Docs 20120208arhivarea Documentelor

ARHIVAREA
DOCUMENTELOR
Dr. Ioan Dordea
1
Cuprins
Capitolul I. Arhivele. Noiuni generale: istoric, legislaie..........................................................................4
1. Noiuni generale: istoric, legislaie..................................................................................................4
Capitolul II. Instanele judectoreti...........................................................................................................7
1. Noiuni generale..............................................................................................................................7
. Atri!uiile personalului cu responsa!iliti "n #unca de arhiv de la instanele judectoreti........$
.1. Atri!uiile pe linie de arhiv a conducerii instanelor i a responsa!ilului e% cu #unca de
arhiv pe instan.....................................................................................................................1&
.. Atri!uiile responsa!ililor cu #unca de arhiv de la instanele judectoreti...................11
Capitolul III. Constituirea arhivei curente...............................................................................................1'
1. (ruparea docu#entelor "n dosare ) No#enclatorul dosarelor.......................................................1'
1.1. *reci+ri privind aplicarea No#enclatorului......................................................................17
. ,videna docu#entelor...................................................................................................................'
.1. -nregistrarea docu#entelor la co#parti#entele instanei....................................................'
.. -nregistrarea dosarelor i a actelor la instanele judectoreti..............................................
.'. /er#enele de pstrare a registrelor......................................................................................'4
.4. 0iste#ul in%or#ati+at de "nregistrare...................................................................................'1
.2. -nregistrarea i evidena ta#pilelor din cauciuc.................................................................'$
'. Constituirea dosarelor i pregtirea unitilor arhivistice "n vederea depunerii la arhiva general
a 3eparta#entului econo#ico)%inanciar i ad#inistrativ i a instanei....................................... '$
'.1. Constituirea dosarelor la co#parti#entele din cadrul 3eparta#entului econo#ico)%inanciar
i ad#inistrativ i pregtirea docu#entelor "n vederea depunerii lor la arhiva
3eparta#entului econo#ico)%inanciar i ad#inistrativ.........................................................'$
'.1.1.Circuitul docu#entelor "n cadrul procesului de %or#are a arhivei curente...................'$
'.1.. *regtirea docu#entelor 4unitilor arhivistice5 "n vederea depunerii lor la arhiva
3eparta#entului econo#ico)%inanciar i ad#inistrativ..........................................................41
'.. Constituirea dosarelor de judecat i a #aterialelor preconstituite 4registre, opise, condici,
#ape, caiete de note5 de la instanele judectoreti i pregtirea lor "n vederea depunerii la
arhiva general........................................................................................................................4
'..1.Circuitul dosarelor "n cadrul i "n a%ara instanei...........................................................4
'...Constituirea i per%ectarea dosarelor de judecat..............................................44
'..'. 6odul de redactare i e7pediere a unei adrese depuse la dosar sau cu care se tri#ite un
dosar........................................................................................................................................41
'..4. *regtirea dosarelor "n vederea depunerii la arhiva general.......................................41
4. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a docu#entelor create de
3eparta#entul econo#ico)%inanciar i ad#inistrativ i de instanele judectoreti.
8egistrul de eviden curent a intrrilor)ieirilor unitilor arhivistice ........................................2&
4.1. Inventarierea dosarelor la co#parti#entele instanelor..................................................... 2&
4.. 3epunerea docu#entelor de la co#parti#entele instanelor..............................................2'
4.'. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a docu#entelor create de
instanele judectoreti......................................................................................................... 27
4.4. 8egistrul de eviden curent a intrrilor)ieirilor unitilor arhivistice.............................1&
Capitolul I9. :rdonarea i inventarirea docu#entelor a%late "n pstrare....................................................12
1. :rdonarea i inventarierea docu#entelor de la co#parti#entele 3eparta#entului econo#ico)
%inanciar i ad#inistrativ neconstituite con%or# no#enclatorului ..............................................12
. :rdonarea i inventarierea docu#entelor neconstituite con%or# no#enclatorului create de
instanele judectoreti 4tri!unale, judectorii5.............................................................................1.
'. :rdonarea i inventarierea docu#entelor secrete de stat...............................................................7
Capitolul 9. 0elecionarea docu#entelor....................................................................................................74
1. 0elecionarea docu#entelor constituite potrivit cu no#enclatorul...............................................74
. 0elecionarea docu#entelor care nu au %ost constituite potrivit cu no#enclatorul..................... 7.
'. 0elecionarea #atricelor sigilare i a ta#pilelor..........................................................................1

Capitolul 9I. *strarea i conservarea docu#entelor...................................................................................7
1. *strarea i conservarea docu#entelor..........................................................................................7
1.1 6suri pentru asigurarea sta!ilitii siste#elor de depo+itare................................................
. 0iste#ati+area docu#entelor "n depo+itul de arhiv. (hidul topogra%ic.......................................$
.1.0coaterea unitilor arhivistice din depo+it...........................................................................$1
'. *rotecia #uncii "n arhive..............................................................................................................$1
Capitolul 9II. ;olosirea docu#entelor din arhiv.......................................................................................$'
1. ;olosirea docu#entelor de arhiv..................................................................................................$'
. 3epunerea docu#entelor la Arhivele Naionale..........................................................................$2
/er#inologia de !a+ "n #unca de arhiv...................................................................................................$7
<i!liogra%ie................................................................................................................................................1&'

'
Capitolul I
ARHIVELE
1. Noiuni generale istori!" legislaie
Arhivele Naionale ale 8o#=niei ) instituie de stat speciali+at "n preluarea, pstrarea i
valori%icarea docu#entelor care au caracter istorico)docu#entar. Are o vechi#e de 1.& de ani 41 #ai
1.'1 <ucureti) 1 ian.1.' Iai5 i %uncionea+ "n !a+a legislaiei privitoare la arhive:
Art. 4 din >egea Arhivelor Naionale stipulea+, "n capitolul I ) 3ispo+iii generale ) r#spunderea
ce revine persoanelor %i+ice i juridice, creatoare i deintoare de docu#ente care %ac parte din ;AN,
pentru e$idena" in$entarierea" sele!ionarea" p#strarea %i &olosirea do!u'entelor. *otrivit acestui
articol creatorii de docu#ente sunt o!ligai s "nregistre+e s inventarie+e, s selecione+e, s pstre+e i
s %oloseasc toate docu#entele intrate, ieite ori "ntoc#ite pentru u+ intern
Legea Arhivelor Naionale sau Legea 16/1996:
) instituia arhivelor este organi(at# pe principiul ad#inistrativ)teritorial, Arhivele Naionale ale
8o#=niei este unitate !ugetar din cadrul 6inisterului Ad#inistraiei i Internelor, cu sediul "n <ucureti.
-n teritoriu Arhivele Naionale ale 8o#=niei "i e7ercit atri!uiile prev+ute de lege prin cele )* de
stru!turi teritoriale. Ca ur#are a restructurrilor intrate "n vigoare la 2 noie#!rie &&$, direciile
judeene ale Arhivelor Naionale au devenit servicii judeene. ?n nou statut de organi+are al Arhivelor
Naionale a intrat "n vigoare la 1 august &11 ast%el c la nivelul structurilor judeene unele servicii au
devenit birouri 4Clrai, Covasna, Il%ov, 0atu 6are, /eleor#an, /ulcea5.
) prin >egea Arhivelor Naionale, adoptat de *arla#entul 8o#=niei ca >egea nr. 11@1$$1 i pu!licat "n
6onitorul :%icial al 8o#=niei, 9III, nr. 71 din $ aprilie 1$$1, #odi%icat i co#pletat prin >egea nr.
'2.@&& A 6. :%. Nr. 471@'.&7.&&, co#pletat i #odi%icat prin :. ?. (. '$@&&1 A 6. :%. Nr. 4.1
din 2.&1.&&1, apro!at cu #odi%icrile sta!ilite de >egea 474@&&1 A 6. :%. 1&11@1.1. &&1, Arhivele
Naionale prin co#parti#entele de specialitate i serviciile i !irourile judeene "i e7ercit atri+uiile de
ad#inistrare, supraveghere i protecie a ;ondului Arhivistic Naional respectiv controlea+ i "ndru#
activitatea de organi+are, conservare i %olosire a arhivelor la toate unitile, regiile autono#e, instituii,
societi co#erciale, cu alte cuvinte acord asisten de specialitate i asigur des%urarea unitar a
operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de arhiv dup cu# ur#ea+:
a5 ela+orea(#, "n con%or#itate cu >egea Arhivelor Naionale, nor#e i #etodologii de lucru pentru
des%urarea activitii arhivistice inclusiv pentru clasi%icarea i includerea "n ;ondul Arhivistic Naional
a docu#enelor o%iciale i particulare, diplo#atice i consulare, #e#orii, #anuscrise, planuri, schie,
#atrice sigilare "nregistrri %oto, video i in%or#atice, cu valoare istoric. *rincipalele nor#e e#ise sunt:
Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de docu#enteB 8egula#ent privind
organi+area i %uncionarea Co#isiei de atestare a personalului de arhiv, Nor#ativ privind depo+itul de
arhiv, Codul deontologic al arhivitilor.
!5 !ontrolea(# aplicarea prevederilor legislaiei "n vigoare pe linia #uncii de arhiv i sta!ilete #surile
ce se i#pun potrivit legiiB
c5 preia de la creatorii i deintorii de arhiv docu#entele care %ac parte din ;ondul Arhivistic Naional
4;AN5. 9e+i : *roiect de >ege nr. 42$@&1& pentru #odi%icarea i co#pletarea >egii Arhivelor Naionale
#r. 11@1$$1. C%. CCC.ca#era deputailor.ro A Initiative legislative art. 1., 1.
1,
cu privire la s%era
persoanelor co#petente s eli!ere+e cetenilor actele necesare reconstituirii drepturilor prev+ute de
lege, precu# i activitile de preluare, eviden, prelucrare, pstrare, conservare i utili+are a
docu#entelor cu valoare practic "n ca+ul des%iinrii unui creator %r ca activitatea acestuia s %ie
continuatB art. 1$, 1$
1,,'
prevede ca docu#entele din Arhivele Naionale predate "n custodie sau preluate
D"n #od a!u+ivE de la cultele religioase vor putea %i retrase din ad#inistrarea ;ondului Arhivistic
Naional al 8o#=nei art. 1$
prevede ca arhivele s nu %ie "napoiate solicitanilor p=n nu vor %i

#icro%il#ate ur#=nd s r#=n la Arhivele Naionale.
d5 asigur#, prin ;acultatea de Arhivistic i Fcoala Naional de *er%ecionare Arhivistic, preg#tirea
personalului necesar des%urrii activitilor arhivistice
4
e5 asigur# aplicarea prevederilor legislaiei "n vigoare "n reali(area prote!iei do!u'entelor care %ac
parte din ;AN, respectiv "n aprarea secretului de stat, pa+a i conservarea acestor docu#ente
*ersoanele %i+ice i juridice, creatoare i deintoare de docu#ente rspund de evidena, inventarierea,
selecionarea, pstrarea i %olosirea docu#entelor "n condiiile prevederilor >egii Arhivelor Naionale
%5 persoanele ,uridi!e creatoare i deintoare de docu#ente, au o!ligaia de a "n%iina co#parti#ente de
arhiv, organi+ate "n %uncie de co#ple7itatea i cantitatea arhivelor pe care le crea+ i le dein, sau s
nu#easc prin deci+ie intern responsa!ilul cu #unca de arhiv.
- Legea Ar.i$elor A
*roiect ) &&.
-n 8o#=nia, se spune "n e/punerea de 'oti$e pentru e#iterea actului nor#ativ, instituia a!ilitat
s coordone+e la nivel naional aceast activitate "n do#eniul arhivistic este instituia Arhivelor
Naionale. >egea 11@1$$1, cu #odi%icrile i co#pletrile ulterioare a repre+entat un progres pe calea
#oderni+rii %uncionale, pe principii de#ocratice, a activitii de protejare a arhivelor ro#=neti, "n
sensul regle#entrii statutului juridic al arhivelor provenind de la %ostele "ntreprinderi i instituii
socialiste, crerii unui cadru juridic incipient pentru constituirea i gestionarea arhivelor private i, "ntr)o
#ai #ic #sur, asigurrii unui acces echita!il la in%or#aie.
/rans%or#rile socio)econo#ice petrecute "n societatea ro#=neasc "n perioada 1$$7)&1&, conte7tul
creiat de necesitatea integrrii practicii arhivistice ro#=neti "n cadrul general al practicii arhivistice din
?niunea ,uropean precu# i interesul pentru lrgirea accesului la in%or#aie au deter#inat peri#area
actualului cadrul legislativ de %uncionare a siste#ului arhivistic i#pun=ndu)se, "n consecin, adoptarea
unui nou cadru de regle#entare a tuturor activitilor i practicilor arhivistice din 8o#=nia deoarece
>egea nr. 11@1$$1, cu #odi%icrile i co#pletrile ulterioare :
) nu constituie !a+a juridic i instru#entul e%icient prin care Arhivele Naionale ale 8o#=niei s
poat prelua de la creatorii i deintorii de arhive docu#entele care %ac parte din ;ondul
Arhivistic Naional
) nu garantea+ proprietatea privat asupra arhivelor
) nu o%er soluii adecvate pentru recrutarea unui personal de specialitate co#petent "n do#eniul
arhivelor i pentru atestarea i per%ecionarea personalului de specialitate din instituiile
deintoare de arhive pu!lice
3intre schi#!rile preconi+ate de proiectul de lege #ai i#portante sunt cele re%eritoare la
) proprietatea asupra arhivelor care sunt considerate ca un bun proprietatea asupra acestuia ur#=nd
s se supun at=t pre+entei legi, "n sensul protejrii, dar i legilor civile, "n general.
) Arhivele Naionale au un rol de reglementare, consultan i control al activitii de creare i
gestionare a arhivelor pu!lice.
) -n condiiile legii i "n nu#ele 0tatului 8o#=n, Arhivele Naionale preiau arhivele de la creatori,
asigur=nd custodia proprietii pu!lice "n do#eniul arhivistic. 9e+i i *roiect de >ege nr.
42$@&1& pentru #odi%icarea i co#pletarea >egii Arhivelor Naionale #r. 11@1$$1. C%.
CCC.ca#era deputailor.ro A Initiative legislative
) 3in punctul de vedere al practicii pro%esionale proiectul de lege #archea+ consacrarea unei mai
mari liberti metodologice la nivelul creatorilor de arhive. ,ste lsat "n sarcina acestora
alegerea celor mai potrivite practici pentru crearea i gestionarea documentelor proprii, Arhivele
Naionale supraveghind, "n ca+ul organi+aiilor pu!lice, "ntoc#irea i respectarea procedurilor
care consacr aceste practici.
-n acest sens, prin respectarea cerinelor legale de pstrare a docu#entelor din cadrul instanelor i
parchetelor, e7pri#ate clar "n no#enclatoarele arhivistice, poate %i transpus "n practica acestora opinia lui
Nial 8aaen din lucrarea : 6anage#entul docu#entelor G 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul
instanelor i parchetelor potrivit creia : ar !i posibil i necesar " " s !ie elaborate o serie de politici
instituionale re!eritoare la modul de gestionare i pstrare al unor tipuri de documente care nu sunt
vi#ate de nomenclatoarele arhivistice respective : notie, jurnale, condici create de un gre%ier din raiuni
practice i pentru u+ul individual 4pentru a)i uura activitatea5 %or#ulare standard, #ateriale de re%erin,
copii ale unor docu#ente %urni+ate spre in%or#area pu!licului sau a presei. Acelai autor, sugerea+ "n
lucrarea sa c : G $nele documente cum ar !i documentele administrative sau cele privind resursele
umane A pot !i pstrate i de instan i de alt autoritate sau instituie public dup cum este ca#ul,
practic ce ar uura activitatea unor co#parti#ente din cadrul instanelor 4prin operatorii econo#ici
2
acreditai de Arhivele Naionale ur#=nd a se prelua ase#enea categorii de docu#ente i a le pstra p=n
la e7pirarea ter#enelor lor de pstrare sta!ilite prin no#enclator sau predate pentru pstrare per#anent
la Arhivele Naionale5. -n a%ara celor dou practici din lucrarea lui Nial 8aaen, enu#erate #ai sus,
G alegerea celor #ai potrivite practici pentru crearea i gestionarea docu#entelor proprii H prev+ut "n
*roiectul >egii Arhivelor, poate %i i modi!icarea %egulamentului de ordine interioar al instanelor
judectoreti prin introducerea unor articole re!eritoare la consemnarea &n 'rogramul ()%*+ a unor noi
c,mpuri care s cuprind indicativul dosarului dup nomenclator i termenul de pstrare.
-n scopul evitrii unui #onopol instituional i pentru ela!orarea unei politici arhivistice coerente
pe plan naional, proiectul de lege propune &n!iinarea )onsiliului Naional al Arhivelor, co#pus din
repre+entani ai principalelor #inistere sau structuri ad#inistrative creatoare de arhive. Acest Consiliu are
rolul de a ela!ora 0trategia Naional "n do#eniul arhivistic. *otrivit art. 4 Consiliul Naional al
Arhivelor %uncionea+ pe l=ng 6inisterul Ad#inistraiei i Internelor av=nd "n co#ponen c"te un
repre+entant de la 6AI, 6inisterul Culturii i Cultelor, 6inisterul ,ducaiei, 6inisterul ,cono#iei i
;inanelor, 6inisterul Aprrii, 6inisterul A%acerilor ,7terne, 6inisterul Iustiiei.
0roie!t de Lege nr. )123*414 pentru 'odi&i!area %i !o'pletarea Legii Ar.i$elor Naionale nr.
1531225. C%. CCC.ca#era deputailor.ro A Iniiative legislative
*roiectul de >ege preconi+ea+ #odi%icri i co#pletri la >egea Arhivelor Naionale prin care
ur#ea+ s se i#pun reglementarea s!erei operatorilor economici i persoanelor competente s
elibere#e cetenilor actele necesare reconstituirii drepturilor prev#ute de lege, precum i activitile de
preluare, eviden, prelucrare, pstrare, conservare i utili#are a documentelor cu valoare practic "n
ca+ul des%iinrii, "n condiiile legii, a unui creator de docu#ente, persoan juridic, %r ca activitatea
acestuia s %ie continuat.
Art. 1. A :peratorii econo#ici pot presta servicii de pstrare, conservare, restaurare, legtorie, prelucrare
arhivistic i utili+are a docu#entelor cu valoare practic pe care le dein nu#ai dup o!inerea
autori+aiei de %uncionare din partea Arhivelor Naionale.
art. 1$, 1$
1,,'
prevede ca docu#entele din Arhivele Naionale predate "n custodie sau preluate D"n #od
a!u+ivE de la cultele religioase vor putea %i retrase din ad#inistrarea ;ondului Arhivistic Naional al
8o#=nei art. 1$
prevede ca arhivele s nu %ie "napoiate solicitanilor p=n nu vor %i #icro%il#ate ur#=nd

