Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN
Aprobat:
Director Marcel GHI
Avizat:
ef birou Croitoru Ion
Elaborat:
Auditor superior Nicolau Cornelia
Prezentul ghid general este elaborat n baza art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind
auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare i a Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern aprobate prin H.G. nr. 1086/2013.
BUCURETI
2014
CUPRINS
CUVNT NAINTE
ETAPA I. PREGTIREA MISIUNII
1.1
Iniierea auditului intern
1.1.1 Ordinul de serviciu
1.1.2 Declaraia de independen
1.1.3 Notificare privind declanarea misiunii de audit public intern
1.2
edina de deschidere
1.2.1 Minuta edinei de deschidere
1.3
Colectarea i prelucrarea informaiilor
1.3.1 Chestionarul de luare la cunotin
1.3.2 Studiu preliminar
1.4
Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern
1.4.1 Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor
1.4.2 Chestionarul de control intern
1.4.3 Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern
1.5
Elaborarea Programului misiunii de audit public intern
1.6.1 Programul misiunii de audit public intern
ETAPA II. INTERVENIA LA FAA LOCULUI
2.1
Colectarea i analiza probelor de audit
2.1.1 Obiectiv 1: Aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur un nivel
ridicat de calitate i transparen n realizarea obiectivelor
2.1.2 Obiectiv 1: mbuntirea comunicrii cu ceteanul prin desfurarea
activitilor specifice.
2.2
edine de nchidere
2.2.1 Minuta edinei de nchidere
ETAPA III. RAPORTAREA REZULTATELOR MISIUNII
Proiectul Raportului misiunii de audit public intern
Raportul misiunii de audit public intern
Sinteza Raportului misiunii de audit public intern
Supervizarea documentelor
ETAPA IV. URMRIREA RECOMANDRILOR
Fia de urmrire a implementrii recomandrilor
3
5
5
5
6
9
11
11
12
12
17
34
34
37
40
46
46
48
48
48
56
69
69
70
70
78
86
89
90
90
CUVNT NAINTE
Intervenia
la faa
locului
Raportarea
rezultatelor
misiunii
Urmrirea
recomand
rilor
Proceduri
Elaborarea Ordinului de
serviciu
Elaborarea Declaraiei de
independen
Elaborarea Notificrii privind
declanarea misiunii de audit
public intern
edina de deschidere
Colectarea i Constituirea/actualizarea
prelucrarea
dosarului permanent
informaiilor Prelucrarea i documentarea
informaiilor
Analiza
riscurilor i
Evaluarea riscurilor
evaluarea
controlului
Evaluarea controlului intern
intern
Iniierea
auditului
intern
Cod
P-01
Documente
Ordinul de serviciu
P-02
Declaraia de independen
P-03
P-06
Studiul preliminar
P-07
P-08
P-09
Colectarea
i analiza
probelor de
audit
P-10
Analiza problemelor i
formularea recomandrilor
Analiza i raportarea
iregularitilor
Revizuirea documentelor i constituirea
dosarului de audit
edina de nchidere
Elaborarea
Elaborarea proiectului
proiectului
Raportului misiunii de
Raportului
audit public intern
misiunii de
Transmiterea proiectului
audit public
Raportului misiunii de
intern
audit public intern
Reuniunea de conciliere
Elaborarea
Raportul misiunii de audit
Raportului
public intern
misiunii de
Difuzarea Raportului
audit public
misiunii de audit public
intern
intern
Urmrirea recomandrilor
P-04
P-05
P-11
P-12
P-13
P-14
P-15
Teste
Chestionar list de verificare - CLV; foi
de lucru; interviuri; chestionare etc.
Foi de lucru
Fi de Identificare i Analiz a
Problemei - FIAP
Formular de Constatare i Raportare a
Iregularitilor FCRI
Nota centralizatoare a documentelor de
lucru
Minuta edinei de nchidere
Proiectul Raportului misiunii de audit
public intern
P-16
P-17
P-18
P-19
P-21
Fi de urmrire a implementrii
recomandrilor
P
E
Z
A
R
E
A
P-20
Entitatea public
Compartimentul Audit Public Intern
Nr. 77867/15.01.2014
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 13, lit. c din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, republicat, cu modificrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea a Normelor
generale privind exercitarea activitii de audit public intern i a Planului anual de audit public intern
pentru anul 2014, n perioada, 03.02.2014 28.02.2014 se va efectua o misiune de audit public intern
la nivelul entitii, cu tema ,,mbuntirea calitii comunicrii organizaionale.
Perioada supus auditrii: 01.01.2011 31.12.2013
Scopul misiunii este de a analiza economicitatea, eficiena i eficacitatea activitii de
Not:
intern.
5
Entitatea public
Compartimentul de Audit Public Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Popescu George
Misiunea: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale.
Data: 15.01.2014
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Da
Nu
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Entitatea public
Compartimentul de Audit Public Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Ionescu Corneliu
Misiunea: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale.
Data: 15.01.2014
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Da
Nu
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Not:
Independena auditorilor interni nominalizai pentru realizarea unei misiuni trebuie declarat, motiv
pentru care fiecare membru al echipei de audit intern va ntocmi Declaraia de independen.
Declaraia de independen trebuie s asigure:
- eliminarea incompatibilitilor auditorului intern fa de conducerea structurii auditate i fa de
salariaii ai cror activiti le supune auditrii,
- asigurarea independenei fa de activitile pe care le supune auditrii, respectiv s nu fi fost
implicat n realizarea acestora o perioad de cel puin trei ani n urm;
- capacitatea profesional a auditorului intern, respectiv cunotine i abiliti adecvate, de a
atinge obiectivele misiunii de audit intern i de a obine rezultatele ateptate.
Conductorul compartimentului de audit intern va urmri s nu desemneze un auditor acolo unde
exist incompatibiliti personale i nu poate fi demonstrat obiectivitatea pentru entitatea auditat.
Dac n timpul efecturii misiunii de audit public intern apare o incompatibilitate, real sau
presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen conductorul compartimentului de audit intern.
Entitatea public
Compartimentul Audit Public Intern
Nr. 5535/15.01.2014
NOTIFICARE PENTRU DECLANAREA MISIUNII DE
AUDIT PUBLIC INTERN
Ctre: Direcia comunicare
Director tefnescu Mihai
De la: eful Compartimentului Audit Intern
Referitor la: Misiunea de audit public intern mbuntirea calitii comunicrii
organizaionale
Not:
Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern se comunic structurii auditate cu
cel puin 15 zile calendaristice nainte de data interveniei la faa locului.
Scopul notificrii este de a anuna structura auditat de intenia compartimentului de audit intern n
legtur cu realizarea misiunii de audit public intern, precum i de a da posibilitatea structurii auditate s
aduc la zi evidenele i s pregteasc documentele necesare n vederea asigurrii desfurrii
corespunztoare a misiunii.
Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern, de regul, cuprinde urmtoarele
informaii referitoare la:
- aria/domeniul entitii auditate;
- scopul misiunii de audit public intern;
- obiectivele generale ce vor fi avute n vedere de auditori;
- durata misiunii;
- documentele pe care structura auditat trebuie s la pun la dispoziia auditorilor;
- modul de abordare a misiunii.
Transmiterea Notificrii asigur ntiinarea structurii auditate asupra misiunii de audit public
intern ce urmeaz a fi efectuat i permite obinerea documentelor necesare n vederea realizrii cercetrii
preliminare.
10
Compartiment Audit
PREGTIREA MISIUNII
Public Intern
edina de deschidere
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 03.02.2014
Funcia
Sef serviciu
Auditor intern
Auditor intern
Director
ef serviciu
ef serviciu
Direcia/
Serviciul
SAI
SAI
SAI
Direcia comunicare
Direcia comunicare
Direcia comunicare
Nr.
tel.
Semntura
Stenograma edinei
11
Compartiment Audit
PREGTIREA MISIUNII
Public Intern
Colectarea i prelucrarea informaiilor
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 04.02.2014
Nr.
crt.
I.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
NTREBAREA
DA
NU
COMENTARII
Da
Da
Da
Nu
Da
Nu
Nu
Da
12
Nr.
crt.
