SISTEMELE DE MANAGEMENT – INSTRUMENTE

EFICIENTE PENTRU CREŞTERTEA COMPETITIVITĂŢII

PRODUSELOR ŞI SERVICIILOR
 De ce calitate?
• CALITATEA face DIFERENŢA DINTRE REUŞITĂ ŞI
EŞEC!
• ASTAZI, CALITATEA NU MAI ESTE PROBLEMA
STATULUI, CI A FIECĂRUI AGENT ECONOMIC ŞI A
ÎNTREGII SOCIETĂŢI

Cum se obţine calitatea?

PRIN IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM DE MANAGEMENT!

Ce este un sistem de management?

Conform SR EN ISO 9000:2001

“Sistemul de management este un ansamblu de
elemente corelate sau în interacţiune prin care se
stabilesc politica şi obiectivele şi prin care se
realizează acele obiective”
În contextul integrării României în Uniunea
Europeană, exigenţele în ceea ce priveşte
cerinţele care trebuie îndeplinite de către agenţii
economici în vederea integrării pe piaţa unică
europeană sunt din ce în ce mai mari. Tendinţa
de implementare, la nivelul organizaţiilor, a
sistemelor de management al calităţii s-a extins,
în ultima perioadă, la implementarea şi
certificarea sistemelor integrate de
management: calitate, mediu, sănătate şi
securitate ocupaţională.
 Sistemul organizaţiei

Proces B
Date de
Date de
intrare
ieşire
Proces A Proces C Proces D
•Materii prime Rezultate
îndreptate
•Facilităţi şi către:
infrastructură
•Clienţi
•Resurse Impact Impact asupra •Angajaţi
umane asupra mediului
•Know-how •Acţionari
calităţii
•Resurse •Societate
financiare •Furnizori
De ce sisteme integrate de management?

Părţi interesate

CLIENT ANGAJAŢI ACŢIONARI FURNIZORI SOCIETATE

Calitatea Calitatea Calitatea Calitatea Calitatea

produsului mediului de investiţiei relaţiei cu mediului
lucru furnizorul înconjurător

ISO 9000 OHSAS 18000 AA 1000 ISO 9000 ISO 14000

ISO 9000
SA 8000 ISO / TR
10014
De ce sisteme integrate de management?

Toate aceste standarde au drept scop minimizarea diferitelor tipuri de

riscuri corelate cu activitatea unei organizaţii prin:
•Identificarea aspectelor critice şi a riscurilor
•Evaluarea şi ierarhizarea acestor riscuri
•Monitorizarea şi ţinerea sub control a riscurilor

Toate aceste standarde utilizează principiile de management:

•Abordarea procesuală
•Ciclul Plan – Do – Check – Act
Ciclul PDCA în cadrul abordării procesuale

System
Act Plan

A Date de
Date de P
ieşire
intrare Proces A Proces B Proces D

C D
Proces C

Check Do
De ce sisteme integrate de management?

Aceste standarde au elemente comune care, în mod logic pot fi combinate:

• Controlul documentelor
• Controlul înregistrărilor
• Planificare
• Politică şi obiective
• Organizare şi responsabilităţi
• Analiza efectuată de management
• Comunicare
• Resurse
• Competenţă, instruire şi conştientizare
• Controlul proceselor
• Audit intern
• Controlul neconformităţilor
• Analiza datelor
• Acţiuni corective
De ce sisteme integrate de management?

