FURNIZORII HOTELULUI

Pentru a obtine produse competitive nu este suficient sa avem doar idei bune,
proiecte indraznete sis a elaboram, respective sa obtinem specificatii corecte. Este
nevoie, in acelasi timp, sa fie alesi si cei mai buni furnizori ai resurselor material ce
urmeaza sa fie incluse in produsele finite.
Selectarea furnizorilor potriviti pentru inputuri este cheia obtinerii nivelului dorit al
calitatii si a cantitatii necesare, la timpul potrivit, la un prt rezonabil; este garantia
obtinerii nivelului solicitat al sprijinului ethnic si al serviciilor associate adecvate. De
aceea, selectarea unui furnizor este intotdeauna un pas esential in procesul de
cumparare.
O selectare corecta a furnizorilor hotelieri stimuleaza competitia care, la randul
ei, conduce la dezvoltarea unor produse si a unor servicii mai bune pentru economie.
Deoarece selectia reprezinta esenta procesului de cumparare, este imperativ necesar
ca autoritatea finala, in aceasta decizie, sa fie acordata sefului compartimentului de
aprovizionare. Daca selectarea este improprie, bunurile si serviciile cumparate vor fi
inferioare si, in consecinta, sectiile care le vor folosi ca inputuri pentru activitatea lor
pot fi nemultumite, in timp ce calitatea rezultatului muncii lor poate fi afectata. In
aceste circumstante, se pierde, in buna masura, controlul inputurilor, competitia se
reduce, se dezvolta neintelegeri, morala scade si costurile cresc. De aceea, selectarea
corecta a furnizorilor capabili si dispusi sa ofere in mod consistent calitate,
servicii si pret competitiv este o activitate de o importanta cruciala si este probabil
cea mai importanta decizie luata de personalul din compartimentul de aprovizionare.
Adesea, pentru a obtine cele mai bune surse de aprovizionare, pentru resursele
necesare, cumparatorii au oportunitatea de a alege dintr-un numar mai mare de
surse potentiale cu sanse egale de a deveni furnizori. In alte cazuri, este posibil sa fie
necesara o cercetare extensiva pentru identificarea unui furnizor satisfacator sau
chiar initierea unor actiuni menite sa duca la dezvoltarea unei surse adecvate acolo
unde nu este disponibila nici una. In fiecare caz, compartimentul de aprovizionare
trebuie sa continue monitorizarea si evaluarea performantelor furnizorilor care intra

in campul de interes.

Model de selectare a furnizorilor

Intr-un proces obisnuit de selectare a sursei, pot fi distinse patru etape:
1. Etapa de prospectare, in care sunt exploatate toate sursele posibile pentru o
anumita sursa.
2. Etapa de cercetare, in care sunt analizate calificarea relative si avantajele surselor
potentiale.
3. Etapa negocierii si a selectiei
4. Etapa experientei, in care furnizorii sunt evaluate dupa performantele reale si in
care poate fi stabilita o relatie de continuitate intre comparator su vanzator, daca este
cazul.
1. Etapa de prospectare
In toate situatiile de cumparare, punctual de incepere este aparitia nevoii pentru o
anumita resursa materiala. Dupa stabilirea necesarului si a caracteristicilor sale apar,
in mod logic, cateva intrebari cum ar fi: Ce anume este disponibil pe piata? Cine
produce resursa necesara sau cine o poate produce?Cine o poate furniza in modul cel
mai satisfacator si cel mai economic?
Selectarea sursei incepe cu identificarea tuturor furnizorilor potentiali si continua cu
eliminarea unora dintre ei, dupa diferite criteria, pana cand se va ajunge la un numar
de alternative care pot fi comparate mai in detaliu.
Primul pas este acela de pregatire a unei liste complete a tuturor furnizorilor
potentiali. Efortul consumat pentru aceasta operatiune depinde de importanta
tranzactiei care urmeaza sa fie incheiata. Intocmirea listei potentialilor furnizori se va
baza pe experienta cumparatorilor si pe informatiile culese de la personalul propriu,
pe interviurile cu vanzatorii, pe cataloagele disponibile, pe ghidurile de comert sip e
cartile de telefon, pe presa de profil economic, pe expozitiile sip e formularele tip
folosite de furnizori pentru prezentarea ofertelor.

