
structurale i execuia plilor din aceste fonduri; stabilete procedurile
contabile specifice i nregistrrile folosite pentru contabilitatea
activitii curente de organizare i funcionare a ministerului; prezint
cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile i recomandrile
auditorilor interni, etc.
3.6.2. Domeniul de aplicare
Este o parte procedural important, deoarece aici se stabilete exact
pentru ce activiti este valabil procedura i care sunt compartimentele
care o vor implementa. Cuprinde 4 elemente principale, elemente ce trebuie
respectate ntocmai, pentru a evita cazurile n care exist suprapuneri de
responsabiliti sau atribuii pentru care nu au fost identificai responsabili:
precizarea activitii;
delimitarea explicit a activitii procedurate de celelalte activiti
distincte ale instituiei;
enumerarea activitilor care depind de aceast activitate procedurat;
enumerarea compartimentelor implicate n activitate, a celor beneficiare
i a celor ce trebuie s furnizeze date pentru aplicarea efectiv a
procedurii.

3.6.3. Definiii, abrevieri i acronime
Vor fi definii termenii care:
reprezint un element de noutate;
sunt folosii cu frecven mare n textul procedurii i necesit comentarii
suplimentare;
pot produce confuzie prin lipsa explicrii acestora;
dac este cazul, trebuie precizat i actul public care definete termenul
n cauz;

11
Abrevierile i acronimele:
se precizeaz pentru acei termeni des utilizai n coninut (ex. PO =
procedur operaional; PS = procedur de sistem; UPP = Unitatea de
Politici Publice; Ap = aplicare; Ah = arhivare etc.)
Se recomand ca att definiiile, ct i abrevierile i acronimele s fie
consemnate n ordine alfabetic.
Exemplu:
Abreviere Explicaie
A Aprobare
Ah. Arhivare
Ap. Aplicare
DPP Direcia de politici publice
E Elaborare
V Verificare
ZL Zile lucrtoare

3.6.4. Documente de referin i conexe
n aceast seciune trebuie precizate documentele cu rol de reglementare
care au fundamentat realizarea procedurii. Adiional, pot fi incluse
documentele cu caracter informativ sau alte materiale utilizate n sensul
activitii procedurate pn n acel moment. Acolo unde este cazul,
reglementrile pot fi grupate astfel:
reglementri internaionale;
legislaie primar;
legislaie secundar;
reglementri interne.

3.6.5. Descrierea procedurii
Reprezint componenta esenial a ntregii proceduri, ntruct descrie n
mod logic i concret care sunt etapele activitii procedurate.
a. Generaliti:
caracteristici generale ale activitii; nu se repet elementele
deja menionate n subcapitolele anterioare; pot fi prezentate
principiile aplicabile activitii (ex. transparen, legalitate,
confidenialitate etc.)

12
b. Documente utilizate:
formulare standard, instruciuni, liste de verificare, manuale,
ghiduri.
Procedura trebuie s conin circuitul documentelor,
explicat, pentru ca n final, la anex, s fie elaborat
grafic diagrama fluxului documentelor.
Circuitul documentelor din procedura n cauz trebuie
s fie complet integrat n fluxul general al
documentelor al ministerului.
c. Resurse necesare:
materiale (elementele de logistic: materiale informatice,
calculatoare, acces la baze de date etc.), financiare (bugetul
necesar), umane (personalul implicat i atribuiile fiecruia).
d. Modul de lucru:
Planificarea (resurselor, responsabililor, timpului, riscurilor i a
msurilor de limitare a efectelor acestora);
Derularea tuturor aciunilor (programul propriu-zis, sub form
tabelar);
Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat, indicatori de
performan, beneficiari).
Exemplu:
Se recomand ntocmirea unui tabel de forma:
PAS Unitate
responsabil/
Funcia
responsabilului
Document Aciune/ Operaiunea Termen Anexa
1 UPP / Manager
public sau CEE
NI Realizarea unei Note interne de
informare dup participarea la o
edin /ntlnire /seminar
/training, care intr n aria de
interes a UPP.
2 ZL Formular
Standard
F-
PO.UPP.01.0
1
2 UPP / Coordonator NI Aprobare:
Dac se aprob --> PAS 3;
Dac nu se aprob, se reia
PAS 1.
1 ZL
3 UPP / Manager
public sau CEE
NI Arhivare:
a. electronic (pe folderul
comun al direciei, n
folder Note de informare);
b. format hrtie (n
biblioraftul Note de
informare).
=STOP PROCEDUR
1 ZL

13
3.6.6. Responsabiliti i verificare
Aceast seciune se refer la descrierea responsabilitilor persoanelor care
aplic procedura i NU la cele legate de elaborarea, verificarea i aprobarea
procedurii. Pentru evidenierea acestor activiti exist un tabel separat,
prevzut n seciunea 3.7.
Se recomand ntocmirea unui tabel care s cuprind funciile responsabile
pentru realizarea aciunilor din procedur, cu termene limit ce trebuie
respectate.

