UNIVERSITATEA POLITEHNICA DIN BUCURESTI

PROIECT
AUDIT SSM

2020
 CUPRINS

CAPITOLUL 1: PREZENTARE ORGANIZATIE SI TIPUL DE AUDIT………………

CAPITOLUL 2: PLAN DE AUDIT ..........……………………………………………..……..
CAPITOLUL 3: CHESTIONAR DE AUDIT .……………………………………...………..
CAPITOLUL 4: FISA DE NECONFORMITATE ...………………….....…………………..
CAPITOLUL 5: RAPORT DE AUDIT ....................................................................................

2
 Capitolul 1

Prezentarea organizației “S.C. ELECTRO SYSTEMS S.A.”

1.1 Istoric organizație

S.C. ELECTRO SYSTEMS S.A. ia ființă în anul 1992, ca o firmă privată, independentă, specializată în
sisteme de securitate, sisteme de control acces, sisteme de detecție și alarmare la incendiu și tehnologii
avansat.

Ulterior S.C. ELECTRO SYSTEMS S.A. și-a diversificat și îmbunătățit permanent competențele,
oferind în prezent soluții complete, eficiente și performante pentru orice tip de construcție, indiferent
de amploare, care respectă specificațiile tehnice, prevederile legislative și pe cele referitoare la
protecția mediului.

S.C. ELECTRO SYSTEMS S.A. are competenţe în multiple domenii:

❖ Soluţii de securitate și pentru apărare
❖ Tehnologia informaţiei şi comunicaţii
❖ Soluții inteligente de transport și taxare
❖ Instalații şi construcţii
❖ Mentenanţă şi facility management

Scopul principal al soluțiilor organizației este de a le permite clienților să-și desfășoare activitatea în
condiții sigure și să își crească eficiența. Succesul soluțiilor integrate oferite de S.C.ELECTRO
SYSTEMS S.A. constă nu numai în excelența tehnologică, fler pentru inovație și echipe specializate, ci
mai ales în încrederea și responsabilitatea pe care compania o inspiră clienților.

Pentru activitătile desfășurate S.C. ELECTRO SYSTEMS S.A. este certificată în conformitate cu SR
EN ISO 9001 Sisteme de management al calităţii. Cerinţe, SR EN ISO 14001 Sisteme de management
de mediu. Cerinte cu ghid de utilizare şi SR OHSAS 18001:2008 Sisteme de management al sanatatii
şi securitatii ocupationale.Specificatie.

În prezent S.C. ELECTRO SYSTEMS S.A. are un număr de 462 angajați, dintre care TESA 185
angajați și personal direct productiv 277 angajați, care activează atât în sediul social cât și în punctele
de lucru situate în București și în țară.
3
1.2 Domeniul de activitate al firmei

Având ca principal obiect de activitate, în conformitate cu Cod CAEN - 7112 Activități de inginerie și
consultanță tehnică legate de acestea, S.C. ELECTRO SYSTEMS S.A. este certificată de diverse
autorități naționale ANRE, AGFR, IGSU, IGPR, ISCIR, INSEMEX – GANEx pentru desfășurarea de
activități după cum urmează:
➢ Proiectare, producție, integrare, punere în funcțiune, testare, mentenanță, service sisteme de
automatizări și monitorizare date, sisteme de detecție și analiză gaze, sisteme și instalații de
detecție, semnalizare și stingere a incendiilor, instalații electromecanice;
➢ Expertizare și analize de securizare fizica și securitate la incendiu; training, audit, consultanță si
asistență tehnică;
➢ Cercetare-dezvoltare, proiectare, producție, instalare, montaj, integrare, punere în funcțiune,
testare, service și mentenanță pentru instalații de curenti slabi, instalații de joasă și medie
tensiune, instalații de încălzire, ventilație și climatizare;
➢ Proiectare de instalații electrice interioare pentru construcții civile și industriale, branșamente
aeriene și subterane, la tensiunea nominala de 0,4 kV;
➢ Proiectarea și executarea de linii electrice, aeriene sau subterane, cu tensiuni nominale de 0, 4 -
20 kV și posturi de transformare cu tensiunea nominala superioară de cel mult 20 kV;
➢ Incercări de echipamente și instalații electrice de joasă și medie tensiune;
➢ Elaborare proiecte pentru construcții de lucrări publice, de organizare și dirijare a circulației,
instalații electrice de semaforizare, sisteme de semnalizare, parcometre, de supraveghere,
monitorizare video și de taxare si sisteme electronice de cântărire;
➢ Asamblare aparataj electric de semnalizare, siguranță sau control al traficului și sisteme
electronice de cantarire;
➢ Fabricarea de construcții metalice și parți componente ale structurilor metalice;
➢ Proiectare, montaj, punere în funcțiune, reparare și întreținere instalații tehnice în medii
explozive.
➢ Execuție, verificări și revizii ale instalațiilor de utilizare a gazelor naturale având regimul de
presiune de lucru mai mic sau egal cu 6 bar.

