Planificarea si

organizarea activitatilor

Ziua ta arat aa ?

I. Responsabilitatea
II. Planificarea

Agenda

Obiective SMART
Analize SWOT
Diagrama GANTT
Decizii

III. Organizarea activitatilor

Metoda FORTE
TO DO List
Matricea timpului
Prioriti ABC
Agenda
Organizarea spaiului de lucru
Organizarea e-mailului

IV. Concluzii si recomandri

Responsabilitatea
1.

Ce am de facut?
- care sunt activitatile mele?
- de ce resurse am nevoie (informatii, persoane de legatura, consumabile,
etc)?

2.

Cui raportez si ce?

- catre cine trimit rapoarte (sef direct, alti manageri ai firmei sau clienti)?
- ce rapoarte trebuie sa completez si cand trebuie sa le trimit?
- cat de complexa trebuie sa fie informatia in aceste rapoarte?

3.

Cine, cum si ce decizii se iau?

- care este aria in care pot lua singura decizii?
- pentru ce actiuni trebuie sa cer aprobare?
- ce incidente raportez catre superior pt ca situatiile aparute sa fie
rezolvate in timp util?
4

PLANIFICAREA

Planificarea
OBIECTIVE
ACTIUNI
RESURSE

Obiectiv SMART

Specific
Masurabil
Atins
Realist
Temporal

Analiza SWOT
Puncte tari

Puncte slabe

(atu-uri)

(deficienele)

Produse /servicii,
expertiz tehnologic,
fora de munc
specializat, recunoaterea
care o difereniaz de

Echipamente, utilaje,
tehnologie, cldiri nvechite,
fora de munc necalificat,
practici de lucru restrictive.

Oportuniti
(influenele pozitive
din mediu)
Piee noi, cerere mare,
fluctuaii de curs valutar
favorabile, subvenii de care
am putea s beneficiem.

Ameninri
(influenele negative
din mediu)
Recesiune, bariere vamale,
potenial sczut de
diversificare, diminuarea
sectorului industrial din care
facem parte.

Diagrama GANTT
!r
crt

Activitate

Responsa
bil

Marian

Alex

Viorel

Ioan

Timp
Sapt 1

Sapt 2

Resurse
Sapt 3

Obs

Luarea deciziilor
1

Identifica
problema

Identifica
asteptarile

Aduna
Informatii

Alege
cea mai
potrivita
alternativa

Evalueaza
alternativele

Gaseste
alternative

Deciziile trebuie sa fie oportune si luate in timp util. Neluarea la timp a

deciziilor va duce la intarzieri, risipa de resurse, frustrare.

ORGANIZAREA
ACTIVITATILOR

Cauzele lipsei de organizare

Lipsa planificrii activitilor
Amnarea
Dezordinea la birou
Stabilirea incorect a prioritilor
Rezolvatorul de probleme
Lipsa folosirii unui instrument de
managementul timpului

Gestionarea ntreruperilor
Ai un minut?
Pot s-i acord acum 5 minute sau pot s vin eu
la tine peste 3 ore sa discutm.
Explicai altora cum s i rezolve problemele, nu
le preluai voi automat dac nu in direct de voi

Metoda FORTE
Formuleaz lista activitilor!
Observ i estimeaz timpul necesar!
Rezerv timp pentru sarcinile neprevzute!
Traseaz prioritile!
Evalueaz gradul de ndeplinire a sarcinilor!

Regula de planificare
Planific doar o parte din programul de lucru:

aprox. 80%: activiti planificate (planul zilnic, pauze, masa

de pranz);

aprox. 20%: activiti neprevzute (ntreruperi, timp rpit);

TO DO List
Instrument de planificare
simplu i eficient
Se folosesc versiunile
sptmnale, lunare i
anulale
De ce este productiv:
Este o planificare vizual
Acioneaz ca o reamintire a
lucrurilor de ndeplinit
D direcie
Obii satisfacie atunci cnd tai
de pe lista activitile realizate

Matricea timpului (S. Covey)

