6.

APLICATIA OPERA PROPERTY MANAGEMENT SYSTEM

6.1. INTRODUCERE
Opera PMS este cel mai utilizat sistem de gestiune hoteliera, creat prin optimizarea
sistemului Fidelio pentru a raspunde la cat mai multe si variate cerinte operationale din
activitatea hoteliera. Interfata Opera este accesibila si prietenoasa, usor de inteles si
utilizat, logic structurata pe derularea operatiunilor specifice si extrem de cuprinzatoare in
facilitati si categorii de rapoarte.
Interfata este structurata pe module de lucru, fiecare modul avand sectiuni specifice
pentru operatiuni, informatii si rapoarte. Modulele cel mai des folosite in aplicatia Opera
PMS sunt urmatoarele:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.

Reservations
Front desk
Cashiering
Rooms Management
End of Day
Miscellaneous

VI.2.

RESERVATIONS

Primul modul configurat in sistemul opera este Reservations, cu urmatoarea substructura:

O parte distincta a acestui modul, cu o importanta deosebita in gestionarea sistemului si

in configurarea corecta a rapoartelor o reprezinta Profiles, aici se cauta, adauga si
completeaza toate datele specifice diverselor categorii de clienti (tip client, date
personale, particularitati, note, rate negociate). Cautarea unui profil este primul pas cand
se doreste inregistrarea unei noi rezervari si se realizaeaza cu optiunea SEARCH dupa
adaugarea primelor trei litere ale profilului cautat, iar selectarea profilului dorit se face cu
dublu click pe acesta sau comanda EDIT. Pentru adaugarea unui nou profil se foloseste
comanda NEW.

La adaugarea unui nou profil este necesara alegerea tipului de client care se doreste a fi
adaugat, in functie de aceasta alegere exista diferite categorii de date ce se introduc in
sistem.

Fiecare profil are optiunea de vizualizare a datelor statistice proprii acestuia cu optiunea
STATS&INFO (total sederi, total venit, numar no show, numar anulari), date care se
afiseaza pe anul curent si pe anul precedent.

Fiecare profil are optiuni aditionale care pot fi accesate, vizualizate sau modificate cu
ajutorul comenzii OPTIONS. Chiar daca exista optiunea de a sterge un profil, aceasta nu
este recomandata deoarece toate datele din istoricul profilului sters vor fi pierdute. Pentru

situatiile cand s-a adaugat un nou profil desi acesta exista in baza de date se foloseste
optiunea MERGE pentru unirea celor doua profile, optiune care va uni si datele din
istoric.

Pentru a inregistra o noua rezervare se acceseaza optiunea NEW RESERVATIONS, se

selecteaza perioada dorita si numarul de persoane si camere solicitat pentru profilul cautat
in prealabil sau adaugat daca este vorba de un client nou. Dupa completarea acestor date
se verifica disponibilitatea si se aloca tipul de camera si tariful din meniul RATE
QUERY (tarifele afisate cu culoarea verde arata disponibilitatea ir cele afisate cu rosu
arata ca nu avem disponibile acel tip de camere sau tarif):

Dupa alegerea tarifului se va da comanda OK si rezervarea se afiseaza cu toate detaliile

structurat in doua parti, in partea de sus sunt detalii legate de profil cu buton de acces

direct la PROFILES unde putem completa datele personale, iar in partea de jos sunt
detalii legate de rezerare:

Rezervarea poate fi salvata cu comanda OK (salvare si iesire in ecranul rezervarii),

SAVE (salvare si ramanere in ecran) sau se poate iesi din ecran fara salvare cu comanda
CLOSE. La iesirea din rezervare fara a o completa sistemul considera ca se doreste
anularea rezervarii si solicita selectia motivului pentru aceasta inregistrare.
Dupa salvarea rezervarii sistemul afiseaza un numar de confirmare care va fi comunicat
clientului automat din sistem sau pe email, in fucntie de procedura hotelului.
Pentru modificarea sau anularea unei rezervari se foloseste optiune UPDATE
RESERVATIONS, unde rezervarea se cauta dupa diverse criterii cu optiunea SEARCH.
Se pot folosi si criterii suplimentare de cautare cu optiunea ADVANCED. Daca se
doreste schimbarea numelui clientului acest lucru se face doar cu optiunea SEARCH si
alegerea numelui dorit sau adaugarea de profil nou, scrierea noului nume direct in
rezervare va schimba definitiv acel profil si tot istoricul acestuia.

Anularea unei rezervari se face cu optiunea CANCEL dupa cautarea rezervarii respective.
Sistemul solicita motivul anularii care se selecteaza din lista deja configurata si emite un
numar de anulare care se transmite clientului.

Daca se doreste reluarea unei rezervari anulate se acceseaza comanda REINSTATE,

sistemul va solicita o reconfirmare a comenzii si apoi va emite un alt numar de
confirmare a rezervarii care se transmite clientului.

