Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
contabilitatea front-office-ului.
no-show-urilor
walk-in-urilor
data plecarii;
tarifele camerelor;
Exemple
1.
Doi clienti, dl si dna Law, stau intr-o camera twin de lux, beneficiind doar de
cazare. Ei intentioneaza sa stea la hotel trei zile. Dna Law trebuie sa plece, insa
mai devreme decat isi planificase.In acest caz, departamentul receptie trebuie sa
modifice data plecarii si numarul clientilor in formularul de inregistrare, lista clientilor
prezenti trebuie modificata, iar casierul trebuie anuntat ca dl Law va plati tariful
corespunzator ocuparii camerei de catre o singura persoana.
2.
Dl Law, dupa plecarea sotiei, doreste sa se mute intr-o camera single cu mic dejun
asigurat. Pentru aceasta, departamentul receptie trebuie sa atribuie o noua camera
si sa elibereze o noua cheie. In consecinta, numarul camerei trebuie schimbat, atat
in formularul de inregistrare, cat si in lista clientilor prezenti. Celelalte sectoare si
departamente anuntate si ele de aceasta schimbare, de ex. casierul (contul dlui
Law trebuie transferat la numarul noii camere, iar tariful camerei trebuie modificat),
camerista (dl Law ar putea solicita ajutor la impachetatul bagajelor), bagajistii
(bagajele dlui Law trebuie mutate in noua camera), sectorul telefoanelor (apelurile
telefonice trebuie directionate corect) si sectorul de corespondenta si informatii
(trebuie eliberata o noua cheie, iar corespondenta si mesajele trebuie redistribuite
catre noua camera).
Trebuie acordata o atentie deosebita gestiunii documentelor referitoare la in
registrarea
clientilor. Motivele pt. care trebuie pastrata o evidenta corecta a clientilor sunt urmatoarele:
-
COMUNICAREA
INFORMATIILOR
DESPRE
CLIENTII
REZIDENTI
CELELALTE SECTOARE ALE FRONT-OFFICE-ULUI
Rapoartele front-office-ului
departamentul receptie
intocmite
de
Cele mai uzuale rapoarte intocmite de catre departamentul receptie sunt: lista
clientiolr prezenti, walk-in-uri si sosiri suplimentare, modificari privind clientii, lista plecarilor
si lista check-out-urilor. Aceste sunt doar cateva exemple, intrucat hotelurile pot adopta
politici diferite referitor la rapoartele intocmite de departamentul receptie.
-
Lista clientilor prezenti. Aceasta lista cuprinde toti clientii rezidenti din hotel. De
obicei, numele clientilor sunt ordonate alfabetic. Lista are data si ora tiparite in
partea superioara si trebuie actualizata permanent, pt. a pune la dispozitia celor
interesati informatiile la zi despre clientii hotelului.
Lista check-out-urilor. Este lista cu clientii care si-au lichidat contul si au parasit
hotelul. In consecinta, trebuie acordata multa atentie oricarui mesaj sau telefon
adresat clientului. Este posibil ca unii clienti care si-au lichidat conturile si au
eliberat camerele, sa aiba bagaje inca depozitate in camera de bagaje, caz in
care mesajele care sosesc ulterior pot fi preluate si transmise clientului de catre
bagajist in momentul ridicarii bagajelor.
Fisa istoricului clientului. In acest caz sunt inregistrate detaliile personale ale
fostilor clienti ai hotelului. Aceasta lista este intocmita si actualizata de catre
receptie, dar nu este distribuita celorlalte sectoare.
marimea hotelului. Hotelurile mai mici au mai putine plecari si sosiri la o anumita
data, iar mai multe liste sau rapoarte sunt combinate pt. a forma o singura lista.
Forme de comunicare
De cele mai multe ori, informatiile despre clientii rezidenti sunt comunicate celorlalte
sectoare ale front-office-ului sub forma unui raport scris. In multe hoteluri, toate sectoarele si
departamentele sunt interconectate informational prin intermediul unui sistem computerizat,
ceea ce inseamna ca toate informatiile de care dispune un departament pot fi usor accesate
de catre celelate departamente. Trebuie reamintit insa ca si in hotelurile mari si moderne
sunt necesare deseori si alte moduri de comunicare, astfel:
Telefonic:
-
Contacte personale:
-
Deseori, aceasta comunicare informala este urmata de o notificare scrisa, din care
va fi pastrat un exemplar, sau informatiile vor fi introduse direct in computer.
