UNIVERSITATEA CRESTINA DIMITRIE CANTERMIR

FACULTATEA MANAGEMENT TURISTIC SI COMERCIAL

Managementul proiectului in cadul firmei

S.C. Real Accounting S.R.L.

Introducerea unui sistem de contabilitate

Pana Alexandru Anul 3 Seria B Grupa 305

Vasile Victor Ionut Anul 3 Seria B Grupa 308

1
Cuprins
1. Tema proiectului
2. Obiectivul general al proiectului si misiunea
3. Obiectivele specifice ale proiectului
4. Deţinătorii de interese
5. Grupuri ţintă
6. Motivaţii ale necesităţii proiectului
7. Structura fragmentară a activităţiilor
8. Descrierea activităţiilor
9. Managementul si echipa de proiect, Organigrama proiectului
10. Responsabilităţile membrilor echipei de proiect
11. Matricea cadru logic

2
 STRUCTURA PROIECTULUI

1. Tema proiectului
Proiect de modernizare prin schimbarea vechiului sistem de operare in contabilitate de la S.C.Real Accounting S.R.L. din
Bucuresti cu alt sistem mult mai performant conform standardelor europene.

2. Obiectivul general al proiectului si misiunea acestuia

Cu ajutorul firmei clienti economisesc timp pretios pe care il pot investi in dezvoltarea afacerii lor. Firma este
reprezentata de o echipa tanara de specialisti in domeniul financiar contabil si al domeniilor conexe, pregatiti sa rezolve
orice problema financiar-contabila, dorind sa devina un partener de incredere in afaceri. Obiectivul firmei este oferirea de
servicii la cel mai bun raport calitate-pret, personalizate pentru fiecare client in parte, care sa contribuie la succesul
afacerilor lor.
Implementarea unui nou sistem de contabilitate in firma va facilita o mai buna transmitere a informatiei, precum si o
administrare mai eficienta a resurselor financiare, umane si materiale in vederea urmaririi evolutiilor si calitatii obiectivelor
asumate de aceasta companie.

3
3. Obiectivele specifice
- Cresterea numarului de clienti cu 20% in primul an
- Reducerea costurilor cu 15%
- Cresterea standardelor de calitate in munca a angajatiilor firmei in termen de 6 luni cu 30 %.
- Diminuarea costurilor de intretinere

4. Detinatorii de interese (stakeholders)

- Initiatorul proiectului S.C. Real Accounting S.R.L. care mai este şi sponsor şi client al acestui proiect.
- Beneficiarul proiectului: Pana Alexandru
- Managerul de proiect: Pana Alexandru
- Angajatii firmei S.C. Real Accounting S.R.L.
- Actionarii firmei
- Furnizorul de echipamente tehnologice: Techniland S.R.L., Bucuresti
- Furnizorul de sistem de contabilitate: S.C. Bitomic Software S.R.L., Bucuresti
- Forta de munca atat din interiorul organizatiei cat si din afara ei

5. Grupul tinta
Grupul tinta este constituit cu preponderenta din intreprinderile mici si mijlocii (IMM-uri) cu diferite obiecte de
activitate: comert, prestari servicii, productie si constructii, precum si din organizatiile non-profit (asociatii, fundatii) care

4
isi doresc ajutorul profesionist si promt al expertii contabili care ofera consultanta pentru orice problema contabila sau
financiara.

6. Motivatii ale necesitatii proiectului

-Sistemul pe care il utilizeaza firma in prezent prezintă unele deficienţe (depăşire morală, insecuritate în funcţionare,
invechire) care se pot repara cu costuri mari în timp şi bani, de acea firma prefera achiziţionarea unui sistem de contabilitate
nou.
-Noul sistem va oferi servicii armonizate cu standardele internationale de contabilitate (IAS-uri) si de contabilitate
simplificata pentru microîntreprinderi. - Noul program de contabilitate va fi performant, actualizat permanent la
legislatia in vigoare, un program complex ce poate fi adaptat oricarui tip de gestiune prin inglobarea a mai multor module:
modulul de contabilitate, gestiunea stocurilor, gestiunea salariilor, gestiunea imobilizarilor, toate acestea functionand
integrat.
- Prin implementarea noului sistem de contabilitate se vine in ajutorul angajatului facandu-i o munca mai usoara la birou si
economisind timp.