NTREBAREA
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
DA
NU
COMENTARII
Da
Dar nu suficient.
Nu
Da
Da
Da
-
Nu
Nu
Nu
Da
Da
Da
3.
4.
5.
Da
Da
Da
Da
Da
13
Nr.
crt.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
III.
1.
2.
3.
NTREBAREA
performan?
Cum este organizat Direcia
comunicare?
Care sunt relaiile de subordonare?
Organizarea Direciei comunicare
rspunde cerinelor entitii publice i
mediului n care acioneaz?
Direcia comunicare are un sistem de
raportare al rezultatelor?
Exist organigram la nivelul
Direciei comunicare?
Organigrama definete relaiile
funcionale?
Fiele posturilor definesc clar
condiiile specifice ale acestora?
Fiele posturilor individualizeaz
postul?
Nivelul de calificare solicitat unui
post este n concordan cu
complexitatea sarcinilor
responsabilizate?
Sarcinile posturilor de conducere
difer de cele ale posturilor de
execuie?
Exist un circuit al documentelor la
nivelul Direciei comunicare?
Circuitul documentelor
individualizeaz n mod corect
parcursul documentului de la iniiere
i pn la finalizare?
Posturile existente corespund tatului
de funcii aprobat?
Exist un sistem de promovare al
salariailor?
DA
NU
Da
Da
Da
Da
Da
Da
COMENTARII
obiectivelor pe care le nsoesc.
Direcia are 2 servicii funcionale.
Conductor entitate, director direcie, efi
serviciu, i personal de execuie.
Serviciile funcionale acoper ntreaga
problematic ce se impune n domeniul
comunicrii.
Sunt raportrile prevzute n cadrul normativ
privind activitatea de comunicare.
Da
Da
Da
Nu
Da
Nu
Da
Da
Da
14
Nr.
crt.
NTREBAREA
DA
NU
COMENTARII
aprobate n totalitate de conducerea
superioar.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Da
Da
Da
Nu
Da
Da
Nu
Nu
Nu
Nu
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
15
Nr.
crt.
22.
23.
NTREBAREA
de date colectate?
Informaiile gestionate sunt utilizate
eficient?
Care sunt direciile de dezvoltare de
la nivelul Direciei comunicare?
Auditori interni,
Popescu George
Ionescu Corneliu
DA
NU
COMENTARII
Supervizat,
Slvescu Dana
16
Compartiment Audit
PREGTIREA MISIUNII
Public Intern
Colectarea i prelucrarea informaiilor
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 05.02.2014
STUDIU PRELIMINAR
Direcia comunicare cu cele dou servicii i un compartiment: Serviciul de relaii publice i relaii
cu mass-media, Serviciul de informaii publice, relaii cu publicul i transparen decizional i
Compartimentul pentru soluionare petiii are rolul de a realiza obiectivele generale ale organizaiei,
urmrind, prin eficientizarea comunicrii entitii publice, realizarea i promovarea cadrului de lucru
comunicaional.
Serviciul de relaii publice i relaii cu mass-media are urmtoarele atribuii:
a) asigur elaborarea i implementarea strategiei de comunicare a entitii publice, n
cooperare cu factorii implicai, precum i realizarea i promovarea cadrului de lucru comunicaional;
b) particip la realizarea i ntreinerea unei imagini unitare i stabilirea de relaii favorabile
cu celelalte instituii;
c) asigur comunicarea permanent i propune msuri de mbuntire ntre toate structurile
entitii;
d) organizeaz evenimente i aciuni specifice de relaii publice;
e) asigur aplicarea regulilor de comunicare pentru transmiterea mesajului public;
f) asigur accesul mass-media la informaiile cu caracter public;
g) gestioneaz situaiile de criz comunicaional i reacie rapid;
h) asigur instruirea personalului pe principii de eficien, eficacitate i economicitate.
Serviciul de informaii publice, relaii cu publicul i transparen decizional are urmtoarele
atribuii:
a) asigur publicarea anual a buletinului informativ cu informaiile din oficiu;
b) asigur actualizarea anual a situaiei documentelor de interes public produse i gestionate
de entitatea public;
c) asigur optimizarea structurii paginii de internet a entitii publice i publicarea i
actualizarea informaiilor de interes public.
Compartimentul pentru soluionare petiii are urmtoarele atribuii:
a) primete i nregistreaz petiiile;
b) asigur redactarea i comunicarea rspunsului la petiii, potrivit rezoluiei conducerii
entitii publice;
c) asigur transmiterea la alte entiti a petiiilor primite care conin probleme i aspecte care
nu intr n atribuiile entitii;
d) ntocmete rapoartele de activitate privind soluionarea petiiilor.
Caracteristicile Direciei comunicare se evideniaz prin faptul c fiecare subdiviziune
organizatoric este specializat n efectuarea unor activiti complexe i convergente.
Direcia comunicare este dimensionat la un numr de 20 posturi (3 posturi de conducere i 17
posturi de execuie) care sunt ocupate n totalitate. Din cele 20 posturi, 16 sunt ocupate de personal cu
studii superioare i patru posturi, respectiv cte dou la fiecare serviciu, de personal cu studii medii.
n concluzie, organizarea actual a Direciei comunicare permite realizarea activitilor
specifice. Analiza modului de repartizare a activitilor la nivel de direcie pune n eviden faptul c
toate activitile identificate sunt repartizate, asigurndu-se o delimitare clar a acestora pe servicii,
evitnd suprapunerile de activiti sau activiti redundante.
Principalele reglementri utilizate ca refereniale n cadrul acestei misiuni de audit, se refer la:
18
Data: 07.02.2014
22
optime activitilor de
comunicare?
Activitatea
de
comunicare
asigur
mbuntir
ea imaginii
entitii
publice?
Evenimentele i
activitile entitii sunt
prezentate n propria
revist?
Sunt elaborate
metodologii privind
activitatea de
comunicare?
Sunt ncheiate relaii
contractuale cu agenii de
pres pentru asigurarea
fluxurilor informaionale?
Campaniile tematice
respect politica entitii?
23
cu
prevederile
legale privind
liberul acces
la informaii
de interes
public?
Derularea
activitilor
se face n
conformitate
cu
prevederile
legale privind
soluionarea
petiiilor?
Este asigurat
corespunztor
nregistrarea i
repartizarea petiiilor?
Soluionarea petiiilor
respect termenele
legale?
Se nregistreaz reveniri
la petiii in cazul
solicitanilor nemulumii
de rspunsurile primite?
Se elaboreaz anual un
raport privind activitatea
de soluionare a petiiilor?
Auditori interni,
Popescu George
Ionescu Corneliu
Supervizat,
Slvescu Dana
transmitere a rspunsurilor.
Pentru implementarea corect a obiectivelor specifice este necesar ca exprimarea acestora s se
fac n termeni de rezultate. Un obiectiv specific trebuie s conduc la realizarea obiectivului general i
difer de acesta, prin aceea c vizeaz rezultate concrete.
Pentru a putea fi realizate, obiectivele specifice trebuie s fie n concordan cu atribuiile
Serviciului Formare Profesional, repartizate n interiorul serviciului, cuantificabile, abordabile,
realiste i ncadrate n timp, astfel nct s rspund pachetului de cerine SMART, respectiv:
Specific
Obiectivul indic exact ceea ce se dorete a se obine
Msurabil
Obiectivul poate fi cuantificat, fie cantitativ, fie calitativ
Accesibil
Obiectivul poate fi atins
Realist
Obiectivul contribuie la impactul prevzut de proiect
Raportat la timp
Obiectivul conine perioada pn la care este prevzut a se realiza
Analiza obiectivelor s-a realizat cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor, care este
prezentat n continuare.
