Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Modulul 4 PDF
Modulul 4 PDF
CUPRINS
2
4.2.3. Copiere, Mutare, tergere
4.2.3.1. Copierea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt
registru de calcul.
4.2.3.2. Mutarea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt
registru de calcul.
4.2.3.3. tergerea coninutului celulelor pentru o selecie de celule data
4.2.4. Cutare i nlocuire
4.2.4.1. Folosirea comenzii Find (cutare) pentru un anume coninut al unei celule
4.2.4.2. Folosirea comenzii Replace (nlocuire) pentru un anume coninut al unei
celule
4.2.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul
4.2.5.1. Inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul
4.2.5.2. Modificarea limii coloanei i nlimii rndului
4.2.5.3. tergerea rndurilor i coloanelor din foaia de calcul
4.2.6. Sortarea datelor
4.2.6.1. Sortarea datelor dup o singur coloan
4.2.6.2. Sortarea datelor dup mai multe coloane
Seciunea 3 FORMULE I FUNCII
4.3. Noiuni de baz
4.3.1. Formule aritmetice i logice
4.3.1.1. Folosirea formulelor aritmetice i logice de baz ntr-o foaie de calcul
4.3.1.2. Folosirea instrumentului de AutoFill (completare automat) pentru a copia
sau incrementa serii de date
4.3.1.3. nelegerea i folosirea referinei relative a celulei n formule sau funcii
4.3.1.4. nelegerea i folosirea referinei absolute a celulei n formule sau funcii
4.3.2. Lucrul cu funcii
4.3.2.1. Folosirea funciei Sum
4.3.2.2. Folosirea funciei Average (media aritmetic)
4.3.2.3. Recunoaterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor
Seciunea 4 ARANJAREA UNEI FOI DE CALCUL
4.4. Formatarea unei foi de calcul
4.4.1. Formatarea Celulelor
4.4.1.1. Formatarea celulelor pentru a afia diverse stiluri de numere
4.4.1.2. Formatarea celulelor pentru a afia diverse simboluri monetare
4.4.1.3. Formatarea celulelor pentru a afia numere drept procent
4.4.1.4. Formatarea celulelor pentru afiarea datei sub diverse formate
4.4.2. Formatarea textului unei celule
4.4.2.1. Schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului
4.4.2.2. Ajustarea orientrii textului ntr-o celul, sau grup de celule
4.4.3. Formatarea celulelor-grupuri de celule
4.4.3.1. Centrarea i alinierea orizontal a coninutului celulelor dintr-un grup de
celule selectat
4.4.3.2. Centrarea coninutului unei celule peste mai multe coloane
4.4.3.3. Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat
4.4.3.4. Aplicarea unor combinaii de efecte cu ajutorul funciei AutoFormat
3
4.4.4. Verificarea scrierii
4.4.4.1. Folosirea unui program de verificare a scrierii si efectuarea modificrilor
necesare (AutoCorrect)
4.4.5. Setarea documentului
4.4.5.1. Schimbarea orientrii documentului i dimensiunii paginii
4.4.5.2. Modificarea setrilor marginilor documentului
4.4.5.3. Adugarea unui antet i subsol (Header and Footer) documentului
4.4.5.4. Ajustarea setrilor documentului astfel nct s ncap pe o singur pagin
Seciunea 5 VIZIONAREA I TIPRIREA FOILOR DE CALCUL
4.5. Tiprirea foilor de calcul
4.5.1. Tiprirea foilor de calcul simple
4.5.1.1. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tiprire
4.5.1.2. Tiprirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul
4.5.1.3. Tiprirea unei seciuni a foii de calcul active sau a unei selecii de celule
predefinite
Seciunea 6 DE LA CIFRE LA ILUSTRAII ARTISTICE I GRAFICE
4.6. Obiecte, grafice i diagrame
4.6.1. Importul de obiecte
4.6.1.1. Importul obiectelor ntr-un registru de calcul: fiiere imagine, grafice, fiiere
text, etc.
4.6.1.2. Mutarea i modificarea dimensiunilor obiectului importat ntr-un registru de
calcul
4.6.2. Grafice i diagrame
4.6.2.1. Crearea graficelor de diferite tipuri
4.6.2.2. Editarea (modificarea) unui grafic
4.6.2.3. Mutarea, redimensionarea i tergerea graficelor (diagramelor)
4
MODULUL 4
Calcul tabelar utiliznd programul Excel curs ECDL
Scopul Modulului
Calculul tabelar solicit din partea candidatului nelegerea noiunilor de baz privind
folosirea foilor de calcul tabelar i demonstrarea abilitii de a folosi o aplicaie de
calcul tabelar pe un computer personal. Candidatul va trebui s neleag i s
ndeplineasc operaii de baz asociate cu dezvoltarea, formatarea i folosirea foilor
de calcul. Candidatul va trebui s fie capabil s realizeze operaii matematice i
logice standard cu ajutorul formulelor de baz i funciilor. Candidatul va trebui s
demonstreze competenta n folosirea unora dintre cele mai avansate caracteristici ale
aplicaiilor de calcul tabelar, cum ar fi importul de obiecte i crearea de grafice .
