Managementul documentelor electronice

Managementul este un termen provenit din limba engleză şi adoptat ca

atare, cu o semantică foarte complexă, care desemnează ştiinţa conducerii
organizaţiilor şi conducerea ştiinţifică a acestora.

Etimologia termenului
Termenul management provine din latinescul maneo care înseamnă a
rămâne de unde a ajuns la termenul francez maison (casă) şi la menaj. Apoi
de la substantivul latin manus (mână) s-a format în italiană maneggio
(prelucrare manuală). Din franceză sau italiană, aceste cuvinte au căpătat, în
engleză, forma verbului to manage, cu diverse înţelesuri printre care şi
acelea de a administra, a conduce. Englezii au format apoi corespunzător
substantivele manager şi management.
Prin management ca ştiinţă se înţelege “studierea procesului de
management în vederea sistematizării şi generalizării unor concepte, legi,
principii, reguli, a conceperii de noi sisteme, metode şi tehnici care să
contribuie la creşterea eficienţei activităţilor desfăşurate pentru realizarea
unor obiective”.

Documentele sunt elemente principale pentru succesul companiilor de

azi pentru ca odata ce am intrat in sec XXI documentele devin esenta intregii
afaceri. Pe masura ce tehnologiile se dezvolta, este de asteptat ca si
documentele sa imbrace noi forme si sa ofere noi posibilitati de comunicare.
Managerii romani au devenit constienti de importanta managementului
documentelor si proiectelor. Procesul este in evolutie si va cunoaste o
dezvoltare reala datorita aderarii la UE, moment in care companiile vor fi
nevoite sa adopte standardele europene de calitate.
In dictionar, documentul este definit ca: “act prin care se adevereste,
se constata sau se preconizeaza un fapt, se confera un drept, se recunoaste o
obligatie; text scris sau tiparit, inscriptie sau alta marturie servind la
cunoasterea unui fapt real actual sau fin trecut” (DEX 1996) sau mai pe
scurt, un document este o foaie de hartie pe care e scris ceva important, ce
poate fi o informatie (scrisori, rapoarte, planuri de faceri, facturi, comenzi
etc.). Acum, dupa revolutia digitala, este permisa o noua definire
documentului: “orice pachet de date structurate care poate fi folosit ca
informatie”. Ceea ce inseamna ca un document poate fi aproape orice:

1
imagini, date, desene, holograme, CD-ROM-uri, secvente audio si video etc.
Cel mai important lucru este ca documentul va fi definit chiar de autorul sau.
In momentul in care autorul il numeste document, este document.
Toate mediile de afaceri gestioneaza evidente manual sau electronic.
Evidentele reprezinta dovada mediului in care actionam, ne achitam de
anumite obligatii sau ne dezvoltam in relatiile cu clientii. Mediile de stocare
a inregistrarilor sau documentelor s-au dezvoltat incercand sa reflecte cat
mai corect actiunile curente si de perspectiva ale diverselor domenii de
activitate.
In cadrul agentiei la care lucrez am putut remarca importanta unui
bun management al documentelor. Fie ca au circuit intern, fie ca se
adreseaza cuiva exterior organizatiei, acestea au nevoie de o buna evidenta si
arhivare, pentru a fi usor regasite si folosite ulterior. Activitatea agentiei
consta in intocmirea unei baze de date cu hostesse folosita in campanii
publicitare pentru firmele colaboratoare.
Agentia detine un numar mare de documente ce sunt pastrate in baze
de date pe sectiuni pentru a putea gasi foarte usor un document. Informatia
poate intra in tipologii diferite in functie de criteriul de analiza retinut.
Cateva dintre aceste criterii ar fi: originea, sensul circulatiei in ierarhie,
reprezentare, durata de viata, pozitia in procesul prelucrarii, destinatarul,
gradul de institutionalizare, structura firmei, finalitatea.
Dupa sensul de circulatie in ierarhie, in cadrul agentiei intalnim
informatii descendente (fise de instructiuni ce provin de la manager catre
angajati), ascendente (note informative, rapoarte efectuate de angajati), dar
si informatii laterale (telefoane, note de informare de la un angajat la altul).
Un alt fel de document pe care il intalnim in agentie este contractul
de colaborare cu firmele colaboratoare pentru care agentia presteaza servicii
publicitare. Acestea au un circuit intern, au un numar de ordine si contin
informatii brute, numite si elementare sau de baza. Aceste contracte sunt
arhivate clasic (dosare), dar si pe suport electronic (in fisiere).
Managementul cunostintelor este un alt aspect important legat de
documentele viitorului, cu toate ca nu exista o adeziune globala in ceea ce
priveste definitia managementului cunotintelor. Oricum, aproape orice
implementare de management al cunotintelor se bazeaza pe o tehnologie
inteligenta. Fie c aplicatiile sunt destinate lucrului in colaborare sau
partajarii cunostintelor, acestea sunt dependente de tehnologiile din spatele
documentelor, cum sunt managementul continutului, crearea de legaturi intre
documente sau uneltele pentru bazele de date integrate destinate magaziilor
de date sau mineritul datelor.