7. Structura fragmentata a activitatilor

1. Crearea cadrului organizational de proiect
1.1 Formarea echipei
1.2 Crearea structurii organizationale
1.3 Amenajarea biroului de proiect

2. Investigarea sistemului
2.1 Identificarea problemei
2.2 Elaborarea unui studiu de fezabilitate

5
3. Alegerea sistemului
3.1 Pregatirea caietului de sarcini si a documentatie de achizitie
3.2 Cautare furnizori de programe de contabilitate
3.3 Evaluarea ofertelor
3.4 Alegerea furnizorului
3.5 Semnarea contractului cu furnizorul

4. Livrari de echipamente si licente

4.1 Livrari de echipamente
4.2 Livrari licente

5. Implementarea sistemului si intretinerea lui

5.1 Instalarea si implementarea lor
5.2 Testarea sistemului
5.3 Realizarea eventualelor modificari in program
5.4 Testele de acceptare finala

6. Instruirea personalului
6.1 Realizarea materialelor
6.2 Organizarea cursurilor

7. Raportare
7.1 Evaluari de audit
7.2 Prezentarea rezultatelor evaluarii proiectului

6
8. Descrierea activitatilor

1. Crearea cadrului organizational de proiect

Formarea echipei
Pentru ca in firma nu exista un manager de proiect el va fi recrutat prin intermediul unei agentii de plasare a fortei de
munca. Perioada in care se va realiza recrutarea va fi de 3 sapatamani si se va aloca un buget de 1 000 lei.
Dupa ce s-a incheiat contractul cu managerul, el va recruta persoanele care vor alcatui echipa lui. Recrutarea se face atat din
interior, cat si din exterior. Durata acestui proces este de 1 saptamana si are un cost de 500 lei.
Crearea structurii organizationale
In aceasta etapa se proiectează schema organizaţională de proiect şi se concep fişele posturilor din cadrul schemei
organizaţionale de catre managerul de proiect la sediul firmei. Timpul si costul alocat este ½ saptamana si respectriv de
100 lei.
Amenajarea biroului de proiect
Managerului de proiect si echipei sale li se va aloca unui birou din cadrul firmei sau daca acesta nu exista se va
amenaja unul. Apoi se va dota biroului cu echipamentele necesare proiectului. Aceste echipamente sunt calculatoare 2 buc.
in valoare de 2500 lei/buc, 1 imprimanta 1000 lei/ buc, materiale consumabile necesare intregului proiect 500 lei. Se vor lua
in calcul si telefonul, internetul, curentul consumat care insumeaza 500lei. Costul total al acestei etape este de 7000 lei si
durata este de 2 saptamani.

2. Investigarea sistemului
Identificarea necesitatii proiectului
Echipei de proiect i se va prezenta situatia actuala a firmei si necesitatile introducerii unui nou sistem de contabilitate.
Ei vor analiza aceasta situatie timp de ½ saptamana folosind echipamentele din dotare.
Elaborarea unui studiu de fezabilitate
Studiul de fetzabilitae este un studiu preliminar care investighează necesarul de informaţii şi determină necesarul de
resurse, costuri, avantaje precum şi fezabilitatea proiectului propus. Se poate face de catre asistentul manager care este o
persoana capabila , i se aloca suma de 1200 lei pentru studiul de fezabilitate si un timp de 3 saptamani

7
3. Alegerea sistemului
Pregatirea caietului de sarcini si a documentelor de achizitie, dureaza o saptamana si necestita un buget de 100 lei
Cautare furnizori programe de contabilitate
Responsabilul de logistica va căuta furnizori: pe internet sau la sediul firmei furnizorului. Durează 1 saptamana şi
costul alocat este în valoare de 100 lei, incluzând transportul până la furnizor (benzina) si folosirea telefonului si un
calculator conectat la internet din dotare.
Evaluare ofertelor, alegerea furnizorului si semnarea contractului
Managerul de proiect impreuna cu contabilul vor analiza ofertele furnizorilor gasiti si il vor alege pe cel care
comercializeaza programul cel mai potrivit pentru firma din punct de vedere al continutului, al gradului de dificultate in
utilizare si al pretului, apoi se va inchei un contract cu acesta. Subactivitatile respective dureaza ½ saptamani fiecare si
necesita un buget de 100 lei.

4. Livrari de echipamente si licente

Atat Livrarile de echipamente cat si Livrarile de licente, dureaza fiecare cate o saptamana conform contractului semnat
cu furnizorii. Nu necesita buget, acesta fiind suportat de furnizor.