5
4.1.1.2. Deschiderea aplicaiei Excel
Pentru deschiderea aplicaiei Excel exist urmtoarele posibiliti:
a) Din meniul Start Programs Microsoft Excel
B) Zona de lucru
C) Bara de stare
6
- Bara de titlu, conine n partea stng numele aplicaiei (Microsoft Excel) i numele
fiierului generic Excel (Book1). n extremitatea stng conine butonul sistem
iar n partea dreapt conine butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare
, maximizare , restaurare i de nchidere .
- Bara de meniu, permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante
corespunztoare opiunilor meniului. n extremitatea stng conine butonul sistem
de control al registrului de calcul (fiierului) , iar n partea dreapt conine cele
trei butoane de manipulare a ferestrei fiierului activ.
7
n partea de jos a zonei de lucru, se afl zona de afiare a foilor de calcul, care
precizeaz numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator
(Sheet1, Sheet2, Sheet3 etc.).
Noiunea de baz cu care opereaz Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Foaia
de calcul este practic o matrice i poate fi asimilat cu un tabel format din 256
coloane i 65536 de rnduri. La intersecia unei rnd cu o coloan se afl celula.
Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. Celula curent este
celula activ n care se afl poziionat cursorul de mouse la un moment dat Ea este
afiat pe ecran printr-un dreptunghi cu marginile ngroate. O celul poate fi
referit printr-o adres de celul (referin de celul). Referina de celul este o
combinaie dintre o liter (reprezentnd coloana) i un numr (reprezentnd
rndul). De exemplu adresa de celul B4 (coloana B i rndul 4).
Celula Celula
curent
8
CAPS A fost acionat tasta Caps Lock.
ERROR Excel semnaleaz o eroare.
4.1.1.3. Deschiderea unui registru de calcul (fiier) existent, efectuarea unor modificri i
salvarea acesteia.
Pentru deschiderea unui registru de calcul (fiier) existent, se poate alege una dintre
urmtoarele variante:
1. Se activeaz opiunea File din bara de meniu i se alege comanda Open, sau
se acioneaz simultan tastele Ctrl+O.
Fiierul
selectat
Butonul
Open
9
2. Cnd se activeaz opiunea File, n fereastra vertical sunt afiate n ordinea
folosirii ultimele fiiere accesate. Acionnd clic pe numele fiierului dorit, se
efectueaz deschiderea acestuia.
3. n meniul Start, din lista documentelor recent create, se alege fiierul dorit.
4. Dac este deschis aplicaia Explorer, se selecteaz locaia dorit i apoi dublu
clic pe numele fiierului.
10
4.1.1.4. Deschiderea mai multor registre de calcul
Se pot deschide simultan mai multe registre de calcul, folosind una din metodele
precizate mai sus. Pe ecran ele vor fi suprapuse. Prezena lor este semnalat n Taskbar
(bara de jos) sau n opiune Window prezent n bara de meniu.
Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i
din meniul afiat se alege comanda Save As... Pe ecran va fi afiat fereastra Save As
n care se va transmite locaia (pe harddisk sau dischet) n care va fi salvat registrul de
calcul respectiv.
11
Locaia n care va fi salvat
registrul de calcul
4.1.1.7. Salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume, n alt format i n alt loc.
Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i
se alege comanda Save As...
Se va afia pe ecran fereastra Save As corespunztoare n care se vor transmite: calea
unde va fi salvat registrul de calcul, noul nume i tipul dorit.
Calea unde va fi salvat
registrul de calcul
Noul nume
Tipul registrului de calcul
12
4.1.1.8. Salvarea unui registru de calcul n format web
Registrul de calcul poate fi salvat i ntr-un format specific paginilor Web, cunoscut
sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language).
Pentru realizarea acestei operaii, se alege dintre urmtoarele variante:
1. Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i se alege comanda Save
As... n fereastra Save As corespunztoare (vezi imaginea de mai sus), se va
alege tipul Web page (*.htm; *.html).
sau
2. Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i se alege comanda
Save as Web Page...
13
4.1.1.10. Folosirea funciei Help
Informaiile ajuttoare se pot obine folosind Office Assistant. Dac ajutorul nu este
prezent n ecran, el se va activa din opiunea Help sau din butonul corespunztor
prezent n bara de instrumente Standard. n ambele situaii, pe ecran va aprea un
asistent sub forma unei imagini animate.
14
4.1.1.11 nchiderea aplicaiei Excel
Pentru nchiderea aplicaiei Excel, se procedeaz astfel:
Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i din fereastra afiat se
alege comanda Exit
sau
Se acioneaz clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al
ferestrei Excel.
Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea Tools i din submeniul afiat,
se alege comanda Options Se va deschide fereastra de dialog Options, i se va
selecta butonul View. Se pot modifica opiuni implicite ale aplicaiei Excel, ca de
exemplu: afiarea barei de formule, a barei de stare, afiarea liniilor de grid etc.