s r#=n la Arhivele Naionale.
1
Capitolul II
IN6TAN7ELE 8UDEC9TORE:TI
1. Noiuni generale
Arhivele judectoreti sunt arhive din categoria arhivelor de instituie, care cuprind docu#ente
create de instituiile judectoreti 4instane judectoreti, colegiile avocailor i #agistrailor, parchetele5.
3ocu#entele sunt "n general create pentru a constitui dovada aciunilor persoanelor %i+ice sau
juridice i@sau pentru a servi drept pro!e care garantea+ respectarea drepturilor i o!ligaiilor persoanelor
%i+ice sau juridice, inclusiv a autoritilor pu!lice. -n do#eniul judiciar, docu#entele, sunt utili+ate, "n
general, cu ur#toarele scopuri:
0 con%ir#e drepturile i o!ligaiile recunoscute de lege
0 constituie pro!e re%eritoare la %aptul c o activitate s)a reali+at sau c un eveni#ent a
avut loc
0 asigure respectarea principiului responsa!ilitii guverna#entale i organi+aionale
1
-n epoca %eudal, c=nd dreptul de judecat "n stat "l deinea do#nul rii ajutat de s%atul do#nesc,
nu se poate vor!i de e7istena unor arhive judiciare propriu)+ise, docu#entele de acest tip pstr=ndu)se %ie
la destinatari, %ie la arhiva instituiilor ad#inistrative care aveau i co#petene judectoreti. 3up 1.'1,
"n Jara 8o#=neasc i 6oldova, justiia se organi+ea+ pe !a+e noi, apar instituii judectoreti de)sine)
stttoare ca -naltul 3ivan, -nalta Curte de 8evi+ie, -nalta Curte, procuraturile judeene. -n anul 1.11
potrivit noii reorgani+ri a instituiilor judectoreti apar: -nalta Curte de Casaie, curi de apel, tri!unale
i judectorii %iecare cu jurisdicii !ine deter#inate.
-n /ransilvania arhivele judectoreti de)sine)stttoare au luat natere a!ia "n a doua ju#tate a
secolului al KIK)lea, odat cu separarea puterii judectoreti de cea ad#inistrativ 41.1$5 vechile
instituii %eudale ce %uncionau ca instane de judecat 4scaunul general de judecat, scaunul %ilial sau
parial de judecat, /a!la regeasc sau #ai apoi /a!la continu, scaunul de judecat al districtului sau
scaunului ) secuiesc sau ssesc )5 sunt "nlocuite cu judectoriile de plas i tri!unalele judeene.
*rin legea de organi+are judectoresc din anul 1$2 s)a uni%or#i+at siste#ul instituiilor
judectoreti "n "ntreaga ar, aceasta dur=nd p=n "n anul 1$2 c=nd prin organi+area judectoreasc au
%ost "n%iinate: tri!unalele populare, 4raionale i oreneti, regionale5, /ri!unalul 0upre# iar #ai apoi
judectoriile, tri!unalele #ilitare, judeene i /ri!unalul 0upre#. *otrivit cu reorgani+rile justiiei din
di%eritele perioade istorice s)au creat arhivele tri!unalelor, judectoriilor 4#i7te, rurale, ur!ane, de ocol,
de plas5, Curilor de apel, a parchetelor curilor de apel etc. care, o dat ordonate, selecionate i
inventariate, s)au preluat 4parial, nu de la toate instanele din ar5 pentru pstrare per#anent la Arhivele
Naionale. : #are parte dintre aceste arhive se pstrea+ "n continuare "n arhivele instanelor, alturi de
alte %onduri arhivistice preluate de instane "n perioada anilor 1$2&)1$1&, #ajoritatea dintre ele %r
evidenele necesare pentru a putea %i predate)preluate de ctre Arhivele Naionale.
L
-n pre+ent, "n con%or#itate cu Legea privind organi#area judiciar nr- ./0/1//0, a
%egulamentului de ordine interioar a instanelor judectoreti puterea judectoreasc se e7ercit prin
-nalta Curte de Casaie i Iustiie i de celelalte instane judectoreti sta!ilite de lege. Consiliul 0uperior
al 6agistraturii este garantul independenei justiiei care se reali+ea+ prin ur#toarele instane
judectoreti:
a; -nalta Curte de Casaie i IustiieB
+; curi de apelB
!; tri!unaleB
d; tri!unale speciali+ateB
e; judectorii
6inisterul Iustiiei asigur !una organi+are i ad#inistrare a justiiei ca serviciu pu!lic.
Ad#inistrarea #ijloacelor #ateriale i %inanciare se reali+ea+ prin curile de apel i tri!unale.
1
C%. Nial 8aaen, 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul instanelor i parchetelor, &11, pag. $
http:@@ CCC.gre%ieri.ro Activiti A ;or#are continu A 6apa gre%ierului
7
Curile de apel sunt instane cu personalitate juridic, "n circu#scripia crora %uncionea+ #ai
#ulte tri!unale i tri!unale speciali+ate. -n cadrul curilor de apel %uncionea+ secii pentru cau+e civile,
cau+e penale, cau+e co#erciale, cau+e cu #inori i de %a#ilie, cau+e de contencios ad#inistrativ i %iscal,
cau+e privind con%licte de #unc i asigurri sociale, precu# i, "n raport cu natura i nu#rul cau+elor,
secii #ariti#e i %luviale sau pentru alte #aterii.
/ri!unalele sunt instane cu personalitate juridic, organi+ate la nivelul %iecrui jude i al
#unicipiului <ucureti, i au, de regul, sediul "n #unicipiul reedin de jude. -n circu#scripia %iecrui
tri!unal sunt cuprinse toate judectoriile din jude sau, dup ca+, din #unicipiul <ucureti. -n cadrul
tri!unalelor %uncionea+ secii pentru cau+e civile i secii pentru cau+e penale i, "n raport cu natura i
nu#rul cau+elor, secii #ariti#e i %luviale sau pentru alte #aterii.
/ri!unalele speciali+ate sunt:
a; tri!unale pentru #inori i %a#ilieB
+; tri!unale de #unc i asigurri socialeB
!; tri!unale co#ercialeB
d; tri!unale ad#inistrativ)%iscale.
/ri!unalele speciali+ate sunt instane %r personalitate juridic, care %uncionea+ la nivelul %iecrui jude
i al #unicipiului <ucureti i au, de regul, sediul "n #unicipiul reedin de jude.
Iudectoriile sunt instane %r personalitate juridic, organi+ate "n judee i "n sectoarele
#unicipiului <ucureti. -n raport cu natura i nu#rul cau+elor, "n cadrul tri!unalelor speciali+ate i al
judectoriilor se pot "n%iina secii.
*rin 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti apro!at de Consiliul 0uperior al
6agistraturii se sta!ilesc :
organi+area ad#inistrativ a curilor de apel, a tri!unalelor, a tri!unalelor speciali+ate i a
judectoriilorB
atri!uiile preedinilor, vicepreedinilor, judectorilor inspectori, preedinilor de secii, ale
judectorilor i ale celorlalte categorii de personalB
organi+area i #odul de des%urare a activitii colegiilor de conducere ale instanelor
judectoreti i a adunrilor generale ale judectorilorB
#odul de organi+are, %uncionarea i atri!uiile co#parti#entelor au7iliare de specialitateB
#odul de organi+are, %uncionarea i atri!uiile departa#entului econo#ico)%inanciar i
ad#inistrativ.
#odul de organi+are i %uncionare a <iroului de in%or#are i relaii pu!lice
evidena activitii instanei: siste#ul in%or#ati+at i listarea periodic a "nregistrrilor B registrele
i condicile pentru evidena activitii instanelor
raporturile de serviciu cu pu!licul i atribuiile persoanei care coordonea# activitatea
compartimentului de arhiv
activitatea pre#ergtoare edinei de judecat i de re+olvare a lucrrilor cu caracter ad#inistrativ
4sta!ilirea nu#rului de "nregistrare prin aplicaia ,C8I0 i data cert 0iste#ul ,C8I0 al
numrului unic al dosarului < nu'#rul din registrul general ele!troni!3nu'#rul identi&i!ator
al instanei" anul =nregistr#rii dosarului >E/. Curtea de Apel Clu, $a =nregistra dosarul
13??3*414;
a!ti$itatea =n ti'pul %edinei de ,ude!at#
*rin Fcoala Naional de (re%ieri, potrivit >egii nr. 217@&&4 privind 0tatutul personalului au7iliar de
specialitate al instanelor judectoreti, se asigur preg#tirea personalului necesar des%urrii
activitilor instanelor contri!uind la !ormarea iniial a gre%ierilor i a celuilalt personal de specialitate.
Con%or# prevederilor art. '& din >egea nr. 217@&&4 privind 0tatutul personalului au7iliar de specialitate
al instanelor judectoreti i al parchetelor de pe l=ng acestea, cu #odi%icrile ulterioare, coro!orate cu
prevederile art. 41 i ur#toarele din 8egula#entul de organi+are i %uncionare a Fcolii Naionale de
(re%ieri se apro! prin Motr=rea *lenului C06 nr. 1.'@&&7 se#inariile i sesiunile de !ormare continu
a gre%ierilor ce se reali+ea+ pe !a+a unui progra# anual, apro!at de C06, la propunerea Consiliului de
conducere al 0N(. *e site)ul 0N( au %ost postate o variat i !ogat literatur de specialitate at=t de
necesar "n procesul de %or#are iniial i %or#are continu a gre%ierilor. 0e pot regsi at=t legislaia
relevant c=t i regula#entele pentru gre%ieri dar #ai ales #anuale i studii cuprinse su! titlul genereic
.
G 6apa gre%ierului H necesare pentru "nsuirea celor #ai noi cunotine i %or#area deprinderilor necesare
pentru "ndelinirea #ultiplelor atri!uii speci%ice, potrivit cu legislaia actual dar i din perspectiva
evoluiei acestei pro%esii.
6inisterul Iustiiei, "n con%or#itate cu prevederile >egii 11@1$$1, ela!orea+ No#enclatorul arhivistic
cadru pentru instanele judectoreti "n care sunt grupate at=t dosarele ad#inistrative c=t i dosarele de
judecat precu# i #aterialele preconstituite ale acestora. *rin :rdinul 6I nr. '14$@C din ..1. &1& se
apro! No#enclatorul arhivistic cadru al dosarelor i #aterialelor preconstituite pstrate la instanele
judectoreti ur#=nd a %i pus "n aplicare "ncep=nd cu data de 1 ianuarie &11.
-n con%or#itate cu prevederile art. '. din 8egula#entul de ordine interioar al instanelor
judectoreti gre%a, registratura i arhiva e%ectuea+ operaiuni privind:
) pri#irea actelor
) "nregistrarea i e7pedierea corespondenei
) "ndosarierea actelor
) pstrarea registrelor
) alte lucrri cu caracter au7iliar
*otrivit art. 41, 4 i 42)41 din 8egula#entul de ordine interioar a instanelor judectoreti
activitatea personalului au7iliar de specialitate ale instanelor este supus controlului ierarhic, atri!uiile
acestora %iind cuprinse "n %ia postului. *ersonalul au7iliar de specialitate este o!ligat s respecte
progra#ul de lucru, s e%ectue+e lucrrile "n ter#enele sta!ilite. Activitatea personalului au7iliar de
specialitate se des%oar su! coordonarea i su! controlul preedintelui instanei, acestea put=nd %i
e%ectuate i de vicepreedintele instanei sau de #e#!rii colegiului de conducere al instanei, potrivit
reparti+rii sarcinilor sta!ilite "n cadrul colegiului.
-n con%or#itate cu Art. 77 din 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti <iroul de
in%or#are i relaii pu!lice este organi+at i %uncionea+ potrivit dispo+iiilor >egii nr. 244@&&1 privind
li!erul acces la in%or#aiile de inters pu!lic i ale :rdonanei (uvernului nr. 7@&& privind
regle#entarea activitii de soluionare a petiiilor, apro!at cu #odi%icri prin >egea nr. 1''@&& i este
condus de un judector dese#nat de preedintele instanei "ndeplinind i rolul de purttor de cuv=nt.
;oarte i#portante "n activitatea judiciar este co#unicarea in%or#aiilor de interes pu!lic i asigurarea
accesului pu!licului la acestea, un rol i#portant revenind gre%ierilor arhivari i registratori, celorlai
gre%ieri, iar pentru "ndeplinirea acestui rol, gre%ierul tre!uie s ai! cunotinele necesare despre
proceduri, s cunoasc legile, jurisprudena. Atri!uiile gre%erilor arhivari i registratori care se re%er la
co#unicare se pot deli#ita "n atri!uii legate de co#unicarea cu prile, cu alte instituii judiciare, cu
celelalte secii sau co#parti#ente ale instanei
.
*. Atri+uiile personalului !u responsa+ilit#i =n 'un!a de ar.i$# de la instanele
,ude!#tore%ti
*ersoanele juridice creatoare i deintoare de docu#ente rspund de evidena, inventarierea,
selecionarea, pstrarea i %olosirea lor, "n condiiile prevederilor >egii Arhivelor Naionale.
-n con%or#itate cu prevederile art. ')4 din >egea nr. 11@1$$1 A >egea Arhivelor Naionale i
art. ')4 din Instruciuni privind activitatea de arhiv apro!ate de conducerea Arhivelor Naionale prin
:rdinul de +i nr. 17 din ' #ai 1$$1, creatorii i deintorii de docu#ente, persoane juridice, au
o!ligaia de a "n%iina co#parti#ente de arhiv, organi+ate "n %uncie de co#ple7itatea i cantitatea
arhivelor pe care le crea+ i le dein sau de a dese#na persoane responsa!ile cu pro!le#e de arhiv, "n
%uncie de valoarea i cantitatea acestora.
3ese#narea personalului "nsrcinat cu activitatea de arhiv, precu# i structura i co#petena
acestora vor %i sta!ilite de conducerea unitii creatoare i deintoare de docu#ente, prin deci+ie intern,
cu avi+ul de specialitate al Arhivelor Naionale sau, dup ca+, al serviciilor i !irourilor judeene ale
Atri!uiile gre%ierului arhivar i registrator "n: 6iria# Costea, 3aniela 3etean, 8olul gre%ierului "n
asigurarea accesului pu!licului la in%or#aii "n siste#ul judiciar. (hid teoretic i practic, &1&, pag. 4')
4. http:@@ CCC.gre%ieri.ro Activiti A ;or#are continu A 6apa gre%ierului A
$
Arhivelor Naionale. ;or#area, per%ecionarea i atestarea personalului de arhiv se reali+ea+ prin Fcoala
Naional de (re%ieri "n cadrul progra#elor de %or#are iniial i pregtire continu.
8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti prin dispo+iiile sale sta!ilete
atri!uiile #anageriale "n conducerea instanelor judectoreti. Conducerea instanelor este asigurat de
preedinte i "n %uncie de volu#ul de activitate i co#ple7itatea cau+elor, de unul sau #ai #uli
vicepreedini. 3e ase#enea la %iecare instan %uncionea+ colegiul de conducere cu atri!uii pe linia
activitii de arhiv.
*.1 Atri+uiile pe linie de ar.i$# a !ondu!erii instanelor %i a responsa+ilului %e& !u 'un!a
de ar.i$# pe instan#
-n con%or#itate cu prevederile art. 2 alin. litera h5 i art. 1& aliniatul 1 literele e5 i n5, art. 4$, art.
$ pct. din 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti:
) preedintele curii de apel dese#nea+ judectorii care ur#ea+ s "ndeplineasc, potrivit legii, i alte
atri!uii dec=t cele privind activitatea judectoreasc 4inclu+=nd aici atri!uii pe linie de arhiv5
) preedintele curii de apel nu#ete prin deci+ie personalul au7iliar de specialitate: in%or#aticienii e%i,
pri#ii)gre%ieri, gre%ierii)e%i, gre%ierii e%i de secii i gre%ierii)arhivari e%i ai curii de apel i ai instanelor
din circu#scripia acesteia, pentru o perioad de 2 ani.
) preedintele instanei dese#nea+ conductorul <iroului de in%or#are i relaii pu!lice
) vicepreedintele curii de apel, asigur controlul per#anent asupra #odului "n care sunt pstrate
dosarele, #apele de hotr=ri i registrele curilor de apel i ale instanelor din circu#scripia acesteiaB
) preedintele tri!unalului nu#ete gre%ierii)arhivari i gre%ierii)registratori de la tri!unal i judectoriile
din circu#scripia acestuia, potrivit legiiB
) vicepreedintele tri!unalului i al tri!unalului speciali+at, vicepreedintele judectoriei asigur controlul
per#anent asupra #odului "n care sunt pstrate dosarele, #apele de hotr=ri i registrele curii de apel i
ale instanelor din circu#scripia acesteia, a tri!unalului speciali+at, respectiv, a judectorieiB
) colegiul de conducere pro#ovea+ "n %uncii de conducere pri#ii)gre%ieri, gre%ierii)e%i, gre%ierii e%i de
secie i gre%ierii arhivari e%iB
) judectorii au "ndatorirea de a asigura securitatea dosarelor pe perioada "n care acestea le sunt
"ncredinate spre studiu, soluionare sau #otivareB
) preedintele, vicepreedintele sau colegiul de conducere din cadrul instanelor va nu#i prin deci+ie
intern, persoana care coordonea# activitatea compartimentului de arhiv sau responsa!ilul e% cu
#unca de arhiv pe instan 4Curtea de Apel, tri!unal, tri!unal speciali+at, judectorie5 dintre judectorii,
pri#ii)gre%ieri, gre%ierii)e%i sau gre%ierii arhivari e%i ai curii de apel i ai instanelor.
8esponsa!ilul e% cu #unca de arhiv pe instan sau persoana care coordonea+ activitatea
co#parti#entului de arhiv 4Curtea de Apel, tri!unal, tri!unal speciali+at, judectorie5 are ur#toarele
atri!uii:
a5 este preedintele )omisiei de selecionare pe instan 4Curtea de Apel, tri!unal, tri!unal special,
judectorii5
!5 numete 4"#preun cu preedintele5, prin deci+ie intern, dintre gre%ierii)arhivari sau gre%ierii)
registratori, agentul procedural sau aprod, responsabilul cu munca de arhiv pe instan 4secie civil,
secie penal sau alte categorii de instane5 care este secretarul)raportor al Co#isiei de selecionare din
cadrul instanei i gestionarul docu#entelor depuse "n arhiva general a instanei.
c5 !ace propuneri pentru &ntocmirea proiectului de nomenclator al dosarelor sau pentru reactuali#area
lui %iind rspun+tor pentru stabilirea termenelor de pstrare propuse pentru !iecare dosar &n parte-
Asigur aplicarea No#enclatorului arhivistic la registratur i la gruparea actelor "n dosare de ctre
personalul cu responsa!iliti pe linie de arhiv din cadrul instanelor judectoreti
d5 urmrete modul de constituire a dosarelor la nivelul instanei sau seciei i predarea acestora pe !a+
de inventare i proces)ver!al de predare)pri#ire la arhiva general con%or# unei progra#ri preala!ile,
sta!ilite de co#un acord cu responsa!ilul cu #unca de arhiv pe instan. *redarea)pri#irea dosarelor "n
vederea pstrrii i conservrii se e%ectuea+ "n pre+ena gre%ierilor)arhivari i gre%ierii)registratori,
agentul procedural i aprod i a responsa!ilului cu #unca de arhiv pe instan.
e5 aprob cererile " cu datele de identi!icare ale solicitantului ) de consultare a dosarelor
1&
*.*. Atri+uiile responsa+ililor !u 'un!a de ar.i$# de la instanele ,ude!#tore%ti >!urtea de
apel" tri+unal" tri+unal spe!iali(at" ,ude!#torie;
*otrivit art. '7 din 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti la judectorii,
tri!unale, tri!unale speciali+ate i curi de apel %uncionea+ personal au7iliar de specialitate. /oate
instanele au c=te o gre%, o registratur, o arhiv, o !i!liotec i un !irou de in%or#are i relaii pu!lice
iar la curile de apel au departa#ent econo#ico)%inanciar, un co#parti#ent de docu#entare i unul de
in%or#atic juridic. /oate aceste structuri din cadrul instanelor judectoreti pri#esc, "nregistrea+ i
e7pedia+ coresponden, constituie dosare, potrivit cu no#enclatorul arhivistic pe pro!le#e i ter#ene
de pstrare, le inventaria+ i le dein te#porar "n arhiva curent p=n la ulti#ul ter#en de judecat iar
apoi, pe !a+ de inventare i proces)ver!al de predare)pri#ire, le depun la arhiva general a instanei 4"n
al doilea an de la crearea lor potrivit >egii nr. 11@1$$15 pentru pstrare i conservare.
(re%ierul ) arhivar, gre%ierul)registrator, agentul procedural i aprodul "n con%or#itate cu
prevederile art. 1, 12, 11 i art 1. )71 din 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti ,
gre%ierul)delegat pentru activitatea de "nregistrare i eviden a persoanelor juridice 4"n con%or#itate cu
prevederile art. 2., pct. 1, litera a, !, c i d din 8egula#entul de ordine interioar5, gre%ierul delegat la
organul %unciar local 4"n con%or#itate cu prevederile art. 2$, pct. 1 litera a)% din 8egula#entul de ordine
interioar5 gre%ierul statistician 4"n con%or#itate cu prevederile art. 1& pct 1 litera a)e din 8egula#entul de
ordine interioar5 des&#%oar# a!ti$it#i pe linie de ar.i$# conse#nate potrivit art. 4 alin.)' sau "n %ia
postului "ntoc#ite de pri#ii gre%ieri sau gre%ierii e%i: pri#esc, "nregistrea+ i reparti+ea+ pe secii acte
de sesi+are, dosarele de la celelalte instane, in evidena acestora i a circulaiei lor, pun dosarele la
dispo+iia pu!licului, pregtesc dosarele pentru edinele de judecat i asigur circulaia lor "n cadrul
instanei, asigur pstrarea "n !un stare a dosarelor i registrelor, pstrea+, pe ani, dosarele soluionate,
#apele de hotr=ri, registrele i condicile de edin, particip anual la activitatea de arhivare i "ntoc#esc
listele 4inventarele5 dosarelor a%late "n conservare "n arhiva instanei, particip anual la activitatea de triere
4selecionare5 a dosarelor arhivate, la e7pirarea ter#enelor de pstrare.
*entru "ncadrarea acestor activiti "n prevederile >egislaiei arhivistice "n vigoare, >egea nr.
11@1$$1, a Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatori i deintori la nivelul instanelor, din
r=ndul personalului au7iliar de specialitate va %i dese#nat un responsa!il cu #unca de arhiv care va avea
ur#toarele atri!uii 4Instruciuni privind activitatea de arhiv art. 2 litera a)h5:
) este nu#it A prin deci+ie intern ) "n calitate de responsa!il cu arhiva pe instan de ctre preedinte sau
de a care coordonea+ activitatea de arhiv din instan 4responsa!ilul e% cu #unca de arhiv pe
instan5 conse#nat "n ;ia postului A cu alocarea ti#pului %i+ic necesar "ndeplinirii sarcinilor ce decurg
din legislaia arhivisticB
) organi+ea+ activitatea de reactuali+are a No#enclatorului dosarelor "n cadrul instanei pun=nd la
dispo+iia instanei vechiul no#enclator, legislaia "n vigoare, alte acte nor#ative sau ordinele i
instruciunile interne. *rin circular intern, se#nat de preedintele instanei 4Curtea de Apel, tri!unal,
tri!unal speciali+at, judctorie5 solicit predarea de ctre instan a proiectelor 4propunerilor5 de
no#enclator pentru "ntoc#irea lui pe "ntreaga instan "n vederea "naintrii la 6inisterul Iustiiei pentru
"ntoc#irea no#enclatorului arhivistic pe "ntreg #inisterul B
) asigur legtura cu Arhivele Naionale, "n vederea veri%icrii propunerilor pentru no#enclator B
) ur#rete #odul de aplicare a no#enclatorului la constituirea dosarelor i se#nalea+ e%ului de
instan sau responsa!ilului e% cu activitatea pe linie de arhiv pe instan sau persoanei care
coordonea+ activitatea co#parti#entului de arhiv 4 eventualele greeli sau o#isiuni5 B
) veri%ic i preia de la instane, pe !a+ de inventare, i proces)ver!al de predare A pri#ire, dosarele i
#apele constituite, la o dat de co#un acord sta!ilit cu instana respectiv, pentru evitarea predrii)
prelurii %or#ale. 9or ur#ri, "n special, predarea)preluarea dosarelor, actelor i registrelor a%late "n
pstrarea pri#ilor gre%ieri 4cu e7cepia celor care nu sunt destinate pu!licitii care se predau "n arhiva
general potrivit legislaiei "n vigoare5 B a gre%ierului e% de secie, a gre%ierului e% al judectoriei 4care
are "n pstrare dosarele ad#inistrative5 B a gre%ierului delegat, a gre%ierului statistician sau a gre%ierului
din cadrul <iroului de in%or#are i relaii cu pu!liculB
11
) "ntoc#ete inventare pentru docu#entele %r eviden 4ane7a nr. din Instruciuni privind activitatea
de arhiv5 a%late "n depo+it, docu#ente ce vor %i ordonate, inventariate, selecionate i pstrate "n
con%or#itate cu actualele instruciuniB
) asigur evidena tuturor docu#entelor intrate i ieite din depo+itul de arhiv pe !a+a 8egistrului de
eviden curent 4ane7a nr. ' la Instruciunii5 respectiv, a docu#entelor propuse pentru selecionare, a
celor propuse pentru predare)preluare la Arhivele Naionale sau a celor co#plet deteriorateB
) este secretarul)raportor al Co#isiei de selecionare i "n acest calitate convoac co#isia "n vederea
anali+rii dosarelor cu ter#en de pstrare e7pirat i care pot %i propuse pentru eli#inareB
) "ntoc#ete %or#ele prev+ute de lege pentru con%ir#area lucrrii de selecionare de ctre Arhivele
Naionale 4sau serviciile judeene5: adres ctre Arhivele Naionale, proces)ver!al de selecionare,
inventarele docu#entelor propuse pentru eli#inare i a celor per#anente din perioada supus
selecionrii. -n ca+ul unor eveni#ente care au provocat distrugeri de docu#ente 4incendiu, inundaii,
cutre#ur etc5 ce tre!uiesc scoase din eviden datorit distrugerii anun de urgen Arhivele Naionale i
solicit pre+ena delegatului acesteia pentru con%ir#area la %aa locului a distrugerilor provocate pentru
"ntoc#irea *rocesului ver!al de selecionare.
) asigur predarea integral a arhivei selecionate la unitile de recuperare i ur#rete la %aa locului
topirea sau #acerarera acestora
) cercetea+ docu#entele din depo+it "n vederea eli!errii copiilor i certi%icatelor solicitate de ceteni
pentru do!=ndirea unor drepturi B
) pune la dispo+iie, pe !a+ de se#ntur i ine evidena "ntr)un registru a docu#entelor "#pru#utate
altor secii 4altele dec=t cele sta!ilite pentru evidena activitii Instanei5. >a restituire veri%ic integritatea
i nu#rul de docu#ente "#pru#utate i asigur dup restituire reintegrarea lor "n depo+it la locul su.
) organi+ea+ depo+itul de arhiv dup criterii preala!il sta!ilite, con%o# prevederilor >egii Arhivelor
Naionale. 0iste#ati+area depo+itului i "ntoc#irea (hidului de depo+itB
) #enine ordinea i asigur curenia "n depo+itul de arhivB
) solicit conducerii instanei dotarea corespun+toare a depo+itului de arhiv 4#o!ilier, ra%turi #etalice,
#ijloace *0I5B
) in%or#ea+ conducerea instanei i propune #suri "n vederea asigurrii condiiilor corespun+toare de
pstrareB
) pune la dispo+iia delegatului Arhivelor Naionale toate docu#entele solicitate cu prilejul e%ecturii
activiti de controlB
) pregtete docu#entele 4cu valoare istoric5 i inventarele acestora, "n vederea predrii la Arhivele
Naionale pentru pstrare per#anentB
) este o!ligat ca, prin conducerea instanei, s co#unice, "n scris, "n ter#en de '& de +ile, Arhivelor
Naionale, "n%iinarea, reorgani+area sau orice alte #odi%icri survenite "n activitatea instituiei, cu
i#plicaii asupra co#parti#entului de arhiv
1
Capitolul III
CON6TITUIREA ARHIVEI CURENTE
1. @ruparea do!u'entelor =n dosare - No'en!latorul dosarelor
Legea Arhivelor Naionale Art- 2, ane3a nr- 1
Anual, docu#entele se grupea+ "n uniti arhivistice 4dosare5, potrivit pro!le#aticii i ter#enelor
de pstrare sta!ilite "n no#enclatorul docu#entelor de arhiv, care se "ntoc#ete de ctre %iecare creator
pentru docu#entele proprii. No#enclatoarele "ntoc#ite de creatori la nivel central se apro! de ctre
Arhivele Naionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre serviciile judeene ale Arhivelor Naionale,
potrivit ane7ei nr. 1@>egea 11@1$$1 A ve+i: Ane/a 1 - * A Ane/e Clu, A ;
NOMENCLATOR AL DO6ARELOR >ar.i$isti!; este un Instru#ent de lucru "n arhiva unei
instituii, const=nd :
) dintr)o list# siste'ati!# a tuturor categoriilor de docu#ente, create "n decursul unui an la nivelul
instanei respective,
) grupate pe !o'parti'ente >a!ti$it#i; A 3ocu#ente co#une curilor, tri!unalelor, judectoriilor
4I5 i 3osare speci%ice instanelor judectoreti 4II5, potrivit sche#ei de organi+are a instituiei
respective 4organigra#a5, iar "n cadrul acestora pe categorii: dosare ad#inistrative A #ateriale
preconstituiteB dosare de judecat A #ateriale preconstituite. Bn !adrul a!estora
) pe pro+le'e i pe ter'ene de p#strare.
No'en!latorul ser$e%te registraturii
a. pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conine i are scopul de a pune ordine
"n constituirea arhivei curente la nivelul %iecrei instane a %iecrui co#parti#ent de #unc din
cadrul 3eparta#entului econo#ico)%inanciar i ad#inistrativ.
!. la e!ectuarea activitii de selecionare a dosarelor, registrelor 4prin evaluarea docu#entelor
pentru pstrare per#anent sau eli#inare atunci c=nd nu s)a %cut clasarea docu#entelor potrivit
cu No#enclatorul5
No#enclatorul este "ntoc#it de %iecare instituie i se #odi%ic ori de c=te ori este nevoie. -n ca+ul
6inisterului Iustiiei a %ost apro!at prin :rdinul #inistrului nr. '14$@C din $. 1. &1& ve+i: 4Ane/a 5 A
Ane/e *- Clu,5 No#enclatorul arhivistic cadru al dosarelor i #aterialelor preconstituite pstrate la
instanele judectoreti.
*otrivit :rdinului '14$@C al #inistrului justiiei din data de $.1.&1& dosarele i #aterialele
preconstituite vor %i arhivate de la data de ' ianuarie &11 "n con%or#itate cu noul No#enclator arhivistic
cadru. *e aceiai dat "ncetea+ aplicarea No#enclatorului arhivistic cadru, apro!at prin :rdinul
#inistrului justiiei nr. 112@C@1$$$.
No#enclatorul se "ntoc#ete su! %or#a unui ta+el "n care se =ns!riu, pe instane A curi de apel
4*. III)a5, tri!unale 4*.II)a5, judectorii 4*.I)a5 ) toate !ategoriile de do!u'ente create la nivelul instanei
respective sau la 3eparta#entul econo#ico)%inanciar i ad#inistrativ pe a!ti$it#i, iar "n cadrul acestora
grupate pe pro+le'e %i ter'ene de p#strare.
Nomenclatorul arhivistic pus &n aplicare prin 4rdinul 5inistrului 6ustiiei nr- .109/) din
19-11-1/1/ cuprinde lista sistematic a tuturor dosarelor i registrelor pentru cele trei categorii de
instane : 6udectorii7*8, 9ribunale7**8 i )urile de Apel7***8- 4,7. ANEXE 2/a Anexe Cluj 5
Bn pri'a ru+ri!# a no#enclatorului se trec, dup ca+, denu#irile co#parti#entelor
4activitilor5, "n ordinea "n care %igurea+ "n sche#a de organi+are 4organigra#a5 a creatorului :
Dire!iile 4Activitile5 A care se nu#erotea+ cu !i&re ro'ane I, II.
:n ca#ul 5inisterului 6ustiiei au !ost notate cu ci!re romane :
*- ;ocumentele comune de la curi, tribunale, judectorii i
**- ;osarele speci!ice instanelor judectoreti
Bn ru+ri!a a doua se trec su!divi+iunile :
0erviciul 4!o'parti'entul5, !iroul, !ategorii de a!te i se nu#erotea+ cu litere #ajuscule de la
A A N.
1'
:n ca#ul instanelor judectoreti se trec cele dou categorii de documente notate cu literele majuscule
A , < :
" la documente comune de la curi, tribunale, judectorii 7*8 :
A " ;osare administrative
< " 5ateriale preconstituite 7registre, condici8
" la dosare speci!ice instanelor judectoreti 7**8 :
A = ;osare de judecat
< = 5ateriale preconstituite
Bn ru+ri!a treia se trece, "n re+u#at, !oninutul pe s!urt al do!u'entelor ce constituie dosarul,
%iecare dosar nu#erot=ndu)se cu ci%re ara!e, &ncep,nd de la ci!ra nr- 1 la !iecare compartiment 4!irou,
secie5. >a aceast ru!ric "n no#enclator se trec i registrele, cartotecile, condicile i alte #ateriale
preconstituite 4!oniere, chitaniere5.
:n Nomenclatorul arhivistic elaborat de 5inisterul 6ustiiei numerotarea dosarelor cu ci!re arabe
se !ace &n continuare, peste cele dou componente : Ast%el, de la 1 ) 17 la Curi de apel, de la 1 ) 124 la
/ri!unale de la 1)1 la Iudectorii.
Ci%ra ro#an, litera #ajuscul i ci%ra ara! %or#ea+ indi!ati$ul dosarului dup# no'en!lator
4I A31 C II D3E;
*3a
A!ti$itatea Categorii Coninutul pe s!urt al pro+le'elor Ter'enul
de
p#strare
O+s
I. dosare
!o'une
tri+unalelor
A.dosare
ad'inistrati$e
1. de!i(ii" .ot#rFri =nto!'ite de !ond.
instanei
*. pro!ese $er+ale %i a!te deli+erati$e
?.
.
)*. E$idena pri'ar# pt. lu!r#ri
statisti!e
0
0
* ani
D. Materiale
pre!onstituite
)?. Registru pentru e$idena sigiliilor %i
%ta'pilelor
)). Registre de e$iden# a dosarelor
pro&esionale
.
11. Registru de intrare-ie%ire a
!orespondenei ad'.
51. Registru de e$iden# a petiiilor
5E. Registru de predare-pri'ire a
postului
0
0
?4 ani C6
? ani
* ani
II. dosare
spe!i&i!e
instanelor
,ude!#tore%ti
A. dosare de
,ude!at#
5G. Dos. =n !are s-au pronunat pedepse
peste 11 ani
.
2?. Dos. =n !are s-au pronunat
.ot#rFri de a!.itare
.
111. Dosare penale pri$ind a'Fn#ri"
=ntreruperi la e/e!utarea pedepsei"
!ontestaii la e/e!utare..
0
14 ani C6
? ani
14
D. 'ateriale
pre!onstituite
115. Mapele !oninFnd .ot#rFri
,ude!#tore%ti
11E. Registrul in&or'ati$
11G. Registrul general de dosare
11?. Caietul de note de %edin# al
gre&ierului >de la ulti'a notare;
11). Mapele !uprin(Fnd listele de
%edin# ale gre&ierilor
0
0
0
? ani
? ani
Indicativul dosarului dup no#enclator, spre e7e#plu, la docu#entele create de /ri!unale poate %i : I3A35
O 4No#enclatorul dosarelor5 "n care
I O docu#ente co#une tri!unalelor
A O dosare ad#inistrative
1 O coninutul pe scurt al dosarului 4no#enclatorul docu#entelor ce se constituie ca #aterial arhivistic5
sau II3D31)1 O 48egistru de eviden a redactrii hotr=rilor5 "n care :
II O dosare speci%ice instanelor judectoreti
< O 6ateriale preconstituite
142 O registru de eviden a redactrii hotr=rilor
Bn ru+ri!a a patra a no#enclatorului se "nscrie ter'enul de p#strare. ,ste necesar evaluarea,
prin cola!orarea cu arhivitii pro%esioniti, a valorii arhivistice pentru pstrare te#porar sau per#anent
datorit i#portanei coninutului docu#entelor, No#enclatroul %iind con%ir#at de Arhivele Naionale.
0ta!ilirea lui se %ace in=ndu)se sea#a de :
) legile &n vigoare 4>egea privind organi+area judiciar nr. '&4@&&4, 8egula#entului de ordine
interioar al instanelor judectoreti, >egea Arhivelor Naionale, >egea conta!ilitii nr. .@1$$1, :rdin
nr. '21@&&. privind docu#entele %inanciar)conta!ile 4*u!licat "n 6. :. *artea I)a nr. .7& din '.1.
&&.5, >egea contenciosului ad#inistrativ, Codul penal, alte legi hotr=ri i decrete5
) importana practic pentru activitatea creatorului de docu#ente 4soluionarea de%initiv ori
irevoca!il a dosarelor, punerea "n e7ecutare a sanciunilor i contraveniilor, actele %inanciar conta!ile
cel puin p=n la e%ectuarea Controlului %inanciar periodic, actele de personal5,
) importana tiini!ic documentar"istoric a in!ormaiilor pe care le conin docu#entele
ad#inistrative sau dosarele de judecat precu#: patri#oniul unitii, #ijloacele %i7e, activitatea de
cerceare, anali+ele i drile de sea# anuale asupra des%urrii activitii judectoreti. Aceste tipuri de
docu#ente au caracter per#anent i %ac parte din ;ondul Arhivistic Naional.
-n lucrarea lui Nial 8aaen, 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul instanelor i parchetelor
'
,
perioada de pstrare pentru un anu#it docu#ent se aprecia+ c poate %i deter#inat de unul sau #ai
#ulte dintre ur#toarele criterii :
Valoare ad'inistrati$# 3e o!icei, instana sta!ilete valoarea ad#inistrativ dat de gradul de utili+are
curent a docu#entului respectiv "n scopuri statistice sau care in de #anage#entul general al instanei
respective
Valoare istori!# Cercetarea istoric sau valoarea de arhiv a docu#entelor %ace parte de o!iciei din
activitatea oricrui arhivist pro%esionist. 9aloarea istoric a unui docu#ent judiciar poate %i cel #ai !ine
evaluat de o instituie de specialitate independent, din a%ara siste#ului de justiie, cu# ar %i Arhivele
Naionale sau serviciile i !irourile judeene ale Arhivelor Naionale. ?neori chiar i cau+e individuale
pot avea o valoare istoric de#n de luat "n sea#, "n virtutea notorietii lor "ntr)un anu#it #o#ent de
ti#p
Valoare &is!al# 9aloarea %iscal a unui docu#ent, dincolo de utilitatea acestuia pentru activitatea de tip
ad#inistrativ, cu# ar %i plani%icrile !ugetare sau necesarul privind achi+iiile, este de o!icei sta!ilit prin
lege sau deter#inat "n %uncie de perioada de ti#p sta!ilit de agenia responsa!il cu auditarea
'
C%. Nial 8aaen, 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul instanelor i parchetelor, &11, p. 2$)
1& "n: CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A 6apa gre%ierului
12
docu#entelor %inanciare ale instanei respective din cadrul siste#ului judiciar 4C%. 6anage#entul
docu#entelor5.
Valoare ,uridi!# 9aloarea juridic este adesea deter#inat prin lege. 3e e7e#plu, pentru unele dosare
ale cau+elor soluionate, perioada de pstrare este cuprins "ntre ', 2 i 1& ani, "n vre#e ce pentru alte
dosare 4cu# sunt dosarele penale "n care s)au pronunat pedepse #ai #ari de 12 ani de "nchisoare5 sau
pentru unele #ateriale preconstituite 4registre i opisuri5 s)ar putea s tre!uiasc s se respecte cerine de
pstrare per#anent. 3e ase#enea, este posi!il ca perioada de pstrare s %ie etapi+at A de e7e#plu,
dosarul "ntreg este pstrat pentru o perioad #ai scurt, "n ti#p ce hotr=rea judectoreasc sau registrele
a%erente sunt pstrate pentru o perioad #ai lung sau "n #od per#anent 4C%. 6anage#entul
docu#entelor5.
-n dreptul grupelor de docu#ente care se pstrea+ per#anent se trece cuv=ntul D*er#anentE
4prescurtat 05, iar pentru acelea care se pstrea+ te#porar, ci%ra ara! care repre+int nu#rul anilor c=t
se pstrea+ 41 an, * ani, ? ani, 1 ani, 14 ani, ?4 ani, 14 ani, 24 ani, 1&& ani5.
3ac ter#enul de pstrare al unor grupe de docu#ente nu poate %i sta!ilit cu certitudine, "n
#o#entul "ntoc#irii no#enclatorului, sau dac e7ist #otive s se presupun c, "n anu#ite conjuncturi,
in%or#aiile docu#entelor pot avea i#portan tiini%ic, l=ng ter#enul de pstrare te#porar se
#enionea+ HC.6.I 4Co#isie de selecionare5. >a e7pirarea ter#enului de pstrare al acestor categorii de
docu#ente, se va anli+a din nou de ctre co#isia de selecionare sau "n cola!orare cu delegatul Arhivelor
Naionale i, dup ca+, pot %i propuse pentru eli#inare sau pentru pstrare per#anent. 4,7. 8egistru de
intrare)ieie a corespondenei ad#inistrative ) ?4 ani C65
-ntr)un dosar se grupea+ docu#ente re%eritoare la aceiai pro!le#, cu acelai ter#en de pstrare.
-n ca+ul acelorai genuri de docu#ente, "ntoc#ite pe perioade di%erite i, respectiv, cu ter#ene de
pstrare di%erite nu se vor include "n acelai dosarB planurile, drile de sea# lunare, tri#estriale, anuale,
se constituie "n dosare separate, pentru %iecare ter#en de pstrare.
No#enclatorul dosarelor nu se #odi%ic anual, ci nu#ai atunci c=nd se produc schi#!ri "n
structura creatorului de docu#ente 4"n organigra#a instituiei5. 3ac se "n%iinea+ noi co#parti#ente de
#unc sau su!divi+iuni, no#enclatorul se co#pletea+ cu denu#irea acestora i cu dosarele nou create
adug=ndu)se celor e7istente, "n continuarea lor, prin atri!uirea indicativului %or#at din litera #ajuscul
care ur#ea+ i nu#rul de dosare respective. -n ca+ul co#parti#entelor de #unc 4instane5 care "i
de+volt activitatea cre=nd alte grupe de docu#ente dec=t cele prev+ute iniial, no#enclatorul se
co#pletea+ cu noile dosare prin atri!uirea "n continuare a ci%relor ara!e la care s)a ajuns iniial.
:ntruc,t numerotarea dosarelor &n cadrul )urilor de apel, judectorii, tribunale se !ace pentru
toate activitile, &n continuare, dosarele nou create pot !i incluse &n nomenclator prin adugarea unei
litere minuscule 7*/A/0a8-
3up con%ir#are, no#enclatorul va %i di%u+at la toate co#parti#entele 4instanele5, "n vederea
aplicrii lui. No#enclatrorul se aplic :
>a "nregistrarea docu#entelor : indicativul dosarului va %igura "n 8egistrul de intrare)ieire a
corespondenei ad#inistrative 4Ane/a ) A Ane/e Clu,)5, &n %egistrul general electronic
0
4registrul
general de dosare 4Ane/a 1 A Ane/e Clu,)5, la ru!rica re+ervat acestuia, ca i pe !iecare document
7coperta dosarului"instane8 A Ane/a 5 ) Ane/e Clu,5 i coperta dosar uniti8 Ane/a G A Ane/e Clu, A
5, coperta registrulu gen- de dosarei 4 Ane/a E A Ane/e Clu, )8 "n parte. >a nivelul registraturii este
o!ligatorie e7istena no#enclatorului dosarelor pe "ntreaga instituie 4instan5. *otrivit 8:I art. 1 alin.1
lit. 1)l gre%ierii arhivari i registratori pri#esc, "nregistrea+ actele de sesi+are, dosarele de la celelalte
instane etc5, corespondena. ?n alt e7e#plar al No#enclatorului arhivistic va %i pstrat o!ligatoriu de
ctre secretarul Co#isiei de selecionare care este de %apt gre%ierul arhivar ) responsa!ilul cu #unca de
arhiv pe instan.
No#enclatorul se #ai poate aplica la selecionarea dosarelor, registrelor, #apelor, condicilor,
atunci c=nd docu#entele nu au %ost ordonate i create potrivit cu acesta, prin sta!ilirea po+iiei din
no#enclator i a ter#enelor de pstrare "n vederea eli#inrii celor cu ter#enul de pstrare e7pirat
Indicativul dosarului dup no#enclator@ter#en de pstrare se poate conse#na pe act 4dosar5 i cu
prilejul re+olvrii dosarului de ctre cei dese#nai cu re+olvarea acestuia ur#=nd ca la registratur, cu
4
,videna "n siste# in%or#ati+at se pstrea+ i pe suport h=rtie, prin listarea periodic a "nregistrrilor i
legarea lor "n #ape 4registre5 distincte 4C%. 8:I art. . alin. 5.
11
prilejul e7pedierii docu#entului s se co#plete+e ru!rica respectiv. Indicativul dosarului dup
no#enclator se poate conse#na cu prilejul sta!ilirii o!iectului cau+ei de ctre un gre%ier cu studii
superioare su! coordonarea unui judector. 3e ase#enea, gre%ierul statistician poate aplica G indicativul
dosarului H i ter#enul de pstrare cu prilejul prelucrrii din punct de vedere statistic al dosarelor 4art. 1&
alin. 1 lit. a)% i alin. )' din 8:I5.
>a co#parti#entele de #unc i la instane gruparea a!telor =n dosare potri$it !u
no'en!latorul este o+ligatorie, orice nerespectare a acestei prevederi provoc=nd de+ordine "n ceea ce
privete gruparea pe pro!le#e a actelor, respectiv regsirea lor. A!east# pre$edere a legislaiei
ar.i$isti!e =n $igoare nu a &ost pra!ti!at# de-a lungul ti'pului de !#tre instanele ,ude!#tore%ti
pentru dosarele %i registrele !reate ur#=nd ca aceast operaiune s %ie reali+at pentru dosarele care
ur#ea+ s %ie create "ncep=nd cu anul &1 sau pentru dosarele deinute "n depo+itele de arhiv cu
prilejul ordonrii, inventarierii i selecionrii lor.
*otrivit art. $ litera a din >AN constituie contravenie la prevederile acestei legi ne"ntoc#irea i
neaplicarea de ctre creatorii de arhiv, persoane juridice, a no#enclatorului arhivistic pentru
docu#entele proprii, potrivit art. . aliniatul .
Aplicarea corect a No#enclatorului asigur arhivei nou create o constituire a dosarelor pe
pro!le#e i ter#ene de pstrare, o%er condiii !une de selecionare a docu#entelor per#anente i de
eli#inare a celor ne%olositoare. 3osarele, registrele condicile pstrate "n depo+itul de arhiv %ie prin
dispunerea dosarelor pe !a+a nu#rului de "nregistrare din 8egistrul general de dosare "n #od cronologic,
%ie potrivit cu data "nregistrrii 4data cert5 ur#ea+ s %ie prelucrate prin trecerea pe coperta acestora a
po+iiei din no#enclator i a ter#enului de pstrare "n vederea selecionrii celor lipsite de valoare cu
ter#enul de pstrare e7pirat sau pentru pstrare per#anent a docu#entelor cu valoare istoric)
docu#entar.
1.1.0re!i(#ri pri$ind apli!area No'en!latorului
1. No#enclatorul arhivistic cadru apro!at prin ordinul #inistrului justiiei nr. '14$@C din $. 1.
&1& se va pune "n aplicare "ncep=nd cu data de ' ianuarie &11 >Ane/a 5 A Ane/e * A Clu,5
*. *e aceiai dat $.1. &1& "ncetea+ aplicarea No#enclatorului arhivistic cadru, apro!at prin
:rdinul #inistrului justiiei nr. 112@c din 1$$$
?. No#enclatorul arhivistic cadru apro!at prin :rdinul nr. '14$ din $.1. &1& nu se poate
apli!a retroa!ti$ "n activitatea de ordonare, inventariere i selecionare a docu#entelor create "n perioada
1$$$)&1&.
). ,7cepie de la aceast prevedere, =n ur'a !onsult#rii o+ligatorii !u Ar.i$ele Naionale, o
repre+int dosarele i registrele care nu %igurea+ "n No#enclatorul arhivistic din anul 1$$$ dar care au
pri#it ter#ene de pstrare "n noul no#enclator 4>a Curile de apel spre ,7. 8egistrul de eviden a
sesi+rilor privind autori+area e%ecturii perche+iiilor date de judector "n cursul ur#ririi penale po+iia
114A ter#en de pstrare A 1 ani !s C 8egistrul de eviden a sesi+rilor privind con%ir#area i autori+area
interceptrilor i "nregistrrilor pe !and #agnetic sau pe orice alt tip de suport, po+iia din no#enclator
112 A ter#en de pstrare A 1 ani !s5.
1. 3e ase#enea, dosarele sau registrele care "n vechiul No#enclator arhivistic din anul 1$$$
aveau ter'en 'ai 'i! sau 'are de!Ft =n noul no'en!lator" sau invers, pentru sta!ilirea ter#enelor
corecte "n vederea selecionrii se va solicita asistena o!ligatorie a Arhivelor Naionale. 0pre e7e#plu la
Curile de Apel, 8egistrul de intrare)ieire a corespondenei de la po+iia 4& din No#enclatorul pe anul
1$$$ are ter#en de pstrare de 12 ani sau 8egistrul de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative de la
po+iia 42 din No#enclatorul pe anul 1$$$ are ter#en de 1& ani. -n No#enclatorul Arhivistic apro!at prin
:rdinul nr. '14$ din $.1. &1& la po+iia 47 A 8egistrul de intrare)ieire a corespondenei
ad#inistrative A ter#en de pstrare A '& ani C0, iar registrul de intare)ieire a corespondenei de la
po+iia $. din No#enclatorul pe anul &1& are ter#en de pstrare de '& ani C0. -n acest ca+ consider c
Arhivele Naionale vor solicita ter#enul de '& ani, iar "n ca+ul "n care orice dosar sau registru, potrivit
noului no#enclator, are ter#en de pstrare per#anent, Arhivele Naionale vor solicita acest ter#en de
pstrare i pentru dosarele sau registrele din perioada 1$$$)&1&. >a tri!unale, 8egistrul de intrare)ieire
a corespondenei ad#inistrative "n No#enclatoru pe anul 1$$$ po+iia 22A ter#en de pstrare A 1& ani iar
"n No#enclatorul pe anul &1& are ter#en de pstrare de '& ani C0 4po+iia 215. >a judectorii: 8egistrul
17
de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative "n No#enclatoru pe anul 1$$$ po+iia 2A ter#en de
pstrare A 1& ani iar "n No#enclatorul pe anul &1& are ter#en de pstrare de '& ani C0 4po+iia '15.
5. 0ituaii ase#ntoare se pot constata la 8egistrul pentru evidena petiiilor care nu %igurea+ "n
No#enclatorul pe anul 1$$$ 4Curtea de apel5 dar este prev+ut "n No#enclatorul pe anul &1& la po+iia
2. cu ter#en de pstrare de ' ani 4Acest registru apare la /ri!unale cu ter#en de ' ani "n No#enclatorul
pe anul 1$$$ dar i "n cel de pe anul &1&5.
E. : alt situaie este cea a 8egistrului judectorilor)sindici de la /ri!unale ) seciile co#erciale
care nu %igurea+ "n No#enclatorul pe anul 1$$$ dar %igurea+ "n No#enclatorul pe anul &1& cu ter#en
de pstrare per#anent 4po+. 1&5
G. -n sta!ilirea ter#enului de pstrare a registrelor se va ine sea#a de po+iia $7 din
No#enclatorul arhivistic pe anul &1& al Curilor de apel sau po+iia nr. 1' al No#enclatorului pe anul
&1& a /ri!unalelor A Alte registre !u !ara!ter spe!ial" !on&or' Regula'entului de ordine interioar#
a instanelor ,ude!#tore%ti A ter'en de p#strare A 0er'anent. -n 8:I art. ' se#enionea+ c ori!e
alte registre sta+ilite de lege sau C6M se $or p#stra per'anent.
2. 0e inter+ice selecionarea docu#entelor din perioada 1$$$)&1& care "n No#enclatorul
arhivistic apro!at prin ordinul nr. '14$@c din $.1. &1& au ter#ene de pstrare #ai #ici sau #ai #ari
%a de cele din No#enclatorul din anul 1$$$. ,7. 8egistru de cas din No#enclatorul pe anul 1$$$ al
Curilor de apel A po+iia 4 cu ter#en de pstrare 1& ani nu se va seleciona potrivit ter#enului de 2 ani
din No#enclatorul din anul &1& po+iia 2 A 2 ani. *entru toate aceste situaii se va solicita asistena
Arhivelor Naionale.
14. -n No#enclatorul apro!at prin :rdinul '14$@c din &1& %igurea+ ca po+iii aparte, separat,
No#enclatorul arhivistic, dosarul cu docu#entele de luare "n eviden, actele co#isiei de selecionare
4procese)ver!ale de selecionare, inventare5, coresponden cu Arhivele Naionale privind eli#inarea
docu#entelor etc. i un dosar separat pentru inventarele docu#entelor i proceselor ver!ale predate "n
arhiva instanei, toate cu ter#en de pstrare per#anent.
11. -n noul no#enclator al dosarelor au intervenit o serie de #odi%icri at=t "n ceea ce privete
ter#enul de pstrare 4de la *er#anent la 2 aniB de la * la 1& aniB de la 2 ani la 1& ani5 c=t i "n ceea ce
privete introducerea unor categorii noi de docu#ente. 0e i#pune veri%icarea po+iie cu po+iie a celor
dou no#enclatoare 4din 1$$$ i &1&5 pentru co#paraie pentru o eventual %olosire a a#!elor deoarece
#ulte dintre dosare au %ost introduse "n anul &&2 "n 8egula#entul de ordine interioar, alte categorii de
dosare nu %igurea+ "n 8:I i nici "n No#enclatorul pe anul &1&.
1*. *entru per%ecionarea continu a pre+entului No#enclator arhivistic se solicit instanelor
judectoreti ca, anual, s %ie "naintate propuneri pentru No#enclatorul arhivistic cadru. *ropunerile se
re%er la schi#!area ter#enelor de pstrare sau pentru introducerea altor categorii de docu#ente nou
create respectiv, scoaterea unora dintre docu#entele care nu #ai sunt necesare. *ropunerile se tri#it pe
cale ierarhic la #inister 4prin inter#ediul Curilor de Apel5.
1; Ane/a 1 Legea 1531225
Apro+ 6e !on&ir'#
0,C8,/A8 (,N,8A> 3I8,C/:8?> (,N,8A> A>
A8MI9,>:8 NAJI:NA>,
N:6,NC>A/:8?> A8MI9I0/IC
Apro!at prin :rdinul 43eci+ia5 nr. PP din PPPP
3irecia 0erviciile 3enu#irea dosarului /er#enul :!s
4coninutul pe scurt al de pstrare
al pro!le#elor la care
se re%er5
QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
I. 3irecia A. 0erviciul 1. QQQQQQQQQQQQQQQ *er#anent
0ecretariat . QQQQQQQQQQQQQQQ 2& ani
'. QQQQQQQQQQQQQQQ 2 ani
<. 0erviciul 1. QQQQQQQQQQQQQQQ *er#anent
1.
Ad#inistrativ . QQQQQQQQQQQQQQQ 1& ani
'. QQQQQQQQQQQQQQQQ 2 ani
NOMENCLATOR AL DO6ARELOR >ar.i$isti!; este un Instru#ent de lucru "n arhiva unei
instituii, const=nd dintr)o list# siste'ati!# a tuturor categoriilor de docu#ente, create "n decursul unui
an, grupate pe co#parti#ente, potrivit sche#ei de organi+are a instituiei respective 4organigra#a5, iar "n
cadrul acestora pe pro!le#e i pe ter#ene de pstrare.
No'en!latorul ser$e%te :
15 registraturii pentru clasarea docu#entelor potrivit pro!le#ei pe care o conine i are scopul de a pune
ordine "n constituirea arhivei curente la nivelul %iecrei instane i a %iecrui co#parti#ent de #unc. 0e
co#pletea+ indicativul dosarului dup no#enclator :
a5 -n registrul de general de dosare 4 general electronic5 "n ulti#a ru!ric
!5 *e coperta dosarului 4"n partea de jos5
5 la selecionarea dosarelor
No#enclatorul este "ntoc#it de %iecare instituie i se #odi%ic ori de c=te ori este nevoie. -n ca+ul 6in.
Ius. se "ntoc#ete No#enclatorul cadru pe #inister.
*;Ane/a 1
Apro+ 6e !on&ir'#
0,C8,/A8 (,N,8A> 3I8,C/:8?> (,N,8A> A>
A8MI9,>:8 NAJI:NA>,
Apro!at prin :rdinul 43eci+ia5 nr.'14$ din $.1.&1&
*A8/,A A III)a C?8JI 3, A*,>
se re%er
I. 3ocu#ente A. 3osare 1. 8egula#ent, ordine *er#anent
Co#une ad#inistrative 1&. <ilanuri conta!ile anuale 2& ani
curtilor '.. Corespondena ad#. ' ani
de apel
<. 6ateriale 4. 8egistru de eviden
preconstituite a dosarelor pro%esionale *er#anent
2. 8egistru de cas 2 ani
II. 3osare A. 3osare de 11.3osare privind in%raciunile
ale instanelor judecat contra o#enirii *er#anent
72. 3osare privind
rea!ilitarea 1& ani C0
<. 6ateriale
*reconstituite $2. 8egistrul general
de dosare *er#anent
1&&. 8egistru de eviden
a corpurilor delicte 1& ani C0
1$
*;
Ane/a 1 la Legea 1531225
Apro+ 6e !on&ir'#
0,C8,/A8 (,N,8A> 3I8,C/:8?> (,N,8A> A>
A8MI9,>:8 NAJI:NA>,
Apro!at prin :rdinul 43eci+ia5 nr. PP din PPPP
se re%er
QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
I.3:0A8, A. 3osare 1. 8egula#ent, ordine *er#anent
C:6?N, ad#inistrative *. <ilanuri conta!ile an 2& ani
IN0/ANJ, ?. Corespondena ad#. 2 ani
4tri!unal,jude) D. 6ateriale ). 8egistru de eviden
ctorii, curi5 preconstituite a dosarelor personale *er#anent
1. 8egistru de cas 1& ani
II. 3osare A. 3osare de 5. 3osare civile judecate
ale instanelor judecat "n pri#a instan *er#anent
E. 3osare privind
8ea!ilitarea 1& ani C0
<. 6ateriale
*reconstituite G. 8egistrul general
de dosare *er#anent
2. 8egistru de eviden
a corpurilor delicte 1& ani C0
indi!ati$ul dosarului < I3A31 < Regula'ent de ordine interioar#
< II3D3G < Registrul general de dosare
*a
No'en!latrorul ar.i$isti! al dosarelor %i 'aterialelor pre!onstituite la tri+unale
0ARTEA A III-a TRIDUNALE
A!ti$itatea Categorii
De a!te
Coninutul pe s!urt al pro+le'elor
Nr. >Denu'irea unit#ilor %i grupelor de
do!u'ente;
!rt
Ter'en de
p#strare
O+s
I. dosare
co#une
tri!unalelor
A.dosare
ad#inistrative
1. deci+ii, hotr=ri "ntoc#ite de cond.
instanei
*. procese ver!ale i acte deli!erative
.
0
0
&
)*. ,videna pri#ar pt. lucrri statistice * ani
D.6ateriale
preconstituite
)?. 8egistru pentru evidena sigiliilor i
ta#pilelor
11. 8egistru de intrare)ieire a
corespondenei ad#.
51. 8egistru de eviden a petiiilor
5E. 8egistru de predare)pri#ire a postului
0
?4 ani
? ani
* ani
C6
II. dosare
speci%ice
instanelor
judectoreti
A. dosare de
judecat
5G. 3osare "n care s)au pronunat pedepse
cu "nchisoarea de peste 12 ani
2?. 3os. "n care s)au pronunat hotr=ri de
achitare
111. 3osare penale privind a#=nri,
"ntreruperi la e7ecutarea pedepsei,
contestaii la e7ecutare..
0
14 ani

? ani
C6
D. #ateriale
preconstituite
115. Mapele !oninFnd .ot#rFri
,ude!#tore%ti
11?. Caietul de note de %edin# al
gre&ierului >de la ulti'a notare;
11). Mapele !uprin(Fnd listele de %edin#
ale gre&ierilor
0
? ani
? ani
) ;ocumentele comune judectoriilor, tribunalelor sau curtilor de apel create de ;epartamentul
economico"!inanciar i administrativ au !ost notate cu ci!ra roman 7*8 iar
) ;ocumente speci!ice instanelor judectoreti cu ci!ra roman 7**8-
La r,ndul lor :
" grupele de documente comune 7notate cu ci!ra roman *8 se sub&mpart &n cele dou pri componente,
notate cu litere majuscule :
" A " pentru ;osare administrative i
" < " pentru 5ateriale preconstituite respectiv,
;ocumentele speci!ice activitii judectoreti 7notate cu ci!ra roman **8 se sub&mparti &n :
) A " dosare de judecat i
) < " materiale preconstituite
);
RE@I6TRUL DE INTRARE
JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
Nr. Data =nregistr#rii Nr. %i data E'itentul Coninutul Co'parti'entul
=nreg. anul luna (iua do!. intrat do!.
1 * ? ) 1 5
-IE:IRE
Data e/p. Modul de re(ol$are Desti- Do!.la !are se !one/.
an luna (i natar Indi!ati$ul dos. dup#
No'en!lator
JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
E G 2 14
1
8egula#ent ord. int. instane art. .'@1
1;
8,(I0/8?> (,N,8A> 3, 3:0A8,
Nr.
3os
3ata
-nregistrr
ii
Nr. Act
de
sesi+are
i
organul
care l)a
tri#s
Nu#ele
i pren.
*rilor
Natura cau+ei :!iectul
Cau+ei
Actele
pri#ite
dupa
%or#area
3osarului
Ind. Dos.
*enala civila
*ri#a
instanta
Ci
de
atac
*ri#a
instanta
Cai
de
atac
1 * ? ) 1 5 E G 2 14
1 1*.11. ?342 0op II3A352
5; 8egula#ent art. 1&
CO0ERT9 DO6AR
8:6RNIA
C?8/,A 3, A*,> C>?I
0,CJIA CI9I>S,
3, 6?NCA FI A0I(?8S8I 0:CIA>,,
*,N/8? 6IN:8I FI ;A6I>I,
C:6*>,/ PPPPPPPPP..
:<I,C/ PPPPPPPPPPP.
*S8JI PPPPPPPPPPP
3A/A -N8,(I0/8S8II PPP..
/,86,N,
N8. FI 3A/A M:/S8R8II PP..
8,3AC/:8 PPPPP.
IN3IC, 0/A/I0/IC PPPP.
3:0A8 N8. PPPPPPP
ARHIV9
Ind. dos no'en!lator II@A@7
4se trece prin parcurgerea no#enclatorului O la "nregistrare sau alte operaiuni5
Ter'en de p#strare *
4se trece la "nregistrarea "n 8egistru general de dosare 4electronic5
Nr. In$entar
>dup inventariere5
G;CO0ERT9 DO6AR
DENUMIREA UNIT97II
....................................
Co'parti'entul 4<irou, 0erviciul5
......................................
DO6AR NR.............4indicativul din no#enclator ) <@115
re&eritor la..........................................4din No#enclator5
-nceput la............
-ncheiat la............
Nr. %ile.................
9ol......................
Ter'enul de p#strare 4din No#enclator5
Nr. inventar:
4nu#rul "n ordinea cronologic a dosarelor din inventar5
E;
QQQQQQQQQQQQQQQQQ
3enu#irea instanei
3enu#irea seciei
ARHIVA
IND. DO6
TERMEN DE 096TRARE
RE@I6TRUL @ENERAL DE DO6ARE
ANUL JJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
>6AU ANII LA CARE 6E REKER9 DOCUMENTELE;
De la nr.JJJJ la nr. JJJJJJJJJJJJJ
>Nu#erele de "nceput i s%=rit cuprinse "n registru;
;ilele registrului general de dosare se nu#erotea+. >a s%=ritul anului sau la "ncheierea %iecrui
volu# al registrului se certi%ic, su! se#ntur, nu#rul de "nregistrri i nu#rul de %ile %olosite, cu
ur#toarea %or#ulare: G *re+entul registru se "ncheie pe anul 4sau perioada respectiv5 P.. la %ila P. cu
nr. de "nregistrare P.. G 0e trece apoi data i se#ntura celui care %ace certi%icarea i para%area.
*otrivit art. .1 alin. 1) din 8egula#entul de ordine interioar, la s%=ritul %iecrui an, dup ulti#a
operaie, "n %iecare registru se va "ntoc#i un proces ver!al de "nchidere, care va %i se#nat de preedintele
instanei i pri#ul) gre%ier, respectiv gre%ierul)e% sau, dup ca+, preedintele de secie i gre%ierul e% de
secie aplic=ndu)se ta#pila instanei.
*. E$idena do!u'entelor
*.1. Bnregistrarea do!u'entelor la !o'parti'entele instanei. Bnregistrarea do!u'entelor la
!o'parti'entul &inan!iar-!onta+il" !o'parti'entul ad'inistrati$" !o'parti'entul personal >de la
!urile de apel %i tri+unale;" pre!u' %i la inginerul !onstru!tor" !o'parti'entul de do!u'entare"
!o'parti'entul de in&or'ati!# ,uridi!# de la !urile de apel
'
3eparta#entul econo#ico)%inanciar i ad#inistrativ din cadrul curilor de apel i al tri!unalelor
asigur activitatea econo#ic, %inanciar i ad#inistrativ a instanelor iar co#parti#entul personal
des%oar activiti de eviden precu# i lucrri privind "ncadrarea i pro#ovarea personalului.
Inginerul constructor, <iroul de in%or#are i relaii cu pu!licul, co#parti#entul de docu#entare i cel de
in%or#atic juridic, la r=ndul lor, des%oar activiti pentru !unul #ers al instanelor din activitatea
tuturor acestor co#parti#ente re+ult=nd docu#entele ad#inistrative, %inanciar)conta!ile, de personal, de
in%or#atic sau cele care asigur legtura instanei cu pu!licul. Aceste dosare ad#inistrative create la
judectorii, tri!unale, tri!unale speciali+ate i curi de apel se "nregistrea+, inventaria+, selecionea+,
pstrea+ i se %olosesc potrivit legislaiei i nor#elor tehnice arhivistice "n vigoare, respectiv >egea
11@1$$1.
*otrivit art. .' alin. 1. din 8egula#entul de ordine interioar "n 8egistrul de intrare)ieire a
corespondenei ad#inistrative 4ve+i: Ane/a nr. ) A Ane/e Clu, A 6tL/C Ane/a 1 A Ane/e * - Clu,5 se
"nregistrea+ corespondena care nu are legtur cu dosarele de judecat. 3e ase#enea, plicurile
conin=nd coresponden cu caracter con%idenial se "nregistrea+ "n 8egistrul de intarare ieire a
corespondenei, cu aceast #eniune : T%r a %i des%cute, dup care se predau destinataruluiT.
Corespondena de serviciu care nu este destinat pu!licitii se va "nregistra "ntr)un registru
separat : 8egistrul de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative care nu este destinat pu!licitii "n
con%or#itate cu >egea privind li!erul acces la in%or#aiile de interes pu!lic nr. 244 din 1 octo#!rie
&&1 46. :., *. I)a, nt. 11' din ' octo#!rie &&15.
Legea Arhivelor Naionale = art- > " )reatorii i deintorii de documente sunt obligai s
&nregistre#e i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor &ntocmite pentru u# intern, precum i
a celor ieite, potrivit legii
0e consider do!u'ente intrate toate actele adresate unei instituii de ctre persoane juridice sau
%i+ice 4coresponden, cereri ale persoanelor %i+ice i juridice, co#en+i, contracte cu diveri parteneri etc5.
*rin do!u'ente ie%ite se "neleg toate actele e#ise de instituia e#itent adresate unei persoane
%i+ice sau juridice care este prev+ut cu antetul propriu, nu#r de "nregistrare din 8egistrul de intrare)
ieire, data e#iterii i indicativul dosarului.
3ocu#entele "ntoc#ite pentru u( intern sunt actele e#anate "n vederea des%urrii activitii
interne 4deci+ii interne, circulri ctre co#parti#ente, instane, coresponden cu co#parti#entele i
instanele proprii5.
Antetul O este constituit din : denu#irea instituiei, cu toate ele#entele ) #inister, %ilial,
sucursal, scris %r prescurtri, "nsoit de adres ) strad, nu#r ) Nr. tele%on sau Nr. ;a7, adeseori i cu
o repre+entare gra%ic
-nregistrarea docu#entelor se %ace la registratura general, %ie "ntr)un singur registru de intrare)
ieire a corespondenei, %ie, conco#itent, "n #ai #ulte registre, %r ca nu#erele de "nregistrare date
docu#entelor s se repete. Ast%el, c=nd creatorul de docu#ente pri#ete, e#ite i "ntoc#ete pentru u+
intern un nu#r #are de docu#ente, "nregistrarea acestora se poate %ace i la %iecare co#parti#ent de
#unc. -n acest situaie, la registratura general se "nscrie nu#rul de "nregistrare atri!uit de e7peditor i
denu#irea co#parti#entului la care se reparti+ea+ spre "nregistrare i re+olvare.
-nregistrarea docu#entelor "n 8egistrul de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative 4ve+i :
Ane/a 1 A Ane/e * AClu,5 Registrul de intrare-@iro! *411 A Cal!ulator-6tL/; se e%ectuea+
cronologic, "n ordinea pri#irii lor pentru "nregistrare.
-nregistrarea docu#entelor "ncepe de la 1 ianuarie i se "ncheie la '1 dece#!rie ale %iecrui an. -n
ca+ul "n care registrul nu este co#pletat i se #ai pot "nregistra docu#ente pentru #ai #uli ani, se va
deschide, pentru %iecare an "n parte, c=te o partid nou care va "ncepe nu#eroatarea de %iecare dat
"ncep=nd cu 1 ianuarie pentru actele "n curs de creare.
>a "nregistrarea docu#entelor se vor preci+a ur#toarele ele#ente, respectiv, registrul de intrare)
ieire a corespondenei va avea ur#toarea ru!ricatur :
1 A nu'#rul de =nregistrare repre+int nu#rul curent al corespondenei care se e%ectuea+ cronologic
nead#i=ndu)se nici un %el de #odi%icri. -n ca+ul unor greeli de "nregistrare po+iia respectiv se
anulea+ i se conse#nea+ prin !arare i se#ntur A DanulatE, nu#rul respectiv ne#ai%iind acordat.
A data =nregistr#rii sau data intrrii docu#entului cuprinde : anul, luna, +iua conse#nate "n ru!rici
separate i se co#pletea+ "n #od o!ligatoriu la "nregistrarea %iecrui docu#ent pri#it, e#is sau %olosit
pentru u+ intern.
4
Nu#rul de "nregistrare "#preun cu data "nregistrrii sau intrrii docu#entului se aplic pe %iecare
docu#ent intrat iar pentru uurarea i conse#narea corect a acestor date se con%ecionea+ o ta#pil din
caucic care se aplic "n partea din dreapta sus a docu#entului intrat. Fta#pila poate s cuprind i
denu#irea insitutuiei dar "n #od o!ligatoriu nu#rul de intrare i data : +iua, luna, anul. Aplicat pe
%iecare docu#ent intrat, el servete apoi pentru cel ce re+olv actul la "ntoc#irea rspunsului pentru actul
deja "nregistrat. Fta#pila se aplic pe poriunea nescris a docu#entului "n aa %el "nc=t s poat %i uor de
citit.
MINI6TERUL 8U6TI7IEI
Tri+unalul Clu,
INTRARE NrM.....................................
NiuaM............lunaM.................. *44M.
' A nu'#rul %i data do!u'entului date de e'itent 4din antetul docu#entului intrat5 sau nu#rul
corespondenei intrate se preia de pe docu#entul care ur#ea+ a %i "nregistrat.
4 A e'itentul sau D3e la cine vine corespondenaE este ru!rica "n care se conse#nea+, integral i %r
prescurtri, denu#irea instituiei e#itente, denu#ire care se preia din antetul adresei pri#ite, sau de pe
plicul cu care a sosit corespondena. ,ste i#portant a se scrie cite i %r prescurtri pentru a putea regsi,
"n ca+ de nevoie, cu #ai #are uurin instituia care a tri#is corespondena.
2 A !oninutul do!u'entului" "n re+u#at, se transcrie dup citirea adresei i a re+oluiei puse de e%ul
unitii de ctre cel ce %ace "nregistrarea actului. ,l tre!uie s %ie concis i s repre+inte, cu e7actitate,
su!iectul adresei "nregistrate.
1 A !o'parti'entul !#ruia i s-a reparti(at repre+int ru!rica "n care se conse#nea+ co#parti#entul,
serviciul, !iroul cruia i s)a reparti+at spre e7ecutare i re+olvare docu#entul "nregistrat. 0ta!ilirea
acestuia se %ace de ctre e%ul instituiei "n re+oluia conse#nat "n partea din st=nga sus a docu#entului i
"n care se #enionea+ "n #od e7pres co#parti#entul care ur#ea+ s re+olve actul i eventual ter#enul
de re+olvare.
Re(oluia repre+int actul de natere al docu#entului, este sta!ilit de e%ul unitii %iind constituit "n
#od o!ligatoriu din: dat 4an, lun, +i5 cui i se reparti+ea+ spre re+olvare lucrarea 4co#parti#ent, !irou,
serviciu sau chiar persoan5 indicaii asupra #odului de re+olvare i de regul ter#enul de re+olvare,
se#ntura e%ului instituiei sau a persoanei delegate pentru reparti+area docu#entelor i conse#narea
re+oluiei.
*ri#ele 1 ru!rici ale registrului repre+int partea privitoare la intrarea actelor i ele se
co#pletea+ "n #od o!ligatoriu pentru toate actele pri#ite.
7 A data e/pedierii sau data ieirii docu#entelor repre+int ru!rica care se co#pletea+ "n #od
o!ligatoriu la :
) toate actele intrate, pri#ite de la diveri e7peditori care necesit rspuns
) toate docu#entele e7pediate 4din o%iciu5
) toate docu#entele de u+ intern
. A 'odul re(ol$#rii este ru!rica "n care se conse#nea+ coninutul pe scurt al actului re+olvat sau a
actului e7pediat 4din o%iciu5 a actului de u+ intern 4circular, ordin, deci+ie intern5 cu conse#narea
succint a #odului de re+olvare.
$ A destinatarul sau Dctre cine s)a tri#is corespondenaE repre+int ru!rica "n care se conse#nea+
instituia sau persoana creia i se e7pedia+ docu#entul. 0e va conse#na de ase#enea denu#irea
co#plet %r precurtri sau iniiale.
1&) nu#rul de "nregistrare al do!u'entului la !are se !one/ea(# i indi!ati$ul dosarului dup#
no'en!lator, care se vor sta!ili i co#pleta "n registru dup re+olvarea docu#entelor sau Dunde s)a
clasat lucrareaE repre+int ru!rica care ne ajut la regsirea docu#entelor.
3ocu#entele care se re%er la aceiai pro!le# se cone7ea+ la pri#ul docu#ent "nregistrat B "n
dreptul %iecrui docu#ent cone7at se trece, "n ru!rica corespun+toare, nu#rul docu#entului la care se
%ace cone7area. 40pre e7e#plu : la un docu#ent "nregistrat la nr. 1 din registrul de intrare)ieire privitor la
co#unicarea nu#rului de gre%ieri solicitat de ctre C06 se pot cone7a docu#entele nr. 12 sau 1&& din
registrul de intrare)ieire care au %ost "nregistrate ulterior actului cu nu#rul de "nregistrare 1 dar care se
2
re%er tot la co#unicarea nu#rului de gre%ieri. -n dreptul nu#erelor 12 sau 1&& din registrul de intrare)
ieire la acest ru!ric se va trece nu#rul 1 la care au %ost cone7ate5.
Indicativul dosarului dup no#enclator se sta!ilete la "nregistrarea docu#entelor, prin
parcurgerea no#enclatorului pe "ntreaga unitate i, conse#narea "n ulti#a ru!ric, a acestuia.
Conco#itent indicativul se va conse#na cu creionul "n partea din dreapta sus a docu#entului 4dosarului5,
pe #sura posi!ilitilor "n interiorul sta#pilei aplicate pentru conse#narea nu#rului de intrare.
Indicativul dosarului dup no#enclator se poate conse#na pe act i cu prilejul re+olvrii actului de ctre
co#parti#entul de #unc dese#nat cu re+olvarea aceastuia ur#=nd ca la registratur, cu prilejul
e7pedierii docu#entului, s se co#plete+e ru!rica respectiv.
?lti#ele patru ru!rici 47 )1&5 repre+int partea de ieire a registrului.
Do!u'entele e/pediate HDin o&i!iuI i cele "ntoc#ite pentru u+ intern se "nregistrea+ "n #od
o!ligatoriu ca i docu#entele intrate, co#plet=ndu)se coloanele adecvate dup cu# ur#ea+ :
) nu#rul de "nregistrare
) data "nregistrrii
/oate docu#entele e7pediate de unitate sau cele "ntoc#ite pentru u+ intern sunt considerate docu#ente O
HDin O&i!iuI ru!rica "n care se %ace conse#narea este ru!rica a 4)a ,#itentul sau D3e la cine vine
corespondenaE
) data e7pedierii sau data ieirii 4care coincide cu data "nregistrrii5
) #odul de re+olvare "n care se conse#nea+ coninutul actului e7pediat D3in o%iciuE
) destinatarul sau Dctre cine s)a tri#is corespondenaE
) indicativul dosarului dup no#enclator
Do!u'etele e/pediate !a r#spuns la un do!u'ent intrat >pri'it; $or pri'i =n 'od
o+ligatoriu nu'#rul de =nregistrare al do!u'etului la !are se r#spunde. 0e inter+ice acordarea unui
alt nu#r de "nregistrare la un docu#ent "nregistrat anterior.
*entru reali+area unei evidene e7acte i a posi!ilitii ur#ririi circuitului docu#entelor de la
registratur la co#parti#entele de #unc sau ctre destinatari, "n #od o!ligatoriu, corespondena se
reparti+ea+ pentru re+olvare pe !a+ de Dorderou de !oresponden# sau Condici de e7pediie.
*entru reparti+area docu#entelor spre re+olvare, de la registratur la co#parti#ente, se %olosete
!orderoul de coresponden cu ur#toarea ru!ricatur :
1. Nu#rul curent
. 3ata reparti+rii
'. Nu#rul de "nregistrare din registrul de intrare)ieire a docu#entului reparti+at spre re+olvare
4. *ersoana la care a %ost reparti+at docu#entul
2. 0e#ntura celui care a preluat docu#entul spre re+olvare
*entru e7pedierea docu#entelor la destinatari prin o%iciile potale se %olosete !orderoul sau
condica de e7pediie cu antetul i ru!ricatura :
) Antet P..........43enu#irea unitii5
) CtreP........ 4:%iciul potal prin care se %ace e7pedierea5
) <orderou nrP.
) 3ata +iua, luna, anul
8u!rici :
1. Nr. Curent
. 3enu#irea unitii 4destinatarul5
'. >ocalitatea de destinaie
4. Nu#rul de "nregistrare a docu#entului e7pediat
2. 0u#a 4preul ti#!relor5
1. :!servaii
3e #odul "n care se respect "nregistrarea docu#entelor "n registrul de intrare)ieire a
corespondenei respectiv co#pletarea tuturor ru!ricilor pe care le solicit docu#entul "nregistrat i "n #od
deose!it ru!rica Dindicativul dosaruluiE, depinde rapiditatea i operativitatea regsirii docu#entelor din
arhiva curent. Circuitul docu#entului, de la "nregistrare i p=n la e7pedierea sau clasarea lui "n cadrul
arhivei, are dou aspecte cu i#portan deose!it "n %or#area arhivei oricrei instituii. ?n pri# aspect,
este acela al circuitului "ntre registratur i co#parti#entele de #unc, pre+entat #ai sus, al doilea, %iind
cel dintre co#parti#entele de #unc i arhiva general a instituiei i apoi "ntre arhiva general i
1
Arhivele Naionale, pentru docu#entele per#anente, respectiv, cu unitile de recuperare a docu#entelor,
pentru cele cu tere#ene te#porare de pstrare dup e%ectuarea selecionrii lor.
;ilele registrului de intrare)ieire a corespondenei se nu#erotea+, iar pe copert 4Ane/a G A
Ane/e Clu,5 se trec ur#toarele ele#ente :
) denu#irea instituiei
) denu#irea 4seciei, co#parti#entului "n ca+ul "nregistrrii la co#parti#ente5
) anul sau anii la care se re%er docu#entele
) nu#erele de "nceput i s%=rit cuprinse "n registru
) ter#enul de pstrare
>a s%=ritul anului sau la "ncheierea %iecrui volu# al registrului se certi%ic, su! se#ntur,
nu#rul de "nregistrri i nu#rul de %ile %olosite,cu ur#toarea %or#ulare: G *re+entul registru se "ncheie
pe anul 4sau perioada respectiv5 P.. la %ila P. cu nr. de "nregistrare P.. G 0e trece apoi data i
se#ntura celui care %ace certi%icarea i para%area.
>a %iecare instan se ine un singur registru de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative
48egula#entul de ordine interioar art. 1.5
0e pot deschide 8egistre separate pentru "nregistrarea unor categorii de docu#ente de acelai %el
care se crea+ "n cursul unui an : 8egistrul de petiii, 8egistrul de deci+ii etc. dar %iecare dintre aceste
registre se vor di%erenia printr)o ci%r ro#an sau liter #ajuscul.
);Ane/a 13Legea 1531225
RE@I6TRUL DE INTRARE-IE:IRE
JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
Nr. Data =nregistr#rii Nr. %i data E'itentul Coninutul Co'parti'entul
=nreg. anul luna (iua do!. intrat do!.
JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
1 * ? ) 1 5
JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
Data e/p. Modul de re(ol$are Desti- Do!.la !are se !one/.
an luna (i natar Indi!ati$ul dos. dup#
No'en!lator
JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
E G 2 14
G;
CO0ERT9 DO6AR
DENUMIREA UNIT97II
....................................
......................................
-nceput la............
-ncheiat la............
Nr. %ile.................
9ol......................
7