• Pentru optimizarea utilizării resurselor

• Pentru minimizarea costurilor de proiectare, implementare, menţinere

şi îmbunătăţire a diverselor sisteme de management

• Pentru a combina şi maximiza beneficiile diverselor sisteme

• Pentru a elimina confuzia datorată utilizării în paralel a mai multor

sisteme singulare

• Pentru a uşura implementarea fiecărui sistem în parte

Avantajele unui sistem integrat de management:
• Combinarea cerinţelor standardelor sistemelor de management aplicabile într-un
singur document de management care furnizează un control efectiv al activităţilor din
cadrul organizaţiei
• Asigură o structură transparentă a organizaţiei şi a proceselor
• Asigură potenţialul necesar pentru îmbunătăţire în toate domeniile – calitate, mediu,
sănătate şi securitate
• Creşte motivarea personalului
• Îmbunătăţeşte relaţiile dintre organizaţii, inclusiv pe cele cu furnizorii
• Îmbunătăţeşte eficienţa utilizării resurselor
• Sistemul de management este mai flexibil şi poate fi uşor extins
• Procesele sunt analizate şi optimizate din diferite puncte de vedere
• Costul de menţinere a a sistemului este minimizat
• Se evită duplicarea documentaţiei şi conflictul dintre documente
• Asigură elaborarea unui minim de documentaţiei
• Asigură împărtăşirea celor mai bune practici în toate domeniile (calitate, mediu,
sănătate şi securitate)
• Este necesară elaborarea unui singur program de auditare internă
• Este necesar un singur sistem de raportare
• Reduce timpul de instruire prin programe de instruire integrate
 Proiectul de implementare a unui sistem integrat
Pasul 1. - Stabilirea scopului şi obiectivelor proiectului de implementare
- Nominalizarea responsabilului de proiect şi a echipei
Pasul 2 - Stabilirea, dacă este cazul a consultantului care urmează a asista implementarea
- Planificarea proiectului, inclusiv a bugetului
- Alocarea resurselor necesare
Pasul 3. - Analiza elementelor sistemelor existente, dacă este cazul
- Proiectarea documentaţiei sistemului integrat
- Elaborarea documentaţiei sistemului integrat
Pasul 4. - Aprobarea şi difuzarea documentaţiei sistemului integrat
- Operarea tuturor proceselor cu luarea în considerare a acestor documente
Pasul 5 - Nominalizarea şi instruirea auditorilor interni
- Efectuarea primului audit intern de sistem integrat, în cadrul tuturor proceselor
- Stabilirea acţiunilor corective, dacă este cazul, şi urmărirea acestora
- Realizarea analizei efectuate de management şi stabilirea programelor de
îmbunătăţire
Necesitatea componentei calitate a SMI
Pentru a fi competitivă, organizaţia trebuie să ofere
produse / servicii care:

• Satisfac o necesitate, o utilitate bine definită;

• Satisfac aşteptările clienţilor;
• Sunt conforme cu standardele, specificaţiile,
reglementările în vigoare;
• Sunt disponibile la preţuri competitive;
• Sunt realizate la un cost care asigură profit
corespunzător
Necesitatea proiectării, implementării,
menţinerii şi îmbunătăţirii continue a
unui SMC
standarde
1. SR EN ISO 9000:2001 – Sisteme de management al calităţii - Principii
fundamentale şi vocabular
2. SR EN ISO 9001:2001 - :Sisteme de management al calităţii - Cerinţe
3. SR EN ISO 14050:1999 – Management de mediu – Vocabular
4. SR EN ISO 14004:2005 – SMM – Linii directoare privind principii,
sisteme si tehnici de aplicare
5. SR EN ISO 14001:2005 – Sisteme de Management de mediu – cerinte
6. SR EN ISO 9004 : 2001 - Sisteme de management al calităţii - Ghid
pentru îmbunătăţirea performanţei
7. SR EN ISO 19011: 2003 – Ghid pentru auditarea sistemelor de
management al calităţii şi / sau al mediului
REZULTATELE SMI

1. Interne:
• creează premizele pentru reducerea pierderilor;
• determină creşterea profitului;
• creşte siguranţa organizaţiei şi a personalului.
• reduce costurile prin economisirea şi reciclarea energiei şi
resurselor

2. Externe
• generează încredere pe piaţă;
• fidelizează clienţii;
• creează avantaj concurenţial.
• reduce costurile prin aplicarea măsurilor de prevenire a poluării şi
prin identificarea din timp a problemelor de mediu
Elementele managementului