Opiunile implicite sunt precedate de o caset de validare care conine o bif. Printr-un
simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunztoare unei opiuni, aceasta se
anuleaz sau se activeaz. De exemplu, pentru anularea afirii n ecran a barei de
formule, se acioneaz clic pe caseta de validare care o precede.
15
4.1.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran
16
Personalizarea /modificarea barelor de instrumente
Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea View din bara de meniu i apoi
se alege comanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de
instrumente i se activeaz comanda Customize...
17
4.1.2.4. Modificarea numrului de foi de calcul din registrul curent
Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea Tools i din submeniul afiat,
se alege comanda Options Se va deschide fereastra de dialog Options.
Se activeaz butonul General i apoi la opiunea Sheets in new workbook se
precizeaz numrul de calcul (de exemplu 4).
18
Butonul Cancel
Bara de formule Butonul Enter
Se introduce
numrul 3400 n
celula de adres C3
Valoarea
subadiacent Sir de
semne diez
Notaia tiinific
19
4.2.1.2. Introducerea valorilor de text (etichete) ntr-o celul
Dac n celulele adiacente nu apare nici o informaie, Excel permite textelor mai lungi
s fie suprapuse peste celulele din dreapta. Dac celulele adiacente conin informaie,
textul mai lung este trunchiat. ns, la fel ca n cazul valorilor numerice, Excel
nregistreaz corect valoarea de text i este afiat pe bara de formule cnd celula este
activ.
Text trunchiat
20
4.2.1.3. Introducerea comentariilor ntr-o celul
Una din funciile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori
cu ajutorul formulelor (ecuaiilor). O formul este o ecuaie care calculeaz o nou
valoare folosind nite valori. Formulele conin una sau mai multe adrese de celule,
numere, operatori matematici. Operatorii matematici utilizai n formule sunt: adunare
(+), scdere (-), nmulire (*), mprire (/), ridicare la putere (^) i parantezele rotunde
( ) care schimb ordinea de evaluare. Toate formulele ncep cu semnul egal (=).
Semnul egal indic nceputul unei operaii matematice i i arat programului Excel c
trebuie s nregistreze ecuaia care urmeaz dup formul. De exemplu : =A1+A2-A3;
=A5/10*2 ; =30+75-20.
Pentru a introduce o formul simpl ntr-o celul, se utilizeaz unul dintre urtoarele
moduri:
1. Introducerea formulei folosind tastatura:
21
2. Introducerea formulei folosind mouse-ul:
Chenar pulsant
Dac formula a fost introdus corect, n celula curent se va afia rezultatul formulei,
iar n bara de formule va fi afiat formula.
Formula
Rezultatul
formulei
22
Dac formula genereaz ca rezultat mesajul Error in Formula,
nseamn a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greit
formula. Dac formula nu ncepe cu semnul egal (= ), Excel va
interpreta ecuaia ca valoare de text.
sau
- Se acioneaz clic pe butonul corespunztor din bara de instrumente
Standard , sau se apas simultan tastele Ctrl+Z.
Funcia Redo realizeaz refacerea ultimei operaii anulate. Pentru aceasta, se activeaz
funcia Redo astfel:
- Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Redo
sau
23
Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente
Selectarea unui grup de celule (numit i domeniu), se realizeaz n mai multe moduri:
- Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului.
Au fost selectate
grupuri de celule
neadiacente
24
Au fost selectate
grupuri de celule
neadiacente
Butonul ADD pe
bara de stare
Pentru a selecta un rnd sau o coloan (n ntregime), se execut clic cu butonul stnga
mouse pe numrul rndului, sau litera coloanei . Dac se dorete selectarea mai
multor rnduri sau coloane adiacente, se ine apsat butonul stnga mouse i se trage
peste restul domeniului. Dac se dorete selectarea mai multor rnduri sau coloane
neadiacente, se ine apsat tasta Ctrl.
25
4.2.2.3. Selectarea foilor de calcul
Clic aici
26
4.2.3. Copiere, Mutare, tergere
4.2.3.1 Copierea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt
registru de calcul.
- Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga
sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de
calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din
zona de etichete (vezi Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac copierea se
face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia, i apoi
poziionarea.
- Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.
27
2. Copierea coninutului unor celule folosind butoanele Copy i Paste din bara de
instrumente Standard.
Se procedeaz astfel:
- Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat.
- Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Copy . Celulele vor fi nconjurate
de un dreptunghi punctat care pulseaz.
- Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga
sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de
calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din
zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se
face n alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia, i apoi
poziionarea.
- Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Paste .
4.2.3.2 Mutarea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt
registru de calcul.
28
- Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga
sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de
calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din
zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se
face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi
poziionarea.
- Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.
2. Copierea coninutului unor celule folosind butoanele Cut i Paste din bara de
instrumente Standard.
Se procedeaz astfel:
- Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat.
- Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Cut . Celulele vor fi nconjurate
de un dreptunghi punctat care pulseaz.
- Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga
sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de
calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din
zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se
face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi
poziionarea.
- Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Paste .