Nr. inventar:
*.*. Bnregistrarea dosarelor %i a a!telor la instanele ,ude!#tore%ti - Registrul general de
dosare" Opisul al&a+eti!" Registrul in&or'ati$" Registrul de ter'ene al ar.i$ei et!.A instru'ente de
lu!ru pentru a!ti$it#ile de ordonare" in$entariere %i sele!ionare a dosarelor !reate =nainte de
introdu!erea siste'ului in&or'ati(at ECRI6.
/oate instanele judectoreti au c=te o gre%, o registratur, o arhiv, un !irou de in%or#are i
relaii pu!lice din a cror activitate re+ult docu#entele speci%ice instanelor judectoreti. (re%a,
registratura i arhiva pri#esc, "nregistrea+, i e7pedia+ corespondena, "ndosaria+ actele, "ntoc#esc i
pstrea+ registrele potrivit cu prevederile >egii nr. '&4@&&4 privind organi+area judiciar i a
8egula#entului de ordine interioar al instanelor judectoreti.
>a %iecare instan %uncionea+ o registratur i o arhiv. >a instanele cu volu# #are de
activitate poate %unciona o registratur general, precu# i c=te o arhiv pentru %iecare secie, "n !a+a
hotr=rilor colegiilor de conducere. Colegiile de conducere pot hotr" organi+area de arhive distincte
pentru co#pletele de judecat.
>a registratura general se "ntoc#esc i se pstrea+ :
1. registrele generale de dosare pentru "nregistrarea actelor de sesi+are, a dosarelor pri#ite "n apel, a
dosarelor pri#ite "n recurs, a actelor de procedur i a corespondenei A "n pre+ent toate operaiunile de
"nregistrare %iind e%ectuate "n %egistrul general electronic
. !orderouri pentru e7pedierea prin pot i condici de predare a dosarelor, actelor de procedur i a
restului corespondenei
(re%ierul)registrator %ace parte din personalul au7iliar de specialitate a crui principal atri!uie
este pri#irea, "nregistrarea i reparti+area pe secii i la celelalte co#parti#ente a actelor de sesi+are a
instanei, dosarele de la celelalte instane i restul corespondenei, e7pedia+ dosarele soluionate i
corespondena. (re%ierii)registratori, de ase#enea, pri#esc i "nregistrea+ dosarele intrate, in evidena
acestora i a circulaiei lor.
-nregistrrile "n registrele i condicile e7istente la %iecare instan se in, de regul, "n siste#
in%or#ati+at cu #eniunea c, p=n la generali+area siste#ului in%or#ati+at, la instanele la care nu e7ista
"nregistrarea electronic ,C8I0, evidenele se ineau pe suport de h=rtie, "n registrele i condicile
prev+ute la art. .' din 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti 4&&1)&&$5.
-ntruc=t siste#ul ,C8I0 al nu#rului unic de dosar, potrivit prevederilor art. $$@ respectiv art.
$$@4 din 8egula#entul de ordine interioar 4apro!at "n anul &&25, s)a generali+at la toate instanele
4&&15 c=nd a %ost decis ca o!ligatorie utili+area progra#ului ,C8I0 i, av=nd "n vedere c, p=n "n anul
&&2 4c=nd a %ost de#arat progra#ul ,C8I05 ti#p de 1 an 4la unele instane p=n "n &&$5 s)a %cut
"nregistrare du!l 4electronic i #anual5, vo# pre+enta instru#entele de eviden o!ligatorii la o
instan, prev+ute "n No#enclatorul arhivistic al 6iniserului Iustiiei@1$$$ i No#enclatorul arhivistic
cadru din $.1. &1& av=nd ter#enul de pstrare per#anent.
-nregistrarea "n registrul general electronic practicat la toate instanele, este du!lat, uneori i "n
pre+ent, la judectorii, prin co#pletarea #anual a 8egistrului general de dosare 4art. .',pct. 15, #sur
de sigurana pentru pstrarea i conservarea instru#entului principal de eviden a dosarelor de judecat.
Aceast practic di#inuea+ operativitatea "nregistrrilor la registratura general dar con%er "n plus o
siguran a regsirii in%or#aiei cuprinse "n registrul general electronic. 3e alt%el, la unele Iudectorii,
dispunerea dosarelor din arhiva curent se %cea pe !a+a nu#rului de "nregistrare din 8egistrul general
de dosare, "n #od cronologic, i, nu potrivit cu data "nregistrrii 4data cert5, preluat din 8egistrul
general electronic de dosare 4Curi de Apel5.
8egistrele, #enionate #ai jos, repre+int evidena dosarelor de judecat sau a altor categorii de
activiti des%urate la instane precu# : registre pentru reparti+area dosarelor spre re+olvare i
soluionare de la registratur la instane, de la registratur i instane la arhiv, registre de predare)pri#ire,
"ntoc#ite de)a lungul anilor, p=n "n anul &&1, "n !a+a crora se pot e%ectua, "n pre+ent, activitile de
ordonare, inventariere i selecionare a acestora.
.
15 8egistrul general de dosare
5 :pisul al%a!etic al prilor
'5 8egistrul in%or#ativ
-n a%ara acestora, registre de eviden, cu ter#en de pstrare per#anent, conse#nate de ase#enea "n
no#enclatorul dosarelor din anul 1$$$ i din anul &1&, sunt :
a5 8egistrul general privind "nregistrarea partidelor politice
!5 8egistrul general privind "nregistrarea dosarelor de cetenie
c5 8egistrul in%or#ativ re%eritor la "nregistrarea societilor co#erciale
d5 8egistrul general re%eritor la "nregistrarea sindicatelor, a %undaiilor, a asociaiilor i organi+aiilor
neguverna#entale i nonpro%it
e5 8egistrul pentru transcrierea hotr=rilor de%initive de punere i respective de ridicare a interdiciei
%5 8egistrul privind cererile de graiere
/re!uie preci+at c, o parte din registrele prev+ute de art. .' din 8egula#entul de ordine
interioar de la punctele : 1 48egistrul privind arestarea preventiv5, 7)1&, 14, 11 48egistrele judectorilor
sindici5, )' nu %igurau "n No#enclatorul arhivistic al 6inisterului Iustiiei din anul 1$$$ i nu aveau
sta!ilite ter#enul de pstrare, dei ele erau create i co#pletate la instane "n con%or#itate cu
8egula#entul de ordine interioar 4&&25 ele %iind conse#nate "n noul no#enclator arhivistic din &1&.
1. 8egistrul general de dosare sau 8egistrul de intrare)ieire dosare
4art. .' alin. pct. 1) Ane/a 1 - Ane/e Clu, A 3 Registru general de dosareC Ane/a E - la Ane/e Clu, -
Coperta registru gen. dos
>a instanele unde e7ist registratur general i c=te o registratur i o arhiv pentru %iecare secie
se inea a; un registru la registratura generala in care se trecea i secia la care a %ost reparti+at dosarul i
+; c=te un registru general de dosare la %iecare secie. Ast%el, se pot di%erenia registre generale de dosare
4registre de intrare)ieire a dosarelor5 de la seciile civile, penale, de contencios ad#inistrativ, de societi
co#erciale, agricole, de %undaii etc. >a unele judectorii e7ista un singur registrul general de dosare
pentru a#!ele secii, civil i penal cu preci+area c nu#erele "nregistrate se treceau pe coperta
di%ereniat prin culori a dosarelor pentru cele dou categorii de instane : civil i penale.
3upa nu#rul dosarului, "nregistrat la secie, se trecea indicativul seciei 4C ) civil, * ) penal,
CA; ) contencios ad#inistrativ i %iscal, Co#. A co#erciala etc.5 i nu#rul cu care a %ost "nregistrat la
registratura general. >a instanele unde %uncionea+ #ai #ulte secii pentru aceeai #aterie se utili+a
indicative nu#erice pentru identi%icarea acestora.
-nregistrarea docu#entelor "n 8egistrul general de dosare sau de intrare)ieire a dosarelor se
e%ectuea+ cronologic, "n ordinea pri#irii lor pentru "nregistrare.
-nregistrarea docu#entelor 4dosarelor5 "ncepe de la 1 ianuarie i se "ncheie la '1 dece#!rie ale
%iecrui an. -n ca+ul "n care registrul nu este co#pletat i se #ai pot "nregistra docu#ente pentru #ai
#uli ani, se va deschide, pentru %iecare an "n parte, c=te o partid nou care va "ncepe nu#eroatarea de
%iecare dat "ncep=nd cu 1 ianuarie pentru actele "n curs de creare. *entru %iecare an "ncheiat se va %ace
certi%icarea registrului prin conse#narea ulti#ului nu#r de "nregistrare, para%are i se#ntur.
In acest registru se trecea, in ordinea intrarii, toate dosarele 4actele5 "nregistrate la judecatorii,
tri!unale, tri!unale speciali+ate, curi de apel sau la seciile acestora, cu ru!ricile sta!ilite in acest scop.
0u! acelasi nu#ar se "nregistrau toate cererile depuse ulterior sau corespondena in legtur cu dosarul.
>a "nregistrarea docu#entelor se vor preci+a ur#toarele ele#ente, respectiv, registrul general de
dosare sau de intrare) ieire dosare va avea ur#toarea ru!ricatur:
1. Nu'#r dosar sau A nu'#rul de =nregistrare repre+int nu#rul curent al dosarului care se
e%ectuea+ cronologic "n ordinea intrrii nead#i=ndu)se nici un %el de #odi%icri. -n ca+ul unor greeli de
"nregistrare po+iia respectiv se anula i se conse#nea prin !arare i se#ntur A DanulatE, nu#rul
respectiv ne#ai%iind acordat.
. Data =nregistr#rii sau data intrrii docu#entului cuprinde : anul, luna, +iua care se
co#pletea+ "n #od o!ligatoriu la "nregistrarea %iecrui docu#ent pri#it, e#is sau %olosit pentru u+
intern.
Nu#rul de "nregistrare "#preun cu data "nregistrrii sau intrrii docu#entului se aplic pe %iecare
docu#ent 4!opert# de dosar instane A Ane/a 5 A Ane/e Clu, )5 intrat iar pentru uurarea i
conse#narea corect a acestor date se tipresc coperi, separat pentru %iecare dintre instane, conin=nd
$
ele#entele necesare "nregistrrii. Aplicate pe %iecare docu#ent 4dosar5 intrat, servete apoi pentru cel ce
re+olv actul la "ntoc#irea rspunsului pentru actul deja "nregistrat.
'. Nr. a!tului de sesi(are %i organul !are l-a tri'is este preluat de pe coperta dosarului intrat sau
din antetul docu#entului intrat5
4. Nu'ele %i prenu'ele p#rilor sunt conse#nate prile
1. Natura !au(ei 4potrivit seciei : penal, civil etc5
1. 0ri'a instan#
7. Calea de ata! %i altele
.. 0ri'a instan#
$. Cale de ata! %i altele
1&. O+ie!tul !au(ei A se preci+ea+ denu#irea cau+ei
11. A!tele pri'ite dup# &or'area dosarului
Indicativul dosarului dup no#enclator 4ci%ra ro#an, litera #ajuscul i ci%ra ara!5 se sta!ilete
la "nregistrarea docu#entelor, prin parcurgerea no#enclatorului pe "ntreaga instan i, conse#narea
acestuia "n ulti#a ru!ric, a registrului. Conco#itent, indicativul se va conse#na cu creionul "n partea din
dreapta sus a docu#entului 4dosarului5, sau pe #sura posi!ilitilor "n apropierea locului de conse#nare
a nu#rului de intrare. Indicativul dosarului dup no#enclator se poate conse#na pe act 4dosar5 i cu
prilejul re+olvrii actului 4dosarului5 de ctre cei dese#nai cu re+olvarea aceastuia ur#=nd ca la
registratur, cu prilejul e7pedierii docu#entului, s se co#plete+e ru!rica respectiv. 0tatisticianul, spre
e7e#plu, poate aplica G indicativul dosarului H i G ter#enul de pstrare H "n ti#pul prelucrrii statistice
a datelor din dosare.
Indicativul dosarului dup no#enclator se sta!ilete la:
a. "nregistrarea dosarelor 4docu#entelor5
!. sta!ilirea o!iectului cau+ei A 4FI >A ,C8I05
c. "nregistrarea celorlalte cereri i acte inclusiv corespondena ad#inistrativ 48egistru de intare)ieire a
corespondenei ad#inistrative5
d. "nregistrarea cererilor de apel sau recurs i la restituirea lor de la instanele de apel i de recurs
Aceast prevedere a >egislaiei arhivistice "n vigoare nu a %ost practicat de)a lungul ti#pului de
ctre instanele judectoreti pentru docu#entele 4dosarele5 create ur#=nd ca aceast operaiune s %ie
reali+at pentru docu#entele 4dosarele5 care ur#ea+ s %ie create "ncep=nd cu anul &1 sau pentru
dosarele deinute "n depo+itele de arhiv cu prilejul ordonrii, inventarierii i selecionrii lor.
*e coperta dosarului se va conse#na ter#enul de pstrare preluat din no#encalator conci#itent cu
conse#narea indicativului dosarului.
. :pisul al%a!etic
4inclus "n ,C8I05
*entru reali+area unei evidene e7acte i a posi!ilitii ur#ririi circuitului docu#entelor
4dosarelor5 de la registratur la alte instane, la alte co#parti#entele de #unc 4la arhiv5 sau ctre ali
destinatari, "n #od o!ligatoriu, dosarele se "nregistrea+ "n registre speci%ice i se reparti+ea+ pentru
re+olvare pe !a+a acestora.
-n acest registru se trec nu#ele i prenu#ele sau, dup ca+, denu#irea prilor din dosar, inclusiv
a celor introduse ulterior "n proces, precu# i nu#rul dosarului. >a instanele la care %uncionea+ secii,
opisul al%a!etic se ine pe secii 4"#preun cu registrele generale de dosare5
'. 8egistrul in%or#ativ
4Inclus "n ,C8I05
-n acest registru se #enionea+, pentru %iecare dosar trecut "n ordinea nu#eric, pri#ul ter#en de
judecat i ter#enele ulterioare B data ieirii dosarului din arhiv i persoana creia i s)a predat, data
reintrrii dosarului "n arhiv B nu#rul i data sentinei, deci+iei sau "ncheierii, dup ca+, i soluia pe
scurt B data tri#iterii dosarului la alte instane, la parchet sau alte autoriti i data revenirii dosarului,
cone7area sau ataarea dosarului la alt dosar.
Instanele de judecat "ntoc#esc i pstrea+ pentru evidena activitii i alte categorii de registre
"n #ajoritate cu ter#en li#itat de pstrare i conservare.
8egistrul de ter#ene 4sau condica de ter#ene5 al arhivei este un alt instru#ent de eviden necesar
"n activitatea practic. -n acest registru se trec toate dosarele pe ter#enele de judecat %i7ate,
'&
conse#n=ndu)se nu#rul i data lor. -n ca+ul "n care aceste registre de ter#ene din perioada 1$&)1$$&
se #ai pstrea+ la instane, cu prilejul selecionrii arhivei se va ur#rii e7istena pri#elor trei registre,
"n ca+ul lipsei lor se va pstra per#anent acest dosar care, "n pre+ent, are ter#en de pstrare 2 ani.
Condica edinelor de judecat A "n acest registru se trec 4de gre%ierul de edin5 "n ordinea
"nscris "n list, dosarele din %iecare edin, separat pe co#plete, noul ter#en de judecat "n ca+ de
a#=nare a judecii, hotr=rea pronunat i nu#rul acesteia, precu# i iniialele judectorului care o va
redacta. (re%ierul)arhivar pregtete dosarele pentru edinele de judecat i asigur circulaia acestora "n
cadrul instanei, precu# i tri#iterea lor la alte instane.
>a judectoriile cu volu# #are de activitate se in dou condici, una pentru cau+e penale i una
pentru cau+e civile.
>a instanele unde %uncionea+ secii se ine c=te o condic pentru %iecare secie, la instanele
unde nu e7ist secii, condicile se in pe #aterii.
>a curile de apel i tri!unale se in condici separate pentru activitatea de pri# instan, de apel i
de recurs.
Condici de edine separate se vor ine pentru :
) edinele de judecat des%urate "n ca#era de consiliu
) edinele de judecat privind adopia
) edinele de judecat a sesi+rilor privind e%ectuarea perche+iiilor i a interceptrilor i
"nregistrrilor convor!irilor tele%onice
) a edinelor de judecat a recursurilor soluionate prin "ncheiere
Alte registre i#portante, din r=ndul celor ' de registre conse#nate la art. .' din 8egula#entul de ordine
interioar al instanelor judectoreti care, prin coninutul lor, %ac parte din ;ondul Arhivistic Naional,
pot %i enu#erate : 8egistrul de eviden a petiiilor, 8egistrul de eviden pentru "nregistrarea cererilor i
rspunsurilor privind accesul la in%or#aiile de interes pu!lic, 8egistrul de control, 8egistrele
judectorilor A sindici etc.
;ilele registrului general de dosare sau de intrare)ieire, a tuturor registrelor a%late "n curs potrivit
art. .', se nu#erotea+, iar pe copert se trec ur#toarele ele#ente 4Ane/a E A la Ane/e Clu,5:
) denu#irea instituiei 4Instana5
) denu#irea 4seciei5
) anul sau anii la care se re%er docu#entele
) nu#erele de "nceput i s%=rit cuprinse "n registru
) ter#enul de pstrare
) nr. inventar
>a s%=ritul anului sau la "ncheierea %iecrui volu# al registrului se certi%ic, su! se#ntur,
nu#rul de "nregistrri i nu#rul de %ile %olosite, cu ur#toarea %or#ulare: G *re+entul registru se
"ncheie pe anul 4sau perioada respectiv5 P.. la %ila P. cu nr. de "nregistrare P.. G 0e trece apoi data i
se#ntura celui care %ace certi%icarea i para%area.
3e #odul "n care se respect "nregistrarea docu#entelor 4dosarelor5 "n registrul general de dosare
sau de intrare)ieire a dosarelor, respectiv co#pletarea corect a tuturor ru!ricilor pe care le solicit
docu#entul 4dosarul5 "nregistrat i "n #od deose!it ru!rica Dindicativul dosaruluiE, depinde rapiditatea i
operativitatea regsirii docu#entelor 4dosarelor5 din arhiva curent sau cu prilejul trierii lor "n activitatea
de selecionare. Circuitul docu#entului 4dosarului5, de la "nregistrare i p=n la e7pedierea sau clasarea
lui "n cadrul arhivei, are trei aspecte cu i#portan deose!it "n %or#area arhivei oricrei instituii. ?n
pri# aspect, este acela al circuitului "ntre registratur i instane 4co#parti#ente5, al doilea, %iind cel
dintre instane i arhiva general a instituiei i apoi "ntre arhiva general a instanei i Arhivele Naionale,
pentru docu#entele per#anente, respectiv, cu unitile de recuperare a docu#entelor, pentru cele cu
tere#ene te#porare de pstrare dup e%ectuarea selecionrii lor prin topirea lor.
'1
-n 6anualul su, Nial 8aaen
2
re%erindu)se la ciclul de via al docu#entelor susine c acesta se
"ntinde de la crearea i gestionarea activ a acestora i p=n la eli#inarea@distrugerea lor %inal 4dup
e7pirarea ter#enelui legal de pstrare5. 0unt enu#erate cinci etape succesive prin care trece orice tip de
dosar al cau+ei "n cadrul siste#ului judiciar :
1. Etapa de =nregistrare3!reare a dosarului !au(ei
) include etapele parcurse pentru a accepta sau crea dosarul propriu)+is i a)l "nregistra "n #od
corespun+tor "n siste#ul de gestionare a circuitului dosarelor din cadrul instanei 4de e7e#plu,
acordarea unui nu#r de "nregistrare, introducerea datelor corespun+toare "n siste#ul ,C8I05
*. Etapa de utili(are %i gestionare e&e!ti$# a dosarului respe!ti$ pe par!ursul des&#%ur#rii
pro!edurilor legale spe!i&i!e
) pe #sur ce procesul de soluionare a unui dosar progresea+, vor %i adugate la acesta
docu#ente i in%or#aii noi i se vor opera "nregistrrile corespun+toare "n registrele, opisurile i
condicile a%erente
?. Etapa de soluionare de&initi$# a !au(ei %i s!oaterea dosarului respe!ti$ din !ir!uitul a!ti$
) perioada de ti#p dintre soluionarea unui dosar pe %ond, de e7e#plu, i soluionarea de%initiv i
irevoca!il a acestuia, poate varia considera!il, "n %uncie de o varietate de aspecte, cu# sunt tipul
cau+ei i procedurile corespun+toare de e7ercitare a cilor de atac
) la "ncheierea acestei perioade, dosarul soluionat este trecut din arhiva curent "n arhiva
per#anent@depo+it, unde va %i pstrat con%or# no#enclatoarelor arhivistice "n vigoare
). Etapa de punere =n e/e!utare a .ot#rFrii ,ude!#tore%ti de&initi$e %i ire$o!a+ile
) include o serie de activiti su!secvente de gestionare a dosarului cau+ei, e%ectuate pe de o parte
de instan@parchet, i pe de alt parte de ctre di%eritele entiti@autoriti cu atri!uii "n acest sens
2. Etapa de p#strare3ar.i$are a dosarului soluionat sau a unor docu#ente@ele#ente ale acestuia5,
con%or# prevederilor legale %i3sau eli'inarea3distrugere a dosarului 4"n ur#a e7pirrii
ter#enului legal de pstrare5
) include o serie de activiti speci%ice, care tre!uie s in cont de prevederile legale cuprinse "n
8egula#entele de :rdine Interioar i "n No#enclatoarele arhivistice pentru instane i parchete,
cu di%erenierile de rigoare:
) "n aceast etap docu#entele pstrate "n arhiva per#anent@depo+it sunt sortate i sunt %ie predate
Arhivelor Naionale 4dac au valoare intrinsec de ordin istorico)juridic, cultural, 4con%or#
regle#entrilor legale "n #aterie5, %ie eli#inate@distruse 4#etoda cea #ai des "nt=lnit este aceea a
topirii acestora, prin inter#ediul unor %ir#e speciali+ate5
1;
8,(I0/8?> (,N,8A> 3, 3:0A8,
Nr.
3os
3ata
-nregistrr
ii
Nr. Act
de
sesi+are
i
organul
care l)a
tri#s
Nu#ele
i pren.
*rilor
Natura cau+ei :!iectu
l
Cau+ei
Actele pri#ate
dupa %or#area
3osarului
Ind.
Dos.3ter'en de
p#strare
*enala Civila
*ri#a
instanta
Ci
de
atac
*ri#a
instanta
Cai
de
atac
1 * ? ) 1 5 E G 2 14
1 1*.11. ?342 0op II3A352
2
C%. Nial 8aaen, 6anual pentru gre%ierii din cadrul instanelor i parchetelor, &11
'
E; Coperta registrului general de dosare
QQQQQQQQQQQQQQQQQ
3enu#irea instanei
3enu#irea seciei
ARHIVA
IND. DO6
TERMEN DE 096TRARE
Nr. in$entar
CO0ERT9 DO6AR
8:6RNIA
C?8/,A 3, A*,> C>?I
0,CJIA CI9I>S,
*,N/8? 6IN:8I FI ;A6I>I,
C:6*>,/ PPPPPPPPP..
:<I,C/ PPPPPPPPPPP.
*S8JI PPPPPPPPPPP
/,86,N,
N8. FI 3A/A M:/S8R8II PP.. P
8,3AC/:8 PPPPP.
IN3IC, 0/A/I0/IC PPPP. PP
3:0A8 N8. PPPPPPP
ARHIV9
''
Nr. In$entar
>dup inventariere
*.?. Ter'enele de p#strare a registrelor. Regle'ent#ri !u pri$ire la ter'enele de p#strare a
unor registre pre$#(ute de Regula'entul de ordine interioar# al instanelor ,ude!#tore%ti %i =n
!on&or'itate !u noul No'en!lator ar.i$isti! !adru ela+orat de M8 =n anul *414.
>a %iecare instan se ine un singur registru de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative
48egula#entul de ordine interioar art. 1.5
0e pot deschide 8egistre separate pentru "nregistrarea unor categorii de docu#ente, de acelai %el,
care se crea+ "n cursul unui an : 8egistrul de petiii, 8egistrul de deci+ii etc. dar %iecare dintre aceste
registre se pot di%erenia printr)o ci%r ro#an sau liter #ajuscul pentru a se evita orice con%u+ii de
"nregistrare.
-n No#enclatorul actual 4&1&5 au %ost incluse #ai #ulte registre noi pentru "nregistrarea actelor
i dosarelor A unele #enionate "n 8:I 4&&25, altele ne%igur=nd "n 8:I iar pentru unele dintre registrele
deja e7istente "n No#enclatorul din anul 1$$$ au %ost schi#!ate ter#enele de pstrare. ;iecare dintre
registre sunt cuprinse la po+iii di%erite "n no#enclator i au di%erite ter#ene de pstrare. *entru ca
nu#erele de "nregistrare acordate actelor create "ntr)o instan s nu se suprapun este necesar acordarea
unui indicativ distinct 4litera sau litere #ajuscule5 care se ataea+ la indicativul dosarului dup
no#enclator sau la nu#rul de "nregistrare respectiv pentru %iecare dintre registre i docu#entele
"nregistrate "n aceste registre. Ast%el, "n noul no#enclator au %ost incluse registre noi sau la unele au %ost
#odi%icate ter#enele de pstrare.
Chiar dac la Iudectorii, /ri!unale, Curi de apel, o serie de registre au un regi# special 4 nu se
dau pu!licitii, sunt clasi%icate ,7. 8egistrul de eviden a sesi+rilor privind autori+area e%ecturii
perche+iiilor date de judector "n cursul ur#ririi penaleB 8egistrul de eviden a petiiilor i 8egistrul de
eviden pentru "nregistrarea cererilor privind accesul la in%or#aii de interes pu!lic O a#!ele la <iroul de
in%or#are i realii pu!lice5 %iind co#pletate, #anipulate i pstrate de pri#ii)gre%ieri sau gre%ieri e%ii din
cadrul instanelor, gre%ierii arhivari tre!uie s cunoasc registrele respective i aceste #odi%icri deoarece,
"n %inal, toate categoriile de dosare dar i registre, condici, #ape tre!uiesc inventariate i pstrate, "n
%uncie de ter#enul lor de pstrare sta!ilit prin No#enclatorul arhivistic, "n depo+itul de arhiv al
instanei. 3e alt%el, "n 8:I art. ', aliniatul prevede U*entru evidena activitii instanei vor %i inute
orice alte registre prev+ute de lege sau sta!ilite de Consiliul 0uperior al 6agistraturii iar "n
No#enclatorul arhivistic din anul &1& *artea a II)a ) /ri!unale A po+. 1', i *artea I)a Iudectorii A
po+. $' se preci+ea+: Alte registre cu caracter special, con%or# 8:I se pstrea+ per#anent. 0 ur#ri#
c=teva e7e#ple:
1. 8egistru de eviden pentru coresponden din do#eniul relaiilor judiciare e7terne, inclusiv evidena
e#iterii #andatelor de arestare european
/er#en de pstrare ?4 ani C6
po+. ' A IudectoriiB po+. 2& A /ri!unale: po+. $$ A Curi de Apel
%igurea+ "n vechiul no#enclator din anul 1$$$ al Curilor de Apel la po+iia 41 cu ter#en de
pstrare 11 ani
nu %igurea+ "n No#enclatorul pe anul 1$$$ la Iudectorii i /ri!unale
nu %igurea+ "n 8egula#entul de ordine interioar
docu#entele se vor depune "n dosarul 2.)IB dos..1)/rB dos. 74)C 4dosare av=nd ca o!iect
proceduri "n #ateria cooperrii juridice internaionale, inclusiv e7trdarea i trans%erul
persoanelor conda#nate "n strintate5
0e pstrea+ la e7ecutorul penal
'4
0ugestie: toate docu#entele "nregistrate "n acest registru, spre e7e#plu la Iudectorii, vor pri#i la
nu#rul de "nregistrare: 2., litera #ajuscul E 4nu#rul de "nregistrare al dosarului va %i: 2.@, iar
indicativul dosarului dup no#enclator va %i I@<@2.@,5
. 8egistrul de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative
/er#en de pstrare A ?4 ani C6.
po+. '' A IudectoriiB po+. 21 A /ri!unaleB po+. 47) Curi de Apel
%igurea+ "n vechiul No#enclator din anul 1$$$ I)/r)C ter#en 14 ani
%igurea+ "n 8egula#entul de ordine interioar
-n %iecare instan se ine un singur 8egistru de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative.
>a I)/r)C se "n%iinea+ dosarele ad#inistrative cu respectarea nor#elor tehnice privind "nregistrarea,
selecionarea i pstrarea docu#entelor i a #apelor cu drile de sea# statistice.
3ocu#entele din aceste registre nu vor %i prev+ute la nu#rul de "nregistrare cu un alt indicativ.
0e pstrea+ la 0erviciul 0ecretariat@(re%ierul e%
Corespondena de serviciu care nu este destinat pu!licitii se va "nregistra "n 8egistru de intrare)ieire a
corespondenei ad#inistrative care nu este destinat pu!licitii sau "n 8egistrul de eviden a
docu#entelor secrete de serviciu 4M( 7.1@&& Ane7a 15. 3ocu#entele vor %i "nsoite de litera U0E
pentru a le di%erenia de celalalte docu#ente nesecrete. 3up declasi%icare acestea ajung "n arhiva
instanei pentru a %i eli#inate sau pstrate per#anent.
'. 8egistrul de eviden al petiiilor
/er#en de pstrare ? ani
*o+. '. A IB po+. 11) /rB po+. 2.) C
%igurea+ "n No#enclatorul pe anul 1$$$ A ? ani
docu#entele "nregistrate se vor depune "n dosarul de la po+. A IBpo+. '7 A/rB po+.'7 A C
repre+ent=nd #apele separate cu petiiile, cererile i rspunsurile date
se pstrea+ la <iroul de in%or#are i relaii pu!lice
0ugestie: toate docu#entele "nregistrate "n acest registru vor pri#i 4spre e7e#plu la judectorii nu#rul
de "nregistrare , litera #ajuscul 0 4nu#rul de "nregistrare va %i A @* iar indicativul dosarului dup
No#enclator va %i I@<@@*5
4. 8egistrul de intrare)ieire a corespondenei 4care nu se dau pu!licitii5
/er#en de pstrare A ?4 ani C6.
*o+ $4 A IB po+. 21) /rB po+. $. )C
%igurea+ "n No#enclatorul pe anul 1$$$) 11 ani
se pstrea+ la Ca!inetul preedintelui
"n acest registru sunt "nregistrate docu#entele de la po+.: 3osare speci%ice instanelor judectoreti
din No#enclatorul pe anul &1& ca spre e7.: plicurile conin=nd corespondena cu caracter
con%idenial, cererile pentru eli!erarea certi%icatelor i a copiilor de pe acte 4i dup ca+ "n
8egistrul general de dosare5 4art. 1., alin.15B eli!erarea copiilor de pe hotr=ri 4art. 1. alin.75...
2. 8egistru privind evidena i punerea "n e7ecutare a pl=ngerilor introduse "#potriva actelor i #surilor
luate de procuror "n %a+a ur#ririi penale
/er#en de pstrare A 14 ani C6
*o+. $$ A IB po+. 1'1) /rB po+. 1&1)C
nu %igurea+ "n No#enclatroul pe anul 1$$$
pl=ngerile %igurea+ "n No#enclator la *o+. 1., 7. A IB *o+. $$ i 1&$ A /rB *o+. .& A C
se pstrea+ la e7ecutorul judectoresc
0ugestie: actele din acest registru vor pri#i la r=ndul lor un nu#r de "nregistrare %or#at dintr)o ci%r i o
liter #ajuscul sau #inuscul pentru a le deli#ita de docu#entele "nregistrate "n alte registre cu acelai
nu#r
'2
1. 8egistru de eviden a sesi+rilor privind autori+area e%ecturii perche+iiilor date de judector "n cursul
ur#ririi penale
/er#en de pstrare A 1 ani !s.
*o+. $ A IB *o+. 14& A /B *o+. 114 ) C
nu %igurea+ "n No#enclatorul pe anul 1$$$
docu#entele se vor depune "n dos. 1&$ AIB dos. 14&)/rB dos.114 AC
se pstrea+ la gre%ierul e%
0ugestie: actele din acest registru vor pri#i la r=ndul lor un indicativ %or#at dintr)o liter #ajuscul sau
#inuscul pentru a le di%erenia de alte docu#ente "nregistrate "n alte registre.
7. 8egistru de eviden a declaraiilor de avere i de interese pentru personalul au7iliar i %uncionarii
pu!lici
/er#en: 0er'anent
%igurea+ "n No#enclatorul pe anul 1$$$ la Curile de Apel A /er#en: 14 ani
%igurea+ "n No#enclatorul pe anul &1& po+. 4$ )/ri!unale Ater#en 0er'anent
%igurea+ "n No#enclatorul pe anul &1& po+. 4$ A Curi de Apel A 1 ani
se pstrea+ la 0erviciul 8esurse u#ane
0ugestie: toate docu#entele "nregistrate "n acest registru vor pri#i la nu#rul de "nregistrare la /ri!unale
spre e7e#plu: 4$, litera #ajuscul D 4nu#rul de "nregistrare al dosarului va %i: 4$@3 iar indicativul
dosarului dup no#enclator va %i I@<@4$@35
.. 8egistru de eviden pentru "nregistrarea cererilor i rspunsurilor privind accesul la in%or#aiile de
interes pu!lic 4M( nr. 1'@din &&, Ane7a nr. 25
/er#en de pstrare ? ani
nu %igurea+ "n No#enclatorul pe anul 1$$$
%igurea+ "n No#enclatroul pe anul &1& po+. '$)IB po+. 1)/rB po+. 2$)C
docu#entele din acest registru 4cererile5 se vor depune "n dos. 1)IB dos.'1)/rB dos. '1)C
se pstrea+ la <iroul de in%or#are i relaii pu!lice
0ugestie: toate docu#entele "nregistrate "n acest registru vor pri#i, spre e7e#plu la /ri!unale, nu#rul
de "nregistrare, '1, literele #ajuscule I0 4nu#rul de "nregistrare va %i '1@I* iar indicativul dosarului dup
No#enclator I@<@'1@I*
$. 8egistru privind arestarea preventiv
/er#en 14 ani C6
nu %igurea+ "n No#enclatorul pe anul 1$$$ su! aceast denu#ire ci su! denu#irea de registru de
eviden privind propunerile de prelungire a arestrii preventive A ter#en 1 ani
%igurea+ "n 8:I cu #eniunea re%eritoare le prelungirile arestrii preventive
%igurea+ "n No#enclatorul pe anul &1& po+. $7 A IB po+. 17 A/r
docu#entele din acest registru se pstrea+ un ter#en de 2 C0 "n dosarele 1&7 A /rB dosar 71 A I
se pstrea+ la gre%ierul e%
*.). 6iste'ul in&or'ati(at de =nregistrare. 6iste'ul ECRI6 al nu'#rului uni! de dosar de la
toate instanele ,ude!#tore%ti
0copul principal al siste#ului ,C8I0 este de a gestiona in%or#aiile despre dosarele i
docu#entele re%eritoare la dosare din cadrul unei instituii juridice el %iind prev+ut totodat cu %aciliti
pentru plani%icarea diverselor activiti din cadrul unei ase#enea instituii.
0iste#ul ,C8I0 per#ite "nregistrarea noilor dosare, "nregistrarea prilor contestatare din cadrul
dosarelor, "nregistrarea dosarelor i a docu#entelor incluse "n dosar, alocarea ter#enelor de judecat
'1
precu# i operiile de citaii, generare de liste de edin i editare de "ncheieri de edin. *rin
introducerea siste#ului ,C8I0 de "nregistrare electronic a dosarelor s)a renunat la 8egistrul general de
dosare, la :pisul al%a!etic, la 8egistrul in%or#ativ i la 8egistrul de ter#ene, operaiunile e%ectuate "n
aceste registre %iind preluate prin aplicaia ,C8I0.
-ncep=nd cu 1 iulie &&1 s)a dispus generali+area siste#ului ,C8I0 al nu#rului unic de dosar la
toate instanele. Nu#rul unic al dosarului este %or#at din :
) nu#rul din registrul general electronic3nu#rul identi%icator al instanei3anul "nregistrrii
dosarului
Nu#rul identi%icator al instanei repre+int un nu#r unic de identi%icare a instanei de judecat
4con%or# >istei nu#erelor de identi%icare din ane7a la 8egula#entul de ordine interioar5.
Ast%el un nu#r de "nregistrare de la Curtea de Apel Cluj va %i %or#at din nu#rul din registrul
general electronic, nu#rul identi%icator al instanei i data "nregistrrii dosarului: 1@''@ 1'. 11. &&$
Nu#rul din registrul general electronic repre+int nu#rul dosarului "n cadrul registrului
electronic pentru "ntreaga instan. Acest nu#r "ncepe de la valoarea 1 pentru pri#ul dosar din anul
curent i continu incre#ental 4cresctor5 pentru %iecare nou dosar creat.
Alte %aciliti de plani%icare a diverselor activiti o%erite de siste#ul ,C8I0 sunt :
) alocarea judectorilor i gre%ierilor pe co#plete de judecat
) plani%icarea judectorilor de serviciu dese#nai s pri#easc spre re+olvare petiii
) capacitatea de a genera situaii statistice standard
) s e7trag din !a+a de date diverse in%or#aii statistice despre dosarele, docu#entele, persoanele
i in%raciunile sau cau+ele civile ce au legtur cu cau+ele a%late pe rol
Instanele judectoreti care utili+ea+ siste#ul ,C8I0 vor lua #suri pentru co#pletarea tuturor
c=#purilor aplicaiei ,C8I0 cu date co#plete i corecte, con%or# instruciunilor de utili+are. -n ca+ul
utili+rii "nregistrrilor "n siste# in%or#ati+at, se va constitui un singur registru general de dosare care va
conine date supli#entare #enite s asigure o!inerea unor evidene derivate. -n acest scop, registrul
in%or#ati+at va %i co#pletat cu toate in%or#aiile prev+ute "n structura !a+ei de date. Aceste date
supli#entare, legate de %iecare cau+, vor %i co#pletate per#anent "n cursul judecii. >a s%=ritul %iecrei
+ile de lucru se va proceda la asigurarea !a+ei de date prin salvarea acesteia pe un suport #agnetic.
*ornind de la %acilitile o%erite de siste#ul ,C8I0, pre+entate #ai sus, pute# re#arca %aptul c
acesta este per%ecti!il cu deose!ire "n ceea ce privete respectarea prevederilor >egii nr. 11@1$$1 A >egea
Arhivelor Naionale re%eritor la "nregistrarea actelor i la aplicarea No#enclatorului arhivistic la
registratur i la gruparea actelor "n dosare la instane. Ast%el, "n #od o!ligatoriu "n progra#ul ,C8I0
tre!uie constituit un c=#p 4o ru!ric5 care s repre+inte G indicativul dosarului dup no#enclator G iar un
alt c=#p s repre+inte G ter#enul de pstrare al dosarului H preluat tot din no#enclator . *revederea
siste#ului ,C8I0 cu cele dou ele#ente ar si#pli%ica operaiunile de inventariere, selecionare i pstrare
a docu#entelor, siste#ul %iind ast%el capa!il s e7trag din !a+ dosarele av=nd acelai indicativ al
dosarului din no#enclator, respectiv, dosarele av=nd acelai ter#en de pstrare. 8egistrele listate din
siste#ul ,C8I0, co#pactate vor constitui, "n ti#p, inventare pentru dosarele de judecat, "n ti#p,
arhivele judectoreti vor r#=ne la instane pentru pstrare i conservare, pentru %olosire.
*otrivit art. . alin. evidena "n siste# in%or#ati+at se pstrea+ i pe suport h=rtie, prin listarea
periodic a "nregistrrilor i legarea lor "n #ape 4dosare5 distincte. *rin introducerea "n siste#ul ,C8I0 a
indicativului dup no#enclator i a ter#enului de pstrare registrul general electronic poate constitui "n
continuare evidena de !a+ arhivistic din cadrul instanelor judectoreti, "n registru ur#=nd a se opera
lucrrile de selecionare a docu#entelor cu ter#enele de pstrare e7pirate dar i conse#narea celor cu
ter#en de pstare per#anent.
-n capitolul III, 0eciunea II)a A Activitatea pre#ergtoare edinei de judecat i de re+olvare a
lucrrilor cu caracter ad#inistrativ sunt conse#nate #odalitile prin care actele de sesi+are ale instanei
sunt preluate "n eviden la registratura instanei. Ast%el, actele de sesi+are a instanei, depuse personal sau
prin repre+entant, sosite prin pot, curier sau %a7, se depun la registratur, unde "n aceiai +i, dup
sta!ilirea o!iectului cau+ei, pri#esc nu#r din aplicaia ,C8I0 i dat cert. -n continuare, dup
stabilirea obiectului cau#ei de ctre un gre%ier cu studii superioare, su! conducerea unui judector,
dosarele se predau personalului responsa!il cu e!ectuarea reparti#rii aleatorii av=nd ataate dove+ile
privind #odul "n care au %ost trans#ise. Cu alte cuvinte docu#entele 4dosarele5 odat ce pri#esc nu#r
'7
i dat cert din aplicaia ,C8I0 sunt predate, "n %uncie de o!iectul cau+ei, celor dese#nai cu
re+olvarea lor.
Celelalte cereri i acte de orice natur, inclusiv corespondena cu caracter ad#inistrativ sosite prin
pot, curier, %a7, e)#ail sau prin orice alt #ijloc de co#unicare, se "nregistrea+ "n registrul general de
dosare, registrul de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative ori "n registrul de eviden a petiiilor i
se pre+int, dup ca+, preedintelui instanei. 3ove+ile de co#unicare a procedurilor se pri#esc la
registratura instanei su! se#ntur, dup ca+, se predau arhivarului care le ataea+ la dosar, %c=ndu)se
#eniune despre aceasta pe conceptul de citare.
Actele i cererile de orice natur, pre+entate de justiia!ili, inclusiv de avocai, preedintelui
instanei ori judectorului de serviciu, pri#esc dat cert la pre+entarea lor, prin aplicarea ta#pilei de
intrare a instanei respective, iar dup re+olvare se predau registratorului care le "nregistrea+ potrivit
prevederilor legale, dup ca+.
-nregistrarea, evidena i pstrarea docu#entelor ce nu sunt destinate pu!licitii se vor %ace "n
condiiile prev+ute de >egea privind protecia in%or#aiilor clasi%icate nr. 1.@&& din 1 aprilie &&
4pu!licat "n 6. :. *artea I)a nr. 4.5 i >egea privind li!erul acces la in%or#aiile de interes pu!lic nr.
244@din 1 octo#!rie &&1 4pu!licat "n 6. :. *artea I) a nr. 11'5 i >egea Arhivelor Naionale nr.
11@1$$1 4Ane7a 15.
*licurile conin=nd coresponden cu caracter con%idenial se "nregistrea+ "n 8egistrul de intarare
ieire a corespondenei, cu aceast #eniune, %r a %i des%cute, dup care se predau destinatarului.
-n vederea reparti+rii pe co#plete i a sta!ilirii pri#ului ter#en de judecat, dosarele nou)
%or#ate vor %i trans#ise persoanei dese#nate cu reparti+area aleatorie a cau+elor. 8eparti+area cau+elor
se va e%ectua "n siste#ul in%or#atic prin progra#ul ,C8I0. 3osarele reparti+ate pe co#plete "n #od
aleatoriu vor %i preluate de preedinte sau de unul dintre judectorii co#pletului de judecat.
-n conclu+ie pute# constata c "nregistrarea docu#entelor 4dosarelor de judecat i a #aterialelor
preconstituite5 de la instanele judectoreti di%er de cea e7istent la ali creatori de arhiv ea %iind
stipulat de prevederile 8egula#entului de ordine interioar al instanelor judectoreti. 3i%erenele apar
"ncep=nd chiar de la #odul de reparti+are a acestora dup "nregistrare, continu=nd cu circulaia i
#anipularea lor "n interiorul i e7teriorul instanelor i "ncheind cu cone7area actelor intrate ulterior 4la
acelai o!iect al cau+ei5. Chiar i "n aceste condiii conse#narea G indicativului dosarului dup
no#enclator H i G ter#enul de pstrare al dosarului H "n registrul general electronic de dosare se i#pune
a se reali+a c=t de urgent pentru uurina regsirii actelor, cu deose!ire, dup e7istena unei sentine
de%initive din dosar i tri#iterea lor spre pstrare i conservare la arhiva general a instanei.
8e%erindu)se la ciclul de via al docu#entelor Nial 8eean susine "n #anualul su
1
c acesta se
condicile a%erente
) perioada de ti#p dintre soluionarea unui dosar pe %ond, i soluionarea de%initiv i irevoca!il a
acestuia, poate varia considera!il, "n %uncie de o varietate de aspecte, cu# sunt tipul cau+ei i
procedurile corespun+toare de e7ercitare a cilor de atac
1
6anual pentru gre%ierii din cadrul instanelor i parchetelor, &11
'.
) include o serie de activiti su!secvente de gestionare a dosarului cau+ei, e%ectuate pe de o parte de
instan@parchet, i pe de alt parte de ctre di%eritele entiti@autoriti cu atri!uii "n acest sens
1. Etapa de p#strare3ar.i$are a dosarului soluionat sau a unor docu#ente, con%or# prevederilor
legale %i3sau eli'inarea3distrugere a dosarului 4"n ur#a e7pirrii ter#enului de pstrare5
8egula#entele i "n No#enclatoarele arhivistice pentru instane i parchete, cu di%erenierile de
rigoare:
Arhivelor Naionale 4dac au valoare intrinsec de ordin istorico)juridic, cultural, %ie
eli#inate@distruse 4#etoda cea #ai des "nt=lnit este aceea a topirii acestora, prin inter#ediul unor
%ir#e speciali+ate5
*.1. Bnregistrarea %i e$idena %ta'pilelor din !au!iu!
6atricele sigilare 4sigilii, ta#pile, para%e5, con%ecionate din #etal, cauciuc sau orice alte
#ateriale, se inventaria+ "ntr)un registru separat "ntoc#it potrivit #odelului pre+entat "n ane7a nr. 7 din
Instruciuni privind activitatea la creatorii de arhiv "n ordinea drii lor "n %olosin. -n ca+ul "n care
instutuia nu deine #atrice sigilare din #etal se poate deschide un registru pentru evidena ta#pilelor
av=nd ur#toarea pre+entare i ru!ricatur i care se poate deschide su! %or#a unui registru 4caiet
studenesc a cror pagini se vor nu#erota5 i care are ter#en de pstrare per#anent:
3enu#irea instanei
.....................................
3enu#irea seciei 4co#parti#entului5
...................................
8egistru
pentru evidena sigiliilor i ta#pilelor
1. Nr. crt
. I#pri#area "n tu a ta#pilei i transcrierea legendei de pe ta#pil
'. 3ata drii "n %olosin 4 0e#ntura celui care preia ta#pila5
4. 3ata scoaterii din u+ 4 0e#ntura celui care pred ta#pila5
2. :!servaii
8egistrul pentru evidena ta#pilelor se poate "ntoc#i la nivel de co#parti#ent sau pe "ntreaga
unitate "n %uncie de nu#rul acestora. 0e va respecta cu strictee darea "n %olosin pe !a+ de se#ntur
pentru a se evita %olosirea ta#pilei de ctre alte persoane dec=t cele avi+ate.
Fta#pilele, para%ele se vor pstra la cei care le au "n eviden rspunderea %olosirii revenind
acestora.
3. Constituirea dosarelor i pregtirea unitilor arhivistie !n vederea depunerii
la arhiva general a "eparta#entului eono#io$%inaniar i ad#inistrativ i a
instanei
?.1. Constituirea dosarelor la !o'parti'entele din !adrul Departa'entului e!ono'i!o-
&inan!iar %i ad'inistrati$ %i preg#tirea do!u'entelor =n $ederea depunerii lor la ar.i$a
Departa'entului e!ono'i!o-&inan!iar %i ad'inistrati$
'$
Legea Arhivelor Naionale art- 2 aliniatul 1 = Anual, documentele se grupea# &n uniti arhivistice
7dosare, registre8 potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite &n nomenclatorul
documentelor de arhiv, care se &ntocmete de ctre !iecare creator pentru documentele proprii
?.1.1.Cir!uitul do!u'entelor =n !adrul pro!esului de &or'are a ar.i$ei !urente
Aa cu# #enionea+ art. 12 din Instruciuni privind activitatea de arhiv, dup con%ir#are,
No#enclatorul dosarelor va %i di%u+at la toate co#parti#entele de #unc i la registratur 40ecretariat5 "n
vederea aplicrii lui. 0 ur#ri# circuitul docu#entului "n cadrul procesului de %or#are a arhivei curente.
3ocu#entele pot %i pri#ite, e7pediate sau "ntoc#ite pentru u+ intern. *ri#a operaiune din cadrul acestui
!ir!uit o repre+int &nregistrarea "n 8egistrul de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative prin
respectarea o!ligativitii completrii corecte a tuturor rubricilor cerute de categoria de docu#ent ce
ur#ea+ a %i "nregistrat. 3up pri#irea corespondenei din e7terior, pentru reparti+area docu#entului
spre re+olvare este o!ligatorie re+oluia e%ului instituiei 4#anagerul5. :dat conse#nat re+oluia, la
registratur 4secretariat5 se procedea+ la "nregistrarea docu#entelor "n ordinea cronologic a nu#erelor
de intrare din registru. *entru co#pletarea ru!ricii Eindicativul dosaruluiE se preia din No#enclator acest
indicativ i se conse#nea+ la ru!ric respectiv i pe colul din dreapta sus a docu#entului 4cu creionul5.
0e reparti+ea+ spre re+olvare pe !a+ de !orderou de coresponden i se#ntur la co#parti#ente.
-n cadrul co#parti#entului de #unc docu#entul este la r=ndul lui reparti#at spre re#olvare unei
persoane. -n %uncie de coninutul docu#entului acesta, potrivit cu no#enclatorul, este depus &n dosar
ur#rindu)se dac este necesar un rspuns i ter#enul de re+olvare sau, poate %i clasat de%initiv la dosarul
respectiv.
Bn !a(ul !Fnd se !ere un r#spuns la un do!u'ent pri'it, adresa de rspuns va "ncepe, "n pri#ul
r=nd, prin co#pletarea datelor ce tre!uie s le cuprind o adres:
) antetul 4denu#irea unitii, co#parti#entul5
) va trece ca nu#r de e7pediere nu#rul trecut deja la "nregistrare 4a%lat pe ta#pila cu nu#rul de
intrare i data intrrii5
) data e7pedierii, %iind +iua "n care a concreti+at rspunsul i
) destinatarul
) va conse#na 4dac nu s)a %cut la registratur5 indicativul dup no#enclator i se va dactilogra%ia "n
dou e7e#plare.
) adresa se dactilogra%ia+ "n dou e7e#plare dintre care:
) originalul rspunsului se va e7pedia, prin registratur, la destinatar, iar originalul adresei pri#ite
"#preun cu copia rspunsului e7pediat 4a#!ele av=nd acelai nu#r de "nregistrare i a%late una l=ng
cealalt5 se vor depune "n dosarul sta!ilit pentru pro!le#a respectiv prin no#enclator.
Bn !a(ul !Fnd se e'ite un do!u'ent se preia din 8egistrul de intrare)ieire a corespondenei
ad#inistrative un nu#r de "nregistrare, se trece "n antetul docu#entului "#preun cu data i se
conse#nea+ indicativul dosarului dup no#enclator. Adresa se dactilogra%ia+ "n dou e7e#plare dintre
care un e7e#plar se e7pedia+ destinatarului, prin condica de e7pediie, iar al doilea e7e#plar se
pstrea+ la dosar "n %uncie de pro!le#a pe care o cuprinde "n cadrul co#parti#entului.
Bn !a(ul =n !are nu se !ere r#spuns docu#entul se depune la dosar potrivit cu pro!le#a din
no#enclator i indicativul sta!ilit prin acesta.
Bn !a(ul do!u'entelor de u( intern se "nregistrea+ "n registrul de intrare ) ieire, docu#entul
cuprin+=nd:
1. denu#irea unitiiB co#parti#entul, nr. de "nregistrareB data "nregistrrii 4"n antet5B . destinatarul
4Ctre.....5 i '. indicativul dosarului.
?n e7e#plar se tri#ite la co#parti#ente pentru luare la cunotiin pe !a+ de condic sau !orderou de
coresponden iar al doilea e7e#plar se pstrea+ "n dosar.
-n %elul acesta docu#entele, dup re+olvare, se grupea+ "n dosare, potrivit cu no#enclatorul, "n
acelai dosar grup=ndu)se docu#ente cu aceiai pro!le#atic i cu acelai ter#en de pstrare. *e
parcursul "ntregului an docu#entele se clasea+ "n dosare constituindu)se aa nu#ita arhiv curent.
*entru reparti+area corespun+toare a actelor "n dosare "n con%or#itate cu no#enclatorul
dosarelor, la "nceputul %iecrui an calendaristic co#parti#entele de #unc vor deschide at=tea dosare c=te
4&
sunt conse#nate "n No#enclatorul dosarelor. *e !operta dosarelor se vor co#pleta dup cu# ur#ea+
>ve+i : Ane/a G A Ane/e Clu, A;
) Antetul 43enu#irea unitii i a co#parti#entului de #unc5 "n st=nga sus
) Dosar nr... 4se preia indicativul dosarului din no#enclator A@1, <@' etc.5 la #ijlocul dosarului
) Re&eritor la... 4se co#pletea+ coninutul dosarului potrivit cu no#enclatorul nead#i=ndu)se
prescurtri5 la #ijlocul dosarului scris cite
) Bn!eput la data..... 4se trece data pri#ului docu#ent5
) -ncheiat la data ..4 se co#pletea+ nu#ai la "ncheiere dosarului5
) nu#r %ile ..... 4se nu#erotea+ %ilele "n dreapta sus cu creionul sau #ecanic5
) volu#ul 4se trece nu#rul de volu# pe #sura constituirii acestora5
) Ter'enul de p#strare 4se preia din No#enclator5
) Nu#rul de inventar 4se trece dup e%ectuarea operaiei de ordonare i inventariere5
0.6 4>a "nceputul anului calendaristic se vor co#pleta nu#ai datele cu litere "ngroate5
8espect=nd aceste prevederi ale legislaiei docu#entele vor %i grupate din start corect, pe
pro!le#e i ter#ene de pstrare uur=ndu)se i celelalte operaiuni care ur#ea+ a se e%ectua asupra
dosarelor 4inventariere, selecionare5.
G;
Ane/a 1
DENUMIREA UNIT97II
....................................
......................................
-nceput la............
-ncheiat la............
Nr. %ile.................
9ol......................