Compartiment Audit
PREGTIREA MISIUNII
Public Intern
Colectarea i prelucrarea informaiilor
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 07.02.2014
EVALUAREA OBIECTIVELOR
OBIECTIVE
Specific
Obiectiv 1. Asigurarea unui nivel
calitativ ridicat al comunicrii
organizaionale ntre structurile
funcionale ale entiti, precum i
ntre acestea i tere persoane sau
organisme externe cu care
entitatea public intr n contact
Evaluare general
Obiectiv redefinit de conducerea
entitii i agreat cu auditorii interni
din punct de vedere al cerinelor
SMART
Obiectiv 2. mbuntirea
relaiilor de comunicare cu massmedia i a relaiilor de lucru cu
persoanele fizice
Evaluare general
Obiectiv redefinit de conducerea
entitii i agreat cu auditorii interni
din punct de vedere al cerinelor
SMART
EVALUARE
Msurabil
Realizabil
Da
Da
Da
Realist
Limitat n
timp
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
25
Obiectiv 3. Organizarea i
desfurarea planificat a
activitilor privind accesul la
informaiile de interes public i
transparen decizional
Evaluare general
Obiectiv redefinit de conducerea
entitii i agreat cu auditorii interni
din punct de vedere al cerinelor
SMART
Obiectiv 4. Creterea gradului de
analiz i soluionare a petiiilor
primite i reducerea timpului de
transmitere a rspunsurilor
Evaluare general
Obiectiv redefinit de conducerea
entitii i agreat cu auditorii interni
din punct de vedere al cerinelor
SMART
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Auditori interni,
Popescu George
Ionescu Corneliu
Supervizat,
Slvescu Dana
Prin analiza obiectivelor specifice stabilite s-a urmrit ca acestea s fie clar definite, respectiv
s fie suficiente pentru a comunica o cerin clar, s existe o modalitate explicit de a evalua dac
activitatea desfurat pentru atingerea lor are succes, s fie realizabile, s fie compatibile cu alte
obiective i relevante pentru rezultatele dorite (realiste) i limitate n timp.
4. ANALIZA INDICATORILOR DE PERFORMAN
Pentru a formula o opinie cu privire la posibilitatea de realizare a criteriilor de performan
stabilite de entitate pentru realizarea obiectivelor, auditorii interni evalueaz indicatorii de
performan stabilii de conducere i ataai obiectivelor specifice.
Pentru evaluarea indicatorilor de performan au fost utilizate 7 criterii de evaluare care sunt
reflectate n documentul Evaluarea indicatorilor, prezentat n continuare.
Compartiment Audit
PREGTIREA MISIUNII
Public Intern
Colectare i prelucrarea informaiilor
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 07.02.2014
EVALUAREA INDICATORILOR
Criterii de evaluare
Obiectiv 1: Asigurarea unui
nivel calitativ ridicat al
comunicrii organizaionale
Indicator 1.1.
Indicator 1.2.
Indicator 1.3.
-
Elaborarea unei
strategii pe termen
Gradul de respectare,
corespunztor
26
strategiei, a msurilor
anuale de informare 100%
Da
Da
Da
Da
Da
Axat pe cantitate i
timp
Raportare la timp
Este necesar
clarificarea elementului
calitate i cost.
Parial adecvat
trebuie analizat
creterea calitii
aciunilor raportat la
cost
Da
Da
Da
Da
Da
Axat pe timp,
cantitate, calitate i
cost.
Este necesar
clarificarea
elementelor de cost.
Adecvat .
Evaluarea general a
indicatorilor sau instrumentelor
de msur luate ca ntreg
Propuneri de msuri/indicatori
noi sau alternative
Criterii de evaluare
Obiectiv 2: mbuntirea
relaiilor de comunicare cu
mass-media i a relaiilor de
lucru cu persoanele fizice
Criterii de evaluare
Nu este cazul.
Indicator 2.1.
Nu este cazul.
Indicator 2.2.
Reducerea cu 5% a
costurilor privind
informarea, fa de
perioada anterioar,
n condiiile pstrrii
standardelor de
calitate a acesteia.
Indicator 2.3.
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Adecvat.
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Adecvat.
Planul anual
privind derularea
activitilor de
comunicare realizat
fr modificri n
timpul anului
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Adecvat.
Nu este cazul.
Nu este cazul.
Nu este cazul.
Indicator 3.1.
Indicator 3.2.
Indicator 3.3.
27
Obiectiv 3: Organizarea i
desfurarea planificat a
activitilor privind accesul la
informaiile de interes public i
transparen decizional
Relevant pentru obiective
Definit clar i fr ambiguiti
Uor de neles i de folosit
Comparabil
Verificabil
Acoper toate variabilele de
cantitate, calitate, cost, durat
Raportare la timp
Evaluarea general a
indicatorilor sau instrumentelor
de msur luate ca ntreg
Propuneri de msuri/indicatori
noi sau alternative
Criterii de evaluare
Obiectiv 4: Creterea
gradului de analiz i
soluionare a petiiilor
primite i reducerea timpului
de transmitere a
rspunsurilor
Relevant pentru obiective
Definit clar i fr ambiguiti
Uor de neles i de folosit
Comparabil
Verificabil
Acoper toate variabilele de
cantitate, calitate, cost,
durat
Raportare la timp
Evaluarea general a
indicatorilor sau
instrumentelor de msur
luate ca ntreg
Propuneri de
msuri/indicatori noi sau
alternative
Auditori interni,
Popescu George
Ionescu Corneliu
Gradul de analiz a
propunerilor primite
(100%)
Numrul mediu de
dezbateri publice
organizate
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Adecvat.
Da
Adecvat.
Da
Adecvat.
Nu este cazul.
Nu este cazul.
Nu este cazul.
Indicator 4.1.
Indicator 4.2.
Indicator 4.3.
Indicator 4.4.
Numrul mediu
de zile de
rspuns pentru
o petiie
(reducere cu 10
zile)
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Gradul de
respectare a
termenului de
soluionare a
petiiilor
100%
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Adecvat.
Da
Adecvat.
Da
Adecvat.
Gradul de
rspuns la
petiiile primite
100%.
Nu este cazul.
Nu este cazul.
Nu e cazul.
Ponderea
petiiilor revenite
pentru clarificri
(sub 5%).
Supervizat,
Slvescu Dana
Compartiment Audit
PREGTIREA MISIUNII
Public Intern
Colectarea i prelucrarea informaiilor
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 07.02.2014
Surse de date
existente
Criterii stabilite
pentru evaluarea
surselor de date
Rezultatele
evalurii surselor
de date
Aprecierea
global a
suficienei
surselor de date
utilizate
Elaborarea unei
strategii pe
termen scurt,
mediu i lung
privind
activitatea de
comunicare
Politica entitii
publice n
domeniul
comunicrii.
Strategia entitii
publice n
domeniul
comunicrii.
Indicatorul, dei
realizat, nu rspunde
scopului pentru care
se elaboreaz acest
document.
Informaiile cuprinse
nu asigur o
programare eficient
i eficace la termen a
Strategia elaborat
nu este de maxim
utilitate.
Informaii
insuficiente.
29
Planul anual
privind derularea
activitilor de
comunicare
realizat fr
modificri n
timpul anului
Gradul de
analiz a
propunerilor
primite (100%)
Gradul de
respectare,
corespunztor
strategiei, a
msurilor anuale
de informare 100%
Gradul n care
planul
iniial/actualizat
este realizat
(100%)
Existena unui
plan anual de
derulare a
activitilor de
comunicare
Numrul mediu
de dezbateri
publice
organizate
activitii de formare
profesional.
Indicatorul este
imposibil de realizat
Informaii
insuficiente.
.
Nu este asigurat
corespondena dintre
aciunile derulate i
evenimentul final.
Valoarea
indicatorului este
maxim, dar
planurile anuale
privind activitatea
de comunicare nu
rspund n
totalitate scopului
dorit, rezultnd o
slab eficacitate.
Planuri anuale
privind activitatea de
comunicare pentru
anii auditai, aprobate
Realizarea acestui
indicator
corespunde
scopului definit
dorit.
Planurile anuale
corespund unui
an calendaristic.
Aciuni de
comunicare, strict
necesare, necuprinse
n plan n intervalul
de timp potrivit
Centralizatorul
propunerilor,
sugestiilor i
opiniilor.
Proceseleverbale ale
dezbaterilor
publice
organizate.