2
 Documentele - esenta afacerii
Este greu de subestimat importanta documentelor. Organizatia este
structurata in jurul acestora teancuri de scrisori, copii dupa diverse
documente, rafturi pline cu dosare, cutia potala plina de mesaje electronice -
sunt doar câteva exemple. Iar intreaga activitate a firmei este organizata in
jurul acestor documente. Sa amintim de contractele aranjate in raft, la bazele
de date din departamentul TI si la tranzactiile diverse. Afacerea poate fi
definita ca o arhitectura de documente. De aceea, putem spune ca
documentele reprezinta esenta intregii afaceri.
Dar o simpla analiza a problemelor legate de fluxul manual de
documente arata dificultatile managementului clasic de documente in
conditiile unei organizaii moderne.
Managementul documentelor reprezinta un sistem informatic care
permite circulatia (pentru informari, aprobari sau modificari), stocarea si
regasirea documentelor aflate in orice format electronic, cu facilitati de
conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (de
exemplu, prin conectarea la dispozitive de scanare pot fi introduse automat
in sistem documentele pe hartie).
Statisticile arata ca pentru incheierea unei tranzactii, in prezent sunt
necesare de doua ori mai multe documente decat in urma cu cinci ani.
Introducerea unui sistem de asigurarea calitatii (conditie obligatorie pentrn
companiile care doresc sa se incadreze standardelor europene), aduce cu sine
un volum impresionant de documente care trebuie sa circule in interiorul
firmei sau in relatiile cu partenerii.

Caracteristici ale sistemelor de management al documentelor

Un sistem performant de management al documentelor:
• implementeaza rapid fluxuri de documente
• este flexibil la orice structura organizationala
• are un grad inalt de securitate
• este adaptabil la orice tip de document
• este conectabil la alte aplicatii
• prezinta usurinta in exploatare
• este scalabil la dezvoltari ulterioare

Functiile sistemelor de management al documentelor

Sistemele de management al documentelor asigura:
• Alocarea unui numar unic de inregistrare fiecarui document
• Stabilirea locului unde se afla fiecare document activ

3
 • Urmarirea intregului ciclu de viata al unui document:
• personalul insarcinat cu receptia acestuia
• momentul la care a fost receptionat
• persoana care raspunde de avizarea/raspunsul formulat
• data la care raspunsul/avizarea au fost finalizate

Avantaje ale sistemelor de management al documentelor

Spre deosebire de sistemele manuale sistemele automate de
management al documentelor
• Stocheaza informatiile legate de document intr-un singur loc
• Permit accesul rapid la locul in care se afla documentul in organizatie
• Informeaza privind stadiul de avizare (rezolutie) in care se afla un
document
• Urmaresc timpul necesar finalizarii unei avizari (rezolupi) si cele care
au depasit acest termen
• Vizualizeaza numarul de documente intrate zilnic, saptamanal si lunar