Gasim si la rezervari o lista de optiuni suplimentare pe care le putem utiliza pentru

diverse servicii sau mentiuni si preferinte ale clientilor. Acestea se pot inregistra folosind
comanda OPTIONS, cu urmatoarea structura:

Toate optiunile inregistrate vor fi vizibile in rezervare oriunde ar fi accesata in sistem,

prin marcarea lor cu botoane rosii in subsolul rezervarii, purtand denumirea generica a

optiunii. In anexa 1 si 2 sunt incluse exercitii practice pentru cele mai utilizate dintre
aceste optiuni suplimentare ale rezervarilor.
Alte functii care pot fi utilizate in modulul de reservari sunt:
ROOM PLAN (tablou al camerelor si perioadelor cu toate rezervarile si
prerezervarile existente si viitoare):

FLOOR PLAN (planul fiecarui etaj cu pozitionarea si status-ul fiecarei camere sau
facilitati existente):

CONFIRMATIONS (sistemul poate trasnmite automat confirmarea rezervarilor catre

clienti sau pot fi tiparite pentru a fi trimise prin fax):

CALENDAR (o situatie cu disponibilitatea camerelor pe fiecare luna si cu

evenimentele care vor avea loc in hotel):

6.3 FRONT DESK

In acest modul se inregistreaza in primul rand operatiunile de check in cu si fara rezervari
prealabile. Daca exista rezervare aceasta se cauta cu optiunea SEARCH, daca se solicita
modificari ale rezervarii se acceseaza comanda EDIT si dupa aceea CHECK IN:

In situatia in care clientul doreste o anumita camera care nu este inca pregatita sau in
perioadele cu grad maxim de ocupare cand e posibil sa soseasca clientul si camerele sa nu
fie pregatite de cazare, rezervarea se posteaza in asteptare cu comanda QUEUE din
OPTIONS. Sistemul va genera o lista cu rezervarile in asteptare, in ordinea inregistrarii
acestora. Daca e necesar se poate inregistra o prioritate in aceasta lista cu optiunea
PRIORITY, comanda ce va muta rezervarea respectiva in fruntea listei de asteptare.
Odata ce camera este pregatita, de pe lista de rezervari in asteptare se alege rezervarea si
se acceseaza comanda CHECK IN.
IN HOUSE GUESTS permite vizualizarea sau modificarea detaliilor rezervarilor sau
profilelor clientilor in house. Pentru aceasta se cauta clientul cu optiunea SEARCH si se
foloseste comanda EDIT pentru modificarile dorite (extinderea sau diminuarea perioadei
de sedere, preferinte, optiuni suplimentare).

Daca s-a inregistrat din greseala check in pentru o rezervare se foloseste optiunea
CANCEL C/I pentru anularea acesteea, bineinteles ca doar in ziua din care incepe
rezervarea respectiva si doar daca nu exista servicii postate pe aceasta rezervare. Dupa
mesajul de confirmare a comenzii sistemul va transmite un alt mesaj cu mentinerea sau
nu a camerei blocate pentru aceasta rezervare.
ACCOUNTS se utilizeaza doar pentru facurarea serviciilor consumate, in general pentru
evenimente sau scopuri financiare interne. Este de fapt un check in virtual, se diferentiaza
prin tipul camerei care este special creat pentru astfel de utilizare (post master, house
account, etc).

ROOM ASSIGNEMENT se foloseste pentru prerezervarea camerelor si rapiditate la

check in pentru grupuri mari de turisti sau clienti cu preferinte speciale la alocarea
camerelor. Ecranul care se deschide la folosirea optiunii ROOM ASSIGNEMENT
contine doar acele rezervari care nu au alocate camerele.

In acest ecran se cauta si se alege rezervarea dorita si se acceseaza optiunea ASSIGN si

se alege apoi camera solicitata. Daca exista o politica de alocare in hotel se poate folosi
optiunea de alocare automata a camerelor cu comanda AUTO desi e recomandat sa se
verifice rezervarile nealocate pentru eventualitatea ca exista preferinte ale clientilor legat
de camere.

MESSAGES se foloseste pentru a nota sau modifica mesaje pentru clienti sau grupuri de
clienti ori pentru a tipari mesaje destinate acestora. Dupa transmiterea mesajului verbal
sau tiparit se noteaza status-ul livrat pentru acest mesaj pentru a evita transmiterea lui
accidentala de mai multe ori.
TRACES este o optiune folosita pentru transmiterea mesajelor intre diferite departamente
ale hotelului, cu diverse solicitari ale clientilor sau situatii de rezolvat. Dupa primirea
mesajului si rezolvarea solicitarii se selecteaza pozitia respectiva si se noteaza
RESOLVE.
6.4. CASHIERING
La accesarea acestui modul de fiecare data se solicita parola ca o masura suplimentara de
securitate.

Optiunile principale sunt postarea serviciilor consumate de catre clienti (debitare folio) si
corectarea postarii sau incasarea acestor servicii (creditare folio). Toate inregistrarile
legate de postarea serviciilor si facturare/incasare se realizeaza in meniul BILING. Aici
se poate deschide una sau mai multe ferestre in functie de cum doreste clientul factura.
Postarea manuala a serviciilor consumate se realizeaza cu comanda POST, se alege
serviciul consumat se adauga cantitatea si, daca e cazul se introduce valoarea acestuia.

