Cum Sa Faci Rapoarte

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri
PATRICK FORSYTH

Edi]ia a doua
Traducere: Irina Scheu[an
R&S
RENTROP & STRATON

Grup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri
HOW TO WRITE REPORTS & PROPOSALS Patrick Forsyth Kogan Page LTD Prima edi]ie 2003 Retip`rit` 2004 Edi]ia a doua 2006 Retip`rit` 2006 Patrick Forsyth \[i sus]ine dreptul de a fi considerat autor al acestei opere \n conformitate cu Copyright, Designs and Patents Act 1988. Punctele de vedere exprimate \n aceast` carte \i apar]in autorului [i nu corespund \n mod obligatoriu cu cele ale editorului (Times Newspapers Ltd.).
CUM S~ SCRII RAPOARTE {I PROPUNERI

Edi]ia a doua
2008 RENTROP & STRATON ISBN: 978-973-722-300-5 Toate drepturile rezervate. Nicio parte din aceast` lucrare nu poate fi reprodus`, arhivat` sau transmis` sub nicio form` [i prin niciun fel de mijloace, mecanice sau electronice, fotocopiere, \nregistrare audio sau video, f`r` permisiunea \n scris din partea editorului.
Editor-Director General: George Straton Traduc`tor: Irina Scheu[an Redactor: Manuela }rloaic` Manager editorial: Manuela }rloaic` Art director: Cristina Straton Tehnoredactare: Mirela Vasilescu Corectur`: Elvira Panaitescu
Descrierea CIP a Bibliotecii Na]ionale a Romniei FORSYTH, PATRICK Cum s` scrii rapoarte [i propuneri/Patrick Forsyth; trad.: Irina Scheu[an. Ed. a 2-a Bucure[ti: Rentrop & Straton, 2008 ISBN 978-973-722-300-5 I. Scheu[an, Irina (trad.) 65.012.4
R&S
RENTROP & STRATON

Grup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri
Bdul Na]iunile Unite nr. 4, bloc 107 A, sector 5, Bucure[ti Tel.: (021) 209.45.45; Fax: (021) 205.57.30 E-mail: carti@rs.ro; Internet: www.rs.ro.
CUPRINS
Dedica]ie Introducere: amenin]`ri [i oportunit`]i 7 9
1. Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri? 14 Pericolele comunic`rii 14; Serios [i foarte serios 15; De ce s` scriem rapoarte? 17; A[tept`rile cititorilor 18; Perspectiva cititorilor 20; Obi[nuin]e puternice 23; Avantajele lecturii 23; Recompensa excelen]ei 25; O oportunitate semnificativ` 26 2. Conceperea unui raport de calitate 28 Stabilirea unor obiective clare 28; O structur` solid` 30; |n primul rnd, introducerea 33; Mijlocul 35; Sfr[itul 37; Dup` sfr[it 38 3. Preg`tirea pentru scris 41 De ce acest raport? 43; Cercetarea dinaintea preg`tirii 45; O abordare sistematic` 47 4. Puterea limbajului 59 Cultivarea unui stil 59; A[tept`rile cititorilor 60; Ce nu le place cititorilor 66; Abordarea scriitorului 67; Utilizarea limbajului 69; Exploatarea limbajului \n propriul avantaj 70; Gre[eli de evitat 72; Respectarea regulilor 75; Stilul 77
5. Lucrul cu cifrele 79 Ajutoare 80; Metode de prezentare clar` a numerelor 81; Contribu]ia limbajului 85 6. Propuneri conving`toare 89 Un proces cumulativ 89; Un stadiu important 91; Tehnici de convingere 92; Ce nu trebuie f`cut 92; Ce trebuie f`cut 93; Prospecte versus propuneri 96; Alegerea formatului 96; Alegerea momentului sau timing 98; Con]inutul propunerii 100; Lista de obiective 107; Scrisorile 108; Prezentarea propunerilor 113; C[tigarea aten]iei 114 7. Contribu]ia prezent`rii 117 Cum arat` paginile 118; Expunerile 123; Alte op]iuni de inclus 125; Ambalarea general` 125 Postfa]` 127
Dedica]ie
O carte ca aceasta nu poate fi scris` f`r` ajutor. Cu certitudine m-am inspirat mult din experien]a carierei mele profesionale. Dou`zeci de ani de experien]` \n marketing [i training pe marketing mi-au dat mult de scris: rapoarte [i propuneri; memo-uri [i scrisori; noti]e [i articole ([i, \n cazul meu, c`r]i): sunt toate o parte inerent` a activit`]ii. La \nceputul carierei mele mi-am dat seama de dou` lucruri \n munca mea. |n primul rnd, scrisul meu l`sa de dorit. |n al doilea rnd, acest lucru conta. Am devenit a trebuit s` devin con[tient de cum func]iona procesul de scriere \n afaceri. Mi-am dat seama c` regulile [i anumite linii de conduit` fac succesul mai sigur [i mai u[or: a[adar am \nceput s` studiez problema. Prin urmare, le mul]umesc colegilor mei, care m-au ajutat s` m` concentrez asupra problemei [i oportunit`]ilor, [i clien]ilor (mai ales acelora care au participat la cursurile mele despre scris) care mi-au dat p`rerile lor pe parcursul anilor. Comentarile [i sugestiile lor au contribuit la competen]a mea de a aborda asemenea probleme. Patrick Forsyth
Introducere: amenin]`ri [i oportunit`]i

E u[or s` scrii, tot ce trebuie s` faci e s` te ui]i \n ne[tire la o coal` alb` pn` \ncep s` ]i se formeze broboane de snge pe frunte. Gene Fowler
|ntr-o via]` agitat` de afaceri, s` scrii orice poate deveni o povar`. Cu siguran]` sunt [i lucruri mai importante de f`cut. Oameni de v`zut, decizii de luat, activit`]i ce nu suport` amnare. {i totu[i, toate acestea [i multe altele depind de comunicarea scris`. O scrisoare sau un memo aranjeaz` \ntlnirile, un raport prezint` un caz sau anun]` o decizie, o propunere insist` pentru o anume ac]iune ce trebuie \ntreprins` sau o op]iune ce trebuie avut` \n vedere. Totu[i, citirea documentelor de afaceri poate fi o corvoad`, iar scopul acestor hrtii nu va fi atins pn` cnd nu sunt citite [i \n]elese, a[adar ele trebuie s` g`seasc` un mod de a atrage [i a captiva aten]ia cititorului. Ulterior, ele trebuie s` determine o ac]iune. Probabil c` sunte]i att scriitor, ct [i cititor al documentelor de afaceri. Privi]i scrierea din perspectiva cititorului. Citi]i toate actele care ajung pe birou? Citi]i cu adev`rat tot? Citi]i cu aten]ie de la
10
primul la ultimul cuvnt sau v` arunca]i privirea? Aproape cu certitudine, ve]i descoperi c` nu citi]i totul \n mod egal. Unele documente sunt mai citite dect altele. Bine\n]eles, unele subiecte cer mai mult` aten]ie. Cine poate ignora un mesaj direct de la director? Dar faptul c` unele lucruri trebuie citite nu le face mai interesante sau mai pl`cute. Un scris atent, ceea ce \nseamn`, nu \n ultimul rnd, ceva u[or de citit [i de \n]eles, va avea \ntotdeauna parte de mai mult` aten]ie dect un scris gr`bit [i neglijent. Totu[i, standardele \n aceast` situa]ie nu sunt neap`rat universal valabile. A[ paria c` dac` a[ primi un leu pentru fiecare om care \n acest moment se lupt` s` \n]eleag` un text oarecare, dorindu-[i s` fi fost mai u[or, eu nu a[ mai fi nevoit s` scriu. Ceva se \ntmpl` cnd oamenii pun pixul pe hrtie, iar eficien]a comunic`rii are de suferit. |ntr-un hotel din Statele Unite exist` urm`torul semn pe fiecare u[` de dormitor, pe interior: |n interes de securitate, asigura]i-v` c` u[a dumneavoastr` este \ncuiat` atunci cnd intra]i sau ie[i]i din camer`. Este o singur` propozi]ie, complet absurd` (sau o minunat` [mecherie, dac` \]i iese), dar \n orice caz cineva a scris-o, a printat-o [i a afi[at-o, f`r` ca nimeni s`-[i dea seama. Cum s-a \ntmplat asta? Poate e de vin` educa]ia; sau lipsa ei. Oricum, pu]inul pe care l-am f`cut la [coal` m-a ajutat totu[i \ntr-o m`sur` cu scrisul, atunci cnd a trebuit s-o fac \n afaceri. Poate este lipsa criticii; poate managerii sunt prea toleran]i cu ceea ce au \n fa]`. Dac` mai multe documente ar fi respinse [i ar trebui rescrise, atunci cu certitudine s-ar acorda mai mult` aten]ie sarcinilor respective. Importante sunt [i obiceiurile. To]i avem un stil de a scrie, de care ne este greu s` ne desp`r]im. Mai mult, obiceiurile proaste se \nt`resc prin buna practic`. De exemplu, \ntr-o companie de calculatoare unde a trebuit s` ]in un curs despre scrierea rapoartelor [i propunerilor, am primit un num`r mare de propuneri, care mi s-au p`rut neinteligibile. Am \ntrebat cum se f`ceau propunerile \n asemenea mod [i am aflat c` la baz` fusese o propunere care servise drept model alteia; ciclul continuase timp de [ase ani. |n tot acest timp, nimeni nu se gndise deloc la stilul documentelor. A fost nevoie de un nou manager, care s`-[i dea
11
seama c` rata e[ecurilor \n termeni de noi rapoarte era influen]at` puternic spre mai rù de c`tre standardele foarte joase. Detalii cruciale Cu to]ii ne putem da seama de un raport foarte prost, f`r` structur` sau stil, cu un jargon excesiv, propozi]ii complicate, care ridic` \ntrebarea: Ce \ncearc` s` spun`?. Dar asemenea documente nu trebuie nep`rat s` fie dezastruoase pentru a nu-[i atinge scopul. Ele sunt fragile. Un singur cuvnt prost ales poate diminua \n]elegerea sau elimina un efect altfel pozitiv. Chiar [i o simpl` gre[eal` de ortografie (acestea pot ap`rea) poate avea un efect negativ. Nu voi uita niciodat`, \n primul meu an la o firm` de consultan]`, cum am avut un mic rol \n alc`tuirea unor propuneri \naintate unei firme de lactate. Dup` \ntlniri, deliber`ri [i alte \ntlniri, s-a trimis, \n sfr[it, o propunere scris`. A trecut o s`pt`mn`. Apoi a sosit un plic de la compania \n discu]ie. |nùntru se afla o singur` foaie de hrtie. Era o copie a titlului propunerii [i pe ea erau scrise, cu ro[u, dou` cuvinte: Nu, mul]umim; era [i un cerc ro[u \n jurul unui cuvnt. Cuvntul lactate era scris laptate. Mult timp dup` aceea toate documentele scrise au fost verificate mult mai atent. Ca prim` regul` pe care s-o ]ine]i minte verifica]i, verifica]i, verifica]i. Pre]uiesc tare mult manualul pentru calculator pe care scrie Informa]iile prezentate \n acest manual cu grij`, referitor la con]inut; nimeni nu este infailibil, dar divaghez. Indiferent dac` eroarea dintr-un document este mai mic` sau mai mare, efectul este acela[i. {i totu[i, chiar dac` \[i dau seama de gre[elile de ortografie din fa]a lor, unii oameni spun c` proastele obiceiuri nu se pot schimba. Nu sunt sigur de ce. Muncesc mult \n traininguri pentru prezent`ri, iar oamenii rar se \ndoiesc c` acestea se pot \mbun`t`]i cu ajutorul trainingului. Totu[i, nu cred acela[i lucru despre scris.
12
O adev`rat` oportunitate
Nu conteaz`. Oricare ar fi motivele scrierii slabe, e de ajuns s` spun c`, dac` standardele sunt joase, e o adev`rat` [ans` pentru cei mai sus de aceste standarde. Cu att mai mult pentru cei \n top. Scrisul \n afaceri e ceea ce eu numesc un talent de carier`. Nu e important doar la serviciu [i \n sarcinile pe care acesta le implic` [i care, la rndul lor, produc efecte , ci [i \n via]a personal`. Rapoartele slabe se vor \ntoarce s` te bntuie [i, ca [i \n cazul altor talente personale, progresul \ntr-o organiza]ie sau \ntr-o carier` poate depinde de calitatea minim` a \ndeplinirii sarcinii. Recent, am f`cut un comentariu asupra entuziasmului unui grup de la un curs d\ntr-o companie, referitor la aceast` problem`, iar managerul companiei, care [i organizase evenimentul, mi-a spus: |n aceast` organiza]ie nimeni nu este promovat dac` nu poate face o prezentare bun` [i nu scrie un raport bun. De bun-sim] [i, cred, din ce \n ce mai r`spndit. A[adar, scrisul \n afaceri [i \n special scrierea unor documente mai lungi rapoartele [i propunerile despre care vorbim \n aceast` carte constituie o calitate absolut necesar`. S-ar putea ca foarte multe lucruri s` depind` de un document, care trebuie s` aib` efectul scontat o decizie, o vnzare, un rezultat financiar, reputa]ia personal`. Pentru cei care se perfec]ioneaz` \n acest domeniu exist` multe oportunit`]i. Cu ct mai mult trebuie s` scrii [i cu ct e mai important documentul pe care \l ai de scris, cu att este mai adev`rat` propozi]ia anterioar`. E destul de simplu: dac` scrii bine, cel mai probabil \]i vei atinge obiectivele \n afaceri. Acest lucru nu poate fi \ndeajuns accentuat. O foaie de hrtie poate nu schimb` lumea, dar bine scris` poate influen]a multe ac]iuni \ntr-un fel care va schimba rezultatele [i pe cei care scriu. {i po]i scrie bine. Poate nu to]i ne dorim sau reu[im s` scriem un mare roman, dar cei mai mul]i pot ajunge s` scrie bine documente de
13
afaceri o scriere care se pliaz` bine pe inten]ie [i poate aduce rezultatul scontat. Aceast` carte recapituleaz` cteva abord`ri care pot u[ura scrierea rapoartelor [i propunerilor, o pot face mai rapid` (un c[tig de timp, \n sine) [i, cel mai important, determin` o mai mare [ans` de succes. O bun` scriere de afaceri nu este neap`rat dificil`. Se poate \nv`]a cu studiu [i exerci]iu. E necesar ceva efort [i \n mod clar practic`, dar se poate [i mai rù. Somerset Maugham a spus: Sunt trei reguli pentru a scrie bine. Din nefericire, nimeni nu le cunoa[te. Scrisul \n afaceri nu depinde de creativitate, de[i aceasta e bine-venit`, [i se supune anumitor reguli. Regulile sunt, bine\n]eles, f`cute pentru a fi \nc`lcate. Dar sunt utile ca \ndrumare. Aceast` carte explic` cum s` te descurci cu scrisul [i, \n parte, cnd s` respec]i regulile [i cnd s` le \ncalci. Multe dintre punctele care urmeaz` se refer` [i la rapoarte, [i la propuneri, iar orice referire legat` de natura persuasiv` a propunerilor beneficiaz` de propriul capitol; orice omisiune este inten]ionat`. Patrick Forsyth Touchstone Training & Consultancy 28 Saltcote Maltings Maldon Essex CM9 4QP United Kingdom
Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?
|n ciuda pronosticurilor referitoare la birourile f`r` hrtie, p`rem mai \nconjura]i scufunda]i? de hrtie ca niciodat`. |ntr-adev`r, din moment ce documenta]ia este \n principiu doar o form` de comunicare, probabil, lucrurile a[a vor [i r`mne. Oricum s-ar prezenta un caz, chiar dac` nu este deloc pe hrtie, cum e situa]ia e-mailurilor, el trebuie scris. Cnd nu exist` comunicare, organiza]ia are de suferit. F`r` comunicare, nu se \ntmpl` prea multe. Comunicarea cea eficient` unge ro]ile activit`]ii organiza]ionale [i faciliteaz` ac]iunile. Acest lucru este adev`rat [i \n cazul celui mai simplu memo, cu att mai mult \n ceea ce prive[te scrierile lungi [i complexe, cum sunt rapoartele.
Pericolele comunic`rii
Comunicarea tinde inerent s` nu fie chiar absolut sincer`. Probabil e prea pu]in spus: comunicarea poate fi de-a dreptul dificil`. {tim cu to]ii acest lucru [i trìm experien]a zilnic. Ct de des la voi \n birou spune cineva: Ce vrei s` spui?, De ce n-ai spus a[a de la \nceput?, Chiar nu \n]elegi nimic?, Ascult`, pentru numele lui Dumnezeu, ascult`. Confuzia, \n toate formele sale, pnde[te tot timpul.
15
Confuzia poate ap`rea dup` primele cuvinte. Ce \nseamn` mai exact servicii non-stop, cnd nu exist` alte explica]ii? Cnd ne putem a[tepta ca o persoan` s` fac` ceva ce a spus c` va face imediat? Cnd ne\n]elegerile apar \n comunic`ri a[a scurte, ct poten]ial de eroare se afl` \n rapoarte de 25 de pagini? O mare parte din confuzia ce se na[te din comunic`rile neclare se datoreaz` lipsei de gndire. |n discu]ii, vechea zical` de a gndi \nainte de a deschide gura are un rost. |n conversa]ii po]i m`car s`-]i organizezi gndurile. Po]i \ntreba, po]i da o l`murire, iar conversa]ia va deveni apoi mai clar` pentru toat` lumea. |n comunic`rile scrise, pericolul e ca neclarit`]ile s` r`mn`. Nu exist` neap`rat oportunitatea imediat` de a verifica (scriitorul poate fi la 100 de kilometri dep`rtare), iar o ne\n]elegere ap`rut` la pagina 3 poate denatura \ntregul mesaj dintr-un raport.
Serios [i foarte serios

