Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Ghid Implementare SMC PDF
Ghid Implementare SMC PDF
GHID IMPLEMENTARE
Versiunea 3
Bucureti 2011
1
CUPRINS
2
SMC GHID DE IMPLEMENTARE
I. SCOPUL DOCUMENTULUI
Acest ghid descrie activitile de implementare a unui Sistem de Management al Calitii
(SMC) urmrind i elementele cheie din punctul de vedere al auditorului. De asemenea,
ghidul prezint recomandri privind cele mai bune practici legate de implementarea i
funcionarea unui SMC.
4
SMC GHID DE IMPLEMENTARE
P
Definire SMC
A
Funcionare i D
mbuntire Implementare SMC
C
Msurare i analiz
Calitatea produciei
inut sub control
5
SMC GHID DE IMPLEMENTARE
6
SMC GHID DE IMPLEMENTARE
7
SMC GHID DE IMPLEMENTARE
Efectuarea analizelor de management al SMC la intervale planificate. Dovezi
ale acestei activiti pot fi parte a procesului de aprobare a documentelor n
cadrul SMC.
Asigurarea c personalul care efectueaz activiti care influeneaz
calitatea este inclus n programe de formare adecvate rolului fiecruia, c
este competent i contient de rolurile i responsabilitile alocate. Dovezi
ale acestei activiti pot fi nregistrrile privind instruirile i fiele de evaluare
a angajailor.
Exemplu: acest exemplu prezint un model de declaraie de politic, cu scopuri i
obiective.
Politica de calitate
Contient de avantajele aplicrii unui management modern i performant, vital pentru succesul
afacerii, conducerea organizaiei. a decis implementarea Sistemului de Management al Calitii
(SMC) n conformitate cu SR EN ISO 9001:2008.
Deoarece cerinele afacerii noastre se schimb, suntem constieni c sistemul nostru de
management trebuie s fie adaptat i mbuntit continuu pentru a satisface nevoile organizaiei.
n acest sens, ne stabilim mereu obiective noi i ne revizuim periodic procesele.
Obiective
Politica organizaiei noastre este conceput pentru a asigura c:
- exist infrastructura i mediului de lucru necesare pentru a realiza conformitatea cu
cerinele clienilor
- se realizeaz ridicarea permanent a nivelului de competen a personalului, implicarea i
angajarea acestuia n asigurarea calitii
- solicitrile clienilor sunt supuse unei analize profesionale
- furnizorii sunt selecionai pe criterii adecvate necesitilor obiective ale proceselor
identificate n organizaie astfel nct bunurile i serviciile prestate s poat satisface
cerinele clientului
- exist o preocupare continu n construirea i meninerea unei interfee profesionale cu
clienii, reclamaiile clienilor sunt nregistrate i tratate n timp util
- se monitorizeaz ncrederea clienilor privind capacitatea organizaiei de a indentifica, trata
i preveni eventuale neconformiti ale bunurilor i serviciilor realizate crete permanent
- se realizeaz planificarea i controlul activitilor n vederea mbuntirii continue a SMC
- misiunile de control i audit intern sunt realizate periodic i sunt eficace
Fiecare angajat trebuie s fie pe deplin contient de responsabilitatea personal fa de calitatea
produselor i serviciilor executate.
Deleg pe Dl/ Dna ________________________, ca Reprezentant al Managementului (RM) pentru
Sistemul de Management al Calitii cu autoritatea necesar pentru a asigura meninerea i
mbuntirea continu a Sistemului de Management al Calitii.
Titlu: __________________________________
Semntur: _____________________________ Data: _________________________
8
SMC GHID DE IMPLEMENTARE
n scopul determinrii domeniului de aplicare al SMC putei utiliza mai multe documente
obinute n cadrul etapei 2, cum ar fi:
Politica n domeniul calitii
Obiectivele i planurile calitii
Rolurile i responsabilitile pentru calitate definite de ctre management.
n plus, vei avea nevoie de:
Listele cu procesele care vor fi controlate prin intermediul SMC. Se vor stabili
domeniile CAEN care urmeaz s fie supuse certificrii.
n timp ce vei examina aceste liste clarificai urmtoarele aspecte:
Care sunt zonele din organizaia dvs. care vor fi acoperite de SMC?
Care sunt caracteristicile zonelor care urmeaz a fi incluse n SMC (locaiile,
activele, tehnologiile)?
Pentru care dintre caracteristicile acestor zone vei cere furnizorilor s se
conformeze SMC?
Exist dependene de alte organizaii? Acestea ar trebui s fie luate n considerare?
Care sunt procesele care vor stabili aplicabilitatea i contextul SMC?
Care este contextul strategic i organizaional?
9
SMC GHID DE IMPLEMENTARE
10
SMC GHID DE IMPLEMENTARE
cadrul activitilor incluse cu cerinele armonizate (exemplu: materiale de construcii, vase
sub presiune, jucrii, etc.) Lista domeniilor reglementate poate fi consultat pe site-ul
RENAR: www.renar.ro.