De exemplu:
Nr.
crt.
Compartimentul
responsabil/ Funcia
responsabilului
Aciunea/ Operaiunea Termen
1 UPP/ Manager public sau CEE E 2 ZL
2 UPP/ Coordonator V 1 ZL
3 UPP/ Coordonator A 1 ZL
4 UPP Ap. Permanent
5 UPP/ Manager public sau CEE Ah. 1 ZL

3.6.7. Anexe
tabele, scheme logice, formulare, modele de completat, schema grafic
a circuitului documentelor.

3.7. Avizare i aprobare
3.7.1. Procedurile de sistem
a. Pentru procesul de avizare i aprobare se va utiliza formularul F-
PS.00.02 (Anexa 1, p.8).
b. Dup elaborare, PS se verific de ctre conductorul/ superiorii
direci ai compartimentului responsabil i se transmite ctre
secretariatul GM.
c. Secretariatul GM verific conformitatea PS cu prevederile din
OMFP 946/2005. Dac PS nu respect prevederile, secretariatul
va comunica observaiile compartimentului iniiator n termen de
3 zile lucrtoare. Compartimentul va trimite PS modificat n
maxim 3 zile lucrtoare de la data primirii observaiilor, iar
secretariatul va aviza aceasta n termen de 1 zi lucrtoare.
d. Dup ce compartimentul responsabil a elaborat varianta final a
PS, secretariatul GM va include pe ordinea de zi a urmtoarei
edine a GM discutarea i aprobarea PS.

14
e. Cu cel puin 2 sptmni naintea edinei programate a GM,
Secretariatul va trimite PS ctre membrii GM prin email n
vederea consultrii acestora. Reprezentantul compartimentului
responsabil, n colaborare cu secretariatul GM, va include
observaiile i recomandrile fondate legal i metodologic ale
membrilor GM n proiectul PS.
f. Cu cel puin 3 zile naintea edinei GM, secretariatul va
retransmite varianta final a PS, aa cum a rezultat aceasta dup
includerea eventualelor observaii.
g. GM i d avizul asupra proiectului PS n cadrul edinei acesteia,
prin adoptarea unei decizii n acest sens. Decizia va fi semnat
de ctre preedintele sau vicepreedinii GM, dup caz.
h. Dup avizul GM, PS se aprob de ctre ministrul dezvoltrii
regionale i locuinei. Compartimentul care a realizat PS va avea
sarcina de a elabora ordinul MDRL prin care se aprob una sau
mai multe proceduri.

3.7.2. Procedurile operaionale
a. Dup elaborare, PO se transmit de ctre compartimentul
responsabil secretariatului GM.
b. Secretariatul GM verific conformitatea PO cu prevederile din
OMFP 946/2005. Dac PO nu respect prevederile, secretariatul
va comunica observaiile compartimentului iniiator n termen de
3 zile lucrtoare. Compartimentul va trimite PO modificat n
maxim 3 zile lucrtoare de la data primirii observaiilor, iar
secretariatul va aviza aceasta n termen de 1 zi lucrtoare.
c. Dup ce PO a obinut avizul secretariatului GM, compartimentul
responsabil va transmite PO mpreun cu formularul F-
PO.000.00.02 (Anexa 2, p.8) compartimentelor implicate, n
vederea formulrii de observaii (dac exist mai multe direcii
crora li se aplic PO). Acestea vor avea la dispoziie 5 zile
lucrtoare pentru a formula observaii. Dac n acest termen un
compartiment nu a transmis nicio observaie, se consider c
acesta nu are observaii.
d. Eventualele observaii vor fi discutate n cadrul unor ntlniri
ntre compartimentul responsabil i compartimentele care au
obiecii. Dac nu se ajunge la consens n termen de 7 zile
lucrtoare de la data transmiterii observaiilor, preedintele GM
va lua decizia asupra formei finale a PO. Dac exist consens, PO
se consider aprobat.
e. Dac PO se aplic exclusiv compartimentului iniiator (fr a fi
implicate i alte compartimente), aceasta se consider finalizat
n momentul n care eventualele observaii ale secretariatului GM
au fost incluse n textul PO.

