2.1.

Recepţionarea şi documentarea mărfurilor procurate

Mărfurile se procură, de regulă, de la agenţi economici autohtoni şi străini, de
asemenea de la persoane fizice care nu practică activitate de întreprinzător. În afară de
aceasta, mărfurile pot fi procurate:
1. Prin delegat propriu. În această situaţie ridicarea mărfurilor de la furnizor are
loc prin delegatul propriu al întreprinderii.
2. Fără delegat propriu. În acest caz furnizorul expediază mărfurile
cumpărătorului, pentru care poate folosi mijloace de transport propriu sau ale terţilor.
Actualmente, pornind de la specificul activităţii comerciale, aprovizionarea
presupune următoarele faze:
1. De expediţie;
2. De recepţie;
3. De stocare;
4. De contabilizare.
În cadrul fazei de expediţie furnizorul expediază marfa beneficiarului. Acesta
poate elibera bunurile fără delegatul cumpărătorului sau prin intermediul acestuia. În
cazul expedierii mărfurilor în lipsa delegatului, furnizorul organizează ambalarea şi
încărcarea lor în transport. Totodată întocmeşte în 2 exemplare procesul-verbal de
autorecepţie, în care indică cantitatea şi calitatea bunurilor livrate în corespundere cu
prevederile contractului. În plus, reflectă unele informaţii specifice mărfurilor şi anume:
codul mărfurilor, simbolul grupei de mărfuri care este utilizat pentru ţinerea evidenţei
curente şi simplificarea modului de decontare ulterioară a bunurilor ieşite etc. Un
exemplar al procesului - verbal rămâne la furnizor, iar al doilea se înmână cărăuşului.
Totodată furnizorul întocmeşte documentele care însoţesc mărfurile şi anume:
factura fiscală sau factura; foaia de parcurs; certificatul de calitate, certificatul veterinar,
certificatul de conformitate (care confirmă producătorul, standardul etc.), paşapoartele
tehnice etc.; factura feroviară (în condiţiile livrării mărfurilor pe cale feroviară).
Dacă mărfurile se livrează prin intermediul delegatului, atunci acestuia i se
eliberează delegaţie, cu care în continuare se prezintă la furnizor. Furnizorul perfectează
aceleaşi documente justificative şi livrează bunurile.

1
 În continuare are loc recepţia mărfurilor. Primirea şi transmiterea acestora în
gestiune se efectuează în corespundere cu Regulamentul cu privire la recepţionarea
mărfurilor conform cantităţii şi calităţii în RM nr. 1068 din 26.10.2000. Astfel,
recepţionarea se execută de către gestionari. Pot fi antrenanţi şi alţi specialişti ai
întreprinderii. Recepţia include:
 verificarea cantităţii mărfurilor;
 aprecierea calităţii bunurilor. Se verifică indicatorii calitativi, adică
corespunderea mărfurilor cerinţelor standardelor tehnice, reţetelor de preparare etc.
Pentru mărfurile primite gestionarul întocmeşte în 2 exemplare fişa de recepţie-
calculaţie, în care indică cantitatea şi calitatea acestora.
Dacă la recepţie se identifică unele abateri, cum ar fi: deteriorarea ambalajelor sau
sigiliului încărcăturii, defecte de fabricaţie, lipsuri de mărfuri etc., atunci cumpărătorul
este obligat: să sisteze recepţia mărfurilor; să asigure păstrarea mărfurilor; să perfecteze
actul de suspendare a recepţiei mărfurilor. Totodată cumpărătorul trebuie să anunţe
furnizorul despre devierile constatate, indicând denumirea bunurilor, data expedierii,
numerele facturilor, starea sigiliului etc. La neprezentarea delegatului din partea
furnizorului, recepţia se efectuează în continuare cu participarea reprezentantului unei
organizaţii din afară (expert al unei organizaţii specializate în domeniu) sau în mod
unilateral de către cumpărător, dacă furnizorul a dat acordul.
Rezultatele recepţiei se reflectă în actul primirii mărfurilor conform cantităţii şi
calităţii.
Abaterile constatate pot să provină atât din vina furnizorului, cât şi a delegatului.
Lipsurile identificate din vina furnizorului, de regulă, se refuză de plată. De aceea se
cere de la furnizor o factură corectată în acest sens. În unele cazuri cumpărătorul poate
cere furnizorului o eliberare suplimentară de mărfuri în contul acoperirii lipsurilor
constatate.
Dacă pentru divergenţele identificate poartă răspundere delegatul, atunci lipsurile
respective se impun spre recuperare acestuia, ţinând cont de lipsurile în limita normelor
perisabilităţii naturale.

2
 În cadrul fazei de stocare are loc transmiterea mărfurilor persoanei cu răspundere
materială. După primirea bunurilor gestionarul deschide pentru fiecare tip de marfă fişă
de magazie. Totodată datele despre mărfurile intrate se înregistrează în borderoul
centralizator al mişcării mărfurilor, în care se indică denumirea, cantitatea şi valoarea
bunurilor primite. Acest document permite exercitarea operativă a controlului asupra
stocurilor de mărfuri deţinute.
Concomitent facturile fiscale se înregistrează în registrul de evidenţă a
procurărilor.
La etapa de stocare mărfurile se regrupează conform regimului intern de activitate
a întreprinderii şi pot fi supuse unei prelucrări suplimentare în scopul redării aspectului
comercial şi anume: reambalarea în cantităţi mai mici, asamblarea şi reasamblarea etc.
Cheltuielile legate de aceste operaţiuni se înregistrează într-o fişă specială de calcul şi se
raportează la cheltuielile de distribuire.