De asemenea exist standarde specifice domeniului dvs de activitate care prescriu
calitatea bunurilor i serviciilor i care trebuie considerate n proiectarea SMC
Atunci cnd se face trecerea n revist a standardelor i reglementrilor aplicabile este util
sprijinul juritilor pentru clarificarea acestor probleme.
.
Pentru alocarea resurselor i instruirea angajailor sunt necesare:
list a angajailor care vor lucra n cadrul SMC
list a angajailor care necesit instruire i n ce domeniu
Planurile de instruire i acordul managementului pentru alocarea resurselor
necesare.
12
SMC GHID DE IMPLEMENTARE
Exemplu:
Exemplul urmtor prezint un model de nregistrri pentru instruirile angajatului.
Instruiri realizate
Data instruirii Tematica Centrul de instruire Calificativ Observaii
Vei avea nevoie de domeniul de aplicare pe care l-ai definit n etapa 3 i de informaiile
privind operaiile de realizare a produselor/serviciilor puse la dispoziie de organizaia dvs.
Exemplu:
Tabelul din exemplu este un model posibil de document privind cartografierea riscului cu coloane utile pentru evidenierea tipurilor
de probleme care pot afecta calitatea, operaiile asociate i nivelurile de control stabilite pentru eliminarea riscului noncalitii.
Cartografierea riscului
Operaii Tipuri de probleme Impact Frecven Risc Supravghere i control al riscului Supravghere i control al
asociate apariie prin control nivel 1 (Direcii riscului prin control nivel 2
operative) (management de vrf, control,
audit)
(1) (2) (3) (4) (5)= (3)x(4) (6) (7)
Analiza comenzii ntrzieri n prelucrare, Sczut Sczut D Sistematic de ctre conductor Control - verificri de supraveghere
omitere prelucrare, departament operativ Audit
concluzii eronate
Fia de comand ntrzieri n prelucrare, Mediu Ridicat B Sistematic de ctre conductor Control - verificri de supraveghere
date eronate sau departament operativ Audit
incomplete.
ntocmirea Contractului ntrzieri n prelucrare, Ridicat Mediu B Sistematic de ctre conductor Competena de aprobare
date eronate, omitere de departament operativ Control verificri de
clauze importante, erori supraveghere
de indexare sau
Audit
nregistrare.
Eliberarea facturii Introducerea de date Ridicat Mediu B Sistematic de ctre conductor Control verificri de
eronate sau omitere de departament operativ supraveghere
date. Audit
ntrzieri n prelucrare
14
7. DOCUMENTAI SISTEMUL
15
sau de management, va exista o descriere a activitilor care trebuie ntreprinse pentru
realizarea acestora, constrngeri, responsabiliti.
Prezint un profil general al organizaiei, relaiile organizatorice i responsabilitile
persoanelor a cror munc influeneaz calitatea i menioneaz principalele proceduri/
documente.
8. CONTROLAI DOCUMENTELE/NREGISTRRILE
Odat ce documentaia SMC a fost generat este necesar implementarea imediat a
proceselor de control al documentelor/nregistrrilor.
n legtur cu noiunile de document i nregistrare pot s apar unele confuzii datorit
bogiei de nelesuri i respectiv de utilizri ale celor doi termeni. n unele ocazii aceti
termeni sunt considerai chiar sinonimi.
Pentru a elimina orice confuzie trebuie precizat c n contextul standardelor de
management ISO, documentele sunt nscrisuri cu coninut procedural (manuale, ghiduri,
proceduri, instruciuni, formulare de culegere date, etc.) care descriu ce i cum anume
trebuie fcut, iar nregistrrile sunt nscrisuri care consemneaz date sau evenimente
petrecute ca urmare a aplicrii coninutului procedural al documentelor.
Controlul documentelor este pur i simplu un mijloc de management al a crerii, aprobrii,
distribuirii, revizuirii, depozitrii i eliminrii diferitelor tipuri de nscrisuri cu coninut
procedural. Procesele de control al documentelor trebuie s fie ct mai simple i
funcionale posibil, suficiente pentru a ndeplini cerinele ISO 9001:2008.
16
Principiul ISO 9001 care st la baza controlului documentelor/nregistrrilor este faptul c
angajaii ar trebui s aib acces la documentaia i nregistrrile necesare pentru a
ndeplini responsabilitile lor.
Trebuie urmrit dac procesele proiectate pentru a realiza controlul documentelor sunt
suficiente pentru:
a) a aproba documentele, nainte de emitere, n ceea ce privete adecvarea acestora
b) a analiza, a actualiza dac este cazul, i a reaproba documentele;
c) a se asigura c sunt identificate modificrile i stadiul revizuirii curente a
documentelor;
d) a se asigura c versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la
punctele de utilizare;
e) a se asigura c documentele rmn lizibile i identificabile cu uurin;
f) a se asigura c documentele de provenien extern sunt identificate i distribuia
lor este controlat;
g) a preveni utilizarea neintenionat a documentelor perimate i a le aplica o
identificare adecvat dac sunt pstrate pentru orice alt scop.
