Receptia marfurilor la UAP

1. Scop si domeniu de aplicare

Prezenta procedura stabileşte reguli generale privind receptia marfurilor.
Scopul receptiei consta în verificarea modului în care furnizorul îsi îndeplineste
obligatiile asumate prin contract (cu privire la sortiment, calitate, cantitate, ambalare,
marcare) si daca, societatile de transport îsi respecta obligatiile legate de integritatea
marfurilor pe toata durata transportului. Controlul final de receptie are rolul de a
constata daca produsele sunt corespunzatoare sau nu cantitativ si calitativ . Comisia
de receptie are rolul de a urmari, în continuare, evolutia starii calitative a marfurilor
receptionate în momentul depozitarii si pâna în momentul livrarii din depozit.
Procedura se aplica pentru departamentul Logistica - Depozit.

2. Responsabilitati
Seful de Depozit este responsabil pentru respectarea in bune condiţii a procedurii de
receptie marfuri.
Gestionarii Depozit sunt responsabili pentru verificarea si incarcarea in gestiune a
marfurilor cu privire la sortiment, calitate, cantitate, ambalare, marcare.
Stivuitoristii Depozit sunt responsabili pentru manipularea marfurilor, depozitarea pe
locatiile stabilite.

3. Termeni si definiţii
- Receptia: este operatia de identificarea si verificare cantitativa si calitativa a
marfurilor ce se primesc in depozit.
- marfa: orice produs care formeaza obiectul livrarii sau a contractului de transport;
- furnizor: societatea care livreaza marfurile;
- beneficiar: societatea care primeste marfurile livrate;
 - expeditor: societatea care preda marfurile spre transport;
- caraus: societatea care executa transportul;
- destinatar: societatea care primeste produsele transportate;
- acte de livrare: procesele verbale de receptie sau autoreceptie, facturile , listele de
specificatie, avizele de expeditie;
- documente de transport: scrisoarea de trasura sau de transport, conosamentul,
foaia de parcurs, buletinul de mesagerii sau alte asemenea documente.

4. Procedura

Procesul de receptie implica urmatoarele operatii:

a) Verificarea documentelor.
b) Verificarea vizuala a integritatii lotului (deteriorari datorate transportului).
c) Verificarea identitatii si marimii lotului (receptia cantitativa).
d) Inregistrarea (incarcarea in gestiune) in sistemul SAP a bunurilor receptionate.
e) Litigii posibile în cazul receptiei marfurilor.

4.a) Verificarea documentelor

Cu ocazia receptiei se vor verifica urmatoarele documente:
 Pagina 2 din 3
Receptia marfurilor
- documente de contractare: Comanda de aprovizionare, clauzele, specificatiile;
- documentele de însotire a marfii: de livrare, de transport ;
- documente de atestare a calitatii: buletin de analiza, certificat de calitate.

4.b) Verificarea vizuala a integritatii lotului

Procesul de verificare vizuala a unui lot de marfa presupune:

- identificarea produselor din lot (verificare modului în care furnizorul îşi îndeplineşte
obligaţiile asumate prin comanda de aprovizionare cu privire la sortiment);
- examinarea ambalajelor (verificarea măsurii în care societatile de transport şi-au
respectat obligaţiile asumate în legatură cu menţinerea integrităţii cantitative şi calitative a
mărfurilor pe toată durata transportului);
- verificarea integritatii sigiliilor de pe colete (banda PVC, banda adeziva, etc);
- verificarea marcarii si etichetarii (verificare modului în care furnizorul îşi îndeplineşte
obligaţiile asumate prin comanda de aprovizionare cu privire la marcare,etichetare);
- informarea imediata a seful direct si al departamentului aprovizionare in cazul loturilor
deteriorate pe perioada transportului.

4.c) Verificarea cantitativa a loturilor de marfuri

Verificarea cantitativa a lotului de marfuri se face prin numarare, masurare sau cantarire, în
functie de felul marfurilor, pe baza specificatiilor din comanda de aprovizionare si a procedurilor
departamentului Calitate.

Verificarea cantitativa se realizeaza prin:

1.    verificare 100% (bucata cu bucata);
2.    verificare prin esantionare (cantarire).

4.d) Inregistrarea (incarcarea in gestiune) in sistemul

SAP a bunurilor receptionate.

Inregistrarea (incarcarea in gestiune) in sistemul SAP a bunurilor receptionate se

face in baza comenzilor de aprovizionare si a procedurilor de ”Goods
Receipt”(receptie marfa) SAP :
(

4.e) Litigii posibile în cazul receptiei marfurilor.

Sursele de litigii sunt:

-   neconcordanta dintre sortimentul comandat si sortimentul atestat prin documente sau cel
real;
- neconcordanta dintre cantitatea comandata (comanda aprovizonarea SAP) si cantitatea
reala a lotului de marfa;
- neconcordanta calitativa a loturilor de marfuri.
 Pagina 3 din 3
Receptia marfurilor
In cazul litigiilor aparute datorita diferentelor cantitative sau calitative ce apar in mod
obiectiv stabilite prin cantarire, numarare, masurare si prin alte asemenea procedee se va face
constatarea lipsurilor cantitative si a deficientelor calitative, precum si a divergentelor dintre
caraus si destinatar / beneficiar.
Constatarea litigiilor se va face numai in prezenta carausului si / sau a delegatului
furnizorului si a reprezentantilor destinatarului / beneficiarului respectiv Gestionar / Inginer
aprovizionare / Controlor calitate.
Diferente cantitative si calitative se consemneaza in nota de intrare receptie in
sistemul SAP (pentru diferentele cantitative – procesate de catre gestionari depozit) si intr-un
Raport Inspectie (pentru diferentele calitative – procesate de catre Controlor calitate).
Diferentele cantitative si marfa deteriorata pe durata transportului se vor consemna de
catre gestionar (cu nume, prenume, semnatura, data) pe documentele de transport ale
carausului.
Furnizorul va fi anuntat de catre Inginer aprovizionare intr-un interval de 48 de ore
pentru orice diferenta si pentru a-si trimite un reprezentant in vederea solutionarii litigiilor.