O alta optiune disponibila este transferul unui serviciu postat pe o alta camera
(TRANFER TRANSACTION) sau pe un alt folio (TRANSFER TO WINDOW. Pentru
plata serviciilor comanda este PAYMENT care calculeaza totalul serviciilor si posteaza
plata acestora.

Cu optiunea FOLIO putem vizualiza sau tipari folio in diferite formate conform
solicitarilor clientului. Pentru serviciile postate exista o serie de optiuni care permit
ajustarea, impartirea, corectarea unei postari. Pe langa acestea avem o serie de optiuni
suplimentare pentru a rezolva diverse solicitari ale clientilor:

Pentru facturarea serviciilor inainte de plecarea clientului se foloseste comanda

SETTLEMENT folosind una dintre optiunile de mai jos.

Dupa emiterea facturilor si incasarea serviciilor se poate accesa optiunea CHECK OUT
pentru eliberarea camerei. In cazul in care se doreste anularea check out exista optiunea
REINSTATE care aduce din nou clientul in house si se pot face completarile necesare pe
folio acestuia.
Exista si in acest modul optiuni suplimentare pentru rezolvarea diverselor situatii speciale
sau solicitari ale clientilor, istoric si rapoarte.

6.5 ROOMS MANAGEMENT

Acest modul se foloseste pentru gestionarea, vizualizarea si controlul status-ului si
disponibilitatii camerelor din hotel, incluzand informatii legate de istoric, ocupare si
mentenanta camerelor.
Optiunea HOUSEKEEPING MANAGEMENT este cea mai utilizata, aici se controleaza
zilnic status-ul camerelor si se coreleaza informatiile intre departamentul housekeeping si
receptie.

Optiunea HOUSEKEEPING MANAGEMENT include un tablou al camerelor si al

status-ului acestora, acesta se poate schimba pentru fiecare camera in parte, selectand mai
multe camere din lista sau cu optiunea QUICK CHANGE ROOM STATUS.

Tot aici se pot vizualiza sau salva statistici si rapoarte legate de status-ul si ocuparea
camerelor, camerele in asteptare, conditii speciale sau particulare ale camerelor,
discrepante intre status-ul camerelor la receptie fata de housekeeping, camere refuzate la
cazare intr-o anumita perioada, etc.
Optiunea OUT OF ORDER se foloseste pentru inregistrarea si vizualizarea camerelor
care sunt temporar indisponibile pentru cazare din motive de disfunctionalitate tehnica
sau dotari necorespunzatoare.

Optiunea ROOM HISTORY permite vizualizarea ocuparii camerelor in orice perioada

din trecut, detalii ale rezervarilor sau venituri realizate din rezervarile anumitor camere.
Optiunea OVERBOOKING permite setarea unui numar de camere sau a unui procent din
acestea care pot fi vandute peste capacitatea hotelului in anumite date sau perioade.

Optiunea OCCUPANCY GRAPH arata gradul de ocupare a cemerelor disponibile din

hotel intr-o anumita perioada.
Optiunea MAINTENANCE inregistreaza camerele care necesita diverse operatiuni de
intretinere sau reparatii, informatii care pot fi cu usurinta transmise printr-un raport catre
departamentul tehnic. Dupa rezolvarea situatiilor mentionate se selecteaza camerele si se
acceseaza optiunea RESOLVE.
6.6 MISCELLANEOUS
Optiunea SHOW QUICK KEYS ofera taste rapide catre diferite secyiuni ale sistemului
care usureaza accesul catre acestea si activitatea celor care opereaza in sistem. Pentru
accesarea acestora se folosete fie imaginea corespunzatoare fie combinatia de taste.

Optiunea REPORTS permite accesarea diverselor categorii de rapoarte. Acestea sunt

configurate in sistem si pot fi alese cu comanda SEARCH care pot fi transmise prin fax
sau email ori pot fi tiparite.

Se poate seta ca rapoartele sa fie generate automat, tiparite sau salvate intr-o anumita
locatie din calculator la o data prestabilita cu optiunea REPORTS SCHEDULER.

Optiunea CHANGE PASSWORD permite oricarui utilizator sa-si schimbe parola

oricand, asigura securitatea inregistrarilor in sistem.

Optiunea TRACK IT permite urmarirea diverselor servicii utilizate si gestionarea

obiectelor pierdute de catre clienti.
Optiunea LOG BOOK permite transmiterea solicitarilor clientilor sau a situatiilor
speciale de la o tura la alta.
Optiunea REGISTRATION CARDS permite tiparirea cardurilor de acces pentru clientii
care urmeaza sa vina.

6.7. END OF DAY

In acest modul se realizeaza inchiderea operatiunilor dintr-o zi si rularea rapoartelor
necesare pentru departamentul financiar si management. Totodata se verifica
inregistrarile si corelatiile, pregatindu-se sistemul pentru operatiunile din ziua urmatoare,
dupa o procedura strict stabilita.