Odat` ce un lucru este scris, orice eroare devine permanent`, cel pu]in pentru un timp. Pericolele confuziilor din scris variaz`:
Poate ap`rea o gre[eal`, dar \n]elesul s` fie totu[i clar. De exemplu, un semn foarte vizibil pe terenul de golf: A nu se plimba sau antrena cini pe teren \n afara jocului. Adic`, se joac` golf [i se antreneaz` [i cinele? Acest aviz, de[i amuzant, va fi, desigur, \n]eles. Nu e nicio problem`, de[i, \n afaceri, orice gre[eal` indic` posibilitatea unor alte gre[eli mai mari. Poate \ncerca din greu s` fie politicos, l`snd totu[i o impresie proast`. |ntr-un hotel, Renaissance, \n care am stat de curnd, era un afi[ pe m`su]ele de cafea, pe care scria: V` oferim posibilitatea de a alege. Conceptul [i simbolistica posibilit`]ii de a alege reflect` filosofia secular` care permite existen]a diferen]elor, acceptnd faptul c` acestea pot coexista \n armonie. Posibi-
16
litatea de a alege vine \n \ntmpinarea preferin]elor fiec`rui individ, oferind zone [i de fum`tori, [i pentru nefum`tori, \n spiritul convie]uirii [i al respectului reciproc. O polite]e exagerat` face \n final ca mesajul s` sune nepoliticos acest restaurant are zone [i pentru fum`tori, [i pentru nefum`tori, iar dac` e[ti nefum`tor [i te-ai a[ezat lng` un fum`tor, cu att mai rù pentru tine. Conteaz`.
Poate fi a[a de \ncurcat \nct s` nu mai \n]elegi nimic (cu o imagine confuz`). De exemplu, magazinele de \nchiriat casete Blockbuster comunicau de curnd cu clien]ii lor, dup` cum urmeaz`:
Timp limitat. |nchirierile nereturnate pn` la prnz \n data-limit` vor fi evaluate pentru o tax` extins` de vizionare pe baza perioadei de \nchiriere. |nchirierile de 5 zile sunt acum de o s`pt`mn`, [i dac` nu sunt \napoiate pn` la prnz \ntr-a 9-a zi, ele vor fi evaluate pentru o tax` extins` de vizionare egal` cu pre]ul ini]ial pentru fiecare perioad` suplimentar` s`pt`mnal` de \nchiriere, cu men]iunea c` politica taxei extinse de vizionare poate varia de la magazin la magazin. Regulile pentru membri se aplic` \nchirierilor. |n magazinele participante, pentru un timp limitat. Verifica]i la magazinele participante detaliile [i politicile pentru taxa de vizionare extins`.
Clar? M` \ndoiesc. Enervant? Foarte probabil, [i dac` nu respec]i regulile [i cineva te apostrofeaz` c`: Era totul scris foarte clar, este [i mai enervant.
Poate fi de-a dreptul dùn`tor. Un comunicat de pres` este ceva foarte important. Am observat a[a ceva \n presa na]ional`, de curnd, trimis de grupul de consultan]` Accenture. Articolul comenta faptul c` Accenture previziona: O lume \n care activi-
17
tatea economic` este ubicu`, nerestric]ionat` de defini]iile tradi]ionale ale comer]ului [i universalit`]ii. Da sau, mai degrab`, nu. Articolul se referea nu la con]inutul comunicatului, ci doar la faptul c` afirma]ia era att de confuz` \nct nu avea niciun \n]eles. Este trist cnd scrierea e att de proast` \nct nu se ajunge nicìeri.
Poate fi un nonsens: ca formularul care \nso]e[te detaliile pentru cei care vor s` deschid` un cont de economii la ING Direct, care le cere aplican]ilor s`-[i specifice sexul ca masculin, feminin sau necunoscut. Sau oferta de vnz`ri CD-uri gratis cu reducere. Evident c` o gre[eal` a[a de grosolan` va fi observat` imediat, dar numai prezen]a ei va sc`dea credibilitatea scriitorului [i a \ntregii organiza]ii.
Cred c` lista s-ar putea continua, cu tot cu limbajul super prescurtat al mesajelor. Ideea e clar`: e foarte u[or s` nu te faci \n]eles \n scris. Sunt sigur c` tot ce-am scris mai sus a fost obiectul gndirii [i al verific`rii, dar nu suficient. Pune]i pixul pe hrtie [i ve]i p`[i pe un teren periculos. A[adar, prima cerin]` a unei scrieri bune \n afaceri este claritatea. {i nu m` scuz pentru attea repet`ri pe parcursul c`r]ii. Un bun raport trebuie verificat pentru claritate [i nu trebuie niciodat` presupus de la \nceput c` totul va fi evident \n ceea ce am scris. Probabil c` vom acorda toat` aten]ia cuvenit` clarit`]ii [i ne vom str`dui s` ne facem \n]ele[i, dac` ne este clar scopul scrierii noastre.
De ce s` scriem rapoarte?
E important motivul scrierii unui raport. Poate p`rea evident, dar majoritatea rapoartelor sunt \n leg`tur` cu subiectul lor. Scopul lor
18
nu este clar. F`r` o inten]ie clar`, raportul are tendin]a s` divagheze [i nu va ajunge la o concluzie. Rapoarte se scriu din multe motive, cum ar fi: s` informeze; s` recomande; s` motiveze; s` explice sau s` dezbat`; s` conving`; s` impresioneze; s` \nregistreze; s` sublinieze sau s` dezvolte o situa]ie sau o credin]` deja existente; s` explice. |n plus, ele pot avea [i obiective mai complexe, cum ar fi schimbarea atitudinii oamenilor. Mai mult, ace[ti factori nu se exclud reciproc. S-ar putea s` fie nevoie s` face]i mai multe lucruri simultan. Sau s-ar putea s` face]i unele lucruri pentru un grup, [i altele pentru alt grup. Un raport destinat s` explice o schimbare organiza]ional`, s` stabileasc` implementarea, trebuie s` nasc` [i s` dezvolte o situa]ie de care seniorii au aflat, dar ceilal]i habar n-au. Primii sunt deja convin[i c` acea schimbare e bun` [i a[teapt` detalii. Ceilal]i pot fi chiar b`nuitori. Problema scrierii unui raport rezonabil este, pe de o parte, complex`. Recunoa[terea [i \n]elegerea acestei complexit`]i, pe de alt` parte, [i vederea conflictelor inerente care afecteaz` receptarea raportului sunt primii pa[i pentru a putea produce bine rezultatele dorite.
A[tept`rile cititorilor
Dac` un raport e s` fie bine primit, atunci trebuie s` \mplineasc` a[tept`rile cititorilor. |nainte s` intr`m \n subiect, s` vedem de ce sunt condi]ionate aceste a[tept`ri. Psihologii vorbesc de ceea ce ei numesc
19
costuri cognitive. Este cel mai u[or de explicat prin exemple. Imagina]i-v` c` vre]i s` programa]i videoul. E ceva ce nu intr` \n rutin`, a[a c` lua]i manualul de utilizare. Mare gre[eal`. |l deschide]i (\ncerca]i, \l pute]i deschide la \ntmplare) [i cele dou` pagini \]i strig` \n fa]`: O s` fie greu!. Acest document are un cost cognitiv mare [i nu e chiar atr`g`tor, chiar o privire fugar` fiind suficient` pentru a alunga cititorul. Oamenii [tiu acest lucru. Privesc orice document a[teptndu-se s` fie greu. Dac` \[i dau seama c` este mai u[or [i mai atr`g`tor dect au crezut (un cost cognitiv sc`zut), \l vor citi cu mai mult entuziasm. Mai mult, efectul poate fi puternic: o claritate adev`rat` chiar surprinz`toare aduce bile albe. Citind printre rnduri, oamenii consider` c` aceast` claritate \nseamn` mai multe lucruri: c` cineva s-a str`duit [i c` se vede experien]a impresionant` a scriitorului. |n ansamblu, ce le d` oamenilor senza]ia, [i la prima citire, [i pe m`sur` ce avanseaz` \n document, c` acesta nu trebuie evitat din principiu? |n nicio ordine anume, cititorilor le place un document, dac` este:
Scurt: evident, ceva mai scurt pare mai u[or de citit dect ceva lung, dar ceea ce conteaz` este ca un raport s` fie de lungimea potrivit` cu topica [i scopul sù. Poate cel mai bun cuvnt este succint la obiect, suficient de lung s` spun` ce trebuie, [i nu mai mult. Un raport poate avea 10 pagini sau 50 [i \n continuare s` se \ncadreze \n aceast` descriere. Clar: cititorul trebuie s`-l poat` \n]elege. Cu alte cuvinte, trebuie s` fie clar scris (s` nu fie \nclcit) [i s` foloseasc` limbajul adecvat nu trebuie s` sim]i c` ai nevoie tot timpul de dic]ionar. Precis: s` spun` ce e necesar, nu s` divagheze \n permanen]`, f`r` niciun scop. S` foloseasc` cuvintele noastre: cu alte cuvinte, la un nivel [i \ntr-un stil care s`-l fac` inteligibil pentru cititorul mediu, \n mod evident. Simplu: evitnd complexitatea inutil` (subiect la care vom reveni \n capitolul 4).
20
Bine structurat: s` decurg` logic, \ntr-o secven]` clar` [i ra]ional` care s` transmit` mesajul. Descriptiv: din nou, vom reveni \n capitolul 4, aici fiind suficient s` spunem c`, dac` trebuie f`cut` o schem`, documentul trebuie s` o explice att de bine \nct cititorul s` o reproduc` f`r` s` o fi v`zut efectiv. Toate aceste caracteristici au \n comun faptul c` ele fac documentul mai u[or de citit. Mai mult, func]ioneaz` cumulativ. Adic`, cu ct mai multe dintre ele sunt bine f`cute, fiecare \n felul ei, cu att mai clar va fi raportul la final. Dac` la[i impresia c` ai dat aten]ie \n mod activ raportului tù, pentru a face cititorului via]a mai u[oar`, este cu att mai bine.
Exerci]iu Ambii factori de mai sus trebuie personaliza]i, \n func]ie de oamenii c`rora trebuie s` le scrie]i. Chiar dac` e un document intern (eventual colegi), chiar dac` este extern (clien]i sau colaboratori), trebuie s` le spune]i clar ce vre]i [i ce a[tept`ri ave]i de la ei. De exemplu, un inginer poate avea alte a[tept`ri dect un medic [i poate are nevoie de mult mai multe detalii, [i mult mai exacte, pentru a i se p`rea acceptabil. Face]i-v` o list` cu cititorii standard ai documentelor voastre [i cu scopul lor, \n general, [i ]ine]i-o lng` voi atunci cnd scrie]i.
Perspectiva cititorilor
E logic, dup` ce am spus \n acest capitol, c` un raport bun trebuie s` urm`reasc` nevoile cititorului. Scrierea rapoartelor nu poate fi tratat` superficial. Nu este doar o oportunitate pentru autor s` spun` ce vrea. |n ultim` instan]`, doar cititorii pot spune c` un raport e bun
21
sau nu. Astfel, perspectiva lor este punctul de pornire [i, ca scriitori de rapoarte, trebuie s` v` gndi]i cine v` sunt cititorii, cum gndesc, cum privesc subiectul raportului, ce experien]` au \n respectiva problem` [i cum vor reac]iona la ceea ce le ve]i spune. Urm`toarele studii de caz clarific` importan]a evalu`rii propriilor voastre inten]ii, pe lng` punctul de vedere al celorlal]i, \nainte de a comunica.
Studiu de caz O agen]ie de turism este \n esen]` o afacere de servicii pentru oameni. |ntr-o anume firm`, cu un lan] de 30 de magazine \n mai multe ]`ri, afacerea era \n c`dere. Pia]a respectiv` nu era \n acel moment \n recesiune, iar pierderile se datorau activit`]ii concuren]ei, fiind un lucru pe care o abordare mai activ` [i mai orientat` pe vnz`ri l-ar fi putut \mbun`t`]i. Ini]ial, abordarea problemei a fost de a atrage aten]ia asupra ei la fiecare nivel. S-au trimis memo-uri personalului. Cifrele exprimate venitul planificat din vnz`ri [i sumele provenite din vacan]e, zboruri etc. erau sume substan]iale. Chiar minusurile valorau cteva sute de mii de lire. Rezultatul? Graficul vnz`rilor \n niciun caz nu a crescut. Dar moralul oamenilor a c`zut. Au \nceput s` cread` c` lucreaz` nu pentru o organiza]ie de succes, cum credeau la \nceput, ci, \n cel mai rù caz, una care se scufunda; [i sim]eau c` li se arunc` \n crc` vina. Cifrele nu \nsemnau mare lucru pentru tinerii de la magazine fiind sume foarte mari, la care nici nu se puteau raporta din punct de vedere personal. Nevoia de a redresa situa]ia devenea tot mai acut`, ceea ce a dus la planificarea unei noi strategii. S-a trimis un nou document (\naintea unei conferin]e de vnz`ri). Sc`derile masive erau amortizate [i prezentate ca o serie de cifre mai mici una pe ramur`. Aceste cifre
22
erau legate de obiectivul care trebuia atins. Cre[tea pn` la dou` vacan]e (mama, tata [i 2,2 copii) pe ramur` s`pt`mnal. Nu numai c` personalul se putea raporta cu u[urin]` la a[a ceva, dar era ceva ce \n]elegeau [i care sim]eau c` este posibil. Obiectivele individuale, comunicarea constant` pentru a raporta progresele [i ni[te prime pentru atingerea [i dep`[irea acestor obiective pe ramur` completau imaginea. Ce s-a \ntmplat de data asta? Cifrele au \nceput s` creasc`. Nu au mai existat pierderi. A crescut [i motiva]ia oamenilor, cu succesul la orizont. {i un an dificil s-a terminat, atingndu-se \n final obiectivele stabilite, iar oamenii au continuat s` se simt` motiva]i, avnd un adev`rat sentiment de realizare. Cheia a fost, aici, sunt sigur, o bun` comunicare. Numerele [i dificultatea atingerii lor nu s-au schimbat. Dar, cu o empatie mai mare pentru cei care gestionau rela]ia cu clien]ii, percep]ia asupra problemei a devenit mai personal`, mai u[or de atins, mai realizabil`. Rezultatele au demonstrat apoi c` succesul era posibil. Nu s-au f`cut costuri suplimentare semnificative, doar pu]in` gndire [i timp pentru a se asigura c` rela]iile s-au \mbun`t`]it, c` motiva]ia a crescut [i c` rezultatele au o [ans` real` de a cre[te. Aceast` descriere prezint` clar ce poate face tonul adecvat al unui document, dar [i detaliile modului \n care a fost scris sunt la fel de importante.
Acest fapt duce la preg`tirea pe care o vom discuta \n urm`torul capitol. Toate astea sunt de bun-sim], dar sunt u[or de trecut cu vederea, pentru c` altfel nu ar fi att de multe rapoarte bombastice [i att de mul]i cititori deziluziona]i. Cum se \ntmpl` acest lucru? |n primul rnd, e prea u[or s`-]i dai seama c` pui o p`rere introspectiv` \n tot ceea ce scrii pe hrtie. La urma urmei, e[ti important, e[ti implicat, cuno[ti bine problema, altfel de ce ai scrie tu raportul?
23
|n al doilea rnd, mul]i oameni printre ei [i tu, poate s-au apucat de scris rapoarte doar din nevoie. |ntr-o zi, cineva a cerut un raport, [i te-ai str`duit s` g`se[ti ceva similar pe care l-ai putea folosi ca un fel de cadru. Foarte bine dac` ai reu[it s` g`se[ti ceva de calitate; dac` nu, e[ti ca chiorul \n ]ara orbilor.
Obi[nuin]e puternice
Rezultatul oric`rei experien]e ini]iale proaste pot fi obiceiurile proaste. Noul scriitor de rapoarte cap`t` repede un mod anume de a prezenta materialele, mult din acest mod fiind reflex. Acest lucru poate \nsemna automat e[ecul. Rapoartele nu mai \nf`]i[eaz` un caz clar, iar oamenilor li se par greu de citit [i frustrante, [i orice [i-ar propune rapoartele s` fac` (s` prezinte o decizie, eventual), nu se va realiza \n final. Obi[nuin]a [i presiunea constant` a afacerilor se combin` pentru a determina oamenii s` scrie pe pilot automat. Uneori, dac` critici ceea ce chiar tu ai scris sau ce a ie[it din departamentul tù, \]i dai seama imediat c` ceva nu e \n ordine. O propozi]ie nu are sens, o idee nu e \n]eleas` sau o descriere mai mult \ncurc` dect s` descurce. De regul`, motivul din care se \ntmpl` acest lucru nu este c` scriitorul a crezut c` aceasta era cea mai bun` propozi]ie, [i pur [i simplu a scris-o gre[it. Mai degrab`, gndirea \n sine a fost inadecvat`; sau n-a fost deloc. Obiceiurile sunt greu de schimbat, iar rezultatul final poate fi un exces de material care se plimb` de colo-colo prin organiza]ie, a[ezat \ntr-un fel de jargon pe care unii \l numesc termeni de specialitate. Exemplul din Figura 1.1 este o caricatur` a acestui fel de comunicare, dar prea multe scrieri \n circula]ie se apropie prea mult de acest exemplu.
Avantajele lecturii
Morala este clar`. Scrierea unui raport bun nu se \ntmpl` pur [i simplu. E nevoie de gndire [i efort ([i ceva studiu spre care se tinde cu
24
aceast` carte). Acest proces necesit` mult` munc`, dac` vre]i ca rezultatul s` fie cel scontat, iar munca trebuie s` fie serioas`.
RAPORT DE PROGRES STANDARD
(pentru persoanele care nu \nregistreaz` progrese \n cazul rapoartelor)
|n timpul perioadei de studiu, care s-a terminat la data de 14 februarie, s-a \nregistrat un progres considerabil \n stadiul preliminar al stabilirii activit`]ilor ini]iale. (Suntem preg`ti]i s` \ncepem, \ns` nu am f`cut nimic \n acest sens). S-au verificat informa]iile de fond, iar structura de func]ionare a diverselor p`r]i componente ale proiectului s-a adaptat resurselor umane corespunz`toare. (Am studiat proiectul [i am decis ca George s` fie liderul acestuia.) Am \ntmpinat dificult`]i \n alegerea metodelor [i a abord`rii optime, \ns` aceast` problem` a fost dezb`tut` viguros [i ne astept`m ca faza de dezvoltare s` \nainteze la o calitate satisf`c`toare. (George cite[te rezumatul.) Pentru a pre\ntmpina duplicarea inutil` a efortului depus anterior \n acela[i domeniu, a fost necesar` stabilirea unei echipe de proiect, format` din oameni care au lucrat \n mai multe departamente relevante pentru studiu. (George [i Mary au avut o experien]` interesant` vizitnd pe fiecare dintre ace[tia.) Comitetul Steering [i-a ]inut \ntrunirile obi[nuite [i a considerat destul de important` dezbaterea problemelor de politic`, cu privire la nivelurile organiza]ionale globale ale liniei, [i a responsabilit`]ilor care revin personalului, asociat cu atribu]ii specifice, rezultnd din variatele modalit`]i de func]ionare. (Ceea ce \nseamn`...?) Se presupune c` rata progresului va continua s` creasc`, deoarece personalul indispensabil \[i va juca rolul \n discu]iile care ]in de luarea deciziilor. (Vom \ntreprinde ceva ct mai curnd \n cazul \n care exist` aceast` posibilitate.)
Fig 1.1 De la avizierul companiei
25
Obiceiurile bune sunt la fel de puternice ca [i cele rele. Trecerea de la unele la celelalte este posibil`, iar recompensa \n acest caz face ca jocul s` merite a fi jucat. Gndi]i-v` ce abilit`]i de scriere se pot ob]ine \n cazul unui raport.
Recompensarea excelen]ei
Ocazional, rapoartele pot fi redactate doar pentru a fi \nregistrate. Nu li se acord` o importan]` sau o valoare deosebit`. Totu[i, \n cele mai multe din cazuri, dac` se depune efort pentru redactarea unui raport, \nseamn` c` acesta a avut un scop adev`rat. Rapoartele se \ntocmesc pentru a conduce la ac]iune, pentru a face ca lucrurile s` se \ntmple sau pentru a juca un rol \n aceasta. Comunicarea influen]eaz` oamenii, iar aici inten]ia e clar`: un raport prezint` un caz, unul care va ac]iona astfel \nct s` aib` un rol \n ra]ionamentele care urmeaz`. O decizie se ia \n parte [i datorit` modului \n care a fost prezentat cazul \ntr-un raport. Pn` aici totul e clar, rapoartele pot influen]a ac]iunile. Dar, de asemenea, au rolul de a crea o imagine asupra autorului. |n interiorul unei organiza]ii de orice fel, oamenii interac]ioneaz` prin intermediul comunic`rii. Ace[tia \[i trimit memorii, se organizeaz` \n adun`ri sau comitete, fac conversa]ie pe sc`ri sau cnd \mpart dejunul la pauza de prnz; [i toate aceste ac]iuni trimit semnale. Ace[ti oameni spun lumii, sau cel pu]in organiza]iei, ceva depre ei. Sunt ace[tia inteligen]i, competen]i, exper]i, persoane u[or de abordat, sunt decisivi le-ai urma sfatul, le-ai urma sau le-ai sprijini cauza? Toate modalit`]ile diferite prin care oamenii rela]ioneaz` ac]ioneaz` \mpreun`, cumulativ [i progresiv, pentru a crea [i a men]ine o imagine a fiec`rui individ \n parte. Unele modalit`]i pot juca un rol dispropor]ionat, iar redactarea unui raport se num`r` printre acestea. Exist` dou` motive pentru care acest efect este important. |n primul rnd, rapoartele, spre deosebire de alte mijloace de comunicare tranzi-
26
torii, pot fi de durat`. Acestea au fost popularizate, fiind considerate [i r`mnnd consemnate; cu att mai mult cu ct trateaz` probleme importante. |n cel de-al doilea rnd, deoarece nu toat` lumea poate redacta un raport de calitate, oamenii pot fi impresiona]i de abilitatea de a exprima un ra]ionament [i de a-l materializa \n scris. Astfel, rapoartele reprezint` o oportunitate sau, de fapt, dou` oportunit`]i. Rapoartele cel pu]in cele de calitate pot fi folositoare \n stimularea ac]iunii; ac]iune pe care, ipotetic, o dori]i. Acestea sunt, de asemenea, importante \n crearea profilului vostru. Acestea relateaz` ceva despre modul \n care sunte]i [i ce fel de coleg de serviciu sunte]i. |ntr-un anumit fel, exist` situa]ii \n care vre]i s` fi]i siguri c` anumite calit`]i personale sunt subliniate. Spre exemplu, un caz poate fi prezentat de un raport, fiind clar c` este prezentat de o persoan` care d` aten]ie detaliilor. Pe un termen mai lung, p`rerea unui superior despre un angajat poate fi influen]at` prin citirea cu regularitate a ceea ce consider` ace[tia a fi rapoarte de calitate. A[adar, data urm`toare, cnd sunte]i ner`bd`tori s` finaliza]i un raport \n aparen]` dificil, considera]i-l ca pe echivalentul \n afaceri al unui obiectiv [i nu uita]i c` ar putea s` v` afecteze [ansele de promovare.
O oportunitate semnificativ`
Rapoartele necesit` munc` am`nun]it`. Preg`tirea acestora poate uneori s` par` obositoare. Acestea necesit` timp alocat adecvat. Dar, de aceea este [i zicala: dac` o treab` merit` s` fie f`cut`, atunci trebuie f`cut` bine. Realizarea unui raport de calitate nu dureaz` mai mult ca realizarea unuia care nu este de calitate. |ntr-adev`r, urm`torul capitol sus]ine c` o abordare sistematic` \]i poate \mbun`t`]i stilul. |n cazul \n care rapoartele sau alte astfel de documente sunt clare, am`nun]ite [i expuse pentru a c[tiga o lectur`, acestea sunt cel mai probabil cele care \[i vor atinge scopul. |n acest caz, acestea sunt cel mai
27
probabil cele care ac]ioneaz` pozitiv pentru a pune \n valoare profilul autorului. Ambele rezultate merit` efortul. |ns` efortul tot trebuie depus, cuvintele tot trebuie s` fie scrise pe hrtie [i confruntate cu o foaie de hrtie goal` (sau \n zilele noastre de un ecran), aceasta poate fi o sarcin` care s` v` intimideze. (Eu [tiu \n acest moment \nc` mai am [ase capitole de conceput!) Pentru a face ca redactarea s` fie mai u[oar`, \ncepe]i cu preg`tirea, [i cu aceasta trece]i la urm`torul capitol.
Puncte-cheie
Nu uita]i, comunicarea prezint` pericole inerente; comunicarea
neechivoc` trebuie s` fie analizat` am`nun]it. Rapoartele \[i vor atinge scopul numai \n cazul \n care autorul este sigur de ceea ce urm`re[te s` ob]in`. Cititorul este mai important dect autorul; scrie]i pentru al]ii, nu pentru voi \n[iv`. Aten]ie la vechile obiceiuri rele [i exersa]i pentru a stabili unele bune. Rapoartele sunt poten]ial unelte puternice puternice \n termeni de ac]iune [i puternice \n contribuirea la construirea profilului personal.
Conceperea unui raport de calitate
|n acest capitol, pe lng` considera]iile cu privire la procesul de aranjare a cuvintelor pe hrtie, ne vom ocupa [i de construc]ia forma unui raport de calitate. |n acest caz exist` dou` considera]ii: Ce anume \l intereseaz` pe cititor? Ce anume va veni \n ajutor pentru a-l compila repede [i u[or? Din cele dou`, prima este cea mai important`, \ns` factorii implica]i, din fericire, ac]ioneaz` pozitiv \n ambele cazuri. Pentru ra]ionament, punctul de pornire este clar \n acest caz.
Stabilirea unor obiective clare

Cel mai important lucru care trebuie stabilit ini]ial este simplu, care este motivul pentru care redact`m raportul. Care este scopul acestuia? Doar cteva rapoarte au \ntr-adev`r un subiect. Bine\n]eles, acestea pot avea inten]ii diverse de a informa, de a motiva [i a[a mai departe, a[a cum am men]ionat \n capitolul anterior , \ns` cea mai mare importan]` o au obiectivele globale. {i aceasta, \n schimb,
29
\nseamn` c` trebuie s` [ti]i exact care dori]i s` fie rezultatul final dup` predarea [i citirea raportului. Spre exemplu, este impropriu s` nume[ti obiectiv clar urm`toarea aser]iune despre posibilitatea de relocalizare a biroului. Poate fi considerat valid un raport despre explicarea motivelor pentru care aceast` relocare este necesar`, comparnd meritele relative ale diferitelor solu]ii [i recomandnd cea mai bun` op]iune. Chiar [i aceasta poate necesita mai multe detalii, cum ar fi men]ionarea avantajelor/dezavantajelor pentru diferite grupuri ca: personalul, clien]ii etc., care pot fi afecta]i \n diferite moduri. Obiectivele trebuie definite \n func]ie de punctul de vedere al cititorului. Trebuie s` lua]i \n considerare urm`toarele:
cui se adreseaz` raportul \n special; dac` grupul este omogen sau trebuie \ntrunite nevoi multiple; motivele pentru care ace[ti oameni au nevoie de raport; ce doresc ace[tia s` con]in` raportul [i ct de am`nun]it trebuie s` fie; ce nu doresc s` con]in` raportul; rezultatul la care se a[teapt` (ce doresc s` clarifice, ce
inten]ioneaz` s` \ntreprind` sau ce decizie doresc s` ia). Rezult` c` v-ar putea fi de folos s` cunoa[te]i cte ceva despre destinatarul raportului pe care \l scrie]i. Exist` posibilitatea s` \i cunoa[te]i chiar bine; spre exemplu, pot fi colegi de serviciu cu care lucra]i \n mod curent. |n caz contrar, \ntreba]i-v`:

Ce fel de oameni sunt? (b`rbat/femeie, tn`r/\n vrst`) Ct de bine \i cunoa[te]i? Ce experien]` au cu privire la subiectul raportului? Care este nivelul acestora de cuno[tin]e cu privire la subiectul raportului? Care este atitudinea lor vizavi de subiectul raportului? (primitoare/ostil`?)
30
Care este implicarea lor personal`? (\n ce sens \i afecteaz` subiectul?) Cum clasific` importan]a subiectului? G`sesc subiectul interesant? Ac]ioneaz` ca rezultat al citirii raportului? Tot ceea ce urmeaz`, ceea ce scrie]i, modalitatea \n care o face]i [i cum ve]i aranja raportul depind de prima premis` un obiectiv clar este funda]ia de baz` a unui raport. Vom reveni asupra acestui subiect, [i \n special asupra stabilirii unui astfel de obiectiv, analiznd preg`tirea pentru redactare din urm`torul capitol. |ntre timp revenim asupra formei raportului.
O structur` solid`
Cea mai simpl` structur` pe care ne-o putem imagina o reprezint`: introducerea, con]inutul [i \ncheierea. |ntr-adev`r, acestea sunt elementele pe care trebuie s` le con]in` un raport, \ns` argumentul sau cazul prezentat poate fi ceva mai complex. Se va \mp`r]i \n patru p`r]i:

Stabilirea situa]iei. Descrierea implica]iilor. Recapitularea posibilit`]ilor. Face]i o recomandare.
Cele dou` structuri pot coexista confortabil, a[a cum am prezentat grafic \n Figura 2.1. Un exemplu v` va ajuta s` v` explica]i logica prin care un argument trebuie s` fie prezentat, dac` este s` fie prezentat clar. Imagina]i-v` o organiza]ie cu anumite probleme de comunicare, iar un raport care s` fac` sugestii pentru corectarea problemelor poate s` aib` urm`toarea succesiune:
31
Situa]ia: aceasta se poate referi att la cantitatea, ct [i la importan]a comunic`rii scrise, att din interiorul, ct [i din exteriorul organiza]iei. De asemenea, la faptul c` abilit`]ile de scriere sunt de calitate slab` [i c` nu exist` standarde de func]ionare sau c` nu s-a organizat nici un curs de formare pentru dezvoltarea acestor abilit`]i, nu li s-a f`cut leg`tura cu modelele recunoscute care s` fie acceptate de organiza]ie. Implica]iile: acestea se pot clasifica de la lipsa productivit`]ii (datorit` timpului \ndelungat aferent conceperii documentelor, care au necesitat constant o revenire asupra lor, pentru clarificare) pn` la ineficien]a sau rezultatele proaste din cauza comunic`rii gre[ite. De asemenea, poate include atenuarea sau \nrùt`]irea imaginii, din cauza documentelor de proast` calitate care circul` \n afara organiza]iei, la clien]i. Posibilit`]ile: \n acest caz, ca [i \n cazul oric`rui argument, pot fi mai multe cì posibile de a ac]iona, toate cu argumente pro sau contra. Pentru a continua exemplul, se pot clasifica \n redactarea limitat` de rapoarte, la un grup mic de oameni care s` reduc` munca administrativ` complet sau prin stabilirea unui program de training [i a unui sistem de monitorizare ulterior pentru a se asigura unele \mbun`t`]iri \n acest sens. Recomandarea: \n acest caz trebuie stabilit` cea mai bun` op]iune. Sau, \n cazul unor anumite rapoarte, num`rul de op]iuni din care ceilal]i pot alege trebuie verificat. Recomand`rile trebuie s` fie specifice: spunnd exact ce urmeaz` a se \ntreprinde, de cine, cnd, pe lng` aceste detalii [i cele legate de costuri [i logistic`. |n toate stadiile trebuie evitat` generalizarea. Rapoartele trebuie s` con]in` fapte evidente [i suficient capitol [i vers pentru ca aceia care intr` \n posesia lor s` le considere ca baz` adecvat` pentru decizie [i ac]iune. Avnd forma complet` a argumentului clar \n minte, putem s` privim mai \n detaliu forma raportului \n sine. Modalitatea \n care este
32
prezentat de la \nceput pn` la final inten]ioneaz` s` sus]in` argumentul, s` \l fac` mai u[or de urm`rit, de citit [i, de asemenea, s` \l fac` interesant, att ct este necesar, pe tot parcursul citirii. Cele trei p`r]i se potrivesc, \n mod nesurprinz`tor, cu vechea [i folositoarea maxim` despre comunicare abreviat` de regul` \n: zi-le, zi-le, zi-le. F`r` a fi abreviat`, aceasta zice: Spune oamenilor ce inten]ionezi s` le zici introducerea, spune-le \n am`nunt con]inutul raportului, [i apoi spune-le ce le-ai spus deja sau rezum`.
Situa]ie Introducere
Implica]ii
Con]inut Posibilit`]i
|ncheiere
Recomandare
Figura 2.1 Cele dou` structuri ale unui raport
33
|n primul rnd, introducerea

Aceasta trebuie s` \nceap` prin adresarea atitudinii c`tre cititori. Ce vor crede ace[tia \n momentul \n care vor \ncepe s` citeasc` raportul? Va fi interesant? Lizibil? |mi va fi de ajutor? E important? \i va distrage de la orice alt` activitate, f`cndu-i s` se concentreze astfel \nct s` \i acorde toat` aten]ia cuvenit`? Ace[tia au fiecare ordinea de zi proprie, dorind ca raportul s` fie succint etc., a[a cum am men]ionat anterior; \n mod esen]ial, ace[tia \i vor acorda considera]ia adecvat` \n cazul \n care \l vor g`si inteligibil, interesant [i potrivit pentru situa]ia lor. Nu doresc s` fie nepotrivit. Nu trebuie s`: \i z`p`ceasc`, \i agaseze cu termeni [tiin]ifici/tehnici sau jargon, s`-i plictiseasc` cu o structur` de nep`truns (sau prin absen]a acesteia) sau s` utilizeze cuvinte prea simple. P`rerile se formeaz` foarte repede. Din primele rnduri, se formeaz` o opinie care \i \nso]e[te pe timpul parcurgerii \ntregului raport. Prima impresie conteaz`, a[a cum spune o veche zical`, a[adar, aceast` faz` este foarte important` [i poate necesita gndire dispropor]ionat` pentru a o concepe [i construi cum se cuvine. |nceputul trebuie s` aib` rolul unei introduceri, care trebuie s`:
fixeze
scena (aceasta poate \nsemna conexiunea cu termeni de referin]` sau discu]ii anterioare care au dus la redactarea raportului); enun]e subiectul [i tema ([i poate [i modalitatea de abordare); traseze clar obiectivele; intre \n subiect, prin crearea unui punct de leg`tur` care s` v` ajute s` introduce]i cititorul \n prima parte a con]inutului raportului; s` asigure pozi]ionarea adecvat` a acestuia pentru cititori (care nu trebuie s` se simt`, a[a cum se poate \ntmpla, spioni, raportul fiind adresat altora).
34
|n acela[i timp, introducerea va spune \n mod inevitabil ceva despre scriitor, [i astfel trebuie s` reflecte orice dori]i s` simt` cititorii (c` sunte]i expert, profesionist sau orice altceva) [i s` nu deconcerta]i prin mesaje nepotrivite (prea mult jargon poate s` spun` aceast` persoan` nu \n]elege nevoile cititorilor). Astfel \nct se va renun]a la un astfel de element, subiect asupra c`ruia vom reveni \n capitolul 4. Dac` inten]ia este aceea de a c[tiga audien]a, un raport trebuie s` ajung` repede la subiect. Aceasta nu exclude fixarea scenei. Un raport poate s` \nceap` cu: Acest raport dore[te s` demonstreze modalitatea \n care organiza]ia poate s` reduc` costurile cu 10 procente, f`r` a sacrifica calitatea. Dup` aceasta, [i probabil \nc` ceva, cititorii vor vrea s` [tie cum; poate trebuie s` face]i a[a \nct raportul s` reflecte analiza cheltuielilor curente. Dar oamenii [tiu unde se \ndreapt` raportul vor trece prin raport mai u[or, dac` au hot`rt c` \[i doresc asta. Tonalitatea unui raport trebuie s` se \ntrevad` \nc` din prima faz` a lui. A[a cum profesorii/trainerii trebuie s` stabileasc` un raport cu auditoriul, tot a[a un raport prime[te o aten]ie continu` dac` acesta se dovede[te ca necesar, de folos, scris cu un anume scop [i convingere de cineva pe care cititorii [i-ar dori s`-l asculte [i peste toate scris cu \n]elegere [i preocupare pentru cititori. De cele mai multe ori, un start bun te ajut` pe parcurs \n ceea ce faci. Acest lucru se asigur`, desigur, [i scrisului. Avnd sentimentul c` ai \nceput bine, aceasta \]i va da \ncredere \n ceea ce va urma. Tot a[a cu cititul: dac` un document \ncepe bine, oamenii citesc mai departe, spernd ca [i restul s` fie la fel de bun ca prima parte. Sunt multe cazuri de frustr`ri \ntr-o corpora]ie, iar ceva ce se dore[te a face via]a un pic mai u[oar` este foarte repede recunoscut [i apreciat. Unul din motivele pentru care a[a-numitul rezumat (un sumar care este plasat mai degrab` la \nceput dect la sfr[it) are deseori succes este pentru c` \ntrune[te multe din criteriile \nceputului men]ionate mai sus. Capteaz` interesul cititorului care cite[te mai departe, s` descopere detaliile [i s` vad` cum [i de ce s-a ajuns la concluziile din sumar. |ntreb`rile legate de aceste rezumate sunt rev`zute \n capitolul 6.
35
Mijlocul
Acesta este inima documentului. Este locul unde cele mai multe informa]ii de con]inut sunt de g`sit [i de aceea trebuie o aten]ie deosebit` la structurarea [i organizarea acestuia. Punctele-cheie sunt:

detalia]i mesajul principal al raportului; men]ine]i, dezvolta]i interesul; asigura]i o claritate [i o manier` apropiat` cititorului.
Poate este necesar s` merge]i chiar mai departe. Aici ar fi locul ca raportul s` aduc` elemente de sus]inere sau, din contr`, afirma]ii care dovedesc dezacordul ori resping ideile acestuia. |n acela[i timp, orice complexitate trebuie ]inut` \n limite controlabile. S` faci asta nu necesit` dect experien]a de a prezenta punct cu punct. |n \ncercarea de a exersa ce am enun]at sunt cteva idei menite s` p`streze partea central` a documentului pe linia stabilit`. Adùgnd con]inutul
Structur` logic`: selectnd [i descriind cititorilor o cale prin con]inut (de exemplu: descrierea \n ordine cronologic`). Indicatoare: cunoscnd \n mare ce are s` vin` ([i de ce) face lectura mai u[oar`. De aceea, multe documente au nevoie de o pagin` de con]inut, dar care pot fi de asemenea realizate chiar \n text. Vom analiza proiectul \n privin]a a trei factori-cheie: timp, cost [i aprovizionare. Pentru \nceput timpul... (probabil urmat de titlul Timp). Este dificil de dep`[it claritatea pe care acesta o imprim` [i sentimentul c` este citit \n contextul a ceea ce urmeaz` s` se \ntmple este apreciat. Folosirea alineatelor ([i subalineatelor) nu este numai o form` efectiv` de semnalizare, \ntrerupe textul \n mod vizual [i-l face mai u[or de parcurs de-a lungul paginii (compara]i stilul unei
36
lucr`ri moderne de afaceri, cum e aceasta, cu cele cu care ne chinuiam \n timpul [colii cu scrisul mic [i dens). Limbajul potrivit: acesta este important la fiecare etap` (vezi capitolul 4) Folosirea graficii (dispozitive de grafic` vizual`): aceasta acoper` dou` tipuri de factori: am`nunte ca scrisul \ngro[at, litere mari etc. [i ilustra]ii incluznd grafice, tabele, h`r]i etc. Ambii aduc claritate [i sunt men]iona]i \n capitolul 7. C[tignd \ncrederea Acesta este un ]el subtil [i poate fi sus]inut \n cteva moduri, ca de exemplu:
Adresa]i-v` unor grupuri specifice: ideile generale [i argumentele ar putea s` nu fie foarte repede acceptate ca acelea ce se adreseaz` unui grup specific. N-ar fi niciun motiv pentru care nu le-ar putea face pe amndou` cu anumite paragrafe sau idei adresate \n general [i altele adresate: celor noi din organiza]ie, sau celor din departamentul de vnz`ri... etc. Aduce]i dovezi. Cu siguran]`, dac` acceptarea este dorit`, este necesar s` oferi]i altceva dect propriile spuse, mai ales dac` sunte]i v`zut ca avnd un oarecare interes. A[a c` elemente ca opinii, cercet`ri, statistici [i teste din alte surse v` vor \nt`ri sus]inerile. }ine]i minte, este o leg`tur` \ntre gradul de acceptabilitate a unei surse [i gradul \n care aceasta v` sus]ine, a[a c` ar trebui s` vi le alege]i cu mare aten]ie. Anticipa]i obiec]iile. Nu sunt de ignorat obiec]iile pe care sigur le ve]i ridica \n mintea cititorilor pe m`sur` ce raportul este citit, altfel riscnd ca ace[tia pur [i simplu s` invalideze ceea ce prezint` el. Acestea sunt cel mai bine \ntlnite la \nceput, bine semnalizate: unii se vor \ntreba cum, a[a c` \n urm`toarele trei paragrafe voi explica exact asta.
37
Partea de mijloc a raportului trebuie s` fie vizibil legat` de \nceput [i de sfr[it. Trebuie s` plece clar de la ideile f`cute \n introducere, mai ales dac` pe acestea este cl`dit raportul (acestea vor fi \n am`nunt urm`rite) [i, de asemenea, s` fie legat \n acela[i mod de sfr[it. Asta \nseamn` c` ideea con]inutului trebuie s` \[i fac` drum prin \ntregul raport cu cele trei mari segmente. Rezultatul final poate fi redat ca f`r` sens. Con]inutul prezentat \n lucrare curge de-a lungul raportului [i \ntreaga structur` mai degrab` \l va sus]ine dect s` \l concureze. Rezultatul final poate fi redat \n \ntregime [i, de asemenea, u[or de urm`rit. Un singur punct merit` a fi adùgat \nainte de a trece la discu]ii despre final: este de apreciat dac` la finalul unei etape textul \ndreapt` cititorul c`tre final cu o fraz` de genul: |n \ncheiere un ultim punct \nainte de concluzii...
Sfr[itul
Cteva pericole: Sunt rapoarte care par s` \l evite. Partea de mijloc dep`[e[te structura. E[ueaz` \ntr-o repeti]ie de genul: [i \nc` ceva. Acest lucru este distractiv [i \n acela[i timp enervant. Evita]i falsele finaluri. Am v`zut un raport nu de mult care men]iona cuvntul \n final u[or schimbat \n trei locuri \n paragrafele de \ncheiere. Fi]i aten]i la structur`: bjbind la ultimul titlu, nu ve]i reu[i s` ajunge]i la finalul sec]iunii. Aceasta poate adùga un paragraf sau alte cteva pagini constnd \ntr-o repeti]ie f`r` folos. Deci, ce pute]i face bine aici? Finalul are trei obiective proprii: S` ajung` la [i s` prezinte o concluzie (aceasta reflect` tipul documentului implicat [i natura argumentului pe care eventual \l prezint`).
38
S` adune [i s` concluzioneze con]inutul. S` \ncheie pozitiv, \ntr-o not` \nalt` sau \nfloritor. {i dac` acest lucru nu ar fi adecvat (multe din rapoarte analizeaz` mai mult probleme de rutin` dect unele cu adev`rat interesante), s` \ncheie cu dovada de autoritate, cel pu]in.
S` concluzionezi succint [i la obiect nu este un lucru u[or. Tocmai de aceea reprezint` o oportunitate deosebit`. Dac` este f`cut` bine, impresioneaz`. Ironic, aceasta ajut` la ob]inerea aten]iei pe care raportul o merit`. Ca s` fim reali[ti, trebuie s` recunoa[tem c` mult` lume arunc` o privire la sfr[it \nainte de a decide s` citeasc` raportul. Dac` concluzia este o bun` mostr` a ceea ce are s` vin`, atunci asta va ajuta la luarea deciziei. O concluzionare dezvolt` con]inutul mult mai u[or dac` secven]a [i structura au fost sensibile, profunde [i logice. Altfel spus, un sumar este, pn` la urm`, concluzia natural` a mai multor cazuri. Orict ai concluziona, este inerent s` men]ii aceast` parte a raportului \ntr-o form` relativ scurt`/prescurtat`. Aceasta nu \nseamn` c` un raport trebuie s` con]in` cteva rnduri, multe din rapoarte necesitnd sumare lungi [i complexe lucrul important este c` concluzionarea apare [i este potrivit` ca m`rime \n compara]ie cu \ntreaga lucrare. S` facem un sumar [i s` surprindem esen]a con]inutului [i a concluziilor e dificil de realizat f`r` a depune un anume efort. Sec]iunea final` este acea parte a raportului unde poate fi util s` verific`m \ntinderile \n timp [i s` edit`m. Bine\n]eles, ar fi o pierdere de vreme cu un raport lung care, \ntr-un anumit punct, \[i pierde cursul sau chiar e distrus de slaba aten]ie acordat` unei etape importante.
Dup` sfr[it
Nimic din ce nu poate fi \n rezumat nu are valoare. Cu alte cuvinte, pot exista alte pagini ce succed rezumatului [i concluziilor. Primele din acestea sunt anexele, care pot fi folosite pentru a analiza
39
detalii discrete ale p`r]ii principale din con]inutul lucr`rii. Aceasta permite analiza \n detaliu, dar rolul principal al acestor pagini este mai mult s` ]in` partea de mijloc sub control, \n limite rezonabile, evitndu-se ca punctele-cheie s` se piard` \n detalii.
Studiu de caz
George nu fusese prea \ncntat s`-i fie \ncredin]at` reorganizarea biroului, chiar dac` era alegerea cea mai bun`. Cre[terea [i profitul mai mare \nsemnau mai mul]i oameni, \n special \n departamentul de client service. {tia c` mul]i oameni sunt pu]in \ngrijora]i de schimb`rile ce \i vor afecta [i era hot`rt s` duc` lucrurile la bun sfr[it, hot`rt s` se r`zbune. Poate nu de altceva, dar era con[tiincios. A m`surat fiecare camer`, a ]inut cont de tot ce a mutat [i a catalogat. A f`cut o schi]` a firelor electrice [i [i-a notat cine [i ce echipament folose[te. Apoi s-a a[ezat s` scrie un raport a ceea ce g`sise [i sugestiile sale. Uimit de ct de mult era de scris, a avut bunul-sim] s`-[i verifice ciorna cu colegii. Au fost \ngrozi]i. Oamenii vor reac]iona negativ, au afirmat ei: oamenii nu vor attea detalii, mie mi-a luat 10 minute s` g`sesc unde o s` stau [i \nc` nu [tiu de ce m` mut trebuie s` te ui]i la ei din punctul lor de vedere . Temperat, George se duse \napoi la masa de lucru. A rescris raportul \ncepnd cu o privire de ansamblu despre cum vor ajuta schimb`rile organiza]ia. A f`cut o scurt` [i clar` descriere a modului cum fiecare departament va fi afectat, subliniind avantajele. A spus clar ce trebuie f`cut, de cine [i cnd se vor implementa schimb`rile. Trei s`pt`mni mai trziu, bine\n]eles c` existau cteva dubii [i suspiciuni, unii chiar au fost nedumeri]i c` au fost muta]i degeaba, de[i totul mergea bine. Era ca o mare schimbare.
40
Punctele-cheie
Orice raport bun are stipulate obiective clare. Perspectiva cititorului este mai important` dect a scriitorului. Trebuie s` argument`m printr-o structur` clar` [i logic` (situa]ii,
implica]ii, posibilit`]i, recomand`ri). Trebuie s` aib` o form` bine definit` (\nceput, mijloc, sfr[it). Rezultatul trebuie s` fie curg`tor, cite] [i f`r` cusur.
Preg`tirea pentru scris
|n continuare, ne vom referi asupra modului \n care v` a[eza]i s` scrie]i, \ntr-un fel care s` fac` raportul eficient, [i anume cum s` \ncepe]i. Oamenii pot r`spunde diferit cnd [tiu c` trebuie s` scrie un raport, \l amn` sau scriu rapid partea de mijloc, \naintea restului pentru c` [tiu eu. Orice ai face acum, oricare ar fi obiceiurile, s-ar putea s` vrei s` iei \n considerare exerci]iul de mai jos \nainte de a continua cu acest capitol.
Exerci]iu
Ar fi folositor \n acest punct s` ave]i lng` voi ceva ce a]i scris anterior [i s` v` gndi]i \n mod special la cum a fost scris. Cu alte cuvinte, ce proceduri [i ac]iuni, \n ce ordine au survenit \n scriere. Po]i face asta \n trei moduri:
A[tepta]i pn` ce apare o sarcin` [i, dup` ce o \ndeplini]i, p`stra]i
o noti]` despre cum a]i procedat [i ]ine]i-o aproape cnd citi]i.

Scrie]i ceva (sau cel pu]in \ncepe]i) ca un exerci]iu [i folosi]i noti]a
ca pe un ghid al stilului [i practicii voastre.
42
G`si]i ceva (de preferat, ceva recent despre care \nc` mai ave]i
detalii \n minte) dintr-un dosar, face]i cteva noti]e despre cum l-a]i compus [i p`stra]i-le la \ndemn`.
Pu]ine abilit`]i \n domeniul afacerilor pot fi ob]inute printr-o formul` magic`, iar scrierea unui raport nu este o excep]ie. Totu[i, preg`tirea scrierii ar putea fi considerat` o astfel de formul`. Este \ntr-adev`r funda]ia pe care se sprijin` scrierea unui raport. Preg`tirea \]i permite s` faci dou` lucruri. Primul este s` creezi un raport nu numai pentru c` acesta te-ar satisface, dar [i pentru c` are un scop clar [i este privit ca folositor de cititorii lui. A[a cum s-a spus, m`sura suprem` a unui raport bun este dat` de gradul de atingere a scopului urm`rit. Al doilea, o abordare sistematic` a preg`tirii [i scrisului, \]i va economisi timpul. Este un lucru de pre]uit. Care din noi nu are prea mult de f`cut? Cnd am avut prima oar` un volum semnificativ de scris [i am ]inut cont de ceea ce m-a ajutat s`-mi \mbun`t`]esc propria experien]`, abordarea scrierii s-a schimbat. A fost o surpriz` s` constat c` orice efect ar fi avut asupra a ceea ce am scris, mi-am dat seama c` puteam scrie mult mai repede. Aceast` experien]` a fost \mp`rt`[it` de mai mul]i oameni \ntlni]i \n trainingul acestui subiect. {i va fi, sunt sigur de asta, ceva ce ve]i descoperi [i voi. De aceea, \n acest capitol vom revizui procesul real al preg`tirii [i al a[ez`rii cuvintelor. Dac` acesta este pus lng` ceea ce s-a scris pn` acum despre forma [i structura unui raport, \mpreun` contureaz` o schi]` a celei mai bune proceduri. S` \ncepem cu \nceputul. {i vom \ncepe cu ceea ce nu trebuie s` face]i. |n \ncercarea de a scrie ceea ce pare un raport de 20 de pagini, nu v` apuca]i s` v` lua]i o pagin` de hrtie pe care s` scrie]i primele cuvinte: 1. Introducere. Acest raport dezbate.... Gndirea trebuie s` precead` scrisului.
43
De ce acest raport?
Ca attea altele \n afaceri, un raport are nevoie de obiective clare. S` l`murim asta! Obiectivele nu sunt ceea ce vrei s` spui, ci ceea ce vrei s` ob]ii. Sarcina nu este de a scrie despre noua politic`, ci pentru a ne asigura c` oamenii \n]eleg schimb`rile propuse [i cum anume se vor face. Aceasta, \n schimb, are ca scop asigurarea c` oamenii accept` necesitatea schimb`rii [i sunt gata s`-[i \nceap` munca \ntr-un nou mod care s` fie conform noii politici. Odat` ce acest lucru ne este clar, scrisul va fi deja mai u[or [i putem trece la specificarea celor cinci subiecte principale necesare unui raport:

Motiva]ie pentru schimbare. Explica]ie a necesit`]ii lui (probabil subliniind lucrurile bune c`tre care v` aduce). Exact cum [i \n ce mod va func]iona. Efectele asupra fiec`rei persoane. Ce ac]iuni sunt necesare. Cu o situa]ie mai clar` \n minte (poate subiectul pe care l-ai luat \n exerci]iul de mai sus), obiectivele pot fi stabilite precis urmnd binecunoscutul acronim SMART, care \nseamn`: Specific M`surabil Accesibil Realist Timp definit. Ca un exemplu, imagina]i-v` c` preg`ti]i un curs de training pe tema complet`rii rapoartelor/propunerilor. Ce obiective v` ve]i stabili? Urm`toarele adopt` principiul SMART. Cursul va trebui: S` permit` participan]ilor s` se asigure c` viitoarele rapoarte vor fi f`cute \n form` scris`, \n maniera \n care va fi perceput` de
44
cititori, dup` caz, informativ [i, mai presus de toate, interesant (specific). S` garanteze c` ac]iunea m`surabil` are loc \n urma sesiunii de exemplu, proiectele urm`toare ar putea fi m`surate prin num`rul de beneficiari care ulterior [i-au dat acordul. S` fie adecvat pentru grupul ales de exemplu, un grup neexperimentat ar putea avea nevoie de un program mai lung [i mai detaliat dect unul format din persoane cu mai mult` experien]` [i, astfel, s` aib` obiective realizabile. S` nu fie doar realizabil, ci [i realist de exemplu, aici timpul departe de serviciu ar putea fi comparat cu rezultatele poten]iale ale cursului pentru a asigura c` prezen]a a fost dorit`. S` fie sincronizat: cnd are loc seminarul? |ntr-o lun` sau \n 6 luni? {i ct timp va dura? 1 zi? 2 zile? Rezultatele nu pot ap`rea pn` cnd acesta nu are loc. Suplimentar, obiectivele trebuie prezentate mai mult din punctul de vedere al cititorilor dect din cel al scriitorului [i, \n general, urm`toarele dou` \ntreb`ri trebuie s` aib` un r`spuns clar: De ce scriu aceasta? Ce \ncerc s` realizez? Pentru a verifica dac` r`spunsul la oricare dintre ele este prea vag pentru a fi folositor, adùga]i ceea ce \nseamn` c`... [i observa]i dac` aceasta duce la o afirma]ie mai precis`. De exemplu, pute]i spune doar c` un astfel de curs este destinat pentru \mbun`t`]irea abilit`]ilor de redactare a rapoartelor. Pn` aici totul este bine; dar ce \nseamn` aceasta? Aceasta \nseamn` c` documentele vor necesita mai pu]in timp pentru a fi preg`tite dect \n trecut, vor fi orientate mai mult spre cititor [i mult mai potrivite pentru a atinge obiectivele. Aceast` linie a gndirii poate fi urm`rit` pn` \n momentul \n care obiectivele sunt absolut clare.
45
Din moment ce obiectivele sunt stabilite \n mod satisf`c`tor, pute]i demara activitatea \n sine de a pune ceva pe hrtie, cu toate c`, re]ine]i, aceasta nu \nseamn` s` \ncepe]i de la \nceput [i s` scrie]i pn` la final.
Cercetarea dinaintea preg`tirii

Este important s` v` asigura]i c` v` afla]i \n pozi]ia de a scrie raportul \nainte s` \ncepe]i. Aceasta poate \nsemna cteva cercet`ri. |n anumite situa]ii, acesta este un cuvnt prea somptuos. Ave]i nevoie doar de cteva minute pentru a v` aduna gndurile, poate pentru a pune cap la cap un num`r de hrtii [i pentru a demara cu ceea ce v` trece prin minte. Exist` pericolul ca acesta s` fie singurul lucru pe care-l face]i (dac` este a[a), \n timp ce cercetarea trebuie, de fapt, s` semnifice ceva mai elaborat [i ceva ce necesit` mai mult timp. Dar nu face]i nicio gre[eal`, dac` trebuie f`cut, trebuie f`cut. Ecua]ia timpului este foarte bine demonstrat` aici, mai mult timp petrecut pentru cercetare [i preg`tire \nseamn` mai pu]in timp petrecut la scris \ntruct scrisul decurge mai u[or. {i alternativa ar fi un raport mai pu]in eficient dect dori]i sau care nu \[i \ndepline[te scopul. A[adar, s` vedem care sunt cercet`rile necesare care trebuie f`cute, ca un aspect specific al preg`tirii generale. |ntrebarea-cheie cu care am putea \ncepe este una de informare, \ntrebndu-v`:
Ce trebuie s` [ti]i pentru a \ntocmi un raport?
Apoi, pentru a aduna informa]iile, trebuie s` ]ine]i cont de surse. Aceasta poate implica chiar [i o list`. Astfel, de exemplu, \ntreba]i-v`:
Care sunt persoanele pe care trebuie s` le consulta]i (\n cadrul sau \n afara organiza]iei)? La care din sursele publicate sau scrise trebuie s` face]i referire?
46
(Acestea pot include orice dintr-un raport anterior, un studiu de cercetare, o carte, o revist` sau o simpl` \nsemnare). De asemenea, este posibil s` fie nevoie s` pune]i \n ordine sau s` specifica]i o ordine a importan]ei \n ecua]ie. Cu siguran]`, nu este indicat ca primul pas \nainte de a scrie ceva s` fie f`cut \n [ase luni de discu]ii, documenta]ie [i noti]e. Numai un num`r finit de materiale va fi folositor, dar s-ar putea s` ave]i nevoie s` renun]a]i la l`rgimea net` ini]ial`, cel pu]in \n ceea ce prive[te luarea \n considerare a ceea ce ar putea fi folositor. |n acest fel pute]i avea informa]iile chiar lng` voi: p`rere, fapte, cifre, noti]e, rezumate etc. de care ve]i avea nevoie \n momentul \n care \ncepe]i s` scrie]i. Avnd toate informa]iile culese [i pe cele de prisos selectate, trebuie s` le organiza]i. Cel mai u[or mod este aranjarea \n subgrupe corespunz`toare: tot ceea ce are leg`tur` cu costurile sau cu sincronizarea, afirma]ie, \n func]ie de subiectul general. Aceasta \ndepline[te sarcina de a revizui materialele mai u[or de \ndeplinit, apoi pute]i continua cu un set ordonat de materiale la \ndemn`, dect cu un teanc mare [i dezordonat.
Studiu de caz
Mary are de scris un raport [i un termen foarte scurt. Ea [tie, de asemenea, c` este important [i c` nu poate face lucrarea f`r` cercetare. La \ntrevederea altor presiuni [i la termenul de predare tot mai prezent, ea opteaz` pentru un num`r minim de verific`ri anterioare [i se apuc` de scris. La jum`tatea drumului, ea realizeaz` c` planul iese de pe [ine. Trebuie s` se opreasc` pentru a cùta mai multe referin]e, pentru a discuta din nou cu unul sau mai mul]i colegi [i pentru a petrece timp
47
la telefon cu o agen]ie extern`. Rezultatul este c` lucrarea este \ntocmit` cu ajustaje [i \ncepe. Cursul este men]inut cu greu [i, \n ciuda con]inutului corect care a fost inclus, datorit` termenului-limit` care o apas`, trebuie s` trimit` documentul, fiind con[tient` c` ar fi putut fi mai bun. De fapt, lec]ia nu este aceea c` mai multe revizuiri suplimentare ar fi fost de ajutor, ci aceea c`, avnd mai mult timp \n fa]`, ar fi redus timpul de scriere efectiv` [i ar fi dus la un rezultat final mai bun, atingnd [i termenul-limit`. Data viitoare ea va [ti mai bine cum s` procedeze.
O abordare sistematic`
Rar \ntlnim persoane care pot \ntocmi un raport bun f`r` a-[i face cteva noti]e mai \nti [i, sincer, complexitatea multora din aceste documente necesit` ceva mai mult dect att. Cteodat`, poate c` tot ce este necesar sunt zeci de cuvinte pe spatele plicului legendar, dar trebuie s` fi]i foarte siguri c` nu pierde]i nimic din vedere. Dac` nu sunte]i bine preg`ti]i, ave]i [anse ca tot ceea ce elabora]i ca o schi]` ini]ial` s` fie cumva \n afara obiectivului [i ve]i petrece apoi mult timp cu redresarea [i prelucrarea lor pentru a le pune \n ordine. Un alt pericol const` \n termenele-limit`. {i cine nu lucreaz` \n termene mai scurte dect [i-ar dori s` fie? Adesea, reducnd preg`tirea, \n combina]ie cu \nfruntarea unui termen presant, scriitorul trebuie s` examineze un raport, fiind con[tient c` o revizuire suplimentar` [i o prelucrare l-ar ajuta mai mult s`-[i fac` treaba bine. A[adar, pentru a cuprinde toate posibilit`]ile [i gradele de complexitate, urm`toarea abordare \n [ase pa[i stabile[te o metodologie care va acoperi orice tip de document. (Acesta este [i modul \n care a fost \nceput` aceast` carte.) Este recomandat` numai prin practicabilitatea ei. Func]ioneaz`. Va face munca mai rapid` [i mai sigur`. Poate instala deprinderile corecte [i devine rapid ceva cu care pute]i lucra, folosin-
48
du-i metodele mai mult sau mai pu]in multilateral, \n func]ie de situa]ie. Cei [ase pa[i sunt acum revizui]i pe rnd, al`turi de un exemplu. Pentru a prezenta un exemplu simplu [i u[or pentru toat` lumea, imagina]i-v` c` trebuie s` scrie]i ceva despre munca voastr`. Pentru a-l face mai interesant [i pentru a-i conferi un obiectiv specific, imagina]i-v` c` ceea ce trebuie s` fie scris trebuie s` atrag` candida]ii externi pentru a aplica pentru postul vostru; \ntruct (ne putem imagina ceea ce ne place) vei fi promovat de \ndat` ce va fi g`sit un concurent de succes. Pasul 1: Enumerare Acest pas const` \n ignorarea tuturor gndurilor despre ordine sau structur` [i enumerarea tuturor oric`rui punct semnificativ care ar putea fi dorit sau necesar a fi inclus (]innd totu[i cont de tipul de raport [i nivelul detaliilor implicate). Pasul 1 : Enumerare
Calific`ri Experien]a
titlu
departament (dimensiune, scop, reputa]ie, dezvoltare)
Tipul de persoan`
ce pot face ce vor face C`l`torii
Salariu Beneficii (ex. ma[ina)
49
Ac]iune: r`spuns c.v. fotografie interviuri termen-limit` Caracteristici speciale: carnet de conducere f`r` antecedente limba francez` fluent capabil de a redacta un raport bun Titlul postului Obiectivele postului Principalele sarcini/responsabilit`]i Cursuri de preg`tire
Acesta este un proces care se apropie de ceea ce numim cteodat` reprezentare mintal` [i ob]ine toate elementele implicate pe hrtie. Ar putea necesita mai mult de o sesiune pentru a-l completa, cu siguran]` ve]i observa c` un gnd v` va duce la un altul, a[a cum este prezentat [i \n imagine. Exist` mai multe persoane care consider` c` este mult mai util s` adapteze imaginea de desf`[urare pentru a adopta o abordare liber` dect s` elaboreze o list` ordonat` \n josul paginii. Astfel, punctele sunt notate aproape la \ntmplare, \n jurul hrtiei. Aceasta v` permite s` finaliza]i prin vizualizarea tuturor noti]elor dintr-o privire, deci, dac` este necesar, pute]i folosi o foaie de dimen-
50
siune mai mare dect A4. De asemenea, este mai bine s` o trasa]i pe hrtie, nu pe ecran (urm`torii pa[i vor clarifica motivul). C`su]a pasului 1 relateaz` acest pas ca un exemplu pentru a ar`ta ceva din ceea ce este realizat. Pasul 2: Sortare Apoi, pute]i continua prin rearanjarea noti]elor voastre \ntr-o logic` [i organizare pe care s` v` sprijini]i. Acest proces poate ridica anumite \ntreb`ri, la fel ca [i alte r`spunsuri, a[adar, nu v` ofer` \nc` forma final` a raportului. Acest pas este adesea cel mai bine realizat ([i cel mai rapid) prin adnot`ri la lista original`. O a doua culoare ar putea ajuta acum, \ntruct \ncepe]i s` pune]i lucrurile \n ordine, s` face]i grup`ri logice [i conexiuni, dar v` [i permite s` adùga]i sau s` scoate]i anumite puncte [i s` perfec]iona]i \ntreaga imagine. Exemplul continu` \n c`su]a pasului 2. Pasul 3: Aranjare Acest pas v` aranjeaz` noti]ele \ntr-o form` final` a con]inuturilor, [i aici v` pute]i decide asupra \n[iruirii precise [i aranjamentelor pe care le ve]i urma pentru raportul \n sine. De dragul acurate]ii [i pentru a v` oferi vou` \n[iv` o linie clar` pe care s` o urm`ri]i pe m`sur` ce avansa]i, merit` adesea s` rescrie]i foaia la care a]i r`mas la pasul 2 (\ntr-adev`r, acum multe persoane lucreaz` direct cu tastatura [i ecranul, acesta este momentul pentru a-l transfera \n acest mod, dac` dori]i, \ntruct ceea ce crea]i \n acest moment este o list` secven]ial`).
51
Pasul 2: Sortare
ri Calific`n]` Experie
1. Titlu
3. Departament (dimensiune, scop, reputa]ie, dezvoltare + viitor)
5.Tipul de persoan` ce pot face ce vor face 7. Salariu Beneficii (ex. ma[in`) C`l`torii biroul din Paris 8. Ac]iune: r`spuns c.v. fotografie interviuri termen-limit` 15 nov +decizie +semn bun scos din func]ie 6. Caracteristici speciale: carnet de conducere f`r` antecedente limba francez` fluent capabil de a redacta un raport bun 2. Titlul postului Cursuri de preg`tire Oportunit`]i 4. Obiectivele postului ________________ _________________ Principalele sarcini/responsabilit`]i ______________________
52
|n acest pas v` pute]i forma o privire [i nota mai ales eviden]ierile care vor fi f`cute. De exemplu: Ce este cel mai important? Unde este nevoie de majoritatea detaliilor? Ce are nevoie de ilustra]ii (aceasta poate implica orice mijloc, de la un grafic pn` la o adnotare)? Care este partea care va ocupa cel mai mult spa]iu? Ce, dac` exist` ceva, va merge la o anex`? Cteodat` exist` teama c` nu este material suficient. Conducerea sau oricine altcineva a[teapt` o cantitate de analize, considera]ii sau cuget`ri reprezentate [i ne \ngrijor`m c` vom \ntmpina greut`]i \n umplerea a trei pagini. De obicei, se \ntmpl` reversul, [i acesta este pasul la care se reduce, dac` este necesar, astfel \nct ceea ce este inclus s` fie bine ales, dar nu exagerat de lung. Acest fapt este valabil pentru toate nivelurile. Con]ine num`rul de puncte care trebuie atinse [i ceea ce trebuie spus despre fiecare. Bine\n]eles, trebuie s` scrie]i suficient material pentru a v` sus]ine cauza, dar nu risca]i s` v` afunda]i \ntr-o pledoarie a detaliilor irelevante sau a punctelor subsidiare care sunt, de fapt, digresiuni inutile. Pasul 4: Revizuire La acest punct ave]i o ultim` privire asupra a ceea ce planifica]i acum s` face]i s` revizui]i linia aranjat`. Va fi mai u[or [i mai rapid s` face]i amendamentele finale acum dect atunci cnd imprima]i \n final 20 sau 30 de pagini din proiect. V-ar putea ajuta dac` a]i trece mai repede, desf`[urnd o revizuire final`, distan]ndu-v` de ceea ce a]i f`cut pn` \n acest moment, cel pu]in pentru o clip`. Ajunge]i att de aproape de ceva la care lucra]i din greu, \nct nu vede]i p`durea de copaci. Unul dintre lucrurile de care dori]i s` fi]i convins este imaginea cuprinz`toare dac` acesta este corect, apoi detaliile vor decurge mult mai u[or. Nu v` face]i griji dac` \nc` dori]i s` mai face]i modific`ri la acest pas. Adùga]i lucruri, [terge]i lucruri, reorganiza]i lucrurile (rescrie]i planul, dac` este necesar) dar asigura]i-v` c` atunci cnd continua]i
53
s` scrie]i ceva o face]i \ntr-un mod \ncrez`tor, astfel \nct planul s` reprezinte viziunea voastr` asupra con]inutului, [i el va fi luat drept un ghid folositor. Se merit` ca aici s` face]i pauz` pentru a recapitula, cel pu]in \n ceea ce prive[te comentariile despre procesul desf`[urat pn` \n acest moment. Pentru multe persoane, un document, acest proces (adic` pa[ii 1-4) va lua numai cinci sau zece minute, [i acesta este un timp bine alocat, \ntruct va reduce timpul care va trece din momentul \n care ve]i \ncepe s` scrie]i. Pe m`sur` ce v` dezvolta]i propriul stil al acestui tip de preg`tire, ve]i observa c` ve]i putea scurta pu]in procesul, cu cteva documente care pot fi scrise din lista de prima mn`. Dac` este implicat` o adev`rat` complexitate, bine\n]eles c` s-ar putea s` dureze mai mult. Este, de asemenea, o procedur` care func]ioneaz` bine, \n cazul \n care este necesar` o dezbatere [i o consultare \ntre colegi. Pasul 1 poate fi \ntodeauna realizat \n grup, cu un panou de prezentare sau un proiector folosit pentru a colec]iona primele gnduri. Cu tot ceea ce a fost f`cut mintal, acum este momentul s` scrie]i. Pasul 5: Scrie]i Ce ar mai fi de spus? Acest pas se refer` la scriere. L`snd deoparte detaliile despre folosirea limbajului (pentru capitolul 4), exist`, de fapt, cteva puncte de f`cut aici \n conformitate cu planul meu! Mai \nti, merit` s` spunem un cuvnt sau dou` despre metod`. Scrie]i, tip`ri]i sau ce? Ar fi o mic` alegere aici. |n multe organiza]ii, calculatorul a \nlocuit secretara. Tu e[ti cel care \l tasteaz`. |]i va lua pu]in timp pentru a te obi[nui cu asta, dar \n cazul de fa]` este un adev`rat avantaj cel pu]in pentru anumite tipuri de scrieri [i afecteaz` productivitatea [i flexibilitatea. Laptopurile au extins posibilit`]ile aici [i orice persoan` care c`l`tore[te \n interes de afaceri poate, dac` dore[te, s` lucreze \n mi[care (o parte din prima schi]` a acestei c`r]i a fost tastat` \ntr-o duminic`, \ntre dou` cursuri de instruire \n Singapore, [i o alt` parte, \n timpul c`l`toriei).
54
Ca o \ndoial` considerabil` \n momentul \n care au \nceput toate acestea este semnul c` schimbarea este posibil` deoarece mi se pare mai dificil s` scriu ceva de orice lungime \n scriere obi[nuit` dect atunci cnd tastez. |n ciuda deprinderilor mele de tastare, care sunt departe de a fi perfecte, gndirea mea este acum obi[nuit` cu tastatura [i ecranul. Ce altceva a]i mai putea face? Mul]i \nc` scriu de mn` [i apoi folosesc pe altcineva la introducerea pe calculator. Nu este nimic rù \n asta. Un sfat: l`sa]i mult spa]iu. Pentru majoritatea muritorilor, nimic nu este perfect de la \nceput. Ve]i dori s` reveni]i, s` face]i cteva modific`ri, s` adùga]i sau s` muta]i anumite sec]iuni, deci l`sa]i-v` spa]iu pentru a o face \ntr-o acurate]e rezonabil` secretara dumneavoastr` va aprecia acest lucru [i va putea lucra din el mult mai u[or. De asemenea, trebuie s` ave]i o modalitate clar` de a marca modul \n care dori]i s` \l aranja]i. Este destul de u[or s` indica]i un nou paragraf, dar exist` o gam` de al]i factori, cum ar fi tip`rirea \ngro[at`, paragrafe cu alineat [i a[a mai departe, care trebuie specificate \n mod precis. Ca o alternativ`, \l pute]i dicta. |n cazul unui document lung, acest lucru nu este chiar bun pentru productivitate [i nu toat` lumea se poate concentra suficient pentru a func]iona bine; dar aceast` modalitate este potrivit` pentru anumite persoane, iar acest lucru este ceea ce conteaz`. Programul de recunoa[tere a vocii este \nc` departe de a fi perfect (de[i sunt persoane care sus]in c` \l folosesc cu succes). Pentru multe persoane, restric]ia \n ceea ce prive[te timpul \n care pot termina lucrul este aceea legat` de ct de repede se pot decide ce s` scrie! Probabil c` \ntr-o zi vor ap`rea calculatoare att de sofisticate \nct nu vom face dect s` vorbim cu ele, s` ap`s`m o tast` [i vom avea raportul tip`rit \n timp ce \l rostim. Sistemele sunt disponibile [i reprezint` un pas \n aceast` direc]ie. Vom vedea; dar atunci cnd vor func]iona [i pre]ul va fi corect, voi fi primul la rnd. Totu[i, opta]i s` lucra]i, munca \nseamn` s` pune]i cuvintele pe hrtie. Acesta este un strop cu cel mai mare element al sarcinii \n el. Dar trebuie f`cut [i planul pe care vi l-a]i creat prin preg`tirea minu]ioas`, acesta va u[ura [i accelera procesul. Cteva trucuri pot fi
55
de ajutor: mai \nti, alege]i-v` momentul. Sunt convins c` exist` momente cnd nu par s`..., cnd sunt inutil..., cnd este dificil... s` leg dou` fraze coerente \mpreun` de la un cap`t la cel`lalt. Exist` alte momente cnd totul curge cnd nu \ndr`zne[ti s` te opre[ti \n cazul \n care fluxul face la fel [i cnd nu po]i pune cuvintele pe hrtie \n acela[i ritm cu gndurile tale. Dac` este posibil, termenele-limit` pot avea un efect aici nu \l suprapune]i cu precedentul. Dac` scrierea chiar nu decurge l`sa]i-o deoparte. Opri]i-v`. Pentru un moment, peste noapte sau ct v` plimba]i \n jurul blocului, ct face]i o cafea. Multe persoane confirm` c` atunci cnd cuvintele pur [i simplu nu curg, o pauz` chiar ajut`. Dar, de asemenea, aloca]i timp suficient: de vreme ce sunte]i pe drum [i cuvintele v` apar ca pe roate, procesul se poate sup`ra dac` \l p`r`si]i. Dac` sim]i]i c` ave]i nevoie de o or` f`r` \ntreruperi sau de mai mult, \ncerca]i s` v` organiza]i lucrurile \n aceast` direc]ie. Se poate s` economisi]i timp [i s` v` ajute s` elabora]i un raport mai bun. Pe de alt` parte, nu v` opri]i \n momentul \n care v` \mpotmoli]i de un detaliu poate important. Acesta este cel de-al doilea truc nu v` l`sa]i distra[i de cteva mici suspensii. Spune]i c` ave]i nevoie de un titlu, acesta trebuie s` fie clar, concis [i s` trezeasc` lumea la realitate, s` \l observe [i s` doreasc` s`-l citeasc`. Nu v` pute]i gndi doar la unul. L`sa]i-l [i scrie]i. V` pute]i \ntoarce oricnd la el ([i cnd o face]i, cine [tie, cteodat` v` gndi]i doar la ceea ce dori]i \n acel moment). Exist` pericolul ca \n schimb s` ezita]i, s` v` bate]i capul, s` irosi]i timp, s` nu ajunge]i nicìeri, dar s` deveni]i att de prins \nct s` pierde]i tot ce a]i avut \n minte cu privire la forma general` a raportului sau a sec]iunii acestuia la care lucra]i. Acest lucru este valabil pentru cuvinte, expresii, fraze [i chiar sec]iuni \ntregi. Marca]i \n mod evident acolo unde este nevoie s` reveni]i (astfel \nct s` nu uita]i niciodat` s` verifica]i din nou!). Acestea fiind spuse, munca aici const` \n punerea pe hrtie. Probabil nu va fi perfect`, dar nu ar trebui s` v` sim]i]i prost din aceast` cauz`; un num`r surprinz`tor de mic de persoane pot crea un
56
document cuvnt cu cuvnt a[a cum [i-l doresc, de prima dat`. Practica v` va aduce mai aproape [i mai aproape, [i lucrurile cu care sunte]i obi[nui]i vor fi mai u[oare dect ceva ce este nou pentru voi sau ceva ce v` for]eaz` cuno[tin]ele [i expertizele la maximum. Totu[i, revizuirea este de obicei necesar`; merge]i c`tre urm`torul pas. Pasul 6: Edita]i Dac` v-a]i preg`tit [i a]i scris bine, acest pas poate fi adesea considerat, comparativ, simplu. |n cazul \n care este ceva nou sau complex, revizuirea este necesar`. Exist` un num`r de puncte aici care v` ajut` s` face]i acest pas practic, dar nu prelungit:
Dac` este posibil, l`sa]i o schi]` o vreme \nainte de a-l reciti. Ajunge]i foarte aproape de ceva [i, f`r` o pauz`, \ncepe]i s` vede]i numai ceea ce a[tepta]i (sau spera]i) s` fie acolo. Este adesea mai rapid s` termina]i ceva \n acest mod dect \ncercnd s` v` asuma]i \ntreaga munc`, de la un pas anterior la urm`torul. Citi]i ceea ce a]i scris, cu voce tare ar fi cel mai bine. Ve]i auzi cum sun` anumite lucruri, [i aceasta reflect` ceea ce vor sim]i cititorii \n timp ce citesc. Cnd ve]i face acest lucru, ve]i observa c` anumite chestiuni cum ar fi frazele foarte lungi sar \n eviden]` foarte clar (\n acest caz nu mai pute]i respira). Da]i-i unui coleg s` \l citeasc`. O privire proasp`t` aduce adesea lumina \n zonele \n care era]i convin[i c` sunt bune, pentru simplul motiv c` nu g`sea]i o modalitate mai simpl` de a exprima materialul. Exist` persoane care obi[nuiesc s` fac` acest lucru pe baza unei sl`biciuni. |ntruct se irose[te timpul, ace[tia solicit` vizualizarea unui lucru \n schimbul aceluia[i gest pentru altcineva. Aceasta poate func]iona bine; mai bine dac` o face]i \n mod regulat. Grija pentru detaliu. Oscar Wilde spunea: Lucram la corectura unuia dintre poemele mele toat` diminea]a [i am scos o virgul`.
57
Dup`-amiaz` am pus-o \napoi. De fapt, detaliile cele mai mici sunt importante. De exemplu, pute]i crea un impact mai mare \mp`r]ind o fraz` \n dou`, cu una scurt` urmnd dup` cea lung`. Aceasta face un punct s` fie mai puternic. {i, \n final, dac` procesa]i cuvintele \ntr-un calculator, nu v` \ncrede]i sut` la sut` \n verificatorul scrierii. O mai mare acurate]e de-a lungul majorit`]ii documentului este marcat` de tendin]a gre[elilor \n cuvinte, cum ar fi numele. De asemenea, trebuie s` vede]i cuvintele foarte apropiate ca scriere: there/their (acolo/a lor), effect/affect (efect/afecta) [i altele asemenea, \ntruct acestea nu vor fi depistate de majoritatea sistemelor (s-ar putea s` fi ales cuvntul gre[it, dar s`-l fi scris corect). Editarea este un pas important. Exist` o poveste despre un cnt`re] de oper`, invitat s` cnte la un concert de gal`, foarte devreme \n cariera sa. Acesta a fost emo]ionat c` se afl` acolo [i flatat s` observe c`, dup` ce [i-a cntat aria personal`, a fost chemat \napoi pentru mai multe bisuri. Aceasta a \nsemnat att de mult pentru directorul de scen`, \nct a fos \mpins pe scen` a patra oar`. Nu, nu, domnule i s-a spus, mi-e team` c` v` vor cere din nou [i din nou pn` cnd o ve]i face cum trebuie! A[a se \ntmpl` [i cu editarea. Dac` este nevoie s` o citi]i de trei ori, a[a s` face]i. Bine\n]eles, poate c` a]i putea continua s` face]i schimb`ri la nesfr[it, dar \n final trebuie s` l`sa]i ceva s` mearg` \nainte. Dar mai mult de o privire poate \nsemna dividende, [i dac` finalul atinge rezultatul dorit, procesul se justific`. Am obsevat c` timpul petrecut pentru preg`tire v` reduce timpul de scriere. |n mod asem`n`tor, este mai eficient din punct de vedere al timpului s` urma]i o schi]` [i apoi s` face]i cteva schimb`ri, dect s` munci]i la lucrare \ncercnd s` face]i fiecare rnd perfect, scriind-o din prima. Ca majoritatea lucrurilor implicate aici, obiceiul \[i joac` rolul sù. Ceea ce este important este s` v` g`si]i o abordare care s` vi se potriveasc` [i care s` ac]ioneze pe parcursul lucrului astfel \nct s` produc` rezultatul final pe care \l dori]i.
58
Exerci]iu
La acest punct ar merita s` privim \napoi la orice raport al vostru pe care l-a]i avut \n minte sau la care a]i lucrat dac` a]i f`cut o pauz` pentru exerci]iu la \nceputul acestui capitol. Lua]i-v` timp pentru a revizui procesul de preg`tire, urm`rind abordarea sistematic` pe care a]i desf`[urat-o acum. Ve]i putea descoperi c`, dac` \l ve]i parcurge din nou, ve]i produce un plan care va reprezenta mai bine inten]iile voastre ([i un obiectiv mai clar?) dect \n cazul \n care metoda voastr` anterioar` era mai mult ad hoc.
Puncte-cheie
Asigura]i-v` de ce scrie]i [i stabili]i obiective clare. P`stra]i cititorul \n minte tot timpul procesului. Trata]i preg`tirea sistematic, mergnd de la o privire de ansamblu
asupra con]inutului posibil pn` la un plan strns care va fi urm`rit pe m`sur` ce scrie]i. |ncerca]i s` scrie]i f`r` \ntreruperi. Nu v` teme]i s` edita]i (sau \ncerca]i s` o face]i pe seama altei persoane).
Puterea limbajului
Dac` v` asuma]i producerea tuturor sensurilor care corespund cunoa[terii celorlalte \ncercnd s` extrage]i o comunicare din con]inutul pe care \l afi[a]i \ntr-un raport, exist` o mai mare probabilitate ca o ac]iune ulterioar` s` fie ceea ce v` dori]i. Ave]i dreptate. Acesta nu este un \nceput bun. Dac` dori]i s` spune]i: Dac` scrii bine, lumea va \n]elege [i este probabil s` reac]ioneze a[a cum \]i dore[ti \n acest caz ar trebui s` spune]i doar acest lucru. Dar este un punct bun cu care s` \ncep acest capitol. Limbajul [i modul \n care este folosit conteaz`. Exact modul \n care a[ezi lucrurile va avea un suport direct \n modul \n care vor fi percepute; [i aceasta, la rndul ei, are un rezultat direct \n modul \n care un raport \[i atinge obiectivele.
Cultivarea unui stil