1.3. Organigrama companiei

4
 ORGANIGRAMA: S.C. ELECTRO SYSTEMS S.A.
Aprobata prin decizia de Consiliul de administrare nr. …… / ………..
DIRECTOR GENERAL Administrator
Nume si prenume: ………………………………………
Semnatura: ………………………………………………

UNITATI FUNCTIONALE (Servicii suport)

Departament Departament Departament Departament Departament Departament Management

HR Juridic Economic IT SSM Integrat - Calitate

DIRECTOR DE VANZARI VANZARI

VANZARI LICITATII OFERTARE

DIRECTOR OPERATIONAL OPERATIONAL

MANAGEMENT DE PLANIFICARE SI EXECUTIE ADMINISTRATIV APROVIZIONARE

PROIECT MONITORIZARE PROIECTE & LOGISTIC

DIRECTOR TEHNIC TEHNIC

PROIECTARE ATELIER MONTAJ

5
 Capitolul 2

Plan de audit SSM

Plan de audit etapa I:

Activitate / proces auditat: Sistem de management SSM

Perioada auditului: 04-05.02.2020

Tipul auditului: planificat
Componenta echipei de audit:
• Auditor Sef: Loredana DASCALU
• Auditori: X, Y, Z

Criterii de audit: SR ISO 45001:2018

Nr. Perioada (intervalul Activitatea/ Procesul Responsabil* Cerintele SSM
crt. orar) auditat zona/proces

1 09.00-09.15 / 04.05.2019 Sedinta de deschidere Directorul general

Managerul SSM
2 09.15-10.00 / 04.05.2019 Management de virf Directorul general 4.1, 4.2,

3 10.00-11.00 / 04.05.2019 Managementul Manager RU 5.1, 5.2, 7.1, 7.2,

Resurselor Umane
4 11.00-12.30 / 04.05.2019 Managementul SSM Manager SSM 4.4, 5.2

5 12.30-13.00 / 04.05.2019 Pauza

6 13.00-13.30 / 04.05.2019 Activitati de Sef Aprovizionare 8.1.4, 8.1.4.1

7 13.30-14.30 / 04.05.2019
8 14.30-15.00 / 04.05.2019
aprovizionare
Activitati de inginerie si Manager Departament 5.4, 6.1, 6.1.1
consultanta tehnica Proiectare
legate de acestea
Deplasare santier mobil

9 15.00-17.00 / 04.05.2019
10 17.00-17.30 / 04.05.2019
Lucrari de instalatii Sef Santier, Personal 6.1.2, 6.1.2.1, 6.1.2.2
electrice. Lucrari de
instalatii sanitare, de
incalzire si de
climatizare.
Deplasare sediu firma

11 09.00-10.00 / 05.05.2019 Managementul SSM Manager SSM 6.1.2.3, 9.3, 10.2, 10.3

11 10.00-11.00 / 05.05.2019 Pregatirea sedintei de

inchidere
12 11.30-12.00 / 05.05.2019 Sedinta de inchidere Directorul general
Managerul SSM
Difuzare:
Planul de Audit a fost întocmit în __2_ exemplare si se difuzeaza la:
Ex.1: echipa de audit Ex 2: auditat
S.C. ELECTRO SYSTEMS S.A.
6
Data prezentarii Raportului de Audit: 05.02.2020

Auditor Sef: Loredana DASCALU

(numele prenumele/semnatura)

Organizatia Auditata: „ S.C ELECTRO SYSTEMS S.A.”