Experienta acumulata de cumparatori, in tranzactiile precedente, este cea mai

disponibila si mai larg folosita sursa de informare despre furnizorii potentiali. Intrucat

o mare parte din cumpararile unei firme sunt repetitive, cumparatorul are o multime
de informatii despre performantele precedente ale firmelor cu care a mai avut
tranzactii. Atunci cand apare nevoia pentru un nou articol, cumparatorul, de obicei,
determina daca unul din furnizorii curenti sau unul cu care a avut relatii comerciale in
trecut merita sa fie luat in considerare. De aceea, compartimentele de aprovizionare
ar trebui sa intretina o evident (eventual computerizata) cu numele si cu adresa
furnizorilor cu care au avut relatii economice si o lista cu sortimentul ofertei fiecarui
furnizor. De asemenea, este indicat ca evidenta respectiva sa includa si alte date
legate de aprecierea generala a fiecarui furnizor, rezultata din tranzactiile precedente,
cum ar fi: increderea cu care poate fi investit, procentul de respingeri inregistrat la
receptia loturilor expediate de el si alte informatii despre organizatia sa si despre
managementul specific. O astfel de evident este importanta si utila intrucat multe
operatiuni de cumparare sunt repetabile. Numai daca ar practica intr-adevar un
management slab, cumparatorii ar fi pusi in situatia de a cheltui in mod repetat timp
si bani pentru procurarea unor informatii pe care le-au detinut o data, dar le-au
pierdut din neglijenta.
Procedurile de aprovizionare centralizata n cadrul marilor grupuri hoteliere
Forta de negociere la care se poate ajunge n situatiile unor volume superioare
ale comenzilor pentru diferite produse, poate conduce la obtinerea unui pret de
achizitie mai avantajos pentru cumparator. De regula, forta de negociere nu se refera
la suma totala a comenzilor, ci la nivelul unitar al unui contract, respectiv la
cantitatea comandata dintr-un anumit produs. Din acest motiv, uneori, cumparatori
importanti nu obtin preturi inferioare unor concurenti mai mici, de regula, mai
specializati, iar cantitatile unitare comandate de acestia din urma nu sunt neaparat
mai reduse dect ale celor considerati a fi dintre cei "mari".
n situatia unei structuri de piata oligopolista, constituita dintr-un numar
restrns de mari ntreprinderi furnizoare, se impune concentrarea activitatilor de
aprovizionare ale ntreprinderilor beneficiare, chiar si atunci cnd acestea detin
subunitati dispersate geografic. n cazul contrar, al existentei unor ntreprinderi
furnizoare mici, dispersate, care actioneaza pe piete limitate geografic, subunitatile

ntreprinderilor beneficiare, si ele dispersate, cunoscnd mai bine conditiile de pret si

beneficiind de servicii prompte de livrare, pot negocia direct cu furnizorii respectivi.
Decizia privind gradul de concentrare a activitatilor de aprovizionare este
determinat si de natura comenzilor (a produselor) si a raporturilor dintre cumparator
si furnizor, de omogenitatea comenzilor si de cantitatea de marfuri comandata. De
exemplu, daca produsele se comanda n cantitate mare, corespunznd unei scheme
de utilizare relativ stabile, aprovizionarea se poate realiza centralizat, beneficiind de
avantajele ce decurg din aceasta. Sunt nsa si cazuri n care produsele sunt
eterogene si se comanda n cantitati mici, situatii n care functiile de aprovizionare
trebuie sa fie apropiate geografic. n astfel de cazuri, nevoile sunt imprevizibile si nu
suporta amnare, nefiind indicata utilizarea formulei de aprovizionare n sistem
centralizat. Chiar si n asemenea situatii, se poate realiza negocierea si incheierea
contractelor de catre un "centru" de aprovizionare, pentru o serie de produse ce vor fi
livrate direct unitatilor beneficiare, in urma comenzilor pe care acestea le transmit
direct furnizorilor. Atat marile lanturi hoteliere integrate, cat si voluntare si-au creat
asa numitele "centre de cumparare", avand personalitate juridica proprie. Rolul
acestora consta in aprovizionarea unitatilor hoteliere afiliate, iar, in unele cazuri, ele
putand oferi servicii de aprovizionare si unor unitati ce nu apartin lantului.
Exista deosebiri importante in privinta conditiilor si modalitatilor de aprovizionare, de
la un lant hotelier la altul. Astfel, in unele cazuri, este impusa obligativitatea expresa
de aprovizionare cu produse de la societatea de aprovizionare, intr-o cota variabila,
ce poate ajunge pana la 90%, la hotelurile amplasate convenabil fata de furnizorii
agreati. Pentru restul produselor, este lasata la latitudinea hotelierilor problema
alegerii furnizorilor. Si in aceasta situatie, insa, furnizorii factureaza produsele
respective societatii de aprovizionare, care, la randul sau, le factureaza hotelurilor,
adaugand la pret o cota de "cheltuieli de gestiune".
In alte cazuri, unitatile hoteliere nu au nici o obligatie expresa de utilizare a
serviciilor de aprovizionare ale societatilor specializate apartinand grupului. Dar,
datorita avantajelor de pret oferite de acestea, hotelurile cumpara o serie de produse
de la societatea de aprovizionare.