Este clar c` limbajul face diferen]a. Dar aceasta este o afirma]ie neconving`toare grav`; limbajul poate face o diferen]` foarte considerabil`. {i acesta face diferen]a \n multe moduri diferite, a[a cum va demonstra acest capitol. Modul \n care scrie]i este par]ial gust, stil [i par]ial obi[nuin]`. Dac` a]i studiat limba englez` \n liceu sau la facultate, s-ar putea s` fi
60
\ntlnit cteva informa]ii \n ceea ce prive[te modalitatea de a scrie, [i odat` intrat \n activitate, a]i f`cut ceea ce a f`cut majoritatea [i v` g`si]i urm`rind stilul preponderent. Cte persoane nu s-au \nfruntat cu \ntocmirea primului lor raport [i, \ntrebnd cum ar trebui s` fie acesta, li s-a dat unul mai vechi [i li s-a spus: Ceva de genul acesta?. Foarte multe, m` gndesc, [i a fost adesea cazul orbului care conducea chiorul. Tocmai acest proces a dus, la fel ca oricnd, la continuarea a ceea ce este comun, mai degrab` \ntr-un stil foarte formal, birocratic, care face ca multe din rapoarte s` nu fie bune. Modul \n care trebuie s` scrii trebuie s` opreasc` orice de la viziunea pe care cititorii ]int` o au despre ceea ce vor s` citeasc`. Sau, \n anumite cazuri, sunt preg`ti]i s` citeasc`, pentru c` s` fim cinsti]i citirea unor documente de afaceri este \ntodeauna o sarcin` grea; chiar [i lecturarea propriilor scrieri.
A[tept`rile cititorilor
S` consider`m mai \nti patru elemente simple. Cititorii vor documente care s` fie u[or de \n]eles, cursive, directe [i naturale. Fiecare dintre aceste atribute este comentat mai jos. U[or de \n]eles Claritatea a fost deja men]ionat`. Necesitatea ei poate p`rea c` func]ioneaz` de la sine, de[i cel pu]in cteva din standardele observabile ar p`rea c` sugereaz` contrariul. Este mult prea u[or s` g`sim exemple cotidiene de \n[iruire a cuvintelor \ntr-un mod mai pu]in clar. Preferatul meu este un semn pe care \l g`sim \n unele magazine: Gùri \n urechi \n timp ce a[tepta]i. Exist` [i o alt` modalitate? Poate c` a avut loc o evolu]ie tehnologic` de care eu nu [tiu. Claritatea este asistat` de multe din elementele men]ionate \n acest capitol, dar trei dintre factori au un rol foarte important:
Puterea limbajului
61
Folosirea cuvintelor potrivite: de exemplu, scrie]i despre recomand`ri sau op]iuni, despre obiective (rezultate dorite) sau strategii (direc]ii pentru a atinge obiectivele) [i cnd folosi]i ]int` sau ]el? Folosirea expresiilor corecte: ce este mai exact servicii 24 ore, dac` nu ceva insuficient specificat? Idem cu servicii personale? Asta \nseamn` doar c` sunt asigurate de persoane? Dac` este a[a, este mai degrab` o afirmare vag` a unui lucru evident; este nevoie de o dezvoltare a ideii pentru a explica natura [i, poate, excelen]a abord`rii specifice a serviciilor. Selectarea [i aranjarea cuvintelor, pentru a v` asigura c` sensul este clar: de exemplu, a spune la acest pas, aranjamentul este... implic` faptul c`, mai trziu, acesta poate fi altceva, cnd acest lucru nu este inten]ionat. A spune ceva de genul: lumea simte c`..., f`r` a eviden]ia clar cine [i c]i, las` posibilitatea unor exager`ri, dac`, de fapt, ceea ce a]i vrut s` exprima]i este c` cineva a spus odat`.... A spune: Muncind pn` trziu \n noapte, raportul va fi la tine \n aceast` dup`-amiaz` pare s` implice (datorit` concordan]ei [i aranjamentului cuvintelor) c` raportul este cel care a lucrat pn` trziu. De[i aceast` carte nu are inten]ia de a preda gramatica, sec]iunea urm`toare exploreaz` problema alegerii cuvintelor potrivite [i v` ofer` mai multe exemple.
Un cuvnt face diferen]a

A spune c` ceva este chiar dr`gu] este att de afabil [i blnd \nct, dac` se folose[te pentru ceva ce este extraordinar de frumos, \i diminueaz` acestuia valoarea att de mult \nct devine aproape insult`tor. Emfaza poate fi inadecvat`, dar m`car cuvntul dr`gu] clarific` faptul c` este vorba de ceva pozitiv. Blnde]ea este cu si-
62
guran]` de evitat; este pu]in probabil s` adùga]i putere prezent`rii, dar folosirea cuvntului gre[it este o alt` problem`. Aceasta ar putea duce la confuzie, sup`rare sau chiar mai rù. Urm`toarele exemple demonstreaz` pericolul. S` \ncepem cu cteva expresii uzuale simple: de comedie [i comic. |nseamn` acela[i lucru? Nu. Ceva de comedie este amuzant inten]ionat, \n timp ce comic este amuzant f`r` inten]ie. Mai relevante sunt urm`toarele: Continuu (ne\ncetat, ne\ntrerupt) [i frecvent (repetat) un proiect poate fi continuu (\n desf`[urare tot timpul), dar lucrul la el nu poate fi continuu, ci frecvent (numai dac` nu dormi]i niciodat`). Cuvntul potrivnic \nseamn` du[man, dar poate \nsemna [i refractar, ceea ce schimb` sensul. Sunte]i neinteresat de o propunere sau dezinteresat fa]` de aceasta? Primul cuvnt \nseamn` c` nu ave]i nimic de c[tigat [i c` nu v` pas`, \n timp ce al doilea implic` indiferen]a. |n mod asem`n`tor, dezam`git [i descurajat nu ar trebui confundate. Ele semnific` decep]ionat [i, respectiv, demoralizat, deprimat. V-a]i putea dori s` face]i ceva urgent, adic` rapid, dar a spune c` ceva este expeditiv semnific` faptul c` ceva este operativ. Fortuit implic` ceva care se \ntmpl` \n mod neprev`zut; de multe ori este folosit \n mod eronat ca sinonim al lui for]at. Dac` ceva este practic, atunci este eficient, \n schimb, dac` este practicabil, este numai posibil.
Puterea limbajului
63
Un singur cuvnt gre[it poate strica totul. Mai mult, mai ales cnd este asociat cu un cuvnt apropiat imediat, creeaz` un nonsens. Aceast` abordare practicabil` v` asigur` c` proiectul va fi continuu, este fortuit` afirma]ia c` sunt dezinteresat de acesta [i sunt sigur c` nu voi fi nemul]umit cnd voi vedea \nceputul. Bine\n]eles c` folosirea limbajului cu acurate]e v` va ajuta s` transmite]i mesajul corect; mai bine s` fie plicticos dect s` fie confuz. De exemplu, a spune extrem de unic poate avea efectul dorit, dar nu este corect gramatical, fiind un pleonasm; sau chiar a vorbi despre banca BNR, cnd B vine de la banca (banca Banca Na]ional` Romn`?). Grija, chiar [i verificarea, [i studiul pot fi folositoare.
Cursiv Cursivitatea este greu de definit, dar o recunoa[tem cu to]ii cnd o experiment`m. Exprimarea trebuie s` aib` cursivitate. Un punct trebuie s` duc` la cel`lalt, scrierea trebuie s` exprime tonul potrivit, insera]i pu]in` varietate [i, mai presus de toate, trebuie s` existe o structur` logic` [i vizibil` care s` duc` mesajul mai departe. La fel ca [i forma discutat` \n capitolul anterior, tehnica marc`rii simpla eviden]iere a ceea ce urmeaz` ajut` \n sensul practic pentru a face cititorul s` \n]eleag` c`tre ce se \ndreapt`. Aceasta \l va face s` citeasc` \n continuare, mul]umit c` direc]ia este perceptibil` (aceast` sec]iune \ncepe chiar \n acest fel, prin enumerarea punctelor care urmeaz`, dintre care acesta, Cursiv, este al doilea). Este dificil s` exager`m cu marcarea, dar aceasta poate fi utilizat` la diferite niveluri ale textului. Direct |ntr-un cuvnt, acest punct se refer` la simplitate, la aplicarea acronimului KISS Keep It Short and Simple (scurt [i simplu).
64
Acesta \nseamn` folosirea de: Cuvinte scurte si simple: de ce s` elucida]i ceva cnd pute]i explica? De ce ramburs mai degrab` dect cheltuieli? |n mod asem`n`tor, de[i experiment [i test au sensuri u[or diferite, \n sensul general, test poate fi mai bun sau pute]i folosi \ncercare. Expresii scurte: nu spune]i \n acest moment al timpului cnd vre]i s` spune]i acum sau cu respect v` suntem recunosc`tori cnd pute]i spune pur [i simplu mul]umim pentru. Fraze scurte: prezen]a prea multor fraze foarte lungi este o caracteristic` a rapoartelor. Cele scurte sunt bune. Totu[i, acestea ar trebui combinate cu cele lungi, \n caz contrar, lectura va deveni ca ac]iunea unei arme automate. Multe rapoarte con]in fraze prea lungi, adesea datorit` combin`rii a dou` puncte diferite. |mp`r]i]i o astfel de fraz` \n dou` [i lizibilitatea general` va fi \mbun`t`]it`. Paragrafe scurte: dac` exist` multe titluri [i marcatori este dificil s` fi]i \n]ele[i gre[it, dar fi]i totu[i aten]i. Pauze regulate [i adecvate, pe m`sur` ce mesajul este construit, ajut` la o lectur` mai u[oar`. Natural A[a cum despre anumite persoane se spune c` au voci [i exprim`ri diferite la telefon, a[a sunt al]ii care scriu \ntr-un stil mai pu]in natural. Un astfel de stil poate fi doar demodat sau birocratic. Totu[i, acesta poate fi \nrùt`]it [i mai mult, prin \ncercarea de a-i crea propria importan]` sau de a face un subiect s` par` mai grav dect este. Doar cteva cuvinte pot schimba tonul: a spune scriitorul poate suna u[or pompos, de exemplu, mai ales \n cazul \n care nu exist` niciun motiv s` nu spunem Eu. Morala aici este clar` [i asigur` o linie de orientare pentru o scriere bun`. Rapoartele necesit` o oarecare formalitate, dar ele sunt, mai presus de toate, o modalitate de adresare. Ele ar trebui s` fie ct mai
Puterea limbajului
65
apropiate de un discurs, pe ct este posibil. Nu v` sugerez s` exagera]i, fie prin a deveni prea vorb`re], fie prea familiar. Totu[i, dac` ve]i compune ceea ce scrie]i ca [i cum a]i vorbi [i apoi restrnge]i, rezultatul final este adesea mai bun dect atunci cnd v` propune]i s` crea]i ceva \n limbajul formal de afaceri. To]i ace[ti patru factori au o mare influen]` asupra stilului de scriere, dar ace[tia nu ac]ioneaz` singuri. Sunt [i alte puncte importante. Cteva exemple, bazate pe ceea ce spun cititorii c` doresc s` reg`seasc` \n ceea ce citesc, sunt prezentate mai jos:
Concis: reac]ia intern` a cititorilor este de a-[i dori ca un document s` fie concis, dar acesta nu este scopul cel mai important al documentului. Succint: clarific` faptul c` lungimea este strict legat` de mesaj. Dac` exist` o regul`, aceasta este de a face ceva suficient de lung pentru a transmite mesajul [i apoi s` se opreasc`. Relevant: acest punct merge \mpreun` cu primele dou`. Nu prea lung, acoperind subiectele avute \n vedere, [i f`r` con]inut irelevant sau digresiuni (not`: concizia nu este niciodat` un obiectiv. Dac` rapoartele ar atinge toate punctele, ar deveni cu siguran]` prea lungi. De fapt, \ntotdeauna trebuie s` fii selectiv, [i dac` nu spui tot, atunci tot ce spui este o alegere trebuie s` iei decizii corecte \n ceea ce prive[te con]inutul). Precis: spune exact ce vrei [i d` corect toate detaliile. Ai grij` s` nu folose[ti cuvinte ca: aproximativ, cred, poate etc. cnd ar trebui s` folose[ti o fraz` clar`. Pe limba noastr`: acest lucru este valabil din toate punctele de vedere. Trebuie acordat la nivelul optim (tehnic sau de complexitate). Trebuie s` ia \n considerare experien]ele trecute ale cititorilor [i cadrul de referin]` (ceea ce \nseamn` c` trebuie s` cuno[ti \ntructva personajul). Trebuie s` le sune cunoscut, fiindc` efectiv prime[te mai mult` aten]ie [i apreciere dac` d` impresia c` a fost croit cu inten]ie pe situa]ia lor.
66
Ce nu le place cititorilor
Cititorii sper`, de asemenea, c` ceea ce ei trebuie s` citeasc` nu va fi:
Introspectiv: este indicat ca \n cele mai multe documente s` se foloseasc` forma dumneavoastr` mai mult dect eu (sau noi, compania, departamentul etc). Astfel formularea: Voi transmite mai multe informa]ii detaliate \n perioada urm`toare poate fi schimbat` \n bine astfel: Ve]i primi mai multe informa]ii (de la mine) \n curnd. Mai bine, poate, dac` adùga]i o fraz` cum ar fi: astfel ca s` pute]i aprecia singur. Aceast` abordare este important` \n special dac` este implicat` puterea de convingere. Cu aer de superioritate: ca expert, pot s` v` spun c` acest lucru trebuie evitat, nu trebuie niciodat` s`... |nceput prost sun` condescendent. Este probabil s` v` apropia]i oamenii, dac` evita]i acest tip de abord`ri. Am auzit odat` o emisiune [colar` la radio, iar cineva spunea: Niciodat` nu vorbi]i de sus oamenilor, nu fi]i niciodat` condescenden]i. {ti]i ce \nseamn` condescenden]`, nu-i a[a?. Suficient de clar. Tenden]ios: cel pu]in acolo unde nu este inten]ionat. Un manager care scrie personalului pentru a afla de ce oamenii cred un anumit lucru este o idee bun`, [i apoi a afla vederile personalului poate aduce mai mult` bun` \n]elegere dect este sim]it` \n mod curent. Dac` sunt cerute puncte de vedere este mai bine s` se pun` \ntrebarea [i s` se cear` comentarii, f`r` s` se exprime un punct de vedere \nainte. Politic incorect: la momentul actual, aceasta este o problem` sensibil` considerabil, care nu ar trebui niciodat` ignorat` sau subestimat`. Cum nu exist` \nc` un cuvnt care s` \nsemne el sau ea, este nevoie de inventivitate \n acest sens uneori. Alegeri si-
Puterea limbajului
67
milare trebuie f`cute cu grij`. Am fost certat zilele trecute pentru folosirea expresiei bìatul de serviciu. Cum eu m` refeream doar la cine era de serviciu la momentul respectiv, [i nu la ceva legat de recrutare sau selec]ie (lucru pe care \l implic` varianta care mi-a fost sugerat` de personal), asta p`rea cumva deplasat la momentul respectiv. Dar dac` \ntr-adev`r conteaz`, [i conteaz`, de[i felul \n care scrie]i nu trebuie s` devin` penibil sau inventiv ca s` exprime asemenea lucruri, este necesar` totu[i o oarecare grij`. Sunt multe lucruri care se pot avea \n vedere aici. Orientarea trebuie s` fie peste tot asupra cititorului. Totu[i, nu trebuie s` uita]i pozi]ia voastr` ca scriitori, pentru c` mai sunt [i alte lucruri care ar trebui incluse \n felul \n care concepe]i scrisorile.
Abordarea scriitorului
Fiecare organiza]ie are imaginea sa. Singura \ntrebare este dac` acest lucru se \ntmpl`, bine sau rù, sau este v`zut ca un lucru care trebuie creat \n mod sus]inut, men]inut [i f`cut pozitiv. |n mod similar, fiecare raport sau propunere pe care le scrie]i spune ceva despre voi. Fie c` v` place sau nu, a[a se \ntmpl`. {i conteaz`. Profilul, prezentat cu inteligen]` sau nu, poate influen]a oamenii s` v` cread`, s` aib` \ncredere sau s` v` plac`. Sunt influen]a]i \n ceea ce cred despre cuno[tin]ele voastre dac` sunt convin[i c` se pot \n]elege sau c` pot face afaceri cu voi. Profilul vostru personal nu este doar o influen]` \n postul vostru, ceva ce v` leag` de obiectivele date, ci v` poate chiar afecta cariera. Sigur, este inevitabil ca, dat` fiind abunden]a hrtiilor \n majoritatea organiza]iilor, ceea ce scrie]i, \n timp, s` v` caracterizeze \n ochii celorlal]i inclusiv \n ochii [efului ca genul de om care va fi numit sau nu. E bine s` v` gndi]i la asta.
68
Cu siguran]`, stilul vostru predominant [i ceea ce un document anume spune despre voi merit` s` v` pun` pe gnduri. Dac` exist` un inevitabil text de acest fel, nu v` pute]i permite s` l`sa]i lucrurile la voia \ntmpl`rii, ci trebuie s` le influen]a]i \n mod con[tient. S` \ncepem prin a lua \n considerare ce vre]i s` gndeasc` oamenii despre voi. S` lu`m un caz simplu. Vre]i s` fi]i v`zut ca eficient. Atunci stilul documentului sigur spune ceva despre asta. Dac` este bun, con]ine tot ceea ce cititorul are nevoie [i, cu siguran]`, dac` acoper` tot ceea ce spune c` acoper`, atunci las` impresia de eficien]`. Exist` o multitudine de caracteristici pe care a]i putea dori ca scrisul vostru s` le reflecte. |ntreba]i-v` singuri cum vre]i s` v` descrie urm`torii factori, de exemplu:
Ce cuno[tin]e (despre subiect, oameni, situa]ii) ar trebui s` fie evidente? Cum ar putea s` fie ar`tat` empatia fa]` de oameni (cititorii direc]i sau al]ii) [i/sau interesul \n ceea ce-i prive[te? Ce experien]` trebuie s` reflecte? Cum este demonstrat` (sau crescut`) \ncrederea voastr`? Ceea ce spune]i este exprimarea adecvat` a ideii? Cazul vostru este exprimat cu onestitate [i sinceritate? P`re]i de \ncredere? (Probabil \ncrederea deplin` este ceea ce ar trebui s` fie evident`.) Este clar` hot`rrea voastr`? Toate cele de mai sus [i multe altele conteaz`, avnd \n vedere nevoia de v` asigura c` atinge]i efectul dorit. Poate fi, de asemenea, important s` p`re]i bine organiza]i, preocupa]i de detaliu ori s` v` pozi]iona]i \ntr-un rol particular: consultant, s` zicem, sau broker cinstit. Aceste imagini sunt cumulative. Ele se formeaz` \n timp [i pot ajuta \n construirea [i men]inerea unei rela]ii. Dac` acest lucru se \ntmpl` cu un coleg, un client sau \n ceea ce prive[te stabilirea cu [eful a faptului c` sunte]i o persoan` cu care este bine s` lucrezi (la fel de bun ca [i
Puterea limbajului
69
\n munca pe care o depune]i), atunci influen]a poate fi foarte puternic`. Asem`n`tor, pute]i avea \n minte o list` de caracteristici pe care dori]i s` ar`ta]i c` le ave]i. De exemplu: dogmatic, infatuat, inflexibil, demodat sau nep`s`tor \n munca voastr`. Toate acestea nu v` pot face prea bine. Alte caracteristici trebuie uneori eviden]iate, alteori nu. |nc`p`]narea este un bun exemplu. |ntotdeauna cnd scrie]i s` ave]i \n minte profilul pe care l-a]i ales. Aceste imagini nu sunt create de un cuvnt. S` p`re]i one[ti \nseamn` mai mult dect s` scrie]i d`-mi voie s` fiu complet sincer (care de fapt poate avea ca efect [i apari]ia unei ne\ncrederi). Profilul pe care inten]iona]i s`-l creiona]i, par]ial, va veni din lucruri specifice, cum ar fi alegerea cuvintelor, dar [i din \ntregul mod \n care folosi]i limba utilizat`. Cum sunt multe de spus despre folosirea limbajului, mergem acum mai departe.
Utilizarea limbajului
Felul \n care este folosit limbajul face diferen]a \n felul \n care se face receptarea. Importan]a folosirii cuvntului potrivit a mai fost atins`, dar felul diferen]ei despre care vrem s` vorbim poate fi demonstrat` prin schimbarea unui singur cuvnt. De exemplu, s` lu`m prima propozi]ie dup` ultimul titlu: Felul \n care este folosit limbajul face diferen]a \n felul \n care se face receptarea. Adùga]i un singur cuvnt: face o mare diferen]`.... Acum s` vedem ce schimbare aduce acest cuvnt mare: este desigur o diferen]` mic` s` spui: face o teribil` diferen]` [i sunt mai multe alternative, toate cu \n]elesuri diferite: real`, puternic`, considerabil`, vast`, special`, larg`, important`. V` pute]i gndi, f`r` \ndoial`, la mai multe. |n contextul a ceea ce spun de fapt aici, un cuvnt foarte potrivit este puternic`. Nu este doar o chestiune de a folosi limbajul, ci de ceea ce ob]ine]i prin folosirea lui. Niciun scriitor de rapoarte nu ar trebui s` lucreze f`r`
70
DEX [i dic]ionar de sinonime pe birou; ultimul, probabil, este deseori cel mai util. Aceast` carte [i-a luat sarcina special` de a se concentra pe rapoarte [i propuneri. Nu este suficient spa]iu pentru o prezentare complet` a tuturor aspectelor gramaticale [i de punctua]ie, a[a cum ar trebui, astfel c` voi face cteva men]iuni. Vreau s` m` concentrez pe acele lucruri care v` pot ajuta s` crea]i efectul pe care \l dori]i.
Exploatarea limbajului \n propriul avantaj