Auditor Sef: Loredana DASCALU
Data: 05.02.2020

Plan de audit etapa II:

1. SOLICITANT: S.C ELECTRO SYSTEMS S.A.

1.1. Obiectul de activitate al organizaţiei:

Denumirea activităţii cod CAEN

Activitati de inginerie si consultanta tehnica legate de acestea 7112

1.2. Adresa:
Romania, Bucuresti, str. Tineretului nr.11
telefon: 0213102074 fax: .0213102074
e-mail: office@iel.ro

2. Perioada derulării auditului etapa a II-a de la 04.02.2020 la 05.02.2020

3. Tipul auditului: audit de certificare a sistemului de management SSM

4. Criterii de audit etapa a II-a :

4.1. Standardul: SR EN ISO 9001/2008, SR EN ISO 19011:2003, SR ISO 45001:2018
4.2. Documente al SSM: procedurile generale, procedurile specifice şi instrucţiunile sistemului de management
sănătate şi securitate in munca adoptat
4.3. Legea securităţii şi sănătăţii în muncă nr.319/2006, cu modificările ulterioare
5. Obiectivele auditului:
5.1. Determinarea gradului de conformare la standardul de referinţă SR ISO 45001:2018
5.2. Determinarea neconformitatii elementelor sistemului SSM fata de exigentele specificate
5.3. Evaluarea eficacităţii sistemului de management adoptat în raport cu referenţialele.
5.4. Determinarea gradului de cunoaştere şi aplicare a sistemului de management aplicat de catre angajatii
5.5. Oferirea posibilitatii de certificare la organismul national
6. Reprezentanţii legali ai organizaţiei şi reprezentanţii de management desemnaţi
6.1. Director General: dl A
6.2. Manager SSM: dl.B
6.3. Manager RU: dna. C
6.4. Manager Departament Tehnic: dl. D
6.5. Sef Aprovizionare: dl.E
7. Data reuniunii de deschidere: 04.02.2020/ora 09.00

8. Data reuniunii de închidere:05.02.2020 /ora 11.30.

9. Limba utilizată: romana

9.1. Elementele supuse auditului: Vor fi auditate toate procesele/activitatile organizatiei mentionate in planul de
audit de mai sus, iar auditul va include atat echipamentele si zonele de lucru relevante cat si interviuri cu
personalul implicat.
7
10. Raportul de audit SSM etapa a II-a se redactează în două exemplare şi se difuzează după cum urmează:
10.1. Comisia de audit - un exemplar.
10.2. Auditat: SC. ELECTRO SYSTEMS S.A.- un exemplar.
11. Metodele de audit utilizate:
11.1. Interviuri cu salariaţii firmei şi personalul colaborator.
11.2. Analiza documentelor SSM, a documentaţiei tehnice de bază şi de fabricaţie/execuţie/realizare ale produselor
11.3. Înregistrări referitoare la monitorizarea SSM.
11.4. Analiza privind productia, aprovizionarea, verificarea departamentelor.

12. Caracterul informaţiilor din timpul auditului: confidenţial.

13. Anexe:
Procedura de audit intern (daca se solicita)
14. Echipa de audit: SEMNĂTURA
14.1. auditor şef : Loredana Dascalu
14.2. auditor – ing. X
14.3. auditor – ing. Y
14.4. auditor – expert tehnic ing Z
14.5. auditor - expert tehnic ing W

8
 Capitolul 3

Chestionar de audit SSM

Contract nr.: 045/2020

Document de referinţă: SR ISO 41001:2018

Data auditului: 04-05.02.2020

Tipul auditului: audit de certificare

Organizaţia auditată: S.C ELECTRO SYSTEMS S.A.