Nr. inventar:
?.1.*. 0reg#tirea do!u'entelor >unit#ilor ar.i$isti!e; =n $ederea depunerii lor la ar.i$a
Departa'entului e!ono'i!o-&inan!iar %i ad'inistrati$
-n con%or#itate cu legislaia arhivistic "n vigoare persoanele %i+ice i juridice creatoare i
deintoare de docu#ente ce %ac parte din ;ondul Arhivistic Naional rspund de evidena i inventarierea
docu#entelor create.
-ntre atri!uiile responsa!ilului cu #unca de arhiv sau arhivarului, potrivit art. 2 lit. ! din Instruciunile
privind activitatea de arhiv, sunt i cele privitoare la veri%icarea i preluarea de la co#parti#entele de
#unc, pe !a+ de inventare i proces ver!al de predare)pri#ire, a dosarelor constituite de acestea,
asigur=nd evidena tuturor docu#entelor intrate i ieite din depo+itul de arhiv, pe !a+a registrului de
eviden curent 4ane7a nr. ' la >egea Arhivelor Naionale5
,videna docu#entelor "ncepe odat cu "nregistrarea lor o!ligatorie "n registrul de intrare)ieire,
continu cu gruparea lor apoi "n dosare, potrivit cu No#enclatorul arhivistic i se "ncheie prin
inventarierea dosarelor i "nregistrarea acestor inventare "n 8egistrul de eviden curent.
41
*otrivit art. 11 din Instruciuni, dup# re(ol$area lor, docu#entele se grupea+ "n dosare, potrivit
cu no#enclatorul, i se predau apoi la co#parti#entul de arhiv, "n al doilea an de la constituire. 3eci
pentru a putea %i predate "n condiii corespun+toare co#parti#entul de #unc are la dispo+iie un an
pentru e%ectuarea operaiunilor de pregtire "n vederea predrii dosarelor la arhiv. A!ia la un an de la
"ncheierea lor, dosarele se predau, pentru a %i pstrate te#porar sau per#anent "n %uncie de ter#enele de
pstrare ale acestora "n arhiva unitii.
*rin re(ol$area docu#entelor se "nelege activitatea ce se des%oar "ncep=nd cu deschiderea
corespondenei la registratur pentru docu#entele pri#ite, continu=nd cu punerea re+oluiei 4de ctre
conductorul unitii5, "nregistrarea lor "n registrul de intrare)ieire, inclusiv co#pletarea ru!ricii
Dindicativul dosaruluiE, di%u+area la co#parti#entele de #unc pe !a+ de !orderou de coresponden,
%or#ularea rspunsului la actul respectiv 4dac este necesar un rspuns5, e7pedierea prin !orderou de
coresponden a adresei originale de rspuns i ataarea copiei la originalul adresei pri#ite. Acelai
parcurs "l au i docu#entele e#ise Ddin o%iciuE sau pentru u+ intern ulti#a activitate "n cadrul acestui
circuit %iind gruparea actului la dosar potrivit cu no#enclatorul, operaiune care este uurat prin
co#pletarea o!ligatorie i corect, la "nceput de an calendaristic, a copertei dosarului cu ele#entele
necesare: Antet 4denu#irea unitii, denu#irea co#aprti#entului5 nu#rul de dosar potrivit cu
no#enclatorul 4indicativul dosarului5 re+u#atul pe scurt al coninutului dosarului 4preluat din
no#enclator5, data "nceperii dosarului, volu#ul i ter#enul de pstrare, %or#ular pre+entat la te#a
anterioar av=nd ca titlu ) Constituirea dosarelor.
:dat constituite dosarele la nivelul %iecrui co#parti#ent de #unc pentru a putea %i predate la
arhiva unitii sunt necesare ur#toarele operaiuni 4activitate care se #ai nu#ete activitatea de
Dper%ectareE a dosarelor5:
1. ordonarea cronologic sau dup alte criterii 4al%a!etic, geogra%ic5 a docu#entelor din dosar
ast%el ca pri#ul docu#ent din dosar s %ie deasupra. Atunci c=nd "n constituirea dosarului se %olosete
ordinea cronologic, actele #ai vechi tre!uie s se a%le deasupra i cele #ai noi dedesupt 4cea #ai veche
dat a docu#entului "nregistrat este i pri#a %il a dosarului5. Aceast operaiune este o!ligatorie cu
deose!ire "ns pentru docu#entele per#anente care ur#ea+ apoi a %i predate la Arhivele Naionale
pentru pstrare i valori%icare.
. "ndeprtarea prilor #etalice, ciorne, du!lete, %ile nescrise
'. docu#entele ordonate cronologic se vor lega 4prin coasere cu a #ai tare %olosindu)se "n acest
scop #ecanis#e de gurire5 "ntre dou coperi de carton ast%el ca s nu %ie acoperit scrisul i s se asigure
citirea co#plet, inclusiv a notelor sau re+oluiilor #arginale.
4. dosarele nu tre!uie s ai! #ai #ult de 2&)'&& de %ileB "n ca+ul depirii acestui nu#r se vor
constitui #ai #ulte volu#e ale aceluiai dosar.
2. %ilele dosarului se vor nu#erota #ecanic sau cu creion negru "n partea din dreapta susB "n ca+ul
dosarelor co#puse din #ai #ulte volu#e, %ilele se nu#erotea+ "ncep=nd cu nu#rul 1 pentru %iecare
volu#.
1. se co#pletea+ coperta dosarului cu datele r#ase neco#pletate la "nceputul anului odat cu
deschiderea lui respectiv: data de "ncheiere 4care este data ulti#ului act din dosar5, nu#rul %ilelor,
volu#ul, nu#rul de dosar din inventar i anul. 3ac nu a %ost copletat la "nceputul anului la cele de #ai
sus se adaug : denu#irea unitii, denu#irea co#parti#entului, indicativul din no#enclator, data de
"nceput i ter#enul de pstrare.
7. pe o %oaie nescris, adugat la s%=ritul dosarului sau pe pri#a pagin nescris a registrelor i
condicilor se %ace certi%icarea: D*re+entul dosar 4registru, condic5 conine .......... %ileE "n ci%re i, "ntre
parante+e, "n litere, dup care se se#nea+ i se pune data certi%icrii.
?.*. Constituirea dosarelor de ,ude!at# %i a 'aterialelor pre!onstituite >registre" opise"
!ondi!i" 'ape" !aiete de note; de la instanele ,ude!#tore%ti %i preg#tirea lor =n $ederea depunerii la
ar.i$a general#
?.*.1.Cir!uitul dosarelor =n !adrul %i =n a&ara instanei
Aa cu# #enionea+ art. 12 din Instruciuni privind activitatea de arhiv, dup con%ir#are,
No#enclatorul dosarelor va %i di%u+at la toate instanele i seciile, la registratur, "n vederea aplicrii lui.
4
0 ur#ri# circuitul documentului "n cadrul procesului de %or#are a arhivei curente la o instan de
judecat. 3ocu#entele 4dosarele5 pot %i pri#ite, e7pediate sau "ntoc#ite pentru u+ intern. *ri#a
operaiune din cadrul acestui circuit o repre+int &nregistrarea "n 8egistrul general electronic de dosare de
la registratura instanei 4la judectorii conco#itetent se e%ectuea+ "nregistrarea #anual "n registrul
general de dosare5, prin respectarea o!ligativitii co#pletrii co#plete i corecte 4con%or# instruciunilor
de utili+are5 a tuturor c=#purilor cerute de categoria de docu#ent 4dosar5 ce ur#ea+ a %i "nregistrat.
3up pri#irea corespondenei din e7terior, pentru reparti+area docu#entului 4dosarelor5 spre
re+olvare, judectorul de serviciu, nu#it de preedintele instanei, primete actele de sesi#are a instanei
i veri%ic dac sunt "ndeplinite cerinele prev+ute de nor#ele procedurale. Actele de sesi+are a instanei
depuse personal sau prin repre+entant, sosite prin pot, curier ori %a7, se depun la registratur, unde, "n
aceiai +i, dup sta!ilirea o!iectului cau+ei, pri#esc nu#r din aplicaia ,C8I0 i dat cert. +tabilirea
obiectului cau#ei se %ace, de regul, de ctre un gre%ier cu studii superioare, su! conducerea unui
judector. 3up sta!ilirea nu#rului din aplicaia ,C8I0, dosarele se predau personalului responsa!il cu
e%ectuarea reparti#rii aleatorii, av=nd ataate dove+ile privind #odul "n care au %ost trans#ise.
Celelalte cereri i acte de orice natur, inclusiv corespondena cu caracter ad#inistrativ sosite prin
pot, curier, %a7, e)#ail sau prin orice alt #ijloc de co#unicare, se "nregistrea+ "n registrul general de
dosare, registrul de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative ori "n registrul de eviden a petiiilor i
se pre+int, dup ca+, preedintelui instanei. 3ove+ile de co#unicare a procedurilor se pri#esc la
registratura instanei su! se#ntur, dup ca+ se predau arhivarului care le ataea+ la dosar, %c=ndu)se
#eniune despre aceasta pe conceptul de citare.
Actele i cererile de orice natur, pre+entate de justiia!ili, inclusiv de avocai, preedintelui
instanei ori judectorului de serviciu, pri#esc dat cert la pre+entarea lor, prin aplicarea ta#pilei de
intrare a instanei respective, iar dup re+olvare se predau registratorului care le "nregistrea+ potrivit
prevederilor legale.
-n vederea reparti+rii pe co#plete i a sta!ilirii pri#ului ter#en de judecat, dosarele nou)
%or#ate vor %i trans#ise persoanei dese#nate cu reparti+area aleatorie a cau+elor. 8eparti+area cau+elor
se va e%ectua "n siste#ul in%or#atic prin progra#ul ,C8I0.
:dat conse#nat "nregistrarea docu#entelor "n ordinea cronologic a nu#erelor de intrare din
registru general electronic, sta!ilit de calculator, se trece la completarea copertei dosarelor de instan
>Ane/a 5 A Ane/e Clu, A; i conco#itent a c=#purilor din calculator potrivit cu coninutul docu#entului
4dosarului5 "nregistrat.
*e coperta dosarului se va #eniona, dup ca+ :
) denu#irea instanei
) secia
) co#pletul de judecat
) nu#rul dosarului
) nu#ele sau denu#irea prilor
) o!iectul pricinii
) starea de arest
) ter#enele de judecat
) nu#rul i data hotr=rii
) iniialele judectorului "nsrcinat cu redactarea hotr=rii
) indicele statistic
) po+iia din registrul de e7ecutri penale
)ompletarea rubricii ?indicativul dosarului?, operaiune prev+ut de nor#ele arhivistice "n vigoare
4ve+i ) Instruciuni privind activitatea de arhiv art. $ aliniatul 25, "n pre+ent, nu se e!ectuea# la
instanele de judecat. Acest indicativ al dosarului se preia din No#enclatorul de dosare al 6inisterului
Iustiiei i va tre!ui consemnat at,t &n registrul electronic, ca un c=#p aparte, c=t i pe copert dosarului,
pe colul din dreapta sus 4cu creionul5. :dat cu co#pletarea indicativului dup no#enclator, "n #od
o!ligatoriu, se preia termenul de pstrare din no#enclatorul dosarelor care, de ase#enea, se va conse#na
"ntr)un c=#p aparte "n registrul general electronic i apoi pe coperta dosarului 4de regul la pri#a
"nregistrare A la pri#a instan5.
0pre deose!ire de ali creatori de arhiv, dosarele de judecat constituite de ctre instane au un
parcurs 4de la crearea lui i p=n la depunerea la arhiva general5, nu "ntotdeauna deter#inat, intervenile
4'
&n dosar sunt %recvente, "n %uncie de evoluia procesului de judecat, adesea, chiar pe parcursul #ai
#ultor ani dar regle#entate de prevederile 8egula#entului de ordine interioar al instanelor
judectoreti. 3in acest #otiv pregtirea dosarelor de judecat "n vederea depunerii la arhiva general se
e7ecut pe tot parcursul procesual, p=n la sat!ilirea unei hotr=ri de%initive i la ea particip #ai #ulte
categorii de gre%ieri : registratori, arhivari, de edin delegai etc.
@re!ierul"arhivar %ace parte din personalul au7iliar de specialitate care are ca principale atri!uii
pstrarea i #anipularea dosarelor i registrelor din arhiva curent i din arhiva general a instanei.
(re%ierul arhivar, potrivit art. 1 alin. 1 literele c la l, 4$e(i %i Ki%a postului5 ine evidena dosarelor
"nregistrate i a circuitului lor, "ntoc#esc conceptele pentru citarea prilor din procese, "ntoc#esc citaiile
pentru pri#ul ter#en i ur#resc e7pedierea acestora, pun dosarele la dispo+iia pu!licului i in evidena
persoanelor care pri#esc dosarele spre studiu, pregtesc dosarele pentru edinele de judecat i asigur
circulaia acestora "n cadrul instanei, precu# i tri#iterea lor la alte instane. : atri!uie i#portant este
aceea a in%or#rii persoanelor care au calitatea de pri ori sunt "#puternicite de acestea, con%or# legii,
asupra datelor solicitate din dosarele "n care acestea sunt direct interesate.
>a judectorii i tri!unale "naintea+ instanelor superioare dosarele "n care s)a declarat apel sau
recurs, iar la secii, le predau la registratura general pentru "naintare.
3ar, aa cu# a# #ai spus, principala rspundere este pstrarea "n !un stare a dosarelor i registrelor
din arhiva curent i din arhiva general. 3osarele soluionale precu# i #apele de hotr=ri, registrele i
condicile de edin sunt ordonate i pstrate "n arhiva general pe secii iar "n cadrul acestora pe ani.
Av=nd "n custodie toate dosarele i registrele din cadrul instanei gre%ierul)arhivar tre!uie s cunosc i s
aplice prevederile legislaiei arhivistice "n vigoare i a 8egula#entului de ordine interioar al instanelor
judectoreti "n vederea des%urrii activit"ii de arhivare a dosarelor i registrelor precu# i de "ntoc#ire
a inventarelor 4listelor5 dosarelor a%late "n pstrare i conservare "n arhiva general a instanei. ?nul dintre
gre%ierii)arhivari, nu#it prin deci+ie intern, va deine i %uncia de responsa!il cu #unca de arhiv pe
instan %iind secretarul raportor al Co#siei de selecionare din cadrul instanei. (re%ierul)arhivar, nu#it
responsa!il cu #unca de arhiv are o contri!uie "nse#nat la asigurarea unor condiii corespun+toare de
pstrare, conservare i securitate a docu#entelor se#nal=nd conducerii instanei toate neajunsurile
constatate care ar contri!ui la pierderea sau distrugerea docu#entelor.
?.*.*.Constituirea %i per&e!tarea dosarelor de ,ude!at#.
,7ist prevederi %oarte stricte cu privire la constituirea i per%ectarea dosarelor de judecat. -n art.
1& punctele )7 din 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti sunt preci+ate
condiiile pe care tre!uie s le "ndeplineasc un dosar "nainte de a %i pus la dispo+iia justiia!ililor sau
pentru eli!erarea unor "nscrisuri din dosarul deja per%ectat. Ast%el, "nainte de a %i pus la dispo+iia
justiia!ililor sau predate pentru edina de judecat, dosarele tre!uie s ai! toate %ilele cusute i
nu#erotate iar "n ca+ul "n care dosarul ur#ea+ a %i "naintat la instana de apel sau recurs, la alt
autoritate, sau, se depune pentru conservare, se va proceda la nuruirea de%initiv i aplicarea sigiliului,
iar pe %aa interioar a ulti#ei coperte gre%ierul arhivar va certi%ica nu#rul %ilelor "n ci%re i, "n parante+e,
"n litere i va se#na pentru autenti%icare. -n ca+ul "n care se solicit eli!erarea unor "nscrisuri a%late "n
dosarele altor autoriti, ataate dosarului a%lat "n conservare, se poate proceda la desigilarea acestora cu
"ntoc#irea unui proces ver!al despre operaiuna "ntreprins, reali+=ndu)se "n #od corespun+tor o nou
nu#erotare, ls=ndu)se la dosar o copie a actului respectiv.
: alt prevedere a 8egula#entului de ordine interioar prevede posi!ilitatea %or#rii a doua sau #ai
#ulte volu#e a aceluiai dosar cu condiia ca "n adresele de "naintare a dosarelor s se indice nu#rul
volu#elor i nu#rul de pagini al %iecrui volu#.
>a instana de apel i la instana de recurs, la celelelate instane, se %or#ea+ adesea un nou dosar la
care se ataea+, separat, dosarul altei instane i, dup ca+, al instanei de appel sau de recurs. >a %el, "n
ca+ul des%iinrii sau casrii hotr=rii, cu tri#iterea spre rejudecare, se va %or#a un nou dosar, la care se
va ataa dosarul iniial. >a toate aceste categorii de dosare gre%ierul)arhivar tre!uie s acione+e "n
con%or#itate cu prevederile legale desprinse din >egea Arhivelor i 8egula#entul de ordine interioar.
Ast%el, %iecare dosar, nou constituit, va avea %ilele nu#erotate i certi%icate iar "n adresa de tri#itere spre
alte instane vor %i conse#nate nu#rul de volu#e i %ilelele %iecruia dintre aceste volu#e.
44
-n ca+ul "n care la un dosar se depun alte categorii de acte "n ti#pul des%urrii procesului, actele se
depun la s%ritul dosarului 4i nu "n %aa dosarului5 i se nu#erotea+ "n continuare. ,7istena #ai #ultor
dosare 4sau #ai #ultor volu#e5 la un nu#r unic de dosar, nu#erotate %iecare "ncep=nd cu ci%ra 1, se vor
pregti "n vederea inventarierii "n aa %el "nc=t, cu prilejul inventarierii, s poat constitui po+iii aparte,
av"nd %iecare dintre ele ru!ricile co#pletate, inclusiv nu#rul di%erit al %ilelor.
Articolul .4 din 8egula#entul de ordine interioar la r=ndul su conine prevederi re%eritoare la
constituirea i per%ectarea #apelor de hotr=ri. Ast%el, %iecare #ap conine, de regul 1&& de hotr=ri,
grupate "n ordine nu#eric pe ani i separat, pe #aterii. >a #ap se pune al doilea e7e#plar al hotr=rii,
se#nat de toi #e#!rii co#pletului de judecat i gre%ier. 6apele se in pe secii, separat, dup cu#
hotr=rile sunt pronunate "n pri#a instan, "n apel sau "n recurs. >a "ncheierea tuturor procedurilor
#apele de hotr=ri se vor pregti 4per%ecta5 "n vederea inventarierii spre a %i depuse "n arhiva general.
,ste inter+is scoaterea #apelor din instan. 3e ase#enea, este inter+is scoaterea hotr=rilor din
#ape. 6apele se pstrea+ de gre%ierul e% sau, dup ca+, de gre%ierul e% de secie ti#p de 1 luni de la
data ulti#ei hotr=ri, dup care se predau la arhiv, "n conservare.
-n cadrul instanelor dosarul 4docu#entul5 este reparti+at spre re+olvare "n con%or#itate cu
prevederile stipulate "n 8egula#entul de ordine interioar "n capitolul III, 0eciunea II)a : Activitatea
pre#ergtoare edinei de judecat i de re+olvare a lucrrilor cu caracter ad#inistrativ, art $')1&' B
0eciunea III)a : Activitatea "n ti#pul edinei de judecat art. 1&4 B 0eciunea a I9)a : Activitatea
ulterioar "ncheerii de+!aterilor, art. 1&2)11& B 0eciunea 9)a : -nregistrarea cererilor de apel sau de recurs
i "naintarea dosarelor la instana de apel sau recurs art. 111)114 B 0eciunea 9I)a : Circuitul dosarelor
restituite de instanele de apel sau de recurs art. 112)111B 0eciunea 9II)a : *unerea "n e7ecutare a
hotr=rilor art. 117)11 . >a toate aceste activiti asupra dosarelor de judecat i a registrelor sau a altor
categorii de docu#ente 4caietul de note al gre%ierului de edin5 sunt i#plicai i au o contri!uie
"nse#nat la "ntoc#irea i #anipularea lor gre%ierii)registratori, gre%ierii)arhivari e%i, gre%ierii)arhivari
alturi de celelalte categorii de gre%ieri din cadrul instanelor.
-n %uncie de coninutul dosarului 4docu#entului5 acesta va circula de la registratur la instan, de
la instan la arhiv, de la arhiv la alte instane i "n %inal la pri#a instan unde va ra#=ne pentru
conservare sau pentru selecionare "n ur#a e7pirrii ter#enului de pstrare. 3osarele vor circula "nsoite
de adresele prev+ute de 8egula#entul de ordine interioar i cu respectarea prevederilor arhivistice
re%eritoare la reparti+area i circuitul docu#entelor 4dosarelor5 "n interiorul i e7teriorul instanelor.
-n 6anualul su, Nial 8aaen
7
re%erindu)se la ciclul de via al docu#entelor susine c acesta se
condicile a%erente
) perioada de ti#p dintre soluionarea unui dosar pe %ond, de e7e#plu, i soluionarea de%initiv i
irevoca!il a acestuia, poate varia considera!il, "n %uncie de o varietate de aspecte, cu# sunt tipul
cau+ei i procedurile corespun+toare de e7ercitare a cilor de atac
) include o serie de activiti su!secvente de gestionare a dosarului cau+ei, e%ectuate pe de o parte
de instan@parchet, i pe de alt parte de ctre di%eritele entiti@autoriti cu atri!uii "n acest sens
7
C%. Nial 8aaen, 6anual pentru gre%ierii din cadrul instanelor i parchetelor, &11
42
2. Etapa de p#strare3ar.i$are a dosarului soluionat sau a unor docu#ente@ele#ente ale acestuia5,
con%or# prevederilor legale %i3sau eli'inarea3distrugere a dosarului 4"n ur#a e7pirrii
ter#enului legal de pstrare5
8egula#entele de :rdine Interioar i "n No#enclatoarele arhivistice pentru instane i parchete,
cu di%erenierile de rigoare:
Arhivelor Naionale 4dac au valoare intrinsec de ordin istorico)juridic, cultural, 4con%or#
regle#entrilor legale "n #aterie5, %ie eli#inate@distruse 4#etoda cea #ai des "nt=lnit este aceea a
topirii acestora, prin inter#ediul unor %ir#e speciali+ate5
?.*.?. Modul de reda!tare %i e/pediere a unei adrese depuse la dosar sau !u !are se tri'ite
un dosar
9o# pre+enta prevederile stipulate "n *nstruciunile privind activitatea de arhiv cu privire la
#odul de redactare i e7pediere a unei adrese "nregistrate care ur#ea+ s %ie depus la un dosar sau cu
care se tri#ite un dosar:
Bn !a(ul !Fnd se !ere un r#spuns la un do!u'ent >dosar; pri'it, adresa de rspuns va "ncepe,
"n pri#ul r=nd, prin co#pletarea datelor ce tre!uie s le cuprind o adres:
) antetul 4denu#irea unitii, co#parti#entul5
) se va trece ca nu#r de e7pediere nu#rul trecut deja la "nregistrare 4din 8egistrul general electronic
sau a%lat pe ta#pila cu nu#rul de intrare i data intrrii5
) data e7pedierii, %iind +iua "n care a concreti+at rspunsul i
) destinatarul
) va conse#na 4dac nu s)a %cut la registratur5 indicativul dup no#enclator i se va dactilogra%ia "n
dou e7e#plare.
) adresa se dactilogra%ia+ "n dou e7e#plare dintre care:
a5 originalul rspunsului se va e7pedia, prin registratur, la destinatar, iar
!5 originalul adresei pri#ite "#preun cu copia rspunsului e7pediat 4a#!ele av=nd acelai nu#r de
"nregistrare i a%late una l=ng cealalt5 se vor depune "n dosarul cau+ei, sta!ilit pentru pro!le#a
respectiv prin no#enclator.
Bn !a(ul !Fnd se e'ite un do!u'ent se preia, dup ca+, din 8egistrul electronic de dosare sau
din 8egistrul de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative un nu#r de "nregistrare, se trece "n antetul
docu#entului "#preun cu data i se conse#nea+ indicativul dosarului dup no#enclator. Adresa se
dactilogra%ia+ "n dou e7e#plare dintre care un e7e#plar se e7pedia+ destinatarului, prin condica de
e7pediie, iar al doilea e7e#plar se pstrea+ la dosar "n %uncie de pro!le#a pe care o cuprinde "n cadrul
co#parti#entului.
Bn !a(ul =n !are nu se !ere r#spuns docu#entul se depune la dosarul cau+ei sau potrivit cu
pro!le#a din no#enclator i indicativul sta!ilit prin acesta.
Bn !a(ul do!u'entelor de u( intern se "nregistrea+ "n registrul de intrare A ieire a
corespondenei ad#inistrative, docu#entul cuprin+=nd:
1. denu#irea instaneiB secia, nr. de "nregistrareB data "nregistrrii 4"n antet5B . destinatarul 4ctre.....5
'. indicativul dosarului.
?n e7e#plar se tri#ite la co#parti#ente pentru luare la cunotiin pe !a+ de condic sau !orderou de
coresponden iar al doilea e7e#plar se pstrea+ "n dosar.
-n %elul acesta docu#entele 4dosarele de judecat5, "n ti#pul re+olvrii cau+ei, se grupea+ "n
dosare, potrivit cu nu#rul unic de dosar sau data cert 4i potrivit cu no#enclatorul "n ca+ul
conse#nrii lui pe coperta dosarului5, "n acelai dosar grup=ndu)se docu#ente cu aceiai pro!le#atic
4o!iect al cau+ei5 i cu acelai ter#en de pstrare, respectiv cu posi!iliatatea ca prin #odi%icarea
41
o!iectului cau+ei "n ti#pul procesului s se procede+e la schi#!area ter#enului de pstrare 4de ctre un
judector5, care va %i cel #ai #are dintre acestea. *e parcursul "ntregului an docu#entele se clasea+ "n
dosare constituindu)se aa nu#ita arhiv curent. ?nele dintre dosare nu au hotr=rea de%initiv, deci
r#=n ne"ncheiate ur#=ndu)i cursul peste ani ceea ce "ngreunea+ procesul de pregtire a dosarelor "n
vederea depunerii la arhiva general.
Instanaele, cu apro!area colegiului de conducere, pentru asigurarea unei #anipulri c=t #ai
operative a dosarelor, pot "n%iina aa nu#itele arhive curente "n care docu#entele create se pot pstra
p=n la cinci ani "nainte de a %i predate spre conservare "n arhiva general.
?.*.). 0reg#tirea dosarelor =n $ederea depunerii la ar.i$a general#
*entru reparti+area corespun+toare a actelor "n dosare sau a dosarelor de judecat "n
con%or#itate cu no#enclatorul dosarelor, la "nceputul %iecrui an calendaristic registraturile de la instane
4secii5 vor deschide at=tea dosare i registre c=te sunt conse#nate "n No#enclatorul dosarelor . -n ca+ul "n
care toate dosarele de judecat cuprinse "n no#enclatorul dosarelor 6inisterului Iustiiei sunt "nregistrate
"n 8egistrul general electronic de dosare, la "nceputul %iecrui an calendaristic se vor deschide toate
#aterialele preconstituite 4registre5 e7istente "n no#enclator prin co#pletarea datelor necesare pe coperta
registrului deoarece ele vor constitui instru#entele de eviden 4inventare5 pentru dosarele judectoreti,
cu deose!ire, registrul general electronic de dosare care este listat periodic i co#pactat ca #ap aparte.
*e !operta dosarelor tiprite 4Ane/a 5 A Ane/e Clu,;, pre+entate #ai sus, "n a%ara datelor
sta!ilite pentru coperta respectivei instane sau secii: secia, co#pletul, o!iectul, pri, data "nregistrrii,
nr. i data hotr=rii, indice statistic, dosar nr.5 se vor co#pleta, supli#entar, "n con%or#itate cu pre%ederile
legislaiei arhivistice cele trei ele#ente :
) indi!ati$ dosar ar.i$# nr... 4se preia indicativul dosarului din no#enclator I@A@1, II@<@' etc.5 "n colul
de jos al dosarului
) Ter'enul de p#strare 4se preia din No#enclator5
) Nu'#rul de in$entar al dosarului 4se trece dup e%ectuarea operaiei de ordonare i inventariere a
docu#entelor 4dosarelor5 din arhiva general pentru docu#entele cu ter#en de pstrare per#anent5.
*e !operta registrelor 4Ane/a E - Ane/e Clu,; A se vor conse#na la deschiderea registrului A
aa cu# a# #ai #enionat A denu#irea instanei, denu#irea seciei B anul sau anii la care se re%er
docu#entele B nu#erele de "nceput i s%=rit cuprinse "n registru, indicativul dosarului dup no#enclator,
ter#enul de pstrare i nr. inventar. >a s%=ritul anului sau la "ncheierea %iecrui volu# al registrului se
certi%ic, su! se#ntur, nu#rul de "nregistrri i nu#rul de %ile %olosite cu ur#toarea %or#ulare :
G *re+entul registru se "ncheie pe anul 4sau perioada respectiv5 P la %ila P. Cu nr. de "nregistrare P. H.
0e trece apoi data i se#ntura celui care %ace certi%icarea.
8espect=nd aceste prevederi ale legislaiei docu#entele vor %i grupate din start corect, pe
pro!le#e i ter#ene de pstrare uur=ndu)se i celelalte operaiuni care ur#ea+ a se e%ectua asupra
dosarelor 4inventariere, selecionare5
Bn !on!lu(ie pute# a%ir#a c la instanele judectoreti prevederile legislaiei arhivistice "n
vigoare cu privire la constituirea dosarelor i pregtirea lor "n vederea predrii la depo+itul general de
arhiv al instanei se aplic parial, acestea %iind regle#entate, "n #are parte, datorit speci%icului
activitii de creare i #anipulare a dosarelor 4docu#entelor5 de judecat, prin 8egula#entul de ordine
interioar al instanelor judectoreti.
Ast%el, la instanele de judecat, nu se aplic No#enclatorul dosarelor la "nregistrarea actelor "n
8egistrul general electronic i nici la gruparea lor "n dosare. -nregistrarea dosarelor la registratur se
e%ectea+ "n #od corect, prin co#pletarea datelor din calculator i pe coperta dosarelor 4cu e7eceia
neconse#nrii pe copert i "n c=#pul calculatorului a indicativului din no#enclator i a ter#enului de
pstrare la deschiderea dosarului de judecat 5 "n con%or#itate cu prevederile 8egula#entului de ordine
interioar, dosarele %iind reparti+ate spre re+olvare, "n #od aleator, prin calculator, potrivit prevederilor
legale. Circuitul dosarelor "ncep=nd de la pri#a instan 4pri#a "nregistrare5 i p=n la depunerea
de%initiv la arhiv este stipulat prin prevederile 8egula#entul de ordine interioar, docu#entele
grup=ndu)se "n dosare potrivit des%urrii procedurilor juridice.
>egislaia arhivistic prevede ca docu#entele 4dosarele5 i registrele constituite pe parcursul unui
an calendaristic, potrivit cu no#enclatorul, s %ie predate la arhiva general, "n al doilea an de la
47
constituire. -n ca+ul instanelor judectoreti, potrivit 8egula#entului de ordine interioar, predarea "n al
doilea an de la constituirea dosarelor nu este posi!il "n totalitate, #ulte dintre dosare se depun "n arhiva
general #ai repede, altele se pstrea+ la instane peste anul calendaristic respectiv.
*regtirea 4per%ectarea5 dosarelor i registrelor "n vederea depunerii la arhiva general a instanei
4per%ectarea dosarelor5 se poate reali+a pentru o parte din dosarele i registrele create, cu deose!ire a celor
cu ter#en de pstrare li#itat 41& ani, 2 ani, ' ani5. 3e ase#enea, toate #aterialele preconstituite
4registrele5 din No#enclatorul dosarelor, vor %i pregtite "n vederea inventarieii lor pentru predarea la
arhiva general pe !a+a procesului ver!al de predare)pri#ire.
*er%ectarea dosarelor presupune ur#toarele activiti :
1. ordonarea cronologic sau dup alte criterii 4al%a!etic, geogra%ic5 a docu#entelor din cadrul
dosarului ast%el ca pri#ul docu#ent din dosar s %ie deasupra 4la dosarele care nu %ac parte din cele
judectoreti5. Atunci c=nd "n constituirea dosarului se %olosete ordinea cronologic, actele #ai vechi
tre!uie s se a%le deasupra i cele #ai noi dedesupt 4cea #ai veche dat a docu#entului "nregistrat este i
pri#a %il a dosarului5. -n ca+ul instanelor de judecat aceast operaiune este o!ligatorie, cu deose!ire,
pentru docu#entele cu ter#en de pstrare per#anent care ur#ea+ a %i predate la Arhivele Naionale
pentru pstrare i valori%icare. -ntruc=t, toate dosarele se nu#erotea+ %ilele, se nuruiesc i se certi%ic "n
#o#entul predrii spre justiia!ili sau se tri#it altor instane, nu#eroatarea va %i aceea iniial.
. "ndeprtarea prilor #etalice, ciorne, du!lete, %ile nescrise
'. docu#entele ordonate cronologic se vor lega 4prin coasere cu a #ai tare %olosindu)se "n acest
scop #ecanis#e de gurire5 "ntre dou coperi de carton ast%el ca s nu %ie acoperit scrisul i s se asigure
citirea co#plet, inclusiv a notelor sau re+oluiilor #arginale.
4. dosarele de judecat nu tre!uie s ai! #ai #ult de 2&)'&& de %ile iar "n ca+ul #apelor cu
hotr=ri #ai #ult de 1&& de hotr=riB "n ca+ul depirii acestui nu#r se vor constitui #ai #ulte volu#e
ale aceluiai dosar.
2. %ilele dosarului se vor nu#erota #ecanic sau cu creion negru "n partea din dreapta susB "n ca+ul
dosarelor co#puse din #ai #ulte volu#e, %ilele se nu#erotea+ "ncep=nd cu nu#rul 1 pentru %iecare
volu#.
1. se co#pletea+ coperta dosarului cu datele r#ase neco#pletate la "nceputul anului odat cu
deschiderea lui respectiv: data de "ncheiere 4care este data ulti#ului act din dosar5, nu#rul %ilelor,
volu#ul, nu#rul de dosar din inventar i anul. 3ac nu a %ost co#pletat la "nceputul anului la cele de
#ai sus se adaug : denu#irea instanei, denu#irea seciei, indicativul din no#enclator, data de "nceput i
ter#enul de pstrare.
7. pe o %oaie nescris, adugat la s%=ritul dosarului sau pe pri#a pagin nescris a registrelor i
condicilor se %ace certi%icarea: D*re+entul dosar 4registru, condic5 conine .......... %ileE "n ci%re i, "ntre
parante+e, "n litere, dup care se se#nea+ i se pune data certi%icrii.
CO0ERT9 DO6AR
8:6RNIA
C?8/,A 3, A*,> C>?I
0,CJIA CI9I>S,
*,N/8? 6IN:8I FI ;A6I>I,
C:6*>,/ PPPPPPPPP..
:<I,C/ PPPPPPPPPPP.
*S8JI PPPPPPPPPPP
/,86,N,
4.
8,3AC/:8 PPPPP.
3:0A8 N8. PPPPPPP
ARHIV9
Nr. In$entar
>dup inventariere5
G;
CO0ERT9 DO6AR
DENUMIREA UNIT97II
....................................
......................................
-nceput la............
-ncheiat la............
Nr. %ile.................
9ol......................