29
4.2.3.3. tergerea coninutului celulelor pentru o selecie de celule dat
30
4.2.4. Cutare i nlocuire
4.2.4.1. Folosirea comenzii Find (cutare) pentru un anume coninut al unei celule
4.2.4.2. Folosirea comenzii Replace (nlocuire) pentru un anume coninut al unei celule
nlocuirea rapid a unor date cu alte date, se realizeaz cu ajutorul comenzii Replace.
Procedura de nlocuire este urmtoarea:
- Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Replace
- Se deschide fereastra Replace. n cmpul Find what se va introduce valoarea
care trebuie cutat i nlocuit (vezi n exemplu valoarea 1000).
- n cmpul Replace with se va introduce valoarea de nlocuire (vezi n exemplu
valoarea 3000) i se va aciona butonul Replace. Dup nlocuire se poate
continua procesul de cutare i nlocuire acionnd clic pe butonul Find Next.
Dac se dorete nlocuirea peste tot, se acioneaz butonul Replace All.
31
4.2.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul
4.2.5.1. Inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul
Pentru inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul, se alege una dintre variantele
urmtoare:
1. Inserare de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Insert.
- Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la
stnga creia se dorete inserarea unei coloane noi.
- Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Rows, pentru inserarea unei
linii, sau se alege comanda Columns, pentru inserarea unei coloane.
32
2. Inserare de rnduri i coloane folosind mouse-ul
- Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la
stnga creia se dorete inserarea unei coloane noi.
- Se acioneaz clic pe butonul dreapta mouse. Se va afia un meniu derulant i se
alege comanda Insert. Se afieaz caseta de dialog Insert i se alege opiunea
dorit (vezi Entre row sau Entre column).
33
Pentru modificarea nlimii rndului, se alege una dintre variantele urmtoare:
1. Modificarea manual a nlimii rndului..
- Se plaseaz pointerul de mouse pe latura inferioar a capului de rnd n aa fel
nct s ia forma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd n sus i n
jos.
34
2. tergerea de rnduri i coloane folosind mouse-ul
- Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters.
- Se acioneaz clic pe butonul dreapta mouse. Se va afia un meniu derulant i se
alege comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea
dorit (vezi Entre row sau Entre column).
n exemplul dat, lista este sortat cresctor dup coloana MEDIA OBTINUTA
Pentru a sorta o list pe baza a dou sau trei coloane, se procedeaz astfel:
- Se execut clic pe o celul din lista ce va fi sortat.
- Din meniul Data, se alege comanda SortExcel va selecta ntreaga list i va
afia caseta de dialog Sort.
- Se selecteaz din caseta cu list derulant Sort by cmpul principal pentru
operaia de sortare. Se alege apoi ordinea de sortare ascendent sau
descendent.
- Se execut clic pe prima caset cu list derulant Then by i se alege a doua
coloan pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau
descendent.
35
- Se execut clic pe a doua caset cu list derulant Then by i se alege a treia
coloan pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau
descendent.
- Se execut clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea.
Una dintre funciile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul
formulelor i funciilor . O formul este o expresie care poate s combine valori,
referine de celule, nume de celule sau domenii (grup de celule), operatori matematici
(vezi paragraf 4.2.1.4 Introducerea de formule simple ntr-o celul).
O formul are urmtoarele caracteristici:
- ncepe cu semul egal (=). Dac acesta este omis, Excel consider formula ca
fiind un text.
- Folosete unul sau mai muli operatori aritmetici. n aceast situaie, Excel
respect regulile obinuite din algebr care devin reguli de executare a
operaiilor. Regulile de executare impun ca primele s fie efectuate calcule
exponeniale, apoi nmulirile i mpririle, iar la sfrit adunrile i
scderile. Dac ntr-o formul sunt mai muli operatori de acelai tip,
efectuarea calculelor se va face de la stnga la dreapta.
- Poate s conin referine de celule (de exemplu A2, B3, C7 etc.), deoarece
Excel va citi coninutul celulei respective ca i cum ar fi introdus n formul.
Aadar, formula = A2+B2-C2 indic programului Excel urmtorul lucru:
citete coninutul celulei A2, l adaug la coninutul celulei B2, apoi scade
coninutul celulei C3. Avantajul oferit de prezena adreselor de celule n
formule este acela c n momentul n care s-au modificat valorile existente n
celule se va modifica i rezultatul formulei.
- Pentru a controla ordinea operaiilor n formule, se folosesc parantezele
rotunde ().
36
Construirea formulelor prin exemple:
Adunarea numerelor
S presupunem c la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). n aceast situaie, n
celula E4 va fi afiat formula a valoare de text.
37
Coninut
celul Noul
modificat rezultat
nmulirea numerelor
38
Editarea unei formule
Dac o formul a fost introdus greit, ea poate fi corectat astfel:
- Se selecteaz celula care conine formula i se acioneaz tasta cheie
funcional F2, sau dublu-clic pe celula n cauz.