5. Implementarea sistemului
Instalarea si implementarea sistemului
Aceasta subactivitate este in sarcina sefului de achizitii si a inginerului IT care coordoneaza activitatea personalului
firmei contractate. Nu necesita bani pentru ca,conform contractului furnizorii au obligatia sa instaleze echipamentele si
serviciile si dureaza 1 saptamana.
Testarea sistemului
Aceasta subactivitate se face de catre inginerul IT si contabilul care testeaza calculatoarele, testeaza si modifica ( daca
e cazul) programele si serviciile. Aceste activitati necesita un timp de 2saptamani ca sa se certifice ca totul e in regula si mai
necesita curent, internet, consumabile din dotare.
Realizarea eventualelor modificari in program

8
 In cazul in care contabilul si seful IT nu sunt multumiti de anumite componente ale sistemului ei vor lua legatura cu
furnizorii care vor efectua in maxim o saptamana schimbarile.
Testele de acceptare finala
Dupa ce au fost efectuate ultimile modificari ale programului se realizeaza testarea finala a sistemului dupa care se
instaleaza acest sistem pe toate calculatoarele firmei. Aceasta subactivitate dureaza ½ sapatamana.

6. Instruirea personalului
Cuprinde realizarea materialelor si organizarea de cursuri
Personalul implicat in acest proiect trebuie impartit in doua grupe: personalul ce asigura administrarea, mentenanta
intregului sistem informatic si personalul ce va interactiona cu aplicatiile continute de sistem.
Personalul ce asigura buna functionare a echipamentelor si sistemului il estimam in a fi 1 administrator de sistem, ce
va efectua cursuri in administrarea sistemelor ce urmeaza a fi instalate. De asemenea trebuie realizate cursuri de utilizare a
personalului ce va lucra cu aplicatiile si sistemul de contabilitate, celor ce vor introduce date in sistem si vor incheia situatile
contabile.
Furnizorul trebuie sa asigure cursuri de instruire. Documentatia completa de utilizare si administrare a sistemului va fi
livrata cu produsul.
Managerul de proiect impreuna cu inginerul It si asistent managerul vor intocmi un manual in care sa fie prezentat
detaliat sistemul de operare . Realizarea materialelor dureaza o saptamana, iar cursurile 3 saptamani.

7. Raportare
Evaluari de audit
Se executa de catre specialisti de audit din cadrul firmei si se aloca suma de 2000 lei. Timp de 1 saptamana.
Prezentarea rezultatelor evaluarii proiectului
Aceasta activitate reprezinta intocmirea rapoartelor cu rezultatele evaluării proiectului de catre managerul de proiect
şi multiplicare acestora în mai multe exemplare. Se consuma consumabile din dotare iar timpul este de 1saptamana.

9. Managementul si echipa de proiect

9
Organigrama proiectului

Manager proiect
10.Responsabilităţile
membrilor echipei de
proiect
Asistent de Inginer Reponsabil Contabil
proiect IT logistica Managerul de
proiect:
1. Este responsabil pentru
planificarea si controlul
proiectului; evalueaza
permanent rezultatele
implementarii conform graficului de activitati aprobat si asigura derularea continua si fara probleme a desfasurarii
activitatilor;
2. Colaboreaza si se consulta in permanenta cu managerul de proiect al firmei de consultanta selectate pentru asistenta in
implementare; supervizeaza activitatea firmei de consultanta selectate si face evaluarea performantelor pe baza evaluarilor
lunare primite;
3. Raporteaza finantatorului eventualele probleme si intarzieri in implementare si aplica solutiile oferite de acesta sau
solicita amendamente la conditiile contractuale;
4. Gestioneaza activitatile proiectului pentru a asigura alinierea rezultatelor proiectului la obiectivele stabilite initial in
propunerea de finantare;

10
5. Asigura planificarea si controlul proiectului in conformitate cu standardele metodologiei de proiect stabilite la inceputul
proiectului pentru a asigura finalizarea proiectului fara deviatii de timp, calitate si buget ;
6. Gestioneaza costurile proiectului, timpul si resursele asigurand alocarea si implicarea resurselor conform planului agreat;
7. Implementeaza proceduri pentru managementul incidentelor, managementul comunicarii, managementul riscurilor,
managementul calitatii;
8. Asigura sprijin membrilor echipei de proiect si mentine o comunicare regulata cu toate persoanele implicate in proiect si
cu finantatorul;
9. Gestioneaza comunicarea intre utilizatori si implementator;
10. Participa la intocmirea si avizarea documentatiei de proiect: rapoarte de progres, dosare de rambursare, rapoarte de
acceptanta etc.
11. Conduce sedintele cu echipa de proiect pe parcursul desfasurarii proiectului;
12. Monitorizeaza regulat proiectul in toate fazele acestuia: urmareste desfasurarea in bune conditii a activitatilor de audit si
aplica masuri de corectie pentru eventualele neconformitati gasite, participa la livrarile de echipamente si la testarile de
accept, avizeaza lista personalului care va participa la instruire, monitorizeaza desfasurarea in bune conditii a activitatii si
evalueaza rezultatele obtinute de participanti;
13. Asista si ajuta la rezolvarea problemelor zilnice legate de desfasurarea proiectului;
14. Verifica si semneaza toata documentatia proiectului; urmareste respectarea legislatiei in efectuarea cheltuielilor in
proiect si aproba toate cheltuielile proiectului;