Nr. inventar:
E; CO0ERT9 RE@I6TRU @ENERAL DE DO6ARE
QQQQQQQQQQQQQQQQQ
3enu#irea instanei
3enu#irea seciei
ARHIVA
IND. DO6
TERMEN DE 096TRARE
4$
4. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a docu#entelor create
de 3eparta#entul econo#ico)%inanciar i ad#inistrativ i de instanele judectoreti.
8egistrul de eviden curent a intrrilor)ieirilor unitilor arhivistice 4>egea nr. 11@1$$1,
art. $ Ane7a nr. 45
Legea Arhivelor Naoinale " art- 9 = ;ocumentele se depun la depo#itul arhivei creatorilor de documente
&n al doilea an de la constituire, pe ba# de inventar i proces"verbal de predare"primire, &ntocmite
potrivit ane3elor 1 i .- (videna tuturor intrrilor"ieirilor de uniti arhivistice din depo#it se ine pe
ba#a unui registru, potrivit ane3ei nr- 0-
Articolul $ din >egea Arhivelor Naionale prevede deci o!ligativitatea ca docu#entele s %ie
depuse la depo+itul de arhiv "n al doilea an de la constituire, pe !a+ de inventar i proces)ver!al de
predare pri#ire, "ntoc#ite potrivit ane7elor nr. i ' la >egea 11@1$$1.
).1. In$entarierea dosarelor la !o'parti'entele instanelor. In$entarierea dosarelor la
!o'parti'entele Departa'entului e!ono'i!o-&inan!iar %i ad'inistrati$ - in!lusi$ !o'parti'entul
personal - din !adrul !urilor de apel %i tri+unalelorC !o'parti'entul de in&or'ati!# ,uridi!# C
!o'parti'entul de do!u'entareC +iroul de in&or'are %i relaii pu+li!e C inginerul !onstru!tor din
!adrul !urilor de apel
In$entarul constituie evidena de !a+ a ;ondului Arhivistic Naional. Inventarul este un
instru#ent de eviden a unitilor arhivistice e7istente "ntr)un %ond "n care docu#entele sunt "nregistrate
din punct de vedere cantitativ 4nu#rul de dosare sau nu#re de inventar5 i al coninutului. -n raport de
structura %ondului se pot "ntoc#i inventare pe instane, co#parti#ente, pe serii, pe genuri de docu#ente,
inventare cronologice pe "ntreaga instan etc. Ane7a @>egea 11@1$$1 4$e(i Ane/a 2 A Ane/e Clu, -5
*otrivit art. 1. din Instruciuni dosarele se depun la arhiv pe !a+ de inventare, "ntoc#ite potrivit
#odelului prev+ut de ane7a nr. >egea 11@1$$1, constituind deci o atri!uie a co#parti#entelor de
#unc.
3ac ur#ri# ru!ricatura inventarului 4din Ane7a nr. la >egea Arhivelor Naionale5 constat#
c ru!ricile repre+int aproape "n totalitate ele#entele conse#nate pe coperta dosarului 4Ane/a G A
Ane/e Clu, A5:
) Denu'irea !reatorului 43enu#irea instanei %r prescurtri5
) Denu'irea !o'parti'entului 4conta!ilitate, %inanciar,ad#inistrtiv5
) In$entar pe anul: 4se trece anul pentru care se %ace inventarierea i prin ur#are dac sunt docu#ente pe
#ai #uli ani "ntr)un dosar se va conse#na acest lucru la ru!rica : G datele e7tre#e H5 pentru
do!u'entele !are se p#strea(# 4se va indica ter#enul de pstrare preluat din no#enclator.
2&
) Nr. !rt. sau nu#rul de inventar este nu#rul pe care "l coplet# odat cu luarea "n eviden a dosarelor
ordonate "n preala!il pe grupe de ter#ene de pstrare: *, 2&, 1&, 2 ani
) Indi!ati$ul dosarului dup# no'en!lator. 8epre+int nu#rul de dosar trecut pe coperta dosarului prin
preluarea lui din No#enclatorul arhivistic
) Coninutul pe s!urt al dosarului, registrului se preia de pe coperta dosarului i repre+int pro!le#a la
care se re%er actele din dosar preluat din No#enclator. >a co#pletarea acestei ru!rici se vor preci+a:
a5 genurile de docu#ente 4coresponden, sinte+e, rapoarte, #e#orii, ordine, circulri5.
!5 e#itentul
c5 destinatarul
d5 pro!le#a sau pro!le#ele coninute
e5 perioada la care se re%er
Co#pletarea acestei ru!rici este %oarte i#portant "ntruc=t ea ajut la regsirea in%or#aiei corecte. Ast%el
nu se poate conse#na ca pro!le# doar ter#enul de DcorespondenE %r s preci+# e7act la ce se
re%er corespondena respectiv sau ctre cine este adresat
) Datele e/tre'e. -n co#pletarea acestei ru!rici se are "n vedere datele e7tre#e ale dosarului, respectiv
actul cel #ai vechi i cel #ai nou din dosar. ,le poate s %ie pe un an 1.I.&&$ ) '1. 1 &&$ sau pe o
perioad #ai scurt, 1. I. &&$ ) 12. I. &&$ dar "n anu#ite ca+uri la acest ru!ric se vor conse#na chiar
sau #ai #uli ani dac dosarul respectiv conine ase#enea acte.
) Nu'#rul &ilelor. 0e preia de pe coperta dosarului odat cu certi%icarea acestuia
) O+eser$aii. >a aceast ru!ric se pot conse#na o serie de date privind dosarele cuprinse "n inventar la
po+iia respectiv.
3up luarea "n eviden a tuturor dosarelor din anul i ter#enul de pstrare respectiv se trece la
certi%icarea datelor din inventar, respectiv:
*re+entul inventar %or#at din..... %ile 4nu#rul de %ile al inventarului5 conine......dosare, registre, condici
4se trece nu#rul total al dosarelor, registrelor potrivit cu nu#rul curent din inventar5
Nu#erele ................4se "nir nu#erele curente "n cau+5 au %ost lsate la 4se conse#nea+ e7act unde sau
la cine sunt dosarele5 ne%iind "ncheiate. 0pre e7e#plu la co#parti#entul conta!ilitate nu au %ost "ncheiate
dosarele privitoare la o anu#it activitate %inanciar.
>a preluare au lipsit dosarele de la nr.... 4"n aceast situaie se conse#nea+ dosarele care au r#as asupra
co#parti#entului de #unc pentru pro!le#e curente.5
Ast+i,...........4data predrii prelurii5 s)au preluat...............dosare 4se trece nu#rul e%ectiv de dosare care
au %ost preluate "n arhiva general
A# predat,............4persoana de la co#parti#entul de #unc5
A# pri#it.............4 persoana de la arhiv, responsa!il cu arhiva, arhivar5
*reci+ri privind inventarierea dosarelor
a. Inventarul cuprinde toate dosarele cu a!ela%i ter'en de p#strare, create "n cursul unui an, de
ctre un co#parti#ent de #unc. Ast%el, %iecare co#parti#ent de #unc va "ntoc#i at=tea inventare c=te
ter#ene de pstrare sunt "n No#enclator, la co#parti#entul respectiv.
!. In ca+ul dosarelor %or#ate din #ai #ulte volu#e, "n inventar %iecare volu# va pri#i un nu#r
curent 4sau nr. de inventar5 distinct. -n %elul acesta se pot co#pleta corect toate ru!ricile inventarului
inclusiv aceea cu nu#rul de %ile al %iecrui volu#.
c. 3osarele ne"ncheiate "n anul respectiv, ca i cele care, din #otive justi%icate, se opresc la
co#parti#entele de #unc, se trec "n inventarul anului respectiv, cu #enionarea nepredrii lor "n
su!solul inventaruluiB "n #o#entul predrii lor ulterioare, "n inventar, la ru!rica o!servaii se va #eniona
acest lucru. Cu alte cuvinte, este o!ligatorie inventarierea tuturor dosarelor, registrelor, condi c ilor, din
anul respectiv chiar dac ele sunt solicitate de ctre co#parti#ente pentru activitatea curent.
Neinventarierea lor conco#itent cu toate celelalte dosare din anul respectiv duce la pierderea dosarelor
sau necuprinderea lor "n inventare, pier+=ndu)se posi!ilitatea regsirii lor.
d. 3osarele care cuprind acte din #ai #uli ani se vor inventaria la anul de "nceput, #enion=ndu)
se "n inventar datele e7tre#e. 3ac spre e7e#plu un dosar cuprinde acte din anii 1$$1)1$$7 dosarul se va
21
inventaria "n inventarul din anul 1$$1 la co#parti#entul i ter#enul de pstrare respectiv cu #enionarea
anilor la ru!rica Ddatele e7tre#eE.
e. Inventarele se "ntoc#esc "n ' e7e#plare pentru docu#entele neper#anente i "n 4 e7e#plare
pentru docu#entele per#anente, dintre care un e7e#plar r#=ne la co#parti#entul care %ace predarea,
iar celelalte se depun odat cu dosarele la co#parti#entul de arhiv.
2
Ane/a * Legea 1531225

4denu#irea creatorului5
QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
4denu#irea co#parti#entului5
IN9,N/A8 *, AN?>............
pentru docu#entele care se pstrea+..........
QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului 3atele Nr. :!s
crt. e7tre#e %ilelelor
QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
*re+entul inventar %or#at din..... %ile conine dosare, registre, condici
3osarele de la nr. crt. au %ost lsate la ne%iind
"ncheiate
>a preluare au lipsit dosarele de la nr. crt.
Ast+i, s)au preluat dosare.
A# predat, A# pri#it,
G;
CO0ERT9 DO6AR
DENUMIREA UNIT97II
....................................
......................................
2
-nceput la............
-ncheiat la............
Nr. %ile.................
9ol......................

Nr. inventar:
).*. Depunerea do!u'entelor de la !o'parti'entele instanelor. Depunerea do!u'entelor
de la !o'parti'entele Departa'entului e!ono'i!o-&inan!iar %i ad'inistrati$ - in!lusi$
!o'parti'entul personal - din !adrul !urilor de apel %i tri+unalelorC !o'parti'entul de
in&or'ati!# ,uridi!# C !o'parti'entul de do!u'entareC +iroul de in&or'are %i relaii pu+li!e C
inginerul !onstru!tor din !adrul !urilor de apel la ar.i$a general#
*otrivit prevederilor art. ' din Instruciuni: Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor
intr "n o!ligaia co#parti#entelor creatoare de docu#ente. *redarea la arhiva general se %ace con%or#
unei progra#ri preala!ile, sta!ilit de co#un acord "ntre cele dou pri 4predtor O co#parti#entulB
pri#itorO responsa!ilul cu arhiva, arhivarul5. *redarea)preluarea se %ace "n #od o!ligatoriu pe !a+a
procesului)ver!al de predare)pri#ire a docu#entelor >Ane/a 14 A Ane/e Clu, A 6tL/5 Ane7a nr. ' la art.
$ din >egea Arhivelor Naionale5.
Cei care preiau docu#entele 4dosarele5 de la co#parti#entele de #unc %r inventare sau
procese ver!ale de predare)pri#ire a docu#entelor o %ac pe propria rspundere ur#=nd ca apoi s e7ecute
toate operaiile respective. :dat intrate "n arhiv docu#entele intr "n custodia responsa!ilului cu arhiva
el av=nd o!ligaia de a "ntoc#i evidenele pentru toate docu#entele a%late asupra sa. Articolul 2 din
Instruciuni conse#nea+ "ntre atri!uiile arhivarului: "ntoc#irea de inventare pentru docu#entele %r
eviden, a%late "n depo+it. Acest lucru se poate "nt=#pla i cu prilejul prelurii unor %onduri arhivistice
neordonate i neinventariate de la uniti a%late "n des%iinare sau co#asare.
>a preluare, responsa!ilul cu #unca de arhiv are o!ligaia de a veri%ica %iecare dosar, ur#rind
respectarea #odului de constituire a dosarelor, concordana "ntre coninutul acestora i datele "nscrise "n
inventar. In ca+ul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina co#parti#entului creator, care
e%ectuea+ corecturile ce se i#pun.
Art. $ litera ! prevede sanciuni "ntre 2&.&&& ) 1 #ilion pentru nepredarea de ctre co#parti#entele
unitii creatoare, la arhiva proprie, a docu#entelor cu ter#en de pstrare per#anent, pe !a+ de inventar
i proces)ver!al de predare pri#ire, con%or# prevederilor art. $.
8egistrul de eviden curent a intrrilor)ieirilor unitilor arhivistice4Ane7a nr. 45
4Ane7a A Ane7e A Cluj 5 8eg. ev. curent A5
Art. 2 litera ! prevede "ntre atri!uiile arhivarului asigurarea evidenei tuturor docu#entelor intrate
i ieite din depo+itul de arhiv, pe !a+a registrului de eviden curent.
8egistrul de eviden curent repre+int evidena inventarelor i a dosarelor cuprinse "n acestea. -n
ca+ul "n care "n arhiv se pstrea+ i alte %onduri arhivistice, "n a%ar de %ondul propriu, "n registrul de
eviden curent se deschide c=te o partid pentru %iecare %ond.
In 8egistrul de eviden curent sunt dou pri: capitolul D*reluriE sau DIntrriE i capitolul
DIeiriE
>a capitolul H0relu#riI inventarele se trec "n registru "n ordinea prelurii, toate inventarele
dosarelor preluate la data respectiv. ;iecare inventar preluat se trece "ntr)o ru!ric separat pri#ind c=te
un nu#r de ordine "n cadrul registrului. *entru %iecare inventar "nregistrat se co#pletea+ ru!ricile dup
cu# ur#ea+:
2'
) Nu#rul curent 4nr. crt.5. 8epre+int nu#rul de ordine al inventarului care se trece i pe
inventarul "nregistrat
) 3ata intrrii. 8epre+int data prelurii docu#entelor din inventarul respectiv 4an, lun, +i5
) 3enu#irea co#parti#entului 4de la care provine inventarul5
) datele e7tre#e al docu#entelor 4anul cel #ai vechi i cel #ai nou din inventar5
) totalul dosarelor din inventar sau nu#rul dosarelor dup inventar ) 8epre+int nu#rul tuturor
dosarelor din inventar chiar dac ele nu sunt pre+ente la predare)preluare. Apare ast%el o!logativitatea
inventarierii de ctre co#parti#ent a tuturor dosarelor.
) Nu#rul de dosare pri#ite e%ectiv "n arhiv din inventarul respectiv sau nu#rul dosarelor
pri#ite e%ectiv
) Nu#rul dosarelor r#ase la co#parti#ent i depuse ulterior
>a capitolul HIe%iriI se "nscrie nu#rul de inventar al %iecrui dosar reinut de co#parti#ent i se
co#pletea+ ru!ricile dup cu# ur#ea+:
) 3ata ieirii dosarelor din eviden sau data scoaterii din eviden
) unde s)au predat: denu#irea unitii ctre care s)a %cut predarea 4Arhivele Naionale, unitile de
recuperare a h=rtiei5
) 3enu#irea actului de predare nr. i data: repre+int denu#irea actului nu#rul de "nregistrare al
acestuia i data actului pe !a+a cruia au %ost scoase din eviden 4con%ir#area Arhivelor Naionale pentru
selecionare, procesul ver!al de predare)preluare a docu#entelor per#anente de ctre Arhivele Naionale5
) totalul dosarelor ieite
) total u.a. r#ase "n arhiv
0coaterea dosarelor din evidena arhivei se %ace cu apro+area !ondu!erii creatorilor sau deintorilor de
docu#ente i cu !on&ir'area Ar.i$elor Naionale "n ur#a:
) selecionrii
) trans%erului ctre alt unitate deintoare
) ca ur#are a distrugerii provocate de cala#iti naturale
3osarele sunt scoase din evidena arhivei pe !a+a unuia din ur#toarele acte, dup ca+:
1. proces)ver!al de selecionare 4Ane/a 1G A Ane/e Clu, A 5 con%or# ane7ei nr. 2@>egea 11@1$$15
. proces)ver!al de predare)preluare 4con%or# ane7ei nr. 1 la Instruciuni privind activitate de
arhiv A Ane/a *4 AAne/e Clu, A 5
'. proces.ver!al de constatare a deteriorrii co#plete a docu#entelor sau a lipsei acestora 4Ane/a
*1 A Ane/e Clu,-5 *roces)ver!al de selecionare "n ca+ de inundaii5.
3ocu#entele deteriorate vor %i scoase din eviden "n ur#a propunerii co#isiei de selecionare, apro!at
de conducerea unitii i con%ir#at de Arhivele Naionale.
2

IN9,N/A8 *, AN?>............
24
QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ*re+entul inventar %or#at din..... %ile
conine dosare, registre, condici
"ncheiate
G;
CO0ERT9 DO6AR
DENUMIREA UNIT97II
....................................
......................................
-nceput la............
-ncheiat la............
Nr. %ile.................
9ol......................

Nr. inventar:
14;
Ane/a nr. ? la Legea 1531225
Instituia ........................
4Iudecatoria Cluj5
0ROCE6 A VERDAL
De predare-preluare a do!u'entelor
A+i, PPPPPP.. su!se#naii PPPPPPPPPPPPPPPPP................................
delegai ai co#parti#entului 4seciei5 PPPPP. si PPPPPPPP...............................................
arhivarul instituiei PP..PPPPPP. ..............................................a# procedat pri#ul la predarea i
22
al doilea la preluarea docu#entelor create "n perioada PPPP. de ctre serviciul 4secia5 #enionat, "n
cantitate de PPPPP dosare.
*redarea)preluarea s)a %cut pe !a+a inventarelor ane7ate, cuprin+=nd PPP pagini dactilogra%iate, spre
cele legale.
Am predat, Am primit,
1G;
Ane/a nr. 1 Legea nr. 1531225
JJJJJJJJJJJJJJJJJJ
Denu'irea instituiei
0ediul PPPPPP.
0ROCE6-VERDAL NR. MM.
Co#isia de selecionare nu#it prin :rdinul nr. P.. din PPP. 0elecion=nd "n edinele din
QQQQQQQQQQ docu#entele din anii P avi+ea+ ca dosarele din inventarele ane7ate s %ie "nlturate ca
ne%olositoare, e7pir=ndu)le ter#enele de pstrare prev+ute "n no#enclatorul unitii.
*reedinte, 6e#!ri, 0ecretar,
4nu#ele i prenu#ele 4nu#ele i prenu#ele5
0e#ntura 0e#ntura 0e#ntura
*4
AN,KA N8. 1 4la Instruciuni privind
activitatea de arhiv la creatori i deintori5
*8:C,0) 9,8<A>
*redare)preluare din QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
4anul, luna, +iua5
0u!se#naii QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ din partea QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
i QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ din partea QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
a# procedat, pri#ul la predarea i al doilea la preluarea QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
anii e7tre#i QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ "nsu#=nd QQQQQQQQQQQQQ u.a. i QQQQQQQQQQQQQQQQ #.l.
/otodat, s)au predat i preluat QQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
-n ti#pul veri%icrii nu au %ost gsite ur#toarele QQQQQQQQQQQQ u. a.
*re+entul proces)ver!al cuprinde QQQQQQQ %ile i s)a "ncheiat "n dou e7e#plare.
21
*1;
Ane/a O 0ro!es $er+al de sele!ionare =n !a( de inundaii" in!endii
43enu#irea instanei5 0e apro!,
43enu#irea seciei5 *reedinte.
>. 0.
0s indesci%ra!il
*8:C,0)9,8<A> nr.QQQQ din QQQQQQQQQ
Co#isia de selecionare nu#it prin :rdinul 4deci+ia5 nr.QQQ din QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
"n ur#a QQQQQQQQQQQQQQ4incendiului QQQQQ, inundaiei QQQQQ etc. care a avut loc la data de QQQQQQQ, la
sesi+area arhivarului 4responsa!ilului cu arhiva5 de la instana noastr, ne)a# deplasat la %aa locului la
data de QQQQQQ constat=nd c au %ost distruse, %r posi!ilitate de restaurare o parte din %ondul
QQQQQQQQQQQQQ sau docu#entele create de secia 4co#parti#entul5 QQQQQQQQQ sau seciile
4co#parti#entele5 QQQQQQQQQQQ a%late "n "ncperea sau "ncperile QQQQQQQQQQQQQQQQQQ 4se vor
concreti+a situaiile, dup ca+5 sau c lipsesc docu#entele cuprinse "ntre anii QQQQQQ 4se vor trece anii
e7tre#i ai docu#entelor5, "n cantitate de QQQQQQQ uniti arhivistice i QQQQQQQQ #l.
-ntre docu#entele distruse se a%l 4nu se a%l5 i docu#ente cu valoare istorico)docu#entar
4arhivistic5 4sau se a%l nu#ai docu#ente cu valoare practic, %inanciar conta!il etc.5.
Av=nd "n vedere %aptul c aceste docu#ente nu #ai pot %i recuperate, "n !a+a >egii Arhivelor
Naionale nr. 11@1$$1, art. $ i a Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
docu#ente, art. 7)., c rug# s veri%icai i s con%ir#ai scoaterea din evidena arhivei a
docu#entelor #enionate #ai sus.
*reedinte, 6e#!ri 0ecretar,
Nu#ele i Nu#ele i Nu#ele i
prenu#ele prenu#ele prenu#ele
%uncia %uncia %uncia
se#ntura se#ntura se#ntura
*1;
Adresa pentru 0ro!esul $er+al de sele!ionare =n !a( de inundaii" in!dendii
3enu#irea instanei
43enu#irea 0eciei5
40ediul5
Nr.QQQQQQQ din QQQQ
3osar nr. 4Indicativul dosarului dup No#enclator5
Ctre
Arhivele Naionale QQQQQQQQQQQQ
sau 0erviciul Iudeean QQQQQQQQQ
a Arhivelor Naionale
9 tri#ite# alturat procesul ver!al nr. QQQQQ de constatare a distrugerii co#plete, %r
posi!ilitate de restaurare, a unor docu#ente din %ondul QQQQQQQQQQQQ 4denu#irea creatorului %ondului5
sau lipsei docu#entelor QQQQQQQQQQQdin %ondul QQQQQQQQQ cuprinse "ntre anii QQQQQQ 4se vor trece
pri#ul i ulti#ul an al docu#entelor "n cau+5, "n cantitate de QQQ u.a. i QQQQQQQQ#l, cu rug#intea ca
s veri%icai i con%ir#ai scoaterea din evidena arhivei a acestor docu#ente.
).?. In$entarierea ar.i$ei !urente %i depunerea la ar.i$a general# a do!u'entelor !reate de
instanele ,ude!#tore%ti
27
Articolul $ din >egea Arhivelor Naionale prevede o!ligativitatea ca docu#entele s %ie depuse la
depo+itul de arhiv "n al doilea an de la constituire, pe !a+ de inventar i proces)ver!al de predare
pri#ire, "ntoc#ite potrivit ane7elor nr. i ' 4Ane/ele 2 A 14 Ane/e Clu, A ;.
In$entarul constituie evidena de !a+ a ;ondului Arhivistic Naional. Inventarul este un
instru#ent de eviden a unitilor arhivistice e7istente "ntr)un %ond "n care docu#entele sunt "nregistrate
din punct de vedere cantitativ 4nu#rul de dosare sau nu#rul de inventar5 i al coninutului. -n raport de
structura %ondului se pot "ntoc#i inventare pe instane, secii, pe serii, pe genuri de docu#ente, inventare
cronologice pe "ntreaga instan etc. 4$e(i Ane/a 2 A Ane/e Clu, A; Ane7a @>egea 11@1$$15
*otrivit art. 1. din Instruciuni dosarele se depun la arhiv pe !a+ de inventare, "ntoc#ite potrivit
#odelului prev+ut de ane7a nr. 4Ane7e #odel $5, constituind deci o atri!uie a instanelor, seciilor.
3ac ur#ri# ru!ricatura inventarului 4din Ane7a nr. la >egea Arhivelor Naionale5:
) 3enu#irea creatorului 43enu#irea instanei %r prescurtri5
) 3enu#irea seciei
) Inventar pe anul P.@/er#en de pstrare
) Nr. crt. sau nu#rul de inventar
) Indicativul dosarului dup no#enclator
) Coninutul pe scurt al dosarului, registrului : nu#ele prilor, do#iciliu, o!iectul cau+ei
) 3atele e7tre#e
) Nu#rul %ilelor
) :!servaii.
constat# c ru!ricile repre+int aproape "n totalitate ele#entele conse#nate i pe coperta dosarelor
4Ane/a G A Ane/e Clu, A ;. Acestea coincid, "n #are #sur, cu cele conse#nate pe coperta dosarelor
create i de instanele de judecat 4ve+i Ane/a nr. 5 A Ane/e Clu, -5, %iind de %apt, cele speci%ice,
prev+ute de #odelul de copert sta!ilit de 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti.
>a #odelul de copert al dosarelor de judecat 4ve+i Ane/a nr. 5 A Ane/e Clu, -5, prin co#pletarea
ele#entelor acesteia cu G indicativul dosarului dup no#enclator H i cu G ter#enul de pstrare H, dosarul
ar putea %i inventariat i predat pe !a+ de proces ver!al de predare)pri#ire, deoarece, toate celelalte
ele#ente necesare pentru sta!ilirea coninutului dosarului, a anilor e7tre#i ai docu#entelor, nu#rul
%ilelor, %igur=nd pe coperta dosarului, respectiv :
) denu#irea instanei ACurtea de Apel ..
) denu#irea seciei A 0ecia civil
) co#pletul de judecat
) dosar nr. 4nu#rul dosarului din registrul general electronic5
) nu#ele sau denu#irea prilor A recla#ant i p=r=t
) o!iectul pricinii A contencios ad#inistrativ
) starea de arest
) data "nregistrrii A data pri#ului docu#ent "nregistrat
) ter#ene
) nu#rul i data hotr=rii A nr. i data pronunrii
) redactor ) judector
) indicele statistic
) indi!ati$ul dosarului dup# No'en!lator
) Ter'en de p#strare
) Nr. in$entar
3osarele de judecat , prin coninutul lor, prin ter#enele varia!ile sta!ilite "n ur#a actului de
judecat, prin tri#iterea i revenirea lor de la di%erite instane 4de regul la pri#a instan5 nu se pot
preda "n al doilea an de la crearea lor pe !a+ de inventar i proces ver!al de predare)pri#ire. 3e alt%el,
dosarele de judecat sunt depuse "n arhiva general a instanei "n ordinea nu#rului unic din registrul
general electronic i a datelor certe sta!ilite de calculator, "n ordine strict cronologic i nu "n ordinea
nu#rului de dosar din 8egistrul general de dosare 4ve+i Curi de Apel, /ri!unale, Iudectorii5 la ele
apel=ndu)se pe tot parcursul des%urrii procesului care poate dura 1)', 2 ani. >a unele judectorii,
dosarele de judecat, se pstrea+ asupra registraturii, "n aa numita arhiv curent, ti#p de cinci ani,
dup care se depun la arhiva general. 3e %apt, instru#entul de eviden pentru dosarele de judecat p=n
2.
la inventarierea lor, r#=ne, "n continuare, registrul general electronic de dosare 4sau uneori registrul
general de dosare A Ane/a E A Ane/e Clu, A 5 care, periodic, este listat i co#pactat su! %or# unui
registru.
Inventarierea propriu)+is a dosarelor de judecat, prev+ut de articolul 1 pct 1 litera V, se va reali+a
dup depunerea lor la arhiva general, unde se vor conse#na, pe %iecare dosar, registru, condic, #ap, "n
parte, indicativul dosarului dup no#enclator i ter#enul de pstrare i apoi se vor "ntoc#i inventare
separate pe ani i ter#ene de pstrare, conco#itent ur#=nd a se e%ectua i selecionarea docu#entelor.
3ocu#entele per#anente se inventaria+. *e coperta dosarului, registrului etc se trece i nr. inventar.
3up luarea "n eviden a tuturor dosarelor i registrelor din anul i ter#enul de pstrare respectiv se trece
la certi%icarea datelor din inventar, respectiv:
*re+entul inventar %or#at din..... %ile 4nu#rul de %ile al inventarului5 conine......dosare, registre, condici
4se trece nu#rul total al registrelor potrivit cu nu#rul curent din inventar5
Nu#erele ................4se "nir nu#erele curente "n cau+5 au %ost lsate la 4se conse#nea+ e7act unde sau
la cine sunt dosarele5 ne%iind "ncheiate.
>a preluare au lipsit dosarele de la nr.... 4"n aceast situaie se conse#nea+ registrele care au r#as
asupra registraturii, a pri#ilor gre%ieri, gre%ieri arhivari e%i, etc. pentru pro!le#e curente.5
Ast+i,...........4data predrii prelurii5 s)au preluat...............dosare 4se trece nu#rul e%ectiv de dosare care
au %ost preluate "n arhiva general
A# predat,............4persoana de la co#parti#entul de #unc5
A# pri#it..... persoana de la arhiv 4responsa!il cu arhiva, arhivar5
'reci#ri privind inventarierea dosarelor:
a. Inventarul cuprinde toate dosarele" registrele %i !ondi!ile cu a!ela%i ter'en de p#strare
>registrele se tre! =n partea din ur'# a in$entarului;, create "n cursul unui an, de ctre instan, secie.
Ast%el, %iecare instan, secie, va "ntoc#i at=tea inventare c=te ter#ene de pstrare sunt "n No#enclator,
la instana respectiv.
!. In ca+ul dosarelor %or#ate din #ai #ulte volu#e, "n inventar %iecare volu# va pri#i un nu#r
curent 4sau nr. de inventar5 distinct. -n %elul acesta se pot co#pleta corect toate ru!ricile inventarului
inclusiv aceea cu nu#rul de %ile al %iecrui volu#.
c. 3osarele ne"ncheiate "n anul respectiv, ca i cele care, din #otive justi%icate, se opresc la
registratur, la pri#ii gre%ieri, la gre%ierii e%i, etc. se trec "n inventarul anului respectiv, cu #enionarea
nepredrii lor "n su!solul inventarului 4pot %i 1) sau #ai #ulte dosare nepredate sau ne"ncheiate5B "n
#o#entul predrii lor ulterioare, "n inventar, la ru!rica o!servaii se va #eniona acest lucru 4ve+i :
Ane/a 2 A Ane/e Clu, A;. Cu alte cuvinte, este o!ligatorie inventarierea tuturor dosarelor, registrelor,
condi c ilor, din anul respectiv chiar dac ele sunt solicitate de ctre registratur, sau alte persoane din
cadrul instanei care operea+ cu acestea "n activitatea curent. Neinventarierea lor conco#itent cu toate
celelalte dosare din anul respectiv duce la pierderea dosarelor sau necuprinderea lor "n inventare,
pier+=ndu)se posi!ilitatea regsirii lor.
d. 3osarele 4registrele5 care cuprind acte din #ai #uli ani se vor inventaria la anul de "nceput,
#enion=ndu)se "n inventar datele e7tre#e. 3ac, spre e7e#plu, un dosar 4registru5 cuprinde acte din anii
1$$1)1$$7 dosarul se va inventaria "n inventarul din anul 1$$1 la instana i ter#enul de pstrare
respectiv cu #enionarea anilor la ru!rica Ddatele e7tre#eE.
e. Inventarele se "ntoc#esc "n ' e7e#plare pentru docu#entele neper#anente i "n 4 e7e#plare
pentru docu#entele per#anente, dintre care un e7e#plar r#=ne la co#parti#entul care %ace predarea,
iar celelalte se depun, odat cu dosarele, la arhiva general.
*otrivit prevederilor art. ' din Instruciuni: Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor la
arhiva general intr "n o!ligaia instanelor, seciilor creatoare de docu#ente. *redarea la arhiva general
se %ace con%or# unei progra#ri preala!ile, sta!ilit de co#un acord "ntre cele dou pri 4predtor O
registratura, seciaB pri#itorO responsa!ilul cu arhiva, arhivarul5. *redarea)preluarea se %ace "n #od
o!ligatoriu pe !a+a procesului)ver!al de predare)pri#ire a docu#entelor 4ve+i : Ane/a 14 A Ane/e Clu,
A5 ane7a nr. ' la art. $ din >egea Arhivelor Naionale5.
2$
:dat intrate "n arhiv docu#entele intr "n custodia responsa!ilului cu arhiva el av=nd o!ligaia
de a "ntoc#i evidenele pentru toate docu#entele a%late asupra sa. Articolul 2 din Instruciuni
conse#nea+ "ntre atri!uiile arhivarului: "ntoc#irea de inventare pentru docu#entele %r eviden, a%late
"n depo+it. Acest lucru se poate "nt=#pla i cu prilejul prelurii unor %onduri arhivistice neordonate i
neinventariate de la uniti a%late "n des%iinare sau co#asare. 3osarele, registrele, condicile se vor depune
pe ra%t pe secii, ter#ene de pstrare "n aa %el "nc=t s se poat e%ectua o rotire per#anent a dosarelor
eli#inate cu prilejul selecionrii i a celor noi depuse "n depo+it de la registratur.
>a preluare, responsa!ilul cu #unca de arhiv are o!ligaia de a veri%ica %iecare dosar 4registru5, ur#rind
respectarea #odului de constituire a dosarelor, concordana "ntre coninutul acestora i datele "nscrise "n
inventar.
).) Registrul de e$iden# !urent# a intr#rilor-ie%irilor unit#ilor ar.i$isti!e
4Ane7a nr. 45
>Ane/a * A Ane/e * Clu,; -Reg. e$. !urent# A ;
Art. 2 litera ! prevede "ntre atri!uiile responsa!ilului cu #unca de arhiv asigurarea evidenei
tuturor docu#entelor intrate i ieite din depo+itul de arhiv, pe !a+a registrului de eviden curent.
8egistrul de eviden curent repre+int evidena inventarelor i a dosarelor 4registrelor5 cuprinse
"n acestea, cu alte cuvinte repre+int ) 8egistru al inventarelor. -n ca+ul "n care "n arhiv se pstrea+ i
alte %onduri arhivistice, "n a%ar de %ondul propriu, "n registrul de eviden curent se deschide c=te o
partid pentru %iecare %ond.
In 8egistrul de eviden curent sunt dou pri: capitolul D*reluriE sau DIntrriE i capitolul
DIeiriE.
>a capitolul H0relu#riI inventarele se trec "n registru "n ordinea prelurii, toate inventarele
dosarelor 4registrelor5 preluate la data respectiv. ;iecare inventar preluat se trece "ntr)o ru!ric separat
pri#ind c=te un nu#r de ordine "n cadrul registrului. *entru %iecare inventar "nregistrat se co#pletea+
ru!ricile dup cu# ur#ea+:
1 ) Nu#rul curent 4nr. crt.5. 8epre+int nu#rul de ordine al inventarului care se trece i pe
inventarul "nregistrat
) 3ata intrrii. 8epre+int data prelurii docu#entelor din inventarul respectiv 4an, lun, +i5
' ) 3enu#irea instanei, seciei 4de la care provine inventarul5
4) 3enu#irea inventarului 4*er#anent, 1& ani, 12 ani5
2 ) datele e7tre#e al docu#entelor 4anul cel #ai vechi i cel #ai nou din inventar5
1 ) totalul dosarelor 4registrelor5 din inventar sau nu#rul dosarelor dup inventar ) 8epre+int
nu#rul tuturor dosarelor 4registrelor5 din inventar chiar dac ele nu sunt pre+ente la predare)preluare.
Apare ast%el o!ligativitatea inventarierii de ctre instan, secie a tuturor dosarelor 4registrelor5.
7 ) Nu#rul de dosare 4registre5 pri#ite e%ectiv "n arhiv din inventarul respectiv sau nu#rul
dosarelor 4registrelor5 pri#ite e%ectiv
. ) Nu#rul dosarelor 4registrelor5 r#ase la registratur, instan, secie, gre%ier etc. i depuse
ulterior
$ A totalul dosarelor, registrelor e7istente e%ectiv pe an dup toate inventarele
>a capitolul HIe%iriI se "nscrie nu#rul de inventar al %iecrui dosar 4registru5 reinut de
registratur, secie, gre%ier etc i se co#pletea+ ru!ricile dup cu# ur#ea+:
1& ) 3ata ieirii dosarelor din eviden sau data scoaterii din eviden unde s)au predat: denu#irea
unitii ctre care s)a %cut predarea 4Arhivele Naionale, unitile de recuperare a h=rtiei5
11 A ?nde s)au predate docu#entele
1 ) 3enu#irea actului de predare nr. i data: repre+int denu#irea actului nu#rul de "nregistrare
al acestuia i data actului pe !a+a cruia au %ost scoase din eviden 4con%ir#area Arhivelor Naionale
pentru selecionare, procesul ver!al de predare)preluare a docu#entelor per#anente de ctre Arhivele
Naionale5
1' ) totalul dosarelor ieite
14 A totalul dosarelor, registrelor r#ase "n arhiv
1&
0coaterea dosarelor 4registrelor5 din evidena arhivei se %ace cu apro+area !ondu!erii creatorilor sau
deintorilor de docu#ente i cu !on&ir'area Ar.i$elor Naionale "n ur#a:
) selecionrii
) trans%erului ctre alt unitate deintoare
) ca ur#are a distrugerii provocate de cala#iti naturale
3osarele 4registrele5 sunt scoase din evidena arhivei pe !a+a unuia din ur#toarele acte, dup ca+:
1. proces)ver!al de selecionare 4con%or# ane7ei nr. 2 A Ane/a 1G A Ane/e Clu, -5
. proces)ver!al de predare)preluare 4con%or# ane7ei nr. 1 din Instruciuni privind activitatea de
arhiv A Ane/a *4 A Ane/e Clu, -5
'. proces.ver!al de constatare a deteriorrii co#plete a docu#entelor sau a lipsei acestora 4Ane/a
*1 A Ane/e Clu,5 4*roces)ver!al de selecionare "n ca+ de inundaii, incendii5.
3ocu#entele deteriorate vor %i scoase din eviden "n ur#a propunerii co#isiei de selecionare, apro!at
de conducerea instanei i con%ir#at de Arhivele Naionale.
,videna, arhivarea, rearhivarea, scoaterea i #anipularea dosarelor de judecat a%late "n pstrare
la arhiva general se e%ectuea+ prin conse#narea "n 8egistrul general electronic de dosare a tuturor
#icrilor de dosare e%ectuate "n cadrul activitii procedurale de la instane. Conco#itent, la judectorii,
spre e7e#plu, se co#pletea+ #anual registrele in%or#tive i registrele de ter#ene. 3e ase#enea,
dosarele de judecat sunt predate) preluate de gre%ierul de edin sau gre%ierul statistician pe !a+ de
!orderou de coresponden i se#ntur.
2

IN9,N/A8 *, AN?>............
*re+entul inventar %or#at din........... %ile conine dosare, registre, condici
"ncheiate
14;
Ane/a nr. ? la Legea 1531225
Instituia ........................
4Iudecatoria Cluj5
11
0ROCE6 A VERDAL
De predare-preluare a do!u'entelor
A+i, PPPPPP.. su!se#naii PPPPPPPPPPPPPPPPP................................
delegai ai co#parti#entului 4seciei5 PPPPP. si PPPPPPPP...............................................
arhivarul instituiei PP..PPPPPP. a# procedat pri#ul la predarea i al doilea la preluarea
docu#entelor create "n perioada PPPP. de ctre serviciul 4secia5 #enionat, "n cantitate de
PPPPP dosare.
*redarea)preluarea s)a %cut pe !a+a inventarelor ane7ate, cuprin+=nd PPP pagini dactilogra%iate, spre
cele legale.
G;
CO0ERT9 DO6AR
DENUMIREA UNIT97II
....................................
......................................
-nceput la............
-ncheiat la............
Nr. %ile.................
9ol......................