- Formula va fi afiat n bara de formule, se va corecta i apoi se acioneaz
tasta Enter sau clic pe butonul corespunztor din bara de formule
S presupunem c n exemplul de mai sus, s-a tastat din greeal, operatorul adunare
(+), n locul celui de nmulire (*). Pentru corecie se va edita formula.
Cea mai simpl metod de introducere a unor date care se repet sau formeaz o serie
aritmetic, const n utilizarea funciei AutoFill. Aceast funcie poate fi executat
foarte uor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit.
Funcia AutoFill realizat cu ajutorul mouse-ului.
Se alege una dintre variantele urmtoare:
1. Pentru a repeta o valoare, se introduce textul sau numrul n prima celul i
se execut clic pe marcajul de umplere. Marcajul de umplere se gsete n
colul dreapta jos al celulei selectate i are forma unui semn plus (+).
Cu aceast form a pointerului de mouse, se trage (drag and drop) peste
toate celulele n care se dorete copierea. n felul acesta se obine o list cu noi
valori.
39
2. Pentru a crea un ir simplu de numere, se introduce numrul de start n
prima celul i se execut clic pe marcajul de umplere. Se ine apsat tasta
Ctrl n timp ce se trage marcajul de umplere. Se genereaz o list care ncepe
cu numrul iniial i n care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1
3. Pentru a executa o list de luni sau zile, se introduce prima valoare din list
(poate fi i n forma prescurtat, vezi ian) se trage marcajul de umplere.
40
Crearea unei serii de date
Dac se dorete crearea unei serii personalizate, se procedeaz astfel:
- Se plaseaz pointerul de mouse pe celula care conine valoarea de start i se
trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute.
- Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Fill. Din submeniul afiat, se
comanda Fill Series.
- Pe ecran va fi afiat caseta de dialog corespunztoare, care permite
transmiterea tipului de valori i a tipului de dat. Se pot transmite pasul i
valoarea de oprire a generrii seriei. n exemplul dat, s-a creat o serie linear
cu pasul valoarea 5.
41
celul
domeniu
Referina relativ este referina implicit care se modific prin operaia de copiere
(de exemplu A2, D5, E7 etc.). Atunci cnd se copiaz o formul care conine referine
de celule, Excel modific formula automat i anume:
- Dac se efectueaz copierea formulei pe coloan, se va modifica automat
numrul rndului. De exemplu, formula =B4+C4+D4 memorat n celula
E4, prin copierea n celula E5 se modific automat n formula =
B5+C5+D5
42
4.3.1.4. nelegerea i folosirea referinei absolute a celulei n formule sau funcii
43
4.3.2. Lucrul cu funcii
4.3.2.1. Folosirea funciei Sum
Pentru a efectua ntr-o foaie de calcul mai multe operaii de prelucrare cu numere i
text, Excel permite folosirea funciilor. Funciile sunt formule gata elaborate, care
execut o serie de operaii cu o gam de valori specificate i genereaz o singur
valoare. Excel conine o colecie de peste 200 de funcii, grupate pe categorii (vezi
matematice, statistice, financiare etc.). Fiecare funcie este introdus n foaia de calcul
folosind o anumit sintax, adic o anumit structur, pentru ca Excel s poat calcula
corect rezultatul. O funcie conine urmtoarele trei elemente:
1. Semnul egal (=) specificnd o formul
2. Numele funciei care poate fi introdus n ntregime sau abreviat, cu litere mari,
mici sau combinate (de exemplu SUM, Average, MAX etc.).
3. Lista de argumente specificat ntre paranteze rotunde ( ), iar argumentele
sunt separate prin virgula (,). Argumentele unei funcii pot fi: valori, referine
de celule, referine de domenii, nume de domenii sau chiar alte funcii.
Numrul maxim de argumente ntr-o funcie este 30.
Funcia SUM, este cea mai utilizat funcie din colecia Excel. Ea calculeaz total
pentru un grup de celule. Deoarece este folosit foarte des, pe bara de instrumente
Standard apare butonul AutoSum
Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcia SUM, se
efectueaz urmtorii pai:
- Se execut clic cu mouse-ul pe celula n care se va introduce funcia SUM (de
regul se selecteaz celula din dreapta sau de sub ultimul numr din linia,
respectiv coloana de sumat vezi n exemplu celula E4).
- Se execut clic pe butonul AutoSum . Excel introduce funcia SUM pe
bara de formule i va selecta n mod automat un grup de celule alturare ca
argumente pentru funcie (vezi n exemplu grupul de celule B4:D4)
- Se va aciona tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule.
44
4.3.2.2. Folosirea funciei Average (media aritmetic)
45
Argumentele funciei se pot transmite i prin selecie, procedndu-se astfel:
- Se execut clic pe butonul Collapse Dialog, butonul cu sgeat mic roie
din dreapta casetei de text Number 1. Caseta de dialog va fi micorat
i este vizibil caseta de text n care se introduce selecia.
- Se selecteaz celulele care conin datele pentru calculul mediei aritmetice,
se elibereaz butonul mouse i se acioneaz tasta Enter. Caseta de dialog
i va recpta dimensiunea iniial, iar grupul de celule selectat va fi afiat
n caseta de dialog.