Locul auditului: In toate departementele intreprinderii conform plan de audit

Echipa de auditori:
Auditor şef: Loredana DASCALU
Auditori: ing. X., ing. Y
Auditor – expert ethnic: ing Z., ing W

9
 CHESTIONAR CONSTATĂRILE ECHIPEI DE
AUDIT
Cerinte ale sistemului de
management al sanatatii si securitatii Documente de referinţă, evidenţe,
muncii 41001:2018 Evaluare înregistrări, persoane auditate
O N
NA C D A D A
4. Contextul organizatiei
4.1 Intelegerea organizatiei si a
contextului acesteia
1. Organizatia a determinat probleme X Manual de management integrat .
externe și interne care sunt relevante
pentru scopul sau si care afectează
capacitatea de a obține rezultatele
prevăzute sistemului de management al
sănătății și securității în muncă?

4.2 Înţelegerea necesităţilor şi

aşteptărilor lucrătorilor şi ale altor
părţi interesate
Care dintre aceste necesitati și așteptări X
sunt sau ar putea devini cerințe legale
și alte cerințe?
Organizatia determina cerintele X
relevante ale lucratorilor si ale
celorlalte parti?

4.4 Sistem de management SSM

Organizatia a stabilit, a implementat si a X Manualul calitatii.
mentinut continuu sistemul de
management SSM?
5.1 Leadership si angajament
Organizatia s-a asigurat ca sunt stabilite X Politica interna a organizatiei
politica si obiectivele referitoare la SSM?
Organizatia s-a asigurat integrarea X Conform procedurii Cerinţe legale, alte
cerintelor sistemului de management SSM cerinţe şi Evaluarea conformării
in procesele de afaceri ale acesteia?
5.2 Politica SSM
Managementul de la cel mai inalt nivel X Obiectivele de SSM sunt stabilite in
a mentinut o politica SSM prin care Programul de Management de Securitate
asigura un cadru pentru stabilirea si Sanatate Ocupationala
obiectivelor SSM?
Politica SSM este disponibila ca X
informatie documentata si comunicata
in cadrul organizatiei?

5.4 Consultarea si participarea

lucratorilor
Organizatia asigura mecanisme , timp, X
instruire si resurse necesare?

10
 Organizatia stabileste, implementeaza X Difuzare fisa post, semnata de catre
si mentine un proces de consultare si angajat, aprobata de Director General,
participare a lucratorilor la toate instruire si luat la cunostinta de persoanele
nivelurile si pentru toate functiile pe post;
aplicabile?
Organizatia pune accent pe atribuirea X Completare Fisa de Post cu
rolurilor, responsabilitatilor si autoritatilor responsabilitati de ssm
organizationale, dupa cum este aplicabil?
6.1 Actiuni pentru tratarea riscurilor si
oportunitatilor
6.1.1 Generalitati
1 Organizatia mentine informatii X
documentate referitoare la riscuri si
oportunitati?

6.1.2 Identificarea pericolelor si evaluarea

riscurilor si oportunitatilor
6.1.2.1 Identificarea pericolelor
1 Organizatia a stabilit, a implementat si a X Procedura „Comunicare interna si
mentinut proceduri pentru identificarea externa”
la pericolelor?

2 Organizatia a tinut cont de activitatile si X Regulament propriu de organizare şi

situatiile care sunt sau nu sunt de rutina, funcţionare a Comitetului de Securitate şi
precum infrastructura, echipamente, Sănătate în Muncă,
materiale, subsante si starea fizica a Convocare nr. 1 din 09.01.2020 privind
locului de munca? reuniunea CSSM
Proces Verbal din 14.01.2020 cu ocazia
reuniunii a CSSM

Conform comunicarii interne privind

implementarea SSO in societate.
6.1.2.2 Evaluarea riscurilor SSM si a altor
riscuri referitoare la sistemul de
management SSM
Metodologia organizatiei si criteriile de X
evaluare a riscurilor SSM sunt definite
in functie de domeniul de aplicare,
natura si planificarea in timp a
acestora?
6.1.2.3 Evaluarea oportunităţilor SSM şi a
altor oportunităţi referitoare la
sistemul de management SSM
2. Organizatia a stabilit, a implementat si a X Procedura „Controlul documentelor”
mentinut un proces pentru evaluarea unor
oportunități de adaptare a muncii, de
organizare a muncii și mediul de lucru
pentru lucrători?
7.1 Resurse