Departamentul rezervari
Acest departament este atat beneficiarul, cat si furnizorul informatiilor despre clienti.
Cand se primesc rezervari, acesta va folosi informatiile despre clienti obtinute din fisele
istoricului clientilor. Asemanator, departamentul va folosi lista companiilor care au credite
aprobate, pusa la dispozitia de catre dep. vanzari sau de contabilitate. In acelasi timp, dep.
rezervari furnizeaza informatii despre camerele disponibile si detaliilor rezervarilor, sub forma
rapoartelor de rezervari (lista de sosiri asteptate, lista cererilor speciale, etc), pentru a putea
fi folosite de alte departamente.
Departamentul receptie
Acest departament, dupa cum am vazut, joaca un rol important in actualizarea
informatiilor despre clienti. Acesta furnizeaza celorlalte sectoare si departamente rapoarte
despre miscarile clientilor(lista clientilor prezenti, lista de sosiri suplimentare, modificari in
situatia clientilor rezidenti si fisele istoricului clientilor).
Scopul informatiei
Verificarea corespondentei
Preluarea mesajelor
Asigurarea controlului cheilor
Concierge/bagajisti
Casierul front-office-ului
Lista check-out-urilor
Departamentul etaj
Departamentul de etaj are nevoie de informatii despre camerele care sunt ocupate
si cele care urmeaza sa se elibereze, in vederea organizarii programului de curatenie a
camerelor. De asemenea, are nevoie de informatiile privind cererile speciale ale clientilor,
astfel incat anumite camere sa fie amenajate pt. a putea oferi comoditati si servicii
suplimentare, precum si in vederea sosirii clientilor VIP sau CIP.
Departamentul de etaj furnizeaza informatii despre schimbarile intervenite in starea
camerelor(statutul camerei se poate schimba din libera/curata prin curatarea camerei). De
asemenea, acest departament este responsabil de pregatirea raportului cameristei, care
indica nr. clientilor care ocupa o camera si starea curenta a camerei.
Daca hotelul este informatizat, atunci departamentul de etaj va introduce raportul pe
care il alcatuieste direct in sistemul computerizat. Computerul va compara raportul starii
camerelor alcatuit de departamentul de etaj cu cel intocmit de front-desk. Nepotrivirile
rezultate vor indica existenta unor posibile erori in inregistrarile clientilor rezidenti. Aceste
erori vor fi analizate imediat de catre camerista si asistentul front-office managerului sau
receptionerul senior.
In cazul cand sistemul informational al hotelului este manual, atunci receptionerul
compara fizic raportul cameristei cu cel intocmit de front-office, iar orice nepotrivire va fi
imediat analizata.
Departamentul vanzari
Acestui departament ii sunt necesare informatiile referitoare la disponibilul de
camere(furnizat de dep. rezervari), astfel incat sa poata face rezervari pt. grupuri, participanti
la circuite turistice si companii. Acest departament are nevoie de fisele istoricului clientilor
frecventi si ale companiilor, pt. a realiza o abordare personalizata a fostilor sau viitorilor
clienti.
Departamentul contabilitate
Informatiile privind cuantumul depozitelor in avans incasate de catre departamentul
rezervari si platile incasate de catre casierul front-office-ului trebuie inregistrate si transferate
departamentului contabilitate. Acest departament raspunde de monitorizarea conturilor
clientilor, a limitelor creditelor si cauta sa lichideze prompt conturile din registru. De
Managementul
Managementul superior al hotelului are nevoie de informatiile statistice privind
gradul de ocupare al hotelului si veniturile realizate. Majoritatea sistemelor computerizate
sunt programate sa prezinte managementului informatii sub forma unei game diverse de
rapoarte zilnice sau lunare.
VANZAREA SERVICIILOR HOTELULUI
O alta atributie importanta a departamentului receptie este de a prezenta clientilor
diversele tipuri de cazare si dotarile oferite de hotel, incurajandu-i sa recurga la ele in timpul
sederii lor la hotel. Aceasta promovare mareste semnificativ veniturile hotelului, in special pe
seama vanzarii serviciilor pe adresa clientilor fara cazare.
