2.

2 Contabilitatea aprovizionării cu mărfuri a depozitelor angro

Procesul aprovizionării cu mărfuri comportă mai multe operații și generează apariția de
documente care diferă, într-o oarecare măsură, în funcție de formele de aprovizionare
practicate. Actualmente, reieșind din specificul activității comerciale, etapa de aprovizionare
presupune, recepția, documentarea și contabilitatea intrării mărfurilor în următoarele faze:

1. Faza de expediție
Înainte de expedierea mărfurilor, furnizorul, în lipsa delegatului propriu al beneficiarului
procedează la recepția unilaterală a mărfurilor ce urmează a fi livrate, denumită în acest caz

autorecepfie, Ea trebuie să se consemneze într-un ,, Proces-verbal de autorecepție ” și constă

în identificarea și verificarea cantitativă și calitativă a mărfurilor ce se livrează în raport cu

prevederile contractului de livrare. În cest document pot fi indicate unele date specifice despre
marfă care nu se înregistrează în documentele de livrare, cum ar fi codul special al mărfii,
simbolul grupei de mărfuri, diverse abreviaturi utilizate pentru evidența operativă sau
automatizată, care sunt necesare în decontarea ulterioară a mărfurilor vândute. Acest proces-
verbal se va anexa la raportul gestionarului furnizorului drept document ce confirmă
descărcarea gestiunii împreună cu documentele de însoțire a mărfurilor livrate.
La această etapă, de asemenea, furnizorul ambalează în mod corespunzător mărfurile pe
care le predă spre transport, potrivit cu natura lor și cu prevederile standardelor și normelor
inteme/intemaționale în vigoare și transmite gestiunea către cărăuș (persoana care însoțește și
este responsabilă de integritatea mărfurilor până la predarea lor beneficiarului). Totodată, se
întocmesc documentele de transport și de livrare corespunzătoare în dependență de necesitate:
factura fiscală, avizul de expediere, actul de achiziție a mărfurilor, specificația de conținut,
certificatul de calitate, certificat de conformitate, etichete de ambalare, pașapoarte tehnice
de.

Cărăușul asigură integritatea mărfurilor în timpul transportării până la destinație și anunță

destinatarul despre sosirea bunurilor la depozit. În calitate de cărăuș poate fi atât un
reprezentant al furnizorului, cât și un reprezentant al întreprinderii specializate de transport
sau intermediere. Informația despre cărăuș se consemnează în „Procesul-verbal de
autorecepție" un exemplar al căruia se va înmâna persoanei respective.

În cazul aprovizionării cu mărfuri prin delegat, acestuia i se înmânează o „Delegație”, cu

care se prezintă la furnizor pentru primirea și recepționarea mărfurilor. Delegația se
înregistrează în „Registrul de evidență a delegațiilor”, iar eliberarea acestora persoanelor ce
nu sunt angajate la întreprindere nu se admite. În registrul menționat se înscrie: numărul
delegației, data eliberării, termenul de valabilitate, numele și funcția delegatului, denumirea
furnizorului și semnătura delegatului. La primirea mărfii de la furnizor, delegatul trebuie să
verifice integritatea ambalajelor și cantitatea mărfurilor primite în conformitate cu datele din
documentele însoțitoare.

Persoana, căreia i sa înmânat delegația, este obligată să prezinte în contabilitatea întreprinderii,

cel târziu în ziua următoare după primirea valorilor, indiferent de faptul dacă valorile în
mărfuri și materiale, indicate în delegații, au fost primite complet sau parțial, actele
doveditoare privind îndeplinirea dispozițiilor și predarea valorilor în mărfuri și materiale la
depozit sau gestionarului corespunzător. Delegațiile neutilizate urmează să fie restituite
întreprinderii, care le-a eliberat, în ziua următoare după expirarea termenului de valabilitate a
delegațiilor. La restituirea delegațiilor nefolosite se face o însemnare în registrul de evidență a
delegațiilor eliberate în rubrica „Mențiuni despre îndeplinirea dispozițiilor”. Delegațiile
nefolosite și restituite sunt stinse prin înscrisul „nefolosită” și se păstrează până la sfârșitul
anului gestionar la persoana responsabilă de înregistrarea lor. La sfârșitul anului delegațiile
nefolosite se distrug printr-un „Proces-verbal de lichidare”, aprobat de președintele comisiei
centrale de inventariere a întreprinderii, organizației, iar numerele delegațiilor nevalabile se
publică în Monitorul Oficial pentru a se aduce la cunoștința nevalabilitatea acestor delegații,
care apoi se lichidează printr-un proces-verbal corespunzător. Persoanele, care nu și-au
prezentat darea de seamă privind utilizarea delegațiilor cu termen de valabilitate expirat,
poartă răspundere disciplinară și alte delegații nu li se eliberează .
2. Faza de recepție.
Ordinea primirii mărfurilor și documentarea achiziționării lor depinde de:

► locul recepționării - la depozitul furnizorului, de la întreprinderea de transport sau

intermediere, la depozitul cumpărătorului;

► caracterul recepției - după cantitate, după calitate sau componență;

► corespunderea în raport cu condițiile contractuale sau documentele de însoțire, existența

sau lipsa documentelor de însoțire.

