121

DOCUMENTELE DE FORMALIZARE A STRUCTURII ORGANIZATORICE

Funcionalitatea i eficiena structurii organizatorice depind n mod hotrtor de corectitudinea delimitrii i repartizrii atribuilor, sarcinilor i responsabilitilor ntre componentele primare ale structurii organizatorice : posturi, funcii, compartimente. Materializarea in plan operational a principiilor interdependentei minime, economiei de comunicatii, concordantei cerintelor postului cu caracteristicile titularului si reprezentarii structurii se realizeaza cu ajutorul unor documente consacrate ca instrumente de exprimare a structurii formale. Dintre acestea fac parte : regulamentul de organizare si functionare, fisa postului, organigrama. Regulamentul de organizare si functionare este documentul cel mai cuprinzator al structurii organizatorice, elaborate la nivelul fiecarei firme. Rolul acestui document consta in descrierea mecanismului de functionare al firmei prin stabilirea atributiilor ce revin compartimentelor, precum si a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor diferitelor functii existente in compartimente. Intr-o maniera sugestiva, relatiile organizatorice sunt exprimate sub forma diagramelor de relatii ale fiecarui compartiment cu restul compartimentelor structurii organizatorice. In general, coninutul acestui document al structurii formale este dat de urmatoarele pari si capitole : partea I : Organizarea firmei, care cuprinde : dispoziii generale, respectiv actul normativ de infiintare, precizarea domeniului si obiectului de activitate, tipul societii, statutul juridic al firmei; structura organizatoric, prezentat ca enumerare, n ordine descendent, a nivelurilor ierarhice i a subdiviziunilor organizatorice care le compun; partea II-a : Atribuiile firmei; partea III-a : Conducerea firmei atribuiile Consiliului mputerniciilor statului; atribuiile Consiliului de administraie; atribuiile conducerii executive cu detalierea i precizarea competentelor i responsabilitilor pentru: director general, director tehnic, director comercial, director de producie, director economic;

122 partea IV-a : Compartimentele funcionale i de producie, n care se precizeaz: atribuiile fiecrui compartiment din structura funcional, inclusiv diagrama de relaii care ilustreaz relaiile cu restul compartimentelor structurii; atribuiile fiecrui compartiment al structurii operaionale i, de asemenea, diagrama de relaii; partea V-a : Dispoziii generale. Pe lang rolul pe care-l are in stabilirea i delimitarea sarcinilor, competenelor i responsabilitilor organelor participative de conducere, a funciilor de conducere de nivel superior i a diferitelor compartimente ale structurii, contribuind astfel la eliminarea unor probleme n activitatea de conducere sau execuie, regulamentul de organizare i funcionare ofer posibilitatea cunoaterii de ctre fiecare salariat a atributiilor compartimentului n care lucreaz i a relaiilor cu celelalte compartimente. Fia postului este unul din cele mai importante documente operaionale ale regulamentului de organizare i funcionare. Schema general a fiei postului include urmtoarele componente: denumirea i obiectivele postului, compartimentul, cerinele (studii, vechime), relaiile (ierarhice, funcionale, de cooperare i de reprezentare), sarcinile, limitele de competent, responsabilitatile. Pentru a corespunde ct mai bine specificului activitii i a acoperi corect volumul de munc solicitat de obiectivele postului, fiele posturilor se intocmesc i se actualizeaz periodic de ctre efii compartimentelor cu asistena de specialitate a compartimentului de management. Contribuia acestui document al structurii formale la obinerea flexibilittii i competitivittii structurii organizatorice, depinde hotartor de actualizarea i adaptarea periodic a coninutului sau la obiectivele generale ale unitii. Organigrama este reprezentarea grafica a structurii organizatorice formale a firmei (fig a i b). Dei este prevazut ca anex la regulamentul de organizare i funcionare a unitii, rolul ei este acela de dublu instrument: pasiv, de vizualizare a structurii organizatorice i activ, ca instrument de analiz a modului sau de proiectare Elaborarea corect a oganigramei solicit respectare unor regului bine stabilite dintre care mentionm: mrimea dreptunghiurilor prin care se ilustreaz componentele primare ale structurii trebuie s reflecte diferenele dintre inportana obiectivelor, sarcinilor i responsabilitile implicate;

