Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
: RO 1349786, Capital social: 1640000 IBAN: RO85 RNCB 0205 0448 5312 0001, BCR Ploiesti IBAN: RO66 RZBR 0000 0600 0598 9149, RAIFFEISEN BANK Ploiesti Tel : +40 244 362423, Fax: +40 244 362424 www.phoenixy.ro
Prezentul raport prezinta rezultatele functionarii sistemului de management al calitatii si sigurantei alimentare pentru perioada IANUARIE DECEMBRIE 2011.
Cuprinde informatii referitoare la: stadiul i rezultatele obiectivelor calitii stadiul aciunilor rezultate n urma analizei anterioare a managementului rapoartele de audit feed-back-ul de la client stadiul aciunilor corective i preventive performanele proceselor controlul neconformitilor de proces modificrile planificate care pot afecta SMC (schimbarea sediului, retehnologizarea activitilor, cerine noi privind calificarea personalului, eventuale reglementri n domeniu, etc.)
Page 1 of 11
5.
5.1. Analiza rezultatelor auditurilor externe In perioada analizata nu au fost audituri externe programate. Din planul de masuri pentru 2011, intocmit cu ocazia auditului din luna aprilie 2011 s-au retinut pentru realizare in 2011, urmatoarele masuri:
IFS requirement Evaluat ion Explanation Corrective action Responsibility Date and status of implementation Responsabil Calitate, Directori de vanzari 15.07.2011 Status
1.3.2 The results of this procedure shall be evaluated and considered by the determination of quality objectives.
2.2.4 All documents which are necessary for compliance with the product requirements shall be available in their latest version.
4.2.1 Specifications shall be available for all final products and, if necessary (e.g. retail brand) be agreed upon in writing with customers. The specifications shall be up to date, unambiguous, available and always in conformance with legal requirements. 4.3.2 Product formulation, manufacturing processes and the fulfilment of product requirements shall have been ensured by factory trials and product testing.
In gradul general de satisfactie al clientilor nu se regaseste feed-back-ul de la KA. Procedura de arhivare a documentel or nu este suficient aplicata. Specificatia pentru pufuleti nu contine in clar valorile parametrilor chimici sau intervalul de toleranta. Nu sunt inregistrari ale tuturor produselor dezvoltate sau modificarilor . see 4.3.2
Toate documentele necesare conformitatii produsului cu cerintele vor fi disponibile in cea mai recenta versiune. Specificatiile vor fi actualizate, fara ambiguitati, cu precizarea in clar a valorilor medii ale parametrilor chimici si a intervalelor de toleranta.
S-au introdus in specificatiile de produs intervale de toleranta pentru parametrii chimici in conformitate cu CIAA Guideline Daily Amounts
Vor fi documentate, pentru toate produsele, conceptia, procesele de fabricatie si indeplinirea cerintelor conform testelor si incercarilor realizate. Evolutia si rezultatele dezvoltarii produselor vor fi inregistrate cu acuratete. Se va revizui procedura de accepatare si monitorizare a furnizorilor cu introducerea criteriului de evaluare prin auditarea acestora.Se vor planifica si realiza audituri la furnizori.
Au fost documentate conceptia, procesele de fabricatie si indeplinirea cerintelor pentru produsele nou dezvotate .
4.3.6 The progress and results of product development shall be properly recorded. 4.4.4 The approval and monitoring procedure shall contain clear assessment criteria such as: audits, certificates of analysis, supplier reliability and complaints, as well as required performance standards based on a hazard analysis.
Au fost inregistrate cu acuratete evolutia si rezultatele dezvoltarii produselor A fost realizata o planificare a auditarii furnizorilor
In reevaluarea furnizorilor nu sunt criterii privind rezultatele auditurilor acestora.; nu este o planificare a auditarii lor.
Page 2 of 11
4.4.5 The results of suppliers' assessments shall be reviewed regularly. There shall be records of the reviews and of the actions taken as a consequence of assessment. 4.9.6 Contaminated products (including raw materials, semiprocessed and finished products) shall be isolated and treated as non-conforming products. Access to these products and actions for further handling or checking shall be carried out only by authorised personnel. Only where an automatic rejection process is technically not possible (e.g. large trading units) will an automatic line stop be accepted.
4.9.7 The accuracy of measurement of the detectors shall be specified. Qualified personnel shall regularly check the proper operation of detectors. In case of defect or failure of a metal and/or foreign body detector, corrective actions shall be implemented, documented and verified.
