MANAGEMENTUL

EDINELOR

CURS MASTER
EDINA
Este cea mai frecvent metod de management utilizat de
un manager n activitatea sa, calitatea ei influennd sensibil
calitatea managementului, deoarece este nemijlocit implicat
n exercitarea funciilor manageriale: previziunea,
organizarea, coordonarea, motivarea antrenarea i control
evaluarea.
Reprezint modalitatea principal de transmitere a
informaiilor i culegerea acestora de la i ctre majoritatea
membrilor organizatiei.
Reprezint reuniunea mai multor persoane pentru scurte
perioade de timp, sub conducerea unei persoane, n vederea
soluionrii n comun a unor sarcini cu caracter informaional
sau decizional.
Consecinele ineficacitii edinelor se manifest n
calitatea procesului decizional i eficiena conducerii
activitii instituiei, aceasta afectnd calitatea i
relaiile de munc, activitatea n ansamblu su, fapt
ce face ca credibilitatea i eficiena acestora s fie
grav afectate.

Este de asemenea adevrat c multe probleme

se pot rezolva prin conducerea orientat spre
obiective a edinelor, cu condiia c ntre
participani s existe relaii corecte cooperante
de lucru.
Instrumentarul conducerii orientate spre
obiective a edinelor se compune din
urmtoarele documente de lucru:

Ordinea de zi;
Memoratorul temelor;
Planul de msuri.
 Clasificarea edinelor
De informare, care au ca scop furnizarea de informaii
managerului i colaboratorilor, cu privire la anumite probleme.
Acestea se organizeaz periodic, putnd fi:
- sptmnale;
- lunare;
- semestriale.
Decizionale, discutarea i adoptarea unor decizii.
De analiz analizarea activitii desfurate ntr-o anumit perioad;
De armonizare edine operative, convocate cu o frecven aleatorie, n
funcie de necesitile realizrii unor obiective, planuri, programe, la care
particip n general efii de compartimente, efii de catedr, de comisii sau
alte persoane implicate;
Eterogene cele care reunesc dou sau mai multe tipuri de edine
prezentate anterior.
Tipuri de edine

De informare
De analiz

EDINE

De
Decizionale armonizare

Eterogene
Etapele desfurrii unei edine
Informarea ;
Soluionarea problemelor;
decizia; - finalizarea unor probleme prin trasarea unor
sarcini de lucru anumitor participani.
Etapele importante n derularea unei reuniuni de
lucru (edin) sunt urmtoarele:
- pregtirea;
- deschiderea;
- desfurarea;
- finalizarea.
 Pregtirea edinei
Stabilirea unei ordini de zi, care s cuprind una sau dou
probleme importante. Celelalte pot fi grupate la punctul
diverse. Aceast sarcin revine managerului care
organizeaz edina;
Problemele nscrise pe ordinea de zi trebuie s fie formulate
clar i, n acelai timp, s strneasc interesul pentru
problemele puse n discuie;
Desemnarea persoanelor ce vor prezenta materiale la
problematica abordat n cadrul edinei;
Stabilirea din timp a datei, locului i orei de desfurare a
edinei;
n cazul edinelor periodice, este important meninerea
zilei, orei i locului de desfurare;
Stabilirea locului i ambianei;
nceperea punctual a edinelor;
Desemnarea unei persoane pentru nregistrarea discuiilor,
care s anune din timp problematica edinei.
Deschiderea edinei
Deschiderea edinei la ora i locul anunat prealabil
participanilor;
Formularea clar a obiectivelor edinei;
Se explic procedura i documentele de lucru;
Folosirea unui limbaj pozitivist i incitant pentru a impune
participanilor respectarea problematicii edinei;
Limitarea expunerii introductive la maximum 1-2 minute;
Stabilirea de comun acord cu participanii a duratei totale a
edinei (limitarea edinei la 1-1,5ore) i a duratei maxime
pentru lurile de cuvnt ale participanilor;
Numirea unui gestionar al timpului alocat vorbitorilor;
Menionarea absenilor de la edin, menionarea cauzei.
Desfurarea edinei
Regulile caracteristice desfurrii unei edine sunt:
Controlul desfurrii edinei pe baza punctelor ordinii de zi
i a obiectivelor corespunztoare;
Stabilirea contribuiilor n idei noi, soluii etc., astfel nct s
se stimuleze participarea activ pentru ndeplinirea scopurilor
propuse;
Calmarea spiritelor nfierbntate, intervenind cu tact, dar
ferm, pentru eliminarea unor stri conflictuale nedorite;
Intervenia prompt n cazul n care expunerile participanilor
deviaz de la subiectul problemei discutate;
Imprimarea unui ritm care s asigure ncadrarea n durata
stabilit, concomitent cu realizarea scopurilor propuse.
Finalizarea edinei
Regulile caracteristice etapei de finalizare a edinei
sunt:
Intervenia final a conductorului edinei, care
trebuie s fie concis i s reliefeze principalele
concluzii;
Trecerea n revist n memoratorul de teme a
punctelor din ordinea de zi i a unor teme rmase
nesoluionate, constatnd dac se preconizeaz
trecerea acestora pe ordinea de zi a viitoarei edine
sau dac ele, ntre timp, au fost rezolvate.
Verificarea corectitudinii nregistrrii discuiilor din
timpul edinei;
Semnarea procesului-verbal de ctre toi participanii.
n timpul edinei, n procesul-verbal se vor
nominaliza obiectivele i timpii alocai pentru
fiecare punct al ordinii de zi, care, n general,
sunt: pentru informare 30 de minute, pentru
soluionarea problemelor 20 de minute i
pentru decizie cam 10 minute.
 Rolul preedintelui n derularea
unei edine
capacitatea de a distinge problemele procedurale de cele de fond;
s cunoasc i s stpneasc foarte bine aspectele procedurale;
s foloseasc pozitiv cunotinele i experiena participanilor la
rezolvarea problemelor dezbtute;
s cunoasc modul de gestionare a strilor conflictuale pe parcursul
edinei;
s-i foloseasc dreptul de veto, atunci cnd consider c legea nu
este respectat;
s se asigure corectitudinea ntocmirii procesului verbal;
n luarea unor decizii, trebuie s evite s-i expun primul punctul de
vedere sau s adopte o poziie partizan;
S evite s devin un arbitru al disputelor dintre diferii membri;
s asigure un echilibru ntre cerina participrii tuturor celor
interesai i cerina implicrii minimului de persoane;
S controleze pe ct posibil discuiile, pentru ca acestea s nu
degenereze de la subiectul problemei sau n stri conflictuale etc.
Evaluarea edinei
Verificarea desfurrii i succesul edinei;
Verificarea corectitudinii ntocmirii procesului-
verbal;
Redactarea planului de msuri;
Verificarea ndeplinirii sarcinilor rezultate pn
la urmtoarea edin;
Trecerea problemelor nerezolvate pe ordinea
de zi a viitoarei edinei.