Planurile
anuale/trimestrial
e actualizate.
Proceseleverbale ale
dezbaterilor
publice
organizate.
Procent bun de
realizare a acestui
indicator, n cretere
pe parcursul anilor
auditai
Realizarea acestui
indicator nu
coincide cu
asigurarea
comunicrii i
implicit atingerea
obiectivelor
entitii publice.
n condiiile unei
planificri optime,
procentul de
realizare a acestui
indicator de 90%
este un punct tare.
Asigurarea termenelor
planificate privind
dezbaterile publice.
Testarea modului de
organizare a dezbaterilor.
Procent bun de
realizare a acestui
indicator.
Realizarea acestui
indicator asigur
promovarea n
termen a unui act
normativ.
30
Numr mediu
lunar de accesri
privind
informaiile de
interes public
Informaiile
furnizate de
compartimentul
IT, care
monitorizeaz
acest proces.
Existena i asigurarea
actualizrii paginii
informatice privind
informaiile de interes
public.
Sunt nregistrate
accesri suficiente ale
paginii informatice
privind informaiile
de interes public.
Gradul de
rspuns la
petiiile primite
100%.
Informaiile
nregistrate n
Registrul
intrri/ieiri de la
nivelul
Serviciului
soluionare
petiii
Informaiile
nregistrate n
Registrul
intrri/ieiri de la
nivelul
Serviciului
soluionare
petiii
Informaiile
nregistrate n
Registrul
intrri/ieiri de la
nivelul
Serviciului
soluionare
petiii
Exist diferene
datorate petiiilor
nesoluionate sau
clasate.
Exist depiri de
termen.
Un indicator care
folosit de sine
stttor nu ofer
informaii complete
privind calitatea
activitii de
soluionare petiii.
Exist o reducere de
3 zile n medie.
Un indicator care
folosit de sine
stttor nu ofer
informaii complete
privind calitatea
activitii de
soluionare petiii.
Gradul de
respectare a
termenului de
soluionare a
petiiilor 100%
Numrul mediu
de zile de rspuns
pentru o petiie
(reducere cu 10
zile)
Auditori interni,
Popescu George,
Ionescu Corneliu
n condiiile
asigurrii
actualizrii
procentul de
realizare a
indicatorului este
bun.
Un indicator care
folosit independent
nu indic
informaii complete
privind activitatea
de soluionare
petiii.
Supervizat,
Slvescu Dana
Data: 07.02.2014
Obiective
Aciunile de
Activiti/Aciiuni
A.1. Evaluarea modului de organizare i funcionare a
Observaii
31
B.
comunicare stabilite i
realizate asigur un
nivel ridicat de calitate
i transparen n
realizarea obiectivelor
Aciunile de
comunicare stabilite i
realizate asigur
publicului un grad
ridicat de satisfacie
activitilor comunicaionale.
A.2. mbuntirea imaginii entitii publice asigurat
prin activitatea de comunicare.
Auditori interni,
Popescu George
Ionescu Corneliu
Supervizat,
Slvescu Dana
Compartiment Audit
PREGTIREA MISIUNII
Public Intern
Colectarea i prelucrarea informaiilor
Domeniu/activitatea evaluat: Comunicare organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 07.02.2014
Supervizat,
Slvescu Dana
Not:
Studiul preliminar are rolul, ca pe baza cunoaterii i nelegerii domeniului auditabil, s
se poat stabili i defini ntrebrile principale pe care se va axa i realiza misiunea de audit al
performanei i de a stabili criteriile de audit bazate pe economicitate, eficien i eficacitate.
Structura documentului elaborat, nu este una rigid, aceasta putnd fi dezvoltat n
funcie de complexitatea domeniului n care urmeaz a se realiza misiunea de audit al
performanei.
De regul, Studiul preliminar este bine s cuprind componente legate de prezentarea
domeniului activitii auditate, cadrul de reglementare, obiectivele generale i specifice ale
activitii auditabile i o analiz critic sau comparativ cu standardele de reglementare n
domeniu.
n baza acestei documentaii, se stabilesc ntrebrile generale la care trebuie s rspund
studiul efectuat i se formuleaz obiectivele misiunii de audit public intern structurate pe cei 3E.
Auditorul intern urmrete s gseasc i s evalueze caracterul adecvat, corectitudinea,
utilitatea i eficiena datelor/informaiilor utilizate de conducere n scopul monitorizrii
instrumentelor de msurare/indicatorilor de performan. Auditorul intern trebuie s evalueze ce
informaii exist, cum sunt acestea folosite, cum testeaz conducerea acurateea i
completitudinea informaiilor. Auditorul intern evalueaz n ce msur informaiile sunt
suficiente, utile, fiabile, complete i furnizate n timp util pentru fiecare instrument/indicator al
performanei.
33
Compartiment Audit
PREGTIREA MISIUNII
Public Intern
Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 08.02.2014
Obiective
Aciunile de
comunicare
stabilite i
realizate
asigur un
nivel ridicat de
calitate i
transparen n
realizarea
obiectivelor
Activiti/Aci
uni
Evaluarea
modului de
organizare i
funcionare a
activitilor
comunicaional
e.
mbuntirea
imaginii
entitii publice
asigurat prin
activitatea de
comunicare
Riscuri identificate
Punctaj
total
6
Ierarhizarea
riscurilor
2
2
Ridicat
Ridicat
Mic
Mic
Mic
Mic
Mic
Ridicat
Ridicat
Ridicat
34
Nr.
crt.
2.
Obiective
Aciunile de
comunicare
stabilite i
realizate
asigur
publicului un
grad ridicat de
satisfacie
Activiti/Aci
uni
Transparena
decizional
asigurat n
condiii de
performan
Liberul acces la
informaii de
interes public
asigurat n
condiii de
performan
Asigurarea
performanei n
derularea
activitilor
privind
soluionarea
petiiilor
Punctaj
total
2
Mic
Mic
Mic
Mic
Mic
Mic
Riscuri identificate
Auditori interni,
Popescu George/Ionescu Corneliu
Ierarhizarea
riscurilor
Mic
Ridicat
2
Ridicat
Ridicat
Ridicat
Supervizat,
Slvescu Dana
35
Not:
Mare
(3)
Medie
(2)
Mic
(1)
PROBABILITATE
Stabilirea criteriilor de analiz a riscurilor - sunt reprezentate de impactul i probabilitatea de manifestare a riscului, fiind evaluate pe o scal cu trei niveluri,
astfel:
S-R
(3)
M-R
(6)
R-R
(9)
S-M
(2)
M-M
(4)
R-M
(6)
S-S
(1)
M-S
(2)
R-S
(3)
Sczut
(1)
IMPACT
Moderat
(2)
Ridicat
(3)
Ridicat
Mediu
Mic
36
Compartiment Audit
PREGTIREA MISIUNII
Public Intern
Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern
Domeniu/activitatea evaluat: Comunicare organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 08.02.2014
37
NTREBRI FORMULATE
DA NU OBSERVAII
2.6. Activitatea de comunicare se bazeaz pe contracte cu agenii de X
pres?
2.7. Pentru ntocmirea revistei presei se utilizeaz informaii furnizate de X
agenii de pres?
2.8. Sunt organizate conferine de pres pentru fiecare activitate sau X
eveniment important din entitate?
2.9. n ordinele de zi ale conferinelor de pres este reflectat politica X
entitii?
2.10. Materialul publicitar pentru mbuntirea imaginii entitii publice X
i cunoaterea imaginii acesteia este suficient?
38
NTREBRI FORMULATE
DA NU OBSERVAII
3.3. Revenirea petiionarului cu o nou petiei este nregistrat separat n X
Registrul de eviden?
3.4. Este elaborat un raport anual care s cuprind numrul total al X
petiiilor intrate n entitatea public?
.
Auditori interni,
Popescu George
Ionescu Corneliu
Supervizor,
Slvescu Dana
39
Compartiment Audit
PREGTIREA MISIUNII
Public Intern
Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 08.02.2014
Ierarhiza
Instrumente de control ateptate
Instrumente de
Evaluare iniial
rea
control existente
a controlului
riscurilor
intern
Obiectiv: Aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur un nivel ridicat de calitate i transparen n realizarea obiectivelor
Evaluarea
modului de
organizare i
funcionare a
activitilor
comunicaion
ale.