Chestionaru l de autoevaluar e furnizor nou nu este implementat . Nu este suficient implementat a procedura de verificare a magnetului pentru retinerea metalelor. No enough implementat ion of procedure regarding controling of this metal magnet ring. vezi 4.9.6. see 4.9.6.
A fost documenta o procedura mai elaborata de verificare a magnetului pentru retinerea metalelor.
4.9.8 Any filters and sieves used for metal and/or foreign body detection shall be regularly inspected and properly maintained.
Va fi specificata precizia masuratorilor cu detectoare.Buna functionare a detectoarelor va fi verificata periodic de catre personal calificat .Vor fi implementate ,documentate si verificate actiuni corective pentru cazul defectarii sau functionarii necorespunzatoare a detectorului. Vor exista inregistrari pentru inspectiile si mentenanta filtrelor si sitelor folosite pentru detectarea metalelor si a corpurilor straine
A fost specificata precizia masuratorilor cu detectoare. Buna functionare a fost verificata periodic .
Au fost realizate inregistrari ale inspectiilor si mentenanta filtrelor si sitelor pentru detectarea metalelor si corpurilor straine
4.10.3 Following pest control inspections, any actions and resulting recommendations shall be documented, including the date and signatures of both parties.
4.15.1 The company shall ensure that in the event of changes to product formulation, including rework, processing methods and equipment or packaging, that the process characteristics are reviewed in order to assure that product requirements are complied with.
Nu sunt inregistrate in procesele verbale de validare, echipament ele noi sau cele dupa reparatie capitala.
Se vor reanaliza si valida procesele caracteristice dupa fiecare reparatie capitala sau introducere de echipamente noi.In procesele verbale de validare a planurilor HACCP vor fi incluse modificarile aduse liniei de fabricatie.
Au fost inregistrate procesele verbale de validare echipamnete noi si cele dupa reparatie capitala.
Page 3 of 11
5.10.1 A procedure shall exist for the management of all nonconforming raw materials, semifinished and finished products, processing equipment and packaging materials. This shall include, as a minimum: - isolation/ quarantine procedures - risk assessment - identification (e.g. labelling) - decision about the further use (e.g. release, rework/post treatment, - blocking, quarantine, rejection/disposal).
5.2. Analiza rezultatelor auditurilor interne Indicator stabilit : Respectarea planului de audit si a programului de verificare site-inspection. Nr de neconformitati / audit Auditurile interne efectuate au constatat un numr de 7 neconformiti, din care au fost nchise pn n data prezentei analize de management un nr de 5. Programul stabilit pentru anul 2011 a fost respectat. Au fost identificate masuri care se regasesc in Planul de masuri dupa site-inspection si care sunt urmarite spre rezolvare. Nr. Data crt 1 Masura planificata Se va regandi sistemul de depozitare Odata cu realizarea integrala a sistemului informatic in companie, acest aspect va fi inclus in proiect Responsabil Termen transpunere realizare Director General pentru 2013 alocare fonduri Director General pentru alocare fonduri
Problema constatata
In spatiul de depozitare 16.03.2012 materie prima , spatiile aferente in anumite perioade din an se dovedesc a fi insuficiente Sistemul informational pentru 16.03.2012 cisterne / siloz este in functiune. Aprovizionarea cu big-bag la malai permite doar inregistrarea manuala a datelor. 5.3. Performana proceselor Realizarea productiei
Dec. 2012
Page 4 of 11
Pe parcursul anului 2011 s-a lucrat la imbunatarirea randamentului de productie si o crestere a acestuia estimata la peste 90-96 %. Acest lucru s-a realizat prin imbunatatirea calitatii utilajelor si standardizarea pieselor , amsamblurilor si subansamblurilor componente ale utilajelor de fabricatie ceea ce a dus la o constanta in realizarea productiei, diminuarea pierderilor tehnologice . De asemenea s-a testat in laboratorul propriu calitatea materiei prime si in colaborare cu furnizorii s-a ajuns in 2010. S-au achizitionat si pus in functiune utilaje noi, avand capacitate de productie dubla fata de a utilajelor existente , respectiv: - Extruder Maddox- capacitate de extrudare 60 kg malai/h pentru realizarea pufuletilor cu structura tare , crocanta -Masini de ambalat Rovema - 2 bucati capacitate de ambalare 100 pungi /minut fata de 40 pungi/minut la masinile deja existente -Linie de ambalat in cutii pentru pufuletii cu glazura de cacao -180 pungi/minutrespectiv 50 cutii/h Curatenie si igienizare Indicator definit: Respectarea Planului de curatenie, spalare si dezinfectie. Atat Planul de curatenie general, cat si procedurile de igienizare au fost modificate cu includerea observatiilor facute in auditul de certificare in anul 2011 . Au fost refacute instruirile cu aceste proceduri si modul de aplicare a cerintelor Planului de curatenie. A refacut planul de prelevari teste de sanitatie . Activitatea de curatenie , spalare, dezinfectie s-a realizat cu forte proprii, personal instruit in intern. S-a realizat trainingul cu ajutorul pesonalului calificat de la firmele specializate in distributia de substante de curatenie si igienizare. S-a planificat calificarea personalului dedicat pentru igienizare confrom modulului M3 agent/operator Nu au fost necesare actiuni corective. Deratizarile si dezinsectiile s-au realizat cu firme specializate. S-a realizat monitorizarea controlului daunatorilor.Se vor vedea anexele Notificare rechemare Indicator stabilit: Numr de notificri i reclamaii pentru produse efectuate/perioada de timp.