15
f. Aprobarea PO se va face de ctre conductorul compartimentului
responsabil cu elaborarea PO i de ctre superiorii ierarhici ai
acestuia, dac este cazul.
g. Forma aprobat a PO va fi transmis secretariatului GM n termen
de 3 zile lucrtoare.
3.8. Distribuirea procedurii
a. Dup aprobarea prin ordinul ministrului dezvoltrii regionale i
locuinei, originalul PS se pstreaz la secretariatul GM.
Distribuirea PS se va face de ctre direcia nominalizat prin
ordinul de aprobare a PS, conform listei de distribuire a
procedurii (F-PS.00.03 Anexa 1, p. 9).
b. Compartimentul rspunztor de aprobarea PS va transmite forma
electronic a acesteia n format PDF secretariatului GM n
termen de 3 zile lucrtoare de la aprobarea acesteia.
c. Secretariatul va depune PS n biblioteca virtual de proceduri i
va anuna tot personalul MDRL, prin email, privind locul unde PS
poate fi accesat.
a. Dup aprobarea PO, originalul acesteia se va pstra la
compartimentul care a elaborat PO i se distribuie conform listei
de distribuire (F-PO.000.00.03 Anexa 2, p.9) compartimentelor
implicate/afectate de PO.
b. Dup finalizarea distribuirii, compartimentul responsabil va
transmite o copie de pe lista de distribuire secretariatului GM.
d. Compartimentul rspunztor de aprobarea PO va transmite
forma electronic a acesteia n format PDF secretariatului GM n
termen de 3 zile lucrtoare de la aprobarea acesteia.
e. Secretariatul va depune PO n biblioteca virtual de proceduri.
3.9. Revizia procedurii
a. Revizia poate fi solicitat de ctre un compartiment din cadrul
ministerului sau iniiat de secretariatul Grupului de Management
ca urmare a modificrilor riscurilor sau ale cadrului legislativ
care afecteaz funcionarea ntregii instituii.
b. Iniiatorul reviziei va motiva n scris ctre secretariatul GM
solicitarea reviziei PS.
c. Secretariatul GM va include solicitarea pe ordinea de zi a primei
edine.

16
d. Dac GM consider oportun revizia procedurii, aceasta va
solicita conductorului responsabil cu elaborarea, amendarea PS.

a. Revizia poate fi solicitat de ctre o persoan din cadrul
compartimentelor, care aplic sau este interesat de o PO i care
constat c PO necesit mbuntiri sau cnd se constat c
riscurile sau cadrul legislativ specific s-au modificat.
b. Iniiatorul reviziei va motiva n scris ctre conductorul
compartimentului responsabil solicitarea reviziei PO.

3.9.3. Prevederi comune
a. Revizia unei PS sau a unei PO urmeaz aceeai succesiune ca la
realizarea unei proceduri din punct de vedere al elaborrii,
avizrii, aprobrii i distribuirii, conform paragrafelor 3.6. i 3.8.
b. Paragrafele i subparagrafele schimbate vor fi marcate prin
sublinierea textului respectiv.
c. Numrul reviziei se modific n ordine cresctoare.
d. Dac volumul modificrilor depete 50% din coninutul
procedurii scrise sau diferena dintre numerele de revizie este
mai mare de 3, se modific ediia procedurii scrise.
e. La modificarea ediiei sau a reviziei se vor modifica i numerele
acestora pe prima pagin i n antetul procedurii scrise. De
asemenea, se va completa i Formularul evideniere modificri
(F-PS.00.01 Anexa 1 sau 2, p.3).
f. Procedura, cu paginile modificate ale reviziei se difuzeaz
conform prevederilor paragrafului 3.8. De asemenea, n
momentul difuzrii procedurii modificate se retrage vechea
procedur, completndu-se corespunztor lista de distribuire a
procedurii (F-PS.00.03 Anexa 1 sau 2, p.3).
g. Secretariatul Comisiei va depune n biblioteca virtual procedura
revizuit sau noua ediie a acesteia.

3.10. nregistrarea i arhivarea procedurii
a. PS se nregistreaz ntr-un registru electronic inut la
secretariatul GM, conform Anexei 4.
b. Originalele PS retrase/revizuite se claseaz i se pstreaz timp
de 5 ani de ctre secretariatul GM. Dup aceast perioad PS

17
sunt transmise la arhiva ministerului cu respectarea
reglementrilor specifice arhivrii.
a. PO se nregistreaz ntr-un registru electronic inut la
compartimentul care a elaborat PO, conform Anexei 5.
b. Originalele PO retrase/revizuite se claseaz i se pstreaz timp
de 5 ani de ctre compartimentele care le-au elaborat. Dup
aceast perioad PO sunt transmise la arhiva ministerului cu
respectarea reglementrilor specifice arhivrii.