Dac Excel nu tie cum s trateze anumite formule sau funcii inserate n foaia de
calcul, afieaz n celulele corespunztoare mesaje de eroare. Mesajele de eroare
sunt precedate de simbolul diez (#) i sunt urmate de semnul exclamrii (!).
Cele mai obinuite mesaje de eroare sunt urmtoarele:
#DIV/0 ! - Mesajul de eroare apare cnd s-a efectuat o mprire la zero.
#N/A! - Mesajul de eroare apare cnd rspunsul nu poate fi dat, pentru c
lipsete o informaie.
#NAME! - Mesajul de eroare apare cnd Excel nu recunoate un nume de
domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existent n meniul Insert-
Name
#NULL! - Mesajul de eroare apare cnd s-a introdus o referin de celul
pe care Excel nu o nelege.
#NUM! - Mesajul de eroare apare atunci cnd ntr-o anumit formul
exist probleme cu anumite numere, n sensul c nu se ncadreaz n
domeniul corespunztor.
#REF! - Mesajul de eroare apare atunci cnd ntr-o formul sau funcie se
folosete o celul, care n prealabil a fost tears.
#VALUE! - Mesajul de eroare apare cnd se folosesc n formule operatori
sau date necorespunztoare.
46
Seciunea 4 ARANJAREA UNEI FOI DE CALCUL
4.4. Formatarea unei foi de calcul
4.4.1. Formatarea Celulelor
4.4.1.1. Formatarea celulelor pentru a afia diverse stiluri de numere
Formatare eficient a foii de calcul este esenial pentru prezentarea unor date
compatibile importante. Formatarea coninutului unei celule nu modific modul
n care Excel nregistreaz datele intern, ci numai modul n care apar informaiile
pe ecran i la tiprire.
Pentru a modifica formatul numeric pentru o celul sau un grup de celule, se
procedeaz astfel:
- Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz.
- Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells
- Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul
Number. Cnd exist mai multe opiuni, pentru a v uura selecia, Excel
afieaz exemple de formatare.
47
4.4.1.2. Formatarea celulelor pentru a afia diverse simboluri monetare
48
4.4.1.3. Formatarea celulelor pentru a afia numere drept procent
49
4.4.1.4. Formatarea celulelor pentru afiarea datei sub diverse formate
50
4.4.2. Formatarea textului unei celule
4.4.2.1. Schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului
n exemplul prezentat s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font), stilul de font
ngroat Bold (din rubrica Font style), dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica
Size) i culoarea albastr (rubrica Color). Pentru sublinierea textului, se aleg
modele de linii din rubrica Underline.
Aceste caracteristici se pot alege i prin acionarea butoanelor corespunztoare de
pe bara de instrumente Formatting .
Culoare font
Tipul de font Stilul bold Subliniere font
51
4.4.2.2. Ajustarea orientrii textului ntr-o celul, sau grup de celule
Pentru ajustarea orientrii textului ntr-o celul sau grup de celule, se procedeaz
astfel:
- Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz.
- Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells
- Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se activeaz butonul
Alignment. n rubrica Orientation din caseta de dialog Format Cells
reconfigurat, se poate opta pentru scrierea textului pe vertical acionnd
clic pe modelul prezentat, iar nclinarea textului sub un anume unghi
(msurat n grade) pe un semicerc de 180 de grade, se poate alege din
rubrica Degrees.
sau
52
Rubrica Horizontal deschide o list derulant care prezint urmtoarele opiuni de
aliniere: General (textul este aliniat la stnga i numerele la dreapta), Left (aliniere
stnga), Right (aliniere dreapta), Justify (aliniere stnga-dreapta), Fill (coninutul
unei celule va fi afiat la maxim 8.43 caractere) i Center Across Selection
(aliniere centrat peste coloanele selectate).
Sunt situaii cnd titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Pentru a nu nscrie
titlul ntr-o singur celul, deoarece acest lucru ar da un aspect neplcut, Excel
ofer posibilitatea combinrii celulelor. Combinarea celulelor se realizeaz pe de o
parte, cu ajutorul opiunii Merge cells din meniul Alignment - Text control ce se
afl n fereastra Format Cells , iar pe de alt parte cu ajutorul butonului Merge
and Center prezent n bara de instrumente Formatting.
n exemplul prezentat, titlul tabelului din celula A1 este centrat peste domeniul
B1:D1
53
4.4.3.3. Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat
Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza ntr-
unul din urmtoarele moduri:
Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar i anume: Outline
pentru trasarea conturului i Inside pentru liniile interioare. Anularea unor chenare
deja existente se realizeaz cu opiunea None.
Stilul i grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style, iar culoarea chenarului se
alege din rubrica Colors.
Pentru formatarea rapid a unui grup de celule sau a unui tabel, aplicnd combinaii
de efecte, se procedeaz astfel:
- Se selecteaz grupul de celule sau tabelul.
- Se activeaz meniul Format i se alege comanda AutoFormat
- Se afieaz caseta de dialog AutoFormat care conine mai multe stiluri
predefinite.