Nr. inventar:
CO0ERT9 DO6AR
8:6RNIA
C?8/,A 3, A*,> C>?I
0,CJIA CI9I>S,
*,N/8? 6IN:8I FI ;A6I>I,
C:6*>,/ PPPPPPPPP..
:<I,C/ PPPPPPPPPPP.
*S8JI PPPPPPPPPPP
3A/A -N8,(I0/8S8II PPP.. /,86,N,
N8. FI 3A/A M:/S8R8II PP.. PPPP..
8,3AC/:8 PPPPP. PPPP..
1
IN3IC, 0/A/I0/IC PPPP. PPPP.
3:0A8 N8. PPPPPPP PPPP.
ARHIV9
Nr. In$entar >dup inventariere5
E;
QQQQQQQQQQQQQQQQQ
3enu#irea instanei
3enu#irea seciei
ARHIVA
IND. DO6
TERMEN DE 096TRARE
*1;
Ane/a O 0ro!es $er+al de sele!ionare =n !a( de inundaii" in!endii
>. 0.
0s indesci%ra!il
Co#isia de selecionare nu#it prin :rdinul 4deci+ia5 nr.QQQ din QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
1'
*1;
Adresa pentru 0ro!esul $er+al de sele!ionare =n !a( de inundaii" in!endii
3enu#irea instanei
43enu#irea 0eciei5
40ediul5
Nr.QQQQQQQ din QQQQ
Ctre
*reedinte, Fe%ul Co#parti#entului
>.0, 4care rspunde de arhiv5
ss indesci%ra!il ss indesci%ra!il
*4
AN,KA N8. 1 4la Instruciuni privind
activitatea de arhiv la creatori i deintori5
*8:C,0) 9,8<A>
*redare)preluare din QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
4anul, luna, +iua5
0u!se#naii QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ din partea QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
14
i QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ din partea QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
a# procedat, pri#ul la predarea i al doilea la preluarea QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
anii e7tre#i QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ "nsu#=nd QQQQQQQQQQQQQ u.a. i QQQQQQQQQQQQQQQQ #.l.
/otodat, s)au predat i preluat QQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
-n ti#pul veri%icrii nu au %ost gsite ur#toarele QQQQQQQQQQQQ u. a.
*re+entul proces)ver!al cuprinde QQQQQQQ %ile i s)a "ncheiat "n dou e7e#plare.
Capitolul IV
ORDONAREA :I INVENTARIEREA DOCUMENTELOR
AKLATE BN 096TRARE
:83:NA8,A 0I IN9,N/A8I,8,A 3:C?6,N/,>:8 N,C:N0/I/?I/, C:N;:86
N:6,NC>A/:8?>?I
>a ordonarea %ondurilor create de instituiile ,ude!#tore%ti 4p=n la introducerea progra#ului
,C8I05 se va ine sea#a de ur#toarele:
) docu#entele cu caracter ad#inistrativ, econo#ice vor %i ordonate con%or# nor#elor ce se aplic
la celelalte %onduri arhivistice
) dosarele cau+elor pot %i ordonate i pe !a+a registrelor generale de dosare i opiselor al%a!etice,
pe secii, ani i nu#ere: registrele generale de dosare i opisele vor %i utili+ate ca instru#ente de eviden
care se vor cuprinde "n inventarele din anii respectivi
) "n ca+ul %ondurilor crora le lipsesc registrele i opisele dosarele vor %i ordonate pe secii, ani i
nu#ere i vor %i inventariate.
) in cuprinsul docu#nentelor dosarelor vor %i #enionate "n #od o!ligatoriu nu#ele sau
denu#irea, do#iciliul sau sediul prilor "n cau+ i o!iectul aciunii 4cau+a respectiv5.
1. Ordonarea %i in$entarierea do!u'entelor de la !o'parti'entele Departa'entului
e!ono'i!o-&inan!iar %i ad'inistrati$ ne!onstituite !on&or' no'en!latorului
>a ordonarea %ondurilor create de instituiile ,ude!#tore%ti se va ine sea#a ca docu#entele cu
caracter ad#inistrativ sau cele econo#ice s %i ordonate con%or# nor#elor ce se aplic la celelalte
%onduri arhivistice respectiv prin aplicarea no#enclatoarelor arhivistice care au e7istat "n perioadele
pentru care docu#entele respective nu au %ost constituite "n con%or#itate cu prevederile legale sau dup
alte criterii arhivistice.
Ordonare < operaiunea de grupare a unitilor arhivistice 4dosare, registre %oi volante5 "n cadrul
%ondurilor i coleciilor dup criterii dinainte sta!ilite: cronologic, cronologic)structural, structural )
cronologic, al%a!etic, cronologic pe pro!le#e, pe cau+e, pe co#parti#ente etc. B criteriul este sta!ilit "n
%uncie de cantitatea i calitatea docu#entelor ce se ordonea+.
: parte din docu#entele care se gsesc "n depo+itele de arhiv de la 3eparta#entul econo#ico)
%inanciar i ad#inistrativ al instanelor judectoreti 4curi de apel, tri!unale, judectorii5 au %ost create
"nainte de aplicarea no#enclatorului arhivistic A instru#ent de lucru o!ligatoriu pentru %or#area arhivei
curente ) de regul, "n %ondurile arhivistice ale %ostelor tri!unale, judectorii ur!ane, #i7te, de ocol,
co#posesorate, din perioada 1$&)1$2 4"n ca+ul "n care #ai sunt pstrate aceste categorii de docu#ente
%inanciar)conta!ile sau de natur ad#inistrativ5.
12
Alt parte a docu#entelor de la aceste co#parti#ente a %ost constituit, de)a lungul anilor, %r
respectarea legislaiei arhivistice cu privire la constituirea dosarelor pe !a+a no#enclatorului arhivistic
4spre e7e#plu dosarele constituite la co#parti#entele conta!ilitate, %inanciar, personal din departa#entul
econo#ico) %inanciar i ad#inistrativ, dosarele ad#inistrative de la judectorii etc5.
-n articolul 4& din Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de docu#ente
se preci+ea+ :
Do!u'entele !are se g#ses! =n ar.i$# ne!onstituite !on&or' no'en!latorului se ordonea(#"
in$entaria(# %i sele!ionea(# =n ar.i$a !o'parti'entelor respe!ti$e.
*entru ordonarea docu#entelor constituite dup siste#ul dosarelor, dar "nainte de aplicarea
no#enclatorului, provenind de la #ai #ulte instane, deci cu %onduri a#estecate, a%late "n locuri de
pstrare di%erite "n depo+itul de arhiv, tre!uiesc parcurse #ai #ulte etape.
>a operaiunea de ordonare i inventariere a categoriilor de dosare econo#ico)%inanciare sau
ad#inistrative din perioada 1$&)1$2 se vor avea "n vedere ur#toarele activiti:
1. *ri#a etap este determinarea apartenenei la !ond 4%ondareO deli#itarea, separarea %ondurilor5 sau
ordonarea docu#entelor pe %onduri. Aceast operaiune are loc nu#ai la instanele care dein i alte
%onduri "n a%ar de cel propriu, care este %ond deschis, "ntruc=t instana "i continu activitatea. 3ac
instana s)a des%iinat, %r ca actvitatea ei s %ie continuat de alt instan, docu#entele acesteia vor
%or#a un %ond "nchis.
;ondarea se e%ectuea+ in=ndu)se sea#a de:
) denu#irea destinatarului
) ta#pila de "nregistrare
) re+oluii sau note tergale
) coninutul actului
:dat sta!ilit apartenena la %ond dosarele respective se grupea+ aparte, pe grupe, la %iecare din
%ondurile sta!ilite 4/ri!unalul Cluj, Iudectoria Cluj, Co#posesorat etc5.
. A doua etap este ordonarea docu#entelor 4dosarelor5 "n cadrul %ondului, pentru a reda ordinea iniial
a docu#entelor dup un criteriu sta!ilit 4structural" cronologic O pe ani i co#parti#ente de #unc iar "n
cadrul co#parti#entului pe pro!le#eB structural"cronologic O pe co#parti#ente i "n cadrul acestora pe
ani, iar "n cadrul anului pe pro!le#e, al%a!etic etc5 B cronologic pe probleme O pentru %ondurile care nu au
avut co#parti#ente sau c=nd nu se poate sta!ilii crui co#parti#ent au aparinut.
3ocu#entele rvite, neconstituite "n dosare, dar care au %cut parte anterior din %ondul respectiv
se constituie "n dosare, pe ani i "n cadrul anilor pe pro!le#e se integrea+ la untile arhivistice de care
au aparinut.
-n ca+ul "n care un dosar cuprinde docu#ente din #ai #uli ani, se ordonea+ la anul cel #ai vechi
al dosarului 4,7 1$2.)1$11 se va pune la 1$2.5.
Nu#erotarea dosarelor se %ace "ncep=nd cu nu#rul 1, pe %iecare an. -n interiorul dosarului,
docu#entele se ordonea+ pe ani, luni, +ile, dup ce au %ost "nlturate piesele #etalice i %ilele nescrise.
3atele actelor ce co#pun dosarul se sta!ilete dup data "nregistrrii, pentru actele intrate, i data
e#iterii, pentru cele e7pediate. *lanurile de #unc anuale, !ilanurile, rapoartele, drile de sea# se
ordonea+ la anul la care se re%er i nu la anul la care au %ost "ntoc#ite.
3osarele constituite "n uniti arhivistice vor %i apoi cusute sau legate, vor avea coperi tari, vor %i
nu#erotate i certi%icate. *e coperta dosarului 4ve+i : Ane/a 1* A Ane/e Clu, A6tL/5 se va "nscrie cu
cerneal neagr ur#toarele ele#ente:
) denu#irea creatorului %ondului 4denu#irea instanei5
) denu#irea seciei
) nu#rul dosarului potrivit po+iiei din inventar
)datele e7tre#e ale docu#entelor
) nu#rul %ilelor i
) re+u#atul din inventar.
-n ca+ul dosarelor care au "nscrise pe coperte ele#entele #enionate, acestea vor %i pstrate, !ar=ndu)se
vechile nu#ere de inventar cu creionul negru i trec=ndu)se cele noi.
) certi%icarea se %ace pe o %il goal la s%=ritul dosarului "nscriindu)se "n ci%re i, "n parante+e, "n
litere, nu#rul %ilelor , data certi%icrii, nu#ele i prenu#ele celui care %ace certi%icarea i se#ntura.
11
3osarele sau %oile volante aparin=nd unui %ond se vor ordona con%or# cu sche#a de organi+are a
co#aparti#entului %inanciar)conta!il i ad#inistrativ sau "n #odul sta!ilit "n %uncie de cantitatea i
structura %ondurilor.
-n %uncie de #odul "n care a %ost ordonat %ondul, la inventarierea sa tre!uie avute "n vedere i
ur#toarele aspecte :
1. dac %ondul a %ost ordonat pe ani i "n cadrul acestora pe co#parti#ente, atunci nu#rul curent din
inventar se va da "n continuare "n cadrul anului, %r a se ine sea#a de co#parti#ente.
. c=nd %ondul cuprinde un nu#r #ic de uniti arhivistice, nu#rul curent se d "n continuare, pe "ntreg
%ondul, %r a se ine sea#a de ani.
'. dac %ondul a %ost ordonat pe co#parti#ente iar "n cadrul co#parti#entului pe ani, nu#rul de ordine
se d "n cadrul %iecrui co#parti#ent, %r a se ine sea#a de ani.
8egistrele, condicile i alte docu#ente preconstituite ur#ea+ "n inventar dup dosare.
Inventarul tre!uie s ai! i o succint pre%a care s cuprind date asupra %ondului, con%or#
planului #etodic de lucru.
,le#entele inventarului pentru docu#entele create "nainte de aplicarea no#enclatorului va avea
apro7i#ativ aceleai ele#ente din ane7a nr. a >egii nr. 11@1$$1 4Ane/a 11 A Ane/e Clu,5 : denu#irea
%ondului 4repre+int denu#irea instanei5 B titlul inventarului. Inventarul va avea ru!rici : nr. crt. 4unde se
trec nu#erele unitilor arhivistice, "ncep=nd cu nu#rul 1 pentru %iecare parte structural sau an B
nu#rul vechi al unitii arhivistice 4dac e7ist5 B cuprinsul pe scurt al unitii arhivistice 4dosarului5 B
anul sau anii e7tre#i ai docu#entelor, nu#rul %ilelor i :!servaii 4ve+i : Ane/a 11 A Ane/e Clu, 5
Inventarul se "ntoc#ete 4dactilogra%iat sau scris pe calculator5 "n dou e7e#plare i are caracter
provi+oriu p=n la selecionarea unitilor arhivistice dup care se "ntoc#ete un inventar de%initiv nu#ai
pentru unitile arhivistice care se pstrea+ per#anent 4Ane/a * A ve+i : Ane/a 1? A Ane/e Clu,5
*e parcursul ordonrii docu#entelor %r evidene, a%late "n depo+itul de arhiv, se separ
docu#entele de acelai %el, cu ter#ene de pstrare de 1)2 ani 4!oniere, chitaniere, %ie de pontaj, condici
de pre+en5 "n vederea eli#inrii lor glo!ale, cu oca+ia selecionrii, la e7pirarea ter#enului de pstrare.
*rocesul ver!al de selecionare va cuprinde ele#entele procesului ver!al de selecionare #odel Ane7a nr.
2 la >egea ArhivelorNaionale nr. 11@1$$1 cu #enionarea categoriilor de docu#ente propuse pentru
eli#inare i nu cu G dosarele cuprinse "n inventarele ane7ate H av=nd ur#toarea %or#ulare i ru!rici
4ve+i
Ane/a 1) AAne/e Clu,-5
1);
DENUMIREA UNITATII
...................................... 6e apro+#"
40e#ntura conduc. unitii i
ta#pila5
Co'parti'entul
.............................
>sediul;
0ro!es-$er+al Nr..........
Co'isia de sele!ionare" nu'it# prin ordinul nr.... din.................... sele!ionFnd =n
%edinele din..... do!u'entele din anii...... ..a$i(ea(# !a dosarele de 'ai ,os s# &ie =nl#turate !a
ne&olositoare" e/pirFndu-le ter'enele de p#strare pre$#(ute =n no'en!latorul unit#ii
Nr. Categoria de do!u'ente Anii Cantitatea 0o(iia Ter'en
!rt. e/tre'i Pg3'l din
No'en!lator
1. <oniere, chitaniere 1$72)1$$4 && <@2 2 ani
*reedinte, 6e#!rii, 0ecretar raportor,
17
1*;
CO0ERTA DO6ARULUI 4pentru :rdonarea doc. %r evidene5
DENUMIREA IN6TAN7EI JJJJJJJJJJJJJJJ
DENUMIREA 6EC7IEI JJJJJJJJJJJJJJJJJ
NUM9RUL DO6ARULUI JJJJJJ4potrivit po+ieie din inventar5
RENUMATUL DIN INVENTAR
JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
>=n !uprinsul do!u'entelor dosarelor $or &i 'enionate =n 'od o+ligatoriu nu'ele sau denu'irea"
do'i!iliul sau sediul p#rilor =n !au(# %i o+ie!tul a!iunii;
DATELE EQTREME ALE DOCUMENTELOR JJJJJJJJJJJJJJ
NUM9RUL KILELOR
11;
ORDONARE K9R9 NOMENCLATOR
3enu#irea %ondului
IN9,N/A8
*entru docu#entele create "n anii PP
4se vor trece anii e7tre#i5
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
Cuprinsul pe scurt al
dosarului
Anul sau anii
e7tre#i
Nr. ;ilelor :!servaii
*re+entul inventar %or#at din P. %ile 4nr. %ilelor inventarului5 cuprinde PPP.. uniti arhivistice.
3ata PPPPPP -ntoc#it PPPPP.
>a 8u!rica :!servaii pentru docu#entele supuse selecionrii se va trece po+iia din no#enclator i
4 "n cuprinsul docu#entelor dosarelor judectoreti vor %i #enionate "n #od o!ligatoriu nu#ele sau
denu#irea, do#iciliul sau sediul prilor "n cau+ i o!iectul aciunii 4cau+a respectiv5
1?;
Ane/a *
3enu#irea %ondului
IN9,N/A8
*entru docu#entele per#anent create "n anii P.
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
dodarului
Anul sau anii
e7tre#i
Nr. %ilelor :!servaii
1.
*re+entul inventar %or#at din P. ;ile 4nr. %ilelor inventarului5 cuprinde PPP.. uniti arhivistice.
>a preluare au lipsit u. a. de la nr. PPPP
Ast+i PPPPP.. s)a preluat PPP.. u. a.
A# predat PPPPPPP.. A# preluat
4repre+entantul instanei5 4repre+entantul Arhivelor naionale5
*. Ordonarea %i in$entarierea do!u'entelor ne!onstituite !on&or' no'en!latorului !reate
de instanele ,ude!#tore%ti >tri+unale" ,ude!#torii;
3ocu#entele care se gsesc "n arhiv neconstituite con%or# no#enclatorului se ordonea+,
inventaria+ i selecionea+ "n arhiva instanelor respective. *rin ur#are sarcina ordonrii i inventarierii
acestor docu#ente revine responsa!ilului cu #unca de arhiv care, "#preun cu ceilalai gre%ieri)arhivari,
gre%ieri) registratori, gre%ieri de edin, etc. coordoni de judectorul dese#nat ca responsa!il e% cu
#unca de arhiv din instan i cu sprijinul ne#ijlocit al Arhivelor Naionale s "ntoc#easc un plan de
activitate co#un pentru de%initivarea acestor lucrri i punerea "n circulaia tiini%ic a unui "nse#nat
i+vor de in%or#aii. 9aloarea deose!it a docu#entelor a%late "n pstrarea instanelor judectoreti 4Curi
de apel, /ri!unale, Iudectorii5 din perioada 1.72)1$.$ i#pune pe l=ng #suri de protejare i
conservare trecerea de urgen la activitatea de ordonare i inventariere, de selecionare a acestor %onduri.
*entru ordonarea docu#entelor constituite dup siste#ul dosarelor, dar "nainte de aplicarea
no#enclatorului, provenind de la #ai #ulte instane, deci cu %onduri a#estecate, a%late "n locuri de
pstrare di%erite "n depo+itul de arhiv, tre!uiesc parcurse #ai #ulte etape.
*entru asigurarea e%ecturii "n condiii corespun+toare a ordonrii, inventrierii i selecionrii
acestor arhive, "nainte de "nceperea activitii, personalul cu rspunderi pe linie de arhiv din instane
tre!uie s "ntoc#easc un plan metodic de lucru. 3ocu#entarea "n vederea "ntoc#irii acestui plan
l#urete anii e7tre#i ai docu#entelor, s%era de activitate, sche#a de organi+are, trans%or#rile survenite
"n ti#p, clari%ic=nd %elul "n care se va %ace ordonarea docu#entelor.
*lanul #etodic va cuprinde un scurt istoric al instanei care a creat %ondul, cu : anii e7tre#i, s%era
de activitate, #odul de organi+are cu #odi%icrile "n ti#p, inclusiv schi#!ri de denu#ire, sediu, #odul
reorgani+rii, des%iinrii, uniti succesoare. ?n su#ar istoric al %ondului se va re%eri la anii e7tre#i ai
docu#entelor, cantitatea acestora, siste#ul de constituire, lipsuri, starea de conservare, valoarea
docu#entar)istoric i practic. -n acest plan se regsesc operaiunile necesare, ordinea e7ecutrii lor,
sche#a de ordonare, siste#ul de inventariere, #odul de selecionare, %orele de #unc necesare,
ter#enul de e%ectuare a lucrrilor. *lanul #etodic de lucru se va de%initiva dup consultarea cu arhivistul
de la Arhivele Naionale.
*entru deli#itarea corect a unui %ond tre!uie studiat legislaia i actele legale pe !a+a crora a
luat %iin i i)a "ncheiat activitatea, statute, ordine, procese)ver!ale, dri desea#, #onogra%ii,
dicionare, tot ce poate %urni+a in%or#aii despre instan i docu#entele create de ea.
*rincipiul de !a+ al ordonrii acestor docu#ente "l constituie aducerea lor la %or#a iniial de
constituire la creator. Aceasta se %ace prin una din principalele operaiuni arhivistice A ordonarea
do!u'entelor.
>a operaiunea de ordonare i inventariere a dosarelor create de instanele judectoreti din
perioada 1$&)1$2 4/ri!unale, Iudectorii ur!ane, Iudectorii de :col, Co#posesorate agricole, de
pdure sau alte %onduri arhivistice pstrate "n depo+itul de arhiv5 se vor avea "n vedere ur#toarele
activiti:
1. *ri#a etap este determinarea apartenenei la !ond 4%ondareO deli#itarea, separarea %ondurilor5
sau ordonarea docu#entelor pe %onduri. Aceast operaiune are loc nu#ai la instanele care dein i alte
%onduri "n a%ar de cel propriu, care este %ond deschis, "ntruc=t instana "i continu activitatea. 3ac
instana s)a des%iinat, %r ca actvitatea ei s %ie continuat de alt instan, 4spre e7e#plu Iudectoria
rural <ora 1$&)1$4.5, docu#entele acesteia vor %or#a un %ond "nchis. ;ondarea se e%ectuea+
in=ndu)se sea#a de: denu#irea destinatarului, ta#pila de "nregistrare, re+oluii sau note tergale,
coninutul actului.
1$
:dat sta!ilit apartenena la %ond dosarele i registrele respective se grupea+ aparte, pe grupe, la %iecare
din %ondurile sta!ilite 4/ri!unalul Cluj, Iudectoria Cluj, Co#posesorat etc5.
. A doua etap este ordonarea documentelor 4dosarelor5 "n cadrul %ondului, pentru a reda ordinea
iniial a docu#entelor dup un criteriu sta!ilit. >a %ondurile arhivistice al cror docu#ente au %ost
constituite cronologic reconstituirea lor se va %ace cu ajutorul instrumentelor contemporane de eviden
4registrele de intrare ieire a dosarelor, opisele al%a!etice5. *otrivit sche#ei de ordonare cronologic
docu#entele se grupea+ "n cadrul %ondului pe secii iar "n cadrul seciilor pe ani i nu#ere.
Ast%el, la instanele judectoreti dosarele cau+elor vor %i ordonate pe !a+a registrelor de intrare)
ieire i a opiselor pe secii, ani i nu#ere. 8egistrele de intrare)ieire a dosarelor i opisele vor %i utili+ate
ca instru#ente de eviden care se vor cuprinde "n inventarele din anii respectivi. *ractic, activitatea de
ordonare "n cadrul %ondului "ncepe cu ordonarea cronologic a registrelor de intrare"ieire i a opiselor
pentru a constata anii sau perioadele pentru care acestea lipsesc aceste registre care la r=ndul lor se
inventaria+ cronologic repre+ent=nd inventarul instru#entelor conte#porane de eviden pentru
docu#entele 4dosarele5 instanei judectoreti respective. >a ordonarea cu 8egistrul general de dosare se
veri%ic e7istena dosarelor, #apelor, condicilor din registrul respectiv. 0e pot "ntoc#i liste de lipsuri iar
inventarele registrelor se vor %olosi ca instru#ente de eviden.
-n ca+ul %ondurilor la care lipsesc registrele de intrare)ieire a dosarelor i opisele, dosarele vor %i
ordonate pe secii, ani i nu#ere i vor %i inventariate po+iie de po+iie. 3e ase#enea, docu#entele
rvite, neconstituite "n dosare, dar care au %cut parte anterior din %ondul respectiv se constituie "n
dosare, pe ani i "n cadrul anilor pe pro!le#e i se integrea+ la untile arhivistice de care au aparinut
sau "n cadrul %ondului.
-n ca+ul "n care un dosar cuprinde docu#ente din #ai #uli ani, se ordonea+ la anul cel #ai vechi
al dosarului. -n cuprinsul docu#nentelor dosarelor din %ondurile instanelor judectoreti "n inventar vor %i
#enionate "n #od o!ligatoriu nu#ele sau denu#irea, do#iciliul sau sediul prilor "n cau+ i o!iectul
aciunii 4cau+a respectiv5
*entru %ondurile arhivistice pstrate "n depo+itele de arhiv ale instanelor care nu au instru#ente
conte#porane de eviden 4registre de intrare)ieire a dosarelor de judecat, opise al%a!etice5 sau au %ost
ordonate dup alte criterii se va proceda dup cu# ur#ea+ :
3up sta!ilirea apartenenei la %ond 4dup %ondarea docu#entelor5 ur#ea+ ordonarea
docu#entelor 4dosarelor5 "n cadrul %ondului, pentru a reda ordinea iniial dup un criteriu sta!ilit
4cronologic"structural O pe ani i co#parti#ente de #unc iar "n cadrul co#parti#entului pe pro!le#eB
structural"cronologic O pe co#parti#ente i "n cadrul acestora pe ani, iar "n cadrul anului pe pro!le#e,
al%a!etic etc5 B cronologic pe probleme O pentru %ondurile care nu au avut co#parti#ente sau c=nd nu se
poate sta!ilii crui co#parti#ent au aparinut 4pe secii, pe ani, pe nu#ere5
3ocu#entele rvite, neconstituite "n dosare, dar care au %cut parte anterior din %ondul respectiv
se constituie "n dosare, pe ani i "n cadrul anilor pe pro!le#e, se integrea+ la untile arhivistice de care
au aparinut. -n ca+ul "n care un dosar cuprinde docu#ente din #ai #uli ani, se ordonea+ la anul cel #ai
vechi al dosarului.
Nu#erotarea dosarelor se %ace "ncep=nd cu nu#rul 1, pe %iecare an. -n interiorul dosarului,
docu#entele se ordonea+ pe ani, luni, +ile, dup ce au %ost "nlturate piesele #etalice i %ilele nescrise.
3atele actelor ce co#pun dosarul se sta!ilete dup data "nregistrrii, pentru actele intrate, i data
e#iterii, pentru cele e7pediate. 8apoartele, drile de sea# alte categorii de acte se ordonea+ la anul la
care se re%er i nu la anul la care au %ost "ntoc#ite.
3osarele constituite "n uniti arhivistice vor %i apoi cusute sau legate, vor avea coperi tari, vor %i
nu#erotate i certi%icate. *e coperta dosarului 4ve+i : Ane/a 1* A Ane/e Clu, 5 se va "nscrie cu cerneal
neagr ur#toarele ele#ente: denu#irea creatorului %ondului 4denu#irea instanei5,
denu#irea seciei, nu#rul dosarului potrivit po+iiei din inventar, datele e7tre#e ale docu#entelor,
nu#rul %ilelor i re+u#atul din inventar.
-n ca+ul dosarelor care au "nscrise pe coperte ele#entele #enionate, acestea vor %i pstrate,
!ar=ndu)se vechile nu#ere de inventar cu creionul negru i trec=ndu)se cele noi.
) certi%icarea se %ace pe o %il goal la s%=ritul dosarului "nscriindu)se "n ci%re i, "n parante+e, "n
litere, nu#rul %ilelor , data certi%icrii, nu#ele i prenu#ele celui care %ace certi%icarea i se#ntura.
7&
3osarele sau %oile volante aparin=nd unui %ond se vor ordona con%or# cu sche#a de organi+are a
instanei sau "n #odul sta!ilit "n %uncie de cantitatea i structura %ondurilor. -n %uncie de #odul "n
care a %ost ordonat %ondul, la inventarierea sa tre!uie avute "n vedere i ur#toarele aspecte :
1. dac %ondul a %ost ordonat pe ani i "n cadrul acestora pe co#parti#ente, atunci nu#rul curent
din inventar se va da "n continuare "n cadrul anului, %r a se ine sea#a de co#parti#ente.
. c=nd %ondul cuprinde un nu#r #ic de uniti arhivistice, nu#rul curent se d "n continuare, pe
"ntreg %ondul, %r a se ine sea#a de ani.
'. dac %ondul a %ost ordonat pe co#parti#ente iar "n cadrul co#parti#entului pe ani, nu#rul de
ordine se d "n cadrul %iecrui co#parti#ent, %r a se ine sea#a de ani.
8egistrele, condicile i alte docu#ente preconstituite ur#ea+ "n inventar dup dosare. Inventarul
tre!uie s ai! i o succint pre%a care s cuprind date asupra %ondului, con%or# planului #etodic de
lucru. ,le#entele inventarului pentru docu#entele create "nainte de aplicarea no#enclatorului va avea
apro7i#ativ aceleai ele#ente din ane7a nr. a >egii nr. 11@1$$1 4ve+i : Ane7a 1 A ve+i Ane/a 11 A
Ane/e Clu, 5 : denu#irea %ondului 4repre+int denu#irea instanei5 B titlul inventarului. Inventarul va
avea ru!rici : nr. crt 4unde se trec nu#erele unitilor arhivistice, "ncep=nd cu nu#rul 1 pentru %iecare
parte structural sau an B nu#rul vechi al unitii arhivistice 4dac e7ist5 B cuprinsul pe scurt al unitii
arhivistice 4dosarului5 B anul sau anii e7tre#i ai docu#entelor, nu#rul %ilelor i :!servaii. Inventarul se
"ntoc#ete "n dou e7e#plare i are caracter provi+oriu p=n la selecionarea unitilor arhivistice dup
care se "ntoc#ete un inventar de%initiv nu#ai pentru unitile arhivistice care se pstrea+ per#anent
4ve+i : Ane7a ve+i : Ane/a 1? A Ane/e Clu, 5
*e parcursul ordonrii docu#entelor %r evidene, a%late "n depo+itul de arhiv, se separ
docu#entele de acelai %el, cu ter#ene de pstrare de 1)2 ani 4!oniere, chitaniere, %ie de pontaj, condici
de pre+en5 "n vederea eli#inrii lor glo!ale, cu oca+ia selecionrii, la e7pirarea ter#enului de pstrare.
*rocesele)ver!ale de selecionare vor cuprinde ur#toarele ru!rici, #enionate #ai jos 4ve+i : Ane/a 1) A
Ane/e Clu, 5:
1);
DENUMIREA UNITATII
...................................... 6e apro+#"
ta#pila5
Co'parti'entul
.............................
>sediul;
0ro!es-$er+al Nr..........
No'en!lator
0.6. La !onse'narea anilor e/tre'i din ru+ri!a ? se $or !onse'na anii pentru !are" potri$it !u
no'en!latorul" do!u'entele respe!ti$e au ter'enul de p#strare e/pirat.>E/. do!u'entele !u
ter'en de p#strare de ? ani $or a$ea =n anul 1222 !a ani e/tre'i anul !el 'ai $e!.i pentru !are
sunt ase'enea !ategorii propuse pentru eli'inare %i pFn# =n anul 1221 in!lusi$" respe!ti$ 1225 da!#
se predau dup# data de ?1 de!e'+rie 1222 la unit#ile de re!uparare;.
71
1*;
CO0ERTA DO6ARULUI 4pentru :rdonarea doc. ;r evidene5
DENUMIREA IN6TAN7EI JJJJJJJJJJJJJJJ
DENUMIREA 6EC7IEI JJJJJJJJJJJJJJJJJ
NUM9RUL DO6ARULUI JJJJJJ4potrivit po+ieie din inventar5
RENUMATUL DIN INVENTAR
JJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
>=n !uprinsul do!u'entelor dosarelor $or &i 'enionate =n 'od o+ligatoriu nu'ele sau denu'irea"
do'i!iliul sau sediul p#rilor =n !au(# %i o+ie!tul a!iunii;
DATELE EQTREME ALE DOCUMENTELOR JJJJJJJJJJJJJJ
NUM9RUL KILELOR
11;
3enu#irea %ondului
IN9,N/A8
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
dosarului
Anul sau
anii e7tre#i
Nr.
;ilelor
:!servaii
>a 8u!rica :!servaii pentru docu#entele supuse selecionrii se va trece po+iia din no#enclator i
4 "n cuprinsul docu#entelor dosarelor judectoreti vor %i #enionate "n #od o!ligatoriu nu#ele sau
denu#irea, do#iciliul sau sediul prilor "n cau+ i o!iectul aciunii 4cau+a respectiv5
1?;
3enu#irea %ondului
IN9,N/A8
*entru docu#entele per#anente create "n anii P.
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
dosarului
Anul sau
anii e7tre#i
Nr.
;ilelor
:!servaii
7
?. Ordonarea %i in$entarierea do!u'entelor se!rete de stat
3ocu#entele secrete de stat se "nregistrea+, #anipulea+, studia+ i pstrea+ potrivit actelor
nor#ative "n vigoare privind aprarea secretului de stat.
(ruparea "n dosare, inventarierea i selecionarea docu#entelor secrete de stat se %ac potrivit
instruciunilor privind activitaea arhivistic cu ur#toarele preci+ri:
1. gruparea docu#entelor "n dosare se %ace pe !a+a no#enclatorului, "n care se cuprind i
categoriile de docu#ente din listele de date i in%or#aii secrete de stat.
. gruparea docu#entelor secrete "n dosare se %ace separat de cele nesecrete
'. docu#entele secrete de serviciu i nesecrete, care %ac corp co#un cu docu#entele secrete de
stat 4situaii, gra%ice, schie, ta!ele5 i care nu pot %i separate, vor intra "n co#ponena dosarului cu
docu#ente secrete de stat
4. gruparea docu#entelor secrete de stat "n dosare, legarea acestora, nu#erotarea %ilelor i
certi%icarea se %ac "n anul ur#tor crerii lor, la co#parti#entul special pentru pstrarea actelor secrete,
ur#=nd a se preda co#parti#entului de arhiv 4la arhiva generl5 pe !a+ de inventare, la e7pirarea
caracterului secret.
2. *strarea i selecionarea docu#entelor la co#parti#entul de arhiv se %ace "n acelai #od ca la
docu#entele nesecrete.
3ocu#entele secrete de stat care "i pstrea+ acest caracter i dup e7pirarea ter#enului de
pstrare prev+ut "n no#enclator se selecionea+ la co#parti#entul special de ctre o co#isie de
selecionare av=nd "n co#ponen persoane care au acces la date, in%or#aii i docu#ente secrete de stat.
1. >a selecionarea docu#entelor secrete de stat se vor respecta prevederile acestor instruciuni
4ve+i te#a nr 1: D0elecionarea docu#entelorE5.
3ocu#entele secrete de stat la selecionarea lor vor %i distruse prin #acerare, topire i nu prin
ardere, cel ce rspunde de evidena i pstrarea actelor secrete va %i pre+ent p=n la distrugerea %iecrui
docu#ent.
*entru selecionarea docu#entelor secrete de stat se va consulta i Arhivele Naionale "nainte de
e%ectuarea acesteia.
*entru cunoaterea i aprecierea corespun+toare a unor categorii de docu#ente av=nd caracter de
secret de stat sau de serviciu se va ine sea#a de prevederile art. ane7a nr. 1 din >egea Arhivelor
Naionale care nu se dau "n cercetare dec=t la ter#enele sta!ilite prin lege sau nu#ai cu apro!area
conductorului unitii respective pe !a+a unei cereri adresate i "nregistrate "n registrul de intrare)ieire.
Cercetarea acestor docu#ente se e%ectuea+ "n spaii special a#enajate "n acest scop %iind inter+is
scoaterea lor din incinta instituiei su! %or# de original, chiar pentru organele de cercetri penale.
O+ser$aii
0e va avea "n vedere necesitatea veri%icrii tuturor docu#entelor care au %cut o!iectul %ostului
<irou de 3ocu#ente 0ecrete 4<305 pstrate "n !irouri special a#enajate i care nu au %ost prelucrate
potrivit pre+entelor instruciuni "n vederea ordonrii i inventarierii respectiv selecionrii celor lipsite de
valoare cu ter#enul de pstrare e7pirat. *entru orice neclaritate "n previna docu#entelor %ostului <30 se
va lua legtura cu Arhivele Naionale "n vederea soluionrii operaiilor ce tre!uiesc e7ecutate asupra
acestui gen de docu#ente.
*entru docu#entele secrete de stat ce se constituie "n pre+ent se vor respecta pre+entele
instruciuni %iind o!ligatorie "nregistrarea 48egistrul de eviden a in%or#aiilor secrete de serviciu A
Ane7a 1@M.(. nr. 7.1@2.&7.&& 6. :%. Nr. 272 din 2 august &&5, gruparea pe dosare potrivit cu
no#enclatorul, ordonarea i inventarierea lor.
7'
Capitolul V
6ELEC7IONAREA DOCUMENTELOR
1. 6ele!ionarea do!u'entelor !onstituite potri$it !u no'en!latorul
Legea Arhivelor Naionale &n art- 9 aliniatul .
D+coaterea documentelor din evidena arhivei se !ace numai cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deintorilor de documente i cu avi#ul Arhivelor Naionale sau al direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, &n urma selecionrii, trans!erului &n alt depo#it de arhiv sau ca urmare a distrugerii
provocate de calamiti naturale ori de un eveniment e3terior imprevi#ibil i de ne&nltuat-
In cadrul %iecrei uniti creatoare i deintoare de docu#ente %uncionea+ o !o'isie de
sele!ionare, nu#it prin deci+ie sau ordinul conductorului instanei respective 4preedintele5.
Co#isia de selecionare este co#pus din:
) preedinte 4judector) responsa!il din partea conducerii cu arhiva5
) secretar)raportor 4responsa!ilul cu arhiva pe instan5
) nu#r i#par de #e#!rii 4')2)75
Co#isia de selecionare este nu#it din r=ndul specialitilor proprii repre+ent=nd principalele
co#parti#ente creatoare de arhiv din cadrul instanelor judectoreti sau din cadrul co#parti#entelor de
la departa#entul econo#ico)%inanciar. 0re%edintele, de regul, este repre+entantul co#parti#entului cu
cea #ai #are pondere "n crearea docu#entelor de arhiv sau care rspunde din partea conducerii pentru
activitatea pe linie de arhiv din instan 4judector dese#nat responsa!il e% cu #unca de arhiv pe
instan, conta!ilul e%, e%ul serviciului ad#inistrativ, personal etc. la departa#entul econo#ico
%inanciar5
6e!retar al !o'isiei de sele!ionare este, de drept, responsa!ilul cu #unca de arhiv la
departa#entul econo#ico)%inanciar i ad#inistrativ sau gre%ierul)arhivar nu#ii "n calitate de responsa!il
cu #unca de arhiv pe instan prin deci+ie intern. 8esponsa!ilul cu #unca de arhiv de la
departa#entul econo#ico)%inanciar sau gre%ierul)arhivar nu#it responsa!ilul cu #unca de arhiv pe
instan "n calitatea lor de secretari)raportori ai Co#isiei de selecionare, sesi+ea+ preedintele Co#isie
de selecionare care convoac co#isia de selecionare "n vederea anali+rii dosarelor cu ter#ene de
pstrare e7pirate i care, "n principiu, pot %i propuse pentru eli#inare ca %iind ne%olositoare.
Con$o!area !o'isie de sele!ionare se &a!e anual sau ori de c=te ori este nevoie. Ast%el, "n #od
o!ligatoriu "n ca+ul unor eveni#ete care au provocat distrugeri de docu#ente ce tre!uiesc scoase din
eviden datorit distrugerii sau i#posi!ilitii %olosirii lor este convocat Co#isia de selecionare pentru
evaluarea distrugerilor i se solicit pre+ena delegatului Arhivelor Naionale pentru con%ir#area la %aa
locului a distrugerilor provocate 4inundaii, incendii, etc 4ve+i : 0ro!es-$er+al de sele!ionare inundaii
A Ane/e Clu, -*a A;. 0ecretarul pre+int co#isiei inventarele dosarelor cu ter#enele de pstrare e7pirate.
-n aprecierea i#portanei docu#entelor, co#isia de selecionare are "n vedere respectarea ter#enelor de
74
pstrare a docu#entelor, prev+ute "n no#enclatorul dosarelor, acord=nd o atenie deose!it celor care au,
pe l=ng ter#enul de pstrare, #eniunea DC.0.E 4*roces)ver!al de selecionare "n ca+ de cala#iti,
inundaii ve+i ane7a5
C=nd co#isia de selecionare constat greeli de "ncadrare a docu#entelor la ter#enele de pstrare
sau sta!ilete ca unele din acestea s %ie pstrate per#anent, ele se trec "n inventarele corespun+toare
ter#enului lor de pstrare, la anul sau co#parti#entul de #unc respectiv. 0elecionarea %iind o operaie
care sta!ilete pstrarea sau eli#inarea docu#entelor ea se va %ace cu cea #ai #are atenie, %iecare unitate
arhivistic, "n parte, se anali+ea+, sta!ilidu)i)se valoarea practic i tiini%ic sau istoric.
>a "ncheierea lucrrilor co#isiei de selecionare, co#isia "ntoc#ete procesul)ver!al de
selecionare, #odel ane7a nr. 2 4ve+i : Ane/a 1G A Ane/e Clu,5, care se "naintea+ spre apro!are
conducerii untii. Conco#itent #e#!rii co#isiei de selecionare vor se#na %iecare inventar al
docu#entelor propuse pentru eli#inare care atest ast%el veri%icarea inventarelor respective de ctre
co#isie. Nu#erotarea proceselor ver!ale de selecionare se %ace "n continuare, peste ani, "ncep=nd cu
nu#rul 1, la pri#a selecionare, i continu=nd aceast nu#erotare peste ani 4evidena nu#rului acordat
acestor procese ver!ale de selecionare put=nd %i sta!ilit cu ajutorul Arhivelor Naionale5 .
Inventarele dosarelor propuse de Co#isia de selecionare spre a %i eli#inate, "nsoite de procesul)
ver!al de selecionare apro!at de conducerea unitii 4se#nat i ta#pilat "n dreptul se#nturii
conductorului unitii5 i de inventarul docu#entelor per#anente create "n perioada pentru care se
e%ectuea+ selecionarea 4c=te un e7e#plar5 se "naintea+, cu adres "nregistrat "n 8egistrul de intrare)
ieire a corespondenei ad#inistrative, pentru con%ir#are, la Arhivele Naionale.
-n calitatea sa de secretar al co#isiei de selecionare, gre%ierul)arhivar responsa!ilul cu #unca de
arhiv pe instan sau la co#parti#entul econo#ico)%inanciar are o!ligaia de a "ntoc#i %or#ele
prev+ute de lege pentru con%ir#area lucrrii de selecionare ctre Arhivele Naionale asigur=nd predarea
integral a arhivei selecionate la unitile de recuperare i conse#narea "n registrul de eviden curent a
scoaterii dosarelor respective prin co#pletarea ru!ricilor cerute. Ca atare orice lucrare de selecionare va
cuprinde ur#toarele piese:
1. Adresa de tri#itere spre con%ir#are de ctre 0erviciul Iudeean al Arhivelor Naionale "n care
se conse#nea+ nu#rul procesului ver!al al lucrrii de selecionare "naintateB
. *rocesul)ver!al de selecionare 4#odel ane7a nr. 2, sau #odel pentru docu#entele eli#inate
glo!al, la Vg ve+i : Ane/a 1) A Ane/e Clu, ; se#nat de ctre conductorul unitii pentru apro!are i
ta#pilat5
'. Inventarele docu#entelor propuse pentru eli#inare, se#nate de ctre toi #e#!rii co#isiei
4inventare dactilogra%iate "n trei pentru docu#entele cu ter#en li#itat de pstrare respectiv patru
e7e#plare pentru docu#entele per#anente5
4. Inventarele docu#entelor per#anente din perioada pentru care se %ace selecionarea.
*otrivit art. 1& din >egea Arhivelor Naionale, "n cadrul acestora %uncionea+, Co#isia central
de selecionare a docu#entelor, care coordonea+ activitatea de selecionare a docu#entelor "ntoc#ite i
deinute de creatorii la nivel central 4#inistere5 iar "n cadrul serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale
%uncionea+ c=te o Co#isie de selecionare a docu#entelor care coordonea+ activitatea de selecionare a
docu#entelor "ntoc#ite i deinute de ceilali creatori 4la nivelul "ntregului jude5
3ocu#entele se pstre+, "n ordine, pe ra%turi, pentru a %i veri%icate de organele de control ale
Arhivelor Naionale, "n vederea con%ir#rii lucrrii de selecionare. 3ocu#entele se scot din evidenele
arhivelor i se pot eli#ina nu#ai "n !a+a proceselor)ver!ale de selecionare ale co#isiilor i dup
veri%icarea lor la %aa locului de ctre organele de control.
Ar.i$ele Naionale sau dire!iile ,udeene pot .ot#r= p#strarea per'anent# a unor dosare"
!.iar da!#" potri$it no'en!latorului" a!estea au ter'ene de p#strare te'porar#.
3up pri#irea con%ir#rii scrise de la Arhivele Naionale, docu#entele sta!ilite a %i eli#inate se
preadau de ctre uniti la intreprinderile de colectare a h=rtiei.
*a
0ro!es-$er+al de sele!ionare =n !a(uri de !ala'it#i naturale" inundaii" in!endii
72
>. 0.
0s indesci%ra!il
Co#isia de selecionare nu#it prin :rdinul 4deci+ia5 nr.QQQ din QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
Adresa =nsoitoare a 0ro!esului $er+al de sele!ionate =n !a( de inundaii
3enu#irea instanei43enu#irea 0eciei5
40ediul5
Nr.QQQQQQQ din QQQQ
Ctre
1G;
Ane/a nr. 1 Legea nr. 1531225
71
JJJJJJJJJJJJJJJJJJ
Denu'irea instituiei
0ediul PPPPPP.
0ROCE6-VERDAL NR. MM.
Co#isia de selecionare nu#it prin :rdinul nr. P.. din PPP. 0elecion=nd "n edinele din
QQQQQQQQQQ docu#entele din anii P avi+ea+ ca dosarele din inventarele ane7ate s %ie "nlturate ca
ne%olositoare, e7pir=ndu)le ter#enele de pstrare prev+ute "n no#enclatorul unitii.
*reedinte, 6e#!ri, 0ecretar,
4nu#ele i prenu#ele 4nu#ele i prenu#ele5
1);
DENUMIREA UNITATII
...................................... 6e apro+#"
ta#pila5
Co'parti'entul
.............................
>sediul;
0ro!es-$er+al Nr..........
No'en!lator
2;
INVENTARIERE
Ane/a nr. * la Legea 1531225
77
IN9,N/A8 *, AN?>............
*re+entul inventar %or#at din..... %ile conine PPP.............. dosare, registre, condici
3osarele de la nr. crt. PP.. au %ost lsate la PPPPPP ne%iind "ncheiate
>a preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. PPPP.
Ast+i, .............., s)au preluat ............ dosare.
*. 6ele!ionarea do!u'entelor !are nu au &ost !onstituite potri$it !u no'en!latorul
Legea Arhivelor Naionale &n art- 9 aliniatul .
D+coaterea documentelor din evidena arhivei se !ace numai cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deintorilor de documente i cu avi#ul Arhivelor Naionale sau al direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, &n urma selecionrii, trans!erului &n alt depo#it de arhiv sau ca urmare a distrugerii
provocate de calamiti naturale ori de un eveniment e3terior imprevi#ibil i de ne&nltuat-
In cadrul %iecrei uniti creatoare i deintoare de docu#ente %uncionea+ o co'isie de
sele!ionare, nu#it prin deci+ie sau ordinul conductorului instanei respective 4preedintele5.
Co#isia de selecionare este co#pus din:
) preedinte 4un judector5
) secretar raportor 4responsa!ilul cu #unca dearhiv pe insta5
) nu#r i#par de #e#!rii 4')2)7 de la toate activitile speci%ice instanei5
Co#isia de selecionare este nu#it din r=ndul specialitilor proprii repre+ent=nd principalele
co#parti#ente creatoare de arhiv din cadrul instanelor judectoreti. 0re%edintele, de regul, este un
judector nu#it de preedinte care rspunde din partea conducerii pentru activitatea pe linie de arhiv din
instan 4judector dese#nat responsa!il e% cu #unca de arhiv pe instan.
6e!retar al !o'isiei de sele!ionare este, de drept, responsa!ilul cu #unca de arhiv, gre%ierul)
arhivar nu#it "n calitate de responsa!il cu #unca de arhiv pe instan, secie, prin deci+ie intern.
8esponsa!ilul cu #unca de arhiv, gre%ierul)arhivar nu#it responsa!ilul cu #unca de arhiv pe instan,
"n calitatea sa de secretar)raportor al Co#isiei de selecionare, sesi+ea+ preedintele co#isie de
selecionare care convoac co#isia de selecionare "n vederea anali+rii dosarelor cu ter#ene de pstrare
e7pirate i care, "n principiu, pot %i propuse pentru eli#inare ca %iind ne%olositoare.
Con$o!area !o'isie de sele!ionare se &a!e anual sau ori de c=te ori este nevoie. Ast%el, "n #od
o!ligatoriu "n ca+ul unor eveni#ente care au provocat distrugeri de docu#ente ce tre!uiesc scoase din
eviden datorit distrugerii sau i#posi!ilitii %olosirii lor este convocat co#isia de selecionare pentru
7.
evaluarea distrugerilor i se solicit pre+ena delegatului Arhivelor Naionale pentru con%ir#area la %aa
locului a distrugerilor provocate 4inundaii, incendii, degradarea docu#entelor din cau+a igrasiei etc5
ve+i: Ane/a *a A Ane/e Clu, 5. 0ecretarul pre+int co#isiei inventarele dosarelor cu ter#enele de
pstrare e7pirate. -n aprecierea i#portanei docu#entelor, co#isia de selecionare are "n vedere
respectarea ter#enelor de pstrare a docu#entelor, prev+ute "n no#enclatorul dosarelor, acord=nd o
atenie deose!it celor care au, pe l=ng ter#enul de pstrare, #eniunea DC.0.E 40e "ntoc#ete procesul)
ver!al de selecionare pentru situaii de cala#itate, incendii, inundaii) ve+i ane7a5
C=nd co#isia de selecionare constat greeli de "ncadrare a docu#entelor la ter#enele de pstrare
sau sta!ilete ca unele din acestea s %ie pstrate per#anent, ele se trec "n inventarele corespun+toare
ter#enului lor de pstrare, la anul sau secia respectiv. 0elecionarea %iind o operaie care sta!ilete
pstrarea sau eli#inarea docu#entelor ea se va %ace cu cea #ai #are atenie, %iecare unitate arhivistic, "n
parte, se anali+ea+, sta!ilidu)i)se valoarea practic i tiini%ic sau istoric.
>a "ncheierea lucrrilor co#isiei de selecionare, co#isia "ntoc#ete procesul)ver!al de
selecionare, #odel ane7a nr. 2 4ve+i : Ane/a 1G A Ane/e Clu,5, care se "naintea+ spre apro!are
conducerii untii. Conco#itent #e#!rii co#isiei de selecionare vor se#na %iecare inventar al
docu#entelor propuse pentru eli#inare care atest ast%el veri%icarea inventarelor respective de ctre
co#isie. Nu#erotarea proceselor ver!ale de selecionare se %ace "n continuare, peste ani, "ncep=nd cu
nu#rul 1, la pri#a selecionare, continu=nd aceast nu#erotare peste ani.
Inventarele dosarelor propuse de co#isia de selecionare spre a %i eli#inate, "nsoite de procesul)
ver!al de selecionare apro!at de conducerea unitii 4se#nat i ta#pilat "n dreptul se#nturii
conductorului unitii5 i de inventarul docu#entelor per#anente create "n perioada pentru care se
e%ectuea+ selecionarea 4c=te un e7e#plar5 se "naintea+, cu adres "nregistrat "n 8egistrul de intrare)
ieire a corespondenei ad#inistrative, pentru con%ir#are, la Arhivele Naionale.
-n calitatea sa de secretar)raportor al co#isiei de selecionare, gre%ierul)arhivar, responsa!ilul cu
#unca de arhiv pe instan, are o!ligaia de a "ntoc#i %or#ele prev+ute de lege pentru con%ir#area
lucrrii de seleconare ctre Arhivele Naionale asigur=nd predarea integral a arhivei selecionate la
unitile de recuperare i conse#narea "n registrul de eviden curent a scoaterii dosarelor respective prin
co#pletarea ru!ricilor cerute. Ca atare orice lucrare de selecionare va cuprinde ur#toarele piese:
1. Adresa de tri#itere spre con%ir#are de ctre 0erviciul Iudeean Cluj a Arhivelor Naionale "n
care se conse#nea+ nu#rul procesului ver!al al lucrrii de selecionare "naintateB
. *rocesul)ver!al de selecionare >Ane/a 1G A Ane/e Clu,5 #odel ane7a nr. 2, sau #odel pentru
docu#entele eli#inate glo!al, la Vg ve+i : Ane/a 1) A Ane/e Clu,5 se#nat de ctre conductorul
instanei pentru apro!are i ta#pilat5
'. Inventarele docu#entelor propuse pentru eli#inare, se#nate de ctre toi #e#!rii co#isiei
4inventare dactilogra%iate "n trei pentru docu#entele cu ter#en li#itat de pstrare respectiv patru
e7e#plare pentru docu#entele per#anente ) Ane/a 2 A Ane/e Clu,5
4. Inventarele docu#entelor per#anente din perioada pentru care se %ace selecionarea.
*otrivit art. 1& din >egea Arhivelor Naionale, "n cadrul acestora %uncionea+, Co#isia central
de selecionare a docu#entelor, care coordonea+ activitatea de selecionare a docu#entelor "ntoc#ite i
deinute de creatorii la nivel central 4#inistere5 iar "n cadrul serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale
%uncionea+ c=te o Co#isie de selecionare a docu#entelor care coordonea+ activitatea de selecionare a
docu#entelor "ntoc#ite i deinute de ceilali creatori 4la nivelul "ntregului jude5
3ocu#entele se pstre+, "n ordine, pe ra%turi, pentru a %i veri%icate de organele de control ale
Arhivelor Naionale, "n vederea con%ir#rii lucrrii de selecionare. 3ocu#entele se scot din evidenele
arhivelor i se pot eli#ina nu#ai "n !a+a proceselor)ver!ale de selecionare ale co#isiilor i dup
veri%icarea lor la %aa locului de ctre organele de control.
Ar.i$ele Naionale sau dire!iile ,udeene pot .ot#r= p#strarea per'anent# a unor dosare"
!.iar da!#" potri$it no'en!latorului" a!estea au ter'ene de p#strare te'porar#.
3up pri#irea con%ir#rii scrise de la Arhivele Naionale, docu#entele sta!ilite a %i eli#inate se
preadau de ctre uniti la intreprinderile de colectare a h=rtiei.
'reci#ri privind selecionarea dosarelor i registrelor de la instanele de judecat:
Co#isia de selecionare din cadrul unei instane e%ectuea+ selecionarea at=t a docu#entelor
proprii, cele create de instan, c=t i a celor create de alte instane 4cele din perioada 1$&)1$25
organi+aii, instituii i pstrate "n depo+itul de arhiv care nu au %ost constituite potrivit cu no#enclatorul
7$
dosarelor ci dup alte criterii. 3ac instana deine i alte %onduri dec=t cele proprii atunci toate lucrrile
asupra acestor %onduri se %ac separat, "ncep=nd de la ordonare i inventariere i continu=nd cu
selecionarea i trecerea lor "n 8egistrul de eviden curent. 4,7. ?nele instane au "n pstrare %onduri
arhivistice precu# Co#posesoratele de pduri sau agricole, Acte privind 8e%or#a Agrar, etc. din
perioada inter!elic.
Co#isia de selecionare va e%ectua selecionarea docu#entelor cu ter#enul de pstrare e7pirat din
cadrul acestor %onduri "ntoc#ind, separat, pentru %iecare %ond arhivistic, "n parte, c=te un proces)ver!al de
selecionare. Nu#rul procesului ver!al de selecionare se acord de ase#enea separat pentru %iecare %ond
"n parte "ncep=nd de la pri#a selecionare i p=n la ulti#a, care, este aceea, "n ur#a creia vor #ai
r#=ne doar docu#entele per#anente5.
3ocu#entele create "nainte de punerea "n aplicare a no#enclatorului i indicatoarelor ter#enelor
de pstrare se selecionea+ dup ce "n preala!il au %ost ordonate i inventariate. /er#enele de pstrare
pentru aceste docu#ente vor %i cele din noul no#enclator arhivistic, iar pentru cele care nu se regsesc "n
no#enclator, "ncadrarea se %ace prin asi#ilare.
Aadar, selecionarea docu#entelor care nu au instru#ente conte#porane de eviden 4registre
generale de intrare)ieire a dosarelor, opise al%a!etice5 se %ace dup ordonarea i inventarierea lor pe !a+a
inventarului "ntoc#it "n dou e7e#plare ) #odel av=nd ru!ricatura: nr. crtB nr. vechi al dosaruluiB
coninutul pe scurt al dosaruluiB anii e7tre#iB nr. %ilelorB o!s. 9e+i : Ane/a 1 4ve+i : Ane/a 11 A Ane/e
Clu,; Co#isia de selecionare sta!ilete dosarele care se vor eli#ina i cele care se rein prin notarea la
ru!rica G :!servaii H a inventarului cu R M S 4#aculatur5 sau R 6 S 4selecionat5, unitile arhivistice
propuse pentru eli#inare. *entru unitile arhivistice care se propun a se eli#ina se "ntoc#ete proces)
ver!al ) $e(i Ane/a * 4 Ane/a 15 A Ane/e Clu,5 "n ordinea lor cronologic "n care se #enionea+ anul
creri docu#entului i nu#rul curent al unitii arhivistice din cadrul inventarului. 3up acest
operaiune se "ntoc#ee, "n trei e7e#plare, inventarul de%initiv nu#ai pentru dosarele docu#entelor
per#anente ) av=nd ru!ricatura: 3enu#irea unitiiB Inventar pentru docu#entele din perioada..B Nr. crt.B
Coninutul pe scurt al dosaruluiB anii e7tre#iB nr. %ilelorB o!servaii ) ve+i Ane/a ? > Ane/a 1E A Ane/e
Clu,;
3ocu#entele ne%olositoare, de acelai %el, ca de e7e#plu 4cu ter#en de pstrare 1)2 ani5: !oniere,
chitaniere, %acturiere, %oi de pontaj, situaii pariale, !ilete de intrare "n unitate etc. precu# i copiile,
%or#ularele neco#pletate nu se inventaria+ "n con%or#itate cu #odelul ane7 nr. , pe ani i ter#ene de
pstrare ci prin *rocesul)ver!al de selecionare 4ve+i Ane/a 1) A Ane/e Clu,5 cuprin+=nd datele
#odelului din ane7a nr. 2 cu #odi%icarea ur#toare: "n loc de dosarele din inventarele ane3ate ce apare
"n #odelul ane7a nr. 2 se va conse#na dosarele de 'ai ,os, "n continuarea procesului ver!al ur#=nd
ru!ricatura:
1);
DENUMIREA UNITATII
...................................... 6e apro+#"
40e#ntura conduc.
unitii i ta#pila5
Co'parti'entul
.............................
>sediul;
0ro!es-$er+al Nr..........
No'en!lator
.&
0elecionarea docu#entelor din %ondurile judectoreti care au registre generale de dosare i opisele
al%a!etice, care "n acest ca+ in loc de inventare se e7ecut dup cu# ur#ea+:
Co#isia de selecionare din cadrul instanei va tre!ui s con%runte %iecare po+iie din registru general
de intrare)ieire 4Ane/a 1 AAne/e Clu,; cu dosarele, hotr=nd soarta acestora, %irete in=nd sea#a i de
ter#enele de pstrare din no#enclator.
*entru dosarele propuse s se pstre+e per#anent, "n dreptul acestora, "n ulti#a ru!ric a registrului
general de dosare, sau "n %a, "n dreptul acestora se va %ace #eniunea R 0 S 4per#anent5, sau R M S
4#aculatur5 ori R 6 S 4selecionat5 pentru cele propuse s %ie eli#inate, ca #aculatur, i R L S 4lips5
pentru dosarele care lipsesc.
Nu#erele de dosare propuse pentru eli#inare se trec, pe ani, "n ordine cresc=nd, "n procesul
ver!al de selecionare, #odel ane/a nr. * 4Ane/a 15 A Ane/e Clu,5
*reci+# c din dosarele propuse pentru eli#inare vor tre!ui scoase sentinele sau hotr=rile
judectoreti de%initive i eventualele docu#ente originale ataate la dosar. Acestea vor %i grupate
cronologic, pe ani i constituite "n dosare aparte, pentru a %i pstrate per#anent.
3ocu#entele per#anente r#ase "n ur#a selecionrii vor tre!ui inventariate, aa cu# prevede >egea
nr. 11@1$$1 i Instruciunile de aplicare a ei ) #odel de inventar ane/a ? 5 ve+i : Ane/a 1E A Ane/e
Clu,5
*a
>. 0.
0s indesci%ra!il
Co#isia de selecionare nu#it prin :rdinul 4deci+ia5 nr.QQQ din QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
.1
*a
3enu#irea instanei
43enu#irea 0eciei5
40ediul5
Nr.QQQQQQQ din QQQQ
Ctre
1);
DENUMIREA UNITATII
...................................... 6e apro+#"
ta#pila5
Co'parti'entul
.............................
>sediul;
0ro!es-$er+al Nr..........
No'en!lator
.
1G;
Ane/a 1
3enu#irea %ondului
IN9,N/A8
Nr.
Crt
Nr. vechi al
dosarului
dosarului
Anul sau
anii e7tre#i
Nr.
%ilelor
:!servaii
*re+entul inventar %or#at din P. %ile 4nr. %ilelor inventarului5 cuprinde PPP.. uniti arhivistice.
>a 8u!rica :!servaii pentru docu#entele supuse selecionrii se va trece po+iia din no#enclator
i ter#enul de pstrare.
15;
Ane/a *
3enu#irea instanei
0ecia
0ediul
*8:C,0)9,8<A> Nr. P.
1
Co#isia de selecionare, nu#it prin :rdinul 43eci+ia5 nr. P. din P.