In general, personalul receptiei poate ajuta la promovarea vanzarilor prin:
-
a alege. Cele doua strategii care se folosesc cand i se ofera clientului o alternativa privind
cazarea sunt cea descendenta si cea ascendenta.
Aplicarea tehnicii descendente implica oferta celui mai scump serviciu din partea
receptionerului, iar apoi trecerea graduala la servicii mai ieftine, in cazul in care clientul nu
intentioneaza sa achizitioneze oferta cea mai scumpa. Aplicarea acestei metode este
adecvata atunci cand clientii sunt interesati in primul rand de confort si calitatea serviciilor si
apoi de cost. Prima data este prezentata varianta cea mai costisitoare, care este cea mai
indicata pt. acest tip de clienti.
Pe de alta parte, tehnica ascendenta implica prezentarea la inceput a celei mai
ieftine variante de cazare si apoi convingerea clientului sa achizitioneze pachete din ce in ce
mai scumpe.Aceasta metoda este indicata cand grija principala a clientului o constituie costul
serviciilor. In acest caz, daca s-ar incepe cu cea mai scumpa varianta de oferta, clientul ar fi
imediat indepartat. Daca prima data i de ofera varianta cea mai ieftina, sugerandu-i-se ca
platind putin mai mult va beneficia de o imbunatatire importanta a cazarii, clientul poate fi
convins sa accepte servicii care au un tarif mediu sau chiar ridicat.
La alegerea unei strategii de vanzare, personalul receptiei trebuie sa anticipeze
motivele care il determina pe client sa foloseasca un anumit serviciu. De ex, va fi clientul
interesat daca i se ofera un serviciu la pret promotional sau va fi interesat exclusiv de
serviciile cu tarif ridicat?
In general, se poate presupune ca:
-
clientii care doresc sa faca impresie buna partenerilor de afaceri sau colegilor
tind sa cheltuiasca mai mult, pe servicii de calitate inalta,
Vanzarea sugestiva
Aceasta este o tehnica importanta de vanzare pt. personalul front-office-ului. Ea
implica descrierea serviciilor oferite de hotel de catre un membru al personalului si
propunerea facuta clientului spre achizitionare. Tehnica este ilustrata cel mai bine prin
exemplele urmatoare. De amintit faptul ca, in aplicarea acestei tehnici, trebuie avut grija sa
nu se exercite o presiune prea mare asupra clientului.
Situatia 1
Un cuplu care calatoreste impreuna cu copilul.
Situatia 2
O femeie de afaceri foarte obosita.
Actiune. Receptionerul poate sugera un nivel mai ridicat al confortului prin
atribuirea unei camere cu baie cu jacuzzi. Clienta poate considera aceasta baie o
binemeritata relaxare, chiar daca teriful este putin mai mare.In plus, receptionerul va informa
clienta despre modalitatea de apelare a room-service-ului.
Situatia 3
Un om de afaceri strain, care are o rezervare pt. o camera standard la tariful afisat.
Actiune. Receptionerul ii va explica avantajele pachetului special pentru afaceri
(care poate include, de ex, servirea micului dejun, folosirea dotarilor centrului de afaceri,
asigurarea transportului la hotel) si ii poate sugera trecerea la noul tarif.
CONTABILITATEA FRONT-OFFICE-ULUI
Sistemul de contabilitate al front-office-ului inregistreaza toate tranzactiile financiare
ale clientilor.
Functiile sistemului de contabilitate al front-offoce-ului
Zilnic, hotelul efectueaza un nr. mare de tranzactii cu clientii. In afara de cazare si
alimentatie, clientii hotelului beneficiaza si de alte servicii si dotari in timpul sederii lor, cum ar
fi serviciul de spalatorie, room-service sau centrul de afaceri.
De cele mai multe ori, clientii nu terbuie sa plateasca pt. serviciile consumate
imediat, ci pot beneficia de aceste servicii pe credit. Cheltuielile clientilor trebuie inregistrate
intr-un cont al clientului, astfel incat sa poata fi achitate in momentul check-out-ului clientului.