Riscuri identificate
Derularea activitii de
comunicare n mod
neplanificat
Ridicat
Ridicat
Analiza in paralel a
obiectivelor definite, de
la cele strategice pana la
cele individuale, pentru
asigurarea activitii de
comunicare ctre i
dinspre structurile
entitii i persoanele
juridice i fizice externe.
Selectare
n
auditare
Parial conform
Da
Neconform
Da
Parial conform
Da
Planul anual de
comunicare este elaborat
i aprobat.
40
Activiti/
aciuni
Riscuri identificate
Ierarhiza
rea
riscurilor
desfurarea activitii de
comunicare
Aciunile de comunicare
sunt determinate incorect n
raport cu obiectivele
entitii i cele individuale
Ridicat
Ridicat
Instrumente de
control existente
Evaluare iniial
a controlului
intern
Selectare
n
auditare
Neconform
Da
Parial conform
Da
Conform
Nu
Fondurile necesare
activitii de comunicare
sunt cuprinse n buget.
Cheltuielile cu aciunile
de comunicare s-au
ncadrat n bugetul
aprobat.
Este realizat ntreg
suportul de susinere a
aciunilor de comunicare.
Aciunile de comunicare
i suportul de susinere au
aprobrile conducerii.
Revista proprie entitii
se redacteaz trimestrial
i se distribuie in entitate.
Cuprinsul revistelor
prezint ntotdeauna un
41
Activiti/
aciuni
Riscuri identificate
Ierarhiza
rea
riscurilor
activitatea de
comunicare
Activitatea de comunicare
nu se desfoar dup
metodologii prestabilite
Fluxurile informaionale nu
sunt asigurate de agenii de
pres sigure
Mic
Mic
Instrumente de
control existente
capitol distinct cu
evenimentele din entitate.
Procedurile operaionale
sunt formalizate, aprobate
i cunoscute de salariai.
Manualul de identitate
vizual a fost distribuit
ctre toate structurile din
entitatea public.
Contracte cu agenii de
pres n derulare.
Ordinele de zi ale
conferinelor de pres.
Minutele conferinelor de
pres.
Material publicitar
elaborat.
Evaluare iniial
a controlului
intern
Selectare
n
auditare
Parial conform
Nu
Neconform
Da
Conform
Nu
Parial conform
Nu
Conform
Nu
42
Activiti/
aciuni
Riscuri identificate
Ierarhiza
rea
riscurilor
Instrumente de
control existente
Evaluare iniial
a controlului
intern
Selectare
n
auditare
Existena arhivei cu
proiectele de acte
normative publicate
electronic naintea
susinerii dezbaterilor
publice
Existena formalizat a
minutelor dezbaterilor
publice.
Existena formalizat a
minutelor dezbaterilor
publice.
Parial conform
Nu
Neconform
Da
Buletine informative
actualizate anual.
Conform
Neconform
corespunztor amplasate
Informaii sumare,
irelevante pentru public
privind elaborarea de
proiecte de acte normative.
Dezbaterile publice nu
constituie modalitatea de
analiz a propunerilor,
opiniilor i sugestiilor
publicului
Liberul acces
la informaii
de interes
public
asigurat n
condiii de
performan
Inexistena la nivelul i
pentru entitatea public a
unui Buletin informativ de
activitate
Inexistena unui Raport de
activitate al entitii
publice, pentru informarea
oficial, public, a
realizrilor acesteia
Mic
Nu
Mic
Mic
Da
43
Activiti/
aciuni
Asigurarea
performanei
n derularea
activitilor
privind
soluionarea
petiiilor
Riscuri identificate
Ierarhiza
rea
riscurilor
Rspunsuri repetate/
nejustificate la petiii i fr
competen legal
Necunoaterea situaiei
anuale a activitii de
soluionare a petiiilor de la
nivelul entitii publice
Instrumente de
control existente
Materiale de informare
suficiente i relevante
intr-un spaiu
corespunztor consultrii
acestora.
-
Mic
Evaluare iniial
a controlului
intern
Selectare
n
auditare
Parial conform
Nu
Neconform
Nu
Mic
Ridicat
Depirea, n detrimentul
petentului, a termenului de
rspuns la solicitrile
acestuia
Ridicat
Ridicat
Ridicat
Parial conform
Da
Conform
Da
Parial conform
Da
Neconform
Da
44
Auditori interni,
Supervizat,
Obiective
Aciunile de
comunicare stabilite i
realizate asigur un
nivel ridicat de calitate
i transparen n
realizarea obiectivelor
Activiti/Aciuni
Riscuri identificate
45
Compartiment Audit
PREGTIREA MISIUNII
Public Intern
Elaborarea Programului misiunii de audit public intern
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 10.02.2014
Activiti/
aciuni
Tipul testrii
Analiza
Evaluarea
Verificarea
Chestionar
Durata (h)
Persoane implicate
Locul
desfurrii
226
64
2
2
SD
SD, PG, IC
SAI
SAI
SD, PG, IC
SAI
4
8
24
8
8
4
SAI
SAI
SD, PG, IC
SD, PG, IC
SD, PG, IC
SAI
SAI
SAI
SD, PG, SI
SP
130
36
46
calitatea i
transparen n
realizarea
obiectivelor
mbuntirea
comunicrii cu
ceteanul prin
desfurarea
activitilor
specifice
Analiza
Evaluarea
Verificarea
Chestionar
Analiza
20
SD, PG, SI
SP
26
SD, IC, SI
SP
SAI
Evaluarea
Analiza
Evaluarea
15
SD, IC, SI
SP
SAI
Analiza
Evaluarea
Verificarea
-
15
SD, IC, SI
SP
SAI
SD, PG, IC
SAI
SAI, SP
4
30
20
SD, PG, IC
SAI
SD, PG, IC
SAI
4
2
SAI, SP
SAI
SD, PG, IC
SAI
2
2
SD, PG, IC
SAI
Supervizat,
Aprobat,
Slvescu Dana
47
Compartiment Audit
INTERVENIA LA FAA LOCULUI
Public Intern
Colectarea i analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 17.02.2014
Descrierea
testului
Constatri
48
Ponderea (%)
DA
80
40
50
30
20
20
60
30
40
10
10
20
20
10
80
NU
20
60
50
70
80
80
40
70
60
90
90
80
80
90
20
Interpretarea rezultatelor
Dei, un procent mare din cei chestionai au informaii privind obligativitatea
certificrii lor informatice, mult mai puini au fost cei interesai s cunoasc i condiiile
49
Concluzii
Supervizat,
50
Compartiment Audit
INTERVENIA LA FAA LOCULUI
Public Intern
Colectarea i analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 17.02.2014
Chestionar utilizat:
Entitatea Public
Compartiment Audit Intern
Direcia Comunicare
51
CHESTIONAR DE EVALUARE
A EFICIENEI ACIUNII DE PROMOVARE I PUBLICITATE A PROIECTULUI
V rugm s rezervai cteva momente pentru completarea acestor chestionare privind evaluarea
eficienei aciunii de promovare i publicitate a proiectului european privind instruirea funcionarilor
publici n vederea obinerii de ctre acetia a permisului ECDL. ntreaga chestionare va dura aprox. 20 de
minute.
1) Funcionarii publici trebuie s fie certificai din punct de vedere informatic, respectiv s posede
permisul ECDL (Licena european de operare pe computer). Avei informaii privind aceast informaie?
DA
NU
2) Dac da, cunoatei condiiile (termen, module de absolvit, etc.) obinerii permisului ECDL?
DA
NU
3) La nivelul entitii publice, este n faza de implementare un proiect pentru instruirea informatic i
simularea certificrii. Avei informaii despre acesta?
DA
NU
4) La nivelul entitii publice n care v desfurai activitatea au fost distribuite materiale publicitare
(fluturai, brouri, pliante, afie, etc.) pentru promovarea acestui proiect?