Tipuri de aplicatii ale sistemului de management al documentelor

Biblioteci de documente
Element central al unui sistem de management de documente,
bibliotecile de documente contin:
• Documente relative la un proiect
• Proceduri ale sistemului cahtàtii, manualul calitatii
• Norme, proceduri, regulamente care trebuiesc consultate de personal
• Documente interne etc
Aplicatii de Jinx (workflow)
Documentele intr-o orgarnizatie nu sunt statice. Ele sunt create,
modificate, distribuite pe rute clar definite. De aceea, sistemele de
management de documente contin aplicatii de flux care determina cu
precizie unde se trimite un document, daca a ajuns la destinatie, cand a fost
redirectat i care este statutul lui la un moment dat.
Printre aplicatiile de flux putem aminti:
• Informatii trimise din / in sistemul intern spre informare / aprobare
• Planuri si rapoarte de activitate
• Referate, Note, Cereri, Cereri de Concediu, Cereri de Transport,
Cereri de Achizitii
• Generarea si publicarea de politici pentru asigurarea calitatii, a
politicilor de resurse umane
• Transmiterea spre aprobare a documentelor cerute de procedurile
sistemului calitatii, multiple aprobari

4
 • Tratarea neconformitatilor

Un sistem de mangement de documente contine aplicatii usor de

utilizat, foarte intuitive si bine organizate, are un sistem integrat de
mesagerie electronica pentru comunicatii rapide si sigure in interiorul
companiei, si cu alte organizatii sau agenti economici conectati la Internet si
permite:
• Circulatia documentelor pe trasee ierarhice bine precizate, sau definite
de catre autorul documentului, cu posibilitatea aprobarii sau respingerii
acestora.
• Crearea standardizata,distribuirea si circulatia informatiilor si
documentelor interne din companie, precum si a celor generate in relatia cu
alte organizatii, asigurandu-se cele mai inalte standarde de securitate si
confidentialitate.
• Urmarirea starii documentelor, in diferitele stadii prin care trec
acestea, evidentierea modului de rezolvare a documentelor. Sistemul permite
persoanelor autorizate din companie sa cunoasca in orice moment unde se
afla un document si care este starea acestuia, prin inregistrarile care se fac
asupra documentelor.
• Posibilitatea de a obtine rapid statistici si situatii privind dosarele
rezolvate sau in lucru, dupa stare, tip, responsabili, etc.

Metode tip ROl san TCO ce pot fi aplicate in cazul solutiilor sistemului
de management al documentelor
Rezultatul implementarii unui astfel de sistem trebuie sa se vada rapid
prin reducerea timpilor de distributie si circulatie a documentelor, reducerea
timpilor de rezolvare a sarcinilor, reducerea cheltuielilor administrative -
consumul hârtiei, telefonice etc.
Cum unul din obiectivele principale al implementarii unui astfel de
sistem este cresterea calitatii proceselor, o masura cuantificabila este
cresterea satisfactei clientilor.

Solutia eDoc pentru managementul documentelor

Web eDoc, sistem de management de documente elaborat de SoftNet,
care functioneaza pe platforma IBM/Lotus Domino, este o solutie completa
si ofera toate functionalitatile unui sistem performant inregistrare, indexare,
vizualizare dupa criterii multiple, cautare, workflow, arhivare de documente,
folosirea de grupuri, drepturi de acces pana la nivel de camp din document,
integrarea cu alte sisteme informatice si dispozitive electronice, istoricul

5
fiecarui document. De mentionat ca accesul serverului se poate face atat prin
clientul Lotus Notes cat si prin browser Internet.
Web eDoc, este format din mai multe module din care clientii pot alege
exact functionalitatile care le sunt necesare pentru rezolvarea problemelor
specifice.
Folosind aceasta solutie se pot utiliza aplicatii standard SoftNet sau
specifice activitatii fiecarei companii:
• Registratura
• Managementul relatiilor cu clientii - CRM
• Cereri de Achizitie, Referate de necesitate
• Cereri diverse
• Aplicatii care stocheaza informatii utile organizatiei
• Aplicatii care trebuie sa circule pe fluxuri bine definite sau ad-hoc

Concluzie:
In timpurile pe care le traim, reducerea cheltuielilor si eficienta sunt
coordonate pe care le urmareste orice persoana implicata in mediul de
afaceri. Un sistem de management al documentelor poate oferi o mai mare
eficienta a utilizarii resurselor financiare, de timp si spatiu, dar si o sporire a
calitatii serviciilor oferite clientilor. Cu costuri justificabile, fara necesitati
prea mari de instruire, o solutie inteligenta de Management Electronic al
Documentelor poate furniza un randament impresionant al investitiei,
permitand utilizatorilor sa se concentreze la ceea ce este cu adevarat
important.