Page 5 of 11
igienizare ,
organizat de DSP, in
In perioada analizata nu au fost cazuri de retragere - rechemare de produs. Procedura a fost testata. Rezultatul testarii a indicat o apreciere buna a modului de organizare a societatii in ceee ce priveste mobilizarea in caz de retragere rechemare produs. Identificare si trasabilitate produs finit . Nu au fost identificate abateri de la trasabilitate. S-au efectuat testarea, in intern, a procedurii de trasabilitate pentru verificarea acesteia. Nu s-au inregistrat abateri de la trasabilitate. Procedura a fost testata cu succes. Identificari si trasabilitate OMG Indicator stabilit: Numr abateri de la trasabilitatea produsului / perioad de timp Nu s-au inregistrat abateri de la trasabilitate. Procedura a fost testata cu succes. Aprovizionarea Indicator stabilit: Valoarea produselor neconforme achizitionate / perioada de timp Activitatea acestui proces s-a desfasurat pentru atingerea obiectivul: asigurarea fluxului de productie cu materii prime si materiale de calitate . In procesul de aprovizionare au fost inregistrate retururi de malai a 2740 kg malai la care s-a constatat granulozitate mai mica decat cea solicitata prin ST. Valoarea produsului neconform a fost de 3835.6 RON . Raportat la valoarea totala a malaiului achizitionat de 9113114.15 RON reprezinta un procent de 0,004 %.Pentru folie procentul e ste de Retururile inregistrate au fost pentru urmatoarele loturi de malai : Denumire societate Titan SA Titan SA Artema Plast Print Pack Tip Produs Malai Malai Folie ambalaj Folie ambalaj Data 07.06.2011 16.02.2012 13.07.2011 24.11.2011 Factura 101292 105474 3717 Cod lot MTTN 070692 MTTN 160274 FART 130717 241144 Cantitate ( Kg ) 900 1840 107 255 Valoare 1278 2557.6 1351 4263
201100744 FPRP
Livrari si vanzari
Page 6 of 11
Livrarile si vanzarile se efectueaza conform comenzilor si stau la baza programarii productiei.Ca si caracteristica comenzile sunt in general mai mari decat capacitatea de productie de aceea nu exista stocuri mari de produs finit . Analiza vanzarilor pe clienti si produse in 2011 se regaseste in rapoartele atasate acestei analize. Concluzie: nivelul vanzarilor a fost mentinut aproximativ egal cu cel din 2010. Au fost facute eforturi in sensul stimularii vanzarilor prin stimularea si fidelizarea clientilor finali( magazinele en detail) prin demararea unor concursuri cu premii in functie de vanzarile realizate. Cifra de afaceri in 2011-74685,5 fata de 79334.7 ron in 2010. Gradul de satisfactie al clientilor In perioada aprilie 2011 - aprilie 2012 au fost transmise 157 de chestionare. Sau intors 29 de chestionare in care gradul de satisfactie al clientilor a fost incadrat la multumit foarte multumit, restul fiind incadrati generic la client satisfacut, fara observatii In urama anchetei privind satisfactia clientilor la distribuitori cat si in lanturile de hypermarket-uri au rezultat urmatoarele remarci si sugestii: - onorarea prompta a comenzilor - dezvoltarea partii logistice - promovarea intensa a produselor - efectuarea de promotii - imbunatatirea ambalajului de transport Pentru rezolvarea acestor probleme managementul superior a aplicat o politica de investitii in sensul maririi continue a capacitatii de productie, investitii in echipamente de ambalare performante si pentru o noua linie de ambalat in cutii de carton ( tray ). S-a dezvoltat partea logistica prin achizitionarea de noi masini de transport marfa pentru asigurarea optima a transportului de marfa la clienti. Pe partea de marketing s-a incercat promovarea produsului prin organizarea de promotii pentru produs si s-a pus accent pe imbunatatirea impactului brandului pe piata cu ajutorul unor firme specializate de PR . In relatia cu conturile speciale s-a remarcat accentul pus de acestea in dezvotarea de produse noi, marca proprie, cu societatea noastra. Astfel in anul 2011 au fost dezvoltate urmatoarele produse noi marca proprie: _ Romania