Management
Calitate, Mediu

Îmbunătăţire
Planificare

Asigurare
Control

Politică Îndeplinirea Furnizarea Creşterea

Obiective cerinţelor încrederii în abilităţii de
Procese îndeplinirea a îndeplini
Resurse cerinţelor cerinţele
 Ce presupune un SMI?
1. Elaborarea politicii, a strategiei şi a obiectivelor la nivelul
organizaţiei şi informarea personalului şi a părţilor interesate pe
această temă.
2. Organizarea companiei în vederea atingerii obiectivelor
- Definirea structurii organizatorice;
- Identificarea proceselor din cadrul organizaţiei, precum şi a
interacţiunilor dintre acestea şi a impactului asupra calităţii produselor,
mediului (aspecte semnificative), sănătăţii şi securităţii angajaţilor
(identificare pericole şi evaluare risc).
-Stabilirea responsabilităţilor angajaţilor, inclusiv cele referitoare la
calitate, mediu, sănătate şi securitate etc.
-stabilirea practicilor şi procedurilor aplicabile
- Asigurarea resurselor (materiale şi umane) şi a cunoştinţelor
necesare pentru derularea proceselor.
3. Focalizarea pe satisfacerea părţilor interesate:
- Identificarea nevoilor, aşteptărilor şi cerinţelor
- Preocuparea permanentă pentru satisfacerea acestora
- Evaluarea gradului de satisfacţie
4. Stabilirea clară a caracteristicilor produselor oferite şi a criteriilor pe
care aceste caracteristici trebuie să le îndeplinească pentru a răspunde
cerinţelor şi a respecta reglementările aplicabile.
5. Stabilirea unor parametri operaţionali la nivel de proces pentru
asigurarea îndeplinirii cerinţelor precum şi a unui set de indicatori specifici
pentru evaluarea performanţelor
6. Identificarea şi aplicarea metodelor de menţinere sub control a
proceselor şi monitorizarea lor permanentă pentru a se asigura
conformitatea produsului cu cerinţele clientului şi cu reglementările din
domeniu, precum şi menţinerea în limitele prestabilite a impactului asupra
mediului şi a gradului de risc de accidente la locul de muncă şi îmbolnăviri
profesionale
7. Asigurarea calităţii produselor şi serviciilor aprovizionate care pot
influenţa capabilitatea propriilor produse de a îndeplini cerinţele specificate.
8. Îmbunătăţirea continuă prin identificarea şi aplicarea măsurilor necesare
realizării obiectivelor planificate
Capabilitatea de a proiecta, implementa, menţine şi îmbunătăţii
un sistem de management, pe baza cerinţelor standardelor
de referinţă, necesită însă trei tipuri de competenţe:

• Competenţe manageriale şi de comunicare

• Cunoştinţe specifice despre sistemul de management
respectiv (calitate, mediu, sănătate ocupaţională)
• Competenţe privind utilizarea metodelor asociate
Organizaţia Europeană pentru Calitate –EOQ a elaborat aşa numitele
Scheme Armonizate prin care sunt definite cerinţele pentru
calificările în domeniul sistemelor de management: calitate, mediu,
sănătate şi securitate etc.

Schemele au fost introduse iniţial pentru sistemele de calitate, în

1994, utilizând schemele de instruire şi calificare deja existente în
unele organizaţii membre EOQ. EOQ a avut rol de “liant”
armonizând aceste proceduri.

Scopul acestor scheme este de a pune bazele unei recunoaşteri,

iniţial la nivel european, actualmente la nivel internaţional, a
cerificării personalului, instruite şi calificate în cadrul acestor
scheme.

Schemele EOQ sunt aprobate de către Comisia Europeană.

Greşeli comune în ceea ce priveşte implementarea
sistemelor de management (1):

1. Implicare scăzută a managementului şi delegare excesivă a

responsabilităţii proiectului către alte persoane, în special către
persoane din afara organizaţiei (consultant)
2. Planificarea prea “strânsă“ sau prea “lejeră” a proiectului
3. Lipsa unor planificări adecvate a acţiunilor de analiză, instruire etc.,
inclusiv a bugetului, cu luarea în considerare a tuturor celorlalte
proiecte din organizaţie.
4. Delegarea responsabilităţii pentru realizarea activităţilor unor
persoane care sunt deja 100% implicate în alte proiecte
5. Lipsa de instruire a personalului, în special a managerului calitate şi a
auditorilor interni
6. Pentru organizaţiile mari, o greşeală comună, este de a încerca
implementarea şi certificarea sistemului în toată compania, în acelaşi
timp.
Greşeli comune în ceea ce priveşte implementarea
sistemelor de management (2):

7. Documentare redusă a proceselor (în special în domeniul industrial)

sau prea “stufoasă” (în special în companiile de software)
8. Neînţelegerea conceptului de abordare pe procese a sistemului,
inclusiv în ceea ce priveşte auditarea internă
9. Inexistenţa corelării proceselor cu politica şi obiectivele în domeniul
calităţii / mediului / etc.
10.Implementarea unui sistem care doar să corecteze neconformităţile
care apar în sistem nu este suficient pentru a asigura un avantaj
concurenţial
11.Pentru organizaţiile prestatoare de servicii este mult mai dificil de
proiectat un sistem care să identifice neconformităţile înainte ca
serviciul să fie prestat clientului.
12.Frecvenţa auditurilor interne şi a analizelor efectuate de management
nu este adaptată la nevoile procesului de implementare.
Concluzii

Din experienţă reiese faptul că, pentru a implementa cu

succes un sistem de management într-o organizaţie,
indiferent de domeniul acesteia de activitate sau de
dimensiunea acesteia, este absolut necesar să se
înceapă cu o atentă planificare a proiectului şi prin a
asigura o instruire adecvată a personalului, pe niveluri
de responsabilitate în cadrul sistemului.