Hotelul poate primi depozite in avans sau plati partiale din partea clientilor. Pentru a
avea o evidenta la zi a tuturor tranzactiilor financiare, hotelul trebuie sa realizeze un sistem
de contabilitate pt front-office, care sa poata gestiona atat creditele cat si debitele clientilor.
Principalele functii ale acestui sistem sunt:
-
Conturile extra
Aceste conturi inregistreaza tranzactiile financiare intre hotel si clientii nerezidenti.
Acestea pot fi conturi care se refera la :
-
Oameni de afaceri locali, care nu sunt rezidenti in hotel, dar care folosesc
dotarile si serviciile hotelului pt. divertisment sau intalniri de afaceri.
Clienti care pleaca din hotel fara sa-si lichideze contul (walk-out). Acesti clienti
nu mai sunt rezidenti si conturile lor sunt transferate in registrul de rezervari, in
vederea achitarii lor ulterioare sau incadrarii in categoria creante nesigure.
Clienti care au platit in avans pt. garantarea rezervarilor, dar care n-au sosit sau
n-au efectuat check-in-ul. Aceasta suma este trecuta de obicei in registrul de
vanzari.
Conturile managementului
Conturile managementului sunt conturi de cheltuieli si protocol, fiind alocate
managerului hotelului. Aceste conturi sunt folosite pt. tratarea clientilor sau potentialilor
parteneri. De ex, un client are o plangere despre hotel, managerul asistent il poate invita,
dupa rezolvarea problemei, sa bea ceva impreuna la barul hotelului. Astfel, clientul se va
simti bine sa isi va forma o impresie buna despre hotel. Costul bauturii va fi inregistrat in
debitul contului de cheltuieli al managerului.
Ciclul de contabilitate al front-office-ului
Prima functie importanta a sistemului de contabilitate al front-office-ului este
gestionarea corecta si la zi a tuturor tranzactiilor financiare care au loc intre hotel si clienti,
astfel incat toate conturile sa fie achitate fara intarziere. Activitatile de baza implicate in acest
proces sunt ilustrate in fig.1. De aici rezulta ca procesul de contabilitate al front-office-ului
poate fi impartit in trei faze principale:
-
crearea conturilor
gestionarea conturilor
lichidarea conturilor.
Deschiderea conturilor
Contul unui client sau fisa de cont a acestuia este creata imediat dupa check-in-ul
clientului. Dupa cum am aratat anterior, o parte a procedurii de check-in consta in
introducerea in calculator a datelor personale ale clientului, caz in care se deschide automat
un cont al acestuia, sau contul poate fi deschis manual. Deseori se fixeaza o limita a
creditului, ceea ce inseamna ca suma cu care clientul poate fi creditat de catre hotel nu va
depasi o anumita limita prestabilita.
Gestiunea conturilor
Odata deschis, in contul unui client se inregistreaza toate tranzactiile financiare ale
acestuia cu hotelul. Operatiunea de inregistrare a trenzactiilor financiare in contul unui client
se numeste facturare.
Procesul de facturare
In general, inregistrarea in credit implica un proces alcatuit din cinci parti, care este
ilustrat in figura 2. Viteza de desfasurare a acestui proces este imbunatatita substantial daca
hotelul este informatizat.
Figura 1. Procesul facturarii unei cheltuieli a clientului prin inregistrarea in contul
acestuia.
Clientul a cumparat
Implicarea hotelului
Implicarea
initierea cheltuielii
Clientul
clientului
o cafea in coffee-shop
comanda cafea
de catre client
Inregistrarea informatiei
cafea
Cheln
erul preda bonul casierului coffee-shop-ului
Informatia este transmisa
Nota de
Front-office-ului
desk.
Cheltuiala
este
facturata prin inregistrarea
clientului
in
contul
acestuia
verifica
daca
Front-desk-ul factureaza
pt.
cafeaua
clientului
in contul acestuia
au fost facturate
Tipuri de inregistrari
Tranzactiile care sunt inregistrate in contul clientului sunt de doua tipuri: intrari de
debit si intrari de debit.
Cele mai frecvente intrari la rubrica debit sunt:
-
tarifele de cazare
restaurant/coffee-shop/bar
telefon
spalatorie
Intrari de credit:
-
preplati
Plati in afara
Un client poate solicita uneori servicii pe care hotelul nu le poate oferi, situatii in care
hotelul va apela la serviciile unei institutii externe (agentie de inchiriat masini, o florarie, etc.).