Hypermarche SA: _2 produse : Traditia Gustului Pufuleti simpli 45 g si Pufuleti cu sare 90 g _ LIDL Discount : 2 produse in 2011 ( Circuss Cascaval si Circuss sare ) iar in aprilie 2012- 1 produs nou - Circuss Cascaval si pentru Bulgaria. In plus, fata de portofoliul din 2010 a fost listat si produsul Gusto pufuleti cu cascaval si surprize 30g. _Real SA s-au realizat 2 produse - marca proprie TIP Pufuleti cu sare in 2 variante- 45 g si 90 g si s-a inregistrat o crestere a cifrei de afaceri la 150 % _Metro SA- au fost delistate produsele marca proprie _ Aro Cascaval si Aro pizza in urma licitatiei din decembrie 2010 . Restul portofoliului a ramas neschimbat cu mentinerea cifrei de afaceri _ Selgros SA- a fost listat in plus fata de portofoliul din 2010 produsul Gusto Pufuleti simpli 85 g _ Mega Image- se realizeaza marca proprie Gusturi Romanesti pufuleti simpli 45 g_pentru care s-a inregistrat o crestere a cifrei de afaceri la 150 % _ Billa SA_s-a mentinut portofoliul de produse din 2010 si nivelul cifrei de afaceri _ Profi Rom food a fost listat produsul pufuleti cu glazura de cacao 50 g in plus fata de portofoliul din 2010 _ Kaufland Romania a fost listat produsul pufuleti simpli 45 g _ REWE a fost mentinut portofoliul si cifra de afaceri Lekkerland, General Parma Food si Interex- a fost mentinut portofoliul si cifra de
Page 7 of 11
afaceri Parteneri noi in 2011 : OMV Petrom si Carrefour Romania in care au fost listate produse Gusto Promtitudinea in rezolvarea reclamatiilor : In cursul anului 2011 au fos inregistrate 2 reclamatii de la CORA privind nerespectarea regimului termic de transport al produselor . Masurile corective au fost respectarea regimului termic prin folosirea autovehiculelor de tip wan ( carosate) pentru a preveni influenta factorilor externi de mediu iar ca actiuni preventive solicitarea catre departamentul de Receptie marfa pentru programarea si respectaraea datei si orei de descarcare a marfii Gradul de comunicare cu clientii in cursul anului 2011 s-a pus accent pe intensificarea gradului de comunicare cu clientii. In acest sens s-a mentinut campania de advertising Hraneste-ti Optimismul si activitatea in cadrul Forumului On-line de la Liga Optimistilor , care permite consumatorilor sa-si exprime parerile privind produsele GUSTO. S-a dezvoltat o baza de date privind toti clientii Phoenixy-pana la nivel de magazine en detail si se mentine un permanent contact cu acestia fiind informati privind produsele nou lansate, modificari ale schimbarilor de design la ambalaje, spoturi publicitare, actiuni de advertising in presa . La randul lor au posibilitatea sa-si exprime opiniile si reclamatiile privind produsele Gusto. Au fost deasemena angajati agenti de vanzari in scopul cresterii impactului produselor pe piata si a imbunatatirii comunicarii cu clientii in ambele sensuri ( pentru a avea un feed back mai bun de la acestia ) . In sprijinul celor mai sus mentionate se vor vedea rapoartele atasate prezentei analize. Managamentul resurselor umane Indicator stabilit: Respectarea planului de instruire. Fluctuatia personalului. Instruirea personalului Pentru realizarea productiei in conditii controlate se asigura instruirea personalului la angajare si o data la doua luni cat si testarea teoretica si practica a acestuia . Tot personalul este instruit privind regulile de siguranta alimentelor, igiena personalului. Fluctuatia de personal Confrom cu structura statului de functiuni la nivelul anilor 2010 -2011 sau inregistrat fluctuatii de personal numai la nivel de personal de executie, dupa cum urmeaza: Conf cu structura statului de functiuni, pe categorii Director general Director general adjunct Director vanzari Inginer industrie alimentara Economist 01.01.2011 1 1 4 1 1
Page 8 of 11
Intrari 0 0 0 1 0
Iesiri 0 0 0 1 0
31.12.2011 1 1 4 1 1
Electrician Electromecanic auto Inginer Mecanic Motostivuitorist Tehnician ind alimentara Sofer Operator introducere date Muncitor Inspector de specialitate PM Magaziner Agenti vanzari