54
- Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (vezi Colorful2) i apoi se
execut clic pe butonul OK.
55
S-a
dezactivat
Border
56
Exemple de folosire a funciilor AutoCorrect:
57
- Pentru a crea o list cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel
n mod automat, se execut clic pe butonul Exceptions din caseta de dialog
AutoCorrect, apoi se indic forma dorit de scriere n etichetele First Letter
i INitial CAps.
Pentru realizarea acestei setri, se activeaz meniul File i se alege comanda Page
Setup Se afieaz fereastra Page setup. n eticheta Page se pot alege orientarea
paginii i dimensiunea pagini fizice care va fi tiprit. n modul de orientare
Portrait, pagina este orientat cu latura mai mare pe vertical, iar n modul de
orientare Landscape, pagina este rotit cu 90 grade, astfel nct liniile vor fi citite de
la stnga la dreapta, de-a lungul laturii mai mari a colii de hrtie. Referitor la
dimensiunea paginii, majoritatea imprimantelor din Romnia folosesc hrtie A4
(210x297mm).
58
4.4.5.2. Modificarea setrilor marginilor documentului
n mod implicit, foaia de calcul este plasat n colul stnga-sus al paginii. Pentru
centrarea automat a foii de calcul ntre marginile documentului, se procedeaz
astfel:
- Se activeaz meniul File i se alege comanda Page Setup
- Se afieaz fereastra Page setup i se execut clic pe eticheta Margins.
- Se selecteaz, cu clic mouse, casetele pentru centrare fie pe orizontal
(Horizontally) fie pe vertical (Vertically). Dac se dorete ca foaia de
calcul s fie centrat perfect, se selecteaz ambele opiuni (vezi imaginea
prezentat).
Orice document care ocup mai mult de o pagin ar trebui s aib un antet (Header)
sau un subsol (Footer) pentru identificarea documentului, a datei cnd a fost creat, a
autorului etc.
Pentru introducerea unui antet sau subsol n foaia de calcul se alege una dintre
variantele:
- Se activeaz meniul View i se alege comanda Header and Footer
sau
- Se activeaz meniul File, se alege comanda Page Setupi se acioneaz clic
pe eticheta Header/Footer.
n ambele situaii, pe ecran va fi afiat fereastra Page Setup, n care se pot introduce
sau modifica zonele antet i subsol.
59
Pentru a introduce antet se acioneaz clic pe butonul Custom Header, iar pentru
subsol, clic pe butonul Custom Footer. n ambele situaii se deschide o alt fereastr
care permite particularizarea antetului i subsolului.. n partea de sus exist o serie de
butoane care permit: formatarea textului, inserarea numrului de pagin, afiarea
numrului total de pagini, introducerea datei curente, introducerea orei, afiarea n
antet doar a numelui fiierului i respectiv locaia fiierului. n partea de jos a
ferestrei, se afl trei opiuni care permit alinierea informaiilor nscrise n antet,
respectiv subsol.
60
4.4.5.4. Ajustarea setrilor documentului astfel nct s ncap pe o singur pagin.
61
Dup cum se observ, n partea de sus a ferestrei se afl butoanele de comand care
declaneaz urmtoarele aciuni :
Next - permite vizualizarea paginii urmtoare.
Previous - permite vizualizarea paginii anterioare.
Zoom- permite vizualizarea paginii la nivelul ntregului ecran.
Print declaneaz operaia de tiprire prin intermediul casetei de dialog
Print.
Setup declaneaz prin intermediul casetei de dialog Page Setup,
posibilitatea setrilor de pagin, a marginilor, antetului i subsolului de
pagin i a foii de calcul (vezi paragraful 4.4.5. Setarea documentului).
Margins permite dimensionarea manual (prin mutarea marcatorilor) a
marginilor zonei de imprimat.
Page Break Preview comut n modul de vizualizare global a foii de
calcul, prin care se observ modul de mprire a zonei n pagini.
62
Opiunile de tiprire disponibile n fereastra Print se refer la: alegerea tipului de
imprimant (seciunea Print), la stabilirea zonei de imprimat (seciunea Print range
sau Print what), la declararea numrului de copii ( seciunea Copies). Dac se
dorete declanarea opiunii de imprimare ntr-un fiier, se activeaz opiunea Print
to File.
Seciunea Print range precizeaz zona de imprimat. Opiunile disponibile sunt All
(se tiprete ntreaga foaie de calcul) i Pages (se tipresc paginile precizate n
intervalul From To)
Seciunea Print what stabilete n mod implicit, ca zon de imprimare, foaia de
calcul activ prin opiunea Active sheet(s), dar poate restriciona domeniul la o zon
selectat de utilizator prin opiunea Selection. Dac se dorete tiprirea ntregului
registru de calcul, se alege opiunea Entire Workbook.
Exemplul urmtor prezint fereastra Print pentru tiprirea ntr-un fiier doar a
paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activ, tiprirea realizndu-se n 3
exemplare.