|n mod regulat v`d exemple de scrieri business care sunt aproape \n \ntregime f`r` adjective. Dar, cu siguran]`, unul din primele scopuri ale limbii este s` fie descriptiv`. Cele mai multe scrieri au nevoie s` descrie o imagine, cel pu]in \ntr-un anumit grad. Compara]i dou` formul`ri: Fin ca m`tasea. Oarecum str`lucitor. Prima (folosit`, m` gndesc acum, ca un slogan de c`tre Thai Airways) contureaz` o imagine clar` [i precis`; sau, cu siguran]` o face pentru cine a v`zut [i atins m`tase. A doua ar putea s` \nsemne aproape orice; pe[tele mort [i ud str`luce[te \ntr-un fel, dar cu greu se poate compara cu atingerea m`t`sii. Mai mult, poate fi necesar` o fraz` chiar mai descriptiv`. Am auzit la radio pe unul care descria ceva anume ca alunecos ca un patinoar proasp`t uns cu unt. Poate cineva s` se gndeasc` la altceva dect la ceva foarte, foarte alunecos? Problema a[tept`rilor de complexitate ([i costurilor cognitive) a fost men]ionat` anterior, [i dincolo de o oarecare lungime, nu conteaz` dac` o pies` scris` este scurt` sau lung`, oricum ar fi, dac` clarific` lucrurile f`r` efort, este apreciat`. {i dac` este [i descriptiv` [i face lucrurile mai u[or de \n]eles, cititorii vor fi de dou` ori mai mul]umi]i.
Puterea limbajului
71
O descriere clar` poate necesita mai mult` munc`, dar efortul merit`. Am scris de curnd s` cer unui organizator de \ntlniri s` preg`teasc` pentru un seminar aranjarea unui grup \n form` de U. Cnd am ajuns, aranjamentul era cu oamenii \n form` de U, dar erau a[eza]i astfel \n jurul unei mese de tipul celei de consiliu. Eu doream o a[ezare \ntr-un U deschis, ca s` am posibilitatea de a sta \n interiorul acestui U, pentru a lucra cu participan]ii. Dac` precizam acest lucru nu mai exista nicio ne\n]elegere. Descrierea este important`, dar uneori vrem mai mult de att. Vrem ca un element s` fie descriptiv, dar [i memorabil. Cred c` acest lucru se poate ob]ine \n dou` feluri: \nti, cnd ceva este descriptiv [i destul de pu]in folosit, al doilea, cnd este descriptiv [i nea[teptat. Revenind la tema de mai sus, am auzit un [ef organizator de conferin]e care descria, ca parte a unei explica]ii despre forma camerelor, forma de U ca fiind cea care pune pe fiecare \n rndul \nti. Acest lucru este, cred, descriptiv [i memorabil pentru c`, fiind clar, este \n acela[i timp [i un mod neobi[nuit de a-l spune. Aceste exprim`ri lucreaz` bine [i merit` s` le cau]i. Exist` ocazii \n care acest tip de abord`ri se potrivesc bine, nu \n cele din urm` prin asigurarea c` scriitorul s-a exprimat pe sine tot timpul. Unele formul`ri sau pasaje trebuie scrise direct pentru c` cititorilor, de[i nu ar fi putut s` scrie ei \n[i[i acest lucru, le place s` \l citeasc`. Este o lec]ie important` aici. Gndi]i, dar gndi]i cu adev`rat, asupra acelor lucruri pe care vre]i s` le descrie]i, g`si]i cuvinte [i formul`ri care fac lucrul pe care vre]i s`-l fac` [i nu v` limita]i op]iunile cùtnd pr\ntr-un a[a-zis limbaj de afaceri. Desigur, ar putea fi dep`[ite limitele aici, [i unele idei le pute]i reprima ca fiind extreme. Sincer, pericolul de a include asemenea lucruri nepotrivite este minim, \n timp ce pericolul de a pierde ceva, care ar putea face o diferen]` \n bine, este mult mai mare. Nu l`sa]i ca pilotul automat de cenzur` s` limiteze efectul pe care l-ar putea avea ceea ce scrie]i asupra oamenilor. Alt aspect pe care a]i putea dori, uneori, s`-l ave]i \n scrierile voastre este emo]ia. Dac` vre]i s` fi]i entuziast, interesat, surprins oricum ,
72
acest lucru trebuie ar`tat. Un stil mort, pasiv: rezultatele nu au fost conform a[tept`rilor, ele au ar`tat... nu este acela[i lucru cu un stil care caracterizeaz` ceea ce spune cu emo]ie: ve]i fi surprins de rezultate, care arat`.... Ambele pot fi potrivite cu ocazia, dar ultima este uneori evitat` cnd poate adùga la sens [i sim]`minte [i ar putea da ocazia s` fie sub\n]eleas` ca rezultatele vor surprinde. Gndi]i-v` la asta. Ct de des, cnd cùta]i o fraz` potrivit`, o respinge]i nefiind suficient de formal` (sau conven]ional`)? Fi]i sinceri. Cei mai mul]i sunt la limit` s` lase deoparte ceva memorabil sau ceva ce ar adùga for]` de sugestie [i joac` sigur, optnd pentru altceva. Poate c` este potrivit, dar nu face impresie; atunci reprezint` o ocazie pierdut`. |n continuare, ne ocup`m de ceva ce trebuie evitat.
Gre[eli de evitat
Unele lucruri au efectul de a dilua for]a scrierii. Pot s` fie sau nu tehnic gre[ite, dar sfr[esc prin reducerea eficien]ei [i fac s` fie mai pu]in sigur c` obiectivele vor fi atinse. Exemplele sunt date mai jos. Ambiguitatea Aten]ie! Aceasta este o capcan` obi[nuit` pentru un scriitor de afaceri. Se \ntmpl` nu att pentru c` alege]i gre[it, ct pentru c` scrie]i pe pilot automat f`r` s` gndi]i sau cel pu]in f`r` s` v` gndi]i destul la detaliu [i nu face]i alegeri con[tiente. Ce \nseamn` dac` spui c` ceva este: destul de bun (sau rù), sau: mai curnd scump, progres foarte lent?
Puterea limbajului
73
Ce \nseamn` exact: o promo]ie atractiv`? (opus uneia generatoare de profit, poate) o u[oar` \ntrziere? (un moment sau o lun`?) Toate acestea dau o impresie vag`. |ntreba]i-v` singuri ce vre]i s` exprima]i, apoi alege]i limbajul care face exact acest lucru. Limbaj de birou Acesta este alt` component` prea comun` a unor scriitori de birou, mul]i dintre ei trec de la o persoan` la alta f`r` comentarii sau schimb`ri. Poate s` produc` pu]in` confuzie, dar poate s` [i adauge ceva; altceva dect un sentiment demodat. Formul`ri precum: |nchis pentru lectura dumneavoastr` (chiar \nchis \n interesul dumneavoastr` este nepotrivit. Poate ar trebui s` spune]i de ce ar fi interesant; ori \nchis singur este suficient), V` mul]umim respectuos pentru (de ce s` nu spune]i Mul]umim pentru?), |n cazul \n care (dac` este sigur mai bun), opera]iune cu derulare imediat` (rapid, sau scrie]i exact ct de rapid), conceptualizare (gnd). Evita]i asemenea abord`ri r`suflate ca pe cium` [i \ncerca]i s` schimba]i obiceiul oric`rei formul`ri roz pe care o folosi]i prea u[or, prea des [i inadecvat. Limbaj la mod` Limbajul se schimb` tot timpul. Cuvinte [i formul`ri noi intr` \n limbaj aproape zilnic, deseori din Statele Unite, [i, de asemenea, legate
74
de tehnologie. Merit` urm`rit ciclul de via]` al acestor cuvinte pentru c`, dac` sunte]i \n afara curentului, este posibil ca ele s` nu exprime lucrul pe care \l dori]i. Am observat trei faze: 1. Cnd este prea devreme s` le folosi]i. Cnd, sau nu vor fi \n]elese, sau vor p`rea proste[ti, sau chiar o \ncercare ratat` de a fi la mod`. 2. Cnd lucreaz` bine. 3. Cnd folosirea lor \ncepe s` sune \nvechit sau nepotrivit. Exemplele pot fi [i ele \nvechite, dar s` \ncerc`m. Am tres`rit vizibil cnd cineva de la BBC Radio 4 vorbea despre un eveniment apropiat. Pentru mine cel pu]in, acest lucru este \n faz` timpurie [i nu sun` bine deloc; care se apropie mi se pare c` se potrive[te pentru o perioad` lung` de timp. Pe de alt` parte, cum spuneam \nainte s` spunem stabilirea obiectivelor? Acesta este desigur un termen cu utilizare curent`. Mult` lume din afaceri cunoa[te \n]elesurile sale, [i c]iva chiar le-au folosit bine \n producerea efectelor. Ce putem spune despre un cuvnt [i o formulare care au devenit dep`[ite? A[ sugera ceva comun: prietenos cu utilizatorul: cnd s-a folosit prima oar` era nou, dr`gu] descriptiv [i repede a \nceput s` fie necesar. Acum, cred c` toate [mecheriile de pe planet` au fost descrise a[a de autorii lor, iar formularea devine slab`, ca s` folosesc un eufemism. Gre[eli pe care oamenii le ur`sc Unele erori sunt de fapt binecunoscute multor oameni, dar scap` \nc`, [i exist` o categorie care \mp`rt`[e[te faptul c` mul]i oameni le g`sesc plictisitoare cnd se afl` la cap`tul de recep]ie. Un exemplu simplu este cuvntul unic, care este att de des utilizat cu un adjectiv. Unic are un \n]eles ca nimic altceva. Nimic nu poate fi foarte unic sau mult mai unic, chiar [i compania a c`rei bro[ur` am v`zut-o cu
Puterea limbajului
75
cuvintele foarte unic, ap`rute de trei ori \ntr-un paragraf, nu are de fapt un produs care este mai mult dect unic, m`car o dat`. Gndi]i-v` la exemple similare care v` plictisesc [i evita]i-le. Al]ii includ aici: Diferit la (diferit de) Mai pu]in (care se refer` la cantitate ) cnd este implicat num`rul Mai pu]ini ar fi corect. Alt` zon` la care trebuie avut` grij` este cu ghilimele inutile (care devin o cium` modern`). Cli[ee Aceasta este una dificil`. Orice formulare suprafolosit` poate deveni categorisit` ca un cli[eu. Astfel, o formulare ca a pune carul \naintea boilor nu este doar binecunoscut`, dar stabile[te [i o viziune rapid` [i precis` [i de aceea poate fi util`. |ntr-un sens, oamenilor le place s`-[i \nchipuie o imagine familiar`, [i astfel de fraze nu ar trebui totdeauna evitate, iar rapoartele pot s` nu fie locul pentru variante creative, cum ar fi \ntinde untul \naintea gemului.
Respectarea regulilor
Ce se poate spune despre gramatic`, sintax` [i punctua]ie? Bine\n]eles c` ele conteaz`, dar corectoarele de ortografie schimb` mult \n zilele noastre \n ceea ce prive[te orice nepotrivire din aceast` zon`. Dar unele reguli sunt f`cute s` fie c`lcate, iar unele din vechile reguli nu mai sunt privite ca reguli, cu siguran]` nu pentru scrieri de afaceri. Anumite lucruri pot [oca. De exemplu: Punctua]ie slab`. Prea pu]in` este obositoare la citit, \n special dac` este cuplat` cu propozi]ii lungi. Prea mult` pare s` fie prea
76
afectat` [i incomod`. Anumite reguli conteaz` aici, dar cel mai simplu ghid este probabil s` se foloseasc` punctua]ia ct s` te lase s`-]i tragi sufletul. |nv`]`m s` punem punctua]ie \n discursuri cu mult \nainte s` scriem orice, a[a c` \n scris tot ce este cu adev`rat necesar este o includere con[tient` a pauzelor. Lungimea pauzei [i natura a ceea ce este spus indic` solu]ia probabil`. |n unele cazuri este mai bine prea mult dect insuficient. Tautologie (repeti]ie inutil`). Aceasta trebuie evitat`. Exemplul clasic este persoana care spune eu, \ns`mi personal. Nu exporta]i \n strìn`tate, doar exporta]i, nu \ncuraja]i planuri de viitor, simplu, planuri. Oximoron (combina]ii de cuvinte contradictorii). Asta poate suna proste[te ce]os distinct sau poate fi un bun mod de a exprima ceva t`cere asurzitoare. Unele propozi]ii pot cauza probleme similare de contradic]ie Nu fac predic]ii niciodat`; [i nu voi face niciodat`. Alte lucruri sunt \nc` privite ca reguli de puri[ti, dar lucreaz` bine \n scrierea de afaceri [i sunt acum \n folosin]` curent`. Un bun exemplu aici este regula care spune c` nu trebuie s` \ncepi niciodat` propozi]ia cu cuvintele [i sau dar. Dar pute]i. {i ajut` la compunerea unui scris mai legat [i evit` propozi]iile mai lungi. Dar... sau mai curnd totu[i, mai exist` un alt punct; nu folosi]i peste m`sur` acest gen de lucruri. Alt` regul` similar` este c` propozi]ia nu poate fi terminat` cu prepozi]ie. Vorbe[te cu mine doar sun` pentru mul]i mai u[or dect vorbe[te doar cu mine. Winston Churchill se spune c` a r`spuns la o critic` legat` de acest lucru cu formula celebr`: Aceasta este un fel de pedanterie inveterat` pe care eu nu o suport. {i alte reguli pot fi \nc`lcate doar ocazional. Mul]i dintre noi am fost \nv`]a]i s` nu invers`m cuvintele la \ntmplare [i acest lucru intr` la categoria enervant`, cea mai mare parte din timp. Totu[i exist` excep]ii: ar fi mai bine ca \n cel mai celebru serial din toat` lumea,
Puterea limbajului
77
Star Trek, s` se spun` curajos s` mearg` unde niciun om nu a mai mers sau s` mearg` curajos...? Nu cred. Dac` vre]i un ghid pentru adev`ratele detalii, orice, de la unde se pune o virgul` pn` la unde se pune punct [i virgul`, atunci da]i-mi voie s` v` recomand cteva lecturi, \n continuare. Exist` o gr`mad` de ghiduri cu siguran]` utile*. Cu un cap deasupra celorlalte totu[i (dac` acest lucru nu este un cli[eu) [i ceva de care mul]i oameni se vor bucura citind este Engleza noastr`, engleza, o bro[uric` Penguin de Keith Waterhouse, nuvelistul [i colonistul de ziar, este un ghid real, dar interesant, deseori nostim [i arat` un mare entuziasm pentru scris. Cump`ra]i-v` una, imediat.
Stilul
|n final, cea mai mare parte a oamenilor au sau dezvolt` o cale de a scrie, care s` includ` lucruri care pur [i simplu le plac. De ce nu ? De exemplu, de[i c`r]ile de reguli spun c` sunt doar alternative, eu cred c` a spune: |n primul rnd..., \n al doilea rnd.. \n al treilea rnd..., este mult mai elegant dect: \nti.... Nu [tiu de ce. Ar fi o lume plicticoas` dac` to]i am face totul la fel [i scrisul nu face excep]ie. Nu e nimic rù dac` folosim ni[te lucruri doar pentru c` ne plac. Probabil acest lucru va adùga varietate scrisului vostru [i-l va face diferit de al altor oameni, ceea ce poate fi util. Cu siguran]` a]i fi fericit dac` ceea ce scrie]i ar suna bine. Astfel, ca s`-l cit`m pe Keith Waterhouse: Dac`, dup` toate aceste sfaturi, o propozi]ie este \n continuare nereu[it`, atunci ceea ce ave]i este o propozi]ie nereu[it`. Desfiin]a]i-o [i lua]i-o de la cap`t.
* Autorul face referire la Ghidul cuvintelor potrivite Bloomsbury.
78
Puncte-cheie
Asigura]i-v` c` ceea ce scrie]i este nu numai inteligibil, ci este
scris pentru cititorii sì.

Pe primul loc trebuie s` fie claritatea, \n]elegerea este fundamen-
tul unei scrieri bune de afaceri.

Aminti]i-v` s` personaliza]i textul, ceea ce d` o imagine despre voi
[i v` garanteaz` c` \[i atinge obiectivul, a[a cum vre]i.

Face]i limbajul s` lucreze pentru dumneavoastr`; fi]i descriptivi, fi]i
memorabili.
Scrie]i corect, dar individualizat.
Lucrul cu cifrele
Deseori genul documentului \n discu]ie include numere, nu \n ultimul rnd imagini financiare. Numerele pot \ncurca sau clarifica. Sarcina este ca \n mod normal s` ne asigur`m c` nu \ncurc` atunci cnd trebuie s` clarifice. Astfel, poate ar trebui precizat c` uneori numerele sunt folosite tocmai ca s` \ncurce. De exemplu, cineva \ntr-o \ntlnire poate s` tr`nc`neasc` despre o mul]ime de costuri disparate cu speran]a c` tocmai nu va trebui s` st`ruie asupra costurilor mari ale planului. La fel, complexitatea figurilor poate fi folosit` pe o scar` mai mare: \n marketing, oamenii vorbesc despre pre]uri de confuzie o structur` de pre]uri de o asemenea complexitate \nct este dificil pentru client s` fac` o compara]ie cu concuren]a (tarifele de telefonie mobil` sunt un astfel de exemplu). Acestea fiind zise, ne concentr`m \n acest capitol pe latura pozitiv`, folosind numerele eficient \n cursul \ntlnirilor [i \n comunica]iile de rutin` din corpora]ie. Acest lucru este important pentru c` mul]i oameni:
presupun c` numerele \i vor \ncurca, le lipse[te experien]a de lucru cu numere (orice, de la procente la analiza de baz`, p`rndu-li-se dificil) [i, pentru c` nu au leg`tur` cu numerele, trebuie motiva]i ca s` le aprecieze; pot s` \n]eleag` lucruri din balan]a proprie, dar sunt confuzi cnd este vorba de cifrele corpora]iei, din cauza completitudinii lor;
80
sunt dep`[i]i de dimensiunile volumului de cifre (gndi]i-v` la abunden]a cifrelor gestionate de mul]i cu programe de calculator).
Din aceast` cauz` sunt necesare abord`ri diferite.
Ajutoare
Din aceast` cauz`, este nevoie \n general s` apreciem dac` prezentarea cifrelor poart` [i un mesaj. Primele principii sunt:
Selecta]i ce informa]ii urmeaz` s` fie prezentate, concentrndu-v`
pe informa]iile-cheie [i l`snd deoparte tot ce nu este necesar. Asta poate s` \nsemne, de exemplu, c` informa]ia trebuie scurtat`; un grafic detaliat, inclus \ntr-un raport, poate fi nepotrivit \n cazul utiliz`rii \n alt scop [i trebuie scurtat. Multe diapozitive folosite ca ajutoare vizuale sunt supracomplicate, cnd sunt luate dintr-o pagin` de document [i apar \ndeosebi \n articole care implic` cifre. Separa]i informa]iile, de exemplu \ntr-o anex` la un raport, astfel \nct mesajul principal s` includ` doar cifre-cheie, iar fluxul complet al cazului s` fie men]inut, \n timp ce mai multe detalii pot fi accesate doar la cerere. Separa]i, de asemenea, informa]iile [i calculele care duc la acestea. Se poate face, folosind anexa sau prin instrumente, ca paragrafe \ncadrate \ntr-un raport. Selecta]i precizia potrivit` cnd prezenta]i cifre. Uneori precizia ajut` la \n]elegere sau este doar important`, deoarece \n alte ocazii poate \ncurca, iar imaginile de ansamblu se potrivesc mai bine. Repeta]i: repeti]ia ajut` la re]inerea mesajului, repetarea natural` a numerelor de exemplu, cifrele fiind odat` exprimate verbal, [i apoi sub o form` scris` poate \nsemna o mare diferen]`.
Lucrul cu cifrele
81
Corectarea textului: numerele trebuie verificate, poate cu mai mult` grij` dect cuvintele, \n materialele scrise; aminti]i-v` c` o cifr` tip`rit` gre[it ar putea schimba radical lucrurile \n rù.
S` presupunem un exemplu de rezultate ale unei corpora]ii. Cifrele de vnz`ri pot fi ridicate, dar exist` o mare diversitate de cì ca s` descrie acest lucru. Se poate spune astfel:

Vnz`rile sunt ridicate. Ar putea s` nu fie necesar niciun detaliu. Vnz`rile au crescut cu aproximativ 10 procente. O estimare larg` poate fi suficient`. Vnz`rile au crescut cu 10,25 procente. Cifra exact` poate fi important`; [i este un nonsens s` spui a[a cum se aude ades: Vnz`rile au crescut cu aproximativ 10,25 procente cuvntul aproximativ merge doar cu cifrele rotunde [i estimeaz` sau previzioneaz`. Vnz`rile au crescut cu aproximativ 10.000 . Cifrele financiare pot fi mai importante ca procentajele ([i pot fi prezentate cu acelea[i sublinieri ca mai sus, la procentaje). Mai mult, lucrurile la care se refer` cifrele trebuie clarificate. De exemplu: vnz`rile produsului X au crescut cu mai mult de 10,25 procente pentru perioada ianuarie-iunie 2006. Limbajul poate, desigur, s` schimbe toate aceste formul`ri vnz`rile au crescut substan]ial ca aici, doar cu un cuvnt. Prezenta]i informa]ii \ntr-un mod care le face u[or de \n]eles de c`tre oameni; de exemplu, \n form` grafic`.
Metode de prezentare clar` a numerelor

Exist` dou` metode principale pentru a asigura claritatea \n privin]a numerelor.
82
Scheme, tabele Mai \nti, este o veche zical` care spune c` o cifr` valoreaz` ct o mie de cuvinte; acest principiu se refer` la cifre de orice fel. O schem` poate comunica o imagine de ansamblu \n]eleas` imediat uneori ca o str`fulgerare. Deseori dou` grafice lucreaz` mai bine dect unul singur, mai complex [i, desigur, trebuie eviden]iate pentru a maximiza vizibilitatea informa]iei pe care o afi[eaz`. Astfel este necesar: s` aib` dimensiunile potrivite; s` folosi]i culori diferite cnd este posibil [i cnd aceasta ajut`; alege]i-le cu grij`, contrastnd una lng` alta; s` face]i adnot`rile potrivite, gndind ce text apare chiar pe grafic [i ce se scrie separat (\n josul paginii, poate); s` le lucra]i eficient sau fi]i preg`ti]i s` face]i acest lucru, dac` se inten]ioneaz` s` fie folosite ca ajutor vizual, cnd lizibilitatea este de dou` ori important`. Se pot folosi diferite feluri de grafice, scheme, tabele. Tabele