123 pentru fiecare compliment trebuie s se specifice numrul total de personal din care, plasare dreptunghiurilor corespunztoare compartimentelor sau funciilor de conducere toate posturile i compartimente situate pe aceai nivel ierarhic vor fi plasate la o n cazul organigramelor complexe este recomandabil utilizarea unei legende care s n funcie de sfera de cuprindere a ilustrrii structurii organizatorice, organigramele pot fi : generale sau de ansamblu i pariale, rednd n detaliu componena organizatoric a unor compartimente. Forma reprezentrii imparte organigramele ( generale i sau pariale) n : priamidale i circulare. Sensul reprezentrii conduce la clasificrea organigramelor n : ordonate de sus n jos ; ordonate de la stngala dreapta importan n reflectarea morfologiei structurii organizatorice,

de conducere, de execuie; i a liinilor i a liinilor treburile s indice raporturile de subordonare ierarhic din unitate; distan egal de conducere superior a unitii; expliciteze simbolurile utilizate.

Cu toat marea ei

organigrama nu trebuie substituit acesteia. Uneori, mai ales n practic, se interpreteaz n mod greit perfeciunile aduce structurii organizatorice ca modificri ale organigramei. Aceast interpretare reducionist se datoreaz nentelegerii faptului c organigrama nu reprezint dect o schematizare a unor elemente ale struturii organizatorice.

124 Fig. a Organigrama de tip pirmaidal a unei companii pentru piese turnate

PRESEDINTE

Vicepreedinte Pentru petrol brut

Vicepreedinte comercializarea produselor

Vicepreedinte Finantare & serv internationale

Vicepreedinte Combustibill marini si lubrefianti

Vicepreedinte Aviatia internationala

DIRECTIA DE COMERCIALIZARE A PETROLULUI BRUT IN MAREA NORDULUI, AMERICA

DIRECTIA VANZARI VESTICE

DIRECTIA SISTEMELOR SERVICII IN COMUNICARE

DIRECTIA COORDONARE A COMBUSTIBILELOR MARINI SI LUBRIFIANTI TEHNICI

DIRECTIA VANZARI AVIATIE

DIRECTIA ACHIZITIE GUVERNAMENTALE

DIRECTIA VANZARI ESTICE

SISTEM 1

DIRECTIA VANZARE LUBREFIANTII SI COMBUSTIBILI MARINI

DIRECTIA SERVICII IN DOEMNIUL AVIATIEI

DIRECTIA PROGNOZA VANZARILOR

DIRECTIA VANZARI EUROPENE

SISTEM 2

DIRECTIA FINANTE SI SERVICI

DIRECTIA PLANIFICARE MARKETING SI SERVICI AVIATIE

DIRECTIA VANZARI PETROL - BRUT DIRECTIA VANZARI IN EUROPA MEDITERANA

SISTEM 3

TEHNOLOGIA SERVICIILOR

CONDUCERA CALITATIVA A SERVICIILOR

CONTABIL SEF

DIRECTIA MANAGER SI CONSILIERI PTR. FINANTAREA PROD. CREDIT SI EVOLUAREA SISTEMELOR

DIRECTIA STRATEGIA SISTEMULUI FINANCIAR

DIRECTIA FINANTARE PTR. PETROL BRUT

125

126

PRESEDINTE
CENZORI Oficul Managemet Departamenturl Vnzari Departamentul Tehnic Departamentul Contolulcaitii Sudur Departamentul utilaje Mentenan ASISTENT PREEEDINTE Manager Producie Uzina Nr .1 Manager producie Manager Producie Uzina Nr .2

Contabilitate

Assistant manager producie

sudur

Finisare

Finisare

Tiere

Tiere

Turnare

Turnare

Asamblare Injecie cu ceara

Asamblare Injecie cu ceara

127