Bagajistul (bell-boy) se ocupa, de obicei, de aceste servicii, pe care le va plati, iar apoi va
anunta casierul sau receptia pt. a trece cheltuielile in fisa de cont a clientului. Aceste costuri
se numesc visitors paid out (VPO) si sunt trecute la intrari la rubrica debit. Este vorba de
:bilete de teatru, inchirierea de masini, turul orasului, timbre fiscale,etc).
Suma este incorecta, dar a fost inregistrata corect pt. un departament si un cont
al clientului. De ex, a fost inregistrata suma de 250 USD in loc de 150USD. In
acest caz, trebuie realizata o corectie sub fotma unei intrari de 100USD la
rubrica credit, atat in contul clientului cat si in contul departamentului.
Suma corecta a fost inregistrata just pt un departament, dar contul clientului este
gresit. De ex, suma de 8,00USD a fost inregistrata la camera 612 in loc de 611.
Astfel, este necesara o corectie prin intrarea unui credit de 8,00USD la camera
612. Se realizeaza apoi debitarea acestei sume din contul camerei 611.
Reduceri
O reducere este un tip de inregistrare in credit, fiind acordata clientului, in timpul
sederii la hotel sau uneori la plecare, sub forma unei compensatii, datorita unui pret exagerat
fata de serviciul oferit. De ex, daca un client a platit o masa in coffee-shop, dar s-a plans da
calitatea slaba a serviciului, atunci asistentul managerului poate sa-I faca o reducere sau sa-I
scada o anumita suma din tariful serviciului oferit, drept compensatie. Aceasta suma va fi
apoi mentionata in contul clientului.
mecanica/electronica
prin computer.
Terminalul
receptiei
Terminale la celelalte
de la front desk
departamente
Introducerea
tarifului
coffee-shop, bar,etaj,
camerei la check-in
restaurant.
Unitatea principala de
procesare:
Conectare cu toate celelalte
terminale.
Terminalul
casierului
Sistemul de contabilizare
front-desk-ului:
a convorbirilor telefonice
Introducerea cheltuielilor
Convorbiri telefonice
clientului
Monitorizarea convorbirilor
clientului si transferultaxelor
Convorbiri telefonice
Voucher-e:
Bagajisti
Centru de afaceri
Creditele sau cheltuielile clientului sunt inregistrate in contul sau, care se afla in
unitatea principala de procesare, in urmatoarele moduri:
-
Verificarea facturarii
Pt. a reduce erorile care pot aparea in conturile clientilor si a preveni practicile
frauduloase ale personalului, inregistrarile tranzactiilor cu clientii sunt verificte, de obicei
zilnic. Acest proces se numeste auditare si se refera la verificarea corectitudinii conturilor
clientilor prin efectuarea bilanturilor tuturor departamentelor.
In timpul procesului de audit sunt efectuate urmatoarele activitati:
-
Sunt verificate intrarile inregistrate. Acestea sunt verificate pt. fiecare client in
parte, pt. a se asigura corectitudinea lor. De ex, daca un client are in contul sau
inregistrata plata unei convorbiri telefonice, suma corespunzatoare trebuie sa fie
inregistrata si pe lista veniturilor din telefonie la camera respectiva. Orice eroare
aparuta in procesul de inregistrare trebuie corectata imediat.
In prezent cea mai mare parte a auditului este realizata automat da calculatoare,
fiind necesar un personal restrans pt. night-audit.
Intocmirea rapoartelor pentru management
Prognoza veniturilor
Raportul asupra originii clientilor. In acest raport se analizeaza clientii dupa tara
din care provin. Poate fi folosit pt. a compara nr. clientilor de o anumita
nationalitate, de la un an la altul. De asamenea, este folosit de departamentele
de vanzari si contabilitate, pt. organizarea serviciilor oferite, pt. a satisface cat
mai mult clientii, functie de originea lor (de ex, existenta la chioscul hotelului a
ziarelor japoneze, sau a marcilor americane de bere la mini-bar) si pt. a organiza
actiuni de promovare a hotelului in tarile din care hotelul nu are clienti.