Asistentul de proiect
1. Asigura premizele de desfasurare eficienta a activitatilor aprobate prin proiect: planifica si raspunde de organizarea
eficienta a acestora;
2. Solutioneaza problemele administrative neprevazute si comunica managerului de proiect despre acele problemele care
depasesc nivelul sau decizional;
3. Supravegheaza permanent modul de implementare a proiectului conform graficului de activitati aprobat si semneleaza in
timp util managerului de proiect deviatiile constatate;
4. Asigura suportul logistic pentru organizarea intalnirilor echipei de proiect, stabileste impreuna cu managerul de proiect
agenda acestor intalniri si intocmeste minutele intalnirilor pe care ulterior le transmite tuturor factorilor interesati;

11
5. Organizeaza activitatea de instruire: asigura pregatirea sali in care se vor desfasura cursurile, intocmeste agenda de curs in
functie de programul participantilor, participa la redactarea documentatiei de instruire, acorda suportul necesar cursantilor si
instructorilor pentru desfasurarea in bune conditii a activitatii de instruire;
6. Propune modalitati de imbunatatire a activitatii administrative si asigura aplicarea schimbarilor aprobate de managerul de
proiect.
7. Participa la toate intalnirile de proiect, ofera suportul total in elaborarea documentatiei proiectului pe care ulterior o
verifica impreuna cu managerul de proiect;
8. Asigura urmarirea executiei si monitorizarea campaniei de informare si publicitate;
9. Participa activ la toate fazele proiectului: urmareste executiei si monitorizarea campaniei de informare si publicitate, ofera
sprijin pentru accesul la toate informatiile necesare desfasurarii in bune conditii a activitatilor de audit, participa la toate
livrarile de echipamente, la instalarea acestora si la testarile de acceptanta, intocmeste impreuna cu reprezentantii institutiilor
implicate o lista cu personalul care va participa la cursuri si o trimite managerului de proiect pentru aprobare, intocmeste
rapoartele evaluarilor primite de cursanti

Inginer IT
1. Asigura asistenta tehnica utilizatorilor, echipei de proiect dar si managerului de proiect in rezolvarea problemelor
tehnice care nu tin de competenta acestuia;
2. Face parte din comisia de receptie a echipamentelor si participa la toate testarile de acceptanta care se vor desfasura;
3.Avizeaza documentatia de curs si participa la intocmirea listei cu persoanele care vor fi instruite;
4. Participa activ alaturi de echipa de implementare in desfasurarea activitatilor din proiect, semneleaza managerului de
proiect eventualele probleme de ordin tehnic aparute si propune solutii de rezolvare;
5. Coordonarea activitatilor post-implementare: operatiuni de intretinere si monitorizare hardware, operatiuni de intreinere si
monitorizare software, operatiuni de intretinere si monitorizare echipamente de retea, operatiuni de monitorizare loguri
echipamente, activitati de management al utilizatorilor la nivel de infrastructura, activitati de management al patch-urilor de
securitate, activitati de depanare hardware si software, activitati de configurare hardware si software;

Responsabil logistica
1. Asigurarea derularii in bune conditii a parti logistice a procesului de achizitii necesare in cadrul proiectului;

12
2. Asigurarea suportului si consilierii tuturor entitatilor implicate in proiect pentru toate problemele legate de logistica:
asigurarea transportului in caz de necesitate, asigurarea livrari in timp util si in conditii de confidentialitate si siguranta a
documentelor confidentiale legate de proiect;
3. Participarea activa in organizarea conferintelor de promovare prin achizitionarea consumabilelor necesare si a tuturor
echipamentelor specifice unui astfel de eveniment: inchiriere videoproiector, microfoane etc.
4. Participarea activa in organizarea activitatii de instruire prin achizitionarea consumabilelor necesare si prin aranjarea
salilor de curs in functie de necesitatile pe care le presupune procesul de instruire.