nregistrrile calitii sunt o categorie special de documente, stabilite i meninute n
cadrul organizaiei pentru:
SMC: a) Demonstrarea conformitii cu ISO 9001:2008
b) Demonstrarea eficacitii sistemului
Produse/servicii: a) Demonstrarea conformitii cu procesele tehnologice de fabricaie
b) Demonstrarea conformitii cu cerinele client
17
9. IMPLEMENTAI SISTEMUL
Este o practic bun s punei n aplicare SMC pe msur ce este documentat. Acest
lucru este foarte eficace mai ales n firme mari. n companiile mici, SMC este de multe ori
pus n aplicare dintr-o dat n ntreaga organizaie.
n cazul n care are loc punerea n aplicare pe etape, poate fi evaluat eficacitatea
sistemului n zone selectate. Iniial ar fi o idee bun s fie evaluate zonele n care ansele
unei evaluri pozitive sunt ridicate, pentru a menine ncrederea att a conducerii ct i a
personalului n ceea ce privete avantajele punerii n aplicare a SMC.
Trebuie s fie monitorizat evoluia punerii n aplicare a SMC pentru a se asigura c
sistemul este eficace i n conformitate cu standardul. Aceste activiti includ audit intern
de calitate, aciuni corective oficiale i analize efectuate de management.
18
Pentru a efectua audituri interne n mod periodic, trebuie definit domeniul de aplicare,
criteriile, frecvena, i metodele folosite. Este nevoie de procedura elaborat n etapa 7,
care identific responsabilitile i cerinele pentru planificarea i efectuarea auditurilor
precum i pentru raportarea rezultatelor i meninerea nregistrrilor.
Rezultatele unei analize de management ar trebui s includ decizii i aciuni legate de:
mbuntirile aduse SMC
modificarea procedurilor de producie care afecteaz calitatea la toate nivelurile n
cadrul organizaiei
resursele necesare
edinele de analiz a managementului trebuie s conduc la identificarea unor msuri i
aciuni de mbuntire. ISO 9001 stabilete cerinele referitoare la activitile i
nregistrrile necesare pentru aciunile corective i preventive.
Exemplu:
Urmtorul exemplu arat schia unui plan de aciune preventiv. Un astfel de plan ar putea
fi rezultatul unui audit intern sau al unei analize efectuat de management asupra SMC.
19
11. PREGTII AUDITUL DE CERTIFICARE
Dac intenionai s certificai SMC va trebui s efectuai un ciclu complet de audituri
interne, analize efectuate de management i activiti PDCA.
Auditorul extern va examina mai nti documentele SMC pentru a determina domeniul de
aplicare i coninutul SMC. Apoi, auditorul va examina nregistrrile, adic dovezile c ai
implementat i practicat ceea ce este declarat n reglementrile SMC.
Pentru a pregti auditul de certificare avei nevoie de dovezile de audit care constau n:
Toate documentele pe care le-ai creat n paii anteriori.
nregistrri realizate n cel puin un ciclu complet de analize efectuate de
management, audituri interne, precum i activiti PDCA i dovezi de msuri luate
ca urmare a acestor analize i audituri.
20
declaraii documentate ale politicii i obiectivelor SMC
domeniul de aplicare al SMC
procedurile i msurile de control n sprijinul SMC
proceduri documentate necesare organizaiei pentru a asigura planificarea eficace,
operarea i controlul proceselor calitii i pentru a descrie modul n care se
msoar eficacitatea msurilor de asigurare a calitii.
nregistrri cerute de ISO 9001
Documentele menionate aici pot fi documente separate sau prezentate grupat ntr-unul
sau mai multe documente.
nregistrri
nregistrrile necesare pentru SMC depind de cerinele afacerii dumneavoastr. ISO
9001:2008 prevede c trebuie stabilite i meninute nregistrri pentru a furniza dovezi ale
conformitii cu cerinele i funcionarea eficace a SMC. Standardul cere ca SMC s in
seama de orice obligaii legale relevante sau de reglementri i cerinele contractuale.
Acestea ar trebui s fie controlate i meninute potrivit procedurii controlul documentelor i
politicilor i procedurilor de arhivare.
Cteva exemple de nregistrri sunt:
nregistrri ale auditului intern
nregistrri ale instruirilor angajailor
Procese verbale ntocmite cu ocazia analizei managementului
nregistrri ale aciunilor corective i preventive
Rapoarte de neconformitate
13. REFERINE
[ 1 ] ***), ISO Standards Translated into Plain English, http://www.praxiom.com/
[ 2 ] ***), ISO 9001 Quality Manual Templates and Training Solutions, http://www.iso9001help.co.uk/
[ 3 ] ***), Introduction and support package: Implementation guidance for ISO 9001:2008,
Document: ISO/TC 176/SC 2/N836, http://www.iso.org
[ 4 ] ***), What is a Quality Management System?, http://the9000store.com
[ 5 ] ***), Quality Management System, http://www.businessdictionary.com
[ 6 ] ***), Implementing ISO 9000 Quality Management System, http://www.qsae.org
[ 7 ] ***), ISO Records, http://www.questanalytical.com/
21
Meniuni speciale
Material editat de
Fundaia CEED Romnia - Centrul pentru Educaie Economic i Dezvoltare
August 2011
22