Organizatia a determinat. și a furnizat X

resursele necesare pentru stabilirea,
implementarea, menținerea și
îmbunătățirea continuă a managementului
SSM?
7.2 Competenta

Organizatia a a păstrat informații adecvate X Procedura „ Monitorizare si masurare

documentate ca dovezi de competență? performanta”
11
 Organizatia s-a asigurat ca lucratorii sunt X Interviu, testare psihologica, testare
competenti? tehnica, examinare SSM
8.1.4 Aprovizionare

8.1.4.1 Generalitati

Organizatia a stabilit, a implementat si a X Plan anual de verificari conform

mentinut proceduri pentru controlul procedurii control aprovizionare
aprovizionarii produselor si serviciilor?
9.3 Analiza efectuată de management

Analiza efectuata de management ia in X

considerare necesitatile si asteptarile
partilor interesate?
Elementele de iesire ale analizei X
effectuate de management include
decizii referitoare la oportunitati de
imbunatatire continua sau orice
implicatii asupra directiei strategige a
organizatiei?
10.2 Incident, neconformitate şi acţiune
corectivă
Atunci cand se produce un incident sau X Procedura „ Controlul neconformitatilor,
exista o neconformitate, organizatia accidentelor, incidentelor”
reactioneaza la timp la incident sau
neconformitate pentru a intreprinde
actiuni pentru controlul si corectarea
acesteia?

10.3 Îmbunătăţire continuă

1. Organizatia imbunatateste continuu X

potrivirea, adecvarea si eficacitatea
sistemului de management SSMprin
promovarea participarii lucratorilor la
implementarea actiunilor pentru
imbunatatirea continua a sistemului de
management SSM?

Legenda:

NA - neaplicabil; C - conformitate; O - observaţie; N - neconformitate; D - în legătură cu

documentaţia; A - în legătură cu aplicarea

12
 Capitolul 4

FIŞA DE NECONFORMITATE
Nr. 1 / 045/2020

Nr. audit: Sistem de referinţă/Ediţie: SR ISO 45001:2018

Perioada auditului: __04-05.02.2020_______

AUDITOR
Neconformitatea constatată: Încadrare: 10.2 majoră  X minoră  observaţie 

S-a constatat faptul ca atunci cand se produce un incident sau exista o neconformitate, organizatia nu reactioneaza la
timp la incident sau neconformitate pentru a intreprinde actiuni pentru controlul si corectarea acesteia.

cu privire la aplicare  cu privire la documentaţie  X

Numele auditorului: Semnătura:
Loredana Dascalu

ORGANIZAŢIA
X Acceptată
Neconformitate Cauze: se poate remedia usor

Numele şi semnătura reprezentantului organizaţiei:  Neacceptată

Justificare:
Director General: dl A

ORGANIZAŢIA
Corecţie propusă:

Corectarea imediata a problemelor constatate (neconformitatilor) si mentionarea actiunilor luate pentru controlul si
remedierea acestora in fisa de neconformitate.

Numele responsabilului pentru aplicarea acţiunii: Semnătura: Termen prevăzut

Manager Resurse Umane pentru aplicare:
B 4 zile de la
constatarea
Reprezentantul organizaţiei: Semnătura neconformitatii
Director General: dl A

Comentariul auditorului şef Semnătura

X Acceptată  Necceptată ...........................

ORGANIZAŢIA
Acţiuni corective /preventive propuse

13
Corecţie propusă:
Corectarea imediata a problemelor constatate (neconformitatilor) si mentionarea actiunilor luate pentru controlul si
remedierea acestora in fisa de neconformitate.

Actiune preventiva:
Instruirea personalului in privinta incidentelor si organizarii activitatilor
Efectuare audit intern de verificare a implementarii corectiilor / actiunilor corective.