DA
NU
5) Dac da, considerai suficient de motivant mesajul pe care l transmit materialele publicitare aferente
proiectului?
DA
NU
6) Avei cunotin dac publicitatea fcut proiectului a avut efect i asupra celorlali colegi, poteniali
beneficiari ai proiectului?
DA
NU
7) Ai primit informaii legate de proiect i pe adresa electronic de serviciu, proprie?
DA
NU
8) Avei cunotin de crearea unei adrese electronice unice pentru o coresponden rapid i eficient cu
responsabilii de proiect?
DA
NU
9) Avei cunotin de acest proiect prin adrese repetate de informare din partea structurii de comunicare
din cadrul entitii publice proprii?
DA
NU
10) Avei cunotin de acest proiect prin adrese repetate de informare din partea structurii de pregtire
profesional din cadrul entitii publice proprii?
DA
NU
11) Avantajele prezentate prin toate cile de comunicare au fost determinante n a opta pentru aceast
variant de instruire n informatic?
DA
NU
52
12. n entitatea public n care v desfurai activitatea exist deja n funciune echipamentele
informatice necesare implementrii proiectului?
DA
NU
13) Dac da, ai accesat aplicaia?
DA
NU
14) Dac da, ai susinut simularea modulelor?
DA
NU
15) Dac da, considerai c pregtirea on-line, asigurat prin acest proiect, ar fi putut asigura pregtirea
teoretic i practic suficiente absolvirii modulelor necesare obinerii permisului ECDL?
DA
NU
V mulumim pentru colaborare i timpul acordat
Data:
Numele i prenumele
Funcia
Semntura:
53
Compartiment Audit
INTERVENIA LA FAA LOCULUI
Public Intern
Colectarea i analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 17.02.2014
Problema
Constatare
Cauz
Consecin
Recomandare
54
Auditorii interni,
Popescu George/
Ionescu Corneliu
Supervizorul
Slvescu Dana
Reprezentantul structurii
auditate
Stnescu Ioana
55
Compartiment Audit
INTERVENIA LA FAA LOCULUI
Public Intern
Colectarea i analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 17.02.2014
Constatri
56
Concluzii
echipa de audit intern a solicitat de la toate structurile din entitate o situaie a rspunsurilor
transmise la petiii intrate prin Direcia comunicare i direct de la petiionar. n medie un
procent de 25% din petiii intrate la o structur de specialitate din entitatea public vin
direct de la petiionari i nu ies prin Direcia comunicare.
g) referitor la indicatorul numrul petiiilor soluionate telefonic, raportat la numrul
solicitrilor telefonice, 80%, diferena de procent este dat de solicitrile care nu se puteau
rezolva prin telefon, fiind necesar completarea unor documente / primirea unui rspuns
oficial la o solicitare scris / deplasarea petiionarului la sediul entitii.
h) corelnd cu reducerea numrului petiiilor nregistrate n cei doi ani auditai,
considerm ca suficient de multe accesri externe, 200, i concluzionm c speele i
soluionrile aferente, cuprinse n baza de date sunt satisfctoare multor ntrebri ale
potenialilor petiionari. Puin i ineficient utilizat a fost baza de date de chiar salariaii
Serviciului soluionare petiii.
i) indicatorul gradul de conformitate al cererilor de primire n audien nregistrate a
fost de 80 %. Au fost acceptate, nregistrate i primite n audien persoane care nu
precizaser n cerere cu exactitate problema i stadiul de soluionare al acesteia.
Nu a fost promovat corespunztor procedura de sistem privind soluionarea petiiilor.
Este afectat calitatea activitii de comunicare a direciei, cu repercusiuni asupra calitii
rspunsurilor ctre petiionari.
Slab eficien i eficacitate a activitii de soluionare a petiiilor n entitate.
Auditori interni,
Supervizat,
57
Data: 17.02.2014
Direcionate de
la Direcia
Comunicare
0
1.
1
-
2
Da
25.
Da
Da
..
87.
.
Da
200.
.
300.
la structura
de specialitate
Decizie corect
privind
transmiterea
ctre structura X
Data transmiterii
rspunsului structurii
X ctre Direcia
Comunicare
4
06.02. 2013
5
Da
6
23.02.2013
07.03. 2013
..
Da
19.03.2013
.
-
3
03.02.
2013
..
05.03.
2013
10.04. 2013
....
-
.
Nu
..
Da ctre 5
structuri
..
13.09.
2013
.
15.09. 2013 ctre 5
structuri
.
Da
..
Da
.
27.11.
2013
.
28.11. 2013
.
Da
..
1 30.09.2013
2 01.10.2013
3 17.10.2013
4 18.10.2013
5 03.10.2013
10.12.2013
7
25.02.
2013
..
20.03.
2013
Nu
Conformitatea adresei de
rspuns
Ctre
Ctre
Direcia
petiionar
Comunicare
8
-
9
Da
10
-
..
19.03. 2013
..
Da
..
Da/ vezi obs.
.
08.05. 2013
.
Nu
..
Nu/ vezi obs.
.
12.10.
2013
..
-
..
Nu / vezi
obs.
.
Nu / vezi obs.
12.12.
2013
..
-
.
Da
Da
58
Nr.
crt.
Petiii
conexate
0
1.
12
-
13
-
14
1
15
Depunerea documentelor
necesare, solicitate n
rspunsul la adresa iniial
..
25.
..
Nu
.
-
.
-
..
-
87.
..
..
200.
300.
11
Posibilitate de clasare
Petiii identice
Petiii
de la acelai
anonime
petiionar
Numr de
reveniri
Obs.
Revenire
telefonic
Revenire
prin
audien
17
-
18
-
19
-
..
-
16
Adresa
transmitere
documente
solicitate
..
-
.
-
.
-
..
..
..
.
Trebuia s plece un singur
rspuns de la DC cu referire i
la petiia transmis la structura
de specialitate.
Rspunsul trebuia transmis prin
DC
.
Rspuns incomplet.
Da
Da
Da
.
-
..
-
..
-
.
-
.
-
59
Data: 17.02.2014
Nivel de realizare a
indicatorilor stabilii de
auditai i completai de
auditori
90%
90%
100%
75%
90%
100%
80%
20%
60
100%
100%
0
200
50
61
Compartiment Audit
INTERVENIA LA FAA LOCULUI
Public Intern
Colectarea i analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 17.02.2014
ntrebri
Rspunsuri
crt.
1.
2.
3.
Coordonai activitatea
Compartimentului soluionare
petiii?
De cnd?
Exist elaborat o procedur de
sistem cu referire la gestionarea
petiiilor?
4.
5.
6.
62
Nr.
crt.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13
ntrebri
Dac petiia presupunea mai multe
rspunsuri aferente unor structuri
competente diferite i solicitantul nu
este mulumit de rspunsul primit,
unde va reveni? Care structur se
face responsabil de rspunsul poate
ambiguu, poate incomplet, poate
peste termenul dorit?
Dac o structur nu v rspunde sau
rspunde direct petiionarului,
rspunsul din partea dumneavoastr
va pleca fracionat? Dac
rspunsurile structurilor au pri
contradictorii, cum sunt transpuse n
rspunsul final ctre petiionar?
Monitorizai continuu circuitul
petiiilor intrate n gestiunea
compartimentului dumneavoastr.
Rspunsuri
Nu tiu rspunsul.
Nu.
63
Not:
Interviul se desfoar la structura auditat, n biroul celui ntrebat. Auditorul intern explic pe scurt
scopul interviului, condiia de confidenialitate a rspunsurilor, respectiv cine i cum va avea acces la
acestea i tehnica de derulare a acestei aciuni (format interviu, durat, modalitate de comunicare
ulterioar, posibiliti de nregistrare etc.)
n acest caz, auditorul intern a optat pentru un interviu centrat pe probleme care are la baz constatri
anterioare i rspunsurile vin s confirme rezultatele cercetrii efectuate.
Pentru interpretarea probelor de audit se utilizeaz, n practic, i tehnica - matricea datelor calitative, o
paralel ntre nivelul atins i un standard stabilit de atins.