Tiprirea
n fiier
Precizarea
paginilor de
tiprit
Nr. de
copii
63
4.5.1.3. Tiprirea unei seciuni a foii de calcul active sau a unei selecii de celule
predefinite
Pentru tiprirea unei seciuni a foii de calcul se alege una dintre variantele:
- Se selecteaz seciunea care va fi tiprit, apoi se activeaz meniul File i se
alege comanda Print Area - Set Print Area.
sau
- Se selecteaz seciunea care va fi tiprit. Se activeaz meniul File i se alege
comanda Print. n caseta Print, din seciunea Print what, se alege opiunea
Selection. Se acioneaz butonul OK.
Opiunea
Selection
64
Se pot alege urmtoarele opiuni:
Clip Art o colecie de ilustraii cu mii de ilustraii de art n variant
electronic, pentru prezentri, rapoarte, pliante etc.
From File o caset de dialog Open din care se pot lua fiiere imagine deja
existente n calculator.
AutoShapes o bar de instrumente din care se pot introduce sgei, linii i
alte forme.
Organization Chart un program care v permite crearea de organigrame.
WordArt un wizard i o bar de instrumente care v permit s realizai
banere, titluri i elemente de text scrise artistic.
Pentru exemplificare se alege opiunea ClipArt.
65
4.6.1.2. Mutarea i modificarea dimensiunilor obiectului importat ntr-un registru de
calcul
Mutarea imaginilor grafice (clipuri)
Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel:
- Se execut clic pe clip pentru a-l selecta. Excel va nconjura clipul cu marcaje
de dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture;
Forma
indicatorului
de mouse
pentru mutare
Forma indicatorului de
mouse pentru
redimensionare
66
Decuparea imaginii grafice (clip-ului)
Dac nu se dorete folosirea unei imagini n ntregime, se pot elimina anumite pri,
tind din imprimate, astfel:
- Se selecteaz imaginea grafic;
- Se execut clic pe butonul Crop de pe bara cu instrumente Picture pentru a
activa instrumentul de tiere;
- Se plaseaz instrumentul de tiere pe marcajul central de jos al imaginii i se
gliseaz pn rmne parte dorit din imaginea grafic.
- Se execut din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de
tiere;
- Imagine grafic tiat, poate fi refcut n forma iniial executnd clic pe
butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture.
Una dintre cele mai importante faciliti Excel o constituie reprezentarea grafic,
sub form de diagrame, a datelor numerice prezente ntr-un domeniu al foii de
calcul. Reprezentrile grafice permit o mai bun vizualizare a relaiilor, tendinelor,
anomaliilor ce se stabilesc ntre date n msura n care acestea sunt ilustrate prin
forme desenate (linii, bare, suprafee, sectoare de cerc etc.). Reprezentarea grafic
este dinamic, adic n momentul modificrii datelor se actualizeaz automat i
graficul, ajustndu-se la noile valori.
Pentru crearea unui grafic se utilizeaz modul ChartWizard (Asistentul generator
de grafice). Acesta se lanseaz n execuie acionnd clic pe butonul ChartWizard
prezent pe bara de instrumente Standard, sau prin activarea meniului Insert i
se alege comanda Chart.
67
Asistentul ChartWizard, propune realizarea unei reprezentri grafice prin
parcurgerea a 4 pai i anume:
1. Alegerea tipului de grafic dorit. Tipul de grafic dorit. se alege din meniul
Chart Type, Chart sub-type prezent n fereastra ChartWizard
Se acioneaz butonul
Next pentru a trece la
pasul 2
68
Dac seriile sunt orientate n linie, informaia din prima linie a domeniului
selectat va fi atribuit etichetelor de abscis, iar informaia din prima coloan
a domeniului va fi atribuit legendei
Dac seriile sunt orientate n coloan, informaia din prima coloan a
domeniului selectat va fi atribuit etichetelor de abscis, iar informaia din
prima linie a domeniului va fi atribuit legendei.
n exemplu de fa, seriile de date au fost orientate n linie.
Legenda
Etichete abscis
69
4. Alegerea locului n care se dorete afiarea graficului. Acesta este ultimul
pas. Graficul poate fi amplasat ca obiect n foaia de lucru curent, sau poate fi
amplasat ntr-o foaie grafic special Chart1. n exemplul de fa s-a optat
pentru amplasarea graficului n foaia de lucru curent. Pentru terminare se
acioneaz clic pe butonul Finish.
70
Modificarea culorii de umplere a graficului
Se selecteaz graficul, apoi se activeaz opiunea Format prezent n bara de meniu
se alege comanda Selected Chart Area Se va deschide Format Chart Area i se
alege culoarea dorit. S-a ales de exemplu culoarea verde.
71
S-a ales tipul Column Chart 3-D i se acioneaz clic pe butonul OK.
Forma
indicatorului
de mouse
pentru mutare
72
tergerea unui grafic
Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel:
- Se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu
marcaje de dimensionare. Se acioneaz tasta Delete (tergere All), sau se
activeaz meniul Edit i se alege comanda Clear. Din submeniul afiat se
alege opiunea dorit (All, Series, Formates)
73