Numele responsabilului pentru aplicarea acţiunii: Semnătura: Termen prevăzut

Manager SSM: dl.C pentru aplicare: 4
zile lucratoare
Reprezentantul organizaţiei: Semnătura:
Director General: dl A

Comentariul auditorului sef Semnătura:

X Acceptată  Necceptată

AUDITOR
Evaluarea acţiunii corective/preventive:

Auditorul este de acord cu actiunile corective si preventive propuse

Dovezi/ inregistrari: proces verbal de la sedinta propusa

- Proces verbal de instruire lucratori
- Raport audit intern
- Fise de post angajati SC ELECTRO SYSTEMS S.R.L.

Numele auditorului: Semnătura: Data: 05.02.2020

Loredana DASCALU

14
 Capitolul 5

Raport de Audit
Nr. RA-045/2020

Activitatea/Procesul auditat: Sistem de management al SSM

Perioada auditului: 04-05.02.2020

Tipul auditului:  planificat de urmărire   neplanificat

Componenta echipei de audit:
• Auditor Sef: Loredana DASCALU
• Auditori : X, Y, Z, W
Criterii de audit (documente de referinta):
SR ISO 45001 :2018

Persoane contactate:

Director General: dl A Tel. Nr.:...................... email:.............................

Manager SSM: dl.B Tel. Nr.:...................... email:.............................
Manager RU: dna. C Tel. Nr.:...................... email:.............................
Manager Departament Tehnic: dl. D Tel. Nr.:...................... email:.............................
Sef Aprovizionare: dl.E Tel. Nr.:...................... email:.............................

Observatiile echipei de audit

Puncte tari:

Prezentarea generala:S.C. ELECTRO SYSTEMS S.R.L. este o societate cu capital privat, al carui domeniu de
activitate este conform cod CAEN: 7112.
Firma auditata isi desfasoara activitatea in baza declaratiei pe proprie raspundere. Intrucat domeniul de aplicare al
sistemului de management de SMSSO acopera toate activitatile desfasurate de firma - fara nici o excludere, rezulta
ca domeniul de certificare coincide cu domeniul de activitate precizat mai sus. Firma detine un sediu social
inchiriat. Principalii clienti ai firmei sunt persoane juridice. In cadrul firmei a fost dezvoltat, implementat si
certificat anterior sistemul de management al calitatii si mediului.
In aceasta etapa a auditului echipa de audit a urmarit mentinerea sistemului de management al sanatatii si
securitatii ocupationale si conformarea organizatiei cu politica de SMSSO stabilita, cu obiectivele si procedurile
SMSSO; echipa de audit apreciaza in mod deosebit implicarea managementului de varf in alocarea resurselor
umane, materiale si financiare pentru elaborarea si implementarea SMSSO, resurse care dau posibilitatea
functionarii in continuare a sistemului. Se remarca alocarea resurselor financiare in scopul angajarii de personal
cu studii si experienta pe linie de SMSSO.

Axe de imbunatatire:

Echipa de audit recomanda efectuarea unui audit de urmarire la sediul Organizatiei de Certificare pentru
analiza dovezilor prezentate de auditat, stabilite pentru neconformitatile identificate in etapa de supraveghere a
sistemului de management al sanatatii si securitatii ocupationale.

15
 Cerinte F RAC/N
O N Observatii
sistem O r.
4.1 x
4.2 x
4.4 x
5.1
5.2 x

5.4 x

Concluzii 6.1 x
Legenda: 6.1.1 x
FO – fara observatii; 6.1.2 x
O – cu observatii; 6.1.2.1 x
N - neconformitate
6.1.2.2 x

6.1.2.3 x
7.1 x
7.2 x
8.1.4 x
8.1.4.1 x
9.3 x
S-a constatat faptul ca atunci cand se produce un 1/045/2
incident sau exista o neconformitate, organizatia 020
nu reactioneaza la timp la incident sau
10.2 x
neconformitate pentru a intreprinde actiuni pentru
controlul si corectarea acesteia.

10.3 x
Difuzare:
Raportul de Audit a fost întocmit în 3 exemplare si se difuzeaza la:
Ex. 1: Echipa audit Ex. 2: Comisie Audit Ex. 3: Auditat
Auditor Sef: Loredana Dascalu Data: 05.02.2020
(numele prenumele/semnatura)

16