Acest termen cuprinde orice form` care pune cifrele \n coloane; pot fi diferite grade de complexitate.
Lucrul cu cifrele
83
Grafic cu bare
Exemplul face clar efectul; scara poate, de asemenea, s` varieze pentru subliniere. Grafic pl`cint`
Acesta este un instrument special [i poate face multe lucruri mai clare dect, s` spunem, un tabel sau o descriere.
84
Grafice
Acestea sunt utile pentru a ar`ta diferen]ele de cantit`]i care variaz` \n timp. Trebuie selectat` cu grij` scara care d` figura pe care o dori]i (pot exista multe capcane cu acest tip de grafic ceva ce trebuie s` ]ine]i minte cnd o interpreta]i mai curnd dect cnd o prezenta]i). Toate aceste instrumente beneficiaz` de faptul c` sunt, pe ct posibil, ct mai simple. Complexitatea, care include \ncercarea de a demonstra prea multe lucruri diferite (cum ar fi vnz`rile totale, vnz`rile pe produs, profitabilitate [i..., dar a]i \n]eles), poate repede s` \ndep`rteze claritatea. Aten]ie la faptul c` uneori este necesar un compromis aici \ntre perfec]iunea unui grafic frumos [i timp ([i uneori costuri) pentru a-l produce. |n ciuda acestui fapt, cel mai mare pericol este s` se utilizeze instrumente de execu]ie m`runte sau slabe, atunci cnd informa]ia pe care o prezint` le face necesare. Este adev`rat c` un grafic adùgat la o propunere poate s` \ntoarc` un argument \n favoarea noastr` sau s` ob]in` un acord \ntr-un anumit caz.
Lucrul cu cifrele
85
Puterea acestor instrumente poate fi considerabil`. Un exemplu de informa]ie \n form` grafic` legat` de scris este s` ne imagin`m un grafic rotund. |nti imagina]i-v` cercul, apoi \mp`r]i]i-l \n dou` segmente, unul reprezentnd ct de mult dintr-un mesaj vine din con]inutul actual [i unul care indic` ct de mult reprezint` stilul, imaginea [i felul \n care v` defini]i ca scriitori [i organiza]ie. Prin ata[area unui astfel de grafic la un document anume, pute]i face aprecieri corecte. O imagine grafic` poate atrage considerabil informa]ii [i gnduri.
Contribu]ia limbajului
|n al doilea rnd, anumi]i factori sunt importan]i aici cu privire la folosirea limbajului:
Ritm: \n comunicarea verbal` pute]i avea nevoie s` \ncetini]i pu]in cnd lucra]i cu numere [i s` introduce]i mai multe pauze [i mai lungi; tot astfel [i \n scris, asigura]i-v` c` totul este \n context \naintea expunerii cifrelor sau, simplu, risca]i confuzii. Pozi]ionarea de semne: pot stabiliza aten]ia [i \nt`ri concentrarea s` privim acest fapt cu grij`, poate conduce la confuzii, iar detaliile sunt importante. Verific`ri: \n conversa]ie un num`r rezonabil de Este clar? [i remarci similare sau \ntreb`ri te pot ajuta s` te asiguri c` oamenii te urm`resc; \n scris, verific`ri mai formale pot fi necesare, sugernd c` oamenii au nevoie de pauz`, asigurndu-v` c` au \n]eles pn` \n acel moment sau e nevoie de recapitulare \nainte de a merge mai departe. Corectitudine: verifica]i atent: numerele pot fi confuze [i nu dori]i oameni care s` cread` c` oferi]i 15 procente reducere, cnd de fapt erau doar 5. Precizie: o formulare exact` care \nso]e[te un cuvnt poate face diferen]a, avnd grij` ca cifrele s` fie puse a[a cum trebuie. De
86
exemplu: nota]i c` Aceast` figur` este o estimare sau Aceasta este pozi]ia ast`zi. Nonsens: unele formul`ri care folosesc numere pot fi, de fapt, nonsensuri (ca la unele clipuri publicitare la televiziuni, care spun acum, mai mult de 70 de procente). Procentajul mare, din ceva bun, sun` automat bine, dar ridic` \ntrebarea comparat cu ce? Poate fi un competitor sau o versiune a produsului; sau poate fi pur [i simplu neclar. Scrierea are nevoie de preciz`ri. Alt element care poate ajuta este compararea. Acest lucru poate fi f`cut \n mai multe feluri. De exemplu, multe numere, nu \n cele din urm` cele financiare, implic` compara]ii cu alte perioade de timp este mai mult dect anul trecut, cu alte elemente costurile de administrare sunt sc`zute, astfel ratele de service pentru clien]i sunt ridicate. Similar, compara]iile pot veni simplu \n ajutorul descrierii. Acest lucru este \n special de folos, dac` cifrele sunt pe perioad` lung`, sau \n orice fel dincolo de experien]a de zi cu zi a celor pentru care au fost a[ezate cifrele. Un aspect al acestui fapt st` pur [i simplu \n cuvinte, descriind ceea ce vre]i ca oamenii s` re]in` drept sc`dere serioas` a venitului ceva gen: aproape de datoria na]ional` a celei mai mari p`r]i din America de Sud. Exagerarea este extrem` [i cititorii vor recunoa[te c` este f`cut` doar pentru a sublinia importan]a [i dimensiunea cifrelor care sunt \n discu]ie. Alternativ, pute]i alege o compara]ie care este corect` [i un detaliu important a ceea ce vre]i \n continuare s` descrie]i. Astfel, m`rimea unui birou poate fi descris` ca dimensiunea unui teren de tenis, cnd un num`r exact de metri p`tra]i ([i acesta poate fi cazul) ar putea s` nu reu[easc` s` dea imaginea exact` [i corect` a spa]iului. Exist` aici o leg`tur` cu ceea ce se nume[te amortizare, \nsemnnd s` afi[ezi o cifr` exprimnd-o \n unit`]i mai mici, care sunt p`r]i ale \ntregului. De exemplu, un cost anual de 1680 poate fi descris ca 140 pe lun`, doar 140 pe lun` sau nici m`car 150 pe lun`. Cazul agentului de c`l`torii care a fost pus la pagina 21 este un bun exemplu de cum pot fi folosite cifrele, [i cum sunt f`cute s` spun` ceva
Lucrul cu cifrele
87
unui cititor anume, utilizare care afecteaz` felul \n care mesajul este acceptat [i se lucreaz` cu el. Cheia aici a fost una de comunicare. Numerele [i dificultatea de a le nimeri nu se schimb`. Perceperea problemei totu[i a fost f`cut` controlabil`, personal` [i mai mult a fost f`cut` s` par` realizabil`. Rezultatele au ar`tat atunci c` este posibil succesul. Toate acestea au fost necesare pentru a prezenta cifrele \n modul potrivit unul care s` reflecte realit`]ile situa]iei. La fel, gndi]i-v` la alte numere [i cum v` pute]i referi la ele, de exemplu:
Men]ionarea unui buget promo]ional al directorului financiar poate duce la obiec]ii ei \l v`d ca o sum` mare de bani care iese din afacere; descrie]i-l ca pe o investi]ie [i lega]i-l strns de veniturile din vnz`ri, pe care le va produce, [i reac]ia va fi cu totul alta. Un director lucreaz` \n primul rnd la scara financiar` a unui an [i ar putea s` fie obligat s` condi]ioneze numerele de scara de timp, atunci cnd comunic` cu personalul mai tn`r, pentru care termen lung \nseamn` vineri, peste o s`pt`mn`. Cu cine se comunic` [i cum se aranjeaz` numerele [i informa]iile financiare este \nc` un lucru care cere \ntotdeauna o grij` considerabil`. |n sfr[it, ca un gnd legat de limbaj, nu uita]i \nc` doi factori:
|n comunicarea verbal`, desigur, tonul vocii ajut` ca lucrurile s` dep`[easc` problemele vre]i, de exemplu, ca 10 procente cre[tere s` sune bine sau rù? |n scris trebuie s` alege]i cuvinte introductive [i fraze care s` fi]i sigur c` vor fi interpretate a[a cum dori]i. |n forma scris`, numerele [i cuvintele care le \nso]esc pot fi prezentate cu o accentuare diferit` folosind grafica. |n tipul \ngro[at (bold) sau italic, sau \ntr-un format mai mare. Este, de asemenea, o diferen]` \ntre a scrie 10%, 10 procente sau zece pro-
88
cente; [i sunt posibile \nc` multe varia]ii. Ne vom \ntoarce la accentuarea grafic` mai trziu.
Puncte-cheie
Numerele pot fie \nt`ri comunicarea scris`, fie s-o \nclceasc`, [i cel mai rù caz conduce la c`derea \ntregii comunic`ri pe un sol arid. Cheia succesului este s`:
recunoa[te]i rolul [i importan]a numerelor \n cadrul mesajului; recunoa[te]i dificult`]ile pe care unii oameni le au cu numerele; alege]i o metod` de comunicare care le pune \n valoare adecvat,
att literal (de exemplu tipul bold), ct [i prin sublinierea stabilit` corect; ilustra]i cifrele de cte ori este posibil, de exemplu cu grafice; fi]i clari \n special \n ceea ce spune]i (sau scrie]i), pentru a face descrieri puternice, [i acorda]i-v` timp pentru lucruri ca s` le pute]i \n]elege.
Propuneri conving`toare
Rapoartele pot fi o corvoad` s` le scrii [i o \ncercare dureroas` s` le faci bine. Dar propunerile sunt ceva diferit, scrierea lor are cteva cerin]e \n plus. Cum difer` ele de rapoarte? |n multe feluri au acelea[i calit`]i. Trebuie s` merite citite, trebuie s` \ntre]in` [i s` dezvolte interesul. Trebuie s` foloseasc` multe dintre uneltele deja men]ionate fiind bine structurate [i folosind limbajul adecvat, de exemplu dar mai este ceva \n plus. Trebuie s` conving`, trebuie s` munceasc` sus]inut ca s` ob]in` decizii pozitive \n afaceri. A[a stnd lucrurile, sunt un stagiu-cheie \n procesul de cump`rare/vnzare [i, de altfel, nu este locul pentru o descriere complet` a tehnicilor de vnzare, unde sunt c]iva factori importan]i.
Un proces cumulativ
Vnzarea poate fi uneori un proces simplu, care const` dintr-o singur` \ntlnire. Vnz`torul se \ntlne[te cu cump`r`torul, iar la sfr[itul \ntlnirii dac` a avut succes cump`r`torul este de acord s` achizi]ioneze, [i afacerea este f`cut`. Deseori \ns`, procesul vnz`rii unui lucru este mult mai complicat
90
de att. De exemplu, lan]ul evenimentelor ar putea include urm`toarele tranzac]ii:
Publicitatea [i activitatea promo]ional` presupun o interogare a unui consumator poten]ial. Aceast` anchet` trebuie s` se desf`[oare (la telefon, eventual). Consumatorul poten]ial este interesat [i cere detalii tip`rite (o scrisoare sau un catalog, s` spunem). Nu exist` o leg`tur` stabil`, dar un telefon e foarte bun pentru a re\nvia, a \ntre]ine [i a dezvolta interesul ini]ial. La acest punct putem c`dea de acord c` vnz`torul face o vizit` pentru a discuta problemele mai detaliat. Are loc o \ntlnire de afaceri; neconcludent. Continuarea este f`cut` prin telefon din nou [i are loc o alt` \ntlnire. Este aranjat` o a doua \ntlnire [i, de aceast` dat`, cump`r`torul poten]ial este gata s` acorde aten]ie unei propuneri S` vedem capitolele [i rndurile scrise. Odat` prezentat`, propunerea poate fi distribuit` la al]i subiec]i din organiza]ie. Poate fi necesar` o continuare, [i apoi este \nregistrat poten]ialul furnizor. Apoi se cere o prezentare formal` [i se face (s` spunem Consiliului sau unui comitet de cump`rare). O decizie de continuare (sau nu) este f`cut` \n final. Procesul ar putea s` nu se desf`[oare a[a, dar \n unele cazuri chiar exemplul de mai sus ar putea fi o simplificare. Ar putea fi necesare mai multe \ntlniri. Anumite industrii au nevoie de stadii \n plus, cum ar fi o demonstra]ie sau un test. {i fiecare stadiu, orict de multe ar fi, este o form` de comunicare. |ntregul proces poate dura zile, s`pt`mni, luni [i chiar ani, cu siguran]` fiecare organiza]ie are propria versiune a secven]ei sale de convingere.
91
Acum, cu genul de complexitate de mai sus ([i cu cea a organiza]iei voastre \n minte), gndi]i-v` la asta: \n termeni de calitate a ac]iunii, procesul este cumulativ. Poten]ialii cump`r`tori trec doar de la o treapt` la alta, dac` au fost mul]umi]i de calitatea produsului sau serviciului pn` la momentul respectiv. Astfel, de exemplu, dac` trimite]i o scriere nepotrivit` [i proast` va fi mai greu s` stabili]i o \ntlnire. Mai exist` o problem` aici: aceea a reu[itei. Trecnd peste toate treptele, se consum` mult timp [i se cheltuiesc mul]i bani. Orice stadiu executat prost risc` s` opreasc` procesul. Clientul nu mai dore[te s` continue (el sau ea pot s` trateze [i cu al]i concuren]i \n paralel [i poate continua cu ei), tot timpul [i banii cheltui]i fiind pierdu]i.
Un stadiu important
Ceva din continuitatea de mai sus se aplic` [i rapoartelor, dar cu siguran]` este foarte pronun]at` pentru propuneri. Propunerile sunt pur [i simplu o leg`tur`-cheie \ntre stadiile care avanseaz` proiectul, de la pu]in interes sau deloc pentru produsul sau serviciul dumneavoastr` pn` la momentul \n care iau hot`rrea [i ac]ioneaz` ca s` cumpere. Mai mult, ei reprezint` o leg`tur` care se face la sfr[itul secven]ei. |n acest punct s-a f`cut prea mult pentru vnzare ca s` o la[i con[tient s` cad` de la sine din cauza unei propuneri slabe. De aceea o afacere mare depinde de propuneri, [i ele trebuie s`-[i fac` treaba bine. Din acest motiv, o propunere nu trebuie s` fie doar eficient` [i inteligibil` trebuie s` fie [i conving`toare. Cumva, \n multe organiza]ii, propunerile scrise sunt veriga slab`. Indiferent de calit`]ile pe care le prezint` vnz`torul la fa]a locului, cnd e vorba de scris, ceva este totdeauna \n minus. Cel mai rù, birocra]ia deseori cuplat` cu prea mult` circumspec]ie dilueaz` nivelul pe care poate s`-l ating` puterea de convingere.
92
Tehnici de convingere
Cum a fost spus la \nceputul acestui capitol, acesta nu este locul indicat pentru o prezentare complet` a ceea ce reprezint` tehnici de vnzare. Totu[i, merit` s` discut`m pe scurt, pentru a preciza cteva puncte esen]iale. Cea mai bun` [i simpl` defini]ie a vnz`rii, pe care o cunosc, este ajutor dat oamenilor ca s` cumpere. Aceasta pozi]ioneaz` \ntregul proces, care cere ca vnz`torul s` identifice, s` \n]eleag` [i s` respecte nevoile cump`r`torului [i s` ac]ioneze \n acel caz astfel \nct s`-i u[ureze situa]ia \n luarea deciziei de a cump`ra. |n principal, vnzarea are trei sarcini de \ndeplinit. S`: creeze vizibilitate (nimeni nu va cump`ra de la voi dac` nu v` [tiu sau nu \[i amintesc de voi); fi]i conving`tori (face]i astfel ca ceea ce spune]i s` fie pe \n]elesul tuturor, atractiv [i credibil); fi]i diferit (face]i cazul vostru mai puternic [i mai distinct dect al celorlal]i competitori). Toate sarcinile sunt importante, adesea, cu justific`rile din afaceri sau cu nevoia unui stadiu pentru propuneri, a treia este \n special important`. Ar trebui ca niciodat` s` nu se presupun` c` afacerea nu este amenin]at` de competi]ie, chiar cnd (\ntr-o afacere mai veche, de exemplu) acest lucru nu este nici evident, nici men]ionat.
Ce nu trebuie f`cut
Nu ar trebui s`: Fi]i prea de[tep]i. Este argumentul care ar trebui s` c[tige runda cititorului, nu frazele \nflorite, nu citatele elegante sau abord`rile inteligente.
93
Fi]i prea complica]i. Discu]ia despre simplitate a fost purtat`. Este aplicabil` la fel \n orice situa]ie. Fi]i pompo[i. Asta \nseamn` s` vorbi]i prea mult despre voi, organiza]ia voastr` [i produsele/serviciile voastre (\n loc de a puncta ceea ce conteaz` pentru client). |nseamn` s` scrie]i \ntr-un fel care este prea \ndep`rtat de felul cum a]i vorbi. |nseamn` s` urma]i prea rigid regulile gramaticale \n dauna unui stil u[or, curg`tor. Supraestima]i. De[i, desigur, ave]i curajul convingerilor voastre, prea multe superlative pot deveni ca o ap`rare. Face]i o singur` afirma]ie care pare dubioas` [i \ntregul argument va avea de suferit. Oferi]i opinii. Sau cel pu]in nu prea multe, comparativ cu prezentarea informa]iilor, informa]ii argumentate ideal. Ajunge]i la puncte negative. De exemplu, nu spune]i : dac` nu este a[a, noi vom...; mai curnd formula]i ve]i g`si... sau.... Presupune]i c` cititorul nu [tie. Mai curnd dect s` spune]i, de exemplu, dumneavoastr` probabil nu [ti]i.. spune]i mul]i oameni nu au auzit c`... sau ca [i al]ii, [ti]i c`.... Exagera]i cu umorul. Nu utiliza]i umorul, cel pu]in dac` nu sunte]i siguri de succesul sù. Un chicotit pe sub must`]i poate mai curnd s` distrug` acceptul pe care \ncerca]i s`-l construi]i. Un citat sau un calambur, mai ales dac` sunt relevante, sunt mai sigure [i, chiar dac` umorul nu este apreciat, potrivirea va fi observat`. Epuiza]i beneficiile prea devreme. O scrisoare conving`toare nu trebuie s` consume energia: trebuie s` se termine pe o not` pozitiv` [i s` discute \n termeni de beneficii pe tot parcursul, pn` la sfr[it.
Ce trebuie f`cut
Ar trebui s` face]i urm`toarele:
94
S` v` concentra]i pe informa]ii. Cazul pe care \l prezenta]i trebuie s`
fie credibil [i orientat pe fapte. O precizare, astea sunt toate informa]iile de care ave]i nevoie, conduce spre dividende deosebite. Folosi]i titr`ri. |n timp ce desenele, ilusra]iile, fotografiile [i graficele pot fi deseori privite ca vorbind prin ele \nsele, vor avea un impact mai mare dac` vor fi folosite cu titr`ri. (Acesta ar fi un drum bun de a ob]ine repeti]ii, cu men]ionarea att \n text, ct [i \n titrare.) Folosi]i repeti]ia. Punctele-cheie pot s` apar` de mai multe ori, de exemplu \ntr-o bro[ur` [i o scrisoare de acompaniere, chiar de mai multe ori \n corpul scrisorii. Aceasta se aplic`, desigur, \n special la repet`rile folosite pentru accentuare. Schimba]i mereu limbajul. Trebuie s` g`si]i un num`r de cì de a spune acela[i lucru, \n bro[uri [i scrisori, [i a[a mai departe. Spune]i nout`]i. Presupunnd c` ave]i ceva nou, o [tire chiar unic`, asigura]i-v` c` cititorul afl`. Diferen]e reale se pot pierde deseori astfel, \n mul]imea cuvintelor asigura]i-v` c` punctelecheie se v`d \nc`. Adresa]i-v` celui care le prime[te. Trebuie s` face]i acest lucru corect [i precis. Trebuie s` [ti]i exact cui scrie]i, care sunt nevoile lui sau ale ei, ce le place sau nu, astfel sunte]i, [i ve]i fi mereu, \n cuno[tin]` de cauz` la adaptarea mesajului. A merge prea departe, pentru a fi toate lucrurile pentru toat` lumea, va dilua eficacitatea pentru fiecare dintre receptori. }ine]i auditoriul adncit \n lectur`. Lua]i \n considerare trunchierea frazelor la sfr[itul paginii, astfel \nct cititorul trebuie s` dea pagina ca s` termine propozi]ia. (Sunt de acord, nu pare \n regul`, dar func]ioneaz`). |ntotdeauna sublinia]i c` alte pagini urmeaz`, punnd continuare sau similar \n josul paginii. Lega]i paragrafele. Acesta este alt mod de a ]ine receptorii lega]i de text. Folosi]i calul [i tr`sura* ca s` puncta]i argumentul
* Face aluzie la expresia: Dont put the cart before the horse. (Nu pune c`ru]a \naintea calului.)
95
de-a lungul scrierii. De exemplu, un paragraf \ncepe cu un exemplu al acestui fapt este..; urm`torul \ncepe cu Acum s` arunc`m o privire la cum lucreaz`.... Fi]i descriptivi. Cu adev`rat descriptivi. |n cuvinte, un sistem poate fi mai bine descris ca fin ca m`tasea, dect ca foarte simplu de operat. Aminti]i-v` c` [ti]i ct este de bun ceea ce descrie]i, cititorul nu. Trebuie s` le spune]i, [i nu trebuie s` presupune]i c` vor \n]elege doar dintr-o fraz` scurt`. Implica]i oamenii. |nti oamenii vo[tri. Nu spune]i ... conduc`torul diviziei noastre XYZ, spune]i John Smith, conduc`torul diviziei noaste XYZ. {i despre al]i oameni la fel. Nu spune]i este un serviciu demonstrat..., spune]i ... mai mult de 300 de clien]i au apreciat .... Adùga]i credibilitate. De exemplu, dac` cita]i utilizatori, cita]i nume (cu pemisiunea lor), dac` ar`ta]i figuri, ar`ta]i-le cu specific`ri [i men]iona]i oamenii prin nume. Fiind adaosuri speciale pentru credibilitate, nu spune]i acesta este descris \n c`rticica noastr`..., ci mai curnd ... acesta este descris \n c`rticica noastr` la pagina 16.... Folosi]i repeti]ia. Punctele-cheie pot s` apar` de mai multe ori, de exemplu \n bro[ur` [i \n scrisoarea de prezentare, chiar de mai multe ori \n cadrul scrisorii. Aceasta se aplic`, desigur, \n special la repet`rile folosite pentru accentuare. Ve]i observa c` acest punct se repet`, o dat` ca s` arate c` tehnica func]ioneaz` sau poate s` demonstreze c` \ncerc`rile de jum`t`]i de m`sur` de umor nu sunt recomandate. Aceasta este o tem` care se suprapune tehnicilor de scriere direct`, sunt multe posibilit`]i [i de aceea este ceva ce a]i putea considera c` necesit` studii separate. Astfel, de[i restul capitolului atinge cteva dintre tehnicile de vnzare, de acum \ncolo se concentreaz` \n principal asupra a cum s` scriem propunerile [i asupra formei pe care trebuie s` o aib`, dac` vrem s`-[i fac` treaba.
96
Prospecte versus propuneri

Merit` s` l`murim ce \nseamn` exact cele dou` cuvinte propunere [i prospect. De[i sunt uneori folosite \ntr-un fel care apare ca fiind similar, \n termeni de vnzare, cele dou` implic` ceva foarte diferit. Propunerile trebuie s` explice [i s` justifice ceea ce sugereaz`. Ele pot face recomand`ri, ele \[i asum` clar ca sarcin` s` conving`. |n timp ce prospectele, care sunt documente mult mai simple, expun pur [i simplu o op]iune cerut` \n mod uzual, spunnd dac` este disponibil` [i la ce pre]. Se presupune, corect sau nu, c` vnzarea este f`cut` [i c` nu mai este necesar` partea de convingere. Multe prospecte ar trebui s` aib` mai mult, uneori mult mai mult, din propunere. Aici ne vom concentra mai mult pe propunerile mai complexe, de[i principiile pe care se bazeaz` vor \nt`ri, de asemenea, [i prospectele.
Alegerea formatului
Exist` dou` abord`ri pentru formatul propunerilor. Uneori o scrisoare, de[i poate fi una mai lung`, este potrivit` cu siguran]`. |ntr-adev`r, uneori s` faci mai mult dect att poate s` \ntreac` m`sura [i s` \ndep`rteze receptorul. Este v`zut ca o supraprelucrare. Pe de alt` parte, ceea ce este necesar este mai mult ca un raport, dar cu o latur` persuasiv`. Gndi]i-v` pe rnd la amndou`, [i cnd, [i de ce pot fi potrivite fiecare. Scrisoare de propunere Aceasta este exact ceea ce sugereaz` numele. |ncepe cu o prim` foaie, f`cut` scrisoare, care \ncepe cu Drag`.... Poate fi lung` de cteva pagini, cu un num`r de alineate, dar este cu mult mai pu]in formal` dect un raport \n stil de propunere. Acest stil se potrive[te cnd: o propunere mai detaliat` nu este necesar`, pentru c` ar avea un con]inut insuficient sau o supraformalitate;
97
obiectivul (sau cererea) este doar de a rezuma discu]iile care au avut loc; nu sunt probleme deosebite (nerezolvate la \ntlnirile anterioare, de exemplu); nu exist` pericolul competi]iei. Unde nu se aplic` acestea, sau m`car unele din ele, e necesar` o alt` abordare. Propuneri formale Este un document \n stil raport, de regul` limitat \ntr-un fel, [i astfel mai elaborat [i formal. Este bine dac`:

recomand`rile sunt complexe; ceea ce este vndut are pre]uri mari (sau, la fel de important, sunt v`zute ca fiind astfel); este mai mult dect un client, un comitet, o persoan` care recomand` [i un decident ac]ionnd \mpreun` sau alt` combina]ie a oamenilor care au nevoie s` dezbat` [i s` vad` exact acela[i lucru; (legat de punctul anterior) nu a]i \ntlnit pe unii dintre cei care sunt implica]i \n luarea deciziilor; [ti]i c` ave]i concuren]` [i ve]i fi compara]i. |n multe afaceri este obi[nuit s` existe mai mul]i deciden]i sau factori de influen]`. Acolo unde este cazul, este \n]elept s` se [tie cte copii dintr-o propunere sunt necesare. Dac` a]i v`zut doi oameni [i r`spunsul este trei copii, poate mai este cineva de care trebuie s` nu ui]i, [i mai multe \ntreb`ri (sau chiar \ntlniri) intr` \n programul zilei \nainte de orice altceva. |n orice are de-a face cu vnz`rile, clientul [i vederile lui sau ale ei atrn` greu. Ceea ce vrea clientul ar trebui s` influen]eze \ntocmai tipul de propunere pe care o face]i. |ntreba]i-l:
98
Ct de formal trebuie s` fie? Ce fel de detalii a[teapt`? Ct de lung ar trebui s` fie? C]i oameni \l vor vedea? Cnd vrea s` \l primeasc`?
Nu trebuie s` urma]i r`spunsurile lor orbe[te, dar trebuie s` face]i o judecat` corect`. De exemplu, dac` trata]i cu oameni pe care \i cunoa[te]i, ei pot sugera s` nu fie prea formal. Dar dac` [ti]i c` sunte]i \n competi]ie, trebuie \n continuare s` fi]i mai formal dect o scrisoare; la urma urmei, documentul vostru [i al altcuiva vor fi comparate unul cu altul \n \ntregime. |n compara]ia dintre stilul de scrisoare [i o propunere mai formal`, primul tinde s` fie mai slab, \n special cnd este legat de valoarea banilor.
Alegerea momentului sau timing

Alegerea momentului merit` o aten]ie special`. Este bine s` te confrun]i cu datele-limit` ale clien]ilor, chiar dac` \n unele cazuri \nseamn` s` consumi lumin` la miezul nop]ii. Dar poate s` apar` [i cazul \n care clien]ii vor ca propunerea s` reflecte pozi]ia dumneavoastr`. Promisiunea c` totul este gata \n 24 de ore pur [i simplu nu este credibil`. Prea mult` grab` \n acest caz poate genera \ndoieli asupra calit`]ii [i a originalit`]ii. Acest lucru este adev`rat \n servicii [i \n tot ce este efectiv solicitat prin comenzi. Cu att mai mult cu ct este mai \n]elept \n unele cazuri s` amni ceva, cernd mai mult timp dect ai nevoie de fapt, pentru a armoniza sentimentul compunerii [i aprecierile atunci cnd apar. Astfel, \n acest punct [ti]i ceva despre cerin]ele clientului dumneavoastr`, [ti]i cine este implicat \n luarea deciziilor (de exemplu, cei care vor citi ceva din ce scrie]i) [i la ce dat` trebuie s` fie gata propunerea. Aminti]i-v` capitolul despre preg`tire, adùga]i oricnd ve]i sim]i nevoia consult`rii cu colegii \n discu]ii, dezbateri, orice [i l`sa]i
99
destul timp s` face]i o treab` bun`. Odat` ce documentul este trimis, atunci bun sau rù trebuie s` stea sigur pe propriile picioare.
Studiu de caz
Un consultant este pus la curent cu cazul. Are o prim` \ntlnire cu clientul poten]ial. Este stabilit un raport [i, la sfr[itul \ntlnirii, pleac` \ncrez`tor c` ]inta crede c` el \n]elege problema; \ntr-adev`r s-a asigurat de acest lucru. Pune \ntreb`rile necesare despre propunerea care trebuie acum prezentat`. El [tie c` este \n competi]ie cu alt furnizor, c` este necesar s` detalieze suficient de mult, c` se a[teapt` o abordare inovativ`, dar una care trebuie s` potriveasc` anumi]i parametri existen]i. Este, de asemenea, un grad de urgen]` nu prea mare, dar date fiind sarcinile curente, [i-a[a destule... |n ajun, propunerea ajunge la data-limit`, abia, abia. O s`pt`mn` mai trziu, consultantul prime[te un telefon de la directorul care va lua decizia. El are o problem` de detaliu. Vrea s` verifice dac` un element al abord`rii sugerate f`cute \n propunere respect` un criteriu fix. Consultantul \[i aminte[te bine punctul, se duc \mpreun` la pagina respectiv`. Nu este clar, spune directorul; [i, \ntr-adev`r, cnd o recite[te, consultantul realizeaz` c` nu este. Exprimarea este confuz`. Totu[i, consultantul pune problema direct, asigurndu-l pe director c` metodologia este exact cea sugerat` pentru a \ndeplini criteriile. Aceasta pare s` aranjeze lucrurile [i este promis` o hot`rre \ntr-o s`pt`mn`. {apte zile mai trziu sose[te o scrisoare. Este politicoas`, apreciaz` abordarea; dar r`spunsul este nu.
Studiul de caz de mai sus pune cu adev`rat o problem`. Nimeni nu poate fi sigur c` paragraful cu probleme a fost singur de vin` pentru pierderea contractului; dar nu exist` ajutor. Este necesar` aten]ia la detaliile cerute (poate consultantul nu a avut timp s` cear` unui coleg s` fac` o corec-
100
tur`), [i concentrarea de-a lungul unui astfel de document trebuie s` fie conform` cu nevoile clientului [i cu percep]iile sale. Desigur, odat` ce propunerile au plecat, trebuie s` continua]i cu ele. Nu sun` prea profesional o corectur` ulterioar` f`cut` la telefon sau trimiterea unei pag. 7 revizuite ca s` fie introdus` \n proiect. Cu toate acestea \n minte, s` ne \ntoarcem s` vedem cum ar trebui aranjat con]inutul [i transpus \ntr-o propunere.
Con]inutul propunerii
Deoarece forma [i, cu siguran]`, con]inutul unei propuneri pot varia, p`r]ile importante sunt cel mai bine descrise ca:

introducere (deseori precedat` de un sumar); exprimarea necesarului; recomand`ri (sau solu]ii); aria de detalii (cum ar fi costuri, timing, logistic`, specifica]ii tehnice); declara]ia de final (sau rezumatul); informa]ii adi]ionale (de importan]` mai mic` sau mai mare \n form` de anex`). Fiecare necesit` un num`r de subtitluri, [i lungimea lor variaz` dup` context, dar formeaz` o cale convenabil` de a \nregistra problemele-cheie din construc]ia propunerii [i sunt cele comentate mai jos. Pagina de con]inut O propunere de oarecare complexitate are nevoie de echivalentul unei pagini de titlu pentru o carte. Ea precizeaz` cui sau c`rei organiza]ii i se adreseaz`, despre ce vorbe[te [i de la cine vine. Aceast` pagin` poate, de asemenea, s` dea informa]iile de contact adresa etc. ale celui care face propunerea (care, dac` nu este aici, trebuie s` fie speci-
101
ficat totu[i undeva \n propunere), unii scriitori de propuneri prefernd s` pun` logoul organiza]iei receptoare pe ea, ca [i logoul propriu. O pagin` de \nceput, care d` con]inutul [i num`rul paginilor, ar trebui s` vin` imediat dup`. Ar putea fi f`cut` mai interesant dac` sunt puse [i subtitlurile pe lng` titluri, \n special dac` titlurile sunt inexpresive, de exemplu Introducere. Cuvintele care exprim` ac]iunea face, creeaz` etc. trebuie s` fie cele preferate. Titlurile care urmeaz` dedesubt sunt descrieri ale func]iilor [i sec]iilor, nu recomand`ri pentru titlurile pe care ar trebui s` le folosi]i efectiv. Introducere Aminti]i-v` c` acesta este un document de vnzare. Deschiderea trebuie s` impun` aten]ie, s` stabileasc` un interes [i s` conduc` la textul principal, f`cnd oamenii s` fie interesa]i de lectura aceasta. Cum introducerea are de \ndeplinit un num`r important de sarcini de rutin`, \naintea acestora este bine s` se \nceap` cu o fraz` interesant` (sau mai multe), care s` atrag` clientul [i s` stabileasc` tonul documentului. Dup` aceea, ar putea fi necesar un num`r de alte roluri ale introducerii, cum ar fi:

stabilirea bazei de lucru; referirea la \ntlniri [i discu]ii anterioare; recapitularea deciziilor actualizate; citarea experien]ei; prezentarea termenilor de referin]`; listarea numelor celor implica]i \n discu]ii [i/sau preg`tirea documentelor.
Cum nimic din toate astea nu poate fi la fel de interesant ca ceea ce urmeaz`, aceast` sec]iune trebuie s` se concentreze pe esen]ial [i s`
102
fie ct mai scurt`. Cuvintele finale trebuie s` fie o leg`tur` pentru sec]iunea urm`toare. Exprimarea nevoilor Aceast` sec]iune trebuie s` prezinte, cu claritate absolut`, rezumatul necesit`]ilor clientului. Descrie scopul cererilor [i poate foarte bine s` recapituleze [i s` confirme ceea ce s-a convenit la o prim` \ntlnire ca s` con]in` propunerea. Este u[or s` ne \ntreb`m de ce ar fi necesare aceste lucruri. Sigur clientul [tie ce vrea? |ntr-adev`r, el sau ea tocmai a pierdut mult timp spunndu-v` exact acest lucru. Dar aceast` formulare este \n continuare important`. Rolul sù este s` clarifice faptul c` a]i \n]eles absolut toate aspectele situa]iei. Ea scoate \n eviden]` identitatea de vederi \ntre cele dou` p`r]i [i d` credibilitate sugestiilor voastre ulterioare, fiind clar c` se bazeaz` pe nevoile reale existente. F`r` aceasta, ar fi posibil pentru client s` presupun` c` sugera]i ce este mai bine (sau mai profitabil) pentru voi; sau c` face]i o sugestie standard. Aceast` sec]iune este, de asemenea, cheie, dac` propunerea este v`zut` de oameni care nu au luat parte la discu]iile ini]iale; pentru ei ar putea fi prima exprimare clar` a imaginii. Din nou, aceast` parte ar trebui s` se lege natural de sec]iunea urm`toare. Recomand`ri sau solu]ii Aceasta ar putea s` fie foarte bine cea mai lung` sec]iune [i trebuie s` fie aranjat` logic [i divizat` (ca toate sec]iunile) \n a[a fel \nct s` poat` fi priceput`. Aici expune]i ceea ce sim]ul vostru interpreteaz` din cerin]e. Aceast` expunere poate fi: standard, \n sensul c` este o list`, de exemplu, a echipamentelor recomandate, iar voi \nregistra]i care sunt toate men]iunile din informa]iile publicate, cum ar fi un catalog.
103
Ori poate fi sub\n]eles c` o abordare a unui consultant ar putea determina un proces de schimbare sau de educare pentru implementare. |n orice caz, aceast` sec]iune are nevoie de o expunere \ntr-un fel care s` fie semnal de beneficiu, preciznd avantajele [i clarificnd ce vor \nsemna solu]iile sau ce vor face pentru un client individualizat, dar [i specificnd condi]iile tehnice. Aminti]i-v`, vnzarea aici are trei aspecte: s` explice, s` o fac` conving`tor [i s` diferen]ieze. Nu uita]i niciodat` cnd aduna]i materialul unei propuneri c` poate fi \n competi]ie [i poate fi comparat` cu ofertele altora. O concentrare pe nevoile clientului este de obicei cel mai bun drum pentru a capta aten]ia cititorului; nu trebuie spus nimic din ce nu are relevan]` pentru client. O alt` subliniere este \n mod special important` aici: individualizarea. Este u[or \n zilele noastre s` aduni documente standard pe disc [i este posibil s` editezi o propunere, \ntr-o versiune nou`, care are o cerere de acela[i fel \n alt` parte (dar verifica]i, verifica]i de dou` ori, dac` a]i schimbat numele clientului!). Nu trebuie s` par` standardizat astfel. Acest lucru este suficient de important pentru a sublinia din nou: nu trebuie s` par` standard \n niciun fel. Clien]ii [tiu foarte bine c` primi]i multe cereri similare, dar vor aprecia cu siguran]` semnele clare c` a]i preg`tit ceva special pentru ei. Doar cnd aceast` sec]iune a fost acoperit` pn` la ultimul detaliu v` muta]i la costuri. Doar cnd clientul apreciaz` exact ce valoare [i beneficii poate ob]ine poate lua \n calcul pre]ul \n acest context. Costuri Acestea trebuie stabilite clar, s` nu par` acoperite (atunci sunt necesare cteva tehnici de prezentare a figurilor, de exemplu amortizarea costurilor din capitolul 5). Toate detaliile necesare trebuie s` fie acolo, inclusiv unele probleme ca:
104
op]iuni; suplimentar; cheltuieli asociate.
Acestea trebuie ar`tate [i clarificate. Cunosc o companie care a pierdut un contract cnd unul dintre conduc`torii ei s-a \ntlnit cu direcorul executiv al clientului \ntr-o gar` [i era clar c` toat` c`l`toria care a fost convenit` era la clasa \nti ceea ce nu fusese deloc discutat sau specificat. Nu vom face aici un tratat al politicii de pre]uri, dar ]ine]i minte:

pre]ul trebuie s` fie ct mai aproape posibil de beneficii; aceast` sec]iune trebuie s` stabileasc` sau s` reafirme c` aduce]i valoare pentru bani; detaliile de factur` [i termenii comerciali au nevoie s` fie inclu[i deseori [i trebuie s` fie clari \ntotdeauna; gre[elile, aici, tind s` fie scumpe. (|n UK aminti]i-v` s` clarifica]i dac` pre]ul con]ine TVA); \n strìn`tate, trebuie s` acorda]i aten]ie [i considera]iilor de schimb de moned`; trebuie f`cute compara]ii cu concuren]a; aranjarea cifrelor (necesar` \n anumite domenii) trebuie f`cut` cu grij` (nu face]i golurile prea mari [i nu dep`[i]i niciodat` marginile). Verifica]i cu grij` cum aranja]i aceast` sec]iune. Este normal s` se presupun` c` unii cititori se vor uita la acest lucru, chiar \nainte s` citeasc` orice altceva. Cu siguran]` pentru ei trebuie s` existe suficiente explica]ii, justific`ri de costuri [i pe deasupra beneficii clare, inerente. Iar cifrele aride pot s` fie foarte resping`toare. Partea de detalii Exist` teme adi]ionale care trebuie tratate aici, cum este men]ionat mai sus: timing, logistic`, conducere etc. Uneori acestea sunt cel mai
105
bine combinate cu costurile, ca o singur` sec]iune. Nu [i dac` sunt prea multe, dar, de exemplu, costurile [i timing-ul merg bine \mpreun`, cu o alt` sec]iune separat`, numerotat`, care trateaz` orice alt` chestiune final`, \nainte de a trece mai departe. Principiile aici sunt similare celor care se aplic` la mnuirea costurilor. Probleme ca timing-ul trebuie complet clarificate [i \nl`turate toate posibilit`]ile de ne\n]elegere sau omisiune. Rezumat sau considera]ii de final Sec]iunea final` trebuie s` \ntregeasc` documentul [i are un num`r de sarcini specifice de \ndeplinit. Prima [i cea mai importan` este rezumarea. Toate p`r]ile trebuie asamblate, [i aspectele-cheie subliniate. Aceasta \ndepline[te un num`r de scopuri:
Este o concluzie util` pentru to]i cititorii [i trebuie s` asigure finalul propunerii \ntr-o not` cu care ei pot fi u[or de acord. Acesta este un rezumat eficient. Deoarece aceasta este cea mai dificil` parte a documentului la scriere, este, de asemenea, o parte care poate impresiona dispropor]ionat. Cititorii [tiu bine c` rezumarea nu este u[oar` [i respect` scriitorii care reu[esc acest lucru. Este util, de asemenea, \n influen]area celor din jurul deciden]ilor, care pot studia rezumatul, dar pot s` nu treac` prin tot materialul propunerii \n detaliu. Asigur` cuvntul de final, [i impresia final` l`sat` cititorului este despre beneficii [i valoarea banilor. Mai mult, mai poate fi util la:

recapitularea punctelor-cheie (ca [i a beneficiilor-cheie); accentueaz` c` propunerea este de fapt concluzia mutual` a celor dou` p`r]i (dac` este astfel);
106
crearea unei leg`turi fa]` de ac]iune, datele ac]iunii, punctele [i oamenii de contact (de[i acest lucru poate fi f`cut [i \n scrisoarea de introducere); invocarea unei anumite urgen]e (voi spera]i, normal, la o rezolvare imediat`, dar \n final trebuie s` respecta]i timing-ul clientului). Aminti]i-v` c` acest rezumat poate s` lucreze \mpreun` cu a[anumitul rezumat de execu]ie, care este plasat la \nceputul documentului ca s` fac` aproape acela[i lucru. L`muriri Cheia aici este anexa. Este important ca propunerile, ca orice document, s` curg`. Argumentul pe care \l prezint` trebuie s` precead` logic [i nu trebuie s` fie nicio abatere de la filmul \n desf`[urare. Periodic, este ceva ce necesit` o aprofundare. |n special dac` este vorba de ceva tehnic, plicticos sau dac` implic` numeroase figuri orict de necesar este con]inutul este mai bine s` nu l`sa]i aceste detalii s` v` \ncetineasc` sau s` v` \ntrerup` firul argumentelor. Astfel de informa]ii pot fi amintite la fel de util la punctul potrivit, dar cu o not` c` capitolul [i rndul sunt \n anex`. Fi]i preci[i, spunnd de exemplu: Acest detaliu se g`se[te \n Anexa 2: Costuri [i timing, care apare pe pagina 21. Acest aranjament poate fi folosit pentru o mul]ime de elemente: termeni de referin]`, detalii de contract, exemple de lucru, grafice [i figuri, tabele [i a[a mai departe. Fiecare din sec]iunile majore ar trebui s` aib` titlurile adecvate [i, dac` e posibil, interesante, [i pute]i \ncepe elegant fiecare sec]iune principal` pe o pagin` nou`, desigur cu propunere de orice lungime. Limbajul [i prezentarea sunt importante pretutindeni, [i comentariile asupra ambelor apar \n capitolele respective.
107
Lista de obiective
|nainte de a scrie o propunere sau de a ajuta la critica uneia, \ntreba]i-v`:

A fost ales formatul adecvat (scrisoare sau formal)? Va \mplini nevoile tuturor celor implica]i (de exemplu deciden]i, cei ce fac recomand`ri, cei care influen]eaz`)? Introducerea include: ceva ce declan[eaz` un interes rapid? un cadru de referin]e \n spate? o descriere clar` de scopuri? o orientare clar`, individual` a clientului? Declara]ia de nevoi include: o imagine clar` a situa]iei [i a nevoilor solicitantului? leg`turi specifice \ntre nevoile solicitantului [i recomand`rile sau sugestiile care se vor face? referiri la criteriile de decizie ale solicitantului? Recomand`rile sau solu]iile includ: recomand`ri specifice [i clare ([i suficiente op]iuni, dac` sunt necesare)? rela]ia dintre recomand`ri [i nevoi? o formulare care spune cum recomand`rile \ndeplinesc criteriile de cump`rare? referiri la beneficii ([i \n propor]ii exacte la componente)? probe sau dovezi pentru a stabili credibilitatea? Prezent`rile de pre]: au leg`tur` cu beneficiul (tangibil sau nu)? includ orice afecteaz` costurile? sunt absolut directe [i clare? justific` costurile unde este necesar? le prezint` ca fiind cele mai avantajoase posibil (de exemplu, amortiz`ri, dac` este potrivit)?
108
Prezentarea finalului: ofer` un rezumat impresionant? leag` toate sfr[iturile nefinalizate? se raporteaz` specific la ac]iune? Ce se poate spune despre orice element de final? Sunt toate anexele, documentele ata[ate (de exemplu bro[uri, foi contabile, expuneri), verificate [i complete? Scrisoarea de prezentare adaug` cu adev`rat ceva la mesajul general?
Scrisorile
Relund ultima \ntrebare de mai sus, calitatea scrisorilor de prezentare merit` subliniat`. O astfel de scrisoare este important`. Trebuie s` fac` mai mult dect s` spun` Propunerea este ata[at`, ceea ce se face deseori. Scrisoarea de prezentare este o [ans`. O scrisoare bun` poate s`:
exemplifice [i sublinieze elemente ale propunerii ([i chiar s` repete puncte-cheie); spun` ceva despre organiza]ie [i oamenii ei; fac` leg`tura cu circumstan]ele (de exemplu, s` spun` c` este necesar` o alt` \ntlnire, ar`tnd cum poate fi util`, [i chiar organiznd-o); poten]eze aspectul \ntregului pachet; ac]ioneze, nu \n ultimul rnd, ca un act de curtoazie. Un exemplu va face totul mai clar [i va sublinia, de asemenea, natura scrisului conving`tor, comparat cu o abordare standardizat` [i administrativ`. Scrisoarea urm`toare (la pagina 111) a sosit dup` ce eu am telefonat la un mare hotel, \ntrebnd despre posibilitatea re]inerii unor camere pentru un curs de perfec]ionare. Este un exemplu simplu, dar
109
a venit cu o bro[ur` [i alte detalii: un pachet foarte asem`n`tor cu o propunere [i cu mai multe detalii ale costurilor poten]iale dect sunt \ntr-o scrisoare de obicei. Elementul de propunere a fost un pachet legat care prezenta toate facilit`]ile (ce cuvnt neatractiv) cu 36 de sugestii de meniu, formulare de completat, specificnd detaliile cerute [i multe altele. S` ne concentr`m pe scrisoare. Nu este neobi[nuit \n acest domeniu. Este bine inten]ionat`, politicoas` [i d` cteva informa]ii. Altfel este \ngrozitoare \n \ntregime. Ignornd punctele de fine]e ([i punctua]ia), mi-au venit \n minte imediat urm`toarele puncte (comentariul \n josul paginii): Nu vreau s` aud despre \ncntarea lor (desigur, ei vor contractul meu), \ncepnd cu ceva despre mine, nevoile mele [i circumstan]ele ar fi mai bune. Nu vreau o \ntlnire [i o gustare am explicat c` este un curs de perfec]ionare aceasta este terminologia lor, nu a mea ([i asta arat` c` terminologia este standard). Sesiunea de lucru nu este cndva \n viitor, eu am dat o dat` precis`. Apoi ei exprim` mai mult` pl`cere. Eu sunt mai interesat despre ce va aduce \n plus pentru mine primirea bro[urii, dect de ce a \nsemnat expedierea scrisorii pentru ei ([i, da, oamenii folosesc cuvntul lectur` \n scris, de[i este demodat [i se folose[te mai mult \n scris). De asemenea, de[i planul camerelor este util, eu nu v`d acest lucru ca pe un banchet, [i fraza bro[ura pentru banchet nu pare potrivit` este jargonul lor, nu al meu. Sec]iunea despre costuri \ncepe La acest nivel... care pare s` implice mai trziu putem negocia ceva diferit (chiar dac` ar fi putut, tot nu cred c` asta ar fi vrut s` sugereze); [i sunt costurile descrise cu speran]a s` se satisfac` cererea mea? Oferta de a se aranja o \ntlnire este cu siguran]` ceea ce s-ar dori [i ar trebui s` fie pezentat` ca o ofert` ferm`, f`cut` u[or [i pozi]ionat` ca un pas \nainte.
110
Vorbind despre \ntreb`ri, implic` gre[eli (ar fi bine s` fie oferite informa]ii adi]ionale). Concluzia este slab` [i las` clientului impulsul ac]iunii. O dat` poate fi scuzat`. Impresia general` este introspectiv`, standard, formularistic` [i adaug` pu]in sau deloc la simpla propunere trimis`; de fapt se sub]iaz`. Astfel, fiind cumva critici, presupun c` trebuie s` a[tept s` echilibrez imaginea. Scrisoarea poate fi, f`r` \ndoial`, \mbun`t`]it` mai trziu, dar ceva gen scrisoarea de la pag. 112 mi s-ar fi p`rut mai potrivit. Cea mai mare diferen]` este orientarea \mbun`t`]it` asupra clientului. Aceasta \ncepe cu o declara]ie, cu care, sigur, to]i organizatorii de \ntlniri s-ar identifica (este gndit s`-i fac` s` spun` Aceasta este exact ce vreau [i sentimentul c` scriitorul \n]elege punctul lor de vedere). Este mult mai conversa]ional [i are, una peste alta, un sentiment mai bun. Interesant, micile schimb`ri fac diferen]a: de exemplu, l`sa]i cuvntul exact \n afara propozi]iei, dup` list`, [i nu va suna potrivit. Scrisoarea este [i mai important` pentru situa]ii mai complexe [i propuneri mai elaborate dect cea de mai sus. Probabil, dac` este interesant`, s` fie primul lucru care va fi citit. Aranjeaz` scena pentru restul mesajului. Acest aspect nu ar trebui tratat ca o simpl` rutin`, o problem` administrativ`. Este, sau ar trebui s` fie, o parte a sarcinii de convingere, pe care scrisul oric`rei propuneri \l cere. Gre[i]i cnd face]i scrisoarea de prezentare informativ` [i impresionant` [i risca]i s` strica]i \ntregul dosar probabil semnificativ. Propunerile \ndr`zne]e ajung cu siguran]` s` fie citite, dnd [i ceva de gndit.
111
Exemplu de scrisoare
Drag` domnule Forsyth, Ca urmare a convorbirii telefonice cu dumneavoastr` de ieri, am fost \ncntat s` aflu c` v` intereseaz` hotelul nostru pentru o [edin]` [i un prnz cndva \n viitor. Am pl`cerea s` v` trimit spre consultare bro[ura noastr` pentru banchete, \mpreun` cu planul camerelor, [i, dup` cum pute]i vedea, cteva din camerele noastre se dovedesc ideale pentru ceea ce dori]i dumneavoastr`. La acest moment, sunt mai mult dect \ncntat s` v` ofer tarifele noastre pentru... (pre])... care includ urm`toarele: o cafea cu biscui]i, diminea]a; un prnz cu trei feluri [i cafea; ceai de dup`-amiaz` cu biscui]i; retroproiector [i flipchart; blocnotesuri [i creioane; \nchirierea camerelor; servicii [i taxe. {i sper ca acestea s` \ntruneasc` aprobarea dumneavoastr`. Dac` dori]i \n orice moment s` vizita]i dot`rile noastre [i s` discut`m alte cereri ale dumneavoastr` \n continuare, nu ezita]i s` m` contacta]i, dar \ntre timp, dac` ave]i \ntreb`ri asupra celor de mai sus, voi fi \ncntat s` r`spund. Al dumneavoastr`,
112
Exemplu de scrisoare: o abordare alternativ`

Drag` domnule Forsyth, Seminar de perfec]ionare: aranjamente care s` fac` \ntlnirea s` decurg` bine Seminarul dumneavoastr`, sunt sigur, va decurge foarte bine aici. S` v` explic de ce. Dup` cum descrie]i evenimentul, ave]i nevoie de un mediu de afaceri, f`r` distrac]ii, tot echipamentul necesar [i tot ceea ce trebuie s` func]ioneze ca un ceasornic. Camera noastr` XXX este printre cele folosite de obicei cu succes pentru acest gen de \ntlniri. Este liber` de obicei la data pe care a]i men]ionat-o dumneavoastr`: 3-4 iulie. Ca exemplu, un pachet care este potrivit pentru mul]i organizatori este: cafea/ceai cu biscui]i diminea]a; prnz cu 3 feluri de mncare cu ceai/cafea; ceai/cafea cu biscui]i dup`-mas`; foi, creioane [i carduri cu nume pentru fiecare participant; \nchirierea camerelor (incluznd folosirea unui retroproiector [i a unui flipchart). La pre]ul de xxx de persoan`, inclusiv serviciu [i taxe. Alternativ, pute]i discuta [i alte op]iuni: singura noastr` grij` este s` v` \ndeplinim cererile speciale [i s` rezolv`m corect fiecare detaliu. Ve]i dori s` vede]i cu siguran]` una dintre camerele sugerate; poate v` pot telefona ca s` stabilim un moment potrivit s` veni]i, s` arunca]i o privire. |ntre timp, bro[ura noastr` pentru \ntlniri o g`si]i al`turat (g`si]i camera noastr` XXX pe pagina 3). Aceasta [i planul camerelor cu propunerea noastr` complet` v` vor da posibilitatea s` face]i planul pentru cum vre]i s` decurg` \ntlnirea dumneavoastr` aici. V` mul]umim pentru c` v-a]i gndit la noi; a[tept s` v` \ntlnesc curnd. Al dumneavoastr`,
113
Prezentarea propunerilor
Unele propuneri sunt trimise ca orice alt` scrisoare; odat` ajunse \n fa]a solicitantului trebuie s`-[i fac` treaba singure, de[i pot fi urm`rite \n mai multe feluri, prin scrisori, telefon etc. (perseveren]a aici poate da dividende). Deseori se [tie c` propunerile complexe, \n special cele care implic` mai mult de o persoan` \n decizie, vor fi subiectul unor prezent`ri formale. Aceasta se poate \ntmpla \n dou` feluri principale: propunerea este trimis`, apoi este f`cut` o prezentare, dup` care cei selecta]i au citit (sau ar fi trebuit s-o citeasc`) documenta]ia; prezentarea este f`cut` mai \nti, cu propunerea detaliat` l`sat` ca o rememorare permanent` a con]inutului prezent`rii. Dac` un astfel de aranjament este f`cut \n avans, atunci propunerea trebuie s` reflecte ce rol are. De exemplu, pute]i avea nevoie de mai multe detalii \ntr-o propunere care s` se sus]in` singur`, [i nu una care urmeaz` unei prezent`ri. Poate fi uneori posibil (cu acordul solicitantului) s` se \ntrzie completarea propunerii pn` dup` prezentare, permi]nd includerea oric`rui element final de la orice feedback ce vine din timpul \ntlnirilor. Cu siguran]` este o paralel` strns` \ntre cele dou` entit`]i, astfel \nct este clar cum orice este spus la o prezentare se refer` la propunere. Rar se va \ntmpla ca o propunere s` fie citit` cuvnt cu cuvnt. Ceea ce este de obicei mai important sunt explica]iile adi]ionale, exemple [i exemplific`ri a ceea ce a fost scris. Poate cauza confuzie dac`, s` spunem, o propunere cu opt elemente importante este discutat` la o \ntlnire cu nou` sau zece probleme de atins (desigur, f`r` explica]ii). Este util pentru cel care propune dac` sarcina preg`tirii propunerii [i prezent`rii se combin` [i se completeaz`. O idee final` aici poate fi util`: mai mult de o companie din cele pe care le cunosc se ocup` de tip`rirea pentru ei \n[i[i unei copii
114
de prezentare a propunerii \ntr-un format mai mare sau o m`rime de tipar. Aceasta permite s` fie citit` mai u[or de o persoan` care st` la \ntlnire \n felul de la prezent`ri. Ofer`, de asemenea, spa]iu adi]ional s` se adnoteze documentul, cu note care vor ghida mai precis prezentarea.
C[tigarea aten]iei
Secretul unei bune propuneri st` \n aten]ia la detaliu [i grija \n preg`tire (l`snd la o parte necesitatea evident` de a satisface nevoile clientului \n termenii mesajului). Ca un comentariu de final, nu pot s` rezist referindu-m` la filmul de preg`tire al Video Arts numit Propunerea (pe care \l recomand cu c`ldur`). Filmul arat` un vnz`tor care se lupt` s` completeze o propunere. El viseaz` cu ochii deschi[i la primirea frumoas` pe care cump`r`torul o va face prozei sale nemuritoare [i certitudinea unei comenzi care va urma. Dar vocea din afar` \ntrerupe dar nu este a[a, nu? [i viziunea sa se schimb` \ntr-una mai pu]in roz. De aceast` dat`, cnd propunerea este predat`, vedem cump`r`torul (John Cleese) stnd la biroul sù, mahmur, o imagine a triste]ii. Arunc` \ncet tablete de AlkaSeltzer \ntr-un pahar [i se crispeaz` la zgomotul pe care \l face tableta efervescent`. Sunt pu]ine imagini mai bune care \mi pot veni \n minte cnd te a[ezi s` scrii o propunere. Dac` ]inte[ti s` duci urm`toarea lupt` la acest fel de barier`, va trebui s` te gnde[ti cu grij` [i s`-i dai oarecare greutate.
Puncte-cheie
Aminti]i-v` mereu c` rapoartele [i propunerile sunt distincte una
de alta.
115
Asigura]i-v` c` o propunere reflect` nevoile identificate ale solici-
tantului/clientului. Nu fi]i introspectiv; sarcina este s` convinge]i, [i asta necesit` o concentrare pe client. O propunere trebuie foarte probabil s` v` eviden]ieze, \n competi]ie asta putnd s` \nsemne c` ceea ce oferi]i este bun. Lega]i \ntotdeauna propunerea de ac]iunea care urmeaz`. Nu scrie]i doar o propunere bine, ambala]i-o [i prezenta]i-o la fel de bine.
Contribu]ia prezent`rii
Felul \n care arat` o propunere sau un raport este important. Influen]eaz` un num`r de lucruri, \ncepnd de la dac` este ro[u [i ct de curat este ro[ul pn` la cadrul mental \n care este citit`. Ar trebui spus, odat` pentru totdeauna, c` num`rul mai mare de prezent`ri standard a crescut dramatic \n ultimii ani. Echipamentele moderne, calculatoarele, imprimantele cu laser [i a[a mai departe \nseamn` c` sunt posibile rezultate profesionale chiar [i pentru cele mai mici companii. Dac` dori]i ceva tip`rit \n culori, dac` vre]i un tabel transformat \n grafic de un fel oarecare, atunci amndou` aceste lucruri, [i mai multe, se pot ob]ine ap`snd un buton. Chiar dac` este implicat` o curb` a \nv`]`rii, cei mai mul]i oameni sunt din ce \n ce mai preg`ti]i s` utilizeze posibilit`]ile echipamentelor moderne chiar dac` tehnologia progreseaz` v`znd cu ochii [i ne d` o sarcin` continu`. Oricare ar fi nivelul de complexitate de care ave]i nevoie, totu[i trebuie s` fi]i preg`ti]i, pentru c` cei care urmeaz` s` primeasc` rezultatul scrierii voastre, f`r` \ndoial`, primesc [i alte documente \n mod regulat. Dac` standardul acestora este ridicat, [i este foarte probabil s` fie, atunci al vostru trebuie s` arate mai bine sau s` fie mai bun. Din nou, nu exist` o formul` magic` de succes, mai curnd un num`r de lucruri pe care s` le ave]i \n minte [i un num`r de instrumente din care s` alege]i. To]i sunt preocupa]i, mai \nti, de sporirea clarit`]ii sau alegerea adecvat` a eviden]ierilor. Acest capitol revede, de aceea, un [ir de factori ai
118
prezent`rii generale. Nu exist` o sugestie aici, din \ntmplare, ca fiecare raport sau propunere s` \ncorporeze toate acestea. Aceste echipamente ar trebui s` nu fie suprasolicitate, altfel efectul poate deveni o mizerie, [i accentuarea inutil` se poate transforma \n ceva anume care apare strident sau nepotrivit. Sunt patru zone principale care cer aten]ie: graficele [i aranjarea paginii; folosirea expunerilor (ca grafice sau desene); op]iuni care se potrivesc anumitor circumstan]e (ca anexa); prezentarea general` (legarea etc.) a documentului.
Cum arat` paginile