Cel putin teoretic, ar trebui, ca preturile obtinute pentru fiecare produs in parte
sa fie cele mai bune. In plus, concentrarea comenzilor reprezinta o conditie privind
constanta calitatii produselor si ritmicitatii livrarii.
Se pot incheia, astfel, contracte avand preturi stabile pe perioade determinate,
de 3-6 luni, ceea ce permite un mai bun control al costurilor. Prin implementarea, in
cadrul hotelurilor, a unui sistem informatic de urmarire a facturilor, a cantitatilor
aprovizionate cumulat, a costurilor de achizitie etc., societatea de aprovizionare poate
realiza comparatii ale acestor date, de la o unitate la alta, putand interveni in timp
util pentru a imbunatatii aprovizionarea cu anumite produse, la unitatile care platesc
preturi superioare pentru acestea.
In cazul in care exista obligatia expresa de aprovizionare a hotelurilor prin
societatea specializata, aceasta preia realizarea unor activitati mai greu de controlat,
cum ar fi:
-

selectia furnizorilor si negocierile cu acestia, activitati de care sunt

degrevate conducerile hotelurilor care au astfel pentru organizarea si controlul
serviciilor specifice pe care le presteaza clientilor;

eliminarea sau diminuarea riscului fraudelor in cazul aprovizionarii directe

de la furnizori, respectiv a complicitatii dintre personalul hotelului, implicat in
actiunea de aprovizionare si anumiti furnizori, pentru aprovizionarea cu
produse la un pret superior pretului pietei etc.

Conceptia privind centralizarea aprovizionarilor

prin

intermediul societatilor

centralizate a evoluat in timp. Astfel, datorita cresterii cheltuielilor de transport, in

special ca rezultat al majorarii pretului carburantilor, indeosebi in situatia lanturilor
hoteliere cuprinzand unitati de cazare cu numar redus de camere, aflate la distante
apreciabile una de cealalta, societatile de aprovizionare si-au restrans activitatile de
stocare

si distributie

produselor. Pentru

parte

insemnata a produselor

aprovizionate, producatorii realizeaza livrarea acestora direct de la hoteluri, dar

comenzile si facturile continua sa treaca pe la societatea de aprovizionare.

Necesitatea unei maniere mai simple a procedurilor de aprovizionare este data si

de ponderea ridicata a hotelurilor francizate.
O alternativa simplificata la utilizarea societatilor de aprovizionare o reprezinta
procedura

"listei

furnizorilor

agreati".

Aceasta

poate

fi

considerata

etapa

preliminara a crearii unei societati de aprovizionare, aplicabila, in special, in cazul

lanturilor hoteliere de mici dimensiuni. Dar aceasta procedura poate reprezenta o
solutie eficienta si pentru lanturile hoteliere avand unitati cu o dispersie geografica
ridicata, pentru care utilizarea societatii de aprovizionare ar putea conduce la efectul
invers, respectiv la cresterea volumului cheltuielilor.
Principalele reguli pentru aplicarea procedurii listei furnizorilor agreati sunt
urmatoarele1[10]:
-

listele sa cuprinda majoritatea produselor necesare hotelurilor;

pentru fiecare produs trebuie propus, la alegere, un numar restrans de

furnizori;

fiecare produs sa poata fi procurat de la o distanta acceptabila de hotel,

urmarindu-se ca lista sa acopere, pentru fiecare produs, intreaga arie
geografica ocupata de hotelurile lantului.

Cu furnizorii astfel selectati se negociaza conditiile de vanzare si de livrare pentru

toate hotelurile lantului. Inscrierea pe lista furnizorilor agreati corespunde obligatiei
de aprovizionare de la respectivii furnizori pentru toate hotelurile lantului.
Produsele se livreaza direct fiecarui hotel, dar facturarea se transmite directiei
lantului, plata facturii efectuandu-se dupa confirmarea de catre hotel a receptionarii
in bune conditii a produselor, urmand ca, ulterior, directia lantului sa ii intocmeasca
factura hotelului pentru respectivele produse.