Matricea datelor calitative realizeaz o restructurare a datelor calitative, scond n eviden informaiile
necesare studiului auditului.
64
Compartiment Audit
INTERVENIA LA FAA LOCULUI
Public Intern
Colectarea i analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 17.02.2014
P
R
O
B
E
D
E
A
U
D
I
T
Operativitate i
siguran n
gestionarea
petiiilor i
repartizarea
corect
Nu toate
structurile de
specialitate
rspund
petiionarilor
prin intermediul
Direciei
Comunicare.
Nu toate petiiile
sunt nregistrate
la nivelul
Direciei
Comunicare
Raportarea
anual privind
activitatea de
soluionare a
petiiilor nu
reflect
realitatea.
Sinteza punctelor de
vedere i
ntocmirea de
rspunsuri coerente
Crearea unui
flux unitar de
informaii n
comunicarea
extern
Rezolvarea
solicitrilor
telefonice
Derularea
activitii de
audien cu
cetenii
Crearea unei
baze de date cu
rspunsurile
transmise
petiionarilor
Rspunsurile la
petiiile complexe
cuprind numai
rspunsurile
primite n termen
de la structurile de
specialitate.
Petiiile
identice
primite de la
petiionari
diferii
primesc
aceeai
soluionare.
Petiiile
nesoluiona
te telefonic
fac obiectul
viitoarelor
audiene
sau petiii
scrise.
Toate
cererile de
primire n
audien sunt
direcionate
spre
compartimen
tele de
specialitate
din entitate.
Crearea i
dezvoltarea
bazei de date cu
rspunsurile
transmise
petiionarilor a
condus la
reducerea
numrului de
cereri de
soluionare
petiii.
S-au transmis
rspunsuri
asemntoare ca
fond, dar cu
form diferit
pentru petiii
asemntoare.
Rspunsurile la
petiiile complexe
cuprind i soluii
contradictorii
primite de la
structurile de
specialitate,
necorelate i
neclarificate la
nivelul Serviciului
Soluionare Petiii.
Nu exist
reveniri n
audien ale
aceleiai
persoane cu
aceeai
problem.
STANDARD
NIVEL
ATINS
Existena
unei
proceduri
operaionale
privind
gestionarea
petiiilor i
circuitul
acestora n
cadrul
entitii
publice.
Procedura de
lucru trebuie
cunoscut,
aplicat, total
responsabiliz
at i
permanent
Aplicarea
necorespun
ztoare a
procedurii
de lucru.
Slaba
colaborare
cu
structurile
de
specialitate
participante
la procesul
de
soluionare
a petiiilor.
Folosirea
ineficient
a bazei de
CONCLUZII
Aciune
neperforma
nt n
asigurarea
eficienei i
eficacitii
activitii de
soluionare a
petiiilor.
65
mbuntit.
date
existente
de ctre
structura de
soluionare
petiii.
66
Compartiment Audit
INTERVENIA LA FAA LOCULUI
Public Intern
Colectarea i analiza probelor de audit
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 17.02.2014
67
Cauz
Consecin
Recomandare
Supervizat
Data: 17.02.2014
10
11
Ministere
sau
instituii
Sold
nceput
lun
ntocmit
Data: 17.02.2014
1+23
Trimis
e la
uniti
subord
inate
fr
rspun
s
Pri
mit
e n
curs
ul
luni
i
Auditorii interni,
Popescu George/
Ionescu Corneliu
Supervizor
Slvescu Dana
Tot
al
de
rezo
lvat
n curs de
rezolvare
Rezolvate
Fav
orabi
l
Nef
avorabil
n
termen
Pest
e
term
en
n
ter
men
Peste
termen
Reprezentantul structurii
auditate
Stnescu Ioana
68
Compartiment Audit
INTERVENIA LA FAA LOCULUI
Public Intern
edina de nchidere
Domeniul/activitatea evaluat: Comunicarea organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 21.02.2014
Funcia
Sef serviciu
Auditor intern
Auditor intern
Director
ef serviciu
ef serviciu
Direcia/
Serviciul
SAI
SAI
SAI
Direcia comunicare
Direcia comunicare
Direcia comunicare
Nr.
tel.
Semntura
Concluzii
n cadrul edinei au fost prezentate constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost
discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost
comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate.
n cadrul edinei de nchidere structura auditat i-a nsuit n totalitate constatrile si recomandrile
formulate de echipa de auditori.
In consecinta, proiectul Raportului misiunii de audit public intern devine Raport al misiunii de audit
public intern final care va fi pregtit pentru aprobare i transmitere structurii auditate.
69
Entitatea Public
Compartimentul de Audit Public Intern
MBUNTIREA CALITII
COMUNICRII ORGANIZAIONALE
Bucureti,
2014
70
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formata din :
Popescu George - auditor intern, coordonator al misiunii;
Ionescu Corneliu auditor intern.
Ordinul de efectuare a misiunii - Ordinul de serviciu nr. 77867 data 15.01.2014
Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pentru anul 2014, aprobat de conducerea instituiei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
- HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit
public intern;
Durata aciunii de auditare: 03.02. 28.02.2014.
Perioada supus auditrii: 2011 2013.
Scopul misiunii de audit public intern este de a evalua modul n care entitatea i-a organizat
activitatea de comunicare, att n cadrul entitii, ct i n lucrul cu contribuabilul, respectiv n ceea ce
privete respectarea condiiilor de economicitate, eficacitate, eficien.
Obiectivele misiunii:
Asigurarea unui nivel calitativ al comunicrii organizaionale n scopul realizrii
obiectivelor stabilite.
mbuntirea comunicrii cu ceteanul prin desfurarea activitilor specifice.
Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern al performanei,
respectiv realizarea unei analize a activitilor desfurate n domeniul comunicrii, urmrindu-se
economicitatea, eficiena i eficacitatea acestora.
Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern s-a desfurat n conformitate cu prevederile Ghidului general
privind metodologia specific de derulare a misiunilor de audit public intern al performanei i
Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea
activitii de audit intern n cadrul entitii.
Tehnici de audit intern utilizate:
verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n
contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a
eficacitii controlului intern cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare:
- comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau
71
72
73
74
prin fonduri europene. Pregtirea asigurat prin proiect i acomodarea cu chestionarele testrilor, ca
structur i timp de rezolvare, cu siguran ar crete procentul de promovabilitate din prima sesiune a
testrii. Auditorii interni recomand derularea n paralel cu activitatea de pregtire i simulare i n
cursul anului 2012 a unei activiti de informare i publicitate excesiv.
Auditorii interni au recomandat derularea n paralel cu activitatea de pregtire i simulare i n
cursul anului 2014 a unei activiti de informare i publicitate excesiv, precum i completarea listei
de obiective specifice proiectului cu indicatori de rezultat/performan foarte bine definii i
monitorizai permanent la nivelul entitii.
2.2.
75
Total
de
rezolv
at
n curs de
rezolvare
Rezolvate
1+2-3
Trimise
la uniti
subordina
te fr
rspuns
10
11
Sold
ncep
ut
lun
Primit
e n
cursul
lunii
Ministe
re sau
institui
i
Fav
orabi
l
Nefavorabil
n
term
en
Peste
termen
n
term
en
Peste
termen
III. CONCLUZII
Raportul misiunii de audit public intern al performanei a fost ntocmit n baza Listei
ntrebrilor, a Programului misiunii de audit i a constatrilor efectuate pe perioada colectrii i
prelucrrii informaiilor i n timpul muncii pe teren. Constatrile au la baz probe de audit obinute
pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru.
Echipa de auditori interni a evaluat activitile desfurate, n cadrul procesului de informare
76
2.
Activiti auditabile
Funcional
Aciunile de comunicare stabilite i realizate
asigur un nivel ridicat de calitate i
transparen n realizarea obiectivelor
mbuntirea comunicrii cu ceteanul
prin desfurarea activitilor specifice
Apreciere
De mbuntit
Critic
X
X
Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n
domeniu i discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de
nchidere, cu privire la recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind
realiste i fezabile.