, selecion=nd "n edinele
din PPP.
'
docu#entele din anii PP..
4
avi+ea+ ca docu#entele 4dosarele5 #enionate #ai jos pentru
care "n inventare 4registre generale de dosare sau registre de intrare)ieire5 s)a %cut #eniunea G 6 H
4#aculatur5 sau G 0 H 4selecionare5
2
, s %ie "nlturate ca ne%olositoare, e7pir=ndu)le ter#enele de
pstrare prev+ute "n no#enclatorul instanei.
*reedinte, 6e#!ri 0ecretar
Nu#ele i prenu#ele Nu#ele i prenu#ele Nu#ele i prenu#ele
;uncia ;uncia ;uncia
.'
15 *rocesele ver!ale se nu#erotea+, peste ani, "n continuare, "n %uncie de nu#rul selecionrilor
din %ond, "ncep=nd cunt. 1
5 3ata c=nd a %ost e#is ordinul 4deci+ia5
'5 *erioada "n care a %ost %cut selecionarea 4data "nceperii i "ncheierii5
45 Anii e7tre#i 4pri#ul i ulti#ul an al perioadei selecionate
25 0e vor trece nr. 3osarelor sau docu#entelor propuse pentru selecionare 4"n ordinea din inventar
sau din registrele de intrare)ieire5
1E;
Ane/a ?
3enu#irea %ondului
IN9,N/A8
*entru docu#entele per#anent create "n anii P.
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
dosarului
Anul sau
anii e7tre#i
Nr.
%ilelor
:!servaii
1;
8,(I0/8?> (,N,8A> 3, 3:0A8,
Nr.
3os
3ata
-nregistr
rii
Nr. Act
de
sesi+are
i
organul
care l)a
tri#s
Nu#ele
i pren.
*rilor
Natura cau+ei :!ie
ctul
Cau+
ei
Actele
pri#ite
dupa
%or#are
a
3osarul
ui
Ind.
Dos.
penala civila
*ri#a
instant
a
Ci
de
atac
*ri#a
instant
a
Cai
de
atac
.4
1 * ? ) 1 5 E G 2 14
1 1*.11. ?342 0op II3A352
0
M36
L
* O per#anent
6 O #aculatur
0 O selecionare
> O lips
CO0ERT9 DO6AR
8:6RNIA
C?8/,A 3, A*,> C>?I
0,CJIA CI9I>S,
*,N/8? 6IN:8I FI ;A6I>I,
C:6*>,/ PPPPPPPPP..
:<I,C/ PPPPPPPPPPP.
*S8JI PPPPPPPPPPP
/,86,N,
8,3AC/:8 PPPPP.
3:0A8 N8. PPPPPPP
ARHIV9
Nr. In$entar
>dup inventariere5
E; CO0ERT9 RE@I6TRU @ENERAL DE DO6ARE
QQQQQQQQQQQQQQQQQ
3enu#irea instanei
.2
3enu#irea seciei
ARHIVA
IND. DO6
TERMEN DE 096TRARE
?. 6ele!ionarea 'atri!elor sigilare %i a %ta'pilelor
0elecionarea sigiliilor i ta#pilelor scoase din u+, con%ecionate din #etal sau cauciuc, se
e%ectuea+, ca i pentru celelalte docu#ente, de ctre co#isiile de selecionare pe !a+ de proces)ver!al
de selecionare "nsoit de, inventar, cu con%ir#area Arhivelor Naionale.
Aprecierea valorii istorice a #atricelor sigilare scoase din u+ se %ace indi%erent de suportul
acestora, "ntruc=t la sta!ilirea valorii se au "n vedere i alte ele#ente: "nse#nele i "nscrisul din c=#pul
sigilar, valoarea artistic, %erecvena.
3up selecionare, cele din #etal, cu ste#a i denu#irea co#plet a unitii se depun "ntr)un e7e#plar la
Ahivele Naionale iar celelalte la 6onetria Naional. Fta#pilele din cauciuc se depun la organul
ierarhic superior, pstr=ndu)se "n arhiv 8egistrul de "nregistrarea i i#pri#area ta#pilelor. :rganul
ierarhic superior va proceda la distrugerea ta#pilelor. 3ac acesta consider c distrugerea se poate %ace
la unitatea deintoare poate apro!a nu#ai lista ta#pilelor ce se distrug.
.1
Capitolul VI
096TRAREA :I CON6ERVAREA DOCUMENTELOR
1. 0#strarea %i !onser$area do!u'entelor
Legea Arhivelor Naionale Art- 11 = )reatorii i deintorii de documente sunt obligai s
pstre#e documentele create i deinute &n condiii corespun#toare, asigur,ndu"le &mpotriva distrugerii,
degradrii, sustragerii ori comerciali#rii &n alte condiii dec,t cele prev#ute de lege-
Ast%el, art. 1 prevede o!ligativitatea ca deintorii de arhive s pstre+e docu#entele "n condiii
corespun+toare, asigur=ndu)le "#potriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori co#erciali+rii "n alte
situaii dec=t cele prev+ute de lege. Cu alte cuvinte tre!uiesc intreprinse per#anent #suri care s
contri!uie la eli#inarea oricrui pericol de distrugere a docu#entelor, acestea, "n #area lor #ajoritate, pe
l=ng valoarea lor practic, au o valoare docu#entar tiini%ic deose!it, prin coninutul in%or#aiilor
cuprinse "n ele, sunt considerate docu#ente ce %ac parte din *artri#oniul Arhivistic Naional.
I#portana unui #anage#ent al docu#entelor, cu deose!ire privind pstrarea i conservarea lor
este recunoscut la nivel internaional prin pu!licarea 0tandardului internaional 4I0:5 124.$)1
.
,
6anage#entul "nregistrrilor@docu#entelor A in%or#are i docu#entare printre a cror principii se includ
i cele privitoare la pstrare:
) sta!ilirea cerinelor pentru scoaterea din arhive "n vederea utili+rii, utili+area i trans#iterea
docu#entelor "ntre di%eritele etape de activitate i "ntre di%erii utili+atori, precu# i a perioadelor
"n care docu#entele vor %i pstrate "n vederea respectrii acestor cerine
) sta!ilirea #odalitii "n care docu#entele vor %i organi+ate ast%el "nc=t s poat "ndeplini cerinele
privind accesul la acestea i utili+area lor adecvat
) pstrarea docu#entelor i sta!ilirea procedurii de acces la acestea "n ti#p, "n vederea "ndeplinirii
cerinelor instituiei i ateptrilor pu!licului
) pstrarea docu#entelor "ntr)un spaiu corespun+tor i "n care s %ie "n siguran
;oarte i#portant "n etapele succesive prin care trece orice tip de dosar al cau+ei "n cadrul siste#ului
judiciar ) ciclu de via al docu#entelor #enionat "n 6anualul de %or#are pentru gre%ierii din cadrul
instanelor i parchetelor
$
A este etapa de pstrare@arhivare a dosarului sau a unor docu#ente con%or#
prevederilor legale care include o serie de activiti speci%ice. -n aceast etap docu#entele pstrate "n
arhiva per#anent@depo+it sunt selecionate i sunt predate Arhivelor Naionale 4dac au valoare
isorico)juridic, cultural5 %ie eli#inate@distruse. 0e reco#and ca aranjarea docu#entelor "n spaii de
depo+itare unde vor %i prere+ervate pe ter#en lung s ai! loc cu respectarea unor cerine #ini#e de
.
C%. Nial 8aaen, 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul instanelor i parchetelor, &11, pag. 12)
11 "n: CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A #apa gre%ierului
$
ide#, pag. 1)
.7
depo+itare i etichetare, pentru ca accesul la acestea s %ie uor reali+at, at=t "n vederea consultrii c=t
i a unui viitor #anage#ent de arhivare electronic sau a celui de eli#inare atunci c=nd ciclul de via
al acestora se va "ncheia.
Nerespectarea i neasigurarea condiiilor de pstrare i protejare potivit art. 1 constituie
contravenii dac nu sunt sv=rite "n ast%el de condiii "nc=t, potrivit legii penale, s %ie considerate
in%raciuni i ele se sancionea+ cu a#en+i contravenionale.
0ustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea "n stare de ne"ntre!uinare a docu#entelor care
%ac parte din ;AN constituie potrivit art. 7 din >AN in%raciune i se pedepsete con%or# prevederilor
Codului penal.
3ocu#entele de arhiv se p#strea(# "n depo+ite construite special sau "n =n!#pari a'ena,ate =n
a!est s!op.
Noile construcii ale cratorilor i deintorilor de arhive vor %i avi+ate nu#ai "n ca+ul "n care au
spaii prev+ute pentru pstrarea arhivei.
-n depo+itele de arhiv sau "ncperile a#enajate "n acest scop se vor asigura condiiile necesare
pentru pstrarea corespun+toare a docu#entelor i pentru protecia lor %a de aciunea agenilor de
deteriorare ca:
) pra%
) lu#ina solar
) variaii de te#peratur i u#iditate
) surse de in%ecie sau "ntreinere a agenilor !iologici 4ro(#toare" !arii;"
) peri!ol de in!endiu
) te#peraturi e7cesive
) inundaii sau in&iltraii de ap#
3epo+itele de arhiv vor %i dotate cu ra%turi, rastele, dulapuri i alte #ijloace de depo+itare
speci%ice
1&
, de pre%erin din #etal acoperit cu vopsele sta!ile, anticoro+ive i %r e#anaii. -n ca+ul
ra%turilor con%ecionate din le#n sau cu cadrul de #etal dar cu poliele din le#n, partea din le#n se va
trata cu su+stane igni&uge.
3i#ensionarea ra%turilor se va %ace "n %uncie de di#ensiunile #aterialului suport 4h=rtie, %il#,
cartoane, #ape, dosare, registre5 ale #aterialului de protecie 4cutii, containere, tu!uri i suluri din
carton5, ale spaiului de construcie a%erent, asigur=ndu)se accesul la #aterialul depo+itat i posi!ilitatea
unei evacuri rapide "n ca+ de necesitate. ,ste inter+is depunerea pe jos, "ntre ra%turi sau depunerea pe
polie a unor #ateriale #ai #ari dec=t di#ensiunea "n li#e a ra%tului, ast%el "nc=t s "#piedice
#anipularea sau accesul la docu#ente.
0e reco#and:
a5 a#plasarea ra%turilor perpendicular pe sursa de lu#in naturalB
!5 ilu#inatul arti%icial va ur#ri culoarul dintre ra%turiB
c5 !ecurile de ilu#inat situate "ntre ra%turi vor %i dotate cu glo!uri i grilaje de protecie.
1.1 M#suri pentru asigurarea sta+ilit#ii siste'elor de depo(itare
1. -ntre perei i ra%turi, ca i "ntre ra%turi se asigur un spaiu li!er "n l#i'e de cca E4 - G4 !'. -n
depo+itele #ari se pot organi+a i coridoare centrale de 1,2) ,& # li#e, pe lungi#ea sau li#ea
depo+itului
. /oate depo+itele sau "ncparile de arhiv #ai "nalte de ,4 # se dotea+ cu scri de arhiv.
'. Ae+area docu#entelor "n ra%turi se %ace pe #aneta de "ndosariere sau pe #aneta in%erioar
4ae+area necorespun+toare "n ra%t a dosarelor pot deter#ina distrugerea acestora5
4. -n ca+ul "n care sunt docu#ente de #ai #ulte tipuri 4h=rtie, %otogra%ii, !en+i #agnetice5 acestea
se depo+itea+ pe categorii, dependente de natura #aterial a acestora, ast%el "nc=t pstrarea i
conservarea acestora s poat %i organi+at "n #od corespun+tor.
2. 3epo+itele de !en+i #agnetice nu vor avea "n apropiere c=#puri #agnetice
1&
i!ide#, pag. 2)24. 0iste#e active de arhivare: dulapuri pentru depo+itarea pe vertical, ra%turi pentru
dosare, dulapuri 4ra%turi5 cu siste# #ecanic
..
1. *entru protejarea "#potriva degradrii, docu#entele se introduc "n cutii de carton, #ape,
!i!liora%turi, tu!uri "n raport de natura i di#ensiunea lor.
7. -n depo+itele de arhiv conin=nd do!u'ente s!rise tre!uie s se asigure un #icrocli#at
caractari+at prin:
) te#peraturi opti#e cuprinse "ntre 12 ) 4 grade Celsius
) u#iditi relative de 2& ) 1& W
-n depo+itele de !en+i #agnetice i #ateiale %otogra%ice
) te#peraturi opti#e cuprinse "ntre 14 ) 1. grade Celsius
) u#iditatea relativ de 4& ) 2& W
.. ;erestrele vor %i asigurate "#potriva lu#inii solare prin perdele de doc sau alte siste#e
parasolare 4gea#uri a!sor!ante, o!loane5
$. 3epo+itele de arhiv sau "ncparile a#enajate "n acest scop se vor aerisi natural. Acesast
aerisire se va e%ectua atunci c=nd u#iditatea at#os%eric se "ncadrea+ "n li#itele speci%icate la punctul 7.
*entru #surarea sau ur#rirea u#iditii i te#peraturii depo+itele vor %i dotate cu aparate de control
4ter#o#etre, higro#etre5 iar citirile vor %i conse#nate "ntr)un registru.
1&. -n depo+itele de arhiv sau "ncperi a#enajate "n acest scop se vor asigura !ur#enia %i
ordinea interioar# pentru a se evita insalu!ri+area sau instalarea de %ocare !iologice 4ro+toare, insecte,
#ucegai5.
-n ca+ul se#nalrii pericolului de degradare a docu#entelor se iau #suri de "nlturare a acestuia,
cer=ndu)se, "n ca+uri deose!ite, sprijinul Arhivelor Naionale.
-nlturarea agenilor duntori se %ace prin:
) despr%uire: despr%uirea docu#entelor se %ace cu perii #oi sau ta#poane iar a!sor!ia pra%ului
re+ultat, cu aspiratoare electrice
) curire #ecanic
) de+insecie i derati+are: depo+itele de arhiv se derati+ea+ ori de c=te ori este nevoie i cel
puin o dat la 2 ani
Este inter(is# p#strarea ori!#ror alte 'ateriale !e nu aparin depo(itelor de ar.i$# >'o+ilier
de(a&e!tat" pan!arte" !#ri %i re$iste din +i+liote!#" ali'ente %i ='+r#!#'inte" unele sau aparate de
ori!e &el;
8eparaiile interioare, +ugrvelile i lucrrile de "ntreinere a depo+itului de arhiv se %ac ori de
c=te ori este nevoie, asigur=ndu)se "n per#anen igiena "ncperilor i %uncionarea nor#al a instalaiilor
electrice i sanitare.
11. *entru pre$enirea in!endiilor se inter+ice %olosirea %ocului deschis, a radiatoarelor,
reourilor, %u#atului "n incinta depo+itului, precu# i utili+area co#utatoarelor, "ntreruptoarelor sau
altor instalaii electrice de%ecte. 3e pre%erin "nteruptoarele se dispun "n a%ara depo+itului.
Ca#erele de lucru, depo+itele de arhiv, ca i terenul "nvecinat construciei de arhiv vor %i
#eninute "n ordine i curenie, cu pstrarea li!er a cilor de acces, a locurilor din apropierea gurilor de
ap i a instalaiilor de stingere a incendiilor.
3epo+itele de arhiv i celelalte "ncperi din vecintatea acestora vor %i prev+ute cu stingtoare
porta!ile, cu "ncrctur de !io7id de car!on i pra%, asigur=ndu)se toate celelalte condiii necesare
stingerii incendiilor.
3eintorii de arhive sunt o!ligai s pstre+e "n stare pre%ect de %uncionare utilajul i #aterialele
de prevenire i stingere a incendiilor, pe care le au "n dotare i s controle+e periodic e7istena i starea de
%uncionare a acestora.
1. ;erestrele, uile i alte locuri de acces vor %i prev+ute cu gratii care s previn e%raci "n
depo+ite. Accesul in depo+ite este per#is doar responsa!ilului cu #unca de arhiv i persoanelor care pot
#anipula i transporta aceste docu#ente potrivit unei apro!ri. >a #anipularea i transportul
docu#entelor se iau #surile de protecie neceare asigurrii arhivei pe durata transportului.
3eintorii de docu#ente au o!ligaia s co#unice Arhivelor Naionale intenia de a construi sau
a#enaja depo+ite de arhiv, pentru a pri#i con%ir#area locurilor unde ur#ea+ s a#plase+e depo+itele
de arhiv.
:rice situaie de cala#itate "n depo+itele de arhiv se co#unic i#ediat Arhivelor Naionale
4inundaii, incendii, surpri de ra%turi sau alte pri ale structurii depo+itului de arhiv provocate din
diverse cau+e5
.$
*. 6iste'ati(area do!u'entelor =n depo(itul de ar.i$#. @.idul topogra&i!
-n sens arhivistic siste#ati+area este o etap deter#inat su! aspectul gruprii unitilor arhivistice
4u.a.5 "n cadrul %ondului i, "n sensul #ai larg al noiunii, su! aspectul gruprii %ondurilor "n depo+itele de
arhiv.
0iste#ati+area "n cadrul %ondului are ca o!iectiv gruparea docu#entelor ordonate "n u. a. 4dosare
per%ectate, %ascicole, registre5 sau serii, grupe 4cronologice, te#atice, pe registraturi, pri structurale5
"n aa %el ca prin deter#inarea locului u.a. i a succesiunii lor "n cadrul %ondului, acestea s devin
c"t #ai accesi!ile %olosirii, "n acelai ti#p, pstr=ndu)i particularitpile din punct de vedere al
activitii instituiei i a evoluiei acesteia.
0iste#ati+area %ondurilor 4"nchise sau deschise5 "n depo+ite ur#rete o grupare la nivelul
%ondurilor 4co#parti#entelor de #unc5 care s asigure, pe c=t posi!il, legturile %ireti "ntre %onduri i s
contri!uie la %olosirea c=t #ai uoar i e%icace a acestora. 0copul siste#ati+rii este de a "nlesni c=t #ai
#ult posi!il evidena "n depo+ite a %ondurilor i "n acelai ti#p, valori%icarea, su! toate %or#ele a
docu#entelor arhivistice.
3eter#inant "n siste#ati+area %ondurilor este nu#rul i capacitatea depo+itelor, %olosirea
judicioas a "ntregului spaiu de depo+itare, %or#a docu#entelor arhivistice. -n alegerea %elului de ae+are
a %ondurilor arhivistice tre!uie avut "n vedere #etoda cea #ai co#od i uoar pentru %olosirea lor de
ctre cei interesai dar se va ine sea#a i de prelurile ulterioare de docu#ente, cele i#puse de legislaia
arhivistic cu privire la depunerea la arhiva general a docu#entelor de ctre instane sau
co#parti#entele de #unc.
-n activitatea de siste#ati+are a docu#entelor "n depo+itele de arhiv c=nd sunt #ai #ulte %onduri
arhivistice sau colecii, %ondurile i coleciile se aea+ "n depo+ite pe instane, secii sau do#eniu de
activitate. *entru %ondul propriu 4%ond deschis5 care "i continu activitatea va tre!ui lsat spaiu de
cretere, "n %uncie de cantitatea de docu#ente ce se creea+ anual, ca i de posi!iliti.
>a instituiile "n care se dispune de #ai #ulte "ncperi cu destinaia de arhiv, %iecare depo+it tre!uie
nu#eroatat. Ast%el, depo+itele de arhiv din cadrul unei cldiri se nu#erotea+ "ncep=nd cu nu#rul 1, iar
ra%turile se nu#erotea+ "n li#itele unui depo+it, "ncep=nd cu nu#rul 1, de la st=nga la dreapta de la
intrare, iar poliele, de ase#enea, se nu#erotea+ cu nu#rul 1 de sus "n jos, de la st=nga la dreapta. -n
cadrul %ondului arhivistic propriu, docu#entele se aea+ pe instane sau pe grupe de acelai %el, i, "n
cadrul lor, cronologic 4pe ani, pe luni, pe nu#ere de dosar5.
3osarele preluate de la co#parti#entele de #unc a departa#entului econo#ico)%inanciar i
ad#inistrativ sunt depuse pentru pstrare per#anent "n depo+itele departa#entului i se aea+ pe
ra%turi 4pe polie5 %ie "n ordinea cronologic a anilor, iar "n cadrul anului pe ter#ene de pstrare, %ie pe
co#parti#ente i, "n cadrul co#parti#enului, pe ani i pe ter#ene de pstrare.
3osarele de judecat i registrele, preluate de la registratura instanelor de judecat, se aea+ "n
ra%turi pe ani i "n cadrul anului "n ordinea cronologic a nu#erelor din registrul general de dosare "n
ca+ul "n care instanele #ai e%ectuea+ "nregistrarea #anual A ca spre e7e#plu judectoriile A sau, "n
ordinea datei certe preluat din 8egistrul general electronic al dosarelor "n ca+ul siste#ului ,C8I0 al
nu#rului unic.
3osarele create la tri!unale i judectorii, acolo unde a%lu7ul de docu#ente i %olosirea acestora
de ctre justiia!ili sau alte persoane avi+ate este %oarte #are, prin apro!area colegiului de conducere, se
pot pstra la registratur unde se va organi+a o arhiv inter#ediar, "n care dosarele i registrele se
pstrea+ un ter#en de p=n la cinci ani dup care se predau pe !a+ de inventare 4ale instru#entelor de
eviden5 i proces)ver!al de predare ) pri#ire la arhiva general.
8egistrele generale de dosare, opisele al%a!etice i 8egistrul in%or#ativ sau 8egistrul general
electronic de dosare repre+ent=nd instru#entele de eviden pentru dosarele de judecat, inventariate
anual, se vor ae+a "n ra%t "n ordinea cronologic din inventare.
*e ra%turi dosarele se aea+ de sus "n jos i de la st=nga la dreapta. *relurile ulterioare care
"ntregesc co#parti#entele, respectiv docu#entele instanei, pe #sura crerii lor i depunerii la arhiva
general, vor %i ae+ate "n continuarea anilor 4arhivelor de instan5 sau co#parti#entelor respective 4"n
arhiva departa#entului econo#ico)%inanciar5.
$&
0e reco#and depunerea docu#entelor per#anente separat de cele cu ter#enul de pstare li#itat
"n locurile cele #ai corespun+toare de pstrare din cadrul depo+itului pentru asigurarea celei #ai !une
conservri i a evitrii oricrui pericol de distrugere. 3ocu#entele per#anente de la instane se pot ae+a
pe ra%t, cronologic, "ndeose!i dup e%ectuarea selecionrii docu#entelor pe !a+a registrului general de
dosare 4sau la departa#entul econo#ico)%inanciar pe co#parti#ente, sau pe co#parti#ente i "n cadrul
acestuia, pe ani5.
*entru regsirea operativ a docu#entelor din depo+ite se "ntoc#ete pentru %iecare depo+it "n
parte g.idul topogra&i! > ve+i: Ane/a ? A Ane/e * AClu,; cu ur#toarea ru!ricatur:
1. -n colul din st=nga sus al ghidului se va "nscrie nu#rul depo+itului "n cadrul cldirii
. -n ru!rica 1, Dnr. curentE se vor "nscrie, "ncep=nd cu nu#rul 1 "n continuare, co#parti#entele
din cadrul aceluiai depo+it
?. Bn ru+ri!a *" denu'irea !o'parti'entelor se $a =ns!rie =n ordine al&a+eti!#
4. -n ru!rica ', Danii e7tre#iE se vor trece anii e7tre#i ai docu#entelor de pe ra%turi
2. In ru!ricile 4)2 cantitatea "n #l i u.a. 0e vor "nscrie nu#ai datele privind docu#entele a%late "n
depo+itul respectiv aparin=nd instanei sau co#parti#entului prev+ute "n ru!irca a )a
1. -n ru!ricile 1 i 7 se co#pletea+ cu nu#rul sau nu#erele ra%turilor i polielor pe care sunt
ae+ate docu#entele "nscrise "n ru!rica
7. In ru!rica Nu'#rul &ondului se va trece denu#irea instanei sau a co#parti#entului iar "n
ru!rica nr. $ se vor trece nu#erele inventarelor docu#entelor depuse pe ra%tul i poliele respective
-n a%ara (hidului de depo+it se reco#and "ntoc#irea D(hidului de ra%tE conse#n=#du)se:
3enu#irea co#parti#entuluiB Nr. de ra%tB Nr. de polie iar pentru acestea se va trece anii e7tre#iB
*.1. 6!oaterea unit#ilor ar.i$isti!e din depo(it
0coaterea dosarelor de judecat din depo+ite se %ace de ctre gre%ierul)arhivar, responsa!il cu
#unca de arhiv, de gre%ierul)arhivar responsa!il al depo+itului de arhiv respectiv sau de alte persoane
dese#nate cu #anipularea dosarelor. 0coaterea dosarelor se %ace pentru cercetarea lor "n cadrul
procesului de judecat, sau pentru consultarea lor de ctre persoanele autori+ate prin 8egula#entul de
ordine interioar al instanelor judectoreti, pe !a+a &i%ei de !ontrol >$e(i Instruciuni privind activitatea
de arhiv la creatori 4ve+i : Ane/a 1 A Ane/eA* - Clu,5. 0e vor trece pe %ia de control: Co#parti#entulB
Nr. de inventar, Anul, Nu#ele i prenu#ele solicitantului i 3ata. ;ia de control se introduce "n locul
unitii, "n pre+ena persoanei care solicit dosarul.
,videna scoaterii dosarelor de judecat din depo+itul de arhiv constituit pe !a+a datelor cuprinse "n
siste#ul ,C8I0 este asigurat de %acilitiile prev+ute de siste# : generare de citaii, generare de liste de
edin i editare de "ncheieri de edin sau generarea de situaii statistice standard, e7tragerea din !a+a
de date a diverselor in%or#aii statistice despre dosarele, sau docu#entele ce au legtur cu cau+ele a%late
pe rol sau chiar lista dosarelor scoase din depo+itul de arhiv.
-n ca+ul depo+itului de arhiv al 3eparat#entului econo#ico)%inanciar i ad#inistrativ toate unitile
arhivistice scoase din depo+it vor %i trecute "n 8egistrul de depo+it, #odel ane7a nr. . la Instruciuni
privind activitatea de arhiv la creatori >ve+i : Ane/a ) A Ane/e * A Clu,5. 8egistrul se co#pletea+ de
ctre arhivarul sau responsa!ilul cu #unca de arhiv. >a co#pletarea ru!ricilor registrului se vor avea "n
vedere ur#toarele:
) DNu#rul curentE "ncepe cu 1 i se co#pletea+ "n continuare odat cu solicitrile de scoatere a
docu#entelor din depo+it.
) >a ru!rica denu#irea co#parti#entului se va co#pleta denu#irea din care provine docu#entul scos
) -n ru!rica Dcota u.aE se va trece nu#rul curent din inventar al unitii arhivistice scoase din depo+it
) -n ru!rica a patra se trece D scopul scoaterii din depo+itE 4docu#entare pentru in%or#ri, lucrri
ad#inistrative etc5
) -n ru!rica cincea se va co#pleta cu nu#ele, prenu#ele solicitantului i %uncia "n societate
) -n ru!rica a asea se va co#pleta data scoaterii unitii arhivistice i se#ntura solicitantului
) -n ru!rica a aptea se conse#nea+ data restituirii unitii arhivistice i se#ntura arhivarului ca se#n
al restituirii u. a..
$1
?. 0rote!ia 'un!ii =n ar.i$e
0e des%oar "ntr)un cadru legislativ !ine de%init 4Codul #uncii, >egea proteciei #uncii nr.
$&@1$$1 i Nor#ele #etodologice de aplicare a ei, 8egula#entul de ordine interioar al instanelor
judectoreti A &&2 A Co#parti#entul de protecia #uncii5.
:!ligaii i rspunderi ale conducerii instanei sunt, "n pri#ul r=nd, cele cuprinse "n 0eciunea a KI)a )
Co#parti#entul de protecia #uncii a 8egula#entului de ordine interioar al instanelor judectoreti:
) >a %iecare instan se organi+ea+ co#parti#entul de protecia #uncii sau
se dese#nea+ o persoan responsa!il cu aceste atri!uii. ?nde sunt co#parti#ente de protecia #uncii
vor %i "n%iinate serviciul de securitatea #uncii i serviciul de #edicina #uncii.
) 0erviciul de securitate a #uncii 4sau persoanele dese#nate5 au atri!uii :
a. evaluea+ riscurile de accidentare i "#!olnviri pro%esionale
!. controlea+ toate locurile de #unc "n scopul prevenirii accidentelor i "#!olnvirilor pro%esionale
c. asigur instruirea i in%or#area personalului "n pro!le#e de protecia #uncii
) 0erviciul de #edicin a #uncii are atri!uii:
a. particip la evaluarea, identi%icarea i co#unicarea riscurilor privind "#!olnvirile pro%esionale
!. #onitori+ea+ starea de sntate a personalului
-n a%ara acestor prevederi din 8egula#entul de ordine interioar, conducerilor instanelor de
judecat le #ai revin ur#toarele o!ligaii:
) s sta!ileasc #surile tehnice, sanitare i organi+atorice de protecie a #uncii, corespun+tor condiiilor
de #unc i %actorilor de #ediu speci%ici dintr)o arhiv
) s asigure in%or#area %iecrei persoane, anterior angajrii "n #unc, asupra riscurilor la care acestea se
e7pun la locul de #unc precu# i asupra #surilor de prevenire necesare.
) s asigure o!ligatoriu i gratuit, dotarea cu echipa#ente de protecie a salariailor care des%oar
activiti la persoanele %i+ice sau juridice potrivit criteriilor sta!ilite "n Nor#ativul)Cadru de acordare i
utili+are
:!ligaiile i drepturile persoanelor care lucrea+ "n depo+ite de arhiv la instanele judectoreti:
) s)i "nsueasc i s respecte nor#ele de protecie a #uncii i #surile de aplicare ale acestora
) nici o persoan nu va putea %i ad#is la lucru %r e%ectuarea instrucajului introductiv general i a
instructajului la locul de #unc. Instrucajul periodic se va de%ura ori de cte ori este necesar, la
intervale ce nu vor depi 1 luni. 0e va co#pleta ;ia individual de instructaj privind protecia
#uncii.
>a depo+itele de arhiv este o!ligatorie respectarea ur#toarelor #suri #ini#ale de protecie a #uncii:
1. ancorarea ra%turilor #etalice 4sau din %ier cornier cu polie de le#n5 pentru evitarea rsturnrii
acestora
. %olosirea scrilor adecvate pentru scoaterea corect a dosarelor de pe ra%turile ce depesc ,4& #l
4scri sta!ile cu sprijin du!lu pentru posi!ilitatea %olosirii a#!elor #"ini pentru #anipularea dosarelor
"n ra%t i nu a scrilor care se sprijin pe ra%t. -n ca+ de necesitate se poate asigura scoaterea de pe ra%t
de ctre dou persoane, acolo unde ra%turile sunt #ai "nalte de ,2& #l i nu e7ist plat%or# pe
culuarul dintre ra%turi.
'. ;olosirea #ijloacelor de protecie "#potriva pra%ului, #ucegaiurilor, i a altor %actori !iologici
4#nui de protecie, #asc de protecie pe %a, halate de protecie5.
$
Capitolul VII.
KOLO6IREA DOCUMENTELOR DIN ARHIV9
1. Kolosirea do!u'entelor de ar.i$#
Legea Arhivelor Naionale = art- 1/"11
3ocu#entele care %ac parte din ;ondul Arhivistic Naional al 8o#=niei pot %i %olosite pentru:
a5 cercetare tiini%ic
!5 re+olvarea unor lucrri ad#inistrative
c5 in%or#ri
d5 docu#entri
e5 aciuni educative
%5 ela!orarea de pu!licaii
g5 eli!erarea unor copii, e7trase, certi%icate,
Av=nd "n vedere activitatea speci%ic instanelor judectoreti %olosirea docu#entelor de arhiv
este stipulat "n articolele 8egula#entului de ordine interioar preci+=ndu)se "n pri#ul r=nd o!ligaiile
personalului au7iliar de specialitate i din departa#entul econo#ico)%inanciar i ad#inistrativ cu privire
la respectarea secretului in%or#aiilor o!inute "n cursul "ndeplinirii atri!uiilor lor, pentru docu#entele
care nu sunt destinate pu!licitii.
Atri!uiile personalului de la instanele judectoreti privind %olosirea docu#enelor care sunt
destinate pu!licitii se suprapun uneori cu o!ligaiile de serviciu : cele ale gre%ierilor e%i de secie,
gre%ierului e% al judectoriei, gre%ierului delegat, gre%ierului statistician i "ndeose!i ale gre%ierilor
registratori i gre%ierilor arhivari "n ceea ce privete:
) veri%icarea dosarelor seciei "nainte de tri#iterea lor altor organe,
) veri%icarea i se#narea pentru con%or#itate a copiilor legali+ate i certi%icatelor "ntoc#iteB
) eli!erarea la cerere, a certi%icatului de "nscriere a unei persoane juridiceB
) punerea dosarelor la dipo+iia pu!licului i inerea evidenei persoanelor care pri#esc dosarele spre
studiuB
) pregtirea dosarelor pentru edinele de judecat i asigurarea circulaiei acestora "n cadrul instanei,
precu# i tri#iterea lor la alte instane
) in%or#ea+ persoanele care au calitatea de pri ori sunt "#puternicite de acestea, con%or# legii, asupra
datelor solicitate din dosarele "n care acestea sunt direct interesate.
: activitate concret de %olosire a docu#entelor de la instanele judectoreti este cea a <iroului
de in%or#are i relaii pu!lice care este organi+at i %uncionea+ potrivit dispo+iiilor >egii nr. 244@&&1
privind li!erul acces la in%or#aiile de interes pu!lic i ale :rdonanei (uvernului nr. 1@&& privind
regle#entarea activitii de soluionare a petiiilor, apro!at cu #odi%icri prin >egea nr. ''@&&.
*ri#a dintre atri!uiile conductorului <iroului de in%or#are i relaii pu!lice este aceea a
organi+rii activitii de %urni+are a in%or#aiilor pu!lice. *rin reparti+area petiiilor co#parti#entelor de
specialitate care procedea+ la depistarea i scoaterea dosarelor "n vederea %or#ulrii rspunsului "n
ter#en legal se reali+ea+ o activitate de %olosire a dosarelor "n scopul deservirii persoanelor pu!lice. ,l
$'
este ajutat de gre%ierul din cadrul <iroului de in%or#are i relaii cu pu!licul "n pri#irea i "nregistrarea
cererilor i petiiilor acesta din ur# trans#i=nd spre co#parti#entele de specialitate solicitrile de
in%or#aii precu# i petiiile spre soluionare, de regul, gre%ierilor)arhivari sau registratori.
8egula#entul de ordine interioar preci+e+ cu privire la %olosirea docu#entelor ur#toarele:
) scoaterea din incinta instanelor judectoreti a dosarelor, actelor i lucrrilor, "n a%ara ca+urilor
prev+ute de lege, este inter+is.
) dosarele i evidenele instanei privitoare la activitatea de judecat pot %i consultate de persoanele care
justi%ic un inters legiti#, cu respectarea #surilor de asigurare a integritii docu#entelor.
) docu#entele scoase se studia+ nu#ai la arhiv, dup identi%icarea solicitantului iar dup consultare i
studierea dosarului se veri%ic integritatea docu#entelor.
) "n ipote+a "n care prile solicit eli!erarea unor "nscrisuri a%late "n dosar la alt autoritate sau se depune
"n conservare "n arhiv, se va proceda la desigilarea acestora cu "ntoc#irea unui proces)ver!al despre
operaiunea "ntreprins.
: alt activitate de %olosire a dosarelor de arhiv este eli!erarea certi%icatelor i a copiilor de pe
acte sau restituitea "nscrisurilor originale. ,le se e7ecut prin gre%ierul A registrator i gre%ierul arhivar
care procedea+ la scoaterea i "ntoc#irea certi%icatului care, la r=ndul lui, este se#nat de gre%ierul e% cu
veri%icarea preala!il a achitrii ta7ei judiciare de ti#!ru. Copia certi%icatului "#preun cu cererea
petriionarului se ataea+ la dosarul cau+ei.
Cererea se "nregistrea+ "n 8egistrul de intrare)ieire a corespondenei ad#inistrative, la
co#parti#entul secretariat i, dup ca+, "n registrul general de dosare 4registrul general electronic de
dosare5 la registratur.
8estituirea "nscrisurilor originale depuse la dosarul cau+ei se "ncuviinea+ de preedintele
co#pletului de judecat iar pentru dosarele arhivate de pri#ul gre%ier sau gre%ierul e%. 8estituirea
"nscrisurilor originale se %ace nu#ai dac actul poate %i pstrat la instan i "n copie, %r ca prin aceasta
s se produc o vt#are a prilor din proces.
Actele sau "nscrisurile originale r#ase la dosar pot %i restituite aparintorilor sau s %ie pstrate
per#anent cu prilejul e%ecturii selecionrii dosarelor cu ter#en li#itat de pstrare.
>egea Arhivelor Naionale preci+ea+ #odul "n care pot %i consultate docu#entele deinute "n
arhive de instituii i organi+aii, #ai ales cele cu valoare practic "n !a+a crora se eli!erea+ copii
privind drepturile individuale. Ast%el, docu#entele pot %i consultate, la cerere, de ctre ceteni ro#=ni i
strini, dup '& de ani de la crearea lor. *entru docu#entele la care nu s)a "#plinit acest ter#en,
cercetarea se poate %ace nu#ai cu apro!area conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Creatorii %i dein#torii de do!u'ente sunt o+ligai s# eli+ere(e" potri$it legii" la !ererea
persoanelor &i(i!e sau ,uridi!e !erti&i!ate" !opii %i e/trase dup# do!u'entele pe !are le !rea(# %i le
dein" !.iar da!# nu au ='plinit ter'enul de ?4 de ani" da!# a!estea se re&er# la drepturi !are =l
pri$es! pe soli!itant" !u' sunt $e!.i'ea =n 'un!#" studii" drepturi patri'oniale" dreptul la
in&or'are din dosrele de ,ude!at#.
Certi%icatul eli!erat tre!uie s cuprind o e7punere e7act i clar a datelor re+ultate din
docu#ente, care sunt "n legtur direct cu o!iectul cererii. 0e vor indica nu#ai datele e7istente, %r s
se "ntregeasc perioadele pentru care nu e7ist docu#ente.
*erioadele pentru care lipsesc docu#ente sau nu se gsete "nscris nu#ele solicitantului se vor
#eniona "n adresa de e7pediere a certi%icatului.
-n certi%icat se vor indica denu#irile docu#entelor din care s)au e7tras ele#entele necesare
"ntoc#irii certi%icatului i, apoi, datele cuprinse "n aceste docu#ente.
-n certi%icate nu vor %i e7puse conclu+ii personale sau generali+ri "n legtur cu coninutul
docu#entelor cercetate.
-n certi%icat datele se e7pun "n ordine cronologic.
8edactarea certi%icatului se %ace pe !a+a unui re%erat scris pe cerere, cu cerneal, "ntoc#it, datat i
se#nat de persoana care a %cut cercetarea.
8e%eratul tre!uie s cuprind denu#irea %ondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate
4nu#rul dosarului din inventar, anul, %ila sau %ilele.
-n ca+ul "n care, la cererea petiionarului, recercet=ndu)se docu#entele, se gsesc noi date, se
poate eli!era %ie un nou certi%icat, #enion=ndu)se c "l co#pletea+ pe cel anterior, cu indicarea
nu#rului i datei de e#itere a precedentului, %ie se poate e#ite un nou certi%icat, #enion=ndu)se toate
$4
datele, inclusiv cele din certi%icatul anterior, care se va anula i retrageB noul certi%icat va pri#i alt nu#r
de "nregistrare.
-n ca+ul "n care "n arhiv nu se gsesc date cu privire la o!iectul cererii, acest situaie se
co#unic "n scris solicitantuluiB dac se cunoate unitatea deintoare a docu#entelor ce %ac o!iectul
cererii, cererea "n original se tri#ite spre re+olvare respectivei uniti, co#unic=ndu)i)se i solicitantului
acest lucru.
-n te7tul certi%icatului nu sunt ad#ise tersturi sau co#pletri ulterioare, sau printre r=nduri.
*ersoana care a "ntoc#it re%eratul i e%ul su ierarhic poart rspunderea asupra e7actitii datelor
co#unicate.
Copiile sau e7trasele se certi%ic, dup ca+, se legali+ea+ de unitatea care le eli!erea+.
Certi%icatele, copiile i e7trasele se eli!erea+ personal solicitantului ori "#puternicitului su legal
sau se e7pedia+ prin pot.
3iplo#ele, certi%icatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale personale a%late "n
dosar se restituie titularului, su! se#tur, rein=ndu)se la dosar o copie certi%icat de responsa!ilul
arhivei.
,videna cererilor se ine %ie pe !a+ de %ie "ntoc#ite pentru %iecare solicitant "n parte, %ia
cuprin+=nd: nu#ele i prenu#ele solicitantului, nu#rul i data de "nregistrare a cererii "n ordine
al%a!etic, %ie "ntr)un registru ) opis al%a!etic, %ie "ntr)un siste# co#puteri+at de eviden pe calculator.
*entru a se putea rspunde "n #od corespun+tor solicitanilor este reco#anda!il ca la depunerea
cererii aceasta s cuprind "n #od o!ligatoriu datele de stare civil ale solicitantului, do#iciliul, i "n #od
clar o!iectul solicitrii.
0coaterea docu#entelor din depo+itul de arhiv, pentru cercetare, sau pentru eli!erarea de copii i
adeverine 4de regul la serviciul personal5 se conse#nea+ "ntr)un registru de depo+it, con%or# ane7ei nr.
. din Instruciuni.
-n locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce o %i de control "n ra%t, con%or# ane7ei nr.
$ din InstruciuniB %ia se va anula la rearhivarea dosarului.
Do!u'entele a !#ror !er!etare pot a&e!ta interesele Naionale" drepturile %i li+ert#ile
!et#ene%ti" prin datele %i in&or'aiile pe !are le !onin" sau !ele a !#ror integritate &i(i!# este =n
peri!ol nu se dau =n !er!etare
;ac parte din aceast categorie docu#entele care:
a. privesc sigurana teritorial i independena statului ro#=n, potrivit prevederilor constituionale
i ale legislaiei "n vigoareB
!. pot le+a drepturile i li!ertile individuale ale ceteanuluiB
c. sunt "ntr)o stare necorespun+toare de conservare
d. nu sunt prelucrate arhivistic 4nu au evidene5
0ta!ilirea docu#entelor respective se %ace de ctre deintorul legal al acestora potrivit ane7ei nr. 1 la
>egea Arhivelor Naionale
*. Depunerea do!u'entelor la Ar.i$ele Naionale
*ersoanele juridice creatoare i deintoare de docu#ente ce %ac parte din ;ondul Arhivistic
Naional le depun spre pstrare per#anent la Arhivele Naionale dup cu# ur#ea+:
a. documentele scrise, dup ./ de ani de la crearea lorA
b- documentele tehice, dup B/ de ani de la crearea lorA
c- actele de stare civil, dup 1// de ani de la &ntocmirea lorA
d- documentele !otogra!ice, precum i peliculele cinematogra!ice, dup 1/ de ani de la crearea
lorA
e- matricele sigilare, dup scoaterea lor din u#
3ocu#entele se pot deine, dup e7pirarea ter#enului de depunere, dac le sunt necesare
des%urri activitii, pe !a+a apro!rii Arhivelor Naionale. -n acest ca+ creatorii i deintorii de
docu#ente sunt o!ligai s depun la Arhivele Naionale c=te un e7e#plar al inventarelor docu#entelor
per#anente.
3ocu#entele cu valoare practic, "n !a+a crora se eli!erea+ copii, certi%icate i e7trase privind
drepturile individuale ale cetenilor, se vor pstra de creatori i deintori.
$2
Bn !a(ul deinerii de do!u'ente !e &a! parte din Kondul Ar.i$isti! Naional" a%a nu'itele
&onduri =n!.ise >Tri+unale" 8ude!#torii ur+ane" 'i/te" rurale" Co'posesorate de p#dure" din se!.
QIQ-QQ. nedepuse" din di$erse 'oti$e" la Ar.i$ele Naionale" !u prile,ul asistenei de spe!ialitate
=ntreprinse de !#tre ar.i$i%ti se "ntoc#ete de ctre gre%iarul)arhivar, responsa!il cu #unca de arhiv,
un proces)ver!al, "n pre+ena acestuia "n care se conse#nea+:
) denu#irea %ondului arhivistic
) cantitatea "n #l
) anii e7tre#i
) stadiul de prelucrare 4inventariere, selecionare5
) starea de conservare
*rocesul ver!al va %i se#nat de responsa!ilul e% cu #unca de arhiv i gre%ierul)arhivar, responsa!ilul cu
#unca de arhiv pe instana deintoare a docu#entelor respective i de #e#!rii co#isiei de selecionareB
un e7e#plar al procesului ver!al se pred repre+entantului Arhivelor Naionale. -n situaia #ai sus
prev+ut, docu#entele cu valoare tiini%ic vor %i preluate de Arhivele Naionale dup ordonarea,
invenatrierea i selecionarea lor pe !a+ de inventare i proces)ver!al de predare pri#ire. 3ocu#entele
per#anente cu valoare practic, "n !a+a crora se eli!erea+ copii, e7trase i certi%icate privind drepturile
individuale ale cetenilor vor %i pstrate "n continuare "n arhiva instanei, cele cu ter#en de pstrate
e7pirat se vor eli#ina din arhiv potrivit prevederilor legislaiei "n vigoare.
*reluarea docu#entelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se e%ectuea+ prin
con%runtarea inventarelor cu unitile arhivistice. I#preun cu docu#entele se preiau i inventarele
acestora, "n trei e7e#plare. *redarea preluarea se conse#nea+ "ntr)un proces)ver!al de predare)preluare,
"ntoc#it "n dou e7e#plare, con%or# #odelului ane7a nr. 1 la Instruciuni privind activitatea de arhiv.
*rocesul)ver!al se "ntoc#ete i se "nregistrea+ la unitatea creatoare sau deintoare, nu#rul procesului
ver!al %iind trecut "n registrul de eviden curent, "n dreptul inventarelor dosarelor predate. *rocesul
ver!al de predare)preluare se "nregistrea+ i la Arhivele Naionale. ?n e7e#plar r#=ne la unitatea
creatoare iar cellalt "#preun cu inventarele #erg la Arhivele Naionale.
$1
TERMINOLO@IA DE DAN9 BN MUNCA DE ARHIV9
ARHIV9
a. Ansa'+lu de do!u'ente constituite organic 4ela!orate sau pri#ite5 re%eritoare la istoria unui popor, la
activitatea unei instituii, uniti econo#ice, culturale, #ilitare etcB la activitatea unor persoane particulare
4%onduri personale sau %a#iliale5B activitatea unei persoane juridice 4organi+aii, instituii5 destinate prin
natura lor, a %i conservate.
!. Lo! spe!ial a'ena,at unde sunt str=nse docu#entele re+ultate din activitatea unei organi+aii, instituii
"n vederea pstrrii, %olosirii lor "n interes practic sau tiini%ic. 0inoni#O depo+itul de arhiv
c. Instituie sau parte structural 4Arhivele Naionale5 a unei organi+aii care e%ectuea+ pri#irea i
pstrarea docu#entelor organi+=nd %olosirea lor "n scopuri politice, tiini%ice, econo#ice, sociale
culturale
Arhiv A totalitatea documentelor, indi!erent de !orma, suportul i metoda de inscripionare, create i/
sau deinute de"a lungul timpului de ctre orice persoan juridic de drept public sau privat, &n e3erciiul
activitii sale, precum i de orice persoan !i#ic, &n decursul e3istenei acesteia- 4 arhiv poate !i
!ormat din unul/una sau mai multe !onduri arhivistice i colecii arhivistice-
ARHIVA @ENERAL9
Arhiva constituit din totalitatea docu#entelor create i pstrate per#anent "n depo+ite a%late, de o!icei,
"n grija statului. >a arhiva general sunt depuse i pstrare docu#entele de la toate instanele i seciile
judectoreti i de la co#parti#entele de #unc din cadrul instanelor de judecat "n al doilea an de la
crearea lor.
ARHIVA CURENT9
Arhiva de instituie constituit din docu#entele pri#ite, e7pediate sau "ntoc#ite pentru u+ intern,
re+ultate din activitatea cotidian a organi+aiilor, societilor co#erciale, instituiilor ad#inistrative,
!ancare, judectoreti, care sunt pstrate "n serviciul de registratur un ti#p li#itat 4un an sau doi, p=n la
cinci ani5, p=n ce consultarea lor nu #ai este necesar. 3e o!icei se a%l asupra registraturii, a seciilor
din instane, la co#parti#entele de #unc din 3eparta#entul econo#ico)%inanciar i ad#inistrativ
depo+itat "n dulapuri sau "ncperi din vecintate i care se %olosete "n #od curent de co#parti#ent.
ARHIV9 DE6CHI69
Arhiva "n %or#are a unei organi+aii, instituii, societi co#erciale care se reali+ea+ prin preluarea
anual a docu#entelor acestora de la instanele judectoreti i co#parti#entele econo#ico)%inanciar i
ad#inistrativ, <iroul de In%or#are i 8elaii pu!lice i adugarea lor la cele create "n anii precedeni,
"ncep=nd de la "n%iinare.
ARHIV9 BNCHI69
$7
Arhiva creat de o instituie, organi+aie, regie autono#, societate co#ercial care i)a "ncetat activitatea
prin des%iinare, co#asare i a crei %ond arhivistic are docu#ente din perioada de la "n%iinare i p=n la
des%iinare.
ARHIVE 8UDEC9TORE:TI
Arhive din categoria arhivelor de instituie, care cuprind docu#ente create de instituiile judectoreti
4instane judectoreti : -nalta Curte de Casaie i Iustiie, curi de apel, tri!unale, tri!unale speciale,
judectorii5
ARHIVARE
:peraiunea de organi+are a docu#entelor "n depo+itul de arhiv, dup criterii presta!ilite. ,ste sinoni#
pentru dese#narea activitilor de ordonare, inventariere, cotare
Ar.i$are -n conte7tul procesrii de date, arhivarea se re%er "n general la crearea unor copii de siguran
ale dosarelor =n siste' ele!troni! A "n special pentru pstrarea pe ter#en lung. -n ca+ul docu#entelor "n
%or#at de h=rtie, poate %ace re%erire la trans%erarea docu#entelor "n arhiv pentru pstrare pe ter#en lung
4C%. 6anage#entul docu#entelor5.
ARHIVI6T
0pecialist care "i des%oar activitatea "n cadrul Arhivelor Naionale i a altor instituii centrale i
judeene av=nd ca sarcin organi+area, conservarea i valori%icarea docu#entelor din ;ondul Arhivistic
Naional
ARHIVAR
;uncionar care se ocup cu #unca de arhiv la Arhivele Naionale sau la celelalte instituii, e7ecut=nd
operaiuni de pri#ire)predare a docu#entelor "n depo+it, con%or# nor#elor, precu# i operaiuni de
ordonare, inventariere i pstrare a arhivei. 4si#ilar (re%ier)arhivar5
Autoritate sau instituie pu+li!# este orice autoritate sau instituie ce utili+ea+ sau ad#inistrea+
resurse %inanciare pu!lice, orice regie autono#, co#panie naional, precu# i orice societate
co#ercial a%lat su! autoritatea unei autoriti pu!lice centrale sau locale i la care statul ro#=n sau,
dup ca+, o unitate ad#inistrativ teritorial este acionar unic sau #ajoritar 4C%. 6iria# Costea, 3aniela
3etean, 8olul gre%ierului ...5.
Cartona% de 'ar!are a lipsei unui do!u'ent de la ra&t un cartona co#pletat care arat data,
descrierea docu#entului, instituia@persoana care a solicitat docu#entul i alte in%or#aii pertinente.Acest
cartona va %i plasat "n locul dosarului@docu#entului pe ra%tul de arhiv i va %i eli#inat atunci c=nd
docu#entul este returnat 4ve+i i 8evers, ;i Ba de control5 4C%. 6anage#entul docu#entelor5
Ci!lul de $ia# al do!u'entelor ,tapele prin care trec docu#entele de la crearea lor la distrugerea
%inal sau la pstrarea lor per#anent la Arhivele Naionale 4C%. 6anage#entul docu#entelor5
Copia de re&erin# : copie a unui docu#ent o%icial care servete ca su!stitut al acestuia, "n scopul ca
docu#entul s %ie consultat #ai uor. Aceasta #ai este denu#it copie de lucru 4C%. 6anage#entul
docu#entelor5
CREATOR DE ARHIV9
;iecare din instituiile, "ntreprinderile, organi+aiile de stat i particulare, persoane %i+ice care "n decursul
activitii au creat docu#ente cu valoare istorico)docu#entar
Creator de arhiv = persoan juridic de drept public sau privat, precum i persoana !i#ic care &n
decursul activitii, respectiv e3istenei sale, a creat sau creea# arhive A
"epo&it de arhiv = spaiu special amenajat pentru pstrarea, conservarea i protejarea arhivelor A
Depo(itarea do!u'entelor Asa#!larea siste#atic a docu#entelor "n cutii sau dieverse siste#e de
depo+itare 4ra%turi #etalice, dulapuri cu sertare #etalice5 "n vederea unei posi!ile utili+ri viitoare 4C%.
6anage#entul docu#entelor5
DE7IN9TOR DE ARHIV9
$.
:rgani+aie sau persoan %i+ic care are "n pstrare docu#ente re+ultate din activitatea proprie, preluate
prin des%iinarea, co#asarea i repro%ilarea altor organi+aii, do!=ndite prin #otenire, donaie sau
cu#prare ori "n alte "#prejurri
"eintor de arhiv = persoan juridic de drept public sau privat, precum i persoan !i#ic ce
e3ercit, temporar, atribute ale proprietarului, &n temeiul unui titlu
"ou#ent = orice in!ormaie &nregistrat pe orice !el de suport material, creat sau primit pe parcursul
activitii unei persoane juridice de drept public sau privat ori &n decursul e3istenei unei persoane !i#ice
i pstrat ca mrturie a activitii sale, pentru utili#area ulterioar A
Do!u'ent orice %or# de act prin care se adeverete, se constat sau se preconi+ea+ un %apt, se con%er
un drept, se recunoate o o!ligaie 4C%. 6anage#entul docu#entelor
Do!u'entele ad'inistrati$e 3ocu#ente create pentru a sprijinii instana "n "ndeplinirea %unciilor sale
ad#inistrative 4C%. 6anage#entul docu#entelor5
Do!u'ente ina!ti$e 3ocu#entele care au o rat de re%erin #ai #ic i@sau au ajuns la un stadiu pe
durata ciclului lor de via "n care sunt considerate inactive. /ot docu#ente inactive sunt i cele care nu
tre!uie s %ie disponi!ile pentru acces i#ediat i care sunt pstrate "n scop ad#inistrativ sau pentru
valoarea lor legal, istoric, sau din alte considerente 4C%. 6anage#entul docu#entelor5
Dosarele !urente 6aterialele pstrate "n cadrul instanei@parchetului "n scopul des%urrii operaiunilor
curente i la care se %ace re%erire %recventB denu#irea poate %ace re%erire i la dosarele cau+elor a%late pe
rol la instana de %ond sau la dosarele cau+elor a%late pe rol la instana de control judiciar 4C%.
6anage#entul docu#entelor5
Do!u'ente per'anente ?n docu#ent care este considerat at=t de valoros sau unic "nc=t tre!uie pstrat
per#anent, con%or# no#enclatoarelor arhivistice 4C%. 6anage#entul docu#entelor5
Evaluare = procedeul prin care se anali#ea# importana unui document/ansamblu de documente, &n
vederea stabilirii termenelor de pstrare corespun#toare valorii acestuia i apartenenei la 'atrimoniul
Arhivistic Naional
EVIDEN7A DOCUMENTELOR
/otalitatea siste#elor de eviden %olosite pentru cunoaterea e7istentului %ondurilor i coleciilor
deinuteB registrul de eviden curent, inventarele docu#entelor, registrul general al dosarelor.
-nregistrrile "n registrele i condicile e7istente la %iecare instan se in, de regul, in siste# in%or#ati+at.
,videna "n siste# in%or#ati+at se pstrea+ i pe suport de h=rtie, prin listarea periodic a "nregistrrilor
i legarea lor "n registre 4#ape5 distincte.
KI:A DE CONTROL
;or#ular care se pune "n locul unitii arhivistice scoase din depo+it "n care se speci%ic nu#ele
solicitantului, data i scopul pentru care s)a solicitat docu#entul respectiv 4ve+i i Cartona de #arcare a
lipsei unui docu#ent din ra%t5
KOND ARHIVI6TIC
/otalitate a docu#entelor create "n decursul activitii unei instituii, "ntreprinderi, organi+aii, asociaii,
independente din punct de vedere organi+atoric i operativ 4cu personalitate juridic5.
'ond arhivisti = ansamblul documentelor de orice natur create i primite de ctre o persoan !i#ic
sau juridic pe parcursul e3istenei sau activitii sale A
KONDARE
:peraiune de sta!ilire a apartenenei docu#entelor la un %ond sau colecie arhivistic "n raport de
caracteristicile interne, pe !a+a principiilor apartenenei, integritii, istoris#ului, provenienei.
KOND ARHIVI6TIC NA7IONAL
/otalitatea docu#entelor create "n decursul vre#ii de organele de stat, de alte organi+aii sau de persoane
%i+ice care au "ndeplinit %uncii sau #isiuni de rspundere "n stat sau au avut un rol deose!it "n viat
politic, social, econo#ic, tiini%ic care constituie i+vor de cunoatere a istoriei rii. Aceste
$$
docu#ente indi%erent de deintorul lor, sunt !unuri de interes naional crora statul le acord protecie
special.
@REK9
<irou "n cadrul instanelor judectoreti care se ocup cu pri#irea i co#unicarea actelor de procedur i
unde se pot consulta dosarele a%late pe rol
@REKIER
;uncionar judectoresc, care conse#nea+ "n edin de+!aterile, redactea+ hotr=rea i "ntoc#ete
di%erite acte de procedur "ngrijindu)se de co#unicarea i pstrarea lor e7ecut=nd operaiuni de pri#ire)
predare a docu#entelor "n depo+it, con%or# nor#elor, precu# i operaiuni de ordonare, inventariere i
pstrare a arhivei 4pri#)gre%ieri ai curilor de apel, ai tri!unalelor, gre%ieri)e%i, gre%ier e% de secie,
gre%ier e% al judectoriei, gre%ierul de edin, gre%ierul de!utant, gre%ierul delegat, gre%ierul statistician,
gre%ierul)arhivar, gre%ierul)registrator, agentul procedural i aprodul "ndeplinesc activiti pe linie de
arhiv5
Inde/ ?n instru#ent %olosit pentru a cuta anu#ite date@in%or#aii "n coninutul unui docu#ent, a unei
!a+e de date sau a unui siste# de "ndosariere care este organi+at "ntr)o ordine logic, "n %uncie de
locali+area docu#entului sau datelor "n siste#ul respectiv de stocare. 3e o!icei inde7ul este o list sau un
%iier aranjat al%a!etic sau nu#eric care %acilitea+ accesul la o!iecte de cutare, denu#iri sau titluri
corespun+toare coninutului propriu)+is al unui docu#ent 4C%. 6anage#entul docu#entelor5.
Inde/are proces de anali+ "n care coninutul unui docu#ent este repre+entat dup anu#ite reguli prin
cuvinte sau prin si#!oluri 4descriptor5
Indi!ati$ al dosarului ansa#!lu de se#ne const=nd din litere i ci%re care individuali+ea+ dosarul i
indic locul pe care "l ocup "n no#enclator 4e7. III < 1 : ci%ra ro#an O activiti co#une instanelor i
dosare speci%ice B litera #ajuscul O categorii de acte B ci%ra ara! O nu#rul dosarului5
In&or'aie de interes pu+li! Con%or# art. al >egii nr 244@&&1 orice in%or#aie care se re%er la sau
re+ult din activitile unei instituii sau autoriti pu!lice ori ale unei regii autono#e care utili+ea+ !ani
pu!lici 4C%. 6iria# Costea, 3aniela 3etean, 8olul gre%ierului...5
(nstru#ent de eviden = document de sinte# care o!er date i in!ormaii pentru controlul !i#ic i de
coninut al documentelor, cu scopul de a !acilita administrarea i utili#area in!ormaiilor cuprinse &n
!ondurile i coleciile arhivistice A
INVENTAR
Instru#ent de eviden a unitilor arhivistice e7istente "ntr)un %ond sau colecie "n care docu#entele
4dosarele5 sunt "nregistrate din punct de vedere cantitativ i al coninutului. In raport de structura %ondului
se pot "ntoc#i inventare pe co#parti#ente, serii, genuri de docu#ente. Constituie evidena de !a+ a
;odului Arhivistic Naional
In$entarul do!u'entelor : >ista %i+ic a tuturor seriilor de docu#ente create i pstrate "n instan. 3e
o!icei incluse colecia de date privitoare la nu#rul i o!iectul cau+ei, datele de "nregistrare i de
soluionare, stadiul curent, locaia, cantitatea, aspecte legate de gestionarea activ, duplicare i alte
in%or#aii 4C%. 6anage#e!tul docu#entelor5
INVENTARIERE
:peraiune de luare "n eviden a docu#entelor i unitilor arhivistice dintr)un %ond dup ordonarea lor,
con%or# unor criterii sta!ilite prin no#enclatorul dosarelor
Bndosarierea *rocesul de aranjare i sortare a docu#entelor, ast%el "nc=t s poat %i accesate rapid atunci
c=nd sunt necesare 4C%. 6anage#entul docu#entelor5
Manage'entul do!u'entelor Controlul siste#atic al docu#entelor de la crearea lor, pe durata
gestionrii i utili+rii lor active, a stocrii@arhivrii inactive i p=n la distrugerea@eli#inarea %inal a
acestora sau predarea la Arhivele Naionale pentru pstrare per#anent 4C%. 6anage#entul
docu#entelor5
MATRICE 6I@ILAR9
1&&
0igiliu con%ecionat dintr)un #aterial dur 4%ier, oel, ala#,5 care poart gravate pe supra%aa sa, "n
negativ, un te7t i o repre+entare #enite a individuali+a posesorul. 6atricea este alctuit din dou pri:
a5 supra%aa #etalic pe care se gravea+ e#!le#a i legenda i !5 #=nerul
Metru liniar : unitate de #surare %olosit pentru a se sta!ili cantitatea de docu#ente "n ter#eni de
lungi#e a spaiului ocupat, indi%erent de "nli#e i li#e 4C%. 6anage#entul docu#entelor5.
No#enlator arhivisti list sistematic pe probleme a documentelor create i primite de ctre o
organi#aie, grupate &n uniti arhivistice, &mpreun cu termenele de pstrare ale acestora, constituit
con!orm structurii organi#atorice sau dup categorii de activiti i !uncii &ndeplinite A
No'en!latorul ar.i$isti! este o list a unitilor i grupelor de docu#ente "n care sunt clasi%icate
docu#entele individuale 4C%. 6anage#entul docu#entelor5.
)atri#oniul Arhivisti Naional = documentele cu valoare arhivistic, a!late &n arhive publice sau &n
arhive private A
0erioad# de p#strare *erioada de ti#p "n care un docu#ent tre!uie s r#=n arhivat "nainte de
distrugerea@eli#inarea sa %inal 4dup e7pirarea ter#enelor de pstrare prev+ute de no#enclatoarele
arhivistice5 C%. 6anage#entul docu#entelor5
0lani&i!area ter'enelor de p#strare a do!u'entelor >!on&or' no'en!latoarelor ar.i$isti!e; ?n
docu#ent care cuprinde perioada de ti#p "n care o serie de docu#ente tre!uie pstrat "ntr)un siste# de
stocare activ@inactiv "nainte de soluionarea acestora i p=n la arhivarea pe ter#en lung@per#anent sau
distrugerea@eli#inarea lor 4la e7pirarea ter#enelor de pstrare5 4C%. 6anage#entul docu#entelor5
)relurare arhivisti ansamblul operaiunilor e!ectuate asupra unei arhive sau a unei pri a
acesteia, cu scopul de a asigura utili#area documentelor A
REARHIVARE
8epunerea unui docu#ent 4dosar5 scos de la locul su din cadrul %ondului pentru %olosin #ai scurt sau
#ai "ndelungat, "n locul docu#entului scos ls=ndu)se reversul necesar cu datele de pe coperta dosarului
4;ia de control5 ve+i i returnarea docu#entelor.
RE@I6TRATOR
3enu#ire dese#n=nd pe %uncionarul care "nregistrea+ docu#entele intrate i ieite dintr)o instituie
4actele de sesi+are, dosarele pri#ite "n apel, dosarele pri#ate "n recurs, actele de procedur i
corespondena5
Returnarea do!u'entelor *rocesul de returnare a unui docu#ent la locul su de origine la dosar@la
arhiv, dup ce a %ost solicitat i o!inut pentru a %i consultat 4C%. 6anage#entul docu#entelor5.
6ele!tarea do!u'entelor ?lti#a etap de gestionare a docu#entelor, "n vederea pregtirii acestora
pentru distrugere 4eli#inare, pstrare per#anent sau arhivare 4C%. 6anage#entul docu#entelor5.
6ele!tarea dosarelor *rocesul de selectare, din +ona de stocare activ, a docu#entelor inactive sau a
cror perioad de pstrare a e7pirat 4con%or# no#enclatoarelor arhivistice5, pentru a %i pstrate "n alt loc
sau pentru a %i eli#inate@distruse 4C%. 6anage#entul docu#entelor5.
*eleionare = operaiune arhivistic de reinere pentru pstrare sau eliminare a documentelor, ca
urmare a evalurii A
6ELEC7IONARE A UNIT97ILOR ARHIVI6TICE
?na din operaiunile de !a+ ale activitii arhivistice care const "n sta!ilirea valorii docu#entar )
istorice sau practice a unitilor arhivistice dintr)un %ond arhivistic sau colecie "n vederea pstrrii
per#anente a celor care %ac parte din ;ondul Arhivistic Naional i eli#inarea celor lipsite de i#portan.
0elecionarea se e7ecut pe !a+a ur#toarelor criterii:
) criteriul cantitii: nor# de apreciere a i#port. u.a. "n raport de nu#rul docu#entelor pstrate "ntr)un
%ond.
) criteriul caracteristicilor e7terne: nor# de apreciere a i#portanei u.a. av=nd "n vedere natura i
calitatea suportului, %iligranului, orna#entaiilor i valorii lor artistice, %elul i %or#a sigiliului
) criteriul %recvenei: nor# de apreciere a i#portanei u.a. "n raport de nu#rul docu#entelor de acelai
%el create "ntr)o anu#it perioad de ti#p.
1&1
) criteriul i#portanei creatorului de %ond: nor# de apreciere a valorii u.a. "n raport de rolul, ati!uiile i
locul ocupat de creatorul de %ond "n siste#ul instituional, de relaiile acestuia cu alte instituii i
personaliti, de i#plicaiile pe care activitatea des%urat de acesta le)a avut asupra de+voltrii vieii
econo#ice, sociale, politice, tiini%ice i culturale.
) criteriul tipologic al u.a.: nor# de apreciere a i#portanei u.a. "n raport de caracteristicile distinctive
%unda#entale ale unui docu#ent %a de altele, "n vederea pstrrii tuturor tipurilor de docu#ente care s)
au creat de)a lungul ti#pului.
) criteriul valorii istorico)docu#entare: nor# de apreciere in=nd sea#a de valoarea in%or#aiilor
istorico)docu#entare pe care le cuprinde.
) criteriul valorii practice a u.a..: nor# de apreciere "n raport de utilitatea ei social)econo#ic.
) criteriul vechi#ii u.a: nor# de apreciere a i#portanei u.a. in=nd sea#a de perioada istoric "n care a
%ost creat.
UNITATE ARHIVI6TIC9 >u.a.;
?nitate de eviden i clasi%icare a docu#entelor de arhiv, care repre+int un docu#ent distinct sau
totalitatea docu#entelor care au o i#portan de ) sine stttoare. 0e evidenia+ prin coninutul i %or#a
sa, re%erindu)se la o aciune, pro!le# sau lucru i ocup o po+iie distinct "ntr)un instru#ent de eviden
4sinoni#eO unitate de inventariere, unitate de pstrare5
+nitate arhivisti = grupare de documente re!eritoare la aceiai problem sau activitate care poate
constitui elementul de ba# &n descrierea i/sau administrarea unui !ond sau a unei colecii A
Valoare ad'inistrati$# 3e o!icei, instana sta!ilete valoarea ad#inistrativ dat de gradul de utili+are
curent a docu#entului respectiv "n scopuri statistice sau care in de #anage#entul general al instanei
respective 4C%. 6anage#entul docu#entelor5.
,aloare arhivisti = semni!icaia sau importana unui document/ansamblu de documente, determinat
de in!ormaiile coninute sau de caracteristici deosebite ale suportului, ce justi!ic pstrarea
permanent-
Valoare istori!# Cercetarea istoric sau valoarea de arhiv a docu#entelor %ace parte de o!icei din
activitatea oricrui arhivist pro%esionist. 9aloarea istoric a unui docu#ent judiciar poate %i cel #ai !ine
evaluat de o instituie de specialitate independent, din a%ara siste#ului de justiie, cu# ar %i Arhivele
Naionale sau serviciile i !irourile judeene ale Arhivelor Naionale. ?neori chiar i cau+e individuale
pot avea o valoare istoric de#n de luat "n sea#, "n virtutea notorietii lor "ntr)un anu#it #o#ent de
ti#p 4C%. 6anage#entul docu#entelor5.
Valoare &is!al# 9aloarea %iscal a unui docu#ent, dincolo de utilitatea acestuia pentru activitatea de tip
ad#inistrativ, cu# ar %i plani%icrile !ugetare sau necesarul privind achi+iiile, este de o!icei sta!ilit prin
lege sau deter#inat "n %uncie de perioada de ti#p sta!ilit de agenia responsa!il cu auditarea
docu#entelor %inanciare ale instanei respective din cadrul siste#ului judiciar 4C%. 6anage#entul
docu#entelor5.
Valoare ,uridi!# 9aloarea juridic este adesea deter#inat prin lege. 3e e7e#plu, pentru unele dosare
ale cau+elor soluionate, perioada de pstrare este cuprins "ntre ', 2 i 1& ani, "n vre#e ce pentru alte
dosare 4cu# sunt dosarele penale "n care s)au pronunat pedepse #ai #ari de 12 ani de "nchisoare5 sau
pentru unele #ateriale preconstituite 4registre i opis)uri5 s)ar putea s tre!uiasc s se respecte cerine de
pstrare per#anent. 3e ase#enea, este posi!il ca perioada de pstrare s %ie etapi+at A de e7e#plu,
dosarul "ntreg este pstrat pentru o perioad #ai scurt, "n ti#p ce hotr=rea judectoreasc sau registrele
a%erente sunt pstrate pentru o perioad #ai lung sau "n #od per#anent 4C%. 6anage#entul
docu#entelor5.
1&
DIDLIO@RAKIE
CapitoluI. Arhivele
Noiuni generale: istoric, legislaie
1. >egea Arhivelor Naionale ) "n: 6.:. al 8o#=niei 9III, nr. 71 din $ aprilie 1$$1 cap. I)II art. 1)1B cap.
9, art. ')2B
. Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de docu#ente apro!at de Arhivele
Naionale prin :rdinul de +i nr. 17 din '.&1.1$$1 "n: <roura: Actele nor#ative privind arhivele, Nalu,
1$$1, cap. I art. 1)2, p. )', 1')14B ve+i i: CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A #apa
gre%ierului) Arhivare i 8egistratur
'. 3icionar al tiinelor speciale ale istoriei, <ucureti 1$., p ' A 41
4. *roiectul >egii Arhivelor, &&. 9e+i: http:@@CCC.arhivele nationale . ro
2. *roiect de >ege nr. 42$@&1& pentru #odi%icarea i co#pletarea >egii Arhivelor Naionale #r.
11@1$$1. C%. CCC.ca#era deputailor.ro A Initiative legislative @ 0esi+are de neconstituionalitate din
12.11.&11
1. M( nr. 1' din &7.&. && pentru apro!area Nor#elor #etodologice de aplicare a >egii nr. 244@&&1
cu #odi%icrile ulterioare privind li!erul acces la in%or#aiile de interes pu!lic "n : 6.:%. nr. 117 din
&..&'.&&
7. >egea privind protecia in%or#aiilor clasi%icare nr. 1.@&& din 1 aprilie && 4pu!licat "n 6. :%. *.
I)a nr. 4.5, #odi%icat prin :.?.( 11@$.&'.&&2 A 6. :%. &2@1&.&'.&&2
.. M.(. nr. 7.1@2.&1.&& privind protecia in%or#aiilor secrete de serviciu A 6. :%. Nr. 272@2.&..&&
$. 8e+oluia Consiliului ?, din 1 #ai &&' asupra arhivelor "n statele #e#!re@&&'@C11'@&
1&. Nor#e #etodologice privind eli!erarea certi%icatelor, e7traselor, copiilor de pe docu#entele pstrate
de Arhivele Naionale, apro!ate de conducerea Arhivelor Naionale intrate "n vigoare la data de
&1.&7.&&4, #odi%icate i co#pletate la data de &1.&1.&&2
11. >egea 1'2@&&7 privind arhivarea docu#entelor "n %or#at electronic A 6. :%. '42@&&7
1. >egea '' din ' aprilie && pentru apro!area :rdonanei (uvernului nr. 7@&& privind
regle#entarea activitii de soluionare a petiiilor