Primul lucru care trebuie men]ionat aici de fapt nu exist`. Partea alb` a paginii este important` att ct este. Dac` textul este scris dens, pare c` nu exist` timp s` respiri, un lucru intr` \n urm`torul [i orice inten]ie de subliniere este pierdut` sau diluat`. |n plus, pare suprapus [i o s` par` [i o s` fie greu de citit. Deci, prima regul` a pagin`rii este s` se spa]ieze corespunz`tor. |ntr-un raport lung, \n special, toate spa]iile \ntre titluri [i sec]iuni, [i chiar \ntre paragrafe, trebuie s` fie suficiente ca s` dea imaginea potrivit`. Marginile nu trebuie s` fie prea strmte. Aminti]i-v` c` mul]i receptori ai acestor documente tind s` fac` adnot`ri pe ele. Ceea ce pare \ngrijit [i curat la \nceput poate s` ajung` o mizerie cnd cineva a trecut prin ele pentru a preg`ti o \ntlnire. S` presupunem c` s-a terminat [i a r`mas destul spa]iu ca s` se fac` convenabil. Acum ne uit`m, invers, la un num`r de aspecte diferite ce se afl` pe pagin` [i cum este aranjat`. Aranjarea paginii Pagina e[antion (ar`tat` la pagina 119) ilustreaz` doar o parte din modurile de a aranja un document. |n aceste zile, multe astfel de formate
119
PAGINA E{ANTION
1. INTRODUCERE Aceast` pagin` este prezentat` pentru a da cteva exemple din cele disponibile. Dup` cum este necesar, unele texte eviden]iaz` cteva elemente pe care aranjarea le poate cuprinde. Acestea sunt prezentate mai \n detaliu \n text. 2. ELEMENTE-CHEIE Titlurile trebuie s` fie vizibile. Este mai u[or s` parcurgi o pagin` [i s` culegi probleme [i teme specifice. |n plus, punctele sunt utile \n eviden]ierea subtitlurilor, folosite aici pentru semnalarea altor feluri de a crea accentuarea grafic`: \ngro[at: textul scris a[a atrage aten]ia \n mijlocul paginii; nu este doar pentru titluri. MAJUSCULELE sunt, [i ele, utile. Listele pot fi f`cute u[or de citit, punnd fiecare lucru pe alt rnd, cu linie sau punct: va diferen]ia punctele de textul principal; grupeaz` lucrurile care trebuie s` stea \mpreun`. A[a \nct lista s` spun`: Sunt trei factori principali aici... [i s` \i numeroteze: i) \n primul rnd, ii) \n al doilea rnd, iii) \n al treilea rnd etc. |mp`r]irea unei sec]iuni Uneori, dac` alineatele principale, numerotate, sunt prea lungi, trebuie subdivizate. Se face u[or cu subtitluri, cum este cel care preced` acest paragraf. {i al]i factori pot face acest lucru. De exemplu, o propozi]ie-cheie trebuie s` ias`, ca acum, \n eviden]`; literele \ngro[ate dau acest efect. Aici, \ntre liniile textului normal, efectul e clar. (Se poate [i cursiv. {i notele de subsol pot fi utile.) 3. |N FINAL Pentru a completa [i a finaliza aceast` pagin`, trebuie s` ]ine]i minte c` exemplele date se refer` la imaginea de ansamblu [i nu este bine, de obicei, s` ave]i a[a multe moduri de scriere pe o pagin`, \ntr-un spa]iu a[a mic. Efectul final ar putea fi \nc`rcat.
120
pot fi privite ca p`r]i integrale ale unui sistem de procesare a cuvintelor; permut`rile sunt numeroase. Este, de asemenea, u[or s` modifici asemenea oferte standard sau s` creezi, \ntr-adev`r, un format nou, fiind siguri c` selecta]i ceea ce este potrivit scopurilor voastre. Modelul de litere {i aici sunt multe op]iuni. Poate fi util s` alege]i [i s` schimba]i \n multe feluri, dar, utiliznd prea multe feluri \n fiecare document, \l pute]i face mai pu]in curat. Multe organiza]ii adopt` o paginare standard (sau pagin`ri) [i asta este ceva anume care este proiectat, nu \n ultimul rnd, pentru a putea amesteca textul cu stilul literelor din titlu, reflectnd imaginea [i stilul corpora]iei. O imagine puternic` este sensibil` dac` un num`r de probleme vor sfr[i toate \n acela[i loc, \n fi[ierul clientului. M`rimea literei Aceasta poate fi variat` \ntr-o plaj` mai mare dect a modelelor de liter`. Dimensiuni mai mari sau mai mici pot fi alese cu folos s` realizeze diverse sarcini, de exemplu:
Mai mari pentru pagini de titlu sau capitole

Mai mici pentru note de subsol sau note de mai mic` importan]`.
Sublinierea grafic` Exist` mai multe cì pentru a face o parte din text s` ias` \n eviden]` sau, pentru acest scop, pute]i s` \mpinge]i alte p`r]i \n fundal (unele din acestea fac leg`tura la exemplele de aranjare a paginii [i numerele lor de referin]`, specificate \n interior): LITERE MARI;
121
tipul \ngro[at (care poate fi utilizat pentru a eviden]ia un cuvnt sau o propozi]ie \n text, ca [i pentru titluri: vezi o pagin` e[antion); italice; sublinieri; aliniere. Alinierea este folosit` deseori cu puncte [i, pe lng` bulele standard, mai sunt cteva modele: potrivite pentru fiecare stil de document. Niciunul dinte aceste instrumente nu se exclud reciproc, ceva poate fi cu LITERE MARI {I GROASE, cu LITERE MARI SUBLINIATE (sau amndou`) sau \n oricare alt` permutare care se potrive[te sarcinii.
Alt instrument este paragraful \ncasetat. Este util pentru scrierea al`turat`, ceva ce nu este att de dependent de secven]a \n cauz`, rezumate sau orice necesit` un grad de separare. Paragraful \ncasetat \n aceast` serie [i \n aceast` carte sunt exemple tipice.
Numerotarea Este important pentru cititori s`-[i g`seasc` u[or drumul prin document. Nu numai prin el, dar [i \napoi, [i \nainte, dac` vrea s` localizeze o problem` \n particular. Paginile ar trebui totdeauna s` fie numerotate, probabil cu titluri, de asemenea. Subtitlurile pot [i ele s` fie numerotate, desigur, de[i punctele pot reduce nevoia folosirii unora dintre acestea. Numerotarea formal` poate fi folosit` de asemenea: 1. pentru titlurile principale 1.1, 1.2, 1.3 etc. pentru subtitluri sau chiar pentru paragrafe. (Aceasta nu este de dorit pentru orice, a[a cum apare formal, [i are un parfum de stil vechi de serviciu civil.)
122
Este un num`r (sic) de cì de numerotare ca [i 1., 2., 3. Asta include i), ii), iii); a), b), c); A, B, C; astfel este posibil s` ai o ierarhie a punctelor numerot`rii f`r` s` introduci nicio confuzie. Verifica]i atent totdeauna [i fi]i exact \n felul \n care face]i asta. De asemenea, verifica]i de dou` ori cnd spune]i ceva de genul Sunt trei punctecheie aici trebuie s` v` opri]i la trei. Asta scap` u[or cnd gndurile trec mai departe (dac` remarca]i un exemplu \n aceast` carte, da]i-mi de [tire!). Regula aici este c` practica este dictat` de complexitate. Dac` ceva este lung [i complicat, atunci numerotarea trebuie s` fie foarte clar`. Este, de asemenea, important dac` [tii c` o mul]ime de discu]ii pot fi sus]inute f`cndu-se referire la document. Pagini noi Trebuie s` alegi s` ai fiecare titlu principal la \nceputul unei pagini noi (sau nu, poate p`rea ne\ndemnatic [i risipitor dac` aceasta rezult` \n prea multe spa]ii).
O firm` de arhitectur` ce producea propuneri cu multe [i impresionante ilustra]ii, ceva unic \n acest sector de afaceri. Ca s` le fac` [i mai impresionante, arhitec]ii dubleaz` m`rimea \ntregului document de propunere (mai mare de A4). Apoi ei verific` reac]ia cu o cercetare simpl` [i afl` c` solicitan]ii [i clien]ii nu apreciaz` preg`tirea documentelor lor cu grij`. De ce? Pentru simplul motiv c` ei nu se mai potrivesc \ntr-un sistem conven]ional de completare. Asta \nseamn` c` au cauzat probleme [i, cu toat` excelen]a lor vizual`, a fost v`zut` prea des ca un inconvenient sau chiar ca o plictiseal`. Morala: creativitatea trebuie totdeauna s` vin` imediat dup` claritate [i \n]elegere pentru client. |n acest caz, cel care propune se \ntoarce la formatul original.
123
Expunerile
Pentru c` nu orice poate fi exprimat cel mai bine \n cuvinte, instrumentele sunt disponibile pentru a crea o mai mare claritate. Unele dintre acestea, cum ar fi graficele de bare, sunt preocupate de proiectarea numerelor [i informa]ii financiare, care au fost tratate \n capitolul 5. Ceea ce urmeaz` face ordine printre tipul de lucruri care pot fi folosite. Orarul proiectului Un instrument care ajut` oamenii s` vizualizeze orarul proiectului cu niveluri multiple [i reveniri.
Faza
Timp
Diagram` de flux Aceasta este mai complex`, sau mai curnd este pentru exprimarea unei imagini mai complexe. Cea mai bun` s` exprime leg`turile interrela]ionale.
124
Diagrame organiza]ionale
Aceasta poate s` reprezinte \ntreaga organiza]ie sau, simplu, o echip` de proiect. |n mod uzual descrie o ierarhie, dar care nu este neap`rat format` din oameni. Imagini Imaginile nu sunt potrivite peste tot, dar dac` este un rol pentru ele, atunci pot s` lucreze bine. Lucreaz` bine cu titr`ri [i ar trebui pozi]ionate bine pentru a se potrivi cu sensul textului. Toate aceste instrumente beneficiaz` din faptul c` sunt ]inute ct mai simple posibil. Dou` prezent`ri de un fel oarecare lucreaz` mai bine dect una supra-elaborat`. Folosind mai multe culori se poate adùga claritate (chiar dac` celelalte pagini ale raportului sunt alb [i negru) [i se folose[te din ce \n ce mai mult cnd costurile tip`ririi scad [i calitatea cre[te. Aminti]i-v` totu[i c` prin simpla adùgare a unei alte culori nu ve]i compensa lipsa de substan]` \n mesajul scris.
125
Uneori este un compromis aici \ntre perfec]iune [i timpul suplimentar necesar ca s` produci o prezentare de acest tip. Dac` claritatea este \n pericol f`r` ele, lua]i-v` timp: poate \nsemna diferen]a la rezultatul final.
Alte op]iuni de inclus

Anexa a fost men]ionat` \n capitolul despre propuneri. Nu o s` repet ce a fost spus acolo, exceptnd afirma]ia c` rolul-cheie al unei astfel de probleme este p`strarea unor probleme detaliate lungi separat de textul principal. Orice sunt [i oricum ar putea fi multe dintre ele, trebuie s` fie la fel de bine pezentate ca restul documentului. Dac` aduc detalii mai fine, atunci ar putea necesita chiar o aten]ie sporit`. Nu doar materialul tip`rit sau printat poate fi anexat \n acest fel. Materialul adi]ional, totul, de la fotocopii de pres` ag`]ate pn` la literatur` tehnic` [i bro[uri, poate fi inclus foarte bine. Singurul criteriu este dac` receptorul va considera aceast` includere ca necesar` [i potrivit` \n oricare dintre forme este adùgat`. Anumite documente au nevoie de un index. Acesta nu este att de obi[nuit ca nevoia de a include o pagin` de titlu [i/sau o pagin` de sumar (amndou` men]ionate cu referire la propuneri). Punctul-cheie este de fapt asigurarea c` cititorul nu va frunz`ri \nainte [i \napoi printre pagini, \ntrebndu-se de ce nu exist` o informare cum s` g`se[ti diverse lucruri.
Ambalarea general`
Rapoartele [i propunerile nu pot fi trimise ca o gr`mad` de hrtii volante. Felul cum sunt legate afecteaz` prezentarea lor, de aceea metoda aleas` este dictat` de nevoia de a impresiona cititorul. Convenien]ele reprezint`, de asemenea, un factor hot`rtor [i mul]i oameni opteaz` pentru legare, care permite ca materialul s` fie deschis [i s` r`mn` deschis f`r` ajutor.
126
Exist` mai multe op]iuni: Un raport simplu trimis colegilor poate s` necesite doar o agraf` care s` se prind` \n col]ul din stnga sus. Raportul poate fi prins \ntr-o copert` de raport standard sau legat` cu inele (o op]iune aici este o copert` de plastic transparent, care permite s` se vad` titlul). Exist` multe sisteme de prindere diferite. Raportul poate fi legat folosind ceva anume, ca un plastic sau o spiral` de plastic, cu o copert` care poate fi personalizat` pentru a identifica organiza]ia, departamentul sau pe cel care trimite. Sunt multe op]iuni aici, ceea ce este par]ial o chestiune de gust. Totu[i, nu folosi]i o ma[in` veche [i nereglat` de legat doar pentru c` este acolo. Alege]i ceva potrivit se poate s` ave]i nevoie de metode diferite care depind de receptor [i termina]i \ntregul proces cu bine. Unul sau dou` puncte de final: dac` raportul merge la po[t`, selecta]i o copert` deosebit`, dac` vre]i s` impresiona]i. Cu siguran]` alege]i ceva ce va ajunge la destina]ie \n condi]ii bune. Nu uita]i s` cnt`ri]i documentul. Dac` doar ghici]i greutatea [i obliga]i clientul s` pl`teasc` greutate \n plus, nu \l ve]i face s` citeasc` documentul \n cea mai bun` dispozi]ie. Gndi]i-v` la urgen]a documentului ar trebui s` plece prin po[t`, prin curier sau printr-un curier special? Dac` documentul ajunge la timp [i arat` bine, un hop a fost trecut. Dup` aceasta mai trebuie s` c[tiga]i un citit; [i apoi r`splata. Puncte-cheie
Asigura]i-v` c` aranjarea \n pagin` este adecvat` scopului [i cititorului. Asigura]i-v` c` detaliul aranjamentului se potrive[te cu pozi]ionarea
semnelor din con]inut.

Folosi]i instrumente grafice ca s` v` asigura]i c` sublinierea este exact
acolo unde dori]i. Crea]i ilustr`ri potrivite (grafice, diagrame etc.), care s` ajute explica]iile. }ine]i problemele de detaliu separat (de exemplu, \n anex`) pentru a men]ine fluxul explica]iilor. Ambala]i totul frumos ca s` da]i impresia potrivit`.
Postfa]`
127
Postfa]`
Ceea ce este scris f`r` efort se cite[te f`r` pl`cere. Samuel Johnson
Scrierea de afaceri [i cea mai complex` form` a sa, scrierea de rapoarte [i propuneri, nu constituie un lucru pe care \l pot face mul]i oameni \ntr-o organiza]ie. Vine cu responsabilit`]i, cum se spune. Dat fiind c` trebuie f`cut`, exist` doar dou` op]iuni cu adev`rat. Prima este s-o faci bine, caz \n care vei face ca rezultatul s` fie cel scontat. A doua este s-o \ncurci, privind-o ca pe o corvoad`, trecnd pe lng` [i poate sc`pnd oportunit`]ile pe care procesul le prezint`. |n unele cazuri, a doua op]iune pare aproape atractiv`. Unii oameni se conving singuri c` efortul de a face ceva nu merit` sau consum` prea mult timp. Unii sunt convin[i c` nu pot schimba ceea ce ei consider` un stil fix. Dar pentru cei mai mul]i, un gnd rapid \i convinge c` a doua op]iune nu este tocmai o op]iune. De obicei, prea multe atrn` de lucrurile pe care trebuie s` le fac` rapoartele [i propunerile pentru a nu le trata serios. Dac` rezultatele nu sufer` [i dac` profilul [i prospectele voastre, ca scriitori, trebuie s` ias` a[a cum le vre]i, atunci scrierea de rapoarte [i propuneri este un lucru care cere aten]ie. Nu se \ntmpl` pur [i simplu, desigur, [i este u[or s` supra sau subestimezi (am v`zut c` se spune c` scrisul este u[or, tot ce trebuie s` face]i este s` v` gndi]i la toate cuvintele pe care le [ti]i [i s` pune]i unele dintre ele \n ordinea potrivit`). Cere, desigur, un efort, \n special dac` vre]i s` v` exprime \ntr-un fel. Dar to]i factorii care atrag succesul sunt de bun-sim]. Preg`tirea este cheia. Un sunet, o structurare
128
logic` creeaz` un ansamblu care poart` con]inutul [i \ncepe s`-l fac` clar [i atractiv. Limbajul conteaz` [i el. Dac` ave]i obiective clare, spune]i ce vre]i s` se \n]eleag` succint [i construi]i o descriere potrivit`, cu stil, oamenii vor vrea s` citeasc`. P`strnd principiile \n minte, orice ve[minte necesare, noi, pot fi repede adoptate ca s` le \nlocuiasc` pe cele vechi. Ve]i afla c`, pe baza unor considerente [i practici, ve]i scrie mai u[or, mai sigur [i \ntr-un fel care se potrive[te scopurilor voastre [i inten]iilor cititorilor vo[tri. Acestea vor face ca foarte probabil s` v` atinge]i obiectivele. Chiar cel mai bun scris nu va salva un con]inut slab, dar va \nt`ri totu[i cazul prezentat, f`cnd mai probabil s` fie studiat, cnt`rit [i s` se ac]ioneze \n felul \n care v` dori]i. Odat` cu practica ve]i descoperi c` astfel de scrieri v` iau mai pu]in timp. Preg`tirea bun` \n special poate s` \ndep`rteze nevoia de rescriere [i editare elaborat` a materialului care ar fi trebuit s`-[i ating` scopul dintr-odat`, dac` se gndea ceva mai mult. Dac` scrierea se poate face imediat, nu mai e o corvoad`, v` va permite s` o trata]i cum trebuie. De fapt, exist` o anumit` pl`cere \n g`sirea a ceea ce crede]i c` este fraza potrivit` ca s` v` exprime punctul de vedere; mai multe cùt`ri func]ioneaz` [i sunt bine primite. Scriitorii profesioni[ti, f`r` \ndoial`, sufer` la fel de mult ca oricine cnd trebuie s` renun]e la ceva ce ei cred c` e bine. Dar, de asemenea, spun c` este un proces pl`cut chiar dac` cu \ntrziere: un scriitor, Michael Kanin, este citat ca spunnd Nu-mi place s` scriu, dar \mi place s` fi terminat de scris. Astfel, urm`torul document pe care \l ave]i de scris prezint` o oportunitate special`. Dup` ce a]i citit aceast` carte, ve]i [ti ceva despre factorii care ajut` s` se creeze scrieri de afaceri reu[ite. Oricare ar fi stilul vostru curent [i standard, pot s` fie lucruri noi pe care s` le \ncerca]i, lucruri vechi pe care \ncerca]i s` le schimba]i [i s` le \mbun`t`]i]i. |n concluzie, dou` lucruri: \nti ceva de amintit (vezi cadrul), apoi...
Postfa]`
129
Cteva reguli de scris

Cteva versiuni ale urm`toarelor reguli pot fi v`zute atrnate pe pere]ii birourilor. Toate strmb` limbajul pentru a exprima o idee \ntr-un fel amuzant [i fac regula memorabil`.

Nu abrev lucrurile nepotrivit. Verifica]i dac` vreun cuvnt lips`. Ave]i grij` s` folosi]i corecte adjectivele [i adverbele. Despre fragment`rile exprim`ri. Nu folosi]i neg`ri negate. |ntre tu [i mine, este important. Lega]i frazele bine, ce trebuie s` fac` conjunc]iile. Nu folosi]i virgule unde, nu este nevoie. Folosi]i cratima corect, no uita]i. Este bine s` nu folosi]i apozi]ii cnd nu este necesar. Doar Substantivele adev`rate ar trebui scrise cu liter` mare. de asemenea o propozi]ie ar trebui s` \nceap` cu o liter` mare [i s` se sfr[easc` cu un punct |n rapoartele scrisori [i lucruri asem`n`toare folosim virgule pentru a p`stra un [ir de probleme separate. Fii atent la verbele neregulate care s-au strecurat \n limb`. Verbele trebuie s` fie de acord cu subiectele lor. Un scriitor nu trebuie s` schimbe punctul vostru de vedere. O prepozi]ie nu este tocmai lucrul cel mai potrivit ca s` \ncheie o propozi]ie Evita]i cli[eele ca ciuma.
Voi da cuvntul de final unui autor \n mod special prolific, Isaac Asimov (care a scris aproape 500 de c`r]i, majoritatea de [tiin]` [i de science fiction). |ntrebat ce ar face dac` ar mai avea de trìt doar [ase luni, a r`spuns simplu: A[ bate mai repede. Clar, el era unul din cei
130
care se bucur` s` scrie. Dar replica sa este, de asemenea, un bun exemplu al puterii limbajului. Gndi]i-v` la ct de mult spune r`spunsul sù despre om [i atitudinea sa de via]`, munca sa [i cititorii sì; [i doar \n cteva cuvinte.
C+r}i care te fac mai
PERFORMANT
Colec]ia Ghidul managerului eficient cum s` extragi maximum de
beneficii pentru cariera ta: Cum s` comunici Cum s` \i cite[ti pe ceilal]i Cum s` selectezi personalul Cum s` delegi Cum s` fii un bun manager Cum s` te impui Cum s` motivezi Cum s` negociezi Cum s` te organizezi Cum s` planifici Cum s` rezolvi problemele Cum s` conduci [edin]e Cum s`-]i organizezi timpul Cum s` controlezi stresul
Colec]ia Gndire rapid` solu]ii rapide [i inteligente pentru situa]ii critice cu care te po]i confrunta pe nea[teptate: Situa]iile de criz` Luarea deciziilor Bugetul Supra\nc`rcarea \n munc` Disciplina Evaluarea Autoevaluarea Proiectele Propunerea
C`r]i practice pentru afaceri de succes modele de succes \n afaceri, preluate din mediul occidental [i autohton: Descoper` managerul din tine Cum s` st`pne[ti reclama la perfec]ie Arta r`zboiului de SUN TZU pentru oameni de afaceri [i investitori Cum s` iei noti]e \n mod inteligent Contabilitatea [i finan]ele pe \n]elesul tuturor Dic]ionar interna]ional de MARKETING Cartea \ntreprinz`torului: LISTE DE CONTROL Esen]ialul \n marketing 333 de idei, reguli [i tehnici pentru cucerirea pie]ei Manual de e-marketing Managerul de produs Alege profesia care ]i-aduce succesul Securitatea firmei Cum s` g`se[ti rapid informa]ii pe Internet Cum de nu-]i \n]elegi contabilul? Cum s` fii propriul tù consultant \n management Cele 100 de reguli ale vie]ii Cele 100 de reguli ale reu[itei \n afaceri Cele 10 reguli ale carierei de succes Modele de contracte \n englez` + CD Cum s` concepi un plan de afaceri Cum s` concepi un plan de marketing Cum s` motivezi oamenii Stenograme de [edin]e Managementul proiectelor de succes Manualul secretarei de firm` Cum s`-]i (re)g`se[ti o slujb` Franciza sau Cum s` faci avere prin metode testate de al]ii ed. a II-a 576 scrisori de afaceri pentru anul 2007 CD Cum s` st`pne[ti managementul la perfec]ie Managementul afacerilor de succes Managementul afacerilor de succes CD
Cum s` faci prezent`ri eficiente Totul despre concuren]a neloial` Management financiar pentru miniafaceri
Colec]ia Instruire pas cu pas: VNZ~RILE ca s` ai SUCCES COMERCIAL, \nsu[e[te-]i secrete, tehnici [i trucuri nea[teptate de la cei mai buni consultan]i \n domeniu: Metode [i trucuri despre... cum s`-]i gestionezi clien]ii: Metode [i trucuri despre... cum s` face]i clien]ii s` semneze Metode [i trucuri despre... cum s` impune]i pre]ul dorit Metode [i trucuri despre... cum s` cucere[ti noi clien]i
Colec]ia Special pentru tine tehnici practice pentru a te sim]i mai bine
valabile pentru oricine, oricnd. Cu o via]` personal` armonioas` ne putem cl`di o carier` de succes, f`r` efort [i f`r` pierderi importante (timp, bani [i energie):
Cum s`-]i \mbun`t`]e[ti rapid via]a sexual` Simplific`-]i viata! Copii n`scu]i sub o stea norocoas` Hop! Hibouk & Company Cum s` trìe[ti mai simplu [i mai fericit cu copiii tì Tehnici de supravie]uire pentru antitalente tehnice Cele 100 de reguli ale bog`]iei
Colec]ia Diverse
Libertate [i Credin]` Cardiopatia ischemic`
Colec]ia Solu]ii MARI pentru taxe mici textele complete ale celor dou`
acte normative, a[a cum au fost ele publicate \n Monitorul Oficial: Codul fiscal [i Codul de procedur` fiscal` Impozitarea veniturilor din \nchirieri *** ***
Colec]ia Consilier. Aceast` colec]ie asigur`, \ntr-un limbaj accesibil,

informa]ii [i sfaturi practice, care fac din lucr`rile respective veritabile instrumente de lucru. Ele acoper` o vast` plaj` de domenii. Toate lucr`rile sunt actualizate periodic cu informa]ii valoroase, sfaturi, trucuri, nout`]i ale domeniului, formulare [i modele.
Consilier Taxe [i Impozite pentru Contabili + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Contabilitate + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Raporturile de munc` [i rezolvarea conflictelor cu angaja]ii + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Manualul directorului de SRL + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Legisla]ie [i Proceduri Vamale + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Management financiar + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Managementul resurselor umane + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Excel pentru afaceri + serviciul de actualizare pe 6 luni Consilier Asigur`ri sociale + serviciul de actualizare pe 6 luni Agenda Fiscal` a Contabilului Consilier Contracte comerciale [i acte de comer], armonizate cu legisla]ia european` + serviciul de actualizare pe 12 luni ***
Colec]ia Afaceri la Cheie afaceri verificat profitabile v` conduc pas
cu pas pe drumul c`tre succes Afacerea care vi se potrive[te este aici [i este u[or de pus \n practic` pentru c` ave]i acum toate instrumentele necesare demar`rii ei: informa]ii valoroase furnizate de cei mai buni speciali[ti. Fiecare lucrare din colec]ie este \nso]it` de un set de instrumente utile, denumit generic Primele 100 de zile ale unui \ntreprinz`tor de succes. Informa]ii detaliate pe: www.afacerilacheie.ro
Ghid practic cultivarea legumelor \n sistem ecologic Ghid practic cultivarea plantelor medicinale \n sistem ecologic Pensiune turistic` [i agroturistic` + CD Ghid practic pentru executarea [i montarea tmpl`riei din PVC + CD Cultivarea ciupercilor Champignon + CD
Cultivarea ciupercilor Pleurotus + CD Cre[terea ra]elor [i a g[telor Cre[terea prepeli]elor japoneze + CD Cresc`torie de gìni pentru ou` [i carne + CD Stand mobil de sucuri naturale Cre[terea chinchillelor pentru blan` Cre[terea viermilor de m`tase Ferm` pentru cre[terea melcilor Atelier pentru mic mobilier Ghid practic pentru confec]ionarea lumn`rilor Ferm` pentru cre[terea stru]ilor Cultivarea arbu[tilor fructiferi
Colec]ia Afaceri la cheie Proiecte:

Executa]i 99 de piese de mobilier Set de proiecte pentru cresc`toria de prepeli]e Proiecte pentru construc]ia [i utilarea cresc`toriilor ecologice de p`s`ri Proiecte [i utilaje pentru dotarea f`bricu]ei de s`pun Set de proiecte ser` modular` pentru bonsai [i plante decorative *** |n preg`tire: Ghidul prezent`rilor de succes Cum s` \ncepi o afacere de succes
Pentru a intra \n posesia lucr`rilor dorite, completeaz` talonul al`turat [i trimite-l prin fax la nr. (021) 205.57.30. Ne po]i contacta [i telefonic la nr. (021) 209.45.45, prin e-mail la adresa: comenzi@rs.ro, pe site la www.rs.ro sau prin po[t` la adresa: Ghi[eul extern 3 O.P. 39, sector 3, Bucure[ti.

FORMULAR DE COMAND~
Da, doresc s` achizi]ionez lucarea/lucr`rile: ... ex. ______________________________________________ ___________________________________________________
(denumirea lucr`rii/lucr`rilor sau nr. de ordine corespunz`tor)
CORESPONDEN}~ R~SPUNS
CR
SE TAXEAZ~ LA DESTINA}IE
RENTROP \ STRATON Grup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri Ghi[eul extern 3 O.P. 39, sector 3, Bucure[ti
... ex. _____________________________________________ ___________________________________________________

... ex. _______________________________________ ______ ___________________________________________________

RENTROP & STRATON Bdul Na]iunile Unite nr. 4, bl. 107A, Sector 5, Bucure[ti RCJ40/8371/1995 CUI R 7782311
V` rog s` \mi expedia]i comanda mea \n sistem ramburs (voi pl`ti la ridicarea coletului de la po[t`) la adresa de mai jos: Numele________________________ Prenumele _________________Vrsta ________ Func]ia _____________________ Firma ____________________ de stat privat` Dom. Activ. ___________ CUI _______ Cifra de afaceri _______ Nr. angaja]i _____ Banca _____________ Nr. cont. ____________________________________________ Localitate _______________________ Str. ______________________ Nr. _________ Bl. ___ Sc. ___ Et. ___ Ap. ___ Cod _______ Sector / Jude] _____________________ Telefon _____________________________ Fax _______________________________ E-mail ______________________ Pentru facturare, pl`titorul este: firm` / persoan` fizic`
Semn`tura [i [tampila _______________________ Data comenzii _____________________________
Cod surs`: 333908 DIV1PHOS1808

Cum Sa Faci Rapoarte

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Cum Sa Faci Rapoarte

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Traducere: Irina Scheu[an

RENTROP & STRATON

CUM S~ SCRII RAPOARTE {I PROPUNERI

RENTROP & STRATON

Introducere: amenin]`ri [i oportunit`]i

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Introducere: amenin]`ri [i oportunit`]i

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Introducere: amenin]`ri [i oportunit`]i

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

Serios [i foarte serios

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Fig 1.1 De la avizierul companiei

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri?

Conceperea unui raport de calitate

Stabilirea unor obiective clare

Conceperea unui raport de calitate

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Stabilirea situa]iei. Descrierea implica]iilor. Recapitularea posibilit`]ilor. Face]i o recomandare.

Conceperea unui raport de calitate

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Figura 2.1 Cele dou` structuri ale unui raport

Conceperea unui raport de calitate

|n primul rnd, introducerea

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Conceperea unui raport de calitate

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Conceperea unui raport de calitate

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Conceperea unui raport de calitate

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Preg`tirea pentru scris

o noti]` despre cum a]i procedat [i ]ine]i-o aproape cnd citi]i.

ca pe un ghid al stilului [i practicii voastre.

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Preg`tirea pentru scris

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Preg`tirea pentru scris

Cercetarea dinaintea preg`tirii

Ce trebuie s` [ti]i pentru a \ntocmi un raport?

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Preg`tirea pentru scris

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

departament (dimensiune, scop, reputa]ie, dezvoltare)

ce pot face ce vor face C`l`torii

Salariu Beneficii (ex. ma[ina)

Preg`tirea pentru scris

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

Preg`tirea pentru scris

3. Departament (dimensiune, scop, reputa]ie, dezvoltare + viitor)

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri

... ex. _ _______

... ex. _ _______________

Semn`tura [i [tampila _ Data comenzii _______