Data: 28.02.2014
Auditori interni,
Popescu George
Ionescu Corneliu
Supervizat,
Slvescu Dana
Not:
Avnd n vedere faptul c reprezentanii structurilor ale cror activiti au implicaii asupra desfurrii
n bune condiii a procesului bugetar i-au nsuit constatrile i recomandrile i nu au formulat un
punct de vedere, PROIECTUL RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL
PERFORMANEI devine RAPORTUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL
PERFORMANEI.
77
Entitatea Public
Compartimentul de Audit Public Intern
RAPORTUL
MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
MBUNTIREA CALITII
COMUNICRII ORGANIZAIONALE
Bucureti,
2014
78
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formata din :
Popescu George - auditor intern, coordonator al misiunii;
Ionescu Corneliu auditor intern.
Ordinul de efectuare a misiunii - Ordinul de serviciu nr. 77867 data 15.01.2014
Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pentru anul 2014, aprobat de conducerea instituiei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
- HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit
public intern;
Durata aciunii de auditare: 03.02. 28.02.2014.
Perioada supus auditrii: 2011 2013.
Scopul misiunii de audit public intern este de a evalua modul n care entitatea i-a organizat
activitatea de comunicare, att n cadrul entitii, ct i n lucrul cu contribuabilul, respectiv n ceea ce
privete respectarea condiiilor de economicitate, eficacitate, eficien.
Obiectivele misiunii:
Asigurarea unui nivel calitativ al comunicrii organizaionale n scopul realizrii
obiectivelor stabilite.
mbuntirea comunicrii cu ceteanul prin desfurarea activitilor specifice.
Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern al performanei,
respectiv realizarea unei analize a activitilor desfurate n domeniul comunicrii, urmrindu-se
determinarea necesitii i oportunitii mbuntirii economicitii, eficienei i eficacitii acestora.
Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern s-a desfurat n conformitate cu prevederile Ghidului general
privind metodologia specific de derulare a misiunilor de audit public intern al performanei i
Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea
activitii de audit intern n cadrul entitii.
Tehnici de audit intern utilizate:
verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n
contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a
eficacitii controlului intern cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare:
- comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau
79
80
81
82
83
Total
de
rezolv
at
n curs de
rezolvare
Rezolvate
1+2-3
Trimise
la uniti
subordina
te fr
rspuns
10
11
Sold
ncep
ut
lun
Primit
e n
cursul
lunii
Ministe
re sau
institui
i
Fav
orabi
l
Nefavorabil
n
term
en
Peste
termen
n
term
en
Peste
termen
III. CONCLUZII
Raportul misiunii de audit public intern al performanei a fost ntocmit n baza Listei
84
2.
Activiti auditabile
Funcional
Aciunile de comunicare stabilite i realizate
asigur un nivel ridicat de calitate i
transparen n realizarea obiectivelor
mbuntirea comunicrii cu ceteanul
prin desfurarea activitilor specifice
Apreciere
De mbuntit
Critic
X
X
Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n
domeniu i discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de
nchidere, cu privire la recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind
realiste i fezabile.
n consecin, apreciem c implementarea recomandrilor echipei de auditori va avea ca efect
mbuntirea economicitii, eficienei i eficacitii activitii de comunicare organizaionale.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune n vederea
implementrii recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul
implementrii acestora.
Data: 28.02.2014
Auditori interni,
Popescu George
Ionescu Corneliu
Supervizat,
Slvescu Dana
85
Entitatea public
Compartimentul de audit public intern
SINTEZA
I. INTRODUCERE
Misiunea de audit public intern al performanei privind mbuntirea calitii comunicrii
organizaionale in cadrul entitii s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002
privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 de aprobare a
Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, a Normele proprii de audit
intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea activitii de audit intern n
cadrul entitii i a Planului de audit intern pe anul 2014, i a fost realizat de:
Popescu George, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern;
Ionescu Corneliu, auditor principal.
Scopul misiunii de audit a fost de a formula recomandri, care s fie avute n vedere n procesul
de fundamentare a deciziilor managementului pentru creterea economicitii, eficienei i eficacitii
activitii de comunicare la nivelul entitii.
Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat formularea de recomandri pertinente n vederea
creterii eficacitii sistemelor de control intern instituite n procesul de comunicarea
interinstituionale i n relaia cu clientul.
n contextul obiectivului general, au fost avute n vedere urmtoarele obiective specifice:
Aciunile de comunicare stabilite i realizate asigur un nivel ridicat de calitate i
transparen n realizarea obiectivelor.
mbuntirea comunicrii cu ceteanul prin desfurarea activitilor specifice.
II. CONSTATRI I RECOMANDRI
Principalele constatri:
Problema 1:
Pentru unele obiective nu sunt prevzui, respectiv calculai indicatori/instrumente de msur a
performanei care s ating simultan variabilele de cantitate, calitate, cost i timp. Auditorii interni au
agreat cu conducerea entitii urmtorii indicatori: reducerea cu 5% a costurilor privind
86
87
Direci Comunicare i direct de la petiionar. n medie un procent de 25% din petiii intrate la o
structur de specialitate din entitatea public vin direct de la petiionari i nu ies prin Direcia
Comunicare.
Referitor la indicatorul numrul petiiilor soluionate telefonic raportat la numrul solicitrilor de
soluionri telefonice, 80%, diferena de procent este dat de solicitrile care nu se puteau rezolva
prin telefon, fiind necesar completarea unor documente/primirea unui rspuns oficial la o solicitare
scris/deplasarea petiionarului la sediul entitii. De asemenea, indicatorul gradul de conformitate al
cererilor de primire n audien nregistrate a fost de 80 %. Au fost acceptate, nregistrate i primite
n audien persoane care nu precizaser n cerere cu exactitate problema i stadiul de soluionare al
acesteia.
Principalele recomandri:
1. Derularea n paralel cu activitatea de pregtire i simulare i n cursul anului 2014 a unei
activiti de informare i publicitate excesiv, precum i completarea listei de obiective specifice
proiectului cu indicatori de rezultat/performan foarte bine definii i monitorizai permanent la
nivelul entitii
2. Elaborarea unei proceduri de sistem la nivelul entitii care s includ toate compartimentele ce
pot fi implicate n activitatea de soluionare a petiiilor, cu responsabiliti clare i stabilirea un
responsabil general care s poat urmri circuitul unui document indiferent de filiera cum intr n
entitate i cum este soluionat. Solicitarea lunar, ctre structurile din cadrul entitii publice de
prezentare a situaiei petiiilor.
III. CONCLUZII
n urma testrilor efectuate echipa de auditori apreciaz activitile desfurate n cadrul procesului de
fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
dup cum urmeaz:
Nr.
crt.
1.
2.
Activiti auditabile
Funcional
Aciunile de comunicare stabilite i realizate
asigur un nivel ridicat de calitate i
transparen n realizarea obiectivelor
mbuntirea comunicrii cu ceteanul
prin desfurarea activitilor specifice
Apreciere
De mbuntit
Critic
X
X
Data: 28.02.2014
Auditori interni,
Popescu George
Ionescu Corneliu
Supervizor,
Slvescu Dana
88
Data: 28.02.2014
Nr.
crt.
1.
2.
3.
n.
Lucrarea
Rspunsul
auditorilor
interni
Revizuirea rspunsurilor
auditorilor de ctre eful
structurii de
audit/supervizor
De acord
De acord
Chestionar
de luare la
cunotin
De acord,
criteriul a fost
luat n
consideraie n
momentul
elaborrii
documentului.
Intervenia la
faa locului
FIAP nr. 1.1
De acord,
..
De acord
De acord
89
Compartiment
URMRIREA RECOMANDRILOR
Audit Public Intern
Urmrirea recomandrilor
Domeniu/activitatea evaluat: Comunicare organizaional
Denumire misiune: mbuntirea calitii comunicrii organizaionale
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana
Data: 28.02.2014
Nr.
crt.
1.
2.
Recomandarea
Implementat
Parial
implement
at
Neimpleme
ntat
Data planificat/
Data implementrii
31.03.2014
-
31.03.2014
90