Capitolul II. Instanele judectoreti
Noiuni generale, istoric, legislaie
1. >egea privind organi+area judiciar nr. '&4@&&4 din &@&1.&&4 4repu!licat "n 6:, *. I)a nr. .7 din
1'.&$.&&25
. >egea nr. 217@&&4 din &$.1. &&4 4*u!licat "n 6:, *. I)a nr. 11$7 din 14@1@&&4 privind statutul
personalului au7iliar de specialitate al instanelor judectoreti i al parchetelor de pe l=ng acesteaB
1&'
'. Motr=re nr. 142@&&2 4*u!licat "n 6:, *. I)a nr. '. din &1.&2.&&25 a Consiliului 0uperior al
6agistraturii A pentru apro!area Codului deontologic al personalului au7iliar de specialitate al instanelor
judectoreti i al parchetelor de pe l=ng acesteaB
4. Motr=re nr. '.7 din septe#!rie &&2 pentru apro!area 8egula#entului de ordine interioar al
instanelor judectoreti 4actuali+at p=n la data de ' %e!ruarie &&$5
2. AndrX <YCater, 6ihai Fandru, 8elaia dintre instanele europene A Curtea ,uropean de Iustiie i
Curtea ,uropean a 3repturilor :#ului 4C,3:5 A i instanele naionale A 6anual ) 4*roiect *hare 8o
&&1@&1. A 147.&1.&4.&1 DContinuarea de+voltrii Fcolii Naionale de (re%ieriE 430N(5, 7. pag http:@@
CCC.gre%ieri.ro Activiti A ;or#are continu A 6apa gre%ierului A 4opional5
1. 6iria# Costea, 3an 0tnescu, 6anual de co#unicare i relaii pu!lice 4*roiect *hare &&1@&1.5, pag
44)2& http:@@ CCC.gre%ieri.ro Activiti A ;or#are continu A 6apa gre%ierului
7. 8egula#ent din $@&'@&&7 4*u!licat "n 6:, *. I)a, nr. 27 din 17@&4@&&7 de organi+are i
%uncionare al Fcolii Naionale de (re%ieri
.. 6iria# Costea, 3aniela 3etean, 8olul gre%ierului "n asigurarea accesului pu!licului la in%or#aii "n
siste#ul judiciar. (hid teoretic i practic, &1&, 44 pag. http:@@ CCC.gre%ieri.ro Activiti A ;or#are
continu A 6apa gre%ierului
$. 6anage#entul docu#entelor ) Nial 8aaen, 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul instanelor i
parchetelor, &11, pag. 1)14& http:@@ CCC.gre%ieri.ro Activiti A ;or#are continu A 6apa gre%ierului
1&. 6anage#entul ti#pului. Zate Marrison, 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul instanelor i
parchetelor, &11 http:@@ CCC.gre%ieri.ro Activiti A ;or#are continu A 6apa gre%ierului A 4opional5
11. ,C8I0 4 A 6anual de statistic http:@@ CCC.gre%ieri.ro Activiti A ;or#are continu A 6apa
gre%ierului
1. :rdinul nr. '14$@C din $.1. &1& al 6inisterului Iustiiei re%eritor la adoptarea No#enclatorului
Arhivistic Cadru A pentru instanele judectoreti %or#at din *artea I)a re%eritoare la Iudectorii, *artea a
II)a privind tri!unalele i *artea a III)a cu re%erire la Curile de Apel.
1'. >egea nr. &@&1& privind unele #suri pentru accelerarea soluionrii proceselor "n: 6. :%. Nr.
714@1@1&@&1&
14. >egea Arhivelor Naionale ) "n: 6.:. al 8o#=niei 9III, nr. 71 din $ aprilie 1$$1 cap. I)II art. 1)1B cap.
9, art. ')2
12. Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de docu#ente apro!at de Arhivele
Naionale prin :rdinul de +i nr. 17 din '.&1.1$$1 "n: <roura: Actele nor#ative privind arhivele, Nalu,
1$$1, cap. I art. 1)2, p. )', 1')14B ve+i i: CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A #apa
gre%ierului) Arhivare i 8egistratur
Atribuiile personalului cu responsabiliti &n munca de arhiv de la instanele judectoreti
1. >egea Arhivelor Nationale art. ')4
. 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti, Mot. '.7@&&2: art. 2 alin. litera h5 i
art. 1& aliniatul 1 literele e5 i n5, art. 4$, art. $ pct.
'. 6iria# Costea, 3aniela 3etean, 8olul gre%ierului "n asigurarea accesului pu!licului la in%or#aii "n
siste#ul judiciar. (hid teoretic i practic, &1&, pag. '$)47 CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu
A 6apa gre%ierului
4. 6anage#entul ti#pului. Zate Marrison, 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul instanelor i
parchetelor, &11, 11& pag. CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A 6apa gre%ierului
Capitolul III. Constituirea arhivei curente
@ruparea documentelor &n dosare " Nomenclatorul dosarelor
1. >egea Arhivelor Naionale ) Cap. III, art. . 4ane7a nr. 15, art. $, litera aB art. '& lit. a 4*u!licat "n 6.:.
*artea I)a, 9III, nr. 71 din $ aprilie 1$$1
. Instruciuni privind activitatea de arhiv: Cap. I, art. 2, lit. aB Cap. II, art. 1&)12
'. :rdinul nr. '14$@C din $. 1. &1& al #inistrului justiiei re%eritor la adoptarea No#enclatorului
Arhivistic Cadru A pentru instanele judectoreti %or#at din *artea I)a re%eritoare la Iudectorii, *artea a
II)a privind tri!unalele i *artea a III)a cu re%erire la Curile de Apel.
4. >. 6era, :ndreptar arhivistic, Cluj)Napoca, &&, pag. )', ''
2. 8egula#ent de ordine interioar al instanelor judectoreti, Art. ?G, alin.1, Art. 54, alin. 1, litera e5,
Art. 5*, alin. 1 litera a, V, lB Art. G1
1&4
1. 6anage#entul docu#entelor ) Nial 8aaen, 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul instanelor i
parchetelor, &11, p. 2.)1 "n: CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A 6apa gre%ierului
(videna documentelor
1. >egea Arhivelor Naionale cap. I, art. 4, cap. III, art. 7 ) $, "n: 6. :. *artea I)a 9III, nr. 71 din $ aprilie
1$$1
. Instruciuni privind activitatea de arhiv cap. II, art. . A $, art. '2 4Ane7a nr. 75B
'. >aureniu 6era, -ndreptar arhivistic, Cluj)Napoca, &&, pag. 12)
4. 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti 4Ane7 la Motr"re nr. '.7 din &$.
&&2 a Consiliului 0uperior al 6agistraturii5 Art. ?G alin. 1B Art. 5*, alin.1, lit. a, cB Art. 5) Art. 5G-E1B
Art. G* alin. 1)'B Art. G? alin.1)4, 1. 4,videna activitii instanei5B Art. G1, Art. 2? alin. 1, ', .B Art.
223* alin 1)4B Art. 223?, alin. 1)', 4generali+area siste#ului ,C8I05B Art. 111 alin.1). 4"nregistrrile
cererilor de apel sau de recurs5B
parchetelor, &11, p. 2.)1 CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A 6apa gre%ierului
1. ,C8I0. 6anual de reparti+are a dosarelor pe edine i co#plete de judecat. 3escrierea siste#ului
,C8I0.
7. ,C8I0 4 A 6anual de statistic. I#ple#entarea progra#ului de operare CCC.gre%ieri.ro Activiti A
%or#are continu A 6apa gre%ierului
)onstituirea dosarelor i pregtirea unitilor arhivistice &n vederea depunerii la arhiva general a
;epartamentului economico"!inanciar i administrativ i a instanei
1. >egea Arhivelor Naionale cap. III, art. ., alin. 1
. Instruciuni privind activitatea de arhiv art. 11)17
'. 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti 4Ane7 la Motr"rea nr. '.7 din &$.
&&2 a Consiliului 0uperior al 6agistraturii5 Art. ?G, alin. 1B Art. 5*, alin. 1 litera d, i, j, V B Art. G), alin.
1)1B Art. G5, alin. 1B Art. 14*, alin. 1)7B Art. 111, alin. 1)4 i Art. 115, alin. 1) 4circuitul dosarelor
restituite de instanele de apel sau de recurs5
4. 6iria# Costea, 3aniela 3etean, 8olul gre%ierului "n asigurarea accesului pu!licului la in%or#aii "n
siste#ul judiciar. (hid teoretic i practic, &1&, pag. '$)47 CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu
A 6apa gre%ierului
2. Nial 8aaen, 6anage#entul docu#entelor ) 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul instanelor i
parchetelor, &11, p 1'1)1'$ A (losar de ter#ini CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A 6apa
gre%ierului
*nventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create de ;epartamentul
economico"!inanciar i administrativ i de instanele judectoreti- %egistrul de eviden curent a
intrrilor"ieirilor unitilor arhivistice 4>egea nr. 11@1$$1, art. $ Ane7a nr. 45
1. >egea Arhivelor Naionale art. $ 4ane7ele , ', 45, art. $ lit. !
. Instruciuni privind activitatea de arhiv art.1., lit.C, art. 1.)., ane7a nr. B art. 2)1 ane7a nr. 4
'. 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti 4Ane7 la Motr=re nr. '.7 din &$.
&&2 a Consiliului 0uperior al 6agistraturii5 Art. 5*, alin. 1, litera i, j, V 48egistrul general de dosare
"#preun cu dosarele judectoreti i celalalte registre se predau pe !a+ de inventar i proces ver!al de
predare)pri#ire la arhiva general5B
Capitolul I9. :rdonarea i inventarierea docu#entelor a%late "n pstrare
1. Instruciuni privind activitatea arhivistic, art. 4&)4
. >. 6era, :ndreptar arhivistic, Cluj)Napoca, &&, pag. 2$)11
'. 3icionar al tiinelor speciale ale istoriei, p. 17.)17$
parchetelor, &11CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A 6apa gre%ierului
2. >egea nr. 1.@&& privind protecia in%or#aiilor clasi%icate 6. :%. Nr. 4.@1.&4.&& #odi%icat
prin :.?.(. 11@$.&'.&&2 A6. :%. &2@1&.&'.&&2
1. M.(. nr. 7.1@2.&1.&& privind protecia in%or#aiilor secrete de serviciu 6. :%. Nr. 272@2.&..&&
Capitolul 9. 0elecionarea docu#entelor
1&2
1. >egea Arhivelor Naionale art. $, alin.'B art. 1&, 11 ane7a nr. 2B art. $ lit.c
. Instruciuni privind activitatea arhivistic art. 2 litera cB art. 7)., $)'4, '1, 4&)4
'. 8egula#entul de ordine interioar al instanelor judectoreti 4Ane7 la Motr=re nr. '.7 din &$.
&&2 a Consiliului 0uperior al 6agistraturii5 Art. 5*, alin. 1, litera l
parchetelor, &11, pag. 2.)11 CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A #apa gre%ierului
Capitolul 9I. *strarea i conservarea docu#entelor
1. >egea Arhivelor Naionale art. 1, $, litera d)g
. Instruciuni privind activitatea de arhiv art. 2 litera %., art. 4. ane7a nr. .B art. .1)1&.
'. >aureniu 6era, -ndreptar arhivistic, Cluj)Napoca, &&, pag. 1')1'4, 1'$)12'
4. 8egula#ent de ordine interioar al instanelor judectoreti, <ucureti, &&2 Art. 1&, pct.1, litera cB Art.
11 pct. 1, litera DiEB Art. 1', pct. 1 litera DhEB Art. 12, pct. 1 litera EgEB Art. 17, pct. 1 litera DgE 4atri!uii
ale conducerii instanelor privind pstrarea docu#entelor5B Art. '., pct. 1B Art. 2', pct. 1 litera DtEB Art.
1&, pct. 1, litera DeEB Art. 1, pct. 1, litera DiEB Art. .2B 4atri!uiile personalului au7iliar al instanelor
judectoreti i de la departa#entul econo#ico)%inanciar i ad#inistrative privind pstrarea
docu#entelor5B Art. $, pct. 1)B Art. $', pct. .B Art. 1'$, pct. 1B Art. 14&, pct. , litera DaE la DdE, pct. 4,
litera DaE) D!E
2. Nor#ativ privind caracteristicile tehnico)%uncionale ale spaiilor i echipa#entelor de depo+itare i
conservare a arhivelor a%late "n ad#inistrarea creatorilor pu!lici i privai de arhiv, <ucureti 1$$1
1. Nor#e generale de protecia #uncii, ,d. 6inisterului 6uncii i 0olidaritii 0ociale, <ucureti 1$$1
parchetelor, &11, pag. 12)11, 1), 2)24
Capitolul 9II. ;olosirea docu#entelor "n arhiv
1. >egea Arhivelor Naionale art. 1')1$, &), $, litera d)g
. Instruciuni privind activitatea arhivistic art. 2 litera d, e, hB art. 4')4. 1&$)11
'. >aureniu 6era, -ndreptar arhivistic, Cluj)Napoca, &&, pag. 124)112
4. 8egula#ent de ordine interioar al instanelor judectoreti, <ucureti, &&2 Art. EB Art. )), pct. 1)'B
Art. 1*, pct. 1 litera i, #, sB Art. 1? pct. 1, litera eB Art. 1G, pct. 1 litera eB Art. 5*, pct. 1, litera e, %, gB
Art. EE, pct. 1)' , Art. E2 pct. 1, litera ! A h 4activitatea <iroului de in%or#are i relaii pu!lice5B Art. G4,
pct. 1) 4purttorul de cuv=nt al instanei5 i Art. G1, pct 1, litera c)hB .', pct. 1$ 48egistrul de eviden a
petiiilor5B Art. 2*, pct. )1B Art. 14*, pct. 4B Art. 1*G-1*2 4eli!erarea certi%icatelor i a copiilor de pe
acte. 8estituirea "nscrisurilor originale5
2. >egea nr. 244@&&1 privind li!erul acces la in%or#aiile de interes pu!lic
1. :rdonana (uvernului nr. 1@&& privind regle#entarea activitii de soluionare a petiiilor, apro!at
cu #odi%icri prin >egea nr. ''@&&.
7. 6anage#entul ti#pului ) Zate Marrison, 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul instanelor i
parchetelor, &11, pag. 1')14 CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A 6apa gre%ierului
.. 6anage#entul docu#entelor ) Nial 8aaen, 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul instanelor i
parchetelor, &11, pag. ., 41)4, .1 CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A 6apa gre%ierului
/er#inologia de !a+ "n #unca de arhiv
1. 3icionar al tiinelor speciale ale istoriei, <ucureti 1$.
. >egea Arhivelor. *roiect de act nor#ativ A &1&
'. 6iria# Costea, 3aniela 3etean, 8olul gre%ierului "n asigurarea accesului pu!licului la in%or#aii "n
siste#ul judiciar. (hid teoretic i practic, &1&, pag. '$)47. CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are
continu A 6apa gre%ierului
4. Nial 8aaen, 6anage#entul docu#entelor ) 6anual de %or#are pentru gre%ierii din cadrul instanelor i
parchetelor, &11, pag. 1'1)1'$ A (losar de ter#ini CCC.gre%ieri.ro Activiti A %or#are continu A
6apa gre%ierului
1&1

Docs 20120208arhivarea Documentelor

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Docs 20120208arhivarea Documentelor

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

ARHIVAREA

'. 0elecionarea #atricelor sigilare i a ta#pilelor..........................................................................1

prevede ca arhivele s nu %ie "napoiate solicitanilor p=n nu vor %i

prevede ca arhivele s nu %ie "napoiate solicitanilor p=n nu vor %i #icro%il#ate ur#=nd

S-ar putea să vă placă și