Urgent

Nu e urgent

Important

Cadranul I
Situaii de criz
Probleme presante
Proiecte cu termen fix

Cadranul II
Modaliti de prevenire
Cultivarea relaiilor
Planificare pe termen lung

Neimportant

Cadranul III
ntreruperi, apeluri
Coresponden
Rapoarte
ntlniri
Probleme presante

Cadranul IV
Munc de rutin
Coresponden
Conversaie la telefon
Timp irosit
Activiti plcute

Agenda

Agenda (clasic, Outlook, MS Schedule, etc)

activitile din TO DO LIST se prioritizeaza, apoi se mpart pe zile i pe

ore

pentru fiecare activitate se specific timpul necesar i intervalul orar de

realizare

se stabilesc termene-limit

prima dat se trec n agend datele/evenimentele fixe (date de natere,

srbtori, cursuri, ntlniri i edinte deja stabilite etc.), calculnd i
timpul pt deplasare acolo unde este cazul

se completeaza cu activitatile neprevazute, aparute de-a lungul zilei

Agenda

este bine s avem n vedere partea cea mai productiv din zi pt a realiza
atunci activitile care ne cer o concentrare mai mare. Aceast parte
productiv din zi poate fi pt unele persoane dimineaa, iar pt altele dupamiaza sau seara.

Incepeti mereu lucrul cu activitatile urgente, urmate apoi de cele

importante si la final, cele de rutina

realizai o agend FLEXIBIL: doar 80% din agend s fie completat,

iar restul de 20% s rmn liber (pt situaiile neprevzute etc.)

trageti linie peste fiecare activitate realizat

facei acest lucru pt 21 de zile, dup care v intr n obinuin

Organizarea spaiului de lucru

Regula de baza: birou trebuie sa fie organizat de astfel

inca atat tu cat si colegii, sefii sa poata gasi cu usurinta
informatiile necesare
Tviele pentru documente, fiecare cu destinaie stabilit,
cu etichete
Bibliorafturi i dosare
etichete sau cod de culori,
documentele aranjate in ordine alfabetica sau cronologica
utilizarea indecsilor, despartitoarelor

Calendar la zi
Sertare
organizarea consumabilor i a documentelor uzuale
separat se tin obiectele personale

Dulap arhivarea bibilorafturilor, dosarelor

Un co de gunoi
La finalul programului de lucru lsai biroul organizat
pentru a doua zi

Organizarea lucrului pe PC
desktopul sa fie ct mai liber (shortcut-uri de
programe)
fiierele introduse n directoare aranjate cronologic,
alfabetic, pe domenii, cu denumiri scurte i specifice
folositi doar programele instalate de firma
salvati atasamentele primite pe e-mail si faceti
mereu un back-up al mailului (arhivare)
daca este necesar folositi parole, insa nu uitati sa le
lasati sefului la plecare in concediu

Organizarea e-mailului

Verific mailul o dat la 15-20 minute, nu din minut n

minut pt a nu te intrerupe din activitate prea des

Creeaz directoare cu ajutorul regulilor n funcie de

interes: firme, departamente, persoane, proiecte,
importante, urgente, administrative

Predefinete una sau mai multe semnturi

Rspunde:- imediat la cele urgente,

- n max 3 ore la cele importante,
- iar la restul conform termenului limit (se
trece n planificarea zilnic)

Deleag mailurile la care pot rspunde i alte persoane

Organizarea e-mailului
Cand raspunzi prima data la un mail incepe
mereu cu Buna sau Buna ziua
La urmatorul reply pe acelasi mail, nu mai este
cazul sa introduci salutul
Pastreaza un ton profesional, amabil si
respectuos
Ofera toate informatiile necesare
Incheie mereu mailul cu o formula: Multumesc,
O zi buna, Weekend placut

CONCLUZII I
RECOMANDRI

Recomandri de citit
Cum s gestionm timpul Tim Hindle
One Minute Manager Meets the Monkey - Kenneth
Blanchard, Harper Collins
Cele 7 trepte ale nelepciunii - Stephen Covey
Managementul timpului - Stephen Covey