4 0 2 3 5 2 28 3 275 0 1 0
1 4 1 2 2 0 2 0 19 1 1 3
1 0 0 0 0 0 1 0 31 0 1 0
4 4 3 5 7 2 29 3 262 1 2 3
5.6. Stadiul aciunilor corective si preventive Indicator stabilit pentru procesul Actiuni corective / Actiuni preventive Nr de AC / AP . Au fost definite 13 actiuni corective in perioada Ianuarie Decembrie 2011 care au fost initiate ca urmare a rapoartelor de neconformitate intocmite ca rezultat al monitorizarii proceselor in perioada respectiva. Registrul de evidenta a actiunilor corective. 5.7. Aciuni de urmrire de la analizele anterioare efectuate de management Planul de masuri identificat in intern la analiza de management anterioara a determinat urmatoarele masuri. Modul de rezolvare este urmatorul:
Nr. crt. Obiectiv stabilit prin program Masura stabilit Calificare externa a personalului din igienizare 1. 1. Imbunatatirea eficacitatii SMC si / sau a proceselor din companie Reinstruire personal cu instructiuni specifice de lucru si evaluarea capacitatilor profesionale la locul de munca Imbunatatirea fluxului de personal in cadrul unitatiirealizarea de vestiare noi si spatiu de servit masa Realizarea de produse noi in raport cu cerintele clientilor _ pufuleti cu glazura ciocolata si ciocolata menaj Realizarea unui produs noucicolata menaj Realizarea de produse sub marca proprie pentru lanturile de hipermarketuri Revizie documente Achizitionarea de utilaje cu capacitate mare de productie pentru imbunatatirea fluxului de productie - automatizare Compartiment responsabil Director General Necesar de resurse Termen de rezolvare Iunie 2011 Stadiul Rezolvarii Realizat / martie 2012
Se ataseaza
Realizat
Realizat
Productie , Laborator Calitate Productie Calitate PR Productie Calitate Calitate Director general
Relizat
2.
2.
3. 4.
3. 4.
Page 9 of 11
5.
5.
Director general
Permanent
Realizat13
5.8. Aciuni de mbuntire propuse Au fost facute propuneri de imbunatatire pentru modificarea documentatiei si actualizarea acesteia in raport cu schimbarile propuse si cu noile cerinte .
Nr. crt .
Obiective strategice
Alocare Resurse Obiective tactice Aut ori zar ea lab ora tor ului Dezvoltare de produse noi Strategie Finalizare procedura de autorizare Financiar - surse proprii 5000 ron RU - personal calificat si instruit corespunzator
Imbunatatirea fluxului de fabricatie 1. Sistem automat de aprovizionare a liniilor de fabricatie. Sistem integrat de alimentare si productie
- dezvoltarea unui produs nou pufuleti cu glazura de cacao - exploatarea la maxim a capacitatii de productie a utilajelor cu dezvoltare de produse noi - ciocolata menaj Realizarea de module complet automatizate pentru ambalarea la cutii Realizarea unui sistem automatizat de citire si prelucrare date proces la alimentarea expandoarelor - realizarea unei mori de mali cu capacitate de 120 to.
Financiar - surse proprii 50 000 Contract firma automatizari Financiarsurse proprii 25 000 Contract firma IT _ Conract firma consultanta fonduri structurale _ accesare fonduri structurale FEADR - fonduri proprii 2000000 -valoarea estimata a proiectului 2 500 000 Financiar -surse proprii 100000 Contact frima IT Financiar -surse proprii 250 000
Realizat octombrie 2011 Realizarea solutiei tehnice In curs de implementare in productie Reportatrea proiectului pentru 20122013 Refinanatare din surse proprii
Implementare modul productie in sistem informatic Oracle. Dezvoltarea retelei de distributie Stabilirea de contacte externe Realizarea de publicitate clasica Public Relations
Decembie 2011 Director General / Financiar Permanent Directori de vanzari /Director General Adjunct;Director General / Financiar Permanent Director General / Financiar
In curs de implementare
Cresterea vanzarilor
Dezvoltarea de contracte externe Marirea numarului de clienti interni Cresterea impactului brandului asupra consumatorului
Realizat
Realizat
11.04.2012
Page 11 of 11