18
4. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii de sistem

Modificarea PS
De ctre compartimentul
responsabil
Termen: 3 zile lucrtoare
Transmitere PS refcut
Ctre secretariatul GM
Avizare din partea Secretariatului
n termen de 1 zi lucrtoare
Iniierea PS de ctre GM
Se stabilete lista procedurilor
Se stabilesc compartimentele
responsabile de elaborarea PS
Se stabilesc termenele
Elaborarea PS
Conductorul compartimentului
responsabil desemneaz
persoanele care vor elabora PS
Elaborare PS
Verificare PS de ctre
conductorul compartimentului
Transmiterea PS ctre secretariatul
GM
Secretariatul verific
conformitatea PS cu OMFP 946
Draft PS
F-PS.00.02
Conform?
Observaii
Draft PS
refcut
NU
DA
Consultarea GM
Secretariatul include pe
ordinea de zi a
urmtoarei edine a
GM.
Cu cel puin 2
sptmni naintea
edinei Secretariatul
transmite PS
membrilor GM spre
consultare
Observaii?
-Draft PS
DA
Preluare observaii
Compartimentul
responsabil preia
observaiile fondate
metodologic i legal
Secretariatul GM
transmite varianta final
a PS ctre membrii GM
cu cel puin 3 zile
naintea edinei
-Observaii
din partea
membrilor
GM
NU
Avizarea PS de ctre
GM
Avizare PS prin
decizie a GM
Aprobare PS
Compartimentul
responsabil va
elabora ordinul
MDRL pentru
aprobarea PS
Aprobare PS de
ctre ministru
Difuzarea PS
Originalul PS i formatul
electronic (n PDF) se trimite la
secretariatul GM
Secretariatul va distribui PS
compartimentelor
Secretariatul depune PS n
biblioteca virtual i nregistreaz
n registrul PS
-PS n original
-PS n format PDF
Compartimentele
MDRL
Biblioteca virtual
de proceduri
Prin Formularul F-
PS.00.03
-Draft PS
final

19
Iniierea PO de ctre conductorii de
compartimente
Se stabilete lista procedurilor
Se stabilesc termenele i persoanele
responsabile de elaborarea PO
Elaborarea PO
Persoanele desemnate vor elabora
PO
Verificare PO de ctre conductorul
compartimentului
Transmiterea PO ctre secretariatul
GM
Secretariatul verific conformitatea
PO cu OMFP 946/2005
Draft
PO

Conform?
Modificarea PO
De ctre compartimentul
responsabil
Observaii
Avizare PO de ctre secretariat
Termen: 1 zi lucrtoare
Draft PO
refcut
NU
DA
Avizarea PO
Compartimentul
responsabil transmite
PO compartimentelor
implicate
Observaiile acestora
se fac n termen de 5
zile lucrtoare
Observaii?
-Draft PO
-Formularul F-
PO.000.00.02
DA
Conciliere ntre
compartimentele
avizatoare
n termen de 7 zile
lucrtoare n cadrul
unor ntlniri
Dac nu se ajunge la
consens, forma
final e decis de
preedintele GM
Observaii
transmise
compartimentului
responsabil
NU
Aprobare PO
De ctre
conductorul
compartimentului
responsabil
PO n original
Compartimentele
afectate/ implicate din
MDRL
Secretariatul GM
depune PO n
biblioteca virtual de
proceduri
Prin Formularul F-
PO.000.00.03
Difuzarea PO
Originalul PO se pstreaz la
compartimentul responsabil, se
nregistreaz n registrul propriu de
PO i se distribuie compartimentelor
afectate
Formatul electronic (n PDF) i o
copie dup lista de distribuie se
trimite la secretariatul GM
PO n format PDF
Termen: 3 zile lucr.
Transmitere copie
list distribuie ctre
secretariatul
Comisiei
Implic mai
multe
compartimente?
DA
NU
5. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii operaionale


20
Bibliografie

Manualul de Identitate a Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei, ediia II
(14.01.2009).

Ministerul Finanelor Publice, Unitatea Central de Armonizare a Sistemelor de
Management Financiar i Control (2005), ndrumar metodologic pentru dezvoltarea
controlului intern n entitile publice, (online), disponibil pe:
http://www.mfinante.ro/control_prev/legislatie/indrumar24ian.pdf, accesat pe 15 iulie
2008.

OG nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat.

OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd
standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial, modificat i completat prin OMFP nr. 1389 din 22
august 2006.

OMDRL nr. 736 din 21 septembrie 2009 prvind constituirea, organizarea i funcionarea
Grupului de management i a subgrupurilor tehnice de management.

Organization for Economic Co-operation and Development (2003), From Red Tape to
Smart Tape. Administrative Simplification in OECD Countries.

United States Environmental Protection Agency (aprilie 2007), Quidance for Preparing
Standard Operating Procedures, (online), disponibil pe:
http://www.epa.gov/QUALITY/qs-docs/g6-final.pdf .

Ghid - Proceduri

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghid - Proceduri

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Strada Apolodor nr.

17, Latura Nord, Sector 5, Bucureti, ROMNIA, 050741 - RO,

S-ar putea să vă placă și