Responsabilitatile membrilor echipei, norma de timp si cheltuielile salariale individuale pentru fiecare post (tabel 1)

Tabel 1
Nr.crt Nume Functia in Norma Luni de Cheltuieli
prenume proiect (ore/zi) angajare salariale ale
(nr.luni) organizaţiei (lei)
1 Pana Manager proiect 8 6 4000
Alexandru
2 Vasile Asistent proiect 8 6 2000
Victor Ionut
3 Tatu Ion Inginer IT 8 6 2500
4 Radu Responsabil 8 6 1800
Adrian logistica

13
 5 Popa Marius Contabil 4 6 1000

14.Matricea cadru-logic

Descrierea Logica interventiei Indicatori de realizare Surse si mijloace de Ipoteze

proiectului verificabili in mod verificare
obiectiv

14
Obiectiv Implementarea unui sistem -Hardware , software si
de contabilitate la Sc Conta Sistem nou performante servicii achizitionate
general Srl

Cresterea standardelor de -Prospectarea pietei. -Alegerea locatiilor -Nedisponiblitatea locatiei alese.

-Organizarea traingurilor adecvate -Numar redus de persoane
Obiectiv calitate in munca
-Munca prestata de nespecializate
specific angajati e mai usoara -Timp pierdut pe activitati
economisind timp nesimnificative
Imbunatatire sistemului -Gasirea locatiilor pentru -Birouri special amenajate -Expirarea licentelor software
amplasarea calculatoarelor noi si pe asemenea utilitati. -Uzarea calculatoarelor
Obiectiv performante.
specific -Achizitionarea de licente .
-Servicii imbunatatite

Diminuarea costurilor de -Costuri mici de intretinere -Cheltuieli reduse la -Imposibilitatea de a achita

curent, reparatia facturile mari
Obiectiv intretinere
calculatoarelor -Imposibilitatea de a face fata
Specific intretinerii sistemului

-Atragerea unui numar -Numarul mare de persoane -Numarul total angajati

mare de persoane interesate specializate. multumiti prin acest
Rezultate de serviciile firmei -Numarul de contracte incheiate. proiect.
- Incheierea de cat mai -Cheltuielile reduse de
multe contracte. realizare si intretinere.

15
 1. Crearea cadrului Personal: Costuri cu: Politicile de resurse umane la
organizational de proiect -manager proiect -resurse umane nivelul companiei sunt bine
1.1 Formarea echipei -asistent manager -resurse materiale dezvoltate
1.2 Crearea structurii -responsabil logistica -echipamente
organizationale
-contabil -alte costuri
1.3 Amenajarea biroului
de proiect
2. Investigarea sistemului Potential material necesar realizarii Rapoarte de verifica a
2.1 Identificarea problemei proiectului: rezultatelor proiectului
2.2 Elaborarea unui studiu - 2 calculatoare prezentate de catre
de fezabilitate - o imprimanta managerul de proiect
3. Alegerea sistemului - consumabile(hartie,pixuri,tus,etc.)
3.1 Pregatirea caietului de
sarcini si a documentatie de
Activitati achizitie
3.2 Cautare furnizori de
programe de contabilitate
3.3 Evaluarea ofertelor
3.4 Alegerea furnizorului
3.5 Semnarea contractului
cu furnizorul
4. Livrari de echipamente si
licente
4.1 Livrari de echipamente
4.2 Livrari licente
5. Implementarea sistemului
si intretinerea lui
5.1 Instalarea si
implementarea lor
5.2 Testarea sistemului
5.3 Realizarea eventualelor
modificari in program
6. Instruirea personalului
6.1 Realizarea
materialelor

16
 6.2 Organizarea
cursurilor
7. Raportare
7.1 Evaluari de audit
7.2 Prezentarea
rezultatelor evaluarii
proiectul

17
 Cresterea costurilor
de intretinere
Nemultumirea Incetarea activitatii
personalului personalului
Defectari frecvente

Durata ridicata in Intretinerea greoaie Caderea frecventa a

utilizarea softurilor a sistemelor retelei
programer

Sistem informatic Dezvoltarea

invechit Sistemului informatic

Aparitia noilor
Avansarea Calculatoare
softuri si sisteme de
tehnologiei invechite
operare

Aparitia noilor Retea depasita Licente software si

software si hardware ca infrastuctura sisteme de operare
mai performante expirate
18