Primirea mărfurilor în gestiune se execută de o comisie specială care funcționează permanent

în cadrul întreprinderii. În conformitate cu prevederile Legii vînzării de mărfuri” și a
Regulamentului cu privire la recepționarea mărfurilor conform cantității și calității în
Republica Moldova, cumpărătorul este obligat să verifice cantitatea și calitatea mărfurilor
primite în conformitate cu prevederile contractului sau a legislației în vigoare. Recepția
mărfurilor se execută prin:

► verificarea cantității mărfurilor, când se stabilește masa netă și cantitatea unităților

mărfare furnizate în stare neambalată sau conform masei brute sau poziției de marfa în
 cazul mărfurilor ambalate;

► aprecierea calității mărfurilor, când se verifică indicatorii calitativi, corespunderea cu

cerințele standardelor tehnice, rețetelor de preparare, condițiilor tehnice etc.;

► conformarea după componență, în opinia noastră, constă în recepționarea mărfurilor,

ținând cont de realitatea contemporană de diversificare a sortimentelor de marfă și a structurii
grupelor mărfare. Esența acestui mod de recepționate constă în verificarea tipului de marfă, a
aspectului comercial, precum și a altor momente cum ar fi: culoarea, aspectul de design
solicitat etc. Tot aici pot fi atribuite și abaterile constatate în vederea utilizării altor prețuri
decât cele stabilite în condițiile contractuale, precum și erorile constatate în calcularea sumelor
și taxelor aferente.

Pentru mărfurile corespunzătoare cantitativ, calitativ și după componență, comisia de primire

(recepție) întocmește „Fișa de recepție-calculație” în două exemplare, în care se înregistrează
întrarea mărfurilor în gestiune.

În cazul stabilirii unor abateri cum ar fi: deteriorarea ambalajelor sau violarea sigiliului
încărcăturii, lipsuri în cantitatea mărfurilor, defecte de fabricație, nerespectarea termenelor de
livrare sau regimului de păstrare în timpul transportării produselor alimentare, comisia
întocmește un „Proces-verbal comercial” în patru exemplare, în care se vor înregistra abaterile
stabilite pentru fiecare poziție de marfă. Dacă abaterile în cantitate și deficiențele calitative s-au
constatat în cazul aprovizionării cu mărfuri pe răspunderea furnizorului, atunci acestea se
impun furnizorului pentru restituire sau schimb prin „Scrisoarea de reclamație”. Același
document se utilizează și în cazul abaterilor constatate din vina întreprinderii de transport.
Dacă se constată diferențe față de actele însoțitoare care nu atrag răspunderea furnizorului, ele
se imputează delegatului, prealabil reducându-se diferențele ce se încadrează în normele de
perisabilitate naturală.

În caz când la recepția mărfurilor nu există documente de însoțire sau lipsesc unele acte
distincte, comisia de recepție întocmește un “Proces-verbal de recepție unilaterală” în care
trebuie să se conțină informații privind cantitatea, calitatea și componența detaliată a
mărfurilor.

Pentru aprecierea prețului mărfurilor nefacturate poate fi utilizată informația conținută în

contractul de livrare sau prețurile ultimelor întrări a aceluiași tip de marfa. Procesul—verbal se
va perfecta în două exemplare, unui din care se va trimite furnizorului cu indicația de a
transmite în ordine de urgență setul documentelor însoțitoare.

În situația când cumpărătorul refuză recepția mărfurilor, reieșind din următoarele circumstanțe:
s-au expediat mărfuri fără acordul beneficiarului, s-au primit valori neprevăzute de condițiile
contractuale, mărfuri ce nu se încadrează în normele de calitate, demodate sau cu defect; acesta
este obligat să asigure integritatea lor și să anunțe furnizorul despre aceasta. Unitățile mărfare
primite în așa caz se vor recepționa conform „Procesului- verbal de primire a mărfurilor în
custodie”, vor fi depozitate analogic cu mărfurile acceptate cu impunerea cheltuielilor suportate
ulterior către furnizor. La stabilirea unor abateri în calitatea mărfurilor este necesară prezența
unui specialist al Centrului Național de Standardizare, Metrologie și Certificare (CNSMC), care
are statutul de Organism Național de Standardizate, Metrologie și Certificare („Moldova-
Standard”). Mărfurile necalitative pot fi recuperate către furnizor sau primite în gestiune la un
preț mai mic, convenit cu furnizorul acestor mărfuri.

3. Faza de stocare.
Odată cu recepția mărfurilor, acestea se transmit în gestiune, adică către locul de păstrare sau
persoana cu răspundere materială. Gestionarul consemnează informația privind mărfurile
primite deschizând pentru fiecare tip de marfă o „Fișă de magazie", centralizând datele despre
intrări într-un registru numit ,,Borderoul centralizator a mișcărilor de marfă”, care va conține
următoarele elemente; denumirea mărfii, grupa de mărfă, cantitatea și valoarea mărfurilor
primite, Documentul menționat va permite executarea operativă a controlului asupra stocurilor
de mărfuri la orice moment de timp, Concomitent, în conformitate cu prevederile legislației
fiscale, orice operație de achiziție care se documentează prin factura fiscală, se înregistrează în
„Registrul de evidență a procurărilor".
În cadrul etapei de stocare mărfurile se regrupează conform regimului intern de activitate a
întreprinderii comerciale și pot fi supuse unei prelucrări suplimentare privind redarea
aspectului comercial: reambalarea în cantități mai mici, asamblarea și reasamblarea etc.,
cheltuielile suportate fiind înregistrate într-o fișă specială de calcul și atribuite la cheltuielile
perioadei.